CAPITULO I- NATURALEZA Y RAZON DE SER DE LOS CONGRESOS Y EVENTOS ESPECIALES ELABORADO POR : ANDREA PROAO

INTRODUCCION.-La Sociedad y la economa han hecho que la planificacin y gestin operacional de estos eventos se convierta en una actividad altamente especializada que requiere conocimiento y perfiles profesionales tipificados, permitiendo fortalecer a las organizaciones para lograr alcanzar sus objetivos.

CONGRESOS Y EVENTOS

1.- OBTENER INFORMACION 2.- INTERCAMBIAR IDEAS 3.- RECREACION

TIPOS DE EVENTOS

CLASES DE EVENTOS

1.- CONGRESO 2.- JORNADA 3.- CONVENCION 4.- SEMINARIO 5.- SIMPOSIO 6.- MESA REDONDA 7.- PANEL 8.- FORO 9.- COLOQUIO 10.- TALLER 11.- CURSO 12.- REUNION 13.- TELECONFERENCIA Y VIDEOCONFERENCIA 14.- CHARLAS 15.- CONFERENCIA 16.- ASABLEA 17.- BRIEJING 18.- EXPOSICION 19.- FERIA 20.- FESTIVAL 21.- CONCURSO 22.- VIAJE DE INSENTIVO 23.- VIAJE DE FAMILIARIDAD 24.- FIESTAS.

POR SUS OBJETIVOS

POR SU LUGAR GEOGRAFICO

1.- LOCALES 1.- EDUCATIVO 2.- SOCIAL 3.- TURISMO 4.- DEPORTIVO 5.- CULTURAL 6.- INFORMATIVO 7.- MOTIVACIONAL 8.- RELIGIOSO 9.- POLITICO 2.- REGIONALES 3.- NACIONALES 4.- MUNDIALES 5.- INTERNACIONALES

CAPITULO II ELABORADO POR: ERIKA CASTAO

INTRODUCCION: EL OBJETIVO DE ESTE CAPITULO ES CONOCER TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN ANTES Y DESPUES DE LA REALIZACION DE UN EVENTOS DE CUALQUIER INDOLE, TOMANDO EN CUENTA TOSO LOS ASPECTOS PARA REALIZARLO CON XITO.

CAPITULO III LOS COMITES

El exito depende de las personas que intervienen y su planificacion

ORGANIZADOR O PATROCINADOR

COMITE ORGANIZADOR Y PRESIDENTE HONORIFICO

COMITES

COMO CUANDO Y DONDE

PROGRAMA

TIPOS DE EVENTOS

TEMATICA DEL EVENTO Y OBJETIVOS

DISENAR EL PROGRAMOA, DESIGNAR TAREAS, ESCOGER LUGAR, ELABORAR PROGRAMA, PRESUPUESTO, PLANIFICAR, SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES, DEFINIR POLITICAS, MEDIOS , CONTROL E INFORME FINAL .

ORGANIZADOR, PROGRAMA, FIANZAS, APOYO, RELACIONES PUBLICAS, TRANSPORTE, SEGURIDAD, RECEPCION, REGISTRO, ALOJAMIENTO, AKLIMENTOS,DAMAS,

SLECCION DE FECHA , NOMBRE, LUGAR SON FACTORES IMPORTANTES PARA EL EVENTO

DISEO, TECNICAS, MODERADOR DEL EVENTO

CADA UNO SE ENCARGA DE ELABORAR ORGANIZAR COORDINAR ASIGNAR , SELECCIONAR Y REALIZAR BALANCE DE CADA ACTIVIDAD ASIGNADA EXPOSITORES Y PARTICIPANTES

INTERVENCION DE CONGRESOS, COMVENCIONES Y TODOS LOS EVENTOS SOCIALES

RECEPCION DE BIENVENIDA, EVENTO CULTURAL , DESAYUNO, REFRIGERIO, ALMUERZOS, SUITES, ACOMPAANTES, VISITAS TECNICAS Y PROGRAMAS TURISTICOS

LUGAR DURACION Y COSTOS

CAPITULO III ELABORADO : RONNY NARVAEZ

1 fase escoge el evento, comite organizador, nombre, fecha, estructura el programa

2 fase. organizacin, planificacin, promocin aspectos fundamentales . LAS CUATRO FASES DE LA ORGANIZACION 3 fase. actividades programadas y bajo un determinado control

4 fase. finalizacion del evento , postevento, pago a peoveedores, agradecimientos, evaluaciones y conclusiones.

CAPITULO III

ELIGE CENTROS DE CONVENCIONES. UNIVENSIDADES, HOTELES, RESORTS, BARCOS

REUNION CON LOS EJECUTIVOS , ENCARGADOS

CARTA CONFIRMANDO TODO LO CONTRATADO

LUGAR DONDE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD.

RESERVACIN, CON UNA FECHA EXACTA

UBICACION, SEGURIDAD, CAPACIDAD DE LA SALA

PLANOS DE TIPO DE MONTAJE PARA CADA AREA

DECORACIN

EL LOGOTIPO, LA PAPELERIA, LA AFICHE O POSTER MATERIAL IMPRESO PROGRAMA PRELIMINAR,PLANILLA DE INSCRIPCION INVITADOS ESPECIAALES. son invitados que por su prestigio le confieren importancia al evento CAPITULO III LOS PARTICIPANTES

ALOJMIENTO.esto lleva a tener en cuenta varis consideraciones de tipo prctico y psicolgico.

interpretes, traductores RECURSOS HUMANOS , Depende de la etapa y evento Guia, personal de seguridad, personal de apoyo

CAPITULO IV PRESUPUESTO Y GESTIN FINANCIERA ELABORADO POR EDGAR CATOTA

INTRODUCCION: Recursos, elaboracin del presupuesto, estimacin de ingresos, estimacin de gastos, fijacin de tarifa y el punto de equilibrio esto nos ayudara planificar el gasto e inversin, asegurar que los servicios estn suficientemente financiados establecer objetivos claros que permitan evaluar el rendimiento de la organizacin.

PRESUPUESTO Y GESTIN FINANCIERA

Estrategia para el xito

Controla costos y evalua la generacin de ingresos

Evitan que haya duplicaciones de atribuciones o imprecisiones

Se deben conocer el financiero y los organizadores

Manejo de dinero lo lleva el tesorero o responsable de las finanzas del evento

ADMINISTRACI N DE LOS RECURSOS

Ms claras sean las respuestas, ms slido ser el presupuesto que elabore

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Define y cuantifica las fuentes de ingresos y de gastos en cualquier actividad que se planifique

Estimacin realista

Definir de donde procedern los ingresos (se cobra o no a los participantes)

Establecer objetivos financieros inherentes al evento

No debe dar prdidas sino generar rentabilidad

ESTIMACIN DE INGRESOS
POR CONCEPTO DE INSCRIPCIN O REGISTRO depender del monto total PROMOTORES instituciones que promueven el evento (donaciones, prstamos) OTRAS INSTITUCIONES patrocinio pueden ser en dinero o especies EXPOSICIONESno es frecuente se requiere de condiciones fsicas, materiales o espacio. VENTA DE ESPACIOS PUBLICITARIOS

PRESTAMOS BANCARIOS se debe hacer en etapas tempranas de la organizacin, cuando el prestamos de promotores, colaboraciones o ayudas no son suficientes. Facilita cancelar los gastos.

 Solicitar una lista detallada de todos los desembolsos por ms pequeos que sea Costos anticipados Categorizar los gastos por rea Existen costos ocultos como la inflacin Gastos imprevistos Ahorrar dinero donde sea posible

FIJACIN DE TARIFA O CUOTA DE INSCRIPCIN.

Elaboracin del presupuesto

Costos fijos.- gastos que se incurren con motivo del evento y son independientes del nmero de personas que asistan

Costos variables.- gastos que varan en relacin directa con el nmero de participantes. (Refrigerios, material de apoyo, distintivo, almuerzos, entre otros)

CAPITULO V EXCELENTE PARTICIPANTE ELABORADO POR : MAYRA ROMERO

Su misin es atrer eventos y visitantes internacionales al pas. objetivos CONVENCIN ES DE VENEZUELA Es una organizacin que agrupa sectores de la industria, congresos, conveciones, ferias. Propositos Gestionar lo necesario para que venezuela sea elegida sede de los eventos internaciones Estrablece estrategias de imagen con ventajas compretitivas Incrementar la industria del turismo Apoyar al mundo academico, cientfico, tecnologico. Pocisionar a Venezuela en el mundo atraves de eventos internacionales

PRINCIPALES ASOCIACIONES RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

INTERNACIONALES

NACIONALES

Asociational International des Palais de Congrs(AIPC) , (1958), sede en austri, con afiliads de 97 palacios de congresos de 30 paises.

Asocionacin Venezolana de organizadores de congresos Exposiciones y afines(AVOCA), Es una asocioacion civil sin fines de lucro, que tiene por objeto desarrollo de las entidades y las personlas dedicadas a la organizacion de eventos, exposiciones, congresos. objetivos - Fomentar la iniciativa privada y publica con el fin de incrementar la celebracin de cngresos en el pas. - Estimular el aumento de la assitencias de publico a esos eventos.

International Asociation of Profecional Congress Organizers(IAPCO), (1968), sede en Bruselas y 35 paises miembros, su finalidad es estudiar los problemas de los miembros de la rganizacin.

-- Espacios Publicitarios - Actitivides especiales - Concesiones y venta de comida y bebida - Cuotas de venta de actividades INGRESOS - Venta de espacios de exposin

- Alquiler de salones SOLONES Y AUDITORIO - Alquiler de Audiotrio - Espacio para exposiones CATALOGO DECUENTAS PARA ELABORAR PRESUPUESTO - Accesorios ACONDICIONAMIENTO - Arreglos florales - Pancartas -La Prensa Medios de comunicacin - Avisos en revista - Espacion en TV - Convocatoria al evento Publicidad y promocin EGRESOS - Alojamiento - Viaticos Ivitados Espesiales - Obsequios -Difusion del evento en diferentes medios

Hoteles y Hospedaje

- Anticipo para reserva - Cortesia a invitados especiales