UNIVERSIDAD DE LA SIERRA

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

MATERIA: ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD

MAESTRA: MARA JESS MORENO PERALTA

INTEGRANTES: ESTHER GARCA MATRECITOS JESS MANUEL BANDA GERMAN MARTNEZ GARROBO URIEL ALEJO MORFIN

GRUPO: ING. 2-5

MOCTEZUMA, SON.

NOVIEMBRE-2011

Tabla de contenido
INTRODUCCIN ......................................................................................................................................... 1 Diagnstico Organizacional (Anlisis FODA) ............................................................................................ 2 CONDICIONES PARA LLEVAR A CABO EL DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL ......................................... 5 ELEMENTOS DEL DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL ............................................................................... 5 PERSPECTIVAS DEL DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL............................................................................ 6 DIAGNSTICO FUNCIONAL ....................................................................................................................... 6 Mtodos y tcnicas.................................................................................................................................... 7 DIAGNSTICO CULTURAL.......................................................................................................................... 8 EJEMPLO ................................................................................................................................................... 10 CONCLUSIN............................................................................................................................................ 12 GLOSARIO ................................................................................................................................................. 13 BIBLIOGRAFA........................................................................................................................................... 14

INTRODUCCIN
En toda organizacin surgen de vez en cuando algunos problemas referentes a los procesos de administracin o del procesamiento en si del producto o servicio que la empresa maneje, algunos problemas se ven tan comunes que ya se tiene una planeacin para resolverlos de manera que cuando surjan se solucionen de manera inmediata. A pesar de esto un diagnostico siempre ser una alternativa muy eficaz para determinar cules son los problemas o fallas con los que cuenta la empresa, ya sean en el rea de produccin como en la administracin. Un diagnostico organizacional se realiza en todas las reas de la empresa con el fin de localizar todos los posibles situaciones o problemas en s que pudieran afectar a la empresa en un futuro o que estuviesen afectndola. Es por ello que para un diagnstico organizacional se utiliza el anlisis FODA, el cual se concentra en cuatro aspectos importantes y que deben existir en una buena empresa, el anlisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas nos harn ver en si nuestra organizacin va por buen camino. El anlisis nos proporcionara las bases y las pruebas necesarias para enfrentar los problemas y llegar a una pronta solucin y la cual sea conveniente para la empresa. El analizar y observar todos los detalles ocurrentes en la empresa nos ayudaran a poder detectar en un principio problemas o mejoras que aplicando una solucin ante estos obtendremos siempre un gran beneficio. El diagnostico organizacional y el anlisis FODA son las herramientas adecuadas y es por ello que son los temas a tratar en esta investigacin.

Diagnstico Organizacional (Anlisis FODA)

Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares de una Institucin y el entorno en el cual sta compite. El anlisis FODA tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la organizacin y en diferentes unidades de anlisis tales como producto, mercado, producto-mercado, lnea de productos, divisin, unidad estratgica de negocios, etc.). Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del anlisis FODA, podrn ser de gran utilidad en el anlisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que se diseen y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios. El anlisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito de la institucin. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

Diagnstico organizacional es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin problemtica. La base del diagnstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exmenes peridicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al
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identificar problemas en el funcionamiento de stas, surgen acciones dirigidas a su eliminacin o disminucin, que en conjunto constituyen una parte importante de la planeacin operativa.

El anlisis FODA consta de dos partes: La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de la Institucin, aspectos sobre los cuales se tiene algn grado de control. La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar una Institucin en el mercado seleccionado. Aqu se tiene que desarrollar toda la capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningn control directo. Existen tres factores importantes a tomar en cuenta cuando se realiza un diagnstico organizacional. Estos factores son muy importantes tanto para determinar la problemtica, como para dar soluciones a la misma y son: La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama industrial. La posicin de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones. El sistema social que prevalece dentro de la empresa.

Adems desde un punto global, un diagnstico, aunque no necesariamente un Diagnstico Organizacional, es el obligado punto de partida de un proceso de planeacin, en donde es necesario saber dnde se est antes de decidir a dnde se quiere ir, y como se llegar a ese punto.

La figura N 2 que se muestra a continuacin describe el proceso de planeacin.

Asignar recursos

Planes detallados

Realizacin de los planes

Plan estratgico (a dnde se va)

Diagnstico(dnde se est)

Incentivos

Asignacin de responsabilidades y funciones

Monitoreo y control

CONDICIONES PARA LLEVAR A CABO EL DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos bsicos: 1. Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnstico. 2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico. 3. El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la informacin. 4. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin. 5. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.

ELEMENTOS DEL DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales: Generacin de informacin, la cual abarca a su vez tres aspectos: 1. La forma en que se recolecta la informacin, las herramientas y los procesos utilizados. 2. La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la cual sigue dos corrientes, los mtodos usados para obtener informacin desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observacin). 3. La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual depende de la estabilidad del sistema.

Organizacin de la informacin, en donde es necesario considerar tres aspectos claves: El diseo de procedimientos para el proceso de la informacin. El almacenamiento apropiado de los datos. El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de consultar.

4. Anlisis e interpretacin de la informacin, que consiste en separar los elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigacin.

PERSPECTIVAS DEL DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

El diagnstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, mtodos y tcnicas. Son complementarias entre s y dan origen a dos tipos de diagnstico: Diagnstico funcional Diagnstico cultural

DIAGNSTICO FUNCIONAL
El diagnstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista) examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicacin, las prcticas de la comunicacin que tienen que ver con la produccin, la satisfaccin del personal, el mantenimiento de la organizacin, y la innovacin. Usa un proceso de diagnstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi total del diseo y la conduccin del mismo (objetivos, mtodos y la interpretacin de los resultados). Objetivos del diagnstico funcional Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicacin y los diferentes canales de comunicacin. Evaluar los sistemas y procesos de comunicacin a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental. Evaluar los sistemas y procesos de la comunicacin externa de la organizacin, entidades pblicas y privadas con las cuales existe interdependencia. Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnologa de la comunicacin organizacional.
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Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicacin en la satisfaccin en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Mtodos y tcnicas
Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son la entrevista, el cuestionario, el anlisis de las redes de comunicacin, la entrevista grupal, el anlisis de experiencias crticas de comunicacin, y el anlisis de la difusin de mensajes. Las tcnicas aplicables son: Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario y permite recoger informacin que puede ser investigada hasta en sus mnimos detalles en una conversacin personal con los miembros de una organizacin. Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de informacin de mayor cantidad de gente y de una manera ms rpida y ms econmica que otros mtodos; y facilita el anlisis estadstico. Anlisis de transmisin de mensajes. Consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusin de un mensaje en la organizacin, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este mtodo revela el tiempo que toma la difusin de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicacin, las redes de comunicacin informal y la manera como se procesa la informacin. El anlisis de experiencias crticas de comunicacin. Sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organizacin y la efectividad o inefectividad de las mismas. Anlisis de redes de comunicacin. Analiza la estructura de comunicacin de una organizacin y su efectividad. Se evala quien se comunica con quin, que grupos existen en la organizacin, qu miembros actan como puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la informacin, el contenido de la comunicacin y la cantidad de informacin difundida.

La entrevista grupal. Esta tcnica selecciona un cierto nmero de miembros representativos de la organizacin para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos crticos de la comunicacin organizacional.

DIAGNSTICO CULTURAL
El diagnstico cultural es una sucesin de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios bsicos de una organizacin, el grado en que stos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional. Objetivos desde la perspectiva interpretivista Evaluar el papel de la comunicacin en la creacin, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organizacin. Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofa y valores. Entender la vida organizacional y el papel de la comunicacin desde la perspectiva de los miembros de la organizacin.

Categoras de anlisis del diagnstico cultural Los valores y principios bsicos de una organizacin pueden determinarse a travs de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras ms manifestaciones culturales se analicen, ms rico y acertado resultar el diagnstico. Las manifestaciones conceptuales y simblicas estn constituidas por las siguientes categoras y elementos: Espirituales: Ideologa / filosofa, smbolos, mitos e historia. Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interaccin. Estructurales: Polticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos, estructura del poder. Materiales: Tecnologa, instalaciones, mobiliario y equipo.

Mtodos y tcnicas El proceso del diagnstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su aplicacin, bsicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo. Con el primero se busca la medicin precisa de ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparacin, el segundo depende ms de la agudeza de la percepcin del investigador al analizar los datos. Tcnicas cualitativas aplicables: Observacin. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro ms del grupo (observacin participante), o bien por observarlos desde fuera (observacin no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptacin y evitar en lo posible que presencia interfiera o perturbe de algn modo las actividades cotidianas del grupo. Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de "simpata". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensin y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado. Anlisis de documentos. El investigador reunir una coleccin de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la informacin que contienen sobre la historia y caractersticas de la organizacin, y que lo llevarn a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma. Discusin en grupos pequeos. Sesiones de grupo con una discusin dirigida. Dramatizacin. Proporciona datos sobre la percepcin que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo. Tcnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidindole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

EJEMPLO
El diagnstico FODA nos ayuda a detectar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de nuestro negocio, y es una invaluable herramienta para comenzar a trabajar con nuestro Plan de Negocios. La situacin actual de su negocio (o su idea) ser condicionada por factores internos y externos. Dentro de los factores internos, estudiaremos nuestras Fortalezas y Debilidades, y dentro de los factores externos, detallaremos nuestras Oportunidades y Amenazas. Dentro de la situacin interna, aspectos positivos (Fortalezas) de su negocio pueden ser:

Contar con la mejor maquinaria Tener un buen grupo de trabajo Contar con recursos econmicos Tener una buena relacin con sus clientes Poseer los estados contables al da Por el otro lado, debilidades internas pueden ser:

Ofrecer productos deficientes o con problemas de fabricacin Tener deudas muy difciles de cancelar Contar con un equipo de trabajo fragmentado, y con dificultades para relacionarse entre s Recibir continuas quejas de sus clientes por la mala atencin En cuanto a factores externos, pueden ser ejemplos de oportunidades:

Cambio monetario favorable a la exportacin Polticas laborales afines a sus necesidades Poltica crediticia favorable Tecnologa al alcance de su mano
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Mientras que amenazas que pueden afectarlo pueden ser:

Problemas socio- polticos como un corte de rutas en su canal de distribucin Cambio monetario desfavorable Crditos inalcanzables Imposibilidad de contar con maquinaria acorde a sus necesidades Realizar este anlisis a conciencia de nuestra idea o negocio nos permitir conocer mejor dnde estamos parados, y qu reas debemos reforzar, o dejar de lado por su inviabilidad. Puede ocurrir que usted contara con una idea de negocios que lo entusiasmaba mucho, y sin embargo al pensar su diagnstico FODA detecta que debe cambiar de rumbo. Tanto las amenazas como las debilidades pueden y deberan revertirse, o usarse a su favor, sobre todo en lo que refiere a las debilidades internas. Las amenazas externas pueden convertirse en oportunidades, si tenemos la suficiente visin y voluntad de cambio. Algunas claves para que su negocio sea exitoso: 1) FLEXIBILIDAD AL CAMBIO 2) EXCELENCIA EN LA ATENCIN AL CLIENTE 3) POLTICA DE PRECIOS COMPETITIVA 4) PRIVILEGIAR LA CREATIVIDAD Cmo detectar oportunidades? 1) Leyendo diarios econmicos 2) Aprendiendo de experiencias del extranjero 3) Participando de cursos, charlas, cmaras o asociaciones de comercio 4) Vinculndose con universidades, y centros de investigacin 5) Innovando

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CONCLUSIN
Los anlisis organizacionales son hoy en da la herramienta ms eficaz para el control de los posibles problemas en una empresa, as como proporciona la informacin necesaria al analista para encontrar las posibles oportunidades de mejoras en la organizacin. El poder conocer en que nos equivocamos nos ayudan a encontrar de manera ms fcil una solucin adecuada y el conocer las oportunidades ayuda al posicionamiento econmico, mejoras en la calidad del producto y una buena posicin de mercado. El utilizar un anlisis para encontrar nuestras debilidades y atributos es el principio para ir mejorando cada vez ms, el conocer el funcionamiento de cada rea de la empresa nos permite detectar en que estamos fallando y cmo podemos mejorar. Nunca es tarde para realizar un diagnstico pues siempre que se realice uno se obtendr un beneficio, es por ello que en la mayora de las ocasiones que se realiza los gerentes estn de acuerdo con este pues en un primer paso para la mejora continua y xito de su organizacin.

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GLOSARIO
Prevalecer: Sobresalir o imponerse una persona o una cosa entre otras. Mantenerse o continuar existiendo una. Difusin: Proceso de propagacin o divulgacin de conocimientos, noticias, actitudes, costumbres, modas, etc.

Interpretivista: Tiene su fundamento en determinar el anlisis que se da en una compra, lo cual difiere a los usos y utilidades que uno le da a un cierto producto.

Conductual: A travs de sta, se determina el diagnstico, que es, a final de cuentas, lo que va a dirigir el diseo y realizacin del tratamiento dentro de la psicologa. Una de las bases de la evaluacin conductual, es que se eliminan las etiquetas y se dirige ms bien hacia la determinacin de los excesos y dficits.

Afinidad: Proximidad, analoga o semejanza de una cosa con otra.

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BIBLIOGRAFA
http://www.eumed.net/libros/2009d/618/Diagnostico%20Organizacional%20Analisis%20FODA.ht m http://www.infosol.com.mx/espacio/cont/investigacion/diagnostico.html http://www.monografias.com/trabajos10/foda/foda.shtml

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