Gestion de Las Comunicaciones

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
Ing. Carlos Meza Montalvo Project Management Professional

Ingeniera y Servicios Tecnolgicos SAC. Av. Militar 2715 Lima-14 PER Web: www.ist-sac.com Email:soporte@ist-sac.com Tlf: (51-1) 440 6732 Fax: (51-1) 421 9645
Actualizado al 01/11/2008
Introduccin
Importancia de la Comunicacin
La comunicacin efectiva es crucial para el xito del proyecto. La comunicacin incluye las actividades por medio de las cuales la informacin y las ideas son transferidas entre los individuos involucrados en un proyecto. Al usar sus habilidades de comunicacin los gerentes de proyecto ayudan a planificar, dirigir, controlar y coordinar las actividades. El gerente de proyecto utiliza aproximadamente el 90% de su tiempo para comunicarse.
Ing. Carlos Meza Montalvo PMP, MBA(c) aselera@hotmail.com
El arte de las comunicaciones

La gestin de las comunicaciones incluye los procesos necesarios para asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. Incluye una gran cantidad de fundamentos:
n n n n n Modelos Emisor Receptor. Eleccin del Medio. Estilo de Redaccin. Tcnicas de Presentacin. Tcnicas de Gestin de Reuniones.
Modelo de Comunicacin
Los componentes del modelo incluyen:
n n n n n Codificar. Mensaje. Medio. Ruido. Decodificar.
Planificacin de las Comunicaciones

Permite determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados
n n n n Quin necesita que informacin? Cundo la necesitar? Cmo le ser enviada dicha informacin? Quin es responsable de enviar la informacin?
Se realiza en las primeras fases del proyecto, el proceso se revisa regularmente a lo largo del proyecto.

Entradas Entradas
.1 Factores ambientales de la empresa. .2 Activos de los procesos de la organizacin. .3 Enunciado del alcance del proyecto. .4 Plan de gestin del proyecto. -Restricciones -Asunciones
Herramientas yyTcnicas Herramientas Tcnicas

.1 Anlisis de requisitos de comunicaciones. .2 Tecnologa de Comunicaciones.
Salidas Salidas
.1 Plan de Gestin de Comunicaciones.
Planificacin de las Comunicaciones - Entradas

Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin.
n Lecciones aprendidas. n Informacin histrica.
Entradas Entradas
.1 Factores ambientales de la empresa. .2 Activos de los procesos de la organizacin. .3 Enunciado del alcance del proyecto. .4 Plan de gestin del proyecto. -Restricciones -Asunciones
Enunciado del alcance del proyecto.

n Informacin del anlisis de los interesados.
Plan de gestin del proyecto.

n Restricciones n Supuestos
Planificacin de las Comunicaciones Herramientas y Tcnicas.

Anlisis de requisitos de comunicaciones
n Es la suma de necesidades de informacin de los interesados. n Se definen combinando el tipo y valor de la informacin. n Los recursos se utilizan para comunicar informacin que contribuya al xito o evite el fracaso. n Se debe evitar abrumar a los interesados con informacin intrascendente.
.1 Anlisis de requisitos de comunicaciones. .2 Tecnologa de Comunicaciones.

n La cantidad de canales de comunicacin es considerado como un indicador de la complejidad de las comunicaciones en el proyecto. n El total de canales de comunicacin esta dado por:
n : nmero de interesados
n x (n-1) 2

n Para identificar los requisitos de comunicaciones se requiere:
Organigramas. Relaciones de Responsabilidades. Disciplinas, departamentos y especialidades. Logstica de personal y ubicaciones. Necesidades de informacin interna. Necesidades de informacin externa. Informacin sobre los interesados

Tecnologa de comunicaciones.
n Las metodologas utilizadas para transmitir la informacin dependen del proyecto. n Los factores de tecnologa de comunicaciones que afectan el proyecto son:
La urgencia de la necesidad de informacin. La disponibilidad de la tecnologa. El personal previsto para el proyecto. La duracin del proyecto. El entorno del proyecto.
.1 Anlisis de requisitos de comunicaciones. .2 Tecnologa de comunicaciones.
Planificacin de las Comunicaciones Salidas

Plan de Gestin de Comunicaciones.
n Incluye:
Requisitos de comunicaciones de los interesados. Informacin que debe ser comunicada, formatos, contenido y nivel de detalle. Persona responsable de comunicar la informacin. Persona o grupos que recibirn la informacin. Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como memorandos, correo electrnico, etc.
Salidas Salidas

n Incluye:
Frecuencia de la comunicacin. Proceso de escalamiento, plazos y cadena de mando. Mtodo para actualizar y refinar el plan a medida que avanza el proyecto. Glosario de terminologa comn. Pautas para reuniones. Reuniones del equipo de proyecto. Reuniones virtuales.

n El plan puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado. n Es un plan subsidiario del plan de gestin del proyecto. n Entre los atributos de un plan podemos mencionar:
Elemento de comunicaciones. Finalidad. Frecuencia. Fecha de Inicio/Finalizacin. Formato / Medio. Responsabilidad.
n La planificacin implica la creacin y/o actualizacin de productos entregables adicionales.
Distribucin de la Informacin
Implica poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados de manera oportuna. Incluye implementar el plan de gestin de comunicaciones y responder las solicitudes inesperadas de informacin.
Entradas Entradas

.1 Habilidades de comunicacin. .2 Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin. .3 Mtodos de distribucin de la informacin. .4 Proceso de lecciones aprendidas.
Salidas Salidas
.1 Activos de los procesos de la organizacin. .2 Cambios solicitados.
Distribucin de la Informacin Entradas

Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Entradas Entradas
Distribucin de la Informacin Herramientas y Tcnicas

Habilidades de comunicacin.
n Son parte de las habilidades de direccin general y se usan para intercambiar informacin. n Incluye asegurarse que las personas correctas reciban la informacin que corresponda en el momento adecuado. n Incluye el gestionar los requisitos de los interesados. n El emisor es responsable de que la informacin sea clara y completa para el receptor. n El receptor es responsable de asegurarse que la informacin sea recibida y entendida.
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n La comunicacin tiene varias dimensiones:
Escrita y oral, escuchar y hablar. Interna y externa. Formal e informal. Vertical y horizontal.
w Vertical (hacia arriba) Informacin para que la alta gerencia evale el proyecto. La alta gerencia establece prioridades y efecta cambios en los objetivos.

Vertical y horizontal.
w Vertical (hacia abajo) Con los miembros del equipo de proyecto. Informar acciones a tomar. Definir estndares. Cronogramas de trabajo. Como se medir el avance. Especificaciones de seguridad.

Vertical y horizontal.
w Horizontal (con sus colegas) Negociacin de recursos. Coordinar actividades conjuntas. Compartir recursos.

n Comunicacin verbal incluye:
Intercambio oportuno y rpido. Rpido feedback. Cierre Oportuno. Lenguaje del cuerpo Sealar Suspirar Rascarse (cabeza o cara) Inclinarse (hacia adelante) Recostarse (manos detrs de la cabeza) Cerrar puos, cruzar brazos Sobarse (las manos) Interpretacin Agresividad Impaciencia, aburrimiento, pena. Incertidumbre o riesgo Inters Superioridad y confianza Actitud defensiva Expectativa
Comunicacin no verbal incluye:

Gestos. Tonos vocales. Expresiones faciales. Lenguajes del cuerpo.
n Impacto del mensaje

Palabras 7%+ Tonos vocales 38%+ Expresiones faciales 55%

n Comunicacin escrita
El objetivo es que debe ser entendida claramente al ser leda rpidamente. El mensaje debe ser:
w w w w Bien planeado. Simple. Claro. Directo.

n Escucha activa
Comportamiento verbal que denota escucha.
w Preguntar para aclarar u obtener mayor informacin. w Parafrasear para aclarar la terminologa. w Resumir para confirmar que se ha entendido. w Solicitar ejemplos. w Feedback tctico.

Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin.
n La informacin se puede recopilar y recuperar a travs de una variedad de medios, como son:
Sistemas manuales de archivos. Base de datos electrnicas. Software de gestin de proyectos. Intranets.

Mtodos de distribucin de la informacin.
n La distribucin consiste en recopilar, compartir y distribuir informacin a los interesados, se pueden utilizar distintos mtodos:
Reuniones del proyecto, entrega de documentos impresos, sistemas manuales y bases de datos electrnicas compartidas. Conferencias electrnicas u otras herramientas como correo electrnico, telfono, mensajera instantnea, fax, etc. Software para gestin de proyectos, software para reuniones virtuales y herramientas colaborativas.

Proceso de lecciones aprendidas
n Identifica los xitos y fracasos del proyecto. n Incluye recomendaciones para los futuros proyectos. n Se identifican lecciones aprendidas tanto para los aspectos tcnicos como de gestin del proyecto. n Al final de cada fase constituye un buen ejercicio de formacin de equipos.

Proceso de lecciones aprendidas
n Algunos resultados obtenidos incluyen:
Actualizacin de la base de conocimientos. Entrada al sistema de gestin del conocimiento. .Actualizacin de polticas, procedimientos y procesos. Mejora de las habilidades de negocio Mejoras generales de productos y servicios. Actualizaciones del plan de gestin de riesgos.
Distribucin de la Informacin Salidas

Activos de los procesos de la organizacin.
n Se actualiza la informacin de:
Lecciones aprendidas. Registros del proyecto. Informes del proyecto. Presentaciones del proyecto. Retroalimentacin de los interesados. Notificaciones a los interesados.
Salidas Salidas
.1 Activos de los procesos de la organizacin. .2 Cambios solicitados.
Cambios solicitados
Informar el Rendimiento
Implica recoger la informacin de todos los datos de la lnea base y la distribucin de la informacin sobre el rendimiento a los interesados. El proceso debe proporcionar informacin sobre alcance, cronograma, costos y calidad.
Entradas Entradas
.1 Informacin sobre el rendimiento del trabajo. .2 Mediciones del rendimiento. .3 Conclusin proyectada. .4 Mediciones de control de calidad. .5 Plan de gestin del proyecto. -Lnea base del proyecto. .6 Solicitud de cambio aprobadas. .7 Productos entregables

.1 Herramientas de presentacin de informacin. .2 Recopilacin y compilacin de la informacin sobre el rendimiento. .3 Reuniones de revisin del estado de la situacin. .4 Sistemas de informe de tiempo. .5 Sistemas de informe de costos. .1 .2 .3 .4
Salidas Salidas
Informes de rendimiento. Proyecciones. Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas. .5 Activos de los procesos de la organizacin
Informar el Rendimiento Entradas

Informacin sobre el rendimiento del trabajo.
n Informacin sobre el estado de los productos entregables. n Avances sobre la ejecucin del proyecto.
Entradas Entradas
Informar el Rendimiento Entradas

Mediciones del rendimiento. Conclusin proyectada. Mediciones de control de calidad. Plan de gestin del proyecto.
n Lnea base del proyecto.
Entradas Entradas
Solicitud de cambio aprobadas. Productos entregables.
Informar el Rendimiento Herramientas y Tcnicas

Herramientas de presentacin de informacin.
n Se pueden utilizar paquetes de software que incluyan:
Informes tabulares. Anlisis de hojas de clculo. Capacidad grfica.
.1 Herramientas de presentacin de informacin. .2 Recopilacin y compilacin de la informacin sobre el rendimiento. .3 Reuniones de revisin del estado de la situacin. .4 Sistemas de informe de tiempo. .5 Sistemas de informe de costos.

Recopilacin y compilacin de la informacin sobre el rendimiento.
n La informacin puede recopilarse y compilarse a travs de una variedad de medios:
Sistemas manuales de archivo. Bases de datos electrnicas. Software de gestin de proyectos. Sistemas que permiten el acceso a:
w Documentacin tcnica como diseos de ingeniera. w Especificaciones de diseo y planes de prueba, para producir proyecciones, as como informes de rendimiento.

Reuniones de revisin del estado de situacin.
n Son eventos programados regularmente para intercambiar informacin sobre el proyecto. n La reuniones de revisin del estado de la situacin se celebraran con diversas frecuencias y a distintos niveles.
Sistemas de informe de tiempo. Sistemas de informe de costos.
Informar el Rendimiento Salidas

Informes de rendimiento.
n Organizan y resumen la informacin recogida, y presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base. n Los informes deben proporcionar la informacin sobre el estado de la situacin y el progreso, y el nivel de detalle requerido. n Los formatos ms comunes incluyen:
Diagramas de barras. Curvas S. Histogramas y tablas.
Salidas Salidas
Informes de rendimiento. Proyecciones. Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas. .5 Activos de los procesos de la organizacin .1 .2 .3 .4
n Los datos del anlisis del valor ganado a menudo se incluyen como parte del proceso.

Informes de rendimiento.

Proyecciones
n Las proyecciones se actualizan en base a informacin sobre el rendimiento del trabajo. n Esta informacin se basa sobre el rendimiento previo del proyecto y como podra tener impacto en el futuro.
Salidas Salidas

Proyecciones
US$
EAC=4479 VAC ($) = -479 Corte al final del tercer mes.

ETC = 1679 BAC
EAC
4000
BAC=4000
3000
PV=3000 AC=2800 EV=2500 SV = -500 CV = -300
PV AC EV
EAC = BAC / CPI EAC = 4000 / 0.893 EAC = 4479
2000
VAC (t)
1000
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2 Mes

Cambios solicitados. Acciones correctivas recomendadas.
n Alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto.
Salidas Salidas
Activos de los procesos de la organizacin

n Actualizacin de lecciones aprendidas.
Gestionar los interesados
Gestionar los Interesados

Se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados y resolver las polmicas que puedan surgir en el proyecto. Gestionar los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desve de su curso, debido a polmicas sin resolver con los interesados.
Gestionar los interesados

Entradas Entradas
.1 Plan de gestin de las comunicaciones. .2 Activos de los procesos de la organizacin.

.1 Mtodos de comunicacin .2 Registro de polmicas
Salidas Salidas
.1 Polmicas resueltas. .2 Solicitudes de cambio aprobadas. .3 Acciones correctivas aprobadas. .4 Activos de los procesos de la organizacin. .5 Plan de gestin del proyecto.
Gestionar los Interesados Entradas

Plan de gestin de comunicaciones. Activos de los procesos de la organizacin.
Entradas Entradas
.1 Plan de gestin de las comunicaciones. .2 Activos de los procesos de la organizacin.
Gestionar los Interesados Herramientas y Tcnicas

Mtodos de comunicacin.
n Los mtodos de comunicacin identificados para cada interesado se encuentran en el plan de gestin de las comunicaciones. n Las reuniones cara a cara son el medio ms efectivo para comunicar y resolver polmicas. n Cuando las reuniones cara a cara no estn justificadas o no sea prctico tenerlas (como en proyectos internacionales), las llamadas telefnicas, el correo electrnico y otras herramientas electrnicas resultan tiles para intercambiar informacin y dialogar.
Gestionar los Interesados Herramientas y Tcnicas

Registro de polmicas.
n Es una herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolucin de polmicas. n Las polmicas se abordan a fin de mantener una relacin de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados. n Cada polmica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse. n Se le asigna un propietario y, por lo general, se establece una fecha objetivo para el cierre. n Las polmicas no resueltas pueden ser una importante fuente de conflictos y retrasos en el proyecto.
Gestionar los Interesados Salidas

Polmicas resueltas.
n A medida que se identifiquen y resuelvan los requisitos de los interesados, el registro de polmicas documentar las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas. Algunos ejemplos son:
Los clientes aceptan un acuerdo que pone trmino a una prolongada discusin acerca de si los cambios solicitados se encuentran dentro o fuera del alcance. Se aade ms personal al proyecto, cerrando la polmica de que no se tienen los recursos suficientes.
Salidas Salidas
Gestionar los Interesados Salidas

Solicitudes de cambio aprobadas. Acciones correctivas aprobadas. Activos de los procesos de la organizacin. Plan de gestin del proyecto.
Salidas Salidas

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n La planificacin implica la creacin y/o actualizacin de productos entregables adicionales.

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Comunicacin no verbal incluye:

n Impacto del mensaje

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