Guia Expediente Electronico NTI

SECRETARA DE ESTADO PARA LA FUNCIN PBLICA DIRECCIN GENERAL PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA
GUA DE APLICACIN DE LA NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD
Expediente
Electrnico
Madrid, octubre 2011 Esta publicacin ha sido elaborada por la Direccin General para el Impulso de la Administracin Electrnica
administracin electrnica
1 edicin electrnica - Versin 01/09/2011 Ministero de Poltica Territorial y Administracin Pblica. Secretara General Tcnica Catlogo general de publicaciones oficiales: http://publicacionesoficiales.boe.es Catlogo de publicaciones de la Secretara General Tcnica del Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica: http://www.mpt.gob.es/publicaciones.html As mismo, se puede encontrar esta publicacin en: http://administracionelectronica.gob.es/ Edita: Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica Secretara General Tcnica NIPO: 850-11-051-9
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NDICE
0. 1. 2. CONSIDERACIONES PREVIAS ............................................................................... 5
INTRODUCCIN ....................................................................................................... 6
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE EXPEDIENTE ELECTRNICO.............. 10
2.1. Qu NO incluye la NTI .................................................................................... 10
3. 4. MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS .................................................... 12
EXPEDIENTE ELECTRNICO ............................................................................... 13
4.1. Definicin y estructura..................................................................................... 13
4.2. Requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico ............................ 16
4.3. Ciclo de vida del expediente electrnico......................................................... 17
4.3.1.Fase de apertura.......................................................................................................18
4.3.2.Fase de tramitacin ..................................................................................................19
4.3.3.Fase de conservacin y seleccin............................................................................21
4.4. Metadatos del expediente electrnico............................................................. 22
4.4.1.Metadatos mnimos obligatorios ...............................................................................22

4.4.2.Metadatos complementarios.....................................................................................24
4.5. Servicios de remisin y puesta a disposicin.................................................. 25
4.5.1.Formato y estructura para el intercambio de expedientes .......................................26

4.5.2.Otras consideraciones para el intercambio de expedientes.....................................28
4.6. Consideraciones para la implementacin y la gestin del expediente

electrnico .................................................................................................. 29
5. DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................. 30
5.1. Definiciones..................................................................................................... 30
5.2. Acrnimos ....................................................................................................... 33
6. REFERENCIAS........................................................................................................ 35
6.1. Legislacin ...................................................................................................... 35
6.2. Estndares y buenas prcticas ....................................................................... 36
6.3. Documentos de trabajo y referencias ............................................................. 37
ANEXO I ESQUEMAS XML PARA INTERCAMBIO DE EXPEDIENTES
ELECTRNICOS ..................................................................................................... 39
ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO ............................................... 46
Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Componentes del expediente electrnico. ..............................................................14
Figura 2. Resumen del ciclo de vida de un expediente electrnico. ......................................18
Figura 3. Ejemplo de indizado bsico del expediente electrnico..........................................21
Figura 4. XSD de Expediente electrnico. .............................................................................27
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Resumen de requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico. ................17
Tabla 2. Metadatos mnimos obligatorios para expedientes electrnicos..............................24
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Nombre del documento
20110901_ENI_GuiaAplicacion_ NTI_ExpedienteElectronico
Fecha
01/09/2011
Descripcin
Primera versin.
0.
CONSIDERACIONES PREVIAS
Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad (en adelante NTI) de Expediente Electrnico, y como tal su objetivo es servir como herramienta de apoyo para la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aqulla. Para facilitar su manejo y comprensin, esta gua incluye diferentes recursos grficos cuya leyenda se muestra a continuacin: Cita textual de la NTI. Indicador de contenido considerado de especial importancia o relevancia. Advertencia o aclaracin para la correcta interpretacin del contenido. A lo largo del desarrollo de esta gua, y en la propia NTI, se referencia a otras NTIs que incluyen informacin relacionada con el expediente electrnico y que es necesario conocer para abordar de manera global estos aspectos. En concreto, las NTIs con contenido relacionado son: i. Catlogo de Estndares. ii. Documento electrnico. iii. Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin. iv. Poltica de gestin de documentos electrnicos. v. Requisitos de conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas. vi. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos. vii. Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.
1.
1.
INTRODUCCIN
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (en adelante, R.D. 4/2010 ENI) fija, en su Disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de NTI, formada por: a) Catlogo de estndares.
b) Documento electrnico.
c) Digitalizacin de documentos.
d) Expediente electrnico.
e) Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.
f) Protocolos de intermediacin de datos.
g) Relacin de modelos de datos.
h) Poltica de gestin de documentos electrnicos.
i) j) Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas
espaolas. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
2.
k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. Ms la siguiente, relativa al artculo 28 del R.D. 4/2010 ENI:
l) 3. Declaracin de conformidad con el ENI.
Estas NTIs se aprobaron en aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, fruto de un proceso de elaboracin en el que participaron todas las Administraciones Pblicas a las que les son de aplicacin, y fueron informadas favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y el Comit Sectorial de Administracin Electrnica. Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su implantacin y aplicacin en un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucin tecnolgica. En particular, la NTI de Expediente Electrnico establece las especificaciones tcnicas para los servicios de remisin y puesta a disposicin de los expedientes electrnicos. La necesidad de establecer ciertas pautas para la normalizacin de los servicios de remisin y puesta a disposicin de expedientes electrnicos es asumida y bien conocida por todas las Administraciones pblicas y debe abordarse concretando la implementacin del ndice electrnico que, como elemento para garantizar la integridad y recuperacin del expediente,
4.
5.
segn lo establecido en el apartado 1.b) del artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI, constituye una pieza clave en la implantacin del expediente electrnico y su interoperabilidad. 6. La NTI de Expediente Electrnico fue publicada en el Boletn Oficial del Estado Nmero 182 del sbado 30 de julio de 2011 (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011 13170), y est disponible para su consulta en el Portal de Administracin electrnica (http://administracionelectronica.gob.es/), junto al resto de normas tcnicas del ENI. El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se incluyen a continuacin:
7.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones pblicas. Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico, copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos, modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del
documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrnico a lo largo del tiempo. En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico establece la estructura de los expedientes electrnicos, que incluye documentos electrnicos, ndice electrnico, firma electrnica y metadatos mnimos obligatorios, as como las especificaciones para los servicios de remisin y puesta a disposicin; para los aspectos relativos a la gestin y conservacin de los expedientes electrnicos se remite a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos; finalmente, se incluye en anexo la definicin detallada de los metadatos mnimos obligatorios y los esquemas XML para el intercambio de expedientes electrnicos. En este sentido, la estructura de expediente electrnico definida en esta norma permite la utilizacin de las firmas electrnicas contempladas en Decisin de la Comisin 2011/130/EU de 25 de febrero de 2011 por la que se establecen los requisitos mnimos para el tratamiento transfronterizo de los documentos firmados electrnicamente por las autoridades competentes en virtud de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior. La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica. En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, esta Secretara de Estado resuelve: Primero. Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico, cuyo texto se incluye a continuacin. Segundo. La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposicin Transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. Madrid, 19 de julio de 2011.La Secretaria de Estado para la Funcin Pblica, Mara Consuelo Rum Ibez.
8.
El texto completo de la NTI de Expediente Electrnico est formado por los siguientes cinco apartados y dos anexos:
NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE EXPEDIENTE ELECTRNICO. ndice I. Objeto. II. mbito de aplicacin. III. Componentes del expediente electrnico. IV. Metadatos del expediente electrnico. V. Intercambio de expedientes electrnicos. Anexo I. Metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico. Anexo II. Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos.
9.
Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores para el tratamiento de cuestiones tcnicas como es, en el mbito de las telecomunicaciones el Real Decreto 1287/1999, de 23 de julio, por el que se aprueba el Plan tcnico nacional de la radiodifusin sonora digital terrenal; en el sector de la edificacin el Real Decreto 314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Cdigo Tcnico de la Edificacin; y en el sector de la obra civil, por ejemplo, el Real Decreto 637/2007, de 18 de mayo, por el que se aprueba la norma de construccin sismorresistente: puentes (NCSP-07).
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE EXPEDIENTE ELECTRNICO

10. El objeto de la NTI de Expediente Electrnico se deduce de la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, donde se indica que dicha NTI tratar de su estructura y formato, as como de las especificaciones de los servicios de remisin y puesta a disposicin. Segn esto, la NTI de Expediente Electrnico normaliza la estructura y formato del expediente electrnico, con especial atencin al concepto y caractersticas del ndice electrnico del expediente, elemento responsable de garantizar su integridad, as como a los servicios de remisin y puesta a disposicin, fijando unas bases que permitan atender a necesidades futuras mediante ampliaciones incrementales. Dicho objeto tiene un reflejo directo en el apartado I de la NTI.
I. Objeto. La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico tiene por objeto establecer la estructura y el formato del expediente electrnico, as como las especificaciones de los servicios de remisin y puesta a disposicin.
11.
12.
Con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en la NTI, esta gua desarrolla: i. Concepto de expediente electrnico, requisitos y etapas asociadas a su ciclo de vida genrico, con especial atencin al concepto de ndice electrnico del expediente como elemento que garantiza la integridad del mismo. ii. Conjunto de metadatos mnimos obligatorios para el expediente electrnico y consideraciones sobre los metadatos complementarios. iii. Indicaciones para los servicios de remisin y puesta a disposicin de expedientes electrnicos. iv. Consideraciones para la implementacin y gestin del expediente electrnico.
13.
Como anexo II, la NTI incluye los esquemas XML (XSD) para el intercambio de expedientes electrnicos1. Dada su extensin, las consideraciones de aplicacin y las pautas para la generacin de XMLs de expedientes electrnicos atendiendo a los esquemas XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI.
2.1. Qu NO incluye la NTI

14. La NTI de Expediente Electrnico a la que da soporte esta gua, no debe considerarse como: i. Una implantacin especfica del expediente electrnico ms all de operaciones de intercambio y comunicacin. La NTI de Expediente Electrnico recoge los requisitos mnimos sobre la estructura y formato de los expedientes electrnicos para la interoperabilidad.
Con carcter informativo, el cdigo del esquema XSD para expedientes electrnicos se incluye como anexo a esta gua.
10
Las implantaciones especficas a llevar a cabo por cada organizacin se disearan valorando la necesidad de aplicar requisitos adicionales en funcin de sus circunstancias especficas. En cualquier caso, estos requisitos adicionales deben ser diseados e implantados bajo el principio de proporcionalidad y en concordancia con la normativa especfica aplicable. Concretamente, la NTI no hace previsiones con respecto a la forma de implementacin a nivel interno de los diferentes componentes de un expediente electrnico (ndice, documentos y metadatos) fuera de operaciones de intercambio. ii. Un procedimiento de gestin del expediente electrnico. Las pautas para la gestin de los componentes de un expediente electrnico se definen y normalizan en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos. iii. Referencia de consideraciones relativas a la seguridad del expediente electrnico fuera de lo estrictamente necesario para garantizar su integridad. stas deben aplicarse segn lo establecido a tal efecto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
11
3.
15.
MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS
El mbito de aplicacin de la NTI de Expediente Electrnico se define en su apartado II:

II. mbito de aplicacin. II.1 Esta norma ser de aplicacin a los expedientes electrnicos en el mbito establecido en el artculo del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. II.2 Las condiciones establecidas en esta norma se podrn aplicar a otros conjuntos de documentos electrnicos que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante agregacin, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico.
16.
Segn esto lo establecido en la NTI de Expediente Electrnico es de aplicacin a los expedientes electrnicos de cualquier rgano de la Administracin y Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqulla (en adelante, organizaciones). Adems, atendiendo a las mejores prcticas de gestin documental, el apartado II.2 refleja que las condiciones establecidas en la NTI tambin se podran aplicar a otros conjuntos de documentos electrnicos formados mediante agregacin y que, como tal, pueden asemejarse a expedientes electrnicos. Dentro del mbito de aplicacin definido anteriormente, los destinatarios del contenido de la NTI de Expediente Electrnico, y por lo tanto de la presente gua de aplicacin, son los siguientes: i. Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de interoperabilidad de las mismas. ii. Responsables de la ejecucin de los diferentes procedimientos administrativos y procesos de gestin. iii. Responsables de gestin, conservacin y archivo de expedientes electrnicos. iv. Desarrolladores de aplicaciones de gestin, conservacin y archivo de expedientes y documentos electrnicos.
17.
18.
12
4.
EXPEDIENTE ELECTRNICO
4.1. Definicin y estructura

19. La Ley 11/2007, de 22 de junio, define en su artculo 32 el expediente electrnico como el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan. Para garantizar la vinculacin de los documentos electrnicos que conforman un expediente, la Ley define el ndice electrnico como la relacin de documentos electrnicos de un expediente electrnico, firmada por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso. Atendiendo a lo anterior, el apartado III de la NTI de Expediente Electrnico define los componentes del expediente electrnico:
III. Componentes del expediente electrnico. III.1 Los componentes de un expediente electrnico son: a) Documentos electrnicos, que cumplirn las caractersticas de estructura y formato establecidas en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico. Los documentos electrnicos podrn incluirse en un expediente electrnico bien directamente como elementos independientes, bien dentro de una carpeta, entendida sta como una agrupacin de documentos electrnicos creada por un motivo funcional, o bien como parte de otro expediente, anidado en el primero. b) ndice electrnico, que segn lo establecido en el artculo 32.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso. El ndice electrnico recoger el conjunto de documentos electrnicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposicin en carpetas o expedientes. c) Firma del ndice electrnico por la Administracin, rgano o entidad actuante de acuerdo con la normativa aplicable. d) Metadatos del expediente electrnico. III.2 La incorporacin de un expediente electrnico a un sistema de gestin documental atender a lo dispuesto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico y en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
20.
21.
22.
La siguiente figura ilustra estos componentes del expediente electrnico que se describen con ms detalle a continuacin. Expediente electrnico = Documentos electrnicos + ndice + Firma + Metadatos
13
Figura 1. Componentes del expediente electrnico.
i. Documentos electrnicos: objetos digitales administrativos de cada una de las actuaciones administrativas que integran el expediente, y que contienen la informacin (contenido y firma) y los datos asociados a sta (metadatos) que, como tales, han de cumplir lo establecido en la NTI de Documento Electrnico. La NTI cita el hecho de que los documentos electrnicos pueden incluirse en un expediente electrnico de diferentes formas: a. Directamente como elementos independientes. b. Dentro de una carpeta, entendida sta como una agrupacin de documentos electrnicos creada por un motivo funcional, para la que no existe normativa especfica de mbito general desarrollada. c. Como parte de un sub-expediente electrnico, entendido ste como un expediente electrnico anidado dentro de otro, y que, como tal, sigue la estructura y consideraciones definidas en la NTI de Expediente Electrnico. La inclusin de un sub-expediente puede deberse a la existencia de expedientes vinculados al expediente que lo contiene o, tal y como se desarrolla ms adelante, a la generacin de un expediente que contenga parte o la totalidad del expediente electrnico original en un momento determinado del tiempo con el fin de satisfacer posibles solicitudes de remisin o puesta a disposicin. El contenido y caractersticas de un expediente vinculado evolucionan conforme al procedimiento con el que se corresponde dicho sub-expediente, independientemente de su vinculacin a otro, reflejndose dichos cambios en el expediente que lo contiene.
14
ii. ndice electrnico: definido en el epgrafe III.1.b y que constituye un objeto digital que contiene la identificacin sustancial de los documentos electrnicos que componen el expediente debidamente ordenada para reflejar la disposicin de los documentos, as como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperacin del mismo, en los trminos del artculo 32.2 de la citada Ley 11/2007, de 22 de junio. El contenido del ndice del expediente puede variar segn las necesidades de cada organizacin, la cual puede disear diferentes patrones que se ajusten a las actividades y diferentes tipos de procedimientos que desarrolla. Tambin cabe contemplar la utilizacin de este patrn del ndice para definir qu documentos deben integrar un determinado tipo de expediente. La NTI no establece consideraciones sobre patrones de ndice que, en cualquier caso, seran definidos con carcter previo por cada organizacin en particular, y asociados a las funciones de normalizacin de procedimientos a las que hace referencia el R.D. 4/2010 ENI en su artculo 9. La NTI no establece ninguna consideracin relativa al tratamiento del ndice electrnico como documento electrnico o como otro tipo de objeto digital a nivel interno de cada organizacin, sino que se limita a reflejar sus caractersticas funcionales y slo establece una implementacin concreta de cara al intercambio del expediente. Ntese que en la estructura XML para el intercambio de expedientes, el ndice no constituye un documento electrnico en tanto que no tiene metadatos mnimos obligatorios asociados. Por tanto, es responsabilidad de cada organizacin el diseo e implementacin del ndice de sus expedientes bajo la frmula que mejor se ajuste a sus necesidades y normativa especfica aplicable, con la nica restriccin de que permita la traslacin de la informacin a la estructura XML indicada en la NTI en caso de intercambio. iii. Firma del ndice electrnico: firma electrnica que garantiza la autenticidad e integridad del contenido del ndice, y por extensin, de los documentos que conforman el expediente electrnico as como de su estructura. Tal y como cita el epgrafe III.1.c, la firma del ndice del expediente electrnico es realizada por la organizacin responsable de dicho expediente, mediante uno de los sistemas de firma previstos en la normativa aplicable. En este caso, los sistemas de firma electrnica por parte de las organizaciones que pueden ser utilizados aparecen en los artculos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y son: - Firma electrnica basada en certificados, cuya aplicacin se realiza segn lo establecido en la Poltica de firma que corresponda. Dicha Poltica se desarrolla conforme a la normativa especfica aplicable y, en cualquier caso, segn las condiciones tcnicas establecidas en la NTI de Poltica de firma y certificados de la Administracin, en la que se especifican formatos de firma admitidos, reglas de creacin y verificacin, uso de sellos de tiempo, firmas longevas, algoritmos, etc. Sistemas de Cdigo Seguro de Verificacin (CSV), en cuyo caso es de aplicacin lo dispuesto en los artculos 20 y 21 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos (en adelante R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre). En caso de existir, el valor del CSV y la referencia a la Orden o Resolucin que regula su generacin, se incorpora al expediente electrnico correspondiente como metadato mnimo obligatorio a travs del bloque firma, tal y como se detalla en el punto 4.4.1 de esta gua.
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Adems, con el fin de mejorar la interoperabilidad e intercambio de documentos y posibilitar la verificacin de la autenticidad de los expedientes electrnicos sin necesidad de acceder a la sede electrnica para cotejar el CSV, cabe contemplar la combinacin de ste con una firma electrnica basada en certificados. iv. Metadatos del expediente: citados en el epgrafe III.1.d y que, como tales, constituyen un conjunto de datos que proporciona contexto al contenido, estructura y firma del expediente, contribuyendo al valor probatorio de ste a lo largo del tiempo. Adems, los metadatos del expediente podrn incluir particularidades procedimentales de cara a facilitar su gestin. La NTI no hace ningn tipo de previsin sobre la implementacin de los metadatos del expediente en general, ya sean mnimos obligatorios o complementarios, ni por tanto de su firma. Ntese no obstante que, en caso de intercambio, los metadatos mnimos obligatorios sern integrados bajo la estructura XML establecida, sobre la que, si una organizacin lo considera conveniente, podra aplicarse una firma electrnica que incluyese dichos metadatos. Al igual que para cualquier documento electrnico, la forma de implementacin de los metadatos de un expediente electrnico para su tratamiento y gestin a nivel interno es libre y, como tal, ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa especfica. Slo en el caso en que el expediente electrnico intervenga en un proceso de intercambio, la implementacin de sus metadatos mnimos obligatorios, junto al resto de sus componentes, se realizar segn la estructura y condiciones establecidas en el punto 4.5.1 de esta gua. 24. El apartado III.2 de la NTI establece:
III. Componentes del expediente electrnico. III.1 III.2 La incorporacin de un expediente electrnico a un sistema de gestin documental atender a lo dispuesto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico y en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
con el fin de dejar constancia de la necesidad de gestionar todos los componentes del expediente electrnico dentro del marco de gestin documental de la organizacin, siendo responsabilidad de cada una de ellas el diseo e implementacin de cada componente conforme a sus necesidades y normativa especfica aplicable.
4.2. Requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico

25. Con carcter meramente informativo y a modo de resumen, la siguiente tabla recoge las caractersticas o requisitos para el expediente electrnico definidos en el marco normativo del ENI y su correspondencia con los procesos en un ciclo de vida genrico.
Referencia en normativa
Ley 11/2007: Artculo 32.2 RD 4/2010 ENI: Artculo 21
Descripcin del requisito

Los expedientes se formalizan mediante la inclusin de las referencias de los documentos que lo componen en un ndice electrnico firmado que asegura integridad e identificacin de sus componentes. -
Proceso / accin relacionada

Formalizacin expediente. Tramitacin e indizado del
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Referencia en normativa
Ley 11/2007: Artculo 32.3
Descripcin del requisito

La remisin puede ser sustituida por la puesta a disposicin teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo. Derecho del interesado a aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos y firmadas mediante firma electrnica avanzada por aqul. El estado de un expediente puede ser consultado a travs de una sede electrnica. -
Proceso / accin relacionada

Puesta a disposicin / Emisin de copia autntica. Acceso. Incorporacin de documentos. Tramitacin. Puesta a disposicin / Emisin de copia autntica. Acceso. Captura. Cierre del expediente. Archivo de las actuaciones. Definicin y aplicacin de normas de conservacin. Conservacin. Apertura del expediente. Tramitacin. Cierre del expediente. Acceso. Asignacin de metadatos. Identificacin del expediente. Indizado. Incorporacin de documentos. Apertura del expediente. Tramitacin. Cierre del expediente.
Ley 11/2007: Artculo 35.2
RD 1671/2009: Artculo 6.2
Ley 11/2007: Artculo 6 RD 1671/2009: Artculo 51
Las organizaciones deben conservar en formato electrnico todos los documentos electrnicos que formen parte de un expediente.
Ley 11/2007: Artculo36 RD 1671/2009: Artculo 53.1
La formacin de los expedientes es responsabilidad del rgano que disponga la normativa especfica o, de no existir previsin normativa, del encargado de su tramitacin. Los expedientes que puedan ser objeto de remisin o puesta a disposicin deben: - Tener un cdigo de identificacin nico. - Foliarse a travs de un ndice electrnico firmado. Dichos expedientes adems pueden: - Contener documentos electrnicos que formen parte a su vez de otros expedientes. - Incorporar excepcionalmente documentos en formatos distintos a los establecidos. Transferencia de los expedientes entre los diferentes repositorios electrnicos a efectos de conservacin de manera que se pueda asegurar su conservacin, y recuperacin a medio y largo plazo.
Ley 11/2007: Artculo 32.2 RD 1671/2009: Artculo 53.2
RD 4/2010 Artculo 21 h),j)
Conservacin electrnicos.
de
expedientes
Tabla 1. Resumen de requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico.
4.3. Ciclo de vida del expediente electrnico

26. A pesar de que la NTI de Expediente Electrnico no incluye una descripcin del ciclo de vida del expediente electrnico como tal, para facilitar la comprensin acerca de la generacin de expedientes electrnicos as como de aspectos clave para su intercambio como es la complecin del expediente o su proceso de foliado o indizado, esta gua describe, a tal fin, las diferentes fases de un ciclo de vida genrico que se desarrollan en los puntos siguientes. Adems, aunque tampoco sea objeto de la NTI de Expediente Electrnico, de cara a la correcta gestin del expediente cabe contemplar la normalizacin del tratamiento que ste recibe a lo largo de su ciclo de vida as como su conservacin a largo plazo, al objeto de mantener sus caractersticas de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, indispensables a los efectos de la interoperabilidad y de su valor probatorio. En tal caso,
27.
17
esta normalizacin se realiza sin perjuicio de acciones adicionales contempladas en procesos especficos de gestin de documentos que pueda requerir cada organizacin, de acuerdo con lo establecido en el marco global definido segn la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos. 28. El ciclo de vida del expediente electrnico se define en tres fases: Apertura, Tramitacin y Conservacin y seleccin. Dentro de este ciclo, la formacin del expediente, entendida como el proceso mediante el cual se crea el expediente y su ndice y se produce la incorporacin ordenada y sucesiva de documentos, tiene lugar a lo largo de las fases de Apertura y Tramitacin. Concluida la tramitacin, el expediente se cierra y pasa a Conservacin y seleccin para, segn corresponda, su archivado o destruccin. Las fases del ciclo de vida del expediente electrnico se desarrollan como un ciclo continuo, por lo que los procesos de gestin de documentos y expedientes podrn renovarse en funcin de las necesidades que se produzcan a lo largo del ciclo de vida.
29.
Figura 2. Resumen del ciclo de vida de un expediente electrnico.
4.3.1. Fase de apertura

30. La fase de apertura o creacin del expediente electrnico conllevara, al menos, la realizacin de las siguientes acciones: i. Creacin del objeto administrativo digital expediente que comprender el ndice electrnico y los documentos electrnicos que vayan siendo incorporados al expediente de acuerdo con el procedimiento correspondiente. ii. Creacin del ndice electrnico, segn la implementacin o el patrn que corresponda en funcin del tipo de expediente o procedimiento administrativo del que se trate. iii. Inclusin en el ndice de las referencias de cada uno de los documentos disponibles en el momento de la apertura, a los que se irn sumando otros de acuerdo con su progresiva captura en el sistema de gestin de documentos y su incorporacin al expediente, en su caso, hasta completar lo establecido en el patrn correspondiente.
18
Como ya se ha mencionado, el ndice electrnico siempre debe contener en cualquier caso la identificacin sustancial, debidamente ordenada, de los documentos electrnicos que conforman el expediente y que se concretan en el siguiente punto. iv. Asignacin de metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico. En esta fase, se asignan los metadatos mnimos obligatorios que deben registrarse en el momento de la creacin del expediente electrnico y que estarn presentes en cualquier proceso de intercambio. Los metadatos mnimos obligatorios del expediente se establecen en el apartado IV de la NTI que se describe en el punto 4.4.1 de esta gua.
4.3.2. Fase de tramitacin

31. Durante la fase de tramitacin tendran lugar actuaciones administrativas relacionadas con el expediente. Estas actuaciones podran tener como consecuencia: i. Inclusin de nuevos documentos que se refleja a travs de la inclusin de sus correspondientes referencias en el ndice electrnico. En caso de utilizacin de patrones, la inclusin de los documentos se realizara de acuerdo con lo establecido en el patrn correspondiente. ii. Cambios de estado o de caractersticas particulares del expediente que pueden tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel de procesos de gestin interna. iii. Generacin de sub-expedientes electrnicos objeto de intercambio generalmente provocados por solicitudes de remisin o puesta a disposicin de un expediente, que, en cualquier caso sirven para dar fijeza al estado del expediente en un determinado momento, y que seguirn las pautas de formato y estructura para el intercambio definidas en el punto 4.5.1 de esta gua. Estos sub-expedientes, sobre los que no debe realizarse ningn tipo de modificacin, pueden contener parte o la totalidad del contenido del expediente a partir del cual se genera, el cual contina evolucionando conforme a su tramitacin. El ndice de dichos sub-expedientes permite mantener el estado y documentos incluidos en el expediente original del que proceden en el momento de su generacin, y de esta forma, se puede obtener y conservar las caractersticas, contenido y estado de un expediente en un momento del tiempo. La descripcin completa de las acciones a llevar a cabo en un servicio de remisin o puesta a disposicin se detallan en el punto 4.5 de esta gua. 32. Todas estas acciones pueden reflejarse a nivel interno en el expediente electrnico a travs de metadatos complementarios, que como tales atenderan a necesidades de descripcin especficas y que se detallan en el punto 4.4.2 de esta gua. La etapa de tramitacin concluye con el cierre formal del expediente, necesario para la fase de conservacin y seleccin posterior. Dada su relevancia, el proceso de cierre del expediente se describe con detalle en el siguiente punto 4.3.2.1.
33. 34.
19
4.3.2.1.
Cierre del expediente

En el mbito de esta gua, el cierre del expediente no debe ser entendido en el sentido estricto asociado al cierre del procedimiento administrativo correspondiente, sino como proceso que permite obtener y conservar las caractersticas, contenido y estado de un expediente en un momento del tiempo. Por lo tanto, el proceso que se describe en este punto es aplicable tanto para la generacin de sub-expedientes, como consecuencia de una solicitud de remisin o puesta a disposicin, como para el cierre formal del expediente, paso previo necesario a la conservacin y seleccin del mismo. Segn esto, sobre un expediente cerrado, en el sentido expuesto, no se realizaran modificaciones por lo que, en caso de ser necesarias, se generar un nuevo expediente. En determinados mbitos, el concepto de cierre que se aplica en esta gua se conoce como generacin de vistas de un expediente electrnico.
39.
En el proceso de cierre de un expediente cabe contemplar, al menos, los siguientes aspectos: i. Complecin del ndice del expediente, asegurando que incluye referencias a los documentos electrnicos del expediente en el momento del cierre, pudiendo adems en este punto aadir, a los mnimos obligatorios, metadatos complementarios, como pueden ser los relativos a los calendarios de conservacin. ii. El foliado o indizado del expediente, que viene a sustituir en el entorno digital el proceso de foliado del expediente del entorno papel, se define en el artculo 32 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de la siguiente forma: El foliado de los expedientes electrnicos se llevar a cabo mediante un ndice electrnico, firmado por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrnicos. El foliado es un aspecto clave en el intercambio de expedientes electrnicos, ya que previo a su envo, las organizaciones han de indizar el expediente al objeto de garantizar la integridad del mismo reflejando su estado en un determinado momento del tiempo.
40.
Con independencia de particularidades que puedan ser definidas por cada organizacin, durante el proceso de indizado o foliado bsico se lleva a cabo la concatenacin ordenada, en el ndice electrnico, de los siguientes elementos que sirven para referenciar desde el propio ndice a los documentos que componen el expediente electrnico, el cual podra contemplar: i. Identificadores de los documentos electrnicos que componen el expediente. ii. Huellas digitales de dichos documentos electrnicos. La huella de un documento electrnico se obtiene de la aplicacin de una funcin resumen bien al fichero de contenido de dicho documento o concatenando las huellas de todos los ficheros que lo componen (en caso de documentos con ms de un fichero de contenido), pudiendo incluir a su vez la huella del fichero de la firma electrnica de cada uno de ellos, cuando stas se almacenan en ficheros independientes.
20
iii. La fecha de incorporacin del documento electrnico al expediente. iv. El orden del documento dentro del expediente. v. Otro elemento que indique el patrn correspondiente, en su caso, para el proceso de indizado o foliado. vi. Datos generales sobre el expediente, como puede ser la fecha de apertura o de cierre del expediente. 41. Una vez que el ndice electrnico ha sido conformado por los elementos anteriormente definidos, se procede a firmar el ndice electrnico al objeto de que quede debidamente garantizada la autenticidad e integridad de su contenido, y por extensin del expediente. La siguiente figura ilustra el procedimiento de indizado descrito.
42.
ndice electrnico
Fecha de generacin ID1 ID2 ID3 H1 H2 H3 F1 F2 F3 I2
Firma
ID: Identificador del documento. H: Huella digital. F: Funcin resumen del documento electrnico. I: Fecha de incorporacin en el expediente.
Figura 3. Ejemplo de indizado bsico del expediente electrnico.
4.3.3. Fase de conservacin y seleccin

43. En la fase de conservacin y seleccin, una vez transcurrido el periodo de validez administrativa de un expediente, que puede resultar de un perodo sin actividad sobre los documentos, aquellos expedientes o documentos integrantes de los mismos con valor efmero se eliminan reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en atencin a su utilidad administrativa, jurdica, archivstica, histrica o de investigacin y social, y segn establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente, en cualquier caso atendiendo a lo establecido en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
21
4.4. Metadatos del expediente electrnico

44. Como ya se ha mencionado, los metadatos constituyen un componente del expediente electrnico que facilita la creacin, gestin y uso del expediente a lo largo del tiempo cuyas caractersticas se establecen a travs del apartado IV de la NTI. La Gua de aplicacin de la NTI de Documento Electrnico incluye consideraciones generales sobre el concepto, implementacin y tratamiento de los metadatos pueden ser de inters tambin en el mbito del expediente electrnico. 46. Ntese que slo en el caso en que un expediente electrnico intervenga en un proceso de intercambio, la implementacin de sus metadatos, junto al resto de sus componentes, se realiza segn una estructura y unas condiciones completamente establecidas, y que son objeto del apartado V de la NTI. El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico, (e-EMGDE), que se referencia en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, constituye un modelo funcional para la aplicacin de los metadatos como herramienta de gestin global dentro de una organizacin. Existen dos conjuntos de metadatos aplicables a expedientes electrnicos, cuyas caractersticas se definen a continuacin.
47.
48.
4.4.1. Metadatos mnimos obligatorios

49. Los metadatos mnimos obligatorios constituyen un conjunto mnimo de informacin definido con el fin de facilitar el conocimiento inmediato y automatizable de las caractersticas bsicas del expediente electrnico que permitan su contextualizacin en el marco de la organizacin y procedimiento administrativo al que corresponda. Las condiciones relativas a los metadatos mnimos obligatorios se establecen en el apartado IV.1 de la NTI de Expediente Electrnico:
IV. Metadatos del expediente electrnico. IV.1 Los metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico: a) Sern los definidos en el anexo I. b) Se asociarn en la formacin del expediente para su remisin o puesta a disposicin. c) No sern modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a excepcin de modificaciones necesarias para la correccin de errores u omisiones en el valor inicialmente asignado. IV.2
50.
51.
El conjunto de metadatos mnimos obligatorios por tanto debe registrarse en la formacin del expediente, y estar presente en cualquier proceso de intercambio de expedientes electrnicos entre organizaciones y con el ciudadano. Adems, este conjunto de metadatos no puede ser modificado en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a excepcin de modificaciones necesarias para la correccin de errores u omisiones en el valor inicialmente asignado tal y como establece el artculo 42
52.
22
del R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre. La imposibilidad de modificar, a nivel interno, el valor de los metadatos mnimos obligatorios expresada en el epgrafe IV.1.b no implica que metadatos del expediente, dadas sus caractersticas y finalidad, han de variar, como es el caso del Interesado, que podra verse incrementado a lo largo de la vida del expediente o el Estado para el que tambin se produciran variaciones. 53. El anexo I de la NTI define el listado completo de metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico que se muestra a continuacin:
ANEXO I Metadatos mnimos obligatorios de expedientes electrnicos
Metadato Descripcin / Condiciones de uso Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico conforme a la cual se estructura el expediente. Identificador normalizado del expediente. Identificador normalizado de la administracin responsable de la tramitacin del procedimiento
Repetible?
2
Tipo
Esquema de valores
Versin NTI
URI
http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e
Identificador
Cadena de caracteres
rgano
1:N
FechaApertura Fecha de apertura del Expediente expediente Procedimiento administrativo con el que se relaciona el expediente. Estado del expediente en el momento de intercambio.
Fecha/hora
Clasificacin
Estado
ES_<rgano>_<AAAA>_EXP_<ID_esp 3 ecfico> Ejemplo: ES_E00010207_2010_EXP_ MPR000000000000000000000010207 Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn gestionado por el Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica. Ejemplo: E00003901 Formato: AAAAMMDD T HH:MM:SS <ISO 8601> Esquema de valores normalizado segn el Sistema de Informacin Administrativa (SIA). Si el procedimiento no se encuentra en SIA: 4 <rgano>_PRO_<ID_PRO_especfico> Abierto Cerrado ndice para remisin cerrado.
2 Ntese que la repetibilidad indicada en la tabla slo se refiere a los metadatos que acompaan al expediente electrnico en un intercambio, sin perjuicio de la posibilidad de asignacin de otros metadatos gestionados a nivel interno de cada administracin cuyas consideraciones atendern a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos. 3
Codificacin del Identificador del expediente: <rgano>: Vase codificacin del metadato rgano. En caso de ms un rgano los nueve caracteres correspondientes sern acordados entre las partes con el fin de asegurar la unicidad del identificador que es su nico fin. <AAAA>: Ao de la fecha de creacin del expediente. (Longitud: 4 caracteres). <ID_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al expediente dentro de los generados por la administracin responsable. Cada administracin puede disear el proceso de generacin segn sus necesidades, asegurando en cualquier caso su unicidad. Por lo tanto, este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una rplica del ID utilizado a nivel interno de la administracin. (Longitud: 30 caracteres). Codificacin del metadato Calificacin si el procedimiento no existe en SIA: <rgano>: Vase codificacin del metadato rgano. <ID_PRO_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al procedimiento dentro de los propios de la administracin. Cada administracin puede disear el proceso de generacin segn sus necesidades, asegurando en cualquier caso su unicidad. Por lo tanto, este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una rplica del ID utilizado a nivel interno de la administracin. (Longitud: 30 caracteres).
23
Metadato Interesado
Descripcin / Condiciones de uso Identificador interesado. del
Repetible?
Tipo Cadena de caracteres
Esquema de valores a) Si ciudadano o persona jurdica: DNI, NIE, NIF o similar. b) Si administracin: <rgano> - CSV - Formatos de firma electrnica de documentos electrnicos definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de firma y certificados de la Administracin.
0:N
Tipo de firma
Indica el tipo de firma del ndice del expediente.
1:N
Si Tipo de firma = CSV

Valor CSV Definicin generacin CSV Valor del CSV. Referencia a la Orden, Resolucin o documento que define la creacin del CSV correspondiente. 1:N Cadena de caracteres N/A
1:N
Si AGE: Cadena de Referencia BOE:BOE-A-YYYY-XXXXX caracteres En otro caso, referencia correspondiente.
Tabla 2. Metadatos mnimos obligatorios para expedientes electrnicos.
54.
Como ya se ha mencionado, la NTI no hace ningn tipo de previsin sobre la implementacin de los metadatos en general ni por tanto de su firma. Ntese no obstante que, en caso de intercambio, los metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico sern integrados bajo la estructura XML establecida, sobre la que, si una organizacin lo considera conveniente, podra aplicarse una firma electrnica que incluyese dichos metadatos.
4.4.2. Metadatos complementarios

55. 56. Los metadatos complementarios responden generalmente a necesidades de descripcin especficas y, como tal, estn asociados a procesos de gestin interna. El apartado IV.2 de la NTI trata los metadatos complementarios del expediente electrnico:
IV. Metadatos del expediente electrnico. IV.1 IV.2 Se podrn asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de descripcin especficas. Estos metadatos complementarios se aplicarn, en su caso, de acuerdo con lo previsto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos..
57.
Por tanto, independientemente de los metadatos mnimos obligatorios a los que se refiere el punto anterior, las distintas organizaciones podrn asociar a los expedientes electrnicos metadatos de carcter complementario, para las necesidades de descripcin especficas de su respectivo mbito de gestin. Ntese que estos metadatos no estaran sujetos a las prohibiciones de modificacin establecidas para los metadatos mnimos obligatorios. Dicha limitacin no tendra sentido, puesto que las variaciones en su valor responden generalmente al reflejo de la evolucin del expediente electrnico a lo largo de su ciclo de vida, finalidad de los propios metadatos complementarios.
58.
24
59.
La necesidad de implementacin de un determinado conjunto de metadatos complementarios viene marcada por las necesidades de gestin del expediente. Cada organizacin debe valorar sus necesidades especficas adicionales y extender el esquema de metadatos internamente segn sus requisitos. En este sentido, cabe contemplar el Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico, (e-EMGDE), que se referencia en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos como modelo funcional para la aplicacin de los metadatos como herramienta de gestin global dentro de una organizacin. Ntese que el esquema XML de intercambio de expedientes electrnicos del ENI, en cuanto a metadatos se refiere, slo concreta la inclusin de los metadatos mnimos obligatorios, ya que stos constituyen un componente de obligatoria presencia en cualquier intercambio. El intercambio de metadatos complementarios, motivado por necesidades concretas especficas, puede implementarse a travs de mecanismos establecidos para cada caso, compatibles con las especificaciones del esquema.
60.
61.
4.5. Servicios de remisin y puesta a disposicin

62. La definicin de las condiciones para los servicios de intercambio y consulta de expedientes electrnicos en el marco normativo del ENI, responde al derecho reconocido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, relativo a que los interesados pueden solicitar la consulta o puesta a disposicin de expedientes por medios electrnicos, mediante el acceso a una sede electrnica por ejemplo, o bien solicitar la remisin o envo del mismo. Cuando se producen solicitudes de remisin o puesta a disposicin de expedientes entre distintas organizaciones o por parte de los ciudadanos, stas deben seguir unas pautas comunes, para llevar a cabo dichas consultas y el intercambio de expedientes electrnicos, que favorezcan la interoperabilidad. Sin embargo, cuando el intercambio de expedientes se produce a nivel interno, cada organizacin se rige por lo establecido en su poltica interna, pudiendo contemplar las consideraciones que se desarrollan a continuacin. En este contexto, la Ley 11/2007, de 22 de junio, en su artculo 32, establece la posibilidad de sustituir la remisin de un expediente por su puesta a disposicin, teniendo derecho el interesado a obtener una copia del mismo, con lo que desaparecera la diferenciacin tradicional entre ambos servicios y, para la interoperabilidad, bastara con establecer las condiciones generales a aplicar para el intercambio de expedientes que, como tal, aparecen en el apartado V de la NTI:
V. Intercambio de expedientes electrnicos. V.1 El intercambio de expedientes electrnicos, a los efectos de remisin y puesta a disposicin, se realizar mediante el envo en primer lugar de la estructura definida en el anexo II, sin perjuicio de la aplicacin de otras, reguladas por su normativa especfica. Tras el envo de dicha estructura, se enviarn cada uno de los documentos electrnicos que componen el expediente, en el orden indicado en el ndice y atendiendo a lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico. V.2 Excepcionalmente, se podrn aplicar otras estructuras para el intercambio de expedientes electrnicos entre Administraciones pblicas, cuando exista acuerdo previo entre las partes. En cualquier caso, si debe enviarse a un tercero, la estructura utilizada ser convertida por el emisor a la estructura definida en el anexo II.
63.
64.
65.
25
V.3 Cuando la naturaleza o la extensin de las pruebas o documentos que forman parte del expediente electrnico no permitan o dificulten notablemente su inclusin en una de las estructuras establecidas, se incorporar al expediente electrnico un documento en el que se especifique cuales son estas pruebas o documentos. Dichas pruebas o documentos sern custodiados por el rgano gestor sin perjuicio, en su caso, de aportacin separada cuando as se requiera. V.4 El ndice electrnico de los expedientes objeto de intercambio reflejar, al menos: La fecha de generacin del ndice. Para cada documento electrnico: su identificador, su huella digital, la funcin resumen utilizada para su obtencin, que atender a lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares, y, opcionalmente, la fecha de incorporacin al expediente y el orden del documento dentro del expediente. Si es el caso, la disposicin de los documentos en carpetas y expedientes electrnicos anidados. V.5 Para el intercambio de expedientes electrnicos, entre Administraciones pblicas, en procesos de actuacin automatizada: Se utilizar preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas como medio para la transmisin. Si el expediente electrnico forma parte de un asiento registral, ste ser tratado como adjunto del mensaje de datos de intercambio segn lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. V.6 En caso de intercambio de expedientes electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de expedientes que deban conservarse permanentemente, el rgano o entidad transferidora verificar la autenticidad e integridad del expediente en el momento de dicho intercambio.
66.
El apartado V.1 refleja la equiparacin ya mencionada de los servicios de remisin y puesta a disposicin en los que se aplicarn las mismas condiciones de formato y estructura que se describen en el punto 4.5.1. Aunque la NTI no establece ninguna consideracin especfica al respecto, cabra contemplar que los datos de los servicios de intercambio y consulta de expedientes se registrasen a travs de los metadatos del expediente, permitiendo la trazabilidad de las distintas operaciones realizadas sobre el mismo. De la misma forma, aunque no aparece explcitamente en la NTI, el acceso, verificacin e impresin de un expediente electrnico se traducira en el acceso, verificacin e impresin del ndice y documentos que lo componen, para lo cual sera de aplicacin lo establecido a tal efecto en la NTI de Documento Electrnico.
67.
68.
4.5.1. Formato y estructura para el intercambio de expedientes

69. Segn la NTI, por tanto, la estructura a aplicar para el intercambio de expedientes electrnicos ser de forma general: i. Un fichero XML que seguir la estructura definida en el anexo II de la NTI que incluir: a. ndice firmado que incluye las referencias de los documentos electrnicos que componen el expediente, mencionadas de forma genrica en el punto 4.3.2 de la
26
gua, y que se concretan en caso de intercambio atendiendo al apartado V.4 de la NTI. Ntese que, como elemento que refleja el estado del expediente en un determinado momento del tiempo, la NTI establece que el ndice ha de contener tambin la fecha en que se genera. b. Metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico. c. Opcionalmente, un elemento para incluir una visualizacin alternativa de la informacin del expediente, como podra ser el ndice o el contenido completo de los documentos que lo componen.
Figura 4. XSD de Expediente electrnico.
ii. Los documentos electrnicos que componen el expediente bajo la estructura XML establecida en la NTI de Documento Electrnico. 70. El mencionado anexo II de la NTI de Expediente Electrnico consta de cinco apartados a travs de los cuales se establece el esquema a aplicar para integrar estos tres elementos.5
ANEXO II Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos 1. XSD Expediente electrnico. 2. XSD ndice electrnico del expediente. 3. XSD Contenido del ndice electrnico del expediente. 4. XSD Metadatos del expediente electrnico. 5. XSD Firmas.
La descripcin completa, consideraciones de aplicacin y las pautas para la generacin de XMLs de expedientes electrnicos atendiendo a los esquemas XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI. 71. Con el fin de dar cabida a otras estructuras de intercambio de expedientes electrnicos con normativa especfica, el apartado V.2 de la NTI refleja el uso excepcional de otras
Con carcter informativo, el cdigo del esquema XML de la NTI se incluye como anexo a esta gua.
27
estructuras siempre con acuerdo previo entre las partes y con la obligacin para el emisor de convertir la estructura recibida a la establecida en el anexo II de la NTI. 72. Ntese que el apartado V.3 de la NTI permite la inclusin en un expediente de documentos electrnicos en otros formatos y soportes. Con esto se respondera a aquellos casos en que una conversin a un formato electrnico convencional no fuese posible por las propias caractersticas del soporte fsico origen o cuando una conversin de formato pudiese provocar la prdida del valor probatorio del documento electrnico.
4.5.2. Otras consideraciones para el intercambio de expedientes

73. Los apartados V.5 y V.6 establecen otras consideraciones para el intercambio de expedientes:
V. Intercambio de expedientes electrnicos. V.4 V.5 Para el intercambio de expedientes electrnicos, entre Administraciones pblicas, en procesos de actuacin automatizada: Se utilizar preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas como medio para la transmisin. Si el expediente electrnico forma parte de un asiento registral, ste ser tratado como adjunto del mensaje de datos de intercambio segn lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. V.6 En caso de intercambio de expedientes electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de expedientes que deban conservarse permanentemente, el rgano o entidad transferidora verificar la autenticidad e integridad del expediente en el momento de dicho intercambio.
74.
Segn el apartado V.5, para procesos de actuacin automatizada, adems de las consideraciones de estructura y formato establecidas, la NTI establece: i. Utilizacin preferente de la Red SARA como medio para la transmisin, atendiendo a lo establecido en el artculo 43 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y en el 13 del R.D. 4/2010 ENI. La Red SARA proporciona los mecanismos que permiten validar la autenticidad e identidad de los emisores y receptores de los expedientes electrnicos a intercambiar, proporcionando una conexin fiable, segura, capaz y flexible entre las diferentes organizaciones, garantizando as un entorno cerrado y seguro de comunicaciones de los datos que se transmitan.6 ii. Si el expediente electrnico forma parte de un asiento registral, ste seguira el formato y estructura establecida en la NTI de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales para el Segmento De Anexo del mensaje de datos de intercambio.
75.
Destacar que el apartado V.6 de la NTI refleja la responsabilidad de cada organizacin en cuanto a la gestin y conservacin de las firmas electrnicas asociadas al expediente electrnico, con independencia de que sta hubiese sido realizada por ella misma o no,
Vase NTI de Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas
28
detallando la importancia de esta responsabilidad en caso de transferencias de custodia o traspaso de responsabilidad: 76. 77. Adems, en cuanto a seguridad, el intercambio de expedientes electrnicos se realizara conforme a lo establecido en el ENS. La NTI no incluye ninguna mencin al acceso a expedientes electrnicos para el que, en cualquier caso, cabra contemplar que para en tanto que contienen documentos electrnicos, sera de aplicacin lo definido en la NTI de Documento Electrnico y por tanto, para cada documento electrnico que conforma el expediente electrnico se mostrara el contenido, la informacin bsica de la firma y los metadatos mnimos obligatorios all definidos.
4.6. Consideraciones para la implementacin y la gestin del expediente electrnico

78. La NTI no desarrolla consideraciones especificaciones para la gestin de los expedientes electrnicos puesto que su gestin atendera en cualquier caso al marco de gestin documental que se aplique en cada organizacin acorde a lo dispuesto en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos. La NTI tampoco establece ninguna consideracin relativa a la implementacin del expediente. No obstante, cabra contemplar que las sedes electrnicas, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, implantaran aplicaciones para la puesta a disposicin de expedientes electrnicos a los ciudadanos interesados, que permitan cumplir los requisitos de interoperabilidad desarrollados en la NTI. Independientemente de que las funcionalidades propias de la gestin de documentos electrnicos sean proporcionadas por la misma herramienta, a travs de una solucin integral, o por aplicaciones independientes, el sistema utilizado para la gestin de expedientes electrnicos proporcionara las siguientes funcionalidades: i. Registro y almacenamiento de los metadatos asociados al expediente. ii. Mecanismos para el aseguramiento de su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. iii. Mecanismos de foliado o indizado al cierre del expediente. iv. Generacin y registro de expedientes vinculados al original durante la etapa de tramitacin. v. Mecanismos para la puesta a disposicin y remisin, que permitirn dejar constancia de las solicitudes atendidas, consultas recibidas e intercambios de informacin segn corresponda. vi. Requisitos establecidos en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos. vii. Para cuestiones de seguridad en la implantacin de estas aplicaciones se atendera a lo establecido a tal efecto en el ENS.
79.
29
5.
DEFINICIONES Y ACRNIMOS
5.1. Definiciones7
Aplicacin: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un problema mediante el uso de la informtica. Autenticidad: Referido a un documento, propiedad que puede atribursele como consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de modificacin. Captura: Proceso de gestin de documentos que seala la incorporacin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida. Ciudadano: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Pblicas. Conservacin: Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual y tcnica de los documentos a lo largo del tiempo. Conversin: Proceso de transformacin de un documento u otro objeto digital de un formato, o versin de formato, a otro. Copia: Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproduccin. Creacin: Referido a un documento, momento en que se genera. No debe confundirse la creacin con la captura de un documento (vase captura). Dato: Una representacin de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y adecuado para su comunicacin, interpretacin o procesamiento por medios automticos o humanos. Digitalizacin: Proceso tecnolgico que permite la obtencin de uno o varios ficheros electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra de un documento papel a travs de tcnicas fotoelctricas de escaneado. Direccin electrnica: Identificador de un equipo o sistema electrnico desde el que se provee de informacin o servicios en una red de comunicaciones. Disponibilidad: Referido a un documento, indica propiedad o caractersticas del mismo consistente en que permite que ste pueda ser consultado, localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe sealar la actividad o actuacin donde se gener, proporcionar la informacin necesaria para la comprensin de las actuaciones que motivaron su creacin y utilizacin, identificar el contexto marco de las actividades y las funciones de la organizacin y mantener los vnculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de actuaciones.
En el contexto de esta gua, los conceptos definidos en este apartado para documentos son aplicables tambin a expedientes.
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Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Documento: Informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Esquema de metadatos: Instrumento que define la incorporacin y gestin de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida. Expediente electrnico: Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan. Fiabilidad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica que su contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades. Fijeza: Cualidad del documento electrnico que lo hace inmutable, tanto en su transmisin como en su almacenamiento. Firma electrnica: Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante. Firmante: Entidad, ya sea persona fsica o legal, que crea la firma electrnica segn las reglas definidas en una poltica de firma electrnica o un marco legal concreto. Foliado o Indizado: Proceso de gestin del expediente electrnico mediante el que se incluye en el ndice electrnico del mismo la concatenacin ordenada de las referencias a los documentos que lo integran y las huellas digitales de dichos documentos, finalizando el proceso con la firma electrnica del ndice. Formato: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Funcin hash: Aplicado a un documento electrnico, funcin que permite obtener una secuencia de valores de longitud resumen de su contenido (huella digital / binaria o hash) que identifica unvocamente el documento sobre el que se gener. Gestin de documentos: Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemtico de la creacin, recepcin, uso, valoracin y conservacin de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha organizacin, en forma de documentos y sistemas de informacin. Huella digital / binaria o hash: Secuencia de valores resultado de la aplicacin de una funcin hash a un documento electrnico. Identidad: Conjunto de caractersticas de un documento que lo identifican de manera nica y lo distinguen de cualquier otro documento. Junto con la integridad, un componente de la autenticidad. ndice electrnico: Documento electrnico que incluye la relacin de documentos electrnicos de un expediente electrnico, firmado por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso. Indizado: Vase Foliado.
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Integridad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica su carcter de completo, sin alteracin de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la identidad. Interoperabilidad en el tiempo: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la interaccin entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnolgicas; se manifiesta especialmente en la conservacin de la informacin en soporte electrnico. Interoperabilidad organizativa: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la capacidad de las entidades y de los procesos a travs de los cuales llevan a cabo sus actividades para colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados relativos a los servicios que prestan. Interoperabilidad semntica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a que la informacin intercambiada pueda ser interpretable de forma automtica y reutilizable por aplicaciones que no intervinieron en su creacin. Interoperabilidad tcnica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la relacin entre sistemas y servicios de tecnologas de la informacin, incluyendo aspectos tales como las interfaces, la interconexin, la integracin de datos y servicios, la presentacin de la informacin, la accesibilidad y la seguridad, u otros de naturaleza anloga. Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de informacin y conocimiento entre ellos. Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos segn su aplicacin. Organizacin: Cualquier rgano de la Administracin pblica o Entidad de Derecho Pblico vinculada o dependiente de aqulla. Original: Referido a un documento, que posee la cualidad de genuino, que se remonta directamente a su autor y que no ha sido copiado ni imitado de otro y, por tanto, es eficaz (produce efectos). Poltica de firma electrnica: Conjunto de normas de seguridad, de organizacin, tcnicas y legales para determinar cmo se generan, verifican y gestionan firmas electrnicas, incluyendo las caractersticas exigibles a los certificados de firma. Poltica de gestin de documentos electrnicos: Orientaciones o directrices que define una organizacin para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La poltica se aprueba al ms alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin, aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento de los documentos a travs de su ciclo de vida. Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurdicamente para la toma de decisiones por parte de las Administraciones Pblicas para garantizar la legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolucin en la que se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurdicamente regulado se implementa en la prctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor medida con el formal.
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Proceso operativo: Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un resultado. Puesta a disposicin: Proceso de gestin documental cuyo objeto es proporcionar respuesta a una solicitud de consulta de un expediente, o una parte del mismo, por parte de un interesado. Red SARA: Conjunto de infraestructuras tecnolgicas que presta la red de comunicaciones que interconecta los sistemas de informacin de las Administraciones Pblicas espaolas y permite el intercambio de informacin y servicios entre las mismas, as como la interconexin con las redes de las Instituciones de la Unin Europea y de otros Estados Miembros. Registro: Proceso de gestin de documentos paralelo al de la captura, establecido como un requisito legal, definido en la legislacin de procedimiento administrativo como dotado de fe pblica, que marca la incorporacin de un documento al sistema de gestin de documentos de una Administracin pblica, mediante la adjudicacin de un identificador nico en el momento de su entrada en el sistema. Remisin de un expediente: Proceso de gestin documental consistente en el intercambio de un expediente, o una parte del mismo, para su envo a un interesado. Segn la Ley 11/2007 (artculo 32), la remisin de expedientes puede ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposicin de ste, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo. Sede electrnica: A efectos de interoperabilidad, aquella direccin electrnica disponible para los ciudadanos a travs de redes de telecomunicaciones de la que es titular una Administracin Pblica, rgano o entidad administrativa. Sistema de Aplicaciones y Redes para las Administraciones (SARA): Conjunto de infraestructuras tecnolgicas que permiten conectar en red a todas las administraciones que lo deseen, facilitando un sistema de intercambio de aplicaciones entre administraciones. Sistema de gestin de documentos: Marco definido por la poltica de gestin de documentos de una organizacin donde se integran los recursos y se implantan las prcticas de gestin de documentos (establecidas en forma de programa de tratamiento) en una organizacin. Integran el sistema, adems de la poltica, los recursos, el programa de tratamiento y los documentos incorporados a dicho sistema. Soporte: Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos. Trazabilidad: Propiedad o caracterstica consistente en que las actuaciones de una entidad pueden ser imputadas exclusivamente a dicha entidad. En el mbito de la gestin de documentos, proceso que facilita el seguimiento de la creacin, incorporacin, movimiento, uso y eventual modificacin de los documentos dentro de un sistema de gestin de documentos.
5.2. Acrnimos
CSV: Cdigo Seguro de Verificacin.
e-EMGDE: Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico.
ENI: Esquema Nacional de Interoperabilidad.
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ENS: Esquema Nacional de Seguridad.

MPTAP: Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica
NTI: Norma Tcnica de Interoperabilidad.
SARA: Sistema de Aplicaciones y Redes para las Administraciones.
XML: eXtensible Markup Language.
XSD: XML Schema Definition.
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6.
REFERENCIAS
6.1. Legislacin
i. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf ii. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/18/pdfs/BOE-A-2009-18358.pdf iii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica. http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1330.pdf iv. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf v. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13170.pdf vi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169 vii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13172.pdf viii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13171.pdf ix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13173.pdf x. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13174.pdf
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xi. Decisin de la Comisin 2011/130/EU de 25 de febrero de 2011 por la que se establecen los requisitos mnimos para el tratamiento transfronterizo de los documentos firmados electrnicamente por las autoridades competentes en virtud de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior. http://www.boe.es/doue/2011/053/L00066-00072.pdf xii. Ley orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal. http://www.boe.es/boe/dias/1999/12/14/pdfs/A43088-43099.pdf xiii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. http://www.boe.es/boe/dias/2008/01/19/pdfs/A04103-04136.pdf
6.2. Estndares y buenas prcticas

i. ARMA International. Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd ed. Lenexa, KS: ARMA International, 2007. ii. EAC (Encoded Archival Context). http://www.library.yale.edu/eac/ iii. EAD (Encoded Archival Description). http://www.loc.gov/ead/ iv. Eppard, P. B., et al. (US-InterPARES Project Researchers). Findings on the Preservation of Authentic Electronic Records, Final Report. Vancouver, BC: US-InterPARES Project, September 2002. http://www.interpares.org/ip2/ip2_dissemination.cfm?proj=ip2&cat=o-grt v. InterPARES Project. http://www.interpares.org vi. ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families). http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf vii. ISAD (G) (General International Standard Archival Description). http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf viii. ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings). http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf ix. ISDF (Norma internacional para la descripcin de funciones). http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf x. ISO 20652:2006. Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) xi. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office environments:
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a. Part 1: Overview and statement of principles. b. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. c. Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems. xii. Ministerio de Cultura. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica: Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones Parte 1: Tipos de entidad. Borrador final de la CNEDA. http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html (Consulta: 24-2-2010). xiii. Pearce-Moses, R. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The Society of American Archivists, 2005. http://www.archivists.org/glossary/index.asp xiv. UK National Archives. Brown, A. Digital Preservation Guidance Note 2: Selecting Storage Media for Long-Term Preservation. UK: The National Archives, 2008. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_storage_media.pdf xv. UNE-ISO 15489-1: 2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos: Parte 1. Generalidades. xvi. UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. xvii. UNE-ISO/TR 15801 IN: Imagen electrnica: Informacin almacenada electrnicamente: Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid: AENOR, 2008. xviii. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos. Madrid: AENOR, 2008.
6.3. Documentos de trabajo y referencias

i. Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas (CENATIC). http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_Archivo.pdf ii. Documentos electrnicos: Manual para archiveros. ICA, 2005. http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf iii. EAG (Encoded Archival Guide). http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm iv. Generacin de Expedientes Electrnicos para su envo eBalduque. http://www.csi.map.es/csi/tecnimap/tecnimap_2010/implicaciones_economicas/27implica ciones_economicas.pdf v. Glossary of Recordkeeping Terms. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping manual/introduction/glossary-of-recordkeeping-terms/glossary-of-recordkeeping terms/?searchterm=glossary
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vi. Gua para la aplicacin de la Ley 11/2007 en materia de gestin de documentos electrnicos, expediente electrnico y archivo electrnico del Ministerio de la Presidencia. vii. Manual de documentos administrativos. Editorial Tecnos, S.A., 1994. (ISBN: 84-309 2503-1). viii. Modelado de documentos de la Administracin Pblica. http://www.tcs.uni-luebeck.de/downloads/papers/2004/studienarbeit-johannes-textor.pdf ix. Procedimiento de gestin de expedientes de la AEAT. Fuente: Tecnimap 2007. x. Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the implementation of Art. 8 of the Services Directive. http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32145 xi. University of Pittsburgh. School of Information Sciences: Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping. http://web.archive.org/web/20000818163633/www.sis.pitt.edu/~nhprc/
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ANEXO I ESQUEMAS XML PARA INTERCAMBIO DE EXPEDIENTES ELECTRNICOS

Este anexo refleja el contenido ntegro del anexo II de la NTI. La descripcin completa, consideraciones de aplicacin y las pautas para la generacin de XMLs de expedientes electrnicos atendiendo a los esquemas XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI.
ANEXO II Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos 1. XSD Expediente electrnico.
<?xml version="1.0" encoding="UTF -8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:eniexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice-e" xmlns:eniexpmeta="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos" xmlns:eniexp="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e" xmlns:enifile="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/contenido" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD EXPEDIENTE ELECTRONICO ENI(v1.0)</xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice e" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice e/IndiceExpedienteEni.xsd"/> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente e/metadatos" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente e/metadatos/MetadatosExpedienteEni.xsd"/> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento e/contenido" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento e/contenido/ contenidoDocumentoEni.xsd"/> <xsd:element name="expediente" type="eniexp:TipoExpediente"/>
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<xsd:complexType name="TipoExpediente"> <xsd:annotation> <xsd:documentation> Para el intercambio de un expediente electrnico, se enva en primer lugar, el ndice del expediente. Posteriormente, se enviarn los documentos que lo componen, uno a uno, y siguiendo la distribucin reflejada en el contenido del ndice. </xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:sequence> <xsd:element ref="eniexpind:indice"/> <xsd:element ref="eniexpmeta:metadatosExp"/> <xsd:element name="VisualizacionIndice" type="enifile:TipoContenido" minOccurs="0" maxOccurs="1"/> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> </xsd:schema>
2. XSD ndice electrnico del expediente.
<?xml version="1.0" encoding="UTF -8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:enids="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma" xmlns:eniexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice-e" xmlns:eniconexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice e/contenido" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente e/indice-e" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD INDICE EXPEDIENTE ELECTRONICO ENI (v1.0) </xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma/firmasEni.xsd"/> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice e/contenido" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente e/indice-e/contenido/IndiceContenidoExpedienteEni.xsd"/> <xsd:element name="indice" type="eniexpind:TipoIndice"/> <xsd:complexType name="TipoIndice"> <xsd:sequence> <xsd:element name="IndiceContenido" type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/> <xsd:element ref="enids:firmas"> <xsd:annotation> <xsd:documentation>Existir, al menos, una firma del contenido del ndice del expediente electrnico.</xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> </xsd:schema>
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3. XSD Contenido del ndice electrnico del expediente.
<?xml version="1.0" encoding="UTF -8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:eniconexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice e/contenido" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente e/indice-e/contenido" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD CONTENIDO INDICE EXPEDIENTE ELECTRONICO ENI (v1.0)</xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:element name="IndiceContenido" type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/> <xsd:complexType name="TipoIndiceContenido"> <xsd:sequence> <xsd:element name="FechaIndiceElectronico" type="xsd:dateTime"/> <xsd:choice maxOccurs="unbounded"> <xsd:element name="DocumentoIndizado" type="eniconexpind:TipoDocumentoIndizado"/> <xsd:element name="ExpedienteIndizado" type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/> <xsd:element name="CarpetaIndizada" type="eniconexpind:TipoCarpetaIndizada"/> </xsd:choice> </xsd:sequence>
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<xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> <xsd:complexType name="TipoDocumentoIndizado"> <xsd:sequence> <xsd:element name="IdentificadorDocumento" type="xsd:string"/> <xsd:element name="ValorHuella" type="xsd:string"/> <xsd:element name="FuncionResumen" type="xsd:string"/> <xsd:element name="FechaIncorporacionExpediente" type="xsd:dateTime" minOccurs="0"/> <xsd:element name="OrdenDocumentoExpediente" type="xsd:string" minOccurs="0"/> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> <xsd:complexType name="TipoCarpetaIndizada"> <xsd:sequence> <xsd:element name="IdentificadorCarpeta" type="xsd:string"/> <xsd:choice maxOccurs="unbounded"> <xsd:element name="DocumentoIndizado" type="eniconexpind:TipoDocumentoIndizado"/> <xsd:element name="ExpedienteIndizado" type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/> <xsd:element name="CarpetaIndizada" type="eniconexpind:TipoCarpetaIndizada"/> </xsd:choice> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> </xsd:schema>
4. XSD Metadatos del expediente electrnico.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:eniexpmeta="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation>
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<xsd:documentation xml:lang="es">XSD METADATOS EXPEDIENTE ELECTRONICO ENI (v1.0) </xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:element name="metadatosExp" type="eniexpmeta:TipoMetadatos"/> <xsd:complexType name="TipoMetadatos"> <xsd:sequence> <xsd:element name="VersionNTI" type="xsd:anyURI"/> <xsd:element name="Identificador" type="xsd:string"/> <xsd:element name="Organo" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded"/> <xsd:element name="FechaAperturaExpediente" type="xsd:dateTime"/> <xsd:element name="Clasificacion" type="xsd:string"/> <xsd:element name="Estado"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es"> - E01 - Abierto. - E02 - Cerrado. - E03 - ndice para remisin cerrado. </xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:complexType> <xsd:simpleContent> <xsd:extension base="eniexpmeta:enumeracionEstados"/> </xsd:simpleContent> </xsd:complexType> </xsd:element> <xsd:element name="Interesado" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Obligatorio cumplimentar en caso de que exista al menos un interesado.</xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType>  <xsd:simpleType name="enumeracionEstados"> <xsd:restriction base="xsd:string"> <xsd:enumeration value="E01"/> <xsd:enumeration value="E02"/> <xsd:enumeration value="E03"/> </xsd:restriction> </xsd:simpleType> </xsd:schema>
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5. XSD Firmas.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:enids="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma " xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma " elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD FIRMAS ELECTRONICAS (v1.0)</xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:import namespace="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" schemaLocation=" http://www.w3.org/TR/xmldsig-core/ xmldsig-core-schema.xsd"/> <xsd:element name="firmas" type="enids:firmas"/> <xsd:complexType name="firmas"> <xsd:sequence> <xsd:element name="firma" type="enids:TipoFirmasElectronicas" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded"/> </xsd:sequence> </xsd:complexType> <xsd:complexType name="TipoFirmasElectronicas"> <xsd:sequence> <xsd:element name="TipoFirma"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es"> - TF01 - CSV. - TF02 - XAdES internally detached signature. - TF03 - XAdES enveloped signature. - TF04 - CAdES detached/explicit signature. - TF05 - CAdES attached/implicit signature. - TF06 - PAdES. </xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:simpleType> <xsd:restriction base="xsd:string"> <xsd:enumeration value="TF01"/> <xsd:enumeration value="TF02"/> <xsd:enumeration value="TF03"/> <xsd:enumeration value="TF04"/> <xsd:enumeration value="TF05"/> <xsd:enumeration value="TF06"/> </xsd:restriction> </xsd:simpleType> </xsd:element>
ENI
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<xsd:element name="ContenidoFirma"> <xsd:complexType> <xsd:choice> <xsd:element name="CSV"> <xsd:complexType> <xsd:sequence> <xsd:element name="ValorCSV" type="xsd:string"/> <xsd:element name="RegulacionGeneracionCSV" type="xsd:string"/> </xsd:sequence> </xsd:complexType> </xsd:element> <xsd:element name="FirmaConCertificado"> <xsd:complexType> <xsd:choice> <xsd:element name="FirmaBase64" type="xsd:base64Binary"/> <xsd:element ref="ds:Signature"/> <xsd:element name="ReferenciaFirma"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Referencia interna al fichero que incluye la firma. </xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:choice> </xsd:complexType> </xsd:element> </xsd:choice> </xsd:complexType> </xsd:element> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> <xsd:attribute name="ref" type="xsd:string" use="optional"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Almacena el identificador del nodo que se est firmando. En caso de firmas multinodo, se incluir una lista separada por comas de los identificadores de los nodos firmados. </xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:attribute> </xsd:complexType> </xsd:schema>
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ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO
Coordinador del proyecto

Amutio Gmez, Miguel A. MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA
Grupo de expertos: Administracin General del Estado

Agurruza Mutuberra, Jokin Alburquerque Pernas, Francisco lvarez-Cienfuegos Rico, Carmen lvarez Rodrguez, Miguel Amores Molero, Felipe Aragons Arribas, Flix Jess Arancn Carnicero, Concha Arranz Pumar, Candelas Arribas Tiestos, Manuel Arriero Salcedo, Gabriel Barrn Basterrechea, Jos Luis Beriso Gmez-Escalonilla, Pilar Berral Lpez, Alfonso Cabezas Manso, Laura Cancio Meli, Jorge Caero Villegas, Ismael Carrascal Bravo, Guillermo Casado Robledo, M Jess Cornejo Zahonero, Carlos Corral Guinea, Myriam Crespo Snchez, Juan Cubo Contreras, Aitor Cueva Calabia, Jos Luis Desantes Fernndez, Blanca Daz Fraile, Eduardo Escapa Castro, Luca Escudero Rivas, Carlos Esteban de la Torre, Alfredo Eusamio Mazagatos, Jos Antonio Fabeiro Sanz, Jorge Fernndez, Luis Fradua Garcia-Soto, Idoia Franco Espino, Beatriz Galindo Alonso, Olga Garcs Prez, Juan Carlos Garca Celada, Joseba Garca Garca, Emilio Garca Jimnez, Alfonso Garca Martn, Jos Aurelio INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE POLICIA y GUARDIA CIVIL MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE TRFICO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DEL INTERIOR MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MEH TRIBUNAL ECONMICO ADMINISTRATIVO CENTRAL MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. POLICA Y GUARDA CIVIL MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO MINISTERIO DE PRESIDENCIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE EDUCACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE CULTURA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE PRESIDENCIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA
46
Garca Martn, M Jess Gendive Rivas, Miguel Gijn Romero, Francisco Gmez Raya, Jos Ignacio Gonzlez Corral, Isabel Gonzlez Rufo, M ngeles Gonzlez Brea, Julio Hernndez Carrin, Jos Luis Hernndez Gallardo, Diego Hernndez Jimnez, Francisco Hernndez Lpez, Juan Pablo Hernndez Maroto, M Dolores Hernndez Vicente, Severiano Iglesias Quintana, Manuel Igualada Gmez, Rafael Jaqueti Fuster, Francisco Javier Lapuente Perea, Jos Luis Lpez Crespo, Francisco Lpez Montilla, Borja Lucas Vegas, M Jos Manuel de Villena Cabeza, Luis Maes Guerras, Santos Marcos Martn, Carlos Martin Gordo, Flix Alberto Martn Lzaro, Francisco Jos Martn Marcos, Miguel Martnez Muoz, David Martnez Vidal, Miguel ngel Merchn Arribas, Montaa Moliner Aznar, Flix Montes Antona, Javier Muoz Montalvo, Juan Fernando Muoz Salinero, Elena Nieto Barrantes, Prado Ortiz Tovar, Eva Mara Otheo de Tejada, Josefina De Pablo Martn, Fernando De la Paz Rincn, Antonio Prez Galindo, Rafael Prez-Olea Meyer-Doner, Claudio Prez Fernndez, Francisco Prez Vzquez, Manuel Carlos Quesada Peas, Juan Luis Quintero Villarroya, Jos Luis Ramos, Juan Francisco Requejo Zalama, Javier Robledo Pascual , scar Rodrguez Hervs, Francisco Javier
MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE FOMENTO MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA AGENCIA ESTATAL DE METEOROLOGA MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN SERVICIO PBLICO DE EMPLEO ESTATAL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE SANIDAD Y CONSUMO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE JUSTICIA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DEL INTERIOR
47
Rodrguez Escolar, Nimia Romera Iruela, Luis Enrique Rubio Martnez, Javier Ruiz del Corral, Manuel Ruiz Madueo, Eloy Snchez Abad, M Pilar Snchez Dorronsoro, Gabriel Snchez Valle, Juan Norberto Santiago Freijanes, Marta Sanz Pulido, Antonio Serrano Merinero, Ana Mara Sim Ruescas, Leopoldo Triguero Garrido, Mario Turn Turn, ngeles Valcrcel Lucas, Pedro-Castor Valdivieso Snchez, Jos Luis Vallejo Echevarra, Maite Vega Fidalgo, Luis Miguel Vlez Fraga, Santiago Vinagre Bachiller, Jos Mara Viado Villuendas, Pilar Zapico Alonso, Alberto
MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE DE TRABAJO E INMIGRACIN GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE JUSTICIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE JUSTICIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE SANIDAD, POLTICA SOCIAL E IGUALDAD MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
Rodrguez Ramos, Miguel ngel MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO
Comunidades Autnomas
Sez de Vicua Ortueta, Asier Espejo Martnez, Enric Garca Sexto, Mara Jos Forjn Gmez, Carlos Fernndez Lineros, Francisco Jos Salmern Portero, Jos Leal Zubiete, Juan Domnguez Murillo, Francisco Javier Ojeda, Juan Sebastin Garca de Bringas Javier Perera Domnguez, Manuel Rodrguez Rodrguez, Juan Carlos Gonzlez Alonso, Borja Gutirrez Lecue, Miguel ngel Olivares Snchez, Pedro Gonzlez, Elena Gil Palmero, Fernando Quereda Rdenas, Rosa Gil Herrero, Francisco Javier Borque Almajano, Julio Puyoles Hernandez, Santiago Cantabrana Gonzlez, Ricardo GOBIERNO VASCO (EJIE SOCIEDAD INFORMTICA DEL GOBIERNO VASCO) GENERALITAT DE CATALUA (CONSORCI ADMINISTRACI OBERTA ELECTRNICA DE CATALUNYA) XUNTA DE GALICIA XUNTA DE GALICIA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS GOBIERNO DE CANTABRIA GOBIERNO DE CANTABRIA GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA GENERALITAT VALENCIANA GENERALITAT VALENCIANA GENERALITAT VALENCIANA GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN
48
Lozano Cantn, Mara ngeles Pascual Nobajas, Ana Navasa Martnez, M de los ngeles Eugenio Baute, Francisco Garca Alberto, Juan Carlos del Rosario Verd, Rafael Carlos Ferrer Quintana, Jos Damin Milln Muoz, Mara Jess Alfaro Duarte, Fernando Arlegui Ochoa, Luis Gragera Rodrguez, Jaime Arroyo Prez, Rafael Esteban, Jos Luis Marn, Pepa Lpez-Manzanares Beltrn, Nicols Snchez Melero, Arturo Ords Alonso, Jorge
GOBIERNO DE ARAGN JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE CANARIAS GOBIERNO DE NAVARRA GOBIERNO DE NAVARRA JUNTA DE EXTREMADURA JUNTA DE EXTREMADURA GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID) GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID) JUNTA DE CASTILLA Y LEN
Corporaciones Locales
Gonzalo Muoz, Javier Serrano Quintana, Juan Manuel FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Universidades
Ario, Luis Alfons Guijarro Coloma, Luis CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES ESPAOLAS, UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI UNIVERSIDAD POLITCNICA DE VALENCIA
Otras Instituciones
de Ocaa Lacal, Daniel TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
Con la participacin especial de los expertos

Delgado Gmez, Alejandro Llans Sanjuan , Joaquim AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA
Consultor externo
Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin S.A. (INTECO)
49

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SECRETARA DE ESTADO PARA LA FUNCIN PBLICA DIRECCIN GENERAL PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA

GUA DE APLICACIN DE LA NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD

Proteja el medio ambiente. No imprima si no es imprescindible

4.4. Metadatos del expediente electrnico............................................................. 22

4.4.1.Metadatos mnimos obligatorios ...............................................................................22

4.5. Servicios de remisin y puesta a disposicin.................................................. 25

4.5.1.Formato y estructura para el intercambio de expedientes .......................................26

4.6. Consideraciones para la implementacin y la gestin del expediente

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Histrico de versiones del documento

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2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE EXPEDIENTE ELECTRNICO

2.1. Qu NO incluye la NTI

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MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS

El mbito de aplicacin de la NTI de Expediente Electrnico se define en su apartado II:

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4.1. Definicin y estructura

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Figura 1. Componentes del expediente electrnico.

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4.2. Requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico

Descripcin del requisito

Proceso / accin relacionada

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Descripcin del requisito

Proceso / accin relacionada

Ley 11/2007: Artculo 35.2

RD 1671/2009: Artculo 6.2

Ley 11/2007: Artculo 6 RD 1671/2009: Artculo 51

Ley 11/2007: Artculo36 RD 1671/2009: Artculo 53.1

Ley 11/2007: Artculo 32.2 RD 1671/2009: Artculo 53.2

RD 4/2010 Artculo 21 h),j)

Tabla 1. Resumen de requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico.

4.3. Ciclo de vida del expediente electrnico

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Figura 2. Resumen del ciclo de vida de un expediente electrnico.

4.3.1. Fase de apertura

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

4.3.2. Fase de tramitacin

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Cierre del expediente

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Figura 3. Ejemplo de indizado bsico del expediente electrnico.

4.3.3. Fase de conservacin y seleccin

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4.4. Metadatos del expediente electrnico

4.4.1. Metadatos mnimos obligatorios

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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Descripcin / Condiciones de uso Identificador interesado. del

Tipo Cadena de caracteres

Indica el tipo de firma del ndice del expediente.

Si Tipo de firma = CSV

Si AGE: Cadena de Referencia BOE:BOE-A-YYYY-XXXXX caracteres En otro caso, referencia correspondiente.

Tabla 2. Metadatos mnimos obligatorios para expedientes electrnicos.

4.4.2. Metadatos complementarios