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ISO9001:2008 MDULO 4. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Taller Semana 2

TALLER SEMANA 2: METODO KAIZEN Y EL DESPILFARRO

APRENDIZ: EMAIL: FECHA: CODIGO CURSO: Carolina Altagracia Solano Jaquez Casolano10@hotmail.com 01208/2012 322445

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 2. Puntaje mximo a obtener: 13 puntos. El taller debe ser enviado al Tutor por el link evidencias, semana 2, taller semana 2 desde el enlace ver/completar actividad. Descripcin del taller El taller est compuesto por TRES PUNTOS a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el mtodo Kaizen al interior de su empresa. Hemos analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin y el anlisis de las no conformidades y propuesto posibles soluciones, sin embargo, existen metodologa que implementadas adecuadamente contribuyen en disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades o dificultades. Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s. El ejercicio que haremos ser tratar de reconocer esta metodologa con miras a aplicarlo en la empresa donde labora, reconociendo la importancia de generar un plan de mejora.

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Para ello desarrolle lo siguiente:

1. Desarrolle el siguiente cuadro en cada uno de sus elementos para 5 tipos de despilfarros identificados en la empresa donde labora. DESCRIPCIN DEL DESPILFARRO CAUSA DEL DESPILFARRO El desconocimiento por parte del departamento de promocin del material educativo que puede ser utilizado en los talleres, charlas, seminarios y conferencias Falta de control sobre la cantidad de formularios que requiere cada orientador de atencin personalizada y cada defensor durante una semana LOS SISTEMAS DE INFORMACION EXISTENTES SON DE MANEJO DIFICIL, LO CUAL CAUSA PERDIDA DE TIEMPO INNESARIAS La falta de control sobre la cantidad de impresiones que se requieren para dar mantenimiento La falta de personal en esa rea lleva consigo que la hora pico, donde hay ms concurrencia de afiliados , TIPO DE DESPILFARRO PLAN DE MEJORA Realizar un inventario del material educativo en la institucin y elaborar un procedimiento para la impresin y fabricacin, en el cual se especifiquen los derechos y deberes fundamentales de los afiliados al Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS)

Materiales educativos sin utilizar

Existencias

Exceso de impresin de formularios de tramitacin

Sobreproduccin

Elaborar un procedimiento para el uso adecuado de los formularios de tramitacin

SISTEMAS DE INFORMACION DE DIFICIL MANEJO

PERDIDA DE TIEMPO

CREACION DE SISTEMA DE INFORMACION DE FACIL MANEJO Y ADECUADOS A LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS PARA OPTIMIZAR EL TRABAJO Elaborar un sistema de control de impresiones para poder otorgar mantenimiento oportuno Es necesario contratar mas personal y optimizar el tiempo, estableciendo un tiempo determinado que debe durar cada orientador con un afiliado.

Falta de mantenimiento oportuno a la impresora de mayor uso Falta de personal en el rea de atencin personalizada

Equipamiento defectuoso Equilibrio en la carga de trabajo

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ISO9001:2008 MDULO 4. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Taller Semana 2 tenga el rea de defensora que dar soporte, lo que hace que los defensores tengan mas trabajo

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2. De acuerdo con el siguiente cuadro sobre los principios de las 9 s, por favor mencione como mnimo una accin de cmo usted aplicara
cada principio a su lugar de trabajo. especifique con un ejemplo en cada una. PRINCIPIOS DE LAS 9 S (EJEMPLO CONCEPTUAL) PRINCIPIOS Nombre japons SEIRI Relacin con las cosas SEITON SEISO SEIKETSU Relacin con usted mismo SHITSUKE SHIKARI SHITSOKOKU SEISHOO Relacin con la empresa SEIDO

Significado Clasificacin Organizacin Limpieza Bienestar personal Disciplina Constancia Compromiso Coordinacin Estandarizacin

Propsito Mantener slo lo necesario Mantener todo en orden Mantener todo limpio Cuidar su salud fsica y mental Mantener un comportamiento fiable Perseverar en los buenos hbitos Ir hasta el final en las tareas Actuar como equipo con los compaeros Unificar el trabajo a travs de los estndares

CUADRO A DESARROLLAR. PRINCIPIOS Nombre japons Significado Clasificacin EJEMPLO SEIRI Mencione por lo menos una accin que manifieste la aplicacin de cada principio de acuerdo con su significado
La empresa ABC LTDA. Debe hacer una jornada de seleccin de material e insumos antiguos y verificar su posible uso en los productos nuevos, con el fin de habilitar espacios en la bodega y planta de produccin y disminuir el nivel de inventario obsoleto.

Relacin con las cosas

SEIRI

Clasificacin

La DIDA debe hacer un inventario con relacin al material educativo obsoleto y antiguo , con el propsito

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de habilitar ms espacio en el archivo muerto. Realizar en la DIDA un da S, seleccionar todo lo que no se este utilizando o se encuentre fuera de lugar e involucrar a todo el personal para identificar los obstculos para el desempeo de las actividades de la institucin. Con el propsito de definir sitios especficos para cada cosa y establecer una sealizacin de los mismos. La DIDA debe crear normas de limpieza, establecer un responsable por rea, disponer de horarios y eliminar focos de suciedad. Establecer como propios los siguientes parmetros: 1-Pensar positivamente, como parte de la higiene mental. 2-Estimular con mis compaeros y las personas de mi entorno , la confianza, amistad y solidaridad Estar en el puesto de trabajo a la hora pautada para el inicio de las labores. Vestimenta adecuada. Evitar movimiento hacia otros puestos de trabajo de manera innecesaria. Mantener un comportamiento adecuado en el trabajo. Verificar el reporte de los casos para mantener el control del trabajo que se nos asigna, para mejorar el desempeo de nuestras funciones. Mejorar continuamente tanto a nivel personal como laborar, desarrollando un espritu de cooperacin y trabajo en equipo respetando siempre a los dems. La DIDA deber establecer programas de capacitacin para todo el personal de la institucin, para lograr que

SEITON

Organizacin

SEISO

Limpieza

SEIKETSU

Bienestar personal

Relacin con usted mismo

SHITSUKE

Disciplina

SHIKARI

Constancia

SHITSOKOKU Relacin con la empresa SEISHOO

Compromiso Coordinacin

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cada uno entienda: 1-La misin, visin y valores de la institucin. 2-Reconocer el trabajo de cada empleado y promover el trabajo en equipo. 3-Definir y compartir con todo el personal el reglamento de la institucin y las disposiciones adoptadas. 4-Desarrollar sistemas de informacin de fcil manejo y aplicacin a cada rea, actualizndolos cuando sea necesario. 5-Mejorar el sistema de comunicacin interna y externa. La DIDA se encuentra un proceso de aprobacin de manuales de procedimiento, los cuales le permitirn un mejor desempeo de las funciones que realiza cada empleado, una vez sean aprobados se evaluaran y se ejecutaran los procesos , se realizaran mejoras a los fines de cumplir con las metas trazadas. Involucrar a todo el personal de la institucin informndole sobre los procesos y el nuevo rumbo que ha tomado la direccin para mantener un servicio de calidad satisfaciendo las necesidades de los usuarios.

SEIDO

Estandarizacin

3. Observe los videos sobre las 5s ubicados en el link de materiales de estudio enlaces externos semana 2. Comente como podra implementar de forma global esta metodologa en la empresa donde labora. La implementacin de las 5S se puede lograr en la DIDA siguiendo el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) P-Responsabilidad de la direccin. P-*Asignacin de un lder de la calidad

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P-Diagnostico de la situacin actual de la institucin P-Elaborar un plan de accin H-Ejecutar el plan de accin. H-Educar al personal de manera contina y capacitar al personal de nuevo ingreso. V-Verificar la ejecucin del plan de accin. A-Cierre del ciclo y tomar acciones correctivas para retomar nuevamente el ciclo. Para poder cumplir con el ciclo se debe tener en cuenta : 1-Responsabilidad de la direccin. 2-Comenzar las 5S con capacitacin para el personal 3-Repetir el ciclo con una meta para lograr la excelencia en el servicio cada vez mayor

4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller. Aprendimos que si la institucin toma conciencia de los despilfarros e implementa mecanismos para eliminarlos o reducirlos, esto significa que el usuario en el caso de la DIDA es lo ms importante, porque esta correccin se ver reflejada en el servicio que ellos reciben. Que la institucin debe estar comprometida con la mejora continua de los procesos , la productividad la cual se refleja en beneficios, porque se mejora tomando en cuenta las quejas de los clientes externos e internos, la infraestructura, reducir el tiempo de cada ciclo y todo aquello que conlleve un atraso en el proceso de estandarizacin de la institucin.

Muchas Gracias!!!