Componente Bancos

Ayuda impresa de SCAD.
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COMPONENTE DE BANCOS Ayuda en lnea www.ienasaj.co.cr/soporte/
COMPONENTE DE BANCOS
Ubicacin men: Componentes Bancos
Este componente de SCAD le permite llevar un control exacto del estado de las cuentas bancarias, solicitudes de pago, depsitos a las cuentas, anulacin de documentos, notas de crdito, notas de dbito y entrega de cheques. Tambin ofrece una ventana de conciliacin de documentos con los bancos, documentos sin conciliar y un balance de cada cuenta, una lista de reportes por impresora o por pantalla, y la posibilidad de configurar la impresin de cheques. Las opciones de este modulo son las siguientes:
Datos de Cuentas
Cuentas Bancarias
Esta ventana muestra los datos de las cuentas bancarias, como el saldo, monto de los cheques pendientes de entregar o el monto de las solicitudes de pago pendientes de generar. Las cuentas bancarias estn asociadas al Catlogo Contable del mdulo de Contabilidad. Tema en Pgina 3.
Documentos
Solicitudes de Pago
En esta opcin se incluyen las solicitudes de los pagos que se van a realizar por medio de Cheque. Desde aqu tambin se generan e imprimen los cheques para cada Solicitud de Pago realizada. Tema en Pgina 8.
Depsitos a Cuenta
Pantalla que permite incluir depsitos a la cuenta bancaria que seleccione. Tema en Pgina 12.
Derechos Reservados por Informtica Especializada NASAJ S.A. (Revisin 2005) Pagina 1/24
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Notas de Crdito a Cuenta

Pantalla que permite incluir Notas de Crdito a la cuenta bancaria que seleccione, los procedimientos son similares a los de la opcin anterior para realizar depsitos. Tema en Pgina 13.
Notas de Dbito a Cuenta

Pantalla que permite incluir Notas de Dbito a la cuenta bancaria que seleccione, los procedimientos son similares a las opciones anteriores para incluir depsitos y notas de crdito. Tema en Pgina 14
Anulacin
Pantalla que permite la anulacin de documentos por causas que se consideren necesarias. Tema en Pgina 15
Entrega
Definir Entrega
Esta opcin presenta una ventana con una lista de los Cheques generados listos para entregar. Ac se tiene la opcin de habilitar y/o bloquear la entrega de un Cheque en especial. Tema en Pgina 16.
Entrega de Cheques
Ventana con la lista de los Cheques pendientes de entregar a sus respectivos beneficiarios. Tema en Pgina 17
Reportes
Con esta opcin podr sacar reportes relacionados con las Cuentas Bancarias. Los podr ver por pantalla o enviarlos a la impresora. Tema en Pgina 18
Conciliacin
Ventana para realizar la conciliacin de los movimientos que han tenido las Cuentas Bancarias con el respectivo Estado de Cuenta que el Banco le entrega peridicamente. Tema en Pgina 21
Cuentas Bancarias
Ubicacin men: Componentes Bancos Datos de ctas.
En esta ventana es donde se incluyen y modifican los datos de las Cuentas Bancarias. Adems, puede personalizar la impresin de los cheques para cada cuenta. Para que la cuenta bancaria inicie con un saldo, el saldo debe incluirse por medio de Depsitos a Cuenta.
Partes del presente artculo

1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales
Imgenes y explicacin de los campos

La siguiente imagen muestra la ventana de Cuentas de Bancos:
Observe a continuacin como llenar los datos:

SCAD asigna automticamente un nmero consecutivo a cada cuenta bancaria. Este numero no lo puede cambiar el usuario. NUMERO CTA. Escriba el nmero asignado para esta cuenta. Dispone de 10 espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9). Nombre del Banco administrador de la cuenta. Tiene 25 espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9). BANCO ID Opcin para configurar la impresin de cheques. Cmo personalizar la impresin de los cheques? Numeracin consecutiva del formulario de cheques. Por lo general se usa el nmero del documento CONSECUTIVO fsico. Esta avanza automticamente al emitir cheques. No pueden haber dos cheques con el mismo numero. Slo se pueden utilizar nmeros 0-9. Seleccione la Moneda que emplear esta cuenta bancaria. Revise el tipo de cambio en Monedas. MONEDA Al indicar el nmero de cuenta, no debe estar editando (cancele o guarde los cambios). Por medio de la CTA. Consulta Catlogo (F5), busque la Cuenta Contable y con doble clic es ubicada en este campo. CONTABLE Informacin con el saldo actual de esta cuenta. Este monto vara segn los movimientos incluidos para SALDO CTA. esta cuenta bancaria. No puede ser editado manualmente. Monto total en cheques generados que an no han sido entregados al beneficiario. No puede ser editado PEND. manualmente. ENTREGA Monto otorgado en Solicitudes de pago sin haber generado los cheques respectivos. No puede ser SOLIC. PEND. editada manualmente.
Operaciones y observaciones especiales

Para poder ELIMINAR una cuenta bancaria esta debe tener el saldo en CERO.
Si necesita ms informacin sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Ultima revisin el 10-10-2005 por Roylin Castrillo.
Configurar la Impresin de Cheques

Ubicacin men: Componentes Bancos Datos de ctas Cuentas bancarias
Esta opcin permite personalizar la impresin de los cheques al formato del diseo de los Cheques que usted utiliza, para que sean impresos en la impresora asignada para esta labor. Ventana para configurar la impresin de cheques
Men de opciones para configurar la impresin de cheques
Por cada opcin que sea seleccionada de este men aparecer el cdigo de la opcin y dos cifras entre parntesis. La primera cifra indica el nmero de lnea (posicin de arriba hacia abajo) en que ser ubicado el campo seleccionado del men. La segunda cifra especifica el nmero de columna (posicin de izquierda a derecha) en que ser ubicado el campo respectivo. Ajuste estas cifras para las posiciones que su formulario requiera. TD documento
NT DD MM AA NM NC MC ML OB ND TDE THA ID Luego de los primeros 3 parmetros entre parntesis, como cuarto parmetro escriba entre parntesis ALT + # mximo de lneas para el formulario. Luego de los primeros 3 parmetros entre parntesis, como cuarto parmetro escriba la nota entre Nota escrita parntesis. Nmero del da en que es creado el Cheque. Da Nmero del mes en que se genera el Cheque. Mes Nmero del ao en se hace el Cheque. Ao Nombre del mes Nombre del mes en que el Cheque ha sido generado. Nombre Nombre de quien recibir el Cheque. Beneficiario Monto del Cantidad por la que vale el Cheque. documento Monto en letras Cantidad vlida del Cheque expresada en letras. Observaciones por cada Cheque. El cuarto parmetro es el mximo de lneas de la nota y el quinto Concepto del es el largo mximo por lnea. documento Numero de Nmero de Cheque documento Sumaria de la columna contable del Debe para el Cheque. Total Debe Sumaria de la columna contable del Haber para el Cheque. Total Haber Especificacin de la lnea inicial para el asiento contable. Inicia detalle Tamao del
Ayuda impresa de SCAD. (Prohibida su reproduccin total o parcial) contable Fin detalle contable Columna cdigo Columna de descripcin Columna debe Columna haber Concepto de la lnea Letra normal Letra Pequea Impresin grfica
FD DCC DCD DCE DCH DCL LN LP IG
Indicacin de la lnea final para la impresin del asiento. Posicin de la columna del cdigo de la cuenta contable. Columna del nombre de la cuenta contable para el asiento. Columna del Debe para el asiento contable. Columna del Haber para el asiento contable. Columna de las notas para cada registro contable del asiento. Especifique la posicin inicial para usar letra normal. Indique la posicin inicial para imprimir en letra comprimida. Indica que la impresin del cheque ser en modo grfico. Este es el tipo de impresin que se utiliza para las impresoras lser y de inyeccin de tinta.
Por cada opcin seleccionada del men escriba las coordenadas o posiciones lineales y columnares entre parntesis que su formulario de Cheque requiere y tendr una impresin personalizada de sus Cheques. Presione ajuste. para salvar los cambios en la configuracin, o para salir sin guardar ningn
Ultima revisin el 24-Oct-2005 por Roylin Castrillo S.
Solicitudes de Pago
Ubicacin men: Componentes Bancos Documentos
Ventana para incluir los pagos que deben salir por las Cuentas Bancarias. Presione el botn Nuevo para generar una Solicitud, presione el botn Modificar para realizar cambios a Solicitudes ya generadas o presione el botn Cancelar/Eliminar para eliminar una Solicitud ya generada. Cada una de estas Solicitudes servir para generar un cheque.

1. 2. 3. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales Parmetros que afectan esta ventana

La siguiente imagen muestra la ventana de Solicitudes de pago:
CTA. DE BANCO
Seleccione una Cuenta Bancaria para ver las solicitudes pendientes. Lista de la(s) Solicitud(es) pendientes por cada Cuenta. Cuando vaya a generar el cheque de SOLICITUDES DE PAGO alguna solicitud debe marcar el cuadro de chequeo respectivo, que se encuentra a la izquierda del nombre del beneficiario. Sirve para sacar un reporte con las solicitudes de pago pendientes. SCAD le preguntar si lo desea desplegar por Pantalla o por Impresora. Invierte la forma en que estn marcados los cuadros de chequeo. Los que estn marcados los desmarca, y marca los que estn sin marcar.
Imprime un documento (SOLICITUD DE EMISION DE CHEQUES) por cada solicitud marcada en el cuadro de chequeo. Se utilizar la impresora predeterminada. Genera cheques por cada Solicitud marcada. Despus de generarse, SCAD le preguntar si desea imprimirlos. La impresin ser segn el Formato CK, el cual debe estar previamente definido. Sirve para reimprimir Cheques. Al seleccionar este botn aparecer la ventana de Reimpresin de cheques. Ver Ventana para Reimpresin de Cheques.
Ventana de Incluir nueva Solicitud o Modificar Solicitud: Para incluir una nueva solicitud de cheque, presione el botn nuevo , luego seleccione la cuenta bancaria en la que trabajar e incluya los datos de dicha solicitud.
CTA. NUMERO BENEF. MONTO FECHA VENCE NOTAS DE LA SOLICITUD ESTADO DE
Seleccione la Cuenta Bancaria de la lista para la cual desea incluir la solicitud.. Escriba el nmero de documento Destinatario de la Solicitud. Tiene 40 espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9). Persona a quin ir dirigido el pago (cheque). Cantidad a entregar al Beneficiario. Monto por el cual saldr el cheque. Fecha de creacin de la Solicitud. Fecha en que se generar el cheque al Beneficiario. Esta fecha aparece impresa en la SOLICITUD DE EMISION DE CHEQUES que imprime SCAD al precionar el botn , con la leyenda "Para pagar el: vence".
Espacio para que escriba detalles sobre el movimiento que realizo. Datos de la Cuenta Bancaria seleccionada, tales como el Saldo, Totales en Solicitudes, Total o Total sin
Entregar; estos son tiles en la administracin general de cada Cuenta Bancaria. CTA. Una vez que haya agregado todos los datos de la Solicitud, presione el botn para generar la Solicitud, o el botn cancelar la inclusin sin realizar accin alguna.
para
la siguiente imagen muestra la ventana de Reimpresin de cheques:
En esta ventana se le pedirn datos sobre un rango de cheques a buscar, luego de mostrar los que se encuentran en ese rango usted podr seleccionar cuales de estos cheques desea reimprimir.
CHEQUE INICIAL CHEQUE FINAL CUENTA VER CHEQUES CHEQUES Escriba el nmero inicial del rango de cheques. Escriba el nmero final del rango de cheques. Cuenta bancaria de la cual fueron emitidos los cheques que busca. Al presionar este botn se le mostrar la lista de cheques que fueron emitidos desde la cuenta bancaria seleccionada, y cuyo nmero de cheque esta entre Cheque Inicial y Cheque Final. Aqu se le mostrarn la lista de los cheques buscados. Marque el cuadro de chequeo que este a la izquierda de los cheques que desee reimprimir. Al presionar este botn se reimprimen los cheques que tengan el cuadro de chequeo marcado. La impresin ser en la impresora predeterminada. Si no se imprimen los cheques es porque no se ha definido el formato de impresin de cheque para la cuenta bancaria respectiva. Como configurar el formato de impresin del cheque?. Cierra la ventana Reimpresin de cheques.
OK CANCEL

Cuando se paga un documento de Cuentas por Pagar, el programa pregunta si desea crear la solicitud de pago en bancos. Cuando se genera un cheque que cancela saldos a cuentas de un proveedor, SCAD agrega a las notas de cada documento cancelado (o abonado) en Cuentas por Pagar una hilera como esta "[Pago en cheque;NK;de cuenta;NC;en fecha;FE;]", donde NK es el numero de cheque con el cual se paga, NC el numero de cuenta bancaria de donde se gener el cheque, y FE es la fecha en la que se emiti. Al eliminar una solicitud de pago tambin se elimina el movimiento contable respectivo (Auto-asiento).
Al eliminar solicitudes de pago que fueron generadas para cancelar (o abonar) cuentas de algn proveedor, el programa incluye un documento (nota de crdito o dbito) en Cuentas por Pagar que reverse el Pago respectivo.
Parmetros que afectan esta ventana

ZONA Bancos PARAMETRO Conservar fecha de solicitud en cheque DETALLE Cuando este parmetro contiene SI los cheques generados mantendrn la fecha de la solicitud respectiva, si no los cheques saldrn con la fecha en la cual sean generados. Este parmetro indica si las notas de crdito en cuentas por pagar, suman o restan al saldo del documento que afectan. Los valores que contiene son + o - (ms o menos). Si tiene un menos (-) implica que al anular una solicitud de pago de Bancos, SCAD reversar la factura (por la cual fue generado el pago) en Cuentas por Pagar aplicando una nota de dbito (sumando al saldo). Contiene el nmero de la ltima solicitud de pago incluida en el sistema.
CxP
NotasCredito
Bancos
Numero ultima solicitud
Depsitos a Cuenta
Esta ventana permite incluir todos los datos requeridos para realizar un depsito a la Cuenta Bancaria deseada. Incluir Depsitos a Cuenta:
NUMERO MONTO FECHA VENCE OBSERVACIONES ESTADO DE CTA
Especifique el nmero de depsito para esta transaccin. Cantidad que va a ser depositada en la Cuenta Bancaria seleccionada. Da en que se realiza la accin. Fecha en la que vence el documento. Es un campo informativo. Especificaciones generales que requiera adjuntar a esta accin. Datos de la Cuenta Bancaria seleccionada, tales como el Saldo, Totales en Solicitudes, Total o Total sin Entregar; estos son tiles en la administracin general de cada Cuenta Bancaria.
Nota de Crdito a Cuenta

La ventana de Nota de Crdito a Cuenta permite la inclusin de los datos necesarios para incrementar el saldo de la cuenta por medio del documento llamado Nota de Crdito a la cuenta bancaria seleccionada. Pantalla de Nota de Crdito a Cuenta:
NUMERO MONTO FECHA OBSERVACIONES ESTADO DE CTA
Especifique el nmero de Nota de Crdito para esta accin. Cantidad que ser adicionada a la Cuenta Bancaria seleccionada para la Nota de Crdito. Da en que se realiza la transaccin. Especificaciones generales que requiera adjuntar a esta accin. Datos de la Cuenta Bancaria seleccionada, tales como el Saldo, Totales en Solicitudes, Total o Total sin Entregar; estos son tiles en la administracin general de cada Cuenta Bancaria.
Nota de Dbito a Cuenta

La pantalla de Nota de Dbito a Cuenta permite la inclusin de los datos requeridos para disminuir el saldo de la cuenta por medio del documento llamado Nota de Dbito a la cuenta bancaria que sea seleccionada. Pantalla de Nota de Dbito a Cuenta:
NUMERO MONTO FECHA OBSERVACIONES ESTADO DE CTA
Indique el nmero de Nota de Dbito para esta accin. Cantidad que ser rebajada de la Cuenta Bancaria seleccionada para esta Nota de Dbito. Da en que se realiza la transaccin. Especificaciones generales que requiera adjuntar a esta accin. Datos de la Cuenta Bancaria seleccionada, tales como el Saldo, Totales en Solicitudes, Total o Total sin Entregar; estos son tiles en la administracin general de cada Cuenta Bancaria.
Anulacin

1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales

La siguiente imagen muestra la pantalla de Anulacin de documentos:
CUENTA DE DOC. TIPO # DOCUMENTO COPIARLO CON NUEVO NUMERO
Seleccione la Cuenta Bancaria de donde se emiti el documento que desea anular. Escoja la clase de documento que desea anular. Especifique el nmero del documento a eliminar. Con esta opcin se anula un Cheque y se regenera con el siguiente nmero del consecutivo de Cheques.

Cuando se anula un documento bancario el programa incluye una nota de crdito o dbito (dependiendo el tipo de movimiento anulado) para reversar el saldo de la cuenta. Cuando se anula un cheque cuya solicitud fue generada desde cuentas por pagar, para cancelar (o abonar) cuentas a un proveedor, y no se selecciona la opcin de Copiarlo con nuevo numero, el programa incluye un nuevo documento en cuentas por pagar que reversen el saldo del proveedor. En la opcin Copiarlo con nuevo numero slo se podrn copiar cheques que sean del mismo mes. Al seleccionar la opcin Copiarlo con nuevo numero el programa modifica el detalle contable del movimiento respectivo.
Definir Entrega de Cheques

Ubicacin men: Componentes Bancos Documentos Entrega
Ventana que contiene una lista de todos los Cheques generados, que se encuentran listos para ser entregados al Beneficiario. Adicionalmente, se podra bloquear (as como rehabilitar) la entrega de un determinado Cheque por las debidas causas que lo requieran. Ventana de Definir Entrega de Cheques:
Seleccione el Cheque que desea entregar y presione este botn para efectuar la entrega del Cheque. El elemento desaparecer y quedar entregado. Solo se pueden entregar Cheques con la marca . Reporte de todos los Cheques generados y listos para ser entregados a su beneficiario (los Cheques bloqueados llevan adicionalmente una ). Botn para bloquear/rehabilitar la entrega de Cheques. La marca indica que los Cheques no se pueden entregar. Para rehabilitarlo, seleccinelo de la lista y con este mismo botn lo hace.
Entrega de Cheques
Ubicacin men: Componentes Bancos Documentos Entrega
Ventana que contiene una lista de todos los Cheques generados, que se encuentran listos para entregarse al Beneficiario. Ventana de Entrega de Cheques:
Seleccione el Cheque que desea entregar y presione este botn para efectuar la entrega del Cheque. El elemento desaparecer de la ventana y quedar como entregado. Solo los cheques con la marca pueden ser entregados. Reporte de todos los Cheques generados y listos para ser entregados a su beneficiario (los Cheques bloqueados llevan adicionalmente una ).
Reportes del Mdulo de Bancos

Usted tiene la posibilidad de listar los reportes requeridos visualizados en pantalla o impresos. Por cada reporte debe ajustar los parmetros solicitados segn sus requerimientos.

1. 2. 3. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales Restricciones para usuarios

La siguiente imagen muestra la ventana de reportes de bancos:
En la parte inferior de cada reporte (Parametros de reporte) se solicitan datos o parmetros que le permitirn realizar el reporte que desea de forma especfica y personalizada. Haga los ajustes respectivos y genere el reporte. Cuando enve reportes por PAPEL, asegrese de que su impresora est lista para imprimir. Observe abajo la descripcin del funcionamiento de cada reporte. Detalle de reportes
Libros de Bancos Saca una lista con todos los documentos emitidos en el rango de fechas y de la cuenta bancaria seleccionada. La lista de documentos saldr ordenada en forma ascendente por la fecha en la que fueron emitidos. Muestra una lista de los documentos bancarios que fueron emitidos en el rango de fechas y en la cuenta bancaria seleccionada. Podr seleccionar solo un tipo de movimientos (cheque, debito,.. etc) o todos los tipos de movimiento, el orden como desea que salga el reporte (ordenado por fecha o por tipo de documento) y si desea que se muestren los totales por cada
Listado de Documentos
tipo de documento. En caso de que este sacando documentos de tipo Cheque, podr sacar slo los que hallan sido generados a un beneficiario con nombre similar al que usted digite en espacio Filtrar beneficiario que se encuentra en Parmetros del reporte. La opcin Obs. Completas es para ver las observaciones del documento completas y que no se limite el tamao a mostrar. Saca un listado con los nmeros de documento bancario y los movimientos contables registrados para cada uno (Cuenta Contable, Monto al DEBE y monto al HABER), que fueran registrados en el rango de fechas y en la cuenta bancaria Listado de Detalle Contable escogida. Adems usted podr indicar que el reporte slo muestre un tipo de documento bancario (si as lo desea) o todos los tipos de documento. Si desea ver el detalle de una sola cuenta contable, escriba el cdigo de esta en el campo de texto Cta contable, en Parmetros del reporte. En esta opcin puede generar reportes a su gusto, se basa en comandos SQL que se ejecutan y SCAD los convierte en un Generador de reportes reporte que se puede imprimir, exportar a otra aplicacin, ETC. Observe abajo una explicacin mas extensa de como incluir reportes de generador.
Generador de reportes Para imprimir o configurar reportes debe siempre seleccionar el reporte llamado "Generador de reportes" como se ve en la imagen de arriba, si se va a imprimir el reporte, lo primero que tiene que hacer es seleccionar el criterio (formato) del reporte que desea ver, luego seleccione los parmetros restantes dependiendo del diseo que tenga el reporte, seleccione pantalla o papel y ejecutar con el botn de la impresora. Si por el contrario desea incluir o modificar un reporte al generador presione en el ltimo parmetro al final de la lista, como se observa en la imagen de arriba (Abrir Formatos) y cuando observe el botn "Configurar" presione clic con el MOUSE lo que abrir una ventana como la siguiente.
Ahora que puede ver la ventana (segn la imagen de arriba) se pueden incluir nuevos reportes, estos se basan en un lenguaje de manipulacin de datos, SQL (LENGUAJE ESTRUCTURADO DE CONSULTA), existen ciertos programas que le permiten en forma grfica crear este SQL pero su funcin esta limitado por lo que permita el programa hacer aunque en realidad no existen limites en lo que se puede hacer con SQL. Si no conoce sobre esto es mejor que contacte a un tcnico que le ayude a crear el SQL para el reporte que desea.
Una vez que ya tenemos el SQL del reporte lo que queda solamente es incluirlo agregando una nueva lnea con el primer botn en el pie de la imagen, despus escriba el nombre del criterio en la columna DETALLE (nombre del reporte que agregar), de seguido el SQL en la columna CRITERIO; ahora necesitamos decirle a SCAD que columnas queremos en el reporte, esto lo hacemos en la tercer columna, COLUMNAS, aqu escribiremos los nombres de las columnas que devuelve el SQL con el siguiente formato [NombreColumna;Tamao;Formato;] en donde NombreColumna es el nombre que se le dio a la Columna, Tamao es el mximo tamao que le daremos a esa columna (cantidad de caracteres) y Formato puede ser una T o N. T es que la columna se totaliza y N que solo se le aplica un formato numrico. Esto se hace con todas las columnas que existan poniendo el comando uno tras otro en la forma ya indicada. Adems existen algunas palabras que no pertenecen al lenguaje SQL pero que SCAD los usa como parmetros (o variables), y los sustituye en el SQL para sacar los datos deseados, estas palabras son:
Se cambia esta palabra por la fecha inicial seleccionada en formato AAAAMMDD. Se cambia esta palabra por la fecha final seleccionada en formato [FechaFinal] AAAAMMDD. [Cuenta] Se cambia esta palabra por el ID de la cuenta bancaria seleccionada. Se cambia esta palabra por el tipo de documento seleccionado en el [TipoDocumento] campo de Tipo documento de Parmetros del reporte. Los parntesis cuadrados "[" y "]", tambin forman parte de la palabra y no se deben omitir, para obtener un buen funcionamiento del programa. [FechaInicial]
Si el ancho del reporte sobrepasa los 80 caracteres, SCAD automticamente pone la letra en modo pequeo para que quepa ms informacin en cada lnea.

En caso de enviar el reporte por pantalla SCAD utilizara el visualizador escogido en la ventana de parmetros de impresin. No envi un reporte a pantalla y luego a imprimir desde ah, si desea imprimir un reporte seleccione desde un inicio PAPEL he imprmalo, de lo contrario obtendr descuadre en la impresin.
Restricciones para usuarios

Estas restricciones evitan que se tenga acceso a los reportes a los cuales se le pone la restriccin.
RESTRICCIONES RepBANLibrosBanco; RepBANListadoDocumentos; RepBANListadoDetalleContable; RepBANGeneradorReportes;
Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir ms de una debe escribirlas de seguido sin ningn espacio en blanco en las restricciones del usuario.
Ultima revisin el 9-Nov-2005 por Roylin Castrillo S.
Conciliacin

1. 2. Introduccin general a la conciliacin Imgenes y explicacin de los campos
Introduccin general a la conciliacin

Ventana que facilita el proceso de conciliacin bancaria, esto es asociar las transacciones bancarias registradas en el mdulo de Bancos, con el Estado de Cuenta que le enva el banco respectivo.
FECHA
Fecha hasta la cual llega el estado de cuenta enviado por el banco. Se conciliarn los documentos bancarios con fecha igual o anterior a la seleccionada.
SALDO DEL Aqu se escribe el saldo de la cuenta bancaria, reportado en el estado de cuenta del banco. ESTADO DE CTA CTA BANCARIA Seleccione la Cuenta bancaria a conciliar con el Estado de cuenta bancario.
Una vez seleccionada la cuenta bancaria que desea conciliar, se cargan todos los documentos bancarios que tengan fecha igual o anterior a la seleccionada y para los cuales no se haya cerrado la conciliacin. El orden usual sera que primero seleccione la fecha, luego digite el saldo de la cuenta, y que de ltimo seleccione la cuenta bancaria, pues al seleccionar la cuenta bancaria se activa el evento que carga los documentos bancarios con la fecha ya seleccionada. Si despus de haber seleccionado la cuenta bancaria decide cambiar la fecha de la conciliacin, cambie la fecha y vuelva a reseleccionar la cuenta, para que se vuelvan a cargar los documentos con respecto a la nueva fecha.
Una vez cargados los documentos por conciliar aparecen dos sub-ventanas o etiquetas, Balance y Digitar. A continuacin se detalla el funcionamiento de cada una.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Digitar:
Inclusin de los documentos que sern conciliados con el estado de cuenta bancaria.
Aqu estar la lista de los documentos bancarios para los cuales an no se ha cerrado la conciliacin. ID Es un nmero interno del SCAD. No necesita ser digitado por el usuario. TIPO Es el tipo de documento bancario (cheque, depsito, dbito o crdito). NUMERO Numero del documento bancario. FECHA Fecha del documento bancario. MONTO Monto por el cual se emiti el documento. EST Estado del documento en la conciliacin. Indica si ya esta revisado , o si an esta pendiente de revisar (conciliar) el documento respectivo. Para cambiar el estado de un documento haga clic en esta columna sobre la fila del documento al cual le desea cambiar el estado. Tambin puede cambiar el estado de un documento usando el teclado, presionando la tecla espaciadora cuando se est sobre esta columna. A la derecha de este cuadro aparecen los totales de cada tipo de documento, separando los conciliados de los No conciliados. Sirve para agregar documentos manualmente al detalle de la conciliacin. Con este botn se agrega una lnea en el Detalle de documentos; donde usted podr escribir los datos del documento que desea agregar manualmente. En la columna TIPO escriba una K para Cheque, una D para Depsito, B para Nota de Dbito o C para Nota de Crdito, en la columna NUMERO escriba el numero del documento que desea incluir a la conciliacin (debe ser un documento que ya exista en el sistema), y el la columna Derechos Reservados por Informtica Especializada NASAJ S.A. (Revisin 2005) Pagina 22/24
DETALLE DE DOCUMENTOS
MONTO escriba el monto de dicho documento. Cuando termine de digitar los datos seleccione la opcin Revisar docs digitados manualmente del men Opciones para que se verifique la existencia de los documentos incluidos. Elimina el documento seleccionado del detalle de la conciliacin. Al presionar este botn se despliega un men que muestra opciones que tiene la conciliacin. Ver detalle de Opciones. Hay casos aislados donde la conciliacin no cierra porque el banco tiene registrado algn documento bancario que no corresponde a nuestra cuenta, o porque registr alguno de nuestros documentos por un monto relevantemente distinto (Ej. error al cambiar un cheque, dbito que corresponde a otra cuenta, etc). Esto es un error del banco, el cul ser apelado, y para el cual no se debe incluir registro en la contabilidad de la empresa. Para poder cerrar la conciliacin sin incluir movimientos contables que no corresponden, existe este campo en donde puede escribir el monto del error que cometi el banco.
MONTO DE ERROR BANCARIO
La siguiente imagen muestra la etiqueta de Balance: Al pasar a esta etiqueta estarn actualizados los valores del balance con respecto a los cambios hechos en la etiqueta Digitar.
Esta ventana se divide en dos columnas, en la columna de la derecha estn los totales en libros (documentos digitados en el SCAD) y en la izquierda los reportados por el banco. Al final de cada columna se muestra la lnea de Sumas Iguales, en donde se suman y restan (segn su tipo) los totales de los documentos sin conciliar al saldo del banco, en la pantalla se muestra (-), (+) (+/-) para saber si se suma o resta el total de ese tipo de documento. Para que la conciliacin se pueda cerrar deben sumar el mismo monto las sumas iguales del Banco y los del SCAD. Para guardar la conciliacin se debe hacer clic en el botn guardar de la barra de herramientas. Despus de haber guardado la conciliacin SCAD le dar un reporte de la conciliacin guardada, preguntndole si lo desea ver por pantalla. Si escoge ver el reporte por pantalla SCAD enviar el reporte al visualizador en pantalla donde salen los reportes. Si no, se enviar el reporte a la impresora predeterminada.
La siguiente imagen muestra el men de Opciones:
CARGAR DOCS SIN CONCILIAR REVISAR DOCS DIGITADOS MANUALMENTE INCLUIR DEPOSITO (AJUSTE)
Carga los documentos que no se han conciliado y que tengan un fecha igual o anterior a la seleccionada. Despliega estos documentos agrupados por tipos de documentos y ordenados por el nmero del documento. Hace un revisin de los documentos incluidos manualmente, a los documentos que si existen les asigna la fecha respectiva.
Abre la ventana para incluir depsitos bancarios que no hayan sido registrados, con el comentario "AJUSTE DOCUMENTO NO REGISTRADO" y la fecha de la conciliacin en el campo de las observaciones. Abre la ventana para incluir notas de dbito que no hayan sido registradas a la cuenta bancaria, con INCLUIR DEBITO el comentario "AJUSTE DOCUMENTO NO REGISTRADO" y la fecha de la conciliacin en el (AJUSTE) campo de las observaciones. Abre la ventana para incluir notas de crdito que no hayan sido registradas a la cuenta bancaria, con INCLUIR el comentario "AJUSTE DOCUMENTO NO REGISTRADO" y la fecha de la conciliacin en el CREDITO campo de las observaciones. (AJUSTE) Algunas ocasiones la conciliacin no cierra porque hay pequeas diferencias en el monto de los documentos bancarios (cheques, crditos, etc) digitados en el SCAD, con los registrados por el banco. Puede ocurrir por diferencias de redondeo o por errores del banco o del usuario de SCAD al INCLUIR digitar los montos exactos de cada documento. CREDITO Al seleccionar esta opcin se abre la ventana para incluir notas de crdito a la cuenta bancaria, con (ERROR) el comentario "ERROR CONTABLE" y la fecha de la conciliacin en el campo de las observaciones. Algunas ocasiones la conciliacin no cierra porque hay pequeas diferencias en el monto de los documentos bancarios (cheques, crditos, etc) digitados en el SCAD, con los registrados por el INCLUIR DEBITO banco. Puede ocurrir por diferencias de redondeo o por errores del banco o del usuario de SCAD al digitar los montos exactos de cada documento. (ERROR) Al seleccionar esta opcin se abre la ventana para incluir notas de dbito a la cuenta bancaria, con el comentario "ERROR CONTABLE" y la fecha de la conciliacin en el campo de las observaciones.

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Men de opciones para configurar la impresin de cheques

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CTA. NUMERO BENEF. MONTO FECHA VENCE NOTAS DE LA SOLICITUD ESTADO DE

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la siguiente imagen muestra la ventana de Reimpresin de cheques:

Operaciones y observaciones especiales

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Numero ultima solicitud

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NUMERO MONTO FECHA VENCE OBSERVACIONES ESTADO DE CTA

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Nota de Crdito a Cuenta

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Nota de Dbito a Cuenta

NUMERO MONTO FECHA OBSERVACIONES ESTADO DE CTA

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