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ct Management Institute, a linha mestra que nos conduz ao conhecimento organizado da gerncia de projetos. O estudo do PMBOK fundamental para que os gerentes de projetos possam compreender os ensinamentos e relacionamentos que, atravs das reas de conhecimento e de processos preconizados pela metodologia, traduzem os conceitos mais atuais da prtica de Gerenciamento de Projetos no mundo. Uma verso do PMBOK em portugus , mais que um sonho, uma urgncia. O mundo globalizado no permite que barreiras como o idioma impeam o acesso e a divulgao do conhecimento. Cumprindo sua misso, o PMI MG coloca disponvel para to dos uma verso portugus do PMBOK. uma traduo livre, no oficial e sem o compromisso quanto exata correspondncia de cada termo do material traduzido com o original ingls do PMBOK. No se assegura, tambm, que o texto em portugus correto o suficiente para responder a qualquer questo do exame PMP - Project Management Professional. apenas uma contribuio para o desenvolvimento do gerenciamento de projetos no Brasil, onde todos os direitos autorais de traduo pertencem ao Project Management Institute Headquarters. Essa verso foi entregue ao PMIMG pelos membros Antnio Jos Soares, PMP, e Mrcio Tibo, PMP, que a elaboraram para auxiliar a preparao para o exame de certificao, contando com a colaborao de Darcilene Magalhes e Katia Thomaz, PMP. A eles, por essa iniciativa, nossos sinceros agradecimentos. O PMIMG assume o compromisso de evoluir essa verso preliminar a partir de contribuies de um maior nmero de membros e demais profissionais da rea, na convico da importncia desse material para o desenvolvimento do Gerenciamento de Projetos no Brasil. Envie a sua contribuio para o endereo pmimg@aec.com.br. Agradecemos antecipadamente seu comentrio ou sugesto de aprimoramento. Torne-se um colaborador desse empreendimento.
Belo Horizonte, 28 de Maio de 2000 Ricardo Viana Vargas, PMP Presidente do PMIMG
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8.1 Planejamento da Qualidade 8.2 Garantia da Qualidade 8.3 Controle da Qualidade
A Gerncia da Qualidade do Projeto inclui os processos requeridos para garantir que o projeto ir satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido. Isto inclui todas as atividades da funo de gerncia geral que determinam as polticas de qualidade, objetivos e responsabilidades e para a implementao destes, por meio de planejamento da qualidade, controle da qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade, dentro do sistema de qualidade [1] . A Figura 8.1 fornece uma viso dos principais processos de gerenciamento da qualidade do projeto: 8.1 Planejamento da Qualidade identificar quais padres de qualidade so relevantes para o projeto e determinar a forma de satisfaz-los. 8.2 Garantia da Qualidade avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfao dos padres relevantes de qualidade. 8.3 Controle da Qualidade monitorar os resultados especficos do projeto para determinar se eles esto de acordo com os padres de qualidade relevantes e identificar as formas para eliminar as causas de desempenhos insatisfatrios. Estes processos interagem mutuamente bem como com os processos de outras reas de conhecimento. Cada processo pode envolver o esforo de um ou mais indivduos ou grupos de indivduos, dependendo das necessidades do projeto. Cada processo ocorre, geralmente, pelo menos uma vez em cada fase do projeto. Embora os processos sejam aqui apresentados como elementos discretos e com interfaces bem definidas, na prtica eles podem sobrepor-se e interagir de formas aqui no especificadas. As interaes entre os processos esto discutidas de forma detalhada no Captulo 3, os Processos da Gerncia de Projetos. A abordagem bsica da gerncia da qualidade descrita nesta seo pretende ser compatvel com a Organizao Internacional para a Padronizao (International Organization for Standardization ISO), conforme detalhado nas sries de padres e guias ISO 9000 e 10.000. Essa abordagem generalizada deve tambm ser compatvel com (a) abordagens proprietrias da gerncia da qualidade tais como aquelas recomendadas por Deming, Juran, Crosby, etc, e (b) abordagens no proprietrias, tais como a Gerncia da Qualidade Total ( Total Quality Management TQM ), Melhorias Contnuas e outras. A gerncia da qualidade do projeto deve ser direcionada tanto para a gerncia do projeto quanto para o produto do projeto. O fracasso em se atingir os requisitos de qualidade em qualquer das dimenses, pode trazer conseqncias negativas srias para uma ou at mesmo para todas as partes envolvidas do projeto. Por exemplo: O atendimento aos requisitos dos clientes, atravs de trabalho extra da equipe do projeto, pode produzir conseqncias negativas na forma de aumento de rotatividade de empregados. O atendimento aos objetivos de cronograma do projeto realizando-se as inspees planejadas de qualidade apressadamente, pode vir a gerar conseqncias negativas caso algum erro no seja detetado.
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.1 Entradas 1 Polticas de qualidade . 2 Declarao do escopo .3 Descrio do produto .4 Padres e regulamentaes .5 Sadas de outros processos .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Anlise de custo/benefcio .2 Benchmarking .3 Fluxogramao (Flowcharting) .4 Projeto de experimentos .3 Sadas .1 Plano de gerncia da qualidade .2 Definies operacionais .3 Checklists .4 Entradas para outros processos
.1 Entradas 1 Plano de gerncia da qualidade . 2 Resultados da medio do controle da qualidade .3 Definies operacionais .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Ferramentas e tcnicas de planejamento da qualidade .2 Auditorias de qualidade .3 Sadas .1 Melhoria da qualidade
.1 Entradas 1 Resultados do trabalho . 2 Plano de gerncia da qualidade .3 Definies operacionais .4 Checklists .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Inspeo .2 Grficos de controle .3 Diagrama de Pareto .4 Amostragem estatstica .5 Anlises de tendncias .3 Sadas .1 Melhoria da qualidade .2 Decises de aceitao .3 Retrabalho .4 Checklists concludas .5 Ajustes no processo
Qualidade a totalidade de caractersticas de uma entidade que a torna capaz de satisfazer necessidades declaradas ou implcitas [2]. Um aspecto crtico da gerncia da qualidade, no contexto do projeto, a necessidade de traduzir as necessidades implcitas em necessidades declaradas, atravs da gerncia do escopo do projeto (descrita no Captulo 5). A equipe de gerncia do projeto deve tomar cuidado para no confundir qualidade (quality) com graduao (grade). A graduao uma categoria ou ranque atribudos entidades que possuam a mesma utilizao funcional, mas diferentes exigncias de qualidade [3]. Uma qualidade baixa sempre um problema; uma baixa graduao pode no ser. Por exemplo, um software pode ser de alta qualidade (sem defeitos bvios, manual legvel) e baixa graduao (um nmero limitado de caractersticas), ou de uma baixa qualidade (muitos defeitos, documentao do usurio desorganizada) e uma alta graduao (muitas caractersticas). Determinar e entregar os nveis requeridos de ambas, qualidade e graduao, so as responsabilidades do gerente do projeto e da equipe da gerncia do projeto. A equipe de gerncia do projeto deve tambm estar atenta ao fato de que a gerncia moderna da qualidade complementa a moderna gerncia do projeto. Por exemplo, ambas reconhecem a importncia de: Satisfao do cliente - entender, gerenciar e influenciar necessidades de forma que as expectativas do cliente sejam satisfeitas ou excedidas. Isto exige a combinao de conformidade com especificao (o projeto deve produzir o que foi dito que ele produziria) e convenincia para o uso (o produto ou servio produzido deve satisfazer as necessidades reais). Preveno ao invs de inspeo - o custo destinado a evitar erros sempre muito menor que o custo para corrigi-los.
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Responsabilidade da gerncia - o sucesso exige a participao de todos os membros da equipe, mas permanece a responsabilidade da gerncia em fornecer os recursos necessrios para s e ter xito. Processos dentro de fases o ciclo repetitivo de planejar, fazer, checar e agir (plan-do-check-act - PDCA) descrito por Deming e outros bastante similar combinao de fases e processos discutidos no Captulo 3, Gerncia dos Processos do Projeto. Alm do mais, as iniciativas de melhoria da qualidade desenvolvidas pela organizao executora (por exemplo, Gerncia da Qualidade Total TQM Total Quality Management, Melhorias Contnuas e outras) podem melhorar tanto a gerncia do projeto quanto a qualidade do produto do projeto. Entretanto, existe uma diferena importante que deve merecer particular ateno da equipe de gerncia do projeto - a natureza temporria do projeto faz com que os investimentos na melhoria na qualidade do produto, especialmente a preveno de defeitos e avaliaes, devem, freqentemente, ficar a cargo da organizao executora, uma vez que o projeto pode no durar o suficiente para colher as recompensas.
8.1 P l a n e j a m e n t o d a Q u a l i d a d e
O planejamento da qualidade envolve identificar quais padres de qualidade so relevantes para o projeto e determinar como satisfaz-los. Ele um dos processos-chave facilitadores durante o planejamento do projeto (ver Seo 3.3.2, Processos do Planejamento) e deve ser executado regular e paralelamente aos outros processo do planejamento do projeto. Por exemplo, a gerncia de qualidade desejada pode exigir ajustes no custo ou no cronograma. Por outro lado, a qualidade do produto desejada pode exigir uma anlise de risco detalhada para um problema identificado. Antes do desenvolvimento das Sries ISO 9000, as atividades aqui descritas como planejamento da qualidade (quality planning) eram amplamente discutidas como parte da garantia da qualidade (quality assurance). As tcnicas de planejamento da qualidade discutidas aqui so aquelas mais freqentemente utilizadas nos projetos. Existem muitas outras que podem ser teis em certos projetos ou em algumas reas de aplicao. A equipe do projeto deve estar tambm atenta a um dos princpios fundamentais da moderna gerncia da qualidade, a qualidade planejada, no inspecionada.
Entradas
.1
Sadas .1 Plano de gerncia da qualidade .2 Definies operacionais .3 Checklists .4 Entradas para outros processos
Polticas de qualidade .2 Declarao do escopo .3 Descrio do produto .4 Padres e regulamentaes .5 Sadas de outros processos
8.2.1
.1 Poltica de qualidade. A poltica de qualidade pode ser definida como as intenes globais e o direcionamento de uma organizao referente qualidade, como expresso formalmente pelo mais alto nvel de gerncia (top management) [4]. A poltica de qualidade da organizao pode freqentemente ser adotada como est para ser usada pelo projeto. Entretanto, se na organizao faltar uma poltica de qualidade formal, ou se o projeto envolver mltiplas organizaes (como as joint-venture), a equipe de gerncia do projeto necessitar desenvolver uma poltica de qualidade prpria para o projeto. Seja qual for a origem da poltica de qualidade, a equipe de gerncia do projeto responsvel por garantir que as partes envolvidas do projeto estejam plenamente conscientes dela. (por exemplo, atravs de uma distribuio apropriada das informaes, como descrito na Seo 10.2).
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.2 Declarao do escopo. A declarao do escopo (descrita na Seo 5.2.3.1) a entrada chave para o planejamento da qualidade, uma vez que ela documenta os principais subprodutos do projeto bem como os objetivos do projeto que servem para definir importantes requisitos das partes envolvidas. 3 Descrio do produto. Embora os elementos da descrio do produto (descrita na Seo 5.1.1.1) possam estar incorporados na declarao do escopo, a descrio do produto conter freqentemente detalhes de questes tcnicas e outros aspectos, que podem afetar o planejamento da qualidade. .4 Padres e regulamentaes. A equipe de gerncia do projeto deve considerar qualquer padres ou regulamentaes de reas de aplicao especficas que possam afetar o projeto. A Seo 2.5.1 discute os conceitos de padres e regulamentaes. .5 Outras sadas de processos. Adicionalmente declarao do escopo e descrio do produto, os processos de outras reas de conhecimento podem produzir sadas que devem ser consideradas como parte do planejamento da qualidade. Por exemplo, o planejamento de aquisies (descrito na Seo 12.1) pode identificar as exigncias de qualidade dos contratantes que devem estar refletidas em todo o plano de gerncia da qualidade.
8 . 1 . 2 F e r r a m e n t a s e Tcnicas para o Planejamento da Qualidade .1 Anlise de custo/benefcio. Os processos de planejamento da qualidade devem considerar
as relaes de custo/benefcio, como descrito na Seo 5.2.2.2. O principal benefcio em se satisfazer os requisitos de qualidade um menor retrabalho, o que significa maior produtividade, custos mais baixos e aumento na satisfao das partes envolvidas. O principal custo para se atingir os requisitos de qualidade o gasto associado com as atividades de gerncia da qualidade do projeto. um axioma da disciplina da gerncia da qualidade que os benefcios superam os custos. .2 Benchmarking. O Benchmarking envolve comparar as prticas reais ou planejadas do projeto com as de outros projetos, para gerar idias para a melhoria e para fornecer um padro pelo qual se possa medir o desempenho. Os outros projetos podem estar dentro da organizao ou fora dela. Podem ainda estar dentro da mesma rea de aplicao ou em outra rea. .3 Fluxogramao (Flowcharting). Um fluxograma qualquer diagrama que mostre como os vrios elementos de uma sistema se relacionam. As tcnicas de Flowcharting comumente usadas na gerncia da qualidade so: Diagrama de Causa e Efeito(cause-and-effect diagrams): tambm conhecido como diagrama de Ishikawa ou diagrama espinha de peixe (fishbone diagram) ilustra como vrias causas e subcausas esto relacionadas com a criao de problemas ou efeitos potenciais. A Figura 8.2 um exemplo de um diagrama de causa e efeito genrico.
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Fluxogramas de Sistema ou Processo que mostram como os vrios elementos do sistema se interagem. A Figura 8.3 um exemplo de um fluxograma de processo para reviso de projeto. Os fluxogramas podem auxiliar a equipe do projeto a antecipar quais e onde os problemas de qualidade podem ocorrer e, desta forma, podem auxiliar na elaborao de abordagens para lidar com eles. .4 Projeto de experimentos (Design of Experiments). O projeto de experimentos uma tcnica analtica que auxilia a identificar que variveis tm uma influncia maior no resultado geral. A tcnica aplicada, freqentemente, mais s questes do produto do projeto (por exemplo, os projetistas do setor automotivo podem desejar determinar quais combinaes de suspenso e pneus produziro as mais proveitosas caractersticas de transporte a um custo razovel). Contudo , essa tcnica pode, tambm, aplicar-se s questes da gerncia de projeto, tais como as compensaes de custo e cronograma. Por exemplo, embora os engenheiros sniores custem mais do que engenheiros juniores, espera-se, tambm, que completem o trabalho designado em menor tempo. Um experimento apropriadamente projetado (neste caso, computando os custos e duraes para vrias combinaes de engenheiros jnior e snior) permitir, freqentemente, determinar uma soluo tima, para um nmero, relativamente limitado, de casos.
8.1.3
.1 Plano de gerncia da qualidade. O plano de gerncia da qualidade deve descrever como a equipe de gerncia de projeto ir implementar sua poltica de qualidade. Na terminologia ISO 9000, ele deve descrever o sistema de qualidade do projeto: a estrutura organizacional, responsabilidades, procedimentos, processos e os recursos necessrios para implementar a gerncia da qualidade [5]. O plano de gerncia da qualidade fornece a entrada para o plano geral do projeto (descrito na seo 4.1, Desenvolvimento do Plano do Projeto) e deve ser dirigido para o controle da qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade do projeto. O plano de gerncia da qualidade pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante amplo, tendo como base as necessidades do projeto. .2 Definies operacionais. Uma definio operacional descreve, de forma bastante especfica, o que significa cada elemento e como ele ser medido no processo de controle da qualidade. Por exemplo: no suficiente dizer que alcanar as datas planejadas no cronograma uma forma de medida da gerncia da qualidade; a equipe de gerncia do projeto deve tambm indicar se cada atividade deve iniciar no prazo ou apenas terminar na data programada; quando se deve medir cada atividade individual ou apenas alguns subprodutos e, neste caso, quais deles. As definies operacionais, em algumas reas de aplicao, so tambm chamadas de metrics (mtricas).
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.3 Checklists (Lista de verificaes). Uma checklist uma ferramenta estruturada, usualmente destinada indstria ou a atividades especficas, utilizada para verificar se um conjunto de passos necessrios esto sendo efetuados. As checklists podem ser simples ou complexas. Usualmente utilizam-se frases imperativas (Faa isto !) ou interrogativas (Voc fez isto ?). Muitas organizaes possuem checklists padres disponveis para garantir consistncia nas atividades freqentemente realizadas. Em algumas reas de aplicao, as checklists esto tambm disponveis em associaes de profissionais ou em fornecedores de servios comerciais. .4 Entradas para outros processos. O processo de planejamento da qualidade pode identificar uma necessidade de atividade adicional em outra rea.
Ferramentas e Tcnicas
.1
Sadas
.1
Melhoria da qualidade
8.2.1
.1 Plano de gerncia da qualidade. O plano de gerncia da qualidade est descrito na Seo 8.1.3.4. .2 Resultados da medio do controle da qualidade. As medies de controle da qualidade so o registro dos testes e medidas de controle da qualidade num formato adequado para comparaes e anlises. .3 Definies operacionais. As definies operacionais esto descritas na Seo 8.1.3.2.
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8.2.3
.1 Melhoria da qualidade. A melhoria da qualidade inclui a tomada de aes para aumentar a efetividade e a eficincia do projeto fornecendo benefcios adicionais para as partes envolvidas do projeto. Na maioria dos casos, a implementao de melhorias na qualidade exigir preparao de requisitos de mudanas ou tomada de aes corretivas e sero gerenciadas de acordo como os procedimentos do controle geral das mudanas, conforme descrito na Seo 4.3.
8.3
Controle da Qualidade
O controle da qualidade envolve monitorar os resultados especficos do projeto para determinar se eles esto de acordo com os padres de qualidade relevantes e identificar as formas para eliminar causas de resultados insatisfatrios. Deve ser realizado durante todo o projeto. Os resultados do projeto incluem tanto o resultado do produto quanto os subprodutos e a gerncia dos resultados, tais como desempenho do custo e do cronograma. O controle da qualidade freqentemente realizado pelo Departamento de Controle da Qualidade ou unidade similar da organizao no sendo, entretanto, obrigatrio. A equipe de gerncia do projeto deve ter conhecimento prtico do controle estatstico da qualidade, especialmente sobre as tcnicas de amostragem e probabilidade, para auxilila na avaliao das sadas do controle da qualidade. Dentre outros assuntos, ela deve saber as diferenas entre: Preveno (manter os erros fora dos processos) e inspeo (manter os erros fora das mos do cliente). Amostragem por atributo (os resultados esto de acordo ou no) e amostragens variveis (os resultados so distribudos em uma escala contnua que mede o grau de conformidade). Causas especiais (eventos no usuais) e causas aleatrias (variaes normais do processo). Tolerncias (o resultado aceitvel se cai dentro de um intervalo especfico de tolerncia) e limites de controle (o processo est sob controle se o resultado cai dentro dos limites de controle).
Entradas
.1
Tcnicas e Ferramentas
.1
Sadas
.1
Inspeo .2 Grficos de controle .3 Diagrama de pareto .4 Amostragem estatstica .5 Flowcharting (fluxogramao) .6 Anlise de tendncias
8.3.1 E n t r a d a s p a r a o C o n t r o l e d a Q u a l i d a d e
.1 Resultados do trabalho. Os resultados do trabalho (descritos na Seo 4.2.3.1 ) incluem tanto os resultados dos processos quanto os resultados do produto. As informaes sobre os resultados esperados ou planejados (do plano do projeto) devem estar disponveis juntamente com as informaes dos resultados reais. .2 Plano de gerncia da qualidade. O plano de gerncia da qualidade est descrito na Seo 8.1.3.3. .3 Definies operacionais. As definies operacionais esto descritas na Seo 8.1.3.2. .4 Checklists (Lista de verificaes). As checklists esto descritas na Seo 8.1.3.3.
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.6 Anlises de tendncias. As anlises de tendncias envolvem a utilizao de tcnicas matemticas para a elaborao de previses futuras baseadas na utilizao de resultados histricos. As anlises de tendncias so freqentemente utilizadas para monitorar a: Desempenho tcnico - quantos erros ou defeitos foram identificados, quantos permanecem incorretos. Desempenho de custo e cronograma - quantas atividades por perodo foram concludas com significativas variaes.
8.3.3
.1 Melhoria da qualidade. A melhoria da qualidade est descrita na Seo 8.2.3.1. .2 Decises de aceitao. Os itens inspecionados sero aceitos ou rejeitados. Os itens rejeitados podem exigir retrabalho (descrito na Seo 8.3.3.3). .3 Retrabalho. O retrabalho uma ao tomada para adequar os itens com defeito, ou no conformidade, s exigncias ou especificaes. O retrabalho, especialmente o imprevisto, uma causa bastante freqente de atrasos no projeto, na maioria das reas de aplicao. A equipe do projeto deve fazer o mximo esforo possvel para minimizar o retrabalho. .4 Checklists concludas. Veja na Seo 8.1.3.3. Quando se utilizam checklists, aquelas j concludas devem fazer parte dos registros do projeto. .5 Ajustes no processo. Os ajustes no processo envolvem a tomada de aes corretivas ou preventivas imediatas como um resultado das medida de controle de qualidade. Em alguns casos, os ajustes no processo podem necessitar de compatibilizao com os procedimentos do controle geral das mudanas, como descrito na Seo 4.3.
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