Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
2012
1
LA EMPRESA
1. DESCRIPCION DE RYCOPESA Repsol Gas es un rea perteneciente a la empresa espaola Repsol, cuyas reas estn divididas en subsidiarias as como RYCOPESA, que es un rea cuya funcin es la de abastecer y vender GLP a distintos distribuidores, este rea se encarga de envasar GLP en balones domsticos cuyos tamaos son de 5,10 y 45 kilos, tambin es encargada de distribuir el producto a distintos sitios de los clientes y ende emitir una factura para cada cliente.
2.
MISION y VISION
VISIN
Conseguir que Repsol YPF sea una empresa admirada internacionalmente por la excelencia en su gestin. Ser referentes en la materia, tanto dentro como fuera de la Compaa.
MISIN
Promover e impulsar iniciativas de mejora en la gestin en las diversas unidades del Grupo, para apoyar el avance, de forma armnica y bajo estndares corporativos, hacia la Excelencia, reforzando la competitividad de manera sostenida
ALCANCE
PROJECT CHARTER
NOMBRE DEL PROYECTO Sistema de Gestin de Despacho, Fracturacin y Control de Transporte de GLP DEFINICIN DEL PROYECTO: Qu, Quin, Cmo, Cundo, Dnde? El proyecto consistir en dar solucin a la problemtica que existe hoy en da en el rea de Distribucin de la empresa Repsol S.A: 1. Los clientes exigen una temprana entrega de los productos de balones de gas domstico. 2. No hay una cantidad exacta de los productos distribuidos a los clientes. 3. Gastos excesivos de combustible en las carretas por motivos de no haber una buena planificacin de distribucin. 4. Los choferes no aceptan la gua de ruta en algunos casos. El proyecto ser realizado por un grupo de trabajadores pertenecientes a la empresa cuyos nombres son los siguiente: GERKES BELTRAN,CARLOS(responsable del proyecto) BAUTISTA CELARAYAN,DIEGO CARRASCO PEREZ,PABLO TOVAR HERRERA,HAROLD SIGLAS DEL PROYECTO
DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: Descripcin del producto, servicio o capacidad a generar Sistema Automatizado Es un sistema integral basado en automatizar todos los procesos del rea de despacho y distribucin de GLP domstico: ste servicio facilitar en tomar cantidades exactas de pedidos por parte de los clientes. Ayudar a crear hojas de ruta para cada transportista. Emitir facturas para cada cliente. Reducir costos en personal Evitar modificaciones a ltima hora de los pedidos por parte de los clientes. Aumentar el rendimiento laboral por parte de los colaboradores.
DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Stakeholders Necesidades, Deseos , o Expectativas Sponsor Reducir costos de
Cliente RYCOPESA
Transportistas
Cliente Final
Que los pedidos se entreguen en el tiempo establecido Desarrollar el programa de Sistema Automatizado
Cantidad de camiones distribuidores Detalles de los camiones (soporte de cantidad, etc.). Detalle de los transportistas (record de conductor, examen mdico, etc.). Que los clientes cumplan las normas dela empresa y realicen sus pedidos con anticipacin. Que se cumpla con los acuerdos establecidos en principio para no tener ningn inconveniente (datos de la empresa, dinero, etc.).
DEFINICIN DE NECESIDADES DEL NEGOCIO: Necesidades del negocio, la sociedad, organizacin, o empresa, que el proyecto intentar satisfacer. Necesidad del Negocio Forma en que el Proyecto la satisfar Satisfacer al cliente en los pedidos de GLP Creando un sistema de comercio electrnico y una serie de reglas de la empresa dando a conocerlas a los clientes para evitar disgustos.
Evitar el conflicto interno en el plan de Se generar un sistema automatizado interno distribucin conectado en el comercio electrnico para as recibir los pedidos exactos a despachar y tener una satisfaccin de la empresa ya que 5
FINALIDAD DEL PROYECTO: Fin ltimo, Propsito general, u objetivo de nivel superior por el cual se ejecuta el proyecto. Mejora de los procesos internos de distribucin y satisfacer al cliente.
JUSTIFICACIN DEL PROYECTO: Motivos, Razones, o argumentos que justifican la ejecucin del Proyecto. Justificacin Cualitativa Justificacin Cuantitativa Generar ingresos de la empresa Generar nuevos clientes Prevenir gastos
SUPUESTOSDELPROYECTO:FACTORESQUEPARAPROPSITOSDELAPLANIFICACINDELPROYECTOSECONSIDERANVERDADER
OS,REALESOCIERTOS.
AMBIENTALESOEXTERNOS A LA ORGANIZACIN es La desercin de un cliente nos obliga a cambiar nuestra ruta de distribucin
RESTRICCIONESDELPROYECTO:FACTORESQUELIMITANELRENDIMIENTODELPROYECTO,ELRENDIMIENTODEUNPROCESODE
LPROYECTO,OLASOPCIONESDEPLANIFICACIONDELPROYECTO.PUEDENAPLICARALOSOBJETIVOSDELPROYECTO OALOSRECURSOSQUESEEMPLEANENELPROYECTO.
AMBIENTALESOEXTERNOS A LA ORGANIZACIN El cliente requiere ms o menos galones de gas despus de haberse realizado la orden
La carga de un cliente a veces varia por El cliente espera hasta ltimo da para cancelar decisin de el mismo. sus deudas(se le un crdito de 3 das)
PRINCIPALESOPORTUNIDADESDELPROYECTO
El desarrollo del proyecto permite ofrecer el Sistema a otras empresas afines
Proyecto
Sistema de Gestin de Despacho, Facturacin y Control de Transporte de GLP
Definicin
RepsolGas es un rea perteneciente a la empresa espaola Repsol, cuyas reas estn divididas en subsidiarias as como RYCOPESA, que es un rea cuya funcin es la de abastecer y vender GLP a distintos distribuidores, este rea se encarga de envasar GLP en balones domsticos cuyos tamaos son de 5,10 y 45 kilos, tambin es encargada de distribuir el producto a distintos sitios de los clientes y ende emitir una factura para cada cliente.
Estos mdulos sern los necesarios para satisfacer las necesidades actuales de RYCOPESA. con la finalidad de utilizar este sistema como herramienta informtica que facilite los procesos actuales y orientndose a mejorarlos. El proyecto busca la integracin de los mdulos mencionados para as obtener reportes adecuados para la toma de decisiones, orientado a un menor tiempo de consultas y as brindarle un valor agregado a IREA S.A.C. Permitir controlar el Stock de Productos. ALCANCE:
Evitar el conflicto interno en el plan de distribucin 8
Implantar un sistema integrado de Gestin de Despacho, Facturacion y Control de Transporte. Reforzar la capacidad cognoscitiva mediante la utilizacin de las TI. Tener una interfaz sencilla para el usuario en cada uno de sus mdulos. Facilitar el control y seguimiento de los pedidos Evitar modificaciones a ltima hora de los pedidos por parte de los clientes
Principales Entregables
Proyect Chapter Scope Stament Informe de estado del Proyecto Manual de Usuario
Restricciones y Supuestos
El cronograma del tiempo estimado no debe ser superado. La calidad del producto debe satisfacer los requerimientos de todos los Stakeholders.
Organizacin y Procedimientos
Autorizaciones Cliente/Usuario rea de Distribucion Responsable Gerente de Distribucion Sponsor RYCOPESA Gerente del Proyecto
Gerkes Beltran, Carlos
ANLISIS Y DISEO
CONSTRUCCIN
PRUEBAS Y TESTEO
IMPLEMENTACIN
ANALISIS DE REQUERIMIENTOS
DISEO DE INTERFACES GRAFICAS INTERFAZ INTERNO INTERFAZ PARA EL CLIENTE CODIFICACION ENTREGA DEL SISTEMA
CAPACITACION AL PERSONAL
10
Plan de Proyecto
Codificacin
Pruebas de funcionamiento
Manuales
Capacitacin al personal
12
13
14
15
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
1.2.2 Elaborar informe de estado del proyecto 1.2.3 Entregar el informe a los responsables 2.2.1 Designar equipo de trabajo encargado para el diseo de las interfaces 2.2.2 Disear interfaces por mdulo 2.2.3 Revisar el diseo de las interfaces 2.2.4 Entregar el diseo de las interfaces 3.1.1Designar personal encargado de la construccin de interfaces grficas 3.1.2Adquirir equipos para la construccin de interfaces licencias de los programas a utilizar. 3.1.3Desarrollar interfaces por mdulo 3.1.4Revisar interfaces 3.2.1Designar personal encargado de codificar 3.2.2Adquirir equipos para la codificacin y licencias de los programas a utilizar. 3.2.3Desarrollo por mdulos 3.2.4Codificar procesos y funciones 3.2.5Revisar validaciones 3.2.6Entregar mdulo 3.3.1Designar equipo de trabajo encargado de la elaboracin de reportes 4.1.1Designar equipo de trabajo para realizar las pruebas de funcionamiento 4.1.2Realizar pruebas de caja negra en mdulos 4.1.4Realizar pruebas de caja blanca en mdulos 16 y
24
39 40 41 42 43 44 45
17
18
Enero
Febrero
19
20
1 1 1 2 2 2 2 4
8 8 8 8 8 8 8 8
8 8 8 16 16 16 16 32
33 35 33 33 30 33 35
33 1056 Junio
S/. 6,332.0
21
Costo x Hora
S/. 33.0
264 horas
8 horas 104 horas 80 horas 24 horas 24 horas 4 horas 8 horas 4 horas 8 horas
S/. 33.0 S/. 264.0 S/. 3,432.0 S/. 2,640.0 S/. 792.0 S/. 792.0 S/. 132.0 S/. 264.0 S/. 132.0 S/. 264.0 S/. 30.0 S/. 2,880.0 S/. 4,800.0 S/. 720.0 S/. 240.0 S/. 240.0 S/. 240.0 S/. 120.0 S/. 240.0 S/. 240.0 S/. 35.0 S/. 1,960.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 840.0 S/. 560.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 560.0 S/. 280.0 S/. 1,400.0 S/. 280.0 S/. 1,400.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 560.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0
S/. 8,712.0
324 horas
96 horas 160 horas 24 horas 8 horas 8 horas 8 horas 4 horas 8 horas 8 horas
S/. 9,720.0
Carlos Gerkes
1.1.1 Confirmar equipo del proyecto 1.1.2 Agendar reuniones de trabajo 1.2.1 Designar responsable del informe de estado del proyecto 2.1.2 Designar equipo para realizar las encuestas 2.1.3 Establecer fechas de encuestas 2.1.1 Elaborar encuestas para los stakeholders 1.2.2 Elaborar informe de estado del proyecto 1.2.3 Entregar el informe a los responsables 2.2.1 Designar equipo de trabajo encargado para el diseo de las interfaces 2.2.4 Entregar el diseo de las interfaces 3.1.1Designar personal encargado de la construccin de interfaces grficas 3.1.2Adquirir equipos para la construccin de interfaces y licencias de los programas a utilizar. 3.2.1Designar personal encargado de codificar 3.2.2Adquirir equipos para la codificacin y licencias de los programas a utilizar. 3.3.1Designar equipo de trabajo encargado de la elaboracin de reportes 4.1.1Designar equipo de trabajo para realizar las pruebas de funcionamiento 3.3.4Realizar reuniones para hablar acerca de los reportes e indicadores obtenidos 1.3.1 Agendar reunin sobre el cierre del proyecto 1.3.2 Elaborar informe de Performance del Proyecto 1.3.3 Establecer las mtricas del proyecto 1.3.4 Elaborar el acta de aceptacin del proyecto 1.3.6 Elaborar el archivo final del proyecto 5.3.1Coordinar con las dems reas para establecer el cronograma de capacitacin 5.3.2Designar personal a dictar la capacitacin
344 horas
56 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas 24 horas 16 horas 8 horas 8 horas 16 horas 8 horas 40 horas 8 horas 40 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas 16 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas
S/. 12,040.0
Costos Administrativos
Materiales Administrativos 6 Meses S/. 2,500.0 S/. 15,000.0
Costos Hardware
Laptos (Dell i7 2.7 Ghz - 2 GB Ram) 4 Equipos S/. 2,250.0 S/. 9,000.0
Costos Software
Entordo de Desarrollo y Motor de Base de Datos Licencias S/. 9,000.0 S/. 9,000.0 S/. 73,372.0
22
Estndar o norma de calidad aplicable Metodologa PMI Formato exigido por REPSOL Informe exigido por
Actividades de Control Aprobado por REPSOL Aprobado por REPSOL Aprobado por REPSOL
23
Revisin Aprobado por REPSOL INTERFAZ PARA EL CLIENTE Procedimiento Revisin Aprobado por REPSOL CONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS Procedimiento Revisin Aprobado por REPSOL CODIFICACION Revisin REPORTES E INDICADORES PARA JEFES DEL AREA Revisin Aprobado por REPSOL Prueba de Caja Negra Revisin Aprobado por REPSOL Prueba de Caja Blanca Revisin MANUAL DE USUARIO Revisin MANUAL DE INSTALACION Revisin Aprobado por REPSOL ENTREGA DEL SISTEMA Aprobado por REPSOL CAPACITACION AL PERSONAL ROLES PARA LA GESTION DE LA CALIDAD Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para mejorar la calidad Reporta a: Directorio Supervisa a: Lder del proyecto Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad Funciones del rol: Revisar estndares, revisar entregables, aceptar entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar acciones correctivas Niveles de autoridad : Exigir cumplimiento de entregables a los analistas y programador Supervisa a: Equipo de Proyecto Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad requerida y segn estndares Funciones del rol : Elaborar los entregables Niveles de autoridad: Aplicar los recursos que se le han asignado Reporta a: Project Manager Supervisa a:
25
MATRIZ DE COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROYECTO Gestin de Transporte, Facturacin y Despacho de GLP. SIGLAS DEL PROYECTO GTFDGLP
Informacin
Contenido
Formato
Grupo receptor Coordinador RYCOPESA Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA,
Metodologa Documento digital (DF) va correo electrnico Documento digital (DF) va correo electrnico Documento impreso Documento impreso
Frecuencia de Comunicacin
Datos y comunicacin sobre el inicio del proyecto Planificacin detallada del proyecto: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RRHH comunicaciones y Riesgos Estado actual, progreso del proyecto, pronostico de tiempo y costo. Problemas y pendientes Datos y comunicacin sobre el cierre del proyecto
Project Charter
Muy alto
0.2 Plan del Proyecto 0.3 Informe de estado del proyecto 0.5 Cierre del proyecto
Alto
Semanal
Medio
Semanal
26
Alto
Semanal
Documento tcnico
Alto
Documento impreso
Semanal
Fuentes del sistema Informe de las pruebas del sistema Informe de implementacin
Documento tcnico
Alto
Documento impreso
Semanal
Documento tcnico
Alto
Documento impreso
Semanal
4.1 al 4.3
Documento tcnico
Alto
Documento impreso
Semanal
5.1 al 5.3
27
Analista1(ANA1)
Analista proyecto Capacitador Elaborador manual. Elaborador reportes indicadores. Colaborador general.
del de
de de
Analista2 (ANA2)
Analista de Informacin. Gestor de calidad. Administrador de base de datos. Elaborador de manual de instalacin del producto.
Programador(PROG) Administrador de cuentas. Soporte tcnico. Asesor a los miembros del rea de distribucin. Administrador de seguridad de informacin.
Lder Usuario
31
ENTREGABLES
LIDER PROY
JEF.AREA DE DISTRIBUCION
PLANIFICACIN DEL PROYECTO PLAN DEL PROYECTO INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO CIERRE DEL PROYECTO ANLISIS Y DISEO ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DISEO DE INTERFACES GRAFICAS INTERFAZ INTERNO INTERFAZ PARA EL CLIENTE CONSTRUCCIN CONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS CODIFICACION REPORTES E INDICADORES PARA JEFES DEL AREA PRUEBAS Y TESTEO PRUEBASDE FUNCIONAMIENTO Prueba de Caja Negra Prueba de Caja Blanca IMPLEMENTACIN MANUALES MANUAL DE USUARIO MANUAL DE INSTALACION ENTREGA DEL SISTEMA CAPACITACION AL PERSONAL
R R A A A A A A
P R R R R
P P P P P R
P P P
A A A
P P P P
P P R
R P
P V P
A A
R P
P R
P P
P P
A A R V
R V P R
V R P P
P P P P A
P P P A
32
Tcnico
Gestin y Organizacin
Externo
Requerimientos
Comunicacin
Usuario
Tecnologa
Estimaciones
Proveedores
Calidad
Seguridad
33
Tabla de Probabilidades:
Valor 5 Clasificacin Muy alta Definicin El evento se sabe que es casi seguro que ocurra. Probabilidad de ocurrencia mayor al 85%. El evento tiene una posibilidad alta de ocurrencia. Probabilidad de ocurrencia entre el 60% y 85%. Es posible que ocurra el evento con una frecuencia regular. Su probabilidad de ocurrencia est entre el 40% y 60%. El evento puede ocurrir, pero no es muy frecuente. Probabilidad de ocurrencia entre el 15% y 40%. El evento no ocurre nunca o casi nunca. Su probabilidad de ocurrencia es menor al 15%.
Alta
Media
Baja
Muy baja
Tabla de Impacto:
Valor 5 Clasificacin Muy alta Definicin El impacto del riesgo es tremendamente perjudicial para el proyecto. El impacto del riesgo tiene daos serios para el desarrollo del proyecto. El impacto del riesgo tiene un dao moderado al desarrollo del proyecto. El impacto del riesgo no tiene un dao como para retrasar el 2 Baja desarrollo del proyecto. El impacto en el costo y en el calendario es menor.
Alta
Media
34
Muy baja
Riesgo Elaboracin excesiva de los requerimientos Nuevas tecnologas Baja calidad del producto Baja supervisin del proyecto Falta de actualizacin del firewall Comunicacin del equipo de trabajo inexistente Estimaciones ineficientes Falta de apoyo poltico del producto Personal no asimila adecuadamente la capacitacin Servicios de conserjera inexistentes
P 2 1 2 3 2 3 4 2
I 4 3 3 4 3 5 4 4
E 8 3 6 12 6 15 16 8
Calidad 004 Seguridad Comunicacin Estimaciones Dependencias del Proyecto Usuario 005 006 007 008
009
Proveedores
010
35
Media 3
004
006
Baja 2 009
003, 005
001, 008
Muy baja 1
002
Muy baja 1
Baja 2
Media 3 IMPACTO
Alta 4
Muy alta 5
36
Priorizacin de Riesgos:
Cdigo 007 006 004 010 001 008 003 005 002 009 Riesgo Estimaciones ineficientes Comunicacin del equipo de trabajo inexistente Baja supervisin del proyecto Servicios de conserjera inexistentes Elaboracin excesiva de los requerimientos Falta de apoyo poltico del producto Baja calidad del producto Falta de actualizacin del firewall Nuevas tecnologas Personal no asimila adecuadamente la capacitacin Probabilidad (P) 4 3 3 3 2 2 2 2 1 1 Impacto (I) 4 5 4 3 4 4 3 3 3 2 Exposicin (E=PxI) 16 15 12 9 8 8 6 6 3 3
37
R007
Amenaza
Estimaciones ineficientes
Proyecto completo
Alto
Lder y Responsable
Mitigar
Analizar y Definir cuales son la causas del desfase, si son del tipo humano o tcnico.
R006
Amenaza
Conversaciones / consultas
Proyecto completo
Media
Lder y Responsables
Eliminar
Definir ptimas lneas de comunicacin; digitales o escritas. Identificar las tareas por el nivel de supervisin y definirlos nuevamente de acuerdo al avance del proyecto. Realizar procesos de control (Checklist). Todas las experiencias deben estar documentadas para disminuir la dependencia. Este determinado en una base de datos los requerimientos funcionales del sistema, los requerimientos no funcionales y los diseos.
R004
Amenaza
Conversaciones / consultas
Proyecto completo
Media
Lder y Responsables
Evitar
R010
Amenaza
Inexperiencia para gestionar y/o planificar actividades particulares Redundancias en el desarrollo del proyecto de software
Conversaciones / consultas
Proyecto completo
Media
Lder y Responsables
Evitar
R001
Amenaza
Conversaciones / consultas
Media
Lder y Responsables
Evitar
38
39