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El Proceso de Transformacin Organizacional est ms cerca de los empleados administrativos

Conozca el balance de resultados que arroj la Estrategia de divulgacin masiva en su fase II para empleados administrativos del nivel central.

El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia cont con una preparacin previa, en cabeza de su lder, para las sesiones informativas sobre la Transformacin Organizacional.

Qu piensa Antanas Mockus sobre el rol de los directivos en el Proceso de Transformacin Organizacional?

Ahora son tres lneas decisionales las que cuentan con coordinadores en el Macroproceso de Desarrollo Institucional. Entrese de quin es el lder de Dinmica Organizacional.

Pon a prueba tus conocimientos y demuestra cunto sabes del Proceso de Transformacin Organizacional. Encuentra la definicin correcta.

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Cumplirle al Proceso de Transformacin Organizacional,

es cumplirle a la Universidad
s grato para m informarles que la Estrategia de divulgacin masiva para los servidores administrativos del nivel central (correspondiente a la fase II) finaliz con un balance positivo, tanto en lo cuantitativo como lo cualitativo. La asistencia a las actividades registr un 87% de las 507 personas del nivel central que fueron convocadas a estas sesiones informativas. Pero como saben, lo importante no es slo la asistencia, sino que ustedes lograran expresar sus observaciones y preguntas, y en la medida de lo posible dar respuesta a sus expectativas. Ms all de los logros cuantitativos, resaltamos que el xito de la actividad radic en el rol que desempearon ustedes como interlocutores de la iniciativa y de quienes, convirtindose en un ejemplo para la Institucin, aportaron su tiempo y sus habilidades como facilitadores. Cumplirle al Proceso de Transformacin Organizacional es cumplirle a la Universidad. Por eso, a travs de la apertura al dilogo y el inters en la construccin conjunta se permiti la reflexin sobre los retos, cambios, temores e imaginarios que existen frente al mismo. El beneficio ms importante de esta actividad es que logramos poner en comn los orgenes y conceptos de la Transformacin Organizacional y conseguir un dilogo transparente con personal administrativo del nivel central, como parte de los actores del

Proceso. Ahora nos corresponde continuar con la fase III de la estrategia de divulgacin masiva en la que participarn los profesores y personal administrativo de las unidades acadmicas, sedes y seccionales. Tenemos un compromiso con ustedes, avanzar con los cambios y dar respuesta a las inquietudes identificadas, que por razones de tiempo no se lograron responder. El de ustedes, como actores importantsimos del Proceso es seguir activamente conectados con las acciones y aportar en la construccin de los cambios que requiere la Universidad.

Alberto Uribe Correa Rector

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Comenz la estructuracin de Gestin de dinmica organizacional

Con el nombramiento de David Marulanda Garca como coordinador de Dinmica organizacional, el Macroproceso de Desarrollo Institucional tiene su segunda lnea decisional estructurada.

n significativo avance se di en el Macroproceso de Desarrollo Institucional, a partir de la Resolucin Rectoral 34914, del 27 de junio de 2012, que nombr a David Marulanda Garca, quien ocupaba el cargo de Asistente de Planeacin y pas a ser el Coordinador de la lnea decisional Gestin de la Dinmica Organizacional. Un paso que permite el inicio de la estructuracin de la lnea, cuya misin ser orientar

el desarrollo de la Institucin y direccionarla hacia una organizacin del conocimiento, mediante la gestin de la transformacin organizacional, la mejora del sistema de gestin, la gestin de la evaluacin institucional, la gestin del conocimiento y el desarrollo de capacidades de autogestin y aprendizaje. De la mano del nombramiento del Coordinador, tambin se resolvi a partir de la Resolucin Rectoral 34913 del 27 de junio

de 2012, la eliminacin del Departamento y el traslado del personal, a Gestin de Dinamica, convirtindose en el primer grupo que har parte de esta lnea. Hoy empezamos con cinco personas con alto potencial investigativo y capacidad de interactuar con actores acadmicos, gracias a su experiencia profesional, al tiempo que llevan en la institucin y a su formacin que no para. Entre todos construiremos los distintos procesos que se nombran en las UBM, asegura David Marulanda Garca. Se trata de Luz Eugenia Ros, Gloria Elena Prez, Gloria Amparo Granda, Juan David Muoz y Mauricio Snchez, quienes inicialmente conforman el equipo de arranque de esta lnea decisional, y asumen entre otras tareas, la de adelantar la fase de Instrumentacin de las 6 UBM identificadas a la fecha. Este equipo que se muestra muy compacto y con visin compartida, coincide en que tienen una responsabilidad muy grande por las caractersticas estratgicas de la lnea: Dinmica tiene un gran reto y le vamos a hacer frente a la tarea con lo mejor de nosotros, es lema conjunto.

El equipo de trabajo de esta nueva Lnea Decisional recibi positivamente los cambios que trae este nombramiento.

Los asuntos de trabajo de

Gestin de dinmica organizacional

En el mismo sentido, el Coordinador Marulanda Garca agrega: La educacin es uno de los factores que contribuyen al desarrollo de la sociedad y si la educacin superior es de mejor calidad y se ofrece cada vez a ms personas, es mayor la contribucin; por tanto, participar en concebir y mejorar el hacer de la Universidad es un gran compromiso. De ah que uno de nuestros retos sea lograr la articulacin virtuosa entre los actores que hacemos parte de la Institucin para alcanzar acuerdos fundamentales sobre los alcances del proyecto institucional y las reglas de juego sobre cmo lograrlo. Con Gestin de la dinmica organizacional, el Macroproceso de Desarrollo Institucional tiene en la actualidad dos lneas decisionales estructuradas, la primera fue Desarrollo del Talento Humano, lo que se traduce en avances en el Proceso de Transformacin Organizacional que avizoran en el corto plazo la entrada en operacin de algunas UBM.

Gestin de la evaluacin institucional Mejora del sistema de gestin Desarrollo de capacidades organizacionales Gestin de la transformacin organizacional

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Reto
E

de titanes

El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia cont con una preparacin previa, en cabeza de su lder, para las sesiones informativas sobre la Transformacin Organizacional.

Alejandra Navarro Mnera

ra lunes 16 de julio y ese da, Alejandra Navarro Mnera sali muy temprano de su casa; pero esta vez no se diriga a su puesto de trabajo de orientacin al usuario en la Biblioteca Central, sino que iba dispuesta a despejar sus dudas sobre el Proceso de Transformacin Organizacional, en las sesiones informativas en la sede de Posgrado de la Universidad de Antioquia. Semanas atrs Alejandra haba participado de reuniones con su jefe, Dora Ins Villegas, quien como patrocinadora de su equipo, busc motivarlos sobre el Proceso, compartiendo informacin publicada en la Revista Intercambio y en el peridico Alma Mater y generando espacios de dilogo y reflexin. Ademas, su preparacin viene dndose desde el ao pasado, cuando su compaera Diana Rojas, multiplicadora de la Transformacin Organizacional, replicaba los conceptos

bsicos y el por qu se est dando este cambio para toda la comunidad universitaria. A pesar de estar informada, Alejandra se senta ajena al Proceso, por esta razn acude a su cita. All por medio de cuenteros, ldicas, dilogo y trabajo en equipo, aprendi los nombres y las funciones del Mapa Orgnico de Procesos -MOP-,construy una visin compartida de lo que es la Transformacin Organizacional y aclar las dudas que tena.

Recibir informacin directamente de los entes de la Universidad es bueno, porque uno a veces solo se basa en lo que lee, lo que escucha, lo que dicen otras personas, que muchas veces es lo peor; adems me pareci muy positivo que siempre conocemos cosas y personas nuevas que hacen parte de todo el Proceso

La importante labor de un lder.

Por su parte, Dora Ins Villegas Londoo, directora del Sistema de Bibliotecas, quiso hacer un llamado como lder de la dependencia para que los empleados no faltaran a estas sesiones y para que se vincularan de lleno con el Proceso; as que se reuni con los equipos de trabajo que conform tanto de la Biblioteca Central como de las bibliotecas satlite. Les explic de qu se trataba la Transformacin Organizacional, envo un comunicado va intranet y luego tuvieron un encuentro donde el tema central fue la adopcin de un nuevo modelo de gestin por procesos.

porque de las 61 personas invitadas de su dependencia, asisti el 95%. Todos estos resultados se dieron gracias al esfuerzo de los lderes de cada una de las dependencias asistentes, por ejemplo para Dora Villegas participar de este proceso se hace necesario, porque es apostndole a nuevas metodologas que estamos logrando una Universidad moderna, que pueda ser competitiva, que permita el logro de los objetivos comunes, donde todos trabajemos en conjunto para sacar adelante la Institucin.

Soy consciente que este es un desafo grande, me parece que es un reto de titanes que nos compete a cada uno de los servidores de la Universidad
Estas acciones se hicieron con la intencin de que todas las personas llegaran con una informacin bsica del Proceso de Transformacin Organizacional. A Dora Villegas, la asistencia a la Estrategia de divulgacin masiva le deja una gran satisfaccin,

Los asistentes participaron activamente del taller propuesto por el facilitador.

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Antanas Mockus y su visin

de transformacin en las organizaciones

Intercambio habl con el profesor Mockus acerca del rol que cumplen los lderes de una organizacin en los procesos de tranformacin y nos dio su opinin sobre el Proceso de Transformacin Organizacional que lleva a cabo la Universidad de Antioquia, a propsito de su participacin en la Estrategia de divulgacin masiva.
Nombre: Antanas Mockus Sivicas Formacin: Matemtico de la
Universidad de Dijon, Francia. Tiene una maestra en Filosofa en la Universidad Nacional de Colombia. Es Doctor Honoris Causa de la Universidad de Pars VIII y de la Universidad Nacional de Colombia. Su vida profesional ha oscilado entre la academia y el sector pblico.

Cargo actual: Presidente de

Corpovisionarios e idelogo de la metodologa de Cultura Ciudadana.
Antanas Mockus

Desde su experiencia Cul debe ser el rol del lder en los procesos de transformacin de las organizaciones? R. Claramente, es el equipo de direccin el

que impulsa los cambios o la mayora de los cambios no se darn, o pueden presentarse en direccin negativa. La Universidad de Antioquia

est muy bien posicionada dentro del pas, comienza a posicionarse internacionalmente y yo creo que debe pasar por este proceso de transformacin; si no se blinda con cambios perder el posicionamiento que ha ganado. Los decanos y directivos son el equipo base de esa transformacion.

Por qu es necesario que las organizaciones auto-revisen su funcionamiento interno? R. Estamos ante un tema de equilibro, de
hecho, muchas universidades tienen procesos de investigacion sobre s mismas, pero lo ms bonito es cuando una universidad empieza a mirarse no slo en el espejo acadmico sino tambin a transformase a la luz de lo que va comprendiendo sobre s misma. Seguramente hay temores y resistencias por el lenguaje que se usa. Yo lo sent cuando se propuso la Modernizacin Administrativa de la Universidad Nacional (MAUN), recuerdo la buena intencin del equipo de la Facultad de Ciencias Econmicas, pero para nosotros el lenguaje de sus planteamientos era como si nos hablaran en chino y no entendamos para qu era. Aqu es muy claro que es para lograr la visin de la universidad y si quiere seguir destacandose como universidad de investigacin, que tambin tiene docencia y hace extensin de excelencia y se conecta con la regin, entonces tiene que trabajar fluidamente en trminos de procesos administrativos. Hacer cambios en universidades es todo un arte. Es normal que la Universidad mire el cambio con desconfianza. Puede tener miedo a que se pierda tiempo o a que se pierdan algunos privilegios. Transformacin Organizacional suena muy grande, pero cuando descubren que al final buscan un un beneficio para el ciudadano, las personas desean esa transformacin.

ms rpido a los desafos que tienen que ver con trmites, con rendicin de cuentas a la sociedad, con transparencia. La segunda manera, es revisar qu despierta desconfianza, y quedarse inmvil ante el temor de esculcar ciertas otras. Por ltimo, est la resistencia activa, inteligente, aportadora. Si usted est convencido que el proceso no es bueno, participe en la discusin. La manera ms fcil pero poco defendible de resistencia es no asistir y despus decir: no me invitaron, o no hubo reuniones, esto es la primera vez que lo veo. Tcticamente funciona pero si no es verdad pues no es verdad. Yo creo que es ms frtil la resistencia activa, por lo menos le he agradecido a crticos muy fuertes de las propuestas porque ayudan a centrar el debate, a destacar algunos puntos. Una buena crtica ayuda a entender mejor la propuesta que se est haciendo. Despus uno puede optar por decir s o no. La parte bonita de los crticos es que siempre miran los puntos ms endebles y de esa manera la propuesta queda lo mejor posible.

Cmo se puede contribuir a la organizacin desde el liderazgo? R. Hay 3 maneras de reaccionar, la primera
es entusiasmarse, alinearse con los objetivos y querer que la universidad responda mucho

Hacer cambios en las universidades es todo un arte as lo expreso Mockus ante el Consejo Acadmico en la Estrategia de divulgacin masiva, Fase I.

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El Proceso de Transformacin Organizacional
est ms cerca de los empleados administrativos

Usted sabe qu es el Proceso de Transformacin Organizacional?, conoce los retos y beneficios de esta iniciativa institucional?, sus inquietudes sobre el futuro de la Universidad son cada vez ms cercanas a la realidad de la Institucin y del Proceso?
alrededor de los 270 servidores pblicos. Con la finalizacin de dicha actividad 830 personas entre directivos y personal administrativo conocen las generalidades de la Transformacin Organizacional. Exposiciones dinmicas y dilogos entre los asistentes, facilitadores y cofacilitadores, permitieron la resolucin de inquietudes, recepcin de expectativas y transmisin de informacin, haciendo nfasis en las formas de

i su respuesta a una de estas preguntas es afirmativa, seguramente usted fue uno de los 440 asistentes a las sesiones informativas sobre la Transformacin Organizacional, en su fase para el personal del nivel central. Antes de la Estrategia de divulgacin masiva con sus fases I (Nivel directivo) y II (personal administrativo del nivel central), el pblico que haba participado en el Proceso de Transformacin Organizacional estaba

participacin de los empleados y el avance en materia de adopcin de macroprocesos. Con esta accin se busc sensibilizar y acercar los intereses individuales a los institucionales y recoger inquietudes entre el personal. Entre los temas ms frecuentes estn Cmo se contempla la estructura organizacional y salarial?, Cmo ser la composicin de los equipos de trabajo luego de la adopcin?, De qu forma se puede participar en la construccin de los asuntos asociados a los macroprocesos? Cmo aporta el Proceso a la mejora de las condiciones contractuales de los empleados? El reto contina con las unidades acadmicas, seccionales y sedes regionales, con quienes

Fase I. Reunin del nivel directivo, en el marco de la Estrategia de divulgacin masiva.

La masiva

en nmeros
La sede Posgrado y el bloque 22 de la Ciudad Universitaria acogieron durante siete das a 447 personas de las 503 invitadas. Se programaron 22 grupos de 25 personas en promedio por cada uno. La satisfaccin frente al evento estuvo en el 71%. 38 servidores administrativos participaron como facilitadores y cofacilitadores. Se impartieron 88 horas de contenido durante los das del desarrollo de la fase II. Con esta estrategia todos los medios de comunicacin del Proceso estn abiertos al pblico a travs del Portal Universitario.
Fase II. Sesiones informativas con personal administrativo.

se realizar jornadas informativas similares a partir de septiembre en cada una de las dependencias, y para las cuales decanos, vicedecanos y jefes de departamento sern protagonistas de la construccin colectiva de esta meta organizacional. Si usted hizo parte de la estrategia de divulgacin masiva este balance es tambin gracias a su compromiso como empleado de la Universidad. Si no asisti a la convocatoria inicial, la invitacin es a que est atento a la programacin que se divulgar a travs del Portal Universitario y del correo electrnico para prximas sesiones. No olvide que en la Universidad de Antioquia estn pasando cosas buenas y cada vez son ms quienes aportan a los logros institucionales.

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1.

Componenetes del MOP

Mapa Orgnico de Procesos

1 2 3 4 5

a b c

Tringulo esencial institucional Lneas decisionales Unidades Bsicas de Manejo (UBM) reas de articulacin

Procesos de tercer nivel que estructuran las lneas decisionales, en donde se desarrolla de manera tangible y concreta el trabajo de las personas, cuyo fin es la generacin de resultados hacia los usuarios y beneficiarios. Procesos de segundo nivel orientados al desarrollo y logro de asuntos especficos dentro de los macroprocesos. Esquema o modelo que representa, de manera visual, la estructura e interaccin de los procesos estratgicos que configuran el quehacer de la Institucin. Indica el flujo de la informacin, los usuarios a los que van dirigidos los programas, productos y servicios, los actores y partes interesadas y el entorno con el que interacta. Tienen como responsabilidad facilitar la incorporacin de reglas que articulen las operaciones realizadas por los macroprocesos, para proveer los productos, programas y servicios requeridos por los usuarios. En el MOP estn representadas por recuadros blancos. Es una representacin grfica del entorno en el que se desenvuelve la Universidad, la cual describe los campos de accin, los actores y partes interesadas. Representa cmo opera la Institucin para cumplir con su razn de ser y cmo satisface las necesidades y expectativas del entorno.

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