O que a Nota Fiscal Eletrnica - NF-e?

? Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrnica como sendo um documento de existncia apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operao de circulao de mercadorias ou uma prestao de servios, ocorrida entre as partes. Sua validade jurdica garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepo, pelo Fisco, do documento eletrnico, antes da ocorrncia do fato gerador. Quais so as vantagens da NF-e? A Nota Fiscal Eletrnica proporciona benefcios a todos os envolvidos em uma transao comercial.

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrnica (vendedores) podemos citar os seguintes benefcios:

Reduo de custos de impresso do documento fiscal, uma vez que o documento emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impresso de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica (DANFE), cuja funo acompanhar o trnsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impresso de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;

Reduo de custos de aquisio de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;

Reduo de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentao ao fisco pelo prazo decadencial. A reduo de custo abrange no apenas o espao fsico necessrio para adequada guarda de documentos fiscais como tambm toda a logstica que se faz necessria para sua recuperao. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contar com aproximadamente 2.000 notas por ms, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrnico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital muito menor do que o custo do arquivamento fsico;

GED - Gerenciamento Eletrnico de Documentos: a NF-e um documento eletrnico e no requer a digitalizao do original em papel, o que permite a otimizao dos processos de organizao, guarda e gerenciamento de documentos eletrnicos, facilitando a recuperao e intercmbio das informaões;

Simplificao de obrigaões acessrias. Inicialmente a NF-e prev dispensa de Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigaões acessrias podero ser simplificadas ou eliminadas com a adoo da NF-e;

Reduo de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalizao realizados nos postos fiscais de fiscalizao de mercadorias em trnsito sero simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veculos de cargas nestas unidades de fiscalizao;

 Incentivo a uso de relacionamentos eletrnicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) uma das formas de comrcio eletrnico existentes e envolve as empresas (relao empresa - - empresa). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilizao de padrões abertos de comunicao pela Internet e pela segurana trazida pela certificao digital.

Para as empresas destinatrias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefcios:

Eliminao de digitao de notas fiscais na recepo de mercadorias, uma vez que poder adaptar seus sistemas para extrair as informaões, j digitais, do documento eletrnico recebido. Isso pode representar reduo de custos de mo-de-obra para efetuar a digitao, bem como a reduo de possveis erros de digitao de informaões;

Planejamento de logstica de recepo de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informao da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitir prvia conferncia da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preo, permitindo, alm de outros benefcios, o uso racional de docas e reas de estacionamento para caminhões;

Reduo de erros de escriturao devido eliminao de erros de digitao de notas fiscais;

GED - Gerenciamento Eletrnico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefcios das empresas emitentes;

Incentivo a uso de relacionamentos eletrnicos com fornecedores (B2B), pelos motivos j expostos anteriormente.

Benefcios para a Sociedade:

Reduo do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecolgicos;

Incentivo ao comrcio eletrnico e ao uso de novas tecnologias;

Padronizao dos relacionamentos eletrnicos entre empresas;

Surgimento de oportunidades de negcios e empregos na prestao de servios ligados a NF-e.

Benefcios para os Contabilistas:

Facilitao e simplificao da Escriturao Fiscal e contbil;

GED - Gerenciamento Eletrnico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefcios das empresas emitentes;

Oportunidades de servios e consultoria ligados NF-e.

Benefcios para o Fisco:

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercmbio e compartilhamento de informaões entre os fiscos;

Reduo de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalizao de mercadorias em trnsito;

Diminuio da sonegao e aumento da arrecadao sem aumento de carga tributria;

GED - Gerenciamento Eletrnico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefcios das empresas emitentes;

Suporte aos projetos de escriturao eletrnica contbil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Pblico de Escriturao Digital – SPED). Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui? Atualmente a legislao nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que utilizada, em regra, para documentar transaes comerciais com mercadorias entre pessoas jurdicas. No se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislao como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que no foram substitudos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislao em vigor.

Para quais tipos de operaes (ex: entrada, sada, importao, exportao, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada? A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipteses previstas na legislao em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operaes de importao, operaes de exportao, operaes interestaduais ou ainda operaes de simples remessa. Quais empresas e a partir de quando as empresas sero obrigadas emisso de NF-e? As mdias e pequenas empresas tambm devem emitir NF-e? A obrigatoriedade de emisso de NFe determinada pelo Protocolo ICMS 42/2009 (colocar link), sendo que foram determinadas algumas excees atravs dos Protocolos ICMS 191/2010, 192/2010 e 193/2010. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e? As empresas interessadas em emitir NF-e devero, em resumo: Se no estiver credenciada sumariamente em decorrncia da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federao no credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e. Possuir certificao digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa); Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o Emissor de NF-e, para os casos de empresa de pequeno porte. Qual a diferena entre os ambientes de homologao (teste) e de produo das Secretarias de Fazenda? As NF-e enviadas para o ambiente de produo tm validade jurdica junto SEFAZ e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A. Os documentos enviados para o ambiente de homologao (testes) NO tm validade jurdica e NO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A. Aps o incio da emisso de NF-e com validade jurdica a empresa poder continuar os testes de seus sistemas? Sim, ao credenciar-se como emissora de NF-e, a empresa continua habilitada a testar suas solues tecnolgicas de envio de NF-e no ambiente de testes da SEFAZ. A obrigatoriedade em emitir a NF-e alcana as empresas enquadradas no Simples Nacional? Sim. O fato de uma empresa estar enquadrada no Simples Nacional no a exclui da obrigatoriedade de emitir a NF-e, se ela praticar uma das atividades que tornem compulsria a adoo deste tipo de documento fiscal. Da mesma forma, as empresas enquadradas no Simples Nacional que no estiverem obrigadas podero, voluntariamente, aderir emisso de NF-e. As empresas (emitentes e destinatrias) devero guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)? A regra geral que o emitente e o destinatrio devero manter em arquivo digital das NF-e pelo prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas administrao tributria, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital. No caso da empresa destinatria das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela tambm no precisar guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido. Caso o destinatrio no seja contribuinte credenciado para a emisso de NF-e, o destinatrio poder, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo NF-e da operao pelo prazo decadencial estabelecido pela legislao, devendo ser apresentado administrao tributria, quando solicitado. Reforamos que o destinatrio sempre dever verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existncia de Autorizao de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

A NF-e dever seguir a numerao seqencial das notas fiscais A1 ou 1-A (includo em 01/02/09)? No, a numerao utilizada na NF-e independe da numerao utilizada nos talonrios fiscais ou formulrios contnuos da nota fiscal modelo 1 ou 1-A. Ao iniciar o uso da NF-e, o contribuinte dever iniciar a numerao pelo n 1, pois se trata de novo modelo de documento fiscal (modelo 55), emitindo as demais notas na seqncia. Ele poder tambm adotar sries distintas, se assim desejar, para documentar operaes de entrada e de sada de mercadorias por exemplo, desde que a mudana de srie seja documentada mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia - RUDFTO (modelo 6). O que a inutilizao de nmero de NF-e? Durante a emisso de NF-e possvel que ocorra, eventualmente, por problemas tcnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqncia da numerao. Exemplo: a NF-e n 100 e a n 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem tcnica, no foi utilizada antes da emisso da n 110. A inutilizao de nmero de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique SEFAZ, at o dcimo dia do ms subseqente, os nmeros de NF-e que no sero utilizados em razo de ter ocorrido uma quebra de seqncia da numerao da NFe. A inutilizao de nmero s possvel caso a numerao ainda no tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). A inutilizao do nmero tem carter de denncia espontnea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqncia de numerao, podendo o fisco no reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulao apurados. As NF-e canceladas, denegadas e os nmeros inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetrios, de acordo com a legislao tributria vigente. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega obrigatria ou basta entregar o DANFE? No h regras estabelecidas da forma como o fornecedor ir entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver s partes envolvidas. A transmisso, em comum acordo com as partes poder ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizada num site e acessvel mediante uma senha etc. Com relao obrigatoriedade da entrega, o 7 da clusula stima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da NF-e dever, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrnico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorizao ao destinatrio, observado leiaute e padres tcnicos definidos em Ato COTEPE. A clusula dcima do mesmo Ajuste determina que o emitente e o destinatrio devero manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais, sendo que, caso o destinatrio no seja contribuinte credenciado para a emisso de NF-e, alternativamente ao disposto acima, dever manter em arquivo o DANFE relativo NF-e da operao. Como proceder no caso de problemas com a emisso da NF-e? Ocorrendo problemas tcnicos com a emisso de NF-e, a empresa dever seguir os procedimentos de contingncia previstos na legislao (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alteraes) e na documentao tcnica da NF-e (vide Manual de Contingncia e Manual DPEC). A documentao tcnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e. Resumidamente, os procedimentos de contingncia atuais podem ser descritos da seguinte forma: a) Autorizao da NF-e pelo Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional - SCAN: A transmisso para o SCAN depende de ativao prvia pela SEFAZ autorizadora, de forma que sua utilizao estar relacionada na maior parte dos casos com problemas tcnicos na SEFAZ autorizadora (e no no ambiente da empresa emitente). Nesse caso, a empresa dever gerar NF-e com srie a partir de 900 (sries de 900 a 999 esto reservadas ao SCAN), seguindo normalmente os demais procedimentos (No necessita impresso de DANFE em formulrio de segurana). b) Transmisso de Declarao Prvia de Emisso em Contingncia - DPEC: O contribuinte dever informar ao fisco atravs do Ambiente Nacional da NF-e, por site ou transmisso por web service algumas informaes resumidas das NF-e que ir emitir em contingncia. (No necessita impresso de DANFE em formulrio de segurana). c) Impresso do DANFE em Formulrio de Segurana para Impresso de Documentos Auxiliares - FS-DA: Temporariamente esto sendo aceitos Formulrios de Segurana

(FS) do Convnio ICMS 58/95. A partir de 01 de agosto de 2009 as Administraes Tributrias autorizaro apenas pedidos de aquisio de FS-DA, no aceitando mais pedidos de aquisio de FS do Conv. 58/95. Contudo, as empresas podero continuar utilizando os formulrios de segurana j autorizados at o trmino de seus estoques . Nos casos de uso de FS ou FS-DA, o DANFE dever ser impresso em duas vias. Uma das vias ser para o trnsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatrio pelo prazo decadencial, a outra via ser para o arquivo fiscal do emitente. Caso a transmisso leve rejeio da NF-e, o contribuinte dever providenciar a correo, autorizando a NF-e e providenciando a regularizao perante o destinatrio, entregando-lhe tanto o novo DANFE quanto respectiva NF-e devidamente autorizada. Sempre que o contribuinte enfrentar uma situao de contingncia, dever lavrar termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia, modelo 6, informando a data, a hora com minutos e segundos do seu incio e seu trmino, a numerao e a srie da primeira e da ltima NF-e geradas nesse perodo, identificando, dentre as situaes descritas nos incisos I a III, qual foi a utilizada. Em relao s NF-e que foram transmitidas antes da contingncia e ficaram pendentes de retorno, o emitente, aps a cessao das falhas, dever solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorizao de uso e cujas operaes no se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingncia, bem como solicitar a inutilizao da numerao das NF-e que no foram autorizadas nem denegadas. A empresa dever observar os demais procedimentos a serem adotados, de acordo com o tipo de contingncia, previstos na legislao e na documentao tcnica (Ajuste SINIEF 07/05, Manual de Contingncia, Manual DPEC, etc.). O que e para o que serve o DANFE O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) uma representao simplificada da NF-e. Tem as seguintes funes: conter a chave numrica com 44 posies para consulta das informaes da Nota Fiscal Eletrnica (Chave de Acesso); acompanhar a mercadoria em trnsito, fornecendo informaes bsicas sobre a operao em curso (emitente, destinatrio, valores, etc.); auxiliar na escriturao das operaes documentadas por NF-e, no caso do destinatrio no ser contribuinte credenciado a emitir NF-e; colher a firma do destinatrio/tomador para comprovao de entrega das mercadorias ou prestao de servios. O que deve ser feito com o canhoto da DANFE assinado pelo cliente? Deve ser armazenado? O canhoto possui finalidade comercial, e no fiscal, sendo utilizado na confirmao de recebimento da mercadoria. O ideal guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovao da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e. O que e como adquirir uma assinatura digital? A assinatura digital um processo que possibilita a verificao de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrnico, ou seja, a assinatura digital permite saber quem o autor de um arquivo eletrnico e se o mesmo no foi modificado. Para possuir uma assinatura digital necessria a aquisio de um certificado digital junto s Autoridades Certificadoras que oferece, alm da assinatura digital, outras funcionalidades como a identificao do usurio e o controle de acesso de forma mais segura e eficiente que o sistema de senhas. Para maiores informaes sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de servios habilitados na ICP-Brasil, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informao - ITI. Que tipo de certificado digital minha empresa dever adquirir para assinar as notas fiscais eletrnicas? O certificado digital utilizado na Nota Fiscal Eletrnica dever ser adquirido junto Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz. Para maiores informaes sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de servios habilitados na ICP-Brasil, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informao - ITI.

Caso minha empresa possua vrios estabelecimentos que iro emitir NF-e, ser necessrio adquirir um certificado digital para cada estabelecimento? No, a empresa poder optar por utilizar o certificado digital da matriz para assinar as NF-e emitidas pelas filiais. O e-CPF pode ser usado como certificado digital para a NF-e? O certificado digital a ser utilizado dever ser de pessoa jurdica, do tipo A1 ou A3. O e-CPF no pode ser utilizado para a NF-e; j o e-CNPJ pode. Como fica a emisso da nota conjugada com ISS no caso da utilizao da NF-e? A utilizao de NF-e como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prvio convnio ou protocolo de cooperao entre a SEFAZ e cada prefeitura municipal. Na maior parte dos Estados, estes convnios ou protocolos ainda no foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e preste servios dever atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos. A Nota Fiscal Eletrnica de servios das prefeituras segue o mesmo modelo da NF-e dos Estados? No. Algumas prefeituras j possuem modelo prprio de Nota Fiscal Eletrnica de servios, de uso restrito aos prestadores de servio do municpio que esto sujeitos ao ISS - Imposto Sobre Servios. possvel haver casos em que a mesma empresa seja contribuinte do ISS e do ICMS e, neste caso, deva emitir as notas fiscais eletrnicas de servios e tambm seja credenciada para emitir Nota Fiscal Eletrnica, que substitui as notas fiscais de mercadorias modelos 1 ou 1A.