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"ZielOrientierte ProjektPlanung"
El mtodo, constituye una gua para el trabajo en el grupo de planificacin. El enfoque de equipo, como marco de estudio de problemas multisectoriales. La visualizacin, utilizada para registrar las contribuciones individuales de los participantes y los resultados de las discusiones.
El mtodo ZOPP es aplicado en el anlisis y el trabajo de planeamiento porque la experiencia ha mostrado que la cooperacin es ms fcil y exitosa cuando los participantes pueden ponerse de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados en la forma ms clara posible (anlisis de objetivos y matriz de planificacin del proyecto). Los objetivos slo pueden ser formulados claramente si las causas y los efectos de los problemas a resolver han sido analizados previamente (anlisis de problemas). Los problemas no son hiptesis abstractas, por el contrario, afectan a la poblacin, a grupos sociales e instituciones. Por lo tanto, en forma previa al anlisis de problemas, todos los grupos afectados y sus intereses correspondientes deben ser tomados en cuenta (anlisis de la participacin). Se efecta un anlisis de objetivos en el que se incluyen tambin posibles soluciones. Los objetivos del proyecto son resultado de este anlisis; mediante la matriz de planificacin se ordenan en un esquema de objetivos para el proyecto, teniendo las siguientes caractersticas: Coherencia, plausibilidad y realismo. Mediante la matriz de planificacin del proyecto, elaborada de esta manera, se obtiene a diferentes niveles: El objetivo del proyecto que aporta al objetivo superior; en forma previa, las actividades realizadas y los resultados/productos alcanzados, los cuales a su vez contribuyen al cumplimiento del objetivo del proyecto (primera columna). Los niveles en la matriz son entrelazados por hiptesis, ellas se basan en las condiciones que rodean al proyecto; a travs de la ejecucin de actividades y el logro de resultados se producen efectos a nivel del objetivo del proyecto y, en consecuencia, del objetivo superior. Las influencias externas que representan un riesgo para la implementacin del proyecto son " supuestos importantes" (cuarta columna). Ellas muestran la dependencia del proyecto con respecto al medio y permiten apreciar y reducir los riesgos que corre el proyecto.
Se establecen indicadores para objetivos y resultados/productos (columna 2), stos se basan en las fuentes de verificacin correspondientes (columna 3) y permiten establecer el grado de avance hacia el objetivo. Los indicadores y la especificacin de insumos y costos permiten realizar el anlisis cuantitativo y el seguimiento del proyecto. El anlisis cuantitativo relaciona los objetivos por alcanzar y los fondos e insumos disponibles para este efecto. Los indicadores definen las fases del proyecto y los objetivos parciales que deben cumplirse en los plazos establecidos, de esta forma se permite un proceso de evaluacin y seguimiento. El equipo ZOPP elabora una recomendacin que puede aplicarse directamente en la toma de decisiones. Los ejecutores del proyecto pueden determinar los objetivos de la cooperacin tcnica, estimar los costos y riesgos, as tambin, planificar con mayor detalle las contribuciones requeridas de cada una de las partes. El ZOPP que se ha elaborado y aprobado conjuntamente debe ser ajustado y actualizado peridicamente de acuerdo a las experiencias obtenidas. Si se aplica de esta manera, ZOPP facilita el dilogo sistemtico entre los participantes en el proyecto sobre los fines y objetivos de la cooperacin; es tambin bsico en el proceso de aprendizaje que se desarrolla mediante el anlisis de las experiencias conjuntas. Los anlisis ZOPP de planificacin se efectan a travs de todas las etapas de preparacin e implementacin del proyecto; su duracin, intensidad y grado de participacin son variables. Al iniciarse un proyecto, el comentario formal preliminar y examen del proyecto (en el anlisis ZOPP) son llevados a cabo por equipos interdisciplinarios de planeamiento en la GTZ. Sin embargo, para analizar los resultados del examen del proyecto o para la planificacin operativa, replanteo de planes o su actualizacin el ZOPP debe realizarse en el lugar del proyecto, de comn acuerdo entre los participantes en el proyecto. Es muy importante que el equipo de planificacin sea interdisciplinario e incluya tanto a afectados por el proyecto como a quienes toman las decisiones. Su participacin no slo es importante para el proceso de planificacin, es tambin un signo del compromiso existente frente al proyecto y por esta razn, una condicin para alcanzar el xito del mismo. El tamao del equipo de planeamiento y la duracin del anlisis respectivo depende de los trminos de referencia del proyecto, el nmero de participantes puede fluctuar entre 5 y 20. Un "ZOPP" puede durar entre un da y una semanas. Talleres mayores son apoyados por moderadores externos. El personal ejecutivo que toma las decisiones, motiva al personal y debe enfrentarse con los resultados del proyecto, juega un papel decisivo. En caso de no poder asistir a la totalidad del anlisis ZOPP, ellos debern por lo menos tomar parte y ejercer funciones ejecutivas en el momento de formularse los resultados preliminares, estrategias importantes e directrices. Los resultados ZOPP permiten tomar decisiones en base a un conocimiento ms amplio de la realidad, dirigir el proyecto y juzgar con mayor precisin las posibilidades de xito o fracaso; de ninguna manera se limita el poder de decisin de las autoridades contraparte.
The World Bank Participation Sourcebook Appendix I: Methods and Tools Objectives-Oriented Project Planning (ZOPP) Collaborative Decisionmaking: Workshop-Based Method Contents of this section: The PPM: Process and Product, Iterative Workshops, Applications in Bank Work References, Creating a Forum for Stakeholder Communication and Innovation ZOPP, from the German term "Zielorientierte Projektplanung," translates in English to "ObjectivesOriented Project Planning." ZOPP is a project planning and management method that encourages participatory planning and analysis throughout the project cycle with a series of stakeholder workshops. The technique requires stakeholders to come together in a series of workshops to set priorities and plan for implementation and monitoring. The main output of a ZOPP session is a project planning matrix, which stakeholders build together. The purpose of ZOPP is to undertake participatory, objectivesoriented planning that spans the life of project or policy work to build stakeholder team commitment and capacity with a series of workshops. ZOPP is a process that relies heavily on two particular techniques-matrix building and stakeholder workshops-to encourage participatory planning and management of development work. ZOPP helps a project team create a project planning matrix (PPM), similar to a Logical Framework or LogFRAME, to provide indepth analysis of project objectives, outputs, and activities. The PPM results from stakeholder workshops that are scheduled through the life of a project to encourage brainstorming, strategizing,
information gathering, and consensus building among stakeholders. The World Bank Participation Sourcebook Appendix I: Teamup, Methods and Tools. Collaborative Decisionmaking: Workshop-Based Method. Contents of this section: Teamup and ZOPP, Twelve Basic Steps, References, Uganda, Private Sector Development Workshop Teamup is a flexible, teambased method for improving both the substance and process of project cycle management. It was developed to expand the benefits of ZOPP and to make it more accessible for institutionwide use. PC/Teamup, a software package, automates the basic stepbystep methodology and guides stakeholders through teamoriented research, project design, planning, implementation, and evaluation. The Teamup method is an organized process for building high performance teams. It has two dimensions, (a) task functions, which assist stakeholders in planning, decisionmaking, and acting and (b) team building, which encourages stakeholders to collaborate as an effective work group. The Teamup method is a series of steps or modules designed to enable a group of individuals to perform essential management functions collaboratively. Typically, the team meets for a twoandahalf- or fiveday workshop. Software (PC/Teamup) is available to facilitate the process. The software accommodates input from a broad range of stakeholders who stand to benefit or otherwise be affected by design or implementation decisions and adjusts as the range of stakeholders changes through the planning and implementation process. Teamup and ZOPP Teamup-developed in the late 1980s by the World Bank's Economic Development Institute and Team Technologies, Inc.-uses the basic ZOPP method and then expands it. Teamup assumes that the past and future are two different sources on which to draw when designing and implementing projectrelated events. ZOPP, mainly concerned with anticipating and avoiding problem situations, looks to the past to understand the present. Teamup, concerned with both problems and opportunities, looks to the past and the future to understand the possibilities that offer themselves to the present. Furthermore, Teamup adds depth to basic problem identification and design features by encouraging teams to anticipate implementation arrangements and inform the quality of their designs with these realities. The World Bank Participation Sourcebook Appendix I: Methods and Tools / Appendix I Introduction Contents of this section: Types of Methods, Using the Methods Well, Collaborative Decisionmaking: Workshop-Based Methods, Collaborative Decisionmaking: Community-Based Methods, Methods for Stakeholder Consultation, Methods for Social Analysis, Objectives-Oriented Project Planning (ZOPP) ZOPP is a project planning technique that brings stakeholders to workshops to set priorities and plan for implementation and monitoring. The main output of ZOPP workshops is a project planning matrix. The purpose of ZOPP is to undertake participatory, objectives-oriented planning that spans the life of project or policy work, while building stakeholder team commitment and capacity with a series of workshops. The World Bank Participation Sourcebook Appendix I: Glossary of Tools Each of the methods described above is a combination of tools, held together by a guiding principle. Dozens of exercises exist to cultivate collaborative development planning and action. These are the tools with which social scientists and other development practitioners encourage and enable stakeholder participation. Some tools are designed to inspire creative solutions, others are used for investigative or analytic purposes. One tool might be useful for sharing or collecting information, whereas another is an activity for transferring that information into plans or actions. These brief descriptions are intended to provide the reader with a glossary of terminology that practitioners of participatory development use to describe the tools of their trade. Logical Framework or LogFRAME. A matrix that illustrates a summary of project design, emphasizing the results that are expected when a project is successfully completed. These results or outputs are presented in terms of objectively verifiable indicators. The Logical Framework approach to project planning, developed under that name by the U.S. Agency for International Development, has been adapted for use in participatory methods such as ZOPP (in which the tool is called a project planning matrix) and Teamup. Team Technologies, Inc. Home Page Introducing TeamUP-PCM for Windows. The latest software from Team Technologies, Inc. integrates the most popular, proven set of tools for international development planning and implementation into an easy-to-use, windows based software application supporting program portfolios and their associated project(s).
Team Technologies created the PCM Resource Guide2000 to provide practical guidance on how to use the TeamUP method and the Logical Framework approach under field conditions. The Resource Guide is a collection of articles and case studies on the applications of the LogFRAME and TeamUP methods, field reports from projects to which the method was applied, and step-by-step strategies for implementing a participatory project cycle management approach to your project.
OBJETIVOS DE ZOPP
Con la aplicacin de ZOPP se puede:
Lograr una definicin realista y clara de los Objetivos en una perspectiva a mediano y largo plazo Mejorar la comunicacin y cooperacin entre los participantes a travs de la planificacin conjunta; utilizando documentos precisos y definiciones claras Definir las reas de trabajo como base del Plan Operativo Establecer la base para el Monitoreo y la Evaluacin del Proyecto
APLICACION DE ZOPP
ZOPP es uno de varios mtodos de planificacin ZOPP ofrece un procedimiento flexible ZOPP slo puede ser tan eficiente como el grupo que aplica el mtodo ZOPP facilita lograr un consenso de opiniones en el proceso de la planificacin ZOPP requiere una aplicacin realista
CARACTERISTICAS DE ZOPP
Procedimiento de planificacin por pasos sucesivos Visualizacin y documentacin permanente de los pasos Enfoque de trabajar en equipo
ANALISIS DE PROBLEMAS
Es un conjunto de tcnicas para:
Analizar la situacin en relacin a un problema Identificar los problemas principales en este contexto Definir el problema central en la situacin Visualizar las relaciones de causa y efecto en el Arbol de Problemas
ANALISIS DE PROBLEMAS
PUNTOS CLAVES:
Incorrecto Correcto
La importancia de un problema no est determinada por su ubicacin en el Arbol de Problemas Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros) Formular el problema como un estado negativo Escribir un solo problema por tarjeta
ARBOL DE PROBLEMAS
ANALISIS DE PARTICIPACION
Ofrecer un panorama de todas las personas, los grupos y las organizaciones, que de alguna manera estn relacionados con el Proyecto Incorporar los intereses y expectativas de personas y grupos que pueden ser importantes para el Proyecto
Cul sera el grupo meta del Proyecto? De qu manera deberan ser considerados los diferentes grupos en el contexto del Proyecto? Cul debera ser la relacin entre el Proyecto y los grupos en cuestin? Cul debera ser la relacin entre los diferentes grupos? Cules deberan ser las reas de cooperacin y coordinacin?
ANALISIS DE OBJETIVOS
En este paso del procedimiento:
Se describe la situacin futura que ser alcanzada mediante la solucin de los problemas Se identifican posibles alternativas para el Proyecto
PASO 2 PASO 3
Modificar las frases existentes Aadir frases nuevas en el contexto de las relaciones "medios fines" Eliminar Objetivos que no sean efectivos o necesarios
ARBOL DE OBJETIVOS
Ejemplo de una empresa de transporte:
ANALISIS DE ALTERNATIVAS
ZOPP es un conjunto de tcnicas para:
Identificar soluciones alternativas que pueden llegar a ser estrategias del Proyecto Seleccionar una o ms estrategias potenciales del Proyecto Decidir sobre la estrategia a adoptarse por el Proyecto
Factores polticos Factores sociales Recursos disponibles (capacidad instalada) Relacin costo / beneficio Sostenibilidad
El Objetivo de Proyecto define la intencin de mejorar la situacin de un grupo en una regin dentro de un perido de tiempo definido
Los medios para lograr el Objetivo de Proyecto son los Resultados ("objetivos especficos") Lograr los Resultados es el compromiso de la Direccin del Proyecto Por eso se formulan los Resultados como un estado ya logrado despus de la fase actual del Proyecto
SUPUESTOS IMPORTANTES
Definicin:
Factores externos al control del Proyecto, pero que son necesarios para el xito del mismo
Los Supuestos pueden obtenerse del Arbol de Objetivos Los Supuestos se expresan de manera positiva
1. PREGUNTA: Es importante el Supuesto? 2. PREGUNTA: Cun probable es, que se verifique el Supuesto? 3. PREGUNTA: Puede modificarse la estrategia del Proyecto?
no si casi seguro
no tomar en consideracin el Supuesto siga con la 2. PREGUNTA no tomar en consideracin el Supuesto incluirlo en la MPP: La gestin del Proyecto debe vigilar y eventualmente influir sobre el Supuesto siga con la 3. PREGUNTA Modificar la estrategia del Proyecto Organizar las actividades para influir sobre los Supuestos Supuesto letal ALTO Atencin !!!
no
El Indicador siempre tiene que contener una instruccin de medicin que fija:
Un parmetro (cifra absoluta o relativa) y si fuera necesario: una condicin que expresa un nivel de calidad (estndar) un perodo de tiempo una regin un grupo meta
Hay conceptos que se puede expresar fcilmente en trminos cuantitativos: Produccin agrcola (cantidad de un producto cosechado en un cierto lapso de tiempo). Existen conceptos que hacen difcil la bsqueda y seleccin de Indicadores: Participacin comunitaria, Capacidad gerencial, Integracin funcional.
Otros Criterios:
Un Indicador debe ser independiente, es decir, l no debe ser la repeticin de una Actividad o el resumen de Actividades y tampoco la repeticin del Resultado. La recoleccin y el anlisis de datos requeridos para cumplir la instruccin de medicin especificada en el Indicador deben ser factibles en el marco de los recursos disponibles por el Proyecto. El Indicador slo debe incluir variables que miden un cambio causado por el Proyecto mismo y no por esfuerzos de terceros.
FUENTES DE VERIFICACION
Son las fuentes de los datos necesarios para cumplir la instruccin de medicin especificada en el Indicador como prueba de haber alcanzado los Resultados y el Objetivo del Proyecto. PREGUNTAS en el contexto de la seleccin de una Fuente de Verificacin apropiada: Hay fuentes de datos ya existentes y explotables? Cun fiables son estas fuentes de datos? Se puede fcilmente adaptar estas fuentes de datos segn las necesidades del Proyecto o realizar anlisis secundario? Es necesario recopilar datos adicionales y/o iniciar estudios? En este caso se debe tomar en cuenta la disponibilidad de recursos necesarios: personal calificado, recursos financieros y tiempo.
Si no se identifique ninguna Fuente de Verificacin apropiada o aceptable, el Indicador debe ser rechazado o modificado. En este caso se tiene que volver al paso anterior y seleccionar un Indicador segn los criterios especificados.
Cul es la visin del Proyecto? Qu se desea lograr con el Proyecto? Cmo se lograr los Resultados del Proyecto? Qu factores externos son impresindibles para el xito del Proyecto? Cmo se puede medir el impacto del Proyecto? Dnde se pueden conseguir los datos necesarios para mostrar el avance y xito del Proyecto? Cunto costar el Proyecto?
Objetivo Superior al cual contribuye el Proyecto Objetivo del Proyecto y Resultados del Proyecto Actividades de los Resultados del Proyecto Supuestos importantes a nivel de Actividades Resultados - Objetivos del Proyecto (lgica vertical) Indicadores Verificables Objetivamente a nivel de los Resultados y Objetivos del Proyecto (lgica horizontal) Fuentes de Verificacin de los Indicadores Cuadro de Precios (recursos financieros, humanos y materiales) y Cronograma
Fuentes de Verificacin
Supuestos Importantes
ACTIVIDADES
Personal, Material,
El Proyecto tiene un solo Objetivo? El Objetivo del Proyecto no es solamente el resumen de los Resultados? Los Resultados en su totalidad y en su interrelacin son necesarios para el logro del Objetivo del Proyecto? Los Resultados no son solamente un resumen de las Actividades y han sido descritos como hechos ya realizados? El hiptesis "cuando Resultados logrados entonces Objetivo de Proyecto probable" es plausible? El hiptesis "cuando Actividades planificadas realizadas entonces Resultado logrado" es plausible?
ZOPP
ZielOrientierte ProjektPlanung Planificacin de Proyectos orientada a Objetivos MATRIZ DE PLANIFICACION DE PROYECTOS
LOGICA VERTICAL
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Supuestos
Resultados
Supuestos
Actividades
Supuestos
LOGICA HORIZONTAL
Actividades
http://www.jjponline.com/marcologico/resumido.html