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Programa de apoyo al Bienestar Social y los Derechos Humanos

GUA TCNICA PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS

Autor: Edgar Maydana Zeballos1

Barcelona Espaa 2006

Director ejecutivo de PROmundi, investigador de la Agencia de Salud Pblica de Barcelona, doctorando de la Universidad Autnoma de Barcelona y miembro de la Sociedad Espaola de Epidemiologa y Salud Pblica

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Introduccin

Esta gua tcnica para la formulacin de proyectos, tiene como fin principal orientar al colectivo proponente respecto de las lneas bsicas para un contenido coherente y capaz de responder con solvencia las exigencias de los actuales donantes de recursos, principalmente, econmicos. A travs de este instrumento PROmundi, siendo una organizacin nueva en el quehacer no gubernamental, quiere apoyar y fortalecer las capacidades profesionales a partir de la difusin del conocimiento y la experiencia como parte de su filosofa institucional de: el conocimiento no tiene propietarios. Esta propuesta no responde a un modelo especfico de algn donante concreto; en todo caso, es un modelo general que, segn el caso, deber ser ajustado de acuerdo a la normativa y exigencias particulares de cada ente financiador.

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Agradecimientos y dedicatoria Con toda mi honradez y sinceridad, agradezco a todos y todas mis compaeros y compaeras de trabajo de todas las instituciones bolivianas que me acogieron y me brindaron la oportunidad de crecer hasta hoy. A ellos y ellas... gracias mil!!! Dedico este trabajo principalmente a toda la gente humilde y necesitada del mundo y especialmente de mi amada Bolivia; ellos son la razn de todos mis esfuerzos profesionales. A todos y todas los y las profesionales que toman en serio a las personas y sus necesidades, a quienes aman la libertad, la equidad, la igualdad y el respeto.

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Qu es un proyecto tcnico? Un proyecto tcnico, es un documento sostenido que se elabora para la ejecucin de una iniciativa de envergadura y, sobretodo, de beneficio e impacto social, con previsin de todos los detalles necesarios para su logro. Resultan necesarios, en la formulacin, el concurso de diversos campos profesionales (multidisciplinario), como en el diseo, organizacin, planificacin econmica y ejecucin del mismo. Una propuesta tcnica de proyecto, debe considerar como condicin sine quanon la necesidad de de la implementacin del mismo a partir del criterio de los beneficiarios y, sobre todo, considerar la relacin costo eficiencia de las inversiones en trminos de impacto social. CONTENIDOS PARA LA PROPUESTA TCNICA DEL PROYECTO 1. RESUMEN EJECUTIVO Se trata de realizar una exposicin escueta (1 o 2 pginas) de tal forma que el lector logre conocer todos los aspectos principales contenidos en el proyecto, siguiendo el mismo orden y estructura de la propuesta tcnica elaborada. Este resumen, debe considerar con carcter enftico aspectos de forma como: Claridad Precisin Propiedad Concisin Sencillez Oportunidad Tono Sintaxis 2. CONTEXTO El contexto se refiere al conjunto de condiciones extrnsecas que rodean un sujeto, objeto o hecho y que hacen imprescindible su funcionamiento. El planteamiento de este entorno debe considerar aspectos que tienen que ver con lo fsico o de situacin, ya sea poltico, histrico, cultural o de cualquier otra ndole. 3. CONCEPTO Y ENFOQUE El concepto debe manifestar el resultado de la percepcin de la entidad proponente con relacin al sujeto, objeto o hecho concreto que se pretende intervenir con el proyecto. Esta percepcin plasmada como idea, debe considerar las subjetividades institucionales en el marco de la tica y la deontologa. El enfoque debe estar estrechamente relacionado con el concepto. Debe nacer del concepto a partir del direccionamiento de la atencin o el inters hacia un asunto o problema identificado y que se pretende intervenir; es decir, seleccionando una de las reas elegibles de la convocatoria. El proponente debe plantear el enfoque desde unos supuestos previos con la finalidad de resolverlo acertadamente con el planteamiento y ejecucin del proyecto. Desde

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cul cornisa de la mesa se pretende visualizar el problema a ser intervenido con la propuesta de proyecto?
4. JUSTIFICACIN La justificacin debe manifestar expresamente el motivo o razn que la institucin proponente argumenta para obrar con la propuesta de proyecto. Estas razones y/o motivos, deben procurar probar de forma convincente las intenciones y los fines de la propuesta, utilizando para ello testigos y/o documentos que la entidad donante o subdonante (PROMUNDI) considerar como fundamento u origen del proyecto. Esta justificacin debe contener implcito en su cuerpo explicativo lo siguiente:

4.1

Relevancia

Se refiere a la importancia y la significacin que la propuesta representa para los proponentes y, fundamentalmente, para los beneficiarios. Debe considerar aspectos como la singularidad, innovacin y otros. Es importante el

planteamiento de la propuesta dados los aspectos coyunturales del contexto? 4.2 Pertinencia
Descripcin cualitativa de lo oportuno que representa para la formulacin e implementacin de la propuesta y el proyecto respectivamente. Es adecuado,

necesario y oportuno plantear el proyecto, considerando el presente contexto?

Su planteamiento debe estar altamente ligado al contexto y el enfoque que el proponente maneje en la propuesta.

4.3

Viabilidad

El proponente debe expresar la capacidad de su propuesta que, por sus circunstancias, tiene probabilidades de poderse llevar a cabo en lo operativo. Es

posible llevar adelante la ejecucin del proyecto desde lo previsto? 4.4 Accesibilidad
Este aspecto debe mostrar la facilidad de acceso y/o trato que el proceso operativo demandar con los factores externos al proyecto durante su implementacin; es decir, se debe hacer un anlisis de factores como las oportunidades y las posibles amenazas que podran facilitar u obstaculizar la implementacin del proyecto.

Ser fcil acceder a la informacin e implantacin, personas y/o los espacios requeridos para la ejecucin de la propuesta? 4.5 Sostenibilidad

En qu medida considera el proponente que su propuesta puede mantenerse por s misma al finalizar el perodo de ejecucin del proyecto. Cmo se cree que los

logros conseguidos podrn caminar solos luego de la finalizacin del proyecto?

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5. MARCO LGICO El proponente deber presentar una matriz del marco lgico coherentemente llenado, como herramienta para facilitar el proceso de conceptualizacin, diseo, ejecucin y evaluacin de la propuesta del proyecto. El marco lgico debe representar un mapa del proceso, riesgos y condicionantes que hacen a la propuesta de proyecto. (Ver final

del documento)
6. OBJETIVOS El proponente debe expresar, en palabras llanas y simples, cul ser el fin ltimo que se pretende alcanzar con la ejecucin del proyecto. Quiz lo ms importante en esta parte es que el proponente seale, con la mayor claridad posible, el objetivo (expresado en objetivos generales y especficos) que busca satisfacer con el proyecto. Tiene relacin directa con el enfoque y los alcances de la propuesta. Qu se

quiere hacer?, Qu se pretende alcanzar? 6.1 General (El FIN del proyecto)
Este objetivo es considerado como el paraguas, lo macro del fin ltimo del todo el proyecto en s. En su formulacin, debe contener implcitas las respuestas relativas al qu, quin, cmo, cundo, dnde. Se debe tomar en cuenta la relacin estricta y directa con el enfoque y los alcances del proyecto.

6.2

Especficos

Los objetivos especficos, en su formulacin, deben facilitar el logro del objetivo general; esclareciendo de forma concisa y concreta la descripcin de las variables que componen el objetivo macro. Qu aspectos en lo operativo (fases),

planteados como subobjetivos, me ayudarn a llegar al objetivo general?

7. PROPSITO DEL PROYECTO El propsito es el impacto directo a ser logrado como resultado de la utilizacin de los componentes producidos por el proyecto. Es una hiptesis sobre el impacto o beneficio que se desea lograr. Ej.: Disminucin de casos de corrupcin en la

administracin de recursos pblicos

8. ALCANCES DEL PROYECTO El proponente debe referirse a la descripcin de la capacidad de su propuesta (fsica, intelectual o de otra ndole) de permitirle realizar o abordar algo o acceder a ello. Este acpite, debe ilustrar la trascendencia del proyecto respecto a los siguientes mbitos:

8.1

Temtico

Debe referirse a la magnitud del conjunto de los temas parciales contenidos en la propuesta de proyecto; es decir, es el QU de la propuesta. Hasta dnde pretende llegar el planteamiento de los ejes temticos dentro la propuesta. Cules son los

mbitos temticos que la propuesta pretende alcanzar? 8.2 Geogrfico

Identificar con exactitud los aspectos regionales donde se pretende implementar el proyecto. El DNDE de la propuesta, debe hacer referencia a los aspectos fsicos de localizacin; regin y sociedad. Dnde se implementar el proyecto?

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8.3

Temporal

Sobre la base de la proyeccin, este acpite debe describir de forma cualitativa la duracin del proyecto desde la propuesta, ajustes, operativizacin y finalizacin; es decir, es el CUNDO de la propuesta. Esta clasificacin debe considerar, adems, los momentos y el peso, en asignacin de tiempo, para cada uno de esos momentos, de acuerdo a la importancia dentro del proceso. Cunto tiempo

durar el proyecto en caso de ejecutarlo?

9. POBLACIN En esta parte, el proponente debe identificar las caractersticas y rasgos de mayor relevancia para la propuesta tcnica, del conjunto de individuos, cosas o hechos que se sometern a una intervencin y posterior transformacin o control. Cul es el

universo poblacional en cuyo contexto se desarrollar el proyecto? 9.1 Poblacin Meta

Debe describirse el fragmento del total del universo considerado para el trabajo directo y participativo que prev la propuesta del proyecto. Cul es la

poblacin, parte del universo, con la cual interactuar de forma directa el proyecto dado su implementacin operativa? 9.2 Poblacin Beneficiaria
El proponente debe especificar el segmento social concreto que pretende favorecer en calidad de beneficiarios, una vez cumplidos los fines del proyecto y obtenidos los resultados del mismo. Este acpite, adems, deber ser enfocado desde la perspectiva del impacto social. Quines recibirn directamente los

beneficios y asumirn un cambio de comportamiento luego del proyecto? 9.3 Mtodo de Segmentacin

El proponente debe hacer una descripcin de los criterios utilizados para segmentar la poblacin. Estos criterios deben responder a estndares metodolgicos coherentes y universales. (Ej. Estadsticos, cualitativos, etc. / Edad, sexo,

escolaridad; grande pequeo, til, intil; violento, pasivo, corrupcin, tico)

10. METODOLOGA (Estrategias para alcanzar los objetivos) En esta parte, el proponente, deber especificar la eleccin de la(s) metodologa(s). Es indicar el o los tipos de intervencin que el proponente utilizar para llevar a cabo la ejecucin del proyecto. A partir de sta eleccin, se podr determinar y conocer los mtodos y tcnicas a emplearse. En qu consisten y como se elaborarn los

caminos que se tomarn para llegar al cumplimiento de los objetivos de la propuesta? 10.1 Mtodo
Se debern describir los procedimientos. El modo en el que el proponente plantea trabajar para implementar el proyecto. Este deber considerar aspectos como la racionalidad, certera y efectividad. Qu caminos se tomarn para llegar al

cumplimiento de los objetivos planteados?

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10.2 Tcnicas
Las tcnicas se refieren a los recursos que el proponente utilizar, una vez escogido el camino, para llegar a la meta planteada (Ej. El uso de barco, automvil,

avin, caballo u otro medio de transporte para llegar a Miami (meta), depender del camino que haya escogido tomar). Los recursos tcnicos
deben ajustarse al mtodo y no al revs.

10.3 Uso de Instrumentos

El proponente debe mostrar el conjunto de diversas piezas que, combinadas adecuadamente, contribuyan de manera efectiva al uso apropiado y sistemtico de las tcnicas elegidas. Los instrumentos son aquellas cosas de las que el proponente debe servirse para hacer operativo el proyecto durante su ejecucin.

(Ej. Son las partes que componen el automvil, avin, barco, etc.)
11. PRODUCTO Como producto, el proponente debe plantear como la cosa que el proyecto producir a la conclusin de la implementacin del proyecto. Lo producto final de la propuesta, debe referirse al logro relativamente especfico del proyecto; asimismo, el producto debe servir para dar una imagen clara del propsito del proyecto. (Ej. Disminucin de la tasa de mortalidad infantil) 12. SITUACIN Para fines de la propuesta, el proponente debe manifestar el conjunto de factores o circunstancias que afectan a alguien, algo o un hecho especfico en un determinado momento.

12.1 Sin Proyecto 12.1.1 Situacin Actual sin proyecto

Es una radiografa situacional de los sujetos, objetos o hechos que el proyecto pretende modificar a partir de la intervencin. Esta radiografa debe reflejar el estado actual previo a la intervencin de la propuesta de proyecto. Cmo se encuentra actualmente la salud de Juan

Prez? 12.1.2 Situacin proyectiva sin proyecto

El proponente debe proyectar la situacin de los sujetos, objetos o hechos hacia un trmino de tiempo futuro, el mismo que debe coincidir con el tiempo previsto para la conclusin del proyecto (en caso de ser ejecutado). Cmo se encontrar la salud de Juan Prez en julio

del 2008 de continuar su situacin tal cual est? 12.2 Con Proyecto 12.2.1 Situacin proyectiva con proyecto
En este acpite, el proponente deber ofrecer una proyeccin situacional de los sujetos, objetos o hechos, al trmino del proyecto en caso de ser ejecutado. Esta situacin debe marcar diferencia sustancial de los aspectos que se pretende modificar a partir de la propuesta como valor agregado del proceso. Cmo se encontrar la salud de Juan Prez

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hasta julio del 2008 si se somete al tratamiento que proponemos?

13. PROPUESTA DE SOSTENIBILIDAD Debe emitirse una metodologa a travs de la cual se conseguir que los logros alcanzados por el proyecto se mantengan por s solos en el tiempo, con el concurso de la poblacin beneficiaria u otro producto del efecto cascada, trascendiendo ms all del tiempo de vida del proyecto (poltica nacional, regional o local). Esto significa que el proponente deber garantizar la vida de los logros, al final de la ejecucin, sin ayuda externa condicionada. Cmo puedo lograr que Juan Prez logre su

autocuidado posterior al tratamiento suministrado?

14. PLAN DE MONITORIZACIN Y EVALUACIN En este acpite, el proponente, debe elaborar un modelo sistemtico que permita monitorizar de cerca la fase de implementacin operativa y el trabajo que el pblico beneficiario vaya a realizar posterior al trmino de ejecucin del proyecto. Este plan, desde la propuesta de monitoreo, debe estar coherentemente elaborado con anticipacin para dirigirla y encauzarla si el caso as ameritara. Asimismo, este modelo debe permitir estimar, apreciar y calcular el valor de los logros, alcances y resultados del proyecto ejecutado. Para su elaboracin deben tomarse en cuenta los objetivos planteados adems la situacin proyectiva con proyecto y la propuesta de sostenibilidad. 15. PRESUPUESTO El presupuesto debe ser configurado de manera tal que demuestre por partidas presupuestarias detalladas el coste econmico previsto para la vida del proyecto (tangibles e intangibles). La matriz de presupuesto debe discriminar tanto el mbito administrativo como el operativo. Es importante recalcar que independientemente del modelo de matriz que se adopte, debe incluirse una partida de gastos imprevistos (over head) que, normalmente, no debe superar el 10% del presupuesto justificado.
Modelo bsico de propuesta de presupuesto

PARTIDAS

DETALLE PRESUPUESTARIO ADMINISTRATIVO OPERATIVO

TOTAL POR PARTIDAS

OVER HEAD TOTAL GENERAL

Fuente: Elaboracin propia

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16. CRONOGRAMA TENTATIVO El cronograma debe incluir las fases y las actividades de la propuesta, cruzadas por un detalle de tiempos tentativos desde el inicio hasta el final del proyecto. Cules son

las actividades y los tiempos que se emplearn en la ejecucin del proyecto?

Modelo bsico de cronograma AO 1 Actividades propuestas Fase 1 Actividad 1 Fase 2 1 2 3 1 AO 2 2 3 1 AO 3 2 3 1 AO 4 2 3

Actividad 2 Actividad 3
CIERRE
Fuente: Elaboracin propia

17. ANEXOS Los anexos deben incluir toda la informacin suplementaria, informativa con mayor detalle, ordenada, propia, inherente y concerniente a la propuesta de proyecto. En esta parte deber recaer el peso de la comprobacin frente a las aseveraciones livianas del cuerpo sustancioso de la propuesta.

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LNEAS DE ORIENTACIN PARA EL PLANTEAMIENTO Y ELABORACIN DE LA MATRIZ DE MARCO LGICO A. GENERALIDADES El marco lgico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualizacin, diseo, ejecucin y evaluacin de proyectos. Su propsito es brindar estructura al proceso de planificacin y comunicar informacin esencial relativa al proyecto. Puede utilizarse en todas las etapas de preparacin del proyecto: programacin, identificacin, orientacin, anlisis, presentacin ante los comits de revisin, ejecucin y evaluacin ex-post. El mtodo fue elaborado originalmente como respuesta a tres problemas comunes a proyectos: 1. planificacin de proyectos carente de precisin, con objetivos mltiples que no estn claramente relacionados con las actividades del proyecto; 2. proyectos que no se ejecutan exitosamente, y el alcance de la responsabilidad del gerente del proyecto no est claramente definida; y 3. no hay una imagen clara de cmo lucira el proyecto si tuviese xito, y los evaluadores no tienen una base objetiva para comparar lo que se plane con lo que sucedi en la realidad. El mtodo del marco lgico encara estos problemas, y provee adems una cantidad de ventajas sobre enfoques menos estructurados: 1. aporta una terminologa uniforme que facilita la comunicacin y que sirve para reducir ambigedades; 2. aporta un formato para llegar a acuerdos precisos acerca de los objetivos, metas y riesgos del proyecto; 3. suministra un temario analtico comn que puede utilizar el equipo de proyecto para elaborar tanto el proyecto como el informe de proyecto; 4. enfoca el trabajo tcnico en los aspectos crticos y puede acortar documentos de proyecto en forma considerable; 5. suministra informacin para organizar y preparar en forma lgica el plan de ejecucin del proyecto; 6. suministra informacin necesaria para la ejecucin, monitoreo y evaluacin del proyecto; y 7. proporciona una estructura para expresar, en un solo cuadro, la informacin ms importante sobre un proyecto. B. ESTRUCTURA El marco lgico se presenta como una matriz de cuatro por cuatro (ver Figura 1). Las columnas suministran la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. Un resumen narrativo de los objetivos y las actividades. Indicadores (Resultados especficos a alcanzar). Medios de Verificacin. Supuestos (factores externos que implican riesgos).

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Las filas de la matriz presentan informacin acerca de los objetivos, indicadores, medios de verificacin y supuestos en cuatro momentos diferentes en la vida del proyecto: 1. Fin al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego de que el

proyecto ha estado en funcionamiento.

2. Propsito logrado cuando el proyecto ha sido ejecutado. 3. Componentes/Resultados completados en el transcurso de la ejecucin del

proyecto.
4. Actividades requeridas para producir los Componentes/Resultados. Cuadro No. 1: LA ESTRUCTURA DEL MARCO LGICO Resumen Narrativo Objetivos FIN El Fin es una definicin de cmo el proyecto o programa contribuir a la solucin del problema (o problemas) del sector. Los indicadores a nivel de Fin miden el impacto general que tendr el proyecto. Son especficas en trminos de cantidad, calidad y tiempo. (grupo social y lugar, si es relevante). Los medios de verificacin son las fuentes de informacin que se pueden utilizar para verificar que los objetivos se lograron. Pueden incluir material publicado, inspeccin visual, encuestas por muestreo, etc. Los medios de verificacin son las fuentes que el ejecutor y el evaluador pueden consultar para ver si los objetivos se estn logrando. Pueden indicar que existe un problema y sugieren la necesidad de cambios en los componentes del proyecto. Pueden incluir material publicado, inspeccin visual, encuestas por muestreo, etc. Los supuestos indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones importantes necesarias para la "sustentabilidad" (continuidad en el tiempo) de los beneficios generados por el proyecto. Indicadores de Verificables Objetivamente Medios Verificacin de Supuestos

PROPSITO El Propsito es el impacto directo a ser logrado como resultado de la utilizacin de los Componentes producidos por el proyecto. Es una hiptesis sobre el impacto o beneficio que se desea lograr. Los indicadores a nivel de Propsito describen el impacto logrado al final del proyecto. Deben incluir metas que reflejen la situacin al finalizar el proyecto. Cada indicador especifica cantidad, calidad y tiempo de los resultados por alcanzar.

Los supuestos indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones que tienen que ocurrir para que el proyecto contribuya significativamente al logro del Fin.

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COMPONENTES Los Componentes son las obras, servicios, y capacitacin que se requiere que complete el ejecutor del proyecto de acuerdo con el contrato. Estos deben expresarse en trabajo terminado (sistemas instalados, gente capacitada, etc.) ACTIVIDADES Las Actividades son las tareas que el ejecutor debe cumplir para completar cada uno de los Componentes del proyecto y que implican costos. Se hace una lista de actividades en orden cronolgico para cada Componente. Este casillero contiene el presupuesto para cada Componente a ser producido por el proyecto. Este casillero indica donde un evaluador puede obtener informacin para verificar si el presupuesto se gast como estaba planeado. Normalmente constituye el registro contable de la unidad ejecutora. Los supuestos son los acontecimientos, condiciones o decisiones (fuera del control del gerente de proyecto) que tienen que suceder para completar los Componentes del proyecto. Los indicadores de los Componentes son descripciones breves, pero claras de cada uno de los Componentes que tiene que terminarse durante la ejecucin. Cada uno debe especificar cantidad, calidad y oportunidad de las obras, servicios, etc., que debern entregarse. Este casillero indica dnde el evaluador puede encontrar las fuentes de informacin para verificar que los resultados que han sido contratados han sido producidos. Las fuentes pueden incluir inspeccin del sitio, informes del auditor, etc. Los supuestos son los acontecimientos, las condiciones o las decisiones que tienen que ocurrir para que los componentes del proyecto alcancen el Propsito para el cual se llevaron a cabo.

C. LA JERARQUA DE OBJETIVOS 1. Fin Cada proyecto es la respuesta a un problema que se ha detectado. El Fin de un proyecto es una descripcin de la solucin al problema que se ha diagnosticado. Si, por ejemplo, el problema principal en el sector de salud es una alta tasa de mortalidad materna e infantil en la poblacin de menores ingresos, el Fin sera reducir la tasa de mortalidad materna e infantil en esa poblacin. Deben enfatizarse dos cosas acerca del Fin. Primero, no implica que el proyecto, en s mismo, ser suficiente para lograr el Fin. Es suficiente que el proyecto contribuya de manera significativa al logro del Fin. Segundo, la definicin del Fin no implica que se lograr poco despus de que el proyecto est en funcionamiento. Es un Fin a largo plazo al cual contribuir la operacin del proyecto.

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En el contexto del enfoque del Marco Lgico, el propsito del comit de Calificacin es identificar cul, de una cantidad de proyectos alternativos, contribuira en mayor medida (o de una manera ms efectiva en trminos del costo) a la solucin. Cmo escribirlo: poner el verbo en tiempo pasado, como algo que ya se ha conseguido a largo plazo. 2. Propsito El Propsito es el resultado esperado al final del perodo de ejecucin. Es el cambio que fomentar el proyecto. Es una hiptesis sobre lo que debiera ocurrir a consecuencia de producir y utilizar los Componentes. El ttulo del proyecto debe surgir directamente de la definicin del Propsito. Cmo escribirlo: poner el verbo en tiempo presente o pasado, como si ya se hubiera conseguido 3. Componentes Los Componentes son las obras, estudios, servicios y capacitacin especficos que se requiere que produzca la gerencia del proyecto dentro del presupuesto que se le asigna. Cada uno de los Componentes del proyecto tiene que ser necesario para lograr el Propsito, y es razonable suponer que si los Componentes se producen adecuadamente, se lograr el Propsito. En el marco lgico, los Componentes se definen como resultados, vale decir, como obras terminadas, estudios terminados, capacitacin terminada. Cmo escribirlo: poner el verbo en tiempo presente o pasado, como si ya se hubiera conseguido 4. Actividades Las Actividades son las tareas que el ejecutor tiene que llevar a cabo para producir cada Componente. Es importante elaborar una lista detallada de Actividades debido a que es el punto de partida del plan de ejecucin. Cada actividad se consigna en un grfico de Gantt (diagrama de barras) y se estima el tiempo y los recursos que toman su ejecucin. Cmo escribirlo: poner el verbo en infinitivo, como algo que debe hacerse 5. Evaluacin de la columna de objetivos Se construye el marco lgico de forma tal que se puedan examinar los vnculos causales de abajo hacia arriba. Si el proyecto est bien diseado, lo que sigue es vlido:

Las Actividades especificadas para cada Componente son necesarias para producir el Componente; Cada Componente es necesario para lograr el Propsito del proyecto; No falta ninguno de los Componentes necesarios para lograr el Propsito del proyecto; Si se logra el Propsito del proyecto, contribuir al logro de el Fin; Se indican claramente el Fin, el Propsito, los Componentes y las Actividades; El Fin es una respuesta al problema ms importante en el sector.

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D. INDICADORES PARA LA JERARQUIA DE OBJETIVOS 1. Indicadores de Fin y de Propsito Los indicadores hacen especficos los resultados esperados en tres dimensiones:

cantidad, calidad y tiempo. El Propsito de un proyecto podra ser hacer que las
condiciones sanitarias en las aguas ribereas cumplan con las normas sanitarias y el indicador podra ser reducir el recuento promedio de coliformes totales por debajo de 1000 por 100 ml en una playa especfica para el ao 2000. Tal indicador es inequvoco. Enfoca a la gerencia del proyecto en un objetivo cuantitativo, mensurable, de menos de 1000 coliformes totales por 100 ml, ms bien que las alternativas posibles (coliformes fecales o enterococos). Especifica la calidad (en este caso de la playa donde tiene que lograrse el resultado), y expresa cundo se esperan los resultados. Aunque hay varios indicadores potenciales de resultados esperados, el marco lgico debe especificar la cantidad mnima necesaria para concluir que el Propsito se ha logrado. Los indicadores deben medir el cambio que puede atribuirse al proyecto, y deben obtenerse a costo razonable, preferiblemente de las fuentes de datos existentes. Los mejores indicadores contribuyen a asegurar una buena gestin del proyecto y permiten que los gerentes de proyecto decidan si sern necesarios componentes adicionales o correcciones de rumbo para lograr el Propsito del proyecto. 2. Indicadores de los Componentes Los indicadores de los Componentes son descripciones breves de los estudios, capacitacin y obras fsicas que suministra el proyecto. La descripcin debe especificar cantidad, calidad y tiempo. Por ejemplo, un proyecto de educacin podra especificar 10 escuelas tcnicas, ubicadas en ciudades especficas, cada una con una capacidad de 1.000 estudiantes por ao, y con el equipamiento especificado por las normas (o consignado en el anexo al informe de proyecto). 3. Indicadores de Actividades El presupuesto del proyecto aparece como el indicador de Actividad en la fila correspondiente. El presupuesto se presenta por el conjunto de actividades que generan un Componente. 4. Evaluacin de la columna de los indicadores Al revisar la columna de los indicadores debe verificarse que: 1. los indicadores de Propsito no sean un resumen de los Componentes, sino una medida del resultado de tener los Componentes en operacin; 2. los indicadores de Propsito midan lo que es importante; 3. todos los indicadores estn especificados en trminos de cantidad, calidad y tiempo; 4. los indicadores para cada nivel de objetivo sean diferentes a los indicadores de otros niveles; 5. el presupuesto sea suficiente para llevar a cabo las Actividades identificadas.

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E. MEDIOS DE VERIFICACIN El marco lgico indica dnde el ejecutor o el evaluador pueden obtener informacin acerca de los indicadores. Ello obliga a los planificadores del proyecto a identificar fuentes existentes de informacin o a hacer previsiones para recoger informacin, quizs como una actividad del proyecto. No toda la informacin tiene que ser estadstica. La produccin de Componentes puede verificarse mediante una inspeccin visual del especialista. La ejecucin del presupuesto puede verificarse con los recibos presentados para reembolso o como justificacin para volver a integrar el fondo rotatorio. F. SUPUESTOS Cada proyecto comprende riesgos: ambientales, financieros, institucionales, sociales, polticos, climatolgicos u otros factores que pueden hacer que el mismo fracase. El marco lgico requiere que el equipo de diseo de proyecto identifique los riesgos en cada etapa: Actividad, Componente, Propsito y Fin. El riesgo se expresa como un

supuesto que tiene que ser cumplido para avanzar al nivel siguiente en la jerarqua de objetivos. El razonamiento es el siguiente: si llevamos a cabo las Actividades indicadas y ciertos supuestos se cumplen, entonces produciremos los componentes indicados. Si producimos los Componentes indicados y otros supuestos se cumplen, entonces lograremos el Propsito del proyecto. Si logramos el Propsito del proyecto, y todava se siguen demostrando los supuestos ulteriores, entonces contribuiremos al logro del Fin. Los supuestos representan un juicio de probabilidad de xito del proyecto.
Los supuestos (o riesgo) del proyecto tienen una caracterstica importante: los riesgos se definen como que estn ms all del control directo de la gerencia del proyecto. El equipo de diseo de proyecto se interroga qu podra ir mal a cada nivel. Al nivel de Actividad, por ejemplo, los fondos de contraparte podran no llegar en el momento debido, o podra haber un cambio en las prioridades del gobierno, o una huelga, o una devaluacin de envergadura, etc. El objetivo no es el de consignar cada eventualidad que pueda concebirse, sino el identificar posibilidades con un grado razonable de probabilidad. La columna de supuestos juega un papel importante tanto en la planificacin como en la ejecucin. En la etapa de planificacin sirve para identificar riesgos que pueden evitarse incorporando Componentes adicionales en el proyecto mismo. Por ejemplo, uno de los supuestos de un programa de salud rural podra ser que el personal calificado est dispuesto a mudarse y a vivir en las zonas rurales. Dado que este supuesto es crtico al logro del Propsito del proyecto, la buena disposicin del personal no puede quedar librada al azar. El equipo de proyecto debe trabajar en el diseo, Actividades y Componentes del proyecto para asegurarse que el personal calificado estar dispuesto (tendr incentivos) para radicarse en zonas rurales. El Componente podra ser un sistema de pagos de incentivo, suministro de residencia gratis, o alguna otra cosa. Si el supuesto es crtico, y no hay Componente que lo pueda controlar, el equipo de diseo del proyecto y la gerencia del mismo bien pueden decidir que el proyecto particular es demasiado riesgoso y debe abandonarse. Los supuestos son importantes tambin durante la ejecucin. Indican los factores que la gerencia del proyecto debe anticipar, tratar de influir, y/o encarar con adecuados planes de emergencia. Por ejemplo, si el xito de un programa de irrigacin supone que el Ministerio de Agricultura cumplir con su compromiso de quitar los precios tope

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o las restricciones a la exportacin en una fecha determinada, el gerente del proyecto debe vigilar constantemente la marcha de eventos e indicar al Ministerio y al donante que las demoras pueden frustrar el logro del Propsito del proyecto. Una de las ventajas de plantear los supuestos es que el gerente del proyecto tiene el incentivo de comunicar los problemas emergentes ms que dejarlos para que otro los descubra. G. EL PLAN DE EJECUCION El plan de ejecucin no forma parte del marco lgico, sino que es un anexo a ste. Toma la lista de actividades necesarias definidas en el marco lgico, las desagrega a nivel de Tareas, y presenta un grfico de cundo comenzar y cundo terminar cada tarea y actividad (un grfico de Gantt). Tambin se asigna la responsabilidad de llevar a cabo cada actividad a una organizacin o persona. El programa de actividades permite que el equipo de diseo, el donante y el gerente de proyecto evale si el tiempo fijado para terminar el proyecto es realista. H. USO SECUENCIAL DEL MARCO LOGICO El marco lgico es una herramienta dinmica para disear/ejecutar un proyecto. Tiene el potencial de enfocar y hacer ms eficiente el proceso de preparacin del proyecto. Si se usa este enfoque, el marco lgico debe elaborarse en secuencia. 1. Programacin En el proceso de preparacin del Documento de Programacin, el equipo de la entidad proponente se concentra nicamente en el problema por resolver: el Fin y sus indicadores. En otras palabras se concentra en los primeros dos casilleros de la primera fila (ver la parte sombreada de la Figura 1). Figura 1: Marco Lgico al Nivel de Programacin (CPP) Ob Fin Propsito Componente Actividad Ob = In = V = Su = Objetivos Indicadores Medios verificacin Supuestos In V Su /////////// ///////////

de

2. Identificacin Durante la identificacin, la entidad proponente considerar alternativas de proyectos que podran contribuir a la solucin del problema, define el Propsito y los indicadores correspondientes (Perfil I). Es decir se concentra en los primeros dos casilleros de la primera y segunda fila (vase el rea sombreada de la Figura 2). En esta etapa, el anlisis ambiental considera en forma preliminar el costo de mitigacin y el posible

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costo de dao resultante de las diferentes alternativas; el anlisis econmico trata de determinar la alternativa de mnimo costo; el anlisis institucional identifica las alternativas ms viables de ejecutar y operar el proyecto; y el anlisis financiero examina la capacidad de aportar capital y sostener la futura operacin del proyecto en el contexto de las demandas financieras de todo el sector. Se incorporan los objetivos del proyecto en cuanto al medio ambiente, la mujer, la poblacin de bajos ingresos, el rendimiento financiero, y las modificaciones institucionales (cuando estos sean relevantes) como indicadores de Fin o de Propsito (vase el rea marcada con en la Figura 2). Figura 2: Marco Lgico al Nivel de Perfil I Ob Fin Propsito Componente Actividad In V Su ///////////// //////$////// ///////////// //////$//////

Ob In V Su

= = = =

Objetivos Indicadores Medios de verificacin Supuestos

3. Preparacin del Perfil II y Orientacin Durante la orientacin, el equipo de proyecto se concentra en dimensionar el proyecto, lo que implica establecer la relacin de lo que se lograr (los indicadores de Propsito) y la cantidad, tipo, volumen y costo de los Componentes del proyecto. Al nivel del Perfil II, el equipo de proyecto puede modificar los indicadores, pero no deberan cambiar el Fin y el Propsito. Si cambian el Fin y el Propsito, entonces ha cambiado el proyecto y debe prepararse un nuevo Perfil I, o el cambio debe destacarse en el Perfil II. El Perfil II debe incluir los Componentes, sus indicadores y los supuestos que tienen que cumplirse para lograr el Fin, Propsito y Componentes. En el Perfil II debe presentarse, la parte sombreada de la matriz presentada en la Figura 3 El nfasis del trabajo a nivel del Perfil II, recae sobre la parte de la matriz marcada con . Una buena parte del anlisis financiero e institucional esta relacionado con la columna de supuestos. Por ejemplo, la viabilidad financiera puede depender de un incremento de tarifas (una condicin contractual, el cumplimiento de la cual es un supuesto).

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Figura 3: Marco Lgico al Nivel de Perfil II Ob Fin Propsito Actividad Ob In V Su = = = = Objetivos Indicadores Medios verificacin Supuestos In V Su ///////////// ///////////// ///////////// //////$////// ///////////// //////$////// ///////////// //////$////// //////$//////

Componente ///////////// //////$////// ///////////// //////$//////

de

4. Anlisis y evaluacin El marco lgico refleja los lineamientos de la propuesta. Sirve para orientar la lgica de estos: identificacin del problema principal, seleccin de la mejor alternativa de proyecto para contribuir a la solucin (el objetivo - Fin en el marco lgico), la definicin del Propsito (los resultados esperados al final de la ejecucin de proyecto), los Componentes necesarios para lograr el Propsito, las Actividades necesarias para producir los Componentes, el costo de las Actividades (el presupuesto), los supuestos (riesgos). El marco lgico contiene un resumen de casi toda la informacin que proveen las diferentes disciplinas. El anlisis tcnico se encuentra resumido en los indicadores de Propsito, en los indicadores de Componentes, en los indicadores de Actividad (en el presupuesto) y en el plan de ejecucin. Los objetivos del Fondo de Subvencin estn reflejados en los indicadores de Fin y Propsito y en ciertos Componentes a ser desarrollados mediante determinadas Actividades. En la fase de presentacin, el marco lgico constituye un resumen ejecutivo: un panorama sinttico de los objetivos, de los costos, riesgos y resultados esperados. 5. Ejecucin del Proyecto Para la ejecucin del proyecto, el marco lgico y el plan de ejecucin son los documentos base y contribuyen a la coordinacin y seguimiento del plan de ejecucin. El marco lgico y el plan de ejecucin son lo suficientemente breves como para que todos los participantes (no solo el gerente) cuenten con una copia y contribuir a que todos sepan en forma especfica lo que estn procurando lograr, cmo puede medirse el xito, quin se supone debe hacer qu, cundo se supone que lo haga, y qu riesgos requieren seguimiento y capacidad de anticipacin. Como ya se seal, el logro del Propsito y de el Fin no estn bajo el control del gerente o ejecutor del proyecto. El gerente solo tiene control de las Actividades, el presupuesto, y los Componentes que entrega (vase la Figura 5); lo dems est fuera de su control (existen situaciones ajenas a la ejecucin del proyecto sobre las cuales el gerente no tiene ningn control). Sin embargo, el gerente tiene la responsabilidad de

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hacer un seguimiento de todos estos factores, informar a las autoridades superiores cuando parece que los supuestos no se van a cumplir, y sugerir acciones que permitan lograr el Propsito. Figura 5: La parte del Marco Lgico bajo el control del Gerente del Proyecto Ob Fin Propsito Componente ///////////// ///////////// ///////////// Actividad Ob In V Su = = = = ///////////// ///////////// ///////////// Objetivos Indicadores Medios verificacin Supuestos de In V Su

6. Evaluacin Ex-Post En la fase de evaluacin ex-post, los evaluadores sabrn qu resultados se esperaban y dnde pueden hallar informacin para verificar si lo lograron.

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LISTA DE VERIFICACION DE DISEO DE PROYECTO 1. El Fin est claramente expresado. 2. Los indicadores de Fin son verificables en trminos de cantidad, calidad y tiempo. 3. El proyecto tiene un slo Propsito. 4. El Propsito est claramente expresado. 5. Los indicadores del Propsito no son un resumen de los Componentes, sino una forma independiente de medir el logro del Propsito. 6. Los indicadores del Propsito slo miden lo que es importante. 7. Los indicadores del Propsito tienen medidas de cantidad, calidad y tiempo. 8. Los indicadores del Propsito miden los resultados esperados al final de la ejecucin del proyecto. 9. Los Componentes (Resultados) del proyecto estn claramente expresados. 10. Los Componentes estn expresados como resultados. 11. Todos los Componentes son necesarios para cumplir el Propsito. 12. Los Componentes incluyen todos los rubros de los cuales es responsable la gerencia del proyecto. 13. Los indicadores de los Componentes son verificables en trminos de cantidad, calidad y tiempo. 14. Las Actividades incluyen todas las acciones necesarias para producir cada Componente. 15. Las Actividades identifican todas las acciones necesarias para recoger informacin sobre los indicadores. 16. Las Actividades son las tareas para las cuales se incurre en costos para completar los Componentes. 17. La relacin entre las Actividades y el presupuesto es realista. 18. La relacin si/entonces entre el Propsito y el Fin es lgica y no omite pasos importantes. 19. La relacin entre los Componentes y el Propsito es realista. 20. La lgica vertical entre las Actividades, los Componentes, el Propsito y el Fin es realista en su totalidad. 21. El Propsito, junto con los supuestos a ese nivel, describen las condiciones necesarias, an cuando no sean suficientes, para lograr el Fin. 22. Los Componentes, junto con los supuestos a ese nivel, describen las condiciones necesarias y suficientes para lograr el Propsito. 23. Los supuestos al nivel de Actividad no incluyen ninguna accin que tenga que llevarse a cabo antes que puedan comenzar las Actividades. (Las condiciones precedentes se detallan en forma separada). 24. La columna de medios de verificacin identifica dnde puede hallarse la informacin para verificar cada indicador. 25. El marco lgico define la informacin necesaria para la evaluacin del proyecto (e.g., de terminacin, ex-post).

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