Actividad 1 para Access.

Se tiene el siguiente modelo, que no es un modelo entidad relacin pero pretende almacenar informacin relativa a la parte ms bsica de una empresa.

A travs del trabajo de normalizacin (1FN, 2FN, 3FN) se ha definido que deben existir tres tablas con el nimo de llevar este sencillo sistema a una base de datos. Por supuesto se sabe que el sistema va a crecer, la informacin ocupar ms y ms espacio con el tiempo, de esta forma sera imposible guardar todos estos datos en una hoja de clculo para su posterior tratamiento y generacin de estadsticas. Partiendo del anterior esquema se va a desarrollar una base de datos en Microsoft Access 2010. Claro est que los conceptos de bases de datos son independientes del programa en el cual se vayan a montar, es importante reconocer lo anterior. Un buen modelo de bases de datos aplica para cualquier programa de diseo en bases de datos. La anterior conclusin y las formas normales han permitido generar lo siguiente.

Pues bien, como todos los manejadores de bases de datos deben estar en concordancia con este tipo de modelos o no seran manejadores de bases de datos ahora se va a implementar todo en Access. Lo primero que se debe tener en cuenta antes de empezar es recordar todo lo conceptual acerca del tema, campo, registro, tipos de datos, llaves primarias, llaves forneas, tipos de relaciones, entre otros. Despus de eso, es hora de empezar.

Aplicando un clic al men inicio se desplegar lo siguiente.

Se deber dar clic en Todos los programas. Esto mostrar el siguiente men, en el cual es necesario ubicar Microsoft Office. Desde all se deber dar clic en Microsoft Access 2010. Este manual se enfoca en esta versin de Access ( 2010 ) sin embargo muchos de los conceptos aplican para versiones anteriores, bastar con ubicar en pantalla las funcionalidades similares.

Una vez hecho esto se mostrar lo siguiente.

El anterior grfico muestra la pantalla para crear la base de datos. Se debe escribir un nombre en el campo destinado para ello y seleccionar una ubicacin para el archivo dando clic en el icono de la carpeta situado al lado derecho de dicho campo.

Una vez ajustados estos datos se puede proceder a dar clic en el botn crear.

Ntese que ahora la barra superior del programa toma el nombre del archivo y lo muestra (bd_pruebas), esto quiere decir que la anterior operacin se ha realizado con total xito. Por defecto aparecer lo siguiente en la pantalla a excepcin del men. l aparecer al dar clic contrario sobre Tabla1.

Lo que se pretende ahora es tomar esa tabla que aparece y mediante el men vista diseo aplicar cambios dependiendo de los requerimientos que se tengan. Una vez aplicado dicho men aparecer un recuadro indicando que se debe dar nombre a la tabla. Los nombres para esta y futuras tablas debern ser nicos, es obvio que toda esta informacin procede de un modelo entidad relacin as que esa labor previa de planeacin ser decisiva en el desarrollo prctico de la base de datos.

Al dar clic en aceptar el programa proceder a mostrar otra vista con caractersticas de edicin sobre la estructura de la nueva tabla. La idea primordial es digitar en las celdas los nombres de los campos y ajustar sus tipos de datos como se muestra en el siguiente grfico. Esta labor de edicin es similar a como se editan datos en Excel o cualquier otra hoja de clculo. Se debe tener presente que para campos de texto es necesario configurar el tamao, por ejemplo, para un campo de texto que almacenar el grupo sanguneo, el tamao debera ser de tres caracteres.

Por defecto la llave ser el primer campo de este editor, en este caso coincide con el propsito del campo nss, pero podra suceder que la llave este ligada en el futuro a un campo de caracteres o fecha si la planeacin y el modelo lo disponen. Es claro que se deben editar todos los campos para que concuerden con un modelo relacional establecido, que en este caso se ha proporcionado en las primeras hojas de este tutorial.

En campos numricos el tamao est determinado por la seleccin de una lista. Sin embargo frente a cualquier duda es recomendable, mediante la tecla F1, desplegar la ayuda. Esta pequea ventana es de gran utilidad para cualquier consulta, en el siguiente grfico se muestran las capacidades del sistema para datos numricos.

Es deber del lector informarse sobre cada detalle de este Sistema Gestor de Bases de Datos.

Ahora se crear una nueva tabla (tb_correos), esto se hace aplicando el botn Tabla en la pestaa Crear como indica el anterior grfico. Este proceso es el mismo que se ha descrito en este documento al crear la primera tabla, se deber dar un nombre a este objeto y de acuerdo al modelo relacional editar todos los campos all mencionados. Obviamente apoyndose en el men vista diseo.

En caso de requerirlo se hara necesario estudiar los tipos de datos asociados a los campos de una base de datos, que es informacin relevante en la creacin de cada tabla. En este caso existe un campo que debe almacenar una fecha, es obvio entonces que su tipo de dato ser fecha, como lo indica el anterior grfico.

Se puede observar que la aplicacin de un clic contrario sobre la fila en la que se est editando el campo desplegar un men mediante el cual se pueden aplicar diversas modificaciones inherentes a los campos de las bases de datos vase el siguiente grfico.

Ahora bien, es necesario crear la tercera tabla del modelo para que quede similar a como se ve en la prxima figura.

Esto permitir llevar todo este desarrollo hacia la aplicacin correcta del modelo, con lo cual quedara pendiente el establecimiento de relaciones de esta base de datos.

La anterior modificacin se ha de llevar a cabo aplicando el botn relaciones.

Una vez aplicado dicho comando aparecer una ventana como la que se muestra a continuacin. Dicha ventana permitir agregar las tablas implicadas en las relaciones del modelo de la base de datos. Para ellos bastar seleccionar la tabla y dar clic en el botn de agregar.

Obsrvese ahora que en la pestaa de Relaciones se han agregado todas las tablas.

Es tiempo entonces de modificar las relaciones que deben existir entre esas tablas.

Al aplicar el anterior comando se mostrar la siguiente pantalla. Se debern seleccionar las tablas involucradas en la lista desplegable Tabla o consulta y Tabla o consulta relacionada. De la misma forma se debern seleccionar los campos que sirven para la creacin de dicha relacin y restriccin, en este caso y segn el modelo es nss.

Por ltimo bastara exigir integridad referencial en dicha relacin.

El anterior proceso deber hacerse por cada par de tablas implicadas en una relacin. Este panel tambin permitir editar o crear nuevas relaciones de manera intuitiva. Para este paso se deber tener un claro concepto sobre lo que implica crear una relacin entre dos tablas de bases de datos.

El anterior mensaje aparecer ya que las pestaas de cada tabla se encuentran abiertas en lo que se refiere a la vista de diseo. Es necesario cerrar estas pestaas para permitir la edicin en el panel de relaciones.

Al cerrar todas las pestaas de la vista de diseo (el clic contrario sobre la pestaa activa el men relacionado en el anterior grfico) de las tablas solo deber quedar activa la pestaa de edicin de relaciones. Una vez agregadas todas las relaciones descritas en prrafos anteriores el programa empezar a mostrar correctamente el modelo relacional.

En el siguiente grfico se ha establecido la segunda relacin.

Ahora se proceder a insertar algunos datos en la tabla de correos. Para ello es necesario dar doble clic en el nombre de la tabla del siguiente panel.

El ingreso de los datos se har a travs de una grilla como la que muestra el siguiente grfico, por supuesto dando doble clic en el nombre de la tabla o mediante el men emergente a travs del clic contrario y el comando Abrir. Se recomienda ingresar los mismos datos del tutorial con el fin de obtener los mismos resultados en las consultas y reportes, posterior a esto el usuario estar en libertad y con el conocimiento de hacer cualquier modificacin.

El siguiente mensaje se ha presentado al intentar ingresar datos primeramente a la tabla de correos.

Esto ha sucedido porque el sistema ha controlado de manera eficaz la integridad referencial descrita en el modelo relacional. No pueden existir correos si no existen datos en la tabla de personas, de hecho as es en la realidad; a esto se le llama abstraccin, y es la manera de saber representar la realidad no solo en el tema de bases de datos, tambin desde otros ngulos de la informtica.

Por tal razn se deber ingresar el registro a la tabla de personas como primera medida, cualquier otro intento no se permitir por la razn descrita en el prrafo anterior. Esta insercin obligatoria se muestra en el anterior grfico.

Posterior al proceso de insercin de la tabla de personas se hace exitoso el ingreso del registro en la tabla correos bajo el estricto control de la coincidencia de valores a travs del campo nss. Ahora bien, bajo el modelo relacional se sabe que la tabla puede contener varios registros para un usuario.

Entonces ingrsense varios de estos registros, igualmente adhiranse otros registros para la tabla de personas. Posterior a esto deber hacerse lo mismo para la tabla de empleados.

Con este sencillo taller ya se ha tocado bastante bien el tema de las bases de datos relacionales a travs del sistema manejador de bases de datos, Access.