La procuracin electrnica necesita inteligencia de negocios.

Por Scott Hays, Director de Product Marketing de Epicor Las iniciativas de procuracin electrnica tienen que ver con lograr el alcance, la velocidad y el control en los procesos de requisicin y aprobacin. Sin embargo estos tres elementos no se pueden lograr con procesos manuales. El objetivo clave es eliminar las ineficiencias de los procesos de manera que sea ms fcil y rpido para todos los involucrados hacer lo que quiere que hagan. Debido a que muchas empresas, especialmente en el mercado medio, carecen de agentes o departamentos de adquisiciones de tiempo completo, todas sus actividades de compras se distribuyen entre las reas operativas donde el personal las lleva a cabo como parte de otra funcin, por ejemplo en la gestin de instalaciones o TI. Donde es necesario, se pueden lograr beneficios reales mediante la implementacin de una solucin de procuracin electrnica con un repositorio comn de los proveedores y un rpido proceso de flujo de trabajo con requisiciones y aprobaciones en lnea. El reto es que cuando las empresas obtienen ese repositorio se sienten confiadas de haber logrado el fin ltimo de la procuracin electrnica siendo que verdaderamente estn dejando de gozar de algunos beneficios. Sin un departamento de compras centralizado y focalizado, no hay un campen en la organizacin para llevarla al siguiente nivel de la promesa de procuracin electrnica. Esta transicin, significa que la implementacin de inteligencia de negocios en la procuracin se vuelve vctima de una visin limitada al funcionamiento de nivel departamental. Los departamentos de la organizacin consiguen bsicamente lo que necesitan en trminos de una bsqueda, seleccin, compra y proceso de envo eficientes, de manera que no se unen para impulsar la procuracin de inteligencia de negocios. Mientras que cada rea obtiene lo que necesita dentro de sus presupuestos departamentales, piensan que todo est bien. Lo que falta, es un anlisis ms amplio y profundo de los gastos que sacan a la luz informacin de proveedores redundantes, oportunidades de compras al mayoreo y posibilidades para obtener mejores descuentos, trminos y niveles de servicio de proveedores existentes y potenciales. Esta es la promesa real de la procuracin electrnica una vez que la informacin en los repositorios es debidamente analizada y evaluada. La inteligencia de negocios en la procuracin es una ventana a los proveedores, artculos, precios, volmenes y procesos de autorizacin, que presentan una gran oportunidad para la mejora continua. Lo que est deteniendo a algunas empresas no es lo tcnico, sino lo organizacional. Algunas veces estas caractersticas existen en el software que ya utilizan. Sin embargo la utilizacin de la inteligencia de

negocios para las adquisiciones ser una mina de oportunidades sin explotar hasta que alguien en las reas de compras o finanzas potencialice su uso en toda la empresa.