07 - Manual Auditoria

ZEUS
AUDITORIA Manual de usuario
COMPUSISCA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6655011 Fax 6653693 Cartagena de Indias Colombia
Mdulo AUDITORIA ZEUS Front
INTRODUCCIN
Que es Auditoria? Todas los procesos y transacciones realizadas en un hotel durante el da convergen, al final de este, en otra serie de procesos que tienen como finalidad realizar una revisin exhaustiva que permita corregir los posibles errores o inconsistencias que se hallan podido presentar. Para estas labores de revisin ZEUS cuenta con el mdulo de Auditora, el cual cuenta con las herramientas necesarias para una revisin rpida y precisa de los datos. Otra funcin de este mdulo, pero no menos importante, es la generacin de los cargos correspondientes al desglose de los planes de los huspedes y su posterior aplicacin a cada habitacin de forma automtica. La generacin de estadsticas tambin corresponde a este mdulo el cual cuenta adems con un nmero amplio de reportes para su consulta.
Sistema de Administracin Hotelera
1 . ENTRANDO A AUDITORA
Despus de seleccionar el icono de Auditora, ya sea desde le men Inicio de Windows (Start en la versin en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesin.
Nombre del Usuario con el que desea ingresar Clave o Pasabordo del usuario
Presione para entrar al sistema. Presione para salir del sistema
Figura 1 Inicio de sesin
Despus de indicar Usuario y Password, se despliega la ventana principal.
Los Usuarios y sus Claves son creados desde el mdulo Seguridad de ZEUS FRONT.
Figura 2 Ventana principal de AUDITORIA Sistema de Administracin Hotelera 3
A continuacin detallaremos los mens y cada una de sus opciones.
2 . MEN AUDITORA
La primera de las tareas de una auditora, es la revisin del estado actual del hotel. En este men encontramos un grupo de opciones con las que podemos efectuar dicha labor.
Figura 3 Men Auditora
2.1 . Pinter Setup

Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.
Figura 4 Printer Setup (Configuracin de Impresora) Sistema de Administracin Hotelera 4
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.
2.2 . Huspedes Que No Salieron

Lista los huspedes de debieron salir hoy y no han hecho checkout.
Para emitir el reporte presione el botn Aceptar.
2.3 . Reservas Utilizadas Parcialmente

Detalla los nmeros de las reservas, y sus caractersticas, que no se utilizaron en su totalidad, es decir, aquellas reservas donde el total de habitaciones reservadas no estn checkin.
Figura 5 Reservas Utilizadas Parcialmente Sistema de Administracin Hotelera 5
2.4 . Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los mdulos de Recepcin y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan informacin errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de informacin ZEUS les llama inconsistencias. Una vez seleccionada esta opcin el sistema realiza una bsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos: Avisos o advertencias: Representados por la letra W Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generacin y aplicacin de cargos. Errores: Representados por la letra E Indica que existen datos errados o incompletos. La generacin y aplicacin de cargos no podr culminar hasta que no se corrija el error.
Avisos o advertencias (W)

Sistema de Administracin Hotelera 6
Inconsistencia
Motivo Se presenta cuando el nmero de huspedes registrados en una habitacin es diferente a la clase de habitacin seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitacin triple o bien tres personas en una habitacin doble. Recomendacin: Dirjase a la opcin registro de huspedes del mdulo recepcin y seleccione la clase de habitacin correcta. Desde el mdulo de Ama de llaves se ha reportado un nmero de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES
Recomendacin: Verifique que la informacin suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.) Se ha asignado un tipo de habitacin mayor a la reservada. Recomendacin: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitacin
UPGRADE HABITACIONES
DE
Errores (E) Inconsistencia

NO HAY TIPO DE CAMBIO
Motivo No se ha definido la tasa de cambio del dlar para la fecha actual. Solucin: desde el mdulo parmetros ingrese la tasa de cambio del da.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAANTES
El nmero de adultos, nios y adicionales indicados en el registro de huspedes es diferente a las personas checkin. Solucin: dependiendo de la situacin podra: 1. Corregir, desde el registro de huspedes, los valores indicados para Adultos, Nios y Adicionales.
2. Eliminar o agregar los acompaantes que sobren o falten en el registro.
La estada de la habitacin no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitacin. Solucin: De acuerdo a la situacin podra:
PROLONGACION ESTADIA CON BLOQUEADA HAB
1. Desbloquear necesarios.
la
habitacin
los
das
2. No prolongar la estada y hacer checkout a la habitacin. 3. Cambiar los huspedes a una habitacin no bloqueada. Se le hizo checkin a la habitacin con un plan si desglose. Solucin: Desde el mdulo de recepcin, cambiar el plan de la habitacin o bien, desde el mdulo de parmetros, ingresarle el paquete el plan. Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra. Solucin: Seleccione la opcin Cambio Tarifas Temporadas del men Auditora y haga los cambios pertinentes. En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas. Solucin: cancelar o eliminar las cuentas. Existe un folio descuadrado.
FOLIO CERRADO SALDO CON
PLAN SIN DEFINIDO
PAQUETE
TARIFAS CON TEMPORADA
CAMBIO
CUENTAS ABIERTAS EN POS
Solucin: verifique el folio indicado y realice la(s) transaccin (es) del caso, para cuadrar la cuenta.
En el mdulo de recepcin tambin se encuentra la opcin Inconsistencias, permitiendo as que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.
2.5 . Reservas No Shows

Despliega un listado con las reservas No Shows del da. De este listado se pueden derivar diferentes decisiones tal y como veremos a continuacin.
Figura 6 Reservas No Shows
Las tres ltimas columnas del listado permiten indicar cual ser la accin a tomar con las reservas: La primera columna indica que se debe cancelar la lnea de la reserva que se encuentra nos how, para seleccionarla presione clic. La segunda columna se selecciona si desea actualizar la fecha de entrada de la reserva, la cual pasar a ser igual a la fecha de llegada actual mas uno. La tercera columna se debe seleccionar para indicar que se cobre el da. En este proceso el sistema
realiza un cargo a la reserva por el valor de la habitacin y aplica el depsito. Para marcar cualquiera de las columnas debe hacer clic sobre la deseada, mientras que para quitar la marca debe presionar la tecla Suprimir. Es importante tener en cuanta que puede seleccionar mas de una opcin, es decir, puede indicar al sistema de la reserva se cancela y se cobra o bien que se actualiza y se cobra. Despus de seleccionar las respectivas opciones debe presionar el botn guardar de la barra de herramientas para hacer efectivos los cambios.
2.6 . Actualizacin Estada Y/O Tarifa

La ventana desplegada por esta opcin brinda la posibilidad de realizar cambios a la estada (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitacin. Adems despliega informacin general de la habitacin tal como sus cargos y el log de transacciones.
Figura 7 Actualizacin de Estada o Tarifa
2.6.1 .
Actualizar Estada Habitacin
Permite cambiar la fecha de salida de una habitacin.

1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la habitacin a la que desea cambiar la estada. 2. Seleccione el Tab Actualizar Estada Habitacin 3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor. 4. Presione el botn Aceptar.
2.6.2 .
Actualizar Estada por Husped
Utilice esta opcin para cambiar la fecha de salida de un husped en particular. Tngase en cuenta que ningn husped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y adems que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitacin. 1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la habitacin a la que desea cambiar la estada. 2. Seleccione el Tab Actualizar Estada por Husped, ntese que se activa el Tab Acompaantes automticamente. 3. Presione doble clic sobre el husped al que desea cambiar la estada. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estada por husped. 4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor. 5. Presione el botn Aceptar.
2.6.3 .
Cambio de Tarifa
Utilice esta opcin cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitacin al igual que la de los nios y/o los adicionales. 1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la habitacin a la que desea cambiar la estada.
2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa. 3. Haga los cambios de tarifa deseados. 4. Presione el botn Aceptar.
2.7 . Consulta De Habitaciones Y/O Folios

Brinda la mas completa informacin sobre un folio o habitacin. Esta consulta despliega tanto informacin general de la habitacin o folio seleccionado, como informacin detallada sobre acompaantes, cargos, llamadas, log y vouchers. Para que los datos del folio o la habitacin sean desplegados basta con digitar el nmero alguno de ellos en el campo correspondiente. Si no conoce el nmero del folio o habitacin, puede utilizar el botn ayuda de la barra de herramientas; para ello haga clic sobre el campo del que desea ayuda y luego presione el botn ayuda. Para mas informacin acerca de cmo utilizar la ayuda de ZEUS consulte la seccin XXXXXXX de este manual.
Figura 8 Consulta de Habitaciones y Folios
Para cambiar de un Tab a otro basta con hacer clic sobre el deseado, por ejemplo si desea pasar de acompaantes a
Llamadas presione clic sobre este ltimo. Si desea imprimir la informacin del Tab actual presione el botn Imprimir.
2.8 . Consulta De Registros

Despliega una ventana con informacin del registro indicado.
Figura 9 Consulta de Registros de Habitacin
Para obtener la informacin del registro, basta con indicar el nmero en el campo indicado. Si no conoce el nmero del registro puede utilizar el botn ayuda para localizarlo.
2.9 . Huspedes Genricos

Emite un listado con los huspedes que se encuentran registrados con cdulas genricas. Este listado puede ser emitido mostrando todos o solo aquellos huspedes que se encuentran check-in.
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Figura 10 Huspedes Genricos
Las cdulas genricas son asignadas automticamente por el sistema a aquellos huspedes de los que se desconoce su nmero de identificacin
Para emitir el listado seleccione la opcin deseada y presione el botn Aceptar. Luego indique la forma de salida.
2.10 .
Mediante esta opcin puede realizar un cambio de tarifa a las habitaciones ingresadas bajo un mismo nmero de registro.
Cambiar Tarifas De Registros
Figura 11 Tarifas de Registros
Para cambiar la tarifa del registro 1. Ingrese el nmero del registro 2. En la lista de habitaciones mostrada, ubquese en la columna Valor y digite la nueva tarifa de la habitacin. Repita este paso para cada habitacin 3. Presione el botn Guardar.
2.11 .
Cambio Tarifas / Temporada
ZEUS brinda la posibilidad de definir diferentes temporadas en el ao, de igual manera permite indicar a los planes y a las reservas si al cambiar de temporada debe cambiar el valor de la tarifa de habitacin. Cuando una temporada llega a su fin, es decir, se pasa a una nueva temporada, las habitaciones que han sido chequeadas con planes o reservas que tienen la caracterstica Cambio Tarifa x Temporada chequeada se listan en esta opcin, donde se les debe indicar el nuevo valor de tarifa de habitacin.
Puede utilizar los botones Seleccionar Todo o Quitar seleccin a Todo para mayor rapidez
Figura 12 Cambio de Tarifa por Cambio de Temporada
Para actualizar las tarifas 1. Haga clic en el campo Marca para indicar que se cambiara la tarifa. 2. En la columna Nueva Tfa digite los nuevos valores para cada habitacin 3. Presione el botn Guardar.
2.12 .
Cambio de Plan
Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del da en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan. Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitacin que hace parte de un grupo, deber cambiar el plan a todo el grupo. Los planes que generan voucher piden al hacer el registro del husped un nmero de voucher, el cambio de plan exige que se indique un nuevo nmero de voucher para poder realizar el cambio de plan a la habitacin indicada.
Figura 13 Cambio de Plan de Habitaciones
Para hacer el cambio de plan 1. Digite el nmero de la habitacin o localcela con el botn ayuda. 2. En el rea Nuevos Datos, digite el cdigo del nuevo plan o localcelo con el botn ayuda.
3. Indique el nmero de voucher. (Si aplica) 4. Presione el botn Aceptar.
2.13 .
Auditoria de Folios
Muestra en una ventana toda la informacin de los cargos realizados a un folio desde diferentes ngulos. Aqu podr observar los cargos en general, separados los dbitos de los crditos, totalizados por fecha o totalizados por cargo.
Figura 14 Auditora de Folios
Tambin podr decidir que tipo de cuenta quiere ver (Ambas, Extra, Maestra), adems el estado de los Ivas, tanto del acumulado del cargo de IVA como el valor de las sumas de los Ivas cargo a cargo.
3 . MEN CARGOS
En este men se encuentra las opciones principales del proceso de auditora. Consisten en herramientas que permiten manipular los cargos, entre las cuales estn la Generacin de Cargos General, la Generacin de Cargos por Habitacin y la Aplicacin General de Cargos.
3.1 . Cargo a Folios
Cargar consumos o cualquier tipo de gasto o abono que haga un husped es una labor que se debe realizar mediante esta opcin, adems podemos ver el estado de cuenta o emitir una factura.
Figura 15 Cargo a Folios Check-in
Para ingresar un nuevo cargo 1. Indique el nmero de la habitacin o folio. 2. Presione el botn Nuevo.
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3. En el campo Cdigo de Cargo digite el cargo o bien utilice el botn ayuda para buscar el cdigo y presione la tecla TAB. 4. Digite el nmero de la comanda (opcional) y presione TAB. 5. Digite el valor a cargar. 6. Indique si ser un cargo Debito o Crdito. 7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo. 8. Presione el botn Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio Presione el botn lista de cargos
Figura 16 Lista de Cargos
Para borrar un cargo 1. Presione el botn Lista de cargos

2. Haga clic sobre la lnea del cargo que desea borrar 3. Presione el botn Borrar. 4. En el rea inferior de la pantalla se pide la autorizacin para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo: a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado. b. Clave: pasabordo del usuario. c. Formula: nmero de autorizacin del da. d. Observaciones: comentarios. motivo del borrado /
Las formulas de autorizacin se crean en el mdulo PARMETROS de ZEUS
6. Al terminar de digitar la observacin y presionar la tecla TAB ZEUS le pedir la confirmacin del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado. Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo da en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de das anteriores tendr que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el da 19 de Julio realizamos un cargo de Telfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el da siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Telfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crdito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podr borrar el cargo.
Para consultar los cargos sin importar su estado

Presione el botn Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, adems de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).
Estados de cuenta Si no quiere asignar nmero de factura debe seleccionar estado de cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.
Factura Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra. Cuando se presiona el botn Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldr en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para la factura, igualmente podemos cambiar el campo N Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificacin.
3.2 . GENERACIN DE CARGOS GENERAL

Tomando como base los planes de cada uno de los huspedes, la generacin de cargos general elabora la lista de cargos que se deben aplicar a cada una de las habitaciones. Esta generacin se puede realizar tantas veces como el auditor necesite, hasta que llegue al resultado esperado. Adems de permitir generar los cargos, tambin puede imprimirlos en caso de que hallan sido generados y solo necesite realizar una impresin.
Una vez seleccionada la opcin deseada, ya sea generar o imprimir, se debe indicar el complejo y presionar el botn Imprimir.
Figura 17 Impresin de los Cargos Generados
3.3 . Generacin de Cargos X Habitacin
Utilice esta opcin si desea generar los cargos de una habitacin especfica en lugar de todas las habitaciones. La generacin de cargos por habitacin realiza el mismo proceso que la generacin general de cargos, con la diferencia de que por ser solo a una habitacin el proceso es ms rpido.
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Figura 18 Generacin de Cargos a una Habitacin
Para generar los cargos 1. Digite el nmero de la habitacin 2. Presione el botn herramientas. Generar de la barra de
3.4 . Aplicacin General de Cargos
El paso a seguir despus de haber generados los cargos, es la aplicacin de los mismos. Este proceso es totalmente automtico y consiste en 4 pasos: Aplicacin de Cargos, Rotacin de Saldos, Acumulacin de Estadsticas y Cambio de Fecha.
Figura 19 Aplicacin de los Cargos Generados
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Para iniciar la aplicacin de cargos presione el botn Guardar. En ese momento ZEUS iniciar la aplicacin e ir mostrando el avance colocando marcas a cada uno de los pasos.
Figura 20 Ventana despus de Aplicar los Cargos
Una vez terminada la aplicacin, todos los usuarios de los diferentes mdulos de ZEUS Hoteles debe salir del sistema e ingresar nuevamente para as tomar los datos del nuevo da.
3.5 . Transferencia Entre Folios
Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opcin transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitindonos realizar tantos traslados como sean necesarios. Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. Tambin es posible filtrar un cargo especfico para hacer ms fcil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador. El proceso de transferencias puede realizarse en doble va, gracias a los botones de traslado y con la cantidad tem deseados segn la seleccin que se haga, por ello a continuacin se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
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Figura 21 Transferencia entre Folios
Funciones de los botones de traslado Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior. Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior. Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior. Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior
Como seleccionar tem especficos

Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar. De igual forma para quitar la seleccin a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre l. Ntese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado. 2. Presione uno de los botones de traslado de todos los cargos, segn la direccin en que desee trasladar 3. Presione el botn Guardar.
Para trasladar un grupo especfico de cargos 1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado 2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar 3. Presione el botn de seleccionados que aplique. 4. Presione el botn Guardar. traslado de cargo
3.6 . Transferencia Entre Cuentas M/E

Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.
Figura 22 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio
El proceso de transferencias puede realizarse en doble va, gracias a los botones de traslado, adems se puede trasladar la cantidad tem deseados segn la seleccin que se realice. Es posible Filtrar un cargo especfico colocando en el campo Cargo el cdigo del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra.
A continuacin se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
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Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra. Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra. Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra. Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.
Como seleccionar tem especficos Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado. 2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, segn la direccin en que desee trasladar 3. Presione el botn Guardar. Para trasladar un grupo especfico de cargos 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado 2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botn de seleccionados que aplique. 4. Presione el botn Guardar.
traslado
de
cargo
3.7 . Aplicacin de Bonos

Antes de entrar en detalles acerca del proceso de aplicacin de bonos es necesario conocer el concepto de bonos y las caractersticas que maneja.
3.7.1 . Concepto de Bonos y sus Caractersticas
Cuando un husped elige un plan que incluye, adems de la estada, alimentacin y otros servicios (por ejemplo hora feliz y frutas), cancela un valor especfico por dicho plan, aunque posiblemente no logre consumir todo por lo que pago. Generalmente esos consumos no realizados son una ganancia adicional para el hotel.
Figura 23 Aplicacin de Bonos
Los bonos se generan a partir de esos consumos no realizados por los huspedes, y son almacenados pos el sistema para su posterior utilizacin, mas especficamente
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para ser anulados o bien aplicados como un abono a un husped, ya sea por su valor total o parcialmente. La opcin aplicacin de bonos permite tomar un bono y aplicarlo como un deposito a una reserva o como un abono a un folio.
Para aplicar un bono a un folio o reserva 1. En el campo Cliente digite la identificacin del husped a la que se genero el bono, recuerde que puede utilizar el botn ayuda para realizar una bsqueda en caso de no recordar la identificacin. 2. Seleccione el Tab Por Aplicar, donde aparecern los bonos del cliente seleccionado. 3. Presione clic en la columna Sel en cada bono que quiera aplicar y, si en necesario, en la columna Vlr a Aplicar modifique el valor que desea aplicar para cada bono. El total del bono se muestra e En el campo Total a Aplicar 4. Seleccione el Tab Folio o Reserva segn aplique. 5. Digite el nmero del folio o reserva 6. Presione el botn Guardar.
Para consultar los bonos aplicados 1. En el campo Cliente digite la identificacin del husped al que se gener el bono, recuerde que puede utilizar el botn ayuda para realizar una bsqueda en caso de no recordar la identificacin. 2. Seleccione el Tab Aplicados.
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Figura 24 Consulta de Bonos Aplicados
3.8 . Anulacin De Bonos
Los bonos generados, adems de poder ser aplicados a un folio o reserva, pueden anularse segn requerimientos del hotel. La anulacin de un bono lo inhabilita para ser aplicado.
Figura 25 Anulacin de Bonos Generados Sistema de Administracin Hotelera 31
Para anular un bono 1. En el campo Cliente, digite la identificacin del husped al que se genero el bono. 2. De la lista de bonos listados en el rea cuadriculada, seleccione los que desea anular, haciendo clic en la columna titulada como Sel en cada uno de ellos. 3. Presione el botn Guardar.
3.9 . Check-In Despus de Aplicar Cargos

La aplicacin de cargos realizada en la auditora nocturna, carga el desglose del plan a todas las habitaciones checkin en ese momento, de acuerdo al plan con que se registro. Si se realiza el registro de una nueva habitacin despus de la aplicacin y se quiere que los cargos de la noche ala que se acaba de hacer aplicacin se extienda a la habitacin que hizo check-in, se deben generar los cargos de la nueva habitacin y realizar una nueva aplicacin. Este proceso se realiza mediante la opcin Check-in Despus de Aplicar Cargos, la cual detalla las habitaciones que fueron chequeadas despus de la aplicacin de cargos y permite realizar una generacin de cargos y una aplicacin de los mismos.
Tan pronto se ingresa a esta ventana, se muestra la lista de habitaciones check-in despus de la aplicacin.
Para generar y aplicar cargos 1. En la lista de habitaciones, haga clic sobre la columna Sel en la fila correspondiente a la habitacin que quiere generarle los cargos. 2. Presione el botn Guardar para aplicar los cargos.
3.10 .
Upgrades de Habitaciones
Lista las habitaciones que se han hecho check-in como upgrades, el reporte muestra el tipo y valor de la habitacin cobrada al igual que de la asignada.
Figura 26 Informe de Habitaciones con Upgrades
Apariencia del reporte
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3.11 .
Listado General de Cargos
Lista los cargos generados, por el proceso de generacin de cargos de auditora, en el rango de fecha indicado. Puede digitar un cargo especifico y elegir el complejo.
Figura 27 Listado de Cargos Generados
Apariencia del listado
3.12 .
Transferencias
Genera un reporte con los cargos que han sido transferidos en el rango de fechas indicado.
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El reporte puede ser emitido de todos los cargos o de un cargo especfico, e inclusive de un folio. Si no indica un cargo el sistema asume que se listaran todos los cargos, de igual manera aplica para el folio, mientras que si indica un cargo y un folio, solo se mostraran el cargo y el folio especificado.
3.13 .
Al crear un cargo desde el mdulo de Parmetros se le puede indicar varias caractersticas que lo definen. Dentro de dichas caractersticas existen dos que dan origen al reporte emitido por esta opcin; una es el campo Ajuste y la otra el campo Naturaleza (Dbito o Crdito).
Ajustes Realizados
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Figura 28 Informe de Cargos de Ajustes
El reporte emitido desde esta ventana muestra los cargos realizados a un folio y que tienen el campo Ajuste seleccionado o bien aquellos cargos que se han hecho por una naturaleza diferente a la definida en la ventana de cargos.
Para emitir el reporte 1. Indique el rango de fechas 2. Presione el botn imprimir
3.14 .
Lista los depsitos de reservas no aplicados y los aplicados parcialmente. Adicionalmente si selecciona la casilla Todos, se listan todos los depsitos que se han realizado en el sistema, sin tener en cuenta el rango de fechas.
Depsitos Vigentes
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Figura 29 Informe de Depsitos Vigentes
Para emitir el reporte 1. Indique el rango de fechas 2. Presione el botn Imprimir.
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3.15 .
Habitaciones Sin Depsito Aplicado
Emite un reporte con las habitaciones check-in que llegaron con una reserva con deposito y an no ha sido aplicado al folio de la habitacin.
Figura 30 Habitaciones Sin Depsitos Aplicado
3.16 .
Saldo Huspedes en Casa
Detalla los folios que presentan saldo, ya sea en la cuenta maestra o en la extra. De igual forma se puede listar los que presentan saldo cuando se toma la cuenta maestra y la extra como una sola cuenta, combinacin conocida como Ambas, al listar Ambas se obtiene el saldo final del folio.
Figura 31 Informe de Huspedes con Saldo
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El proceso de auditora nocturna, mas exactamente la aplicacin general de cargos, realiza entre otras tareas la rotacin de los saldos de los folios. Tarea que coloca los movimientos dbitos y crditos en cero para el inicio del nuevo da. Por este motivo la ventana de Saldo Huspedes en Casa, brinda la posibilidad de emitir el listado antes de la rotacin y en una fecha especfica.
3.17 .
Saldo de Folios
Lista los folios que presentan saldo en sus cuentas, ya sea Maestra, Extra o Ambas.
Figura 32 Saldo de Folios
3.18 .
Control de Limites de Crdito
Al registrar un husped en recepcin es posible indicar si este maneja crdito o no e igualmente que tope de crdito se le dar. Esta opcin lista los huspedes cuyo saldo es mayor que el tope que se la ha asignado.
Figura 33 Informe de Control de Lmites de Crditos
Para listar solo presione el botn Imprimir.

3.19 .
Log de Transacciones
Existen una serie de operaciones especiales que se realizan con las habitaciones, de las que ZEUS mantiene un registro debido a su delicadeza. Entre otra tenemos: cambio de tarifa o estada, cambio de plan, cambios de habitacin, borrado de acompaantes, upgrades de habitacin.
Figura 34 Informe del Log de Transacciones
Desde esta opcin se listan las operaciones de este tipo que se han realizado en un rango de fechas. Tambin se puede indicar una habitacin especfica. Para emitir el reporte indique el rango de fecha y, si lo desea, un nmero de habitacin.
3.20 .
Llamadas Por Tipo de Extensin
ZEUS cuenta con un mdulo adicional de tarificacin telefnica que le permite mantener un control automtico de las llamadas realizadas en el hotel. Si se cuenta con este mdulo se puede emitir un listado de las llamadas en un rango de fechas e inclusive por tipo de extensin.
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Figura 35 Llamadas por Tipo de Extensin
Para emitir el listado indique el rango de fechas y, si lo desea, un nmero de habitacin especfico.
3.21 .
Lista las llamadas realizadas en el rango de fecha definido. Pede indicar una extensin en particular o ninguna para mostrar todas las extensiones.
Llamadas Por Rango de Fecha
Figura 36 Llamadas en un Rango de Fechas
Para emitir el reporte, digite los datos de las fechas y, si lo considera necesario, un nmero de extensin y presione le botn Imprimir.
3.22 .
Todas las operaciones realizadas durante el da, pueden ser condensadas en un movimiento contable. ZEUS cuenta
Comprobante Contable
con un mdulo de contabilidad que interfasa con ZEUS hoteles y permite llevar control de esos movimientos. Las cuentas contables afectadas dependen de los parmetros dados a la aplicacin. Recordemos que al momento de definir cargos desde le mdulo de Parmetros, podemos indicar que cuentas contables afecta. Una vez generada la contabilizacin y mediante el botn Generar Archivos podemos convertir el movimiento contable en archivos, los que el mdulo ZEUS Contabilidad toma y automticamente registra. De esta manera se mantienen actualizados los registros contables del proceso hotelero.
Figura 37 Generacin e Impresin del Comprobante Contable
Para generar movimiento contable 1. Ingrese el rango de fechas a generar. 2. Presione el botn Generar Movimiento Contable.
42
Para generar archivos con movimientos 1. Genere el movimiento contable 2. Digite los nombres de los archivos de la cabecera y las transacciones 3. Indique la ruta del archivo Maecont de ZEUS Contabilidad 4. Presione el botn Generar Archivos.
Los archivos se generan en el directorio donde esta instalado ZEUS Hoteles.
3.23 .
Informe Contable / Cuenta
Emite un reporte con los movimientos de la cuenta contable indicada en un rango de fechas.
Figura 38 Impresin de Movimiento Contable
Para imprimir el listado 1. Indique el rango de fechas 2. Digite la cuenta contable 3. Presione el botn Imprimir
43
3.24 .
Ocupacin Por Tipos de Habitacin
Detalla el nmero de habitaciones ocupadas, por cada uno de los tipos creados, en un rango de fechas.
Figura 39 Informe de Ocupacin por Tipo de Habitacin
Para emitir el listado, especifique el rango de fechas y presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
3.25 .
Emite las precuentas o estados de cuentas para los huspedes con una fecha de salida especifica o bien para todos los huspedes check-in.
Precuentas
Figura 40 Precuentas de Habitaciones
Para imprimir las precuentas

1. Seleccione el complejo que desea. 2. Indique la fecha de salida si quiere emitir las precuentas de los huspedes a salir. Si lo que desea son las precuentas de todos los huspedes del hotel, seleccione la casilla Todos los huspedes checkin. 3. Presione el botn imprimir.
3.26 .
Cuadre de Caja
Esta opcin de men permite generar el listado de todos las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitir el cuadre de todas las cajas. Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado.
Figura 41 Cuadre de Caja
Se recomienda que esta opcin no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente.
45
La activacin o desactivacin de esta opcin debe ser efectuada por el administrador del sistema en el mdulo de seguridad.
Para emitir el listado 1. Indique las opciones deseadas. 2. Presione el botn Imprimir. 3. Seleccione la forma de salida.
3.27 .
Consulta de Folios
Despliega informacin general acerca del folio indicado. Los datos generales visualizados en esta ventana, pueden ser impresos mediante el botn Imprimir de la barra de herramientas. Otra de las tareas que se pueden realizar desde esta opcin, es la impresin del estado de cuenta. Para emitir este informe debe presionar el botn Estado de Cuenta de la barra de herramienta.
Figura 42 Consulta de Folios
46
3.28 .
Reporte de Vouchers
Permite emitir un informe con el listado de los vouchers generados en un rango de fechas. El listado puede emitirse eligiendo un estado especfico e igualmente se puede indicar una habitacin o un nmero de voucher en particular.
Figura 43 Reporte de Vouchers
Los estados de los vouchers tienen unos cdigos estndar asociados: Sin utilizar (31), Checkouts(32), Utilizados(35), Cancelados(39), Cambio de Plan(38), Cambio de Estada(37). Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas y presione el botn imprimir.
3.29 .
Detalla, por cada habitacin, los vouchers No Utilizados, Utilizados y Utilizados de Fechas posteriores, generando totales para cada uno de ellos.
Vouchers (Detalle)
Figura 44 Listado de Vouchers Detallado Sistema de Administracin Hotelera 47
Para emitir el listado, presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
3.30 .
Vouchers Habitaciones Checkin
Lista el total de los vouchers de desayuno y men generados y utilizados para cada una de las habitaciones que se encuentran checkin
Figura 45 Informe Acumulado de Vouchers de Dsayuno y Cena
Para emitir el listado, presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
3.31 .
Lista los vouchers generados de forma manual desde la opcin Cargar Vouchers Adicionales del men Recepcin (Sub Men Vouchers) del mdulo Recepcin. El listado se emite con base al rango de fechas indicado.
Vouchers Generados Manualmente
Figura 46 Informe de Vouchers Generados Manualmente
48
Para emitir el listado, indique el rango de fechas presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
3.32 .
Movimiento de Depsitos
Despliega un informe con los datos de los depsitos que se movieron en una fecha especfica.
Figura 47 Movimiento de Depsitos por Fecha
El listado separa en dos secciones, cada una de ellas totalizadas, los depsitos y las aplicaciones o distribuciones realizadas. Para emitir el listado, presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
3.33 .
Iniciemos por recordar que los bonos se generan a aquellos planes que as lo indiquen y que corresponden a la suma de los vouchers no consumidos de las habitaciones registradas bajo dichos planes. Esta opcin del men Listados, emite un informe con el estado de los bonos en un rango de fecha. Para el caso del estado del bono, se puede seleccionar uno especfico o la opcin Todos que lista los bonos sin importar su estado.
Listado de Bonos
49
Figura 48 Informe de Bonos Segn Estado
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
3.34 .
Lista las facturas generadas en un rango de fechas especfico. Dado que estas facturas pueden haber sido emitidas de cualquiera de la cuentas de los folios, es posible indicar si se quiere listar las facturas emitidas para las cuentas Maestras, Extras o Ambas, o en su defecto todas las clases.
Listado de Facturas
Figura 49 Listado de Facturas Generadas
Por otra parte es posible indicar cual de los estados se quiere listar o si se desean todas las facturas sin importar su estado.
3.35 .
Consumos de Plan no Gravados
Emite un listado con la informacin de los consumos realizados del plan o planes especificados, que no se encuentran gravados por impuestos.
Figura 50 Consumos de Planes no Gravados
3.36 .
Despliega un informa con los datos de los abonos realizados en un rango de fechas. El listado se puede emitir para un complejo especfico o para todos los complejos.
Listado de Abonos
Figura 51 Listado de Abonos Realizados
51
3.37 .
Listado de Pagos por Forma de Pago
Esta opcin del men listados, muestra un informe con los pagos recibidos en un rango de fechas. Estos pagos se pueden filtrar segn una forma de pago especfica, e igualmente es posible indicar un complejo o todos.
Figura 52 Listado de Pagos por Forma de Pago
3.38 .
Despliega un informe, que indica el rango de las facturas emitidas en la fecha indicada, as como su valor total y el impuesto generado; especificando adems el valor de los pagos recibidos por cada forma de pago.
Comprobante de Informe Diario
Figura 53 Listado Comprobante de Informe Diario
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
3.39 .
Listado de Cargos en Clase Contraria
Cuando se definen los cargos en el mdulo de parmetros, se le indica cual es la cuenta en la que cargar por defecto (Maestra o Extra). Este listado detalla los cargos realizados en una clase contraria a la definida en un rango de fechas.
Figura 54 Listados de Cargos en Clase Contrara
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botn imprimir de la barra de herramientas.
53

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AUDITORIA Manual de usuario

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

Presione para entrar al sistema. Presione para salir del sistema

Figura 1 Inicio de sesin

Despus de indicar Usuario y Password, se despliega la ventana principal.

Figura 2 Ventana principal de AUDITORIA Sistema de Administracin Hotelera 3

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

A continuacin detallaremos los mens y cada una de sus opciones.

Figura 3 Men Auditora

2.1 . Pinter Setup

Figura 4 Printer Setup (Configuracin de Impresora) Sistema de Administracin Hotelera 4

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

2.2 . Huspedes Que No Salieron

Para emitir el reporte presione el botn Aceptar.

2.3 . Reservas Utilizadas Parcialmente

Figura 5 Reservas Utilizadas Parcialmente Sistema de Administracin Hotelera 5

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Avisos o advertencias (W)

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB

# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES

Errores (E) Inconsistencia

# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAANTES

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

2. Eliminar o agregar los acompaantes que sobren o falten en el registro.

PLAN SIN DEFINIDO

TARIFAS CON TEMPORADA

CUENTAS ABIERTAS EN POS

Sistema de Administracin Hotelera

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2.5 . Reservas No Shows

Figura 6 Reservas No Shows

Sistema de Administracin Hotelera

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2.6 . Actualizacin Estada Y/O Tarifa

Figura 7 Actualizacin de Estada o Tarifa

Actualizar Estada Habitacin

Permite cambiar la fecha de salida de una habitacin.

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

Actualizar Estada por Husped

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

2.7 . Consulta De Habitaciones Y/O Folios

Figura 8 Consulta de Habitaciones y Folios

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

2.8 . Consulta De Registros

Figura 9 Consulta de Registros de Habitacin

2.9 . Huspedes Genricos

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

Figura 10 Huspedes Genricos

Cambiar Tarifas De Registros

Figura 11 Tarifas de Registros

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

Cambio Tarifas / Temporada

Figura 12 Cambio de Tarifa por Cambio de Temporada

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

Figura 13 Cambio de Plan de Habitaciones

Mdulo AUDITORIA ZEUS Front

3. Indique el nmero de voucher. (Si aplica) 4. Presione el botn Aceptar.

Figura 14 Auditora de Folios