Excel Avanzado

17/04/12

1. Revisin del Bsico-Intermedio 2. Filtros-Filtros Avanzados Subtotales 3. Objetos de formulario 4. Macros (grabadora) 5. Funciones 6. Base de datos 7. Anlisis Y Si

Prcticas y exmenes: clase 4, clase 6 y clase 8

Hallar el total de sueldo de adm de las cuatro zonas Filtro-subtotales

REVISIN DEL BSICO-INTERMEDIO

1. Nombrar rango de columnas: Es una manera ms rpida en vez de seleccionar todo un rango FORMULAS -> CREAR DESDE LA SELECCIN Para consultaV: Se nombra RANGO DE DATOS P1: selecciono nicamente los datos (no lo encabezados) FORMULAS-> ASIGNAR NOMBRE-> DIGITAR DATOS 2. Lista personalizada: lista almacenada en los libros de Excel ARCHIVO-> OPCIONES ->AVANZADAS-> MODIFICAR LISTAS PERSONALIZADAS 3. Lista de validacin: Permite escoger un dato y asegurarse que se digite otros datos que no pertenece. Selecciono las celdas donde se va a escoger (donde est vaca) DATOS -> VALIDACIN DE DATOS-> LISTA En este caso se pone en origen = PRODUCTO PEGADO ESPECIAL Selecciono las celdas con la formula, control +V y luego hago click en la celda destino. Sale una ventana y activo en valores (para aleatorio.entre)

Validacin de datos numricos Tambien valido para fechas Selecciono las celdas->DATOS-> VALIDACIN DE DATOS ->CONFIGURACIN-> NUMERO ENTERO

CONSULTA V =CONSULTA V(CELDA,BASE DE DATOS,#COLUMNA,0) Puede ser celda o nombrar columna, el cero significa que tiene que hacer una bsqueda exacta. Bscame lo de B5 en DATOS y luego pon lo que est en la columna 2 $B$3: Celda absoluta, esta fija tanto la columna como la fila $B: Celda mixta, la columna est fija B$3: Celda mixta, la fila est fija

SUBTOTAL

19/04/12

El subtotal sirve para crear listas datos incluyendo ciertas operaciones (suma, promedio, conteo, mx., min) Calculo de sueldos por cada rea 1. Ordenar los datos por la columna en la cual se van a realizar las agrupaciones

Ubicarse en una celda sin sombrear lejos del encabezado ->activar en la cinta DATOS-> utiliza solo para una columna)

(se

Uso del botn ORDENAR Se usa para ordenar los datos por ms de una columna.Ejemplo : Ordenar la base de datos por apellido paterno, materno y nombres . P1: Ubicar el cursor en una celda con un dato. P2: Activar mouse en la cinta datos y despus en el botn ordenar P3: se activa en cuadro ordenar por Se selecciona la 1era columna Ap. Paterno Luego se activa Agregar nivel

NOTA: Para ConsultaV es mejor que este ordenado los datos 2. Se activa el mouse en la cinta DATOS y luego en SUBTOTALES 3. Se activa en el mouse en el cuadro PARA CADA CAMBIO EN y se escoge la columna de ordenacin en esta caso rea 4. Del cuadro usar funcin se escoge una de ellas. 5. Luego se activa el mouse en los casilleros de contenido numrico.

MOVER O COPIAR HOJA DE EXCEL P1: Hacer click derecho en la pestaa de la hoja deseada a copiar. P2: Mover al final y ACEPTAR

Eliminar SUBTOTALES P1: Ubicar el cursor en una celda con un dato (lejos de la 1era fila) P2: Activar DATOS -> SUBTOTALES-> QUITAR TODOS

SUBTOTALES CON VARIAS FUNCIONES P1: Crear un primer subtotal. Ejm: ordenar y hacer subtotal suma de sueldo por rea P2: Se activa el mouse en una celda con un dato, luego DATOS-> SUBTOTAL Se cambia la funcin en vez de suma por promedio. Se desmarca el casillero REEMPLAZAR SUBTOTALES ACTUALES Y ACEPTAR. SUBTOTAL CON DOS NIVELES Realizar un subtotal por rea y zona P1: Ordenar los datos de las dos o ms columna de agrupacin (BOTN ORDENAR) P2: Se crea el primer subtotal -> para cada cambio -> REA en funcin suma. P3: Se activa datos subtotal-> para cada cambio-> ZONA en funcin suma. EJERCICIO De la hoja PEDIDOS realizar los sgtes subtotales: SUBTOTALES DE PROMEDIO POR PAIS DESTINATARIO SUBTOTALES CON DOS NIVELES (PAIS DESTINATARIO y COMPAA DE ENVIO) en ambos casos considerar la columna cargo e importe pedido.

FILTROS 1. AUTOFILTRO 2. FILTRO AVANZADO Se usa para seleccionar registros que cumplan con una o ms condiciones. AUTOFILTRO P1: Ubicar el cursor en cualquier dato y aparece un CUADRO DE LISTA EN CADA ENCABEZADO P2: Activar Datos y despus en Filtro FILA:REGISTRO: TUPLAS COLUMNA: CAMPO: ATRIBUTOS ENCABEZADOS: NOMBRE DE CAMPO

Para saber cuntas personas comienza con A su apellido paterno. Filtros de texto ->Click izquierdo->Comienza por->

Nota: Tambin hay en el caso de Filtros de nmero. FILTRO AVANZADO Nos permite poder digitar los criterios para luego poder filtra los datos. El filtro avanzado necesita de dos espacios. Primer espacio: es el espacio formado por uno o ms encabezados o por una o ms filas en blanco que es donde se van a digitar los criterios. Segundo espacio: Est formada por todos los datos incluyendo los encabezados. 24/04/12 La zona de criterios necesita obligatoriamente uno o ms encabezados idnticos a los q se encuentran en la base de datos. Se recomienda copiar y pegar los encabezados, la zona de criterios debe ser iguales a los encabezados de la zona de datos. Luego se procede a dar nombres a la base de datos y a la zona de los criterios Nota: Se debe agregar 10 filas Nombrar rango de datos P1: Seleccionar todos los datos (crtl + asterisco) P2: se activa el mouse en la cinta frmulas y luego en ASIGNAR NOMBRES Luego en el cuadro nombre se digita un nombre para la base de datos. Evitar separaciones y que sea fcil de

recordar. Aceptar

Se asigna nombre CRITERIOS1 (ES el encabezado ms una fila vaca).Se contina sucesivamente con todas las filas (encabezado +2 filas), etc.

Procedimiento para el Filtro avanzado 1. Digitar uno o ms criterios. Ejm : ADM 2. Se ubica el cursor en un dato 3. Se activa el mouse en la cinta datos y luego en Avanzadas Para presentar todos los datos Se activa el mouse en la cinta datos y luego en botn borrar Presentar resultados de los filtros en otra hoja 1. 2. 3. 4. 5. 6. Copia los encabezados en otra hoja, y luego digitar algunos criterios. Ejm: ADM Se procede a nombrar las diferentes zonas de criterios Se ubica el cursor en cualquier celda vaca-> b10 Se activa el mouse en la cinta datos y luego en avanzadas Se pone el rango de la lista (datos) y criterios Se activa el mouse en la opcin copiar a otro lugar. Luego activo el mouse en la opcin copiar a y se activa el mouse en una celda vaca. Ejm: A10

OBJETOS DE FORMULARIOS Son objetos grficos que se dibujan sobre la hoja de Excel y que permiten dar interactividad. Para utilizar los objetos de formulario llamados tambin controles es necesario que se encuentre visible la cinta PROGRAMADOR

Configuracin de la cinta PROGRAMADOR P1: Se activa el mouse en la cinta archivo y luego en opciones P2: Luego se activa el mouse en la cinta personalizar cinta de opciones P3: se activa en el casillero programador que est en la derecha. Los objetos de formulario se encuentran en el comando INSERTAR en donde a su vez se presenta dos grupos de controles. Los controles de formulario los cuales solamente se configuran y los controles Active X, los cuales se programan. Nota: Para guardar un archivo q se va a utilizar objetos de formulario, se debe cambiar el tipo y poner en Libro de Excel habilitado para Macros. Uso del cuadro combinado Se usa para escoger un dato de una lista y para luego presentar un dato que est asociado al dato escogido. P1: Tener los datos de la lista y sus datos asociados Nombrar columnas Selecciono desde el encabezado-> Formulas->crear desde la seleccin. P2:Se dibuja el control cuadro combinado Nota : crtl + click para los nodos P3: Con el control seleccionado se activa el botn derecho del mouse y despus donde diga formato de control. Donde dice rango de entrada se puede poner ejm: DESCRIPCION Luego se activa el mouse en el cuadro vincular con celda y se selcciona una celda vaca (de preferencia la celda vaca debajo de la lista) La celda vinculante: Presenta el nmero de orden del elemento escogido.

Uso del control nmero Se usa para presenta nmeros que tengan un cierto incremento Configuracin del control nmero P1: Se selecciona el control y luego botn derecho -> Formato de control P2: Se digitan los valores actuales, los valores mnimos P3: en el cuadro vincular con celda, se selecciona la celda donde se va a presentar el dato. Aceptar Funcin INDICE (Matriz,Celda) Se usa para poder copiar un dato de una lista llamada matriz, segn su nmero de orden PU=INDICE(PRECIO,N12) Cuadro de grupo y botn Opcin

Botn Opcin Este boton se utiliza en grupos y se selecciona uno de ellos. Configuracin del botn de Opcin

P1: Se selecciona el control y activa el boton derecho -> Formato de control P2: en el cuadro valor se escoge sin activar P3: Se activa el mouse en el cuadro vincular con celda y selecciono una celda vaca (de preferencia la celda vaca debajo del precio) Macro Es el almacenamiento de una serie de funciones y que se pueden ejecutar al usar dos teclas La tecla ctrl ,seguida de una tecla de tipo alfabtica y de preferencia en minscula .Debe estar activa la cinta programador

Para que este en diferente lugares, debe estar activado en:

P1: se activa en cinta programador y GRABAR MACRO, en ese momento se pone el nombre a la macro Ejercicio 1. Ubicarse en la celda A1-> click en grabar macros Luego completo el cuadro siguiente y Aceptar Escribo en la celda A1 mi nombre, luego ENTER, Detener grabacin. Luego voy a otra hoja y pongo ctrl +a Ejercicio 2 Despus de borrar todo Ubicarse en la celda A4, click en REFERENCIAS RELATIVAS ->Grabar grabacin-> Nombre: Sistemas -> crtl b -> A4 digito SISTEMAS UNI SEDE SAN BORJA ,luego detengo la grabacin .Y luego puedo ctrl b en cualquier parte de la hoja.

08/05 FORMATO PERSONALIZADO

Para dgitos no significativos el cdigo es cero y para dgitos significativos el cdigo es #(michi) Si quiero colocar 00 (tengo q poner dos cdigos de cero) PROCEDIMIENTO P1: Selecciono el conjunto de celdas al cual se va a establecer el formato personalizado

P2: activo el botn derecho del mouse y despus formato celdas P3: En la ficha NUMERO se escoge personalizada P3: en el tipo ,sombre general

## kg.

Para rellenos s/. **125.00 -> s/. **###.00 *=el cdigo interno q permite hacer rellenos(significa q viene un relleno) *= el cdigo de relleno(con que lo relleno) Manejo de horas P1: selecciono mis celdas y formato de celdas Me desplazo y busco (h):mmss DATOS 1. Access ->tablas <> Hojas de datos 2. Texto plano 3. SQL SERVER Ubicar el cursor en una celda vacia Se activa el mouse en la cinta DATOS Desde Access

Adb :2007 para adelante

Se toma la tabla (Es como una consulta), se toma clientes

Aceptar

Archivo de texto plano 5000 registros=5000clientes 15 atributos=15columnas=15campos Delimitado qtiene espacio como raya o coma

Desmarco tabulaciones y marco comas (xq en el formato venia coma) Luego sale un cuadro y aceptar