LA EMPRESA COMO SISTEMA Martha Cecilia Garca Pupo, Mara Fernanda Ramos Mrquez Universidad de Crdoba Departamento de Ingeniera

Industrial Montera, Colombia e-mail: mgpupo@hotmail.com Universidad de Crdoba Departamento de Ingeniera Industrial Montera, Colombia e-mail: mf_ramos91@hotmail.com

RESUMEN La teora de sistemas es una herramienta que permite estudiar e interpretar las relaciones empresariales. Estas relaciones pueden ser externas, entre organizaciones pertenecientes al mismo sector o internas, entre los diferentes departamentos y jerarquas que se presentan en la empresa. El desarrollo de estas relaciones puede traer consigo situaciones complejas, que pueden ser desglosadas y analizadas con detenimiento a travs dicha teora. Algunos autores hablan acerca de la empresa como un sistema pues consideran que es la nica forma de entender su complejidad ya que los elementos que la componen no actan individualmente sino que se encaminan a cumplir un mismo objetivo. Adems, las organizaciones no son entes aislados sino que son producto de las interacciones con el entorno y los procesos dentro y fuera de ellas mismas. PALABRAS CLAVE: Sistema Empresa Elementos Relaciones Interdependencia Jerarqua Subgrupos Entorno Objetivos Bienes y servicios Lmites Flexibilidad Administracin

Resultados Entradas Salidas Procesos Retroalimentacin Recursos

ABSTRACT The systems theory is a tool whose main objectives are the study and interpretation of business relationships. These ones can be external, between companies that develop the same activity, or internal linking the different departments and hierarchies inside the company. The advance of these relationships can bring with it complex situations that may be carefully analyzed through this theory.Some authors speak about the Enterprise as a system because they consider that the only way to understand its complexity, for the reason that its elements dont work individually but are guided to achieve the same goals. Also, organizations are not isolated entities; they are the result of interactions with the environment and process inside and outside them. KEY WORDS: System Enterprise Elements Relationships Interdependence Hierarchy Subgroups Environment Objectives Goods and Services Limits Flexibility Administration Results Input Output Processes Feedback Resources

1. INTRODUCCIN Desde el punto de vista econmico, una empresa, es un ente organizado, legalmente establecido que provee bienes y servicios a travs de la intervencin de quienes la constituyen con fines lucrativos. Esto lo adquiere interactuando con su entorno al satisfacer diversas necesidades. Un sistema es un conjunto de elementos interdependientes entre s, cuyo trabajo conjunto logra la consecucin de determinados propsitos; en esta misma sucesin de ideas, es acertado afirmar que un sistema es estructuralmente divisible pero funcionalmente indivisible, ya que cada uno de sus componentes son distinguibles pero slo juntos consiguen ejecutar una accin. De lo anterior, es posible deducir que la empresa es un sistema pues se comporta como tal: se sujeta su integracin, a su relacin con el entorno y a muchos otros factores que le otorgan dicha caracterstica.

organizacin se debe analizar el sistema organizacional como un todo y despus los detalles de los sistemas de informacin. A la empresa se le puede considerar Un sistema dentro del cual una persona o grupo de personas desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la produccin y/o distribucin de bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado". (Pallares, 2005). La empresa como un sistema est relacionada con el ambiente que la rodea y donde se desarrolla. De su entorno recibe entradas como materiales, recursos financieros, humanos, informacin, entre otros. A partir de un proceso de transformacin estas entradas se convierten en salidas y se pueden obtener as bienes y/o servicios, que componen la realizacin del objetivo de toda organizacin y con los cuales satisface las necesidades de los clientes o usuarios. En el caso en que las salidas se alejen de los resultados esperados se comienza un proceso de retroalimentacin o de Feedback hasta que las salidas se ajusten a lo que se deseaba conseguir inicialmente. La teora general de sistemas adoptada a la empresa permite describir cada uno de sus rasgos y relaciones entre componentes. La empresa como sistema se caracteriza por ser un sistema artificial, diseado por el hombre; finalista, creado para alcanzar unos objetivos; abierto, en constante interaccin con el medio; ciberntico, que controla las desviaciones de su conducta; y jerrquico, integrado en un sistema de orden superior y

2. REVISION DE LA LITERATURA Anteriormente se tena una visin analtica de la empresa donde solamente se analizaban las partes separadas que componen a la organizacin, pero a partir de la introduccin de la Teora General de sistemas, se empieza a estudiar sta como un conjunto, una totalidad en donde no es posible concebir que los elementos que la componen trabajen de manera aislada. Senn (1988) seala que al analizar una

formada, a su vez, por diferentes subsistemas. (Kast y Rosenzweig, 1987).Dada su relacin con el medio de carcter abierto, la empresa se encarga de servir a su entorno para as obtener un balance entre satisfacer necesidades manifiestas,ofreciendo variedad, calidad y asequibilidad al usuario y alcanzar la mayor rentabilidad posible optimizando recursos. Esta relacin cliente-vendedor puede ser manipulada, aunque no en su totalidad, a travs de estrategias publicitarias, ofertas, promociones, etc. que le resulten atractivas al consumidor. A partir de la Teora General de Sistemas, la Empresa es un sistema abierto debido a que intercambia constantemente materia, energa e informacin con el entorno en el cual se desenvuelve, y as encuentra mediante estos procesos tcticas que le ayuden a tener la capacidad de permanecer en el mercado de consumidores, sin extinguirse con el paso del tiempo. Para garantizar su supervivencia con el transcurrir del tiempo, la empresa debe crecer y desarrollarse a travs de la innovacin, creando o reinventando productos que mejoren la calidad de vida del cliente. Esto implica flexibilidad, tener la capacidad de cambiar en cualquier momento atendiendo siempre a las exigencias puntuales y siendo capaz de competir bajo cualquier circunstancia en diversos mercados.Es adems, un sistema complejo, ya que posee un nmero considerable de elementos que estn interrelacionados continuamente y que adems dependen entre s para conseguir las metas u objetivos que se desean, de

all que la empresa sea entendida como un todo y no se estudien sus partes por separado. Segn su naturaleza, la empresa es un sistema concreto, es decir, es un sistema fsico y tangible, creado para que en l se lleven a cabo un sin nmero de procesos. Segn su origen es artificial, la empresa es creada por el hombre y para el hombre, a partir de la actividad del ser humano. Segn su cambio a travs del tiempo es dinmico, est en constante movimiento, puesto que si permanece sin innovar, buscar nuevos mercados y conformndose con lo que tuvo desde sus inicios puede llegar a desaparecer, y ser reemplazada por sus competidores. La sinergia en la empresa se ve representada en que todas las actividades, ya sean de produccin, mercadotecnia, financieras, entre otras; no se pueden llevar a cabo de manera individual, sino que todas las partes deben relacionarse e interactuar para que la empresa cumpla con sus objetivos. Una mquina no funciona por s sola, y un trabajador no convierte toda la materia prima en productos terminados actuando individualmente, sino que las partes se combinan y crean un todo organizado. Puede que en una empresa se distingan situaciones de alta entropa. Una papelera mal arreglada, un desorden en el rea de produccin que conlleve a que no se entreguen productos a tiempo o no adaptarse a los cambios que ocurren en el mercado como el surgimiento de mejores teoras administrativas, nuevas tecnologas, etc. Por este

motivo, la organizacin debe buscar homogeneidad con el ambiente. Ante la introduccin de una nueva empresa al mercado, sta va a querer superar a aquella que se encuentre liderando el sector. Si el ente no enfrenta estas amenazas adquiriendo nuevas tecnologas, rediseando e innovando puede llegar a desaparecer. La homeostasis juega un papel importante, pues toda organizacin debe conservar el sistema. La permeabilidad en la empresa es bastante grande lo que hace que sta sea considerada un sistema abierto, que est en constante relacin con el entorno y con el cual puede realizar intercambio de recursos. Sirve a diferentes clientes y busca satisfacer las necesidades de estos. La recursividad est representada en los diferentes subsistemas que tiene, que son los departamentos y jerarquas que la integran y que trabajan para el buen funcionamiento de la organizacin. La equifinalidad puede verse representada en diferentes situaciones, como por ejemplo, para el aumento de las utilidades la empresa puede reducir los costos de produccin, o aumentar el margen de ganancia o simplemente aumentar las ventas. Se pueden presentar un gran nmero de situaciones en donde a partir de diferentes condiciones inciales se llegue a un mismo estado final. Vicente Conesa Fernndez en 1996, define el concepto de empresa as: Definimos la empresa como un sistema tcnico-social abierto, cuya funcin bsica es la de crear bienes

y/o prestar servicios que contribuyan a elevar el nivel de vida de la humanidad, compatibilizando este hecho con un marcado respeto al medio ambiente, que posibilite la idea del desarrollo sostenible. La actividad que desarrolla cualquier empresa depende del objeto social o de la naturaleza de dicha organizacin. Se pueden llevar a cabo actividades productivas, extractivas, manufactureras o comerciales, pero para cualquiera que sea la tarea que ella desarrolla es necesario el conocimiento de tcnicas, basadas en la experiencia o en la razn. Cuando el autor habla de la empresa como un sistema social se refiere a que est compuesta por personas que trabajan en equipo, y que adems actan en funcin de cumplir los requerimientos de los clientes quienes tambin son personas. Cuando todos los elementos funcionan en armona es ms fcil cumplir eficientemente con los objetivos propuestos inicialmente, es decir, utilizando los recursos disponibles de forma correcta. Pero lo interesante de su enunciado es el hecho de entender a la empresa como un sistema que debe tener como finalidad cuidar el medio ambiente que le rodea, es all donde sta debe buscar que sus actividades no causen desastres ecolgicos y no causen impactos permanentes. Un modelo que define a la empresa como un sistema es el llamado modelo de Saint Gallen en donde se expresa que: Estos planteamientos realizan una interpretacin de la empresa como un sistema abierto, integrado mltiples subsistemas e incorporndola en su entorno. (Garca, 1994). La interpretacin de

la empresa a nivel corporativo y global no impide que dentro de la organizacin existan subsistemas que aparte de relacionarse entre s tambin deban hacerlo con el entorno. Es por esto que la empresa se define por la interdependencia y la interrelacin de los sistemas internos y las estructuras externas que se encuentran en el ambiente. La empresa es una organizacin social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnolgicos y humanos) para lograr determinados objetivos, como la satisfaccin de una necesidad o deseo de su mercado meta con la finalidad de lucrar o no; y que es construida a partir de conversaciones especficas basadas en compromisos mutuos entre las personas que la conforman. (Thompson, 2007). Ms que simplemente entender tericamente esta definicin, es importante saber cmo aplicar el concepto, pues no basta simplemente con saber que la empresa es un sistema social, sino que es necesario crear, desarrollar y comunicar de forma adecuada a sus integrantes como debe funcionar el sistema del cual ellos son parte importante. Cada miembro de la organizacin tiene una funcin especfica que debe cumplir para que la totalidad del sistema funcione correctamente, es por esto que cada persona debe realizar correctamente su trabajo, cumplir con las normas y tener buenas relaciones con los clientes internos y externos. Las entradas al sistema estn representadas por recursos, pero el saber administrarlos se convierte en

un asunto importante para cumplir con las metas propuestas. Esto queda ms claro en el planteamiento de Chiavenato (2000), quien seala que las organizaciones son un sistema de actividades, que estn coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en comn; as mismo afirma que existe organizacin a partir de la interaccin de 2 o ms personas. Los principales requisitos para la existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes: Hay personas capaces de comunicarse. Estn dispuestas a ejecutar conjuntamente. Desean obtener un objetivo en comn. Lo que deja claro lo mencionado anteriormente, es importante que una empresa se constituya de elementos relacionados en donde todos estn enterados de sus funciones y que las realicen para conseguir resultados grupales y no individuales. Las empresas importan, transforman y exportan energa, es decir, procesan insumos, fuerza laboral y servicios prestados. Intercambian energa con el ambiente de manera cclica y necesitan detener el proceso entrpico, es decir, deben buscar un orden en sus operaciones y procesos para no desaparecer a causa de su poca adaptabilidad a los cambios, esto trae consigo una homestasis dinmica ya que deben responder a dichos cambios o anticiparse a ellos mediante el crecimiento y desarrollo. Katz y Kahn (1970, citados por Chiavenato, 2000). La informacin en el importante. sta es un une a todas las partes y ellas interacten entre sistema es vnculo que permite que s. Sin la

informacin el desarrollo del sistema no sera coherente y las partes serian simplemente elementos aislados que no cumpliran los objetivos inciales de la organizacin. Como se haba planteado la empresa est compuesta por un grupo de subsistemas. La organizacin con que se efectan las labores en la empresa es un factor decisivo a la hora de llevar a cabo procesos de transformacin de bienes o prestacin de servicios, es por esto que se hace necesario implantar una jerarqua en la que se establezcan subgrupos de elementos que trabajen de acuerdo a la funcin que desempean en dicho procedimiento. En la prctica dista de haber unanimidad a la hora de identificar cules son los subsistemas ms relevantes, por lo que existen numerosas clasificaciones en funcin de los objetivos del autor. Una clasificacin til a efectos metodolgicos agrupa las grandes reas funcionales en que se divide el estudio de la empresa: el subsistema real, el financiero y el directivo (Quesada Gonzlez, 2007). El subsistema real abarca las actividades relacionadas a la adquisicin de materia prima, transformacin de sta en bienes y su posterior venta. El subsistema financiero se encuentra ntimamente ligado al real, se hace cargo de la gestin y administracin de los recursos de la empresa. Finalmente, el subsistema directivo asume el control de las decisiones que aseguren el patrimonio y la rentabilidad a futuro, teniendo la posibilidad de redireccionar la

compaa para mejorar su adaptabilidad a cambios no previstos. Es necesario que la empresa tenga el conocimiento de qu tan acertadas fueron sus consecuciones respecto a sus objetivos durante un periodo para as poder formular un balance o un presupuesto en base a los resultados. Para ello, recogen informacin del medio, para su anlisis e interpretacin identificando de qu manera difieren la realidad y las metas propuestas.

3. CONCLUSIONES A partir de la Teora General de Sistemas se deja de entender a la empresa a partir del anlisis de sus elementos por separado y se empieza a estudiar como una totalidad. Cada una de las partes est interrelacionada y dependen entre s para cumplir con los objetivos de la organizacin. Estas metas no representan intereses individuales sino que por el contrario estn subordinadas al inters grupal de los componentes de la entidad, que se unen para trabajar y buscar cumplir con el objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes que acuden a ella. La empresa es reconocida como un sistema abierto que toma los recursos del entorno y es capaz de intercambiar energa, informacin con lo que se encuentra en el ambiente, pero adems es un sistema complejo que necesita un conjunto de elementos y no simplemente una unidad para funcionar, entre los cuales hay mltiples relaciones importantes para el buen funcionamiento de sta. Es un sistema artificial creado por el

hombre para producir bienes y servicios que el pblico solicita. Las entradas estn representadas por materiales, informacin, recursos (financieros y humanos), entre otros. Es adems, un sistema concreto, dinmico y complejo. Las salidas son el resultado de los procesos que se dan en ella. Procesos de produccin, ventas, capacitaciones, etc. pero cuando estas salidas no son lo deseado la retroalimentacin debe comenzar hasta conseguir lo deseado. Una empresa desordenada no logra llegar al xito ni mantenerse en el mercado, pero cuando las funciones se cumplen a cabalidad y se tienen buenas relaciones internas y externas las partes se mueven en una misma direccin y se consiguen resultados positivos.

4. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS CHIAVENATO (2000). El sistema organizacional. [En lnea]:http://www.gestiopolis1.c om/recursos7/Docs/ger/elsistema-organizacional.htm. [Fecha de consulta: Agosto 14 de 2010]. CONESA FERNANDEZ, Vicente (1996). Instrumentos de la Gestin Ambiental de la Empresa. Ediciones MundiPrensa. Espaa. p. 26-29. ISBN: 84-7114-648-7. GARCA ECHEVARRIA, Santiago (1994). Introduccin a la economa de la empresa. Ediciones Daz Santos S.A. Madrid. p. 128-129. KATZ y KAHN (1970, citados por Chiavenato, 2000). El

sistema organizacional. [En lnea]:http://www.gestiopolis1.c om/recursos7/Docs/ger/elsistema-organizacional.htm. [Fecha de consulta: Agosto 14 de 2010]. PALLARES, Zoilo (2005). Hacer Empresa: Un Reto, Cuarta Edicin, Fondo Editorial Nueva Empresa, p. 41. QUESADA GONZALEZ, JOS LUIS. (2007). Manuales de Docentes de Relaciones Laborales: Introduccin a la Economa de la Empresa. Primera Edicin. Espaa: Vicerrectorado de Planificacin y Calidad de la ULPGC, p. 32. ISBN-10:84-96718-57-3. SENN (1988). El sistema organizacional. [En lnea]:http://www.gestiopolis1.c om/recursos7/Docs/ger/elsistema-organizacional.htm. [Fecha de consulta: Agosto 14 de 2010]. THOMPSON, Ivn (2007). Concepto de empresa. [En lnea]: http://www.promonegocios.net/ empresa/conceptoempresa.html. [Fecha de consulta: Agosto 15 de 2010].