Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A)

Gestin del tiempo ndice

Introduccin ........................................................................................................................................ 1 Ejemplo................................................................................................................................................ 2 Configuracin inicial ............................................................................................................................ 3 Creacin de recursos ........................................................................................................................... 4 Configuracin de tareas ...................................................................................................................... 6 Establecimiento de duraciones ......................................................................................................... 11 Anlisis y ajustes al cronograma ....................................................................................................... 15 Control del proyecto ......................................................................................................................... 21 Observaciones finales ....................................................................................................................... 26

Introduccin
A continuacin se presenta una introduccin al manejo de Microsoft Project para gestionar el tiempo de los proyectos. Por medio de un ejercicio sencillo, navegaremos por las principales funciones del programa. Tenga en cuenta que la versin utilizada es la Estndar 2007 en ingls. El primer paso es entender la interfaz del programa:

Barras de herramientas

Tabla

Grficas

Vistas

Detalles de tareas

Este manual fue preparado por el profesor Csar Alfaro como complemento para el curso de Gestin del tiempo y los costos en proyectos. Los ejemplos utilizados no deben usarse como fuente de informacin primaria o para ilustrar el manejo eficaz o ineficaz de una situacin administrativa. Honduras, Agosto 2010

Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Familiarcese con la interfaz: La barra de herramientas nos permite ingresar a todas las opciones y capacidades del software, al igual que el resto de programas Office. La tabla sirve para ingresar la informacin en Project. La ruta es: View Table: Las vistas nos permiten navegar entre las diferentes plantillas que tiene el programa. Utilizando esta seccin se pueden ver calendarios, redes CPM-PERT, diagramas de Gantt en diferentes versiones y otras ms. Para desplegar o esconder la cinta con las vistas puede seguir la ruta: View View bar. Las grficas presentan las diferentes variaciones de diagramas que existen segn la vista seleccionada. El detalle de tareas nos presenta informacin adicional sobre cada registro existente en la tabla seleccionada. De los elementos enumerados anteriormente los ms importantes son las tablas y las vistas. A continuacin se describe con ms detalle cada una de ellas. Tablas: Son diferentes plantillas que nos permiten ingresar informacin al programa dependiendo en cual fase del proyecto nos encontramos (planificacin o control del tiempo o de los costos). Existen diferentes vas para cambiar la tabla que est utilizando: View Table: *** More tables Clic derecho en la esquina superior izquierda de la tabla Luego selecciona la tabla requerida y hace clic en Apply. Vistas: Nos permite navegar por las diferentes grficas que tiene el programa (diagrama de Gantt, red CPMPERT, mltiples diagramas de Gantt, Diagramas de seguimiento, etc.). Algunas vistas contienen tablas especficas desde las que podemos ingresar informacin al sistema. Podemos acceder al men para cambiar la vista siguiendo la ruta: View More views, o directamente desde la cinta al lado izquierdo de la pantalla. Luego selecciona la tabla requerida y hace clic en Apply.

Ejemplo
El proyecto que vamos a crear tiene las siguientes caractersticas: El objetivo es elaborar un diagnstico sobre las condiciones laborales en una empresa pequea. La jornada laboral para todo el personal es de lunes a viernes, de 8:00 AM a 12:00 PM y de 1:00 PM a 5:00 PM. Adems se trabajan los sbados en horario de 8:00 AM a 12:00 PM. El proyecto comenzar el siguiente lunes 13 de septiembre de 2010.
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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) El da 15 de septiembre es feriado nacional. La informacin general del proyecto se presenta a continuacin: EDT Entrega/Actividad Predecesores Recursos 1. Diagnstico listo 1.1 Revisar documentos Csar Andrs Gabriel Enrique 1.2 Revisar planilla Csar Andrs Gabriel Enrique 1.3 Inspeccin fsica 1.1, 1.2 Csar Andrs 1.4 Hacer entrevistas 1.3 Csar Andrs Gabriel Enrique 1.5 Diagnstico terminado 1.4 N/A 2. Reporte final 2.1 Redactar informe 1.5 Gabriel Enrique 2.2 Revisar informe 2.1 Gerente 2.3 Hacer correcciones 2.2 Gabriel Enrique 2.4 Entregar reporte 2.3 N/A

Trabajo 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 0 16 hrs 4 hrs 8 hrs 0

Duracin 1 da 1 da 1 da 1 da 0 3 da 1 da 1 da 0

Configuracin inicial
El primer paso para planificar el tiempo del proyecto es definir los calendarios. Para ingresar al formulario debe seguir la ruta Tools Change Working Time. Por cada calendario usted puede: Definir periodos de tiempo no laborales. Modificar la duracin diaria de la jornada laboral. Ambas opciones se describen a continuacin. Recuerde que puede crear varios calendarios y asignar cada uno a recursos diferentes. Despus de hacer cambios en el calendario seleccione el botn OK. Nuestro ejemplo requiere que el da 15 de septiembre se defina como feriado. Para esto identificamos la cuadricula que forma parte de la vieta llamada Exceptions. En la columna Name escribimos Feriado nacional y en las columnas Start y Finish indicamos el rango del periodo no laboral. En nuestro caso seleccionemos 15 de septiembre en ambas columnas. Luego, si hacemos clic en el botn Details podemos observar el formulario que aparece a la izquierda, que nos permite parametrizar el tiempo no laboral y la
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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) ocurrencia de este. Para modificar la duracin diaria debe seleccionar la vieta Work weeks del calendario y luego hace clic en el botn Details, entonces aparecer el formulario de la izquierda. Aqu puede seleccionar uno o varios das a la vez, para los cuales desea modificar la jornada laboral. Siguiendo con nuestro ejemplo debemos modificar la jornada de lunes a viernes y el sbado. Luego seleccione la opcin Set day(s) to these specific working times: (cuadro rojo) y abajo escriba la hora de inicio y terminacin de cada seccin. En nuestro ejemplo hay que incluir 4 horas el da sbado.

Despus de modificar el calendario debemos configurar la informacin general del proyecto. Para ver este formulario siga la ruta: Project Project information. Primero definimos si el proyecto se programa a partir de la fecha de inicio o de la fecha final. Esto se hace al seleccionar una opcin de la lista Schedule from:. Para nuestro ejemplo seleccionamos Project Start Date. Luego seleccionamos la fecha base que puede ser la de inicio o terminacin. En nuestro caso es Start date: 13/septiembre/2010. Finalmente hay que seleccionar el calendario estndar para todo el proyecto. Seleccionamos el calendario Standard el cual modificamos previamente.

Otras formas de configuracin estn disponibles al modificar las opciones del programa (Tools Options). Puede modificar la manera en que los grficos sern visualizados y los clculos de programacin sern realizados, entre otras opciones. La ayuda de Project tiene suficiente informacin sobre este tipo de parametrizaciones.

Creacin de recursos
La creacin de los recursos se hace desde la vista Resources sheet, tabla Entry. Para visualizar esta vista existen varias opciones: View Resource sheet View More views Resource sheet
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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Desde la cinta que contiene los conos de las vistas puede seleccionar Resource sheet (cuadro rojo en la imagen siguiente) Entones aparecer la siguiente pantalla:

Desde esta pantalla se ingresa toda la informacin necesaria para configurar un recurso. Esto incluye la informacin de costos. La planificacin de costos se cubre en un documento aparte (Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (B): Gestin de costos) Para continuar con nuestro ejemplo vamos a crear los recursos y hacer las configuraciones relevantes para el planificar el tiempo del proyecto: La columna Resource Name sirve, como su nombre lo indica para escribir el nombre del recurso. La columna Type sirve para indicar el tipo de recurso. Project tiene 3 tipos de recursos: Work: Sirve para indicar que el costo total del recurso se incrementa de forma directamente proporcional al aumento del tiempo trabajado (recordar que trabajo y duracin son cosas diferentes). Ejemplos: costo de personal por hora, costo de consultores por hora, costo de alquiler de maquinaria y equipo por hora. Material: Se utiliza para recursos que incrementan su costo total de forma directamente proporcional a una unidad que no es tiempo. Ejemplos: cemento (Lps/tonelada), hierro (Lps/Tonelada), computadoras ($/unidad), etc. Cost: Es un tipo de recurso que se utiliza cuando no aplica ninguno de los dos anteriores. La columna Max. Units sirve para indicar la cantidad total de horas por da que un recurso puede trabajar1. El 100% equivale a la duracin de la jornada establecida en el calendario. Cuando la cantidad de trabajo es mayor a la duracin mxima, el programa reporta que el recurso est sobrecargado y que es necesario nivelar su carga.
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Ms adelante, en la seccin Establecimiento de duraciones veremos cul es la relacin entre las variables unidades (units), trabajo y duracin. 5

Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) La columna Base calendar se utiliza para seleccionar el calendario laboral que define la jornada laboral del recurso. Las dems columnas solamente son relevantes para planificar el costo del proyecto. Para ms informacin sobre los otros campos remtase al manual de gestin de costos. Puede observar en la imagen el nombre de los tres recursos involucrados en nuestro proyecto (Csar, Gabriel y Gerente). Todos son del tipo Work, la duracin mxima de su jornada es 100% (8 hrs.) y el calendario laboral es el estndar (configurado previamente).

Configuracin de tareas
Para crear la EDT del proyecto debe ingresar a la vista Gantt Chart (imagen abajo). Esto lo podemos hacer de las siguientes maneras: Por la ruta: View Gantt Chart Por la ruta: View More views Gantt Chart Apply Seleccionando el cono Gantt Chart en la cinta de vistas (ver cuadro rojo en la imagen) Debe asegurarse que est en la tabla Entry (View Table: Entry)

En esta tabla aparecen las siguientes columnas: : el campo de indicadores presenta conos con alertas cuando ocurren eventos que debe llamar la atencin del usuario, por ejemplo: recursos sobrecargados, tareas con notas, tareas con restricciones en la fecha de inicio o fin. Task Name: El nombre indica el nombre de la tarea, sin embargo en este campo se escribe el nombre de cualquiera de los elementos de la EDT: entregas, paquetes de trabajo, actividades, etc.

Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Duration: Puede escribir directamente la duracin de la actividad en este campo. Sin embargo es ms recomendable introducir la duracin como funcin de la cantidad de trabajo de cada recurso. Veremos esto ms adelante. Start: Puede seleccionar la fecha de inicio de una actividad. No es lo ms recomendable a menos que exista una restriccin real de una fecha, por ejemplo: una actividad que se debe iniciar o terminar forzosamente despus o antes del cierre del ao fiscal. La mejor prctica es hacer que las fechas de inicio y terminacin cambien en funcin de la duracin y las secuencias. Finish: Igual que el anterior, pero para restringir la fecha de terminacin. Predecessors: En este campo se escriben separados de una coma los nmeros de las actividades que anteceden a la tarea seleccionada. Por medio de nomenclatura se pueden definir los diferentes tipos de relaciones (final a inicial, inicial a inicial, etc.), sin embargo es ms fcil hacerlo con un procedimiento que veremos posteriormente. Resorces Names: Sirve para seleccionar el nombre de los recursos involucrados en una tarea. Adelante en el documento revisaremos otras formas de asignar recursos a una tarea. Continuando con nuestro ejemplo, hay que escribir el nombre de cada de una de los entregables y actividades, tal como aparece en la imagen. En este momento podemos hacer dos pasos ms: Anidar las tareas o actividades dentro de los entregables segn la EDT. Esto se puede hacer de tres formas al posicionarse sobre la celda: Presionando la combinacin de teclas Alt + Shift + Right Haciendo clic en el botn Indent Siguiendo la siguiente ruta: Project Outline Indent Marcar los hitos. Para esto simplemente hay que escribir cero en la duracin de la actividad (ver actividades 6 y 11 en la imagen anterior). Recuerde que un hito es un punto de referencia en el tiempo y por lo tanto no tiene duracin.

Hasta este momento solamente hemos creado la informacin general de las actividades, nos falta agregar informacin adicional como predecesores, recursos, restricciones y notas. Para esto es necesario utilizar el formulario Task information. Para hacer que aparezca existen estas opciones: Tecleando Shift + F2 Siguiendo la ruta: Project Task information Haciendo clic sobre el cono Task information ( ) en la barra de herramientas. Haciendo doble clic sobre la tarea que se quiera modificar. Inmediatamente aparece el siguiente formulario con 6 vietas que se describen a continuacin: La primer vieta contiene informacin general sobre la tarea: El nombre de la tarea. La duracin. Porcentaje de avance: el usuario puede digitar el porcentaje de progreso de la actividad. Fecha de inicio y terminacin. Prioridad: es un valor que puede oscilar entre 0 y 1000. Es un insumo en el proceso de nivelacin de recursos que
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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) veremos ms adelante. La segunda vieta permite definir el tipo de predecesor que tiene la tarea. En la columna Task name puede seleccionar el nombre de la predecesora. En la columna Type selecciona el tipo (final a inicial, final a final, etc.). Luego en la columna Lag puede escribir cuantos das de retraso tiene la actividad con relacin al predecesor. Puede observar en la ltima fila que un adelanto se escribe como un retraso negativo. La tercera vieta permite asignar recursos para la tarea. Simplemente consiste en seleccionar por cada fila un recurso que ser asignado. Adicionalmente puede modificar la cantidad de unidades permitidas para el recurso (100% es igual a la duracin diaria de la jornada segn el calendario estndar). La columna de costos ser tratada en el manual de gestin de costos. La cuarta vieta permite hacer configuraciones ms avanzadas, entre ellas: Deadline: puede seleccionar la fecha mxima en la cual una actividad debe terminar. Es una gua, no una restriccin. Constraint type: Permite establecer restricciones sobre la fecha de inicio o terminacin. El programa tiene 8 opciones y de forma predeterminada est seleccionada As soon as possible. Luego de establecer una restriccin de fecha debe seleccionar el campo Constraint date. Task type y Effort driven2: la primera sirve para configurar la forma en que
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Ms adelante, en la seccin Establecimiento de duraciones veremos cmo se utilizan las opciones Task type y Effort driven 8

Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Project calcula la duracin en base a la cantidad de trabajo y disponibilidad del recurso. La segunda sirve para definir qu har el programa cuando se adicionen nuevos recursos. Calendar: puede seleccionar un calendario especfico y diferente al del resto del proyecto. Earned value method: tiene dos opciones: % Complete: calcula el valor ganado en base al trabajo realizado. Physical % Complete: calcula el valor ganado en base al % de avance que el usuario digita directamente. Esta opcin se revisa con ms detalle en el manual de costos. La quinta vieta sirve para agregar comentarios a cada una de las tareas.

La sexta y ltima vieta permite ver los campos personalizados que se han creado.

A continuacin se describen dos opciones adicionales para trabajar con tareas: Creacin de tareas recurrentes. Mtodo alterno para asignar recursos a una tarea.

Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) En ocasiones se necesario crear tareas que se repiten a lo largo de todo el proyecto. Un ejemplo son las reuniones de seguimiento. Project permite crear este tipo de tareas por medio del formulario que aparece a la izquierda. Para hacer que aparezca debe seguir la ruta: Insert Recurring task. Luego escribe el nombre de la actividad, la frecuencia, en cual da de la semana ocurre. Project ofrece dos opciones para indicar el nivel de repeticin (cuadro rojo): Indicando la cantidad de veces que se repite la tarea (End after ocurrences). Indicando la fecha en que termina de repetirse la tarea (End by). Finalmente indica el cronograma que se utilizar para esta tarea. Otra forma (posiblemente la mejor) de asignar recursos a tareas es por medio de un formulario que puede abrirse al teclear Alt + F12, o mediante la siguiente ruta: Tools Assign resources Simplemente hay que seleccionar los recursos y presionar el botn Assign. El botn Graphs despliega grficos muy buenos sobre la carga laboral de los recursos. Despus de incluir las dependencias y los recursos para cada actividad, as debemos ver nuestro diagrama de Gantt:

El ejemplo indica que la actividad Reunin de seguimiento se realizar semanalmente los das lunes. La primera reunin ser el 20 de septiembre y se repetir por 10 periodos.

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Hasta este momento no hemos incluido la duracin de las actividades, por eso todas las barras en el diagrama de Gantt aparecen con la duracin mnima. Puede observar que producto de las modificaciones iniciales que hicimos en el calendario, los das sbado aparecen como laborales y el feriado del 15 de septiembre aparece marcado como no laboral.

Establecimiento de duraciones
Como hemos visto existen diferentes formas para establecer la duracin de una actividad. Ahora veremos un procedimiento ms elaborado, en donde la duracin de cada actividad depende principalmente de la cantidad de trabajo que realizarn los recursos. En primer lugar es necesario comprender que en Project, las variables trabajo, duracin y unidades se relacionan por medio de la siguiente frmula: Trabajo = Duracin Unidades Donde: Trabajo equivale a las horas-hombre que los recursos tienen que invertir en la actividad. Duracin es el tiempo total en das hbiles que transcurren desde que la actividad inicia hasta que termina. Por tanto, trabajo y duracin son cosas totalmente diferentes. Unidades es igual a las horas por da que un recurso est disponible para trabajar en el proyecto. Esto se determina como porcentaje de la jornada laboral establecida en el calendario. Para ms informacin regrese a la descripcin de la columna Max. Units en la seccin Crear recursos para recordar en donde puede modificar la cantidad de unidades disponibles de un recurso.
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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Un ejemplo sobre el funcionamiento: Si una actividad con un solo recurso necesita 48 horas hombre para ser terminada, entonces: La actividad durar 6 das si las unidades equivalen al 100% de la jornada (8 horas por da) La actividad durar 8 das si el recurso est disponible 6 horas al da (unidades = 75% de 8 horas diarias). Concluyendo, el usuario siempre deber definir como mnimo la duracin o el trabajo para cada actividad. En este caso Project asume que la disponibilidad es el 100% de la jornada definida en el calendario. Si la disponibilidad de un recurso es diferente al 100%, entonces debern definir dos de las tres variables. Ahora vamos a la prctica. Primero debemos ir a la vista Task usage, para esto existen diferentes opciones: Siguiendo la ruta: View Task usage Ruta: View More views Task usage OK Haciendo clic sobre el cono Task usage, que aparece en la cinta de vistas (recuadro rojo de la siguiente imagen). Debemos asegurarnos que estamos en la tabla Usage (View Table: Usage) Inmediatamente veremos la imagen que aparece abajo. Como puede ver esta vista contiene un detalle de los recursos asignados a cada tarea. Aparecen las columnas trabajo, duracin, fecha de inicio y fecha de terminacin. Adems aparece una cuadricula a la derecha, que indica la cantidad de horas por da que un recurso estar trabajando en una actividad especfica.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Regresemos a nuestro ejemplo, en donde la mayora de las actividades tienen una duracin de un da con trabajo de 8 horas. Este es el caso ms sencillo porque solamente hay que introducir uno de los dos valores y Project hace el resto. Sin embargo, hay dos tareas que tienen discrepancias entre la duracin y el trabajo. Veremos paso a paso como manejar estos casos. Para la tarea Redactar informe: 1. Escribimos 16 horas en la columna Work del nico recurso, inmediatamente la duracin de la actividad cambia a 2 das (Columna Duration) porque el sistema asume que la disponibilidad es del 100% de la jornada laboral. 2. El problema es que la duracin debe ser de 3 das y no 2, porque la persona tiene otras actividades. Entonces escribimos 3 en la columna Duration y se producen los siguientes cambios: El trabajo cambia a 24 horas. Aparece una alerta en la esquina superior izquierda de la celda modificada. Al seleccionar esta alerta aparece el siguiente mensaje:

3. Con este mensaje, Project nos ofrece dos opciones para manejar el cambio: Agregar ms trabajo a la actividad, para mantener las unidades en 100% (disponibilidad de la jornada laboral) Definir que los recursos trabajan menos horas por da. 4. Seleccionamos la segunda opcin. De esta forma le indicamos al programa que el recurso trabajar 16 horas en 3 das, por lo tanto la unidad es igual a 67% (en promedio, solo 5 horas y 20 minutos al da estn disponibles para trabajar en la asignacin) Para la tarea Revisar informe: 1. Escribimos 1 da en la columna Duration, el valor en la columna Work se mantiene en 8 horas porque Project asume que la disponibilidad es del 100% de la jornada laboral. 2. El plan requiere que el trabajo sea de 4 horas y no el doble. Entonces escribimos 4 en la columna Work y se producen los siguientes cambios: a. La duracin cambia a 0.5 das. b. Nuevamente aparece una alerta en la esquina superior izquierda de la celda modificada. Al seleccionar esta alerta aparece el siguiente mensaje:

3. Con este mensaje, Project nos ofrece dos opciones para manejar el cambio: a. Reducir la duracin a 0.5 das. De esta forma se mantiene constante la variable unidades. b. Reducir la cantidad de horas que el recurso trabajar en un da. 4. Seleccionamos la segunda opcin. De esta forma le indicamos al programa que el recurso trabajar 4 horas en 1 da, por lo tanto la unidad es igual a 50% (Solo 4 horas al da estn disponibles para trabajar en la asignacin).

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) A veces usted desea controlar la manera en que Project calcula la asignacin de recursos, porque la forma que vimos anteriormente no se ajusta a la situacin del proyecto. Para esto, el software permite hacer las siguientes configuraciones adicionales para manejar la relacin entre trabajo y duracin: Modificar el tipo de tarea (Task Type) Modificar el tipo de programacin (Effort driven) Asi se observa en la pantalla3:

A continuacin se describen ambas opciones: Task Type Esta opcin permite fijar una de las tres variables: trabajo, duracin, unidades. La siguiente tabla presenta el comportamiento o resultado de Project cuando se modifica una de las tres variables dependiendo del tipo de tarea: Accin Tipo de tarea Modificar trabajo Modificar duracin Modificar unidades Ajusta la cantidad de Fixed Duration Ajusta las unidades Ajusta la cantidad de trabajo para (hrs/da) para trabajo. Esto se debe mantener la duracin. a que el software est mantener la duracin. diseado para que la modificacin de unidades sea la ltima opcin. Ajusta la duracin, Fixed Work Ajusta la duracin. Ajusta las unidades manteniendo fijo el para que el trabajo trabajo. permanezca constante. Fixed Units Ajusta la duracin. Ajusta el trabajo para Ajusta la duracin. que las unidades permanezcan fijas. X Effort driven Qu sucede cuando asignamos recursos adicionales a una actividad? Se modifica la duracin o la cantidad de trabajo? La respuesta a estas preguntas depende si la funcin Effort driven est activada. A continuacin se presenta una tabla que indica la respuesta de Project a un cambio en la funcin Effort driven dependiendo el tipo de tarea:

Regrese a la seccin Configuracin de tareas (vieta Advanced del formulario Task information) para ver como se modifican ambas opciones a nivel de tareas. 14

Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Effort Driven Tipo de tarea Fixed Units Fixed Duration Activado Desactivado Agregar recursos disminuye la duracin. Agregar recursos incrementa el trabajo total, pero la duracin y las Agregar recursos reduce las unidades no sufren cambios. unidades (hrs/da) para cada recurso. Agregar recursos disminuye la duracin, no importa si Effort driven est activado o desactivado.

Fixed Work

X Finalmente les presento una forma de modificar ambas opciones a nivel de todo el proyecto. Para esto debe ingresar a las opciones del programa, siguiendo la siguiente ruta: Tools Options, luego selecciona la vieta Schedule y modifica las opciones que aparecen en el cuadro rojo de la imagen a la derecha.

Anlisis y ajustes al cronograma

Visualizacin de la ruta crtica Existen varias formas de revisar la ruta crtica. En este documento presentaremos varios mtodos para ver ya sean tablas o grficos con la informacin de CPM. Opciones para ver la informacin de la ruta crtica en una tabla: 1.- Para ver solamente las actividades que forman parte de la ruta crtica: Project Filtered for Critical. Al utilizar los filtros solamente aparecern en pantalla las actividades que forman parte de la ruta crtica.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) 2.- Para ver todas las actividades del proyecto en conjunto con las crticas: View Table: Schedule. Puede observar que aparece una columna llamada holgura (free slack), las actividades sin holgura son las que forman parte de la ruta crtica (ver recuadro rojo a la derecha). 3.- Si adems desea cambiar el color de las filas que contienen las tareas crticas puede hacer los siguientes pasos: Format Text styles, aparece la imagen a la derecha. En el campo Item to Change puede seleccionar Critical tasks (ver recuradro rojo). Luego puede modificar el color del fondo, color del texto, tipo de letra, etc. Presione el botn OK. Puede explorar esta funcin para modificar el formato de otros tipos de tareas (no crticas, hitos, etc.) Para ver grficamente la ruta crtica: 1.- Format Gantt Chart Wizard, entonces aparecer un cuadro con un mensaje de bienvenida al asistente. Haga clic en Next > y aparecer la imagen a la derecha. Existen dos formas de definir el formato general de la ruta crtica: Seleccionando Critical path (ver recuadro rojo). Seleccionando Other: y luego eligiendo el estilo de ruta crtica deseado. Luego haga clic en Next > y podr hacer modificaciones adicionales en formato (que tipo de informacin aparece en la barra, visualizar los conectores, etc.) Al final solo debe hacer clic en el botn Format it y Project har el resto.

En el ejemplo se ha configurado para que las actividades crticas aparezcan en filas color rojo y texto blanco.

En el ejemplo estamos seleccionando el formato predeterminado, para que las barras de las actividades crticas aparezcan en color rojo.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) 2.- View More views Detail Gantt. Al utilizar esta opcin aparece un diagrama de Gantt en donde las actividades crticas son de color rojo.

3.- View Network diagram. Ver la red. Luego haga clic derecho sobre un espacio en blanco de la red CPM-PERT y seleccione la opcin Layout, aparecer el cuadro a la derecha. En la opcin Link color puede definir los colores de las actividades crticas y no crticas (ver recuadro rojo en la imagen), haga clic en OK y podr ver la red con la ruta crtica del color seleccionado. (ver imagen abajo, la ruta crtica aparece en rojo, notar que esta red ha sido previamente nivelada).

Nivelacin de recursos Despus de crear el cronograma con toda la informacin de calendarios, recursos, precedentes, trabajo, duracin y disponibilidad (units) es comn que ciertos recursos estn sobrecargados, es decir que su jornada laboral sea mayor a la establecida en el calendario. Esto se puede solucionar de forma manual de diversas maneras, sin embargo Project incluye una herramienta que permite eliminar las sobrecargas por medio del mtodo de nivelacin. A continuacin veremos paso a paso como trabajar con esta funcin.
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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Existen varias formas para determinar cules son los recursos sobrecargados y cul es la magnitud del problema. Uno de las formas ms fciles es ir a la vista Resource sheet, los recursos sobrecargados aparecern en letras color rojo. Otra forma es por medio del grfico de recursos. Para ir a esta vista siga la ruta: View Resource Graph, aqu podr ver un grfico por cada recurso en donde el eje horizontal es tiempo y el vertical es el porcentaje de utilizacin (Peak units) de la jornada laboral. Cualquier recurso con porcentaje de utilizacin mayor a 100% est sobrecargado. Tambin puede ir a la vista Resource Usage, Para esto puede seguir la ruta: View Resource usage o simplemente puede seleccionar el cono en la banda que contiene las vistas. (ver recuadro rojo pequeo en la siguiente imagen). Observe en la siguiente imagen que la vista Resource Usage se compone de dos partes: Una tabla que contiene las columnas: , Nombre del recurso y Trabajo. Note que en este caso debajo de cada recurso aparecen las tareas a las que ha sido asignado. Una cuadricula que contiene la cantidad diaria de horas que un recurso est asignado a la tarea. Puede ver en el recuadro rojo grande que ambos recursos deben trabajar 16 horas diarias por dos das (13 y 14 de septiembre) para poder cumplir con el plan.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Otra forma de ver la sobrecarga de recursos es ir a la grfica desde el men para asignar recursos. Para ver la grfica de la derecha siga la ruta: Tools Assign resources, luego haba clic en el botn Graphs Para cambiar el tipo de grfica puede seleccionar la lista Select graph: (recuadro rojo). El grfico nos dice que el recurso est sobrecargado dos das y nos muestra con una lnea negra la capacidad diaria (domingos y feriados es cero, sbados es 4 horas).

La barra roja indica horas en exceso sobre la jornada diaria de 8 horas.

Para correr la herramienta de nivelacin debe seguir la ruta: Tools Level Resources, inmediatamente aparecer el cuadro de la imagen a la derecha. A continuacin una breve descripcin de las opciones: Automtico o manual: la primera opcin hace que el programa nivele permanentemente, reduciendo de esta forma el desempeo del software. La segunda opcin solo permite modificar al hacer clic sobre el botn Level Now Cual base de tiempo utilizar (Look for overallocations on a basis): sirve para estimar el rango mnimo de tiempo que el programa utilizar para identificar sobrecargas: Day by day significa que el programa buscar sobrecargas diarias. Week by week quiere decir que el programa ignorar las sobrecargas diarias (asume que el exceso de un da se compensa con tiempo disponible en otro da) e identificar solamente excesos semanales. Nivelar todo el proyecto o solamente las tareas dentro de un rango de fechas (Leveling range) Leveling order: el programa ofrece tres

Una vez configurado a su gusto, simplemente haga clic sobre el botn Level Now. Regresando a nuestro ejemplo, nivele el proyecto utilizando las opciones predeterminadas. Podr ver que la fecha de terminacin pasa de 23/SEPT a 24/SEP. El incremento de un da equivale a 12.5% del tiempo total del proyecto. Este es el efecto de la nivelacin en un proyecto pequeo, imagine el efecto en un proyecto grande con recursos limitados.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) opciones: ID Only: Las actividades con mayor nmero de ID se nivelan primero. No es una opcin til. Standard: Primero nivela los recursos tomando en cuenta la holgura de la actividad, luego utiliza las restricciones y prioridad.4 Priority, Standard: Primero toma en cuenta la prioridad. A mayor prioridad menos se modificar una actividad. Luego toma en cuenta las otras variables (holgura, restricciones, etc.) Level only within available slack: Si selecciona esta opcin, el programa solo tomara en cuenta la holgura. Por lo tanto no modificar fechas de inicio y terminacin, ni dividir tareas. Si usted desea que la nivelacin sea completa no active esta opcin. Anlisis de la red utilizando el mtodo PERT Project permite que los usuarios puedan utilizar el mtodo PERT al incluir estimaciones pesimistas, probables y optimistas de la duracin de las actividades. La gran debilidad del programa es que no tiene la capacidad de hacer clculos probabilsticos5. A continuacin veremos cmo usar la funcin: El primer paso es ir a una tabla que nos permita ingresar este tipo de informacin. Para esto seguimos la ruta: View Table: More Tables PA Pert Entry Apply Inmediatamente aparecer la imagen a la derecha. En el recuadro rojo puede ver el nombre de los campos en donde se digitan los tres escenarios de duracin. Luego procede a digitar la informacin en cada una de las columnas. El siguiente paso es calcular la duracin esperada. Para esto es necesario visualizar la barra PERT Analysis (imagen a la derecha)
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La barra tiene otras funciones. El botn Set PERT

Anteriormente vimos que se pueden establecer Deadlines para cada actividad. Estos plazos no son restricciones, por lo tanto no se toman en cuenta para efectos de nivelacin. 5 Para introducir anlisis de probabilidades debe comprar e instalar un add-in como el @Risk for Project 20

Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) weights permite establecer pesos para los tres escenarios. Para ms detalles de esta funcin le recomiendo que visite la ayuda de Project.

La barra aparece al seguir la ruta: View Toolbars PERT Analysis Luego debe hacer clic sobre el cono Calculate PERT (ver cuadro rojo) Inmediatamente aparece este mensaje. Al hacer clic en Yes el programa calcula la duracin en base a los tres escenarios y elimina la duracin establecida inicialmente. Luego el programa modifica los valores en los campos Inicio y Terminacin. Adems, si las tareas son del tipo Fixed units, el software modificar la cantidad de trabajo de los recursos asignados.

Control del proyecto

El control del proyecto requiere que en primer lugar establezcamos una lnea base como estndar de comparacin en el futuro. Luego debemos capturar informacin del avance para compararla contra el plan. Finalmente se generan los reportes analticos que los gerentes de proyectos utilizan para tomar decisiones. Definir la lnea base Una lnea base sirve para establecer un estndar de comparacin para el futuro. Project permite establecer 1 lnea principal y hasta 10 adicionales. Para fijar una lnea base siga la ruta: Tools Tracking Set Baseline, luego aparecer el cuadro a la izquierda. Adems de establecer varias lneas base, puede definir si lo hace para todo el proyecto o solamente para un conjunto de tareas.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Usted puede visualizar grficamente todas las lneas base de un proyecto por medio de la vista Multiple Baselines Gantt. Para llegar a la vista siga la ruta: View More Views Multiple Baselines Gantt Apply En la imagen a la derecha se presentan dos lneas base, una sin nivelacin y la otra con recursos nivelados. Registrar el nivel de avance Project ofrece varias formas de controlar el avance, desde las ms sencillas hasta mtodos ms elaborados. La decisin de cual mtodo usar depende del tiempo disponible para controlar el proyecto, tamao e importancia del proyecto, el nivel de detalle que los patrocinadores demandan, etc. La informacin del progreso se puede registrar en cualquiera de los siguientes campos: Actual Start Physical % complete Actual work Actual Finish Actual duration Remaining work % Complete Remaining duration % Work complete Recomiendo que visite la ayuda de Project para familiarizarse con cada uno de estos campos. Tenga en cuenta que cuando se digita la informacin en uno de ellos, Project recalcula los otros. Algunas relaciones entre estos campos son: Percent Complete = (Actual Duration Duration) 100 Actual Duration = Actual Finish Actual Duration + 1 Remaining Duration = Duration Actual Duration % Work Complete = (Actual Work Work) 100 En trminos generales, para registrar el progreso de una actividad usted debe: Seleccionar la fecha de inicio y terminacin real de la actividad. En caso que no modifique estos valores el programa asume que se ejecutaron de acuerdo al plan. Indicar el nivel de avance de la duracin o el trabajo, o ambas variables. De esta forma usted le indica al programa que tardo ms o menos tiempo, o que invirti ms o menos trabajo, o una combinacin de las anteriores.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Project ofrece un dos mtodos sencillos para actualizar tareas especificas o todo el proyecto: Para ver este formulario siga la ruta: Tools Tracking Update Task Puede ingresar la informacin de los campos por cada tarea en este formulario. Para ver este formulario siga la ruta: Tools Tracking Update Project Primero debe seleccionar una fecha de estatus del proyecto en el campo Update work as complete through:. Luego selecciona una de las dos opciones: 0%-100%: el sistema calcula un porcentaje de avance para las actividades en proceso. 0% 100%: el sistema aplica la regla 0/100. Una actividad en proceso recibe 0% de avance. Puede aplicar la actualizacin a todo el proyecto o a las tareas que fueron previamente seleccionadas (For: Entire Project o Selected Tasks.

Regresando a nuestro ejemplo, pruebe que sucede aplicando una fecha de seguimiento 18/SEPT con ambas opciones (1-100, 0 100) y vea el efecto en la tarea Redactar informe. Todas las tareas cuya fecha de terminacin es menor a la fecha del estatus sern marcadas con 100% de avance (terminadas).

A continuacin veremos otra forma ms detallada de hacer el seguimiento. Vamos a la vista Tracking Gantt por medio de la ruta: View More Views Tracking Gantt Puede observar en la imagen abajo los campos (columnas) para digitar los datos. Adems el diagrama de Gantt muestra la lnea base del proyecto y las barras de seguimiento. El diagrama indica que todas las actividades del entregable Diagnstico listo estn terminadas y que iniciaron y finalizaron en la fecha prevista. Puede ver que la actividad Redactar informe (fila 8) tiene un 50% de avance y que comenz un da despus de lo planificado, por tanto retrasar el resto del proyecto.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Veremos ahora un mtodo an ms elaborado. Siga los siguientes pasos para configurar un formato que permita hacer seguimiento detallado: 1. Ir a la vista Task Usage: View Task Usage 2. Ir a la tabla de seguimiento: View Table: Tracking 3. Agregar una fila de trabajo actual por recurso y por unidad de tiempo. Para esto haga clic derecho en cualquier lugar de la cuadricula y seleccione la opcin Actual work.

4. Arrastre hacia arriba el divisor de la pantalla, de esta forma puede ver simultneamente dos vistas.

Esquina inferior derecha del grfico 5. Seleccione la vista inferior (recuadro verde) y cmbiela a un diagrama de seguimiento Gantt. Para esto siga la ruta: View More Views Tracking Gantt Ahora tiene un formato en donde puede digitar la informacin de trabajo real a nivel de cada recurso. Puede ver en la cuadricula que en el eje horizontal aparece el tiempo y en el horizontal aparecen dos filas para cada recurso: el trabajo planificado por da y el trabajo real. Este formato permite: Para cada recurso puede seleccionar la fecha de inicio y terminacin de la actividad. Adems puede introducir la cantidad de trabajo o su porcentaje a la fecha. No puede modificar duraciones a nivel de recursos. Para cada actividad puede modificar tanto las fechas de inicio y terminacin real, como la informacin de duracin y trabajo (porcentajes o valores absolutos) En la cuadricula (recuadro rojo) puede digitar la cantidad real de horas trabajadas por cada recurso en una actividad especfica. Cuando hace esto automticamente se modifican los valores en las columnas, incluso la duracin, fechas de inicio y terminacin.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A)

Reportes Hay dos tipos de reportes que se pueden crear desde Project: Los reportes visuales y reportes normales. A continuacin veremos una breve introduccin a ambos tipos. Los reportes normales son informes prediseados clasificados en 5 categoras ms una opcin de personalizacin. La informacin generada no se puede exportar a Excel ni a otra herramienta. Son bsicamente reportes para impresin o revisin en pantalla. La ruta para verlos es: Report Reports Para personalizar los reportes puede seleccionar Custom y aparecer un dilogo que permite seleccionar el reporte actual y editarlo para agregar o restar informacin.

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Manual de introduccin al uso de Microsoft Project (A) Un tipo de informe ms sofisticado es el Reporte Visual. En este caso el software genera un archivo en Excel o Visio el cual puede ser modificado. Generalmente el archivo de Excel contiene una tabla dinmica que permite reordenar los datos, generando gran flexibilidad. Para ver el men de reportes siga la ruta: Report Visual Reports

Observaciones finales
Este documento es una breve introduccin a las funciones ms importantes del sistema. Los estudiantes que desean mejorar su nivel de conocimiento del software debern practicar mucho, consultar fuentes adicionales como la ayuda del programa, libros sobre el tema y asistir a seminarios certificados. Algunas funciones adiciones que recomiendo explorar son: Agregar columnas a una tabla. Personalizar las nuevas columnas. Configurar las asignaciones. Nivelacin manual. Herramienta Task drivers Compartir recursos. Modificar el formato de las barras, la lnea de tiempo o el layout del grfico de Gantt. Personalizacin de los nodos de la red CPM-PERT. Conectar y dividir tareas. Trabajar con varias vistas al mismo tiempo. Herramientas de colaboracin para trabajar con varios proyectos a la vez.

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