MEJORAMISO EL SOFTWARE PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

MEJORAMISO Es el software para la Mejora Continua. Le permite a la compaa un fcil seguimiento a los procesos y una dinmica Integracin de todas las disposiciones de las Normas ISO, OHSAS, MECI, NTCGP y otras para los diferentes Sistemas de Gestin. A travs de los diferentes mdulos se hace fcil un seguimiento detallado a las no conformidades reales y potenciales y sugerencias detectadas en su empresa, as como la medicin de la eficacia de sus procesos, facilitndole la toma de decisiones con respecto al sistema de gestin de calidad

MEJORAMISO cuenta con gran cantidad de grficos producto de las operaciones de Mejoramiento Continuo, para el Anlisis de Datos, y toma de decisiones de mejora, las cuales puede ingresar de nuevo al sistema como planes de mejoramiento o acciones preventivas cumpliendo con el ciclo y retroalimentacin que se debe lograr para crecer en la cultura de mejoramiento continuo. La implantacin de algunas polticas y el buen uso de la herramienta deben producir reduccin de costos de No Calidad y aumento en la productividad y Competitividad.

LOS MDULOS del SOFTWARE MEJORAMISO

Al navegar a travs del sistema tendr acceso a distintos mdulos que le ayudarn en su labor de crecimiento en la Cultura de Mejoramiento Continuo como parte de los sistemas de gestin:

- MEJORAMIENTO (Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora) AUDITORIAS MAPA DE PROCESOS y DOCUMENTACION EVALUACION DE PROVEEDORES CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION
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INDICADORES DE GESTION EVALUACION DE TALENTO HUMANO GESTION DE RIESGO INFORMES DE SEGUIMIENTO DEL SISTEMA REPORTES GRFICOS y COMPARATIVOS ESTRATEGIA CORPORATIVA (Alta Direccin)
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MODELO CONCEPTUAL

Muchos eventos por situaciones internas y externas afectan a las organizaciones, especficamente a sus procesos, generando sobrecostos adems de impedir que se logren los objetivos y proyectos. Para eliminar los problemas, evitar los riesgos y producir proyectos de mejora, contamos con el ms completo mdulo de Mejora, nuestra especialidad y razn de ser. All se manejan los mtodos de acciones correctivas, preventivas y de mejora, cuya implantacin y seguimiento permitir crear una cultura de mejoramiento continuo de manera que la organizacin pueda cumplir con su estrategia corporativa. En la figura, los amarillos son algunos de los eventos que afectan el funcionamiento de los procesos. Unos son mdulos en el software y otros operaciones dentro de un mdulo. Estos eventos ocasionan problemas, riesgos y mejoras que se manejan en el mdulo de Mejoramiento Continuo (bloque azul en el grfico) a travs de Acciones correctivas, preventivas y mejoras. La Estrategia Corporativa (texto superior) es un Mdulo para gerencia.

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FUNCIONALIDADES DEL SOFTWARE MEJORAMISO MDULO DE PARAMETRIZACION DEL SISTEMA Usuarios y Tablas Maestras

El sistema es modular e interactivo, amigable y de controlado acceso. Inicialmente se perfilan los usuarios con sus contraseas, cargos y responsabilidades dentro del sistema. Y luego se crean las tablas maestras que definen los criterios del sistema de gestin, entre las cuales mencionamos : Objetivos de gestin, Orgenes (fuentes) de las acciones, Clasificacin de las No Conformidades, Motivos de quejas, Tipos de causa, proveedores, criterios de evaluacin..
MDULO DE CARACTERIZACION Y MAPA DE PROCESOS

Este mdulo cuenta con un Editor Visual de procesos (VEP) para disear el mapa con varios niveles :Macroproceso, proceso y subproceso Desde el VEP accediendo al proceso se puede visualizar la Caracterizacin del mismo Permite vincular los Documentos hechos en cualquier editor y abrirlos para ser consultados en la Intranet o Internet por los usuarios de Mejoramiso. Promueve la cultura de cero papel Contempla las Disposiciones del control de documentos y registros Adicional se cuenta con funcionalidad para enviar mensajes a los usuarios sobre la distribucin de documentos por ejemplo. En cuanto al Control de Documentos y Registros se suministran los procedimientos para cumplir con estas disposiciones a travs de la herramienta, que tambin genera automticamente los maestros de documentos y registros. Asi mismo los procesos se caracterizan en el software Mejoramiso en forma fcil en seis componentes Definicin e Informacin referente al alcance, requisitos legales y normativos de cada proceso, personal de apoyo y lider del proceso, Registro de Entradas correspondientes a la lista, insumos y requisitos de los proveedores por proceso, Descripcin de las Salidas, Producto resultante del proceso, descripcin del cliente, especificacin de los requisitos a cumplir, Lista de actividades que transforman los insumos en productos, junto con los responsables de cada tarea y los atributos definidos en el mapa de procesos, Referencia de los Documentos y registros asociados al proceso, y Control Documental.
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MDULO DE AUDITORIAS (Cumpliendo con la Norma ISO 19011:2002)

Permite administrar el Programa de Auditorias, la preparacin y ejecucin interna de cada una de ellas y la elaboracin automtica de los informes tanto para el Auditor como para el auditado con conclusiones y hallazgos. Facilita el seguimiento y registro histrico de las auditorias y el cierre con el personal auditado, mediante el acceso a reportes parciales o finales y al envio de pendientes y e-mail a los auditores y a los auditados. Ayuda con el registro instantneo de los hallazgos enlazando automticamente con el mdulo de Acciones correctivas o de mejora del sistema de Mejoramiso para plantear en tiempo real un plan de accin de mejora

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MDULO DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES / SUGERENCIAS

Se cuenta con el mdulo mas completo para mejoramiento continuo, donde se levantan solicitudes para : No Conformidades reales, potenciales Sugencias, para Acciones Correctivas, Preventivas de Mejora respectivamente. Permite ingresar Solicitudes de N.C. todas las fuentes como Quejas de cliente, Producto No conforme, Revisin por la Direccin, inspeccines, comits de calidad, mediciones etc, Contiene las etapas Solicitud NC/Sug, correccin (tratamiento), Evaluacin, Investigacin, Plan de Accin y Revisin (verificacin). Las etapas son manejadas a travs de pendientes y mails que llegan a los responsables permitiendo el control de flujo de tareas (WorkFlow). Se pueden generar alarmas de acciones atrasadas y reportes de atrasos. Se cuenta con gran cantidad de informes de seguimiento, Estadsticos y grficos comparativos que sirven para el anlisis de datos con respecto a la cultura de Mejoramiento .
Correccin / Prevencin de la No Conformidad Evaluacin de Ciclo

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Investigacin de Causa

Implantacin de Solucin / Mejora

Verificacin Solucin Mejora

Informes

MODULO DE INFORMES DE SEGUIMIENTO PARA LA REVISIN POR LA DIRECCIN

Informe de Acciones por responsable asignado Informe de Acciones por Proceso Informe clasificado por el estado de Acciones (Investigando, Solucionando, verificando, etc) Informe de Acciones por Origen Fuente (Queja, Auditoria, Producto No Conforme, Revisin Direccin, Etc) Acciones preventivas o de Mejoras que ha reportado o propuesto cada usuario Reporte de Inversin en la prevencin de la calidad Resmenes de eventos por persona Reportes de Acciones atrasadas (de acuerdo a fecha establecida por el evaluador) Histrico de una Accin (todos los detalles)

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MDULO DE GRAFICOS

GRAFICOS ESTADSTICOS circularles y de barras para la toma de decisin con base en el anlisis de datos, para la revisin por parte de la direccin y para monitoreo del sistema de gestin entre otros: Estadstica de Acciones correctivas preventivas y mejoras. Participacin de Acciones por proceso Distribucin de N.C. por tipo de causa raz Distribucin de N.C. segn la fuente u origen Clasificacin de motivos de queja del Cliente Comportamiento de procesos en un periodo Mejoramientos vs objetivos de calidad

GRFICOS COMPARATIVOS tiles para analizar comportamientos entre periodos, producir acciones preventivas, como insumo a la revisin por la direccin, y para observar el mejoramiento periodo a periodo por diferentes variables Tendencia por proceso para observar la evolucin de un proceso seleccionado, de acuerdo con las acciones levantadas. Tendencia por origen para comparar entre dos periodos, la cantidad de acciones levantadas en cada una de las fuentes u origen. Relacin origen Vrs proceso, para conocer cuntas acciones se han levantado en los procesos seleccionados debido a un origen seleccionado entre dos periodos. Nmero de NC levantadas para el grupo de procesos seleccionados entre dos periodos Comparativo de motivo de queja entre periodos para conocer la evolucin de la percepcin o satisfaccin del cliente Sugerencias registradas a objetivo de calidad entre periodos Numero de acciones por origen a procesos entre periodos Numero de acciones por zonas por grupo de procesos Numero de sugerencias por proceso entre periodos

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MDULO DE INDICADORES DE GESTIN

Uno de los aspectos mas importantes en el mejoramiento continuo es la medicin de los proceso y objetivos. El sistema provee un mdulo en donde se recolectan las variables, se disea la ficha tcnica de cada indicador incluyendo relacin con el BSC, se mide por periodos a travs de grficos de lneas y de barras. Se cuenta con semforos para retroalimentar el sistema de gestin, si el resultado de la medicin es rojo se puede levantar accin correctiva y si es amarillo se puede levantar accin preventiva. Tambin tiene la funcionalidad para analizar el indicador especificando los aspectos que ocasionaron esa medicin. Para empresas que manejan el mtodo BSC, el sistema provee reporte de indicadores por perspectiva.

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MDULO DE TALENTO HUMANO:

El objetivo de Mdulo de talento humano es Identificar las brechas en el desempeo de las personas a travs de las evaluaciones de competencias, con el fin de establecer las acciones y planes de formacin. Este mdulo produce Informes de Brechas por persona, Reporte de necesidad para disminuir las brechas, El Plan General de Formacin que se realiza con base en las acciones necesarias para disminuir las brechas, Resumen de eventos por personas, Reporte Histrico de evaluaciones de Cargos anteriores y Reporte de mejoramiento por persona por cada requisito y competencia.

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MODULO DE EVALUACIN DE PROVEEDORES

Este mdulo permite evaluar proveedores que suministran productos crticos y no tan crticos. Maneja tablas de criterios de evaluacin para ser ponderados de acuerdo a la importancia de los criterios. El sistema sugiere el estado en que debe estar el proveedor de acuerdo a los resultados de la evaluacin.

Los pedidos se ingresan y se califican de acuerdo a los criterios

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MODULO DE CONTROL DE EQUIPOS M&E

Este modulo permite el control de equipos, llevando as un seguimiento de estos en una ficha tcnica, en donde se encontraran diligenciados para poder realizar el registro de operaciones. El modulo cuenta con la alternativa de enviar alertas, para recordar las operaciones prximas a realizarle al equipo y a la vez permite la realizacin de un plan de dichas operaciones. Provee un informe por categoras (aos, meses, das), lo cual muestra los principales datos de las operaciones realizadas.

PLAN DE ACCION

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MDULO PARA GESTIN DE RIESGOS

Uno de los aspectos mas importantes y a la vez complejos de implantar es el Mapa de Administracin de Riesgos. Necesario para establecer acciones preventivas. Contamos con un mdulo que parte del contexto estratgico (capacidades y entorno) para identificar los riesgos. Luego de etapas de Identificacin, anlisis, valoracin y polticas, se puede obtener el Mapa de riesgos y el plan de gestin de estos. El software contiene las etapas:

Hasta obtener el mapa de riesgos general y por proceso y el plan de accin correspondiente.

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MODULO ESTRATEGIA CORPORATIVA

Para la Alta direccin, el seguimiento a los objetivos de gestin se puede hacer a travs de un cuadro de mando, en donde se consulta los resultados de los indicadores, la situacin de los procesos que apoyan el Objetivo y un conjunto de aspectos integrados de varios mdulos. Todo a travs de clicks

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RAZONES DE GANANCIA
VALOR AGREGADO

Apoyo presencial a la implantacin. Capacitacin de todos los mdulos sin importar la cantidad de personas. Entrega de Manuales, guas de procedimientos obligatorios e instructivos tcnicos. Entrega de ayudas de cada Modulo en Power Point para formacin posterior. Soporte funcional y tcnico en lnea, telefnico, celular y via web. Apoyo de consultor experto en sistemas de gestin de calidad. Revisin y actualizacin de versiones, en promedio tres veces al ao. Software con acceso desde cualquier lugar del mundo Control de mensajes de tareas (Flujo de tareas) a travs del Software y por e-mail.
ORIENTACION

El software Mejoramiso est orientado al apoyo de la implantacin de la cultura de mejoramiento continuo de su empresa, con base en tecnologa de fcil acceso. Mejoramiso ha sido diseado especialmente para aumentar la productividad de su empresa a travs de la reduccin de costos de No Calidad, igualmente para mejorar su competitividad a travs de la Satisfaccin del Cliente y simultneamente para cumplir con las disposiciones de la normatividad ISO 9001.
FUNCIONALIDAD

Ambiente orientado a la WEB de fcil manejo, manual en lnea Contiene la metodologa Work Flow (flujo de tareas) para conocer de primera mano quien es el responsable de una actividad y la trazabilidad de las actividades de mejoramiento continuo. El sistema esta basado en el anuncio de estado pendientes a cada usuario y maneja mensajes automticos a medida que una accin va avanzando en el proceso de la solucin. Facilita la labor del encargado de calidad, con respecto al monitoreo de los planes de accin a procesos y objetivos de calidad, a auditoras, a indicadores, control de documentos, planes de formacin, a monitoreo de tareas pendientes, registros histricos, y le ayuda con la elaboracin de reportes grficos de datos y estatus de los diferentes procesos del sistema de gestin de calidad. Almacenamiento confiable de los registros histricos de las No Conformidades y las Acciones correspondientes, auditorias, evaluaciones de desempeo del recurso y documentos Alertas de vencimiento tareas y pendientes por e-mail

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TECNOLOGIA Modalidad Licenciamiento Versin Profesional Modalidad Licenciamiento Versin Estandarpyme Servicio de Renta modalidad SaaS (Software as a Service) IMPLANTACIN

Se implanta en tiempo record (Apoyo presencial de consultor), especialmente para comenzar las acciones de mejoramiento Si ofrece en renta mensual para uso por Internet desde nuestro servidor. El Cliente no compromete recursos de su servidor.
MEJORA CONTINUA

ACCIONES Control en acciones correctivas, preventivas y mejoras Asigna pendientes a los responsables de cada etapa Enva emails a los responsables Posibilidad de manejar anomalas y problemas por cualquier fuente (origen) dado que existe la figura del evaluador quien decide si se hace o no el ciclo completo de la accin Registro de Quejas de Cliente, Producto No conforme entre otros Enva recordatorios o alertas por email antes del vencimiento del pendiente AUDITORIAS Administracin Programacin, Plan, Ejecucin e Informes de Auditorias GRAFICOS Filtros para mas de 50 grficos por Estado (investigando, Solucionando, verificando, ), Acciones por responsable, por Proceso, Acciones por Origen-Fuente entre otros Grficos de circulares y barras preestablecidos con respecto al mejoramiento para Anlisis de datos e Informe de Revisin por la Direccin: por Tipos de Acciones, Acciones por proceso, Satisfaccin del Cliente, Fuentes de acciones, Causas de No Conformidades, Mejoras a los Objetivos entre otros. Grficos Comparativos entre periodos para ver tendencias, como fuente de acciones preventivas por Acciones por Origen entre periodos, Percepcin del cliente entre periodos, Sugerencias a objetivos entre periodos, Acciones por Origen a procesos entre perodos, Acciones por Zonas o por grupo de procesos INDICADORES Se puede definir cualquier tipo de Indicador Manejo de semforos para retroalimentar la mejora (sistema de gestin) Relacin del Indicador con la perspectiva del BSC Permite registrar el anlisis de la grfica del indicador y guardarlo para consultas de la direccin Recoleccin de Variables por carga externa o digitadas por el sistema

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EVALUACION TALENTO HUMANO Modulo sencillo y prctico para encontrar brechas y hacer plan de formacin Permite definir las Competencias de los perfiles de cargo Detecta brechas luego de las evaluaciones del desempeo Informa las Acciones necesarias que el evaluador ingres, para disminuir las Brechas Con lo anterior se elabora plan de Formacin Produce informe de mejoramiento por persona EVALUACION DE PROVEEDORES Permite criterios y ponderaciones de estos El sistema luego de la evaluacin le sugiere el estado del proveedor como: Suspenderlo, Aprobado, Levantar accin preventiva o correctiva, etc Le puede enviar el resultado al Proveedor de acuerdo al principio de Mutuas Relaciones CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION & ENSAYO (y otros) Permite programar las actividades sobre los equipos Enva mensajes de recordacin de las actividades pendientes Realiza planes diarios, mensuales y anuales GESTIN DEL RIESGO Con base en el contexto estratgico de identifican los riesgos producto de las debilidades y amenazas en la organizacin Se vinculan a los procesos afectados analizando la frecuencia e impacto De la ponderacin anterior se produce el mapa de riesgos y el plan de gestin

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