1

1.1

Diagrama de decisiones
Por qu utilizar esta herramienta en evaluacin?

Las estrategias se conciben al final de un proceso que integra objetivos globales, elementos de contexto y orientaciones de los socios. El diagrama de decisiones representa el proceso de concepcin, la consideracin de la informacin clave, la intervencin de las partes interesadas y la gestin del calendario. Visualiza las decisiones tomadas durante la elaboracin de la estrategia y sus consecuencias sobre los objetivos seleccionados y los impactos esperados. El diagrama de decisiones constituye un complemento til a los diagramas de objetivos y de efectos. Los documentos que presentan las estrategias de cooperacin exponen en general un conjunto de objetivos entre los cuales puede distinguirse uno o varios objetivos globales, objetivos operativos relativos a los proyectos concretos de ayuda y un conjunto de objetivos intermedios situados a distintos niveles. Las decisiones que toman los autores de los documentos de estrategia y de programacin tienen en cuenta especialmente: Las recomendaciones de las instancias dirigentes de la Unin Europea (Consejo, Parlamento, Comisin). El anlisis de hechos externos importantes, situacin del pas). (acontecimientos

La intervencin de actores externos (Gobierno asociado, Estados miembros u otros donantes). Las enseanzas extradas de programas o proyectos anteriores.

Son precisamente los efectos de estas orientaciones, datos contextuales y anlisis lo que se escribe en el diagrama de decisiones. Cada una de las casillas de la columna central del diagrama representa las decisiones llevadas a cabo (objetivos seleccionados, objetivos no seleccionados), mientras que las casillas laterales representan los flujos de recursos, que constituyen las justificaciones externas de esas elecciones.

1.2

Cundo utilizar decisiones?

el

diagrama

de

El diagrama de decisiones hace visible: El conjunto de opciones posibles para el establecimiento del sistema de objetivos (objetivo global, objetivos intermedios seleccionados y descartados, etc.). Las incidencias externas que hayan conducido a las distintas decisiones.

El diagrama de decisiones contribuye al anlisis de la estrategia tanto en trminos de coherencia interna (sucesin lgica de las sucesivas decisiones) como de pertinencia respecto al exterior (consideracin de los elementos contextuales y de las posturas de las partes interesadas). Fig. 1 Etapas de la construccin de un diagrama de decisiones
Identificar los momentos de decisin

Formular las preguntas

Recopilar la informacin

Establecer un diagrama provisional

Comprobar el diagrama

Establecer el diagrama definitivo

Cuando los trminos de referencia de la evaluacin hacen hincapi en el examen de la cooperacin entre socios, el diagrama permite visualizar la intervencin de los principales socios (Gobierno, Estados miembros y otros donantes) en la concepcin de la estrategia, el establecimiento de programas y la seleccin de proyectos.

Lo mismo ocurre en el anlisis Coordinacin, Complementariedad).

de

las

(Coherencia,

1.3

Cmo construir decisiones?

el

diagrama

de

El proceso de elaboracin de un diagrama de decisiones con fines de evaluacin se apoya en dos pilares: La identificacin de los momentos de decisin (eleccin de los objetivos). La localizacin, recopilacin informacin correspondiente. y tratamiento de la

1.3.1

Etapas de construccin del diagrama de decisiones

Fig. 2 Seleccin de los objetivos

Objetivo global

Objetivo intermedios seleccionado

Objetivo intermedios seleccionado

Objetivo intermedios no seleccionado

Objetivo intermedios no seleccionado

Decisin Objetivo global Recursos externos Objetivo intermedios Recursos internos

1.3.1.1

Etapa 1: identificar los momentos de decisin

En la mayora de los casos, el establecimiento del diagrama de decisiones es la continuacin de la construccin del diagrama de 3

objetivos. El diagrama de objetivos es la herramienta bsica para identificar los momentos de decisin. Excepto el momento en que se define el objetivo global, el resto de los momentos de decisin se sita en cada una de las ramificaciones del diagrama. Es precisamente ah donde se formulan las siguientes preguntas: Por qu se han seleccionado esos objetivos? Por qu no otros? 1.3.1.2 Etapa 2: formular las preguntas

Cmo identificar las preguntas que conciernen a la justificacin de la decisin (eleccin de los objetivos)? Observemos que la identificacin de los objetivos no seleccionados ayuda a precisarlas. En cada uno de los momentos de eleccin, pueden presentarse cuatro posibilidades: Los documentos de estrategia y de programacin especifican los objetivos no seleccionados y aportan las razones que han llevado a descartarlos. Los documentos de trabajo (versiones provisionales, notas y correspondencia diversa) permiten localizarlos y a veces justifican las elecciones que se han hecho (lo que en principio es siempre el caso cuando se trata de reacciones de los Estados miembros y de las respuestas que generan). Ninguno de los documentos disponibles especifica las elecciones llevadas a cabo, pero las entrevistas con los responsables implicados en estas decisiones aportan aclaraciones pertinentes. Los evaluadores no han recopilado ninguna informacin escrita u oral que permita explicar las elecciones hechas. En los tres primeros casos, los evaluadores basarn su primera hiptesis en la informacin aportada sobre los objetivos considerados y no seleccionados, adems de las razones por las que han sido descartados. En el ltimo caso, convendr identificar los objetivos tericamente posibles. 1.3.1.3 Etapa 3: recopilar informacin til

Antes de la construccin del diagrama, hay que valorar la fiabilidad de las fuentes de informacin. Si sta se revela insuficiente, se recomienda renunciar. Generalmente, la informacin escrita debe buscarse en cuatro tipos principales de documentos: 4

El documento estratgico y el programa pueden aportar informacin sobre experiencias y enseanzas de actuaciones pasadas, el contexto poltico, econmico y social, la intervencin de los Estados miembros y la de los otros principales donantes. Los documentos preliminares (actas de reuniones, informes de misiones de avanzada, correspondencia y notas internas o entre servicios) pueden aportar luz respecto a la seleccin de prioridades. Las evaluaciones pueden informar sobre experiencias de las que extraer lecciones tiles. Los documentos ms generales del Consejo y de la Comisin (conclusiones, recomendaciones, informes), adems de tratados y acuerdos, presentan a menudo elementos de contexto, enseanzas y prioridades que los autores de estrategias y programas tienen forzosamente en mente.

Le corresponde al equipo de evaluacin emitir un juicio previo sobre la calidad de esas fuentes, en trminos de cantidad, pertinencia, fiabilidad y accesibilidad. Este juicio, que debe estar suficientemente argumentado, ser puesto en conocimiento de los responsables de la evaluacin, que debern validarlo. 1.3.1.4 Etapa 4: establecer el diagrama provisional

Tomando como base el diagrama de objetivos, se lleva a cabo una primera seleccin de la informacin pertinente, que pasa por: El establecimiento de uno o varios cronogramas que describen la sucesin de acontecimientos y/o informacin que intervienen en el proceso de elaboracin de la estrategia y del programa. La seleccin en los documentos recopilados de textos relativos a la seleccin de los objetivos, as como a las modalidades de ayuda previstas o a los factores que influyen en esa seleccin. La clasificacin e indizacin de los textos. Las respuestas provisionales a las distintas preguntas se formularn a partir de la informacin recopilada. Es posible que algunas preguntas queden sin respuesta. El diagrama de objetivos sirve de base para la sucesin de decisiones. Identifica cuatro (a veces cinco) momentos de decisin relativos a: 5

El objetivo global. Los objetivos intermedios a corto y medio plazo. Los objetivos operativos.

La elaboracin de estrategias y programas no suele estar exclusivamente guiada por esa lgica. Los autores parten, explcita o implcitamente, de un objetivo global. Despus examinan a travs de qu medios concretos de los que disponga puede la Comisin Europea perseguir ese objetivo. La sucesin de decisiones se reduce entonces a dos momentos: Eleccin del objetivo global. Eleccin de los campos y modalidades de intervencin. El diagrama de conjunto, en forma de espina de pescado, se ve completado por diagramas detallados que corresponden a cada uno de los momentos de decisin. Una lupa a la izquierda del esquema permitir especificar los resultados de la decisin, sobre todo los objetivos que han sido seleccionados y los que no lo han sido. 1.3.1.5 Etapa 5: comprobar el diagrama provisional

Las decisiones tomadas y su explicacin deben ser comprobadas por los actores principales de la elaboracin estratgica y de la programacin, si es posible especialmente por los servicios de la Comisin (sede y delegacin), los representantes de las otras partes interesadas (Estados miembros, ONG, etc.), los interlocutores habituales en los pases en cuestin y/o los Gobiernos beneficiarios. Etapa 6: Establecer el diagrama definitivo Puede suceder que el test desemboque en un replanteamiento una parte del diagrama provisional, especialmente cuando considere mayoritariamente que las justificaciones aportadas reflejan la realidad de la elaboracin estratgica y programacin. de se no de

En ese caso, podra hacerse necesaria una revisin de la informacin, e incluso una recopilacin complementaria. El diagrama definitivo toma la misma forma que el diagrama provisional (diagrama principal y representacin de los momentos de decisin). Va acompaado de una tabla explicativa sobre el tratamiento de la informacin recopilada.

Fig. 3: Diagrama de decisiones de la elaboracin de la estrategia de la Comisin en Tanzania 2000-2007

Chane des dcisions Flux de ressources provenant des institutions de lUnion Europenne Flux de ressources extrieures lUnion Europenne

Trait dAmsterdam (1)

COM(2000)212 (2) Accord de Cotonou (3) Bilan des programmes prcdents (4-10)

Situation de la Tanzanie (13-16)

Mid-Term Review (11-12) Matrice des donneurs (17) Cohrence interne (18-20)

Choix des secteurs dintervention

Stratgie 2001-2007 (21-22) Projets en portefeuille Demandes spcifiques de la Tanzanie

Aucun texte disponible Programme 2001-2007 (23) Cohrence interne (18-21) Cohrence au sein de lUE (26-27)

numro renvoyant aux textes en annexe

CSP 2001-2007

1.4

Qu recursos se necesitan?

Fig. 4 Recursos necesarios En tiempo Recopilacin y preparacin: de 3 a 8 das. Anlisis: de 3 a 8 das. Tests: de 3 a 10 das. Humanos Conocimiento de los procedimientos de elaboracin de las estrategias y programas de la CE. Dominio de las herramientas informticas aconsejable. Rigor lgico. Experiencia en los campos cubiertos por las estrategias y los programas. Conocimiento especfico del pas, del sector o del tema en cuestin. Es necesario un presupuesto de 5.000 a 10.000 que cubra tambin la construccin de los diagramas de problemas, de objetivos y de efectos.

Econmicos

1.5

Cules son las ventajas y los lmites de esta herramienta?

Fig. 5 Ventajas y lmites Ventajas Clarificacin de la estrategia. El diagrama de decisiones hace visible el conjunto de opciones posibles para el establecimiento del sistema de objetivos y las incidencias externas que hayan conducido a las distintas elecciones. Facilita el anlisis de la estrategia, de su coherencia interna y de su pertinencia respecto al exterior. Cuando los trminos de referencia de la evaluacin hacen hincapi en el examen de la cooperacin entre socios, el diagrama permite visualizar la intervencin de los principales socios (Gobierno, Estados 8

miembros y otros donantes) en la concepcin de la estrategia, el establecimiento de programas y la seleccin de proyectos. Lo mismo ocurre en el anlisis de las 3 C (Coherencia, Coordinacin, Complementariedad). Lmites Los lmites ms importantes que presenta la utilizacin de este instrumento son de dos rdenes: Disponibilidad de la informacin. Incertidumbre sobre las causalidades. La informacin directa sobre los factores que intervienen en el proceso de formulacin estratgica y de programacin es a veces escasa en los documentos oficiales. Los documentos no pblicos (estudios, notas, correspondencia) son en principio ms abundantes. A veces es necesaria una interpretacin, con los riesgos de error que ello comporta, especialmente cuando las decisiones pueden encontrar su justificacin en la conjuncin de varias causas.

1.6

Listas de control

Lista de control para los evaluadores Los responsables de la evaluacin han hecho un inventario de la naturaleza y calidad de la informacin previa? En su defecto, ha hecho un inventario de ese tipo el equipo de evaluacin y ste ha sido sometido a los responsables de la evaluacin y ha sido validado por ellos? Se han podido identificar claramente las elecciones de los objetivos? Se ha establecido de forma irrefutable la sucesin de las decisiones? Proporciona la documentacin disponible indicaciones sobre los objetivos no seleccionados y las razones que han conducido a descartarlos? Permiten las entrevistas con los autores de los documentos paliar todas las deficiencias de la documentacin escrita? Derivan lgicamente las preguntas planteadas identificacin de los objetivos seleccionados seleccionados? de la y no

El diagrama provisional presenta de forma explcita los momentos en que hay que elegir y el resultado de dichas decisiones (objetivos seleccionados, objetivos no seleccionados)? Se ha llevado a cabo un test del diagrama provisional con los actores principales (autores, agentes, Gobiernos asociados)? Se han tenido en cuenta imparcialmente los resultados del test en la elaboracin del diagrama definitivo? Ha servido el diagrama para juzgar correctamente la pertinencia de la estrategia y de la programacin, la calidad del partenariado y las 3C? Se ha sometido a validacin de un panel de funcionarios de la Comisin y de expertos independientes el juicio revisado? Se han tenido en cuenta fielmente las conclusiones del panel?

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Lista de control para los gestores Se apoyan las respuestas dadas en la informacin recopilada? Traduce el diagrama el conjunto del sistema de objetivos y presenta de forma explcita las decisiones? Se ha llevado a cabo un test del diagrama provisional con los actores principales (autores, agentes, Gobiernos asociados)? Permite el diagrama juzgar la pertinencia de la estrategia y de la programacin, la calidad del partenariado y las 3C? Se ha sometido a validacin de un panel de funcionarios de la Comisin y de expertos independientes el juicio revisado? Se han tenido en cuenta fielmente las conclusiones del panel?

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