1 PAPELES TRABAJO DE

DESCRIPCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo sirven para dejar constancia escrita del trabajo realizado por el auditor: El conocimiento del negocio de la empresa La revisin y evaluacin del control interno Las pruebas de revisin de saldos. Tambin recogen las conclusiones auditor como resultado de su trabajo: Deficiencias de control interno Ajustes y reclasificaciones Igualmente los P de T recogen la evidencia obtenida por el auditor acerca de la veracidad de las cuentas anuales: Fotocopias de mayores Fotocopias de facturas, albaranes Fotocopias de escrituras Respuestas a la circularizacin bancaria Respuestas a las confirmaciones clientes En cuanto a a las que llega el

de la

proveedores,

procedencia de los P de T, cabe diferenciar: 1. Los preparados por el auditor Sumarias Cuadres: de IVA, IRPF 2. Los recibidos del auditado Fotocopias de facturas, albaranes, escrituras Balances de sumas y saldos, mayores

3 3. Los recibidos de terceros ajenos a la empresa y auditor: Respuestas a circularizaciones de bancos, asesores, aseguradoras Respuestas de confirmaciones a clientes, proveedores Los P de T tienen que confeccionarse, organizarse y clasificarse con la suficiente sencillez y claridad como para que puedan ser comprendidos sin ningn tipo de aclaracin o explicacin adicional: Por parte de otros miembros del equipo o firma de auditora. Por parte de los componentes de los controles de calidad del ICAC o de las corporaciones. VALOR PROBATORIO EN CASO DE JUICIO Los P de T tienen valor probatorio en caso de juicio, por lo que pueden ser tiles para un auditor acusado de fraude o negligencia. Los P de T que contengan cuestiones no resueltas, indicaciones no seguidas o un tratamiento inadecuado de asuntos importantes, pueden servir de apoyo a la parte demandante. PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS PAPELES Conforme a lo dispuesto en la Ley de Auditora, los papeles de trabajo son propiedad del auditor, el cual debe conservarlos por un perodo de cinco aos. Aunque la informacin que contienen es totalmente confidencial, y nadie puede utilizarla sin el consentimiento de la compaa auditada, existen, no obstante, ciertas excepciones al secreto profesional, como son: por mandato judicial, quienes estn autorizados por la ley, y el ICAC, en el ejercicio del control tcnico del auditor. 2.- CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Hay tres grandes conceptos en el contenido de los papeles de trabajo: 1. Identificacin 2. Trabajo realizado 3. Conclusiones

1.- Identificacin Suelen contener la siguiente informacin: El nombre del cliente: indicado de modo completo y exacto, y situado en la parte superior central. Ejercicio al que se refiere la auditora. Indica la fecha de los estados financieros, no la fecha del trabajo. Se coloca en la esquina superior derecha.

Ttulo. Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la naturaleza o finalidad del P de T. Sumarias. El ttulo es el epgrafe del rea de los estados financieros. Papeles de detalle. El ttulo indica el tipo de anlisis o procedimiento aplicado, y con frecuencia se refiere a la correspondiente prueba del programa de auditora. Referencia. Es un ndice alfanumrico que siempre figura en rojo y se coloca en la esquina superior derecha. Firma de quien lo ha realizado. Iniciales y fecha del preparador. En la esquina inferior izquierda. Las iniciales del preparador indican responsabilidad de la totalidad del P de T. La fecha es aqulla en la que se prepar el P de T. la

Firma de quien lo ha revisado. Se responsabiliza de que el trabajo realizado por quien lo prepar haya sido el adecuado. P. P. C. Preparado por el cliente. Indica P de T preparados por el personal del auditado. Se coloca en rojo, barrado e inclinado en la parte superior izquierda.

Nombre Ao Ttulo del papel

cliente REF

Firmas: de quien lo prepara y revisa

Estos datos se encuentran distribuidos en la parte superior e inferior de los papeles. Ejemplos de ttulos: Cdula sumaria (de las diferentes reas) Arqueo de caja Anlisis de adiciones y retiros de inmovilizado Conciliaciones bancarias Anlisis de antigedad de deuda Corte de operaciones

La referencia sirve para organizar los papeles de trabajo y que luego resulte fcil su localizacin, as como la revisin de los mismos. 2.- Trabajo realizado Se encuentra en el cuerpo del papel de trabajo. Su contenido depender del tipo de trabajo que se haya realizado, como veremos en el siguiente apartado: 3.- Conclusiones Las conclusiones suelen aparecer al final de cada rea. Recogen la opinin que el auditor se ha formado acerca del rea despus de concluir el trabajo que tena previsto.

6 Ejemplos de conclusiones: REA DE TESORERA. De acuerdo con el trabajo realizado y puesto que no nos hemos encontrado con ninguna incidencia significativa, los saldos del rea son razonablemente correctos. REA DE CUENTAS A COBRAR. De acuerdo con el trabajo realizado y salvo por los ajustes y reclasificaciones que hemos propuesto, los saldos del rea son razonablemente correctos. REA DE EXISTENCIAS. De acuerdo con el trabajo realizado y salvo por la limitacin al alcance encontrada, los saldos del rea son razonablemente correctos. 3.- CLASES DE PAPELES DE TRABAJO De acuerdo con el contenido de los P de T podemos establecer las siguientes clases: 1. Papeles de trabajo relacionados con la planificacin 2. Papeles de trabajo relacionados con los saldos y transacciones 3. Papeles de trabajo relacionados con la obtencin de evidencia 1. Papeles de trabajo relacionados con la planificacin Memorndum de planificacin.
Programa de auditora del rea... Hech o por Refer.

1.2.3.4.5.-

Presupuesto de horas de trabajo y programacin del equipo. Aspectos pendientes de solucin en el curso de la auditora.

7 Sugerencias para futuros trabajos de auditora. 2. Papeles de trabajo relacionados con los saldos y transacciones LOS ESTADOS FINANCIEROS Preparados por la empresa. En muy pocas ocasiones el auditor cuenta desde el comienzo de la auditora con los estados financieros. Es habitual que los mismos se estn elaborando en el desarrollo de la auditora. EL BALANCE DE COMPROBACIN. Normalmente la auditora comienza sobre la base del balance de comprobacin o de sumas y saldos. HOJAS SUMARIAS. Recoge los saldos de las cuentas que componen el rea. Es el P de Tque abre el rea. En las que se traslada la informacin del balance de comprobacin de cada partida o concepto principal de aquellos estados

Ca de Levante, SA Sumaria de tesorera

31/12/97

Cuenta s Caja Banco s Totales ZZZ

Saldos

Ref.

XXX YYY

A5 A 10

AG 5

Hecho por: Revisado por:

8
Ca de Levante, SA 31/12/97

Sumaria de ctas. a cobrar

Cuenta s Clientes, pts XXX

Saldos

Ref.

Clientes, m.e. YYY Deudore WWW s Totales ZZZ

C5 C 10 C 15

AG 5

Hecho por: Revisado por:

HOJAS DE DETALLE DEL SALDO QUE CONFORMA CADA CUENTA DEL BALANCE Muestran el desglose de los saldos de las sumarias.
Ca de Levante, SA Detalle de bancos 31/12/97 A10

Cuentas

Saldos

Ref. A12 A14 A16

BBV VVV Banco Santander XXX Bankinter YYY Banco de Comercio WWW Totales ZZZ

Hecho por: Revisado por:

9
Ca de Levante, SA 31/12/97

C5 Control circularizacin clientes, pts.

Cuenta s

Saldos Ref. AG5 AG5 AG6 AG6 AG6

Enviad a 1 2 OK

Respuesta OK No Ref.

Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3 Cliente 4 ...... Totales ZZZ

C 5/1 C C C C 5/2 5/3 5/4 5/5

Hecho por: Revisado por:

3. Papeles de trabajo relacionados con la obtencin de evidencia PAPELES DESTINADOS A REFLEJAR PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA DE CADA REA Conciliacin bancaria Conciliacin de clientes Corte de operaciones Prueba de nminas AQUELLOS QUE RECOGEN LA SISTEMA DE CONTROL INTERNO Cuestionarios o flujogramas. EVALUACIN LOS

DEL

COPIAS DE LOS DOCUMENTOS QUE HAN SIDO EXAMINADOS: Escrituras, actas, contratos, etc.

IMPORTANTES

COPIASDE LAS CARTAS DE CONFIRMACIN Y CONTESTACIONES. Remitidas a terceros solicitando la de determinada informacin y las correspondientes contestaciones de

las mismas. LA CONSTANCIA DE INSPECCIONES OCULARES Como recuentos, inventarios y otros, as como las notas sobre las indagaciones orales.

10

LA CONSTANCIA DE INSPECCIONES ORALES Como las notas sobre las indagaciones orales. NOTAS SOBRE CLCULOS REALIZADOS Revisiones practicadas PAPELES RELACIONADOS CON LA PREPARACIN Y FORMULACIN DE SU OPININ: a) Como el Resumen de ajustes y reclasificaciones. Comprende todos los ajustes y reclasificaciones detectados con posibles efectos en la opinin.

Ca de Levante, SA

31/12/97

AG20

Resumen de ajustes y reclasificaciones Rdos ejer. anteriores D, (H)

Ref .

Ajustes y Balance P y G Reclasifi D, (H) D, c. (H)

Totales

Hecho por: Revisado por:

11 b) Otro P de T es el Resumen de asuntos que afectan a la opinin, que recoge todas las incidencias detectadas diferentes a los ajustes y reclasificaciones que posiblemente tendrn incidencia en la opinin.

AG20 Resumen de asuntos que afectana a la opinin

Ca de Levante, SA

31/12/97

Asunto

Ref.

Disposicin del gerente

Hecho por: Revisado por:

Veamos algunos ejemplos:

ASUNT O La compaa no ha permitido circularicemos a los clientes La compaa no ha incluido en la Memoria la propuesta de distribucin de beneficios La empresa ha infringido la legislacin medioambiental Se ha cambiado del FIFO al PMP en la valoracin de la rotacin de existencias que REF. DISPOSICIN DEL GERENTE Limitacin al alcance Salvedad por informacin omisin de

Salvedad por incertidumbre Mencin en el informe auditora por cambio principio contable. de de

b) Resumen de incidencias de control interno, que recoge todas las debilidades de control interno detectadas y que constituirn el contenido de la carta de recomendaciones.

12

Resumen de puntos de control interno Debilidad Recomendacin Refer.

Veamos algunos ejemplos:

DEBILIDAD DE CONTROL INTERNO No se realizan peridicamente conciliaciones bancarias. Las compras se contabilizan y dan de alta cuando se recibe y comprueba el gnero recibido. REF. RECOMENDACIN Recomendamos que por lo menos una vez al ao y coincidiendo con el cierre se realicen conciliaciones bancarias. Recomendamos que la contabilizacin de la compra y el alta en inventario tenga lugar con la transferencia de la propiedad. Recomendamos practicar arqueos de caja sorpresivos al menos una vez al ao.

No se realizan arqueos de caja por persona diferente al cajero. Varias personas disponen de firma individual en las cuentas bancarias de la empresa.

4.- ADMINISTRACIN DEL TRABAJO Los papeles de trabajo se archivan y organizan en dos tipos de archivos: Archivos de los papeles del ejercicio Archivo permanente 1.- Archivos de los papeles del ejercicio Son aquellos papeles que tienen utilidad para el periodo auditado. A su vez se desglosa en otras dos clases de archivos: Archivo general (AG)

 Archivo de los estados financieros (AEF) A) Archivo general Contiene los siguientes papeles de trabajo del ejercicio: ndice AG 1

El primer P de T del AG suele ser un ndice de todos los papeles que integran este archivo. Contiene la referencia encuentran los diferentes P de T. Plan global de auditora del lugar donde se

AG 2

Recoge por escrito la planificacin del trabajo. La planificacin se realiza cada ao segn las caractersticas de la empresa, del sector, reas de riesgo, nivel de materialidad Cuentas anuales a auditar AG 3

Las cuentas anuales objeto de la auditora (balance, prdidas y ganancias y memoria) se solicitan a la compaa y se archivan en una carpeta del AG. Tambin se ejercicio comparativos. incluyen anterior las a del efectos AG 4

Informe de auditora

Una vez confeccionado el informe, una copia referenciada a los papeles de trabajo del AEF se incluye en el AG. Informe de control interno AG 5

Es donde el auditor manifiesta las debilidades de control interno de la empresa. Es un trabajo obligado que se dirige la direccin de la compaa. para los auditores

Resumen de ajustes y reclasificaciones

AG 6

14 Recoge todos los ajustes y reclasificaciones detectados durante el transcurso del trabajo con una posible incidencia en el informe de auditora. Segn el tipo y la importancia de los ajustes y reclasificaciones el informe de auditora ser de una manera u otra. Resumen de asuntos que afectan a la opinin AG 7 Recoge todas las incidencias detectadas diferentes a los ajustes y reclasificaciones que posiblemente tendrn incidencia en la opinin. Por ejemplo, incertidumbre, limitaciones al alcance Carta de manifestaciones AG 8

Una copia de la misma debe incluirse en este archivo. Actas examinadas AG 9

Un resumen o fotocopia de las actas examinadas: del Consejo de Administracin y de la Junta de Accionistas. Control horas reales y previstas 10 AG

Supone comparar las horas que se haban previsto con las reales con el fin de: Determinar la rentabilidad de la auditora. Ser un referente para auditoras futuras. En el ANEXO I mostramos un modelo. B) Archivo de los estados financieros

Contiene los papeles de trabajo del ejercicio: Sumarias Desglose de las sumarias Pruebas realizadas Evidencia obtenida Ajustes y resto de incidencias detectadas, que luego

se trasladarn al AG. Conclusiones de las reas

15 Los P de T se encuentran clasificados en rea: Caja y bancos Clientes y otras cuentas a cobrar Existencias Inmovilizado Proveedores y otras cuentas a pagar Deudas a largo plazo Ajustes por periodificacin Capital y reservas Prdidas y Ganancias

2.- Archivo permanente El archivo permanente contiene todos aquellos documentos y papeles de trabajo que necesitan ser consultados de forma continua, ao tras ao. Puesto que sirve para la auditora de diferentes aos, este archivo tendr que actualizarse. Hoja ndice AP 1

El primer P de T del AP suele ser un ndice de todos los papeles que integran este archivo. Contiene la referencia encuentran los diferentes P de T. Estatutos de la sociedad del lugar donde se

AP 2

Cada vez que se modifiquen los estatutos de la sociedad habr que actualizar este apartado. Convenio colectivo AP 3

En general vara poco de ao a ao, sobre todo aspectos como las vacaciones o aspectos sociales. Los cambios suelen venir en relacin con las subidas salariales Contratos y escrituras Contratos de compra inmovilizado Escrituras de constitucin venta de AP 4 elementos de

16 Escrituras edificios) Escrituras de Escrituras de Escrituras de de adquisicin de inmuebles (terrenos, hipoteca aumento de capital plizas de seguro

17 Organigrama de la empresa AP 5

Es de inters para saber cules son las personas que constituyen la cpula de la empresa: Director general Responsable financiero Responsable de contabilidad Responsable de administracin Responsable de administracin Responsable del departamento comercial Responsable del rea de informtica Jefe de almacn Manuales de procedimientos y autorizaciones AP 6

Estos documentos aunque pueden ser objeto de actualizacin, pueden servir durante varios aos. 4.- REFERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Estn compuestas por letras y nmeros y van siempre en rojo: La letra corresponde a un captulo o seccin de los P de T. El nmero representa la secuencia de los P de T dentro de la seccin. Los P de T se referencian por dos motivos: Para que se encuentren organizados por reas Para que se puedan localizar fcilmente Las referencias ms tpicas para los diferentes archivos son: 1.- Archivo general ndice Plan global de auditora Cuentas anuales a auditar AG 1 AG 2 AG 3

La numeracin de los documentos que ocupan ms de una hoja se hace de la siguiente manera:

18 AG 3 1/5, AG 3 2/5,, AG 3 5/5; o bien AG 3/1, AG 3/2,, AG 3/5; 2.- Archivo permanente Hoja ndice Estatutos de la sociedad Convenio colectivo AP 1 AP 2 AP 3

3.- Archivo de los estados financieros Las referencias cambian un poco acompaadas de las iniciales del archivo al que corresponden. porque no van

A las partidas se les asigna una letra alfabticamente por su orden de aparicin en el balance. Caja y bancos Clientes y otras cuentas a cobrar Existencias Inmovilizado Proveedores y otras cuentas a pagar a largo plazo Deudas Ajustes por periodificacin Capital y reservas Prdidas y Ganancias Si queremos insertar referencias consecutivas se realiza as: hojas A B C D E F G H I entre dos A B C D A A B B C C D D E E que llevan

Entre A 5 y A 6, pondramos A 5/1, A 5/2, A 5/3 Entre A 5/1 y A 5/2, pondramos A 5/1/1, A 5/1/2

19 LOS CRUCES DE REFERENCIA Sirven para relacionar dos papeles de trabajo que pueden estar en una misma rea o reas diferentes.
Ca de Levante, SA 31/12/97 C

Sumaria de existencias

Cuentas

Saldos

Ref. C5 C 10 C 15 C 20 AG 3/2

Comerciale s Mat. primas Prod. en curso Prod. terminados Totale s

Hecho por: Revisado por:

Ca de Levante, SA

C20 Desglose de productos terminados

31/12/97

Cuentas Prod. term. A Prod. term. B Prod. term. C Prod. term. D Totales

Saldos

Ref. C C C C C 21 22 23 24

Hecho por: Revisado por:

20 5.- MARCAS DE COMPROBACIN Tambin denominados tildes y tick marks. Son smbolos que documentan los P de T, dotndoles de significado y dejando constancia de parte del trabajo realizado. A. EJEMPLOS: Con balance de sumas y saldos Con papeles de trabajo del W ao anterior Verificadas operaciones aritmticas No obstante, el significado de los tildes es variable y hay que acudir al pie de pgina de los P de T donde a modo de leyenda se explica lo que representan. B VENTAJAS 1. Pueden anotarse rpidamente en los P de T. 2. Eliminan la necesidad de duplicar explicaciones. 3. Facilitan un examen rpido y eficiente de los P de T C NORMAS PARA LA UTILIZACIN 1. Deben escribirse en rojo. 2. Deben ser claras y perfectamente distinguibles. 3. Deben ser sencillas y, cuando sea posible, estar normalizadas para todos los P de T. 4. No debe inundarse un P de T con tildes, haciendo imposible seguir el flujo de trabajo. 5. Las explicaciones deben estar en la misma cdula del tilde. 6. Las explicaciones deben ser descripcin del trabajo realizado. precisas en la