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Captulo III - Jos Renato Ferreira Barreto

CAPTULO 3 INDICADORES
3.1 IMPORTNCIA E CONCEITUAO DOS INDICADORES
3.1.1 PAPEL DOS INDICADORES Os indicadores so sinais vitais da organizao. Eles informam s pessoas o que esto fazendo, como esto se saindo e se esto agindo como parte do todo. Eles comunicam o que importante para toda a organizao: a estratgia do primeiro escalo para os demais nveis, resultados dos processos, desde os nveis inferiores at o primeiro escalo, o controle e a melhoria dentro dos processos. Os indicadores devem interligar estratgia, recursos e processos ( HRONEC e ANDERSEN, 1994). Os indicadores podem ser de carter estratgico ou operacional. Segundo KAPLAN e NORTON (1997), os indicadores estratgicos se originam no nvel mais elevado e decompem-se em indicadores especficos de nvel operacional. Desta forma, as melhorias localizadas se alinham aos objetivos globais da empresa. Isto propicia a interligao de processos internos, o compromisso da alta administrao com as demais reas e assegura a convergncia das metas locais com os fatores de sucesso da organizao. Um sistema de indicadores deve combinar medidas de resultados (indicadores de fatos) consequncia de esforos passados - e medidas de desempenho futuros (indicadores de tendncia). Os indicadores desempenham papel fundamental, contribuindo e influenciando os seguintes aspectos (FNPQ, 1995): 1. Esto intimamente ligados ao conceito de Qualidade centrada no cliente. Devem

ser gerados a partir das necessidades e expectativas dos clientes; 2. Possibilitam o desdobramento das metas do negcio da empresa, assegurando que as melhorias em cada unidade contribuiro para o propsito global; 3. Devem estar associados a reas cujo desempenho causam maior impacto no negcio. Do suporte anlise crtica dos resultados e tomada de decises; 4. Viabilizam e encorajam a busca da melhoria contnua. Possibilitam a comparao com referenciais de excelncia, contribuindo para possibilidades mais amplas de melhorias. Os indicadores so usados para controlar e melhorar a qualidade e o desempenho de produtos (bens/servios) e processos. A apurao dos resultados atravs dos indicadores permite avaliar o desempenho em relao meta e a outros referenciais, possibilitando o controle e a tomada de deciso gerencial. Outra importante funo a de induzir atitudes nas pessoas cujo desempenho est sendo medido, pois as pessoas tendem a agir influenciadas pela forma como so avaliadas.
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3.1.2 CRITRIOS PARA GERAO DE INDICADORES.

O estabelecimento de critrios para a formao de indicadores importante para atingir os objetivos a que se propem. A seguir, so destacados os principais critrios para a gerao de indicadores, que so: simplicidade e clareza, acessibilidade, pontualidade, baixo custo, abrangncia e seletividade.

3.1.2.1 Simplicidade e Clareza

O indicador deve ser de fcil obteno e compreenso, possibilitando a transmisso da mensagem de forma precisa e clara.

3.1.2.2 Acessibilidade
A facilidade de acesso importante para a manuteno adequada e na pesquisa dos fatores que afetam o indicador. O fcil acesso pode ser gerado com base em procedimentos padronizados.

3.1.2.3 Pontualidade
Para cumprir os objetivos de controlar e apoiar s decises fundamental que o indicador seja disponibilizado no momento certo.

3.1.2.4 Baixo Custo

O indicador deve ser gerado a baixo custo, devendo sua obteno ser economicamente justificada.

3.1.2.5 Abrangncia e Seletividade

O indicador deve ser suficientemente representativo, devendo captar caractersticas-chave do processo ou produto. Informaes em excesso acabam virando arquivo, alm de elevar os custos de obteno. A facilidade de comparao entre o indicador e os referenciais apropriados fundamental e tambm depende de sua representatividade.

3.1.3 ESPECIFICAO DOS INDICADORES

Os indicadores devem ser devidamente especificados, de modo a proporcionar resultados confiveis, assegurar a sua anlise e o seu uso. A seguir, apresentada uma forma de especificao de indicadores. Ttulo ou nome.
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Definio e/ou mtodo de clculo. Onde e como foi gerado (origem). Metodologia para coleta e processamento. Local de armazenamento. Data da ltima reviso. Metodologia de anlise. Referenciais de comparao (meta, mdia no perodo, benchmark, etc). Metodologia adotada para o uso. Periodicidade da disponibilizao. A quem se destina. Responsvel pelo produto (servios/bens) ou processo.

3.1.4 APRESENTAO E CONTROLE DOS RESULTADOS

Todo processo produtivo apresenta algum nvel de variao intrnseca de resultados. Portanto, processo de servios e suas medidas de desempenho tambm podem estar sujeitos a certos nveis de variabilidade, que devem ser mantidos sob controle (GIANESI e CORRA, 1996). Os resultados obtidos, quando sob controle, so confrontados com um padro de referncia. Como referenciais de comparao, pode-se adotar medidas tais como: Benchmark, metas ou resultados histricos. Os resultados devem ser apresentados de forma a contribuir para sua anlise e aplicao. As formas mais usuais de apresentao so atravs de grficos e tabelas. O grfico permite uma avaliao mais rpida e clara dos resultados, inclusive possibilitando a visualizao de sua tendncia e facilitando comparao com outros referenciais. O tipo de representao utilizado bastante variado, tais como: grficos de linhas, grficos de barras, cartas de controle, histograma, grfico setorial etc. O importante que a mensagem seja transmitida adequadamente. Com o advento da informao, muitas premissas fundamentais da concorrncia tornaram-se obsoletas. KAPLAN e NORTON (1997) dizem que as empresas no conseguem mais vantagens competitivas apenas com rpida alocao de novas tecnologias e ativos fixos. O ambiente da era da informao exige novas capacidades para assegurar o sucesso competitivo. O impacto da informao ainda mais revolucionrio para as empresas de servios pblicos e de transportes, dentre outras empresas prestadoras de servios que conviveram um longo perodo num confortvel ambiente no competitivo. Elas no entravam em novos negcios, porm, rgos do governo as protegiam contra o ingresso de competidores mais agressivos.

3.2 INDICADORES DA FUNO TRANSPORTE NAS EMPRESAS DE UTILITY.

As empresas prestadoras de servios pblicos atualmente buscam focar mais seu prprio negcio, tais como: . Energia eltrica - Fornecimento de energia eltrica; . gua - Fornecimento de gua potvel; . Telefonia - Fornecimento de servios de telefonia. No entanto, o impacto de alguns servios de apoio necessrios ao cumprimento das atividades-fim destas empresas requer maior ateno dos seus gestores. Estes servios podem influenciar diretamente os prprios processos das atividades-fim e/ou indiretamente contribuir para elevar os seus custos. Como foi citado no captulo anterior, o transporte uma destas funes que marca sua presena e influencia muitas das principais atividades nas empresas de utility. Portanto, os indicadores de transportes devem contribuir para evidenciar perdas e acompanhar o desempenho da funo transporte nas atividades onde se faz presente, possibilitando o
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processo de melhoria contnua. Assim, pode-se identificar onde o transporte agrega ou no valor aos processos. Quando se deseja montar um sistema de indicadores, depara-se com duas fases crticas: a primeira a identificao e definio do indicador e a segunda, aps o sistema implantado, a coleta de dados. Na primeira, importante a participao de um profissional que conhea a funo transporte e as caractersticas da empresa. Na Segunda, deve-se definir responsveis pelo processo e procurar adotar procedimentos que garantam a consistncia dos dados de entrada. Os indicadores apresentados neste trabalho so de carter operacional, especficos do transporte ou da atividade que ele apoia. Contudo, alguns indicadores correlacionam atributos da funo transporte com atributos das demais funes da empresa, como o caso do custo por atividade e da relao clientes/veculos. Dependendo da natureza da empresa, um indicador operacional pode ser considerado estratgico. Por exemplo, o indicador "custo de transporte/Faturamento" tratado em uma empresa de utility de forma diferente do que o em uma empresa de transportes, onde ele causa maior impacto no custo final do produto O elenco de indicadores apresentados enfoca os resultados sob vrios aspectos, tais como: financeiros, processos internos e clientes. Eles foram escolhidas pela sua representatividade para os estudos tcnicos desenvolvidos na rea de transporte, bem como para apoio ao controle e tomada deciso no processo de gerenciamento de transportes. Lgicamente, eles podero ser substitudos ou adaptados em funo das caractersticas da empresa ou da peculiaridade dos objetivos. A seguir, sero apresentados 18 (dezoito) indicadores da funo transporte, normalmente utilizados em estudos tcnicos e no apoio a administrao de frotas, conforme mostram as publicaes tcnicas sobre o tema, como as citadas na bibliografia deste trabalho. Os objetivos e comentrios feitos a seguir sobre os indicadores, so considerados sob a tica de sua aplicao em empresas de utility.

3.2.1 HORAS TRABALHADAS COM O VECULO ( HT/V )

Este indicador tem a finalidade de identificar o grau de utilizao do veculo, possibilitar seu controle e otimizar o uso de transporte na empresa. Ele, ainda, identifica a ociosidade do veculo e serve como parmetro em estudos para dimensionamento de frota. Quando se trabalha com frota contratada, este indicador uma das variveis considerada para o pagamento do servio. Normalmente a sua periodicidade mensal, porm, em alguns casos importante a sua disponibilizao diria para que se identifique os intervalos de maior ou menor pico de utilizao. Em geral, esta informao destinada ao gerente de transporte. Horas trabalhadas, corresponde ao perodo em que o veculo est em movimento ou parado em condio de espera. Nas empresas de utility, 3 situaes caracterizam a paralisao do veculo nesta condio, so elas:

- veculos utilitrios e caminhes com equipamentos acoplados, mesmo parados; podem participar da execuo das tarefas, apoiando ou acionando os equipamentos que carregam, tais como: guindauto, cesto areo, escadas etc;
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- veculos de planto, que permanecem disponveis para situaes emergenciais; - veculos de apoio administrativo, quando esto aguardando que se execute uma tarefa para prosseguir com o atendimento. Para esta ltima situao, utiliza-se, em geral, a sistemtica de "Pool" de transporte para minimizar o tempo ocioso.

3.2.2 Kms / VECULO ( Kms/V )

Este outro indicador que identifica o grau de utilizao do veculo, contribui para a formao de outras medidas e parmetro importante nos estudos de dimensionamento e renovao de frota. Ele bastante usado nas programaes de manuteno de veculos e serve como base de clculo para pagamento de veculos contratados. Nas empresas de utility, ele o principal direcionador de custos quando se faz apropriao dos mesmos em atividades ou centros de responsabilidade (orgos usurios de transporte). Normalmente a sua periodicidade mensal. Os principais interessados nesta medida so, o gerente de transporte e o chefe de oficina ou responsvel pela manuteno de veculos. A taxa de frequncia de acidentes de trnsito calculada com base na exposio do veculo ao risco e acontece quando o mesmo est em movimento. A quilometragem, portanto o parmetro chave para a determinao desta taxa.

3.2.3 TAXA DE INDISPONIBILIDADE ( TIN )

A taxa de indisponibilidade uma boa medida para identificar o nvel de desempenho operacional da frota. Atravs dela pode-se avaliar, a qualidade do servio de manuteno, a necessidade de utilizar veculos reservas e os reflexos da idade da frota na operao. Este ndice recomendado para empresas que trabalham com frota prpria. Nas empresas de energia eltrica, por exemplo, alguns rgos que desempenham atividades-fim, tm prioridade de atendimento, como o caso do planto e manuteno do sistema eltrico. Desta forma, nestes setores, a indisponibilidade operacional do veculo deve ser a mnima possvel. A periodicidade desta informao mensal, semestral e anual. Ela destinada aos gerentes de transporte e de rgos usurios. Recomenda-se tambm, que seja encaminhada a alta administrao, porm de forma consolidada. Um elevado valor da taxa de indisponibilidade operacional, pode significar, inadequao do veculo atividade a que d suporte, deficincia na sistemtica de manuteno ou operao inadequada do veculo. Para o clculo desta Taxa, considera-se a relao entre o total de horas paradas do veculo para receber manuteno e o total de horas disponveis do veculo para o servio no mesmo perodo. Por exemplo, considere um veculo que disponibilizado para um servio 8 horas por dia, durante 22 dias no ms.
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Determinar a Taxa mensal de Indisponibilidade (TIN) do mesmo, sabendo-se que ele esteve 18 horas em oficina no ms referenciado. Horas Disponveis = 8*22 = 176 Horas de Manuteno = 18 TIN = Horas de Manuteno/Horas Disponveis TIN = 18/176 = 10,23 % Logo a Taxa de Indisponibilidade deste veculo igual a 10,23% %. A exemplo do clculo anterior, pode-se calcular a taxa de Indisponibilidade de um grupo de veculos ou de toda a frota.

3.2.4 HORAS OCIOSAS ( HO )

Este indicador tem como objetivo, evidenciar o desperdcio gerado pela no utilizao de veculos, possibilitar o dimensionamento da frota e a programao para atendimento dos servios de transportes.. Esta informao tem periodicidade mensal, a partir do seu acmulo dirio, pois, para se programar atendimento importante conhecer os perodo de maior demanda. O conhecimento da ociosidade de interesse do gestor de transporte e do responsvel pelo controle operacional da frota. As horas ociosas correspondem ao perodo de tempo em que o veculo est totalmente disponvel, porm no utilizado. Este indicador pode ser obtido pela relao: Horas Ociosas = Horas Disponveis (Horas trabalhadas + Horas em Manuteno)

3.2.5 Kms/LITRO
O combustvel tem uma participao representativa no custo varivel de um veculo e este indicador mede o ndice de desempenho do veculo referente ao consumo de combustvel. Alm de permitir a visualizao do ndice Km/Litro da frota, este indicador possibilita a comparao entre diversas marcas e tipos de veculos. Hoje, busca-se a utilizao de frotas mais leves, sem a perda da sua capacidade operacional. tambm atravs deste indicador que se aplicam os mais eficientes sistemas para controle do uso de combustveis. Esta informao tem periodicidade mensal, podendo ser diria, quando se trata de frota prpria, caso seja necessrio um controle mais efetivo do abastecimento de combustveis. Este indicador importante para o gestor de transporte e para o responsvel pelo controle operacional da frota. O indicador Kms/Litro pode ser obtido para um veculo, para um grupo de veculos ou para toda a frota. Neste aspecto, hoje as empresas buscam veculos mais econmicos e por consequncia, so veculos que propiciam menores investimentos e despesas de manuteno mais baixas.
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3.2.6 CUSTO OPERACIONAL DO VECULO (COV)

O conhecimento dos custos operacionais indispensvel para o gerenciamento da funo transporte. Praticamente, toda deciso ou estudo tcnico sobre processos envolvendo transporte passa por uma avaliao de custos. Este indicador decisivo no controle dos recursos, na identificao de perdas e na avaliao de melhorias dos processos da rea de transporte. A partir dele so formados outros indicadores, como Custo/Atividade, Custo/Orgo,Custo/Km e Custo/Hora. Vale-se destacar os principais processos, dentre os existentes na rea de transporte, onde o conhecimento do custo indispensvel, so eles: programas de "Renovao de Frota"; deciso entre o uso de "Frota Prpria ou Contratada"; escolha do veculo adequado (Especificao Tcnica de Veculos); definio entre "Manuteno Prpria ou Terceirizada"; estudos de "Dimensionamento de Frota"; elaborao de oramentos; composio dos preos de tarifas. Esta informao dirigida aos gerentes de transporte e de rgos usurios. Recomenda-se, tambm, que de forma consolidada seja encaminhada a alta administrao. O custo operacional formado de todas as parcelas de custos (diretos ou indiretos) que incidem sobre o veculo. Elas so agrupadas para atender objetivos distintos e podem representar o custo de um veculo, de um grupo de veculos ou de toda a frota.

3.2.6.1 CLASSIFICAO DOS CUSTOS

Os custos operacionais dos veculos podem ser classificados como diretos (fixos e variveis) e indiretos. Diretos Correspondem a soma dos custos fixos e variveis: Fixos - So as despesas que independem do grau de utilizao do veculo; Variveis - So proporcionais ao uso do veculo. Indiretos So os custos decorrentes das atividades necessrias existncia do transporte, tais como: aluguel, salrios de pessoal de escritrio, telefone, impostos etc.

3.2.6.2 COMPONENTES DOS CUSTOS OPERACIONAIS DE VECULOS

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As parcelas de custos so agrupadas de forma a facilitar o controle e estudos de viabilidade econmica. Custos Fixos a. b. c. d. e. f. Depreciao Remunerao de Capital Licenciamento/Seguro Obrigatrio Seguro Facultativo Salrio e encargos (Motorista) Taxas Administrativas Custos Variveis a. b. c. d. e. Combustvel Pneus leos Lubrificantes Manuteno ( Mo-de-obra de oficina e Peas ) Lavagem Completa

A sequncia de demonstrao para se obter os componentes de custo ser feito tomando-se como exemplo, o clculo do custo operacional de um automvel popular, considerando um valor de R$ 14.000,00, para o veculo novo.

3.2.6.2.1 Componentes dos Custos Fixos

Para clculo dos componentes de custos fixos, ser tomado como base o custo Mensal. a) Depreciao operacional Corresponde a parcela do capital investido no bem, consumida em virtude do desgaste normal decorrente do seu uso. Considera-se portanto, o valor realmente depreciado de conformidade com as condies do mercado e no o valor "legal" ou contbil. O mtodo linear para o clculo da depreciao embora no seja o mais preciso, um mtodo bastante prtico e satisfaz plenamente, quando o objetivo obter o custo mdio atual. Frmula utilizada para clculo da depreciao linear: Pmd - Parcela mensal de depreciao N - Vida til do veculo (em meses) VN - Valor do veculo novo VR - Valor de revenda do veculo ao final da vida til K - ndice de revenda do veculo = VR / VN Pmd = (1 K)/N * VN

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Exemplo: Valor do Veculo Novo (VN) = R$ 14.000,00 (Com base em preos de mercado, estima-se um valor percentual de 20% sobre o preo do veculo novo, para o valor do veculo com 5 anos de uso (em frota de servio).) Valor Residual (VR) = 0,20 * 14.000 = 2.800 ndice de Revenda (K) = VR / VN = 2.800 / 14.000 = 0,20 Vida til estimada = 60 meses ou 5 anos. Assim, Pmd = (1 - K) / N * VN = (1 0,20)/60 * 14.000 = 0,0133 * 14.000 = 186,20 Pmd = R$ 186,20 ( Mensal ) Outros clculos para depreciao, tambm podem ser utilizados, como o mtodo da Soma dos Anos ou o Exponencial. Este ltimo mais realstico, pois deprecia mais rapidamente nos primeiros anos e a partir da torna-se mais moderada.. b) Remunerao do Capital o custo de oportunidade calculado com base numa taxa mnima de atratividade da empresa ou por limites estabelecidos por lei sobre o capital investido na aquisio de um veculo. Ele corresponde ao lucro que a empresa deixaria de ter, no aplicando recursos prprios em outro negcio que tem oportunidade de faze-lo. Recomenda-se a cada empresa pesquisar a existncia de sua taxa padro. Quando proveniente de emprstimo, o custo do capital corresponde aos juros reais pagos instituio financeira, acrescidos das taxas, comisses e impostos envolvidos no negcio. Neste caso, o clculo desta parcela feito em funo dos valores das taxas aplicadas no financiamento. Dentre os mtodos utilizados para o clculo da remunerao do capital, pode ser aplicado o do Custo Mdio Mensal, cujo coeficiente aplicvel ao preo do veculo pode ser encontrado da forma se segue: Pmr - Parcela mensal da remunerao do capital investido R - Coeficiente aplicvel ao valor do veculo novo (VN) J - Taxa de juro anual (considerar 15 % ao ano ) n - Vida til em anos Valor da parcela mensal da remunerao, Pmr = [ 2 + (n - 1) *(K+1) / 24n ] * j *VN Valor do coeficiente aplicvel ao preo do veculo, R = [ 2 + (n - 1) * (K+1) / 24n ] * j

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Tomando os valores do exemplo: R = [ 2 + (5 1) * (0,20 + 1) / 24*5 ] * 0,15 R = 0,009 (Valor do Coeficiente) Pmr = 0,009 * 14.000 Pmr = R$ 126,00 (Valor mensal da parcela de Remunerao do Capital). c) Licenciamento e Seguro Obrigatrio (LSO) obtido pelo valor pago anualmente, para atualizao de licenciamento, seguro obrigatrio e demais taxas do DETRAN. Para um veiculo popular este valor atualmente da ordem de R$ 424,20. (LSO) = R$ 424,20 / 12 (LSO) = R$ 35,35 (Mensal) d) Seguro Facultativo (SF) O valor de um seguro anual para um veculo popular da ordem de R$ 811,20. (SF) = R$ 811,20 / 12 (SF) = R$ 67,60 (Mensal) Em funo dos valores estabelecidos para franquia, cobertura de danos materiais e pessoais, este valor pode mudar sensivelmente. Tambm a escolha do plano funo das vantagens que cada um oferece. e) Salrio e Encargos de Motoristas Este custo depende da poltica salarial da empresa e do mercado onde ela atua. Portanto, para compor o exemplo, pode-se considerar um valor de R$ 740,00 (setecentos e quarenta reais) para salrio e encargos, que corresponde aproximadamente a mdia do mercado atual. f) Taxa de Administrao (TA) Este custo corresponde as despesas com salrios e encargos do pessoal de administrao, energia eltrica, telefone, impostos e outros similares. Ele pode ser apropriado ao veculo na forma de rateio, recomenda-se no entanto, utilizar como "direcionador" para apropriao deste custo, o tempo de dedicao do pessoal envolvido na administrao. A revista Suma Econmica (1994), sugere para esta parcela, no seu estudo de anlise de custos operacionais, um valor de 0,19 % do valor do veculo novo. (TA) = 0,0019*14.000 (TA) = 26,60

3.2.6.2.2 Componentes dos Custos Variveis

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As parcelas dos custos variveis so calculadas para cada Km, pois elas variam em funo da quilometragem percorrida. Considera-se, para efeito de clculos, que o veculo tem uma quilometragem mensal de 2.500 Kms. g) Combustvel Para o veculo do exemplo, considera-se uma mdia de 9 Kms percorridos com um litro de combustvel, com um preo de R$ 0,95 por litro (preo mdio atual). Combustvel = 0,95 / 9 Combustvel = 0,106 (por Km). h) Pneus Um conjunto de 4 pneus para este tipo de veculo, tem um custo mdio de R$ 265,00 e estima-se que o mesmo tem durabilidade mdia de 30.000 Kms, portanto: Pneus = 265,00 / 30.000 Pneus = 0,008 (por Km)

i) Manuteno Este custo corresponde as parcelas de mo-de-obra e materiais aplicados na manuteno. De acordo com os parmetros adotados nas planilhas de custos operacionais da revista Transporte Moderno (1996), pode-se considerar um valor correspondente a 0,7 % do valor do veculo novo, para despesas mensal com manuteno. Manuteno = 0,007 * R$ 14.000 / 2.500 Manuteno = 0,056 (por Km) j) Lavagem Completa Considera-se para o exemplo um preo mdio de R$ 10,00 para uma lavagem completa e que o veculo lavado a cada 2.500 Kms. Lavagem Completa = 10,00 / 2.500 Lavagem Completa = 0,004 (por Km) k) Lubrificantes Este custo funo do valor do leo lubrificante e da periodicidade de sua troca. Capacidade do crter = 3 Litros Valor do litro = R$ 4,20 Perodo de troca = a cada 5.000 Kms
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Lubrificantes = 3*4,20/5.000 Lubrificantes = 0,003 (por Km) O preo do leo depende, em geral, do seu processo de obteno e compatvel com o perodo de troca. O leo sinttico, por exemplo, pode ser trocado entre 15.000 e 20.000 Kms, porm tem valor mais elevado do que o leo mineral. Para melhor visualizao e anlise, as parcelas de custos apresentadas esto resumidas na Tabela 3.1. Esto, tambm, nesta tabela, os respectivos percentuais de cada item de custo, calculados em funo do custo total do veculo. Desta forma, pode-se melhor evidenciar a importncia de cada item no custo operacional do veculo. Para a composio da Tabela 3.1, foi considerado que o veculo desenvolve uma quilometragem mensal de 2.500 (dois mil e quinhentos ), assim para se determinar o Custo Total (ms ) ou o Custo Total/Km, aplica-se as equaes: Custo Total = Custo Fixo + Custo Varivel/Km * Kms percorridos no ms Utilizando os valores da Tabela 3.1, temos: Custo Total = 1.203,19 + 400/2.500 * 2.500 Custo Total = 1.603,19 Custo Total/Km = Custo Varivel/Km + Custo Fixo/Kms percorrido por ms Utilizando os valores da Tabela 3.1, temos: Custo Total/Km = 400/2.500 + 1.203,19/2.500 Custo Total/Km = 0,641 A ltima coluna da direita da Tabela 3.1, evidencia em percentual, o peso de cada parcela na composio do custo total do veculo, sendo este representado, pela relao Valor Mensal / Custo Total. Considerando os clculos dos custos operacionais, percebe-se que quanto maior os Kms percorridos no perodo, maior o custo total do veculo. Porm, a medida que a quilometragem aumenta o custo de cada Km diminui, pois, os custos fixos so distribudos pelos Kms percorridos.

Tabela 3.1 Consolidao dos componentes de custos, evidenciando o "peso" de cada um em relao ao custo total do veculo.

Custos Fixos

Custo por Km (R$)

Valor Mensal (R$)

Valor Mensal/Custo Total (%)

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Depreciao Rem do Capital (*) Licenc e Seguro Obr. Seguro Facultativo Motorista (Sal.e Encar) Taxa Administrativa Sub-Total

0,481

186,20 126,04 35,35 67,60 740,00 48,00 1.203,19

11,60 7,85 2,20 4,22 46,16 2,99 75,02

Custos Variveis Combustvel Pneus Manuteno Lubrificantes Lavagem completa Sub-Total 0,106 0,008 0.039 0,003 0,004 0,160 265,00 20,00 98,00 7,50 10,00 400,00 16,53 1,25 6,11 0,47 0,62 24,98

TOTAL

0,641

1.603,19

100,00

Procedendo uma anlise nas informaes da Tabela 3.1, percebe-se que alguns itens tm participao bem maior do que outros na composio do custo operacional. No caso do exemplo apresentado, pela ordem de valor, os custos de maior peso, so os ocorridos com: Motorista (Salrio e Encargos); Combustvel; Depreciao; Remunerao do Capital; Manuteno; Seguro Facultativo. So esses, os itens recomendados, que o gestor de transportes deve concentrar o foco de sua ateno, no desprezando porm, os demais itens. Esta posio normalmente se altera quando voc calcula custos para veculos de classes diferentes, como utilitrios e caminhes. A participao dos itens de custos mudam tambm, em funo das condies e tipo de trabalho realizado. Este demonstrativo de custos pode ser feito para cada veculo, para um grupo de veculos similares e para toda a frota. Ele permite, de forma simples, a percepo do reflexo de cada parcela no custo operacional de uma frota e a comparao entre o comportamento de diferentes marcas de veculos.
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3.2.6.3 Apropriao do Custo Operacional

Usualmente, as empresas costumam apurar os custos satisfazendo aos seus planos de contas contbeis. O custo operacional, deve corresponder fielmente a todos os gastos incorridos com o veculo ou com a frota. As parcelas deste custo devem ser agrupadas de forma a atender aos objetivos do gestor de transporte. Em geral, toma-se o veculo como centro de custos (ver Figura 3.1) e a partir da ele repassado s atividades e aos rgos usurios do transporte. Figura 3.1 O veculo como "centro de custos" Aps devidamente alocados ao veculo, os custos so repassados aos orgos usurios de transporte ou atividade a que d apoio. Usualmente, em empresas de utility que controlam custos de veculos, os "direcionadores" aplicados para este repasse so Kms percorridos ou horas trabalhadas pelo veculo.

3.2.7 CUSTO/Km
Este ndice, possibilita estudos que viabilizem melhor alternativa econmica para o transporte, identifica e possibilita a alocao de seus custos nos rgos usurios ou nas atividades que utilizam veculos como apoio. Esta informao tem periodicidade mensal e destina-se, em geral, ao gerente de transporte. Entre outras aplicaes o custo por quilmetro percorrido usado como parmetro para: - comparar veculos similares de marcas diferentes; - propiciar o controle de gastos; - definir pagamento de veculos contratados, nos casos onde o valor funo dos quilmetros percorridos.

3.2.8 CUSTO/HORA
Esta medida importante para identificao e apropriao do custo de transporte, principalmente nas atividades em que os veculos so bastante utilizados e a quilometragem no espelha o seu nvel de utilizao. Dentre estes, encontram-se os veculos usados no Planto, na Manuteno e na Construo, que mesmo parados so usados para acionar equipamentos. Sua periodicidade, normalmente, mensal e destina-se ao gerente de transporte. Entre outras aplicaes o custo por hora usado como parmetro para: - comparar veculos similares de marcas diferentes; - propiciar o controle de gastos; - definir pagamento de veculos contratados, nos casos onde o valor funo das horas de utilizao do veculo.
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3.2.9 CUSTO DE TRANSPORTE/ATIVIDADE ( CT/A )

Este indicador evidencia o custo de transporte nas atividades, contribui para a formao final do custo total dos servios e possibilita a visualizao geral da utilizao dos recursos de transportes. Ele tem periodicidade mensal e destina-se aos gerentes da rea usuria e de transporte, quando consolidado deve ser encaminhado alta administrao da empresa. A aplicao do custo por atividade importante por que apropria a parcela certa do custo de transporte diretamente no servio final, evitando a apropriao na forma de rateio. Isto evidencia a despesa com transporte na atividade e da maior consistncia ao custo final do servio.

3.2.10 CUSTO DE TRANSPORTE/FATURAMENTO ( CT/F )

Este indicador estabelece uma relao entre o custo de transporte e o faturamento, de forma a evidenciar o impacto deste custo na empresa, facilitando a anlise de alternativas para melhoria de processos. Tem periodicidade mensal, destina-se ao gerente de transporte e a alta administrao.

3.2.11 CUSTO DE TRANSPORTE / RGO USURIO

Esta informao identifica o custo com transporte de cada rgo usurio, contribuindo para seu acompanhamento e controle. Nas empresas de utility ele pode servir como um dos parmetros para avaliar o desempenho gerencial da rea usuria. Este indicador tem periodicidade mensal e destina-se aos gerentes de transporte e das reas usurias. Atualmente as empresas de utility, em geral, descentralizam a utilizao do transporte, visando dar maior agilidade aos seus atendimentos e reduzir tempo de deslocamento. Isto conduz a formao de frotas vinculadas aos diversos rgos a que do apoio, distribudas internamente na empresa. Da, a importncia deste indicador para um melhor controle da utilizao e o planejamento da frota.

3.2.12 CLIENTES/VECULO
Este indicador contribui para o processo de dimensionamento de frota e explicita a dimenso do desperdcio em quantidade de veculos, na existncia deste. Tem periodicidade mensal e destina-se gerncia de transporte e alta administrao da empresa. Esta relao mais um parmetro para o processo de dimensionamento de frota. Quanto maior o nmero de clientes por veculo, melhor para a reduo dos custos; porm deve-se buscar um valor limite que no prejudique a qualidade do servio prestado. No existe um padro geral definido para este indicador, pois ele depende de fatores ligados regio onde a empresa atua e s diretrizes estratgicas da mesma.

3.2.13 REA/VECULO
As empresas de utility, em geral, fazem um mapeamento em sua rea de atuao, distribuindo sua frota de forma a atender com maior agilidade e menor custo. Este indicador identifica o quantitativo de veculos por rea atendida e usado como parmetro no processo de dimensionamento de frota.
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Tem periodicidade mensal e destina-se ao gerente de transporte. A determinao deste nmero pode ser afetada por outros aspectos, como: - concentrao de clientes; - dificuldade de acesso; - agilidade do atendimento. No caso das utilities, geralmente, as regies menos habitadas onde concentra-se menor nmero de clientes e existem as maiores dificuldades de acesso.

3.2.14 TAXA DE FREQUNCIA DE ACIDENTES DE TRNSITO ( TFA )

Este indicador tem como objetivo bsico, manter sob controle os acidentes de trnsito ocorridos com veculos da frota, sob responsabilidade da empresa. Ele, em geral, tem periodicidade mensal, semestral e anual. Destina-se a gerncia de transporte e ao responsvel pela rea de Segurana e Medicina do Trabalho. A taxa de frequncia de acidentes de trnsito calculada em funo da exposio do veculo ao risco. Portanto o parmetro principal a considerar a quilometragem percorrida pelo veculo. Em funo deste indicador e a partir da anlise das causas dos acidentes, podem ser implementadas medidas preventivas tais como: - maior exigncia nos critrios para escolha dos condutores de veculos; - cursos de reciclagem e aprimoramento para os condutores de veculos; - maior rigor na manuteno de itens de segurana do veculo. A seguir apresentado um exemplo para o clculo da Taxa de Frequncia de Acidentes (TFA). Em uma frota de 10 (dez) veculos, suponha que ocorra 1 (um) acidente de trnsito em um ms. A quilometragem total percorrida pelos veculos da frota no mesmo perodo, de 35.000 Kms. A taxa de frequncia de acidentes obtida da seguinte forma:. (TFA) = ( N de Acidentes do Perodo / Quilometragem Total Percorrida ) * 1.000.000 (TFA) = ( 1 / 35.000 ) * 1.000.000 (TFA) = 28,57

3.2.15 VIDA TIL ECONMICA ( VUE )

Representa o perodo que minimiza os custos operacionais do veculo a longo prazo. um indicador fundamental para a determinar o melhor momento para substituio do veculo. Esta informao tem periodicidade mensal e destina-se ao gerente de transporte..
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Em geral as empresas, notadamente de utility, no cumprem os programas estabelecidos para renovao de frotas. Isto ocorre por vrios motivos, dentre os quais pode-se destacar: - escassez de recursos; - redirecionamento estratgicos de recursos; - falta de confiabilidade na programao proposta, em virtude da inexistncia de um plano de renovao tcnicamente apoiado. A vida til econmica de um veculo pode ser conhecida, quando se tem o acompanhamento e controle dos custos operacionais do mesmo, principalmente da Depreciao e do custo de Manuteno do veculo. O captulo 2 deste trabalho, explicita no mtodo utilizado para Renovao de Frota, como determinada a vida til econmica.

3.2.16 IDADE MDIA DA FROTA ( IMF )

Este indicador, possibilta uma viso rpida da condio operacional da frota e contribui para a implementao dos programas de sua Renovao e Dimensionamento. Cada pequena frota vinculada ao rgo usurio de transporte , deve ter a sua idade mdia calculada. Isto facilita o programa de aquisio e distribuio de veculos entre as reas, bem como o atendimento "personalizado", que deve ser dado as respectivas reas em funo do nvel de prioridade de cada uma delas. A idade mdia da frota tambm importante para estudos comparativos entre veculos similares de marcas distintas. Sendo um processo muito dinmico, esta informao deve ser mensal e destinar-se ao gerente de transporte e alta administrao. Em geral, com o acmulo de experincia, cada empresa define seu padro para a idade mdia de sua frota, pois ele muito dependente das condies de uso do veculo. O importante que seja adequado um servio de boa qualidade e compatvel com os recursos da empresa. A demonstrao do clculo da idade mdia feita usando como exemplo uma frota fictcia de 82 (oitenta e dois) veculos, conforme especificada na Tabela 3.2. Tabela 3.2 - Demonstrao da idade mdia dos veculos.

Tipo de Veculo Gol Toyota S-10 Total

Ano de Fabricao 1985 08 10 1996 04 08 1997 07 11 17 18 12 35 04 03 07 1998 1999 05 03 02 10

Total de Veculos 24 36 22 82

Idade Mdia 2,42 2,50 1,68 2,25

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Clculo da Idade Mdia. Considerar a idade do veculo a partir do ano de fabricao at o ano de 1999 (atual), como exemplo; um veculo de 1996 tem 3 anos e um de 1999 tem zero. Aplicar a equao: Idade Mdia ( IM ) = ( N de veculos * Idade) / Total de Veculos Gol 1.0 Idade Mdia = 08*4 + 04*3 + 07*2 + 05*0 / 16 = 58/24 = 2,42 anos Toyota Idade Mdia = 10*4 + 08*3 + 11*2 + 04*1 + 03*0 / 36 = 90/36 = 2,50 anos S-10 Idade Mdia = 17*2 + 03*1 + 02*0 /22 = 37/22 = 1,68 anos Frota Idade Mdia da Frota (IMF) = 18*4 + 12*3 + 35*2 + 07*1 +10*0 / 82 (IMF) = 185/82 = 2,25 anos

3.2.17 CUSTO HORA-OFICINA

Alm de medir a produtividade da oficina, este indicador possibilita o controle do custo de mo-de-obra da oficina prpria e ainda a escolha entre a utilizao de manuteno prpria ou contratada. Assim, esta informao de interesse das empresas que trabalham com frota prpria. uma informao emitida mensalmente e destina-se ao responsvel pela manuteno e ao gerente de transporte. Em empresas de utilility a utilizao de oficina prpria, s recomendada, quando o custo desta oficina menor do que o custo de oficinas contratadas ou quando o mercado no dispe de oficinas tecnicamente capacitadas para o servio.

3.2.18 REINCIDNCIA DE MANUTENO ( RM )

Esta informao evidencia o desperdcio com o retrabalho e permite a avaliao da qualidade no servio de manuteno de veculos. Ela importante para as empresas que trabalham com frota prpria. Este indicador tpico de oficina, pois identifica o nvel de retrabalho, podendo contribuir para localizao do problema, ou seja, se foi na execuo do servio, na qualidade do material aplicado ou ainda na inspeo de recebimento ou entrega do veculo. Ele tem periodicidade mensal e destina-se ao responsvel pela manuteno e ao gerente de transporte. Aps sair de uma manuteno, o retorno de um veculo oficina, pode significar: -no realizao de inspeo tcnica adequada antes e/ou depois da manuteno; -deficincia na execuo do servio de manuteno; -veculo em condies operacionais inadequadas; -necessidade de veculos reservas.
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Considera-se reincidncia o retorno do veculo oficina aps receber uma manuteno. A seguir est inserida na Tabela 3.3, a forma para apresentao de um relatrio mensal de reincidncia de manuteno.

Tabela 3.3 - Modelo de relatrio para a taxa de reincidncia de manuteno de veculos.

Transportes - REINCIDNCIA DE MANUTENO - Maro/92 Oficina Central Veculos Reincidentes Total de Retorno oficina 1163-5; 1171-8; 1079-3; 1183-3 01 0942-3; 1182-5; 1179-1; 1166-4 1147-8; 1128-8; 1106-4; 1112-2 02 1083-5; 1100-7 1064-5; 0982-9; 1000-8 03 04 6,9 3,4 5,2 Geral 29,3 Reincidncia (%) 13,8

Total de Manuteno Realizada (Ms) - 58 Total de Veculos reincidentes (Ms) - 17

Nas colunas: - Veculos Reincidentes identifica-se os veculos que retornaram mais de uma vez oficina, para correo ou complementao de servio; -Total de Retorno Oficina Corresponde ao total de vezes que o veculo retornou no perodo; -Reincidncia de Manuteno (%) a taxa de reincidncia calculada em funo do total de manuteno realizada no ms, por exemplo.

Clculo da taxa de reincidncia.

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( RM ) = Total de veculos reincidentes/ Total de Manuteno Realizada

Veculos com 01 retorno (RM) = 08/58 = 13,8 % Veculos com 02 retornos (RM) = 04/58 = 6,9 % Veculos com 02 retornos (RM) = 03/58 = 3,4 % Veculos com 02 retornos (RM) = 04/58 = 5,2%

3.3 SISTEMTICA PARA AVALIAO DOS INDICADORES DE TRANSPORTE

No caso especfico dos indicadores de transporte nas empresas de utility, pode-se estabelecer valores padres como referncias, porm, em sua maioria estes valores podero sofrer alteraes em curto espao de tempo. Eles podem ser sensivelmente afetados pela poltica econmica, avanos tecnolgicos e mudanas nos mtodos de trabalho adotados nos processos. Este ltimo, pode modificar radicalmente o valor de um indicador, como o caso em que se substitui carro por moto em uma atividade. Neste caso, valores como Kms/Litro, Custo/Km e Custo/Atividade, modificam-se profundamente. Certamente que o estabelecimento de valores de referncia para os indicadores condio sine qua non para que os mesmos contribuam no controle das operaes e na melhoria dos processos. Recomenda-se no entanto, a observao de alguns pontos importantes na definio de valores de referncias para os indicadores, so eles: Trabalhar com mdias obtidas de grupos de veculos iguais ou pelo menos similares; Considerar valores histricos, em funo de perodos representativos; Associar valores mdios com valores obtidos atravs de estudos e anlise tcnicas. Este o caso dos indicadores de custos, vida til econmica e dimensionamento de frota. Adotar parmetros peculiares empresa e considerar a atividade que o veculo d apoio. Para melhor visualizao os indicadores propostos so resumidos na Tabela 3.4, onde tm explicitados: Ttulo; Descrio sucinta; Condio de valorizao, indicada pela representao abaixo;

Quanto maior melhor

Condicionado a gesto empresarial

Quanto menor melhor

Condicionado a outros fatores

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Tabela 3.4 - Apresentao e definio dos indicadores de transportes. INDICADOR Horas Trabalhadas por veculo DESCRIO Tempo efetivo de utilizao do veculo, podendo o mesmo estar em movimento ou parado aguardando a concluso de uma tarefa COND.

Horas Ociosas

Perodo de tempo em que o veculo encontra-se disponvel, porm no mas no est sendo utilizado.

(Kms/Veculo)

Quilometragem percorrida pelo veculo em um determinado perodo.

Taxa de Indisponibilidade

Tempo de paralisao do veculo, ocasionado pela necessidade de receber manuteno.

Kms/Litro

Corresponde aos quilmetros percorridos com um litro de combustvel.

Custo Operacional do veculo

Corresponde ao custo total, necessrio operao do veculo.

Custo/Km

Representa o custo operacional de cada Km percorrido por um veculo, um grupo de veculos ou uma frota.

Custo/Hora

o custo operacional do veculo por cada hora trabalhada

Custo/Atividade

Corresponde ao c Representa o custo de transporte por atividade que utiliza o transporte como apoio. Em geral este custo apropriado pelos direcionadores Kms ou Horas.

Custo/rgo usurio Custo/Faturamento

Indica o custo total de transporte por cada rgo usurio da Empresa (Cliente interno). Representa o custo de transporte em relao ao faturamento da empresa.
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Clientes/Veculo

Relao entre o nmero total de clientes da empresa e o total de veculos da frota.

rea/Veculo

rea atendida por veculo.

Taxa de Frequncia de o total de acidentes de trnsito ocorridos em um Determinado Acidentes perodo, obtidos em relao exposio do veculo ao risco.

Vida til Econmica Idade Mdia da Frota

Perodo que se inicia com a aquisio do veculo e finda no momento em que o seu custo mdio anual for mnimo. Pode representar a idade mdia de um grupo de veculos ou de toda a frota da empresa calculada em funo do ano de fabricao do veculo. Custo da hora trabalhada em oficina aplicada na manuteno do veculo. Calculado com base em todos os custos incorridos para funcionamento da oficina. Indica o retrabalho de manuteno, ou seja, o nmero de vezes que os veculos retornam para corrigir manuteno.

Custo Hora-Oficina

Reincidncia de Manuteno

3.4 OBSERVAES E PROPOSIES PARA O USO DE INDICADORES DE TRANSPORTE NAS EMPRESAS DE UTILITY
Observa-se na Tabela 3.4 que nas empresas de utility a melhoria de alguns indicadores depende de outros fatores ou est condicionada diretrizes empresariais. Por exemplo, a Taxa de Acidentes de Trnsito depende de um bom critrio para escolha de motorista (condutor de veculo) e de um adequado programa de treinamento, portanto, est condicionado ao programa de pessoal da empresa. Por sua vez, a Idade Mdia da Frota fica tambm condicionada deciso de alocao dos recursos disponveis por parte da alta administrao. Por ocasio da apresentao dos indicadores neste trabalho, no foi abordado o tema referente a forma de obteno dos mesmos. Este aspecto depende do sistema de informao a ser adotado e da prpria estrutura de cada empresa. Contudo, importante ressaltar que apesar de cada empresa ter sua maneira para captar dados, as informaes de sada devem ter sua consistncia assegurada.
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Alguns indicadores tm particularidades com relao a sua obteno, consistncia e anlise. Por exemplo, Kms e Horas trabalhadas so obtidos, em geral, atravs do registro dirio de utilizao de veculo, preenchido pelo prprio condutor de veculos, isto poder significar falha na informao, em decorrncia do nvel de escolaridade ou treinamento dado ao condutor do veculo. No entanto, o mercado oferece alternativas que dispensam tais preocupaes, como o caso do Computador de Bordo, que pode fornecer estes dados com preciso, alm de outras informaes complementares. Com relao ao aspecto financeiro, a apropriao das despesas realizadas com a frota, embora deva atender aos objetivos gerenciais, deve tambm ter fechamento final com os valores contbeis, pois uma forma de garantir a consistncia dos valores apurados. Considerando-se os indicadores apresentados neste segmento, recomenda-se a utilizao de 2 (dois) conjuntos distintos, para aplicao nas empresas de utility. O primeiro conjunto deve atender s empresas que trabalham em uma das duas condies a seguir: a. apenas com Frota Prpria; b. com Frota Prpria e Frota Contratada. No momento atual a condio do item (b) maioria esmagadora em relao a condio de (a). Mesmo assim, os indicadores que atendem a condio (b) so os mesmos que atendem perfeitamente a condio (a). Para este caso todo o conjunto de indicadores apresentado recomendado para uso, podendo serem dispensados dois deles: 1. Custo de Transporte / Faturamento; 2. Reincidncia de Manuteno de veculos. No caso das utilities o peso de outras parcelas de custos bem mais significativo do que o da parcela transporte com relao ao faturamento global da empresa. Assim, os objetivos do indicador Custo de Transporte/Faturamento podem ser atingidos pelo o uso de outros indicadores, como por exemplo, o Custo de Transporte /Atividade e o Custo de Transporte/rgo Usurio. Em geral, apesar das empresas trabalharem com frota prpria, a manuteno em sua maioria terceirizada, podendo assim o indicador Reincidncia de Manuteno ser dispensado. O segundo conjunto de indicadores atende s empresas que trabalham apenas com Frota Contratada. Neste caso, recomenda-se a utilizao dos seguintes indicadores: a. b. c. d. e. f. g. Horas Trabalhadas; Horas Ociosas; Kms / Veculo Custo/Hora; Custo/Km; Custo/Atividade; Custo/rgo Usurio.

Para melhor compreenso da aplicabilidade e anlise dos indicadores, o captulo seguinte apresenta um estudo de caso em uma empresa de energia eltrica, onde se percebe a melhoria nos resultados da funo transporte, atravs da utilizao de indicadores nos trabalhos desenvolvidos. O mais importante neste caso que este sistema foi desenvolvido e implantado no mbito da prpria empresa, que buscou a melhoria de seus ndices e estabeleceu um histrico importante para estudos tcnicos posteriores. Como consequncia, ela organizou-se e capacitou-se em assuntos referentes a transporte, podendo hoje, neste aspecto, referenciar-se no mercado e
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passar sem maiores traumas da condio de empresa estatal para a de empresa privada.

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