CAPITULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En el mbito mundial, las empresas han logrado grandes progresos en temas como los procesos y almacenamiento de la informacin operacional, adaptndose a los cambios e innovaciones de las tecnolgicas, los cuales manifiestan el vertiginoso ascenso de la informtica, mejorando la labor gerencial de las empresas en los procesos integrales como administrativos, financiero, de produccin, inventarios entre otros, a travs de los sistemas automatizados en los diferentes niveles de una organizacin o institucin, lo cual garantiza la eficiencia y efectividad de tiempos en respuesta en cuanto a informacin.

De tal modo que los cambios e innovaciones tecnolgicas ubican a las organizaciones en condicin de ventaja competitiva, pues se logra mejorar los procesos administrativos, disminuyen costos, promueven nuevos servicios, lo cual facilita, una mejor participacin dentro de los mercados, en la sociedad y en el desarrollo del recurso humano. La tecnologa de la informacin juega un papel primordial en el desarrollo de los pases, pues stas han generado profundos cambios que se han desplegado con gran rapidez, mientras que en algn momento se dependa de la palabra hablada o impresa para informar ahora se utilizan las nuevas tecnologas informativas.

Cabe considerar, que los sistemas automatizados segn la definicin de Chiavenato (2006), son un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la 5

toma de decisiones, por otra parte permiten el control en una organizacin, tambin ayudan analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos. Por otra parte Senn (2006), los define como el medio organizado de proporcionar informacin pasada, presente y hasta futura relacionada con las operaciones internas y el conocimiento externo de las organizaciones. Se puede considerar como un todo unitario y organizado de procesos, procedimientos, tareas, mtodos y recursos materiales,

tecnolgicos y humanos interdependientes, de que se vale una institucin para alcanzar un objetivo

En Venezuela, la utilizacin de los avances tecnolgicos se ha propiciado la aparicin de diversas tcnicas y herramientas en el mbito empresarial, las cuales se orientan a incrementar el control en el manejo de facturacin, es por ello que las mismas necesitan actualizar

permanentemente los recursos que permiten gestionar, controlar y difundir la informacin de la organizacin o institucin como sus elementos, respondiendo al control de los procesos que la integran. Es importante destacar que actualmente existen instituciones privadas que han implantando sistemas automatizados, en el Venezuela especficamente en Porlamar el Instituto Universitario politcnico "Santiago Mario" posee un sistema automatizado para el control y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jess Manuel Subero".

Segn lo anteriormente mencionado, En el estado Zulia, se encuentra el Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), el cual tiene como misin formar profesionales a nivel Tcnico Superior Universitario capacitados para desempearse eficientemente en su campo laboral, tomando como gua estratgica un curriculum actualizado y adaptado a las necesidades de cada especialidad, reforzando su estructura de pensamiento para consolidar su desarrollo integral, propiciando su autorrealizacin en el 6

marco de la coparticipacin y solidaridad, tomando en consideracin las expectativas del sector productivo regional y nacional. Todo ello con el concurso de un cuerpo docente altamente calificado, de reconocida trayectoria profesional, en un ambiente acadmico, de interaccin humana que facilite la integracin del estudiante a la institucin, favoreciendo el proceso de enseanza-aprendizaje para lograr una generacin de profesionales con capacidad para transformar su entorno, a travs del mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y en consecuencia del pas. As mismo, la Institucin est comprometida con el proceso de

actualizacin y renovacin continua de la Ciencia, la Cultura y la Tecnologa, mediante sus programas de investigacin, extensin, y Produccin. No obstante, en el Municipio Cabimas, se encuentra una extensin del IUTEPAL, el cual presenta una problemtica en la rea de biblioteca, resulta que la misma no cuenta con un sistema de informacin que contribuya al inventario de todos sus equipos, materiales, y libros, esto debido a la falta de organizacin que la biblioteca presenta, lo que ha originado que se extraven un gran numero de libros por no mantener un sistema de inventarios que le garantice un control de todo los servicios que esta instalacin ofrece. Tal escenario, preocupa al personal directivo de la institucin, el cual ha realizado una serie de reuniones para evitar esta situacin, los mismo requieren de un inventario de todos los bienes que posee la biblioteca, para tener presente el material con el que se cuenta y mantenerla actualizada, de esta manera se pretende implantar un sistema de informacin para el control de inventario de la biblioteca del IUTEPAL ampliacin Cabimas,

solucionando la problemtica existente dentro de la mencionada institucin y contribuyendo en la mejora continua de esta rea agilizando sus procesos administrativos.

Objetivos de la investigacin

Objetivo General

Implantar un sistema de informacin automatizado para el control de inventario de la biblioteca del Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), ampliacin Cabimas.

Objetivos especficos Analizar la situacin actual de los procesos, en los que se basa el inventario existente dentro de la biblioteca del Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), ampliacin Cabimas. Determinar los requerimientos fsicos y lgicos del sistema de informacin automatizado para el control de inventario de la biblioteca del Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), ampliacin Cabimas. Disear las pantallas del prototipo del sistema de informacin automatizado para el control de inventario de la biblioteca del Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), ampliacin Cabimas. Desarrollar el sistema de informacin automatizado para el control de inventario de la biblioteca del Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), ampliacin Cabimas. Realizar las pruebas al sistema de informacin automatizado para el control de inventario de la biblioteca del Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), ampliacin Cabimas.

Justificacin y alcance de la investigacin

Los sistemas automatizados son de suma importancia ya que logran el funcionamiento ptimo de mltiples procesos como llevar el control de 8

inventarios, procedimientos administrativos, entre otro. A travs de ellos se puede obteniendo mejoras en la calidad de servicios, disminuir costos operativos, liberar la complejidad de muchas rutinas y actividades manuales. Los sistemas automatizados son una herramienta necesaria para el flujo de la informacin en una empresa, es una fuente de informacin para tomarse como apoyo para la llevar a cabo la direccin de la misma proporcionado los conocimientos bsicos para la realizacin de las actividades de cualquier organizacin o institucin.

Por otra parte sistemas de informacin automatizados han pasado de ser un elemento complementario a ser un componente indispensable en los procesos comerciales, administrativos y financiaron, garantizando la eficacia de las automatizaciones de los procesos donde se obtiene efectividad en las operaciones y ahorro de tiempo.

La necesidad de plantear el desarrollo un sistema de informacin para el control de inventario de la biblioteca del IUTEPAL, incidir en la mejora de sus procesos, en cuanto a su rapidez y facilidad, factores que mejoran sin lugar a duda la calidad de servicio de esta instalacin, la atencin de los bachilleres en forma oportuna adems de la satisfaccin y equilibrio interno de la biblioteca por la facilidad que traer consigo el inventariado de todos los bienes que posee esta rea en estudio.

Cabe destacar que la presente investigacin se justificar en cuatro puntos de vistas, los cuales se describen a continuacin:

El aporte terico que brindar la investigacin generar reflexin y discusin tanto sobre el conocimiento existente del rea investigada, como dentro del mbito de las tecnologas. En especial sustenta teoras de sistemas automatizados y control de inventario profundizando el tema con el 9

apoyo de los autores mencionados en el mismo, con fin de recopilar la informacin necesaria que permitir el desarrollo de la investigacin.

Desde un punto de vista prctico, la investigacin es una va directa para dar a conocer al personal de la empresa un objeto de estudio acerca de las nuevas tecnologas de informacin que se implantan; lo cual permite un mejor desempeo en las actividades que incluye: registros de datos, espacios disponibles, reportes de inventarios entre otros.

Por otro lado el presente estudio servir como modelo metodolgico a futuras investigaciones en el desarrollo de sistemas automatizados en el rea comercial ms especficamente en de control de inventarios. As mismo ayudando al desarrollo de las fases y objetivos, contribuyendo este a futuras creaciones de nuevas metodologas de investigacin de sistemas

automatizados para el control de inventario o temas similares.

En virtud de lo antes

expuesto la

relevancia

social

de la

investigacin beneficiar a los empleados del Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), debido a que a travs del sistema

automatizado los proceso para el control de inventario en la biblioteca se realizaran de forma ms rpida y eficiente, por medio de una interfaz

agradable, facilitando el manejo para el usuario sin los inconvenientes que podran causar el mtodo tradicional de llenado de forma manual que no era se realizaba de forma confiable.

Delimitacin de la Investigacin

La investigacin se llevar a cabo en el Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo (IUTEPAL), ubicada en xxxxxx, Municipio Cabimas 10

Estado Zulia, la misma ser desarrollada en el lapso comprendido entre Abril de 2012 hasta Julio 2012.

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