Normas de Control Interno para El Sector Publico

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO.
INDICE PAG. INTRODUCCION i - v
CODIGO 100-00
DESCRIPCION DE LAS NORMAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
110-00 110-01 110-02 110-03 110-04 110-05 110-06 110-07 110-08 110-09 110-10 110-11 110-12 110-13
FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO Objetivos generales del control interno Ambiente de confianza mutua Contenido, flujo y calidad de la informacin Indicadores de gestin Actitud hacia el cambio Flexibilidad al cambio Evaluacin del control interno Actitud hacia el control interno Control interno previo Control interno concurrente Control interno posterior Auditora interna Control administrativo de bienes, valores y documentos 1 2 2 3 6 7 7 8 9 9 10 11 13
120-00 120-01 120-02 120-03 120-04
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Ambiente de control Evaluacin de los riesgos de control Actividades de control Sistema de informacin y comunicacin Actividades de monitoreo y/o supervisin 14 15 16 16 17
130-00
HERRAMIENTAS DE EVALUACION DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Herramientas para evaluar el ambiente de control Herramientas para evaluar los riesgos de control Herramientas para evaluar las actividades de control Herramientas para evaluar el sistema de informacin y comunicacin 24 18 20 22
130-01 130-02 130-03 130-04
130-05
Herramientas para evaluar las actividades de monitoreo y/o supervisin 27
140-00 140-01 140-02 140-03 140-04 140-05
NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO Determinacin de responsabilidades y organizacin Separacin de funciones incompatibles Autorizacin de operaciones Informacin gerencial Comit de auditora 28 29 30 31 32
200-00
NORMAS DE CONTROL INTERNO PAR A EL AREA DE ADMINISTRACION FINANCIERA GUBERNAMENTAL NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Aplicacin de los principios y normas de contabilidad gubernamental 35 35 37 37 39 39 40
210-00
210-01
210-02 210-03 210-04 210-05 210-06 210-07
Organizacin del sistema de contabilidad gubernamental Integracin contable de las operaciones financieras Documentacin de respaldo y su archivo Oportunidad en el registro de los hechos econmicos Conciliacin de los saldos de cuentas Formularios y documentos
220-00 220-01 220-02 220-03 220-04
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO Responsabilidad del control Control interno previo al compromiso Control interno previo al devengamiento Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto 41 42 43 44
230-00 230-01 230-02 230-03 230-04 230-05 230-06 230-07 230-08 230-09 230-10 230-11 230-12 230-13 230-14 230-15
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERIA Determinacin de los ingresos Recaudacin y depsito de los ingresos Constancia documental de la recaudacin Verificacin de los ingresos Medidas de proteccin de las recaudaciones Fondos de reposicin Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo Cuentas corrientes bancarias Conciliaciones bancarias Control previo al pago Pago de remuneraciones Cumplimiento de obligaciones Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera Control y custodia de garantas y fianzas Uso de sello restrictivo para los documentos pagados por la tesorera 57 57 58 59 45 46 47 47 48 48 51 52 52 53 54 54 55 56
230-16 230-17 230-18
Transferencias de fondos por medios electrnicos Inversiones financieras: Adquisicin y ventas Inversiones financieras: Control y verificacin fsica
240-00 240-01 240-02 240-03
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA ANTICIPOS DE FONDOS Y CUENTAS POR COBRAR Anlisis y confirmacin de saldos Conciliacin y constatacin Eliminacin de saldos no resueltos 60 60 61
250-00
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACION Adquisicin Almacenamiento y distribucin Sistema de registro Identificacin y proteccin Custodia Uso de los bienes de larga duracin Control de vehculos oficiales 63 63 63 64 65 65 66
250-01 250-02 250-03 250-04 250-05 250-06 250-07 250-08 250-09 250.10 250.11
Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin 67 Baja de bienes por obsolescencia, prdida o robo Ventas de bienes y servicios Mantenimiento de bienes de larga duracin 68 69 69
260-00
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA DEUDA PUBLICA Contratacin de prstamos Contabilidad de la deuda pblica Conciliacin de desembolsos de prstamos y de operaciones por servicios de la deuda 73 74 70 72
260-01 260.02 260.03
260-04
Eliminacin de pasivos no resueltos
300-00
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE RECURSOS HUMANOS Descripcin y anlisis de cargos Seleccin de personal Actuacin y honestidad de los funcionarios Capacitacin y entrenamiento permanente Rotacin, evaluacin e incentivos 75 76 76 77 78
300-01 300-02 300-03 300-04 300-05
300-06 300-07 300-08 400-00
Asistencia y rendimiento Informacin actualizada del personal Compensacin por becas de estudios otorgadas al personal
80 81 82
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS Organizacin del rea de informtica Plan informtico, adquisicin o actualizaci n de sistemas Operacin y mantenimiento Acceso a los sistemas y modificacin de la informacin Entrada y salida de datos Transacciones rechazadas Procesamiento y entrega de datos Segregacin de funciones en el rea de informtica Seguridad general en los centros de procesamiento de datos 91 82 83 85 85 86 88 89 89
400-01 400-02 400-03 400-04 400-05 400-06 400-07 400-08 400-09
400-10
Utilizacin de los equipos, programas e informacin institucional 92
400-11
Aprovechamiento de los recursos computarizados del sector pblico 93 94
400-12
Administracin de software
500-00 500-01 500-02 500-03 500-04 500-05
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS Planificacin 94 Autorizacin Financiamiento Gestin en la ejecucin Concesiones para la construccin, mantenimiento, operacin y explotacin de obras pblicas 97 97 95 95 96
500-06 500-07
Aplicacin de controles de calidad en obras y reportes Oportunidad en el procesamiento de presupuestos adicionales
98
500-08
Determinacin de volmenes de obra de post construccin 99
500-09
Participacin de los miembros designados para la recepcin de obra 99 100
500-10
Ejecucin de obras por administracin directa
INTRODUCCION
Las Normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador constituyen guas generales emitidas por la Contralora General del Estado, orientadas a promover una adecuada administracin de los recursos pblicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economa en la gestin institucional.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos especficos que se trazaron; tienen soporte tcnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica pertinente.
ESTRUCTURA DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO
CODIGO:
Se compone de cinco dgitos: Los tres primeros dgitos, que conforman el primer campo, indican el rea y subrea y el cuarto y quinto dgitos, que constituyen el segundo campo, sealan el ttulo.
TITULO:
Corresponde a la denominacin de la norma.
CARACTERISTICAS:
Las Normas de Control Interno se caracterizan por ser:
Concordantes con el marco legal vigente, disposiciones y normativa de los Sistemas de Contabilidad Gubernamental, Presupuesto, Tesorera,
ii Endeudamiento Pblico y con otras disposiciones relacionadas con el control interno. Compatibles con los Principios de Administracin, las Normas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado y la Normativa de Contabilidad Gubernamental emitida por el Ministerio de Economa y Finanzas.
Sencillas y claras en su presentacin y referidas a un asunto especfico.
Flexibles, ya que permiten su adaptacin y actualizacin peridica de acuerdo con las circunstancias, segn los avances en la modernizacin de la administracin gubernamental.
Las Normas de Control Interno se encuentran agrupadas por reas, sub-reas y ttulos. Las reas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios a fines y se clasifican en:
100
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
200
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL
300
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE RECURSOS HUMANOS
400
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS
500
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
Estas normas promueven la existencia de un control interno slido y efectivo, cuya implantacin constituye responsabilidad de las mximas autoridades y de los niveles iii de direccin. La combinacin de las normas establecen el contexto requerido para el control interno apropiado en cada entidad pblica.
100
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
Este grupo de normas constituyen los criterios bsicos para mantener un efectivo y eficiente control interno en las entidades del sector pblico.
110
Fundamentos del Control Interno:
Son normas encaminadas a lograr una adecuada administracin de los recursos pblicos y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado.
120
Componentes del Control Interno
El control interno consta de cinco componentes relacio nados entre s, los que funcionan de manera en que el nivel ejecutivo dirige a la entidad, y estn integrados en el proceso de direccin.
130
Herramientas de Evaluacin de los Componentes de Control Interno
Se presentan cinco herramientas de evaluacin, una para cada componente del control interno; sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control, para lo cual la entidad debe establecer objetivos en cada actividad importante.
140
Normas Gerenciales de Control Interno
Tienen como objetivo recordar que todos los miembros de una organizacin comparten responsabilidades en materia de control interno. Sin embargo, la
responsabilidad de su implantacin recae en los niveles de direccin y de la mxima autoridad de una entidad.
iv 200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL
210Normas de Control Interno para Contabilidad Gubernamental
Su finalidad es lograr la obtencin de informacin financiera confiable y oportuna. Con estas normas se busca que la contabilidad integre las operaciones financieras, produciendo reportes y estados financieros apropiados.
220Normas de Control Interno para Presupuesto
Tienen por objeto establecer el control interno en las actividades relacionadas con el manejo presupuestario, se fundamentan en las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economa y Finanzas.
230Normas de Control Interno para Tesorera
Su finalidad es controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorera, con el fin de lograr seguridad y razonabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada entidad, evitando riesgos en la gestin.
240
Normas de Control Interno para Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar
Sirven para obtener informacin actualizada que permitan realizar el cobro oportuno de los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad.
250Normas de Control Interno para Inversiones en Existencias y Bienes de Larga Duracin
Tienen que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro, control, proteccin y conservacin de los bienes de larga duracin.
v 260 Normas de Control Interno para Deuda Pblica
Se orientan especialmente a velar por la confiabilidad de la informacin que administra el endeudamiento pblico, procurando mantener un mejor
conocimiento y comprensin de este tipo de operaciones.
300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE RECURSOS HUMANOS Se refieren a los mecanismos que se aplicarn para la correcta administracin de los recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeo de las funciones encomendadas al personal.
400
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE SISTEMAS DE INFORMACIN COMPUTARIZADOS
Con estas normas se busca promover la correcta utilizacin de los sistemas computarizados que procesan la informacin que generan las entidades.
500
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
Estn relacionadas con la ejecucin de obras pblicas, tratan de regular las acciones de contratacin, ejecucin, recepcin y liquidacin de obras, as como el correspondiente control de las obras construidas por administracin directa.
ACUERDO N
CG
EL Contralor General del Estado, Subrogante
Considerando:
Que de conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, le corresponde a la Contralora General del Estado dictar regulaciones de carcter general para el cumplimiento de sus funciones.
Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 del artculo 7 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, es competencia del Organismo Tcnico Superior de Control expedir, publicar y actualizar las Normas de Control Interno, que sirvan de marco bsico para que las instituciones del Estado y sus servidores establezcan y pongan en funcionamiento su propio control interno.
Que con el fin de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y bienes del sector pblico, es necesaria la emisin de normas actualizadas de control interno.
Que mediante Acuerdo No. 017-CG, publicado en el Registro Oficial 430 de 28 de abril de 1994, se expidieron las Normas Tcnicas de Control Interno; y que las
mismas requieren incorporar las tcnicas modernas sobre la materia y someterse a las disposiciones de la nueva Ley de la Contralora General.
En ejercicio de las atribuciones que le conceden el artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador y los artculos 31 numeral 22 y 95 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado:
Acuerda:
Expedir las siguientes Normas de Control Interno que sern aplicadas en las entidades y organismos del sector pblico que se encuentran bajo el mbito de competencia de la Contralora General del Estado.
Art. 1.- Encargar a la Asesora General de la Contralora General del Estado, a travs del Departamento de Gestin, la actualizacin permanente de la normativa de control interno, tomando en consideracin las sugerencias de cambios que se reciban por parte de las entidades del sector pblico o mediante consultas que se realicen en forma directa a los usuarios de las mismas.
Art. 2.- Derogar las Normas Tcnicas de Control Interno expedidas mediante Acuerdo No. 017-CG, publicadas en el Registro Oficial No. 430 de 28 de abril de 1994.
Art. 3.- Este Acuerdo entrar en vigencia desde la presente fecha sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial.
Dado, en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a
Dr. Genaro Pea Ugalde CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO, SUBROGANTE
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO
DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
CODIGO
DESCRIPCION
100 - 00
AREA: NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
110 - 00
SUBAREA: FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO
110 - 01
TITULO: TITULO: OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO Las entidades y organismos del sector pblico tienen una misin que cumplir, para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. La consecucin de los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el control interno de la entidad.
La mxima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y divulgacin de los objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y actividades.
Los objetivos pueden formularse para la organizacin como conjunto o dirigirse a determinados proyectos o actividades dentro de la misma institucin, clasificndose en tres categoras:
Operacionales:- Referente a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos financieros, materiales y humanos.
Financieros:- Referente a la elaboracin y publicacin de reportes y estados financieros internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.
Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas
que le sean aplicables. La consecucin de los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el sistema de control interno de la entidad.
La mxima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y divulgacin de los objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y actividades.
110 02
TITULO: AMBIENTE DE CONFIANZA MUTUA
Debe fomentarse un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de informacin entre los empleados y su desempeo eficaz hacia el logro de los objetivos de la organizacin. DE La confianza mutua entre los empleados, basada en la seguridad, integridad y competencia de las personas, respalda el flujo de la informacin que los usuarios necesitan para tomar decisiones y accionar. Adems, respalda la cooperacin y la delegacin que se requiere para un desempeo eficaz, tendiente al logro de los objetivos y metas de la organizacin.
110 03 TITULO:
CONTENIDO, FLUJO INFORMACION
CALIDAD
DE
LA
El sistema de informacin se disear atendiendo a la estrategia y al programa de operaciones de la entidad, el mismo que servir para los siguientes propsitos:
a)
Tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas en todos los niveles,
b)
Evaluar el desempeo de la entidad, en cuanto se refiere al cumplimiento de metas y objetivos, de sus programas, proyectos, procesos y actividades; y,
c)
Rendir cuenta a los organismos pertinentes y a la ciudadana de la gestin encomendada.
La informacin que emita la entidad ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de decisin que utilice, que se refiera tanto a situaciones financieras como operacionales, cumpliendo varios
atributos, tales como:. Contenido apropiado; Calidad; Oportunidad; Actualizacin; Exactitud; y, Accesibilidad. Para el caso de los niveles directivos y de jefatura, los informes guardarn relacin con el desempeo de la entidad o componente, con los objetivos y con las metas fijadas.
El flujo informativo circular en todos los sentidos, ascendentes, descendentes, horizontal y transversal.
110 04
TITULO: INDICADORES DE GESTION
Un indicador es la unidad que permite medir el alcance de una meta.
La planificacin estratgica y la planificacin operativa anual de cualquier entidad pblica, se evaluar mediante la aplicacin de indicadores en trminos cualitativos y cuantitativos.
Se entiende por indicadores de gestin a los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la
identificacin de la realidad que se pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones (variaciones,
dinmicas) de las caractersticas de la unidad de anlisis establecida, es decir, de los objetivos institucionales y programticos.
Si la mxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan valorar los avances y logros de la accin institucional, ser ne cesario desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformacin de un banco de indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoracin y evaluacin de planes, programas y proyectos sociales.
Cada uno de los objetivos, independienteme nte del nivel de planificacin a que pertenezca, sern descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le formular al menos un indicador a travs del cual se pueda valorar y evaluar la dinmica de dichas variables, dando origen as a la triloga para el desarrollo de cualquier indicador social: objetivos, variables e indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalizacin de los objetivos tanto institucionales como
programticos y de proyectos, convirtindose stos en las unidades de anlisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables relevantes que caracterizan el objetivo, el ltimo paso ser establecer el o los objetivos que permita identificar y seleccionar variables relevantes.
Para formular el indicador, caracterstica o variable relevante seleccionada, correspondiente a cada tema, slo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables en patrn o categora de valoracin y evaluacin, hacindose las preguntas.
Al finalizar el perodo qu resultado concreto queremos entregar? Cmo sabremos que ya hemos logrado el objetivo?
Como
los
indicadores
son
los
patrones
de
valoracin
del
comportamiento de las variables relevantes, dentro del sistema de seguimiento y evaluacin se requiere explicar las diferentes clases de indicadores que dependiendo de la pertenencia a la variable relevante a que hace alusin, se pueden distinguir dos tipos de indicadores:
Indicadores de Gestin o Eficiencia.- Tambin se les denomina como: de seguimiento, de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos. Pertenecen al sub - sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento (produccin fsica) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y costos registrados y analizados. Dentro del sistema de seguimiento y evaluacin, los indicadores de gestin, permiten la valoracin de al menos los siguientes elementos:
1. La utilizacin de los recursos humanos, fsicos, financieros, ecolgicos y de tiempo.
2. El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.
3. El rendimiento fsico promedio (productividad) medido ste como la relacin que existe entre los logros y los recursos utilizados.
4. El costo promedio/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o costo/beneficio.
5. El grado de eficiencia.
6.
El tiempo
Indicadores de Logro o Eficacia.- Son tambin conocidos como indicadores de xito, externos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoracin de los cambios en las variables socioeconmicas propiciados por la accin institucional.
Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub - sistema de evaluacin permitiendo la valoracin de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institucin para resolver los problemas y necesidades del grupo y la regin con quien se adelanta el proyecto.
110 05
TITULO: ACTITUD HACIA EL CAMBIO
Toda entidad dispondr de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, con las posibilidades de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.
A continuacin se sealan algunas condiciones que merecen particular atencin:
Cambios en el contexto externo: legislacin, reglamentos, programas de ajuste, tecnologa, cambios de autoridades, entre otros.
Crecimiento acelerado: Una entidad que crece a un ritmo demasiado rpido est sujeta a muchas tensiones internas y a presiones externas.
Nuevas lneas de productos o servicios: la inversin en la produccin de nuevos bienes o servic ios, generalmente ocasiona desajustes en el sistema de control interno, el que debe ser revisado.
Reorganizacin o Reingeniera: Generalmente significa reduccin de personal que ocasiona, si no son racionalmente practicadas, alteraciones en la separacin de funciones y en el nivel de supervisin.
Creacin del sistema de informacin o su reorganizacin: Puede llegar a generar un perodo de exceso o defecto en la informacin producida, ocasionando en ambos casos la probabilidad de decisiones incorrectas.
El proceso de gestin de cambio es crtico para el control interno y no ser obviado en ninguna circunstancia.
110 06
TITULO: FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
El sistema de informacin ser permanentemente analizado y, de ser necesario, rediseado cuando se detecten deficiencias en su
funcionamiento y/o produccin de bienes o servicios. Cuando la entidad cambie su estrategia, misin, poltica, objetivos, programa de trabajo, entre otros, se contemplar el impacto en el sistema de informacin.
Si el sistema de informacin se disea orientado en una estrategia y un programa de trabajo, es natural que al cambiar stos, tenga que adaptarse a las nuevas necesidades institucionales.
Por otra parte, es necesario una atencin especial para evitar que a l informacin que dej de ser relevante siga fluyendo en detrimento de otra que pas a serlo.
110 07
TITULO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
La mxima autoridad de cada entidad
dispondr por escrito que
cualquier funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, peridicamente evale la eficiencia del control interno y comunicar los resultados ante quien es responsable.
Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le proporcionar al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su correccin y fortalecimiento.
Si bien la Unidad de Auditora Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones peridicas al sistema de control interno.
110 08
TITULO: ACTITUD HACIA EL CONTROL INTERNO
La competencia tcnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga en el cumplimiento de sus funciones, son los factores
fundamentales para definir los controles preventivos y de deteccin que deban ponerse en prctica.
Cada
uno
de
los
servidores propiciar con su actitud la
incorporacin de todos los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo.
La mxima autoridad de cada entidad pblica establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de acuerdo con las
disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos,
crear y mantener un ambiente de honestidad y de respaldo hacia el control interno, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente. Los componentes de control interno sern incorporados dentro de cada una de las fases del proceso administrativo, esto es
planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control.
La
estructura
orgnica
funcional incorporar los componentes de
control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente l s funciones asignadas. En esta estructura se cuidar a especialmente de definir las lneas de comunicacin entre los
distintos niveles de la organizacin y de separar en unidades organizativas diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de gestin.
110 09
TITULO: CONTROL INTERNO PREVIO
Las entidades y organismos del
sector pblico establecern
mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan proyectado realizar, antes de su autorizacin, o de que sta surta sus efectos, con el propsito de determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y programas.
El control previo ser ejecutado por el personal responsable del trmite normal de las operaciones y actividades.
110 10
TITULO: CONTROL INTERNO CONCURRENTE
Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de servidores, establecern y aplicarn mecanismos y
procedimientos de supervisin permanente durante la ejecucin de las
operaciones, con el objeto de asegurar:
1. El logro de los resultados previstos;
2. La
ejecucin
eficiente
econmica
de
las
funciones
encomendadas a cada servidor;
3. El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas;
4. El
aprovechamiento
eficiente
de
los
recursos
humanos,
materiales, tecnolgicos y financieros;
5. La proteccin al medio ambiente;
6. La adopcin oportuna de las medidas correctivas necesarias.
110 11
TITULO: CONTROL INTERNO POSTERIOR
La mxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesora de su unidad de auditora interna, establecer los mecanismos para
evaluar peridicamente y con posterioridad a la ejecucin de las operaciones:
1. El
grado
de
cumplimiento
de
las
disposiciones
legales,
reglamentarias y normativas;
2. Los resultados de la gestin;
3. Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economa en la utilizacin y aprovechamiento de los recursos humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos y naturales; y,
4. El impacto que han tenido en el medio ambiente. 110 12 TITULO: AUDITORIA INTERNA
La Unidad de
Auditora
Interna depender
directamente
de
la
mxima autoridad o del titular de la entidad pblica y estar ubicada orgnicamente en el nivel asesor.
Las instituciones del Estado, contarn con una Unidad de Auditora Interna, cuando se justifique.
El personal auditor ser nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para su funcionamiento sern cubiertos por las propias instituciones a las que ellas sirven y controlan, de conformidad a lo dispuesto en el artculo 14 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.
Es un elemento importante del control interno de una entidad u organismo del sector pblico y su labor consiste en el examen de las operacio nes administrativas y/o financieras efectuado por sus propios auditores como un servicio a la alta direccin.
Ser
responsable
del
examen posterior de las operaciones de la
entidad u organismo, mediante los mecanismos sealados en las leyes pertinentes.
Para ser nombrado y ejercer las funciones de direccin o jefatura de esa Unidad se requerir ser profesional con ttulo universitario y formacin compatible con el ejercicio y prctica de la auditora financiera y experiencia en materia de auditora de gestin.
Lo podrn conformar tambin los estudiantes de contabilidad y auditora por lo que su nombramiento como auditor estar condicionado hasta la obtencin de su ttulo profesional conferido por un centro de
estudios superior legal y debidamente reconocido por los organismos oficiales.
Las
funciones
que
realice la Unidad de Auditora Interna sern
completamente independientes de las funciones de lnea.
Con el fin de realizar la evaluacin integral de la institucin, esta Unidad tambin realizar auditoras de gestin para asegurar la eficiencia de las operaciones; la asesora a todos los niveles de la institucin; la evaluacin de la estructura y ambiente de control interno; el seguimiento continuo y posterior de las actividades financieras, operativas, ambientales y tcnicas y el logro de los objetivos institucionales.
Para cumplir con este objetivo se requerir de profesionales en otras disciplinas, es decir, la Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal multidisciplinario.
Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn, individual o colectivamente, con criterio independiente respecto a la operacin o actividad auditada; y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.
Los informes de las unidades de auditora, suscritos por el Jefe de la Unidad, sern dirigidos a la mxima autoridad de la institucin a la que pertenezcan, la que ser responsable de adoptar las medidas pertinentes para implantar las recomendaciones emitidas.
Las unidades de auditora interna, en concordancia con lo establecido en las disposiciones legales vigentes, enviarn a la Contralora General del Estado, ejemplares de sus informes, en el trmino de 8 das contados desde la fecha de suscripcin, conjuntamente con la documentacin probatoria de los hechos informados, para los trmites administrativos
correspondientes.
110 13 TITULOTITULO:
CONTROL ADMINISTRATIVO VALORES Y DOCUMENTOS
DE
BIENES,
La mxima autoridad de cada entidad del sector pblico dispondr la formulacin de procedimientos que permitan el control administrativo de todas las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por bienes, valores, documentos, compromisos y garantas que no afecten su estructura patrimonial.
Los bienes recibidos en fideicomiso, comodato o almacenaje, sern controlados administrativamente, identificando a su propietario, el origen de los mismos y el motivo de la custodia.
El valor del pago convenido para hacer uso de la opcin de compra, constituir el costo del activo adquirido.
Durante el perodo de vigencia del contrato los bienes de larga duracin arrendados sern controlados administrativamente; su valor ser el que especifique el contrato.
Los bienes que no renan las condiciones necesarias para ser clasificados como activos fijos, pero tengan una vida til superior a un ao, tales como ciertos tiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencera, instrumental mdico, insumos, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos y herramientas menores, sern cargados a gastos de gestin y estarn sujetos a control administrativo interno.
Los encargados de la custodia, salvaguardia y mantenimiento de los bienes, valores y documentos sujetos a control administrativo, sern independientes de las funciones de autorizacin y de registro contable. Los procedimientos incluirn, en los casos que ameriten, la contratacin
de plizas de seguro contra siniestros, plizas de fidelidad, seguridades, segn el tipo de bienes, medidas para su adecuada conservacin y para su mantenimiento preventivo y correctivo.
Los ttulos de crdito, especies valoradas, papeles fiduciarios emitidos y las garantas recibidas, estarn sujetos a controles administrativos, para dicho fin se disearn registros especficos que permitan mantener informacin oportuna desde la fase de emisin, recaudacin y baja.
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SUBAREA: COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
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TITULO: AMBIENTE DE CONTROL
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.
En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos.
Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.
Los factores que conforman el ambiente de control son los siguientes:
Integridad y valores ticos (Cdigo de conducta y tica); Compromiso de competencia profesional; Comit de Auditora;
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Filosofa de direccin y estilo de gestin; Estructura organizativa; Asignacin de autoridad y responsabilidad; y, Polticas y prcticas de recursos humanos
TITULO: EVALUACION DE LOS RIESGOS DE CONTROL
El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o accin afecte adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, as como con la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad.
Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.
Esta actividad de autoevaluacin que practica la Direccin, ser verificada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados, en las distintas reas y niveles de la organizacin.
Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son:
Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados; Identificacin de los riesgos internos y externos; Gestin del cambio; y, Evaluacin de los objetivos, de los riesgos y gestin del cambio.
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TITULO: ACTIVIDADES DE CONTROL
Se refiere a las acciones que realiza la administracin de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de poltic as y procedimientos. Permiten la proteccin y conservacin de los activos, as como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son: 120-04
Tipo de actividades de control; Integracin de las actividades de control con la evaluacin de riesgos; Controles sobre los sistemas de informacin; Necesidades especficas; y, Evaluacin.
TITULO: SISTEMA DE INFORMACION Y COMUNICACIN
Est constituido por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad. La calidad y oportunidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la mxima autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar informacin confiable.
En el sector pblico el sistema integrado de informacin financiera se sustentar en una base de datos central y nica, cuyo soporte ser la informtica y las telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las reas de presupuesto, tesorera, contabilidad y deuda pblica.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener informacin sobre su nivel de desempeo.
Los factores que conforman el sistema de informacin y comunicacin son: 120-05
Estrategias y sistemas integrados de informacin La calidad y oportunidad de la informacin Comunicacin e informacin interna Comunicacin e informacin externa Medios de comunicacin Evaluacin
TITULO: ACTIVIDADES DE MONITOREO Y/O SUPERVISION Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles o insuficientes, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
Durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad (esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior), los problemas se detectan en el presente, no slo en el pasado.
De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades,
Mediante la combinacin de ambas modalidades.
Los elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisin son:
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Actividades de supervisin continua; Evaluaciones puntuales; Comunicacin de deficiencias; y, Evaluaciones.
SUBAREA: HERRAMIENTAS DE EVALUACION DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR EL AMBIENTE DE CONTROL Integridad y Valores Eticos:
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La mxima autoridad transmitir el mensaje de que la integridad y los valores ticos no pueden, bajo ninguna circunstancia, ser contravenidos. Los empleados y funcionarios deben captar y entender dicho mensaje. El nivel directivo demostrar continuamente, mediante sus mensajes y su comportamiento, un compromiso con los valores ticos.
Compromiso de Competencia Profesional:
La mxima autoridad especificar el nivel de competencia profesional requerido para trabajos concretos y traducir los niveles requeridos en conocimientos y habilidades imprescindibles, para ejecutar los trabajos de manera adecuada.
Comit de Auditora:
El comit de auditora es un componente importante del control interno, tiene como funcin principal evaluar la gestin institucional, asegurando un control interno eficiente. Los integrantes del comit de auditora tendrn suficientes conocimientos y experiencia para cumplir en forma eficiente sus funciones.
La Filosofa de la Entidad y el Estilo de Gestin:
La filosofa y estilo de gestin suelen tener un efecto importante en la entidad, stos son, naturalmente, intangibles, pero se pueden buscar indicadores positivos o negativos. Existir una oportuna interaccin entre la alta direccin y las direcciones operativas, en particular cuando se opera en circunscripciones territoriales provinciales.
Estructura Organizativa:
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern la experiencia y los niveles de conocimientos requeridos en funcin de sus cargos.
Asignacin de Autoridad y Responsabilidad:
La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de polticas conexas ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de informacin y autorizaciones para efectuar cambios.
Polticas y Prcticas en Materia de Recursos Humanos:
Las polticas de recursos humanos son esenciales para el reclutamiento y el mantenimiento de personas competentes, que permitan llevar a cabo los planes de la entidad y lograr la consecucin de sus objetivos.
Existir idoneidad de los criterios de retencin de los empleados, de los
criterios de promocin y de las tcnicas para la recopilacin de informacin en relacin con el cdigo de conducta u otras directrices de comportamiento.
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TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR LOS RIESGOS DE CONTROL Objetivos Globales de la Entidad:
Para que una entidad tenga un control eficaz, debe tener objetivos establecidos. Los objetivos globales de la entidad incluyen
aseveraciones generales acerca de sus metas y estn apoyados por los planes estratgicos correspondientes, para describir los objetivos globales de la entidad y las estrategias clave que se han establecido.
Objetivos Especficos para Cada Actividad:
Los objetivos especficos surgen de los objetivos y estrategias globales y estn vinculados con ellos, suelen expresarse como metas a conseguir, con unos fines y plazos determinados.
Se establecern objetivos para cada actividad importante, debiendo ser stos coherentes los unos con los otros.
Riesgos Internos y Externos:
El proceso de evaluacin de los riesgos de una entidad permite identificar y analizar las implicaciones de los riesgos relevantes, tanto para la entidad como para cada una de las actividades. Dichos procesos tendrn en cuenta los factores externos e internos que pudiesen influir en la consecucin de los objetivos. Se efectuar un anlisis de los riesgos y se proporcionar una base para el tratamiento de los mismos.
Los objetivos relevantes y los riesgos asociados para cada una de las actividades importantes sern identificados conjuntamente en el proceso de evaluacin de los riesgos.
Gestin del Cambio:
Los entornos econmico, industrial y legal cambian y las actividades de las entidades evolucionan. Hace falta disear mecanismos para detectar tales cambios y reaccionar oportunamente ante ellos.
La existencia de mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar ante los acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecucin de los objetivos especficos o globales, sern establecidos por los directivos responsables de las actividades que ms se veran afectadas por los cambios.
Evaluacin:
La evaluacin se concentrar en los procesos de la entidad, de fijacin de objetivos, de anlisis de los riesgos y gestin de cambios, incluyendo sus vinculaciones y su relevancia para las actividades de la entidad.
Es importante recalcar que no todos los factores de evaluacin sern aplicables a todas las entidades, sin embargo, pueden servir como punto de partida, por tal razn deben seleccionarse los que realmente puedan ser aplicados.
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TITULO:HERRAMIENTAS PARA EVALUAR LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Tipos de Actividades de Control
Existen muchas actividades de control, que incluyen desde controles preventivos, detectivos, manuales, informticos y de direccin. La categora de una actividad puede venir determinada por los objetivos de control, a los que corresponde, as como asegurar la totalidad y exactitud del proceso de datos.
Las actividades de control generalmente son llevadas a cabo por el personal a todos los niveles de una organizacin. Se pretende dar a conocer la variedad de las actividades de control y no proponer una clasificacin especfica.
Integracin de las Actividades de Control con la Evaluacin de Riesgos De forma paralela a la evaluacin de los riesgos, la alta direccin establecer y aplicar el plan de accin necesario para afrontarlos. Una vez identificadas, estas acciones tambin sern tiles para definir las operaciones de control que se aplicarn para garantizar su ejecucin de forma correcta y en el tiempo deseado. Las actividades de control sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
Controles Sobre los Sistemas de Informacin
Los sistemas de informacin, que desempean un papel fundamental en la gestin de las entidades, deben necesariamente estar controlados, con independencia de su tamao o de que las informaciones obtenidas sean de naturaleza financiera, relativos a las actividades o referente a la reglamentacin.
Las actividades de control
en los sistemas de informacin pueden
agruparse en dos categoras. La primera abarca los controles generales, que son aplicables a muchas o a todas las operaciones y que ayudan a
asegurar su correcto funcionamiento. La segunda categora comprende controles de aplicacin que incluyen los procedimientos programados en el seno de las aplicaciones y los procedimientos manuales
asociados para asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.
Necesidades Especficas
Dado que cada entidad tiene sus propios objetivos y estrategias de implantacin, surgen diferencias en la jerarqua de objetivos y en las actividades de control correspondientes. Incluso en el caso de que dos entidades tuvieran los mismos objetivos y jerarqua, sus actividades de control sern diferentes: en efecto, cada entidad est dirigida por personas diferentes que aplican sus propias ideas sobre el control interno.
Evaluacin:
Las actividades de control debern evaluarse en el contexto de las directrices establecidas por la mxima autoridad para afrontar los riesgos relacionados con los objetivos de cada actividad importante.
Por lo tanto, en la evaluacin se tendr en cuenta si las actividades de control estn relacionadas con el proceso de evaluacin de los riesgos y si son apropiadas para asegurar que las directrices emitidas por la mxima autoridad se cumplen.
Las personas encargadas de efectuar la evaluacin tendrn en cuenta no solamente si las actividades de control empleadas son relevantes a base del proceso de evaluacin de riesgos realizado, sino tambin si se aplican de manera correcta.
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TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE
INFORMACION Y COMUNICACIN Informacin:
La informacin que se identifica, recoge, procesa y presenta por medio de los sistemas de informacin, incluir los datos del sector y los datos econmicos y de organismos de control obtenidos de fuentes externas, as como los reportes generados dentro de la organizacin.
La obtencin de informacin externa e interna, facilita a la alta direccin preparar los informes necesarios sobre el rend imiento de la entidad en relacin con los objetivos establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
Comunicacin:
La comunicacin es inherente al proceso de informacin, tambin se lleva a cabo en un sentido ms amplio en relacin con las expectativas y responsabilidades de individuos y grupos. La comunicacin ser eficaz en todos los niveles de la organizacin (tanto hacia abajo como hacia arriba y a lo largo de la misma) y con personas ajenas a la misma.
Estrategias y Sistemas Integrados:
Los sistemas de informacin generalmente constituyen una parte integral de las actividades operativas. No solo permiten recoger la informacin necesaria para tomar las decisiones en la implantacin de controles, sino que se vienen concibiendo cada vez ms para llevar a cabo iniciativas estratgicas. El reto institucional ms importante de la planificacin, el diseo y la
consiste en la integracin
implantacin de los sistemas con la estrategia global de las entidades y organismos del sector pblico.
La Calidad y Oportunidad de la Informacin:
La calidad y oportunidad de la informacin generada por el sis tema permite a la mxima autoridad tomar decisiones adecuadas al gestionar y controlar las actividades de la entidad. Generalmente, los sistemas modernos incorporan una opcin de consulta en lnea, para que se pueda obtener informacin actualizada en todo momento.
Resulta imprescindible que los informes ofrezcan suficientes datos relevantes para posibilitar un control eficaz.
Comunicacin e Informacin Interna:
Adems de recibir la informacin necesaria para llevar a cabo sus actividades, todo el personal, especialmente los empleados con responsabilidades importantes en la gestin administrativa y de las finanzas, recibirn el mensaje claro desde la alta direccin en el sentido que ejercern con responsabilidad sus funciones sujetas al control interno. Tanto la claridad como la eficacia de su comunicacin son importantes.
Adems, cada funcin concreta se especificar con claridad. Cada persona entender los aspectos relevantes del sistema de control
interno, cmo funcionan los mismos y saber cul es su papel y responsabilidad en el sistema. Comunicacin e Informacin Externa:
A ms de una buena comunicacin interna, existir una eficaz comunicacin externa. Al disponer de lneas abiertas de comunicacin, los usuarios podrn aportar con informacin de gran valor sobre el
diseo y la calidad de los servicios de la entidad, permitiendo que sta responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios. Por otra parte, toda persona que entre en contacto con la entidad entender que no se tolerarn actos indebidos, como sobornos y otros pagos ilegtimos.
Las comunicaciones recibidas de terceros proporcionan informacin importante sobre el funcionamiento del control interno.
Medios de Comunicacin:
La comunicacin se materializa en manuales, polticas, memorias, avisos, mensajes en vdeo. Cuando los mensajes se transmiten verbalmente (a grupos grandes, reuniones o a una sola persona) la entonacin y el lenguaje corporal sirven de nfasis al mensaje verbal.
Otro potente medio de comunicacin lo constituye la actuacin del titular al tratar con sus subordinados. Los directivos recordarn siempre que una accin vale ms que mil palabras. La actuacin de la mxima autoridad, a su vez, est influida por la historia y la cultura de la entidad, basndose en el tratamiento seguido en situaciones similares por parte de sus propios predecesores.
Evaluacin:
El evaluador considerar la adecuacin de los sistemas de informacin y la comunicacin a las necesidades de la entidad. No todos los conceptos sern de aplicacin a todas las entidades. Sin embargo, pueden servir de referencia.
La adecuacin de la comunicacin horizontal y la integridad y oportunidad de la informacin, as como si sta resulta suficiente para que los empleados puedan cumplir con sus responsabilidades de manera
eficiente.
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TITULO:HERRAMIENTAS PARA EVALUAR LAS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y/O SUPERVISION Supervisin Continua:
La supervisin continua se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, incluye las actividades habituales de gestin y supervisin, as como otras acciones que efecta el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.
Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.
Evaluaciones Puntuales:
Resulta til evaluar el sistema de control interno, enfocando el anlisis directamente a la eficacia del sistema. El alcance y la frecuencia de tales evaluaciones puntuales dependern principalmente de la
evaluacin de los riesgos y de los procedimientos de supervisin continua.
Comunicacin de las Deficiencias de Control Interno:
Las deficiencias del control interno sern comunicadas a los niveles superiores y las ms significativas se presentarn a la alta direccin. Se contar con mecanismos para reconocer e informar sobre las deficiencias del control interno identificadas. Si son adecuadas las normas de comunicacin de las deficiencias del control interno y puestas en conocimiento del responsable directo de la actividad.
Evaluacin:
Para llegar a una conclusin sobre la eficacia de la supervisin del control interno, conviene considerar tanto las actividades de supervisin continua como las evaluaciones puntuales del control interno.
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SUBAREA: NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO
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TITULO: DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Y ORGANIZACIN La responsabilidad se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene relacin directa con la moral del individuo que gua su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cvicos e ideolgicos, adquiridos durante su existencia. De all se deriva la obligacin de cada persona de ser responsable.
La mxima autoridad de cada entidad u organismo establecer por escrito las polticas que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obligacin de rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior y comunicar a los servidores respecto de sus deberes, grado de autoridad, responsabilidad, importancia de
sus funciones y relaciones jerrquicas dentro de la estructura organizativa; y, aplicar sistemas de seguimiento e informacin para verificar si se cumplen estas disposiciones, a base de lo cual tomar las medidas correctivas que exijan las circunstancias.
Adems, la mxima autoridad, conjuntamente con los empleados que desempean funciones de jerarqua, son los encargados de vigilar el
cumplimiento de las responsabilidades de los servidores, con la finalidad de aplicar las acciones correctivas que fueren necesarias.
Al disear la organizacin se considerarn los factores siguientes:
La organizacin ser flexible para permitir sincronizar los cambios en su estructura. Resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y polticas.
La estructura de la organizacin ser lo ms simple posible.
Las unidades orgnicas disearn para obtener el mximo de efectividad con el menor costo posible.
Corresponde a cada entidad pblica organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de organizacin, todo lo cual constar en el reglamento orgnico de funciones y en el organigrama estructural correspondiente.
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TITULO: SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
La mxima autoridad de cada entid ad tendr cuidado al definir las tareas de las unidades y de sus servidores, de manera que exista independencia y separacin de funciones incompatibles, tales como: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores y bienes y control de las operaciones de los recursos financieros; esto permitir y facilitar una revisin y verificacin oportuna evitando el cometimiento de errores o actos fraudulentos.
Esta separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.
Tambin se promover y exigir el uso del perodo vacacional anual de los servidores y empleados, para ayudar a reducir riesgos,
especialmente, en el caso de personas que manejan fondos o valores.
El funcionario que ejerce un cargo en una entidad pblica y ha sido designado para desempear otro en la misma institucin en forma temporal o definitiva, dejar de ocupar automticamente el puesto anterior y se designacin. limitar Por a cumplir las funciones de la ltima ninguna persona desempear
tanto,
simultneamente ms de un cargo dentro de la misma institucin, de esta disposicin se exceptan los cargos de profesores en todos los niveles y los reemplazos temporales, en los colegios y otras entidades pblicas que carezcan de personal suficiente.
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TITULO: AUTORIZACION DE OPERACIONES
La autorizacin es la forma de asegurar que slo se efecten operaciones y actos administrativos vlidos y de acuerdo con lo previsto por la mxima autoridad; estar documentada y ser comunicada, por escrito, directamente a los funcionarios y empleados involucrados, incluyendo los trminos y condiciones bajo las cuales se concede la autorizacin.
En cada entidad pblica, la mxima autoridad, establecer por escrito, procedimientos de autorizacin que aseguren el control de las operaciones administrativas y financieras.
La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas que desarrollarn los empleados y que han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se debern adecuar a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el marco legal vigente.
En general, todas las operaciones sean administrativas o financieras se efectuarn previa la respectiva autorizacin del nivel superior designado para tal funcin.
De la misma forma, las personas que reciban las autorizaciones, sern competentes, honestas y conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda.
El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse a las personas autorizadas, quienes estn obligadas a rendir cuenta de la custodia y manejo. La restriccin al acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilizacin no autorizada o a evitar su prdida, contribuye ndo as al cumplimiento de las polticas dictadas por la direccin.
La mxima autoridad es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la transferencia, asignacin y utilizacin de fondos para atender actividades especficas de la entidad que estn relacionadas con el cumplimiento de las metas programadas.
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TITULO: INFORMACION GERENCIAL
El titular de cada entidad pblica crear y mantendr sistemas que provean informacin til, confiable y oportuna a cada nivel
ejecutivo, para el desarrollo de su gestin y conocimiento permanente de las activid ades a su cargo.
Los informes sern elaborados de manera que cada nivel directivo reciba los datos inherentes a su rea de responsabilidad y campo de accin, con un detalle apropiado para la toma de decisiones.
Las
situaciones
excepcionales
sern
reportadas a la mxima
autoridad con oportunidad y detalle suficiente, que le permita adoptar las acciones encaminadas a resolverlas.
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TITULO: COMITE DE AUDITORIA
El Comit de Auditora es el rgano de la Junta de Directores, formado de preferencia por consejeros externos sin responsabilidad operativa en la administracin, cuyas actividades pretenden tener un rol
preponderante en el control corporativo e incrementar la conciencia de control en la entidad.
Se forma con el propsito de secundar los procesos de la organizacin, orientados por la consecucin de los objetivos dentro del marco de la visin y misin.
Se constituye generalmente en consideracin a factores y a disposiciones legales vigentes, pero generalmente responde a la necesidad de mejorar la calidad de los informes de auditora presentados. Su creacin se encamina a:
Evitar la duplicidad en la supervisin; Evitar las funciones operativas; No suplantar responsabilidades; Evaluar el desempeo de los auditores internos y resultados de los auditores externos; conocer los
Coordinar las labores de auditora,
Coordinar con los consultores externos, en materia legal, administrativo, entre otros.; y,
Revisar las observaciones de organismos externos e implantar las
recomendaciones sugeridas.
Los miembros del Comit de Auditora que sean elegidos poseern los siguientes atributos:
Sentido comn de los consejeros externos Independencia frente a la direccin, Funcionalidad con las tcnicas operativas y administrativas, Conocimiento de la institucin.
El nmero de integrantes ser definido de acuerdo a las caractersticas de cada entidad.
El Comit de Auditora tendr vida permanente y su funcionamiento estar normado en el reglamento de su creacin, en igual forma y de acuerdo a dicho instrumento normativo, se sustituirn sus miembros.
El Comit de Auditora elaborar un calendario de las reuniones, que se estructurar en consenso con todos los miembros.
Las reuniones se harn por lo menos trimestralmente y cuando se lo estime necesario; en dichas reuniones se tratarn asuntos relevantes y de calidad, para lo cual se proceder a: Priorizar la estrategia de la entidad,
Culminar con asuntos pendientes,
Distribucin anticipada de la agenda a tratarse.
El Comit de Auditora mantendr informacin permanente y para ello:
Usar los recursos tecnolgicos disponibles,
Realizar revisiones peridicas de las funciones, y
Elaborar y suscribir actas para efectuar el seguimiento.
Las funciones y responsabilidades del Comit de Auditora son: 200 - 00
Revisar la eficiencia del sistema de control, Revisar las actividades de los auditores internos, Revisar y tipificar los riesgos que afectan a la entidad, Revisar la informacin financiera peridica y anual para ser entregada a la junta de consejeros, Coordinar con los consejeros externos, Revisar el cdigo de conducta, Determinar el calendario para efectuar las reuniones y participantes, Informar a la entidad sobre las novedades existentes, El conocimiento por parte de cada miembro de las operaciones de la entidad, La revisin de los planes de los auditores internos, La adopcin de nuevas normas de control interno, Conocer sobre las estimaciones importantes, reservas, contingencias y las variaciones de un ejercicio a otro, Conocer los informes de los auditores externos.
ADMINISTRACION FINANCIERA GUBERNAMENTAL
AREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
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SUBAREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL TITULO: APLICACION DE LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL La contabilidad gubernamental se basar en principios, polticas y normas tcnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las
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operaciones y la preparacin y presentacin de reportes y estados financieros, para la toma de decisiones.
La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y
razonables bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.
Corresponde al Ministerio de Economa y Finanzas, como rgano rector del sistema de contabilidad gubernamental, emitir, actualizar, publicar y divulgar las normas de contabilidad gubernamental que utilizan las entidades del Sector Pblico.
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TITULO:
ORGANIZACION DEL SISTEMA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DE
Cada entidad del sector pblico, organizar e implementar un sistema de contabilidad que le permita proporcionar con oportunidad informacin financiera para la toma de decisiones.
El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, estados financieros y dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las operaciones.
Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las
necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como proporcionar, en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:
Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad.
Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodo correspondiente.
Se mantenga el control de los bienes de larga duracin para su correspondiente registro y salvaguarda.
La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables determinadas por la profesin.
Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.
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TITULO:
INTEGRACION CONTABLE OPERACIONES FINANCIERAS
DE
LAS
La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida y confiable para la toma de decisiones y responsabilidad de los funcionarios que administran fondos pblicos.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque
integra y coordina las acciones que deben cumplir las otras unidades que integran el Sistema de Gestin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de presupuesto, tesorera, recaudacin, bodega, recursos humanos, endeudamiento y otras reas, los clasifica, sistematiza y ordena, para registrarlos y luego producir informacin actualizada y confiable para el uso interno de la mxima autoridad; as como para otros niveles de usuarios como: auditora interna o externa, nivel directivo, otras entidades, Ministerio de Economa y Finanzas y dems organismos oficiales.
En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
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TITULO: DOCUMENTACION DE RESPALDO Y SU ARCHIVO
Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin por los auditores internos o externos.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria tales como: ingresos de caja, comprobante de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que deben ser archivados en orden cronolgico y secuencial y se mantendrn durante el tiempo que fijen las
disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har de conformidad a la reglamentacin interna de cada entidad, con la intervencin de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguirse, los perodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
210 05
TITULO: OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONOMICOS Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la informacin en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin.
La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a partir de la cual sern elaborados los reportes y los estados financ ieros de la entidad.
Estos registros podrn elaborarse en forma manual o computarizada y se mantendrn de manera que garantice la integridad de la informacin.
210 06
TITULO:
CONCILIACION CUENTAS
DE
LOS
SALDOS
DE
LAS
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los
auxiliares se conciliarn peridicamente con los
saldos de la respectiva cuenta del mayor general, sean stos elaborados en forma manual o computarizado, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Los funcionarios o empleados encargados de realizar la conc iliacin, sern independ ientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los resultados, y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la mxima autoridad.
210 07
TITULO: FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
Las entidades pblicas emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin posterior.
Los
formularios y documentos que utilicen las entidades pblicas
proporcionarn informacin completa y permitirn eficiencia, economa y transparencia en las operaciones.
En
el
diseo
se
definir
el
contenido y utilizacin de cada
formulario, se limitar el nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta generarse automticamente a travs del
numeracin podr
comp utador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario.
Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se
salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su
secuencia numrica.
220 - 00
SUBAREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO TITULO: RESPONSABILIDAD DEL CONTROL
220 - 01
La mxima autoridad de una entidad u organismo del sector pblico, disear los controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las etapas del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e
institucionales, que regulan las actividades del presupuesto del Estado y alcanzar el logro de los resultados previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para la programacin, elaboracin, aprobacin, ejecucin, control, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y especficos en la programacin de los ingresos y de los gastos para su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria real y oportuna de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del Estado se observarn los principios presupuestarios, como: equilibrio entre ingresos y gastos, universalidad, unidad, sostenibilidad, sustentabilidad y flexibilidad, con el objeto de que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de
recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en
seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los proyectos, programas y actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
Las unidades componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Pagadura,
Recaudacin, Nmina y Bodega, coordinarn e implantarn los procedimientos de control interno necesarios y sern cumplidos por todos los servidores de acuerdo a las funciones asignadas.
220 - 02
TITULO: CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO.
Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administracin de los recursos humanos, financieros y materiales.
En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas designadas verificarn previamente que:
1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con los proyectos, programas y actividades aprobados en los planes y presupuestos;
2. La operacin financiera, prevista para su ejecucin, sea la ms apropiada;
3. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma; y,
4. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y
presupuestarias.
220 - 03
TITULO:
CONTROL INTERNO DEVENGAMIENTO
PREVIO
AL
Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios, u otros conceptos de ingresos, los servidores encargados verificarn:
1. Que
la
obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una
transaccin financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como razonabilidad y exactitud aritmtica; mantenga su
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente; 3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado;
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de ingresos.
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos.
6. La correccin y legalidad a plicados en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso.
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.
220 - 04
TITULO:
CONTROL DE LA EVALUACION EJECUCION DEL PRESUPUESTO
EN
LA
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. Comprende la determinacin del
comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los proyectos, programas y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planteado, adems, debe identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna. La mxima autoridad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase
del presupuesto, tales como:
Controles sobre la programacin, formulacin y aprobacin, Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos. Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin, Controles a las etapas de evaluacin, cierre y liquidacin.
230 - 00
SUBAREA:
NORMAS DE TESORERIA
CONTROL
INTERNO
PARA
230 - 01
TITULO: DETERMINACION DE LOS INGRESOS
Los ingresos de auto gestin estimados en el presupuesto aprobado sern determinados y recaudados en concordancia con las
disposiciones legales de la materia. Los ingresos sern clasificados bajo criterio econmico tales como: corrientes, de capital y financiamiento. Los valores cobrados indebidamente sern devueltos a los contribuyentes o compensados con otras obligaciones, siempre que sea posible identificarlos.
Los ingresos de autogestin, en ausencia de disposiciones que regulen la materia, sern fijados por las autoridades institucionales que tengan facultad para definir su poltica financiera. Los valores que se
determinen para estas recaudaciones, por lo menos cubrirn los costos actualizados del bien o servicio que se convierta en la fuente de ingresos financieros.
Los conceptos por los cuales se generen ingresos se identificarn de acuerdo al clasificador presupuestario.
230 - 02
TITULO: RECAUDACION Y DEPOSITO DE LOS INGRESOS.
Los ingresos se recaudarn en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad y sern revisados, depositados y registrados en la cuenta corriente abierta a nombre de la entidad en un banco oficial o un banco privado debida y legalmente autorizado, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente.
Los bancos corresponsales que integran y operan con el sistema de red bancaria nacional, cuando recauden ingresos pblicos, informarn a las entidades pblicas generadoras y propietarias de dichos ingresos, mximo dentro de las 24 horas de efectuada la recaudacin.
Las
recaudaciones
directas
sern
depositadas
en
las cuentas
bancarias establecidas por la entidad, en el curso del da de recaudacin o mximo el da h bil siguiente, pudiendo consignarse en varios depsitos parciales cuando sean por montos que impliquen un gran riesgo conservarlos en la entidad pblica.
Los ingresos sern depositados en forma completa e intacta, segn se hayan recibido, por tanto, est prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o prstamos con los dineros producto de la recaudacin. 230 - 03 TITULO: CONSTANCIA RECAUDACION se DOCUMENTAL DE LA
Sobre los valores que entregar
recauden, por cua lquier concepto,
se
un recibo prenumerado, fechado, legalizado y con la
explicacin del concepto y el valor cobrado en letras y nmero y con el sello de Cancelado, documento que respaldar la transaccin realizada. El original de este comprobante ser entregado a la persona que realice el pago. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de recaudacin.
Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de los formularios para recaudacin de
recursos.
En
caso
de
especies
valoradas
ttulos
de
crdito,
sus
movimientos se justificarn documentadamente mediante controles administrativos.
230 - 04
TITULO: VERIFICACION DE LOS INGRESOS
Se efectuar una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos efectuados sean iguales a los valores recaudados. Esta diligencia la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable.
Luego de efectuar la verificacin, si como resultado se establece una diferencia en ms, el valor quedar a favor de la entidad; y, de producirse una diferencia en menos, si despus de un anlisis se comprueba que efectivamente es producto de un error, la diferencia la asumir la entidad, caso contrario exigir su reintegro a la persona encargada de la recaudacin.
El
responsable
de la gestin financiera y el responsable de las
recaudaciones evaluarn permanentemente la eficiencia, efectividad y eficacia con que se recaudan los recursos y adoptarn las medidas que correspondan.
230 - 05
TITULO:
MEDIDAS DE PROTECCION RECAUDACIONES
DE
LAS
La
mxima autoridad de cada entidad pblica y el responsable de que se
tesorera adoptarn las medidas para resguardar los fondos
recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas
medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una
caucin suficiente al recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control
automtico de los cobros
o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
230 - 06
TITULO: FONDOS DE REPOSICION
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos, sern adecuadamente controlados, con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no utilizados.
Existen operaciones mediante las cuales se entregan fondos a rendir cuentas a entidades o funcionarios pblicos. Este tipo de operaciones se da generalmente en la ejecucin de programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de la sede principal. Tambin cuando se efectan proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se producen entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comisin de servicios.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuenta o devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo de las operaciones y hechos econmicos, se podr utilizar las cuentas auxiliares Fondos Rotativos, Fondos a Rendir Cue ntas y Fondos Fijos de Caja Chica.
FONDOS ROTATIVOS:
Fondos rotativos son valores fijos asignados para la administracin de un fin especfico y se mantendrn depositados en una cuenta corriente independiente a nombre de la entidad o proyecto.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fnes para los que i fueron asignados; la cuenta corriente ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible, generalmente sirven para lograr un mejor control contable en oficinas regionales sobre proyectos de construccin, carreteras, entre otras, su reposicin se realiza a base de la documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debida contabilizacin.
La emisin del cheque de reposicin o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen los nicos documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo.
FONDOS A RENDIR CUENTAS:
Son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en comisin de servicios, cuyas actividades las ejecutan en zonas geogrficas alejadas de la sede principal.
FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA:
El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominado caja chica.
Estos pagos se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida por el Ministerio de Economa y Finanzas y por la misma entidad y sern m anejados por personas independientes del cajero y de quienes administren dinero o efecten labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.
230 - 07
TITULO:
ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por personas delegadas por el director financiero, que sean independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare iregularidades, se comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.
230 - 08
TITULO: CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
Las cuentas corrientes bancarias se abrirn bajo la denominacin de la entidad u organismo pblico, y si es necesario, con indicacin de la oficina regional, provincial, delegacin o agencia, y su nmero ser lo estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno.
Al abrir las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de los funcionarios autorizados para suscribir los cheques.
Todo desembolso se efectuar mediante cheque, a la orden del beneficiario y por el valor exacto de la obligacin que conste en los documentos comprobatorios.
Las personas autorizadas para girar cheques no tendrn funcione s de
recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable ni de autorizacin de gastos, con excepcin de las entidades pequeas que no cuenten con personal para el desempeo de dichas funciones. Los funcionarios responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados.
230 - 09
TITULO: CONCILIACIONES BANCARIAS
La conciliacin bancaria se realiza comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.
Inmediatamente y luego de recibir los estados de cuenta bancaria dentro de los primeros das hbiles del mes, se efectuarn las conciliaciones bancarias correspondientes por un func ionario independiente del manejo de los recursos y registro.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por una persona no vinc ulada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques, depsito de fondos y/o registro de operaciones relacionadas. Corresponde a la administracin designar al funcionario responsable de la revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario independiente.
Cuando las conciliaciones se efecten en sistemas computarizados, la entidad crear los controles necesarios con el fin de asegurar resultados positivos.
La oportunidad con que se realice la conciliacin, ser la base
fundamental para el control de las disponibilidades bancarias y la toma de decisiones.
230 - 10
TITULO: CONTROL PREVIO AL PAGO
Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, entre otros, previamente verificarn que:
La
transaccin
disponga
la
documentacin sustentatoria y
autorizacin respectiva. Exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligacin. Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido. No haya demora injustificada en el pago.
Esto incluye adems la verificacin de:
a) La documentacin de respaldo que evidencia la obligacin. b) La existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar. c) Que la transaccin no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.
230 - 11
TITULO: PAGO DE REMUNERACIONES
Las remuneraciones sern pagadas a los servidores con cheques individuales o mediante depsitos directos en sus cuentas corrientes o de ahorros. En caso de pagar con cheques individuales, podr abrirse una cuenta bancaria dedicada exclusivamente para este propsito.
A los trabajadores amparados por el Cdigo del Trabajo y a los servidores que presten sus servicios en lugares donde no existan
bancos, se les pagar sus remuneraciones en efectivo, a menos que acepten expresamente otra modalidad de pago.
Para los pagos en efectivo, se girar un solo cheque a favor del responsable de dichos pagos (tesorero, pagador, administrador de caja, etc.), el que ser efectivizado para realizar los pagos a base del rol correspondiente en el que se indicar los montos ganados, las retenciones, el valor lquido a cancelarse y la firma respectiva.
230 - 12
TITULO: CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
Todas las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.
Todas las obligaciones sern canceladas
en la f cha convenida al e
momento de definir el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.
230 13
TITULO:
UTILIZACION DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACION FINANCIERA
Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.
La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades. Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades exclusivamente con fondos del Tesoro Nacional, salvo que lo consideren necesario.
230 14 TITULO:
CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTIAS Y FIANZAS
Existen contratos que celebran las entidades del Sector Pblico cuyas condiciones generales estipulan la presentacin de garantas y fianzas otorgadas por los contratistas o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunos de stos son los contratos de obras, contratos por adquisicin de bienes, la contratacin de servicios profesionales, entre otros, que prevn el pago de anticipos o se entregan adelantos, previa la presentacin de una garanta o fianza. As mismo algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la presentacin de garantas y fianzas de conformidad a las estipuladas en la Ley de Contratacin Pblica y su Reglamento, no pudiendo la tesorera efectuar ningn pago
sin el previo cumplimiento de este requisito.
Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:
Las garantas cump lirn con los requisitos sealados en las disposiciones legales vigentes.
La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos, en cuyo proceso se verificar que las garantas y fianzas sean solidarias, incondicionales, irrevocables y de realizacin automtica.
Custodia organizada de las garantas y fianzas. Control de vencimientos de las garantas y fianzas recibidas.
La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas y fanzas, a fin de que se tomen las i decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.
230 15
TITULO:
USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA LOS DOCUMENTOS PAGADOS POR LA TESORERIA
Una vez concluido el trmite del pago, los documentos que evidencien el desembolso de dinero, sern marcados con un sello de cancelado, que indique en forma visible su condicin de documento pagado, debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de la cuenta corriente, el no mbre de la entidad bancaria y la fecha de pago. Luego ser enviado a la unidad de contabilidad para su registro, archivo y conservacin por el tiempo que la ley disponga. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilizacin del mismo documento
para sustentar otro egreso de fondos, indebidamente o por error.
230 16 TITULO:
TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRONICOS
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la gestin financiera gubernamental. Sin embargo, si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la
administracin de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, stos no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspecto que limitan la aplicacin de controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseas (passwords), cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de passwords utilizados en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario del password respectivo.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes automticos, que constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del fax es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de la operacin, cuyo
respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales.
230 17
TITULO: INVERSIONES FINANCIERAS: ADQUISICION Y VENTA La adquisicin y venta de inversiones financieras sern
reglamentadas en cada institucin pblica, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y
con el grado de riesgo asumido, dentro de la s condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley.
Los papeles fiduciarios, con excepcin de los que la ley dispone su negociacin directa, sern comprados y vendidos a travs de las Bolsas de Valores.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e int ereses por las inversiones oportunidad. en papeles fiduciarios se tramitarn con la debida
El costo de una inversin financiera corriente incluye el precio de adquisicin, ms comisiones e impuestos que se relacionan con la comercializacin de las mismas.
230 18
TITULO:
INVERSIONES FINANCIERAS, VERIFICACION FISICA
CONTROL
Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradas debidamente y que las rentas generadas han sido oportunamente recibidas y contabilizadas.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.
En base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes.
Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una comisin nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral.
240 00
SUBAREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA ANTICIPOS DE FONDOS Y CUENTAS POR COBRAR TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
240 01
Los valores pendientes de cobro sern analizados peridicamente por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo del rea financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados dentro de un tiempo razonable, para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.
Este anlisis ser efectuado peridicamente, de preferencia en forma mensual, para verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
240 02
TITULO: CONCILIACION Y CONSTATACION.
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien el saldo de la cuenta del mayor general.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos trimestralmente, por servidores independientes de su control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo.
El responsable del rea financiera, por lo menos una vez al ao, enviar a los deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
240 03
TITULO:
ELIMINACION DE SALDOS NO RESUELTOS
Se eliminarn de los registros contables, los saldos de las cuentas cuyos activos no se hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido sin solucin definitiva durante los cinco aos anteriores, a menos que la ley seale otro plazo.
El Director Financiero o quien haga sus veces, presentar para fines de control a la mxima autoridad de la entidad, a la Contralora General del Estado y a la Unidad de Auditora Interna, donde sta exista, informes semestrales en los que consten en forma detallada los conceptos, valores por cobrar y las gestiones realizadas para hacerlos
efectivo antes de que opere la caducidad o prescripcin de la accin legal.
Los informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada ao, los mismos que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el asiento de eliminacin correspondiente, se utilizar como contrapartida la respectiva cuenta de Patrimonio.
No podrn ser eliminados los activos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo o cuyo cobro sea inexcusable.
La documentacin de los asientos de eliminacin, se mantendr por el tiempo especificado en las disposiciones legales pertinentes. 250 00 AREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACION TITULO: ADQUISICION
250 01
En toda entidad u organismo del sector pblico, de ser necesario, se dispondr de una unidad de abastecimiento; la mxima autoridad a travs del comit o unidad encargada de las adquisiciones, determinar los procesos a seguir en la programacin, adquisicin, almacenamiento y distribucin de materiales, tiles y enseres, as como de otros bienes de larga duracin necesarios para el desarrollo y ejecucin de las actividades de las entidades.
Para las adquisiciones, en cada entidad se establecern
mnimos y
mximos de existencias, de tal forma que stas se realicen nicamente cuando sea necesario y adquiridas en cantidades apropiadas, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economa.
La mxima autoridad y los miembros del comit de adquisiciones y abastecimiento, sern responsables de la aprobacin de las
cotizaciones, concursos de ofertas o licitaciones, para lo cual se:
Considerarn las cotizaciones en un mnimo de tres.
Mantendr un registro actualizado de proveedores y cotizaciones para asegurar un debido control, calidad y precios de los productos. Determinar un criterio de economa en la compra de bienes, Tomar en cuenta, para los materiales fungibles o de uso diario, el tiempo de duracin. Considerar para las medicinas y otro tipo de bienes perecibles, el tiempo de caducidad.
250 02
TITULO: ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION
Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras, y tendrn el espacio fsico necesario.
El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin), as como los que salen.
Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente , por unidades de iguales caractersticas. Slo las
personas que laboran en el almacn tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente.
250 - 03
TITULO: SISTEMA DE REGISTRO
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros
detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre siempre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control oportuno, y servir para la toma de decisiones adecuadas.
250 04
TITULO: IDENTIFICACION Y PROTECCION
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los
bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo
correspondiente en una parte visible, permitiendo as su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros individualizados, numerados, debidamente organizados y
archivados, para que sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudiera ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
250 05
TITULO: CUSTODIA
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de designar a los custodios de los bienes, as como de establecer un conjunto de procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin.
Para el control de las existencias
y bienes de larga duracin
corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado, esto permitir una fcil identificacin del personal responsable de su custodia.
250 06
TITULO: USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACION
En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales o particulares.
Cada servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los
bienes de larga duracin
que le hayan sido entregados para el
desempeo de sus funciones; y por ningn motivo sern utilizados para fines personales o particulares
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente, y para los fines de la Institucin.
250 07
TITULO: CONTROL DE VEHICULOS OFICIALES
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles que garanticen el buen uso de tales unidades.
La utilizacin de los vehculos oficiales por necesidades del servicio, durante o fuera de los das y horas no laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior. Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden de movilizacin.
Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales tendrn la obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad aprobar los procedimientos administrativos relacionados con el control de vehculos asignados a la entidad, en concordancia con el Reglamento General de Bienes para el Sector Pblico y dems disposiciones emitidas sobre la materia por la Contralora General del Estado.
250 08
TITULO: CONSTATACION FISICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACION Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas, y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del funcionario responsable; tambin se identificar los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la
partida presupuestaria correspondiente para sufragar dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora interna, el titular designar a un funcionario que cumpla esta funcin.
Esta norma es tambin aplicable para la realizacin de los inventarios fsicos de almacn, se aplicarn los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.
250 09 TITULO:
BAJA DE BIENES PERDIDA O ROBO.
POR
OBSOLESCENCIA,
La baja de bienes de larga duracin se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector pb lico y dems reglamentacin interna emitida por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del inve ntario respectivo.
Para baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no
reunir las condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del nivel superior.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le aplicar la sancin administrativa que lo amerite, se le exigir adems la
corresponda y, cuando el caso
restitucin del bien con otro de igual naturaleza o pagar su valor a precio de mercado.
250 10
TITULO: VENTA DE BIENES Y SERVICIOS
Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Los servidores responsables de organizar la junta de remates y
dems procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, de los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
250 11
231TITULO:
MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA
DURACION La administracin de la entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.
260 00
SUBAREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA DEUDA PUBLICA TITULO: CONTRATACION DE PRESTAMOS
260 01
La informacin administrativa del endeudamiento pblico se organizar de manera tal que satisfaga los diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y comprensin de este tipo de operaciones.
Un registro de controles de prstamos permite visualizar las obligaciones contradas por el pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original; plazo; vencimientos; condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.
Todo endeudamiento ser incluido en el presupuesto y ste constituir el monto mximo que se contrate en el ejercicio fiscal.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, no podrn contratar prstamos. Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener la autorizacin correspondiente, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte
exigido como contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no han sido ut ilizados y se encuentran pagando
comisiones, ya sea por que ha concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra justificacin alguna. paralizado sin
Para el control adecuado de los prstamos deber cons iderarse:
Los objetivos del endeudamiento;
Las fases de endeudamiento;
La organizacin de la informacin sobre endeudamiento;
Las clases y tipo de deuda (deuda interna, deuda externa, entre otros.);
Los
nombres
de
los
acreedores
(gobiernos,
organismos
interna cionales, banca privada internacional, entre otros); y,
La conciliacin de desembolsos de prstamos y operacin por servicio de la deuda.
Un registro de la deuda privada avalada por el Estado, ser til para la informacin sobre contingencias en este aspecto. El registro del endeudamiento interno proporciona una visin til sobre bonos y otros ttulos y valores emitidos.
Los tipos de obligacin se clasifican en internos o externos, a corto o
largo plazo; el mantener controles sobre cada obligacin, permite su comprobacin posterior y permite informar oportunamente a los responsables sobre los vencimientos.
Contar con informacin organizada y actualizada permitir conservar en forma adecuada la memoria institucional de la ge stin pblica, en relacin con el endeudamiento del pas.
260 02
TITULO: CONTABILIDAD DE LA DEUDA PUBLICA
Se implementar un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, que permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilitar el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos, actualizar desembolsos en forma automtica, identificar atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar reportes para la gerencia y auditora. La contabilidad del endeudamiento mediante sistemas computarizados producir reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, entre otros, para ser conciliados con el presupuesto.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con los reportes generados.
En base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e incluir la conc iliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta Unica del Tesorero Nacional.
Corresponde a la administracin del rea de endeudamiento pblico impulsar la implementacin de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Economa y Finanzas que administra e informa sobre el endeudamiento pblico a nivel nacional.
260 03
TITULO:
CONCILIACION DE DESEMBOLSOS DE PRESTAMOS Y DE OPERACIONES POR SERVICIO DE LA DEUDA
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidades involucradas en su
procesamiento.
El Ministerio de Economa y Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente recibidos y colocados para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas utilizados en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El
rgano
administrador
del
endeudamiento
pblico
disear
procedimientos para la conciliacin del servicio de la deuda, a fin de contar con informacin uniforme y confiable sobre montos vencidos pendientes de pago, si los hubiere.
Las entidades acreedoras conciliarn, peridicamente, con el Ministerio de Economa y Finanzas, los montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
260 04
TITULO: ELIMINACION DE PASIVOS NO RESUELTOS
Se eliminarn de los registros contables, los pasivos vencidos que el
ente mantenga por ms de cinco aos, sin una solucin definitiva.
El Director Financiero o quien haga sus veces, presentar para fines de control a la mxima autoridad de la entidad, a la Contralora General del Estado y a la Unidad de Auditora Interna, donde sta exista, informes semestrales en los que consten en forma detallada los conceptos y valores por pagar. Los informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada ao, los mismos que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el asiento de eliminacin correspondiente, se utilizar como contrapartida la respectiva cuenta de Patrimonio.
No sern eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo o cuyo pago sea inexcusable.
La documentacin que sustenten los asientos de eliminacin se mantendr por el tiempo especificado en las disposiciones legales pertinentes.
300 - 00
AREA:
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE RECURSOS HUMANOS
300 01
TITULO: DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS
Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes y responsabilidades asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase especfica de acuerdo al manual y que requiere de una partida presupuestaria especfica.
La clasificacin ocupacional es el agrupamiento de cargos o puestos en clases por similitud de deberes y responsabilidades.
La entidad contar con un manual de procedimientos que contenga la
descripcin de los requisitos mnimos de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura administrativa. Este documento ser actualizado peridicame nte, constituyndose en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin de personal.
300 02
TITULO: SELECCION DE PERSONAL
La seleccin de personal es un proceso tcnico que comprende la convocatoria, evaluacin y seleccin de los aspirantes ms idneos para ocupar cargos en la entidad. La seleccin permite identificar al
personal por su conocimiento y experiencia, debiendo asegurarse que cada servidor que ingresa a la entidad rena los requisitos establecidos en el manual ocupacional, los mismos que sern acreditados documentadamente por los aspirantes.
Para seleccionar al personal, se efectuar un anlisis del cargo y los requisitos que posea el interesado, as como tambin se analizar la necesidad de llenar los cargos vacantes tomando en consideracin que exista la disponibilidad presupuestaria.
Para
ocupar
un
cargo pblico ser condicin obligatoria, que la
persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez y que no se encuentre sancionada por perjuicios en contra del Estado o por negligencia en el desempeo de un puesto anterior, segn las disposiciones legales pertinentes.
No podrn ocupar cargos pblicos quienes no cumplan con los requisitos mnimos establecidos para cada cargo o funcin existente en el ente.
Para cualquier subrogacin de funciones es necesario que la persona
seleccionada rena los requisitos mnimos exigidos para ocupar el mencionado cargo.
300 03
TITULO:
ACTUACION Y FUNCIONARIOS
HONESTIDAD
DE
LOS
Los servidores pblicos, cualquiera que sea el nivel en el que se encuentren en la organizacin institucional, estn en la obligacin de actuar con orden, moral, disciplina y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza del pblico. Por lo tanto, el servicio que se presta, en ningn momento estar subordinado a la utilidad o ventaja personal.
El servidor ejecutar normas
sus
funciones que
observando
los
cdigos,
y procedimientos
su profesin, oficio, actividad o
especialidad le demanden, as como cumpliendo y haciendo cumplir las disposiciones legales que rijan su actuacin tcnica.
No podr recibir ningn beneficio directo o indirecto de personas sean stas naturales o jurdicas, y no interve ndr en asuntos en los que tenga inters personal y en los que participen su cnyuge, hijos o parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
300 04
TITULO:
CAPACITACION PERMANENTE
ENTRENAMIENTO
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que los servidores sean entrenados y capacit ados en forma obligatoria, constante y
progresiva, en funcin de las reas de especializacin y del cargo que desempean.
La capacitacin es un proceso continuo de orientacin - aprendizaje, mediante el cual se desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeo en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de acuerdo a un programa
permane nte, aprobado y que pueda brindar aportes a la institucin. La capacitacin es un esfuerzo que realiza la ent idad para mejorar el desempeo de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitacin debe estar en relacin directa con el puesto que ocupan.
El personal de la institucin recibir la capacitacin necesaria para el buen desempeo de sus funciones.
En
la
seleccin
del
personal
capacitarse
se cons iderarn
fundamentalmente:
1. La misin y los objetivos de la entidad. 2. Las necesidades de capacitacin. 3. El conocimiento requerido para el ejercicio de la funcin. 4. Las perspectivas de aplicacin del nuevo conocimiento en el
desempeo de sus funciones, por parte de la persona seleccionada. 5. Que la designacin recaiga en una persona que no haya concurrido anteriormente a eventos similares.
Los servidores designados por la entidad para recibir capacitacin externa, estn en la obligacin de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su dependencia, a efecto de mejorar el rendimiento de todo el grupo.
Para garantizar este proceso la entidad emitir un reglamento que contenga los aspectos inherentes a la capacitacin y las obligaciones que asumirn los servidores capacitados.
300 05
TITULO: ROTACION, EVALUACION E INCENTIVOS
La rotacin del personal incluye un conjunto de acciones que estn orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestin institucional.
La rotacin de personal, es la accin que conlleva al desplazamiento del servidor a nuevas funciones dentro de la misma rea de trabajo con el propsito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. Con el fin de aprovechar al mximo los esfuerzos y capacidades de los recursos humanos, se efectuarn cambios peridicos de tareas a los servidores que cumplen funciones similares dentro de las reas
financiera y administrativa, esto les permitir que estn capacitados para cumplir cualquier actividad con eficiencia y efectividad.
La mxima autoridad reconocer obligatoriamente los ttulos y grados acadmicos alcanzados por el servidor pblico, a nivel superior y de postgrado as como la publicacin de libros, entre otros.
De presentarse vacantes en las instituciones, stas se llenarn con personal de la misma entidad previo la realizacin de un concurso interno de merecimientos, de no existir participantes, la vacante se llenar por profesionales que se sometern al mismo proceso de seleccin. Los result ados de estos concursos lo podrn conocer los participantes.
La evaluacin del personal es un proceso tcnico que consiste en determinar si el servidor rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.
La evaluacin de personal es de importancia vital y ser efectuada por el jefe que directamente supervisa la labor del servidor con la participacin de la Direccin de Recursos Humanos, quienes deben apreciar objetivamente su desempeo, a efecto de no distorsionar la informacin que frecuentemente se consigna en los formatos de evaluacin. Los resultados de la evaluacin de personal se utilizan tambin para otras acciones de personal, como son: la capacitacin,
promocin y ascensos.
La
Direccin
de
Recursos
Humanos
formular
polticas
procedimientos de evaluacin de personal y los someter a la aprobacin de la mxima autoridad de la entidad y los divulgar entre todos los servidores, con el propsito de que estn al tanto de la forma como se evala su rendimiento.
As mismo, estn en la obligacin de comunicar a los servidores, el resultado de su evaluacin peridica y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento.
Se definir una escala de sueldos e incentivos, de conformidad con las leyes de la materia, de forma que se retribuya apropiadamente por la responsabilidad y dedicacin con que ha sido desempeado cada uno de los cargos.
300 06
TITULO: ASISTENCIA Y RENDIMIENTO
En la entidad se establecern procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, as como el cumplimiento de las horas efectivas de labor.
El control de asistencia y puntualidad est constituido por los mecanismos establecidos en los reglamentos que permiten controlar que los servidores cumplan con su responsabilidad conforme al horario establecido.
Los directivos establecern y supervisarn el funcionamiento de dichos controles, y motivarn permanentemente con el ejemplo al personal a su cargo, a efecto de que la puntualidad se convierta en una sana costumbre.
El control de permanencia estar a cargo de los jefes de cada unidad administrativa, quienes controlarn no slo la presencia fsica de los servidores que estn bajo su responsabilidad, durante toda la jornada de trabajo, sino tambin que cumplan efectivamente con las funciones del cargo asignado, generando valor agregado para la institucin.
El establecimiento de mecanismos de control estar en funcin de las necesidades de la institucin, teniendo presente que el costo de la implantacin de los mismos, no debe exceder de los beneficios que se obtengan.
Los controles de asistencia y permanencia incluir a todo el personal que labora en la entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio debidamente autorizadas.
300 07
TITULO: INFORMACION ACTUALIZADA DEL PERSONAL
En los expedientes individuales se consignarn la informacin de cada uno de los servidores, con nombramiento o contratados, que permita a la administracin, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones.
Cada registro o expediente personal contendr el historial de cada servidor, siendo responsabilidad de la unidad de personal, o la que haga sus veces, administrar los mismos, definiendo su estructura, consignar la informacin bsica del trabajador. para
El personal de la entidad, tiene la responsabilidad
de entregar
oportunamente a la oficina de recursos humanos, la informacin que se requiera, para mantener actualizados los expedientes personales.
El rea de personal o quien haga sus veces, verificar si la informacin presentada por el personal en copia simple, rene los requisitos de
veracidad y legalidad pertinentes.
300 08
TITULO:
COMPENSACION POR BECAS DE ESTUDIOS OTORGADAS AL PERSONAL
Los conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de estudio en el pas o en el exterior, en forma previa al inicio de la beca de estudios suscribir un contrato de compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en los convenios pertinentes.
La mxima autoridad de la entidad propender a que los nuevos conocimientos adquiridos por los servidores durante las becas de estudios sean utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin institucional.
400 - 00
AREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS TITULO: ORGANIZACIN DEL AREA INFORMATICA
400 - 01
Cada entidad establecer los lineamientos que orienten el proceso de organizacin del rea de informtica, aspecto que implica la definicin de actividades a cumplir, las funciones y responsabilidades del personal, al igual que las interrelaciones de los elementos comprendidos en este sector con las reas operativas de la entidad. Estos elementos formarn parte del Manual de Organizacin y Funciones,
correspondiente.
La estructura bsica del rea de Informtica estar constituida por reas que son importantes para el funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de cada entidad.
Corresponde a la mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas que permitan organizar apropiadamente al rea de informtica y asignar los recursos humanos calificados y equipos de computacin necesarios.
400 02
TITULO:
PLAN INFORMATICO, ADQUISICION ACTUALIZACION DE SISTEMAS
Los sistemas de informacin computarizados se generan de acuerdo a los requerimientos o necesidades establecidas en cada entidad del sector pblico, y ser necesario que la mxima autoridad apruebe un PLAN INTEGRAL INFORMATICO, con sujecin a las disposiciones vigentes. Dicho plan ser de carcter obligatorio, independiente del nivel de complejidad o tamao de la entidad, adems ser el que regule y determine el desarrollo informtico de la institucin a corto y mediano plazo.
El Plan Integral Informtico debe contener lo siguiente:
1. Fase organizacional referente a la misin de la ent idad, estructura orgnica, ANALISIS FODA situacin actual del rea info rmtica en: recursos humanos, HARDWARE y SOFTWARE; 2. La definicin de los Sistemas de Informacin Computarizados que necesita la institucin; 3. 4. La priorizacin de los mismos; La base tecnolgica requerida para su implantacin (equipos, programas y personal); 5. El presupuesto financiero; 6. Plan de inversiones; y, 7. El cronograma de las actividades principales a desarrollar para la ejecucin del plan.
Esa metodologa incorporar en todas sus fases, la participacin de los usuarios y de la Unidad de Auditora Interna, donde sta exista, as
como instancias de aprobacin y aceptacin escritas por parte de los usuarios directamente involucrados y la entrega obligatoria de la documentacin detallada de cada fase, del sistema en general y de su operacin o del usuario.
En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se prevern tanto en el proceso como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad, la obtencin de la licencia de uso legalizada, la recepcin de los programas, diseos, documentacin en general y la garanta de mantenimiento ofrecida por el proveedor.
En la adquisicin de equipos de computacin (hardware), los contratos respectivos, tendrn el detalle suficiente que permita establecer la marca y las caractersticas tcnicas de los principales componentes al igual que la garanta ofrecida por el proveedor, a fin de determinar la correspondencia de los equipos adquiridos con los requerimientos establecidos en el proceso de contratacin, lo que quedar confirmado en las actas de entrega/recepcin.
Para la incorporacin de nuevos sistemas y para la actualizacin o crecimiento de los existentes, se utilizar tecnologa probada y actual tanto en los equipos como en los programas de computacin de soporte (software de base). El proceso de desarrollo de sistemas seguir una metodologa que comprenda al menos:
1. Un anlisis de factibilidad; 2. Una propuesta de desarrollo; 3. Un diseo conceptual y fsico; 4. Una prueba de aceptacin luego de una etapa de trabajo en paralelo; 5. Un plan de implantacin que considere: Capacitacin Adecuacin de los nuevos sistemas
Mantenimiento 400 03 TITULO: OPERACION Y MANTENIMIENTO
Para
los
sistemas incorporados a su gestin, en cada entidad se
elaborarn procedimientos formales y detallados del funcionamiento y operacin, tanto a nivel de usuarios como de la unidad de sistemas de informacin computarizados.
Los
sistemas
en para
operacin se sometern a constantes pruebas y identificar inconsistencias o inconformidades
evaluaciones
respecto a su funcionamiento. Para solucionar estas deficiencias se aplicarn los procedimientos de mantenimiento de los sistemas, los mismos que sern definidos por la entidad.
Para el mantenimiento de sistemas, la entidad contar con mecanismos documentados de los cambios y ajustes efectuados.
400 - 04
TITULO: ACCESO A LOS SISTEMAS Y MODIFICACION DE LA INFORMACION. La mxima autoridad de cada entidad pblica o por su delegacin los directivos y jefes de unidades administrativas, en coordinacin con el jefe de la unidad de Procesamiento Automtico de Datos, establecern las medidas que permitan acceder y modificar los datos e
informacin contenidos en los sistemas computarizados solo a personal autorizado. Estas se concretarn en controles de acceso fsico y lgico.
Entre los controles de acceso fsico a los puntos terminales del sistema de informacin computarizado se tomarn en cuenta los siguientes:
1. Mantener los puntos terminales bajo llave; 2. Mantener los puntos terminales bajo supervisin directa; y, 3. Utilizar llaves para operar los puntos terminales.
Entre
los
controles
de
acceso
lgico
los
sistemas
y la
informacin contenida en la computadora, se utilizar:
1. Claves de accesos (palabras secretas); 2. Rangos limitados de actividades (menes restringidos); 3. Perfiles de acceso, de acuerdo a las funciones y jerarquas de los usuarios; y, 4. Una bitcora de operacin de los sistemas llevada en forma manual o computarizada, la misma que consistir en al menos: Un registro de utilizacin de cada uno de los sistemas por cada uno de los usuarios; Registro de los intentos de acceso no autorizados; e, Implantacin de circuitos especiales que identifican al
dispositivo terminal como autorizado para acceder a los sistemas.
Se
entender
por
puntos
terminales
las
terminales de
computacin, los microcomputadores independientes y los conectados a otros equipos, ya sea en la modalidad de red o multiusuario, y todos aquellos dispositivos que permitan la intercomunicacin directa del usuario con el computador.
400 - 05
TITULO: ENTRADA Y SALIDA DE DATOS
Deben disearse controles con el propsito de salvaguardar los datos fuente, las operaciones de proceso y salida de informacin, con la finalidad de preservar la integridad de la informacin procesada por la entidad.
Para implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad designe a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben establecerse polticas que definan las claves de acceso para los tres niveles:
Primer nivel: nicamente tiene opcin de consulta de datos; Segundo nivel: captura, modifica y consulta datos; y, Tercer nivel: captura, modifica, consulta y adems puede realizar bajas de datos.
Los controles de salida de datos protegern la integridad de la informacin, para cuyo efecto es necesario tener en cuenta aspectos tales como:
Copias de la informacin en otras unidades; La identificacin de las personas que entregan el documento de salida; y, La definicin de las personas que reciben la informacin.
Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por procedimientos estandarizados y formales que se efectivizan de la siguiente forma:
Describen en forma clara y detallada los procedimientos; Actualizan peridicamente los procedimientos; y, Asignan los trabajos con niveles efectivos de utilizacin de equipos.
En tal raz n, los jefes de las unidades administrativas, sern responsables de asegurar que los sistemas tengan controles, sean stos manuales o automticos de validacin de los datos que van a ser ingresados al computador, puntualizando en los procedimientos para verificar que la informacin registrada en los documentos fuente es correcta, es decir, permitan identificar los errores y efectuar los ajustes que sean necesarios en el proceso.
Se aplicarn procedimientos que garanticen el ingreso al computador de datos vlidos, es decir, que sean consistentes con los archivos.
Corresponde a la Direccin de la entidad, en coordinacin con el rea de Informtica, establecer los controles de datos fuente, los controles de operacin y los controles de seguridad, con el objeto de asegurar la integr idad y adecuado uso de la informacin que produce la entidad.
400 06
TITULO: TRANSACCIONES RECHAZADAS
La entidad definir procedimientos para el caso de producirse transacciones rechazadas por efecto del procesamiento de la informacin; las transacciones que no cumplan con las caractersticas para su ingreso al computador, sern incluidas en un archivo de transacciones en suspenso; y, al final de cada proceso, el responsable de la informacin las revisar para tomar las acciones necesarias para su correccin.
De acuerdo a las necesidades de informacin al menos al fin de cada mes, el responsable final de la informacin revisar las
transacciones rechazadas que se mantengan pendientes y tomar las acciones para su correccin.
Se
mantendr
un
registro
otro
tipo
de
control s obre las
transacciones rechazadas y el estado en que se encuentra cada una.
Una vez corregidas sern sometidas a los mismos mecanismos de control establecidos para las transacciones originales.
Con la finalidad de detectar errores repetitivos de las transacciones rechazadas, mensualmente se efectuar un anlisis estadstico y de excepcin de stas, y se adoptarn las medidas que eviten su recurrencia.
El proceso de correccin de estas transacciones ser definido de manera que se cumpla oportunamente y con eficiencia.
400 - 07
TITULO: PROCESAMIENTO Y ENTREGA DE DATOS
La mxima autoridad de cada entidad pblica o por su delegacin los jefes de las unidades administrativas, establecern controles en los sistemas de informacin para asegurar que los datos procesados y la informacin obtenida sean completos y correspondan al perodo
correcto, estos controles podrn ser manuales o automticos, segn la informacin procesada, y consistirn en:
1. Totalizacin de valores crticos, antes y despus del procesamiento; 2. Verificacin de compatibilidad de fechas y transacciones y modificaciones de los datos; 3. Balanceo de saldos o totales de conciliacin; 4. Utilizacin correcta de archivos para procesamiento; 5. Verificar que los datos transmitidos hayan sido completos; 6. Consistencia en la recuperacin de transacciones, luego de una interrupcin; 7. Validez de datos generados automticamente; y, 8. Generar rastro o pistas de auditora.
La informacin procesada ser entregada de forma oportuna y completa a los usuarios autorizados, dejando constancia escrita de esta entrega.
400 08
TITULO: SEGREGACION DE FUNCIONES EN EL AREA DE INFORMATICA La mxima autoridad de una entidad del sector pblico, ser la encargada de definir las funciones de la unidad de Procesamiento Automtico de Datos.
Esta segregacin de funciones ser definida en la estructura orgnica y se especificar las responsabilidades individuales de los usuarios
internos de cada servidor; as como tambin definir la estructura jerrquica necesaria para el adecuado funcionamiento de los Sistemas de Informacin Computarizados en lo que corresponde a la direccin, supervisin y operacin de la parte tcnica y al enlace entre las unidades de sistemas de informacin computarizados y sus usuarios.
En el caso de los sistemas que funcionen independientemente de la unidad de Procesamiento Automtico de Datos o en aquellas actividades que debido a su tamao no disponen de una unidad de sistemas, se compensar la falta de segregacin de funciones incorporando controles por parte del usuario, siendo el jefe o responsable del rea el que debe implementar dichos controles, que, entre otros, pueden ser:
Supervisar directamente la utilizacin y seguridad de los sistemas; Mantener registros por tipo de transaccin; Obtener totales de control de datos permanentes; Conciliar los datos ingresados con la informacin de salida; y, Revisar los datos de entrada y salida considerados significativos.
Para garantizar la confiabilidad de las operaciones de la unidad de Procesamiento Automtico de Datos se mantendr una divisin
funcional que permita segregar la administracin de la unidad, el desarrollo de sistemas, el mantenimiento del software de base, la operacin del computador, el control y la seguridad de los datos.
Por unidad de Procesamiento Automtico de Datos se entender al rea responsable de desarrollar, actualizar y operar los sistemas
computarizados, a nivel de toda la institucin o de una parte de ella.
400 09
TITULO: SEGURIDAD GENERAL EN LOS CENTROS DE PROCESAMIENTO DE DATOS.
Los
centros
de procesamiento de datos de la institucin,
establecern mecanismos que protejan y salvaguarden contra prdidas y fugas de los medios fsicos (equipos y programas) y la informacin. Con este fin aplicarn por lo menos las siguientes medidas:
1. Procedimientos
de
acceso
fsico
restringido
al centro de
procesamiento de datos, biblioteca magntica, documentos, datos y documentacin de los programas; 2. Obtencin peridica de respaldos y ubicacin fsica de los ms importantes en lugares resguardados, fuera de los centros de procesamiento de datos; 3. Seguridades e instalaciones fsicas adecuadas; 4. Un plan de contingencias que prevea las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas con los equipos, con los progr amas o con el personal; el Plan de Contingencias abarcar los siguientes aspectos:
1. Plan de Reduccin de Riesgos (Plan de Seguridad) 2. Plan de Recuperacin de Desastres: Actividades Previas al Desastre Actividades durante el Desastre (Plan de Emergencias, entrenamiento) Actividades despus del Desastre. El plan de contingencias es un documento de carcter confidencial que describe los procedimientos que debe seguir la oficina de informtica para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cmputo. La aplicacin del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de procesamiento de informacin no estn disponibles.
El plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su operacin. La revisin del plan debe realizarse cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos.
Corresponde al rea de informtica elaborar, mantener y actualizar el Plan de Contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de informacin que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.
5. Procedimientos
de
seguridad
observarse
por
parte
del
personal que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.
Se entender por centro de procesamiento de datos al rea fsica donde se ubica a los computadores que almacenan la informacin.
400 10
TITULO: UTILIZACION DE LOS EQUIPOS, PROGRAMAS E INFORMACION INSTITUCIONAL La mxima autoridad de cada entidad pb lica o por su delegacin los directivos y jefes de las unidades administrativas, establecern
procedimientos para asegurar el uso eficiente, eficaz y econmico de los equipos, programas de computacin e informacin computarizada, a travs de:
1. El registro y seguimiento de la operacin de los mismos;
2. La capacitacin de funcionarios en la utilizacin de los equipos y programas; y,
3. La evaluacin peridica de los objetivos cumplidos mediante la computarizacin.
Los
equipos
programas sern utilizados exclusivamente en las
actividades propias de la institucin.
La informacin obtenida del proceso computarizado ser de uso e intercambio entre las instituciones del sector pblico, con excepcin de aquella considerada expresamente como reservada o de uso
restringido. En el caso de fijarse un valor para la informacin a proporcionar a estas entidades, el mismo considerar nicamente los costos de su obtencin, procesamiento y transmisin que ser materia del reglamento pertinente.
400 - 11
TITULO:
APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS COMPUTARIZADOS DEL SECTOR PUBLICO. de cada entidad pblica establecer
La
mxima autoridad
mecanismos que aseguren eficiencia, efectividad y economa en el aprovechamiento de los recursos computarizados (equipos, programas e informacin) del sector pblico.
Estos mecanismos promovern y viabilizarn el i tercambio de n informacin interinstitucional as como de programas de aplicacin desarrollados al interior de las instituciones.
Complementariamente, el organismo competente autorizar adquisicin de bienes y servicios para tomando en cuenta
la
sistemas computarizados,
la compatibilidad tanto en equipos como en
programa s que permita la interconexin de los sistemas y mantendr un registro del Parque Informtico del Sector Pblico. Esta ltima informacin ser difundida peridicamente a las instituciones
interesadas, a nivel nacional.
Cada entidad pblica mantendr un registro de los equipos y programas que posee, para que puedan ser considerados en el Parque Informtico
del Sector Pblico.
El Parque Informtico del Sector Pblico estar conformado por las sumas de los equipos, programas e informaci n computarizados (software y hardware) que posean las entidades gubernamentales.
400 12
TITULO: ADMINISTRACION DEL SOFTWARE
Dado que el software, est protegido por la Ley de Derecho de Autor y no puede utilizarse, reproducirse o distribuirse sin la autorizacin expresa del fabricante; con la finalidad de administrar, garantizar la legitimidad del software para evitar disputas legales a futuro, es necesario formular polticas institucionales del software, que cubra la adquisicin y el uso del software en las entidades del Sector Pblico.
500 00
AREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS TITULO: PLANIFICACION
500 01
La planificacin es un proceso continuo que comprende los mtodos y las tcnicas que se aplicarn en la utilizacin de los medios y recursos disponibles, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos a travs de las acciones a realizarse en un perodo determinado.
Para la planificacin de proyectos y programas se observar lo siguiente:
Definir prioridades de los proyectos y programas a desarrollar, de conformidad con las facultades institucionales, con consistencia e integridad.
Identificar objetivos y metas alcanzables. Tomar decisiones respecto a las etapas a seguir: Prefactibilidad y/o
factibilidad,
financiacin, diseo, modalidad de ejecucin,
construccin y mantenimiento. Efectuar en forma simultnea a las etapas de pre o factibilidad y/o diseo, los estudios o evaluaciones de impacto ambiental. Confrontar lo planificado con la realidad alcanzada, para establecer el nivel de eficacia y medir la capacidad e idoneidad de la planificacin.
500 02
TITULO: AUTORIZACION
Los proyectos y programas, previo a su ejecucin, obtendrn las autorizaciones internas y las aprobaciones externas que exigen las leyes y reglamentos, as como tambin constar en los respectivos
presupuestos aprobados, a base de los estudios tcnicos y econmicos correspondientes.
La mxima autoridad de la entidad velar por la correcta celebracin de los contratos o convenios relacionados con los proyectos; y as mismo vigilar que se ejecuten de acuerdo a la programacin establecida.
500 03
TITULO: FINANCIAMIENTO
Antes de proceder a la ejecucin de los proyectos y programas debe estar asegurado el financiamiento de los mismos, en el que se har constar el reajuste de precios, servicios adicionales necesarios, escalamiento de costos, etapas posteriores y otros costos previsibles, que se efectuarn en las diferentes etapas del proyecto.
Los recursos financieros destinados para los proyectos y programas no sern utilizados en otras actividades, a menos que sea conveniente para la ejecucin completa de los mismos, o se cuente con el financiamiento respectivo, previo acuerdo con el organismo financiero.
500 04
TITULO: GESTION EN LA EJECUCION
La mxima autoridad de cada entidad u organismo del sector pblico, determinar los controles que se aplicarn en la ejecucin de los proyectos y programas, con la finalidad de velar por el cabal cumplimiento de las metas y objetivos propuestos y en las mejores condiciones de calidad, eficiencia, efectividad, economa y proteccin del medio ambiente.
La consecucin de los objetivos de los proyectos y programas sern motivo de control y evaluacin permanente, con atencin especial al cumplimiento de los plazos contractuales, causas para su ampliacin y las consecuencias de dichas ampliaciones o del incumplimiento.
Los profesionales y personas designadas para aprobar los estudios de prefactibilidad, factibilidad, diseos, presupuestos y los encargados de suscribir contratos o convenios para la ejecucin de obras, fiscalizacin de planillas, liquidaciones, aprobacin de pagos, recepcin de obras, bienes o servicios sern responsables de ejecutar en forma eficaz, eficiente y correcta sus funciones, ceidos a las leyes, reglamentos, normas y especificaciones tcnicas vigentes, precautelando los intereses de la Institucin y del Estado Ecuatoriano.
La mxima autoridad exigir a los responsables de la ejecucin de los proyectos y programas la presentacin de la liquidacin econmica y las actas de entrega recepcin provisional y definitiva dentro de los plazos fijados en el contrato, a efectos de descargar la responsabilidad asignada y finiquitar las relaciones con el contratista. 500 05 TITULO: CONCESIONES PARA LA CONSTRUCCION, MANTENIMIENTO, OPERACION Y EXPLOTACION DE OBRAS PUBLICAS.
Las entidades seguirn un proceso precontractual para concesionar la
construccin, mantenimiento, operacin y explotacin de obras pblicas cindose a las leyes y reglamentos vigentes, a travs de los correspondientes concursos pblicos.
Los contratos sern elevados a escritura pblica, una vez que el concesionario adjudicado cuente con el financiamiento en firme y las partes hayan acordado un equilibrio econmico financiero.
Cuando se trate de concesiones de carreteras, en el documento contractual se definirn con precisin las condiciones exigibles en las bases de contratacin, que determinen los lmites de los parmetros que intervienen en el clculo del Indice de Estado (IE) y del Indice de Serviciabilidad Presente (ISP), para garantizar el confort y seguridad al usuario y el eficiente control posterior en el grado de cumplimiento de los niveles de servicio, condiciones de la va y calidad de la estructura.
Las concesiones para la construccin y explotacin de todo tipo de obras de uso y dominio pblico se formalizarn mediante contrato, en el que constarn los mecanismos de control y fiscalizacin por parte del concedente, plazos, tasas, sanciones y multas para casos de
incumplimiento del concesionario y condiciones para el uso, mantenimiento y conservacin de las obras.
500 06
TITULO: APLICACION DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS Y REPORTES Los controles de calidad son pruebas tcnicas que garantizan la correcta utilizacin de los insumos requeridos para la ejecucin de los rubros materia de control y el cumplimiento de las especificaciones tcnicas establecidas en el contrato; para cuyo efecto, utilizarn formatos prediseados segn la naturaleza de las pruebas tcnicas efectuadas, las mismas que se mantendrn registradas y archivadas, como parte de los antecedentes de la obra.
El cumplimiento de los planes, especificaciones tcnicas y dems normas aplicables a la obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.
Es imprescindible que la fiscalizacin informe a la entidad contratante, el modo y forma como se viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial todos los datos de los controles efectuados en la obra, de manera que se asegure la buena calidad de los trabajos contratados.
Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que efecte el contratista en aplicacin del contrato, deben merecer un informe peridico por parte del fiscalizador de la obra, dejndose constancia en el libro de obra del tipo de controles de calidad efectuados.
La implementacin de esta norma ser responsabilidad del fiscalizador de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de fiscalizacin que celebra, se incluya dicha obligacin.
500 07
TITULO:
OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIENTO DE PRESUPUESTOS ADICIONALES presupuesto
Cuando se determine la necesidad de procesar un
adicional, deber registrarse este hecho en el libro de obra, correspondiendo al fiscalizador formular el expediente tcnico pertinente, incluyendo un informe que sustente el origen de cada uno de los rubros que conforman el presupuesto adicional, documento que elevar la entidad para su aprobacin mediante acto administrativo formal.
La autorizacin de los presupuestos adicionales de la obra, compete a la
mxima autoridad de la entidad y sern aprobados por los mismos funcionarios y organismos que intervinieron en el presupuesto original.
La aplicacin de esta norma ser de responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo la entidad licitante cautelar que en los contratos de supervisin que celebre, se incluya dicha obligacin.
500 08
TITULO:
DETERMINACION DE VOLUMENES DE OBRA POST CONSTRUCCION
Los volmenes de obra de post-construccin representan los trabajos realmente ejecutados por el contratista, en sus diferentes rubros materia del contrato.
Los volmenes de obra de post-construccin formarn parte del acta de recepcin de obra, por cuanto complementan los planos de postconstruccin. Por lo tanto, deben plasmarse los resultados en un cuadro explicativo en que consten los volmenes contractuales, los
presupuestos adicionales de obras, reducciones y los realmente ejecutados por cada rubro.
La implementacin de esta norma ser responsabilidad del ingeniero fiscalizador de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de fiscalizacin que celebre, se incluya dicha obligacin.
500 09
TITULO:
PARTICIPACION DE LOS MIEMBROS DESIGNADOS PARA LA RECEPCION DE OBRA
La recepcin de una obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados por el contratista, firmndose en seal de aceptacin el acta respectiva; a partir de la cual la entidad contratante asume la administracin y operacin de todas las instalaciones.
Los delegados o representantes que participen en la entrega recepcin
de la obra sern designados por la mxima autoridad de la institucin y verificarn lo siguiente:
1. Que la obra a recibirse est de acuerdo con lo planificado. 2. Que existan los informes tcnicos y econmicos de la obra ejecutada. 3. Que se haya realizado una liquidacin de plazos, de acuerdo con el cronograma de avance de obra vigente para la construccin de la misma. 4. Que se hayan cumplido con todos los requisitos legales y tcnicos relacionados con la construccin de obras pblicas.
Siendo el acto de recepcin la ocasin en que se acepta o no los trabajos ejecutados por el contratista, es obligacin de los miembros participar personalmente en tal evento, por las responsabilidades que asumen frente a la entidad contratante.
Corresponde a la comisin de recepcin designada por la entidad contratante la aplicacin de esta norma bajo su responsabilidad.
500 10
232TITULO: EJECUCION DE OBRAS POR ADMINISTRACION DIRECTA La mxima autoridad de cada entidad u organismo del sector pblico aprobar a nivel de la etapa de factibilidad y, de ser el caso, a nivel de diseos definitivos, aquellos proyectos que se ejecutarn por administracin directa.
La unidad tcnica de la entidad evaluar los proyectos de construccin a fin de detectar aquellos que por sus caractersticas especficas podran ejecutarse por administracin directa y ser la encargada de la
direccin, organizacin, coordinacin y control de proyectos en
ejecuc in. As mismo le corresponder la administracin, distribucin y control del personal, materiales y equipos de acuerdo al presupuesto aprobado.
Esta unidad tambin se encargar de la recopilacin, custodia y archivo de los documentos tcnicos de los proyectos ejecutados por administracin directa.
La mxima autoridad designar los funcionarios que se encargarn de la fiscalizacin de los proyectos ejecutados por administracin directa, profesionales que no deben haber intervenido en ninguna de las etapas de ejecucin de estos proyectos.
La estimacin presupuestaria de cada proyecto que se vaya a ejecutar por administracin directa, incluir la totalidad de los costos directos e indirectos, es decir, los que correspondan a materiales, equipos, mano de obra, costos administrativos, de direccin y control de ejecucin, con las debidas previsiones para el reajuste o escalamiento de los precios.
Una vez concluida la obra por administracin directa, la unidad encargada de la construccin notificar del evento a la mxima autoridad de la entidad, a fin de que este funcionario disponga la integracin de una Comisin de Recepcin, conformada por un delegado suyo, uno del Director Financiero y el Residente de la Obra.

Normas de Control Interno para El Sector Publico

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NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO.

INDICE PAG. INTRODUCCION i - v

DESCRIPCION DE LAS NORMAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

120-00 120-01 120-02 120-03 120-04

130-01 130-02 130-03 130-04

Herramientas para evaluar las actividades de monitoreo y/o supervisin 27

140-00 140-01 140-02 140-03 140-04 140-05

210-02 210-03 210-04 210-05 210-06 210-07

220-00 220-01 220-02 220-03 220-04

230-16 230-17 230-18

240-00 240-01 240-02 240-03

260-01 260.02 260.03

Eliminacin de pasivos no resueltos

300-01 300-02 300-03 300-04 300-05

300-06 300-07 300-08 400-00

400-01 400-02 400-03 400-04 400-05 400-06 400-07 400-08 400-09

Utilizacin de los equipos, programas e informacin institucional 92

Aprovechamiento de los recursos computarizados del sector pblico 93 94

500-00 500-01 500-02 500-03 500-04 500-05

Aplicacin de controles de calidad en obras y reportes Oportunidad en el procesamiento de presupuestos adicionales

Determinacin de volmenes de obra de post construccin 99

Participacin de los miembros designados para la recepcin de obra 99 100

Ejecucin de obras por administracin directa

ESTRUCTURA DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Corresponde a la denominacin de la norma.

Las Normas de Control Interno se caracterizan por ser:

Sencillas y claras en su presentacin y referidas a un asunto especfico.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE RECURSOS HUMANOS

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Fundamentos del Control Interno:

Componentes del Control Interno

Herramientas de Evaluacin de los Componentes de Control Interno

Normas Gerenciales de Control Interno

iv 200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL

210Normas de Control Interno para Contabilidad Gubernamental

220Normas de Control Interno para Presupuesto

230Normas de Control Interno para Tesorera

Normas de Control Interno para Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar

250Normas de Control Interno para Inversiones en Existencias y Bienes de Larga Duracin

v 260 Normas de Control Interno para Deuda Pblica

conocimiento y comprensin de este tipo de operaciones.

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE SISTEMAS DE INFORMACIN COMPUTARIZADOS

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS

EL Contralor General del Estado, Subrogante

Dr. Genaro Pea Ugalde CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO, SUBROGANTE

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO

DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR

AREA: NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

SUBAREA: FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas

TITULO: AMBIENTE DE CONFIANZA MUTUA

CONTENIDO, FLUJO INFORMACION

Rendir cuenta a los organismos pertinentes y a la ciudadana de la gestin encomendada.

TITULO: INDICADORES DE GESTION

Un indicador es la unidad que permite medir el alcance de una meta.

1. La utilizacin de los recursos humanos, fsicos, financieros, ecolgicos y de tiempo.

2. El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.

4. El costo promedio/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o costo/beneficio.

TITULO: ACTITUD HACIA EL CAMBIO