UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA SEDE TALCARUANO "REY BALDUINO DE BELGICA"

9 ADMINISTRACION PROFESOR Sr. Luis Bolao H.

PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION La planificacin es un proceso que incluye seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones: es decir, seleccionar entre diversos cursos de accin futuros, as la planificacin provee un enfoque racional para lograr objetivos pre-seleccionados, comparando los objetivos presentes con los futuros y decidiendo las acciones que debern seguirse para alcanzar esas metas. La planificacin tiene que ver con el efecto futuro de las decisiones que se tomen en el presente; es decir, considera la cadena de consecuencias causa - efecto en el tiempo. Tambin considera cursos de accin alternativos que pueden usarse en el futuro, y que una vez seleccionados pueden servir de base para las decisiones actuales. La esencia de la planificacin es la identificacin sistemtica de oportunidades y amenazas que ocurrirn en el futuro, las cuales al ser combinadas con otra informacin relevante, entrega la base para que los directivos tomen sus actuales decisiones a fin de explotar las oportunidades y evitar las amenazas. Es un hecho hoy en da que en la planificacin los cursos de accin deben tomarse con una visin de futuro, tener la determinacin de hacerlo constantemente en forma sistemtica y como una parte integral de las actividades de direccin. Por otra parte la planificacin debe definirse como una estructura de planes. , Debe ser una estructura flexible que integra los planes a lo largo y corto plazo, as como tambin a los distintos niveles de la organizacin. La planificacin intenta cambiar un tanto ese futuro sealando unos objetivos a alcanzar, necesitando para esos objetivos unos planes detallados y unos programas de actuacin.

PLANIFICAR POR LO TANTO SIGNIFICA: 1.Fijar objetivos o metas por alcanzar.

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Establecer el mejor proceso para lograr dichos objetivos. Programar o fijar plazos para cada una de las etapas del proceso. Determinar los recursos necesarios y el propuesto respectivo. Predeterminar los controles para asegurar la ejecucin posterior del plan.

Desde luego el proceso total de planificacin es una secuencia de hechos. Se trata de determinar objetivos, establecer metas vinculadas a stos, desarrollar una estrategia con el fin de alcanzar las metas y elaborar programas para llevar a cabo la estrategia. PROCESO DE PLANIFICACION Dentro del proceso de planificacin, existen cuatro principios, cuya compresin pueden ayudar en su desarrollo. 1.- PRINCIPIO DEL FACTOR LIMITANTE Al seleccionar alternativas, cuanto ms pueden los individuos reconocer y resolver aquellos factores qu son limitantes o esenciales, para el logro de las metas, deseadas, con ms claridad y precisin podrn seleccionar la ms favorable. 2.- PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD Cuanta ms flexibilidad pueda incluirse dentro de los planes, menor ser el peligro de incurrir en prdida a causa de un hecho inesperado, pero el costo de la flexibilidad debe pesarse contra sus ventajas. 3.- PRINCIPIO DE COMPROMISO La planificacin lgica abarca un perodo de tiempo en un futuro necesario para proveer, a travs de una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos incluidos en la decisin. 4.- PRINCIPIO DE CAMBIO DE RUMBO Cuanto ms compromisos hacia el futuro incluyan las decisiones de planificacin, ms importante ser re-visar las circunstancias y las expectativas y reestructurar los planes segn sea necesario para mantener el rumbo haca una meta deseada. CMO PLANIFICAR? Se debe tener presente que todo plan debe contribuir positivamente al cumplimiento de los objetivos de la empresa, es decir, el plan no debe estar en oposicin a la organizacin. Debiendo, por lo tanto, en los distintos niveles de la estructura empresarial tener una misma direccin de objetivos. Para llevar a cabo el proceso de planificacin debern tenerse presente los siguientes pasos. 1.DETECCION DE LA OPORTUNIDAD. De acuerdo con el-mercado, la competencia, lo que desean los clientes, nuestras fuerzas y debilidades. La determinacin de objetivos realistas depender de este conocimiento.

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ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 0 METAS. Dnde se desea estar y que se quiere lograr y cuando. En este segundo paso de la planificacin deber establecerse objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo, lo cual debe realizarse tanto para el largo como para el corto plazo. Los objetivos especifican los resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que se debe hacer, a qu habr de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. ESTABLECIMIENTO DE PREMISAS. Las premisas son el marco de la planificacin, es decir, el entorno donde habr de moverse, estas son suposiciones sobre el ambiente en que el plan ha de ejecutarse. La elaboracin de pronsticos es importante en el establecimiento de premisas: Cul ser el mercado? Qu volumen de ventas? Que precios? Qu productos? Qu avances tcnicos? Qu costos? Qu planes nuevos? Cules son las tendencias? entre otras cosas. Dado que el futuro es tan complejo, no sera rentable hacer suposiciones sobre cada detalle del ambiente futuro de un plan. Por consiguiente, en la prctica las premisas estn limitadas o suposiciones que aparentan ser criticas o estratgicas par un plan. DETERMINACION DE LINEAS ALTERNATIVAS. Consiste en la bsqueda de lneas de actuacin escogiendo entre varias alternativas, valorando sus puntos dbiles y fuerte y todos los factores ponderables e imponderables que pueden concurrir Cuales son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos? Qu alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades. SELECCION DE UNA LINEA DE ACCION. Este es el punto real de la toma de decisiones acerca de una lnea que se considera mejor. Ocasionalmente un anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelar que dos o ms de ellos son aconsejables y quizs se opte por varios cursos en lugar del mejor.

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PLANIFICACON ESTRATEGICA Y OPERATIVA La planificacin a largo plazo en la empresa consta de dos elementos esenciales que son la planificacin estratgica y la planificacin operativo. 1) a) PLANIFICACION ESTRATEGICA Se preocupa de ensamblar los recursos y habilidades de la empresa con las oportunidades y riesgos que presenta el entorno.

b) Son realizados por los altos directivos de la organizacin, situndose en el nivel elevado de la direccin, concierne exclusivamente a las decisiones en ese nivel. c) Tienen un enfoque a largo plazo no obstante se ocupa tambin de las decisiones a corto plazo, insistiendo preferentemente en las primeras, de futuro.

d) Se aplica a las actividades que concierne a al empresa considerada en su conjunto. e) f) g) Constituye tanto una actividad contina (en cuanto a proceso) como una actividad discontinua (en cuanto a contenido). Exige un gran nmero de informaciones provenientes de campos exteriores a la empresa. Incluye adems de la determinacin de estrategias su implantacin, es decir, la puesta en marcha de estas. PLANIFICACION OPERATIVA a) b) c) Se ocupa de la organizacin de los recursos, con miras a la ejecucin de los planes estratgicos. Se desenvuelve dentro del marco de los planes estratgicos. Es tan detallada como sea necesario para la asignacin racional de los recursos ligados a la ejecucin de las operaciones.

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d) Interesan a la totalidad del equipo encargado de la ejecucin de los planes estratgicos. e) f) Es generalmente muy detallado para perodos cortos (mes, trimestre, ao). Exige que muchas personas trabajen en planteos tcticos.

g) Se basa, sobre todo, en criterios cuantitativos y en datos recogidos en el seno mismo de la empresa. h) Es ms rutinaria que la planificacin estratgica. i) Suele comprender asignaciones funcionales de trabajo, de medios y recursos. j) Sirve de base al presupuesto operativo anual de cada departamento y de su conjunto. PLANIFICACION Y TIEMPO La variable tiempo est estrechamente relacionada con la estrategia y los planes de accin. As como hay objetivos a corto, mediano y largo plazo, existen por lo tanto planes a corto, mediano y largo plazo. PLANES A LARGO PLAZO

La planificacin a largo plazo es similar a la planificacin estratgica, pero con un carcter ms especifico, relacionndose con un rea funcional de la empresa como Finanzas, Personal, Produccin u otra y cubriendo un perodo de muchos aos. Cabe destacar una distincin entre planificacin a largo plazo y planificacin estratgica. Un plan estratgico es una descripcin general de la manera cmo la organizacin espera cumplir su misin. Un plan a largo plazo es un componente del plan estratgico y generalmente est asociado a una estrategia funcional. El perodo de tiempo para la planificacin a largo plazo es, variable de una organizacin a otra, entendindose en general que cualquier plan que exceda los 5 aos se considera a largo plazo. PLANES A MEDIANO PLAZO Los planes a mediano plazo son menos tentativos y menos sujetos al cambio que aquellos a largo plazo y por lo general tienen un lapso de tiempo que va de 1 a 5 aos. En tanto que los planes a largo plazo sirven como gua derivadas de la estrategia de una organizacin, aquellas a mediano plazo son relevantes con la operacin da a da relacionadas con las actividades de los directivos medios y de primera lnea. En la actualidad, y como resultado de la incertidumbre asociada con el largo plazo, las organizaciones han centrado sus actividades en el mediano plazo, en donde el nivel de incertidumbre es relativamente menor. PLANES A CORTO PLAZO Finalmente, las jefaturas desarrollan conjuntos de planes de una duracin de un ao o menos corto plazo que tienen ms impacto en las actividades diarias que los a largo o mediano plazo. Los planes a corto plazo generalmente pertenecen a una de las siguientes categoras: Los planes operacionales y los planes de respuesta o contingentes, estos ltimos son diseados como una respuesta de la organizacin frente a circunstancias contingentes del entorno, que pueden ser o no deseables para la organizacin MODELO DE PLANIFICACION Se presentarn aqu varios modelos conceptuales y operacionales del proceso y estructura de la planificacin global del mundo de los negocios 1.EL MODELO DE STEINER

Este modelo fue diseado por GEORGE STEINER, siendo el resultado de numerosos estudios sobre sistemas de planificacin, por lo que no resulta sorprendente que muchas compaas tengan sistemas de planificacin similares a este. Este esquema tiene la caracterstica fundamental de ser flexible y adaptable a casi todo tipo de Empresa. 2.EL MODELO DE ANTHONY

El modelo de ROBERT ANTHONY, hace distincin entre planificacin estratgica, control de direccin y el control operativo. La definicin de Planificacin estratgica coincide- con la del modelo Steiner, haciendo diferencia entre el control de direccin y control operacional. Lo que,

existe a lo largo de su modelo son controles programados que regulen las acciones, abarcando el control operacional una parte de la planificacin tctica, planteada por Steiner. 3.EL MODELO DEL STANFORD RESEARCH INSTITUTE

En el modelo S.R.I., el plan estratgico planteado abarca en trminos amplios y generales las caractersticas y logros que la empresa puede y quiere conseguir. Incluye el propsito bsico de las organizacin, una estrategia seleccionada para cumplir dicho propsito, los medios para dirigir y vigilar el logro de los objetivos as como las condiciones externas e internas que permiten este logro. Adems contiene un plan de desarrollo de la organizacin y un plan de operaciones, que a su vez, conduce a planes posteriores ms detallados. CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA PLANIFICACION MISIONES/PROPOSITOS La misin o propsito identifican la funcin o tareas bsica de una empresa o de cualquier parte de ella. OBJETIVOS/METAS El objetivo o meta es el fin haca el cual se dirige una actividad, representando el punto final de toda planificacin.

PREVISIONES/PRONOSTICOS La previsin o pronstico es el proceso, por el cual se toma en consideracin varias probabilidades al formular el plan, de tal forma que la incidencia de los posibles cambios puedan ser tomados en cuenta en la planificacin. POLITICAS Las polticas suelen ser los enunciados de tipo general, es decir, constituyen declaraciones de tipo general que guan 6-encauzan el pensamiento para la toma de decisiones. Define los lmites dentro de los cuales pueden tomarse las decisiones, dirigiendo stas hacia el logro de los objetivos. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son guas de accin a diferencias de las polticas que suelen ser guas de pensamiento, detallando la forma ms exacta que una determinada actividad debe ser realizada. REGLAS

Las reglas describen con claridad las acciones especificas requeridas, suelen confundirse con las polticas o los procedimientos, pero son distintas cosas. De hecho, el procedimiento se puede considerar como una serie de reglas. PRESUPUESTOS Los presupuestos son estados de resultados esperados expresados en trminos cuantitativos. Como son partes del plan deben de estar acorde a ste. El presupuesto se puede expresar en trminos financieros; de horas hombre, de unidades de producto, de horas-mquinas o en cualquier otro trmino numricamente mensurable. PROGRAMAS Los programas son un conjunto de metas, polacas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin. ESTRATEGIAS El trmino estrategia se usa en las empresas para describir la manera particular de como la organizacin intenta alcanzar sus objetivos, siendo el proceso de determinacin de estrategias, parte de un sistema de mayor envergadura llamado particularmente planificacin estratgica. La estrategia se aboca a decidir qu opcin va a ser empleada, incluyendo la determinacin de los caminos alternativos de la organizacin para alcanzar sus objetivos.

Etapas Conceptuales en Planificacin.

1. Definir la clase de organizacin 1. Desarrollar una comprensin que queremos ser programtica de lo que es planificacin. 1. Dnde estamos? - Filosofa, propsito, misin - Situacin financiera - Situacin competitiva - Caractersticas del Producto - Mercado servido - Etc. 2. Adnde queremos ir? - Objetivos preliminares - Estrategias alternativas - Evaluacin de alternativas a la luz de: debilidades, restricciones y condiciones actuales. 3. Podemos llegar all? - Condiciones actuales - Requisitos organizacionales - Requisitos de personas - Requisitos de facilidades fsicas - Requisitos financieros - Otros 4. Cul estrategia conseguir lo que deseo? 5. Qu decisin debe tomarse hoy para llegar all? Presupuestos a corto plazo, decisiones a corto plazo. 6- Monitores desempeo.

2. Anlisis de los clientes: - Quines son? - Cmo pueden clasificarse? - Por qu compran el producto?, Esto cambiar? - Que segmentos del mercado servimos?Esto cambiar?, etc. 3. Analizar nuestra industria: - Tendencias - Innovadores - Competencia - Potencial de utilidades - Etc. 4. Preguntarse: Cuales son nuestras oportunidades y amenazas? 5. Preguntarse: Cules son nuestras y debilidades? 6. Preguntarse: Qu estrategias se pueden identificar?

2. Identificacin de: - Debilidades - Oportunidades - Amenazas - Fortalezas en que se basan los planes 3. Identificacin de las estrategias que explotan las oportunidades y evitan las amenazas.

4. Evaluacin y Seleccin de estrategias. 5. Planes de implantacin para las estrategias prioritarias. 6.- Formulacin de los principales deseos de la organizacin: - Propsito - Misin - Objetivos 7. preparar planes asociados con: - Recursos humanos - Recursos financieros - Recursos fsicos - Otros. 8. Monitorear desempeo 9. Reciclar anualmente

7. Evaluar las estrategias alternativas

7. Reciclar anualmente.

8. Desarrollar Objetivos 9. Preparar planes detallados para implantar las estrategias 10. Desarrollar planes contingentes 11. Transformar los planes en presupuestos 12. Monitorear el desempeo 13. Reciclar anualmente

Modelo de Steiner
Flujos de Informacin

Planificacin estrategica Expectativas Externas: -Sociedad -Accionistas -Clientes -Proveedores -Acreedores

Planificacin Tctica

El Plan para Planificar

Expectativas Internas: -Directivos -Trabajadores -Staff

Planificaciones y Planes estrategicos Misin, objetivos. Estrategias y politicas a largo plazo

Programacion a medio Plazo Subobjetivos Subpoliticos Subestrategias

Planifcacin a corto plazo Planes tacticos y programados

Implantacion de los Planes

Revisi{on y Evaluacin de los Planes

La base de datos -Desempeo pasado -Situacion actual -Predicciones

Evaluaciones de Oportunidades y amenazas del entorno. Fortalezas y debilidades de la Organizacin

Modelo Reglas de de Decisin y Evaluacin

Robert n. Anthony

Plan Estratgico

Jurisdiccin de la direccin de la Organizacion

Plan de Desarrollo Corporativo Las lneas discontinuas sealas divisiones Proceso multiples y semiautonomas Plan Estratgico Plan de Diversificacin

de Orientacin Interna Planificacin y desarrollo investigacin EstratgicaI&D

Plan de Investigacin y Desarrollo Decisin de diversificar por

Plan de Adquisicin y Fusin Plan de Investigacin Bsica Plan de Produccin en I&D Plan de Mercado en I&D Plan Financiero en I&D Plan de Direccin en I&D

Control de la Direccin
Plan de Operaciones

Control Operativo
Planes Proceso de Orientacin Exterior Proyectados

Modelo de la informacin

Plan Produccin Plan de Comercializacin Plan de Financiero Plan de Direccin

Contabolidad Financiera

Modelo de Stanford Research Institute