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La corrispondenza professionale (1)

Le lettere

La corrispondenza professionale (1): le lettere

Una lettera pu essere scritta in stili diversi (amichevole, disimpegnato, formale, solenne, ), ma per la corrispondenza professionale si dovrebbe adottare un livello medio di formalit. Oltre alla formalit, le lettere professionali presentano due caratteristiche distintive:

la formularit e fissit strutturale la tendenza allessenzialit

La corrispondenza professionale (1): le lettere

La formularit e fissit strutturale implica il ricorso a dei modelli (griglie) diffusi ed approvati per la loro alta funzionalit. La stesura della lettera appare facilitata e la lettura pi rapida, perch il destinatario vede soddisfatte le proprie attese. Vediamo qualche modello:

La corrispondenza professionale

Modello di lettera professionale (1)


Indirizzo destinatario Riga oggetto Saluto

Data

Corpo del testo

Congedo

Firma

Allegati Indirizzo mittente

La corrispondenza professionale

Modello di lettera professionale (2)


Indirizzo mittente Indirizzo destinatario Riga oggetto Saluto

Data

Corpo del testo

Congedo

Firma

Allegati

La corrispondenza professionale (1): le lettere

La struttura base piuttosto semplice, ed suddivisa in 9 aree principali, ciascuna delle quali ha caratteristiche specifiche:

area area area area area area area area area

dellindirizzo del mittente dellindirizzo del destinatario della data delloggetto del saluto del corpo del testo della formula di congedo della firma del riferimento agli allegati (eventuali)

La corrispondenza professionale (1): le lettere

Larea dellindirizzo del mittente: di norma gi stampata sulla carta da lettera, altrimenti la si potr includere sul margine superiore o inferiore. I dati da includere sono: - (per una persona) nome e cognome, indirizzo postale completo, numeri di tel /fax e recapiti email (opzionali) - (per unazienda) nome, logo (opzionale), indirizzo postale completo, numeri di tel/fax e gli indirizzi telematici

La corrispondenza professionale (1): le lettere

Larea della data: pu apparire sia sul lato destro che sinistro del foglio e va sempre indicata.

Evitate la formula ormai desueta (e spesso fraintesa) con larticolo plurale li (erroneamente scritto l ): Milano, li 4 aprile 2003

La corrispondenza professionale (1): le lettere

Larea dellindirizzo del destinatario: deve includere nome e cognome, indirizzo postale completo. In Italia, si pongono anche eventuali notazioni relative a persone a cui stato inviato in copia il messaggio, con formule come:
e, per conoscenza, a + nome destinatari ed in copia a + nome destinatari

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La riga delloggetto: non inclusa in tutte le lettere, ma presente in quelle commerciali ed aziendali.

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La riga di saluto: varia a seconda del rapporto che intercorre tra destinatario e mittente. Inoltre:

se il destinatario una persona + Nome

Agg. cortesia + Allocutivo

Egregio, Distinto-a, Pregiato-a, [sig.] Illustre, Chiarissimo-a, [sig.ra]

Signore Signora

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se il destinatario una persona a cui ci si rivolge in quanto professionista

Agg. cortesia + Titolo + Nome

Egregio dottor Rossi Chiarissimo prof. Sala Gentile ingegner Laffi

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se ci si rivolge ad un ufficio o ad unazienda, laggettivo pi utilizzato

Spettabile

se invece si deve scrivere ad una persona di cui non si conosce il cognome o nel caso di spedizioni in serie, si utilizza (inevitabilmente) un titolo generale

gentile cliente, egregio contribuente, ecc.

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Si ricordi che la riga di saluto sempre seguita da una virgola, dopo la quale occorre andare a capo per iniziare a scrivere il corpo vero e proprio della lettera:

Egregio dottor Bernucci, in riferimento alla sua precedente richiesta

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Il corpo della lettera: va suddiviso in paragrafi, ciascuno dei quali dovrebbe riportare temi differenti. Si tenga presente, fin da ora, che il testo della lettera deve essere chiaro e semplice e contenere tutte le informazioni essenziali.

La corrispondenza professionale (1): le lettere

Larea del congedo: pu avere espressioni pi o meno elaborate e formali di saluto. Qualche esempio:
Cordiali saluti / Distinti saluti Ringraziando porgo distinti (cordiali) saluti Ringraziandola per la disponibilit dimostrata,

porgo distinti saluti La ringrazio e nellattesa di una sua risposta invio i mei pi distinti saluti Colgo loccasione per inviarle i miei pi distinti saluti

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Larea degli allegati: consta in genere di una o due righe in cui si elencano, dopo la dicitura In allegato: oppure All: i documenti eventualmente spediti insieme alla lettera. In Italia spesso si usa fornire queste indicazioni dopo lindirizzo del destinatario.

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Nella scrittura di una lettera professionale o commerciale occorre attenersi a convenzioni stilistiche e linguistiche che rispondono alle aspettative dellutenza e che lesperienza ha dimostrato come funzionali.

Etichetta della scrittura epistolare professionale

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Linee-guida da osservare nella composizione di una lettera:

essere chiari e precisi essere sintetici essere corretti essere efficaci

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Essere chiari e precisi


Segnalare chiaramente in apertura loggetto della

comunicazione Fornire tutte le informazioni in modo esatto Essere chiari (ma cortesi) Dare le notizie o avanzare le richieste pi importanti nel primo capoverso della lettera, se si ritiene che il destinatario dovr reagire positivamente o in modo neutro ad esse; alla fine del documento, se si pensa che debba esserne impressionato negativamente.

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(top-down) Se linterlocutore bendisposto verso ci che dobbiamo comunicare, riservate ai capoversi finali i dettagli e gli approfondimenti.

(bottom-up) Al contrario, se si ipotizza che linterlocutore sia maldisposto, utilizzate i capoversi iniziali per prepararvi strategicamente il campo.

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Ancora qualche indicazione su chiarezza e precisione


Suddividere il testo in capoversi rientrati o

spaziati tra di loro da una riga


Usare titoletti (solo se la lettera molto lunga) Utilizzare il grassetto per evidenziare le frasi pi

importanti della lettera (solo in lettere commerciali o in testi pubblicitari; farne comunque un uso contenuto)

La corrispondenza professionale (1): le lettere

Essere sintetici Una lettera professionale richiede sempre una chiarezza cortese e una certa essenzialit; utile allora osservare i seguenti suggerimenti:

iniziare le lettere con una riga di saluto usare formule di cortesia concludere con formule di saluto esprimere sinteticamente il proprio pensiero, senza risultare per questo noncuranti, supponenti o sbrigativi. Le lettere (al contrario delle mail) possono essere anche lunghe, ma (come per le mail) sempre possibile rimandare gli approfondimenti ai documenti allegati, non costringendo cos il lettore a leggere tutto subito.

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Essere corretti Pi ancora che nei messaggi e-mail, oltre a precisione e concisione occorre essere corretti. Si controlli quindi il testo della lettera facendo attenzione che non compaiano errori di sintassi, di grammatica, di interpunzione, di digitazione.

Usare sempre un correttore ortografico, e fare personalmente pi revisioni (possibilmente su un supporto cartaceo).

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Essere efficaci Una comunicazione epistolare, soprattutto professionale, deve essere efficace, cio congegnata in modo tale che raggiunga i fini che si era proposta.

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Occorrer quindi:
individuare lorganizzazione retorico-informativa pi

idonea iniziare la lettera con una frase che susciti curiosit e interesse includere nel primo blocco le ragioni per cui si scrive nel corpo del testo evidenziare i vantaggi pratici, operativi o funzionali di quanto proponiamo prima della chiusa, avanzare esplicitamente la nostra proposta concludere con un capoverso in cui offriamo la nostra disponibilit a chiarimenti e contatti