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Autore Roberto Ceriani Direttore Responsabile Massimiliano Anticoli Consulente editoriale Paolo Boraschi Progetto grafico, impaginazione Joint srl, Milano

Leditore a disposizione degli avanti diritto, con i quali non gli stato possibile comunicare, per eventuali involontarie omissioni o inesattezze nella citazione delle fonti dei brani e delle illustrazioni riprodotte nel presente volume. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo libro pu essere riprodotta, memorizzata in sistemi darchivio, o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico, fotocopia, registrazione o altri, senza la preventiva autorizzazione scritta delleditore. Gli autori e leditore di questo volume si sono fatti carico della preparazione del libro e dei programmi in esso eventualmente contenuti. Gli autori e leditore non si assumono alcuna responsabilit, esplicita o implicita, riguardante questi programmi o il contento del testo. Gli autori e leditore non potranno in alcun caso essere ritenuti responsabili per incidenti o conseguenti danni che derivino o siano causati dalluso dei programmi o dal loro funzionamento. Nomi e marchi citati nel testo sono generalmente depositati o registrati dalle rispettive case produttrici.
PC Book n. 3 - Registrazione al Tribunale di Milano n. 329 del 19/05/03 Stampa: Legoprint Spa (Trento) Distribuzione: So.Di.P. Via Bettola, 18 20092 Cinisello Balsamo (MI)
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Sommario

Capitolo 1 Lambiente di Excel

1.1 Personalizzare lambiente


1 Come si fa ad automatizzare lapertura dei file, facendo in modo che vengano cercati sempre in una determinata cartella? 2 Come possibile fare in modo che allapertura di Excel vengano automaticamente aperti tutti i file di uso pi frequente? 3 possibile evitare che su un foglio di lavoro appaiano i valori numerici nulli? 4 possibile, in un foglio in cui si scelto di non fare apparire gli zeri, visualizzare gli zeri presenti in alcune celle specifiche? 5 possibile abbellire un foglio di lavoro inserendo una fotografia sullo sfondo delle celle? 6 Esiste un modo per evitare che i menu vengano sempre mostrati in modo incompleto? 7 possibile fare in modo che Excel dimentichi le abitudini dellutente e generi menu a discesa sempre uguali? 8 Come si pu scegliere se mostrare a video lelenco dei formati di carattere utilizzando i caratteri stessi? 9 Come si pu evitare che vengano visualizzati i valori nulli presenti in una cella?

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1.2 - Gestire le finestre


10 Come si fa a rendere temporaneamente invisibile una cartella di lavoro attiva? 1 possibile mantenere sempre visibili i titoli di una tabella, 1 anche quando vengono mostrate righe molto lontane dai titoli? 12 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi visualizzazioni dello stesso file?

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Sommario

13 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi cartelle di lavoro? 14 Come si pu visualizzare una stessa tabella da pi punti di vista, senza dover ricorrere alla disposizione di finestre di lavoro?

1.3 Personalizzare le visualizzazioni


15 Come si pu determinare facilmente il numero di colonne comprese fra una determinata colonna e unaltra colonna molto lontana? 16 Come si pu lasciare una o pi righe, o colonne, sempre mostrate a video, mentre il cursore si sposta in zone remote del foglio di lavoro? 1 Come possibile lavorare contemporaneamente su pi 7 parti di uno stesso foglio di lavoro, lontane fra di loro? 18 Come si possono visualizzare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro? 19 possibile, in modalit di visualizzazione formule, scrivere una formula su pi righe nella stessa cella? 20 Come possibile fare in modo che, in fase di visualizzazione, i contenuti delle celle non vengano troncati a causa di dimensioni insufficienti della cella che li contiene?

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1.4 Usare le barre strumenti


21 Come si fa a leggere lelenco di tutte le barre degli strumenti disponibili? 22 Le barre degli strumenti sono sempre collocate nella parte alta del video? 23 La barra dei menu pu essere spostata dalla posizione originale?

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Sommario

1.5 - Gestire righe e colonne


24 Come si possono inserire pi righe o colonne in una zona prescelta del foglio di lavoro? 25 Quali differenze esistono fra le operazioni di cancellazione e di eliminazione? 26 Come si possono eliminare intere righe e colonne da un foglio di lavoro? 27 Come si possono eliminare alcune celle da un foglio di lavoro? 28 Come si pu ridimensionare una colonna, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? 28 Come possibile ridimensionare in una sola volta pi righe o pi colonne di una tabella? 30 Come si pu ridimensionare una riga, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? 31 Come possibile semplificare la gestione di un foglio di calcolo contenente un gran numero di dati numerici? 32 Quando un foglio di lavoro presenta dati troppo dettagliati, possibile nascondere temporaneamente alcune righe e colonne? 33 Come si possono scoprire righe e colonne temporaneamente nascoste? 34 Come possibile nascondere tutte le righe o tutte le colonne di un intero foglio di lavoro? 35 Quando in un foglio di lavoro sono state nascoste tutte le righe o tutte le colonne possibile renderle visibili di nuovo?

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1.6 - Gestire i fogli di lavoro


36 possibile trasferire un singolo foglio di lavoro allinterno di unaltra cartella di lavoro? 37 Come possibile nascondere temporaneamente la presenza di uno o pi fogli di lavoro attivi?

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Sommario

38 Quando una cartella di lavoro costituita da numerosi fogli di lavoro, possibile riconoscere a colpo docchio alcuni fogli di particolare importanza? 39 Come si pu determinare il numero di fogli in un file di Excel? 40 Come si pu riutilizzare un foglio di lavoro, per produrne un altro simile allinterno dello stesso file?

Capitolo 2 Le operazioni fondamentali

2.1 - Usare le celle


1 Quale differenza esiste fra cancellare ed eliminare una cella, una riga o una colonna? 2 In quanti modi possibile cancellare il contenuto di una cella? 3 Qual la funzione dei triangolini rossi che a volte appaiono a vertici di una cella? 4 Cosa significano i triangolini verdi che a volte appaiono ai vertici di una cella?

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2.2 Inserire i dati 5 Come si pu modificare il contenuto di una cella, senza intervenire nella Barra della formula? 6 Come si pu costruire un riferimento assoluto a una cella, senza dover correggere le formule inserendo manualmente il simbolo di dollaro? 7 Come si pu inserire in una cella un numero di telefono evitando che vengano cancellati gli zeri del prefisso iniziale? 8 Come si fa a ripetere una stessa azione pi volte? 9 Come si pu annullare unazione gi effettuata?
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Sommario

10 Come si fa a inserire un elenco di numeri interi in una colonna? 1 Come si fa a generare una successione di numeri pari, dispari 1 o legati fra di loro da altri criteri? 12 Come si fa a inserire un elenco di date successive? 13 Come si fa, lavorando con un calendario, a generare i nomi dei giorni della settimana o dei mesi dellanno? 14 Come si fa, lavorando con un calendario, a formattare in colore diverso i sabati e le domeniche? 15 Come si fa a generare lelenco dei week-end di un anno? 16 Come si pu memorizzare un elenco personalizzato da riutilizzare pi volte?

2.3 - Fare i calcoli


1 Come si pu rimandare lesecuzione di un calcolo numerico? 7 18 Come si possono visualizzare le formule presenti nelle celle, al posto dei risultati numerici da esse prodotti? 19 Esistono scorciatoie nelluso dei nomi di cella in una formula? 20 possibile conoscere la somma di valori numerici, senza dover usare formule apposite? 21 Come si possono sommare valori numerici, senza definire a priori la zona in cui verranno inseriti?

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2.4 - Gestire le stampe ordinarie


22 Come si pu evitare che, in fase di stampa su carta, una tabella appaia troppo sbilanciata verso un lato della pagina? 23 Se non si dispone di una stampante a colori possibile evitare le gradazioni di grigio che rendono difficoltosa la lettura dei dati su carta? 24 Come si possono stampare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro?

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Sommario

25 Quando si stampa una tabella molto lunga, possibile fare in modo che alcune intestazioni appaiano in tutte le pagine? 26 Quando non occorre stampare un intero foglio di lavoro possibile ridurre la stampa solo a una determinata zona? 27 Esiste una scorciatoia per modificare frequentemente larea di stampa? 28 Come possibile stampare solamente alcune piccole zone non contigue di un foglio di lavoro? 29 possibile, in fase di stampa di un foglio di lavoro, apportare alcune variazioni ai margini delle pagine da stampare?

2.5 - Gestire le stampe complesse


30 Come si pu ottenere la stampa di una o pi colonne di una tabella su ogni foglio di carta? 31 Come si pu evitare che la stampa di una tabella termini con poche righe o colonne isolate su alcune pagine semivuote? 32 Come si fa a stampare su ogni pagina una frase ripetitiva? 33 Quali personalizzazioni sono possibili nelle intestazioni e nei pi di pagina? 34 Come si fa a numerare le pagine stampate lasciando traccia del nome del file da cui provengono? 35 Come si fa a stampare una tabella imponendo un inizio di numerazione pagine diverso da uno? 36 Come si fa, quando si stampa un titolo ricorrente, a generare il carattere di e-commerciale (&)? 37 Come si fa a far stampare su ogni pagina il numero totale di pagine stampate? 38 Come si fa a fare stampare unimmagine in calce a ogni pagina?

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Sommario

Capitolo 3 Le operazioni avanzate

3.1 Usare le funzioni


1 Come si pu convertire un elenco di nomi e cognomi, memorizzati in celle separate, in un elenco in cui ogni cella contenga sia il nome sia il cognome? 2 Quando si utilizza un elenco di nomi e cognomi possibile fare in modo che tutti appaiano scritti con liniziale maiuscola? 3 Come si pu determinare il totale di una parte di un elenco di valori numerici avente una determinata propriet? 4 Come si pu inserire rapidamente la data e lora corrente? 5 Come si pu ordinare un elenco di dati in modo casuale?

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3.2 Lavorare con i grafici


6 possibile costruire un istogramma utilizzando la sovrapposizione di piccole immagini? 7 possibile inserire unimmagine allinterno di un grafico? 8 possibile inserire uno sfondo personalizzato in un grafico prodotto con Excel?

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3.3 Usare la correzione ortografica


9 Come possibile controllare la correttezza ortografica dei testi inseriti in una tabella? 10 Come si pu correggere lortografia di una tabella in cui il testo scritto in una lingua diversa dallitaliano?

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Sommario

3.4 Inserire elementi esterni


1 Come si pu inserire il simbolo di copyright in una cella 1 di testo? 12 Cosa significa e come si fa a inserire un oggetto allinterno di una tabella?

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13 Come si pu fare in modo che il cursore venga portato automaticamente in una determinata cella, appartenente allo stesso o a un altro file?

3.5 Ridurre gli errori


14 Come possibile risalire facilmente alle celle i cui valori determinano il valore di una particolare cella?

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15 Come possibile risalire alle celle i cui valori determinano il valore in una determinata cella, se queste celle si trovano in unaltro foglio di lavoro? 16 Come possibile individuare le celle i cui valori sono determinati dal valore presente nella cella in esame? 1 Come si pu cercare lorigine di un valore di errore presente in 7 una cella di lavoro? 18 Come si pu evitare di perdere un lavoro in corso se si blocca il sistema? 19 possibile stabilire per quali cartelle abilitare il salvataggio automatico?

3.6 Impedire modifiche non autorizzate


20 Come si pu limitare il numero di dati che lutente finale autorizzato a immettere in una tabella? 21 possibile fare in modo di limitare idati da inserire in una cella? 22 Come si pu permettere a un utente di scrivere solo in determinate celle e non in altre?
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Sommario

23 possibile permettere a un utente finale di modificare il formato delle celle di lavoro, impedendogli per di modificarne il contenuto?

3.7 Interagire con altri software


24 possibile copiare in Excel un testo elaborato con Word? 25 Come si fa a copiare in Word o in PowerPoint una tabella elaborata con Excel? 26 possibile copiare in Excel una diapositiva prodotta con PowerPoint? 27 possibile trasferire in Excel una rubrica di indirizzi utilizzata con Outlook?

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3.8 Usare piccoli trucchi


28 Quando sono aperte pi di una cartella di lavoro possibile chiuderle tutte evitando di ripetere loperazione per ogni singola cartella? 29 Come si fa a produrre un tabulato a lettura agevolata, dotato di righe con colori alternati? 30 possibile rimuovere con una sola azione tutti i commenti associati alle celle di lavoro? 31 Come si possono aprire le macro di Excel 97 o di Excel 2000, nei casi in cui queste vengano bloccate da Excel XP?

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Introduzione

OBIETTIVI
Questo libro non un manuale di Excel. Chi desidera imparare ad usare i comandi di Excel uno ad uno pu utilizzare lhelp in linea o i vari manuali in commercio. Questo libro, al contrario, presuppone che lutente abbia gi qualche competenza nelluso di questo software e che lo utilizzi con una discreta frequenza, anche se a livello elementare. questo lutente che deve affrontare frequentemente problemi nuovi e che spesso li risolve con procedure laboriose e risultati non sempre soddisfacenti. Questo utente trover in questo libro una serie di suggerimenti pensati per semplificargli la vita e per trovare soluzioni rapide ai pi comuni problemi quotidiani. Non si tratta, se non raramente, di trucchi da professionisti o di ardite soluzioni che richiedono ore di apprendimento per poi guadagnare solo qualche minuto nel lavoro quotidiano. La gran maggioranza delle soluzioni proposte non richiede lunghi tempi di apprendimento o notevoli capacit di astrazione, ma solo una particolare attenzione. Si tratta quasi sempre di piccoli accorgimenti che anche lutente professionista pu a volte trovare interessanti; la regola fondamentale che sta alla base di questo libro cercare soluzioni semplici, di buon senso, facili da capire e da usare, per semplificare la vita a un utente non professionale.

COME UTILIZZARE QUESTO LIBRO


Nulla proibisce di leggere questo libro dalla prima pagina fino allultima, ma questo certamente il modo peggiore per trarne buoni frutti. Infatti questo non un romanzo, ma un manuale di consultazione pensato per risolvere problemi pratici. Per questa ragione non esiste nessun ordine di priorit fra le domande. Ogni domanda collocata allinterno di un paragrafo, in modo da facilitare la ricerca per argomento, ma nessuna domanda richiede come prerequisito la lettura delle domande precedenti. Il testo suddiviso in tre capitoli, che trattano rispettivamente lambiente di Excel, le operazioni basilari e quelle avanzate. Ogni capitolo suddiviso a sua volta in paragrafi. Il lettore non invitato a leggere un capitolo per intero, ma a ricercare le risposte ai suoi problemi specifici, consultando lindice dei paragrafi. Per esempio, un lettore che desidera semplificare le operazioni di stampa far bene a cercare le risposte ai suoi problemi nel paragrafo che tratta proprio questo argomento, rimandando la lettura di altri temi al momento in cui necessiter di una risposta specifica.

CONVENZIONI ADOTTATE
Questo testo utilizza convenzioni tipografiche comuni alla maggior parte dei testi del settore. Nei limiti del possibile si preferito evitare luso di lunghe frasi tipo
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...dopo aver attivato il menu Formato scegliere il comando Riga, seguito dal sottocomando Adatta.... Per semplificare la trattazione si preferisce, in questo caso, usare la sequenza di parole FORMATO Riga Adatta, affidando al tipo di carattere (maiuscoletto, grassetto, ecc.) lindividuazione della gerarchia e della sequenza dei comandi da utilizzare.

COMPETENZE RICHIESTE
Per poter leggere questo libro e trarre il massimo di beneficio necessario avere gi lavorato con Excel, almeno per affrontare i problemi pi semplici. Come minimo si richiede di saper usare le tabelle per inserire dati, fare semplici calcoli aritmetici, formattare i caratteri e produrre stampe cartacee. Se poi il lettore gi in grado anche di costruire grafici, utilizzare le funzioni, gestire finestre, ... la lettura del testo risulter una piacevole passeggiata su terreni gi in parte conosciuti. In ogni caso crediamo che anche un utente discretamente avanzato possa trovare in alcune parti del libro soluzioni originali ai suoi problemi pi comuni. Lambizione del testo infatti quella di fare in modo che chiunque lo legga possa prima o poi dire Oh! Finalmente! Questo piccolo trucco fa proprio al mio caso. Ma come ho fatto a non pensarci prima?.

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Capitolo 1

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Capitolo1

lambiente di excel

LAMBIENTE DI EXCEL
In questo capitolo vengono presentate le principali caratteristiche dellambiente di Excel. Ovviamente non viene presentato lambiente basilare di Excel (righe, colonne, celle, menu, ecc.) come se fosse una novit. Supponendo di avere a che fare con un utente che gi sa lavorare a livello base, qui vengono presentati alcuni trucchi e scorciatoie per risolvere i problemi pi comuni di adattamento dellambiente alle esigenze di ogni utente. Per esempio vengono presentati alcune scorciatoie per: personalizzare lambiente (esempio: mettere uno foto come sfondo delle celle); gestire le finestre (nascondere temporaneamente una cartella di lavoro); personalizzare le visualizzazioni (scrivere formule su pi righe); usare le barre strumenti (spostare la barra dei menu); gestire righe e colonne (gestione di fogli correlati fra di loro); gestire i fogli di lavoro (colorare le etichette dei fogli di lavoro);

1.1 PERSONALIZZARE LAMBIENTE 1 - Come si fa ad automatizzare lapertura dei file, facendo in modo che vengano cercati sempre in una determinata cartella? Livelo: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando si vuole aprire un file esistente possibile utilizzare il comando FILE Apri, licona Apri, o la combinazione di tasti Ctrl-F12. In tutti i casi i file verranno cercati inizialmente nella cartella predefinita, dalla quale ci si pu spostare a piacere per cercare altri file memorizzati in altre cartelle. La cartella predefinita di default solitamente C:\Documenti, ma, se la maggior parte dei file si trovano in unaltra cartella, pi comodo modificare a piacere questa scelta eseguendo le seguenti operazioni: usare il comando STRUMENTI Opzioni; aprire la cartella Generale; scrivere il percorso personalizzato nella zona Posizione file predefinito (figura 1.1).

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Capitolo1

(Fig.1.1) Scelta della cartella predefinita in cui cercare i file da aprire

possibile personalizzare il percorso di ricerca dei file, facendo in modo che per default i file da aprire vengano cercati in rete su un altro computer

2 - Come possibile fare in modo che allapertura di Excel vengano automaticamente aperti tutti i file di uso pi frequente? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Ogni utente lavora con alcuni file di uso frequente variabili nel tempo. Per esempio utilizza per alcune settimane 2 o 3 file tutti i giorni, pi eventualmente altri file di uso saltuario, mentre nel mese successivo utilizza altri 4 file quasi tutti i giorni. In questi casi risulta scomodo aprire tutti i giorni gli stessi file, magari collocati in differenti cartelle. Per automatizzare lapertura dei file si potrebbe utilizzare la cartella Apertura automatica con la seguente procedura: premere da Windows il pulsante START Impostazioni Barra delle applicazioni e menu avvio; scegliere la scheda Applicazioni del menu avvio; premere il pulsante Avanzate; copiare nella scheda Esecuzione automatica i collegamenti a tutti i file di Excel che vengono usati tutti i giorni. Questo metodo risulta conveniente in tutti i casi in cui gli stessi file di Excel vengono veramente utilizzati tutti i giorni. Infatti, da questo momento in poi, ogni volta che verr acceso il computer verr contemporaneamente avviato Excel e aperti tutti i file sopra
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citati. Gli svantaggi di questo metodo sono: lavvio del computer viene rallentato (condizione particolarmente fastidiosa in tutti i casi in cui occorre riavviare il computer pi volte per effettuare operazioni di manutenzione) Excel viene avviato sempre, anche nei casi in cui si accende il computer per compiere altre attivit in caso di modifica dei file da aprire ogni volta occorre compiere alcune operazioni un poco laboriose tuttavia disponibile un altro metodo per aprire automaticamente un certo numero di file ogni volta che si avvia Excel (non ogni volta che si accende il computer). Per realizzare questo obiettivo occorre: usare il comando STRUMENTI Opzioni; aprire la cartella Generale; scrivere il percorso personalizzato nella zona Allavvio apri tutti i file in (figura 1.2).

(Fig.1.2) Scelta della cartella in cui cercare i file da aprire automaticamente

Una volta effettuata questa scelta occorrer: copiare, o spostare, tutti i file di uso frequente nella cartella prescelta al termine delluso dei file riportarli nelle cartelle iniziali copiare, o spostare, altri file di uso temporaneo, ma frequente, nella cartella prescelta

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Capitolo1
3 possibile evitare che su un foglio di lavoro appaiano i valori numerici nulli? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Spesso, in un foglio di lavoro, sono presenti lunghi elenchi di valori nulli. Per esempio, in una tabella in cui vengono calcolati gli importi da pagare per lacquisto di un certo insieme di prodotti, a ogni prodotto non acquistato verr associato un valore nullo. In alcuni casi questo elenco di zeri pu portare a visualizzazioni confuse che sarebbe meglio evitare. Per ottenere questo scopo disponibile il comando STRUMENTI Opzioni che, nella scheda Visualizza, presenta lopzione di scelta se mostrare o meno gli zeri (figura 1.3).

(Fig.1.3) Opzione di visualizzazione degli zeri su un foglio di lavoro

4 possibile, in un foglio in cui si scelto di non fare apparire gli zeri, visualizzare gli zeri presenti in alcune celle specifiche? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Se in un foglio stato usato il comando STRUMENTI Opzioni e, nella scheda Visualizza, si scelta lopzione di non mostrare gli zeri, normalmente tutti gli zeri, digitati o calcolati dal foglio stesso, non verranno visualizzati. Se per si desidera che alcune delle celle contenenti valori nulli mostrino questi valori in modo esplicito, nonostante la precedente limitazione imposta al foglio di lavoro, possibile operare sui formati personalizzati. Una volta selezionata la cella interessata, occorre attivare il comando FORMATO Celle e, nella scheda Numero, scegliere la categoria Personalizzato. A questo punto occorre digitare:
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il formato 0;@ se si vuole che appaia il valore 0 quando nella cella presente un valore nullo il formato 0,00;@ se si vuole che appaia il valore 0,00 quando nella cella presente un valore nullo il formato 0;-0;zero;@ se si vuole che appaia la parola zero quando nella cella presente un valore nullo (figura 1.4)

(Fig.1.4) Come fare apparire la parola zero quando una cella contiene un valore nullo

5 possibile abbellire un foglio di lavoro inserendo una fotografia sullo sfondo delle celle? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Un foglio di calcolo normalmente utilizzato per obiettivi di servizio che poco hanno a che vedere con presentazioni dagli effetti grafici accattivanti, ma in qualche caso pu essere utile abbellire un particolare foglio di lavoro da utilizzare per presentazioni di dati sintetici. In questi casi opportuno che limmagine da utilizzare come sfondo sia di colore particolarmente omogeneo, in modo da poter scegliere un colore per i dati sufficientemente contrastato rispetto allimmagine di sfondo. Per inserire unimmagine come sfondo di un foglio di lavoro (figura 1.5) occorre: attivare il comando FORMATO Foglio Sfondo scegliere limmagine da inserire come sfondo (per esempio uno foto in formato JPG)
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Capitolo1
modificare i colori dei caratteri delle celle in modo che i contenuti risultino sempre leggibili (per esempio usare caratteri bianchi se la foto scura) in caso di incompatibilit cromatica si pu sempre attribuire uno sfondo colorato ad alcune celle particolarmente importanti Si osservi che gli sfondi dei fogli di lavoro non verranno stampati su carta o mostrati in anteprima di stampa.

(Fig.1.5) Foglio di lavoro con una foto sullo sfondo

6 Esiste un modo per evitare che i menu vengano sempre mostrati in modo incompleto? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti I menu a discesa appaiono normalmente incompleti; infatti alcune voci vengono nascoste in quanto usate raramente. La scelta delle voci da nascondere viene fatta inconsapevolmente dallutente stesso, durante luso del programma. Per esempio, se un utente usa molto raramente il comando FORMATO Stile, scegliendo il comando FORMATO apparir un menu a discesa analogo a quello mostrato in figura 1.6. Premendo poi la riga Espandi, indicata con due piccole frecce, il menu FORMATO verr visualizzato interamente.
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(Fig.1.6) Menu a discesa non espanso

Questa scelta di adattamento del programma alle abitudini dellutente a volte pu creare qualche confusione, in particolare se lo stesso computer viene utilizzato da pi utenti. Per fare in modo che i menu appaiano sempre in forma completa occorre: attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e scegliere Personalizza); scegliere la scheda Opzioni; selezionare la casella Mostra sempre menu completi (figura 1.7). Cos facendo, i menu verranno successivamente mostrati sempre in modo completo.
Nella scheda Opzioni disponibile anche la casella di spunta Mostra menu completi dopo alcuni istanti

(Fig.1.7) Opzione di visualizzazione dei menu sempre completi

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Capitolo1
7 possibile fare in modo che Excel dimentichi le abitudini dellutente e generi menu a discesa sempre uguali? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Per fare in modo che Excel non consideri le abitudini dellutente, oppure che dimentichi quelle precedentemente memorizzate occorre: attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e scegliere Personalizza) scegliere la scheda Opzioni; premere il pulsante Cancella informazioni sullutilizzo; scegliere Si alla richiesta che appare a video (figura 1.8). Da questo momento in poi verranno ripristinate le condizioni attive al momento dellinstallazione di Excel.

(Fig.1.8) Cancellazione delle informazioni memorizzate relativi alle abitudini dellutente

8 Come si pu scegliere se mostrare a video lelenco dei formati di carattere utilizzando i caratteri stessi? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Per fare in modo che Excel mostri gli elenchi dei caratteri disponibili utilizzando i caratteri stessi occorre: attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e scegliere Personalizza); scegliere la scheda Opzioni; selezionare la casella di spunta Elenca tipi di carattere utilizzando il carattere stesso.
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In seguito a questa selezione (che corrisponde alla scelta di default al momento dellinstallazione) gli elenchi dei caratteri appariranno come in figura 1.9; in caso contrario appariranno come in figura 1. 0. 1

(Fig.1.9) Caratteri elencati utilizzando il carattere stesso

(Fig.1.10) Caratteri elencati in carattere standard

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Capitolo1
9 Come si pu evitare che vengano visualizzati i valori nulli presenti in una cella? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una tabella contenente valori numerici pu contenere, fra i tanti valori possibili, anche valori nulli. In alcuni casi importante che questi valori appaiano scritti, come qualsiasi altro valore numerico. Per esempio pu essere importante leggere che una determinata cella contiene il valore 0, oppure uno dei seguenti valori: 0,00 , 0,0% , 0,000 In altri casi, invece, un lungo elenco di zeri pu avere solo il fastidioso effetto di complicare la lettura dei dati. In questi casi, di conseguenza, preferibile nascondere i valori nulli, affrontando il piccolo rischio di confusione fra un valore nullo e la mancanza di dati memorizzati nella cella. Per scegliere fra le due condizioni possibili di visualizzazione degli zeri occorre: attivare il comando STRUMENTI Opzioni; scegliere la scheda Visualizza; nella zona Opzioni della finestra scegliere lopzione Zeri (figura 1.1 1).

(Fig.1.1 1) Opzione di visualizzazione degli zeri memorizzati nella celle

La commutazione di questa opzione permette di scegliere fra le visualizzazioni mostrate in figura 1. 2 e in figura 1. 3. 1 1

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(Fig.1.12) Tabella con zeri visualizzati

(Fig.1.13) Tabella con zeri nascosti

1.2 - GESTIRE LE FINESTRE 10 Come si fa a rendere temporaneamente invisibile una cartella di lavoro attiva? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando sono aperte pi cartelle di lavoro, a volte possono crearsi problemi di gestione dovuti al numero eccessivo di file attivi. I problemi pi comuni sono: rallentamento delle operazioni di calcolo (in particolare se si utilizzano computer con memoria ridotta) affollamento eccessivo dovuto alle finestre mostrate a video eccessivo numero di etichette di Excel nella barra di stato di Windows, con conseguente impossibilit di leggere il nome completo del file relativo. Per ovviare ad alcuni di questi inconvenienti, qualora non sia consigliabile chiudere i file non necessari, possibile nasconderne temporaneamente alcuni di essi, in modo da concentrare lattenzione su quelli rimanenti. Per nascondere temporaneamente un file occorre usare il comando FINESTRA Nascondi. Quando poi sar di nuovo necessario visualizzare uno o pi file nascosti, si potr sem27

Capitolo1
pre utilizzare il comando FINESTRA Scopri e scegliere quali file riportare alla visualizzazione (figura 1. 4). 1

(Fig.1.14) Selezione dei file nascosti da riportare alla visualizzazione ordinaria

1 possibile mantenere sempre visibili i titoli di una tabella, anche quando 1 vengono mostrate righe molto lontane dai titoli? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando una tabella contiene molti dati, per esempio quando contiene numerosi record di un Database, capita normalmente che la riga di intestazione, contenente i nomi di campo, venga nascosta alla visualizzazione ogni volta che si scorre la tabella verso il basso. In questi casi pu risultare difficile comprendere il significato di un dato immesso in una cella, in quanto non sempre facile risalire a mente al nome di campo relativo alla colonna in esame. Per questa ragione, ogni volta che si utilizza una tabella particolarmente lunga, opportuno fare in modo che rimangano sempre visualizzati a video i titoli delle colonne della tabella. Per realizzare questo obiettivo occorre usare il comando FINESTRA Blocca riquadri, che potr sempre essere in 1 seguito annullato con il comando opposto FINESTRA Sblocca riquadri (figura 1. 5).

(Fig.1.15) Tabella con la prima riga bloccata, mentre le altre possono scorrere verso il basso

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Leffetto di questo comando legato alla posizione del cursore e alla zona selezionata prima delluso del comando. Per esempio: se si desidera lasciare sempre visualizzata la riga numero 1 occorre selezionare la riga 2 se si desidera lasciare sempre visualizzate le righe da 1 a 3 occorre selezionare la riga 4 se si desidera lasciare sempre visualizzata la colonna numero A occorre selezionare la colonna B se si desidera lasciare sempre visualizzate le colonne da A a C occorre selezionare la colonna D se si desidera lasciare sempre visualizzate sia le righe 1 e 2, sia le colonne A, B, C, occorre portare il cursore nella cella D3

12 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi visualizzazioni dello stesso file? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Innanzitutto, nel caso in cui siano gi aperti anche altri file, occorre fare in modo che queste ulteriori tabelle inutili non vengano visualizzate per non creare confusione sul video. Per evitare queste visualizzazioni superflue si pu usare uno dei metodi seguenti: chiudere i file non necessari (FILE Chiudi) nascondere temporaneamente i file non necessari (FINESTRA Nascondi) A questo punto, tenendo selezionato uno dei file da visualizzare in pi modi, occorre attivare il comando FINESTRA Nuova finestra, seguito dal comando FINESTRA Disponi. Quando un file viene visualizzato in pi finestre contemporaneamente possibile: visualizzare lo stesso foglio di lavoro da pi punti di vista visualizzare diversi fogli di lavoro. Nel caso in cui sia necessario visualizzare in pi finestre solamente un file, non necessario chiudere o nascondere gli altri file di lavoro. Dopo aver attivato il comando FINESTRA Nuova finestra pi volte, fino a ottenere il numero di finestre desiderato, si pu attivare il comando FINESTRA Disponi e scegliere lopzione Finestre della cartella di lavoro attiva (figura 1.16).

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(Fig.1.16) Visualizzazione di pi finestre di uno stesso file, senza nascondere gli altri file aperti

13 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi cartelle di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando sono aperti pi file di Excel, possibile visualizzarli tutti contemporaneamente a video con il comando FINESTRA Disponi. Questo comando fa apparire la finestra di dialogo di figura 1. 7 con la quale si pu scegliere la modalit di disposi1, zione delle finestre a video: affiancate (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1. 8) 1 orizzontale (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1. 9) 1 verticale (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.20) sovrapposte (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.21)

(Fig.1.1 7) Richiesta di disposizione a video delle finestre attive

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(Fig.1.18) Finestre affiancate

(Fig.1.19) Finestre disposte orizzontalmente

(Fig.1.20) Finestre disposte verticalmente

(Fig.1.21) Finestre sovrapposte fra di loro

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14 Come si pu visualizzare una stessa tabella da pi punti di vista, senza dover ricorrere alla disposizione di finestre di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una stessa tabella pu venire mostrata da pi punti di vista, utilizzando pi volte il comando FINESTRA Nuova finestra seguito dal comando FINESTRA Disponi. In questo modo si ottengono pi visualizzazioni della stessa tabella, ognuna mostrata in una finestra indipendente dalle altre. Un piccolo inconveniente di questa scelta dovuto al fatto che ognuna delle finestre citate una finestra completa di menu, barre strumenti, barre di scorrimento, ... di conseguenza lo spazio video dedicato alla tabella vera e propria ne risulta parzialmente sacrificato. Nel caso in cui le visualizzazioni necessarie della stessa tabella siano in numero limitato (due o quattro), si pu utilizzare per lo stesso obiettivo un altro metodo che non crea nuove finestre, ma suddivide in parti ridimensionabili lunica finestra utilizzata. Per farlo occorre utilizzare il comando FINESTRA Dividi, oppure trascinare con il mouse la piccola barretta di suddivisione collocata allestremit delle barre di scorrimento (in alto per la barra di scorrimento verticale e a destra per quella orizzontale). Trascinando le due barre cos create si pu suddividere la finestra video in quattro parti, allinterno di ognuna delle quali visibile una parte della tabella in esame (figura 1.22).

(Fig.1.22) Finestra ripartita in pi parti

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1.3 PERSONALIZZARE LE VISUALIZZAZIONI 15 Come si pu determinare facilmente il numero di colonne comprese fra una determinata colonna e unaltra colonna molto lontana? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti In condizioni normali le colonne sono identificate da lettere alfabetiche (A, B, C,... ecc.). Dopo la ventisesima colonna, identificata dalla lettera Z, si trovano le colonne AA, AB, AC, e cos via fino allultima colonna, in 256a posizione, identificata dal nome IV. Per determinare il numero di colonne comprese fra due colonne non contigue occorre effettuare calcoli mentali non sempre immediati. Per esempio: facile affermare che la colonna F si trova tre posti a destra della la colonna C un po meno intuitivo stabilire che la colonna F si trova sette posti a sinistra della colonna M probabilmente nessuno riesce a determinare a mente la distanza fra la colonna AB e la colonna FM (141 colonne) Excel permette di mostrare i nomi di colonna in forma numerica. Per esempio, la colonna A viene identificata con il numero 1 la B con 2 e cos via. Per ottenere que, sto tipo di visualizzazione occorre attivare il comando STRUMENTI Opzioni e scegliere la scheda Generale. In questa scheda, nella zona Impostazioni, occorre selezionare la casella di spunta Stile di riferimento R1C1. A questo punto, come mostrato in figura 1.23, le colonne verranno identificate da numeri al posto delle lettere. In questo modo la determinazione del numero di colonne comprese fra due colonne non contigue si riduce a una semplice sottrazione. Per esempio, la colonna AB, identificata dal numero 28, e la colonna FM (numero 169), distano fra di loro 141 colonne (169-28=141), oppure fra le stesse colonne sono inserite 140 colonne (169-281=140).

(Fig.1.23) Colonne identificate da numeri al posto delle lettere 33

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16 Come si pu lasciare una o pi righe, o colonne, sempre mostrate a video, mentre il cursore si sposta in zone remote del foglio di lavoro? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Quando si lavora con grandi tabelle, costituite da centinaia di righe o decine di colonne, la visualizzazione delle celle lontane pu rendere problematica la loro interpretazione. Questo problema particolarmente frequente se si lavora con un Database. Per esempio, come mostrato in figura 1.24, le intestazioni di un Database possono venire bloccate in fase di visualizzazione, permettendo alle rimanenti righe di scorrere verticalmente. Come si vede in figura, osservando la numerazione delle righe, viene mostrata a video la riga numero 1 (intestazioni di colonne), seguita dalla riga 16; le righe comprese fra la 2 e la 15 risultano nascoste. Facendo scorrere verso il basso la posizione del cursore, le riga 1 rester sempre evidenziata seguita, come seconda riga, dalla riga 17, 18,... 30,... 100, e cos via. Per ottenere questo effetto di visualizzazione occorre: 1. selezionare lintera riga 2 (clic sinistro sul numero identificatore della riga); 2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri. Quando si decider di fare a meno di questo tipo di visualizzazione, oppure quando si decider di sceglierne un altro, sar sufficiente usare il comando FINESTRA Sblocca riquadri.

(Fig.1.24) La riga1 bloccata, mentre le altre possono scorrere verticalmente

Nel caso in cui si desideri bloccare la visualizzazione di una o pi colonne, prima di attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri occorre selezionare lintera colonna successiva. Per esempio, volendo bloccare le colonne A e B, occorre: 1. selezionare la colonna C (clic sinistro sul nome della colonna); 2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri. Per ottenere leffetto combinato di blocco sia di righe sia di colonne occorre selezionare la prima cella da non bloccare.
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Per esempio, per ottenere leffetto mostrato in figura 1.25, in cui sono bloccate sia la riga 1 sia le colonne A e B, occorre , 1. selezionare la cella C2 2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri

(Fig.1.25) Sono bloccate sia la riga1, sia le colonne A e B

1 Come possibile lavorare contemporaneamente su pi parti di uno stesso 7 foglio di lavoro, lontane fra di loro? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Oltre al comando FINESTRA Blocca riquadri, esiste il comando FINESTRA Dividi che produce effetti simili, ma non identici. Attivando il comando FINESTRA Dividi appaiono a video due righe grigie, una verticale e unaltra orizzontale, che suddividono larea visualizzata del foglio di lavoro in quattro riquadri. La posizione di queste righe separatrici pu essere variata a piacere trascinandole orizzontalmente (per la riga verticale) o verticalmente (per la riga orizzontale). Eventualmente si pu annullare leffetto di una delle due righe trascinandola a uno dei bordi estremi della zona di foglio mostrata a video. Allinterno di un riquadro qualsiasi si pu operare come se ci si trovasse allinterno dellintera finestra del foglio di lavoro. In altre parole, oltre a operare normalmente digitando dati o formule, si pu fare scorrere la visualizzazione come si fa normalmente con qualsiasi finestra intera. Per esempio, come mostrato in figura 1.26, la riga orizzontale pu nascondere temporaneamente le righe comprese fra la 9 e la 43, mentre la riga
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verticale nasconde le righe da F a N. Si pu osservare che, nel caso due o pi finestre mostrino a video alcune celle in comune, la selezione di una di queste celle risulter visibile contemporaneamente in pi parti del video: per esempio, se in ogni finestra appare la zona H12:L15, la selezione della cella L13 apparir visibile in tutte le quattro finestre mostrate a video. La maggiore versatilit del comando FINESTRA Dividi, rispetto al comando FINESTRA Blocca riquadri, consiste nellestrema facilit con cui si pu modificare la posizione delle righe e delle colonne di divisione, trascinandole con il mouse nella posizione desiderata. Questa caratteristica implica luso di questi due comandi in differenti situazioni: FINESTRA Dividi: utile durante la progettazione di un foglio di lavoro, quando si vuole vedere immediatamente leffetto di una formula o di un dato su celle collocate a distanza. FINESTRA Blocca riquadri: consigliato nei casi in cui il foglio di lavoro sia stato completamente progettato e il suo utilizzo finale preveda lo scorrimento di lunghi elenchi di dati omogenei (per esempio lavorando con un Database). Per annullare il comando FINESTRA Dividi si pu usare il comando FINESTRA Rimuovi divisione, oppure si possono trascinare le barre di divisione ai lati del foglio di lavoro.

(Fig.1.126) Finestra divisa in quattro riquadri indipendenti mobili

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18 Come si possono visualizzare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando, invece dei normali valori digitati o calcolati da Excel, necessario visualizzare le formule inserite in un foglio di lavoro occorre usare il comando STRUMENTI Opzioni e selezionare la scheda Visualizza. In questa scheda occorre poi selezionare lopzione di visualizzazione Formule nellarea Opzioni della finestra (figura 1.27). Questa scelta spesso necessaria per analizzare le formule inserite, al fine di individuare eventuali errori presenti in esse.

(Fig.1.27) Opzione di visualizzazione delle formule

A questo punto il foglio di lavoro apparir in modo analogo a quello mostrato in figura 1.28. Si pu osservare che, in questa condizione, le dimensioni delle colonne dovranno essere opportunamente variate, in modo da visualizzare interamente formule lunghe che, magari, si trovano in celle in cui i valori normalmente visualizzati sono invece piuttosto brevi.
Quando si trova in questa condizione, il foglio di lavoro pu essere stampato normalmente con il comando File Stampa e sulla carta appariranno le formule memorizzate nelle celle, al posto dei valori calcolati da Excel

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(Fig.1.28) Foglio di lavoro in modalit di visualizzazione formule

19 possibile, in modalit di visualizzazione formule, scrivere una formula su pi righe nella stessa cella? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Per scrivere su pi righe in una stessa cella occorre usare il comando FORMATO Celle e, nella scheda Allineamento, scegliere lopzione Testo a capo nella zona Controllo testo (figura 1.29).

(Fig.1.29) Opzione di visualizzazione di testo su pi righe in una cella

Quando attiva la modalit di visualizzazione formule (STRUMENTI Opzioni, scheda Visualizza, opzione Formule nellarea Opzioni della finestra), non disponibile la modalit di Allineamento con lopzione Testo a capo (in realt questa opzione disponibile, ma ha effetto solo nella condizione di visualizzazione normale). La mancanza di questa possibilit dovuta ai facili errori che potrebbero essere indotti dalla lettura di una lunga formula visualizzata in modo non lineare.
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Per questa ragione, se necessario leggere completamente una lunga formula, troncata dalle dimensioni insufficienti della cella, si pu optare per una delle soluzioni seguenti: ridimensionare la colonna cui appartiene la cella in esame (opzione consigliata se nella colonna sono presenti numerose formule di lunghezza eccessiva) ridurre le dimensioni del carattere utilizzato nella formula (opzioni consigliata se la lunga formula in esame rappresenta un caso isolato nella propria colonna) In figura 1.30 mostrato un esempio di visualizzazione di pi formule, delle quali alcune piuttosto lunghe; queste ultime sono mostrate con carattere di dimensioni ridotte, evitando un allargamento eccessivo della colonna che le contiene.

(Fig.1.30) Formule di lunghezza diversa visualizzate interamente

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20 Come possibile fare in modo che, in fase di visualizzazione, i contenuti delle celle non vengano troncati a causa di insufficienti dimensioni della cella che li contiene? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Quando una cella contiene testi o valori numerici di lunghezza eccessiva rispetto alle dimensioni della colonna che li ospita possono verificarsi pi casi: se il contenuto di dimensioni eccessive un testo (e le celle contigue sono occupate, impedendo in questo modo la completa visualizzazione), compare solo una parte di testo, mentre la rimanente viene troncata se il contenuto di dimensioni eccessive un numero, al viene mostrato un elenco di simboli del tipo #### (infatti, mentre la visualizzazione parziale di un testo ne permette una comprensione ridotta, una visualizzazione parziale di un numero ne implicherebbe uninterpretazione totalmente errata del valore). In questi casi, se si desidera visualizzare interamente il contenuto della cella in esame, sono disponibili alcune possibilit: ridurre le dimensioni del carattere utilizzato aumentare le dimensioni della colonna che ospita la cella in esame scegliere lopzione Testo a capo scegliere lopzione Riduci e adatta. Queste ultime due opzioni sono disponibili nella scheda Allineamento che pu essere selezionata quando viene utilizzato il comando F ORMATO Celle (figura 1.31).

(Fig.1.31) Opzioni Testo a capo e Riduci e adatta

Leffetto di queste due opzioni differente: lopzione Testo a capo produce la scrittura del testo su pi righe della stessa cella, mentre lopzione Riduci e adatta pro40

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voca un ridimensionamento del carattere in modo da far apparire lintero testo su una sola riga. In figura 1.32 si vede leffetto dellopzione Testo a capo. Occorre osservare che, per rendere efficiente lutilizzo di questa opzione, necessario ridimensionare laltezza delle righe in modo da evitare: altezze eccessive (con la relativa presenza di spazi vuoti) altezze insufficienti (con linevitabile troncamento di una parte di testo)

(Fig.1.32) Testo a capo in alcune celle

Per ottenere ladattamento automatico delle dimensioni di riga si pu: usare il comando FORMATO Riga Adatta fare doppio clic sul separatore di riga (figura 1.33) In questa figura si vede come, dopo aver selezionato tre righe, occorre portare il cursore sulla separazione fra i numeri identificativi di due righe qualsiasi. A questo punto il puntatore assume la forma di doppia freccia nera e, con un doppio clic, si ottiene il ridimensionamento automatico delle tre righe selezionate in modo che tutte le celle formattate con lopzione Testo a capo mostrino lintero contenuto di testo.
Lopzione Testo a capo non funziona con le celle contenenti valori numerici

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(Fig.1.33) Adattamento automatico dellaltezza di riga

In figura 1.34 si vede leffetto che si ottiene utilizzando lopzione Riduci e adatta. In questo caso, come si vede in figura, le dimensioni del carattere utilizzato vengono scelte automaticamente da Excel. Dove sono presenti testi eccessivamente lunghi il carattere viene automaticamente ridotto, in modo da visualizzare sempre lintero contenuto. Si pu osservare che, in questo caso, possono apparire testi nella stessa colonna aventi formati di carattere diverso. La cosa pu provocare qualche perplessit sul piano estetico, ma ha lindubbio vantaggio di mostrare contenuti che altrimenti risulterebbero non visibili.

(Fig.1.34) Effetto dellopzione Riduci e adatta

Le opzioni Testo a capo e Riduci e adatta non sono utilizzabili contemporaneamente

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1.4 USARE LE BARRE STRUMENTI 21 Come si fa a leggere lelenco di tutte le barre degli strumenti disponibili? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Per vedere lelenco di tutte le barre degli strumenti disponibili si pu operare in due modi: usare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti qualunque che appare a video In ambedue i casi appare lelenco mostrato in figura 1.35 in cui sono visibili, grazie a un segno di spunta, tutte le barre attive.

(Fig.1.35) Barre degli strumenti visualizzabili

22 Le barre degli strumenti sono sempre collocate nella parte alta del video? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Le barre degli strumenti possono essere spostate e ridimensionate con il mouse. per spostare una barra degli strumenti collocata sotto la barra dei menu occorre portare il puntatore allestremo sinistro della barra, fino a quando assume la forma di croce (figura 1.36) e trascinare la barra altrove
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per ridimensionare una barra degli strumenti collocata in un punto qualsiasi del video occorre usare i normali metodi di ridimensionamento di una finestra (figura 1.37) per spostare una barra degli strumenti collocata in un punto qualsiasi del video, quando essa assume la struttura di normale finestra, occorre trascinare la barra del titolo

(Fig.1.36) Puntatore del mouse in condizione di spostamento di una barra degli strumenti

(Fig.137) Barra degli strumenti in condizione di ridimensionamento

Una barra degli strumenti pu anche essere trascinata fino ad assumere posizione verticale su un lato del video (figura 1.38)

(Fig.1.38) Barra degli strumenti in posizione verticale a lato del foglio di lavoro

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23 La barra dei menu pu essere spostata dalla posizione originale? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti La barra dei menu pu essere spostata e ridimensionata come qualsiasi barra degli strumenti. Per esempio, la barra dei menu pu: essere portata in posizione verticale (figura 1.39) essere portata in qualsiasi parte del video e ridimensionata a piacere (figura 1.40)

(Fig.1.39) Barra dei menu in posizione verticale

(Fig.1.40) Barra dei menu portata in un punto qualsiasi del video

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1.5 - GESTIRE RIGHE E COLONNE 24 Come si possono inserire pi righe o colonne in una zona prescelta del foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti In generale, per inserire una colonna in un foglio di lavoro, occorre usare il comando INSERISCI Colonne. Questo comando deve essere utilizzato dopo aver deciso dove devono essere inserite le colonne richieste e avere operato le necessarie selezioni. loperazione pi intuitiva consiste nel selezionare unintera colonna con un clic sinistro mentre il puntatore indica il nome della colonna e assume la forma di freccia nera che punta verso il basso (figura 1.41). Dopo aver selezionato la colonna, luso del comando INSERISCI Colonne produce la creazione di una nuova colonna a sinistra della colonna selezionata. Per esempio, se viene selezionata la colonna B, dopo lesecuzione del comando: la colonna A rimane invariata viene creata una nuova colonna B la vecchia colonna B viene rinominata come C le altre colonne C, D, E... vengono rinominate come D, E, F...

(Fig.1.41) selezione di una colonna

Se, invece di voler creare una sola nuova colonna, si desidera creare un insieme di pi nuove colonne contigue, occorre prima selezionare pi colonne contigue. Per esempio (figura 1.42), si possono selezionare contemporaneamente le colonne C, D,
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E (clic sinistro mentre il puntatore indica il nome della colonna C e trascinamento a destra fino alla colonna E). A questo punto luso del comando INSERISCI Colonne produce la creazione di tre nuove colonne a sinistra della colonna C. In particolare: le colonne A e B rimangono invariate vengono create le nuove colonne C, D, E le vecchie colonne C, D, E vengono rinominate come F, G, H le altre vecchie colonne F, G, H vengono rinominate come I, J, K

(Fig.1.42) Selezione contemporanea di tre colonne

Per eliminare una o pi colonne occorre selezionarle e usare il comando Modifica Elimina

possibile inserire anche colonne non contigue fra di loro. Per esempio, se si selezionano le colonne B, D, E, non contigue fra di loro (figura1.43), lutilizzo del comando Inserisci Colonne produce la creazione di tre nuove colonne nel modo seguente:

la colonna A rimane invariata vengono create nuove colonne alla sinistra delle vecchie colonne B, D, E (figura 1.44) rimangono selezionate le nuove colonne B, D, E

(Fig.1.43) Selezione di pi colonne non contigue fra di loro

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(Fig.1.44) Effetto della creazione di pi colonne non contigue fra di loro

Occorre osservare che, per creare nuove colonne non necessario selezionare intere colonne; infatti gli stessi effetti ottenuti precedentemente si possono ottenere selezionando qualsiasi combinazione di celle. In pratica, agli effetti della creazione di nuove colonne si ottengono gli stessi effetti selezionando unintera colonna una o pi celle qualsiasi appartenenti alla colonna Per esempio, selezionando alcune celle a caso appartenenti alle colonne B, D, E (figura 1.45), lesecuzione del comando INSERISCI Colonne produce la creazione di tre nuove colonne alla sinistra delle vecchie colonne B, D, E, in modo perfettamente analogo a quanto visto precedentemente con la selezione delle intere colonne B, D, E (figura 1.46).

(Fig.1.45) Selezione di celle appartenenti alle colonne B, D, E

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(Fig.1.46) Effetto dalla creazione di colonne in base a selezione di singole celle

La creazione di righe segue le stesse regole viste ora per la creazione di colonne. Lunica differenza, ovviamente, consiste nella selezione preventiva di righe e nellutilizzo del comando INSERISCI Righe (figure 1.47 e 1.48).

(Fig.1.47) Selezione di celle appartenenti alle righe 3, 4, 6

(Fig.1.48) Effetto della creazione di righe in seguito alla precedente selezione di celle

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25 Quali differenze esistono fra le operazioni di cancellazione e di eliminazione? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Possiamo chiarire la differenza fra le operazioni di cancellazione e di eliminazione di una o pi celle di lavoro, oppure di una o pi righe di un foglio, ricordando che: la cancellazione consiste nella perdita dei contenuti, o di altri attributi della cella (formati, commenti, ecc.), lasciando la cella al suo posto leliminazione consiste nella sparizione fisica della cella, che viene sostituita da unaltra cella del foglio di lavoro. In altre parole si pu affermare che, mentre la cancellazione non ha alcun effetto sulle altre celle, leliminazione provoca indirettamente una modifica delle coordinate di altre celle di lavoro, che vengono automaticamente rinominate. Per esempio, se viene eliminata lintera riga numero 5 (figura 1.49), al posto delle celle presenti in quella riga verranno portate le celle di riga 6, nella quale si troveranno le celle della precedente riga numero 7 e cos via (figura 1.50). Questo poich la struttura del foglio di lavoro non prevede la possibilit che la numerazione delle righe, o delle colonne, possa contenere dei salti.

(Fig.1.49) Eliminazione della riga numero 5

(Fig.1.50) Effetto delleliminazione della riga numero 5 50

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26 Come si possono eliminare intere righe e colonne da un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Prima di qualsiasi operazione di eliminazione occorre selezionare la zona da eliminare. Volendo eliminare intere righe o intere colonne occorre procedere inizialmente alla selezione delle parti da eliminare. Per esempio, volendo eliminare le righe 2, 5 e 6, occorre selezionarle; per farlo occorre cliccare sul numero 2 (identificatore di riga) e, tenendo premuto il tasto Ctrl, cliccare sui numeri 5 e 6 (figura 1.51).

(Fig.1.51) Selezione delle righe 2, 5 e 6

A questo punto lutilizzo del comando MODIFICA Elimina, provoca leliminazione fisica delle righe 2, 5 e 6, con i seguenti effetti sulle altre righe (figura 1.52): la riga 1 rimane al suo posto le righe 3 e 4 prendono il posto della 2 e della 3 la riga 7 prende il posto della riga 4 le altre righe si spostano in alto di tre posizioni Si osservi che, dopo leliminazione delle righe 2, 5 e 6, rimangono sempre selezionate la righe 2, 5 e 6, anche se queste sono state sostituite da altre righe del foglio di lavoro.

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(Fig.1.52) Effetto delleliminazione delle righe 2, 5 e 6

27 Come si possono eliminare alcune celle da un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 15 minuti Non sempre necessario eliminare completamente unintera riga o unintera colonna da un foglio di lavoro. In alcuni casi sufficiente eliminare una o pi cella, lasciando le altre celle della riga o della colonna al loro posto. In questi casi occorre prestare molta attenzione, in quanto leliminazione di una singola cella provoca lo spostamento di altre celle (una deve prendere il posto della cella eliminata, unaltra deve sostituire quella appena spostata e cos via). Per questa ragione, prima di decidere di eliminare una singola cella, operazione che pu modificare profondamente lorganizzazione di un foglio di lavoro, occorre domandarsi se non si sta per caso commettendo un errore, in quanto loperazione corretta dovrebbe essere una semplice cancellazione e non uneliminazione. Nel caso si decida invece che loperazione richiesta proprio uneliminazione di una o pi celle di lavoro, si pu procedere nel modo seguente: 1. selezionare la cella o le celle da eliminare; 2. attivare il comando MODIFICA Elimina; 3. scegliere fra le opzioni Sposta le celle a sinistra oppure Sposta le celle in alto. Per esempio, supponiamo di voler eliminare le celle B2, B5, C3, C4 (figura 1.53).
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(Fig.1.53) Selezione delle celle da eliminare

Una volta selezionate le celle, occorre usare il comando MODIFICA Elimina che provoca lapertura della finestra di dialogo di figura 1.54.

(Fig.1.54) Scelta degli spostamenti da effettuare sulle celle da non eliminare

Se si sceglie lopzione Sposta le celle a sinistra (figura 1.55): la cella in C2 sostituisce la cella eliminata in B2 le celle alla destra di C2 si spostano a sinistra di una posizione le celle in D3 e D4 prendono il posto delle celle in C3 e C4 le celle alla destra di D3 e D4 si spostano a sinistra di una posizione la cella in C5 sostituisce la cella eliminata in B5 le celle alla destra di C5 si spostano a sinistra di una posizione
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(Fig.1.55) Effetto della scelta di spostare a sinistra le celle non eliminate

Se si sceglie lopzione Sposta le celle in alto (figura 1.56): la cella in B3 sostituisce la cella eliminata in B2 le celle sotto alla cella B3 si spostano in alto di una posizione le celle in C5 e C6 prendono il posto delle celle in C3 e C4 le celle sotto alle celle C5 e C6 si spostano in alto di due posizioni a cella in B7 sostituisce la cella eliminata in B5 le celle sotto alla cella B7 si spostano in alto di due posizioni (in quanto stata eliminata anche la cella B2)

(Fig.1.56) Effetto della scelta di spostare in alto le celle non eliminate

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28 Come si pu ridimensionare una colonna, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una cella pu contenere caratteri alfanumerici (parole o frasi) oppure numeri (digitati dallutente o calcolati da Excel). Lintero contenuto di cella pu essere visualizzato allinterno della cella stessa, ma in molti casi questo non possibile. Le ragioni di questa impossibilit possono essere dovute a: eccessiva lunghezza del testo da visualizzare ridotte dimensioni della cella eccessive dimensioni del formato di carattere utilizzato. Se risulta impossibile visualizzare lintero contenuto allinterno della cella stessa possono verificarsi diversi casi: se la cella contiene un testo alfanumerico viene visualizzata nella solo la parte di testo che le dimensioni permettono di visualizzare. La parte rimanente di testo pu apparire a video o meno, a seconda che le celle a fianco siano vuote o no. Per esempio, se si usa in C2 lallineamento a sinistra e la cella D2 vuota, parte del testo di C2 apparir invadendo lo spazio riservato a D2 se la cella contiene un numero, le cui dimensioni sono eccessive rispetto alle dimensioni della cella, lintero numero viene nascosto e, al suo posto, appariranno pi simboli di cancelletto (simbolo: #). Il diverso comportamento riservato a testi e numeri dovuto al fatto che lapparizione di un testo parziale permette allutente di avere unidea del testo complessivo e lo invita a ridimensionare le celle in modo da poter leggere i contenuti temporaneamente nascosti. Leventuale apparizione di un numero troncato, invece, non permetterebbe di comprendere facilmente che non si tratta di un valore corretto, ma indurrebbe in errore lutente invitandolo a leggere un valore numerico diverso da quello corretto. In questi casi, come mostrato in figura 1.57, necessario portare il cursore nella posizione di ridimensionamento delle colonne (linea separatrice fra gli identificatori di due colonne affiancate) e, in questa posizione, fare un doppio clic. La colonna verr automaticamente ridimensionata in modo da adattarsi ai contenuti delle celle che la costituiscono. Per esempio, se nella colonna sono presenti tre celle, contenenti rispettivamente testi o numeri che occupano lequivalente di 12, 25 e 9 caratteri, con un doppio clic lintera colonna verr dimensionata in modo da visualizzare testi di 25 caratteri.

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(Fig.1.57) Ridimensionamento automatico di colonna per visualizzare tutti i contenuti di celle

28 Come possibile ridimensionare in una sola volta pi righe o pi colonne di una tabella? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando occorre ridimensionare una riga (o una colonna), occorre portare il puntatore del mouse sulla colonna grigia (o sulla riga) in cui si trovano le etichette identificatrici delle coordinate di riga (o di colonna). Per esempio, se si vuole allargare la colonna C, occorre portare il puntatore del mouse sulla riga grigia delle etichette di colonna e posizionarlo sul bordo che separa letichetta di colonna C con letichetta della colonna D che si trova alla sua destra. In questa situazione il puntatore assume la forma di doppia freccia orizzontale (oppure verticale per il ridimensionamento di righe) e, con un trascinamento, si pu modificare a piacere la larghezza della colonna (o laltezza della riga). Nel caso sia necessario operare un ridimensionamento contemporaneamente su pi colonne (o su pi righe), prima delle operazioni di ridimensionamento occorre selezionare tutte le colonne (o le righe) necessarie. Per selezionare: una colonna occorre cliccare sulla lettera che identifica la colonna
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una riga occorre cliccare sul numero che identifica la riga pi colonne affiancate occorre selezionare una colonna e trascinare la selezione a destra (o a sinistra); in alternativa si pu selezionare una colonna e, tenendo premuto il tasto MAIUSC, selezionare lultima colonna del gruppo da selezionare pi colonne sparse occorre selezionare una colonna e, tenendo premuto CTRL, selezionare le altre colonne necessarie pi righe occorre procedere in modo analogo a quello visto per le colonne Una volta selezionate le righe o le colonne interessate al ridimensionamento, sufficiente ridimensionare (allargare o restringere) una sola delle righe o colonne selezionate e loperazione avr effetto contemporaneamente su tutta la selezione effettuata (figura 1.58).
Il ridimensionamento simultaneo di pi righe o pi colonne pu essere utilizzato per omogeneizzarne le dimensioni, in tutti i casi in cui precedenti operazioni hanno prodotto fogli piuttosto disordinati

(Fig.1.58) Ridimensionamento di pi colonne contemporaneamente

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30 Come si pu ridimensionare una riga, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Una cella pu contenere testo su pi righe; per ottenere questo effetto occorre il comando FORMATO Celle, seguito dalla scheda Allineamento in cui viene scelta lopzione Testo a capo. In questi casi possibile che lintero testo non appaia completamente a video (figura 1.59). Con procedure perfettamente analoghe a quelle viste per il ridimensionamento automatico di colonna si pu ottenere il ridimensionamento automatico di riga, in modo che lintero testo su pi righe memorizzato in una determinata cella possa essere visualizzato completamente, senza per questo dover inutilmente allargare la colonna interessata.
Il ridimensionamento automatico pu essere utilizzato sia per allargare colonne contenenti celle con testi troppo lunghi, sia per restringere colonne le cui celle visualizzano spazi inutili

(Fig.1.59) Ridimensionamento automatico di riga per visualizzare tutti i contenuti di celle

31 Come possibile semplificare la gestione di un foglio di calcolo contenente un gran numero di dati numerici? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Quando occorre trattare grandi insiemi di dati numerici, occorre scegliere fra due possibilit di rappresentazione dei dati: costruire un unico foglio di lavoro di grandi dimensioni
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costruire pi fogli di piccole dimensioni, opportunamente collegati fra di loro La scelta del grande foglio unico ha il vantaggio di contenere in ununica rappresentazione tutti i dati da gestire, ma presenta numerosi svantaggi: si ottiene spesso un foglio troppo complesso da gestire risulta difficile stampare il foglio in modo da ottenere fogli chiari di facile lettura risulta difficile distinguere i dati fondamentali da quelli di importanza secondaria. La scelta di pi fogli correlati fra di loro ha lo svantaggio di creare qualche difficolt iniziale nella progettazione dei fogli, ma presenta numerosi vantaggi: ogni piccolo foglio facile da gestire si possono programmare le dimensioni dei piccoli fogli in modo che ognuno occupi una sola pagina di stampa si pu costruire un foglio di sintesi nel quale sono presenti i soli dati essenziali del problema in esame In generale, se non esistono particolari controindicazioni, preferibile quindi: scomporre un grande problema in pi problemi di dimensioni inferiori associare a ogni sottoproblema un piccolo foglio di lavoro specifico costruire un foglio di collegamento, chiamato anche foglio di sintesi, progettato in modo da riportare su di esso solo i valori pi importanti ottenuti con le elaborazione negli altri fogli Per esempio, in figura 1.60 viene mostrato un elenco di valori numerici che rappresentano landamento, giorno per giorno, dei valori azionari di alcuni titoli quotati in Borsa. La lettura di questi dati ovviamente poco intuitiva e la loro memorizzazione pu essere utile per costruire grafici o rapporti di sintesi, ma non certamente per una lettura analitica.

(Fig.1.60) Andamento giornaliero delle quotazioni di un portfolio azionario 59

Capitolo1
Per questa ragione, per ognuno dei titoli citati nel foglio precedente, opportuno costruire un foglio di sintesi, in modo da avere sottocchio una visione sintetica dellandamento di quel titolo specifico. In figura 1.61 si vede, per esempio, il foglio di sintesi relativo a uno dei titoli prima citati. Questo foglio di sintesi, oltre a mostrare alcuni dati sintetici che nel fogli analitico non potevano essere evidenziati (guadagno o perdita totale, rendimento realizzato, rendimento annuo previsto, ecc.), contiene anche un grafico che mostra landamento nel tempo del valore della quota. Nonostante questo dato fosse gi contenuto nella tabella analitica iniziale, evidente che una rappresentazione grafica rende il dato sintetico di lettura immediata.

(Fig.1.61) Foglio di sintesi relativo ai dati di un singolo titolo azionario

Una volta costruiti pi fogli di sintesi, ognuno associato allandamento di uno specifico titolo azionario, si rende necessario costruire un foglio di sintesi di secondo livello, contenente i dati essenziali estratti dai singoli fogli di sintesi. Questo problema viene risolto riportando su un ulteriore foglio di lavoro i dati estratti dai precedenti fogli di sintesi parziali. Si ottiene cos un foglio di sintesi di livello superiore (figura 1.62), nel quale sono mostrati solo i dati essenziali estratti dai fogli di sintesi di primo livello.

(Fig.1.62) Foglio di sintesi di secondo livello contenente i dati dei fogli di sintesi di primo livello 60

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Ovviamente, una volta costruito un foglio di sintesi di secondo livello, sar possibile utilizzarne i dati per costruire un grafico di sintesi di pari livello, in modo da ottenere in un solo quadro sintetico lintera visione dei rendimenti di tutti i titoli del portfolio in esame (figura 1.63). Si pu osservare che tutte le operazioni sopra descritte potevano essere svolte allinterno di un singolo foglio di lavoro, ma evidente che avere suddiviso il problema in pi sottoproblemi ne ha grandemente semplificato la trattazione sia in fase di progettazione dei fogli di lavoro, sia in fase di lettura sintetica dei dati memorizzati.

(Fig.1.63) Quadro sintetico del rendimento di un insieme di titoli azionari quotati in Borsa

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Capitolo1
32 Quando un foglio di lavoro presenta dati troppo dettagliati, possibile nascondere temporaneamente alcune righe e colonne? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Uno dei problemi pi importanti, relativi allefficienza di gestione di un foglio di lavoro, consiste nel trovare un giusto compromesso fra le esigenze di memorizzazione dei dettagli e quelle di visualizzazione delle sintesi. In altre parole possiamo affermare che in ogni foglio di lavoro sono solitamente presenti, in proporzioni di volta in volta differenti: elementi analitici (dati grezzi, dettagli specifici, elenchi numerici o nominativi, ...) elementi sintetici (intestazioni di tabelle, dati di sintesi parziale, ...) Mentre gli elementi analitici sono particolarmente importanti in fase di inserimento dei dati, quelli sintetici assumono la loro importanza in fase di lettura finale dei risultati. Questo vero quando tutto funziona correttamente, ma quando la lettura di un dato di sintesi presenta elementi di interpretazione dubbia, solitamente necessario ricorrere a una rilettura di alcuni dati analitici per scoprire lorigine dei risultati inattesi. Da esigenze di questo tipo deriva la necessit di lavorare con un foglio di lavoro tenendo presente la duplice necessit di: avere sempre sotto mano i dati grezzi di dettaglio visualizzare i soli risultati importanti eliminando i dettagli poco importanti. Lapparente contraddizione fra queste due opposte esigenze pu essere risolta facendo ricorso alla possibilit di nascondere temporaneamente alcune righe o alcune colonne, contenenti elementi di dettaglio. In questo modo si potr: visualizzare i soli elementi di sintesi in fase di lettura dei risultati visualizzare anche gli elementi di dettaglio in fase di inserimento dei dati o di ricerca di eventuali errori Per esempio, in figura 1.64 si vedono i dati relativi a un budget di previsione aziendale, contenenti sia i valori di dettaglio, sia quelli ottenuti come sintesi parziali relative ad alcuni capitoli di spesa omogenei fra di loro. La lettura del foglio non immediata, in quanto leccesso di dettagli impedisce di avere una visione di sintesi semplice ed efficace.

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(Fig.1.64) Dettagli di calcolo di un budget di previsione

Nonostante lutilizzo di alcune formattazioni particolari (uso di grassetti, colori di cella, ...) possa servire per rendere pi chiara la distinzione fra dati analitici e risultati sintetici, ovvio che leliminazione temporanea dei dati analitici rende la lettura dei risultati molto pi chiara ed immediata. Per esempio, volendo nascondere temporaneamente le righe comprese fra la numero 4 e la numero 9 occorre: 1. selezionare tutte le righe dalla 4 alla 9 2. attivare il comando FORMATO Riga Nascondi Ripetendo loperazione per le altre righe considerate di dettaglio si possono eliminare altre righe, fino a ottenere a video un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.65. Si pu osservare in figura che, cos facendo, le righe nascoste non sono state eliminate: infatti la numerazione delle righe visualizzate risulta discontinua (dopo la riga 3 appare la 10, dopo la 1 appare la 1 e cos via). 1 7
Per fare riapparire le righe nascoste occorre il comando Formato Riga Scopri

(Fig.165) Foglio con alcune righe nascoste

Ovviamente, in modo analogo a quanto visto con le righe, possibile nascondere temporaneamente alcune colonne. Per esempio, volendo visualizzare solo le sintesi trimestrali del budget prima utilizzato, occorrer: 1. selezionare le colonne D, E, F 2. utilizzare il comando FORMATO Colonna Nascondi
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Capitolo1
3. ripetere loperazione in modo analogo per gli altri trimestri. Al termine si otterr un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.66
Per fare riapparire le colonne nascoste occorre il comando Formato Colonna Scopri

(Fig.1.66) Budget aziendale visualizzato solo per sintesi trimestrali

33 Come si possono scoprire righe e colonne temporaneamente nascoste? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando alcune colonne (o righe) di un foglio di lavoro sono state nascoste temporaneamente, sempre possibile visualizzarle con il comando FORMATO Colonne Scopri (oppure FORMATO Righe Scopri). Luso di questo comando richiede tuttavia una preselezione di celle che possa indicare a Excel dove si trovano le colonne o le righe da scoprire. Per esempio, in figura 1.67 mostrato un foglio di lavoro con alcune colonne nascoste; si vede infatti, osservando i nomi delle colonne visualizzate, che mancano le colonne C, D, E, F, H, I, J, e altre.

(Fig.1.67) Foglio con colonne nascoste che si vuole scoprire

Volendo scoprire le colonne H, I, J (relative ai dettagli del secondo trimestre), prima di usare il comando FORMATO Colonne Scopri occorre operare una delle seguenti selezioni:
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selezionare sia la colonna G, sia la colonna K una qualsiasi coppia di celle della stessa riga, appartenenti una alla colonna G, laltra alla colonna H pi coppie di celle, ognuna avente propriet analoghe alla coppia precedentemente descritta. Indipendentemente dalla scelta effettuata nella selezione iniziale, luso del comando FORMATO Colonne Scopri provoca lapparizione dei dettagli del secondo trimestre, come mostrato in figura 1.68.

(Fig.1.68) Risultato ottenuto dopo aver scoperto le colonne relative al secondo trimestre

34 Come possibile nascondere tutte le righe o tutte le colonne di un intero foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 15 minuti Innanzitutto occorre chiarire che, agli effetti pratici, nascondere tutte le righe o tutte le colonne di un foglio di lavoro produce fondamentalmente la stessa situazione. Infatti, in entrambi i casi, non risulter visibile nessuna cella del foglio di lavoro. Per nascondere tutte le colonne di un foglio di lavoro occorre: 1. selezionare lintero foglio di lavoro (clic sul rettangolo grigio comune alla colonna con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna) 2. attivare il comando FORMATO Colonna Nascondi. Si ottiene un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.69

(Fig.1.69) Foglio di lavoro con tutte le colonne nascoste 65

Capitolo1
Per nascondere tutte le righe di un foglio di lavoro occorre: 1. selezionare lintero foglio di lavoro (clic sul rettangolo grigio comune alla colonna con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna) 2. attivare il comando FORMATO Riga Nascondi. Si ottiene un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.70

(Fig.1.70) Foglio di lavoro con tutte le righe nascoste

Ovviamente nulla proibisce di nascondere sia tutte le righe sia tutte le colonne, ottenendo un foglio di lavoro totalmente privo di celle (figura 1.71)

(Fig.1.71) Foglio con tutte le righe e tutte le colonne nascoste

Loperazione di nascondere sia le righe sia le colonne potrebbe rivelarsi necessaria in tutti i casi in cui il foglio di lavoro contenga formule di cui non si vuole divulgare il contenuto. Ovviamente, in questi casi in cui si vuole preservare la riservatezza delle informazioni occorre accertarsi preventivamente che il foglio da nascondere: non contenga alcuna cella in cui occorre inserire dati non contenga alcuna cella necessaria per mostrare risultati Inoltre, per garantire che nessun utente possa accedere ai dati riservati, dopo aver nascosto tutte le righe e tutte le colonne, occorre proteggere il foglio di lavoro con una
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password nel modo seguente: attivare il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio digitare una password quando viene richiesta da Excel (figura 1.72)

(Fig.1.72) Inserimento di una password di protezione per rendere il foglio non modificabile

35 Quando in un foglio di lavoro sono state nascoste tutte le righe o tutte le colonne possibile renderle visibili di nuovo? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti In generale, per rendere visibile una colonna nascosta, occorre preventivamente selezionare almeno due colonne: una alla sinistra e una alla destra della colonna nascosta. Dopo questa selezione preventiva possibile attivare il comando F ORMATO Colonna Scopri per vedere la colonna prima nascosta. Questa operazione risulta ovviamente impossibile se tutte le colonne sono state nascoste, ma sempre possibile selezionare lintero foglio di lavoro cliccando sul rettangolo grigio comune alla colonna con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna. Dopo aver selezionato lintero foglio di lavoro i comandi F ORMATO Colonna Scopri e F ORMATO Riga Scopri funzionano normalmente e permettono di rivisualizzare le parti di foglio precedentemente nascoste.
La richiesta di visualizzazione di colonne o righe nascoste non viene eseguita se il foglio protetto da modifiche con password
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Capitolo1
1.6 - GESTIRE I FOGLI DI LAVORO 36 possibile trasferire un singolo foglio di lavoro allinterno di unaltra cartella di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una cartella di lavoro solitamente costituita da pi fogli di lavoro, in genere collegati fra di loro tramite formule che producono in un foglio risultati che utilizzano dati memorizzati in altri fogli. Da questo punto di vista una cartella un insieme consistente di dati, ognuno legato ad altri. In molti casi, tuttavia, in una stessa cartella possono essere presenti fogli autonomi, cio fogli indipendenti da altri fogli di lavoro della stessa cartella, che vengono inseriti nella cartella in quanto contengono dati utili al problema in esame. Questi fogli possono contenere sia dati utilizzati da altri fogli, sia dati inutilizzati altrove, ma sono privi di celle con valori dipendenti da quelli memorizzati in altri fogli. In questi casi la copia o lo spostamento di un foglio di lavoro risulta unoperazione molto semplice senza particolari controindicazioni. Per esempio, in figura 1.73 si vede un piano di ammortamento di un mutuo bancario, memorizzato in una certa cartella di lavoro. Con il comando MODIFICA Sposta o copia foglio, possibile fare una copia di questo foglio di lavoro in unaltra cartella di lavoro, per esempio nella cartella Conto corrente.xls che gi contiene un foglio di lavoro progettato per gestire un conto corrente bancario.

(Fig.1.73) Piano di ammortamento di un mutuo bancario, da copiare su un file per la gestione di un conto corrente

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Lattivazione del comando MODIFICA Sposta o copia foglio provoca lapertura della finestra di dialogo mostrata in figura 1.74 con la quale possibile: scegliere, fra le cartelle aperte, quella in cui effettuare la copia (pulsante a discesa Alla cartella) stabilire, nella cartella destinataria, la posizione della cartella copiata (nella zona prima del foglio appare lelenco dei fogli di lavoro della cartella destinataria) decidere se spostare o copiare il foglio di lavoro in esame (casella di spunta Crea una copia)

(Fig.1.74) Copia di un foglio di lavoro in unaltra cartella di lavoro

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Capitolo1

37 Come possibile nascondere temporaneamente la presenza di uno o pi fogli di lavoro attivi? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Normalmente si lavora su un foglio di lavoro per volta, in quanto si suppone che allinterno di un foglio di lavoro siano presenti tutti i dati e le formule necessari per affrontare lo specifico problema in esame al momento. Tuttavia esistono situazioni in cui si rende necessario tenere sotto controllo i dati o i grafici presenti in pi fogli di lavoro, oppure possono crearsi situazioni di lavoro in cui la necessit di affrontare pi problemi contemporaneamente implica lesigenza di tenere aperti numerosi file di Excel, anche riguardanti problemi non correlati fra di loro. In questi casi le etichette identificative presenti nella parte bassa del video possono risultare in numero eccessivo, sopratutto se, oltre ad Excel, sono aperti altri programmi contemporaneamente. In questi casi, come si vede in figura 1.75, le etichette che dovrebbero identificare i nomi dei file aperti risultano in numero talmente ridotto che in realt non permettono alcuna identificazione realistica.

(Fig.1.75) Numero eccessivo di file aperti

Se per qualche ragione, per esempio perch si pensa di avere entro breve tempo la necessit di accedere a tutti i file aperti, si decide che non conveniente chiudere alcuni file, si pu tuttavia nasconderne temporaneamente la presenza pur lasciandoli aperti. Per fare questo necessario: identificare un file da nascondere temporaneamente attivare il comando FINESTRA Nascondi ripetere loperazione per tutti i file da nascondere temporaneamente. In seguito a questa operazione tutti i file nascosti risulteranno temporaneamente nascosti, pur rimanendo sempre aperti.
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Ogni volta che sar necessario lavorare con uno dei file nascosti occorrer usare il comando FINESTRA Scopri e selezionare il file su cui si intende tornare a lavorare (figura 1.76).

(Fig.1.76) Elenco dei file nascosti, pronti per essere scoperti

Se si chiede di chiudere tutti i file (tenendo premuto Maiusc prima di attivare File Chiudi tutto) mentre esistono file nascosti, prima della chiusura Excel chiede se occorre salvare le modifiche apportate anche ai file nascosti.

38 Quando una cartella di lavoro costituita da numerosi fogli di lavoro, possibile riconoscere a colpo docchio alcuni fogli di particolare importanza? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una buona regola per rendere leggibile la rappresentazione tabellare di un problema complesso consiste nel suddividere il problema in numerosi sottoproblemi, in modo da poter progettare un certo insieme di piccoli fogli di lavoro al posto di un unico foglio di grandi dimensioni. In questo modo ogni singolo foglio di lavoro risulta pi facilmente modificabile e trattabile per la ricerca di eventuali errori nascosti nelle celle. Lo svantaggio di questo modo di procedere sta nel proliferare di numerosi fogli di lavoro la cui gestione pu a volte risultare un po confusionaria. Per questa ragione opportuno seguire alcune regole di comportamento, in modo da semplificare linterpretazione dei fogli cos costruiti. Per esempio conveniente seguire queste regole: attribuire a ogni foglio di lavoro un nome breve che ne chiarisca il conte71

Capitolo1
nuto in modo intuitivo (per rinominare un foglio: doppio clic sul nome del foglio e scrittura del nuovo nome) ordinare lelenco dei fogli in modo logico, per esempio collocando a sinistra quelli di sintesi e via via che si procede verso destra collocare i fogli meno usati (per spostare un foglio di lavoro: drag and drop sulla linguetta che identifica il foglio di lavoro) Unaltra norma molto utile per riconoscere la funzione di un foglio di lavoro attribuire alla linguetta di identificazione un apposito colore: per esempio si possono colorare in giallo tutti i fogli che prevedono inserimento di dati, in azzurro quelli che contengono solo calcoli intermedi, in blu quelli con risultati di sintesi, in verde quelli contenenti grafici, ecc. Per colorare una linguetta identificativa di un foglio di lavoro occorre 1. fare un clic destro sulla linguetta; 2. scegliere la voce Colore linguetta scheda (figura 1.77) 3. scegliere i colore desiderato fra quelli disponibili.

(Fig.1.77) Scelta del colore di una linguetta relativa a un foglio di lavoro

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39 Come si pu determinare il numero di fogli in un file di Excel? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Ogni file di Excel costituito da pi fogli di lavoro, ognuno identificato da una linguetta che appare in basso nello schermo. Al momento dellapertura di un nuovo file i singoli fogli di lavoro assumono il nome provvisorio Foglio1, Foglio2, ... In qualsiasi momento possibile: aumentare il numero di fogli disponibili (comando INSERISCI Foglio di lavoro) eliminare un foglio esistente (comando MODIFICA Elimina foglio)
Prima di eliminare un foglio di lavoro occorre essere certi che il foglio sia vuoto o che contenga solo dati inutili. Al momento dellapertura di un nuovo file, il numero di fogli che appaiono dipende da quanti ne sono stati selezionati nella scheda Generale (casella Fogli nella nuova cartella) che appare quando si attiva il comando Strumenti Opzioni. Se non esistono particolari esigenze di solito consigliabile impostare questo numero di fogli pari a uno: nel caso fosse necessario lavorare con pi fogli sar sempre possibile aggiungerne in seguito a piacere (figura1.78).

(Fig.1.78) Configurazione che prevede lapertura di tre fogli in ogni nuova cartella

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Capitolo1
40 Come si pu riutilizzare un foglio di lavoro, per produrne un altro simile allinterno dello stesso file? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti In un file di Excel possono essere presenti pi fogli di lavoro, ognuno identificato da un proprio nome scritto sullapposita scheda (linguetta collocata in basso, appena sopra alla barra di stato). Una volta costruito un foglio di lavoro particolarmente complesso, capita frequentemente di volerlo riutilizzare per un problema simile, modificandone solamente alcune parti. Per esempio, se si costruito un piano di ammortamento di un mutuo, progettato per determinare la rata mensile nel caso di un ammortamento a 120 mesi di un capitale iniziale di 50.000 euro (figura 1.79), pu essere utile riutilizzare lo stesso foglio per ammortamenti a 60 o 180 mesi, per capitali di 80.000 o 100.000 euro.

(Fig.1.79) Piano ammortamento mutuo

Questo obiettivo pu essere realizzato semplicemente modificando i dati iniziali del piano di ammortamento, ma se si desidera conservare tutti i piani di ammortamento preferibile disporre di pi fogli di lavoro indipendenti fra di loro. Per ottenere questa moltiplicazione di fogli di lavoro, allinterno dello stesso file, sufficiente: selezionare la linguetta che identifica il foglio di lavoro da copiare (figura 1.80) tenere premuto il tasto CTRL trascinare la linguetta in altra posizione, per esempio fra altre due linguette gi presenti. In questo modo si ottiene una copia del foglio di lavoro, pronta per essere modificata nelle parti da adattare al nuovo problema.
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Per la copia e lo spostamento di fogli di lavoro valgono le normali regole del Drag and drop (spostamento, oppure copia tenendo premuto CTRL)

(Fig.1.80) Copia di un foglio di lavoro allinterno dello stesso file

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Capitolo 2

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Capitolo2

le operazioni fondamentali

LE OPERAZIONI FONDAMENTALI
In questo capitolo vengono trattate quelle operazioni che ogni utente di medio livello svolge frequentemente. Alcune azioni sono banali attivit quotidiane, mentre altre richiedono qualche competenza in pi. Nel complesso non verranno trattate con il classico metodo del manuale di apprendimento; si cercher al contrario di focalizzare lattenzione su alcuni problemi la cui soluzione richiede la conoscenza di qualche scorciatoia pensata per semplificare notevolmente il lavoro quotidiano. Per esempio si vedranno alcuni metodi per semplificare varie attivit fra cui: usare le celle di lavoro (esempio: vari tipi di cancellazione di una cella) inserire i dati (come scrivere un numero di telefono senza perdere lo zero del prefisso, o come generare lelenco dei week-end) fare i calcoli (automatizzare la creazione di nomi di celle) gestire le stampe ordinarie (modificare i margini al momento della stampa) gestire le stampe complesse (stampare su ogni pagina un logo aziendale)

2.1 USARE LE CELLE 1 Quale differenza esiste fra cancellare ed eliminare una cella, una riga o una colonna? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando il contenuto di una o pi celle si rivela ormai inutile oppure errato, sempre conveniente cancellarlo per evitare futuri errori nelluso di dati non corretti. In questi casi opportuno cancellare i contenuti della zona selezionata con uno dei metodi seguenti: premere il tasto Canc usare il comando MODIFICA Cancella Tutto usare il comando MODIFICA Taglia Operando in questi modi la parte selezionata (cella, riga, colonna o altro) rimane disponibile per memorizzare altri valori. Se, invece, si desidera eliminare la cella, riga o colonna, occorre usare il comando MODIFICA Elimina che produce leffetto di una sparizione definiti79

Capitolo2
va della zona eliminata. Sono possibili i seguenti casi: se viene eliminata una riga le righe successive si spostano in alto e vengono rinominate di conseguenza (per esempio, eliminando la riga 12 accade che la riga 13 sostituisce la 12, la 14 viene chiamata 13 e cos via) se viene eliminata una colonna le colonne alla sua destra si spostano a sinistra e vengono rinominate di conseguenza (per esempio, eliminando la colonna F accade che la colonna G sostituisce la F, la H viene chiamata G e cos via) se viene eliminata una cella occorre scegliere se spostare in alto le celle sottostanti o spostare a sinistra le celle collocate a destra della cella eliminata (figura 2. ) 1
Mentre leliminazione di righe o colonne non crea particolari problemi, occorre prestare grande attenzione prima di decidere di eliminare una cella, in quanto loperazione potrebbe avere leffetto di rovinare limpostazione di un foglio di lavoro ben progettato

(Fig. 2.1) Eliminazione di una cella, riga o colonna

2 In quanti modi possibile cancellare il contenuto di una cella? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Con il comando MODIFICA Cancella sono possibili pi tipi di cancellazione, disponibili tramite il sottomenu mostrato in figura 2.2. Leffetto ottenuto da ogni singola scelta diverso. Le scelte possibili sono: cancella Tutto. Rimuove lintero contenuto e la formattazione, inclusi i commenti e gli eventuali collegamenti ipertestuali associati alla cella in esame cancella Formati. Rimuove solo i formati delle celle selezionate (colori, bordi, ...), lasciando invariati i contenuti memorizzati e gli eventuali commenti associati alla cella in esame cancella Sommario. Rimuove il contenuto delle celle, cio i dati e le formule ivi
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le operazioni fondamentali

presenti, senza modificare le formattazioni (tipi di carattere, colori di cella, bordi, ecc.) e lasciando inalterati gli eventuali commenti associati alla cella in esame cancella Commenti. Rimuove gli eventuali commenti associati alla cella in esame, lasciando invariati i contenuti di cella (dati e formule) e le formattazioni ad essa associate.
La pressione del tasto Canc equivale alla scelta del comando cancella Sommario

Volendo sintetizzare, considerando che una cella pu contenere dati (valori o formule), formati e commenti, leffetto di cancellazione di questi comandi indicato in tabella:
comando cancella Tutto cancella Sommario cancella Formati cancella Commenti dati cancella cancella lascia invariato lascia invariato formati cancella lascia invariato cancella lascia invariato commenti cancella lascia invariato lascia invariato cancella

(Fig. 2. 2) Vari tipi di cancellazione possibili

3 Qual la funzione dei triangolini rossi che a volte appaiono ai vertici di una cella? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Un foglio di calcolo dovrebbe sempre essere progettato in modo tale che lutente, anche se non coincide con il progettista stesso, possa sempre trovarsi a proprio agio e capire il significato di ogni dato presente in ogni cella. In realt questo pi facile a dirsi che a farsi: le intestazioni delle colonne di una tabella, o luso di apposite celle con testi esplicativi spesso riescono a risolvere questo problema, ma in molti casi rimangono zone dombra che rendono complicato comprendere il motivo per cui in una determinata cella stata inserita quella formula, oppure stato digitato quel par81

Capitolo2
ticolare valore numerico. Vengono allora in soccorso i commenti, cio quei particolari brevi testi associati a una cella, tramite il comando INSERISCI Commento. Questo comando fa aprire una piccola finestra, vicina alla cella selezionata, nella quale possibile digitare un breve testo pro-memoria. Ogni volta che il puntatore del mouse passer sulla cella in questione, anche se questa non selezionata, il commento apparir a video (figura 2.3). Tutte le celle in cui presente un commento sono identificate da un triangolino rosso che appare nellangolo in alto a destra.

(Fig. 2.3) Commento visualizzato al passaggio del mouse

4 Cosa significano i triangolini verdi che a volte appaiono ai vertici di una cella? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti I triangolini verdi che possono apparire nel vertice in alto a sinistra di una cella indicano la presenza di una formula che Excel sospetta possa essere errata. In pratica si tratta di un avviso che Excel rivolge allutente per indicare che la formula digitata nella cella in esame presenta qualche problema di coerenza. Questo non significa necessariamente che la cella debba contenere un errore, ma un invito allutente a controllare eventuali inesattezze. Infatti, oltre alla presenza di formule effettivamente errate (errori di sintassi, circolarit nelluso dei riferimenti di cella, uso di funzioni inesistenti, ...), esistono casi in cui una formula pu essere perfetta-

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le operazioni fondamentali

mente coerente e sintatticamente corretta, essendo tuttavia errata. Ovviamente Excel non in grado di comprendere la logica del problema affrontato e di valutare se lutente sta eseguendo procedure risolutive corrette o meno, tuttavia esistono casi in cui qualche scelta dellutente pu essere considerata per lo meno anomala e quindi degna di segnalazione. questo, per esempio, il caso mostrato in figura 2.4, in cui Excel segnala che la formula nella cella differisce dalle formule in questarea del foglio di calcolo. Per fare apparire questo avvertimento occorre che: la cella presenti a video il triangolino verde nellangolo in alto a destra lutente abbia selezionato la cella (questa operazione fa apparire a fianco della cella una piccola casella a discesa contraddistinta da un punto esclamativo) lutente, insospettito dal segnale mostrato da Excel, abbia portato il puntatore del mouse sopra al punto interrogativo (detto Smart Tag). Si pu osservare, nel caso mostrato in figura, che in realt la formula presente nella cella in esame pienamente corretta. Excel segnala la presenza di un possibile errore in quanto, nella riga precedente e nella riga successiva sono presenti formule simili fra di loro, diverse da quella inserita nella cella selezionata. Questa situazione, pur corretta nel caso in esame, in realt piuttosto anomala e potrebbe essere dovuta alla presenza di un errore di progettazione del foglio. Per questa ragione Excel invia allutente un invito a controllare la coerenza e la correttezza della formula.

(Fig. 2.4) Segnale di attenzione per la presenza di una possibile formula errata

Nella piccola etichetta con un punto esclamativo (SMART TAG) presente un pulsante a discesa. Facendo clic su questo pulsante appaiono le scelte disponibili per correggere leventuale errore presente nella formula (figura 2.5). Lutilizzo di questo menu sufficientemente autoesplicativo. La voce pi interessante Informazioni sullerrore che rimanda il controllo alla pagina dellhelp in linea associata al tipo di possibile errore individuato.

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Capitolo2

(Fig. 2.5) Opzioni disponibili per la correzione delleventuale errore presente

Con il comando Strumenti Opzioni, scelta la scheda Controllo errori, si possono modificare i colori dei triangolini di avvertimento e modificare varie opzioni di segnalazione di errore.

2.2 INSERIRE I DATI 5 Come si pu modificare il contenuto di una cella, senza intervenire nella Barra della formula? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Qualsiasi contenuto di cella pu sempre venire modificato intervenendo nella Barra della formula, a meno che il foglio sia bloccato, con relativo impedimento ad apportarvi modifiche. In qualche caso questa operazione pu essere laboriosa o particolarmente scomoda. Per esempio pu capitare che: la formula sia molto lunga. In questi casi cliccando sulla Barra della formula viene visualizzato tutto il contenuto della cella, generando una barra della formula visualizzata su pi righe, con relativo occultamento di una parte delle celle del foglio di lavoro la cella interessata sia collocata nella parte bassa del video e le celle citate nella formula siano vicine ad essa. In questi casi risulta facile commet84

le operazioni fondamentali

tere errori durante la digitazione, nella barra della formula, di coordinate di celle collocate lontano dalla formula stessa. In questi casi risulta pi facile operare le modifiche necessarie direttamente nella cella interessata. Per attivare questo semplice Editor di cella sufficiente fare un doppio clic sulla cella stessa. Lintero contenuto della cella apparir a video, con il cursore in condizione di digitazione o correzione; qualsiasi modifica introdotta in questo modo, direttamente nelleditor di cella, avr lo stesso effetto che si sarebbe ottenuto operando la correzione allinterno della Barra della formula (figura 2.6).

(Fig. 2.6) Correzione di una formula direttamente nelleditor di cella

6 Come si pu costruire un riferimento assoluto a una cella, senza dover correggere le formule inserendo manualmente il simbolo di dollaro? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando si digita una formula, per esempio quando nella cella D4 si scrive =B4+E4, Excel interpreta la formula come costituita da soli riferimenti relativi. Per esempio, nel caso ora citato, Excel interpreta sommare, al contenuto della cella posizionata due posti a sinistra, il contenuto della cella immediatamente a sinistra. Per questa ragione, se la formula viene copiata nella cella H12, essa viene automaticamente trasformata nella forma =F12+I12. In alcuni casi, tuttavia, necessario che almeno una delle coordinate di cella rimanga invariata. Per ottenere questo effetto occorre fare precedere la coordinata di cella dal simbolo $ (dollaro). Per esempio, se nella cella D4 si scrive =B$4+E4, tale formula, copiata in H12, assume la forma =F$4+I12. In modo analogo la formula =B$4+$E4 diventa =F$4+$E12, mentre la formula =$B$4+$E$4 rimane invariata ovunque venga copiata.
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Capitolo2
Per evitare la digitazione manuale dei simboli di dollaro si pu utilizzare il tasto-funzione F4, mentre si sta costruendo la formula in esame. Per esempio, per ottenere il primo addendo di una delle formule prima citate si pu operare in questo modo: 1. posizionare il cursore in D4 2. digitare il simbolo = (uguale) 3. cliccare sulla cella B4 (in D4 appare =B4) 4. battere il tasto F4 (in D4 appare =$B$4) 5. battere il tasto F4 (in D4 appare =B$4) 6. battere il tasto F4 (in D4 appare =$B4) 7. battere il tasto F4 (in D4 appare =B4) 8. battere il tasto F4 (in D4 appare =$B$4). In pratica, come si pu osservare dalla sequenza precedente, ogni volta che si batte il tasto F4 viene prodotta, in sequenza, una delle quattro combinazioni possibili di coordinate che utilizzano o meno il simbolo di dollaro. Una volta scelta la combinazione desiderata si pu digitare loperatore richiesto (per esempio il simbolo +) e proseguire con la produzione della formula desiderata (figura 2.7).

(Fig. 2.7) Produzione automatica, con il tasto-funzione F4, di tutte le possibili combinazioni di coordinate di una cella.

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le operazioni fondamentali

7 Come si pu inserire in una cella un numero di telefono evitando che vengano cancellati gli zeri del prefisso iniziale? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando si memorizza in una cella un numero telefonico, se non vengono date particolari informazioni ad Excel il numero viene inteso come normale numero intero. Questo pu provocare alcuni inconvenienti se il prefisso inizia con lo zero. Infatti, in questi casi, lo zero viene omesso in fase di visualizzazione e il numero apparir in forma errata. Per esempio, volendo memorizzare il numero 0556475823, si otterr a video il numero intero 556475823 o, se si scelto di visualizzare la separazione fra le migliaia, il numero 556.475.823. In ogni caso appare un numero diverso da quello desiderato. Per ovviare allinconveniente esistono vari metodi: digitare il numero preceduto da un apice. Per esempio, la digitazione di 0495658342 produce a video il numero 0495658342; infatti il simbolo di apice viene inteso non come carattere da memorizzare nella cella, ma come indicatore del fatto che il testo seguente un puro testo, anche nel caso sia costituito solo da cifre formattare la cella con il comando F ORMATO Celle, scegliere la scheda Numero e, come Categoria, scegliere Testo. Si ottiene lo stesso effetto visto premettendo un apice digitare il numero separato dal prefisso. Per esempio, il numero precedente pu essere digitato nella forma 049 5658342 o, se si preferisce per aumentarne la chiarezza, 049 5658 342. In ambedue i casi il numero apparir a video esattamente come digitato. Infatti, grazie agli spazi introdotti fra le cifre, la sequenza di caratteri perde la caratteristica di numero intero formattare la cella con il comando F ORMATO Celle, scegliere la scheda Numero e, come Categoria scegliere Speciale. Apparir a video la finestra di dialogo mostrata in figura 2.8. Scegliere il tipo Numero telefonico. Si osservi che il tipo Numero telefonico a volte pu indurre in errore o produrre risultati non perfettamente adatti allobiettivo posto. Utilizzando questo tipo di dati, per esempio: digitando il numero 05578675678 si ottiene la forma corretta (055) 7867-5678 digitando il numero 0557867567 si ottiene la forma imprecisa (05) 5786-7567 digitando il numero 055786756 si ottiene la forma illeggibile (0) 5578-6756 digitando il numero spagnolo 003455786756 si ottiene la forma errata (034) 5578-6756 (non viene considerato il doppio zero come prefisso internazionale).

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Capitolo2

(Fig. 2.8) Formati speciali disponibili per numeri particolari

8 Come si fa a ripetere una stessa azione pi volte? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti La maggior parte delle azioni che si compiono con Excel possono essere ripetute pi volte utilizzando uno dei seguenti metodi: usando il comando MODIFICA Ripeti battendo la combinazione di tasti Ctrl-Y.

9 Come si pu annullare unazione gi effettuata? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti La maggior parte delle azioni che si compiono con Excel possono essere annullate utilizzando uno dei seguenti metodi: usando il comando MODIFICA Annulla battendo la combinazione di tasti Ctrl-Z clic sul pulsante Annulla. Una volta annullata unazione, si pu annullare lannullamento con uno dei
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le operazioni fondamentali

seguenti metodi: usando il comando MODIFICA Ripristina battendo la combinazione di tasti Ctrl-Y clic sul pulsante Ripristina. Si osservi che non tutte le operazioni possono sempre essere annullate. Per esempio, non si pu annullare loperazione di salvataggio di un file.

10 Come si fa ad inserire in una colonna un elenco di numeri interi? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Supponiamo di dover creare una serie di numeri interi (1 2, 3,...) in colonna A, par, tendo dalla cella A3 in gi. Per realizzare questo obiettivo esistono due metodi. Primo metodo: digitare il numero 1 in A3 digitare in A4 la formula =A3+1 copiare la formula in A4 nelle celle sottostanti (con il comando MODIFICA Riempimento In basso, oppure con la combinazione di tasti Ctrl+<, o infine trascinando verso il basso il quadratino di riempimento della cella A4) Secondo metodo (figura 2.9): digitare il numero 1 in A3 digitare il numero 2 in A4 selezionare la coppia di celle A3:A4 trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella A4

(Fig. 2.9) Generazione di una successione numerica utilizzando il quadratino di riempimento 89

Capitolo2
Con il primo metodo si ottiene una numerazione dinamica (i valori sono calcolati con formule); con il secondo metodo la numerazione risultante statica (ogni cella contiene un numero dato). Come conseguenza si ha che la cancellazione di una cella provoca un errore se si usa il primo metodo, mentre non crea particolari problemi nel secondo caso. Se la numerazione non deve partire da 1 con il primo metodo suffi, ciente modificare il dato in A3, mentre con il secondo metodo occorre rifare le operazioni inserendo i primi due numeri della successione in A3:A4.

1 Come si fa a generare una successione di numeri pari, dispari o legati fra 1 di loro da altri criteri? Livello: Medio Tempo necessario: 30 minuti Se si desidera generare in colonna B, partendo da B2, lelenco dei numeri pari occorre: digitare il numero 2 nella cella B2 digitare il numero 4 nella cella B3 selezionare la coppia di celle B2:B3 trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella B3 (figura 2.10)

(Fig. 2.10) Generazione dei numeri pari utilizzando il quadratino di riempimento

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le operazioni fondamentali

Se lelenco desiderato richiede la sequenza dei numeri dispari occorre eseguire le medesime operazioni dopo aver digitato 1 in B2 e 3 in B4. Con lo stesso metodo si possono generare altre sequenze di numeri, intervallati da quantit a piacere, semplicemente impostando i primi due numeri in modo opportuno. Per esempio (figura 2.1 1): impostando come primi due numeri i valori 1 e 4 si ottiene una sequenza di numeri distanti 3 unit ognuno dal precedente (1, 4, 7, 10,...) impostando come primi due numeri i valori 0 e 5 si ottiene lelenco dei multipli di 5 impostando come primi due numeri i valori 100 e 200 si ottiene lelenco dei multipli di 100

(Fig. 2.1 1) Generazione di varie sequenze numeriche con il quadratino di riempimento

12 Come si fa ad inserire un elenco di date successive? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Se si vuole generare un calendario, le cui date siano mostrate in colonna A partendo dalla cella A2 in gi, occorre: selezionare lintera colonna A scegliere il formato desiderato per la data con il comando FORMATO Celle scegliere la scheda Numero e Data come categoria selezionare il formato data preferito (figura 2.12)
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Capitolo2
scrivere in A2 la prima data scelta (per esempio: 1/1/04) trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella A2. Viene cos generato il calendario mostrato in figura 2.13

(Fig. 2.12) Scelta del formato data desiderato

(Fig. 2.13) Calendario generato automaticamente con il quadratino di riempimento

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le operazioni fondamentali

13 Come si fa, lavorando con un calendario, a generare i nomi dei giorni della settimana o dei mesi dellanno? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Se si vuole generare in colonna B, partendo da B2, una sequenza di nomi di giorni della settimana occorre: scrivere in B2 il primo nome del giorno trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella B2. Viene cos generata la sequenza mostrata in figura 2.14

(Fig. 2.14) Nomi dei giorni generati automaticamente con il quadratino di riempimento

In modo analogo si possono generare i nomi dei mesi, partendo da un mese qualsiasi (figura 2.15)

(Fig. 2.15) Nomi dei mesi generati automaticamente con il quadratino di riempimento

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Capitolo2
14 Come si fa, lavorando con un calendario, a formattare in colore diverso i sabati e le domeniche? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Una volta generato un calendario, comprensivo di date e nomi dei giorni della settimana, possibile formattare automaticamente le celle contenenti nomi particolari. Per esempio, per fare in modo che tutti i sabati e le domeniche vengano mostrati con il loro nome in colore diverso dagli altri giorni occorre: selezionare la zona contenente i nomi dei giorni (per esempio selezionare lintera colonna B) attivare il comando FORMATO Formattazione condizionale quando appare la finestra di dialogo mostrata in figura 2. 6 impostare le condizioni 1 1 e 2 per i nomi equivalenti a sabato e domenica (per esempio impostare colori di carattere e di cella diversi da quelli dei giorni feriali In seguito a questa formattazione condizionale tutti i nomi dei sabati appariranno formattati in un certo modo e analogamente faranno tutte le celle in cui appare la parola domenica.

(Fig. 2.16) Impostazioni per la formattazione condizionale dei nomi dei giorni della settimana

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le operazioni fondamentali

15 Come si fa a generare lelenco dei week-end di un anno? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Supponiamo di dover produrre una tabella contenente lelenco dei week-end del 2004, sapendo che il primo sabato cade il 3 gennaio. Un metodo per produrre questa tabella nelle colonne A e B richiede di: scrivere in A1 la parola sabato scrivere in B1 la data 3/1/04 selezionare la zona A1:B1 trascinare il quadratino di riempimento della cella B1 fino alla riga 2. Viene generata la data di domenica 4 gennaio scrivere in A3 la formula =A1. In A3 appare la parola sabato scrivere in B3 la formula =B1+7. In B3 appare la data del successivo sabato 10 gennaio selezionare la zona A3:B3 trascinare il quadratino di riempimento della cella B3 fino alla riga 104 (due giorni per ognuna delle 52 settimane). Viene generato lintero calendario dei week-end del 2004, fino a domenica 26 dicembre (figura 2.1 7)

(Fig. 2.1 7) Generazione automatica del calendario di tutti i week-end dellanno

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Capitolo2
16 Come si pu memorizzare un elenco personalizzato da riutilizzare pi volte? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Excel conosce alcuni elenchi di parole di uso comune (nomi dei giorni della settimana, nomi dei mesi, ecc.). Una volta digitato un nome appartenente a questo elenco si pu, usando il quadratino di riempimento, generare automaticamente tutti i successivi nomi nelle celle sottostanti. Questo elenco di nomi predisposto pu essere arricchito con altri elenchi per uso personale (elenchi di nomi, di prodotti, di codici, ...). Per esempio, supponiamo di avere frequentemente bisogno di un determinato elenco di cognomi, memorizzato inizialmente in un foglio di lavoro qualsiasi (figura 2. 8). 1 Vogliamo che questo elenco risulti noto ad Excel, in modo da non dover ricorrere ogni volta allapertura del foglio iniziale.

(Fig. 2.18) Elenco da riutilizzare pi volte senza dover riaprire il file iniziale

Per farlo dobbiamo: aprire il foglio contenente lelenco dei cognomi attivare il comando STRUMENTI Opzioni scegliere la scheda Elenchi scrivere le coordinate delle celle contenenti i nomi nella casella Importa elenco dalle celle (figura 2.19) premere il pulsante Importa.

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le operazioni fondamentali

(Fig. 2.19) Inserimento di un elenco di nomi personalizzato

A questo punto, quando si lavorer con qualsiasi altro foglio di lavoro, per inserire lintero elenco o una sua parte occorrer: digitare in una cella qualsiasi un nome dellelenco (non necessariamente il primo) trascinare il quadratino di riempimento verso il basso nelle celle sottostanti appariranno in sequenza i nomi successivi a quello inizialmente digitato Si osservi che lelenco generato sar diverso a seconda che il primo nome venga scritto con lettere maiuscole, minuscole o con liniziale maiuscola (figura 2.20).

(Fig. 2.20) Elenchi generati automaticamente con il quadratino di riempimento

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Capitolo2
2.3 - FARE I CALCOLI 17 Come si pu rimandare lesecuzione di un calcolo numerico? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti In condizioni normali, ogni volta che viene apportata una modifica al contenuto di una cella (inserimento di dati o digitazione di una formula), lintero foglio viene ricalcolato in modo da mostrare immediatamente leffetto della modifica apportata. Esistono tuttavia casi in cui preferibile che il calcolo venga rimandato a un momento successivo. Questa esigenza pu essere dovuta, per esempio, a: presenza di formule molto complesse in fogli di dimensioni molto grandi. In questi casi il ricalcolo completo richiede tempo e, se occorre digitare decine di dati, tra ogni immissione e la successiva occorrerebbe aspettare il completamento del ricalcolo del foglio progettazione di un foglio in fase iniziale: in questi casi il ricalcolo pu provocare solo la nascita di fonti di distrazione, mentre lutente preferirebbe concentrarsi sulle formule da digitare e sulla ricerca dei probabili errori di sintassi da correggere. In questi casi possibile sospendere lesecuzione del calcolo automatico, utilizzando il comando STRUMENTI Opzioni e la scheda Calcolo, nella quale occorre spuntare la casella Manuale (figura 2.21). Da questo momento in poi, ogni volta che verr introdotta una modifica al contenuto di una cella non verr effettuato il ricalcolo completo del foglio, a meno che non venga premuto il tasto-funzione F9. In questa situazione valgono le seguenti combinazioni di tasti: F9: calcola le formule modificate dallultimo calcolo e le formule da esse dipendenti in tutte le cartelle di lavoro aperte Maiusc+F9: calcola le formule modificate dallultimo calcolo e le formule da esse dipendenti nel foglio di lavoro attivo CTRL+ALT+F9: calcola tutte le formule, modificate o meno, in tutte le cartelle di lavoro aperte CTRL+MAIUSC+ALT+F9: controlla le formule dipendenti, quindi calcola tutte le formule, modificate o meno, in tutte le cartelle di lavoro aperte.

(Fig. 2.21) Richiesta di ricalcolo manuale

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le operazioni fondamentali

Mentre attivo il calcolo manuale possibile che alcuni dati numerici appaiano incongruenti fra di loro. Per esempio possibile che una somma di valori non risulti corretta fino al momento in cui viene premuto F9

18 Come si possono visualizzare le formule presenti nelle celle, al posto dei risultati numerici da esse prodotti? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti In condizioni normali Excel mostra in ogni cella i dati immessi, oppure i risultati dei valori calcolati utilizzando le formule presenti nelle celle. Durante la fase di progettazione di un foglio di lavoro pu tuttavia essere utile chiedere ad Excel di mostrare le formule utilizzate, al posto dei risultati calcolati. Per chiedere la commutazione a questo tipo di visualizzazione occorre utilizzare il comando STRUMENTI Opzioni e nella scheda Visualizza occorre selezionare la casella Formule (figura 2.22).

(Fig. 2.22) Richiesta di visualizzazione delle formule di un foglio di lavoro

In questa condizione di visualizzazione, appariranno dati diversi da quelli che appaiono normalmente (figura 2.23). In particolare: nelle celle in cui sono presenti dati digitati dallutente (numeri o parole), questi valori appariranno normalmente nelle celle in cui sono presenti formule appariranno le formule, al posto dei risultati numerici da esse prodotti
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nelle celle in cui sono presenti dati numerici, digitati dallutente, formattati in modi particolari, i valori appariranno senza la specifica formattazione richiesta (esempi: il numero 6,5% apparir come 0,065, mentre la data 01/06/2003 apparir come numero seriale 37773)

(Fig. 2.23) Visualizzazione delle formule di un foglio di lavoro

19 Esistono scorciatoie nelluso dei nomi di cella in una formula? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Quando si scrive una formula, le celle richiamate vengono identificate tramite le loro coordinate. Per esempio, la formula =C5-C6 calcola la differenza fra i contenuti delle celle C5 e C6. Se si utilizza il comando INSERISCI Nome Definisci, la cella C5 pu assumere il nome ricavo e la cella C6 chiamarsi spese. A questo punto, al posto della formula precedente, risulta equivalente scrivere =ricavo-spese evidente che questa formula molto pi intuitiva della precedente e risulta pi facile individuare eventuali errori, ma il prezzo da pagare per questa semplificazione risiede nella necessit di attribuire i nomi alle celle corrispondenti. Esiste per un metodo per ottenere risultati analoghi, che non richiede la preventiva attribuzione di nomi di celle. Per esempio, in figura 2.24 si vede una formula che utilizza i nomi scritti nelle celle adiacenti a quelle utilizzate, senza che queste ultime debbano necessariamente essere denominate con gli stessi nomi.

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le operazioni fondamentali

(Fig. 2.24) Formula che utilizza nomi, senza avere attribuito nomi alle celle

Per indicare a Excel che vogliamo utilizzare le etichette adiacenti le celle come se fossero i nomi delle celle stesse, occorre attivare il comando STRUMENTI Opzioni e, nella scheda Calcolo, selezionare lopzione Accetta etichette nelle formule (figura 2.25). A questo punto, senza dover utilizzare il comando INSERISCI Nome Definisci, si potranno usare nelle formule le etichette memorizzate nelle celle collocate alla sinistra delle celle da usare, come se fossero i nomi delle celle stesse. Si osservi che lopzione Accetta etichette nelle formule vale sia per le celle alla sinistra di quelle da utilizzare, sia per quelle collocate immediatamente sopra.
Modificando i nomi delle etichette, anche introducendo pi parole separate da spazi, la formula si modificher automaticamente, come se si trattasse di veri nomi di cella

(Fig. 2.25) Opzione necessaria per usare le etichette adiacenti come se fossero nomi di celle 101

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20 possibile conoscere la somma di valori numerici, senza dover usare formule apposite? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Normalmente, per conoscere il valore della somma di pi dati memorizzati in differenti celle, occorre utilizzare la funzione SOMMA. Tuttavia, quando non necessario rappresentare questo valore numerico in una determinata cella, ma occorre solamente esplorare le tabelle di dati per valutare immediatamente alcune somme da non memorizzare, possibile utilizzare la riga di stato collocata nella parte bassa del video. Man mano che vengono selezionate le celle (da un minimo di due, anche non contigue), la somma dei valori appare nella parte di destra della barra di stato (figura 2.26).

(Fig. 2.26) Somma dei valori selezionati mostrata sulla riga di stato

In questo modo: si evita la digitazione di una formula non necessaria si evita di occupare inutilmente una cella si possono esplorare somme parziali, ma queste somme non possono essere utilizzate per ulteriori elaborazioni Si osservi che questo metodo utilizzabile solo se la barra di stato visibile. Per rendere visibile la barra di stato eventualmente nascosta occorre: selezionare il comando STRUMENTI Opzioni scegliere la scheda Visualizza nella zona Mostra selezionare la casella Barra di stato (figura 2.27)

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le operazioni fondamentali

(Fig. 2.27) Richiesta di visualizzare la barra di stato

21 Come si possono sommare valori numerici, senza definire a priori la zona in cui verranno inseriti? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Linserimento di valori numerici prevede, di norma, la definizione a priori di una zona in cui tali valori dovranno essere memorizzati. Esistono tuttavia casi in cui risulta impossibile prevedere esattamente quanti saranno i valori numerici da inserire e di conseguenza non si possono prestabilire le dimensioni della zona di accettazione dei dati. Nei casi pi semplici si pu prevedere con una certa approssimazione il numero di dati da inserire. Per esempio, se si suppone di dover inserire circa 50 valori numerici, si pu predisporre una zona del foglio costituita da 7080 celle, adibita a ricevere i dati da inserire. Questo metodo presenta tuttavia alcuni svantaggi: la zona predefinita deve essere di dimensioni maggiori del numero di dati presunto nella stampa del foglio occorre tenere presente dimensioni sovrabbondanti rispetto alle necessit nel caso la previsione sul numero di dati si rivelasse errata pu capitare che alcuni dati inseriti non vengano considerati nei calcoli del foglio di lavoro ogni volta che si inseriscono pi dati del previsto occorre controllare tutte le formule del foglio di lavoro per evitare che alcuni dati vengano ignorati Per ovviare a questi inconvenienti si pu utilizzare, come zona di inserimento dati, unintera colonna (65.536 celle!). In questo modo, anche non conoscendo a priori il numero di dati da inserire, si pu stare certi che tutti verranno considerati nelle formule in uso.
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Per esempio, nella gestione di un bilancio si pu utilizzare lintera colonna A per le entrate e lintera colonna B per le uscite (figura 2.28). Volendo determinare le somme delle entrate si potr poi utilizzare la formula =SOMMA(A:A) o lequivalente =SOMMA($A:$A). In modo analogo le uscite totali si calcoleranno con la formula =SOMMA(B:B) o lequivalente =SOMMA($B:$B).

(Fig. 2.28) La formula =SOMMA(B:B) considera tutti i valori presenti nella colonna B

Si osservi che, utilizzando questo metodo di calcolo che prescinde totalmente dal numero di dati inseriti nelle colonne A e B, occorre prestare alcune attenzioni: le formule di calcolo con i totali devono sempre essere inserite in celle diverse da quelle appartenenti alle colonne dei dati (nellesempio citato non possibile inserire formule nelle colonne A e B, altrimenti i valori verrebbero calcolati due volte e si introdurrebbe un errore di circolarit) nelle colonne in esame (nellesempio citato nelle colonne A e B) non possibile inserire dati numerici diversi da quelli da sommare. tuttavia possibile inserire testi, per esempio le intestazioni delle colonne, in quanto i testi vengono ignorati dalla funzione SOMMA.

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le operazioni fondamentali

2.4 - GESTIRE LE STAMPE ORDINARIE 22 Come si pu evitare che, in fase di stampa su carta, una tabella appaia troppo sbilanciata verso un lato della pagina? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Su video pi comodo vedere una tabella, in particolare se di piccole dimensioni, confinante con le zone pi alte e pi a sinistra del foglio di lavoro. Per esempio, preferibile che una tabella di 10 righe e 5 colonne occupi la zona A1:E10, piuttosto che la zona P68:T77. In questo modo, infatti, risulta molto pi semplice trovare le celle contenenti valori da trattare e scrivere le formule per determinare i valori rimanenti. Sulla carta, invece, prevalgono preferenze di tipo estetico, quindi le scelte devono seguire altri criteri. Per esempio non gradevole allocchio vedere una piccola tabella confinata in un angolo di un foglio di carta; solitamente si preferisce vedere una stampa pi centrata nel foglio. Le due esigenze di asimmetria su video e di simmetria su carta possono essere entrambe soddisfatte facendo ricorso a unapposita opzione di stampa. In figura 2.29 si vede lanteprima di stampa di una tabella che occupa la zona A1:K23. Si pu osservare che la stampa sbilanciata verso la parte alta a sinistra del foglio di carta.

(Fig. 2.29) Anteprima di stampa di una tabella asimmetrica nel foglio 105

Capitolo2
possibile ovviare a questa asimmetria di stampa facendo ricorso al comando FILE Imposta pagina; infatti, nella scheda Margini, presente lopzione Orizzontalmente nellarea Centra nella pagina (figura 2.30).

(Fig. 2.30) Scelta dellopzione di centratura orizzontale nella pagina di stampa

Luso di questa opzione genera unimpaginazione simmetrica rispetto ai margini sinistro e destro (figura 2.31).

(Fig. 2.31) Anteprima di stampa di una pagina centrata orizzontalmente

Lutilizzo dellopzione Verticalmente, invece genera unimpaginazione di stampa simmetrica rispetto ai margini superiore ed inferiore del foglio di carta.
possibile utilizzare contemporaneamente le opzioni Orizzontalmente e Verticalmente

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le operazioni fondamentali

23 Se non si dispone di una stampante a colori possibile evitare le gradazioni di grigio che rendono difficoltosa la lettura dei dati su carta? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Luso del colore in un foglio di lavoro non ha solo funzioni estetiche, ma anche obiettivi di semplificazione dellinterpretazione dei dati. La colorazione dei caratteri, eventualmente con la formattazione condizionale, e quella dei bordi e degli sfondi delle celle possono essere utilizzate per far capire a colpo docchio il significato di una determinata cella. Per esempio, in particolare se si utilizzano gli stili (F ORMATO Stile), possibile omogeneizzare la forma cromatica di tutte le celle aventi propriet o funzioni analoghe. Questa notevole semplificazione nelluso a video, pu creare qualche problema di stampa. Infatti, se non si utilizza una stampante a colori, le variazioni cromatiche vengono riprodotte su carta con differenti gradazioni di grigio che, nella maggior parte dei casi, non aiutano grandemente la lettura, mentre spesso le rendono difficoltosa per mancanza di contrasti. Per esempio, in figura 2.32 si vede come la stampa in bianco e nero di una tabella dotata di sfondi cromatici poco contrastati con i caratteri provochi difficolt di lettura.

(Fig. 2.32) Difficolt di lettura di una stampa a colori su stampante in bianco nero

Per ovviare a questi inconvenienti possibile, senza modificare la colorazione di celle e caratteri, procedere alla loro stampa come se fossero in bianco e nero.
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Per farlo occorre: attivare il comando FILE Imposta pagina scegliere la scheda Foglio selezionare lopzione Bianco e nero nella zona Stampa (figura 2.33)

(Fig. 2.33) Scelta della stampa in bianco e nero di una tabella con celle e caratteri colorati

In questo modo si otterr su carta una stampa della tabella analoga a quella che si avrebbe se lintera tabella fosse totalmente priva di celle con sfondi o caratteri colorati. La stessa tabella vista precedentemente, se stampata in bianco e nero, risulta come in figura 2.34

(Fig. 2.34) Stampa in bianco e nero di una tabella colorata

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le operazioni fondamentali

24 Come si possono stampare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando necessario visualizzare le formule inserite in un foglio di lavoro occorre usare il comando STRUMENTI Opzioni e selezionare la scheda Visualizza. In questa scheda occorre poi selezionare lopzione di visualizzazione Formule nellarea Opzioni della finestra (figura 2.35).

(Fig. 2.35) Opzione di visualizzazione delle formule

A questo punto il foglio di lavoro apparir in modo analogo a quello mostrato in figura 2.36. Quando si trova in questa condizione, il foglio di lavoro pu essere stampato normalmente con il comando FILE Stampa e sulla carta appariranno le formule memorizzate nelle celle, al posto dei valori calcolati da Excel.

(Fig. 2.36) Foglio di lavoro in modalit di visualizzazione formule

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25 Quando si stampa una tabella molto lunga, possibile fare in modo che alcune intestazioni appaiano in tutte le pagine? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Nella maggior parte dei casi, le tabelle molto lunghe sono costituite da archivi di dati strutturati in forma di Database. In altre parole, ogni riga costituisce un record, a sua volta costituito da pi campi. Per esempio, in un indirizzario possono esistere i campi nome, cognome, telefono, indirizzo, ... e ogni persona viene identificata da un record contenente specifici valori di questi campi. La prima riga di una tabella di questo genere viene solitamente riservata ai nomi di campo e, per comodit di lettura, opportuno che venga stampata su tutte le pagine. Per esempio, in figura 2.37 si vede un estratto di un indirizzario, costituito da centinaia di record, pronto per la stampa.

(Fig. 2.37) Indirizzario pronto per la stampa

Per fare in modo che lelenco delle intestazioni, o dei nomi di campo, appaia in tutte le pagine stampate occorre: attivare il comando FILE Imposta pagina e scegliere la scheda Foglio nella finestra di dialogo che appare individuare la zona Stampa titoli e la casella Righe da ripetere in alto; scrivere $1:$1 per fare in modo che le intestazioni della riga 1 appaiano su tutti i fogli stampati. Si osservi che: invece di scrivere $1:$1 si pu, mentre il cursore si trova nella casella Righe da ripetere in alto, selezionare con il mouse lintera riga 1; Excel provveder a compilare automaticamente la casella in questione in alcuni casi opportuno fare scrivere su tutte le pagine pi di una riga; per farlo
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le operazioni fondamentali

sufficiente selezionare tutte le righe ritenute necessarie (per esempio, selezionare le righe da 1 a 3, oppure scrivere $1:$3). In fase di stampa le intestazioni di riga 1 appariranno su tutte le pagine di stampa; per esempio, in figura 2.38 si vede lanteprima di stampa della seconda pagina dellarchivio prima esaminato.

(Fig. 2.38) Anteprima di stampa con intestazioni ripetitive

26 Quando non occorre stampare un intero foglio di lavoro possibile ridurre la stampa solo a una determinata zona? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti In molti casi preferibile non stampare un intero foglio di lavoro, ma limitare la stampa solo a una determinata zona del foglio. Questa scelta pu essere dovuta a vari motivi: evitare di stampare parti di foglio utilizzate solo per calcoli di intermedi di servizio (per esempio evitare di stampare intere colonne utilizzate solo per calcoli necessari per ottenere risultati presentati altrove) stampe temporanee, durante la progettazione di un foglio di lavoro, finalizzate alla ricerca di errori in determinate zone del foglio stampare rapporti di sintesi periodici, in cui interessano solo alcuni dati del foglio di lavoro. In tutti questi casi possibile predefinire unarea di stampa che, fino a quando non verr modificata, limiter la stampa su carta alla sola zona prescelta.
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Capitolo2
Per farlo occorre: selezionare la zona del foglio di lavoro che si desidera stampare; attivare il comando FILE Area di stampa Imposta area di stampa A questo punto, tutte le volte che in seguito si proceder alla stampa del foglio di lavoro, verr stampata esclusivamente la zona cos definita (figura 2.39). Nel seguito si potr modificare limpostazione in uno dei modi seguenti: modificare larea di stampa (selezionare unaltra area e ridare il comando FILE Area di stampa Imposta area di stampa) annullare larea di stampa, cio stampare lintero foglio di lavoro (usare il comando FILE Area di stampa Cancella area di stampa)

(Fig. 2.39) Impostazione di unarea di stampa delimitata

27 Esiste una scorciatoia per modificare frequentemente larea di stampa? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Nei casi in cui la zona di un foglio di lavoro da stampare venga modificata frequentemente, luso del comando FILE Area di stampa Imposta area di stampa pu indurre inutili complicazioni, in quanto ogni volta che viene utilizzato Excel memorizza larea prescelta con la conseguente necessit di modificarla ad ogni stampa successiva. In questi casi risulta pi semplice, prima di ogni stampa: 1. selezionare la zona prescelta per la stampa; 2. usare il comando FILE Stampa; 3. nella finestra di dialogo che appare scegliere Selezione nella zona Stampa (figura 2.40). In questo modo, dopo la stampa, non verr memorizzata la selezione effettuata e sar pi semplice decidere se in seguito stampare lintero foglio di
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le operazioni fondamentali

lavoro o unaltra sua selezione.

(Fig. 2.40) Scelta di stampare solo la parte di foglio di lavoro

28 Come possibile stampare solamente alcune piccole zone non contigue di un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti In alcuni casi pu presentarsi la necessit di stampare solo alcune piccole zone di un foglio di lavoro. Per esempio, in figura 2.41 si vede una tabella in cui sono selezionate tre zone, indipendenti fra di loro, di cui richiesta la stampa su carta.

(Fig. 2.41) Selezione delle sole zone da stampare

Una volta richiesto il comando FILE Stampa, occorre scegliere Selezione come zona da stampare (figura 2.42). A questo punto, come richiesto, verr stampata solo la parte selezionata. Occorre per tenere presente che, trattandosi di tre
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Capitolo2
zone di uno stesso foglio di lavoro, risulta impossibile stamparle su un unico foglio di carta. infatti, leventuale stampa delle tre zone su uno stesso foglio di carta risulterebbe poco comprensibile e soggetta a unimpaginazione fuorviante rispetto allimpostazione originaria del foglio di lavoro.

(Fig. 2.42) Richiesta di stampa della sola selezione

Per questa ragione, in fase di stampa, ognuna delle tre zone verr stampata su un singolo foglio. Per esempio, in figura 2.43 si vede lanteprima di stampa della pagina 3, corrispondente alla terza zona, procedendo da sinistra a destra, selezionata precedentemente nel foglio di lavoro.

(Fig. 2.43) Anteprima di stampa di una pagina

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le operazioni fondamentali

29 possibile, in fase di stampa di un foglio di lavoro, apportare alcune variazioni ai margini delle pagine da stampare? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Quando si sta per inviare un documento alla stampa su carta sempre prudente richiedere unAnteprima di stampa. Si tratta di unoperazione molto semplice, che pu essere richiesta: con il comando FILE Stampa, seguito dalla pressione del pulsante Anteprima con il pulsante Anteprima di stampa (figura 2.44) Grazie allanteprima di stampa si possono immediatamente vedere eventuali errori di impaginazione che renderebbero poco leggibile lo stampato cartaceo.

(Fig. 2.44) Pulsante Anteprima di stampa

Quando si richiede lAnteprima di stampa disponibile il pulsante Anteprima interruzioni di pag che, una volta premuto, permette di correggere i margini di stampa in modo da eliminare eventuali parti di tabella di cui non si richiede la stampa su carta. Come si vede in figura 2.45, dopo aver chiesto la visualizzazione delle interruzioni di pagina appare a video unimmagine simile allanteprima di stampa, in cui per ogni delimitatore di nuova pagina (orizzontale o verticale), appare evidenziato con una linea colorata. Il trascinamento di queste linee delimitatrici di pagina implica lo spostamento delle interruzioni di pagina. In pratica leffetto di questo spostamento analogo a quello che si otterrebbe utilizzando il comando INSERISCI Interruzione di pagina, con il vantaggio di poter vedere a video immediatamente leffetto della variazione di interruzione prescelta.

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Capitolo2

(Fig. 2.45) Spostamento manuale dei margini di stampa

Occorre osservare poi che, spostando lultimo margine disponibile (sia lultimo verticale a destra, sia lultimo orizzontale in basso), si ottiene una riduzione dellarea da stampare, analoga a quella che si otterrebbe con il comando FILE Area di stampa Imposta area di stampa. Infatti, dopo aver utilizzato questa riduzione dellarea di stampa, se si vuole ritornare alla stampa dellintera tabella occorre utilizzare il comando FILE Area di stampa Cancella area di stampa.
Quando ci si trova nella condizione di Anteprima interruzioni di pagina, possibile tornare alla condizione di lavoro ordinaria con il comando Visualizza Normale

2.5 - GESTIRE LE STAMPE COMPLESSE 30 Come si pu ottenere la stampa di una o pi colonne di una tabella su ogni foglio di carta? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti In modo molto simile a quanto visto precedentemente per la stampa di intestazioni di tabelle, possibile fare in modo che una o pi colonne particolarmente importanti vengano stampate su tutti i fogli di carta. Per esempio, se si deve stampare un Database contenente i record strutturati in molti campi, probabile che le dimensioni di una pagina non siano sufficienti per stampare tutti i campi di un singolo record. In questi casi potranno venire stampate pagine contenenti dati di persone il cui nome si trova su unaltra pagina, ren116

le operazioni fondamentali

dendo difficoltosa la lettura dei dati. Nei casi in cui il numero di record non eccessivo si pu tentare di stampare lintero Database su ununica pagina utilizzando una combinazione dei seguenti accorgimenti: stampare su pagine orizzontali (FILE Imposta pagina scheda Pagina, Orientamento Orizzontale) ridurre le dimensioni delle colonne, eventualmente facendo ricorso al formato Testo a capo (F ORMATO Celle Allineamento) ridurre le dimensioni dei caratteri utilizzati, in particolare nelle colonne di maggiore larghezza Se tuttavia le dimensioni orizzontali della tabella risultano eccessive, si rende necessario stampare i record su pi pagine. In questi casi, per rendere pi leggibili le stampe cos ottenute, opportuno fare in modo che nomi e cognomi (o altre caratteristiche tipiche di ogni tabella) appaiano ripetuti su tutti i fogli stampati. Per realizzare questo obiettivo, in modo molto simile a quanto visto con la stampa di righe ripetitive, occorre: 1. attivare il comando FILE Imposta pagina e scegliere la scheda Foglio 2. nella finestra di dialogo che appare individuare la zona Stampa titoli e la casella Colonne da ripetere a sinistra; 3. scrivere $A:$B per fare in modo che le intestazioni delle colonne A e B appaiano su tutti i fogli stampati (nel caso in cui, per esempio, la colonna A contenga i nomi e la colonna B i relativi cognomi) Per esempio, in figura 2.46 si vede lanteprima di stampa della pagina 5 di un Database con le seguenti caratteristiche: ogni record occupa due pagine di stampa le colonne A e B contengono nomi e cognomi fra il cognome e lanno di nascita sono presenti vari record stampati su altre pagine

(Fig. 2.46) Anteprima di stampa con intestazioni e colonne ripetitive

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Capitolo2
31 Come si pu evitare che la stampa di una tabella termini con poche righe o colonne isolate su alcune pagine semivuote? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Quando occorre stampare una tabella, pu verificarsi il caso in cui le dimensioni eccedano quelle di una pagina di stampa. In questi casi la stampa pu richiedere 2, 3 o pi fogli di carta, senza per questo creare particolari problemi. diverso invece il caso in cui una tabella richieda, per esempio, la stampa di tre pagine, delle quali la terza necessaria solo per due o tre righe, oppure per due o tre colonne. In questi casi, a parte lo spreco di carta, si ottiene un risultato poco soddisfacente, in quanto le poche righe o colonne isolate risultano difficili da mettere in relazione con le parti di tabella stampate su pagine pi piene. Per evitare questi disagi si pu ricorrere a qualche accorgimento manuale, in modo da ridurre il numero di pagine da stampare. Per esempio si pu: aumentare i margini della pagina da stampare (FILE Imposta pagina, scheda Margini) eliminare qualche riga o colonna vuota ridurre le dimensioni di righe, colonne o caratteri utilizzati. Esiste tuttavia un metodo, molto pi semplice, che provvede automaticamente a effettuare questi ridimensionamenti, in modo da adattare il numero di pagine da stampare a quello desiderato. Per esempio, supponiamo che in Anteprima di stampa risulti che una grande tabella richieda la stampa di 12 fogli, in quanto il numero righe ne richiede 4, mentre le colonne ne richiedono 3. Supponiamo inoltre che, sempre guardando le varie pagine in anteprima, si scopra che nellultima pagina sono presenti solo 4 colonne e una riga isolata. In questo caso sarebbe preferibile restringere la stampa a solo 3 fogli in verticale (per le righe) e 2 in orizzontale (per le colonne), realizzando una stampa su solo 6 pagine. Per realizzare questo obiettivo occorre: attivare il comando FILE Imposta pagina; scegliere la scheda Pagina; nella zona Proporzioni scegliere la voce Adatta; digitare 2 nel numero di pagine di larghezza; digitare 3 nel numero di pagine di altezza. In fase di stampa, al posto delle 12 pagine iniziali, ne verranno stampate solo 6, con un risparmio del 50% di carta, riducendo la qualit di stampa in modo trascurabile (figura 2.47).
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le operazioni fondamentali

(Fig. 2.47) Adattamento del numero di pagine di stampa, in modo da risparmiare il 50% della carta

32 Come si fa a stampare su ogni pagina una frase ripetitiva? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Per stampare qualsiasi frase in testa o in calce a ogni pagina di stampa occorre: usare il comando FILE Imposta pagina; scegliere la scheda Intestaz./Pi di pag. (figura 2.48); premere uno dei due pulsanti Personalizza intestazione (se si vuole una frase ripetitiva sulla parte alta del foglio) oppure Personalizza Pi di pagina (se si desidera scrivere in calce alla pagina).

(Fig. 2.48) Personalizzazione delle intestazioni e dei pi di pagina da stampare

Dopo aver premuto, per esempio, Personalizza Pi di pagina, appare la finestra di dialogo di figura 2.49 nella quale possibile: scrivere i testi ripetitivi che dovranno apparire allineati a destra, al centro o a sinistra nel foglio di stampa
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Capitolo2
formattare i caratteri di stampa premendo il pulsante con licona della lettera A apportare ulteriori personalizzazioni premendo gli altri pulsanti disponibili

(Fig. 2.49) Testi da fare apparire in ogni pi di pagina

Prima di procedere con le operazioni di stampa (vedi esempio di anteprima in figura 2.50) opportuno accertarsi che lo spazio tra i margini dellintestazione o del pi di pagina sia sufficiente per contenere le informazioni dellintestazione o pi di pagina personalizzati (comando FILE Imposta pagina, scheda Margini).

(Fig. 2.50) Anteprima di stampa di un pi di pagina personalizzato

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le operazioni fondamentali

33 Quali personalizzazioni sono possibili nelle intestazioni e nei pi di pagina? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Una volta scelto il comando FILE Imposta pagina e la scheda Intestaz./Pi di pag., dopo aver scelto uno dei due pulsanti disponibili (Personalizza intestazione oppure Personalizza Pi di pagina) appaiono numerosi pulsanti di personalizzazione dei testi da proporre sulle pagine stampate. Facendo riferimento ai pulsanti mostrati in figura 2.51, da sinistra a destra possiamo vedere: pulsante Carattere: modifica il tipo e la dimensione del carattere e lo stile del testo selezionato nella casella A sinistra, Al centro o A destra pulsante Numero di pagina: inserisce i numeri di pagina nelle intestazioni o nei pi di pagina quando si stampa il foglio di lavoro. Tali numeri verranno aggiornati automaticamente quando si aggiungono o eliminano dati o si impostano interruzioni di pagina pulsante Numero totale di pagine: inserisce il numero totale delle pagine del foglio di lavoro attivo e corregge i numeri di pagina automaticamente quando si stampa il foglio di lavoro pulsante Data: inserisce la data corrente pulsante Ora: inserisce lora corrente pulsante Percorso & file: inserisce il percorso e il nome della cartella di lavoro attiva pulsante Nome file: inserisce il nome di file della cartella di lavoro attiva pulsante Nome foglio: inserisce il nome del foglio di lavoro attivo pulsante Inserisci immagine: consente di scegliere unimmagine da inserire nel foglio di lavoro attivo pulsante Formato immagine: consente di ruotare, ritagliare, regolare e impostare le dimensioni dellimmagine scelta da inserire nel foglio di lavoro attivo.

(Fig. 2.51) Pulsanti di personalizzazione di intestazioni e pi di pagina

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Capitolo2
34 Come si fa a numerare le pagine stampate lasciando traccia del nome del file da cui provengono? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Fra i pulsanti disponibili per la personalizzazione di intestazioni e pi di pagina, come abbiamo visto sono presenti i pulsanti: Numero di pagina, Numero totale di pagine e altri analoghi. Luso combinato di questi pulsanti permette di personalizzare la stampa in modo da ottenere fascicoli cartacei facilmente identificabili. Per esempio, un modo standard per rendere identificabili le pagine di un documento stampato potrebbe essere il seguente (figura 2.52): stampare a sinistra una frase identificativa della tabella in esame stampare al centro informazioni sulla stampa (data e ora di stampa) stampare a destra informazioni sul documento (percorso della cartelle di origine, nome del file, scheda del foglio di lavoro) formattare le tre stampe precedenti in modo che la prima risalti pi delle altre due.

(Fig. 2.52) Esempio di modello di personalizzazione di un pi di pagina

Una volta individuato il miglior modo per stampare i propri documenti, pu essere utile costruire un Modello da usare sempre in futuro (File Salva con nome, Tipo file: Modello)

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le operazioni fondamentali

35 Come si fa a stampare una tabella imponendo un inizio di numerazione pagine diverso da uno? Livello: Medio Tempo necessario: 5 minuti Quando si stampa un pi di pagina con il comando FILE Imposta pagina, seguito dalluso della scheda Intestaz./Pi di pag, e dal pulsante Personalizza Pi di pagina, abbiamo visto che appare, fra gli altri, il pulsante Numero di pagina che inserisce i numeri di pagina quando si stampa il foglio di lavoro. La pressione di questo pulsante genera la scritta in codice &[Pagina]. Questa scritta modificabile a mano e pu essere variata nella forma &[Pagina]+n, dove n un numero intero. Per esempio, scrivendo: &[Pagina]+3 la numerazione delle pagine stampate inizier da pagina 4 (questo pu essere utile se, in una precedente stampa dello stesso fascicolo, sono state gi stampate 3 pagine &[Pagina]-1 la numerazione delle pagine stampate inizier da pagina zero (questo pu servire, eliminando la stampa della prima pagina, nei casi in cui la prima pagina abbia funzioni di pura copertina di un fascicolo)

36 Come si fa, quando si stampa un titolo ricorrente, a generare il carattere di e-commerciale (&)? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando si stampa un pi di pagina con il comando FILE Imposta pagina, seguito dalluso della scheda Intestaz./Pi di pag, e dal pulsante Personalizza Pi di pagina, si possono inserire frasi ricorrenti che appariranno su ogni pagina stampata. Per produrre la generazione di valori automatici da parte di Excel, viene utilizzato il carattere di servizio &. Per esempio, per generare il numero di pagina occorre scrivere &[Pagina] (o farlo scrivere da Excel stesso, premendo lapposito pulsante), per generare il numero totale di pagine da stampare occorre scrivere &[Pagine], ecc. Se nel titolo ricorrente si desidera includere nel testo una e-commerciale (&), occorre digitarne due. Per esempio, con limpostazione del titolo ricorrente mostrata in figura 2.53 si ottiene il risultato mostrato in figura 2.54
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Capitolo2

(Fig. 2.53) Impostazione di un titolo ricorrente contenente una e-commerciale (&)

(Fig. 2.54) Anteprima di stampa di un titolo ricorrente contenente una e-commerciale (&)

37 Come si fa a far stampare su ogni pagina il numero totale di pagine stampate? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando si stampa un pi di pagina con il comando FILE Imposta pagina, seguito dalluso della scheda Intestaz./Pi di pag, e dal pulsante Personalizza Pi di pagina, abbiamo visto che appare, fra gli altri, il pulsante Numero di pagina che inserisce i numeri di pagina quando si stampa il foglio di lavoro. Oltre a questo pulsante, disponibile anche il pulsante Numero totale di pagine che inserisce il numero totale delle pagine del foglio di lavoro attivo. Luso combinato di questi due pulsanti permette di produrre stampe dalluso molto chiaro in modo da rendere pi facile riordinare la carta in caso di necessit. Per esempio, con limpostazione del titolo ricorrente mostrata in figura 2.55 si ottiene il risultato mostrato in figura 2.56.

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le operazioni fondamentali

(Fig. 2.55) Impostazione di un titolo ricorrente completo

(Fig. 2.56) Anteprima del titolo ricorrente mostrato nella figura precedente

38 Come si fa a fare stampare unimmagine in calce a ogni pagina? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Quando si stampa un pi di pagina con il comando FILE Imposta pagina, seguito dalluso della scheda Intestaz./Pi di pag, e dal pulsante Personalizza Pi di pagina, abbiamo visto che appare un elenco di pulsanti fra i quali si pu scegliere cosa fare stampare in calce a ogni pagina. In particolare esistono il pulsante Inserisci immagine che consente di scegliere unimmagine da inserire nel foglio di lavoro attivo e il pulsante Formato immagine che consente di ruotare, ritagliare, regolare e impostare le dimensioni dellimmagine scelta da inserire nel foglio di lavoro attivo. Usando il pulsante Inserisci immagine si pu stabilire di inserire unimmagine memorizzata su file in uno dei numerosi formati compatibili. Per esempio, con linserimento mostrato in figura 2.57 si pu ottenere in tutte le pagine la stampa del logo aziendale, come mostrato in figura 2.58.

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Capitolo2

le operazioni fondamentali

(Fig. 2.57) Inserimento di unimmagine nel pi pagina di ogni foglio stampato

(Fig. 2.28) Inserimento del logo aziendale in ogni pagina stampata su carta

Una volta selezionata, nel pi pagina personalizzato, la scritta &[Immagine], risulta attivo il pulsante Formato immagine che, come detto precedentemente, consente di ruotare, ritagliare, regolare e impostare le dimensioni dellimmagine scelta da inserire nel foglio di lavoro attivo. Questo pulsante rende disponibili le opzioni mostrate in figura 2.59 e in figura 2.60, con le quali sono possibili numerosi personalizzazioni grafiche.

(Fig. 2.59) Personalizzazioni nelle dimensioni dellimmagine di pi pagina

(Fig. 2.60) Personalizzazioni nella colorazione dellimmagine di pi pagina 126

Capitolo 3

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Capitolo3

le operazioni avanzate

LE OPERAZIONI AVANZATE
Questo capitolo tratta lesecuzione di operazioni usate da utenti con qualche esperienza. Non si tratta di argomenti specialistici, ma di attivit che non tutti svolgono con grande frequenza. Probabilmente la maggior parte degli utenti di livello base gi svolge una o due di queste attivit, ma solo utenti con qualche esperienza hanno dimestichezza con tutti gli argomenti qui trattati. In ogni caso, come per gli altri capitoli, anche qui si preferisce concentrare lattenzione non tanto sulle procedure standard, quanto su alcuni metodi utili per semplificare attivit che richiederebbero pi tempo se svolte con metodi tradizionali. Tra le attivit trattate ricordiamo: usare le funzioni (esempio: mettere la maiuscola allinizio di tutti i nomi e cognomi) lavorare con i grafici (costruire istogrammi costituiti da immagini sovrapposte, oppure mettere una foto sullo sfondo di un diagramma) usare la correzione ortografica (correggere lortografia in una lingua straniera) inserire elementi esterni (inserire il simbolo di copyright) ridurre gli errori (risalire alla causa di un errore) impedire modifiche non autorizzate (impedire di scrivere dati non ammessi) interagire con altri software (copiare in Excel la rubrica dei contatti di Outlook) usare piccoli trucchi (produrre un tabulato con righe di colore alternato)

3.1 USARE LE FUNZIONI 1 Come si pu convertire un elenco di nomi e cognomi, memorizzati in celle separate, in un elenco in cui ogni cella contenga sia il nome sia il cognome? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Innanzitutto ricordiamo una regola generale: sempre pi facile unire informazioni separate che separare informazioni unite. Per esempio, unire in una sola cella i dati (nome, cognome o altro) presen129

Capitolo3
ti in pi celle unoperazione non immediata, ma allaltezza di un utente di media competenza. Se invece in una sola cella si trova scritto un indirizzo completo, per ottenere i dati separati (nome, cognome, citt, telefono, ...) conviene solitamente ridigitare a mano i singoli dati. ovvio che la ridigitazione a mano possibile se il numero di indirizzi molto limitato, ma quando occorre trattare migliaia di dati le difficolt divengono rapidamente insormontabili. Per questa ragione, quando si progetta una tabella di Database sempre preferibile separare i dati immessi, aumentando il numero dei relativi campi, piuttosto che ridurre il numero di campi e scrivere pi dati, allinterno di ognuno di essi. Supponendo di aver progettato correttamente linserimento dei dati iniziali, possediamo un elenco di nomi e di cognomi separati fra di loro (figura 3.1) e vogliamo ottenere un elenco di celle contenenti ognuna sia il nome sia il cognome.

(Fig. 3.1) Database con nomi e cognomi inizialmente separati fra di loro

Per realizzare questo obiettivo occorre: 1. costruire una colonna aggiuntiva, chiamata per esempio Nome e cognome, e attivare nella prima cella la funzione Concatena (INSERISCI Funzione, selezionare la categoria Testo e scegliere la funzione Concatena figura 3.2); 2. nella casella di dialogo della funzione Concatena (figura 3.3) scrivere le coordinate del primo nome come Testo1 (nellesempio di figura la cella B2), digitare uno spazio come Testo2 (in modo da evitare che nome e cognome costituiscano una
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le operazioni avanzate

sola parola), scrivere le coordinate del primo cognome come Testo3 (nellesempio di figura la cella A2); 3. dopo aver dato lOK, usare il quadratino di riempimento per copiare la funzione Concatena in tutte le altre celle sottostanti (figura 3.4).

(Fig. 3.2) Inserimento della funzione di testo Concatena

(Fig. 3.3) Finestra di dialogo della funzione Concatena

(Fig. 3.4) Copia della funzione Concatena in tutte le celle del Database

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Capitolo3
A questo punto si ottenuto, nella colonna di servizio cos generata, un elenco di nomi e cognomi, separati da uno spazio. Si pu osservare come, in modo analogo, si potrebbero ottenere indirizzi completi, con i campi separati da virgole, altri simboli o intere parole scelte a piacere. Nonostante lapparenza, il lavoro non ancora finito. Infatti in colonna C non presente in realt lelenco dei nomi e cognomi, ma il risultato di una funzione di testo applicata ai dati delle colonne A e B. Se ora decidessimo di cancellare i dati iniziali, eliminando le colonne A e B, il risultato di colonna C diventerebbe illeggibile in quanto facente riferimento a dati non pi esistenti (figura 3.5).

(Fig. 3.5) Risultato ottenuto eliminando i dati iniziali della funzione Concatena

Occorre allora fare in modo che, prima di eliminare i dati in colonna A e B, in colonna C vengano memorizzati i risultati della funzione Concatena e non la funzione stessa. Per questo secondo lavoro occorre: 1. selezionare i dati di colonna C (oppure lintera colonna stessa); 2. copiare la selezione negli Appunti (Ctrl-C); 3. attivare il comando MODIFICA Incolla speciale; 4. scegliere Valori nella zona Incolla (figura 3.6).

(Fig. 3.6) Copia dei risultati della funzione Concatena, al posto della funzione stessa 132

le operazioni avanzate

A questo punto in colonna C, al posto della funzione Concatena, vengono sostituiti i Valori, cio i risultati, ottenuti utilizzando la funzione stessa. In altre parole, in colonna C si trovano i nomi e i cognomi nella stessa forma in cui si troverebbero se fossero stati digitati manualmente nella medesima cella. Se ora si eliminano le colonne A e B si ottiene un normale elenco di nomi e cognomi separati da uno spazio (figura 3.7)

(Fig. 3.7) Risultato ottenuto con il comando Incolla speciale e leliminazione dei dati originali

Il comando Incolla speciale pu essere applicato anche in una colonna diversa da quella in cui si trova la funzione Concatena

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Capitolo3
2 Quando si utilizza un elenco di nomi e cognomi possibile fare in modo che tutti appaiano scritti con liniziale maiuscola? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti In fase di digitazione iniziale molti utenti, per risparmiare tempo, utilizzano il tasto CapsLock che produce solo caratteri alfabetici maiuscoli. Come conseguenza risulta che molti elenchi di nomi sono scritti interamente in caratteri maiuscoli. In figura 3.8 si vede un elenco di nomi scritto in molteplici modi; per facilitarne la lettura vogliamo fare in modo che tutti appaiano con la sola iniziale maiuscola.

(Fig. 3.8) Elenco di nomi e cognomi scritto in modo poco ordinato

Per realizzare il nostro obiettivo eseguiamo la seguente procedura: in una colonna a fianco dei nomi, per esempio in colonna B, scriviamo la funzione =MAIUSC.INIZ(A1); con il quadratino di riempimento copiamo la funzione nelle altre celle sottostanti; otteniamo lelenco di figura 3.9.

(Fig. 3.9) Nomi con iniziale maiuscola creati con la funzione MAIUSC.INIZ 134

le operazioni avanzate

A questo punto dobbiamo eliminare la colonna dei nomi iniziali, dopo aver trasformato la funzione di calcolo in un elenco di valori. Per farlo dobbiamo: selezionare i dati ottenuti in colonna B; attivare il comando MODIFICA Copia; attivare il comando MODIFICA Incolla speciale; selezionare la casella Valori (figura 3.10).

(Fig. 3.10) Copia dei risultati della funzione al posto della funzione stessa

A questo punto in colonna B saranno presenti i valori dei nomi (cio i nomi veri e propri come se fossero stati digitati). allora possibile eliminare la colonna A (selezione colonna, MODIFICA Elimina) e ottenere il risultato mostrato in figura 3.1 1.

(Fig. 3.1 1) Elenco di nomi con liniziale maiuscola 135

Capitolo3
3 Come si pu determinare il totale di una parte di un elenco di valori numerici avente una determinata propriet? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Un insieme di valori numerici pu essere costituito da opportuni sottoinsiemi, ognuno caratterizzato da una determinata propriet. Per esempio, un elenco di valori di spesa pu essere suddiviso in pi tipologie di spesa. Oltre a determinare la spesa totale, risulta allora interessante conoscere le spese associate a ogni specifica tipologia. Supponiamo, per semplificare la trattazione, che le spese vengano caratterizzate dalle parole chiave ALFA, BETA, GAMMA, ecc. Costruita unopportuna colonna Tipo, ogni record di spesa viene cos caratterizzato dalla presenza di una di queste parole chiave. Innanzitutto necessario riordinare lelenco, in modo da raggruppare tutte le spese di tipo ALFA, quelle di tipo BETA e cos via (figura 3.12).

(Fig. 3.12) Elenco di voci di spesa ordinato per Tipo

Per riordinare lelenco necessario: 1. selezionare una qualsiasi cella dellelenco 2. attivare il comando DATI Ordina 3. scegliere Tipo come chiave di ordinamento A questo punto, per determinare le somme parziali richieste occorre: 1. selezionare una qualsiasi cella dellelenco
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le operazioni avanzate

2. attivare il comando DATI Subtotali 3. selezionare Tipo nella casella a discesa Ad ogni cambiamento in che si trova nella finestra di dialogo che appare a video, Somma come Usa la funzione e Costo nella zona Aggiungi subtotali a (figura 3.13)

(Fig. 3.13) Finestra di dialogo della funzione SUBTOTALE

Una volta dato lOK verranno create automaticamente alcune nuove righe nel foglio di lavoro, contenenti i totali parziali richiesti (figura 3.14).

(Fig. 3.14) Subtotali generati automaticamente da Excel 137

Capitolo3
Si pu osservare che, a sinistra dei numeri identificativi di riga, appaiono alcune parentesi numerate a pi livelli (figura 3.15). Facendo clic sui simboli + e ai limiti di tali parentesi si pu scegliere di comprimere il foglio di lavoro, in modo che risultino visibili solo i totali parziali o generale richiesti.

(Fig. 3.15) Uso delle parentesi di struttura per visualizzare solo i dati di sintesi parziale

Per rimuovere i subtotali occorre: 1. selezionare una qualsiasi cella dellelenco 2. attivare il comando DATI Subtotali 3. premere il pulsante Rimuovi tutti

4 Come si pu inserire rapidamente la data e lora corrente? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Prima di rispondere alla domanda occorre chiarire se lobiettivo del lavoro : linserimento di un valore statico, cio che rimarr invariato durante i futuri utilizzi del foglio di calcolo linserimento di un valore dinamico, cio che durante i futuri utilizzi del foglio di calcolo assumer di volta in volta il valore aggiornato Se si desidera inserire un valore statico si possono usare le combinazioni di tasti (figura 3.16): CTRL-Maiusc-; (simbolo punto e virgola). Inserisce la data corrente in for138

le operazioni avanzate

mato gg/mm/aa (esempio: 16/1 1/03) CTRL-Maiusc-: (simbolo due punti). Inserisce lora corrente in formato hh.mm (esempio: 1 13) 7. CTRL-Maiusc-; barra spazio CTRL-Maiusc-: (combinazioni precedenti intervallate dalla pressione della barra spaziatrice). Inserisce la data corrente seguita dallora corrente (esempio: 16/1 1/03 1 13) 7.

(Fig. 3.16) Inserimento automatico di data e ora corrente

Se invece si vuole inserire un valore dinamico, si possono usare le funzioni =ADESSO() e =OGGI(). Luso di queste funzioni produce un numero seriale che viene rappresentato graficamente in vari modi, a seconda del formato data e ora scelto. In figura 3.1 sono mostrati alcuni esempi di formati grafici utilizzati per 7 mostrare i valori ottenuti da queste funzioni.

(Fig. 3.1 7) Le funzioni ADESSO e OGGI, utilizzate con vari formati di data e ora

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Capitolo3
5 Come si pu ordinare un elenco di dati in modo casuale? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Nella maggior parte dei casi necessario ordinare un Database secondo un determinato criterio. Per esempio, se si tratta di un elenco di indirizzi, solitamente si desidera ordinare i record per cognome e, a parit di cognome, utilizzando il nome come chiave secondaria. In alcuni casi tuttavia, per esempio se si desidera costruire una Database di esempio da utilizzare per mostrare i criteri di ordinamento, necessario mettere il Database in disordine. Si richiede cio di ordinare i record con un ordine totalmente casuale. Viene allora in soccorso la funzione CASUALE() che, come dice il nome, in grado di generare numeri casuali (o pseudo-casuali, per essere precisi). Le fasi del lavoro sono: costruire una colonna di servizio aggiuntiva, chiamata, per esempio, CASUALE; inserire nella prima cella di record di questa colonna la funzione CASUALE (INSERISCI Funzione, selezionare la categoria Matematiche e trig. e scegliere la funzione CASUALE figura 3.18); dare lOK due volte. Nella cella appare un numero casuale compreso fra zero e uno con il quadratino di riempimento, oppure con il comando MODIFICA Riempimento In basso, copiare la funzione CASUALE in tutti gli altri record (figura 3.19)

(Fig. 3.18) Costruzione della funzione CASUALE 140

le operazioni avanzate

(Fig. 3.19) Generazione di numeri casuali associati ai record di dati

A questo punto si pu creare un ordinamento dei record, utilizzando la colonna di servizio CASUALE come chiave di ordinamento, nel modo seguente: selezionare una cella qualsiasi del Database; scegliere il comando DATI Ordina; nella finestra di dialogo che appare scegliere, come chiave di ordinamento, la colonna CASUALE (figura 3.20); una volta dato lOK, i record verranno ordinati in modo casuale; eliminare la colonna temporanea di servizio CASUALE.

(Fig. 3.20) Ordinamento di record utilizzando la colonna di valori casuali come chiave di ordinamento

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Capitolo3
3.2 LAVORARE CON I GRAFICI 6 possibile costruire un istogramma utilizzando la sovrapposizione di piccole immagini? Livello: Medio Tempo necessario: 30 minuti Per rendere pi accattivante il messaggio comunicato con un istogramma si pu ricorrere a numerosi artifici grafici che ne abbelliscano lestetica e ne migliorino leffetto comunicativo. Uno di questi metodi consiste nel sostituire i rettangoli usati come barre dellistogramma, con disegni ripetuti che ne semplificano la lettura. Per realizzare lobiettivo occorre disporre su un file grafico, per esempio in formato .JPG, dellimmagine necessaria. Si consiglia di utilizzare immagini molto semplici per evitare di confondere il risultato con effetti non desiderati. Per costruire un istogramma di questo tipo vediamo un esempio. Sia dato listogramma di figura 3.21; vogliamo modificarlo per sostituire alcune immagini al posto dei rettangoli.

(Fig. 3.21) Istogramma in formato tradizionale

Selezionare uno dei rettangoli, per esempio il primo. Facendo clic su un rettangolo qualsiasi (vengono selezionati tutti i rettangoli) e poi sul rettangolo scelto (viene selezionato il solo rettangolo desiderato). Ovviamente, se si vuole attribuire la stessa immagine a tutti i rettangoli inutile sele142

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zionarne uno solo. A questo punto occorre attivare il comando FORMATO Dato selezionato e aprire la scheda Motivo (figura 3.22).

(Fig. 3.22) Scelta del motivo da attribuire ai rettangoli che costituiscono listogramma

Premuto il pulsante Riempimento, occorre selezionare la scheda Immagine e premere il pulsante Seleziona immagine (figura 3.23).

(Fig. 3.23) Selezione dellimmagine da inserire al posto dei rettangoli

A questo punto occorre cercare sul disco il file contenente limmagine prescelta e completare i dati richiesti nella finestra di dialogo di figura 3.24. Nella maggior parte dei casi conviene utilizzare lopzione In pila e proporzionato.

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(Fig. 3.24) Parametri da attribuire allimmagine selezionata

Dopo aver ripetuto le azioni precedenti anche per gli altri rettangoli si pu finalmente osservare il risultato finale (figura 3.25).

(Fig. 3.25) Istogramma costruito con sovrapposizioni di immagini

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7 possibile inserire unimmagine allinterno di un grafico? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Una volta costruito un grafico possibile sovrapporre unimmagine, preferibilmente di dimensioni non eccessive in modo da non nascondere i dati pi importanti mostrati dal grafico stesso. La procedura di inserimento consiste nellutilizzare il comando INSERISCI Immagine e poi scegliere limmagine fra quelle disponibili su file o sotto forma di ClipArt. Una volta inserita limmagine sul grafico opportuno ridimensionarla e spostarla in parti del grafico tali da non nascondere il grafico stesso.In figura 3.26 si vede leffetto dellinserimento di una fotografia allinterno di un diagramma cartesiano.

(Fig. 3.26) Fotografia inserita allinterno di un diagramma cartesiano

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8 possibile inserire uno sfondo personalizzato in un grafico prodotto con Excel? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Linserimento di uno sfondo personalizzato cosa differente dallinserimento di unimmagine in un grafico. Mentre uno sfondo personalizzato permette di sovrapporre allimmagine i dati del grafico stesso, linserimento dellimmagine, al contrario, sovrappone una figura al grafico. Per inserire uno sfondo personalizzato occorre: costruire il grafico richiesto; usare il comando FORMATO Foglio Sfondo; selezionare lo sfondo richiesto e premere il pulsante Inserisci. A questo punto la figura richiesta verr collocata sullo sfondo del grafico, eventualmente riprodotta in pi copie in modo da coprire lintero spazio dellimmagine grafica. In figura 3.27 si vede un esempio di grafico con una fotografia sullo sfondo.

(Fig. 3.27) Grafico cui stato attribuito uno sfondo fotografico

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3.3 USARE LA CORREZIONE ORTOGRAFICA 9 Come possibile controllare la correttezza ortografica dei testi inseriti in una tabella? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti I testi digitati allinterno di una tabella sono solitamente costituiti da singole parole e brevi frasi finalizzate solo a rendere pi chiaro il significato dei valori numerici presenti in celle vicine. Di conseguenza, a differenza di quanto avviene utilizzando un elaboratore di testi come Word, la correttezza ortografica non assume un valore fondamentale. tuttavia possibile, utilizzando il comando STRUMENTI Controllo ortografia, oppure battendo il tasto-funzione F7, attivare gli stessi strumenti di controllo ortografico disponibili con Word. Risulta cos possibile, operando nello stesso modo in cui si opererebbe lavorando con Word, individuare eventuali errori ortografici dovuti solitamente a digitazioni affrettate e imprecise (figura 3.28).
Il pulsante Correzione automatica, presente nella casella di dialogo Controllo ortografia, provoca la sostituzione del testo errato con il primo dei suggerimenti proposti da Excel

(Fig. 3.28) Ricerca di errori ortografici in una tabella contenente numerose celle di testo.

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10 Come si pu correggere lortografia di una tabella in cui il testo scritto in una lingua diversa dallitaliano? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Durante linstallazione di Office viene richiesto se attivare anche i servizi linguistici delle lingue straniere disponibili con il pacchetto. Nella versione XP di Office sono disponibili i servizi linguistici in Italiano, Inglese, Francese e Tedesco. Volendo installare strumenti di correzione validi per altre lingue straniere (ne esistono decine: Danese, Lituano, Turco, ...) occorre acquistarli a parte e installarli successivamente. In ogni caso, tutte le lingue i cui servizi sono installati possono usufruire dei controlli ortografici anche nelle tabelle di Excel. Per esempio, come mostrato in figura 3.29, possibile controllare la correttezza dei testi inglesi inseriti in una tabella di Excel.

(Fig. 3.29) Controllo ortografico di una tabella scritta in inglese

Lunica avvertenza, per poter usufruire di questi servizi, risiede nella necessit di selezionare la lingua duso necessaria. Per farlo occorre scegliere la lingua adatta, nella casella a discesa disponibile nella finestra di dialogo che appare quando si chiede il controllo ortografico (figura 3.30).

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(Fig. 3.30) Selezione della lingua in cui si richiede il controllo ortografico dei testi immessi in una tabella

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3.4 INSERIRE ELEMENTI ESTERNI 1 Come si pu inserire il simbolo di copyright in una cella di testo? 1 Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Il simbolo di copyright , come molti altri tipi di simboli, pu facilmente essere introdotto in un testo con il comando INSERISCI Simbolo. Questo comando fa apparire la finestra di dialogo di figura 3.31, allinterno della quale si possono scegliere i caratteri interessati, oltre al Tipo di carattere preferito. Questi caratteri simbolici sono raggruppati in alcuni sottoinsiemi, fra cui ricordiamo: alcuni gruppi di caratteri latini alcuni caratteri greci vari simboli di punteggiatura numerosi tipi di figure geometriche componibili fra di loro, per ottenere cornici o altre figure meno usate.

(Fig. 3.31) Inserimento di un simbolo tramite il comando Inserisci Simbolo

Linserimento del simbolo equivale alla digitazione di un carattere alfanumerico. Infatti, mentre si sta digitando un testo in una cella, possibile attivare il comando INSERISCI Simbolo senza uscire dalleditor di cella interessato alla digitazione. Per esempio, per produrre il testo Titolo Editore occorre:
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1. scrivere nella cella la parola Titolo; 2. attivare INSERISCI Simbolo; 3. scegliere il simbolo di copyright e battere Inserisci; 4. chiudere la finestra di dialogo Simbolo; 5. scrivere la parola Editore e battere Invio. Si osservi che, come qualsiasi altro testo digitato allinterno di una cella, anche il singolo simbolo di copyright pu essere formattato in modo diverso dalla formattazione degli altri caratteri presenti nella cella. Per esempio, come mostrato in figura 3.32, possibile formattare il solo carattere di copyright come apice. Per farlo, dopo la digitazione del testo nella cella, occorre: 1. fare doppio clic sulla cella (risulta cos possibile modificare il contenuto della cella); 2. selezionare il carattere desiderato (per esempio il simbolo di copyright); 3. attivare il comando FORMATO Celle; 4. scegliere il formato apice.

(Fig. 3.32) Simbolo di copyright formattato come apice

Si pu osservare che la finestra di dialogo Simbolo, citata precedentemente, dispone anche della scheda Caratteri speciali. Questa scheda permette di inserire direttamente alcuni caratteri particolari, in modo da facilitare le operazioni di uso pi frequente. Per esempio, come mostrato in figura 3.33, risulta molto semplice non solo inserire il carattere di copyright, ma anche i caratteri dal significato simile di Marchio depositato e di Marchio registrato.
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(Fig. 3.33) Caratteri speciali disponibili con il comando Inserisci Simbolo

12 Cosa significa e come si fa ad inserire un oggetto allinterno di una tabella? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Ogni programma in grado di produrre un particolare risultato. Per esempio Word lideale per scrivere testi, Excel per lavorare con tabelle, PowerPoint per generare diapositive, ... Quando allinterno di un programma occorre utilizzare prodotti di un altro programma spesso si pu utilizzare il classico copia-e-incolla. Esistono tuttavia particolari programmi, solitamente forniti come accessori dei programmi principali, che non sono in grado di produrre risultati autonomi, ma che riescono a produrre servizi ad altri programmi. Per esempio, WordArt uno di questi programmi: non possibile generare con WordArt un titolo deffetto a s stante, ma possibile inserire i prodotti di WordArt allinterno di testi di Word, di tabelle di Excel, di diapositive di PowerPoint, ... Linserimento di un titolo deffetto con WordArt un tipico caso di inserimento di un oggetto (loggetto il titolo deffetto). Questi programmi che producono oggetti per altri programmi possono essere di varia provenienza. Per esempio: programmi forniti con Office stesso programmi forniti con altri programmi programmi autosufficienti utilizzati come produttori di oggetti.
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Per vedere lelenco completo dei programmi in grado di inserire oggetti occorre attivare il comando INSERISCI Oggetto che fa apparire un elenco analogo a quello mostrato in figura 3.34.

(Fig. 3.34) Elenco dei programmi in grado di inserire oggetti allinterno di un altro programma

Una volta scelto il tipo di oggetto da inserire il controllo passa al nuovo programma. Per esempio, per inserire un oggetto tipo WordArt occorre lavorare con WordArt fino ad aver definito il titolo deffetto desiderato. Al termine occorre dare il comando di inserimento delloggetto allinterno della tabella di Excel. Si ottiene cos un titolo deffetto sovrapposto alle celle senza appartenere a nessuna di esse (figura 3.35).

(Fig. 3.35) Oggetto WordArt inserito allinterno di una tabella Excel

Una volta creato il nuovo oggetto se ne possono fare pi copie, anche in altri file o in altri programmi (per esempio si pu trasportare in Word un titolo WordArt creato in Excel). Loggetto cos creato ora appartiene ad Excel, quindi pu essere visualizzato anche su un computer su cui installato Excel, ma non presente WordArt.
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Se si desidera modificare loggetto inserito occorre fare un doppio clic sinistro sulloggetto stesso. Il controllo passer temporaneamente al programma che ha generato loggetto (programma che ovviamente deve essere installato sul computer in uso). Quanto detto con lesempio WordArt pu facilmente essere riprodotto anche con gli altri oggetti inseribili. Ovviamente occorrer, di volta in volta, utilizzare specifici comandi per la produzione di ogni genere di oggetto desiderato.

13 Come si pu fare in modo che il cursore venga portato automaticamente in una determinata cella, appartenente allo stesso o a un altro file? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Lo spostamento automatico del cursore da un punto a un altro pu essere realizzato tramite i collegamenti ipertestuali. Per costruire un collegamento ipertestuale occorre: definire un particolare indirizzo di destinazione (per esempio: una cella nella stessa tabella, una cella in un altro foglio di lavoro, una cella in un altro file, ...); costruire un rimando che porti il controllo da una celle iniziale fino a quella destinataria; inoltre conveniente, nella maggior parte dei casi, costruire anche un collegamento ipertestuale che permetta di riportare il controllo dalla cella destinataria a quella iniziale (collegamento di ritorno). Per costruire un indirizzo di destinazione occorre: portare il cursore nella cella di destinazione prevista per il collegamento ipertestuale; attivare il comando INSERISCI Nome Definisci; scrivere un nome da attribuire alla cella (conviene scegliere un nome significativo per il problema in esame). Per costruire un collegamento ipertestuale occorre: portare il cursore nella cella di partenza del collegamento ipertestuale; attivare il comando INSERISCI Collegamento ipertestuale; selezionare il file su cui si trova lindirizzo di destinazione tramite le caselle Cerca in e lelenco dei file che appare (figura 3.36). Questa scelta ovviamente inutile nel caso in cui lindirizzo di destinazione si trovi sullo stesso file della cella di partenza del collegamento; premere il pulsante Segnalibro;
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selezionare il punto di destinazione del collegamento nellelenco dei segnalibri disponibili, cio lelenco dei nomi di cella precedentemente definiti (figura 3.37).

(Fig. 3.36) Scelta del file su cui si trova lindirizzo di destinazione di un collegamento ipertestuale

(Fig. 3.37) Scelta del segnalibro destinatario del collegamento ipertestuale

Una volta costruito il collegamento ipertestuale, quando il cursore passer sulla cella di rimando del collegamento (cella che pu contenere qualsiasi testo o valore numerico) esso assumer la forma tipica di manina. Un semplice clic di mouse porter automaticamente il cursore sulla cella di destinazione, anche se questa si trova su un altro file o su un altro computer connesso in rete.

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3.5 RIDURRE GLI ERRORI 14 Come possibile risalire facilmente alle celle i cui valori determinano il valore di una particolare cella? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti In molti casi il valore calcolato in una determinata cella dipende dai valori digitati, o a loro volta calcolati, in altre celle del foglio di lavoro. Per risalire allorigine dei dati utilizzati per effettuare questi calcoli sarebbe necessario analizzare la formula contenuta nella cella in esame e, tramite le coordinate delle celle citate, determinare quali celle sono coinvolte nel calcolo. Esiste tuttavia un semplice metodo molto pi intuitivo, grazie al comando STRUMENTI Verifica formule. Una volta selezionata la cella da analizzare, la scelta di questo comando, se si sceglie il sottocomando Individua precedenti, fa apparire a video pi frecce colorate, che partono dalle celle coinvolte nel calcolo del valore che appare nella cella selezionata (figura 3.38). In questo modo risulta facile determinare le cause che hanno prodotto leffetto numerico mostrato nella cella in esame.

(Fig. 3.38) Ricerca celle da cui dipende il valore della cella selezionata

Quando appaiono a video le frecce che indicano le celle precedenti, un doppio clic su una freccia porta il cursore automaticamente alla cella di origine della freccia (un secondo doppio clic lo riporta alla cella iniziale)

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15 Come possibile risalire alle celle i cui valori determinano il valore in una determinata cella, se queste celle si trovano in unaltro foglio di lavoro? Livello: Difficile Tempo necessario: 15 minuti Una volta selezionata la cella da analizzare, con il comando STRUMENTI Verifica formule Individua precedenti, appaiono a video le frecce che identificano le celle i cui valori vengono utilizzati per determinare il valore calcolato nella cella in esame. A volte, tuttavia, i valori calcolati una cella dipendono dai valori memorizzati in celle presenti su altre schede dello stesso foglio di lavoro, o addirittura in altri fogli di calcolo. In questi casi il comando STRUMENTI Verifica formule fa apparire una freccia tratteggiata di colore diverso, che punta a unicona indicante un altro foglio di lavoro (figura 3.39). Facendo doppio clic su questa freccia, appare una casella di dialogo tipo Vai a, con indicati i riferimenti della cella presente in unaltro foglio di calcolo. Un doppio clic su questi riferimenti porter il controllo direttamente alla cella precedente, presente nellaltro foglio.
A differenza di quanto avviene allinterno di un singolo foglio di calcolo, una volta effettuato un doppio clic sulla freccia che rimanda a un altro foglio non sar possibile fare un doppio clic di ritorno indietro automatico. per possibile tornare automaticamente alla cella di origine con il comando Strumenti Verifica formule Individua dipendenti

(Fig. 3.39) Rimando a una cella precedente presente in un altro foglio i lavoro 157

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16 Come possibile individuare le celle i cui valori sono determinati dal valore presente nella cella in esame? Livello: Difficile Tempo necessario: 15 minuti Quando si inserisce un valore numerico in una cella, spesso lo si utilizza per calcolare altri valori in altre celle di lavoro. Lo stesso valore pu influenzare i valori in numerose celle e questo, a lungo andare, pu creare qualche difficolt di gestione. Per questa ragione, nei casi in cui si stia cercando lesistenza di un probabile errore o, pi semplicemente, in tutti i casi in cui si voglia tenere sotto controllo quanto accade nellelaborazione dei dati di un foglio di lavoro, necessario dotarsi di strumenti che permettano di conoscere in ogni momento quali sono le celle influenzate dai valori numerici presenti in una determinata cella. Per questa ragione disponibile il comando STRUMENTI Verifica formule Individua dipendenti che, applicato alla cella in esame, permette di visualizzare con frecce di controllo tutte le celle i cui valori dipendono da quella in esame. Per esempio, facendo riferimento ai dati in figura 3.40, si pu osservare come lesecuzione della formula precedente alla cella B3 mostra che il valore memorizzato in essa influenza direttamente i valori di tutte le celle della zona C10:H10. In realt, dato che i valori nella zona C10:H10 influenzano a loro volta anche i valori memorizzati in altre celle, il valore della cella B3 influenza i valori di pi celle di quante mostrate in figura. Infatti il comando STRUMENTI Verifica formule Individua dipendenti visualizza solamente le celle i cui valori dipendono direttamente dalla cella in esame. Se si vuole controllare una dipendenza indiretta occorre applicare il comando precedente anche alle celle dipendenti di primo livello.

(Fig. 3.40) Visualizzazione delle celle dipendenti da una determinata cella

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1 Come si pu cercare lorigine di un valore di errore presente in una cella di 7 lavoro? Livello: Difficile Tempo necessario: 60 minuti Poich non pensabile realizzare un foglio di calcolo complesso senza commettere errori, utile conoscere gli strumenti necessari per correggerli. Per comprendere come ricercare lorigine degli errori utilizziamo lesempio di figura 3.41 in cui si vede , come Excel rilevi lesistenza di un errore nella cella E10. Questo non significa necessariamente che sia stato commesso un errore nella progettazione della formula in E10; molto pi probabilmente lerrore sar nascosto in una delle celle i cui valori influenzano direttamente o indirettamente quello calcolato in E10.

(Fig. 3.41) Foglio di lavoro contenente un errore di cui si vuole cercare lorigine

Con il cursore in E10 attiviamo il comando STRUMENTI Verifica formule Individua errore (figura 3.42).

(Fig. 3.42) Ricerca dellorigine di un errore

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Lattivazione di questo comando genera la produzione di frecce che permettono di individuare a colpo docchio quali sono le celle i cui valori influenzano quello della cella in esame (figura 3.43).

(Fig. 3.43) Visualizzazione delle celle dipendenti da quella in cui si manifesta un errore

Per cercare pi approfonditamente le cause che hanno dato luogo allerrore in esame possibile utilizzare il pulsante (SMART TAG) a discesa che appare a fianco della cella in cui stato segnalata la presenza di un errore. Cliccando su questo pulsante si apre un menu con alcune opzioni particolarmente interessanti (figura 3.44).

(Fig. 3.44) Menu con opzioni di ricerca delle cause di un errore

La voce di menu Informazioni sullerrore rimanda automaticamente alla pagina dellhelp in linea in cui vengono trattate le probabili cause dellerrore in questione. La voce Mostra passaggi del calcolo, invece, porta alla visualizzazione di una finestra di dialogo che mostra quale calcolo ha generato lerrore in questione (figura 3.45).
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Come si vede dalla figura, viene utilizzata una formula in cui, oltre a una somma, si richiede di determinare un prodotto, ma il secondo termine del prodotto costituito da un paio di spazi racchiusi fra virgolette. Si tratta in altre parole della richiesta di un prodotto fra un numero e una parola (la parola doppio spazio), operazione chiaramente priva di significato matematico. Si pu osservare che, senza questo strumento di ricerca degli errori, sarebbe stato ben difficile individuare questo errore, in quanto la memorizzazione di un doppio spazio presente in una cella genera una visualizzazione identica a quella di una cella vuota o di una cella contenente uno zero in condizione di non visualizzazione degli zeri.

(Fig. 3.45) Analisi della fonte dellerrore

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18 Come si pu evitare di perdere un lavoro in corso se si blocca il sistema? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando si lavora con qualsiasi programma sempre opportuno salvare frequentemente il lavoro in corso, in quanto un accidentale blocco di sistema potrebbe causarne la perdita definitiva. possibile automatizzare la funzione di salvataggio utilizzando il comando STRUMENTI Opzioni e la relativa scheda Salva che fa apparire una finestra di dialogo analoga a quella mostrata in figura 3.46.

(Fig. 3.406) Opzioni di salvataggio automatico

Con questo comando si crea in modo automatico e periodicamente un file di ripristino della cartella di lavoro ci avviene secondo lintervallo di tempo specificato (sono ammessi valori compresi tra 1 e 120 minuti). Se il computer si blocca, o se si verifica uninterruzione dellalimentazione, al successivo avvio dellapplicazione verr aperto il file di Ripristino automatico. Il file di Ripristino automatico potrebbe contenere informazioni non salvate nella cartella di lavoro originale che altrimenti sarebbero andate perse. In caso di danneggiamento della cartella di lavoro originale, sar probabilmente possibile recuperare delle informazioni dal file di Ripristino automatico. La casella Percorso salvataggio automatico permette di definire la posizione del file su cui memorizzare le informazioni di ripristino. Si osservi tuttavia che la funzione di salvataggio automatico non sostituisce il comando Salva. Al termine del lavoro comunque necessario salvare la cartella di lavoro.

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19 possibile stabilire per quali cartelle abilitare il salvataggio automatico? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Utilizzando il comando STRUMENTI Opzioni e la relativa scheda Salva, possibile definire lintervallo di tempo entro cui Excel deve operare un salvataggio automatico. Questa opzione una scelta relativa al programma e non alla cartella di lavoro attiva. Questo significa che, una volta impostata questa opzione, tutte le cartelle di lavoro saranno i seguito salvate dopo un intervallo di tempo pari a quello impostato. tuttavia possibile, se lo si ritiene necessario, disabilitare la funzione di salvataggio automatico per una o pi cartelle specifiche. Per farlo occorre: aprire la cartella di cui si vuole disabilitare il salvataggio automatico; attivare il comando STRUMENTI Opzioni e la relativa scheda Salva; selezionare la casella Disabilita salvataggio automatico (figura 3.47). Da questo momento in poi, mentre con le normali cartelle sar sempre attivo il salvataggio automatico, con la cartella in esame questo non lo sar pi.

(Fig. 3.47) Disabilitazione del salvataggio automatico per la cartella di lavoro attiva

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3.6 IMPEDIRE MODIFICHE NON AUTORIZZATE 20 Come si pu limitare il numero di dati che lutente finale autorizzato a immettere in una tabella? Livello: Medio Tempo necessario: 30 minuti Alcuni dati devono avere propriet specifiche facilmente definite a priori. Per esempio si pu stabilire se in una determinata cella deve essere inserito un numero, un testo, una data... Inoltre, nel caso di numeri e date, spesso sappiamo a priori alcuni limiti di accettabilit di un certo valore. Per esempio si pu prestabilire che un numero sia compreso fra 1 e 100 o che una data debba trovarsi allinterno di un determinato intervallo. In tutti questi casi risulta ovvio che si compiuto un errore di digitazione se, per esempio: si scritta una parola in una cella pensata per ricevere un numero si scritta una data posteriore allultimo giorno ammesso si scritto un valore decimale in una cella progettata per memorizzare numeri interi. Nei casi in cui una cella deve memorizzare valori con determinate propriet e limitazioni, solitamente possibile associare alla cella alcune informazioni che permettono ad Excel di confrontare i dati immessi con queste informazioni e decidere di conseguenza se accettarli o meno. Per questo disponibile il comando DATI Convalida. Questo comando fa apparire la finestra di dialogo di figura 3.48, con la quale si pu scegliere il tipo di dato ammesso per la cella selezionata (numero intero, decimale, data, ora, ...).

(Fig. 3.48) Scelta del tipo di dato da immettere in una cella

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Una volta scelto il tipo di dato ammesso possibile stabilire alcune limitazioni: per esempio si pu decidere che, se sono ammesse solo date, queste non possano trovarsi al di fuori di un campo determinato dalla prima e dallultima data ammissibile (figura 3.49).

(Fig. 3.49) Impostazione delle limitazioni al tipo di dato ammesso

La scheda Messaggio di input della finestra di dialogo Convalida dati permette di scrivere un breve messaggio che apparir allutente finale ogni volta che selezioner la cella in esame. Questo messaggio, costituito da un titolo e dal corpo di testo vero e proprio, solitamente contiene alcune indicazioni di lavoro per lutente, pensate in modo da facilitargli le operazioni di immissione dati (figura 3.50). Esempi di messaggi di questo tipo possono essere: inserire un numero intero compreso fra 1 e 100 inserire un orario nel formato h.mm compreso fra le 9.00 e le 18.00 inserire un testo qualsiasi di lunghezza minore di 32 caratteri

(Fig. 3.50) Impostazione del messaggio di input da mostrare allutente finale 165

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Nel caso in cui lutente, nonostante gli avvertimenti precedenti, compia lo stesso un errore di digitazione necessario: impedire laccettazione del dato immesso segnalare allutente il rifiuto operato indicare allutente come correggere lerrore commesso. Per questi obiettivi disponibile la scheda Messaggio di errore nella quale possibile scrivere un messaggio, rivolto allutente distratto, che segnala lerrore commesso e fornisce alcune indicazioni su come ovviare allinconveniente (figura 3.51).
Il messaggio di errore pu essere di Stile Interruzione, Avviso o Informazione, a seconda che si desideri bloccare limmissione del dato erroneo o solamente segnalarne la non compatibilit

(Fig. 3.51) Impostazione di un messaggio per segnalare allutente lerrore commesso

Una volta impostati i limiti di validit e i messaggi associati, quando lutente selezioner la cella in esame otterr un messaggio a video analogo a quello di figura 3.52; se poi dovesse commettere un errore di digitazione gli apparir un messaggio analogo a quello di figura 3.53.

(Fig. 3.52) Inserimento di una data in cella convalidata

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(Fig. 3.53) Messaggio di errore che appare quando vengono digitati valori non accettabili

21 possibile fare in modo di limitare i dati da inserire in una cella? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Per fare in modo che lutente finale riduca gli errori di digitazione opportuno utilizzare il comando DATI Convalida. In questo modo, se lutente commette un errore cercando di inserire un dato con propriet non ammesse (per esempio tenta di inserire una parola in una cella che deve ricevere un numero), Excel segnaler lincongruenza e richieder di immettere nuovamente il dato corretto. Tuttavia, se le limitazioni che definiscono laccettabilit o meno del dato immesso non dipendono da specifiche propriet del dato, ma solo dalla sua appartenenza o meno a un elenco di dati accettabili, il comando DATI Convalida deve essere usato in modo differente. La procedura da seguire : scrivere in una zona qualsiasi del foglio di lavoro lelenco dei dati accettabili (per esempio lelenco dei codici di alcuni prodotti); selezionare lelenco; attivare il comando INSERISCI Nome Definisci e attribuire un nome allelenco (per esempio Dati_Attendibili); selezionare la zona in cui lutente dovr scrivere un valore scelto fra quelli dellelenco precedente; attivare il comando DATI Convalida; nella zona Consenti selezionare Elenco; nella casella Origine scrive il nome della zona contenente lelenco predefinito (figura 3.54).

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(Fig. 3.54) Definizione dellelenco dei dati ammessi per inserire in una o pi celle

22 Come si pu permettere a un utente di scrivere solo in determinate celle e non in altre? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti La progettazione di un foglio di lavoro complesso implica, nella maggior parte dei casi, che lutente finale non coincida con il progettista stesso. Anche nei casi in cui il foglio debba essere utilizzato da chi lha progettato, le due fasi di progettazione e di utilizzo sono spesso talmente lontane nel tempo che spesso lutente-progettista ha dimenticato i problemi sorti e le soluzioni trovate in fase di produzione iniziale del foglio di calcolo. Per queste ragioni sempre opportuno prevedere che chi utilizza il foglio di calcolo possa sapere con chiarezza quali celle pu modificare e su quali invece non deve mai intervenire. Una buona norma visiva, per semplificare la comprensione immediata di questa differenza di funzioni, consiste nel colorare in modo omogeneo tutte le e sole le celle su cui lutente finale autorizzato a immettere dati. Per esempio si pu stabilire che lutente pu scrivere solamente sulle celle colorate in giallo (F ORMATO Celle, schede Motivo e Bordi, seguite da colorazione gialla e bordi opportuni). A volte questo avviso si rivela tuttavia insufficiente. Nonostante lavvertimento cromatico pu sempre capitare che lutente si distragga e vada inavvertitamente a scrivere su una cella nella quale, magari, sono memorizzate complesse formule che non facile ricostruire senza gravi perdite di tempo. Per evitare rischi di questo tipo disponibile il comando F ORMATO Celle con
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la scheda Protezione (figura 3.55). La scelta di spuntare la casella Bloccata implica che, da quel momento in poi, non saranno possibili ulteriori interventi di modifica sulla cella stessa.

(Fig. 3.55) Impostazione della protezione di una cella

In realt, dato che lopzione Bloccata quella disponibile per default, la scelta da operare risulta quella contraria, cio lo sblocco della cella per renderla modificabile. La cosa pu apparire strana, dato che normalmente si modificano i contenuti di celle e, se queste sono bloccate per default, non si capisce come le modifiche siano possibili. Lapparente stranezza si spiega facilmente, pensando al fatto che il blocco o meno di scrittura su una cella unopzione attiva solamente se il foglio di lavoro protetto. Per proteggere un foglio di lavoro occorre il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio. Selezionando questo comando comparir la finestra di dialogo di figura 3.56. In questa finestra si possono scegliere le operazioni ammesse e quelle da impedire allutente finale. Per esempio, se si seleziona la casella di controllo Inserisci colonne, lutente sar autorizzato ad inserire nuove colonne nel foglio che sta utilizzando. Le celle bloccate e quelle sbloccate, di cui si autorizza ovviamente la selezione da parte dellutente, in un foglio protetto avranno comportamenti differenti: lutente non potr modificare i contenuti di una cella bloccata (per esempio perch in quella cella sono memorizzate formule di calcolo) lutente potr modificare i contenuti di una cella sbloccata (per esempio perch si tratta di una cella in cui devono essere inseriti dallesterno dati numerici da elaborare con le formule presenti in altre celle).

(Fig. 3.56) Scelta delle azioni su un foglio di cui si vuole impedire la modifica 169

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Nella scheda Proteggi foglio possibile inserire una password. In questo caso, al momento della richiesta di rimozione della protezione per modificare il contenuto delle celle protette, verr richiesta la password

In base a quanto visto precedentemente, nel caso si voglia autorizzare lutente a scrivere solo in determinate celle occorre: selezionare lintero foglio di lavoro (clic sul rettangolo in alto a sinistra dove si incontrano i nomi di righe e colonne); attivare il comando FORMATO Celle Protezione e scegliere Bloccata (questa operazione pu essere inutile, in quanto le celle sono tutte bloccate per default, ma necessaria se si gi provveduto a sbloccare alcune celle per prova); selezionare le celle in cui lutente finale autorizzato a scrivere; attivare il comando FORMATO Celle Protezione e togliere la casella di spunta alla voce Bloccata; dopo aver sbloccato tutte le celle necessarie, e averle eventualmente formattate con colori di facile richiamo, occorre proteggere il foglio di lavoro con il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio (inserire una password per impedire rimozioni di protezione agli utenti non autorizzati se necessario); a questo punto lutente finale potr scrivere solo nelle celle in cui autorizzato. Si pu osservare che, invece di rimuovere la protezione da scrittura da ogni singola cella, ed eventualmente formattarla in modo adeguato, possibile costruire uno Stile che comprende tutte queste propriet. Per esempio, come mostrato in figura 3.57, possibile costruire uno stile Cella_Scrivibile (comando F ORMATO Stile), caratterizzato da: celle non bloccate colore di cella giallo bordo di cella nero. Tutte le altre propriet dello stile (numero, allineamento, carattere) non vengono definite, in modo da lasciare mano libera allutente finale. Ogni volta che si decider di attribuire a una cella lo stile Cella_Scrivibile, la cella assumer propriet estetiche identiche a tutte le altre celle scrivibili e, al momento della protezione del foglio, risulter automaticamente appartenente al gruppo delle celle su cui lutente pu intervenire con modifiche esterne.

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(Fig. 3.57) Impostazione dello stile Cella_Scrivibile

23 possibile permettere a un utente finale di modificare il formato delle celle di lavoro, impedendogli per di modificarne il contenuto? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Per impedire a un utente finale di modificare il contenuto di un foglio di lavoro si pu utilizzare il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio. Questo comando visualizza una finestra di dialogo analoga a quella mostrata in figura 3.58.

(Fig. 3.58) Scelta degli elementi da proteggere durante luso da parte dellutente finale

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In questa finestra di dialogo si possono scegliere numerose combinazioni di opzioni, pensate in modo da permettere allutente finale di compiere alcune azioni e di impedirgliene invece altre. Spuntando la casella Formato celle si permette allutente finale di modificare il formato delle celle protette (F ORMATO Celle, seguito dalla scelta della scheda Protezione e dalla selezione dellopzione Bloccata). Questa selezione, combinata con le scelte che impediscono la modifica dei contenuti di cella, crea la condizione di impedire allutente finale modifiche di contenuti, permettendogli tuttavia di poter intervenire sui formati di presentazione dei dati. Ovviamente, se si vuole veramente impedire allutente di intervenire sui contenuti, opportuno che la protezione venga supportata dallinserimento di una password nota solo al progettista del foglio di lavoro.

3.7 INTERAGIRE CON ALTRI SOFTWARE 24 possibile copiare in Excel un testo elaborato con Word? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Excel non un elaboratore di testi, quindi qualsiasi testo venga scritto nelle celle pu essere trattato in modo piuttosto elementare (correzioni, formattazioni e poco pi). Di conseguenza, per elaborare testi sempre opportuno utilizzare i software adatti allo scopo, per esempio Word. Tuttavia, nei casi in cui sia necessario scrivere in numerose celle di Excel testi di dimensioni non trascurabili, pu essere conveniente elaborare inizialmente i testi con Word, per poi importarli in Excel quando hanno assunto la veste definitiva. Per copiare un testo elaborato con Word allinterno di una tabella di Excel occorre: scrivere il testo con Word, preferibilmente utilizzando spesso il tasto Invio, in modo da creare paragrafi piuttosto brevi; selezionare il testo in Word; usare il comando MODIFICA Copia (o altri metodi equivalenti per copiare il testo negli Appunti); aprire il file di Excel su cui si vuole copiare il testo; portare il cursore sulla prima cella in cui deve apparire il testo; usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare il testo dagli Appunti).
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Per esempio, il testo scritto con Word mostrato in figura 3.59, una volta copiato in Excel assume la forma mostrata in figura 3.60.

(Fig. 3.59) Testo in Word da copiare in Excel

(Fig. 3.60) Testo elaborato con Word copiato in Excel

Come si vede in figura, il testo copiato da Word in Excel ha le seguenti caratteristiche: mantiene le formattazioni di carattere ogni cella contiene solamente il testo che in Word costituisce un paragrafo vengono perse particolari formattazioni di paragrafo attribuite in Word (distanze forzate fra paragrafi, bordi, ...) Per rendere il testo pi leggibile spesso opportuno: allargare la colonna fa visualizzare contenente il testo copiato selezionare le celle contenenti il testo copiato usare il comando FORMATO Celle e aprire la scheda Allineamento nella zona Controllo testo selezionare la casella Testo a capo se necessario attribuire bordi alle celle contenenti il testo copiato,
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Si ottiene un risultato simile a quello mostrato in figura 3.61 che, come si vede facilmente, risulta molto pi leggibile di quello mostrato precedentemente.

(Fig. 3.61) Celle formattate con modalit Testo a capo, in modo da rendere pi leggibile il testo copiato da Word

25 Come si fa a copiare in Word o in PowerPoint una tabella elaborata con Excel? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti La grande potenza elaborativa di Excel, rende questo software ideale per produrre tabelle di ogni genere. Le tabelle risultanti spesso servono a integrare testi o devono essere divulgate con strumenti di presentazioni. Ecco allora che potrebbe nascere lesigenza di copiare tabelle da Excel in Word o in PowerPoint. Loperazione di copia di una tabella da Excel richiede un lavoro preliminare in Excel e un lavoro conclusivo in Word o in PowerPoint. Le fasi del lavoro preliminare sono: ridurre al minimo le dimensioni della tabella da copiare, in modo da garantire che non ecceda gli spazi disponibili in Word o in PowerPoint (eliminare righe e colonne in utili, ridurre le dimensioni delle colonne, ridurre le dimensioni dei caratteri, ecc.); selezionare la parte di tabella da copiare in Word o in PowerPoint (figura 3.62);
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usare il comando MODIFICA Copia (o altri metodi equivalenti per copiare il testo negli Appunti).

(Fig. 3.62) Tabella Excel da copiare in Word o in PowerPoint

A questo punto occorre aprire il programma destinatario. Per copiare in Word occorre: aprire il documento Word destinatario; portare il cursore nel punto di inserimento della tabella; usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare il testo dagli Appunti); ridimensionare la tabella ottenuta in Word, per fare in modo che le sue dimensioni non eccedano quelle di una pagina (figura 3.63).

(Fig. 3.63) Tabella Excel copiata in un testo elaborato con Word

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Per copiare in PowerPoint occorre: aprire la presentazione PowerPoint destinataria; aprire la diapositiva di inserimento della tabella (possibilmente una diapositiva inizialmente vuota); usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare il testo dagli Appunti); ridimensionare la tabella ottenuta in PowerPoint, per fare in modo che le sue dimensioni non eccedano quelle della diapositiva (figura 3.64).

(Fig. 3.64) Tabella Excel copiata in una diapositiva prodotta con PowerPoint

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26 possibile copiare in Excel una diapositiva prodotta con PowerPoint? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti La copia in Excel di unintera diapositiva prodotta con PowerPoint pu presentare qualche problema di dimensione, che tuttavia si potr facilmente risolvere con opportune operazioni di ridimensionamento delloggetto copiato. Il lavoro consiste in due operazioni distinte: copia della diapositiva negli Appunti e copia degli appunti in Excel. Per copiare la diapositiva negli Appunti occorre: aprire la presentazione PowerPoint contenente la diapositiva da copiare aprire la diapositiva desiderata (figura 3.65); usare il comando MODIFICA Seleziona tutto (necessario in tutti i casi in cui la diapositiva sia composta da pi di un elemento); usare il comando MODIFICA Copia (o altri metodi equivalenti per copiare il testo negli Appunti).

(Fig. 3.65) Diapositiva PowerPoint da copiare in una tabella di Excel

Per copiare la diapositiva in Excel occorre: aprire la tabella Excel destinataria portare il cursore nel punto di inserimento della diapositiva
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usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare il testo dagli Appunti); ridimensionare la diapositiva ottenuta in Excel, per fare in modo che le sue dimensioni non eccedano quelle della tabella su cui si effettuata la copia (figura 3.66).

(Fig. 3.66) Diapositiva PowerPoint copiata in una tabella di Excel

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27 possibile trasferire in Excel una rubrica di indirizzi utilizzata con Outlook? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Una rubrica di indirizzi utilizzata con Outlook si trova nella cartella Contatti di Outlook. Lavorando con Outlook si pu, dopo aver selezionato la cartella Contatti, usare il comando FILE Importa ed esporta (figura 3.67).

(Fig. 3.67) Esportazione dei Contatti di Outlook in un file esterno

Dopo aver selezionato lopzione Esporta in un file (figura 3.68), si pu scegliere il formato di esportazione. Fra i numerosi formati disponibili possibile scegliere direttamente il formato Excel (figura 3.69) oppure il formato Valori separati da virgola (Windows) che non altro che il formato .CSV (Comma Separated Values), leggibile direttamente da Excel. Si osservi che i formati di esportazione da Outlook e di importazione in Excel potrebbero non essere supportati dallinstallazione corrente. Questo dovuto alle modalit di installazione del programma, ma in questo caso sufficiente avere a disposizione il CD di installazione e inserirlo nel momento in cui viene richiesto luso di una caratteristica non disponibile al momento.

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(Fig. 3.68) Scelta di esportare la rubrica indirizzi in un file esterno

(Fig. 3.69) Esportazione degli indirizzi della rubrica in un file di Excel

3.8 USARE PICCOLI TRUCCHI 28 Quando sono aperte pi di una cartella di lavoro possibile chiuderle tutte evitando di ripetere loperazione per ogni singola cartella? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando sono aperte numerose cartelle possibile chiuderle tutte contemporaneamente in questo modo: tenendo premuto il tasto Maiusc, attivare il comando FILE. Al posto del classico comando di menu Chiudi apparir un nuovo comando Chiudi tutto (figura 3.70).

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(Fig. 3.70) Menu file come appare se aperto tenendo premuto il tasto Maiusc

Ovviamente, se alcuni dei file aperti sono stati modificati dopo lultimo salvataggio, per ognuno di essi verr richiesto se salvarli o se si decide di perdere le ultime modifiche apportate.

29 Come si fa a produrre un tabulato a lettura agevolata, dotato di righe con colori alternati? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Un tabulato a lettura agevolata agevola locchio nella lettura dei dati su grandi tabelle, evitando di perdere il riferimento della riga in oggetto. Infatti, se la tabella di grandi dimensioni, facile, mentre si leggono i dati su una riga, passare involontariamente a leggere i dati scritti su una riga appena sopra o appena sotto. Per evitare questo genere di errori molto utile fare in modo che le righe siano dotate di colori differenti, in modo da guidare locchio con laiuto dei colori prescelti. Con Excel possibile automatizzare la creazione di tabulati a lettura agevolata, introducendo apposite formule di calcolo allinterno della formattazione condizionale. Per farlo occorre seguire la seguente procedura: selezionare tutte le righe di cui si vuole ottenere la lettura agevolata (clic sul numero identificativo della prima riga e trascinamento del mouse verso il basso). Nel caso si voglia la lettura agevolata sullintero foglio di Excel selezionare lintero foglio di lavoro (clic sul rettangolo allincrocio fra colonna con i numeri che identificano le righe e la riga con le lettere che identificano le colonne); attivare il comando FORMATO Formattazione condizionale; nella casella a discesa Condizione 1 scegliere la formula ; nella casella della formula scrivere =resto(rif.riga(a1);2)>0 (con questa formula si selezionano tutte le righe di numero dispari);
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premere il pulsante Formato; aprire la scheda Motivo e scegliere un colore a piacere; eventualmente aprire anche la scheda Bordo e scegliere una bordatura opportuna per le celle delle righe dispari; a questo punto tutte le righe di indice dispari assumeranno la colorazione scelta sopra (figura 3.71).

(Fig. 3.71) Tabulato a lettura agevolata, generato automaticamente come formattazione condizionale

Se si desidera che anche le righe di indice pari assumano una colorazione particolare si pu selezionare lintero foglio di lavoro e usare il comando FORMATO Celle Motivo (oppure scegliere un colore con il pulsante Colore riempimento). Un altro metodo per ottenere lo stesso obiettivo richiede di: riaprire il comando FORMATO Formattazione condizionale; premere il pulsante Aggiungi; nella casella a discesa Condizione 2 scegliere la formula ; nella casella della formula scrivere =resto(rif.riga(a1);2)=0 (con questa formula si selezionano tutte le righe di numero pari); premere il pulsante Formato; aprire la scheda Motivo e scegliere un colore a piacere, diverso da quello utilizzato per la condizione 1; eventualmente aprire anche la scheda Bordo e scegliere una bordatura opportuna per le celle delle righe pari; a questo punto tutte le righe di indice pari assumeranno la colorazione scelta sopra. Nel caso si desideri ottenere una formattazione particolare non a righe alterne, ma ogni 3, 4, 5 righe, sufficiente sostituire al numero 2 delle formule precedenti un altro valore. Per esempio, utilizzando le formule =resto(rif.riga(a1);4)=0 e =resto(rif.riga(a1);4)>0 si ottiene la formatta182

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zione agevolata mostrata in figura 3.72.

(Fig. 3.72) Foglio a lettura agevolata con una riga di colore diverso ogni 4 righe

possibile anche costruire formattazioni agevolate colorando in modo diverso le colonne. Per farlo sufficiente, nelle formule precedentemente citate, sostituire rif.colonna al posto di rif. riga. Per esempio, usando le formule =resto(rif.colonna(a1);3)=0 e =resto(rif.colonna(a1);3)>0 si ottiene la formattazione agevolata mostrata in figura 3.73.

(Fig. 3.73) Foglio a lettura agevolata con una colonna di colore diverso ogni 3 colonne

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30 possibile rimuovere con una sola azione tutti i commenti associati alle celle di lavoro? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Associare commenti ai dati memorizzati in una cella unoperazione molto utile per ricordare le informazioni relative ai valori memorizzati o alle formule utilizzate per calcolare valori numerici o di testo. Spesso i commenti vengono utilizzati nella fase preparatoria di un foglio di lavoro, a uso e consumo del progettista stesso che li utilizza nella fase temporanea di produzione iniziale del foglio di lavoro. Al termine del lavoro di progettazione, quando il foglio di lavoro viene consegnato allutente finale, i commenti temporanei devono essere cancellati definitivamente. Per individuare le celle contenenti commenti si possono ricercare i triangolini rossi che appaiono nel vertice in alto a destra delle celle dotate di commenti. Nei casi di fogli di lavoro contenenti molti commenti, questo lavoro pu essere lungo e faticoso, ma esiste un modo per ridurlo a pochi clic di mouse. Per farlo occorre: usare il comando MODIFICA Vai; premere il pulsante Speciale; nella finestra di dialogo che appare scegliere Note (figura 3.74); verranno automaticamente selezionate tutte le celle contenenti Commenti (figura 3.75); scegliere il comando MODIFICA Cancella Commenti. Verranno cos eliminati tutti i commenti associate alle celle selezionate, cio tutti i commenti presenti nel foglio di lavoro.

(Fig. 3.74) Ricerca di tutte le celle contenenti Note 184

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(Fig. 3.75) Selezione automatica di tutte le celle contenenti commenti

31 Come si possono aprire le macro di Excel 97 o di Excel 2000, nei casi in cui queste vengano bloccate da Excel XP? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Pu capitare che le vecchie macro, progettate per luso con una precedente versione di Excel, non vengano aperte da Excel XP in quanto considerate possibili virus informatici. In effetti il pericolo di diffusione e contaminazione da parte di virus non da sottovalutare. Nei casi in cui, tuttavia, si vuole utilizzare una vecchia macro e si perfettamente sicuri che non si tratti di un virus, questa protezione pu risultare eccessiva e fonte a sua volta di danni alluso dei nostri dati. Per permettere ad Excel di accedere ai programmi in Visual Basic, scritti per le versioni precedenti di Excel, occorre eseguire la seguente procedura: attivare il comando STRUMENTI Opzioni; scegliere la scheda Protezione; premere il pulsante Protezione macro; aprire la scheda Livello di protezione e scegliere Bassa, nonostante lindicazione di Excel che ne sconsiglia lutilizzo (figura 3.76); scegliere la scheda Fonti attendibili e spuntare la casella Considera attendibile laccesso al progetto Visual Basic; chiudere il foglio di lavoro, chiudere Excel e riavviare Windows. Una volta eseguite queste operazioni, alla riapertura del foglio di lavoro la vecchia macro risulter nuovamente utilizzabile. Si osservi che, operando secondo le indicazioni precedenti, Excel si trover in una condizione di particolare esposizione ai pericoli dovuti alleventuale presenza di macro contenenti codice infetto.
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Per questa ragione assolutamente indispensabile, dopo luso della macro ritenuta sicura, ripristinare la situazione di protezione di partenza ripetendo le operazioni precedenti con le seguenti modifiche: aprire la scheda Livello di protezione e scegliere Elevata; scegliere la scheda Fonti attendibili e deselezionare la casella Considera attendibile laccesso al progetto Visual Basic.

(Fig. 3.76) Abbassamento del livello di protezione da virus, al fine di utilizzare le macro di precedenti versioni di Excel

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