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IMPLEMENTACIN SISTEMA TRIBUTARIO DEL SIN

GUA DE USUARIO ESTADOS FINANCIEROS

Formulario 605 v.3

Fecha: 16/05/2012 Versin: 1.0

Revisiones
Registro de Cambios Fecha Autor Versin Referencia del Cambio

Revisores Nombre Ismael Aytia Cayo

Posicin Jefe Departamento Nacional de Control 1.0 de Calidad y Soporte de Aplicaciones

Versin Aprobada

Fecha

Propiedades del Documento tem Detalle Ttulo del Documento Gua de usuario Estados Financieros Nombre Archivo Fsico Gua del Usuario Estados Financieros Offline.docx Ubicacin Archivo Fsico Autor DNCCSA Fecha Creacin 16/05/2012 ltima Modificacin

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Tabla de Contenido Contenido

I. INTRODUCCIN .................................................................................................................................2 II. DESCARGA DEL ARCHIVO DE EEFF .....................................................................................................2 III. LLENADO DE LOS EEFF ......................................................................................................................3 1. 2. 3. 4. 1. 5. 6. CABECERA ...........................................................................................................................................3 BALANCE GENERAL ................................................................................................................................6 ESTADOS DE RESULTADOS .......................................................................................................................8 EVOLUCIN DEL PATRIMONIO ................................................................................................................ 12 ESTADO DE FLUJO ............................................................................................................................... 16 NOTAS ............................................................................................................................................. 18 PIE DE FORMULARIO ............................................................................................................................ 19

IV. ENVO DE ARCHIVOS...................................................................................................................... 20 1. SUBIR LAS NOTAS A LOS ESTADOS ........................................................................................................... 21 2. SUBIR LOS ESTADOS FINANCIEROS (EXCEL) ................................................................................................ 22 V. IMPRESIN DE FORMULARIOS ........................................................................................................ 25 VI. CONFORMIDAD DE ENVO ............................................................................................................. 28 VII. CERTIFICACIN DE DD.JJ. .............................................................................................................. 29 VIII. RECOMENDACIONES.................................................................................................................... 30 IX. ANEXOS......................................................................................................................................... 31 ANEXO 1: CONFIGURAR VENTANAS EMERGENTES (POP-UP). ................................................................................ 31

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I.

Introduccin

El presente documento tiene por objetivo asistir al contribuyente para que pueda hacer la presentacin digital del formulario F605 v3. Aqu se explica los procesos de: Descarga de archivo Llenado del archivo Envo de archivos

Nota Importante: Antes que nada, no se olvide de habilitar las ventanas emergentes en el navegador que estar usando. (Ver Anexo para ms informacin)

II.

Descarga del archivo de EEFF

Deber seleccionar y hacer Clic en la opcin DESCARGA FORMULARIO. Una vez realizado esta accin se mostrar las siguientes dos listas desplegables: Formulario y Representante legal en la pantalla. En Formulario deber seleccionar la opcin 605 PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS O MEMORIA ANUAL En Representante legal deber seleccionar el nombre del representante legal de su empresa quien declarar los Estados Financieros.

Una vez seleccionado estos datos, presionar el botn Descargar.

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Se descargar un archivo de la aplicacin Microsoft Excel, que deber guardarlo en un lugar de su disco duro de su computadora El nombre del archivo Excel est compuesto por: EEFF-<nmero de su NIT>-<gestin>-<periodo de cierre>.xlsm ; por ejemplo: EEFF-1234567011-2011-03.xlsm. El nombre del archivo no debe ser cambiado por ningn motivo. NOTA: Debe tener activada las ventanas emergentes o Pop-up en su navegador. Si no sabe cmo activar una ventana emergente o Pop-up, consulte el anexo 1.

III.

Llenado de los EEFF

Abra el archivo Excel descargado anteriormente; si al abrir el archivo le aparece una franja en la parte superior de la ventana con el mensaje:

Deber presionar el botn Habilitar contenido. Ya que para editar el archivo Excel es necesario que est habilitada la ejecucin de macros en el archivo.

1.

Cabecera

Datos del contribuyente

De forma automtica las celdas de que se detallan a continuacin, estarn llenas con los datos del contribuyente: Nombre y Apellidos o Razn Social NIT Nombre y Apellidos del Representante Legal Gestin (mes de cierre y ao)

Asimismo, estar marcado de forma predeterminada el sector econmico al que su actividad pertenece conforme al artculo 39 del decreto supremo 24051.

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Datos del Responsable de Elaboracin y Auditora

Esta seccin se divide en dos reas: RESPONSABLE DE ELABORACIN En esta rea se deben llenar las siguientes celdas: Nombre y Apellido o Razn Social del Profesional Independiente o Consultora: Nombre completo del profesional o razn social de la empresa consultora que haya elaborado los Estados Financieros de manera independiente. Este dato es obligatorio en caso que no registre un nombre de profesional contable de la empresa, de lo contrario es opcional. NIT: Nmero NIT del profesional que elabor los estados Financieros. Este dato es obligatorio si registr un nombre o razn social del profesional independiente o empresa consultora. Nombre y Apellido del profesional contable de la empresa: Ingrese el nombre completo del profesional contable de su empresa que elabor o fue participe de la elaboracin de los estados financieros. Este dato es obligatorio en caso que no haya registrado un nombre de profesional o empresa consultora independiente, de lo contrario es opcional. CI: Carnet de Identidad del profesional que elabor o fue partcipe de la elaboracin de los estados financieros. Este dato es obligatorio en caso que registre el nombre del profesional de la empresa. Fecha de Elaboracin de los EEFF: Fecha en que se elabor los Estados Financieros, esta fecha debe ser posterior al periodo de cierre de la gestin y antes de la fecha actual, debe introducirlo en formato Da/Mes/Ao. Este dato es obligatorio registrarlo. Nombre de Sistema Contable: Debe introducir el nombre del sistema contable automatizado que se utiliz para generar sus estados financieros. Si no se tiene un sistema contable
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automatizado y se genera los estados financieros manualmente, puede colocar SISTEMA MANUAL. Este dato es obligatorio registrarlo. RESPONSABLE DE LA AUDITORA EXTERNA En esta rea, se puede llenar las siguientes celdas: Nombre y Apellido o Razn Social: Nombre de la persona profesional o empresa consultora de auditoria que haya revisado los Estados Financieros elaborados. Este dato es opcional. NIT: Nmero de NIT del profesional o empresa consultora que revis los Estados Financieros. Este dato es obligatorio si se registra un profesional o empresa consultora que revis los estados financieros. Opinin del Dictamen: Se puede seleccionar las siguientes opciones de la lista desplegable: LIMPIO CON SALVEDADES ABSTENCIN DE OPINION ADVERSO

Este dato slo es obligatorio si registra un profesional o empresa consultora que revis los estados financieros. Fecha del Dictamen: Fecha en que se dio el dictamen de los Estados Financieros, esta fecha debe ser posterior a la fecha de elaboracin de los estados financieros, debe introducirlo en formato Da/Mes/Ao. Este dato es obligatorio si se registra un profesional o empresa consultora que revis los estados financieros.

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Verificacin de los datos introducidos. Luego de introducir los datos anteriores, se debe presionar el botn VERIFICAR, el cual le mostrar en un crculo de color Rojo las celdas que tiene datos incorrectos o faltantes. En ese caso, debe ir a la celda con el crculo rojo y corregir el dato incorrecto o introducir el dato que falta; luego puede nuevamente verificar si desea, la existencia de datos incorrectos.

Luego debe presionar SIGUIENTE para continuar llenando el archivo Excel.

2.

Balance General
En la pestaa de Balance General (BALANCEGENERAL) esta hoja electrnica al igual que las dems trae vacas las celdas que debe llenar el usuario de modo que es obligatorio algn texto en celdas de texto, as como valores de 0 en las celdas numricas; el orden de llenado de las celdas es: Nombre de cuenta, Debe y Haber para mayor facilidad del validador incluido en el fichero; Esta hoja electrnica tiene los siguientes rubros: Detalle cuenta de activo. Detalle cuenta pasivo. Detalle cuenta patrimonio. Totales del Balance General.

Las celdas del balance general deben cumplir el siguiente criterio:

CUENTA BALANCE GENERAL Activo corriente Activo no corriente Pasivo corriente Pasivo no corriente Patrimonio DEBE >=0 >=0 >=0 >=0 >=0 HABER >=0 >=0 >=0 >=0 >=0 Gestin Actual (Saldo) D-H D-H H-D H-D H-D

En esta pestaa la fecha AL debe llenarse antes de continuar con los rubros. Para el rubro de activo se detalla cada una de las zonas del rubro:

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a) b) c) d)

Cuentas de activo; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de activo que se requiera. Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Detalle de cuentas obligatorias. f) Totales de cuentas de activo celdas actualizables. g) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) b) c) d)

Cuentas de pasivo; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de pasivo que se requiera. Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuentas de pasivo celdas actualizables.

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f)

Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de patrimonio; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de patrimonio que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuentas de pasivo celdas actualizables. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

El rubro de totales es de clculo automtico, con el siguiente detalle: 1000 Total activo es el valor del total saldo del rubro Detalle de cuenta activo. 2000 Total pasivo es el valor del total saldo del rubro Detalle de cuenta pasivo. 3000 Total patrimonio es el valor del total saldo del rubro Detalle de cuenta patrimonio. Total pasivo y patrimonio es el valor del Total pasivo + Total patrimonio.

En este punto se puede proceder presionando el botn SIGUIENTE.

3.

Estados de Resultados
En la pestaa de Estado de resultados (ESTADORESULTADOS) esta hoja electrnica al igual que las dems trae vacas las celdas que debe llenar el usuario de modo que es obligatorio algn texto en celdas de texto, as como valores de 0 en las celdas numricas, el orden de llenado de las celdas es: Nombre de cuenta, Debe y Haber para mayor facilidad del validador incluido en el fichero; Esta hoja electrnica tiene los siguientes rubros:

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Ingresos. Costo de ventas. Otros Ingresos. Otros Gastos. Ingresos financieros. Gastos Financieros. Impuestos sobre las utilidades. Las celdas de la pestaa deben cumplir el siguiente criterio:
CUENTA ESTADO RESULTADOS Ingresos Costos de ventas Gastos Otros ingresos Otros gastos Ingresos financieros Gastos financieros Impuestos sobre la utilidad de las Empresas DEBE >=0 >0 >0 >=0 >0 >=0 >0 >=0 HABER >0 >=0 >=0 >0 >=0 >0 >=0 >=0 Gestin Actual (Saldo) H-D D-H D-H H-D D-H H-D D-H D-H

Para el rubro se detalla cada una de las zonas del rubro:

a) b) c) d)

Cuentas de ingresos; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de ingreso que se requiera. Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuentas de activo celdas actualizables. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Costo de ventas de ingresos; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de costo de ventas que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla.

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d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuentas de activo celdas actualizables. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) b) c) d) e)

Cuentas de gastos obligatorios de ley. Cuentas de gasto; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de gasto que se requiera. Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. f) Totales de cuentas de gastos celdas actualizables. g) Totales de Utilidad o prdida bruta. h) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de gastos obligatorios de ley. b) Cuentas de otros ingresos; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de otros ingresos que se requiera. c) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. f) Totales de cuentas de otro ingresos celdas actualizables. g) Totales de Utilidad o prdida operativa. h) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.
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a) Cuentas de otros gastos obligatorios de ley. b) Cuentas de otros gastos; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de otros gastos que se requiera. c) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. f) Totales de cuentas de otros gastos celdas actualizables. g) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de ingresos financieros; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de ingresos financieros gastos que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuentas de ingresos financieros celdas actualizables. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de gastos financieros; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de gastos financieros que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuentas de gastos financieros celdas actualizables. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.
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a) b) c) d)

Cuenta de Impuesto sobre las utilidades de las empresas obligara de ley. Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuenta de impuesto sobre las utilidades. f) Utilidad o prdida antes de impuestos.

El rubro de totales es de clculo automtico cuyo detalle es el siguiente:

- 5900 Utilidad o prdida despus de impuestos = Utilidad o prdida antes de impuestos Impuesto sobre las utilidades de las empresas. - 5000 Utilidad de la gestin es el saldo de la utilidad o prdida despus de impuestos; Si es >=0. - 4000 Prdida de la gestin es el saldo de la utilidad o prdida despus de impuestos; Si es < 0.

En este punto se puede proceder presionando el botn SIGUIENTE.

4.

Evolucin del Patrimonio

En la pestaa de Evolucin del patrimonio (EVOLUCIONPATRIMONIO) esta hoja electrnica al igual que las dems trae vacas las celdas que debe llenar el usuario de modo que es obligatorio algn texto en celdas de texto, as como valores de 0 en las celdas numricas, el orden de llenado de las celdas es: Nombre de cuenta, Debe y Haber para mayor facilidad del validador incluido en el fichero; Esta hoja electrnica tiene los siguientes rubros: Cuentas de Capital. Actualizacin de cuentas capital. Cuentas Reservas. Actualizacin de Cuentas Reservas. Cuentas de Resultados. Actualizacin de cuentas de resultados. Pg. 12

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Las celdas del fichero deben cumplir el siguiente criterio:

CUENTA EVOLUCION PATRIMONIO Cta. Capital Actualizacin Cta. Capital Cta. Reservas Actualizacin Cta. Reservas Cta. Resultados Actualizacin Cta. Resultados DEBE >=0 >=0 >=0 >=0 >=0 >=0 HABER >0 >0 >0 >0 >=0 >=0 Gestin Actual (Saldo) H-D H-D H-D H-D H-D H-D

Para el rubro se detalla cada una de las zonas del rubro:

a) b) c) d)

Cuentas de capital; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de capital que se requiera. Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Fechas desde y hasta del Estado financiero. f) Totales de cuenta de capital. g) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de actualizacin de cuentas de capital; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de actualizacin cuentas de capital que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuenta de actualizacin de capital. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

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a) b) c) d)

Cuentas de reservas; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de reservas que se requiera. Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuenta de reservas. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de actualizacin de reserva; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de actualizacin de reservas que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuenta de actualizacin de reserva. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de resultado; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de resultado que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuenta s de resultados.
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f)

Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de actualizacin de resultado; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de actualizacin de resultado que se requiera. b) Columna DEBE columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna HABER columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna SALDO columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de cuentas de actualizacin de resultados. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

El rubro de totales es de clculo automtico, en este rubro el monto al inicio de la gestin es una celda que debe ingresar el usuario el detalle de estas cuentas es el siguiente: - 3100 Total Cuentas de Capital es el total de la columna saldo de Cuentas de Capital ms el saldo de actualizacin de Cuentas de Capital. - 3200 Total Cuentas de Reservases el total de la columna saldo de Cuentas de Reservas ms el saldo de actualizacin de Cuentas de Reservas. - 3300 Total Cuentas de Resultado es el total de la columna saldo de Cuentas de Resultado ms el saldo de actualizacin de Cuentas de Resultado. - 3400 Patrimonio al Final de la Gestin es la suma de las celdas de saldos de Total Cuentas de Capital, Total Cuentas de Reserva y Total Cuentas de Resultado. Dicho valor debe ser mayor a cero, caso contrario se debe generar un mensaje de advertencia. - 3500 Patrimonio al inicio de la Gestin es un campo de registro obligatorio, el contribuyente deber registrar el Saldo de la Gestin Anterior, numrico mayor o igual a cero. - 3600 Diferencia en Patrimonio es la diferencia entre PATRIMONIO FINAL Y PATRIMONIO AL INICIO. Luego se puede proceder presionando el botn SIGUIENTE.
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1.

Estado de Flujo
En la pestaa de Estado de flujo (ESTADOFLUJO) esta hoja electrnica al igual que las dems trae vacas las celdas que debe llenar el usuario de modo que es obligatorio algn texto en celdas de texto, as como valores de 0 en las celdas numricas, el orden de llenado de las celdas es: Nombre de cuenta, gestin anterior, gestin actual y variacin para mayor facilidad del validador incluido en el fichero; Esta hoja electrnica tiene los siguientes rubros: Operativa. Inversin. Financiamiento. Las celdas del fichero deben cumplir el siguiente criterio:
CUENTA Flujo de Efectivo Generado por Actividades Operativa Inversin Financiamiento Variacin

Gestin anterior >=0 >=0 >=0

Gestin actual >=0 >=0 >=0

Para el rubro se detalla cada una de las zonas del rubro:

a) Cuentas de flujo de efectivo generado por actividades operativas; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de flujo de efectivo generado por actividades operativas que se requiera. b) Columna GESTIN ANTERIOR columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna GESTIN ACTUAL columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna VARIACION columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Fechas desde y hasta del Estado Financiero. f) Totales de flujo de efectivo generado por actividades operativas. g) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

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a) Cuentas de flujo de efectivo generado por inversin; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de flujo de efectivo generado por inversin que se requiera. b) Columna GESTIN ANTERIOR columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna GESTIN ACTUAL columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna VARIACION columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de flujo de efectivo generado por inversin. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

a) Cuentas de flujo de efectivo generado por inversin; esta zona sirve para adicionar o eliminar cuentas de flujo de efectivo generado por inversin que se requiera. b) Columna GESTIN ANTERIOR columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. c) Columna GESTIN ACTUAL columna numrica que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. d) Columna VARIACION columna numrica o de frmula que debe cumplir el criterio mostrado en la anterior tabla. e) Totales de flujo de efectivo generado por inversin. f) Zona de comandos de AADIR FILA y ELIMINAR FILA los cuales se recomienda utilizar cuando se requiera.

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El rubro de totales es de clculo automtico, en este rubro el saldo inicial efectivo es una celda que debe ingresar el usuario el detalle de las cuentas es el siguiente: - 1101 Total efectivo por Operaciones es el valor del total de la columna variaciones del rubro Flujo de Efectivo Generado por Actividades Operativas. - 1102 Total Efectivo por Inversin es el valor del total de la columna saldo del rubro Flujo de Efectivo Generado por Actividades de Inversin. - 1103 Total Efectivo por Financiamiento es el valor del total de la columna saldo del rubro Flujo de Efectivo Generado por Actividades Financiamiento. - 1104 Diferencia Efectivo Generado en la Gestin es la sumatoria automtica de TOTALES DE EFECTIVO POR OPERACIONES, INVERSIONES Y FINANCIAMIENTO. - 1105 Saldo Inicial Efectivo es un campo de registro obligatorio, el contribuyente deber registrar el saldo efectivo de la gestin anterior, numrica mayor o igual a cero. - 1106 Efectivo al Final de la Gestin es la sumatoria automtica de los valores de DIFERENCIA EFECTIVO GENERADO EN LA GESTIN y SALDO INICIAL EFECTIVO. Luego se puede proceder presionando el botn SIGUIENTE.

5.

Notas

Esta pestaa sirve de recordatorio al contribuyente de que deber presentar obligatoriamente las notas a los estados financieros. Como se puede observar, no es posible desmarcar la casilla ni realizar ningn otro cambio.

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Simplemente debe presionar SIGUIENTE.

6.

Pie de formulario

Finalmente, en la pestaa PIE debe ingresar los datos de los firmantes de los estados financieros.

NOTA: Para cada firmante es obligatorio ingresar Nombre, Cargo y CI NOTA: Es obligatorio registrar al menos dos firmantes. Se ingresan los datos requeridos y se presionar FINALIZAR. Al hacerlo, si todo est bien, sale un mensaje advirtiendo que se guardarn los cambios.

Al Aceptar aparece un recordatorio sobre el envo del archivo a travs de la Oficina Virtual.

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Luego de Aceptar, debe cerrar el archivo Excel.

IV.

Envo de archivos

Luego de tener el archivo Excel completamente validado debe subirlo a la oficina virtual. Previamente a subir el archivo Excel se debe subir las Notas a los Estados. NOTA: Cabe aclarar que el archivo de notas es creado por el contribuyente, no se descarga de la Oficina Virtual, y puede contener lo que el contribuyente considere necesario. Una vez ingresado en la Pizarra Tributaria, debe elegir la opcin ENVIO DE FORMULARIO

Se despliega la pantalla para subir los archivos

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NOTA importante: Lea atentamente todos los mensajes que el sistema despliega para evitar inconvenientes.

1.

Subir las Notas a los Estados

En primer lugar se debe marcar la 1ra casilla para que se habilite el botn que permite subir el archivo Word o pdf con las Notas a los Estados. NOTA: Solo se pueden subir archivos con extensiones: .doc, .docx, .pdf

Se despliega la pantalla para subir las Notas

NOTA: El archivo de notas debe contener el mismo nombre que el archivo Excel descargado. Se debe elegir el Formulario (605) y registrar el mes de cierre y ao de las Notas que se intenta subir. NOTA: El mes y ao elegidos debe corresponder con los que figuran en el nombre del archivo. Luego se presiona Examinar, se ubica el archivo y luego Abrir
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Una vez ubicado el archivo, se presiona Adjuntar para subirlo.

Luego el sistema sacar un mensaje de envo exitoso.

2.

Subir los Estados Financieros (Excel)

Luego de subir las Notas a los Estados, se puede subir el archivo Excel con el resto de los Estados Financieros. NOTA importante: Asegrese de Grabar y Cerrar el archivo con sus ltimos cambios antes de subirlo a la Oficina Virtual, no trate de subirlo con el archivo abierto. NOTA importante: Es de mucha importancia que se deshabilite el bloqueo de ventanas emergente (popup) antes de realizar el envo (Ver Anexo para ms detalles). NOTA importante: Es EXTREMADAMENTE importante que este seguro de haber llenado correctamente el archivo con la informacin veraz ya que una vez enviado no podr hacerlo una segunda vez. Primeramente debe marcar la casilla donde declara la veracidad de la informacin presentada
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NOTA: El archivo debe estar con el mismo nombre con el que se descarg previamente. Caso contrario, no podr realizar el envo. Luego con el botn Examinar se debe ubicar el archivo. Luego presione el botn Procesar archivo El sistema despliega un mensaje de confirmacin

Presione Aceptar NOTA: Si al presionar Aceptar el explorador le muestra de nuevo la pgina de inicio, quiere decir que su tiempo de sesin ha expirado, es decir estuvo mucho tiempo conectado sin realizar ninguna operacin. En ese caso debe volver a conectarse con su usuario e ir a la opcin de men correspondiente. El sistema comienza a validar el archivo

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Se valida que el archivo corresponda al contribuyente que intenta enviarlo. Si usted utiliz otro archivo no podr enviarlo, tiene que utilizar el que se descarg originalmente, casos contrario emite un mensaje de error

Posteriormente se realizan validaciones de los datos del archivo Excel contra los datos del Padrn Nacional de Contribuyentes. Se valida que el archivo sea de Excel versin 2007 o superior. El nit del auditor que elabora los estados financieros debe ser vlido. El nit del auditor que revisa (si se registr) los estados financieros debe ser vlido. La valida que sean correctos la Gestin, Fecha Desde, Fecha Hasta, cantidad de Meses Se realizan validaciones sobre las pestaas del archivo Excel: o o Que no existan nombre de cuentas duplicados Que exista al menos una cuenta o que no est sin datos

Si todas las validaciones se cumplen, saldr un mensaje indicando el envo exitoso

NOTA: A partir de este momento no se puede volver a subir otro archivo

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Inmediatamente se desplegar la pantalla para la impresin NOTA importante: Lo primero que debe hacer el anotar el Nro. de orden NOTA: Al final del documento se incluye un listado de la mayora de las validaciones y como podran corregirse.

V.

Impresin de Formularios

Luego de enviar exitosamente el archivo aparecer la pantalla de Impresin de Certificados

En esta pantalla se debe imprimir uno a uno los estados financieros: Balance General Estado de Resultados Estado de Evolucin de Patrimonio Estado de Flujo de Efectivo Notas a los Estados Financieros En cada impresin aparecen los datos registrados en la pestaa CABECERA del archivo Excel y un pie de pgina con los datos de los firmantes. Al final de cada documento existe la barra codificada de seguridad como mecanismo de autenticidad del documento. A continuacin se muestra parte de un ejemplo del Balance General.
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Luego de imprimir todos los documentos, se debe presionar el botn FINALIZAR PASO para pasar al siguiente paso. NOTA: si al presionar el botn regresa a la pantalla inicial quiere decir que el tiempo de sesin pas y debe volver a ingresar. En este caso para recuperar el trmite donde se dej se debe usar la opcin del men ESTADOS FINANCIEROS ELABORADOS POR EL ENTE.

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Donde se puede recuperar un trmite.

VI.

Conformidad de envo

Este paso sirve para dar conformidad con la informacin enviada, se despliegan los datos principales y la lista de Estados Financieros a presentar.

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Simplemente debe presionar FINALIZAR PASO para dar por finalizado el trmite

VII.

Certificacin de DD.JJ.

Posteriormente el contribuyente tiene la opcin de imprimir de nuevo las certificaciones de sus EEFF enviados con anterioridad. Luego de autentificarse en la Oficina Virtual debe ir al men de Certificaciones DDJJ.

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Una vez abierta la ventana, debe elegir el formulario 605, registra el Nro. de orden, mes de cierre y ao.

Luego debe marcar la casilla autorizando la visualizacin de la certificacin

Para poder ver los estados debe presionar el botn Consultar. Se mostrar una ventana con la lista de Estados Financieros donde se podr realizar la impresin de los certificados de igual manera como se explic en el punto Impresin de Formularios.

VIII.

Recomendaciones.

No deje el envo de su informacin para los ltimos das antes del vencimiento, ya que la red y el servidor que debe procesarla se satura.
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Solamente se puede subir una vez su archivo Excel, revise muy bien antes de enviarlo porque luego no podr realizar correcciones. No copia los archivos Excel a otras personas o contribuyente, cada archivo solo sirve al contribuyente que lo descarg, si se hace esto la otra persona no podr realizar su envo. No se olvide de anotar su Nro. de Orden, ya que sin eso no podr continuar con el trmite en la Oficina Virtual, realizar reimpresiones de certificados y presentar su declaracin en Plataforma. En caso de error al enviar, consulta el anexo Validaciones del Envo de Archivo y haga todas correcciones antes de volver a intentar enviar.

IX.

Anexos

Anexo 1: Configurar ventanas emergentes (Pop-up).

Las ventanas emergentes son ventanas que aparecen automticamente. Pueden tener distintos tamaos pero normalmente no cubren toda la pantalla. Algunas ventanas emergentes se abren sobre la ventana actual del navegador.
A) En Internet Explorer

Pasos para habilitar y agregar el sitio a la lista segura de Popups en el Internet Explorer: 1) Vaya a: Herramientas > Bloqueador de elementos emergentes > Configuracin del bloqueador de elementos emergentes.

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2).- En el campo titulado como "Direccin del sitio web que desea permitir" escriba la direccin de internet y luego le da click en el botn Agregar

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B)

En Mozilla Firefox

En el navegador Firefox el bloqueo de ventanas emergentes est activado por defecto, Si esta activada el bloqueo se debe realizar los siguientes pasos: 1).- Vaya a Firefox > Opciones > Opciones.

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2).- Seleccione el panel Contenido, y desmarque la casilla Bloquear ventanas emergentes.

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