Seminar: Arhivare i registratur 16-18 iunie 2010, Sovata

Suport de curs: REGISTRATUR

ARHIVARE i

ACTIVITATEA DE REGISTRATUR. CIRCUITUL DOSARELOR. REGISTRE. NOIUNI GENERALE DESPRE ARHIVE SI CATEGORII DE ARHIVARE
formator ju d. Narcis-Violin STOICA vicepreedint e al Tribunalului Iai

CUPRINS:
Capitolul I Organizarea i rolul compartimentelor auxiliare ale instanelor cadru legal; noiuni generale. Capitolul II Registratura, arhiva curent si arhiva depozit. Rolul si atribuiile grefierilor registratori si arhivari. Capitolul III Categorii de registre, condici, tomuri si mape folosite in activitatea instanelor - enumerare si prezentare sumar. Capitolul IV : Circuitul dosarelor i celorlalte documente n instane 1. Primirea, nregistrarea, evidena si circulaia lucrrilor in cadrul instanelor. A. Primirea actelor de sesizare a instanei, formarea dosarului si circuitul dosarului. B. Primirea cererilor si a actelor de orice natura. Corespondenta cu caracter administrativ. C. Primirea, nregistrarea, evidenta, circulaia si gestionarea documentelor clasificate D. Evidenierea si gestionarea cererilor de informaii publice, precum si a petiiilor (BIRP).

2.

Eliberarea certificatelor nscrisurilor originale.

copiilor

de

pe

acte.

Restituirea

Capitolul V: Noiuni generale despre arhivare n instane 1. Arhiva curent i arhiva depozit - organizarea arhivelor instanelor. Noiuni generale 2. Predarea dosarelor i a documentelor spre pstrare n arhiva depozit compartimente implicate i condiii 3. Gestionarea nregistrrilor audio a edinelor de judecat. 4. Arhivarea electronic a dosarelor Bibliografie Anexe

Capitolul I : Organizarea i rolul compartimentelor auxiliare ale instanelor cadru legal; noiuni generale.
A. ) Cadrul legal Cele mai importante acte normative care reglementeaz organizarea instanelor, enumr compartimentele auxiliare i atribuiile personalului auxiliar ce lucreaz n cadrul acestor compartimente sunt urmtoarele: o Legea nr. 304/2004 privind organizarea judiciar, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare (ultimele aduse prin OUG nr. 56/2009); o Hotrrea nr. 387/2005 a Plenului Consiliului Superior al Magistraturii pentru aprobarea Regulamentului de ordine interioara al instanelor judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare (ultimele aduse prin Hotrrea nr. 1788/2009); o Legea nr. 567/2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti si al parchetelor de pe lng acestea, cu modificrile i completrile ulterioare (ultimele aduse prin Legea nr. 118/2009); o Codul de procedur penal; o Codul de procedur civil. B.) Noiuni generale privind organizarea i rolul compartimentelor auxiliare ale instanelor Conducerea instanelor este asigurat de: un preedinte (atribuiile lor i a vicepreedinilor, detaliate, sunt prevzute la art. 10-17 din Regulament); - unul sau mai muli vicepreedini (nu toate instanele au vicepreedini); 2

preedinii de secie (atribuiile lor prevzute de art. 26 din Regulament); - un colegiu de conducere (atribuiile detaliate sunt prevzute de art. 2125 din Regulament); - adunarea general a judectorilor instanei (atribuiile sunt prev. de art. 51 din lege i art. 19 din Regulament) . * * * Compartimentele auxiliare de specialitate ale instanelor n ceea ce privete organizarea intern a instanelor, n Legea nr. 303/2004 este rezervat un titlu ntreg (titlul VI) intitulat Compartimentele auxiliare de specialitate din cadrul instanelor si al parchetelor. Astfel, potrivit art. 116 alin. 1 din acesat lege, toate instanele judectoreti i toate parchetele au n structur cel puin urmtoarele compartimente auxiliare de specialitate: a) registratura; b) grefa; c) arhiva; d) biroul de informare i relaii publice; e) biblioteca. Grefa, registratura i arhiva sunt compartimente care se ocup cu efectuarea operaiunilor privind primirea, nregistrarea si expedierea corespondentei, ndosarierea actelor, pstrarea registrelor, precum si alte lucrri cu caracter auxiliar, necesare bunei desfurri a activitii instanelor. Alineatul 2 al art. 116, prevede c instanele judectoreti i parchetele pot avea i alte compartimente, stabilite prin regulamente. La nivelul curilor de apel si parchetele de pe lng aceste curi, naltei Curi de Casaie si Justiie, Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie si Justiie si DNA exist i: un compartiment de documentare ; un compartiment de informatic juridic (acestea ns se pot organiza ns i n structura tribunalelor, a tribunalelor specializate, a judectoriilor si a parchetelor de pe lng aceste instane). Potrivit art. 116 alin. 4 din Legea nr. 303/2004, instanele si parchetele militare au n structura i un compartiment de documente clasificate. Dei textul menionat se refer doar la instanele militare, Hotrrea de Guvern nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia, oblig ca n cadrul fiecrei instituii i autoriti publice s existe fie o structur se securitate, fie un funcionar de securitate cu atribuii n ceea ce privete protecia informaiilor clasificate. Conform art. 3 al Anexei 1 la H.G. nr. 585/2002, funcionarul de securitate este persoana care ndeplinete atribuiile de protecie a informaiilor clasificate n cadrul autoritilor, instituiilor publice, agenilor economici cu capital integral sau parial de stat i altor persoane juridice de drept public sau privat, iar structura de securitate este compartimentul specializat n protecia informaiilor clasificate, organizat n cadrul autoritilor, instituiilor publice, agenilor economici cu capital integral sau parial de stat i al altor persoane juridice de drept public sau privat. * * * -

Conform dispoziiilor art. 118 alin. 1 din Legea nr. 304/2004 personalul de specialitate auxiliar este subordonat ierarhic conducerii instanelor sau parchetelor unde funcioneaz. La curile de apel, tribunale, tribunale specializate si parchetele de pe lng acestea, compartimentele in care i desfoar activitatea personalul auxiliar de specialitate sunt conduse de prim-grefieri, iar la judectorii i parchetele de pe lng acestea de ctre grefieri-efi. Personalul auxiliar din cadrul instanelor repartizat pe secii este coordonat de grefieri-efi de secie. Activitatea grefierilor arhivari este coordonat de grefieri arhivari-efi, numii prin decizie a preedintelui curii de apel. * * * Alte compartimente din cadrul instanelor: departamentului economico-financiar si administrativ (este condus de managerul economic). Are atribuiile prevzute de art. 125 i urm. din Legea nr. 303/2004. n cadrul departamentului economico-financiar si administrativ, funcioneaz: - compartimentul financiar-contabil; - compartimentul administrativ; inginerul constructor n cadrul fiecrei curi de apel (are atribuiile din art. 76 din Regulament); compartimentul de protecie a muncii (sau , n lipsa acestuia, cel puin o persoan desemnat i responsabila cu atribuii n domeniul proteciei muncii). Atribuiile acestui compartiment sunt detaliate n art. 139 i urm. din Regulament. La instanele la care se organizeaz compartimente de protecie a muncii, acestea vor cuprinde: a) serviciul de securitate a muncii (art. 140 alin. 3 din Reg.); b) serviciul de medicin a muncii (art. 140 alin. 4 din Reg.). La fiecare instana judectoreasca, potrivit criteriilor stabilite la art. 139 alin. (1), se constituie comitetul de securitate si sntate n munc sau se desemneaz responsabilul cu protecia muncii care va ndeplini atribuiile specifice comitetului. Comitetul de securitate si sntate n munca asigura implicarea personalului n elaborarea si aplicarea deciziilor n domeniul proteciei muncii. Componena acestui comitet este stabilit de art. 141 din Regulament, iar atribuiile de art. 142. * * * Personalul din cadrul compartimentelor auxiliare Potrivit art. 2 din Legea nr. 567/2004 personalul auxiliar de specialitate funcioneaz n cadrul compartimentelor auxiliare din cadrul instanelor i parchetelor. Personalul auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti si al parchetelor de pe lng acestea este format din: a) grefieri; b) grefieri statisticieni; c) grefieri documentariti; d) grefieri arhivari; 4

e) grefieri registratori f) specialiti IT. * * * Corpul grefierilor este alctuit din grefieri cu studii superioare i grefieri cu studii medii (art.2 alin. 2 din Legea nr. 567/2004). Funciile de agent procedural, aprod si ofer sunt funcii conexe personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti si al parchetelor de pe lng acestea (art.2 alin.3).

Capitolul II : Registratura, arhiva curent i arhiva depozit. Rolul si atribuiile grefierilor registratori si arhivari.
Structur organizatoric La fiecare instana funcioneaz o registratur i o arhiv. Dispoziiile regulamentare stipuleaz faptul c la instanele cu volum mare de activitate poate funciona o registratura general, precum i cte o registratur si o arhiv pentru fiecare secie, n baza hotrrilor colegiilor de conducere. Mai mult, art. 69 alin. 2 din Regulament dau posibilitatea colegiilor de conducere s hotrasc chiar i organizarea de arhive distincte pentru completele specializate. n ceea ce privete arhiva, dei regulamentar nu exist o asemenea distincie, n realitate, fiecare instan din Romnia i are organizat arhiva n dou componente: a) arhiva curent; b) arhiva depozit. Fiecare dintre acestea are funciuni diferite. n plus, funcioneaz n locaii diferite. Rolul Potrivit art. 38 din Regulament grefa, registratura i arhiva efectueaz operaiuni privind primirea, nregistrarea si expedierea corespondentei, ndosarierea actelor, pstrarea registrelor, precum si alte lucrri cu caracter auxiliar, necesare bunei desfurri a activitii instanelor. Personalul care lucreaz n cadrul arhivelor i registraturii Activitatea grefei este coordonat pe diferite segmente de primiigrefieri, grefierii-efi, grefierii efi de secii si grefierii arhivari efi ai curii de apel si ai instanelor din circumscripia acesteia. n cadrul grefei se includ toi grefierii instanei. n cadrul compartimenetelor arhiv i registratur i desfoar activitatea grefieri arhivari i registratori sub coordonarea grefierului arhivar ef, iar n cazul n care nu exist un astfel de grefier, sub coordonarea unuia dintre grefierii arhivari desemnat de preedintele instanei (art. 71 din Regulament). Acesta din urm va coordona att activitatea arhivei, ct i a registraturii. Repartizarea personalului n cadrul compartimentelor auxiliare de specialitate, deci i n cadrul arhivei i registraturii, se face de ctre preedintele instanei, avndu-se n vedere nevoile fiecrui compartiment,

potrivit dispoziiilor art. 118 alin. 2 din Legea nr. 304/2004 republicat i art. 38 din Regulament. n strns legtur cu activitatea desfurat n cadrul arhivelor i registraturii sunt i unele din activitile desfurate de agentul procedural i aprod. Atribuiile grefierului arhivar i ale registratorului Principalele atribuii ale grefierului arhivar i ale registratorului sunt prevzute de art. 62 din Regulament. n concret, grefierul arhivar i registratorul au urmtoarele atribuii: a) primesc, nregistreaz i repartizeaz la secii i la celelalte compartimente actele de sesizare a instanei, dosarele de la celelalte instane i restul corespondentei; b) expediaz dosarele soluionate i corespondena; c) primesc i nregistreaz dosarele intrate, in evidena acestora i a circulaiei lor; d) ntocmesc conceptele pentru citarea prilor din procese, ntocmesc citaiile pentru primul termen si urmresc expedierea acestora; e) pun dosarele la dispoziia publicului i in evidena persoanelor care primesc dosarele spre studiu; f) pregtesc dosarele pentru edinele de judecata si asigura circulaia acestora n cadrul instanei, precum si trimiterea lor la alte instane; g) informeaz persoanele care au calitatea de pri ori sunt mputernicite de acestea, conform legii, asupra datelor solicitate din dosarele n care acestea sunt direct interesate; h) la judectorii si tribunale, nainteaz instanelor superioare dosarele n care s-a declarat apel sau recurs, iar la secii, le predau la registratura generala pentru naintare; i) asigur pstrarea n buna stare a dosarelor si registrelor; j) pstreaz, pe ani, dosarele soluionate, mapele de hotrri, registrele si condicile de edina; k) particip anual la activitatea de arhivare si ntocmesc lista dosarelor aflate n conservare n arhiva instanei; l) particip anual la activitatea de triere a dosarelor arhivate, la expirarea termenului de pstrare; m) realizeaz arhivarea electronic a dosarelor; n) ndeplinesc, n limitele funciei, si alte atribuii stabilite de preedintele instanei sau al seciei, potrivit legii. Regulamentul permite n art. 63 ca preedintele instanei s desemneze dintre grefierii cu studii superioare, un grefier cu atribuii privind stabilirea taxelor judiciare de timbru si a timbrului judiciar, care va calcula, sub ndrumarea completului de judecata, taxele judiciare de timbru si timbru judiciar, datorate. De regul, n ipoteza n care se desemneaz un asemenea grefier, acesta este unul din cadrul arhivei curente sau a registraturii. n exercitarea unora dintre atribuiile sale agentul procedural intr n interaciune cu compartimentele de arhiv i registratur. Aceste atribuii (art. 65 din Regulament) sunt urmtoarele: a) comunic actele procedurale, cu respectarea termenelor prevzute de lege, persoanelor din localitatea unde se afla sediul instanei, depunnd cel 6

mai trziu a doua zi dovezile de nmnare; pentru cazuri urgente si cnd dotarea instanelor permite, comunicarea actelor de procedura se va putea efectua prin agent procedural si n alte localiti; b) ndeplinete sarcinile stabilite de preedintele instanei i serviciul de curier, primind i prednd n aceeai zi corespondena pentru destinatarii din localitate. n exercitarea unora dintre atribuiile sale i aprodul intr n interaciune cu compartimentele de arhiv i registratur. Aceste atribuii (art. 66 lit. b din Regulament) sunt cele referitoare la : ndeplinirea unora dintre atribuiile compartimentelor auxiliare (arhiv, registratur) stabilite de preedintele instanei, cum ar fi: ataarea actelor de procedur la dosare, stocarea dosarelor n arhiv, supravegherea persoanelor care consult dosarele, asigurarea transportului dosarelor la diferite compartimente, precum i alte activiti. Anexat prezentului suport de curs se gsesc modele dup fiele postului pentru: a) un grefier arhivar de la arhiva curent; b) un grefier arhivar de la arhiva depozit; c) un grefier registrator. * * * Modalitatea de exercitare a atribuiilor Justiia reprezint un serviciu public menit s asigure aprarea i realizarea drepturilor i libertilor fundamentale ale cetenilor, precum i celelalte drepturi i interese legitime, fr privilegii i fr discriminri. n concordan cu acest principiu enunat prin dispoziiile art.1 alin.3 din Regulament, art. 44 din Regulament statueaz c personalul auxiliar de specialitate, deci i grefierii ce i desfoar activitatea n cadrul arhivei i registraturii, trebuie s i ndeplineasc ndatoririle de serviciu fr prtinire i s se manifeste calm, demn i politicos cu prile din proces, cu martorii, avocaii i alte persoane cu care intr n contact n calitate oficial, nclcarea acestei obligaii constituind abatere disciplinar, potrivit art. 149 alin. 2 din Regulament.

Capitolul III Categorii de registre, condici, tomuri si mape folosite in activitatea instanelor - enumerare si prezentare sumar.
A. Evidena activitii instanei aspecte generale Activitatea desfurat de instanele romneti este evideniat ntr-o multitudine de registre, condici, tomuri, mape i alte tipuri de evidene, unele doar n format scris, dar cele mai multe att n format scris, ct i n form electronic. Cele mai multe dintre tipurile de evidene (registre, condici, tomuri i altele) ce trebuie inute n cadrul instanelor sunt menionate n dispoziiile Regulamentului de organizare i funcionare a instanelor. Altele, sunt menionate n dispoziii din legi speciale (precum ar fi: Legea nr. 302/2004 privind cooperarea judiciar internaional n materie penal, HG nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia ori HG privind protecia 7

informaiilor secrete de serviciu .a.) sau chiar n dispoziii ale codurilor de procedur (de pild: art. 309 alin. 3 C.p.p. prevede c minuta se ntocmete n dou exemplare originale, din care unul se ataeaz la dosarul cauzei, iar cellalt se depuse spre conservare, la dosarul de minute ale instanei , cunoscut i sub denumirea de tom de minute) n Regulamentul de organizare i funcionare a instanelor tipurile de evidene ce trebuie inute de instane sunt menionate, n special, n urmtoarele articole: a) art. 70 cu privire la cele care se ntocmesc i se pstreaz la registratur; b) art. 81 alin. 1 lit. i i j cu privire la cele care se ntocmesc i se pstreaz la biroul de informare si relaii publice; c) art. 83 n care sunt enumerate principalele i cele mai uzitate registre inute de instane (n numr de 23); d) art. 84 care se refer la tipurile de mape cu hotrri (tomuri); e) art. 85 se refer la dosarele administrative prevzute de lege i la drile de seam statistice; f) art. 86 alin. 2 - registrele de evidenta a valorilor; g) altele. Regula general prevzut de art. 82 din Regulament este aceea c la fiecare instan nregistrrile n registrele i condicile existente se in, de regul, n sistem informatizat, Dar, evidenta n sistem informatizat se pstreaz si pe suport hrtie, prin listarea periodica a nregistrrilor si legarea lor n mape distincte. Totui, pana la generalizarea sistemului informatizat, la instanele la care acesta nu exista, evidentele se in pe suport hrtie, n registrele si condicile prevzute la art. 83. La registratura general (art. 70 din Regulament) se ntocmesc si se pstreaz: a) registre generale pentru nregistrarea actelor de sesizare, a dosarelor primite n apel, a dosarelor primite n recurs, a actelor de procedur si a corespondenei; b) borderouri pentru expedierea prin pot si condici de predare a dosarelor, actelor de procedur si a restului corespondenei. B. Enumerarea categoriilor de registre, condici, mape i alte evidene ce ar trebui inute de un tribunal Dup cum am artat anterior numrul registrelor, condicilor, mapelor i altor evidene care ar trebui inut de o instan este destul de mare. n cele de mai jos, vom enumera evidenele care ar trebui inute de un tribunal, fr pretenia c enumerarea este una complet. De altfel, chiar i art. 83 alin. (2) din Regulament prevede c pentru evidenta activitii instanelor vor fi inute orice alte registre prevzute de lege sau stabilite de Consiliul Superior al Magistraturii, ceea ce nseamn c este posibil ca dispoziii normative speciale s impun inerea i altor evidene. B.1. Evidene comune tuturor seciilor 8

1. Registrul general de dosare n acest registru se trec, n ordinea intrarii, toate dosarele nregistrate la judecatorii, tribunale, tribunale specializate, curti de apel sau la sectiile acestora, cu rubricile stabilite n acest scop; sub acelasi numar se vor inregistra toate cererile depuse ulterior sau corespondenta n legatura cu dosarul. La instantele unde exista registratura generala si cte o registratura si o arhiva pentru fiecare sectie se tine un registru la registratura generala n care se va trece si sectia la care a fost repartizat dosarul si cte un registru general la fiecare sectie. Dupa numarul dosarului nregistrat la sectie se va trece indicativul sectiei (C - civila, P - penala, CAF - contencios administrativ si fiscal, Com. comerciala) si numarul cu care a fost nregistrat la registratura generala. La instantele unde functioneaza mai multe sectii pentru aceeasi materie se utilizeaza indicative numerice pentru identificarea acestora. n cazul utilizarii nregistrarilor n sistem informatizat, se va constitui un singur registru general de dosare care va contine date suplimentare menite sa asigure obtinerea unor evidente derivate. In acest scop, registrul informatizat va fi completat, conform instructiunilor ce nsotesc programul de evidenta, cu toate informatiile prevazute n structura bazei de date. Aceste date suplimentare, legate de fiecare cauza, vor fi completate permanent n cursul judecatii. La sfrsitul fiecarei zile de lucru se va proceda la asigurarea bazei de date prin salvarea acesteia pe suport magnetic de tip compact-disc, conform instructiunilor de exploatare a bazei informatice. * * * Reamintim faptul c ncepnd cu 1 iulie 2006 s-a generalizat sistemul ECRIS al numarului unic de dosar la toate instantele. Numarul unic al dosarului este format din: numarul din registrul general electronic/numarul identificator al instantei/anul nregistrarii dosarului. Conform art. 99^2 alin. (2) din regulament numrul din registrul general electronic reprezinta numarul dosarului n cadrul registrului electronic pentru intreaga instanta. Acest numar ncepe de la valoarea 1 pentru primul dosar din anul curent si continua incremental pentru fiecare nou dosar creat. Numarul identificator al instantei reprezinta un numar unic de identificare a instantei de judecat. Numrul unic dat de instanta de fond se pastreaza fr modificri pe tot parcursul solutionarii dosarului pn la executarea hotarrii. n situaia casarilor cu trimitere spre rejudecare ori n alte situatii n care n mod obiectiv programul nu permite pstrarea aceluiasi numar, se va genera un numar nou n sistem informatic. Prin urmare exist i un registrul general electronic. Exist, de asemenea, n ECIRS i alte registre electronice. 2. Opisul alfabetic In acest registru se trec numele si prenumele sau, dupa caz, denumirea partilor din dosar, inclusiv a celor introduse ulterior n proces, precum si numarul dosarului. La instantele la care functioneaza sectii, opisul alfabetic se tine pe sectii. 3. Registrul informativ In acest registru se mentioneaza, pentru fiecare dosar trecut n ordinea numerica, primul termen de judecata si termenele ulterioare; data iesirii 9

dosarului din arhiva si persoana careia i s-a predat, data reintrarii dosarului n arhiva; numarul si data sentintei, deciziei sau ncheierii, dupa caz, si solutia pe scurt; data trimiterii dosarului la alte instante, la parchet sau la alte autoritati si data revenirii dosarului, conexarea sau atasarea dosarului la alt dosar. La instantele unde functioneaza sectii se tine cte un registru informativ pentru fiecare sectie. 4. Registrul de termene al arhivei In acest registru se trec toate dosarele pe termenele de judecata fixate, consemnndu-se numarul si data nregistrarii lor. La instantele la care functioneaza sectii se tine cte un registru de termene pentru fiecare sectie. 5. Condica sedintelor de judecata In acest registru se trec, n ordinea nscrisa n lista, dosarele din fiecare sedinta, separat pe complete, noul termen de judecata n caz de amnare a judecatii, hotarrea pronuntata si numarul acesteia, precum si initialele judecatorului care o va redacta. La judecatoriile cu volum mare de activitate se tin doua condici, una pentru cauzele penale si una pentru cauzele civile. La instantele unde functioneaza sectii se tine cte o condica pentru fiecare sectie; la instantele unde nu exista sectii, condicile se tin pe materii. La curtile de apel si tribunale se tin condici separate pentru activitatea de prima instanta, de apel si de recurs. Se vor tine condici separate pentru sedintele de judecata desfasurate n camera de consiliu, pentru sedintele de judecata privind adoptia, pentru sedintele de judecata a sesizarilor privind efectuarea perchezitiilor si a interceptarilor si nregistrarilor convorbirilor telefonice si a sedintelor de judecata a recursurilor solutionate prin ncheiere. 6. Registrul de evidenta a cailor de atac declarate impotriva hotarrilor civile si penale In acest registru se trec, n ordinea datei declarrii apelurilor sau, dup caz, a recursurilor: numele si prenumele prii care a declarat apelul sau recursul; numrul dosarului, data declarrii caii de atac si data naintrii dosarului la instana competenta. Dac instana are secii, acest registru se ine separat pe secii. Chiar i la instanele mici, unde nu exist secii se recomand inerea separat a acestui registru, adic pe materii : penal i civil. 7. Registrul de evidenta a redactarii hotarrilor In acest registru se trec n ordinea numerica, separat pe materii, dupa caz, toate sentintele, deciziile sau ncheierile pronuntate si se noteaza: numarul dosarului, numele judecatorului care a redactat hotarrea, data predarii de catre judecator a conceptului pentru tehnoredactare, data redactarii (care se considera data depunerii la mapa a hotarrii tehnoredactate, facndu-se, cnd este cazul, mentiune separata despre data predarii de catre judecator a conceptului pentru tehnoredactare). 8. Registrul de intrare-iesire a corespondentei administrative

10

In acest registru se nregistreaza corespondenta care nu are legatura cu dosarele. Corespondenta de serviciu care nu este destinata publicitatii se va inregistra ntr-un registru separat. La fiecare instanta se tine un singur registru de intrare-iesire a corespondentei administrative. 9. Registrul de control In acest registru se vor nscrie constatrile si masurile dispuse de catre persoana care efectueaza controlul, mentionndu-se numarul si data actului de control. La curtile de apel si tribunale se va tine cte un registru de control si la fiecare sectie. Dei regulamnetul nu prevede, este evident c i la judectoriile unde exist secii trebuie inut cte un registru i pe fiecare secie. 10. Registrul privind evidenta practicii instantelor de control judiciar In acest registru se nregistreaza toate dosarele sosite de la instantele de control judiciar, solutiile pronuntate n caile de atac si caracterul reformarii. 11. Registrul valorilor si corpurilor delicte n acest registru de evidenta se va face descrierea amnunita a valorilor care constituie mijloc de proba n procesele civile, precum si, separat de aceasta, a obiectelor-corpuri delicte (n procesele-penale), artndu-se starea calitativa, materialul din care sunt confecionate, dimensiunile, greutatea, marca de fabrica, seria, culoarea, precum si orice alte elemente de identificare pentru a se evita confuzia sau posibilitatea de nlocuire. Aceasta evidenta se completeaz cu procesul-verbal de primire si cu procesul-verbal ncheiat la sfritul fiecrui an, potrivit art. 131 alin. (3) din Regulament. B.2. Evidene specifice Biroului de informaii i relaii publice (BIRP) 1. Registrul de eviden a petiiilor (art. 83 pct. 19 din Regulament) n acest registru se vor nscrie n ordinea primirii toate petiiile adresate instanei, cu menionarea datei primirii, a termenului fixat pentru soluionare, a compartimentului cruia i-au fost repartizate si a datei inaintarii la acest compartiment, a datei la care raspunsul redactat a fost naintat spre semnare persoanei competente, a datei la care raspunsul a fost comunicat petitionarului sau, dupa caz, cu mentionarea altei solutii date petitiei (conexare sau clasare). 2. Registrul de eviden pentru nregistrarea cererilor si rspunsurilor privind accesul la informatiile de interes public (art. 83 pct. 20 din Regulament) Acest registru cuprinde: numarul si data cererii, numele si prenumele solicitantului, informatiile solicitate si raspunsul comunicat. La rubrica raspuns se va trece: a) da - acces liber la informatii; b) termen - 30 de zile, daca solutionarea necesita un termen de raspuns; c) trimis la alta institutie; d) nu - informatie exceptata; 11

e) nu - informatie inexistenta. 3. Mape cu petiiile i cererile, precum i rspunsurile date acestora (art. 81 lit.j ) B.3. Evidene specifice Seciei Penale Acestea pot fi structurate n 4: a) registre; b) tomuri; c) mape; d) condici. a) REGISTRE PENALE 1. Registrul de evidenta a sesizrilor privind confirmarea si autorizarea interceptrilor i nregistrrilor pe banda magnetic sau pe orice alt tip de suport (art. 83 pct.9 din Regulament) In acest registru se vor face urmatoarele mentiuni: numarul curent; numarul si data adresei parchetului, data nregistrarii cererii persoanei vatamate; numarul dosarului instantei; data pronuntarii ncheierii; numarul de autorizatie, data si ora emiterii; numele, prenumele, mijlocul de comunicare sau locul supus supravegherii; judecatorul care a emis autorizatia; data comunicarii de catre parchet a finalizarii operatiunii de interceptare si nregistrare; data efectuarii comunicarii catre persoana a carei convorbire sau comunicare a fost interceptata; data prelungirii. Registrul de evidenta a sesizarilor privind autorizarea efectuarii interceptarilor si nregistrarilor pe banda magnetica sau pe orice tip de suport nu este destinat publicitii. 2. Registrul de evident a sesizrilor privind autorizarea efecturii percheziiilor date de judector n cursul urmririi penale (art. 83 pct.8 din Regulament) In acest registru se vor face urmatoarele mentiuni: numarul curent, numarul si data adresei parchetului, numarul dosarului instantei, numarul si data ncheierii, numarul de autorizatie, data si ora emiterii, numele si prenumele persoanei, sediul unitatii publice sau al persoanei juridice la care se efectueaza perchezitia, a sistemelor informatice si a suporturilor de stocare a datelor informatice, perioada de valabilitate a autorizatiei de perchezitie, numele si prenumele judecatorului care a emis autorizatia. Registrul de evidenta a sesizarilor privind autorizarea efectuarii perchezitiilor nu este destinat publicitii. 3. directe Registrul de evident a redactrii hotrrilor cauze

4. Registrul de eviden a prelungirilor de arestare preventiv n cursul urmririi penale 5. apel 6. recurs Registrul de evident a redactrii hotrrilor cauze n Registrul de evident a redactrii hotrrilor cauze n

12

7. Registrul de evident a redactrii ncheierilor cauze directe camer de consiliu 8. Registrul de evident a redactrii ncheierilor cauze directe edin public 9. Registrul de evident a redactrii ncheierilor cauze n recurs n registrele de redactare se trec n ordinea numerica, separat pe materii, dupa caz, toate sentintele, deciziile sau ncheierile pronunate si se noteaz: numarul dosarului, numele judecatorului care a redactat hotarrea, data predarii de catre judecator a conceptului pentru tehnoredactare, data redactarii (care se considera data depunerii la mapa a hotarrii tehnoredactate, facndu-se, cnd este cazul, mentiune separata despre data predarii de catre judecator a conceptului pentru tehnoredactare). 10. 11. judiciar Registrul valorilor si corpurilor delicte Registrul privind evidenta practicii instanelor de control

12. Registrul de evident i punere n executare a hotrrilor penale - cauze directe 13. Registrul de evident i punere n executare a hotrrilor penale : - cauze apeluri 14. Registrul de evident i punere n executare a hotrrilor penale : - cauze recursuri 15. Registrul de evidenta si punere n executare a ncheierilor penale pronunate n recurs (art. 83 pct. 14 din Regulament) n acest registru se vor face urmatoarele mentiuni: numarul curent, data ncheierii, numarul dosarului, numele si prenumele inculpatului, domiciliul inculpatului sau locul de detentie, solutia pronuntata n recurs, cheltuielile judiciare n recurs, data trimiterii si confirmarii primirii extrasului, data trimiterii si confirmarii titlului executoriu pentru cheltuielile judiciare, mentiuni cu privire la modul de nchidere a pozitiei, semnatura judecatorului delegat. 16. Registrul de evidenta a cailor de atac declarate mpotriva hotrrilor penale n cauze directe In acest registru se trec, n ordinea datei declararii apelurilor sau, dupa caz, a recursurilor: numele si prenumele partii care a declarat apelul sau recursul; numarul dosarului, data declararii caii de atac si data inaintarii dosarului la instanta competenta. 17. Registrul de evidenta a cailor de atac declarate mpotriva hotrrilor penale n cauze apeluri 18. Registrul privind evidenta si punerea n executare a plngerilor introduse mpotriva actelor si masurilor luate de procuror n faza urmririi penale (art. 83 pct.10 din Regulament) 13

In acest registru se vor face urmatoarele mentiuni: numarul curent; numarul dosarului si data nregistrarii, numele si prenumele petentului, numarul si data rezolutiei sau ordonantei, data pronuntarii si solutia, data declararii recursului, data trimiterii dosarului la instanta de recurs, numarul dosarului instantei de recurs, numarul deciziei pronuntate n recurs, cheltuieli judiciare, punerea n executare a cheltuielilor judiciare, mentiuni cu privire la modul de nchidere a pozitiei, semnatura judecatorului delegat. 19. Registrul de evident a mandatelor de arestare preventiv emise de judector n cursul urmririi penale (Registrul privind arestarea - art. 83 pct.6 din Regulament) In acest registru se vor face urmatoarele mentiuni: numarul curent; numele si prenumele nvinuitului/inculpatului; numarul si data adresei parchetului; numarul dosarului instantei; data si solutia pronuntata; numarul si data mandatului de arestare preventiva; durata arestarii, cu indicarea datei la care ncepe masura si a datei la care expira; numele si prenumele judecatorului care a emis mandatul; data declararii recursului; data inaintarii recursului la instanta de control judiciar; solutia instantei de recurs, precum si prelungirile arestarii preventive. 20. Registrul de evidenta a mandatelor de arestare preventiv emise de judector n cursul cercetrii judectoreti (judecii) (art. 83 pct.7 din Regulament) In acest registru se vor face urmatoarele mentiuni: numarul curent; numele si prenumele inculpatului; numarul dosarului; numarul si data ncheierii prin care s-a dispus arestarea; numarul si data mandatului de arestare preventiva; durata arestarii, cu indicarea datei la care ncepe masura si a datei la care expira; data declararii recursului; data inaintarii dosarului la instanta de recurs; solutia instantei de recurs; observatii. Instanta de recurs va tine un registru distinct pentru aceste spete. In cazul cailor de atac de reformare, n aceste registre se trec, n ordinea datei declararii cailor de atac, calea de atac promovata, numele si prenumele partii care a declarat calea de atac, numarul dosarului, numarul si data pronuntarii hotarrii atacate, data declararii caii de atac, data inaintarii dosarului la instanta competenta, data restituirii dosarului, observatii. In cazul cailor de atac de retractare, n registre se vor trece, n ordinea datei declararii cailor de atac, calea de atac promovata, numele si prenumele partii care a declarat calea de atac, numarul dosarului, numarul si data pronuntarii hotarrii atacate, data declararii caii de atac, numarul si data hotarrii prin care s-a solutionat calea de atac, observatii. 21. Registru de eviden a inculpailor condamnai la locul de munc (eviden prevzut de art. 83 pct. 13) 22. Registru de eviden a condamnailor de alte instane, care executa pedeapsa la locul de munca n una dintre unitile din circumscripia instanei (eviden prevzut de art. 83 pct. 13) 23. Registrul privind msura educativ a internrii minorilor n centrul de reeducare (eviden prevzut de art. 83 pct. 13) 14

24. Registrul de eviden a inculpailor condamnai cu suspendare (eviden prevzut de art. 83 pct. 13) 25. Registrul de eviden a inculpailor condamnai cu suspendarea executrii sub supraveghere (eviden prevzut de art. 83 pct. 13) 26. Registrul de eviden privind amnarea ori ntreruperea executrii pedepsei (eviden prevzut de art. 83 pct. 13 din regulament i art. 454 alin. 2 i art. 457 Cod pr. penal) 27. Registrul special pentru nregistrarea datelor privind cazierul fiscal (art. 83 pct.7 din Regulament) In acest registru se vor face urmatoarele mentiuni: numarul curent; numele si prenumele condamnatului, datele de stare civila, codul numeric personal; domiciliul; infractiunea savrsita; hotarrea pronuntata; masuri asiguratorii ori masuri privind latura civila; comunicarea hotarrii catre Ministerul Finantelor Publice; semnatura judecatorului-delegat. 28. Registrul de eviden a inculpailor condamnai la plata unei amenzi penale (eviden prevzut de art. 83 pct. 13) 29. Registrul de eviden a plii amenzii ealonate n rate lunare (eviden prevzut de art. 83 pct. 13) 30. Registrul de eviden a mandatelor europene de arestare (art. 81 alin. 7 din Legea nr. 302/2004 privind cooperarea judiciar) Coninut: numrul curent; numele, prenumele i cetenia persoanei solicitate; numrul i data adresei parchetului ori a instanei pe rolul creia se afl cauza penal; numrul dosarului instanei de executare; data emiterii mandatului european de arestare; data transmiterii mandatului european de arestare; informaii asupra executrii mandatului european de arestare; motivele neexecutrii mandatului european de arestare; data predrii persoanei solicitate; data retragerii mandatului european de arestare. Registrul nu este destinat publicitii. 31. Registrul de eviden a sesizrilor privind extrdarea (art. 67 alin. 31 din Legea nr. 302/2004) Coninut: numrul curent; numele i prenumele inculpatului sau condamnatului; numrul i data mandatului de arestare preventiv sau de executare a pedepsei; numrul i data adresei Centrului de Cooperare Poliieneasc Internaional din cadrul Ministerului Internelor i Reformei Administrative sau a Ministerului Justiiei; numrul dosarului instanei; numrul i data pronunrii ncheierii; data comunicrii ncheierii Ministerului Justiiei. Instana de recurs va ine un registru distinct pentru aceste spee. Registrul de eviden a sesizrilor privind extrdarea nu este destinat publicitii. 32. Registrul de eviden a cetenilor strini condamnai b) TOMURI 15

1. Tomuri cu sentine penale pronunate n cauze directe 2. Tomuri cu decizii penale pronunate n apeluri 3. Tomuri cu decizii penale pronunate n recursuri 4. Tomuri cu ncheieri penale pronunate n recursuri 5. Tomuri cu ncheieri penale directe pronunate n camera de consiliu 6. Tomuri cu ncheieri penale directe pronunate n edin public c) MAPE (tomuri) de MINUTE 1. Mape cu minute - sentine penale 2. Mape cu minute - decizii penale pronunate n apeluri 3. Mape cu minute - decizii penale pronunate n recursuri 4. Mape cu minute - ncheieri penale pronunate n recursuri Mape cu minute - ncheieri penale pronunate n camera de

5. consiliu

6. Mape cu minute - ncheieri penale pronunate n edin public 7. Mape cu minute - ncheieri penale pronunate n cauze directe cu termen (meninere msur preventiv) 8. Mape cu minute - ncheieri penale pronunate n apeluri i recursuri cu termen (meninere msur preventiv) 9. Mape cu minute abineri i recuzri d) CONDICI : 1. Condica edinelor de judecat n cauze directe 2. Condica edinelor de judecat n apeluri 3. Condica edinelor de judecat n recursuri 4. Condica edinelor de judecat ncheieri - n camera de consiliu 5. Condica edinelor de judecat ncheieri - n edin public 6. Condica edinelor de judecat ncheieri - recursuri 7. Condica edinelor de judecat ncheieri camer de consiliu autorizri / interceptri audio-video - confidenial 8. Condica edinelor de judecat ncheieri investiri - la biroul executri penale 9. Condica edinelor de judecat ncheieri privind autorizarea efecturii percheziiilor date de judector n cursul urmririi penale - grefier ef secie penal 10. Condica edinele de judecat a sesizrilor privind extrdarea (art. 67 alin. 31 din Legea nr. 302/2004). n acesta se trec dosarele din fiecare edin, separat pe complete, ncheierea pronunat i numrul acesteia, precum i iniialele judectorului care o va redacta. Concluzie: n cadrul Seciei Penale pot fi inute un numr de: - 32 de registre, din care un numr de 3 registre sunt confideniale; - 10 condici de edin, din care un numr de 3 condici sunt confideniale; - 13 (tipuri) de tomuri, din care: 9 tomuri de minute i 6 de hotrri.

16

4. Evidene specifice Seciei Civile a) REGISTRE 1. Registru 2. Registru civile 3. Registru civile 4. Registru 5. Registru 6. Registru 7. Registru 8. Registru 9. Registru de punere n executare a hotrrilor civile. de eviden a apelurilor declarate mpotriva hotrrilor de eviden a recursurilor declarate mpotriva hotrrilor de control privind evidena practicii instanelor de control judiciar. de eviden a redactrii hotrrilor - cauze directe de eviden a redactrii hotrrilor - cauze n apel de eviden a redactrii hotrrilor - cauze n recurs privind nregistrarea federaiilor cu cu cu cu sentine civile pronunate n cauze directe decizii civile pronunate n apeluri decizii civile pronunate n recursuri sentine civile pronunate n cauze directe adopii.

b) TOMURI 1. Tomuri 2. Tomuri 3. Tomuri 4. Tomuri

c) MAPE (tomuri) 1- Mape cu ncheieri pronunate n cererile de abinere 2- Mape cu ncheieri pronunate n cererile de recuzare 3- Mape cu ncheieri pronunate Camer de Consiliu 4- Map cu adrese la corespondena din Secia Civil d) CONDICI CIVILE 1. Condica edinelor de 2. Condica edinelor de 3. Condica edinelor de 4. Condica edinelor de confidenial 5. Condica edinelor de cauze directe civile 6. Condica edinelor de recursuri civile 7. Condica edinelor de apeluri. judecat judecat judecat judecat n cauze civile n apeluri n recursuri n cauze directe adopii -

judecat - ncheieri Camer de Consiliu n judecat - ncheieri Camer de Consiliu n judecat ncheieri Camer de Consiliu

Concluzie: n cadrul Seciei Civile pot fi inute un numr de: 9 registre; 5 condici de edin, din care 1(una) este confidenial; 4 tipuri de tomuri de hotrri, din care: 2 de sentine i 2 de decizii; 3 tipuri de mape cu ncheieri (abinere, recuzare i pronunate n C. Consiliu). B.5. Evidene specifice Seciei Administrativ (+ Birou Jud. sindic) Comerciale i de Contencios

17

a) REGISTRE 1. Registru de eviden a redactrii hotrrilor cauze directe comerciale 2. Registru de eviden a redactrii hotrrilor cauze directe contencios administrativ 3. Registru de eviden a redactrii hotrrilor recursuri comerciale 4. Registru de eviden a redactrii hotrrilor recursuri contencios administrativ 5. Registru de eviden a redactrii ordonanelor cauze directe, somaii i ordonane de plat 6. Registru de eviden a redactrii hotrrilor cauze directe comerciale, Camera de Consiliu 7. Registru privind evidena practicii instanelor de control judiciar 8. Registru de eviden a cilor de atac recursuri 9. Registru de eviden a cilor de atac apeluri 10 Registru informativ judector sindic 11 Registru de eviden a cilor de atac judector sindic 12 Registru de eviden a redactrii hotrrilor - cauze directe 13 Registru intrri-ieiri coresponden judector sindic 14 Opis alfabetic judector sindic b) TOMURI 1. 2. 3. 4. 5. Tomuri sentine directe comerciale Tomuri sentine directe contencios administrativ Tomuri sentine recursuri comerciale Tomuri sentine recursuri contencios administrativ Tomuri ordonane i sentine n procedura somaiei i a ordonanei de plat 6. Tomuri ncheieri cauze directe comerciale i cont. administrativ 7. Tomuri ncheieri recursuri comerciale i cont. administrativ 8 Tomuri sentinei judector sindic 9 Tomuri ncheieri judector sindic 10 Tomuri ncheieri Cam. Consiliu judector sindic

c) CONDICI 1. Condica edinelor de judecat directe comerciale 2. Condica edinelor de judecat directe contencios administrativ 3. Condica edinelor de judecat directe Camera de Consiliu 4. Condica edinelor de judecat ordonane i sentine n procedura somaiei i a ordonanei de plat 5. Condica edinelor de judecat recursuri comerciale 6. Condica edinelor de judecat recursuri contencios administrativ 7. Condica edinelor de judecat recursuri Camera de Consiliu 8. Condica edinelor de judecat ncheieri investiri 9. Condica edinelor de judecat - judector sindic n ceea ce privete registrele judectorilor-sindici, art. 83 pct. 16 din Regulament le menioneaz generic, fr a le nominaliza, cu precizarea c acestea se pstreaz la seciile comerciale ale tribunalelor, respectiv la 18

tribunalele comerciale pentru evidena msurilor luate i a operaiunilor efectuate de judectorul-sindic, n condiiile legii. Concluzie: n cadrul Seciei Comerciale i de Contencios Administrativ pot fi inute un numr de cel puin: - 14 de registre, din care un numr de 3 la sindic; - 9 condici de edin, din care 1 la sindic; - 10 (tipuri) de tomuri sau mape, din care: 3 la sindic. Registrele, condicile i tomurile/mapele inute pe secii Secia penal total registre condici de edin 32 10 publi ce 29 7 confiden tot iale al 3 3 9 5 Secia Civil publi ce 4 confiden iale 1 Secia Com. i de C.A total din care la sindic 14 9 4 1

tomuri/m 13 ape de 9 6 hotrri mi H n

7 4 3 H .

10

B.6. Evidene inute de Biroul de Statistic Art. 86 din Regulament impune ca fiecare instan s in mapele ce cuprind drile de seama statistice. n orice caz, la acest compartiment se in, printre altele: 1. Registre de eviden primar n materie civil : Cauze directe Cauze n apel Cauze n recurs 2. Registre de eviden primar n materie penal: Cauze directe Cauze n apel Cauze n recurs De asemenea, grefierul statistician mai ine n mape fiele inculpailor , la fel ca i drile de seam statistice (separat). B.7. Evidene referitoare la repartizarea aleatorie a cauzelor 1. Registrul de avarie Art. 993 din Regulament prevede i obligativitatea registrului de avarie, registru n care, n caz de avarie a sistemului ECRIS, vor fi nregistrate dosarele pentru care atribuirea numrului unic s-a fcut prin alocarea unei plaje de numere care pornete de la un numr mai mare dect ultimul numr atribuit electronic. 19

Dup ce avaria este remediat, grefierii care au gestionat registrul de avarie au obligaia de a nregistra toate dosarele din acest registru n sistemul ECRIS, pentru a deveni numere unice de dosar, nregistrarea de noi dosare urmnd a fi realizat numai dup preluarea n sistemul electronic a tuturor numerelor din registrul de avarie 2. Evidena separat a listelor cu dosarele repartizate zilnic n sistem informatic se listez i se pstreaz n mape Potrivit art. 95 alin. 7 din Regulament la sfritul fiecrei zile se listeaz cauzele repartizate n ziua respectiva, inndu-se o evidenta separata a listelor. 3. Registrul special pentru evidenierea modificrilor aduse compunerii completelor ori repartizrii dosarelor Potrivit art. 95 alin.9 din Regulament toate modificrile aduse compunerii completului de judecata ori repartizrii dosarelor n condiiile prezentului regulament vor fi evideniate n programele informatice de repartizare aleatorie. n situaia n care programele informatice nu permit asemenea evidente, se va tine un registru special pentru evidenierea acestor modificri, sub semntura persoanei sau a persoanelor desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor. 4. Mape separate pentru pstrarea ncheierile si procesele-verbale ntocmite n procedura repartizrii aleatorii a cauzelor (art. 95 alin.10 i art. 57 din Regulament) B.8. Evidene privitoare la informaiile clasificate Sunt prevzute de HG nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia ori HG privind protecia informaiilor secrete de serviciu. Dintre acestea enumerm exemplificativ pe urmtoarele: 1. Registrul de eviden al informaiilor strict secrete de importan deosebit; 2. Registrul de eviden al informaiilor strict secrete i secrete; 3. Registrul de eviden al informaiilor secrete de serviciu; 4. Registrul unic de eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a caietelor pentru nsemnri clasificate; 5. Condica de predare-primire a documentelor clasificate; 6. Registrul de eviden a informaiilor clasificate multiplicate; 7. Registrul pentru evidena certificatelor de securitate/autorizaiilor de acces la informaiile clasificate B.9.Evidee inute de primul-grefier 1. Registrul privind evidena declaraiilor de avere, de interese, de rudenie i alte tipuri de declaraie ce trebuie date de magistrai i personal auxiliar. 2.Evidene privind traductorii i interpreii B.10. Alte evidene registre 20

1.

Registrul privind punerea n executare a hotrrilor civile prin care s-au aplicat sanciuni contravenionale sau prin care s-a nlocuit sanciunea obligrii contravenientului la prestarea unei activiti n folosul comunitii (art. 126 din Regulament) Registre inute de grefierul bibliotecar sau documentarist : registrului de inventar al bibliotecii, registrul de mprumut si al drii de seama asupra activitii bibliotecii (art. 61 i art. 138 alin. 8 din Regulament) Registre inute de grefierul delegat la organul financiar local (art. 59 din Regulament) Registre inute de grefierul delegat nregistrare si eviden a persoanelor juridice (art. 58 din Regulament) pentru activitatea de

2.

3. 4.

Capitolul IV : Circuitul dosarelor i celorlalte documente n instane

Seciunea a 1-a : Primirea, nregistrarea, evidena si circulaia lucrrilor in cadrul instanelor. A. Primirea actelor de sesizare a instanei, formarea dosarului i circuitul dosarului. Precizri privind actele de sesizare a instanei

n materie civil: - potrivit dispoziiilor art. 109 Cod procedur civil oricine pretinde un drept mpotriva altei persoane trebuie s fac o cerere naintea instanei competente; Potrivit art. 112 Cod procedur civil cererea de chemare n judecat trebuie s cuprind: 1. numele, domiciliul sau reedina prilor ori, pentru persoanele juridice, denumirea i sediul lor, precum i, dup caz, numrul de nmatriculare n registrul comerului sau de nscriere n registrul persoanelor juridice, codul fiscal i contul bancar. Dac reclamantul locuiete n strintate, va arta i domiciliul ales n Romnia, unde urmeaz s i se fac toate comunicrile privind procesul; 2. numele i calitatea celui care reprezint partea n proces, iar n cazul reprezentrii prin avocat, numele acestuia i sediul profesional; 3. obiectul cererii i valoarea lui, dup preuirea reclamantului, atunci cnd preuirea este cu putin. Pentru identificarea nemictoarelor se va arta comuna i judeul, strada i numrul, iar, n

21

lips, vecintile, etajul i apartamentul, sau, cnd imobilul este nscris n cartea funciar, numrul de carte funciar i numrul topografic; 4. artarea motivelor de fapt i de drept pe care se ntemeiaz cererea; 5. artarea dovezilor pe care se sprijin fiecare capt de cerere. Cnd dovada se face prin nscrisuri, se vor altura la cerere attea copii ci pri sunt, mai mult cte o copie de pe fiecare nscris, pentru instan; copiile vor fi certificate de reclamant c sunt la fel cu originalul. Se va putea depune i numai o parte dintr-un nscris privitor la pricin, rmnnd ca instana s dispun, la nevoie, nfiarea nscrisului n ntregime. Dac nscrisurile sunt scrise n limb strin sau cu litere vechi, se vor depune traduceri sau copii cu litere latine, certificate de parte. Cnd reclamantul voiete s-i dovedeasc cererea sau vreunul din capetele cererii sale, prin interogatoriul prtului, va cere nfiarea n persoan a acestuia. Cnd se va cere dovada cu martori, se va arta numele i locuina martorilor; 6. Semntura. La cererea de chemare n judecat se vor altura attea copii de pe cerere ci pri sunt, iar n cazul n care mai muli pri au un singur reprezentant sau dac pratul are mai multe caliti juridice, se va comunica o singur copie de pe aciune i de pe nscrisuri i se va nmna o singur citaie (art. 113 Cod procedur civil). De asemenea, la cererea de chemare n judecat trebuie ataate dovezile privind plata taxei judiciare de timbru, precum i timbrul judiciare, avnd n vedere c potrivit dispoziiilor art.20 alin.1 din Legea nr.146/1997 privind taxele judiciare de timbru, modificat, taxele judiciare de timbru se pltesc anticipat. n materie penal: - potrivit dispoziiilor art. 264 Cod procedur penal rechizitoriul constituie actul de sesizare a instanei de judecat; - mai pot fi formulate cereri privind msurile de siguran, cereri privind msurile preventive, cereri ce privesc faza de executare a hotrrilor judectoreti etc. Primirea actelor de sesizare a instanei, formarea dosarului i circuitul dosarului n instan Actele de sesizare a instanei se depun la registratur, unde, grefierul nsrcinat cu primirea actelor de sesizare a instanei, n cazul n care la nivelul instanei respective nu este desemnat un judector de serviciu, trebuie s verifice dac cererea de chemare n judecat cuprinde toate meniunile prevzute de art. 112 Cod procedur civil, dac partea a depus suficiente exemplare pentru comunicare, dac sunt ataate dovezile de plat a taxei judiciare de timbru. n cazul n care nu sunt ndeplinite cerinele prevzute de art.112 i art.113 Cod procedur civil, va pune n vedere prii s-i completeze cererea, fr a putea refuza primirea acesteia dac partea nu nelege s respecte dispoziiile procedurale, n acest caz urmnd a fi respectat procedura prevzut de dispoziiile art.114 Cod procedur civil. Potrivit dispoziiilor art. 93 din Regulament, actele de sesizare a instanei, depuse personal sau prin reprezentant, sosite prin pot, curier ori 22

fax, se depun la registratur unde un grefier cu studii superioare, sub coordonarea unui judector, stabilete obiectului cauzei i, n aceeai zi, primesc numr din aplicaia ECRIS i dat cert. Dup stabilirea numrului din aplicaia ECRIS, n vederea repartizrii pe complete i a stabilirii primului termen de judecat, dosarele nou formate se predau persoanei responsabile cu efectuarea repartizrii aleatorii, avnd ataate dovezile privind modul n care au fost transmise, repartizarea efectundu-se n sistem informatic prin programul ECRIS. n cazul n care repartizarea n sistem informatic nu poate fi realizat repartizarea aleatorie se va realiza prin metoda sistemului ciclic (art. 93 alin.2, art. 95 din Regulament). Partea sau reprezentantul acesteia care prezint personal la instan actul de sesizare poate primi, sub semntur depus pe act, termen de judecata n cunotin, cu respectarea criteriului repartizrii aleatorii a cauzelor, n afara de cazul n care legea dispune altfel (art. 93 alin. 3 din Regulament). Dup repartizarea aleatorie pe complete, dosarele vor fi preluate de preedintele sau unul din judectorii completului de judecat desemnat cu soluionarea cauzei, care va dispune msurile necesare n vederea pregtirii judecii (persoanele ce urmeaz a fi citate, comunicarea aciunii i a actelor, meniuni privind depunerea ntmpinrii, msuri pentru asigurarea asistenei juridice, efectuarea anchetei sociale etc.), astfel nct s se evite tergiversarea soluionrii cauzei (art. 97 din Regulament, art. 1141 Cod procedur civil, art. 313 Cod procedur penal). n cazul n care un dosar este restituit din cile de atac pentru rejudecare, cauza fi repartizat completului a crui hotrre a fost casat (art.99 alin.6 din Regulament, modificat prin Hotrrea nr.38/15.01.2009 a Consiliului Superior al Magistraturii). Dup fixarea termenului de judecat, se realizeaz nregistrarea statistic a cererilor, formarea dosarelor, ntocmirea conceptelor de citare emiterea procedurilor de chemare n faa instanei i comunicarea copiilor de pe actele de sesizarea a instanei, precum i ndeplinirea celorlalte dispoziii din rezoluia preedintelui sau a judectorului completului de judecat desemnat cu soluionarea cauzei. Potrivit dispoziiilor art. 102 din Regulament pe coperta dosarului nou format se va meniona, dup caz, denumirea instanei, secia, completul de judecat, numrul dosarului, numele sau denumirea prilor, obiectul pricinii, starea de arest, termenele de judecat, numrul i data hotrrii, iniialele judectorului nsrcinat cu redactarea hotrrii, indicele statistic i poziia din registrul de executri penale. nainte de a fi puse la dispoziia justiiabililor sau predate pentru edina de judecat, filele dosarelor vor fi cusute i numerotate. Grefierul registrator va trece dosarul nou format n registrele de eviden a activitii instanei, n funcie de obiectul cererii. La sfritul fiecrei zile, persoana desemnat cu repartizarea aleatorie a cauzelor listeaz cauzele repartizate n ziua respectiv, aceste liste fiind inute n mape. De asemenea, ncheierile i procesele verbale ntocmite n procedura repartizrii aleatorii a cauzelor vor fi pstrate n mape separate (art. 95 alin. 7 i alin. 10 din Regulament). n arhiv dosarele vor fi inute pe termene, naintea edinei de judecat fiind preluate, sub semntur, de grefierul de edin. Dup redactarea i semnarea ncheierilor, grefierii de edin predau dosarele amnate grefierului arhivar ef, care semneaz de primirea lor pe listele de 23

edin. De asemenea, dosarele soluionate se predau de ctre grefierul de edin grefierului delegat cu ntocmirea lucrrilor de executare, care va face meniunile cuvenite n registre, iar dup redactarea hotrrilor de ctre judector, se vor ntocmi procedurile de comunicare a acestora i apoi, sub semntur pe lista de edin, dosarele vor fi predate grefierului arhivar ef, listele purtnd semntura de predare primire urmnd a fi ndosariate i pstrate pentru eviden (art. 110 din Regulament). nregistrarea cererilor de apel sau de recurs i naintarea dosarelor la instana de apel sau de recurs. Potrivit art. 111 din Regulament cererile de apel sau de recurs prezentate direct sau primite prin pot, curier ori fax se nregistreaz mai nti n registrul general de dosare, n form informatizat sau scris, dup care registratorul le pred preedintelui instanei, care le va rezolva n aceeai zi, la cererile de apel sau de recurs primite prin pot fiind ataate i plicurile n care au fost expediate. Registratorul va verifica dac cererile de apel sau de recurs, formulate separat, au fost prezentate n numrul de exemplare necesar pentru comunicare i atasate la dosarul cauzei. Cererile de apel sau de recurs motivate ori motivele scrise de apel sau de recurs formulate separat, expediate prin pot n numr insuficient de exemplare, se vor nregistra aa cum au fost primite, indicndu-se numrul de exemplare pe cerere i n registru. Dup nregistrare, cererile de apel sau de recurs n materie civil se predau grefierului arhivar, iar cele privind hotrrile penale, grefierului delegat cu lucrrile de executri penale, iar, pn la expedierea dosarelor n apel sau n recurs, aceste cereri se pstreaz n mape. Dup primirea apelului sau recursului, grefierul arhivar va efectua meniunile n registrul de eviden a apelurilor ori recursurilor, dup caz. Dup sosirea dovezilor de comunicare a hotrrilor civile i dup mplinirea termenului de apel sau de recurs pentru toate prile, grefierul arhivar va nainta dosarul la instana de apel ori de recurs, cu adresa semnat de preedintele instanei sau de judectorul desemnat, n care se vor consemna: - numrul dosarului; - numrul i data hotrrii atacate; - numele i prenumele prilor care au declarat apel sau recurs; - numrul copiilor de pe cererea de apel ori recurs; meniunea dac apelul sau recursul a fost timbrat, caz n care se va indica valoarea taxei judiciare de timbru i a timbrului judiciar ce au fost achitate. Despre naintarea dosarului se va face meniune i n registrul general de dosare. Apelul sau recursul va fi transmis de ndat dac s-a fcut cerere pentru suspendarea executrii hotrrii primei instane, situaie n care, toate comunicarile vor fi efectuate de instana care a pronunat hotrrea apelat sau recurat. Cererile de apel sau de recurs i adresa de naintare a dosarului la instana de apel ori de recurs se ataeaz, necusute, la nceputul fiecrui dosar (art. 113 din Regulament).

24

Circuitul dosarelor restituite de instanele de apel sau de recurs.

Dosarele restituite de instanele de apel sau de recurs pentru executare ori conservare vor fi nregistrate n aceeai zi n registrul general de dosare i n registrul informativ n sistem informatizat sau scris , menionndu-se i data restituirii dosarului. n cazul n care instana de apel sau de recurs a desfiinat ori a casat hotrrea i a trimis cauza pentru rejudecare, dosarul va fi nregistrat ca un nou act de sesizare, sub indicativul "Rj" (rejudecare), cu precizarea tuturor dosarelor componente, fcndu-se meniune despre aceasta i la poziiile iniiale din registrul general de dosare i din registrul informativ (art. 115 din Regulament). Art. 116 din Regulament stabilete circuitul dosarului dup restituirea din calea de atac: a) grefierul arhivar pred de ndat dosarele pentru rezolvare preedintelui instanei; b) dupa rezolvare, dosarele se predau preedintelui seciei sau, dupa caz, judectorului care urmrete practica instanelor de control judiciar, iar acesta, n urma examinrii deciziilor, le va preda n aceeai zi persoanei cu atribuii pe linie statistic sau grefierului-ef, pentru efectuarea nregistrrilor statistice; c) n cazul anulrii sau desfiinrii ori al casrii hotrrii, cu reinerea cauzei spre rejudecare, grefierul arhivar menioneaz n registre noul termen fixat pentru judecat, dup care se procedeaz potrivit dispoziiilor art.102 din Regulament. B. Primirea cererilor i actelor de orice natur. Corespondena cu caracter administrativ. Potrivit art. 93 alin.3 din Regulament, celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter administrativ, sosite prin pot, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se nregistreaz n registrul general de dosare, registrul de intrare ieire a corespondenei administrative ori n registrul de eviden a petiiilor i se prezint, dup caz, preedintelui instanei sau, atunci cnd cererea privete un dosar aflat pe rolul instanei, completului cruia i-a fost repartizat cauza. n cazul n care o cerere sau un act privete un dosar aflat pe rolul instanei n ziua depunerii lui, dup nregistrare, grefierul registrator l va preda direct grefierului de edin. Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la registratura instanei sub semnatur, dupa caz se predau arhivarului care le ataeaz la dosar, fcndu-se meniune despre aceasta pe conceptul de citare. Actele si cererile de orice natura, prezentate de justiiabili sau de reprezentanii lor, inclusiv avocai, presedintelui instantei ori judecatorului de serviciu, primesc dat cert la prezentarea lor, prin aplicarea stampilei de intrare a instanei respective, iar dup rezolvare se predau registratorului care le inregistreaza potrivit prevederilor alin. (1) sau (3), dupa caz. 25

 Documentele i nscrisurile care nu pot fi ataate la dosar, precum si obiectele ce servesc ca mijloc de prob vor fi predate direct grefierului ef de sectie, respectiv grefierului-ef, cu respectarea dispoziiilor prezentului regulament privind gestiunea corpurilor delicte. nregistrarea, evidenta si pastrarea documentelor ce nu sunt destinate publicitatii se vor face in conditiile prevazute de lege. Plicurile coninnd corespondena cu caracter confidenial se nregistreaz n registrul de intrare a corespondenei, cu aceast meniune, fr a fi desfcute, dup care se predau destinatarului. C. Primirea, nregistrarea, evidena, circulaia si gestionarea documentelor clasificate Prin clasificarea informaiilor se nelege ncadrarea informaiilor ntr-o clas i nivel de secretizare. Termenul informaii definete orice documente, date, obiecte sau activiti, indiferent de suport, form, mod de exprimare sau de punere n circulaie. Informaiile clasificate sunt informaiile, datele, documentele de interes pentru securitatea naional, care, datorit nivelurilor de importan i consecinelor care s-ar produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii neautorizate, trebuie s fie protejate. Informaiile sunt clasificate drept secrete de stat i secrete de serviciu. Expresia secrete de stat din actele normative n vigoare a fost nlocuit cu sintagma informaii secrete de stat. Informaiile secrete de stat se refer la informaiile care privesc securitatea naional, prin a cror divulgare se pot prejudicia sigurana naional i aprarea rii. Nivelurile de secretizare atribuite informaiilor din clasa secrete de stat sunt: Strict secrete de importan deosebit - cuprinde informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc daune de o gravitate excepional securitii naionale; Strict secrete - cuprinde informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc daune grave securitii naionale; Secrete - cuprinde informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc daune securitii naionale. Informaiile secrete de serviciu Informaiile secrete de serviciu sunt informaiile a cror divulgare este de natur s determine prejudicii unei persoane juridice de drept public sau privat.

26

Informaiile secrete de serviciu se refer la acele activiti care, fr a constitui, n nelesul legii, secrete de stat, nu trebuie cunoscute dect pentru ndeplinirea atribuiilor de serviciu, divulgarea lor putnd prejudicia interesul instituiei. Informaiile secrete de serviciu vor purta pe fiecare pagin i meniunea personal cnd sunt destinate unor persoane determinate. Conductorii persoanelor juridice de drept public sau privat sunt abilitai s stabileasc informaiile care constituie secrete de serviciu, precum i regulile de protecie a acestora i, totodat, s coordoneze i s controleze msurile privitoare la protecia acestora, n conformitate cu normele stabilite prin hotrre a Guvernului. Legea interzice clasificarea ca secrete de serviciu a informaiilor care, prin natura sau coninutul lor, sunt destinate s asigure informarea cetenilor asupra unor probleme de interes public sau personal, respectiv a celor de natur s favorizeze ori s acopere eludarea legii sau obstrucionarea justiiei. Accesul personalului la informaiile secrete de serviciu este permis numai n baza autorizaiei scrise emise de conductorul unitii (HG nr. 781/2002, anexa nr. 2). Evidena autorizaiilor de acces la informaii secrete de serviciu se ine centralizat de structura/funcionarul de securitate n Registrul pentru evidena autorizaiilor de acces la informaii secrete de serviciu (HG nr. 781/2002, anexa nr. 3). n vederea eliberrii autorizaiei de acces la informaii secrete de serviciu, persoana care urmeaz s ocupe o funcie ce presupune accesul la astfel de informaii prezint structurii/funcionarului de securitate, n condiiile legii, recomandri i referine asupra onestitii i profesionalismului, din partea persoanelor cu funcii de conducere crora li se subordoneaz direct sau a reprezentanilor autorizai ai altor persoane juridice, dup caz, i va semna un angajament de confidenialitate. Dup ce verific autenticitatea documentelor menionate mai sus, structura/funcionarul de securitate prezint conductorului unitii propuneri privind oportunitatea eliberrii autorizaiei de acces la informaiile secrete de serviciu. Condiii de acces la informaiile clasificate ca secrete de stat n Romnia, accesul la informaii clasificate este permis, cu respectarea principiului necesitaii de a cunoate, numai persoanelor care dein certificat de securitate sau autorizaie de acces, valabile pentru nivelul de secretizare al informaiilor necesare ndeplinirii atribuiilor de serviciu. Pentru a asigura accesul personalului propriu la informaiile naionale clasificate, fiecare instan trebuie s ntreprinde urmtoarele msuri: - s ntocmeasc o list a funciilor care necesit acces la informaii secrete de stat: - s se procedeze la verificarea i autorizarea personalului desemnat s ocupe aceste funcii. Certificatul de securitate (HG nr. 585/2002, anexa nr. 12) sau autorizaia de acces la informaii clasificate (HG nr. 585/2002, anexa nr. 13) se elibereaz numai n baza avizelor acordate de autoritatea desemnat de securitate (ADS) n urma verificrilor efectuate asupra persoanei n cauz, cu acordul scris al acesteia. 27

* * * Reguli specifice activitii instanelor n privina evidenei, ntocmirii, pstrrii, procesrii, multiplicrii, transportului, transmiterii i distrugerii informaiilor clasificate Aceste reguli sunt prevzute de H.G. nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea i protecia pe teritoriul Romniei, a corespondenei clasificate. Instanele judectoreti trebuie s adreseze Serviciului Romn de Informaii Direcia Judeean de Informaii - o cerere de includere n sistem care cuprinde date privind instituia, delegaii numii pentru predarea, transportul i primirea corespondenei clasificate, datele de identificare ale delegailor, specimenul de semntur al delegailor, locul fixat pentru predarea primirea corespondenei clasificate, precum i obligaia de a informa n timp util orice modificare intervenit privind datele furnizate. Delegailor desemnai li se elibereaz de ctre conducere delegaii tip corespunztoare clasei i nivelului cel mai nalt de secretizare a informaiilor ncredinate pentru transport, predare i primire. 1. Pregtirea pentru expediere a corespondenei clasificate Corespondena adresat destinatarilor externi trebuie s fie introdus n plicuri care prezint condiii de secretizare i care nu permit transparena coninutului expediat. n situaia n care plicurile deinute nu ntrunesc aceste condiii, este necesar s fie ataat o coal alb suplimentar pentru protejarea coninutului. Corespondena clasificat care datorit volumului nu poate fi introdus n plicuri se expediaz n colete. Greutatea maxim a unui colet va fi de 5 kg, cu excepia situaiilor n care coninutul nu poate fi divizat. Coletele vor fi confecionate din hrtie rezistent i vor fi legate cu sfoar n sistem plas i sigilate. Pe plicul sau coletul respectiv se vor meniona: clasa sau nivelul de secretizare; denumirea i adresa complet ale expeditorului i destinatarului; numrul de nregistrare; dac este cazul meniunea Personal urmat de rangul, funcia, numele iprenumele persoanei respective. Numrul de nregistrare trebuie s fie conform coninutului materialului (nesecret, S/1 secret de serviciu, nr. 01 secret, nr. 002 strict secret, nr. 0003 strict secret de importan deosebit. Este interzis s se nregistreze pe plicuri numere de nregistrare care nu corespund nivelului de secretizare coninutului materialului care urmeaz s fie expediat. Nivelul de secretizare al informaiilor secrete de stat este acordat de emitent, n conformitate cu prevederile art. 19 din Legea nr. 182/2002 privind informaiile clasificate n Romnia, iar pentru documentele secrete de serviciu de ctre conductorul instituiei conform art. 31 din actul normativ menionat.

28

2.

Dup sigilarea plicului, este obligatoriu aplicarea unei benzi adezive, dac sistemul de lipire nu este corespunztor i exist pericolul deschiderii involuntare. * * * Dac trebuie expediate mai multe documente unei instituii ce are mai multe direcii, documentele se introduc ntr-un singur plic, se ntocmesc borderouri, n dublu exemplar pe care vor fi trecute toate numerele de nregistrare a documentelor. Exemplarul original al borderoului va fi introdus n plicul care se expediaz i cellalt va rmne la instituia care l expediaz. Pe plicul sau coletul respectiv, n locul numrului de nregistrare se scrie litera B urmat de numrul borderoului, iar acesta precedat de litera S sau de numrul de zerouri corespunztor celui mai nalt nivel de secretizare atribuit documentelor coninute dac este cazul. Reguli de redactare Redactarea documentelor ce conin informaii clasificate trebuie s respecte urmtoarele reguli: Menionarea, n antet, a unitii emitente, a numrului i datei nregistrrii, a clasei sau nivelului de secretizare, a numrului de exemplare i, dup caz, a destinatarului; Numerele de nregistrare se nscriu pe toate exemplarele documentului i pe anexele acestora, fiind precedate de un zero (0) pentru documentele secrete, de dou zerouri (00) pentru cele strict secrete, de trei zerouri (000) pentru cele strict secrete de importan deosebit i de litera S pentru secrete de serviciu; La sfritul documentului se nscriu n clar, dup caz, rangul, funcia, numele i prenumele conductorului unitii emitente, precum i ale celui care l ntocmete, urmate de semnturile acestora i tampila unitii; nscrierea, pe fiecare pagin a documentului, a clasei sau nivelului de secretizare atribuit acestuia; Pe fiecare pagin a documentelor ce conin informaii clasificate se nscriu numrul curent al paginii, urmat de numrul total al acestora. n situaia n care documentele ce conin informaii clasificate se semneaz de o singur persoan, datele privind rangul, funcia, numele i prenumele acesteia se nscriu sub text, n centrul paginii. n situaia n care semneaz dou sau mai multe persoane, rangul, funcia, numele i prenumele conductorului unitii se nscriu n partea stng, iar ale celorlali semnatari n partea dreapt, n ordinea rangurilor i funciilor. Toate documentele care conin informaii clasificate au nscrise pe fiecare pagin nivelul de secretizare, care se marcheaz prin tampilare, dactilografiere, tiprire sau olograf: - n partea dreapt sus i jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul i pe prima pagin a documentului; - n partea de sus i de jos, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului. * * * 3. Evidena materialelor i documentelor care conin informaii clasificate se ine n registre speciale. Fiecare document sau material va fi inscripionat cu numrul de nregistrare i data cnd este nscris n registrele de eviden. Numerele de nregistrare sunt precedate de numrul de zerouri 29

corespunztor nivelului de secretizare atribuit sau de litera S pentru secrete de serviciu. Informaiile strict secret de importan deosebit vor fi compartimentate fizic i nregistrare separat de celelalte informaii, iar informaiile strict secrete i secrete pot fi nregistrate n acelai registru. Evidena informaiilor clasificate se ine n registrele menionate la capitolul III, - pct. B-8 din prezentul suport de curs (pagina 17). * * * 4. Multiplicarea documentelor clasificate se face n baza aprobrii conductorului unitii deintoare, cu avizul structurii/funcionarului de securitate, ambele nscrise pe cererea pentru copiere sau pe adresa de nsoire n care se menioneaz necesitatea multiplicrii. Documentele care conin informaii clasificate rezultate n procesul de multiplicare primesc numere din registrul de eviden a informaiilor clasificate multiplicate. Parchetele, instanele i comisiile de cercetare pot multiplica documente care conin informaii clasificate numai n condiiile H.G. nr. 585/2002. Copierea documentelor care conin informaii clasificate se realizeaz astfel: a) se stabilete numrul de exemplare n care va fi multiplicat; b) se completeaz i se aprob cererea pentru multiplicare, potrivit art. 69 alin. (1), dup care aceasta se nregistreaz n registrul de eviden, dup caz; c) documentul original se pred operatorului pe baz de semntur; d) dup verificarea exemplarelor rezultate, beneficiarul semneaz n registrul de eviden a informaiilor clasificate multiplicate; e) repartiia n vederea difuzrii exemplarelor copiate se consemneaz de ctre structura/funcionarul de securitate pe spatele cererii pentru copiere; f) cererea pentru copiere mpreun cu exemplarele copiate se predau pe baz de semntur structurii/funcionarului de securitate n vederea difuzrii sau expedierii. * * * 5. Informaiile clasificate ieite din termenul de clasificare se arhiveaz sau se distrug. Arhivarea sau distrugerea unui document clasificat se menioneaz n registrul de eviden principal, prin consemnarea cotei arhivistice de regsire sau, dup caz, a numrului de nregistrare a procesului-verbal de distrugere. Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conin informaii cu acest caracter se face astfel nct s nu mai poat fi reconstituite. Distrugerea informaiilor strict secrete, secrete i secrete de serviciu va fi evideniat ntr-un proces-verbal semnat de dou persoane asistente autorizate s aib acces la informaii de acest nivel, avizat de structura/funcionarul de securitate i aprobat de conductorul unitii. Procesele-verbale de distrugere i documentele de eviden a informaiilor strict secrete, secrete i secrete de serviciu vor fi pstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioad de cel puin trei ani, dup care vor fi arhivate i pstrate cel puin 10 ani. 30

Termenele de clasificare a informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secretizare sunt de pn la: 100 de ani pentru informaiile clasificate strict secret de importan deosebit; 50 de ani pentru informaiile clasificate strict secret; 30 de ani pentru informaiile clasificate secret. Documentele i materialele ce conin informaii clasificate se transport, pe teritoriul Romniei, prin intermediul unitii specializate a Serviciului Romn de Informaii, potrivit normelor stabilite prin hotrre a Guvernului. Este interzis expedierea documentelor i materialelor ce conin informaii clasificate prin S.N. Pota Romn ori prin alte societi comerciale de transport. 6. Declasificarea Informaiile secrete de stat pot fi declasificate prin hotrre a Guvernului, la solicitarea motivat a emitentului. Declasificarea informaiilor secrete de serviciu se realizeaz de conductorii unitilor care le-au emis, prin scoaterea de pe listele ntocmite care vor fi reanalizate ori de cte ori este necesar. 7. Informaii publice i informaii clasificate Prin informaie de interes public se nelege orice informaie care privete activitile sau rezult din activitile unei autoriti publice sau instituii publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informaiei Prin informaii clasificate se nelege acea categorie de informaii pentru care statul are interese majore. Sunt acele informaii prin diseminarea acestora se pot aduce prejudicii instituiilor statului sau cetenilor si luai n ansamblu. De aceea, statul limiteaz disponibilitatea informaiilor la un grup restrns de persoane, care prezint un anumit nivel de ncredere, stabilit prin verificri de loaialitate (securitate). Sfera de cuprindere este stabilit prin lege. Informaiile clasificate nu pot deci fi fcute publice. Informaiile clasificate sunt informaii din categoria acelora exceptate de la accesul liber al cetenilor i deci nu sunt informaii de interes public. Accesul al informaiile clasificate este guvernat de principiul necesitii de a cunoate. Potrivit acestuia accesul la informaii clasificate se acord, n mod individual, numai persoanelor care, pentru ndeplinirea ndatoririlor de serviciu, trebuie sa lucreze cu astfel de informaii sau sa aib acces la acestea. Art. 3 al Anexei la H.G. nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate in Romnia, cu modificrile i completrile ulterioare, definete autorizaia de acces la informaii clasificate ca fiind documentul eliberat cu avizul instituiilor abilitate, de conductorul persoanei juridice deintoare de astfel de informaii, prin care se confirma ca, n exercitarea atribuiilor profesionale, posesorul acestuia poate avea acces la informaii secrete de stat de un anumit nivel de secretizare, potrivit principiului necesitii de a cunoate. Potrivit art. 15 lit. c din Legea nr. 182/2002, clasele de secretizare sunt: secrete de stat i secrete de serviciu. Legea definete practic patru clase de informaii clasificate n funcie de amploarea prejudiciului ce se 31

poate produce prin diseminarea necontrolat a lor : strict secrete de importan deosebit, strict secrete, secrete i separat, secrete de serviciu. D. Evidenierea i gestionarea cererilor de informaii publice, precum si a petiiilor (BIRP). D.1. Cadrul legal Principalele acte normative relevante sunt urmtoarele: Constituia Romniei, republicat (publicat n Monitorul Oficial nr. 767/31 octombrie 2003); Potrivit alin. 1-3 ale art. 31 intitulat marginal Dreptul la informaie:

(1) Dreptul persoanei de a avea acces la orice informaie de interes public nu poate fi ngrdit. (2) Autoritile publice, potrivit competentelor ce le revin, sunt obligate sa asigure informarea corecta a cetenilor asupra treburilor publice si asupra problemelor de interes personal. (3) Dreptul la informaie nu trebuie sa prejudicieze masurile de protecie a tinerilor sau securitatea naional.

Potrivit art. 53 intitulat marginal Restrngerea exerciiului unor drepturi sau al unor liberti:

(1) Exerciiul unor drepturi sau al unor liberti poate fi restrns numai prin lege si numai daca se impune, dup caz, pentru: aprarea securitii naionale, a ordinii, a sntii ori a moralei publice, a drepturilor si a libertilor cetenilor; desfurarea instruciei penale; prevenirea consecinelor unei calamitai naturale, ale unui dezastru ori ale unui sinistru deosebit de grav. (2) Restrngerea poate fi dispusa numai dac este necesar ntr-o societate democratic. Msura trebuie sa fie proporionala cu situaia care a determinat-o, sa fie aplicata in mod nediscriminatoriu si fr a aduce atingere existentei dreptului sau a libertii.

completrile aduse de Rectificarea nr. 544/2001, Legea nr. 371/2006, Legea nr. 380/2006 i Legea nr. 188/2007;

Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu modificrile si

H.G. nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public; Hotrrea C.S.M. nr. 387/2005 pentru aprobarea Regulamentului de ordine interioara al instanelor judectoreti, cu modificrile si completrile aduse de Rectificarea nr.
387/2005; Hotrrea nr. 352/2006; Hotrrea nr. 635/2006; Hotrrea nr. 46/2007, Hotrrea nr. 614/2008, Hotrrea nr. 1154/2008 i nr. 1315/2008;

Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, instituiile publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii; H.G. nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu. D.2. Accesul la informaii. Ce sunt informaiile ? Accesul la informaia de interes public poate fi definit drept posibilitatea oricrei persoane de a obine informaii aflate n posesia instituiilor statului. 32

Potrivit art. 15 lit. a din Legea nr. 182/2002 constituie informaii orice documente, date, obiecte sau activiti, indiferent de suport, forma, mod de exprimare sau de punere in circulaie. D.3. Ce sunt informaiile de interes public? Definiii. Obligaiile autoritilor publice. o Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, definete, n art. 2, cteva noiuni eseniale n materie. Astfel, potrivit acestui text: a. prin autoritate sau instituie public se nelege orice autoritate ori instituie public ce utilizeaz sau administreaz resurse financiare publice, orice regie autonoma, companie naionala, precum si orice societate comercial aflata sub autoritatea unei autoriti publice centrale ori locale si la care statul roman sau, dup caz, o unitate administrativ-teritoriala este acionar unic ori majoritar; b. prin informaie de interes public se nelege orice informaie care privete activitile sau rezulta din activitile unei autoriti publice sau instituii publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informaiei; c. prin informaie cu privire la datele personale se nelege orice informaie privind o persoana fizica identificata sau identificabila. o Art. 5 al Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public impune autoritilor i instituiilor publice obligaia de a comunica din oficiu o serie de informaii de interes public prin publicarea unui buletin informativ care trebuie actualizat anual. Informaiile care se comunic din oficiu sunt enumerate limitativ: 1) actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea autoritii sau instituiei publice; 2) structura organizatoric, atribuiile departamentelor, programul de funcionare, programul de audiene al autoritii sau instituiei publice; 3) numele i prenumele persoanelor din conducerea autoritii sau instituiei publice i ale funcionarului responsabil cu difuzarea informaiilor publice; 4) coordonatele de contact ale autoritii sau instituiei publice, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail i adresa paginii de Internet; 5) sursele financiare, bugetul i bilanul contabil; 6) programele i strategiile proprii; 7) lista cuprinznd documentele de interes public; 8) lista cuprinznd categoriile de documente produse i/sau gestionate, potrivit legii; 9) modalitile de contestare a deciziei autoritii sau a instituiei publice n situaia n care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces la informaiile de interes public solicitate.

33

Accesul la aceste informaii se realizeaz prin afiarea la sediul autoritii sau instituiei publice, ori prin publicarea n Monitorul Oficial al Romniei sau n mijloacele de informare n mas, n publicaii proprii, precum i n pagina de Internet proprie i prin consultarea lor la sediul autoritii sau al instituiei publice n spaii special destinate acestui scop. n cazul instanelor sunt, de pild, documente de interes public: actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea instanei; organigrama; bugetul i bilanul contabil; programele i strategiile; listele edinelor de judecat. De asemenea, declaraiile de avere i declaraiile de interese au avut i mai au nc, cel puin parial, acelai caracter. Situaia exact (ce parte a declaraiei de avere - toat, cea destinat publicitii sau alt variant) va fi cunoscut dup intrarea n vigoare a noii legi privitoare activitatea ANI (reamintim c una din motivaiile Curii Constituionale din decizia de admitere a excepiei de neconstituionalitate viza i publicarea integral a declaraiilor de avere pe paginile de internet ale instituiilor) D.4. Informaiile exceptate de la accesul liber al cetenilor. Condiiile refuzului Aa cum s-a artat mai sus, informaiile exceptate de la accesul public trebuie s fie definite strict de la caz la caz, iar refuzul de a permite accesul la informaie trebuie s ntruneasc un set minimal de condiii. n esen, ntr-o alt formulare, aceste condiii sunt: a) limitarea/restrngerea dreptului la informaie s fie prevzut de lege i s urmreasc un scop legitim; b) limitarea/restrngerea dreptului la informaie s fie necesar ntr-o societate democratic; c) limitarea/restrngerea dreptului la informaie s fie proporional cu scopul legitim urmrit a fi protejat. Excepii reglementate de Hotrrea C.S.M. nr. 387/2005 pentru aprobarea Regulamentului de ordine interioara al instanelor judectoreti : Potrivit art. 80 alin. 2 din acest Regulament furnizarea de informaii privind activitatea judiciar poate fi restrns, n condiiile legii, atunci cnd aceasta se face n interesul moralitii, al ordinii publice ori al securitii naionale sau cnd interesele minorilor ori protecia vieii private a prilor n proces o impun. Dreptul la liberul acces la informaii poate fi restrns i atunci cnd, n mprejurri speciale, instana apreciaz c publicitatea ar fi de natura sa aduc atingere intereselor justiiei. Dispoziiile regulamentare i cele procesual-penale sau procesualcivile utilizeaz frecvent noiunile de confidenial i nscrisuri ori informaii confideniale. * * * Regula o reprezint deci caracterul public al informaiilor gestionate de autoritile i instituiile publice, iar excepiile de la aceast regul trebuie bine fundamentate juridic. Instituia care deine informaia va trebui s-i justifice motivele pentru care nu d publicitii datele respective. D.5. Activitatea arhivei i registraturii n relaia cu publicul 34

n relaiile cu justiiabilii, avocaii, reprezentanii mas media, sau cu orice alte persoane cu care intr n relaii n legtur cu serviciul, grefierii care i desfoar activitatea n cadrul compartimentelor de arhiv i registratur trebuie s aib o atitudine demn, echidistant i politicoas. Potrivit dispoziiilor art. 92 alin. 2 din Regulament, dosarele i evidenele instanei privitoare la activitatea de judecat pot fi consultate de persoanele care justific un interes legitim, cu respectarea ordinii de solicitare i a msurilor de asigurare a integritii documentelor. Accesul la dosar i la evidenele instanei este permis cu respectarea dispoziiilor art.31 din Constituia Romniei, republicat, privind dreptul la informaie, i ale art.14 din Legea nr.544/2001 privind accesul la informaiile de interes public. Persoana interesat s studieze un dosar sau un document trebuie s formuleze o cerere care s cuprind datele sale de identificare. Aceast cerere se aprob de persoana care coordoneaz activitatea compartimentului arhiv. Cererile formulate de ziariti se aprob de purtrorul de cuvnt, sau n lipsa acestuia, de persoana care coordoneaz activitatea compartimentului arhiv. Legea acord prioritate la consultarea dosarului cauzei avocailor, prilor sau reprezentanilor acestora, experilor i interpreilor desemnai n cauz. Toate cererile privind studierea dosarelor se ataeaz la dosarul cauzei, studierea dosarului fiind fcut numai n arhiv, dup identificarea solicitantului, prin verificarea actului de identitate, a procurii sau a delegaiei i notarea numelui i prenumelui acestuia. Dup studiere se verific integritatea documentelor. Dosarele privind cauzele care au fost judecate sau se judec n edin secret, cele privind adopiile, precum i cele privind autorizarea efecturii percheziiilor i confirmarea i autorizarea interceptrilor i nregistrrilor convorbirilor telefonice pot fi consultate numai de ctre avocai, pri sau reprezentanii prilor, experii i interpreii desemnai n cauz, n condiiile legii. n acelai mod pot fi consultate documentele i evidenele speciale ale instanei care presupun confidenialitate. D.6. Activitatea B.I.R.P. Biroul de informare si relaii publice (BIRP) asigura legturile instanei cu publicul si cu mijloacele de comunicare n masa, n vederea garantrii transparentei activitatii judiciare, n conditiile legii. Biroul de informare si relaii publice asigura activitatea de soluionare n termen a petiiilor, n condiiile legii. Conform art. 78 alin. 1 din Regulament, BIRP este condus de un judector desemnat de preedintele instanei ori de un absolvent al facultii de jurnalistica sau de un specialist n comunicare, numit prin concurs sau examen. Conductorul biroului ndeplinete si rolul de purttor de cuvnt. n cadrul biroului de informare si relaii publice functioneaza consilieri pentru informaii publice si unul sau mai muli grefieri desemnai de preedintele instanei. Programul zilnic al biroului coincide cu programul de lucru al instanei, ntr-o zi pe sptmna fiind obligatorie stabilirea a 3 ore de funcionare si dup-amiaza, dup ncheierea programului de lucru al instanei. 35

Potrivit art. 81 din Regulament grefierul din cadrul biroului de informare si relaii publice are urmtoarele atribuii: a) primete si nregistreaz cererile de furnizare a informatiilor publice; b) primete si nregistreaz petitiile adresate instantei; c) prezint conductorului biroului, zilnic, petitiile si cererile nregistrate; d) transmite catre compartimentele de specialitate solicitarile de informatii si petitiile, spre solutionare; e) urmareste solutionarea la timp a solicitarilor si petitiilor si aduce la cunostinta conducatorului biroului orice problema ivita n derularea activitatii; f) comunica rspunsurile ctre petiionari si solicitani; g) redacteaz si pune la dispoziie publicului nscrisurile cu informaiile care se comunica din oficiu, precum si formularele pentru solicitrile de informaii publice si pentru reclamaiile administrative; h) furnizeaz pe loc, atunci cnd este posibil, informaiile publice solicitate; i) face meniunile n registrul de petiii si n registrul pentru nregistrarea cererilor si rspunsurilor privind accesul la informaiile publice; j) pstreaz n mape separate petiiile si cererile, precum si rspunsurile date acestora. De asemenea, grefierul din cadrul biroului de informare si relaii publice ndeplinete orice alte atribuii stabilite de conductorul biroului, potrivit legii si regulamentului. Seciunea a II-a: Eliberarea certificatelor i a copiilor de pe acte. Restituirea nscrisurilor originale. Procedura privind soluionarea cererilor avnd ca obiect eliberarea unor certificate i copii de pe acte, precum i cea privind restituirea nscrisurilor originale este reglementat prin dispoziiile art.128 i art.129 din Regulament. Cererile privind eliberarea certificatelor se primesc i se rezolv de primgrefier sau, dup caz, de grefierul-ef, care dispune ntocmirea certificatului de ctre un grefier sau un grefier arhivar i eliberarea acestuia, de regul, n aceeai zi. Certificatul se verific i se semneaz de grefierul-ef sau, dup caz, de grefierul ef de secie i se nmneaz petiionarului, sub luare de semntur, sau se expediaz prin pot. Anterior semnrii se verific dac sa achitat taxa judiciar de timbru i timbru judiciar. Copia certificatului i cererea petentului se depun la dosar. cererea se nregistreaz n registrul de intrare ieire a corespondenei i, dup caz, n registrul general de dosare. Cererile privind eliberarea copiilor de pe hotrri sau de pe alte acte din dosar se soluioneaz n acelai mod ca i cele privind eliberarea certificatelor, cu meniunea c termenul de ntocmire a acestora este de cel mult 3 zile. Copia se verific pentru conformitate i se aplic tampila instanei pe fiecare fil. n cazul eliberrii unor copii de pe hotrri sau certificate referitoare la soluii pronunate de instan se vor face urmtoarele meniuni: - dac hotrrea este rmas definitiv sau irevocabil; - modul n care a rmas definitiv sau irevocabil; 36

data la care a rmas definitiv i irevocabil.

Restituirea nscrisurilor originale (art. 129 din Regulament) depuse la dosarul unei cauze se ncuviineaz dup cum urmeaz: a. pentru dosarele aflate n curs de judecat preedintele completului de judecat sau, n lipsa acestuia, de un membru al completului; b. pentru dosarele arhivate primul-grefier sau, dup caz, grefierul ef al instanei sau nlocuitorii acestora. Restituirea se face doar dup ce la dosar este lsat copie conform cu originalul i, numai dac prin aceasta nu se produce o vtmare prilor din dosar. La cererea de restituire trebuie s fie motivat i s fie nsoit de o copie a actului solicitat, copie certificat de solicitant. Copia va fi verificat pentru conformitate i se va aplica tampila instanei pe fiecare fil. Cererea i copia se vor pstra la dosarul cauzei. n cauzele penale, dup ce hotrrea a rmas definitiv, se pot elibera copii chiar i dup nscrisurile declarate ca fiind false n tot sau n parte. ntr-un asemenea caz, potrivit art. 445 alin. 5 C.p.p., instana de executare, prin judectorul delegat, dac va constata existena unui interes legitim, va putea elibera o copie dup un asemenea nscris dar numai dup ce pe acesta s-a fcut meniunea c este fals i numai dac este vorba de un nscris sub semntur privat. n ceea ce privete nscrisurile oficiale, judectorul delegat, n aceleai condiii, poate aproba chiar restituirea acestuia, dar numai dac este doar parial falsificat. * * * n ceea ce privete procedura eliberrii de copii dup nscrisurile din dosare aceasta a generat numeroase dificulti practice derivate fie din modaliti diferite de eliberare practicate de instane n ceea ce privete: a) timbrarea (n sensul c unele instane solicit timbrarea pe fiecare pagin, altele timbrarea doar a cererii, altele elibereaz copii netimbrate); b) posibilitatea de eliberarea de copii simple sau doar de copii certificate. De acea precizm(dincolo de meniunile artate deja mai sus) c procedura eliberrii de copii dup nscrisurile din dosare este reglementat din urmtoarele dispoziii legale: a) art. 128 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti aprobat prin Hotrrea C.S.M. nr. 387/2005, cu modificrile i completrile ulterioare . Potrivit art. 128 alin. 7: dispoziiile art. 1-6 se aplic n mod corespunztor i la eliberarea copiilor de pe hotrri, termenul de eliberare a acestora fiind de cel mul trei zile. Copia se verific pentru conformitate i se aplic tampila instanei pe fiecare fil. De asemenea, dispoziiile alineatului 4 oblig grefierul-ef s verifice dac s-au achitat taxa de timbru i timbrul judiciar, n condiiile legii. Potrivit, dispoziiilor regulamentare, grefierul-ef poate delega atribuiile de eliberarea a copiilor unui alt grefier. b) art. 3 lit. din Legea nr. 146/1997 privind taxele judiciare de timbru, cu modificrile i completrile ulterioare.

37

Potrivit acestui text: cererile pentru legalizarea de copii de pe nscrisurile aflate la dosar, pentru fiecare exemplar de copie n parte - se timbreaz cu 1 leu/pagin . n enumerarea art. 15 din Legea nr. 146/1997 n care sunt artate aciunile i cererile scutite de plata taxelor de timbru nu se regsesc i cererile de eliberare de copii de pe actele din dosare. c) art. 4 alin. 1 din O.G. nr. 35/1995 privind timbrul judiciar, cu modificrile i completrile ulterioare. Potrivit acestui text: cererile adresate instanelor judectoreti pentru eliberarea de copii (n.n. se observ c textul nu distinge ce fel de copii), certificate, investirea cu formula executorie, .., precum i oricror alte cereri care nu fac obiectul activitii de judecata, dar sunt supuse taxei de timbru, potrivit legii, li se aplica timbre judiciare de 1.500 lei. Potrivit art. 1 alin. 2 din ordonan: timbrul judiciar nu se aplic n cazurile n care nu se percepe taxa de timbru. De asemenea, potrivit art. 9 alin. 1 din aceiai ordonan: cererile pentru care se datoreaz timbru judiciar, nu vor fi primite i nregistrate, dac nu sunt timbrate corespunztor. d) Legea nr. 677/2001 privind protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare (art. 2 alin. 2 lit. a i alin. 4, 5, art. 3 lit. a, b i e); e) o serie de hotrri ale CSM care au detaliat i/sau interpretat, la cererea instanelor, procedura regulamentar de eliberare a copiilor dup nscrisurile din dosare. Avem n vedere urmtoarele hotrri: 1) hotrrea din 18.09.2008 a Plenului CSM (punctul 28 al ordinii de zi); 2) hotrrea din 25 iunie 2009 a Plenului CSM (punctul 16 al ordinii de zi); 3) hotrrea din hotrrea din 25 martie 2010 a Plenului CSM (punctul 7 al ordinii de zi). * * * Se impune precizarea c n cazul cererilor de informaii publice sau a petiiilor, ntemeiate pe dispoziiile Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public , cu modificrile i completrile ulterioare, dac se solicit copii, conform art. 9 alin. 1, costul serviciilor de copiere este suportat de solicitani, n condiiile legii. n acelai sens, sunt i dispoziiile art. 18 din H.G. nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001. Prin urmare, n acest caz, procedura este distinct, eliberarea copiilor fcndu-se prin BIRP.

Capitolul V: Noiuni generale despre arhivare n instane

A. Arhiva curent i arhiva depozit - organizarea arhivelor instanelor. Noiuni generale Legislaia referitoare la organizarea i funcionarea instanelor nu conine dispoziii speciale n ceea ce privete arhivele depozit. De asemenea, nu exist dispoziii speciale explicite care s fac distincia ntre arhiva curent i cea depozit.. n aceste condiii, reglementrile referitoare la 38

organizarea i funcionarea instanelor se vor completa cu dispoziiile legislaiei din domeniul arhivelor naionale. Se impune precizarea c, n ceea ce privete arhivele instanelor, se aplic corespunztor i trebuie respectate dispoziiile speciale referitoare la asigurarea pazei sediului instanei, securitii bunurilor, pazei contra incendiilor si proteciei muncii (n acest sens, Regulamentul, stabilete atribuii n sarcina vicepreedinilor de instan, a primilor-grefieri sau grefieri-efi, precum i a compartimentelor de protecie a muncii - art. 53 lit. l i m; art. 140 i urm.) i n ceea ce privete arhiva curent i arhiva depozit trebuie respectate o serie de reguli, care vor fi detaliate n partea de seminar ce vizeaz arhivarea. n orice caz, n ceea ce privete arhiva curent e recomandabil: - o organizarea intern care s favorizeze circuitul dosarele i a persoanelor n acest spaiu (avem n vedere dispunerea ochiurilor cu dosarele pe termene; organizarea unor spaii pentru studierea dosarului, n msura n care este posibil distinct pentru avocai, experi i ceilali justiiabili; organizarea unor fluxuri diferite pentru avocai i justiiabili pentru furnizarea de informaii din dosare; afiarea i respectarea programului cu publicul; inerea registrelor publice n anumite zone, accesibile publicului etc.); - luarea i respectarea msurilor de securitate (camere video etc.) etc. n ceea ce privete arhiva depozit, reamintim c grefierul arhivar i registratorul (art. 62 lit. i-l), au, printre alte atribuii: - s asigure pstrarea n buna stare a dosarelor si registrelor; - s pstreze, pe ani, dosarele soluionate, mapele de hotrri, registrele si condicile de edina; - s participe anual la activitatea de arhivare si ntocmesc lista dosarelor aflate n conservare n arhiva instanei; - s participe anual la activitatea de triere a dosarelor arhivate, la expirarea termenului de pstrare. Anual, prin ordin de serviciu, preedintele instanei trebuie s desemneze membrii Comisiei de eviden, inventariere, selecionare i predare a dosarelor i documentelor arhivate (are un preedinte, un secretar i membri). B. Predarea dosarelor i a documentelor spre pstrare n arhiva depozit compartimente implicate i condiii Aceste activiti se desfoar n condiiile prevzute n codurile de procedur, n Regulamentul de funcionare i organizarea a instanelor i legislaia special privitoare la arhive. Potrivit art. 116 alin. 2 din Regulament dup solutionarea definitiva ori irevocabila, dupa caz, a dosarelor la care au fost atasate alte dosare, acestea din urma vor fi separate, mai nainte de a fi trecute n conservare la arhiva si, atunci cnd este cazul, vor fi restituite instantei sau autoritatii de la care au fost primite. Potrivit art. 124 alin. 2 din Regulament, n materie penal, dosarele n care s-au facut lucrari de executare se vor pastra de grefierul delegat cu efectuarea lucrarilor de executari penale pana la nchiderea pozitiei de 39

executare, dupa care vor fi predate grefierului arhivar. Toate actele de executare se ataseaza la dosarul de fond, n ordine cronologica. n materie civil, potrivit art. 127 alin. 4 i 5 din Regulament procedura este relativ similar. Astfel i aici pozitia din registrul de evidenta se va nchide, dupa confirmarea primirii comunicarii, prin mentiunea si semnatura grefierului-sef sau, dupa caz, a grefierului sef de sectie. Abia, dupa confirmarea comunicarii, dosarul se preda sub semnatura grefierului arhivar care face mentiune despre aceasta n registrul informativ si depune dosarul n conservare. Deci n esen, dosarele se predau n arhiva depozit dup numai dup ce hotrrile au rmas definitive (i irevocabil n civil), dup ce s-au efectuat toate lucrrile de executarea i s-au nchis poziiile din registrele de eviden de la birourile de executri. Prin urmare, compartimentele implicate sunt birourile de executri, arhiva curent i arhiva depozit. Celelalte tipuri de documente se predau n arhiva depozit dup trecerea anumitor perioade de timp, cu respectarea condiiilor prevzute n lege, funcie de categoria documentului. C. Gestionarea nregistrrilor audio a edinelor de judecat. n acesat privin, atribuii au succesiv: grefierii de edin, grefieriiefi de secie (sau, la judectorii, grefieri-efi) i personalul IT. grefierii de edin: - transcriu nregistrrile audio sau stenogramele edinelor de judecata, n condiiile legii (art. lit. h); - verific buna funcionare a instalaiilor de sonorizare, pentru apelul persoanelor chemate n fata instanei de judecat (art. 104 alin. 3); - n cazul n care desfurarea edinei de judecata se nregistreaz cu mijloace tehnice, suportul nregistrrii se va pstra n arhiva instanei timp de 3 ani, socotii de la data efecturii ultimelor nregistrri (art. 104 alin. 18); - sunt cei care nchid i deschid nregistrarea audio a edinelor. grefierii efi de secie: - in evidenta nregistrrilor audio sau video ale edinelor de judecat (art. 52 lit.r din Regulament); personalul de specialitate informatic: - conserv i arhiveaz electronic nregistrrile audio pe servere; - acord asisten tehnic grefierilor de edin, dac este cazul i monitorizeaz funcionarea instalaiilor tehnice i a sistemului IT. D. Arhivarea electronic a dosarelor: n acesat privin, au atribuii: preedinii de instane, primi-grefieri sau grefierii efi (la judectorii), grefierul arhivar i/sau registratorul, precum i personalul IT. Cadrul legal principal l reprezint Legea nr. 135/2007 (publicat n M. Of. nr. 345/22.05.2007) privind arhivarea documentelor n form 40

electronic. Acest act normativ precizeaz condiiile generale n care se poate crea o arhiv electronic, conservarea i consultarea arhivei electronice. n cadrul Ministerului Justiie, n cadrul Direciei IT exist o Comisie de actualizare a nomenclatoarelor aferente aplicaiei ECRIS i a celorlalte aplicaii cu specific judiciar care a adoptat Normele privind tipurile de dosare i documentele asociate ce urmeaz a fi scanate de ctre instane n prima etap a procesului de arhivare electronic a dosarelor. De altfel, n cadrul MJ exist i o Comisie de monitorizare i implementare a Strategiei de informatizare a sistemului judiciar. Normele menionate sunt disponibile pe pagina de intranet a MJ. Atribuiile n materie, prevzute de Regulamentul de organizare i funcionare a instanelor, sunt urmtoarele: preedinii de instan: - organizeaz activitatea de arhivare electronic a dosarelor la nivelul instanei (art. 10 alin. 1 lit. z; art. 12 alin. 1 lit. o; art. 14 alin. 1 lit. k; art. 16 alin. 1 lit. l) primi grefieri i grefierii-efi (ai judectoriilor): - supravegheaz activitatea de arhivare electronic a dosarelor (art. 50 lit. l i art. 53 lit. u); grefierul arhivar i registratorul : - realizeaz arhivarea electronic a dosarelor (art. 62 lit. m); personalul de specialitate informatic (art. 67 alin.3) : - asigur exploatarea programelor informatice elaborate de Direcia informatica juridica si de Biroul de statistica, la nivelul instanelor judectoreti, instalnd produsele informatice si controlnd periodic respectarea, de ctre operatorii de aplicaie, a instruciunilor de utilizare; - asigur iniierea personalului instanei n exploatarea aplicaiilor; - supravegheaz modul de utilizare a tehnicii de calcul i ia masurile necesare pentru asigurarea bunei funcionari a acesteia; - asigur funcionarea sistemelor de arhivare electronic a dosarelor; - ndeplinete orice alte atribuii stabilite de preedintele instanei. * * *

Bibliografie:
1. Legislaia menionat mai sus. 2. Accesul la informaiile de interes public n lumina Legii 544/2001 Ghid teoretic i practic pentru judectori USAID, ABA-CEELI, iunie 2005; 3. Suport de curs Informaii clasificate pentru SNG ntocmit de jud. Narcis Stoica i expert Nicoleta Preda 4. Altele lucrri, suporturi de curs, analize, studii inclusiv realizate de ali formatori SNG sau INM 5. Sursele informatice menionate mai jos, dar i altele (de pild: www.csm1909.ro, www.just.ro;; www.mpublic.ro etc.)

ANEXE :

Hotrrea nr. 387/2005 a Plenului Consiliului Superior al Magistraturii pentru aprobarea Regulamentului de ordine interioara al instanelor judectoreti, cu modificrile i completrile ulterioare (ultimele aduse prin Hotrrea nr. 1788/2009); 41

Legea nr. 567/2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti si al parchetelor de pe lng acestea, cu modificrile i completrile ulterioare (ultimele aduse prin Legea nr. 118/2009); Legea Arhivelor Naionale Modele fie post grefieri arhivari i registrator Altele

42