ACADIA

Tipo: Procedimiento Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx

Ttulo: SELECCIN, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES Disposicin: Uso interno Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xPROC-PROV-001

Rev.: Pg: 1 001 de 7 Fecha: 30-01-2012

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIN, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

Preparado por: Jefe de Compras Responsable SIG de Q, MA y PRL Revisado por: Director Tcnico Aprobado por: Director General

CONTROL DE CAMBIOS
Rev. nm. Pg. Descripcin Fecha

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Rev.: Pg: 2 001 de 7 Fecha: 30-01-2012

CONTENIDOS
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO3 ALCANCE.3 DEFINICIONES...3 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.3 DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD.3 6.1. CRITERIOS DE SELECCIN.5 7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES...6 8. REGISTRO DE EVALUACIONES..7 9. VERIFICACIN DE PRODUCTOS COMPRADOS7 10. REFERENCIAS.7

6. SELECCIN DE PROVEEDORES........4

ANEXOS ANEXO A1. Registro de Proveedores: Listado de documentos para acreditacin como proveedor de Acadia ...8 ANEXO A2. Registro de Proveedores: A.2.1 Cuestionario de evaluacin a proveedores de Acadia..9 A.2.2. Valoracin y Ponderacin de criterios12 ANEXO A3. Modelo de carta a posibles proveedores para formar parte del Registro de Acadia (no se adjunta) ANEXO B1. Seguimiento de proveedores de Acadia: Escalas de calificacin y ponderacin de criterios.13 ANEXO B2. Modelo de carta a proveedores que forman parte del Registro de Acadia en que se comunica la evaluacin efectuada (no se adjunta)

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Establecer los siguientes aspectos relativos a proveedores de Acadia: Definir los criterios de seleccin, evaluacin y aceptacin de proveedores Establecer el sistema de seguimiento de calidad de los proveedores Definir el sistema de registro de los resultados de evaluaciones a proveedores

2. ALCANCE Este procedimiento aplica exclusivamente a proveedores de -------, ------- y -----. 3. DEFINICIONES . .

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Jefe de Compras: Tendr la responsabilidad de dar cumplimiento a este procedimiento en Acadia y su gestin. Mantendr el Registro de Proveedores. Jefe de I+i y Diseo: Definir los requisitos tcnicos de compra. Jefe de Produccin: Ser el encargado de la inspeccin del producto comprado Responsable del Sistema Integrado de Gestin de Q, MA y PRL: Ser el responsable de la actualizacin de este procedimiento y, de acuerdo con el Jefe de Compras, de asegurar la actualizacin del control de cambios que se produzcan en l as como del control de Registros de Evaluaciones a Proveedores.

5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD Este procedimiento establece la metodologa mediante la cual Acadia selecciona, evala y reevala a sus proveedores de --------, ------- y -------, informa de sus resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales (SIG Q, MA y PRL).

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6. SELECCIN DE PROVEEDORES Se entiende como seleccin de proveedores a la etapa previa al inicio del proceso de compra, de acuerdo con los criterios establecidos para ello, mediante la cual se consigue la aprobacin de algunos de ellos que sean capaces de satisfacer adecuadamente las necesidades de Acadia y sus clientes finales, as como formar parte del Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001).

Para el alcance definido en el presente procedimiento, los proveedores interesados debern ser acreditados por Acadia para formar parte del Registro. A estos

proveedores se les solicitar la entrega de los siguientes antecedentes para su acreditacin (Anexo A1): Legales, financieros y tributarios Tcnicos y de experiencia laboral

Asimismo, se pedir entrega del Cuestionario de evaluacin (Anexo A2).

Los proveedores debern suscribir el compromiso de cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL en conformidad con las normas internacionales ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, con el objetivo de mejorar continuamente el desempeo en calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales. Los Proveedores que posean certificacin en estas materias deben enviar una copia de su certificado inicial y de todas las re-certificaciones. Aquellos que no posean esta certificacin, deben presentar un plan de trabajo para su implementacin o entregar antecedentes que evidencien avances en estas materias.

Una vez finalizado el proceso de acreditacin, y si el proveedor cumple con lo sealado en el presente documento, la empresa se comunicar con el proveedor dejando constancia que ha cumplido satisfactoriamente los requisitos de acreditacin para ser incorporado al Registro de Proveedores de Acadia. En caso que el proveedor no cumpla con los requerimientos exigidos en el proceso de acreditacin, Acadia informar al proveedor de esta situacin, y deber sealar el o los motivos del no cumplimiento.

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Tipo: Procedimiento Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx 6.1. Criterios de seleccin

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Adems de presentar los documentos recogidos en el Anexo 1 y los compromisos de cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL como condiciones imprescindibles, se realizar una calificacin del proveedor en base a los criterios tcnicos y de experiencia laboral aportados y al Cuestionario de Evaluacin. Los proveedores podrn ser clasificados en 3 grupos, segn la puntuacin obtenida en base a una escala continua de 0 a 100%, segn lo especificado en el Anexo A2. Rechazados (resultado < 50%): Los proveedores con resultado inferior al 50% no podrn seguir adelante en el proceso para ser parte de la Lista de Proveedores de Acadia. En reserva (resultado entre 50% y 70%): Los proveedores que sean

calificados dentro de este rango, podrn ser considerados como parte de la Lista de Proveedores, con la condicin de que Acadia pueda validar su plan de accin para atender un resultado mnimo de 70% dentro de un ao. Admitidos (resultado > 70%): Estos proveedores han cumplido con el nivel mnimo de conformidad en relacin a los requisitos de Acadia y evidencian un claro plan de mejora continua. Este plan ser chequeado por el departamento de Compras de Acadia por lo menos una vez al ao.

Aquellos proveedores que se acrediten sern incorporados al Registro de Proveedores de Acadia, notificndose formalmente al proveedor.

Para mantener actualizada la informacin, en octubre de cada ao se solicitar a cada proveedor que enve la documentacin financiera del ao inmediatamente anterior. Cada vez que existan cambios de orden legal en la empresa (modificaciones sociales, aumento de capital, otorgamiento o revocaciones de poderes, etc.), se deber adjuntar la documentacin correspondiente con objeto de actualizar la informacin.

La acreditacin tiene una duracin de 36 meses, y debe ser renovada antes de la fecha de terminacin, para lo cual la empresa Acadia iniciar el proceso dos meses de anticipacin a la fecha de finalizacin.

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7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES La evaluacin de proveedores se

realizar

mediante

el

seguimiento

del

comportamiento en el tiempo a todo proveedor con orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluacin. La evaluacin se realizar anualmente (por ao vencido).

Las evaluaciones realizadas a los proveedores objeto de este procedimiento consideran como criterios especficos la calidad, el precio y el plazo de entrega. La evaluacin resulta de la informacin obtenida por los Departamentos de Compras y Produccin, para cada producto o grupo de productos con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y una vez que la recepcin del mismo se haya realizado.

Estos criterios se

evalan segn lo especificado en el Anexo B1. La escala de

calificacin final se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 % (mximo de evaluacin), obtenido de la puntuacin ponderada de las evaluaciones parciales del periodo analizado. Los resultados obtenidos para cada proveedor se agruparn en 3 clases: CALIFICADO: Puntuacin igual o mayor a 70%. Se aconseja mantener como proveedor. CALIFICADO CON RESERVAS: Puntuacin mayor o igual a 50% y menor que 70%. Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de Proveedores a la espera de las mejoras en su desempeo en un periodo no mayor a 6 meses. Debe presentar plan de mejora antes de que finalice ese periodo. DESCALIFICADO: Puntuacin menor que 50%. Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos establecidos por la empresa. Lo anterior no excluye la posibilidad de poder utilizar sus servicios posteriormente, debiendo presentar un plan de mejora para su reevaluacin.
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8. REGISTRO DE EVALUACIONES El registro de evaluaciones a proveedores es el documento que presenta los resultados obtenidos del seguimiento a proveedores. Aparece recogido en la Ficha de Evaluacin y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002). La Ficha se cumplimenta en un plazo no superior a los 5 das de la verificacin de los productos comprados, de acuerdo con los criterios especificados en el Anexo B1.

9. VERIFICACIN DE PRODUCTOS COMPRADOS Se entiende por verificacin de los productos comprados, de acuerdo a la norma ISO 9001:2008, el establecimiento e implementacin de inspeccin u otras actividades necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. La verificacin tambin podr ser realizada en las instalaciones del proveedor si as se indica en la orden de Compra o Contrato suscrito. Acadia dispone de un procedimiento para verificacin de compras (yPROC-VERCOM002), en que se especifica el plan de muestreo, el nivel de calidad aceptable (NCA), los procedimientos de aceptacin y actuaciones ante productos no conformes, as como las normas para realizar la revisin y control de las caractersticas de los productos comprados. Se proceder a una revisin del mismo para detallar lo referente a los productos comprados objeto de este procedimiento (tableros de madera, molduras y planchas decorativas). 10. REFERENCIAS Manual de Calidad de Acadia Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001) Ficha de Evaluacin y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002) Procedimiento para verificacin de compras (yPROC-VERCOM-002)

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ANEXO A1. LISTADO DE DOCUMENTOS PARA LA ACREDITACIN COMO PROVEEDOR DE

1. DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LA PERSONALIDAD Y DE LA REPRESENTACIN DEL PROVEEDOR Escritura de constitucin Poder de representacin y DNI del representante Solvencia econmica y financiera Informe de institucin financiera Cuentas anuales del ltimo ejercicio Declaracin de trabajos realizados en los tres ltimos ejercicios 2. SOLVENCIA TCNICA Y PROFESIONAL Relacin de trabajos en los ltimos 5 aos y certificados de dichos trabajos Descripcin detallada del equipo tcnico: relacin de recursos humanos Material, instalaciones y equipos Fbrica o talleres para la realizacin de los trabajos

3. DECLARACIONES DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y OTRAS De hallarse al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes Haciendas Pblicas De estar al corriente de las obligaciones para con la Seguridad Social De no haber tenido fallos condenatorios sistemticos en juicios laborales en los tres ltimos aos

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ANEXO A.2.1. CUESTIONARIO DE EVALUACIN A PROVEEDORES DE

Nombre del proveedor Persona de contacto y cargo Direccin, tfno. y email de contacto Fecha envo cuestionario Marque una "X" Parcial ## 1. Gestin empresarial Tiene usted un Plan de Negocios para su empresa? Est su Sistema de Gestin de Calidad certificado por algn organismo 2 certificador segn ISO 9001:2008 o segn otro estndar internacional? Su empresa permitir y facilitar el acceso de Acadia a sus instalaciones, 3 personal, documentos e informacin financiera relevante? Su empresa se compromete a seguir 4 estrictamente los Requisitos de Acadia para proveedores? 1 Parcial ## 2. Medio Ambiente y PRL Comentarios y documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI Comentarios y documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI

Est su Sistema de Gestin Ambiental certificado segn ISO 14:001:2004 o segn algn otro estndar internacional? Su compaa cumple con la legislacin ambiental de aplicacin? (por ejemplo, permisos y autorizaciones requeridos 6 para generacin y eliminacin de residuos, vertidos de aguas residuales, etc.) Su Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en trabajo est certificado segn 7 OHSAS 18001:2007 o por algn otro estndar internacional? En los ltimos 5 aos, su empresa ha estado exenta de accidentes que hayan 8 dado lugar a daos, deterioro de la salud o fatalidad? 5

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# Parcial 3. Calidad en la produccin # Su empresa est capacitada y tiene experiencia en la realizacin de Planes de Calidad cuando as lo requiera Acadia para un determinado producto o contrato especfico? Su empresa suscribe el acuerdo de que cuando ocurra algn problema, que implique la posibilidad de suministrar piezas defectuosas, tomar todas las medidas necesarias para proteger a Acadia y a sus clientes de recibir este suministro alterado? Su empresa asegura la calidad y cantidad de materiales y componentes suministrados por sus proveedores por medio de la seleccin y monitorizacin continuas? Se lleva a cabo en su empresa el control de calidad de procesos y productos, con el objetivo de implementar mejoras y reducir la variabilidad en el resultado de sus procesos? En caso de ser requerido, se compromete su empresa a entregar evidencia del control estadstico de los productos/materiales recibidos con frecuencia por Acadia? Est implementada en su empresa la comprobacin de la calidad y operativo un procedimiento de inspecciones y ensayos? Estn sus productos o materiales adecuadamente identificados, de tal forma que se puedan rastrear desde el proceso de produccin hasta la entrega en Acadia? (trazabilidad) Dispone de un sistema especfico de gestin de stocks (seguimiento de flujos de materiales y control de niveles de stocks) que garantice la disponibilidad de material, en cantidad suficiente y en el momento adecuado? Comentarios y Documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI

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Se compromete su empresa a no hacer alteraciones del producto o proceso, sin la autorizacin formal de Acadia, en 17 conformidad con los requisitos relativos a pedidos, entrega de componentes, materiales, subproveedores, local de fabricacin, etc.? Se compromete su empresa a proporcionar anualmente un plan de 18 mejora continua, como prueba de mejora en el desempeo de su sistema de calidad? Parcial ## 5. Plazos Se compromete su empresa a comunicar oportunamente el progreso o la actualizacin de los plazos comprometidos) de entrega de sus productos para Acadia? Su empresa, en los ltimos 2 aos, est exenta de penalizaciones econmicas superiores al 1% del importe neto del contrato por retrasos en los plazos de entrega? Acepta plenamente la poltica de Acadia de penalizaciones econmicas por incumplimiento de plazos que figura en las rdenes de Compra y Contratos? Forma parte de los objetivos de su sistema de calidad la entrega de productos en el plazo previsto en rdenes de compra y Contratos suscritos con sus clientes? Parcial Comentarios y Documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI Comentarios y Documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI

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## 6. Costes Se compromete su empresa a entregar 23 detalles del coste del suministro, de acuerdo a lo solicitado por Acadia? Acepta responsabilidades financieras por suministro de materiales defectuosos o no conformes y los efectos que tengan en las prestaciones 24 de Acadia a sus clientes, a travs de garantas de recuperacin de costos por concepto de reprocesos, reemplazo de materiales, reparaciones, transporte u otro tipo de cargos?

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ANEXO A.2.2. VALORACIN Y PONDERACIN DE CRITERIOS

Respuestas S: 2 puntos Respuestas PARCIAL: 1 punto Respuestas NO: 0 puntos

Ponderacin: Bloque 1.Gestin empresarial (mximo 8 puntos): 10% Bloque 2. Medio ambiente y PRL (mximo 8 puntos): 10% Bloque 3. Calidad en la produccin (mximo 20 puntos): 30% Bloque 4. Plazos (mximo 8 puntos): 30% Bloque 5. Costes (mximo 4 puntos): 20%

Luego: Valor ponderado del proveedor = (PB1/8 x 10) + (PB2/8 x 10) + (PB3/20 x 30) + (PB4/8 x 30) + (PB5/4 x 20) donde: PB1, PB2, PB3, PB4, PB5 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.

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ANEXO B1. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES DE ESCALAS DE CALIFICACIN Y PONDERACIN DE CRITERIOS

Escala de calificacin (se aplica a cada producto o grupo de productos proporcionado por un proveedor, segn orden de compra o contrato)
Criterio Descripcin del criterio Puntuacin - 5 puntos: satisfaccin total Desempeo de la calidad - 4 puntos: satisfaccin y competencia para aceptable cumplir con los requisitos - 3 puntos: satisfaccin descritos en las regular especificaciones de - 2 puntos: satisfaccin compra baja - 1 punto: satisfaccin nula - 5 puntos: entre 0 y 2 das - 4 puntos: entre 3 y 4 das - 3 puntos: entre 5 y 6 das - 2 puntos: entre 7 y 8 das - 1 punto: 9 das o ms - 5 puntos: por debajo del promedio (rebaja superior al 5%) - 4 puntos: por debajo del promedio (rebaja de hasta un 5%) - 3 puntos: precios iguales al mercado - 2 puntos: por encima del promedio (hasta un 5% ms) - 1 punto: por encima del promedio (ms de un 5%) Aspectos a considerar Corrige cualquier observacin en documentos tcnicos, entendiendo que son parte de su oferta Entrega una atencin post-venta Entrega la aceptacin de la orden de compra al recibirla y acepta en forma total o con observaciones de inmediato Cumple con fechas de entrega de producto acordadas o establecidas en la orden de compra

Calidad

Plazos Periodo de tiempo entre la notificacin al proveedor de la aceptacin de oferta o medio para la confirmacin de la compra y la llegada del producto a las instalaciones de Acadia Precios

Valor en euros del producto adquirido

Respeta el precio entregado en su oferta al aceptar la orden de compra, sin exigir modificaciones al tener que corregir o mejorar el producto para cumplir con lo especificado

Ponderacin:
Bloque 1.Calidad (mximo 5 puntos): 40% Bloque 2. Plazos (mximo 5 puntos): 40% Bloque 3. Precios (mximo 5 puntos): 20% Luego: Valor ponderado del proveedor = (PB1/5 x 40) + (PB2/5 x 40) + (PB3/5 x 20) donde: PB1, PB2, PB3 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.

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