REGLAS PARA DOCUMENTAR TU TRABAJO

DOCUMENTADO TU TRABAJO
Para registrar Fechas debes utilizar este formato

Todo lo que registres debe ser:

PERMANENTE: Utiliza tinta permanente y de color negro nicamente.

dd / mmm / aaaa
DIA (2 dgitos) / MES (3 primeras letras) / AO (4 dgitos)

Ejemplo: 17 / Ene

/ 2008

BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACION

BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACION

LEGIBLE: Que se pueda leer fcilmente, evitando contratiempos o confusiones. EXACTA: Toda la informacin es correcta. A TIEMPO: Hecha en el momento apropiado, ni antes, ni despus del hecho. CLARA: Cualquiera que la lea pueda entenderla. CONSISTENTE: Hecha de la misma manera siempre. COMPLETA: Todos los datos requeridos han sido escritos o efectuados; sin espacios blancos. VERDADERA: Lo que escribes es lo que realmente ocurri. COMPLETA: No debes dejar espacios en blanco, donde se solicite alguna informacin.

Cuando registres HORAS, usa el HORARIO MILITAR 00:00, 01:00, 02:00, 03:00, 04:00, 05:00, 06:00, 07:00, 08:00, 09:00, 10:00, 11:00, 12: 00, 13: 00, 14:00, 15:00, 16:00, 17:00, 18:00, 19:00, 20:00, 21:00, 22:00, 23:00

COMO HACER TU FIRMA GMP?

Veamos un ejemplo:

Karen January Salomn Gil

Firma GMP
K. Salomn
Tu primer apellido Inicial del primer nombre

Cuando corrijas algn dato, canceles un espacio en blanco, escribas una nota, comentario u observacin, debes usar tu firma GMP. En el caso que el documento te indique usar la firma autgrafa, tambin debers firmar con la GMP.

G a r a n t a d e C a l i d ad

Garanta de Calidad

CORRIGIENDO TU DOCUMENTACIN
Si cometes un error cuando ests documentando tu trabajo, hay solo una manera de corregirlo.
1. Traza una lnea sobre el error 2. Escribe la informacin correcta en el espacio en blanco mas cercano al error. 3. Escribe la fecha en la que estas corrigiendo. 4. Escribe tu Firma GMP

REVISANDO TU DOCUMENTACIN LO QUE SIEMPRE DEBES HACER

Antes de entregar cualquier documento revsalo, asegurate que la informacin que registraste sea: Permanente Legible Exacta A tiempo Clara Consistente Completa Verdadera Completa

Ejemplos: BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACION BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACION

Caso 1: Si hay espacio para escribir la correccin en seguida del error, haz lo siguiente

Caso 2: Si NO puedes hacer la correccin enseguida del error, busca un espacio en blanco y hazla la correccin. Debers colocar un asterisco en el error y otro asterisco en el lugar donde colocaste la correccin. Esto con el fin de indicar que hiciste la correccin en otro lado.

Si encuentras algn error utiliza la tcnica GMP, para corregir que ahora ya sabes.

LO QUE NUNCA DEBES HACER

Documentar antes de terminar cualquier proceso. Escribir comentarios innecesarios o hacer marcas adicionales, garabatos, colocar informacin donde no es requerida, etc. Encimar datos. USAR corrector para corregir errores. Hacer la correccin en espacios destinados para otra informacin. Usar la firma GMP de otra persona. Dejar espacios en blanco sin cancelar con una diagonal, cuando algn dato no aplique o no se cuente con la informacin.

Caso 3: Todos los espacios en blanco deben ser cancelados y colocar la firma GMP y fecha, tal como se muestras en el ejemplo anterior.

Todas las correcciones deben hacerse en la misma cara de la hoja en la que se encuentra el error, nunca debe hacerse por el reverso.

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