Un Pan 044167

Info-Structura: e-nregistrri (e-records) 1
1. Infrastructura i info-structura de e-Guvernare

O sarcin imperativ n dezvoltarea e-guvernrii este stabilirea Infrastructurii de Informaii ale guvernului (GII), care aliniaz o infrastructura guvernamental de comunicaii existent cu implementarea unei reele de date la nivel guvernamental (GDN). Nu exist nici o ndoial c un model de arhitectur integrat pentru infrastructura guvernamental este esenial pentru sprijinirea furnizrii de servicii electronice i operaiuni guvernamentale. n scopul sporirii furnizrii de servicii, un cadru i o platform sunt necesare pentru a permite interoperabilitatea ntre programele guvernamentale, att pentru schimbul de informaii ct i pentru tranzaciile de afaceri. Cu toate acestea, e-guvernarea nu poate fi implementat doar printr-o infrastructur de date de comunicaii. Stabilirea ncrederii n tranzaciile electronice este, de asemenea, o necesitate, n scopul de a asigura cetenii c intimitatea lor este protejat i tranzaciile lor sunt sigure. n acest scop, mecanismele de securitate, cum ar fi semnturile digitale i de autentificare, trebuie s fie puse n aplicare, mpreun cu GII. n ceea ce privete digitalizarea de informaii, o infrastructur comun privind coninutul de informaii n domenii cum ar fi nregistrrile electronice i portalurile este de asemenea o prioritate i capat o importan semnificativ. n plus, plata electronica este un mijloc indispensabil pentru tranzaciile online. Infrastructura informaional, care este fundamental pentru implementarea e-guvernrii este numit "info-structur". n modulele ulterioare, un numr important de info-structuri vor fi introduse. De fapt, multe guverne au lucrat n direcia unei info-infrastructuri comune pentru a deschide calea pentru dezvoltarea eguvernrii.
2. Ce este o e-nregistrare?
nregistrrile joac un rol vital n procesul activitii guvernamentale. Acestea ofer un istoric de nregistrri privind deciziile, modificrile i rezultatele. Introducerea calculatorului a avut un impact enorm asupra modului n care informaia este creat, transferat, i stocat. O nregistrare este definit ca "o unitate de informaii ntr-o baz de date computerizat care identific un anumit element. Ea include date, cum ar fi autor, titlu, dat, editor, subiect. "nregistrrile joac un rol semnificativ n furnizarea de probe pentru a sprijini statul de drept i administraiei guvernamentale.
Pstrarea nregistrrilor electronice pentru totdeauna "de ctre Oficiul Public de nregistrare de la Victoria, Australia;" i Gestionarea documentelor electronice " de ctre Arhivele Naionale din Australia, precum i "Managementul conservrii manualului privind coninutul digital " prin Coaliia de Conservare Digital sunt principalele referine pentru aceast sesiune.
1
Odat cu apariia tehnologiei informaiei n activitile operaionale cotidiene, un numr tot mai mare de nregistrri electronice sunt create, fie prin convertire n format digital sau sunt create prin mijloace electronice. nregistrrile electronice includ informaii numerice, grafice, i de tip text, care pot fi nregistrate pe orice suport ce poate fi citit de un computer i care corespunde definiiei de nregistrare. Aceasta include, dar nu se limiteaz la, suporturi magnetice, cum ar fi benzi i discuri, i discuri optice. nregistrrile electronice pot exista n toate sistemele electronice de informaii, fie pe microcalculatoare, minicalculatoare, servere, sau calculatoare mainframe, indiferent de media de stocare, n configuraii de reea sau stand-alone. nregistrrile electronice pot fi, de asemenea, orice combinaie de text, grafice, date, audio picturale, sau alte informaii prezentate n format digital, care sunt create, modificate, meninute, arhivate, preluate, sau distribuite de ctre un sistem informatic. nregistrrile sunt dovezi de tranzacii de afaceri capturate electronic, cum ar fi de exemplu documentele Microsoft Word, mesajele e-mail; foile de lucru Microsoft Excel, etc. n plus, nregistrrile electronice pot fi bazate pe transferuri, care au loc n interiorul i ntre sistemelor informatice. Aceste nregistrri pot fi actualizate, terse, modificate sau manipulate fr intervenia uman. Caracteristica esenial a coninutului nregistrat, structura i contextul pot fi modificate sau pierdute n timpul acestui proces. Prin urmare, nregistrrile nu mai sunt definite n termeni de obiecte fizice care s le transporte. O nregistrare poate fi "transportat" sau creat n diverse medii i formate. Atunci cnd documentele electronice sunt necesare pentru a fi pstrate ca o nregistrare pentru a rspunde cerinelor legale sau n curs de desfurare a activitii, acestea trebuie s aib urmtoarele proprieti: Acestea sunt create digital prin procesare de text, baze de date, i pachete grafice. Acestea pot fi prestate n mod diferit pe ecran i printr-o varietate de imprimante, plottere, sau fax-uri. Acestea pot fi stocate la nivel local, copiate, distribuite i modificate de diferii utilizatori, nainte de a deveni o nregistrare. Ele pot s fie modificate n continuare i reutilizate dup ndeplinirea criteriilor din statutul de nregistrare.
3. Beneficii ale gestionrii de e-Records

nregistrrile electronice exist n viaa noastr de zi cu zi i au urmtoarele beneficii. Cnd e-nregistrrile sunt gestionate n mod eficient, ele sprijin afacerile online. O nregistrare a unei tranzacii online poate fi capturat, aceasta fiind o cerin pentru toate tipurile de afaceri online. Astfel de tranzacii i decizii, sau informaiile din spatele acestor tranzacii i decizii, nu pot aprea nicodat pe suport de hrtie. Aceste nregistrri sunt create electronic i vor rmne ntr-un format electronic pentru ntreaga lor existen; acestea ofer dovezi ale acestor operaiuni.
Volumul de e-nregistrri de multe ori duce la imposibilitatea utilizrii nregistrrilor pe format de hrtie. De exemplu, cantiti mari de informaii pot fi nregistrate pe un CD-ROM. Ca urmare a creterii exponeniale a datelor electronice i mediului informaional, e-nregistrrile au dobndit multe avantaje n faa nregistrrilor pe suport de hrtie sau microforme, n termeni de confort i funcionalitate. E-nregistrri ofer mai multe moduri pentru a obine informaii, crea conexiuni ntre persoane, i nmagazina informaii. n plus, e-nregistrrile pot produce reduceri semnificative i continue privind costul de stocare a nregistrrilor. Acest lucru poate reduce depozitarea nregistrrilor pe format de hrtie i contribui la evitarea escaladrii costurilor. E-nregistrrile pot fi accesate n orice moment, iar angajaii i cetenii le pot accesa prin Internet. Proliferarea crescnd a informaiilor digitale i necesitatea de a asigura accesul continuu are implicaii importante pentru biblioteci i arhive. Poate ajuta la facilitarea transferului datelor ntre agenii i departamente, i pentru a oferi un cadru bogat de metadate n ajutorul accesului. Exist interes public cu privire la responsabilitatea guvernului. O e-nregistrare eficient gestionat de i sistem de arhivare corespunztor identific un guvern ca un lider proactiv i inovator pentru revoluia IT. E-nregistrrile oferi o "imagine" a societii i culturii noastre i a problemelor i mediului n care acestea exist. Exist ateptri tot mai mari privind accesul on-line la registrele publice aflate la dispoziia publicului larg. Guvernele se bazez mai mult ca niciodat pe un management eficient i de ncredere pentru e-nregistrri, inclusiv crearea, transferul, i procesul de depozitare.
4. Provocri pentru e-nregistrri

Dependena e-nregistrrilor fa de hardware i software, combinate cu cicluri rapide de uzur moral, face o e-nregistrare, n mod inerent, fragil. Toate organizaiile se confrunt cu o dilem privind migraia coerent i fiabil a nregistrrilor ntre toate aplicaiile utilizate n prezent i cele care urmeaz s fie dezvoltate. Pn n prezent, cele mai multe e-nregistrri i aplicaii informatice care au fost create sunt inseparabile. n scopul de a accesa i a da sens viitor la enregistrrile create astzi, este necesar s migreze aplicaia cu care a fost creat nregistrarea. Deoarece numrul de e-nregistrri este n cretere, crete i provocarea de acces. Este evident c n cazul e-nregistrrilor, punnd accesul pe conservarea suporturilor fizice nu va fi suficient. Sistemele informatice trebuie s fie special concepute nct s prevad funcionalitate de eviden a nregistrrilor pentru a se asigura c caracteristicile eseniale ale acestora vor fi pstrate. Mai mult dect att, dei suporii, cum ar fi casetele, CD-ROM-urile, etc, pot dura pentru perioade relativ lungi de timp, nregistrrile pe care le poart pot nceta s mai existe, deoarece tehnologia necesar pentru preluarea lor nu mai este disponibil sau sprijinit de ctre productor. Pe de alt parte, media de stocare este n mod inerent instabil, i fr condiii de depozitare i gestionare adecvate, se pot deteriora foarte rapid chiar dac acestea nu par a fi deteriorate extern. Cele mai mari ameninri la adresa e-nregistrrilor sunt nvechirea tehnologiei de stocare i eecul mediilor de stocare. Oricare din aceste situaii s-ar putea dovedi dezastruoase pentru
stocarea e-nregistrrilor pentru perioade mai lungi de timp. Cu toate acestea, exist alte provocri asociate cu meninerea unui sistem de e-nregistrri sigur i de ncredere. Orice sistem de e-nregistrri ar trebui s funcioneze ntr-un mod precis, de ncredere, i coerent, astfel nct e-nregistrrile s fie ntotdeauna exacte i disponibile pentru recuperare. Un guvern va fi din ce n ce mai vulnerabil la viitoarele aciuni juridice, fr a avea un sistem eficient i fiabil e-record. Guvernele iau decizii pe baza informaiilor furnizate n format electronic, de exemplu e-mail sau foaie de calcul, coninutul de baze de date sau documente Word-procesate primite n form electronic, toate formnd pri de nregistrri care nu vor fi niciodat imprimate sau semnate. Aceste modele de nregistrri reprezint provocrile sistemului de management actual i creeaz probleme care trebuie rezolvate. E-nregistrrile pot fi modificate sau terse, fie n mod constient sau din neatenie, iar inviolabilitatea lor pentru motive de probe este dificil a se asigura. n prezent, este posibil de a modifica o e-nregistrare fr a lasa urme. Standarde pentru un sistem controlat de stocare de erecord pentru a asigura integritatea i accesibilitatea unei nregistrri electronice ar trebui s fie pstrate. n cele din urm, exist provocarea privind accesul la copiile autentice n formate utilizabile pentru perioadele legale de pstrare. Mecanismul folosit att pentru autenticitatea e-nregistrrilor ct i pentru autenticitatea utilizatorilor ar trebui s fie luat n considerare atunci cnd sistemul de e-nregistrri este conceput i implementat. Problemele discutate mai sus sunt toate interconectate. Ele indic faptul c o abordare radical diferit este necesar n administrarea unui sistem de e-nregistrri comparativ cu suportul pe hrtie. Este imperativ a se rezolva problemele legate de captarea, stocarea, accesarea, i recrearea e-nregistrrilor. Aciunea trebuie s fie luat ct mai devreme posibil planurile trebuie s fie actualizate la intervale regulate de timp, precum i pe parcursul ciclului de via a managementului nregistrarii. n plus, o strategie global de organizare pentru gestionarea schimbrilor ar trebui s fie dezvoltat i implementat pentru a minimiza riscurile asociate cu personalul i aspectele culturale i de a facilita introducerea de noi tehnologii i procese n medii operaionale.
5. Tehnologii utilizate
Pstrarea coninutului static al unei e-nregistrri este crucial. Sistemele trebuie s asigure coninutului posibilitatea de a putea fi vizualizat i pe viitor, pe baza unor tehnologii ce nu sunt disponibile astzi. Dac actualizarea media las datele neschimbate, datele trebuiesc transferate astfel nct actualizarea sistemelor s nu lase n urm date motenite. ntre timp, actualizarea sistemelor de printare, indexare i cutare nu trebuie s afecteze coninutul unei enregistrri. Pstrarea unui document electronic nseamn abilitatea de a reproduce pe hrtie sau pe un ecran aceeai form a aceluiai coninut, oricnd n viitor. n prezent, exist cteva formate output ce suport proprietile cheie ale unei enregistrri.
Aceste formate includ: Tiff un format de interschimbare, orientat spre imagine, ce utilizeaz tehnici axate pe pixelizare; Postcript un limbaj comun, utilizat pentru a descrie aspectul paginii, necesar imprimrii; PDF un limbaj destinat nregistrrii formei (sau execu iei) documentelor electronice; SGML cel mai bun dintre formatele necesare nregistrrii structurii i coninutului informaiei.
Aceste formate sunt mai mult sau mai puin utile, n funcie de tipul e-nregistrrii luat n discuie editare text, email, dat de baze sau design computerizat. Unele observaii despre aceste lucruri sunt prezentate n continuare. 5.1 Editarea text a documentelor n formatul editrii text a documentelor: Tiff poate capta forma unui document, dar nu este bine integrat n aplicaii i nu poate suporta direct necesitile de indexare i compactizare; Postcript ofer un nivel nalt de suport pentru aplicaie i suport i unele extrageri ale cuvintelor, n vederea indexrii, dar are o compactivitate sczut; n termeni de suport pentru indexare i compactizare, PDF este mai avansat dect Postcript, dar este aprut recent i ofer un suport limitat pentru aplicaie. Instrumente adiionale pot fi utilizate pentru a converti Postcript n PDF; SGML suport nivele nalte de indexare i compactizare, dar nu poate suporta generarea formei originale, deoarece aplicaia pentru o astfel de nregistrare de informaie este n afara funciilor normale ce aparin SGML.
5.2. E-mail (Po ta electronic) E-mail-ul este o problem major cnd vine vorba de pstrarea e-nregistrii. O strategie bine definit trebuie s ncorporeze informaii despre e-mail n sistemele de management ale nregistrrilor. E-mail-ul nlocuiete comunicaiile bazate pe utilizarea hrtiei i unete proprietile faxului i comunicaiilor de voce. Drept rezultat, poate fi utilizat n justiie sub form de dovad. Textul cu un antet ce conine informaii adecvate poate fi suficient pentru stocarea mesajelor e-mail curente. Totui, exist un trend pentru a fi incluse i capabilitile de formatare HTML, ce s-ar putea dovedi utile.
5.3 Baza de date Bazele de date electronice reprezint o nregistrare oficial a strii curente, ct i a rezultatelor procesului de luare a deciziilor. Coninutul bazelor de date poate fi pstrat prin dezvoltarea codrii SGML (DTD) potrivite coninutului lor i prin descrcarea bazei de date, periodic, n acest format pentru stocare. Formatul structurat, mpreun cu metadatele necesare accesrii datelor i legturilor lor, pot fi definite n modul n care ele erau iniial nregistrate sau pstrate. 5.4 Documente de proiectare asistat de calculator Sistemele GIS i CAD devin din ce n ce mai mult parte a documentelor electronice. Pentru a fi parte a unei e-nregistrri, un sistem de vizualizare trebuie s fie dezvoltat i meninut. Exist standarde ce acoper necesitile de dezvoltare pentru a capta diagrame 3D. Modelele 3D sunt similare cu multimedia i o nelegere a modului n care diagramele 3D pot fi captate sub form de nregistrri pot ajuta pentru a n elege i mai mult cum s se procedeze n mod similar pentru multimedia. Noi elemente i versiuni tehnologice apar n mod constant, sub impulsul afacerilor globale de distribuie ale procesrii documentelor electronice non-proprietate. Producia acestor noi elemente i versiuni este sprijinit prin: Dezvoltarea exponenial i creterea sistemelor de Internet, Web i Intranet, ct i a tehnologiilor i standardelor corespondente, pentru interblocarea sistemelor de vizualizare i de drepturi de autor; Standardizarea formatelor sistemelor de imprimare i ale aplicaiilor de interfa, ce le corespund; Standardizarea formatelor de tranzacionare, n contextal dezvoltrii actuale ale ecomerului, e-guvernrii i EDI; Standardizarea componentelor documentului i ale metodelor utilizate pentru suportul componentelor de document ncorporate, prin dezvoltarea tehnologiei de tip object linking i ale sistemelor i arhitecturilor de tip Open Doc; Tehnologia aparinnd CORBA i altor sisteme software distribuite, bazate pe obiect, n special JAVA, ce permit accesul la codul aplicaie solicitat de componentele documentelor; Densitatea dezvoltrii i standardizrii produselor de consum multimedia, ce sunt propice pentru o stocare de mas pe termen lung, ct i pentru o utilizare i diseminare a informaiei.
6. Managementul e-nregistrrii
Managementul e-nregistrrii include planificarea, controlul, ndrumarea, organizarea, pregtirea, promovarea i alte activitii de management implicate n crearea, mentenana i utilizarea, ct i dispunerea e-nregistrrilor Scopul este de a realiza o documentare adecvat i potrivit a politicilor i tranzaciilor guvernului, ct i un management eficient i economic al operaiilor ageniei. Procesul de management al e-nregistrrilor unei organizaii ar trebui s acopere ntreg ciclul de via al nregistrrii, de la creare i mentenan pn la documentarea adecvat i dispunerea indicat. Ageniile guvernamentale trebuie s dezvolte i s menin o documentaie la zi asupra tuturor sistemelor informatice electronice. Documentaie care este capabil s specifice n mod adecvat toate caracteristice tehnice necesare citirii sau procesrii e-nregistrrilor; identificarea tuturor input-urilor i output-urilor definite ale sistemului; definirea coninutului fiierelor i e-nregistrrilor; determinarea restriciilor privind accesul i utilizarea; nelegerea scopului/scopurilor i funciei/funciilor sistemului. Documentaia trebuie de asemenea s poat descrie ciclurile de actualizare sau condiiile i regulile pentru a aduga informaie sistemului i pentru a schimba sau terge informaia din cadrul sistemului. Ageniile guvernamentale trebuie s specifice locaia, maniera i mediul n care e-nregistrarea trebuie fie meninut, pentru a putea ndeplini necesitile operaionale i de arhivare. Ele trebuie de asemenea s menin inventare ale sistemelor informatice electronice pentru a facilita aranjarea lor. Fiecare agenie trebuie s aloce unuia sau mai multor birouri ale ageniei responsabilitatea de a dezvolta i implementa programele ageniei de identificare, dezvoltare, editare i revizuire periodic a cerinelor de pstrare ale e-nregistrrii pentru toate activitile ageniei, la toate nivelele i locaiile i n toate mediile. Acest lucru include digitalizarea mediilor tradiionale, cum ar fi hrtia, microfilmul, audiovizualul, cartografierea etc i mediile electronice, incluzndu-le i pe cele create sau primite, ce utilizeaz pota electronic. Fiecare agenie guvernamental trebuie s i integreze programele sale pentru identificarea, dezvoltarea, editarea i revizuirea periodic a cerinelor de pstrare ale e-nregistrrii cu alte programe ce i aparin i care au ca scop managemtnul nregistrrii i ale resurselor de informaie. O pregtirea adecvat trebuie oferit ntregului personal al ageniei n ceea ce privete politicile, responsabilitile i tehniciile de implementare ale cerinelor de pstrare ale e-nregistrrii. Pregtirea trebuie s includ definiia e-nregistrrii i trebuie s exploreze i s explice diferenele dintre materialul ce este o e-nregistrare i cel care nu este, indiferent de mediul particular n care se afl i incluznd acele materiale create de indivizi ce utilizeaz calculatoarele pentru a trimite sau a primi pota electronic. 6.1 Crearea e-nregistrrilor O defini ie statutar a e-nregistrrilor, ce apar in mediului guvernamental, trebuie s fie realizat i documentat de ctre autorit ile guvernamentale competente, iar termenii cheie,
frazele i conceptele defini iei statutare ale e-nregistrrilor trebuiesc la rndul lor s fie definite n mod clar. n general, un control adecvat al managementului crerii e-nregistrrilor apar innd agen iilor guvernamentale trebuie instituit pentru a asigura c func iile agen iei sunt documentate n mod suficient. n acest sens, reglementrile guvernamentale asupra crerii e-nregistrrilor trebuiesc stabilite de asemenea. Sistemele guvernamentale de pstrare ale e-nregistrrilor care men in copiile oficiale ale documentelor text ntr-un mediu electronic, trebuie s ndeplineasc urmtoarele criterii minimale: 1. S furnizeze o metod pentru to i utilizatorii autoriza i ai sistemului de a recep iona documente, cum ar fi sistemele de indexare sau de cutare n text; 2. S furnizeze un nivel adecvat de securitate pentru a asigura integritatea documentelor; 3. S furnizeze un format standard de interschimbare, atunci cnd e necEsar, pentru a permite schimbul documentelor, n format electronic, ntre calculatoarele agen iei ce utilizeaz sisteme de operare/software diferite, ct i conversia sau migrarea documentelor n format electronic, dintr-un sistem n altul; 4. S furnizeze, n vederea ordonrii documentelor, caracteristicile necesare pentru realizarea unui transfer permanent de nregistrri ctre autorit ile guvernamentale de arhivare. nainte ca un document s fie creat electronic ntr-un sistem electronic de pstrare a nregistrrilor, ce va men ine n fomat electronic copiile oficiale ale documentelor, fiecare document trebuie identificat ntr-un mod suficient de clar, pentru a permite personalului autorizat a extrage, proteja i ndeplini dispozi iile prevzute de documentele din sistem. Identificarea adecvat a informa iei pentru fiecare document me inut n format electronic poate include: biroul de origine, codul fi ierului, cuvintele cheie pentru recuperare, adresa (dac exist), semntura, autorul, data, dispozi iile autorizate (codate sau n alt mod) i clasificrile de securitate (dac sunt aplicabile). Agen iile trebuie s se asigure c nregistrrile men inute n astfel de sisteme pot fi corelate cu nregistrri similare, ce sunt n format pe hrtie, sau n orice alt format. 6.2 ntreinerea i utilizarea de e-nregistrri Ageniile guvernamentale trebuie s instituie controale de management adecvate ale enregistrrilor privind ntreinerea i utilizarea e-nregistrrilor oriunde se afl pentru a se asigura c toate e-nregistrrile, indiferent de format sau mediu, sunt organizate, clasificate, descrise, i pentru a promova accesul la ele, i s le fac disponibile pentru utilizare de ctre toi membrii personalului ageniei adecvate pe perioada de pstrare autorizat. Ageniile ar trebui s menin permanent, de asemenea, e-nregistrri ntr-un format care va permite transferul cnd este cazul ctre arhivele autoritilor guvernamentale. Ageniile trebuie s prescrie un program adecvat de ntreinere al e-nregistrrilor, astfel nct acestea sunt depuse completate sau identificate i conservate pentru a putea fi gsite atunci
cnd este nevoie; identificarea i reinerea permanent a e-nregistrrilor sunt facilitate; iar cele permanente i cele temporare sunt separate fizic. Ageniile guvernamentale trebuie s se asigure c i pstreaz informaii adecvate cu privire la e-nregistrrile lor mutate pe un off-site de stocare a acestora. Ageniile trebuie s creeze i s menin, de asemenea, e-nregistrri care documenteaz distrugerea e-nregistrrilor temporare i transferul permanent al e-nregistrrilor la arhivele corespunztoare ale autoritilor guvernamentale. Dispoziia de e-nregistrri care ofer astfel de documentaie trebuie s fie guvernat de reglementri guvernamentale corespunztoare. Ageniile guvernamentale ar trebui s selecteze sisteme adecvate de media pentru stocarea nregistrrilor ageniei pe tot parcursul vieii lor, care ndeplinesc urmtoarele cerine: 1. Permite regsirea uoar ntr-un timp util. 2. Faciliteaz distincia ntre material nregistrat i material nenregistrat. 3. Pstreaz nregistrrile ntr-un format utilizabil pn la data autorizat.n cazul n care sistemele media conin nregistrri permanente i nu ndeplinesc cerinele pentru transferul acestora ctre arhivele autoritilor guvernamentale , migraia ar trebui s fie permis pentru cele permanente la un mediu care ndeplineste cerinele. 6.3 Reinerea i Dispunerea e-nregistrrilor Pentru ca acestea s fie pstrate, ageniile guvernamentale trebuie s asigure dispoziia autorizat i adecvat a lor, indiferent de format i mediu.De asemenea trebuie s se asigure c cele temporare, care nu mai sunt utile, sunt tersen conformitate cu programul privitor la enregistrri cnd perioada de reinere expir. Ca pas intermediar, cnd este nevoie de nregistrri n activitile zilnice pot fi transferate ntr-un sistem de stocare. Pentru sistemele informatice elecronice care produc, folosesc sau stocheaz fiiere de date instruciunile trebuie s se regseasc n design-ul sistemului. Ageniile trebuie s stabileasc politici i proceduri pentru a asigura c e-nregistrrile sunt pstrate atta timp ct sunt necesare guvernului. Aceste proceduri trebuie s conin instruciuni pentru: programarea dispunerii tuturor e-nregistrrilor, ca i a documentaiei i indexurilor. Informaia din sistemele electronice trebuie programat spre a fi disponibil ct mai repede posibil, dar nu mai trziu de un an de la implementarea sistemului. transferarea unei copii a nregistrrilor ctre autoritile guvernamentale de arhivare n timpul specificat n program.
stabilirea de proceduri pentru recopiere,reformatare i alte aciuni necesare pentru pstrarea acestora i dup depirea ciclului de via autorizat. Pota electronic nu trebuie tears fr autorizaie prealabil.
6.4 Securitatea e-nregistrrilor Ageniile guvernamentale trebuie s implementeze un program de securitate eficient care s cuprind urmtoarele: s se asigure c numai personalul autorizat are acces la nregistrri. s asigure backup i recuperare pentru a evita pierderea informaiei. s se asigure c personal calificat este pregtit s salveze nregistrrile sensibile i clasificate. s minimalizeze riscul unor alterri sau tergeri neautorizate. s se asigure c securitatea nregistrrilor electronice este inclus n planurile de securitate a sistemelor computerizate ntocmite n conformitate cu legile privind securitatea computerizat.
6.5 Distrugerea e-nregistrrilor E-nregistrrile trebuie distruse numai n conformitate cu o dispoziie aprobat de autoritile guvernamentale de arhivare. Fiecare agenie guvernamental trebuie s se asigure c: nregistrrile electronice programate pentru distrugere sunt ndeprtate ntr-o manier care protejeaz orice informaie sensibil i de securitate naional. nregistrrile magnetice folosite anterior pentru nregistrri sensibile, care in de securitatea naional nu sunt reutilizate dac informaia nregistrat anterior poate fi compromis prin reutilizare. ageeniile vor stabili i implementa proceduri referitor la distrugerea de e-nregistrri datorate potei electronice a persoanelor fizice.
6.6 Managementul nregistrrilor Vitale nregistrrile vitale includ planuri de urgen i nregistrri asociate care specific modul cum o agenie trebuie s rspund n caz de urgen, ca i cele necesare pentru a continua operaiuni i proteja drepturile legale i financiare. Ageniile trebuie s aib n vedere coninutul informaional al seriilor nregistrrilor i al sistemelor nregistrrilor informatice cnd identific
nregistrri vitale. Numai cele mai recente i complete surse ale informaiilor vitale trebuie considerate nregistrari vitale. Un guvern trebuie s prescrie politici i proceduri pentru stabilirea unui program de identificare i protecie a nregistrrilor vitale, inclusiv acelea necesare ageniilor pentru continuitatea operaiunilor nainte, n timpul i dup urgene, ca i acelea necesare pentru a proteja drepturile legale i financiare ale guvernului i persoanelor afectate de activiti ale guvernului. nregistrrile pot fi pstrate pe o varietate de suporturi media. Managementul nregistrrilor vitale este parte a continuitii ageniei n privina planului ei operaional legat de responsabilitile privind managementul urgenelor. Un program privind nregistrrile vitale se refer la politici, planuri i proceduri care au fost dezvoltate i implementate. Acoper resursele necesare pentru identificarea, utilizarea i protejarea e-nregistrrilor necesare pentru ndeplinirea responsabilitilor privind urgenele de securitate naional sau alte tiputi de urgene sau dezastre. Acoper de asemenea e-nregistrri eseniale pentru protejarea drepturilor guvernului sau ale cetenilor si. Acesta este un element de program al funciei ageniei de management al urgenelor. Ageniile guvernamentale ar trebui s se asigure c procedurile de recuperare a nregistrrilor vitale necesit doar un efort de rutin pentru a localiza informaia necesar , cu att mai mult cu ct persoane nefamiliarizate cu nregistrrile pot avea nevoie s le foloseasc n timpul unei urgene sau a unui dezastru. Ageniile trebuie de asemenea s se asigure c tot echipamentul necesar pentru citirea nregistrrilor vitale sau a copiilor acestora vor fi disponibile n caz de urgen sau dezastru. n plus, pentru sistemele de nregistrare electronice, ageniile trebuie s se asigure c documentaia sistemului, adecvat pentru operarea sistemului i accesarea nregistrrilor, va fi disponibil n caz de urgen sau dezastru. Ageniile ar trebui s ia msurile necesare pentru a asigura supravieuirea nregistrrilor vitale sau copii ale acestora n caz de urgen sau dezastru. n cazul nregistrrilor electronice, aceast cerin este ndeplinit dac informaia necesar n evenimentul de urgen, sau dezastru, este disponibil o copie fcut pentru scopuri generale de securitate, chiar i cnd copia conine alt informaie. 6.7 Evaluarea Intern a Ageniei Fiecare agenie guvernamental ar trebui periodic s-i evalueze programele de management al e-nregistrrilor legate de crearea, pstrarea, meninerea, utilizarea i dispunerea e-nregistrrile. Aceste evaluri vor include monitorizarea periodic a deciziilor personalului privind statutul e-nregistrrii de materiale documentare n toate sistemele media, i implementarea acestor decizii. Aceste evaluri ar trebui s determine nivelul de respectare al regulilor stabilite de autoritile guvernamentale de arhivare, inclusiv cerinele pentru stocarea e-nregistrrilor ageniei i de asigurare a facilitilor de stocare. Ar trebui de asemenea s evalueze eficiena programului ageniei de management al e-nregistrrilor la modul general.
Info-structura: autentificarea i semntura digital

1. Introducere
n lumea fizic, este uor de recunoscut cine este cine, fie prin vedere, fie prin auz, fie prin recunoaterea scrisului de mn. Cu toate acestea, n lumea digital, toat lumea interfereaz pe un ecran de computer. Atunci cnd organizaiile i mut tranzaciile de afaceri online, securitatea i ncrederea devin cerinele obligatorii. Prin urmare, autentificarea identitii, fie de ctre un individ sau o organizaie, a devenit o problem primar. Semntura digital, ca un mecanism care accelereaz tranzacii, economisete costurile, reduce hrtia, i mbuntete securitatea tranzaciei, a fost folosit pe scar larg ca o component fundamental a activitii n spaiul cibernetic. O semntur digital asigur integritatea datelor, precum i dovada de origine (non-repudiere). Aceasta poate fi pstrat de ctre receptor pentru soluionarea litigiilor n cazul n care expeditorul neag coninutul mesajului sau chiar s nege c l-a trimis. De asemenea, semntura digital este folosit pentru autentificarea la sisteme sau aplicaii.
2.
Ce este autentificarea?
Arhitectura de securitate OSI (ISO7498-2) definete dou tipuri de autentificare, autentificarea entitii i autentificarea originii datelor. 1. Autentificarea entitii verific identitatea unei entiti de ctre alta. Este o operaiune orientat pe conexiune. Autentificarea entitii este de obicei realizat cu ajutorul unui mecanism de schimb de autentificare. Un astfel de mecanism const ntr-un schimb de mesaje ntre o pereche de entiti i este de obicei numit un protocol de autentificare. Autentificarea entitii include autentificarea unilateral, care prevede o entitate cu asigurarea identitii alteia, dar nu invers, i autentificarea reciproc, care prevede ambele entiti cu asigurarea identitii reciproce. 2. Autentificarea originii datelor prevede coroborarea la o entitate a crei surs de date primite este pretins. Cu toate acestea, serviciul n sine nu ofer protecie mpotriva duplicrii sau modificrii unor uniti de date. Semntura digital este o tehnic de autentificare special, care poate fi utilizat pentru a stabili originea unui mesaj n vederea soluionrii litigiilor cu privire la ce mesaj (dac exist) a fost trimis.
3.
Baza de autentificare
n lumea conectat la o reea, nu este posibil autentificarea unei persoan n acelai mod n care se realizeaz n lumea fizic. Prin urmare, este necesar o baz pentru autentificare, care impune construirea unui protocol de autentificare. De fapt, autentificarea se realizeaz printr-un schimb de mesaje criptografice - un secret mprit ntre cele dou entiti. Aa-numitul secret partajat poate fi clasificat ntr-unul dintre urmtoarele trei domenii: 1. Ceva ce tii, un cod PIN sau parol. Aceasta este o autentificare bazat pe cunoatere.
Info-Structura: Autentificarea i semntura digital
n acest scenariu, o persoan i sistemul IT mprtesc un PIN sau o parol prestabilite. Unei persoan i se cere s introduc codul PIN / parola la autentificare i este transformat ntr-o cheie de criptare. Aceast cheie este apoi utilizat n protocolul de autentificare. n cazul n care codul PIN sau parola pe care persoana o introduce se potrivete cu una stocat n sistem, atunci persoana este autentificat. 2. Ceva ce avei, o carte de identitate securizat sau de alt natur simbolic, care poate genera o parol unic, o cheie introdus ntr-o "zon de siguran" n maina gazd, n software-ul browser-ului, etc.; sau un card cu memorie (care poate avea introduse chei i poate efectua operaiuni criptografice n numele unui utilizator). Acesta este un semn de autentificare bazate pe token. n acest scenariu, o cheie este prezentat pe token. Deinerea simbolului nseamn posesia cheii. Prin urmare, oricine poate obine simbolul poate fi autentificat ca proprietar al acestuia. 3. Ceva ce suntei, cum ar fi o caracteristic fiziologic sau comportamental. Aceasta este o autentificare bazat pe biometrie. n acest scenariu, datele biometrice sunt convertite ntrun profil care este comparat cu un profil stocat. In zilele noastre, tehnicile utilizate n autentificare includ date biometrice statice, care includ amprente digitale, retiniene, irisul, geometria feei i a minii; i biometrica dinamic, care include vocea i verificarea semnturii. O persoan este autentificat dac ntre profilul biometric i cel stocat se obine o potrivire ct mai apropiat. Prin urmare, este necesar protecia profilelor (prin criptare) n tranzit ntre dispozitivul de capturare a biometriei i serverul care efectueaz verificarea datelor biometrice. Informaiile trebuie s fie protejate de captarea de ctre o ter parte care ar putea s-l utilizeze n scopuri duntoare, prin introducerea acestuia n reea.
Obiectele de identificare bazate pe cunoatere i simbol nu se bazeaz pe nici un atribut inerent al unui individ de a realiza autentificarea. Exist o serie de dezavantaje asociate cu acestor dou metode de autentificare. Token-urile pot fi pierdute, furate, uitate, sau date n mod voluntar unui impostor. PIN-ul i parola pot fi uitate, ghicite, zrite sau voluntar dezvluite unui impostor. Elementele biometrice integrate sunt n mod inerent mai fiabile i nu sufer de aceste dezavantaje. Cu toate acestea, au alte dezavantaje, cum ar fi dificultatea de nregistrare, nscriere i folosire: ele sunt, de asemenea, afectate de condiiile de mediu i de sntate. Cu toate acestea, toate aceste secrete" sunt vulnerabile atunci cnd sunt transferate prin reea deschis; chiar i o parol organizate ca hash sau PIN-ul sunt vulnerabile la cutarea n dicionar sau la atacurile exhaustive. Parolele sunt un exemplu de mecanism de autentificare slab; o persoan demonstreaz cunoaterea unei parole care se potrivete cu ID-ul de utilizator i serverul o compar cu o intrare dintr-un fiier parol. Cu acest gen de metod de parolare, parola este secretul i parola sau hash-ul acesteia sunt dezvluite. n metodele puternice de autentificare, prin contrast, o entitate dovedete identitatea n faa alteia prin demonstrarea cunotinelor unui secret cunoscut a fi asociat cu aceast entitate, fr a dezvlui secretul n timpul protocolului. Nu este nevoie de dou pri implicate s tie exact ce parol este, este posibil ca o singur entitate s obin informaiile asociate cu parola pentru a aproba cunoaterea parolei. Acesta este aa numitul protocol "provocare - rspuns". Se bazeaz pe criptare, mecanism de integritate (MAC), sau semntur digital.
4.
PKI / CA
Tehnicile criptografice pot fi folosite n mod concertat pentru a oferi o suit complet de servicii de securitate. Acestea ar trebui luate n considerare pentru protecia informaiilor i sistemelor sensibile sau critice. Criptografia este o ramur a matematicii aplicat care se ocup cu transformarea datelor de securitate.
E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern
Pagina 2 din 9
n criptografie, un expeditor transform informaii neprotejate (text simplu) n text codificat (text-cifru). Un receptor folosete criptografia pentru a transforma textul cifru napoi n text simplu, s verifice identitatea expeditorului, s verifice integritatea datelor lui, sau o combinaie a acestora. Semntura digital este unul dintre mecanismele care pot fi folosite pentru a proteja integritatea i autenticitatea documentelor electronice. Aceasta poate fi aplicat oricrei forme de document prelucrat electronic. Semntura digital este implementat prin utilizarea unei tehnici de criptare bazate pe o pereche unic de chei asociate, unde o cheie este utilizat pentru a crea o semntur (cheia privat), iar cealalt pentru a verifica semntura (cheia public).
Trebuie avut grij la protejarea confidenialitii cheii private. Aceast cheie ar trebui s fie pstrat secret, deoarece oricine are acces la aceast cheie poate semna documente. n plus, protejarea integritii cheii publice este important. Aceast protecie este asigurat prin utilizarea unui certificat de chei publice. Una dintre principalele probleme asociate cu criptografia este punerea cheilor private la dispoziia utilizatorilor autorizai, fr a le dezvlui altcuiva. Alte probleme principale includ fixarea cheilor publice de entiti, permind altor entiti verificarea cheilor publice de legtur, precum i furnizarea serviciilor necesare pentru gestionarea continu a cheilor ntr-un sistem distribuit. Abordarea emergent la adresa de care aceast securitate are nevoie face uz de caracteristicile accesibile i distribuite ale Infrastructurii Cheii Publice (PKI). PKI poate accelera i simplifica livrarea produselor i serviciilor prin oferirea de abordri electronice. Termenul "infrastructura cheii publice" este derivat din criptografia cheii publice, tehnologie pe care se bazeaz PKI. Ea are caracteristici unice care o fac nepreuit ca baz pentru funciile de securitate n sisteme distribuite. Infrastructurii cheii publice este o combinaie de software, tehnologii de criptare i servicii care permite organizaiilor s protejeze securitatea comunicaiilor i a tranzaciilor lor de afaceri n reele. PKI integreaz certificatele digitale, criptografia cu cheie public i autoritile de certificare ntr-un set complet de arhitectur de securitate la nivel larg a organizaiei. Un exemplu tipic de PKI cuprinde emiterea de certificate digitale pentru utilizatorii individuali i servere, software-ul de nscriere a utilizatorului final; integrarea cu certificate; instrumente de gestionare, de rennoire, precum i pentru retragerea certificatelor; i servicii conexe i asisten.
5.
Componente PKI
Elementele funcionale ale unei infrastructuri de chei publice includ autoritile de certificare, autoritile de nregistrare, repertorii i arhive. O autoritate de certificare (CA), similar unui notar, elibereaz sau revoc certificate. O autoritate de nregistrare (RA), o entitate care este ncredinat de CA s nregistreze sau s garanteze asocierea dintre cheile publice i identitatea titularului certificatului cu o CA. Un repertoriu este o baz de date de certificate digitale active i liste de revocare de certificat (LCR) pentru un sistem de CA. O arhiv este o baz de date de informaii pentru a fi utilizate n soluionarea viitoarelor litigii. Utilizatorii PKI sunt organizaii sau persoane care utilizeaz PKI, dar care nu elibereaz certificate.
O CA este componenta de baz a PKI, o colecie de hardware, software i oameni care-le opereaz. Este cunoscut dup numele acestuia i cheia sa public sale. O CA ndeplinete patru
Pagina 3 din 9
funcii de baz ale PKI: 1. Elibereaz certificate. 2. Menine informaii cu privire la starea certificatelor i elibereaz fiiere CRL. 3. Public certificate curente i fiiere CRL. 4. Menine arhivele de informaii despre starea certificatelor expirate care au fost eliberate. O CA emite un certificat digital pentru fiecare identitate, confirmnd c identitatea are prerogative corespunztoare. Un certificat digital include de obicei cheia public, informaii despre identitatea prii care deine cheia privat corespunztoare, perioada de funcionare pentru certificat, i semntur digital proprie CA. O CA trebuie, de asemenea, s elibereze i s prelucreze listele de revocare a certificatelor (fiiere CRL), care sunt liste de certificate care au fost revocate. O RA este proiectat pentru a verifica coninutul certificatului pentru CA. Ca i CA, o RA este o colecie de hardware, software, i persoana sau persoanele care-le opereaz. Spre deosebire de CA, o RA va fi deseori exploatat de ctre o singur persoan. Fiecare CA va pstra o list de RA-uri acreditate; o RA este cunoscut pentru CA dup numele i cheia public ale acesteia. Aplicaiile PKI sunt puternic dependente de un serviciu director pentru distribuirea certificatelor i a informaiilor cu privire la starea certificatului. Directorul ofer un mijloc de stocare i distribuire a certificatelor, precum i gestionarea actualizrii certificatelor.
O arhiv accept responsabilitatea pentru stocarea pe termen lung a informaiilor n favoarea CA. O arhiv afirm c informaia a fost bun n momentul n care a fost primit, i nu a fost modificat n timp ce s-a aflat n arhiv. Arhiva protejeaz informaiile prin intermediul unor mecanisme tehnice i proceduri adecvate n timp ce le are n grija sa. n cazul n care un diferend cu privire la semntur apare la o dat ulterioar, informaiile pot fi utilizate pentru a verifica dac cheia privat asociat cu certificatul a fost utilizat pentru a semna un document. Utilizatorii PKI se bazeaz pe alte componente a PKI s obin certificate i s verifice certificatele altor entiti cu care fac afaceri. Entitile din urm includ partea care se bazeaz pe certificat s tie, cu certitudine, cheia public a unei alte entiti i titularul certificatului, care are eliberat un certificat i poate semna documente digitale.
6.
Arhitecturi PKI
Titularii de certificate i vor obine certificatele de la CA diferite, n funcie de organizaia sau comunitatea n care ei sunt membri. Un PKI este de obicei compus din mai multe CA legate prin ci de ncredere. O cale de ncredere leag o parte de baz cu una sau mai multe pri tere de ncredere, astfel nct partea de baz poate avea ncredere n valabilitatea certificatului n uz. Exist dou arhitecturi tradiionale PKI pentru a sprijini acest obiectiv, arhitectura ierarhic i arhitectura plas. O a treia abordare, arhitectura CA pod a fost dezvoltat pentru a se adresa situaiei n care organizaiile se confrunt n ncercarea de a lega propriile PKI-uri cu cele ale partenerilor lor de afaceri.
6.1 Ierarhic
Autoritile sunt aranjate ierarhic n cadrul unei CA "rdcin" CA, care elibereaz certificate la CA subordonate. Aceste CA pot elibera certificate pentru CA sau utilizatori aflai mai jos n ierarhie. ntr-un PKI ierarhic, fiecare parte de baz cunoate cheia public a CA rdcin. Orice certificat poate fi verificat prin verificarea cii de certificare a certificatelor de la CA rdcin.
Pagina 4 din 9
6.2 Plas CA independente se certific reciproc (adic i elibereaz reciproc certificate), rezultnd ntr-o plas general a relaiei de ncredere ntre CA egale. O parte de baz tie cheia public a unei "CA apropiate", n general, cea care a emis certificatul su. Partea de baz verific certificatul prin verificarea unei ci de certificare a certificatelor care duce de la CA de ncredere. Figura 1.1 ilustreaz aceste dou arhitecturi de baz PKI. n ierarhic, nodul 1 denot rdcin CA.
Figura 1.1 Arhitectur tradiional PKI
6.3 CA pod Arhitectura CA pod a fost conceput pentru a conecta PKI-uri organizaionale, indiferent de arhitectura acestora. Acest lucru este realizat prin introducerea unei noi CA, numit CA Pod, a crui unic scop este de a stabili relaii cu PKI-uri organizaionale. Spre deosebire de o CA plas CA, CA pod nu elibereaz certificate direct ctre utilizatorii finali. Spre deosebire de o CA rdcin ntr-o ierarhie, CA Pod nu este destinat utilizrii ca un punct de ncredere. Toi utilizatorii PKI considera CA Pod n calitate de intermediar. CA Pod stabilete relaii punct cu punct cu diferite PKI organizaionale PKI (Figura 1.2). Aceste relaii pot fi combinate pentru a forma un pod de ncredere de utilizatori conectai la PKI diferite. Dac domeniul de ncredere este implementat ca un PKI ierarhic, CA Pod va stabili o relaie cu CA rdcin. Dac domeniul este implementat ca o PKI plas, podul va stabili o relaie cu numai una dintre CA. n ambele cazuri, CA care intr ntr-o relaie de ncredere cu podul este definit ca fiind principala CA.
Pagina 5 din 9
Figura 1.2 Ilustrarea CA Pod
7.
Ce este o semntur digital?
O semntur digital este reprezentat ntr-un calculator ca un ir de cifre binare. Aceasta este calculat cu ajutorul unui set de reguli i un set de parametri, astfel nct identitatea semnatarului i integritatea datelor s poat fi verificat. Semntura digital este implementat folosind o tehnic de criptare bazat pe o pereche unic asociat de chei unde o cheie este utilizat pentru a crea o semntur (cheia privat), iar cealalt pentru a verifica semntura (cheia public), ceea este cunoscut sub numele de Criptografia Cheii Publice. Semntura digital implic dou procese: crearea semnturii i verificarea semnturii. Generarea semnturii face uz de o cheie privat pentru a genera o semntur digital. Verificarea semnturii face uz de o cheie public, care corespunde cheii private. Fiecare utilizator are o pereche de chei public i privat. Cheile publice sunt presupuse a fi cunoscute de public n general. Cheile private nu sunt niciodat partajate. Oricine poate verifica semntura unui utilizator prin folosirea cheii publice a utilizatorului, n timp ce crearea semnturii poate fi efectuat numai de ctre posesorul cheii private a utilizatorului. Conexiunea dintre cheia privat i cheia public se realizeaz astfel nct s fie imposibil din punct de vedere al calculului obinerea cheii de semntur de la cheia de verificare. Infrastructura Cheii Publice (PKI) faciliteaz managementul i distribuia cheii. Semntura digital poate fi clasificat n principal n trei algoritmi n ceea ce privete generarea i verificarea, care sunt dup cum urmeaz.
7.1 Algoritmul semnturii digitale (DSA)

Acesta este un standard care definete algoritmul semnturii digitale (DSA). A fost propus de Schnorr i El Gamal. Algoritmul este bazat pe logaritmi discrei pentru crearea i verificarea semnturii. O funcie hash (Algoritm Hash Securizat, SHA-1) este folosit n procesul de generare a semnturii pentru a obine o versiune condensat de date, aa-numitul extras al mesajului. Extrasul mesajului este apoi introdus n DSA pentru a genera semntura digitala. Semntura digital este trimis la verificatorul destinat mpreun cu datele semnate (adesea numit mesaj). Verificatorului mesajului i al semnturii verific semntura prin utilizarea cheii publice a expeditorului. n procesul de verificare trebuie utilizat aceeai funcie hash. Proceduri similare pot fi folosite pentru a genera i verifica semnturi pentru date stocate sau transmise. n DSA, crearea semnturii este mai rapid dect verificarea semnturii. Este necesar un mijloc de a asocia perechi de chei publice i private cu utilizatorii corespunztori. Adic trebuie s existe o legtur ntre identitatea unui utilizator i cheia public a utilizatorului. Acest caracter obligatoriu poate fi certificat
Pagina 6 din 9
de ctre o parte de ncredere reciproc. O ter parte de ncredere (TTP) este implicat pentru a rezolva problema litigiilor. De exemplu, o autoritate de certificare ar putea semna scrisorile de acreditare care conin cheia public i identitatea unui utilizator pentru a forma un certificat.
7.2 Algoritmul semnturii digitale RSA (RSA)

Acest sistem se bazeaz pe algoritmul de criptare a semnturii publice RSA. RSA este numit de la inventatorii si Rivest, Shamir, i Adleman. Securitatea acestui algoritm de semntur se bazeaz pe dificultatea de a factorizarea numerele mari prime. Exist un numr N cunoscut public, care este produsul a dou numere prime, ale cror valori sunt secrete. Aceste numere prime sunt foarte importante pentru c oricine le tie valorile le poate folosi pentru a calcula cheia privat din cheia public. Cu toate acestea, crearea semnturii i procesul de verificare sunt mai mult sau mai puin aceleai ca la DSA. Utiliznd o semntur digital RSA, verificarea unei semnturi este mult mai rapid dect semnarea. Acest lucru este de dorit pentru c un mesaj va fi semnat de ctre o persoan o singur dat, dar semntura poate fi verificat de mai multe ori.
7.3 Algoritmul semnturii electronice n curb eliptic (ECDSA)

Sistemele de criptare n curb eliptic au fost propuse pentru prima dat independent de Victor Miller i Kblitz Neal la mijlocul anilor 1980. Principalul punct de atracie al sistemelor de criptare n curbe eliptice fa de alte sisteme de criptare a cheilor publice este faptul c securitatea semnturii digitale n curb eliptic se bazeaz pe probleme matematice grele : Avnd n vedere dou puncte G si Y pe o curb eliptic, astfel nct Y = kG (adic, Y este G adugat la sine de k ori), aflai numrul ntreg k. Aceast problem este denumit n mod obinuit ca problema logaritmului discret n curb eliptic. Sistemele de criptare n curb eliptic au aprut ca un domeniu promitor in criptografia cheii publice n ultimii ani, datorit potenialului lor de a oferi securitate similar sistemelor de criptare a cheii publice deja stabilite cu dimensiuni reduse ale cheii. Ele sunt utile mai ales n aplicaiile pentru care memoria, limea de band, sau puterea de calcul este limitat. Sistemele de criptare n curb eliptic, cu o cheie 160 bii ofer aceeai securitate ca sistemul RSA i logaritmul bazat pe sisteme discrete, cu o cheie de 1024 bii. Ca rezultat, lungimea cheii publice i private este mult mai scurt n sistemele de criptare n curb eliptic. Cu toate acestea, este neltoare descrierea algoritmilor de semntur ca criptare cu o cheie privat". Algoritmii simetrici, n care aceeai cheie (cunoscut sub numele de cheie secret) este utilizat att pentru criptare i ct i pentru decriptare, pot fi, de asemenea, utilizai n procesul de generare a semnturii. n acest caz, trebuie s fie configurat un canal secret pentru a distribui cheia secret pentru a asigura confidenialitatea transmiterii cheii. Algoritmii asimetrici sunt folosii pentru a facilita distribuirea cheii, n cazul n care cheia pereche este folosit pentru a cripta i decripta cheia secret (aici cheia este cunoscut sub numele de cheie de criptare a cheii). Acest lucru este util atunci cnd mesajul este arbitrar de lung. Algoritmii simetrici pot accelera procesul de criptare, n timp ce algoritmii asimetrici pot asigura distribuirea secret a cheii de criptare, integritatea datelor i non-repudierea.
8.
Cum lucreaz semntura digital?
Scopul semnturii digitale este de a oferi un mijloc pentru o entitate de a asocia identitatea sa de o bucat de mesaj. Procesul de semnare presupune transformarea mesajului i a unor informaii secrete deinute de entitate ntr-o etichet numit semntur. Pentru ca semntura digital s fie util n practic, aceasta trebuie s
Fie uor de calculat de ctre semnatar, ceea ce nseamn ca funcia de semnare s fie uor de aplicat. Fie uor de verificat de ctre oricine, ceea ce nseamn ca funcia de verificare s fie uor de aplicat.
Pagina 7 din 9
Au o durat de via adecvat, ceea ce nseamn ca semntura digital s fie securizat de posibilitatea falsificrii fals pn cnd semntura nu mai este necesar pentru scopul su iniial.
Procesul de semnare i verificare poate fi descris astfel: 1. Deinerea perechii de cheie privat i public. La nceputul tranzaciei sau n timpul tranzaciei, participanii trebuie s achiziioneze unul de la cellalt cheia public, n timp ce cheia privat a fiecrei pri trebuie s rmn secret. 2. Generarea extrasului de mesaj. Expeditorul utilizeaz o funcie hush, care este un algoritm unidirecional, pentru a transforma un mesaj ntr-o valoare de lungime fix. Aceast valoare de lungime fix este cunoscut ca extras de mesaj. 3. Semnarea mesajului. Expeditorul utilizeaz cheia sa privat pentru a cripta extrasul mesajului care face o semntur a mesajului. Aceast semntur este apoi adugat la mesaj. 4. Mesaj expediat. Mesajul semnat digital este trimis "n text clar" la destinatar. Deoarece orice modificare adus coninutului mesajului va duce la o nepotrivire cu valoarea hush primit. 5. Verificarea mesajului. Destinatarul va genera o valoare hush din mesajul primit cu aceeai funcie hush unidirecional. Extrasul criptat al mesajului poate fi decriptat cu cheia public a expeditorului. Apoi, aceste dou valori hush vor fi comparate. Dac cele dou valori se potrivesc nseamn c mesajul este veritabil i autentic; n cazul n care cele dou valori nu se potrivesc, acest lucru indic posibila personificare, modificarea mesajului sau o eroare de transmisie. 6. Criptarea mesajului (opional). ntregul mesaj poate fi criptat cu cheia public a destinatarului pentru a asigura confidenialitatea coninutului mesajului. 7. Decriptarea mesajului (opional). Mesajul poate fi decriptat cu cheia privat a destinatarului. 8. Marcarea orei. O marc de timp poate fi folosit pentru a urmri tranzacia, n cazul n care, n viitor, apare un diferend. Cu toate acestea, n cazul unui mesajului foarte scurt, nu este nevoie de transmiterea separat, deoarece poate fi recuperat chiar din semntur.
9.
Beneficiile i riscurile utilizrii semnturii digitale
Tot mai mult, organizaiile ncearc s automatizeze procesele bazate pe hrtie. Avantajele utilizrii semnturilor digitale pot fi evidente, n timp ce exist, de asemenea, unele riscuri poteniale. Beneficiile includ: o mai mare eficien n procesul de prelucrare a documentelor. Documentele transmise electronic cu o semntur digital reduc birocraia, cltoriile i ntrzierile de procesare i costurile de livrare. Aceste avantaje sunt i mai pronunate cnd numrul de tranzacii crete. servicii mbuntite. Semntura digital prevede o autentificare puternic care permite ageniei s furnizeze servicii mai largi i s promoveze obiectivele administrative i obiectivele sale unui public mai larg. Astfel, un guvern poate servi publicului 24 de ore pe zi, apte zile pe sptmn.
Pagina 8 din 9
documentul surs este verificat. Oricine poate folosi cheia public a semnatarului pentru a verifica corectitudinea semnturii la orice moment, fr consimmntul sau introducerea semnatarului. posibilitatea redus de fraud, fals i personificare. Este practic imposibil pentru o persoan s falsifice o semntur pentru c numai semnatarul tie cheia sa privat. integritate mbuntit a documentelor. Orice modificri efectuate unui mesaj vor invalida semntura. Astfel, este imposibil copierea unei semnturi digitale de la un mesaj la altul.
Riscurile asociate cu utilizarea semnturii digitale sunt lipsa specificaiilor juridice. Nu exist specificaii bine stabilite pentru a indica unde semntura digital este acceptabil din punct de vedere legal, pentru ce tip de document i n ce msur o agenie necesit o semntur digital fa de o alt form de identificare. legtura cu infrastructura existent a ageniei. Aplicaia i PKI trebuie s funcioneze bine n sistemele de securitate, dispozitivele de control acces, cum ar fi firewall-uri, i alte sisteme de prelucrare a informaiilor. Interoperabilitatea cu alte infrastructuri ale ageniei. Capacitatea de a accepta un alt mecanism PKI este necesar pentru ca un utilizator dintr-un domeniu PKI s poat fi acceptat ca un utilizator de ncredere ntr-un alt domeniu PKI. Standardul de arhivare. Atunci cnd un document semnat digital este echivalent cu un document semnat cu cerneal pe hrtie, exist o cerin standard pentru arhivare care s asigure c este la fel de accesibil pentru inspecie ca i n cazul oricrui document juridic pe hrtie. Documentele arhivate trebuie s fie disponibile indiferent de software-urile i actualizrile hardware care apar.
Pagina 9 din 9
Info-structura: e-plata
1. Introducere
Apariia de e-comerului a nsemnat c sistemele de plat trebuie s fac fa noilor cerine. Odat cu utilizarea pe scar larg a Internetului, e-mailului i telefoanelor mobile, plata prin mijloace electronice ofer confort i o mai mare alegere n serviciile de plat. Nevoia crescnd de afaceri electronice solide i robuste i sistemele de pli a fcut proliferare e-plii ca metod de plat n ultimii civa ani. E-plata joac un rol cheie n dezvoltarea e-guvernrii pentru c multe tranzacii trebuie s fie soluionate pe cale electronic atunci cnd guvernul face afaceri online.
2.
Ce este e-plata?
E-plata este crete ncet dar constant n majoritatea rilor. Este vorba despre plata online pentru bunuri / servicii. Un numr de instituii i ntreprinderi au trezit cu ideea de a-i oferi bunurile / serviciile online, ntr-un mod sigur de a reduce costurile operaionale ale acestora. Pentru a nelege de plat electronic, este util s se ia n considerare n primul rnd metodele tradiionale de plat. 2.1 Numerar Numerarul este cel mai des utilizat i dominant metod de plat n toate rile. Necesit interaciunea fa n fa ntre client i comerciant. n mod normal, garanteaz plata direct. Totui, aceast metod nu este adecvat pentru plile mari i nu las nici o pist de audit. 2.2 Cecuri Acest lucru implic o banc a pltitorului care emite carnet de cecuri. Atunci cnd exist o solicitare de plat, pltitorul (client) prezint un cec beneficiarului plii (comerciant). Apoi, beneficiarul prezint cecul la propria banca lor, unde cecul va fi transmis bncii pltitorului pentru deblocare. Aceast metod este potrivit pentru orice valoare de plat. Beneficiarul poate fi ndeprtat de pltitor, iar pltitorul obine cteva zile de graie nainte de plat. Totui, aceast metod de plat are o rat mare de respingere (problema rigid) i costul de prelucrare este mare (de obicei 20 de ceni la un dolar pe cec n Statele Unite ale Americii). 2.3 Transferurile de credit (Giro) n aceast metod, pltitorul instruiete propria banc de a iniia o plat, de obicei, prin trimiterea unui Giro bncii pltitorului. Banca pltitorului verific disponibilitatea fondurilor, debite n cont i le transmite beneficiarului pentru deblocare. Transferul are loc numai n cazul n care pltitorul dispune de fonduri suficiente. Pltitorul poate alege data exact a transferului. 2.4 Carduri bancare Plata cu carduri bancare este foarte convenabil i este potrivit pentru orice valoare peste aproximativ 2 dolari. Aceasta este uneori numit plat electronic offline i implic urmtorii zece pai:
Info-structura: e-Plata
1. Un beneficiar (comerciant) aplic la o banc (banca achizitoare) pentru un serviciu de comerciant, care permite utilizarea creditului bncii i carduri de debit de la locul su de afaceri. 2. Comerciantul negociaz costurile asociate cu banca achizitoare. 3. La acceptare, comerciantul pltete costurile administrare. 4. Comerciantul primete i instaleaz o main PDQ, care este folosit pentru a "trage" cardurile de credit i de debit. 5. Comerciantul "trage" cardul clientului pentru a colecta detaliile de pe cardul de credit debit. 6. Detaliile cardului sunt transmise la banca achizitoare pentru aprobare. Banca achizitoare verific detaliile cardului i autorizeaz tranzacia. 7. Comerciantul solicit clientului s semneze buletinul de vnzri. 8. Comerciantul verific semntura i procesele de plat. 9. O tax de tranzacie este pltit n mod automat la banc de comerciant. 10. Clientul pleac cu bunuri sau servicii. Cu toate acestea, e-plata care va fi discutat mai pe larg n acest modul este plata electronic online. Metodele on-line pot fi mprite n general n cel care n cea mai mare parte sunt bazate pe Internet, cele care se bazeaz pe telefoanele mobile, precum i cele care folosesc cartele pre-pltite.
3.
Plata bazat pe internet
Exist un numr de moduri de a efectua o plat prin intermediul internetului, care sunt descrise dup cum urmeaz. 3.1 Cardurile de plastic Acestea sunt mijloacele predominante de plat pentru cumprturi pe Internet, n special sub forma de carduri de credit. Internetul este folosit ca un canal de acces pentru operaiunile cu carduri. Pentru acest scenariu este necesar un ID de Comerciant de Servicii pe Internet i un PDQ virtual este folosit pentru a trage cardul clientului. n acest fel, detaliile cardului sunt colectate de pe internet i transmise la banca achizitoare. n prezent, cardurile sunt adaptate n mod semnificativ pentru utilizare mai sigur i convenabil n mediul Internetului; de exemplu, cardurile inteligente ncorporate cu o parol de utilizator permit instituiilor financiare autentificarea utilizatorilor i validarea cardurilor folosite pentru plata online. 3.2 E-plata bazat pe cont Aceast metod faciliteaz plata de la persoan la persoan. Unele ntreprinderi o folosesc ca un mijloc pentru clienii s plteasc online. Este necesar un cont de plat prefinanat cu furnizorul de servicii nainte de a face o plat "instant" unui alt utilizator. Expeditorul fondurilor doar trebuie s tie destinatarului adresa de e-mail nu detaliile complete de la banc. Cu toate acestea, beneficiarul trebuie s se alture serviciilor de plat ca s accepte bani.
Pagina 2 din 6
3.3 Alte pli prin email/online Nu este nevoie s creezi un cont separat de plat pentru toate cazurile. n schimb, un serviciu de Internet se poate suprapune aranjamentelor bancare existente pentru a oferi un cont bancar online pentru a primi transferuri de cont. Similar cu serviciile de e-plat bazate pe cont, expeditorul trebuie s tie doar adresa de email a destinatarului pentru a iniia un transfer. Acest lucru este mai mult ca un canal de acces la aranjamentele existente de plat i are mai multe n comun cu activitatea bancar online.
4.
Plata bazat pe telefonul mobil
Odat cu devenirea telefoanelor mobile foarte populare, acestea au fost tot mai mult utilizate ca metode de punere n aplicare a e-plii i au fost larg acceptate de ctre dealeri i clieni. 4.1 Ca un canal de acces Un telefon mobil este un mecanism convenabil de acces pentru plata tradiional contra cost. Acesta este, de obicei, clasificat n poziia de m-plat. n acest caz, reeaua de telefonie mobil ofer servicii care permit utilizatorilor s perceap achiziiile direct la cardurile de plata lor, pe care le-au prenregistrat cu serviciul. 4.2 Taxare invers sau facturare ex-post n acest caz, plile pentru bunuri sau servicii sunt introduse ca elemente suplimentare pe factura postplat a telefonului. Factura este apoi pltit ntr-un mod normal. Compania de telefonie nregistreaz toate plile, inclusiv detaliile clienilor i detaliile comerciale, i trimite comerciantului o plat consolidat periodic. 4.3 Servicii la tarife premium (PRS) Aceast metod permite o achiziie care urmeaz s fie fcut prin direcionarea apelului de cumprare prin intermediul unui numr de tarif premium. Costul apelului include att apelul n sine i cantitatea de bunuri / servicii achiziionate. De obicei, compania de telefonie a apelantului direcioneaz astfel de apeluri ctre o alt societate de telefonie care apoi fie ofer servicii de tarif premium n sine sau poate trece, de asemenea, apelul la un alt furnizor. Veniturile de la apelant este mprit ntre diferitele pri ale tranzaciei. Taxele pot fi pltite folosind fie un timp de emisie prepltit sau aranjamente de facturare ex-post. Aceasta este, de asemenea, aplicat la telefoane fixe. 4.4 Timpul de emisie prepltit pe un telefon mobil Timpul de emisie prepltit poate fi folosit pentru a plti direct pentru produse netelefonice de la teri. Acest lucru este potrivit pentru utilizatorii care nu au conturi bancare sau carduri de credit. Compania de telefonie colecteaz fonduri din partea utilizatorului pentru a plti n avans pentru timpii de emisie ai tranzaciilor. Cnd un utilizator face o achiziie, compania de telefonie poate reine o parte din veniturile proprii pentru telefon i pltete comerciantului ceea ce se datoreaz pentru bunurile / serviciile achiziionate. Serviciile cu tarif premium i timp de emisie prepltit pe telefoanele mobile sunt potrivite pentru achiziiile de valoare mic i sunt cunoscute ca micro-plat. Acestea trebuie s fie neaprat uoare. n caz contrar, taxele pot depi valoarea de achiziie.
Pagina 3 din 6
5.
Cardurile prepltite / e-portofelul
Aceste scheme au fost, n general, numite e-bani. Au cea mai lung istorie n rndul de serviciilor de e-plat i, de asemenea, vizeaz tranzacii de valoare mic. Operatorul schemei e-portofel ia bani de la utilizatorii de carduri n schimbul unui card ncrcat cu aceeai cantitate de valoare. Comercianii cu amnuntul accept carduri de plat pentru bunuri / servicii n cele din urm primind banii de la operatorul schemei.
6.
Sistemul de e-pli
Internetul ca o infrastructura de reea deschis are mai multe implicaii pentru modul de funcionare a sistemelor de e-plat. Bncile tradiionale rmn "coloana vertebral" a sistemelor de plat. Aceasta implic faptul c toate soluiile de plat depind ntr-o anumit msur de eficiena sistemelor de plat ale bncilor. n acest moment, fluxul de plat rmne bazat pe banc. Toi operatorii de reea au o strns relaie de lucru cu sectorul bancar. Multe dintre noile mecanisme de plat au fost dezvoltate pentru plata pe internet, de exemplu, Tranzacia Electronic Sigur (SET) a ncercat s fac plata online mai sigur prin adugarea de msuri de securitate. n plus, imaginea devine mai complex prin bogia de metode de plata care sunt legate de un numr tot mai mare de canale de comunicare folosite pentru plata electronic. Acestea includ tranzacii POS, e-comer, i plata cu telefoanele mobile. Canale diferite de acces, cum ar fi accesul WAP la Internet sau televiziunea digital pentru a face cumprturi online fac posibilitile de e-plat mai vii i semnificative. Arhitectura e-plii ar trebui s ofere o structur flexibil i extensibil pentru a se potrivi cerinelor de plat de pe Internet. Aceasta ar trebui s sprijine i s permit ciclul complet de operaiuni de plat n care protocoalele de plat deschise pe internet sunt integrate cu sistemele de plat existente i viitoare utilizate de instituiile financiare. Indiferent de forma pe care metodele de e-plat o iau, structura unui sistem de e-plat pe baza unui card bancar este ilustrat n Figura 1.1.
Figura 1.1 Un exemplu de sistem de e-plat
Cu toate acestea, dezvoltarea continu a aplicaiilor i disponibilitatea continu a resurselor umane sunt vitale pentru succesul de sistemelor de e-plat i la creterea lor continu. Un sistem de pli sigur i prietenos duce la o metod de plat n mare parte omogen. Un sistem de e-pli
Pagina 4 din 6
va avea specificat funcia de baz, cu funcii suplimentare pentru a face fa cu varietate i diversitate. Gradual, tehnologia informaiei va face tehnologia metodelor tradiionale de plat depite, cum ar fi cecuri, transfer de credit sau de debit direct. Evoluiile care rezult din concurena care exist ntre diferite reele fac din e-plat o metod i mai convenabil i de ncredere metod pentru utilizatori. In acest moment se pare c exist o puternic direcie n special spre integrare. Instituii non-bancare, cum ar fi operatorii de telecomunicaii, ISP sau firme de software intr n domeniul serviciilor financiare (inclusiv pli). n acelai timp, bncile ofer mai multe servicii online pentru clienii lor. n plus, reprezentanii din ambele pri lucreaz mpreun pentru a construi Infrastructura naional a cheii publice pentru a asigura securitatea sistemului de e-pli. Interoperabilitatea ntre diferite sisteme de plat fac plata electronic mult mai de succes. n plus, integrarea acestor procese implicate ntr-o tranzacie de afaceri, cum ar fi comanda, facturarea, oferta i ncasrile, mpreun cu procesul de plat n sine, formeaz o arhitectur armonizat pentru sistemul de e-plat.
7.
Riscurile e-plii
Muli oameni se simt nesiguri s plteasc prin Internet pentru bunuri / servicii. Acest lucru se datoreaz rapoartelor senzaionale din mass-media cu privire la utilizarea de carduri de credit false pentru tranzacii neautorizate. Totui, aspecte negative i consecine ale plilor pe Internet nu exist. Acestea pot fi mprite n dou categorii principale: pierderea de bani i pierderea vieii private. Pierderea de bani se refer la pierderi financiare ntmpinate de clieni, comerciani sau furnizorii de servicii. Pierderea de confidenialitate se refer la informaii pe care clienii prefer s le pstreze private devin disponibile altora. Prin urmare, riscuri legate de eplat exist: Dezvluirea de informaii confideniale. Una dintre preocuprile principale legate de e-plat. Informaii cum ar fi detalii personale, numere de card de credit sau parole pot fi obinute prin interceptarea traficului de reea sau de accesul neautorizat la computerele care sunt conectate la Internet. Aceste informaii pot fi folosite pentru a face o tranzacie fals, care cauzeaz pierderea de bani sau pierdere confidenialitii. ntreruperea serviciului. Un rezultat al unei defeciuni de sistem, cum ar fi hardware / software-ul care devin de nencredere, sau sistemele care sunt compromise de un virus sau un hacker, n cele din urm duc la pierderea de bani. Uzurpare. Se refer la diferite metode utilizate pentru a prelua privilegiile altora pentru a abuza de ele. Hackerii cu unelte speciale pot accesa sistemul pentru a manipula datele, astfel nct s modifice soldul contului. Acest lucru ar putea duce la pierderi att de bani i de confidenialitate. Modificarea ilicit a informaiilor de plat. Se refer la modificarea datelor existente n sistemul de plat care ar putea duce la o direcionare greit a plii, un dezechilibru a e-portofelului sau o perturbare a datelor din sistem care afecteaz procesul de audit. Contrafacerea. Se refer la acele activiti care creeaz structuri de date noi, care sunt valabile din punct de vedere tehnic, dar nu admisibile din punct de vedere legal, cum ar fi crearea unui cont fals sau operaiuni de plat. Acest lucru ar putea duce la pierderea, fie de bani sau fie de confidenialitate.
Retransmiterea tranzaciei. Se refer la retransmiterea unei operaiuni de plat, care provoac debitarea repetat a unui cont sau re-utilizarea e-banilor. Acest lucru s-ar putea ntmpla atunci cnd o persoan familiarizat cu formatul tranzaciei sistemului de plat a
Pagina 5 din 6
interceptat o baza de date a tranzaciei. Riscurile legate de e-plat sunt nc sczute n comparaie cu metodele tradiionale de plat. Iniiativele introduse n industria de plat cu cardul pentru a proteja clientul, comerciantul i emitentul cardului au fcut e-plata mai sigure dect oricnd. n scopul meninerii unui mediu sigur pentru tranzacionarea online pe reele deschise, este necesar nu numai nlocuirea mecanismele tradiionale fa n fa cu cele noi electronice , dar de asemenea, i crearea unor noi instrumente pentru a gestiona riscurile specifice asociate cu e-plata. Criptografia cu Cheie Public (PKC), Infrastructura Cheii publice (PKI), i semntura digital sunt cele mai frecvent utilizate mecanisme pentru a asigura un mediu sigur i de ncredere pentru e-comer, precum i e-guvernare. O discuie detaliat privind aceste mecanisme pot fi gsite n alte module.
Pagina 6 din 6
Info-structura: Portalul
1. Introducere
Portalurile au capacitatea de a sprijini scopurile generale i obiectivele unei organizaii. Randamentul investiiilor n ele este, de obicei printr-o posibil cretere a productivitii generale. n consecin, un portal bine-dislocat a devenit tot mai important pentru funcionarea organizaiei de zi cu zi. Portalurile devin metoda preferat pentru o organizaie pentru a permite clienilor s vad aspecte ale operaiunilor lor interne, precum i pentru a mbunti transparena pentru angajai i parteneri. n acelai timp, portalurile permit clienilor s fac afaceri cu o organizaie ntr-o manier automat. Scopul esenial al e-guvernrii este de a construi guvernarea pentru o er informaiei. Dei oamenii nu tiu cu exactitate cum arat guvernarea n era informaiei, un lucru este clar -- ua din fa a guvernrii este, cel mai probabil, portal su. n acest sens, un portal de guvernare a devenit tot mai important pentru a permite cetenilor accesul la informaii guvernamentale cu uurin i beneficierea de servicii guvernamentale la o singur oprire. Un portal bine dezvoltat va completa i va consolida canalele concentrate pe client care ar putea exista deja ntr-un guvern. Pentru mai multe guverne, site-urile, portalurile devin principala surs de servicii ntre agenii i de valoare pentru clieni. Deoarece tehnologia are capacitatea de a stoca i organiza informaiile, un serviciu cuprinztor, cu o singur oprire a devenit standardul acceptabil i necesar. n stadiile incipiente ale guvernrii online, site-urile au fost proiectate cu structura existent care plasau guvernul n centru. Ecranele au fost organizate pentru a reflecta organizarea Guvernului. Cu toate acestea, utilizatorii nu sunt de obicei interesai de modul n care guvernul este organizat. n schimb, ei sunt preocupai de modul n care pot avea acces n mod eficient la serviciile guvernamentale care doresc sau de care au nevoie. Portalurile guvernrilor online care reflect structura guvernului pot fi considerate a fi de centrate pe guvern mai degrab dect pe cetean. Astfel de portaluri nu profit pe deplin de oportunitile oferite de tehnologia modern.
2.
Ce este un portal?
Un portal permite unei organizaii s prezinte informaii, aplicaii i servicii ntr-o singur vizualizare. Un portal ofer o vedere sigur i individualizat a resurselor online multiple i serviciilor interactive. Acesta ofer un punct unic de acces la informaii critice i aplicaii primare necesare unui individ pentru a efectua operaiuni de afaceri de zi cu zi cu organizarea. n acest sens, un portal devine o interfa ntre guvern i ceteni. De fapt, odat cu apariia erei informaiei i dezvoltarea de eguvernrii interfeele ntre ageniile guvernamentale i ntre guverne i cetenii lor au trecut de la cele tradiionale, cum ar fi birouri, ferestre, ghiee, portari, etc. la cele electronice, adic, portaluri. Portalurile au fost lansate pentru a rezolva mai multe tipuri de probleme de afaceri. Unele portaluri sunt construite ca tablouri de bord, oferind indicatori care s conin toi indicatorii cheie de performan care se refer la un rol special i care trebuie s fie nelei de ctre deintorul de rol, iar altele cu un interes inclus. n general, un portal are urmtoarele funcii:
Rezolvarea unei probleme de afaceri sau oportuniti de afaceri exacte. Sprijinirea unei funcii specifice de afaceri. intirea audienei specifice. Sprijinirea funciilor de auto-servire. Sprijinirea productivitii generale.
Prin urmare, un portal poate fi utilizat pentru a elimina nevoia de a naviga mai multe site-uri web si aplicaii, astfel nct utilizatorii pot accesa diverse informaii i serviciile necesare pentru a-i face munca sau pentru a efectua o tranzacie de afaceri. Un portal bine desfurat prezint o imagine personalizat cu o organizaie logic i sistematizare a informaiilor care duce la o cretere a productivitii. Acesta ofer o gam larg de capabiliti pentru a permite organizaiilor s lege rapid, aplicaii individuale, fr programare mixt. Un portal este un mecanism care extinde raza de aciune a unei organizaii pentru o gam larg de audiene att intern ct i extern.
3.
Regulile de desfurare a portalului
Organizaiile ar trebui s desfoare portalurile cu nelepciune pentru a realiza economii de productivitate i un avantaj competitiv. Desfurarea neleapt a portalului poate ajuta organizaiile s realizeze economii de milioane la productivitate, s accelereze activitile critice de afaceri i s ofere un avantaj competitiv prin extinderea domeniului de acces la coninut, aplicaii i procese de afaceri pentru clienii cheie i partenerii comerciali.
Cea mai important regul de desfurare a portalului este mbuntirea relevanei serviciilor n concordan cu nevoile utilizatorilor. Adic, nevoile diferiilor utilizatori i grupuri de utilizatori trebuie s fie luate n considerare separat. Furniznd efectiv mai mult acces la informaii specifice sau la aplicaii poate face o diferen semnificativ pentru veniturile unui utilizator sau experiena exploatrii. n cazul n care un portal nu realizeaz acest lucru pentru un numr critic de utilizatori ar putea fi puin mai mult dect o irelevan scump. Portalurile organizaiei trebuie s fie desfurate n contextul unei strategii cuprinztoare a portalului. Aceast strategie ar trebui s fac parte dintr-o strategie IT organizat la nivel larg, care este sponsorizat de afaceri. Prin urmare, este vital s se identifice legtura portalului cu obiectivele de afaceri ale organizaiei, n timp ce ncearc s cuantifice beneficii tangibile i pragmatice. Organizaiile ar trebui s gestioneze portaluri dintr-un mediu holistic, federal pentru a primi cea mai mari venituri pentru accesul la informaii i colaborare. Interoperabilitatea portalului ar trebui s fie, de asemenea, luat n considerare. Guvernele trebuie adesea s gestioneze mai mult de un singur portal. n cazul n care serviciile sunt de la agenii guvernamentale diferite, care funcioneaz relativ independent, problemele de interoperabilitate ntre ele pot crea o problem serioas pentru gestionarea portalului. Pe termen scurt, acest lucru poate fi rezolvat prin integrarea directoarelor, securitii, profilurilor de personalizare, metadatelor i componentelor portalului. Pe termen lung, standardele de interoperabilitate ale portalurilor sunt necesare pentru furnizarea de interoperabilitate complet ntre portalurile furnizate de ctre agenii guvernamentale diferite. n plus, integrarea portalurilor trebuie transmis cu produse de ultim generaie sau de cea mai bun marc de la tere pri. n prezent, portalurile funcioneaz din ce n ce mai mult prin tehnologii, cum ar fi cutarea, managementul coninutului i colaborarea. Dei aceste funcii vor fi meninute, se vor aduga i alte caracteristici noi. Caracteristici cum ar fi aplicaii mixte, extinderea la coninutul cu caracter personal, utilizarea serverelor activate prin portal, funcionalitatea federat a portalului ntre diferitele departamente ale unui guvern. Portalurile vor deveni un centru de convergen tehnologic pentru numeroase tehnologii complementare.
E-guvernare Ce ar trebui s tie un lider de guvern
Pagina 2 din 6
Desfurarea portalului ar trebui s realizeze ntr-un mod incremental care pot fi continuu adaptat la cerinele complexe de guvernare. Este mai bine s gndeti strategic, dar s pui n aplicare tactic. Este posibil ca cerinele i nelegerea cerinelor se pot mbunti n timp. Pstrnd n minte misiunea general, obiectivele, arhitectura i standardele, implementarea portalului ar trebui s se fac pe rnd printr-o descoperire detaliat a cerinelor pentru fiecare unitate. n cele din urm, guvernele trebuie s dezvolte soluii care s includ un ecosistem portal. Portalurile va facilita o nou generaie de aplicaii mixte. Portalurile sunt o potrivire natural pentru multe aplicaii mixte prin furnizarea unui punct de plecare pentru dezvoltare, i prin oferirea de faciliti pentru integrare i managementul i administrarea interfeei utilizatorului. Aceste aplicaii mixte vor permite guvernelor s fuzioneze procesele interne de afaceri cu cele ale partenerilor de afaceri.
4.
Proiectele portalurilor de transmitere
Un portal are multe beneficii pentru o organizaie. Se poate accelera considerabil viteza de transfer de afaceri i, de asemenea, se poate reduce timpul necesar pentru a lua i pune n aplicare deciziile, n timp ce ajut la mbuntirea calitii generale a procesului decizional. Prin dezvoltarea portalurilor, naterea a unor noi concepte de e-guvernare a devenit posibil; concepte cum ar fi serviciile 24 / 7, cu o singur oprire, non-stop, i aa mai departe. Prin urmare, un portal bine desfurat este semnificativ pentru succesul de e-guvernare, i managerii guvernelor vor fi, prin urmare, interesai i vor beneficia de indicaii cu privire la implementarea portalului. Portalurile pot reui sau nu. ase categorii de succes i eec au fost identificate din experien. Acestea sunt
1. Eec catastrofal. Un eec catastrofal este unul n care impactul negativ asupra organizaiei se ridic mai sus de costurile licenelor software i resurselor folosite pentru desfurare, prin intermediul unor lan de circumstane care duc la decizii de afaceri proaste bazate pe informaii incorecte. Cu toate acestea, puine proiecte de portaluri se ncadreaz n aceast categorie. Shelfware (n.tr., un program informatic ce a fost creat ns niciodat utilizat; un program informatic creat doar pentru a fi scos ct mai repede pe pia). ntr-un scenariu shelfware, un proiect de portal eueaz, dar impactul este limitat la costul portalului i costul oportunitii. Punerea n aplicarea a unui portal poate fi clasificat ca shelfware din punctul de vedere al unei organizaii sau vnztor dac achiziionarea portalului este aprobat, vnztorul este pltit i licena asigurat, dar proiectul nu depete aceast etap. O variant de shelfware este desfurarea lipsit de coninut care nu se realizeaz. Se estimeaz c 20% la 50% din iniiativele de organizare intr n aceast categorie. Portal teflon. Acesta este cel mai frecvent mod de eec. n acest mod, proiectul portalului pare a fi de succes n prima etap, aa cum este pus n aplicare exact la timp, i toate componentele care au fost identificate n cerinele iniiale sunt la locul lor i n principiu funcioneaz bine. Cu toate acestea, utilizatorii de portaluri teflon nu se mai ntorc dup ce entuziasmul iniial s-a stins. Concluzia este c investiia portalului este subutilizat, ceea ce adesea nu este evident imediat. Analiznd msurtorile de utilizare poate aduce acest tip de eec la lumin.
2.
3.
4. Succes modest. Succesul modest i eecul teflon sunt dificil de distins prin observare obinuit, ambele
portaluri ar putea arta la fel, au funcii similare i s fie la fel de invizibile pentru organizaie. Modul de a distinge eecul de succes este prin analiza de msurtori de utilizare. Un proiect de portal este declarat a fi un succes modest dac exist utilizatori care se bazeaz pe portal, dar ei nu gsesc portalul imperios sau esenial. Situaia nu este static, deoarece un proiect de portal cu succes modest poate aluneca ntr-un eec invizibil dac este acordat o atenie insuficient actualizrii coninutului, mbuntirii caracteristicilor, i
Pagina 3 din 6
urmririi cerinelor.
5. Succes vizibil. Un proiect de portal poate fi pus n aceast categorie dac se schimb modul n care oamenii desfoar activitilor lor de zi cu zi sau sarcinile comune. Un portal de succes vizibil va transforma anumite sarcini, roluri la locurile de munc i procese. De exemplu, se pot automatiza anumite sarcini care anterior au fost realizate manual, astfel nct informaiile sunt livrate ntr-un mod mai eficient i mai rentabil. Un proiect de portal de succes vizibil va include integrarea funcional cu aplicaii pe baz de afaceri, plus o serie de portaluri mai mici cu autoservire. 6. Succes rsuntor. Dac un proiect de portal depete chiar i cele mai mari ateptri, atunci este numit un succes rsuntor. n acest scenariu, portalul formeaz partea esenial a proceselor de afaceri de baz i aduce beneficii semnificative guvernului sau afacerilor. Poziia concurenial a guvernului este, de asemenea, ntrit. Cu toate acestea, mai puin de 1% din organizaii au raportat c au realizat proiecte de succes rsuntor n proiectele de portal. n general, majoritatea portalurilor sunt eecuri pariale i succese pariale. Cu toate acestea, procentul total de succese este mai mare dect eecurile. Managerii portalurilor ar trebui s identifice criterii adecvate pentru a ajuta la diferenierea ntre succes i eec. n timp, trebuie ncurajat dezvoltarea unor indicatori pentru a msura succesul unui portal. n statul Minnesota, SUA, o msur este evaluarea numrului de persoane care au marcat North Star ca pagina de start. Alte msuri includ o angajare mai serioas a cetenilor i mbuntirea ncrederii n guvern.
5.
Rolul unui portal
Un portal guvernamental este un instrument multifuncional, din care sunt accesate multe servicii i sisteme de comunicare. Portalurile guvernamentale sunt n msur s furnizeze multe capabiliti, inclusiv Agregarea att a documentelor interne ct i coninuturilor externe ntr-una sau mai multe arhive. Realizarea unui coninut accesibil printr-un motor de cutare. Raionalizarea interfeei utilizatorului prin intermediul managementului de prezentare. Asigurarea accesului personalizat pentru utilizatori. Furnizarea unui cadru robust, de ncredere pentru componente portalului sau portaluri mai mici. Permiterea portalurilor mai mici s acceseze datele companiei i logica afacerilor prin intermediul tehnologiei de integrare. Furnizarea unui mecanism de nregistrare pentru acces i autorizare. Furnizarea unei desfurri coexistente i interoperaionale a mai multor portaluri. Activarea a diverse grade de management sau administraie centralizat sau delegat. Sprijinirea unei serii de mecanisme de colaborare.
Portalurile guvernamentale sunt folosite ca o poart de acces pentru a sprijini i pentru a permite funcionarea n timp real al organizaiei. Scopul este de a oferi un mediu n care locul de munc i activiti le pot fi realizate n interiorul portalului. Desfurat la nivel de organizaie, iniiativele proiectului portalului pot include
Pagina 4 din 6
portaluri pentru: managementul cunotinelor (KM); inteligena afacerii (BI); monitorizarea activitii de afaceri (BAM) i managementul coninutului companiei.
6.
Cinci pai ctre organizaia n timp real
Portalul guvernamental poate facilita n mare msur funcionarea organizaiei n timp real. Acestea susin obiectivele strategice i pentru a permite stabilirea obiectivelor precise, mai bine adaptate, operaionale. Portalurile pot oferi corelaii att de suprafa ct i la nivel profund ntre aplicaii i sisteme. Se crede c o procesul unei organizaii de succes n timp real este format din cinci pai.
6.1 Stabilirea obiectivelor

Primul pas spre funcionarea unei organizaii n timp real este afirmarea obiectivelor organizaionale sau de stabilire a unora noi. Aceste obiective pot fi generale sau strategice, precum i exacte sau tactic concentrate. Portalurile unei organizaii ar trebui s sprijine aceste obiective strategice.
6.2 Proiectarea
Identificarea sau revalidarea msurtorilor care sunt legate direct de obiectivele organizaionale este punctul de plecare pentru proiectarea portalurilor. Cele mai multe msurtori vor fi partajate ntre portaluri i alte iniiative bazate pe funcionarea n timp real a organizaiei. ntr-o discuie sau consultare, de exemplu, portalul poate oferi msurtorile referitoare la numrul de idei discutate, numrul de participani, timpul scurs pentru faza de discuii i numrul de idei generate.
6.3 Construcia
Portaluri pot fi utilizate pentru punerea n aplicare a logicii de afaceri care purific i transform datele de nivel sczut n msurtori de nivel de ridicat. Infrastructura organizaiei ar trebui s fie construit astfel nct datele brute pentru msurtorile relevante pot fi capturate cu uurin. Msurtorile generate de alte sisteme pot fi de asemenea puse la dispoziia utilizatorilor prin intermediul portalurilor mici. Abordarea comun este utilizarea mai degrab a indicatorilor subiri de nivel nalt, dect masele grele de date la nivel inferior.
6.4 Punerea n aplicare

Portalurile pot servi att ca principalul mecanism de livrare i ct i ca mecanism de furnizare prin canale multiple a msurtorilor i coninutului acionabil. Ele pot oferi, de asemenea, mecanismele principale pentru ca factorii de decizie s ia msuri cu privire la coninutul furnizat. Componentele portalului sunt de obicei ntr-o interogare care poate fi doar citit i ca un sistem de raportare, dar nu sunt limitate la un flux de informaii unidirecional.
6.5 Management continuu

Portalurile ofer o legtur pentru a trece graniele dintre aplicaii i infrastructur prin completarea audienei pentru furnizarea de informaii, prin creterea profunzimii de coninutul disponibil, prin oferirea unei interfee coerente i cuprinztoare de utilizator, precum i prin furnizarea unor instrumente de acces personalizat.
7.
Tendinele portalurilor guvernamentale
n timp ce portaluri sunt n prezent n centrul celor mai multe strategii imediate de e-guvernare, ele sunt, de asemenea, o prim pas important spre o strategie de ansamblu pe termen lung. Portalurile furnizeaz componente (de exemplu, cetenii, ntreprinderile i guvernele), cu ua de la intrare ctre interaciunea fr cusur cu guvernul lor. Multe guverne se refer la necesitatea unor servicii guvernamentale centrale, actualizate
Pagina 5 din 6
pentru a permite cetenilor s vad imaginea de ansamblu ntr-o locaie unic i portalurile pot oferi acest lucru.
Atenia sporit asupra mrcii este esenial. Toate guvernele i-au angajat resurse valoroase pentru dezvoltarea portalurilor. n cazul n care diferitele niveluri de guvernare ncep s se integreze, identitatea fiecrei entiti devine critic. Dup cum s-a menionat anterior, n stadii incipiente de dezvoltare a portalului guvernamental, portalul destinat s-a bazat pe structura organizatoric a guvernului, adic a adoptat o abordare orientat ctre guvern. Cu toate acestea, dezvoltatorii au descoperit repede c utilizatorii nu sunt interesai de modul n care guvernul este structurat. n schimb, ei sunt preocupai de a afla serviciile pe care le doresc sau rspunsuri la ntrebrile lor. Ca rezultat, portalurile sunt acum proiectate folosind ceea ce se numete abordarea "centrat pe client" sau "orientat spre cerere". Un numr de modele diferite au fost dezvoltate pentru a face acest lucru. De exemplu, audiena, cum ar fi cetenii, ntreprinderile, antreprenorii, funcionarii publici, sau non-cetenii (turiti, de exemplu) pot deveni categorii primare i pori pe pagina iniial a portalului. Canada i Olanda au descoperit c acesta s fie modelul lor preferat. Un alt model, utilizat de ctre statul Singapore i numeroase guverne din Statele Unite, este un model de via bazat pe evenimente-cheie, cum ar fi naterea, educaia, intrarea sau ieirea de la locul de munc, cstoria sau nevoia de a oferi sau de a primi ngrijire. n plus, portalurile sunt dezvoltate pentru comunitile de interes, cum ar fi persoanele n vrst, studeni, fermieri, i lucrtori sau pentru o zon funcional, cum ar fi reducerea dezastrelor. Guvernele mari, cum ar fi Statele Unite i Canada, au pus n aplicare aceast abordare. Guvernele sunt portaluri proiectate folosind o arhitectur complex care cuprinde numeroase tehnologii, metodologii de navigare i caracteristici. Un director de servicii organizate pe subiecte, mpreun cu capaciti de cutare avansat ofer un amestec de opiuni de navigare pentru utilizatori. Utilizarea capacitilor sistemului de informaii geografice (GIS) ofer utilizatorului posibilitatea de a personaliza site-ului. Statul Washington a ncorporat o caracteristic intitulat "ntrebai-l pe George", care permite utilizatorului de a pune ntrebri, cum ar fi limba englez i de a primi un rspuns similar cu mult mai popularul ca "ntrebai-l pe Jeeves." Unele guverne au angajat alte tipuri de tehnologii de difuzare, care vor muta portalurile la urmtorul nivel de maturitate. Acestea includ rspuns vocal interactiv (IVR), chiocuri, i dispozitive fr fir. Portalurile sunt construite pentru a fi accesibile i pentru a evita actualizri costisitoare i semnificative deoarece gzduiesc viitoarele creteri i schimbri n tehnologie. Inovarea prin introducerea de caracteristici, cum ar fi un catalog de produse i servicii guvernamentale i personalizare sunt, de asemenea, tendine importante. Portaluri au suferit i vor continua s fie sufere un proces de maturizare. Aa cum a identificat Arizona n Statele Unite, portalurile ofer o metod puternic de a construi o integrare complet i pentru a muta tranzaciile online. Suntem, fr ndoial, n etapa copilriei e-guvernrii. Maturitatea complet va avea loc doar cu o conducere puternic i un angajament att din partea executivului i ct i a legislativului combinate pentru a crea o strategie de e-guvernare bine coordonat nct s ofere stimulente pentru colaborare. n prezent, multe guverne, prin intermediul portalurilor, sunt pe drumul lor spre un platou nou de excelen n ceea ce privete eguvernarea.
Pagina 6 din 6
Managementul schimbrii
1. Introducere
Organizaiile trebuie s iniieze procese de schimbare pentru a satisface cerinele pieei, pentru a spori valorile acionarilor sau s-i ndeplineasc strategiile guvernamentale. Deseori trebuie s iniieze i s aplice procese de schimbare pentru a menine stabilitatea organizaional i pentru a sprijini creterea economic echilibrat i dezvoltarea durabil. Managementul schimbrii este un proces care permite unei organizaii s modifice orice parte a structurii sale astfel nct s poat face fa n mod eficient ntr-un mediu n continu schimbare. Acesta include activiti menite s asigure sprijin, acceptare, aprobare pentru modificrile i schimbrile necesare i convenite. Scopul este de a controla schimbrile n timp ce se menine integritatea i calitatea serviciilor din mediul de producie. Conceptul i practica de gestionare a schimbrii a devenit tot mai popular n rndul organizaiilor n ultimii ani. Dup cum se indic n modulele anterioare, e-guvernarea nu este pur i simplu informatizarea activitii actualului guvern, dar, n schimb, o transformare a acestuia. Este o reconstrucie i o retehnologizare a guvernului, care aduce cu sine schimbri semnificative. Prin urmare, managementul eficient al schimbrii este cu siguran o mare provocare i, probabil, o necesitate pentru toate guvernele care sunt n procesul de implementare a e-guvernrii.
2.
Rezistena la schimbare
Viteza de punere n aplicare a oricrei tehnologii noi ntr-o organizaie mare este adesea dramatic de lent. Urmtoarele paragrafe discut unele din motivele. 2.1 Teama de tehnologie n multe cazuri, rezistena la schimbare se datoreaz faptului c funcionarii la nivel nalt sau de rang nalt ai unei organizaii au puine sau nu au deloc cunotine despre noile tehnologii i se tem c-i vor pierde poziia dominant, susinut de vechiul sistem de management, n faa acelor funcionari care neleg noua tehnologie bine dect ei. Acest lucru devine o problem critic n cazul n care oamenii care se tem de tehnologii noi sau de schimbare sunt cei care au puterea de a consolida informatizarea guvernului i procesul de dezvoltare a sistemelor de guvernare electronic. Numai determinarea i presiunea din partea autoritilor superioare pot mbunti situaia. 2.2 Obiceiuri creative Odat ce oamenii devin obinuii cu o modalitate stabilit de a face lucrurile, ei au o tendin natural de a rezista unor noi abordri. Acest lucru este de neles, pentru c este natura uman s se simt confortabil cu ceea ce tiu. Cu toate acestea, n cazul n care acest comportament nu este bine controlat, poate degenera ntr-o problem de atitudine serioas n cazul n care oamenii stau ancorai n trecut i refuz sistematic s creasc i s nvee noi abordri.
2.3 Timp insuficient pentru a nva tehnici noi

A fost, ntr-adevr, o cretere mare a numrului de sisteme sofisticate de aplicare care trebuie s fie dezvoltate i implementate pentru a satisface nevoile utilizatorilor, de multe ori cu resurse limitate i timp. Aceasta creeaz n mod natural presiune constant asupra dezvoltatorilor i furnizorilor de sisteme, care sunt, de asemenea, sub presiunea de a furniza ct mai multe ore directe posibile pentru utilizatori. Rezultatul net poate fi c cei care opereaz sau furnizeaz noile sisteme, instrumente i tehnici au timp insuficient pentru a afla despre ele. n unele organizaii, timpul insuficient rezult n faptul c personalul nu primete nici un instruire formal.
2.4 Tehnici de concuren

Multe tehnici noi apar an dup an. n unele cazuri, ele concureaz una mpotriva celeilalte. Nu este ceva neobinuit confruntarea cu mai multe tehnici, care, de fapt, sunt destul de similare, dar utilizeaz terminologii uor diferite. Nu este o problem prea mare optarea pentru una, spre deosebire de alta. Mai degrab, problema apare atunci cnd fiecare are propriul su campion. Dac nu este corect gestionat, procesul de selecie pentru achiziionarea de noi instrumente i tehnici se poate dovedi a nu fi la fel de simplu pe ct ar trebui s fie, chiar dac criteriile complete de selecie au fost folosite n cadrul procesului.
2.5 Mediu de compatibilitate

Multe dintre instrumentele de productivitate introduse n activitile de dezvoltare a sistemului sunt cele mai bune atunci cnd acestea sunt n principal folosite pentru a dezvolta sisteme noi. Cu toate acestea, introducerea unui nou sistem de lumea existent a ntreinerii, poate dura mai mult, deoarece acestea ar putea s nu fie pe deplin compatibile cu ntreinerea existent i mediul operaional.
2.6 Sindromul uzurii ncorporate

Produse noi apar pe pia n fiecare zi, ca o consecin a dezvoltrii rapide a tehnologiei informaiei. Fiecare produs aduce unele mbuntiri pentru a oferi o modalitate mai bun de a face lucrurile n comparaie cu produsele similare anterioare. O problem de atitudine iese la suprafa atunci cnd decizia de a aduce un nou instrument este amnat pn n anul urmtor, deoarece ceva mai bun, cel mai probabil aprea. Un an mai trziu, aceeai decizie se amn pentru acelai motiv. Acelai scenariu poate s apar cu metodele. Astfel, luarea ezitant i indecis a deciziilor contribuie, de asemenea, la o rezisten la schimbare. Aceast identificare i introducerea factorilor care cauzeaz rezistena la schimbare, arat c dezvoltarea unui nou sistem de e-guvernare nu este un proces relativ simplu i c ntreinerea i exploatarea unui sistem de e-guvernare ar trebui s ia n considerare i un efort considerabil.
3.
Ce este managementul schimbrii?
Exist trei definiii de baz ale managementului schimbrii. Prima i cea mai evident definiie este c termenul se refer la sarcina de gestionare a schimbrilor. Gestionarea schimbrii este ea nsi un termen care are cel puin dou dimensiuni: Prima dimensiune se refer la efectuarea de modificri ntr-un mod planificat, gestionat, sistematic. Acesta e scopul de a pune n aplicare mai eficient noi metode i sisteme ntr-o organizaie n curs de desfurare. Modificrile care vor fi gestionate intr aici i sunt controlate de ctre organizaie. Cu toate acestea, aceste modificri ar putea proveni de la evenimente din afar.
A doua dimensiune de gestionare a schimbrii acoper rspunsul la schimbrile asupra crora organizaia exercit un control redus sau nul; modificrile care rezult din activiti cum ar fi legislaia, revoltele sociale i
Pagina 2 din 7
politice, aciunile concurenilor, schimbarea curenilor economici i aa mai departe. Prima i a doua dimensiune sunt de obicei caracterizate ca fiind pro-activ i respectiv reactiv. Managementul schimbrii se poate referi, de asemenea, la o zon de practic profesional i aceasta este baza pentru a doua definiie a termenului. Consultanii independeni pot aciona ca ageni ai schimbrii pentru a-i ajuta clienii s gestioneze schimbrile cu care se confrunt, sau pentru a-i ajuta s adopte o abordare proactiv, pentru a schimba prin preluarea sarcinii de gestionare a schimbrilor inevitabile. n aproape toate cazurile, procesul schimbrii este tratat separat de specificul situaiei. Agenii profesionali ai schimbrii i asum sarcina de gestionare a procesului de schimbare, prin colaborarea cu managerii de organizare i utilizatorii care cunosc specificul. A treia definiie a managementului schimbrii se bazeaz pe coninutul sau subiectul problemei. Aceasta const n principal n modele, metode i tehnici, instrumente, aptitudini i alte forme de cunoatere care particip la practica managementului schimbrii. Aceste organisme de cunotine sunt legate i integrate printr-un set de concepte i principii cunoscute sub numele de Teoria general a sistemelor (GST).
4.
Beneficiile managementului schimbrii
Beneficiile managementului schimbrii sunt abundente i sunt n principal asociate cu reducerea riscurilor i mbuntirea calitii serviciilor. Managementul schimbrii este necesar pentru atingerea unui grad ridicat de IT, disponibilitate i calitate a serviciilor. Printr-o gestionare eficient a procesului de schimbare att neplanificat ct i planificat perioada de tranzit poate fi redus. Astfel, calitatea serviciilor este mbuntit, suportul IT i costurile afacerilor n perioada de tranzit sunt reduse. Managementul schimbrii poate mbunti eficiena de comunicare. O mai bun comunicare ntre utilizatori i organizaie va conduce la o mai bun nelegere a nevoilor i prioritilor fiecruia, n acelai timp subliniind faptul c unitile de afaceri nu funcioneaz n izolare. Cu comunicare, intrare i disponibilitate crescut, utilizatorii se vor simi mai responsabili i mai puin frustrat atunci cnd sistemele sunt nchise pentru ntreinere. Managementul schimbrii poate simplifica i sprijini fluxul de informaii i de operaiuni. Procesul de schimbare va ajuta organizaiile s raionalizeze fluxul de informaii la niveluri simplificate pentru utilizarea n "lumea real", s maximizeze utilizarea software-ului existent n scopul de a reduce rapoarte inutile i a mbunti productivitatea. Crearea unei serii de analize care pot fi folosite pentru a obine reducerea costului produsului / serviciului este un alt beneficiu de management al schimbrii. Acest lucru poate ajuta organizaia s creasc i s se concentreze pe venituri i profituri. Aceste analize includ analiza costului produsului i de analiza costului serviciului, care sunt utile pentru serviciul de luare a deciziilor. Acestea includ, de asemenea, potrivirea efectiv cu costurile estimate, analiza utilizrii directe a forei de munc, precum i msurile i aciunile corective. Cu toate acestea, managementul schimbrii este una dintre cele mai grele discipline de gestionare de pus n aplicare. Este nevoie de o echip mare interfuncional de aplicare i de oameni de afaceri care pun accent serviciul de afaceri complet i pe schimbarea individual a componentelor. Este nevoie de un proiect de management de configurare paralel pentru a defini relaiile dintre procesele de afaceri, servicii IT i aplicaii de baz i infrastructurii.
Managementul schimbrii este, de asemenea, dificil deoarece implic modificri n comportamentele oamenilor. Remodelarea comportamentului oamenilor necesit o cantitate semnificativ de cunotine pentru a sensibiliza i a aduce noi competene. Pentru a schimba cultura organizaional, i obiceiurile n echipele interdepartamentale i colaborarea sunt cruciale pentru a avea succes. n plus, susinerea de ctre conducere este de asemenea necesar pentru
Pagina 3 din 7
a ntri importana schimbrilor i pentru a sublinia consecine negative, pentru angajai, precum i organizarea, de nclcare a procesului i de nereuit s se adapteze.
5.
Procesul de management al schimbrii
Managementul schimbrii este un proces de gsire a problemei i de rezolvare a problemelor. Managementul schimbrii este o chestiune care se deplaseaz de la o stare problem la o stare rezolvat. Trei tipuri de obiective i activiti sunt implicate pentru a transforma, reduce, i aplica. Transformarea scopurilor i a activitilor este preocupat de identificarea diferenelor dintre cele dou state, starea problemei i starea rezolvat Reducerea scopurilor este preocupat de determinarea cilor de eliminare a acestor diferene. Aplicarea scopurilor este e joac i activiti se preocup de gsirea problemei. O problem este, de obicei identificat ca fiind o situaie care necesit o aciune pentru care msurile necesare nu este cunoscute. Astfel, este necesar cutarea unei soluie. Cu alte cuvinte, o cutare pentru un curs al aciunii va duce la starea rezolvat. Acest lucru este cunoscut sub numele de "rezolvarea problemelor". Cutarea unor situaii care necesit o aciune este denumit "gsirea problemei". n combinaie, dou activiti (gsirea i rezolvarea) ajut identificarea i aezarea pe un curs de aciune care va duce la schimbarea dorit i predeterminat a situaiei. Precizarea i definirea problemei schimbrii reprezint centrul managementului schimbrii. n acest proces, viitoarea stare vor fi identificat, starea actual va fi descris i definit, i vor fi luate deciziile cu privire la procesul organizat, structurat pentru a trece de la o stare la alta. Cu ct o schimbare se ia n considerare mai devreme cu att participanii sunt capabili s plnuiasc i s recunoasc efectele i riscurile care nu au fost considerate n planificarea proiectului. Definirea i precizarea problemei schimbrii includ furnizarea de rspunsuri la ntrebrile "cum", "de ce" i "ce". Formularea iniial a unei probleme privind schimbarea adesea se centreaz pe mijloacele de schimbare. Acesta este adesea exprimat sub forma ntrebrii "cum", cu starea obiectivului mai mult sau mai puin implicit. Prin contrast accentul pe rezultat introduce ntrebarea "ce" . Rspunsul la ntrebarea "ce" necesit un diagnostic al problemei i o discuie despre finalul cutat. La ntrebrile "de ce trebuie s se rspund n scopul de a descoperi sensul ultim al funciilor i pentru a deschide ua spre gsirea unor noi i mai bune modaliti de efectuare a acestora. mpreun, aceste ntrebri pot gsi adevratul" final sau rezultat al efortului de schimbare. Trei etape de baz ale procesului de management al schimbrii sunt, de obicei, recunoscute. Ele sunt deblocarea, schimbarea, i reblocarea. Acest punct de vedere adopt, i deriv din conceptul de stabilitate a sistemelor dinamice. Astea fiind spuse, punctul de nceput i de sfrit al modelului deblocare - schimbare-reblocare este stabilitate.
6.
Abiliti necesare
Sunt necesare seturi de competene vaste i de calitate superioar pentru a gestiona schimbrile dintr-o organizaie. Acestea includ 1. Abiliti politice. Organizaiile, ca parte a sistemelor sociale, pot fi intens politice. O organizaie trebuie s aib judeci proprii, precum i s posede, aprove i s accepte procesul de schimbare. Acest lucru nu poate fi fcut n numele organizaiei. Abiliti analitice. Abilitatea de a analiza funcionarea fluxului de lucru, n cadrul sistemelor, i abilitatea de a efectua o analiz financiar sunt dou seturi deosebit de importante de competene. Determinarea impactul financiar i politic al modificrilor aduse operaiunilor i sistemelor este o abilitate important pentru agenii schimbrii.
2.
Pagina 4 din 7
3. Competene umane. Oamenii sunt factorul de baz al oricrei organizaii. Ei pot varia n origini naionale, religioase, niveluri de inteligen i capacitate, atitudini fa de via i de munc, i aa mai departe. Prin urmare, comunicarea sau abilitile interpersonale sunt necesare pentru a dezvolta o mai bun nelegere a diverselor persoane n cadrul unei organizaii i rolului pe care l pot juca n schimbare. 4. Abiliti de sistematizare. Un sistem este un aranjament de resurse i rutine destinate s produc rezultatele specificate. n acest caz, un sistem reflect o organizaie i o organizaie este un sistem. Exist dou seturi de cunotine i aptitudini legate de sisteme care trebuie stpnite, ele sunt analiza sistemelor i Teoria general a sistemelor (GST). Acestea au de-a face att cu sistemul "nchis" ct i cu cel "deschis" care realizeaz obiectivele organizaionale. 5. Abiliti de afaceri. nelegerea modului n care funcioneaz o afacere va duce la o nelegere a finanelor i a banilor, deoarece acestea sunt eseniale pentru orice organizaie. Aceasta necesit, de asemenea, o cunoatere a pieelor i a comercializrii, a produselor i a dezvoltrii produselor, a clienilor i a proceselor de vnzare, cumprare, i orice altceva relevant pentru realizarea afacerii.
7.
Strategii de baz
Pot fi utilizate diferite strategii i abordri pentru a face managementul schimbrii de succes. Cele patru strategii introduse aici sunt bazate pe diferite aspecte ale oamenilor i comportamentul lor. 1. Raional-empiric. Aceast abordare se bazeaz pe nelegerea faptului c oamenii vor urma interesul propriu odat ce l-au descoperit. n acest caz, schimbarea se bazeaz pe comunicarea de informaii i oferirea stimulentelor. 2. Normativ-reeducativ. Baz aici este c oamenii vor adera la normele i valorile culturale. n acest exemplu, schimbul se bazeaz pe redefinirea i reinterpretarea normelor i valorilor existente, precum i dezvoltarea unor noi angajamente. 3. Putere - coercitiv. Oamenii vor face, n general, ceea ce se spune sau se poate face pentru a realiza schimbrile i astfel schimbarea se bazeaz pe exercitarea autoritii i impunerea de sanciuni. 4. Mediu-adaptiv. Oamenii se opun pierderii i ntreruperii, dar se adapteaz uor la noile condiii. n acest exemplu, schimbarea se bazeaz pe construirea unei noi organizaii i transferul treptat de oameni din vechea organizare la una nou. Mai presus de toate, se recomand ca intervalul unui proiect iniial de management al schimbrii ar trebui s fie limitat. n acest fel, organizaia poate atinge rapid succesul parial. Procesul managementului schimbrii poate fi apoi s mearg continuu, prin creterea gamei sale i domeniul de aplicare. Strategiile ar trebui s fie utilizate n mod flexibil i eventual n combinaie. Nici o strategie de schimbare nu este recomandat mai presus de alt i abordarea adoptat n orice caz particular depinde de o serie de factori, cum ar fi: Gradul de rezisten. Rezistena puternic pledeaz pentru o cuplare a strategiilor puterecoercitiv i de mediu-adaptiv, n timp ce rezistena slab sau acordul pledeaz pentru o combinaie a strategiilor empiric-raional i normativ-reeducativ. Populaia int. Populaiile mari pledeaz pentru un amestec ntre toate strategiile de mai sus.
Pagina 5 din 7
Miza. Miza mare pledeaz pentru un amestec dintre toate strategiile de mai sus. Intervalul de timp. Intervalele scurte de timp susin o strategie de putere-coercitiv, n timp ce intervalele mai lungi de timp susin un amestec de strategii raional-empirice, normativreeducative, precum i strategiile de mediu-adaptive. Expertiz. Avnd experiena corespunztoare disponibile pledeaz pentru unele combinaii de strategii de mai sus, n timp ce susine c nu a disponibile pentru recurgerea la strategia puterii coercitive. Dependena. n cazul n care organizaia este foarte dependent de poporul su pentru un motiv sau altul, atunci capacitatea de management pentru a comanda sau cere poate fi limitat. n schimb, dac oamenii sunt n mare msur dependeni de organizare, capacitatea lor de a se opune sau de a rezista poate fi limitat.
8.
Sfaturi pentru administrarea managementului schimbrii
Managementul de succes al schimbrii este mai mult o chestiune de capacitatea de leadership dect de competene manageriale. Este destul de mult la fel ca gestionare a orice turbulent, ncurcat sau de natur haotic. Prin urmare, primul lucru de fcut este s te implici. Este important s se implice toat lumea din interiorul organizaiei, care este relevant sau care are un interes n procesul de schimbare, deoarece este imposibil s faci ceva din exterior.
Un sens clar sau scop al misiunii este esenial. Cu ct declaraia misiunii este mai simpl, cu att mai bine. Construirea unei echipe. Gestionarea schimbrii necesit o echip inteligent i un lider excelent de echip. Meninerea unei structuri organizaionale plate i bazarea pe cerinele minime de raportare i informare. Alegerea oamenilor cu competene relevante i un nivel ridicat de energie. Aruncarea setului de reguli. Schimbarea necesit un rspuns configurat, nu aderarea la rutine prefigurate. Trecerea la un model de aciune cu contra-efect. Planificarea i acionarea n intervale scurte de timp. Stabilirea prioritilor flexibile. Posedarea capacitii de a renuna la ceea ce se face n scopul de a participa la ceva mai important. Tratarea ca o msur temporar. Nu cutai pn n ultimul minut i apoi insistai pe dreptul de a v schimba prerea. Cutarea voluntarilor. Nu omitei voluntarii i capacitile lor. Gsirea unui un ef de paie" bun sau conductor i stai departe de el.
Dai membrilor echipei indiferent ce cer - cu excepia autoritii nejustificate i inutile. Numai resursele generale sunt cutate. Dac o echip cere creterea autoritii, acesta poate fi semnalul unei puteri pe baz de confruntare iminent i ar putea indica probleme. Este important s se neleag baza cererii nainte de a aciona deoarece ar putea fi din alte motive i se pot evidenia probleme care trebuie rezolvate, ca parte a procesului de schimbare.
Pagina 6 din 7
Cunotine concentrate dispersate. Pstrai coborte barierele de comunicare, distanate la scar larg, i uor de manevrat. Nu n ultimul rnd, recunoatei c sarcina de gestionare a schimbrii este de a aduce ordine ntr-o situaie ncurcat, nu pretindei c totul este deja bine organizat i disciplinat.
Pagina 7 din 7
Administrarea coninutului
1. Introducere
Furnizarea de informaii n orice moment, n orice loc, sau prin orice metod i realizarea acestei aciuni ieftin i repede devine rapid una dintre cerinele de baz ale organizaiilor din ntreaga lume. Guvernele, n calitate de mari deintoare de informaii, rspund provocrii de a furniza informaii i servicii online. Administrarea coninutului este privit drept tehnologia cheie ce permite guvernelor s treac la etapa online. Aceast etap este un vector important pentru iniiativele e-guvernrii.
2.
Ce este administrarea coninutului
n momentul n care informaiei i se confer o form utilizabil pentru un anumit scop, aceasta devine coninut. Coninutul poate fi un document motenit, o informaie uor accesibil n format web sau o tranzacie comercial. Valoarea coninutului se bazeaz pe combinaia dintre utilizarea sa primar, mpreun cu aplicabilitatea, accesibilitatea, folosirea, necesitatea, recunoaterea caracteristicilor i unicitatea sa. Administrarea coninutului este un proces de colectare, administrare i publicare a informaiei i a funcionalitii pentru un public int.
Pentru a colecta coninutul, o organizaie trebuie s instituie un sistem care s capteze informaia i funcionalitatea pe care organizaia dorete s le livreze. Pe lng acestea, sistemul trebuie s se asigure c acest coninut a fost etichetat n mod adecvat pentru a se integra n shema de coninut a organizaiei. Pentru a administra coninutul, o organizaie trebuie s instituie un sistem pentru a stoca i organiza informaia i funcionalitatea n afara oricrui canal de transmitere. Este important s se asigure posibilitatea ca acest coninut stocat i pus pe categorii s fie uor de gsit i de recuperat. Pentru publicarea coninutului, o organizaie trebuie s instituie un sistem pentru crearea i transmiterea informaiei i funcionalitii corecte urmrind a fi n acord cu modalitatea de transmitere pe care publicul int o ateapt i fa de care va rspunde n mod favorabil. Sistemul de publicare trebuie s administreze un site web cuprinztor i alte publicaii pe care organizaia trebuie s le pun la dispoziie.
Sistemele de administrare a coninutului sunt folosite pentru a stoca i recupera cantiti masive de informaii. Ele sunt folosite pentru a crea portale de informaii ce reprezint coloana vertebral a administrrii cunostinelor. Administrarea coninutului reprezint un proces complex de colectare, administrare i publicare a informaiilor prin orice mijloace necesare. 3. De ce este nevoie de administrarea coninutului
O funcie de baz a multor guverne este aceea de a produce, transmite i arhiva informaia. n mod tot mai frecvent, guvernele au aplicat tehnologii n scopul administrrii funciilor lor prin intermediul mijloacelor online, dndu-i seama c Internetul ofer o oportunitate deosebit pentru mbuntirea calitii serviciilor i livrrii informaiei. E-guvernarea nu este cerut doar de nevoia de a furniza informaii care se axeaz pe transmiterea
Content Management
efectiv i eficient a informaiei ci i de ctre nevoia de a obine informaii, mai exact, aceea care vine din partea utlizatorilor n legtur cu folosirea i gradul de extindere al funcionalitaii. Ageniile guvernamentale care doresc s administreze i s difuzeze informaii oferind n acelai timp servicii online vor avea cu siguran de ctigat de pe urma unui sistem bine consolidat de administrare a coninutului. Un site web care nu poate pune la dispoziie informaii sigure, exacte i relevante va genera pierderi atat n materie de profit ct i n ceea ce privete reputaia. n principiu, exist trei motive pentru care se acord importan administrrii coninutului. 1. Administrarea coninutului d substan noiunilor actuale de e-guvernare. Administrarea coninutului este modalitatea prin care se poate genera o e-guvernare real i funcional, deoarece participanii pot fi astfel sprijinii s aib acces la informaiile i tranzaciile corecte ntr-un interval de timp adecvat. Administrarea coninutului reprezint un antidot mpotriva freneziei informaionale din ziua de astzi. Contribuabilii public din ce n ce mai mult informaie pe site-uri web pentru a veni n intmpinarea ateptrilor utilizatorilor. Administrarea coninutului poate organiza i direciona informaia innd-o de asemenea sub control. Administrarea coninutului rspunde ntrebrii referitoare la modalitatea de atribuire a unei anumite valori i substane unei informaii. Sistemele de administrare a coninutului genereaz i administreaz informaii, realiznd de asemenea i etichetarea acestora cu informaia care ar putea fi necesar pentru a li se identifica valoarea.
2.
3.
Administrarea i publicarea coninutului prin intermediul unui site web reprezint o component esenial a unei iniiative de e-guvernare. Este important ca acest coninut s fie corect i actualizat i mai ales accesibil n mod nemijlocit prin intermediul mai multor module de auto-servire. Administrarea coninutului se comport ca un mijloc de aplicare a e-guvernrii facilitnd asamblarea de coninut din diverse surse. Pe lng aceasta, este suficient de flexibil pentru a susine gama larg de aplicaii i caracteristici funcionale ale iniiativelor e-guvernrii. 4.
Cerine cheie pentru administrarea coninutului
Sistemul de management al coninutului ar trebui s fie suficient de flexibil pentru a administra coninutul de la nivelul desfurrii activitii unor grupuri mici de lucru pn la nivelul implemetrilor ntr-o organizaie. Posibilitatea de a stabili rapid un mediu funcional cu un efort minim de mentenan este de asemenea esenial. Pe lang acestea, un sistem de administrare a coninutului trebuie s fac informaia s fie ct mai accesibil cu putin astfel nct cetenii i angajaii s ia decizii n cunotint de cauz. Acestea sunt cerinele obinuite pentru administrarea coninutului. Totui, n cazul iniiativelor e-guvernrii, urmtoarele cerine cheie pot fi, de asemenea, luate n considerare.
1. Viteza lansrii informaiei. Organizaiile guvernamentale au nevoie de o soluie care poate fi aplicat rapid i care poate fi dezvoltat pe msura creterii cerinelor. Datorit limitrii impuse de resursele tehnice, un sistem care poate fi implementat fr amenadarea resurselor existente reprezint cheia iniaiativelor e-guvernrii. 2. Posibilitatea de a publica materiale i de a le transforma din formatele originale. Un sistem de administrare a coninutului folosit n cadrul iniiativelor e-guvernrii trebuie s poat s transforme uor att coninutul tiprit pe hrtie ct i coninutul electronic ntr-un format uor accesibil de pe o pagin web. Mai mult, sistemul ar trebui s permit responsabililor de coninut s administreze coninutul surs i s relizeze actualizri n timp, actualizri care s se reflecte n mod automat n versiunea public. 3. Posibilitatea de a automatiza procesul de publicare prin intermediul unor abloane, folosind instrumente familiare. Un sistem care ofer o abordare bazat pe un ablon, uureaz procesul de publicare, permind abloanelor predefinite s fie create i folosite de ctre autorii de coninut. Autorii pot folosi instrumente familiare pentru a genera coninut i pot fi siguri c rezultatele vor arta identic cnd vor fi publicate pe site-ul web.
E-Government What a Government Leader Should Know
Page 2 of 5
Content Management
4. Nevoia forei de munc din zone geografice diferite de a contribui n mod direct la coninut. Sistemul trebuie s permit accesul tuturor autorilor i utilizatorillor. Accesul la toate funcionalitile prin intermediul unei platforme independente i populare este esenial. 5. Suport n caz de expirare, arhivare sau recuperare a coninutului. Sistemul ar trebui s ofere posibilitatea de a arhiva coninutul pentru a fi accesat mai trziu n cadrul unui format organizat, care s permit cutarea i care s fie bazat pe cunotine. Ar trebui s fie dimensionat astfel nct s suporte volume mari de informaii care au fost colectate n timp i s ofere faciliti de eliminare a coninutului care nu este utilizat n mod frecvent sau care i depete data de valabilitate. 6. Trebuie susinut un model de securitate care transmite coninutul corect ctre oamenii potrivii. E-guvernarea are de obicei nevoie de sisteme suficient de flexibile pentru a susine site-uri publice precum i platforme de intranet. Aadar, sistemul de administrare a coninutului ar trebui s susin un model dinamic de securitate care s fie suficient de flexibil pentru a susine att modele private ct i publice fr a genera o mare povar administrativ. 7. Susinerea unui numr mare de utilizatori, a unor imense depozite de coninut i a unei diversiti de autori. Sistemele guvernamentale implic muli utilizatori cu o experien tehnic variat i volume mari de coninut. Aadar, un sistem ar trebui s fie dimensionabil i robust n cadrul unui mediu cu volum mare de producie. 8. O tehnologie deschis bazat pe standarde industriale. Pentru a economisi la capitolul costurilor de implementare, pentru a uura integrarea n cadrul altor sisteme i pentru a proteja investiia n administrarea coninutului, avnd n vedere c nevoile i gradul de utilizare cresc n timp, sistemul ar trebui s susin standarde industriale i s aib o arhitectur precum i medii de dezvoltare deschise. 9. O soluie care ofer o valoare n raport cu banii investii. Este esenial ca un sistem s fie convenabil i s nu necesite o implementare de proporii pentru a putea fi adoptat de ctre organizaiile guvernamentale. Soluiile care au aceast valoare adugat prezint un interes special pentru iniiativele e-guvernrii, deoarece organizaiile guvernamentale pot construi pe baza implementrilor existente sau dezvoltrilor clientului. 5. Planul de aciune pentru administrarea coninutului
Atunci cnd guvernul se ndreapt spre serviciile online, este necesar s aib un plan de aciune pentru a ntruni cerinele administrrii coninutului site-ului web ntr-un mod eficient i care s genereze idei noi pentru servicii avansate. Un astfel de plan de aciune poate include urmtoarele aspecte. 1. Stabilirea de inte i de sisteme de urmrire a iniiativelor. Aceste inte i sisteme de urmrire a iniiativelor pot fi folosite ca o msur a progresului i succsesului iniiativelor e-guvernrii. Unele domenii care trebuie luate n considerare sunt: (a) Creterea eficienei att pentru activitile online ct i pentru activitile offline. Procesul corect de administrare a coninutului poate ajuta la administrarea i publicarea informaiei pe site-ul web fr intervenii tehnice. Astfel utilizatorii pot colabora eficient cu colegii lor i pot administra informaia i documentele n condiii de siguran i n mod eficient.
(b) Reducerea timpului de procesare n vederea publicrii i a transmiterii coninutului. Crearea coninutului i timpul de transmitere a acestuia pot fi utilizate ca un alt proces de msurare standard pentru evaluarea succesului iniiativelor e-guvernrii. Prin utilizarea sistemelor adecvate de administrare a coninutului, se pot publica informaii eseniale imediat dup crearea lor i mai apoi se pot aproba prin intermediul unui flux de lucru automatizat.
Page 3 of 5
Content Management
(c) Cantitate crescut de servicii online. Prin utilizarea unui sistem de administrare a coninutului, aspecte importante ale coninutului sunt organizate ntr-un sistem deschis i controlat. Numrul serviciilor oferite online fa de cel oferit offline poate fi un alt indicator pentru msurarea gradului de succes a iniiativelor e-guvernrii. 2. Ce servicii necesit a fi lansate. Un plan logic i prioritizat pentru serviciile ce necesit a fi lansate poate ajuta o organizaie n efortul su de a lucra pe funcionaliti specifice cu privire la serviciile prioritare respective construindu-i n acelai timp baza administraiei coninutului. Administrarea coninutului va fi un element fundamental pentru materializarea iniiativei web. Implicarea utilizatorilor. Un sistem de administrare a coninutului ar trebui s fie destul de flexibil pentru a se adapta schimbrilor att n ceea ce privete creaia ct i procesele de transmitere. Este mai bine ca utilizatorii s fie implicai din timp n cadrul procesul i apoi s se implementeze feedback-ul furnizat de acetia. Primirea acestui feedback furnizeaz o oportunitate pentru rafinarea constant a serviciului oferit.. Pregtirea coninutului. Procesul de transformare a coninutului motenit de la formatele web gata-pregtite este, adesea, o parte subestimat a lansrii administrrii coninutului. Este mai bine s se nceap cu un coninut specific i s se planfice transformarea ntr-o abordare etapizat bazat pe valoarea incremental. Asigurarea existenei unui proces pentru administrarea coninutului. Meninerea i administrarea coninutului ntr-o manier eficient este o mai mare provocare dect publicarea coninutului pe website. Prin urmare, este vital conceperea unui plan de administrare a coninutului nc de la nceput, incluznd etichetele metadatelor documentului ce mbuntesc calitatea funciilor de cutare. n plus, este foarte important s se stabileasc procese ce ajut utilizatorii s i administreze propriul lor coninut. Cutarea unui dezvoltator care s susin nevoile specifice ale susinere pentru aplicaiei. Dezvoltatorul ales ar trebui s aib o arhitectur deschis i o experien extins referitoare la implementrile guvernului deoarece acestea sunt importante pentru succesul iniiativelor e-guvernrii. Administrarea coninutului cu XML
3.
4.
5.
6.
6.
Cu flexibilitatea i simplicitatea sa, XML (eXtensible Markup Language Limbaj Extensibil de Marcare) devine un standard de prob pentru publicarea i administrarea coninutului. XML a fost recomandat de W3C (World Wide Web Consortium Consoriul Reelei Mondiale) n 1998. Acesta susine multe implementri att referitor la client ct i la server i furnizeaz o serie de baze de date suport, mai ales de la dezvoltatorii de baze de date orientai spre coninut. XML permite unui responsabil de coninut s manevreze matricea proprietii existente n cadrul site-ului. De asemenea, XML furnizeaz oportuniti enorme pentru crearea campaniilor gradabile i coninutului incitant ce poate fi ntreinut rapid, uor, i eficient din punct de vedere al costului. XML furnizeaz un mod natural de stabilire a standardelor de date n industrii i a pieelor fr a dicta felul n care arat i se comport. Pe lng aceasta, datele de aplicare i coninutul tradiional pot mprtai un vocabular comun precum i o baz comun de tehnologie. XML furnizeaz metode excelente pentru administrarea coninutului. Datele sunt pstrate mai bine n documente text uor de utilizat, dect n baze de date disparate, astfel nct instrumentele s fie uor de dezvoltat i utilizat. Acesta reduce din timpul necesar desfurrii i reduce sarcinile de lucru deoarece plaseaz controlul coninutului napoi n minile persoanelor care l dein. n acest caz, utilizatorii i pot realiza propriile schimbri cu privire la coninut i pot vedea singuri efectele, mai degrab dect s treac prin procese nesfrite de revizuire. O alt proprietate a XML este aceea c poate suporta uor caractere speciale, spre exemplu, mrci nregistrate i simboluri ale acestora. Pentru caracterele speciale, este necesar doar un stil separat i nu neaprat un nreg set separat al tuturor documentelor de date.
Page 4 of 5
Content Management
n administrarea coninutului este dificil s se anticipeze ateptrile utilizatorilor. Utilizarea XML va constrnge utilizatorii ntr-o anumit msur, i va fora responsabilii de coninut s adopte o abordare mai consecvent. Toate datele asemntoare sunt prezentate ntr-un format similar astfel nct aceasta ajut ca datele s fie pstrate ntr-o form uor de ntreinut. Prin urmare, XML este un mod foarte bun de a stoca date astfel nct organizaia s le poat asimila i administra. Devine posibil modelarea ntregului coninut al unui website prin folosirea unui set redus de vocabulare XML pentru diferite clase de documente aparinnd unui proprietar clar; acestea pot fi combinate n pagini publicate pe site prin mijloacele unui sistem dedicat de administrare a coninutului. Mai mult dect att, XML susine ntreinerea unor date n continu schimbare, cum ar fi link-urile de tiri la paginile principale (home-pages), sau alte date speciale create zilnic. De asemenea susine documente mai lungi, cum ar fi rapoartele oficiale sau documentele juridice. Prin folosirea tehnologiei XML ntreinerea datelor se realizeaz mai uor dect oricnd. Mai presus de orice, tehnologia XML face posibil administrarea coninutului ntr-o manier clar, simpl i consecvent. Acesta a avut un impact semnificativ asupra website-urilor ajutnd la obinerea unei balane corecte ntre creativitate i uurina n utilizare.
Page 5 of 5
Managementul documentelor
1. Introducere
Documentele dein o putere incredibil n mediile de activitate guvernamental i trec printr-o evoluie major care va zgudui activitile guvernamentale i le va reforma n diferite entiti. De aceea, controlul i distribuirea documentelor eseniale n manier sistematic au devenit din ce n ce mai importante i, n mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.
2.
Ce nseamn Managementul Documentelor?
Un document se definete ca un pachet de date structurate n scopuri informaionale. Documentele au devenit literalmente indispensabile, indiferent dac sunt pe suport de hrtie sau componente digitale. Un document este o colecie de indicatori i reguli care pot angaja simultan un numr de diferite componente informatice i aciuni. Acesta devine o resurs dinamic i poate fi orientat pro-activ ctre organizaie, aducnd integritatea procedural i informatic a unei afaceri. Managementul documentelor este o tehnologie i o disciplin care a augmentat tradiional capacitatea unui sistem de fiiere computerizate. Permind utilizatorilor s caracterizeze documentele, stocate n general n fiiere, sistemele de management documente permit utilizatorilor s stocheze, retrag i s utilizeze aceste documente mai uor i mai puternic dect n metoda sistemului de fiier. Astzi, managementul documentelor include funcionaliti valoroase suplimentare, cum ar fi Urmrirea versiunilor, pentru a vedea modul n care un document evolueaz n timp. Distribuirea documentului, pentru a verifica modul n care un document este utilizat i reutilizat n diferite procese de afaceri. Revizuirea electronic pentru a permite utilizatorilor s adauge comentarii la document fr modificarea efectiv a documentului. Securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferii utilizatori. Management publicare pentru a controla livrarea documentelor ctre diferite aplicaii de publicare. Integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de via al unui document cu oameni, proiecte i programe.
3.
De ce este necesar un Management al Documentelor?
Avnd n vedere c importana documentelor crete, devenind tot mai insistent, administrarea acestora devine o activitate esenial, la nivel de organizaie. Nu exist ndoieli cu privire la faptul c documentele neplanificate i neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaionale i chiar pot afecta creterea organizaional pn n punctul n care organizaia nu mai poate nainta. De aceea, managementul
Management documente
corespunztor al documentelor poate ajuta o organizaie s ating niveluri fr precedent n ceea ce privete controlul, inspecia i avantajul competitiv. Organizaiile sunt n prezent forate s i examineze nevoile i elurile i s revizuiasc tipul i natura informaiilor colectate i s stabileasc o procedur de utilizare a documentelor. Managementul documentelor ofer accesul rapid la versiunea corect a unui document din cadrul organizaiei pentru a satisface cerinele de dezvoltare organizatoric ale acestui mediu bogat n informaii. Mai presus de toate, managementul documentelor poate s efectueze urmtoarele Creterea productivitii. Prin intermediul unui web browser i al unui acces client / server, informaiile eseniale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu n cadrul ntregii organizaii. Reducerea costurilor globale. Utiliznd capacitatea de stocare electronic a datelor i cele de arhivare cuprinztoare, costurile asociate cu chestiuni globale i legale legate de pstrarea documentelor pe format de hrtie sunt eliminate. Acces uniform informaii. Indiferent de forma n care este arhivat documentul, informaiile eseniale pentru organizaie sunt accesibile organizaiilor afiliate prin Internet i aplicaii de tip portal. Administrarea tuturor informaiilor. Toate tipurile de fiiere n grupuri logice i indexuri sunt combinate i deci capturate n cadrul unui repertoriu electronic central. Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe, reducnd erorile i economisind timp. Acces rapid la informaii. Bazele de date vaste sunt legate ntre ele prin etichetare automat, astfel nct utilizatorii pot localiza informaiile n doar cteva secunde. Vizualizarea clar a informaiilor. Documentele sunt clarificate i scanate, astfel nct nu exist ntrebri cu privire la precizia datelor. Management riscuri. Regulile de reinere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului, astfel nct riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reinere automat a documentelor legale.
4.
Pstrarea documentelor
Stocarea documentelor n format digital i nu pe hrtie permite mediului de afaceri s se acomodeze la fluxul de informaii eficient i optim. Acest lucru asigur mijloace pentru gsirea, retragerea i distribuirea rapid a documentelor stocate n sistemul de documente al organizaiei. Exist trei metode primare de creare a unui document digital. 1. Scanarea documentelor pe hrtie. Scanarea unui document poate produce o imagine care poate fi stocat pe un computer. 2. Conversia pentru crearea unor imagini care nu pot fi modificate dup documentele electronice. Conversia documentelor este procesul de transformare electronic a procesorului de cuvinte sau de distribuire a informaiilor pe o imagine permanent care poate fi stocat pe un computer. 3. Importarea, pentru crearea versiunilor documentelor electronice care pot fi modificate. Aceasta
Pagina 2 din 6
este cunoscut i ca managementul documentelor electronice. Este o metod alternativ de creare a fiierelor electronice, cum ar fi fiiere audio i video care sunt stocate pe un computer n formatul original i care pot fi modificate. Odat ajuns ntr-un sistem, documentul trebuie stocat. Pentru stocarea pe termen lung a unui document exist numeroase dispozitive de stocare. Mai presus de toate, documentele trebuie stocate n format diferit de cel propriu pentru a asigura sigurana acestuia pe viitor. n prezent, exist cinci opiuni de stocare, dup cum urmeaz: 1. Medii magnetice (hard drives). Dispozitivul poate fi utilizat pentru a stoca un numr ridicat de documente i poate furniza un timp de rspuns scurt. Totui, mediile magnetice conin pri mobile i datele stocate pot fi complet terse prin defeciuni mecanice. 2. Stocare magnetic-optic (disc MO). Dispozitivul implic tehnologia magnetic i optic pentru a obine o densitate foarte ridicat a datelor. Principala limitare a discurilor MO este c sunt mai lente dect dispozitivele hard disk i pot fi supuse defeciunilor mecanice. 3. Compact discuri (CD). Pe aceste dispozitive, informaia digital este codificat ca o serie de puncte microscopice pe suprafaa reflexiv a unui din disc din aluminiu. CD-urile ofer un mediu sigur i securizat care poate asigura stocarea pe termen lung a imaginilor. Mai mult, CD_ROM nu necesit hardware sau software specializate pentru retragerea informaiilor. Dezavantajul principal al acestui mediu de stocare este reprezentat de capacitatea limitat de stocare. 4. Disc Video Digital sau Disc Versatil Digital (DVD). DVD este urmtoarea generaie a tehnologiei optice de stocare pe disc. Acesta este semnificativ mai mare i mai rapid dect un CD i poate stoca mai multe informaii, inclusiv date video, precum i audio i logice, arhivnd datele n mod similar unui CD pe un spaiu fizic. Permite accesul aleatoriu al oricrui punct de pe disc. DVD au sprijinul larg rspndit i fr precedent al celor mai mari companii electronice. Dezavantajele acestui mediu sunt costul ridicat i lupta cu standardele, deoarece diferiii productori apeleaz la diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripionate. 5. On Write Once, Read Many (WORM). Datele Worm sunt permanente i pot fi citite ori de cte ori este nevoie. Acest mediu nu este disponibil oricum i necesit hardware i software specializat pentru a fi operat. Nu este recomandat datorit numrului limitat de companii care furnizeaz materiale i asisten pentru acest tip de tehnologie.
5.
Recuperarea documentelor
Unul din scopurile managementului de documente este de a ajuta utilizatorii s gseasc i s retrag rapid informaiile necesare. Sunt disponibile cteva tehnici. Cutare liber text. Un document este retras dup subiectul specific. Aceast tehnologie presupune c utilizatorii sunt familiarizai cu subiectul unui document i tiu exact ceea ce caut, precum i cuvintele pe care s le utilizeze pentru a-l descrie. n realitate, aceast tehnic implic mult timp, iar succesul n gsirea documentului nu este garantat. Termeni de indexare. Documentele sunt retrase prin construirea i utilizarea interogrilor alctuite din termeni indexai. Acest lucru permite utilizatorilor s formuleze cutri sofisticate. Relaiile complexe dintre un set de termeni de control sunt definit, ceea ce mbuntete ansele de a gsi documentele necesare.
Pagina 3 din 6
Clasificare. Documentele sunt retrase prin rsfoirea ierarhiei de categorii. Documentele sunt corect clasificate n cmpul de cutare, ceea ce face ca retragerea documentului s fie sigur i precis. Nevoia unei cutri exhaustive este ndeprtat i este instantaneu creat o scurttur ctre documentul necesar.
6.
Metodologia i procesul de clasificare a documentelor
O clasificare precis i de ncredere este esenial pentru retragerea cu succes i consistent a documentelor. Pentru a utiliza ct mai bine informaiile deinute n seturi de documente foarte eterogene, ierarhia termenilor de clasificare trebuie s poat fi uor navigabil. O definiie exact a termenilor de clasificare faciliteaz cutarea documentelor. Cu ct este mai mare colecia de documente, cu att devine i clasificarea mai important. n general, exist dou tipuri de metodologii de clasificare: 1. Grupare. n aceast metod, documentele sunt grupate n funcie de diferite sisteme metrice, n general dup densitatea cuvintelor. Acest lucru poate determina un numr de grupuri mai mici care nu sunt ntotdeauna vizibile sau utile. 2. Clasificarea pe baz de taxonomie, pe baza regulilor. Aceast clasificare necesit definirea unor clasificri prestabilite i ulterior utilizarea regulilor de clasificare a documentelor; ofer o paradigm transparent, repetabil i flexibil care ajut navigarea. Este evident c metodele de grupare nu sunt potrivite pentru seturi de documente mari i complexe. Cea mai bun metod de clasificare a documentelor este reprezentat de clasificri proiectate de specialiti care pot fi aranjate ntr-o ierarhie clar i sensibil. La clasificarea documentelor, este necesar, n primul rnd, un nivel general de cunotine cu privire la clasificri i subiectele care vor fi utilizate. Instrumentele automate trebuie s cunoasc subiectele care vor fi desemnate documentelor. Aceste cunotine sunt eseniale pentru optimizarea calitii rezultatelor procesului de clasificare. n al doilea rnd, exist necesitatea cunotinelor legate de o clasificare detaliat. Cunotinele de clasificare sunt un compus de cuvinte i expresii asociate cu un anumit cmp de subiecte. Cunoaterea semnificaiei relative a acestor cuvinte i expresii este esenial pentru succesul clasificrii documentelor. Decizia de clasificare se bazeaz pe observaii subtile, nelegerea i evaluarea dovezilor disponibile n text. De aceea, trebuie s existe suficiente dovezi pentru justificarea deciziei. n cele din urm, exist necesitatea de a nelege c unele documente nu vor fi niciodat clasificate corect, n funcie de termenii existeni ai unui cadru de lucru. Exist lipsuri i limitri ale oricrei taxonomii de termeni de clasificare, astfel nct rezultatul probabil corect va fi cel mai bun rspuns care poate fi ateptat de la cele mai bune instrumente de clasificare. De aceea, instrumentele de clasificare ar trebui proiectate pentru a ajunge la decizii care s ofere rezultate probabilistice care exprim suficient ncredere i nu convingere absolut.
7.
Sistemul de Management al Documentelor
Ageniile guvernamentale se confrunt zilnic cu numeroase documente, iar aceste documente au devenit resursele primare de informaii ale oricrei agenii. Modul n care aceste documente sunt administrate eficient i accesibilitatea acestora n vederea retragerii au devenit o provocare major deoarece acestea intesc s fac agenia s funcioneze i s opereze bine.
Pagina 4 din 6
Un sistem modern de management al documentelor const n stocarea, clasificarea i retragerea documentelor, a informaiilor, graficelor i a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice. Fiecare document primete un numr de nregistrare de tip index care cuprinde informaii cum ar fi autorul, descrierea documentului, data crerii i tipul aplicaiei utilizate. Aceste documente sunt n general proiectate pentru a fi arhivate pe benzi sau discuri optice mai puin costisitoare i pe care sunt disponibile n vederea accesrii ulterioare dac este necesar. Documentele moderne electronice pot conine informaii multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio i clipuri video, fiind numite documente compuse. Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fi scanate, indexate i stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine i cele arhivate pot fi retrase n cteva secunde. Recunoaterea caracterului optic este utilizat pentru a citi documentele i pentru a ale transforma n fiiere text computerizate. Odat stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, seciuni ale documentului pot fi tiate i transpuse n alte documente. Un sistem de management al documentelor devine esenial deoarece utilizatorii unei reele ncep s profite de avantajele acestei tehnologii. Un sistem de management al documentelor poate ajuta o agenie s efectueze urmtoarele: S administreze documente distribuite i stocate n repertorii din cadrul ageniei. S furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmrirea, modificarea, indexarea i cutarea documentelor. S administreze revizii ale documentelor i ncercri de audit pentru a determina locul n care s-a aflat un document. S pun la dispoziie informaii att n interiorul ct i n exteriorul ageniei. S faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul reelelor guvernamentale i al Internetului. S efectueze imagini ale documentului i procesarea formularelor. S ofere un flux de activitate i tehnologie de grup pentru un management documente orientat spre tranzacii i de colaborare.
n consecin, ageniile pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, s administreze electronic toate tipurile de documente de-a lungul ntregului ciclu de via al acestora, indiferent de format. Procesul include preluarea i producerea de documente pe suport de hrtie, electronice sau transmise prin fax, precum i urmrirea, arhivarea i retragerea documentelor i procesele fluxului de activitate. Sistemul ar trebui s integreze managementul documentelor, procesarea acestora i fluxul de activitate ntr-un singur sistem. De exemplu, un document pe hrtie poate fi scanat i integrat n mesaje e-mail, documente imagine i text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui s fie capabil s fie ambalat i dotat cu dispozitive de scanare de grup i de birou pentru transformarea documentelor pe hrtie n fiiere digitale care pot fi editate, stocate, transmise i retrase de utilizatori multipli din reeaua ageniei.
8.
Managementul fluxului de activitate
Scopul managementului fluxului de activitate este de a automatiza procedurile documentelor din cadrul unei organizaii prin nlocuirea sistemelor pe suport de hrtie cu sisteme electronice. Reeaua ofer sistemul de distribuie care mut documentele spre i din locul de stocare i distribuie documentele utilizatorilor care trebuie s vizualizeze i s modifice aceste documente sau care trebuie s le semneze i valideze n ceea privete autenticitatea. Managementul fluxului de activitate ncurajeaz colaborarea grupurilor de activitate prin procese automate i eliminarea deplasrilor.
Pagina 5 din 6
Editarea i publicarea sunt un exemplu tipic de mediu de colaborare care poate beneficia de un management al fluxului de activitate. n cadrul multor agenii guvernamentale, aproape toate diviziile i unitile lucreaz cu instrumente de editare i publicare a documentelor. n cadrul unei divizii parlamentare de servicii editoriale, de exemplu, documentele sunt transferate, n faze, de la reporterei la editori i producie. Multe persoane, inclusiv reporteri, editori sau membri parlamentari, redactori efi, etc. sunt implicai n producia unui document. Folosind reeaua existent i resursele acesteia, ntregul proces de producere a documentului poate fi automat administrat, iar lucrarea finalizat poate fi stocat pe servere din cadrul sistemului i, eventual, imprimat. Aspectele cheie ale sistemului de management al fluxului de activitate includ Documente care conin informaii de direcionare i care servesc pentru distribuirea documentului ctre utilizatori sau dispozitive prestabilite. Documente care pot fi accesate simultan. Un document este vizualizat n timpul elaborrii pn n momentul n care iese din fluxul de activitate. Utilizatorii autorizai prsesc aplicaia n diferite faze, blocnd seciuni ale ntregului document care nu mai pot fi editate ulterior. Elementele software din sistem au un sistem de completare i de adugare i un administrator al fluxului de activitate care menine sistemul funcional.
Din perspectiva sistemului de management, un sistem al fluxului de activitate poate ajuta efii departamentelor s urmreasc fluxul de informaii i s administreze mai uor acest flux. Un sistem de management al fluxului de activitate poate elimina timpul petrecut excesiv i activitile deseori costisitoare cum ar fi ntlniri, apeluri telefonice i livrri prin curierat rapid. Managementul fluxului de activitate permite, de asemenea, utilizatorilor s vizualizeze documente imagine de dimensiuni mari, precum i documente grafice, audio i chiar video. n consecin, poate ajuta ageniile guvernamentale s administreze benzile, fotografiile i elementele video; acest lucru ar putea deveni extrem de necesar n viitorul foarte apropiat.
9.
Controlul asupra accesului
Oamenii pot cuta informaii pe Internet din diferite locaii. Acest lucru a fcut necesar pentru multe organizaii s menin un nivel corespunztor al accesului la diferite documente, pentru a asigura confidenialitatea i integritatea acestora. n consecin, un sistem de management al documentelor ar trebui s prezinte dou caracteristici fundamentale: Disponibilitate ridicat. Un nivel ridicat de acces economisete resursele financiare limitate, capitalul intelectual i limea de band a reelei. Pentru a oferi o disponibilitate ridicat i flexibilitatea accesului, sistemele de management al documentelor trebuie s ndeplineasc cerinele birourilor n ceea ce privete diversele nevoi i posibil n diverse locaii. Acest lucru este frecvent efectuat prin intermediul CD-urilor, computerelor portabile sau prin transmiterea documentelor prin e-mail. Accesul la documente pe baza rsfoirii elimin limitrile locaiei i ale platformei computerului. Suplimentar, publicarea documentelor prin intranet permite administratorilor sistemului s desfoare sistemele de management al documentelor n ntreaga reea i chiar n beneficiul publicului. Securitate comprehensiv. Un sistem comprehensiv de securitate trebuie s permit administratorului sistemului s controleze ca fiiere i documente pot fi vizualizate de utilizatori i aciunile care pot fi luate cu privire la aceste documente. Un sistem de acces eficient va pune un document la dispoziia tuturor persoanelor autorizate, indiferent dac acestea sunt din cadrul unui birou, ntr-o locaie ndeprtat sau pe internet, toate acestea fr a compromite securitatea sistemului.
Pagina 6 din 6
Managementul Stocrii
1. Introducere
Organizaiile trebuie s nfrunte provocarea de a asigura managementul eficient pentru cantitatea uria de informaii de afaceri generate de aplicaiile i tranzaciile electronice. Cererea pentru capacitatea de stocare este pus n micare de acest influx de informaie. n vederea meninerii competitivitii n climatul de afaceri foarte dinamic de astzi, o organizaie trebuie s in pasul cu creterile de cereri de stocare.
2.
Ce este managementul stocrii?
Stocarea se definete ca fiind capacitatea unui dispozitiv de a reine i pstra informaii. Principalele activiti ale managementului de stocare sunt cea de backup i recuperare. Termenul backup se refer la o copie a informaiei electronice folosit n scop de recuperare n cazul n care informaia se pierde, i pierde integritatea sau este compromis. Managementul de stocare se extinde dincolo de sfera activitii de backup, nglobnd toate domeniile funcionale ale managementului sistemelor i a nceput s se asemene tot mai mult cu managementul sistemelor i managementul reelelor. Cu toate acestea, managementul de stocare pstreaz o serie de cerine i caracteristici
3.
Tipurile de recuperare
Organizaiile adreseaz solicitri tot mai mari ctre managementul stocrii, n special n ceea ce privete backup-ul i recuperarea
la nivel de ntreprindere. Activitatea de backup va rmne pe o poziie proeminent n cheltuielile de stocare. Backup-ul organizaional se definete ca fiind cerina pentru sprijinul central prin intermediul produselor de automatizare de backup i recuperare. Aceste produse trebuie s satisfac cerinele pentru performana, disponibilitatea, automatizarea operaional, i serviciile/sprijinul pentru performana de backup/recuperare. Punctul focal al activitii de backup a nceput s migreze ctre activitatea de recuperare, avnd n vedere c recuperarea reprezint un element cheie n orice fel de implementare a managementului de stocare. n orice organizaie, defeciunile de disponibilitate a informaiei sunt cele care necesit recuperare. Se disting patru tipuri de defeciuni de disponibilitate a informaiei: 1. 2. 3. 4. Defeciunile de hardware n mediul driver-ului/server-ului. Dezastrele. tergerea fiierelor/directoarelor. Pierderea integritii aplicaiei/bazei de date.
Problemele cauzate de aceste tipuri de defeciuni pot fi ntmpinate prin intermediul soluiilor de recuperare unice dup cum urmeaz: Defeciunile de hardware pot fi ntmpinate prin utilizarea unei suite de tehnici suplimentare de disc independent (RAID) n cadrul unui sistem de disc. Marea majoritate a defeciunilor de disc de tip hardware pot fi atenuate de RAID i componentele suplimentare. Cu toate acestea, RAID nu se adreseaz defeciunilor de alimentare sau conectivitate care pot surveni n interiorul asiului sau cadrului, iar eventualele modificri aduse informaiilor ntre
Managementul stocrii
activitatea de backup i producerea defeciunii de disc vor fi pierdute.
Dezastrul poate fi ntmpinat n mai multe moduri. n cazul survenirii unor dezastre, tehnicile de copiere de la distan pot salva n ntregime informaiile, n schimb costurile pentru un centru de informaii secundar la distan sunt mari. O alternativ o reprezint copierea la distan n combinaie cu un mediu de aplicare la locaia de recuperare. Aceasta poate furniza timpi rapizi de recuperare, deoarece, atunci cnd survine defeciunea la locaia principal, se activeaz locaia la distan, aceasta acionnd ca fiind locaia principal. Casetele de backup arcuite de folosire n afara amplasamentului sunt utilizate ca mecanism de recuperare principal. n schimb, informaiile adugate sau modificate ntre ultima operaiune de backup i momentul survenirii dezastrului sunt pierdute n procesul de recuperare de pe caset. tergerea fiierelor/directoarelor poate fi ntmpinat prin intermediul tehnologiei snapshot. O mare parte a acestui tip de avarie este cauzat de erorile de utilizator sau operator. Tehnologia de copiere nu ajut deoarece tergerea unui fiier l va terge i de pe un disc sau volum duplicat local sau la distan. O copie point-in-time a unui disc sau volum poate s conin fiierul ters. Tehnologiile snapshot sunt adesea folosite ca baz pentru operaiunile de backup, dei n momentul de fa nu sunt foarte rspndite. Pierderea integritii aplicaiei/bazei de date poate fi ntmpinat prin intermediul uneltelor de recuperare la nivel tranzacional. Funciile de recuperare de baze de date mai tradiionale utilizeaz jurnalul bazei de date pentru a derula napoi sau nainte. Acest tip de defeciune nu este adesea detectat imediat, avnd n vedere c este adesea cauzat de o eroare grav de tranzacie sau de aplicaie care a fost introdus ntr-un sistem de producie. Baza de pornire pentru tehnicile de derulare napoi sau nainte ghidate dup jurnalul de nregistrare o constituie utilizarea unui procedeu de backup sau de tip snapshot.
Organizaiile trebuie s ntmpine cele patru tipuri fundamentale de defeciuni prin ntocmirea de scenarii de recuperare, procese, i cerine, i n acelai timp trebuie s adapteze cerinele lor de disponibilitate a informaiilor i bugetele pentru a se plia pe cerinele de recuperare ale fiecruia din cele patru tipuri de defeciuni.
4.
Sistemele de management de stocare
Stocarea prin Ataare la Reea (SAR) i Reeaua pe Zona de Stocare (RZS) reprezint tehnologii care permit organizaiilor s realizeze beneficiile accesului de reea i livrrii bunurilor de informaie. n cadrul SAR, un dispozitiv de stocare este conectat n mod direct la o reea care prezint interfeele de sistem de fiiere de reea n conformitate cu standardele industriale. Dispozitivele SAR furnizeaz ctre exterior o interfa la nivel de fiier, i utilizeaz o interfa la nivel de bloc pentru a cupla strns sau n manier flexibil subsistemele de stocare. Sistemul de fiiere este cuprins n cadrul dispozitivului SAR. RZS reprezint o reea de stocare specific proiectat special pentru conectarea ntre dispozitivele de stocare, de backup, i servere. RZS poate fi consolidat ntr-o singur carcas sau cutie, sau s se ntind pe un numr crescut de sisteme i locaii geografice. RZS este conectat n urma serverelor i prezint o interfa ctre exterior la nivel de bloc. Sistemul de fiiere este cuprins n cadrul serverului. Principala diferen ntre RZS i SAR o constituie metoda de acces. Sistemele RZS au devenit o metod popular de furnizare a consolidrii de stocare datorit utilizrii Canalului de Fibr. Sistemele RZS prezint interfee de bloc, n timp ce sistemele SAR prezint interfee de fiiere. Sistemele SAR sunt n general mai eficiente atunci cnd deservesc fiiere, n timp ce motoarele de baze de date i operaiunile de blocuri I/O de dimensiuni mari utilizeaz n general interfee de blocuri. Alte componente ale stocrii n reea pot s includ
Stocarea ataat direct (SAD), o metod tradiional de ataare local a stocrii la servere
E-guvernare Ce trebuie s tie un ef de guvern
Pagina 2 din 5
n cadrul crora calea de comunicare ntre server i dispozitivul de stocare este prevzut special pentru aceasta. Aceste sisteme pot fi doar drivere de disc, un subsistem RAID, sau alte tipuri de dispozitive de stocare. Capt de ncrcare-stocare ataat la reea (SAR), un dispozitiv care separ funcia SAR de subsistemul de stocare. Unele dispozitive utilizeaz integrarea strns ntre sistemul de fiiere pentru dispozitivul SAR i sistemul RAID sau de disc care limiteaz utilizarea lor n operaiunile de reea de stocare deschis. Sistem de acces de bloc, un sistem de stocare sau subsistem care prezint o interfa pentru date de tip bloc. Sistem de acces de fiiere i/sau documente, un sistem de stocare sau subsistem care prezint o interfa pentru date la nivel de fiier sau de document.
5.
Asemnrile i diferenele dintre managementul de stocare i managementul de sistem
Sistemele de management de stocare se aseamn mult cu managementul sistemelor i de reea. Din punctul de vedere al cartografierii topologice, uneltele de management pentru RZS se axeaz pe descoperirea, cartografierea topologic, i monitorizarea strii, iar acestea sunt aceleai funcii furnizate pentru reelele TCP/IP. Performana i disponibilitatea sunt n mare parte la fel pentru ambele sisteme atunci cnd este necesar colectarea i stocarea informaiilor i ntocmirea rapoartelor despre performan i disponibilitate. Analiza de capacitate i de returnare a taxelor percepute poate fi realizat cu ajutorul mai multor programe de colectare de date, dar folosind aceleai tehnici de contabilitate i raportare pentru ambele sisteme. Cu toate acestea, managementul de stocare se deosebete de managementul de sisteme sau de reea prin cteva trsturi fundamentale. Managementul de stocare este mai activ i proactiv comparativ cu managementul tipic de sistem de reea. Un atribut de baz i unic al managementului de stocare l constituie nevoia fundamental pentru management activ. Funcia de backup reprezint managementul proactiv al erorilor efectuat prin pregtirea activ pentru o potenial recuperare. Managementul performanei pentru ambele sisteme este similar n ceea ce privete conceptul, dar abordrile sunt radical diferite. Analiza performanei managementului de sistem este n general eficient atunci cnd sunt utilizate informaii colectate i centralizate pe o durat de cteva secunde sau minute. Monitorizarea performanei de stocare necesit instrumentaia de tehnologie agent, sistem de operare, sistem de fiiere, i de sistem de discuri care depete cu mult capacitile generice de analiz de stocare ale produselor de management de sistem cu scop generalizat. Principala problem a managementului disponibilitii de stocare nu ine de descoperirea erorii, ci de integrarea cu alte erori de date n vederea descoperirii cauzei surs. n plus, marea parte a managementului de sisteme i de reea se efectueaz n band ctre ageni care se afl direct pe dispozitivul de server sau de reea. Marea partea a managementului de stocare se efectueaz n afara benzii ctre o consol sau un agent ncorporat n ansamblul de discuri sau conectorul RZS. Managementul pentru stocarea de tip SAR este adesea realizat n band, deoarece cutia de aparataj TCP/IP se afl deja acolo ca parte a comunicaiilor n band.
Pagina 3 din 5
6.
Cerina de baz pentru reelele de stocare

Ca parte integrant a infrastructurii IT a unei organizaii, o reea de stocare reprezint o soluie dovedit ce furnizeaz o
accesibilitate superioar, disponibilitate crescut, i un management simplificat. Aceasta joac un rol i mai important n cadrul infrastructurii IT generale a unei organizaii. Avnd n vedere rolul important pe care l ndeplinete, o reea de stocare trebuie s fie O soluie dovedit. Aceasta trebuie s fie testat ntr-o gam larg de industrii i medii de aplicare, i sprijinit de o varietate de furnizori de servere i sisteme de stocare. Este necesar ca aceasta s ndeplineasc de asemenea cerinele de performan care se ateapt de la conexiunile server-ctre-stocare. Accesibil. Aceasta trebuie s fie capabil de a efectua o scalare independent de capacitile serverului i de stocare i s menin n acelai timp accesibilitatea datelor. Ea trebuie s furnizeze de asemenea o flexibilitate de configuraie i o conectivitate pe distan extins excelente. De cost redus n ceea ce privete managementul. Trebuie s fie administrabil cu un minim de management direct sau, n mod ideal, prin intermediul uneltelor existente pentru managementul aplicaiilor, stocrii, sau serverelor. De nalt disponibilitate. Aceasta trebuie s fie disponibil n permanen, cu timpi de nefuncionare limitai i cu mijloace de redundan ncorporate. Securizat. Este necesar ca reeaua de stocare s fie securizat, cu dispozitive de autentificare sigure i mecanisme specifice de control al accesului. Eterogen. Aceasta trebuie s fie inter-operabil i s fie proiectat pe baza standardelor de industrie deschis pentru a sprijini cea mai larg gam de dispozitive. Adaptabil. Trebuie s fie capabil de a se dezvolta i adapta fa de noile cerine i tehnologii. Trebuie s fie controlat de un set de servicii de management care s poat fi extins pentru a fi asigurat compatibilitatea cu noile protocoale de stocare.
7.
Zece pai specifici practicilor de backup/recuperare
Majoritatea disciplinelor de management asociate managementului stocrii sunt orientate ctre backup i recuperare. Pentru a ntmpina aceast necesitate, o organizaie trebuie s ndeplineasc urmtorii zece pai pentru a asigura un nivel nalt pentru serviciile de recuperare la un cost rezonabil. 1. Standardizarea produselor de backup. Aceasta face posibil monitorizarea i administrarea n mod centralizat a serviciilor de backup, i asigur economia operaiunilor de scalare. n plus, limiteaz gradul de training necesar pentru uneltele specializate i limiteaz de asemenea timpul alocat managementului furnizorilor. Concentrarea pe recuperare. Trebuie s fie luate n consideraie soluiile de recuperare care depesc metoda tradiional a recuperrii de pe caset, i s se pun accent pe aspectele backup-ului legate de recuperare. Construirea unei organizaii dedicate managementului stocrii. Aceasta ajut n ntmpinarea acordurilor la nivel de servicii (ANS) i procedurilor pentru documente. Acest lucru sprijin integrarea managementului stocrii n procesele operaionale i de afaceri, i reduce ratele de eec pentru backup i recuperare. Definirea ANS-urilor de recuperare. Inclusiv constrngerile de timp pentru backup i recuperare, ct i
2.
3.
4.
Pagina 4 din 5
pentru circulaia i retenia datelor necesare pentru determinarea proiectului de desfurare a backup-ului. Acordurile la nivel de servicii trebuie s pun n micare i s susin desfurarea activitii de backup. 5. Extinderea standardelor de desfurare a proceselor de backup. Procesul de backup trebuie s se bazeze pe cerinele de recuperare, dimensiunea datelor de backup (de server), constrngerile legate de limea de band a reelei, i cerinele de timp de recuperare pentru aplicaii. Desfurarea trebuie s implice o combinaie ntre serverele centralizate de backup i desfurarea serviciilor de backup localizate. Documentarea procedurilor pentru operaiunile de backup. Pentru optimizarea unui proces, sunt necesare procesele de backup pentru elementele majore de sistem. Este necesar revizuirea i actualizarea documentelor de fiecare dat cnd intervin probleme, actualizri de infrastructur, sau erori care necesit modificri procedurale pentru backup. Centralizarea proceselor de backup pentru monitorizare i administrare. Este necesar un proces centralizat de backup pentru monitorizarea i controlarea operaiunilor de backup. Este nevoie de rapoartele de activitate zilnic pentru detectarea erorilor i de un sistem care s atribuie responsabilitatea pentru rezolvarea acestora. Documentarea procedurilor pentru operaiunile de recuperare. Tipurile de recuperare determin procedurile de recuperare, iar un administrator de sistem poate defini paii de recuperare sau verifica integritatea unei baze de date sau a unui depozit de date dup recuperare. Documentele trebuie s fie revizuite i actualizate de fiecare dat cnd intervin probleme, actualizri de infrastructur, sau erori care necesit modificri procedurale pentru recuperare. Integrarea cu ciclurile de transfer al controlului i de dezvoltarea operaiunilor. Modificrile aduse operaiunilor pot afecta integritatea proceselor de backup/recuperare. Astfel, procesul de transfer al controlului trebuie s interacioneze cu domeniile de dezvoltare a aplicaiilor pentru a colecta informaii despre cerinele de backup/recuperare i nivelurile de servicii anterior desfurrii activitii de producie.
6.
7.
8.
9.
10. Testarea capacitii de recuperare. Testarea procesului de recuperare reprezint singura modalitate prin care se poate asigura posibilitatea de recuperare. Este necesar testarea periodic a capacitilor de recuperare la nivel de sistem i de aplicaii. Nivelurile multiple de testare pot s includ fiiere de date, directoare de date, aplicaii de date, sau capacitatea de recuperare a depozitelor de informaii, sistemelor de operare, i a ansamblurilor de sisteme. Aceti zece pai din cadrul unui proces de recuperare/backup pot s ajute organizaiile s reduc totalitatea costurilor pentru sistemul lor de stocare i backup i s asigure un serviciu de recuperare de nalt calitate.
Pagina 5 din 5
Managementul cunotinelor
1. Introducere
Organizaiile se axeaz tot mai mult pe bunurile lor intelectuale, i mai puin pe bunurile materiale pe care le administreaz. Soluiile de managementului cunotinelor devin cheia pentru construirea i sprijinirea bunurilor de capital intelectual i utilizarea lor pentru a crea valoare economic. Soluiile de management al cunotinelor le permit indivizilor, echipelor, i comunitilor s obin performane mult mbuntite n ceea ce privete crearea, captarea, distribuirea, i exploatarea cunotinelor.
2.
Ce reprezint managementul cunotinelor?
Este necesar delimitarea clar ntre conceptele de date, informaii i cunotine. Datele reprezint o serie de proprieti direct observabile ale lucrurilor. Informaia reprezint acumularea datelor ntr-un fascicul de nivel mai nalt care s aib neles i semnificaie. Filtrat prin prisma percepiilor i gndurilor (cogniia) unei persoane, informaia stimuleaz o gam larg de aciuni i activiti. Cunotinele sunt extrase din date i construite pe baza informaiilor. Exist dou forme distincte de cunotine: Cunotinele explicite, care constau n forme ale informaiei, expertizei, sau experienei care pot fi exprimate n detaliu, arhivate, codificate, i de natur durabil, i pot fi distribuite cu ajutorul IT. Cunotinele explicite pot lua forma unei baze de date, unui document, desen, formule, brevet, nregistrri video, sau prezentri. Cunotinele tacite, sau tiina intrinsec, priceperea pe care o posed un individ, reprezint un sistem comun, neexprimat de valori, viziuni, scopuri, i comportamente care direcioneaz activitile unei organizaii. Cunotinele tacite deriv din experiena acumulat. Principalul obstacol pentru majoritatea organizaiilor este identificarea acestui sistem de cunotine tacite. Provocarea ridicat de sistemul de cunotine tacite const n gsirea modului de a recunoate, genera, distribui, i administra acest sistem.
Cunotinele tacite pot fi deduse numai prin aciunile oamenilor, acestea nu sunt observabile n mod direct. Ele reprezint o nsuire a omului care l predispune s acioneze n anumite moduri n funcie de mprejurri, i n mod adecvat circumstanelor respective. Managementul cunotinelor reprezint un tip sistematic de management. Acesta este un proces de acumulare, utilizare i reutilizare a informaiilor, cunotinelor explicite, experienei, i expertizei pentru dobndirea unui beneficiu special de afaceri, ndeplinirea unui el, sau obiectiv care s sporeasc profitabilitatea i competitivitatea organizaiei. Prin intermediul acestui proces, o organizaie genereaz valoare pornind de la bunurile intelectuale i bazate pe cunotine. Managementul cunotinelor este un bun catalizator pentru inovaie i nvare. Soluiile de management al cunotinelor au datoria de a umple golul dintre cunotinele explicite i cele tacite. Aceste soluii pun n aplicare tehnologii de coninut care sprijin captarea i managementul informaiilor explicite, precum i tehnologii de colaborare care le permit indivizilor i comunitilor s creeze, distribuie, i s fac publice informaiile pentru a ntmpina obiectivele specifice pentru afacere.
3.
Importana managementului cunotinelor
n climatul economic de astzi, n care se pune foarte mare accent pe informaie, organizaiile obin cea mai mare valoare mai degrab din bunurile lor intelectuale dect din cele de ordin fizic. Managementul cunotinelor ajut la meninerea cunotinelor care trebuie distribuite pentru punerea bazelor colaborrii. n plus, managementul cunotinelor ajut organizaiile n urmtoarele aspecte: Susinerea inovaiei. Managementul cunotinelor furnizeaz o infrastructur pentru reelele electronice i sociale, astfel nct acestea s poat dezvolta noi produse sau servicii; acesta susine i furnizeaz accesul ctre sursele de idei, pentru ca acestea s poat fi transformate n capital. Susinerea colaborrii. Managementul cunotinelor sporete oportunitile de colaborare; acesta mbogete schimbul de cunotine tacite i explicite ntre oameni; i ncurajeaz fluxul liber de idei. ncurajarea i folosirea nvrii. Managementul cunotinelor faciliteaz i accelereaz procesul de nvare; acesta creeaz pentru indivizi i grupuri posibilitile de a pune n aplicare noi cunotine; el exploateaz cunotinele organizaionale i aduce cunotinele potrivite la ndemna oamenilor potrivii, ntr-un context inteligibil care s explice noile provocri; el valorific nvarea individual prin recompensarea i specularea avantajului dobndit la nivelul ntregii organizaii. Dezvoltarea capitalului social. Managementul cunotinelor intensific transferul de cunotine individuale n cadrul organizaiei; el sprijin schimbul n afara granielor organizaionale, a timpului i spaiului; i pune la un loc oamenii care dein necesarul de cunotine tacite i explicite cu oamenii care au nevoie de aceste cunotine pentru a-i desfura munca. Atragerea i meninerea capitalului uman. Managementul cunotinelor sporete ratele de pstrare n funcie a angajailor prin recunoaterea valorii cunotinelor fiecrui angajat i rspltindu-l/o pentru acest bagaj de cunotine; capteaz i valorific ceea ce cunosc oamenii acel tiu s i tiu ce; promoveaz dezvoltarea carierei. Crearea i utilizarea capitalului structural. Managementul cunotinelor transform capitalul intelectual capital n capital structural; i direcioneaz gndirea strategic nspre capitalizarea cunotinelor mai presus de concentrarea pe problemele legate de buget. Crearea oportunitii de guvern online. Managementul cunotinelor furnizeaz o baz informaional nlesnit de domeniul IT n scopul de a le permite cetenilor i clienilor s acceseze informaiile i serviciile de care au nevoie; el stabilete o reea de angajai guvernamentali bine instruii care s poat crete valoarea pentru solicitrile cetenilor i clienilor. Creterea productivitii. Managementul cunotinelor fluidizeaz operaiunile i reduce costurile, riscurile, curbele de nvare i timpii de iniializare prin eliminarea proceselor redundante sau nenecesare; acesta contribuie la scopurile fundamentale/ pentru misiune. Schimbul de bune practici/procese. Managementul cunotinelor distribuie bunele practici n ntreg cadrul organizaiei; acesta nva din eforturile euate; furnizeaz o platform pentru inovaia i reutilizarea cunotinelor; stabilete punctele de referin pentru performana intern i extern a indivizilor i echipelor; i i ajut pe angajaii noi s se familiarizeze mai repede cu cultura organizaiei. Furnizarea de autoritate de conducere i capacitate decizional. Managementul cunotinelor furnizeaz informaiile potrivite ntr-un context care susine luarea deciziilor; acesta integreaz cunotinele noi n cadrul proceselor decizionale prin schimburile i colaborarea cu juctorii la burs i
Pagina 2 din 6
mandatarii temporari n procesele de luare a deciziilor; i utilizeaz informaiile i cunotinele pentru armonizarea aciunilor organizaionale cu misiunile i viziunile. Sporirea satisfaciei clienilor. Managementul cunotinelor mbuntete serviciile pentru clieni prin fluidizarea timpilor de rspuns; acesta se concentreaz asupra cunotinelor nevoilor clienilor n vederea antrenrii eforturilor unei organizaii; i mbuntete experienele i rezultatele clienilor n ceea ce privete serviciile care le sunt puse la dispoziie. Stabilirea unei diferenieri ntre avantajul competitiv i piaa de afaceri. Managementul cunotinelor ajut n asigurarea superioritii cunotinelor; atunci cnd ia forma unei propuneri de afaceri, produse sau servicii, acesta modific propunerea de valorificare de la furnizarea de bunuri i servicii la furnizarea de cunotine i expertiz pentru aceste bunuri i servicii; i concentreaz raiunea colectiv organizaional pe nevoile clienilor pentru a ntmpina scopurile pentru afacere /misiune.
4.
Provocrile legate de managementul cunotinelor
n crearea de produse i servicii inovatoare, unele organizaii pot s nu dispun de abilitatea de a planifica n mod eficient i strategic, accesa operaiunea, i s se afle n imposibilitatea de a implementa cu succes serviciile i sistemele necesare pentru afacere. Acestea pot deveni piedici pentru implementarea managementului cunotinelor. Alte provocri includ Recrutarea angajailor. O cultur care recunoate cunotinele tacite i ncurajeaz angajaii s efectueze schimburi este critic pentru managementul cunotinelor. Angajaii sunt ncurajai s cedeze cunotinele i experiena lor trsturile care le definesc valoarea la nivel de individ. n plus, angajaii care particip au ocazia s contientizeze calitatea sau relevana informaiilor cu care contribuie. Programele de managementul cunotinelor trebuie s ncurajeze participanii n aceste aspecte. Utilizarea tehnologiei pentru a da curs managementul cunotinelor. Managementul cunotinelor nu reprezint un concept axat pe tehnologie. De aceea, o organizaie nu trebuie s se lase atras n capcana de a stabili un program de management al cunotinelor exclusiv pe ansamblul de premise conceput de o unealt de colaborare. Tehnologia poate s sprijine managementul cunotinelor, dar aceasta nu reprezint punctul de pornire pentru un program de management al cunotinelor. Inexistena unui scop specific pentru afacere. Un program de management al cunotinelor trebuie s incorporeze un scop specific pentru afacere. Asigurarea actualizrii n procesul de management al cunotinelor. Coninutul unui program de management al cunotinelor trebuie s fie reactualizat n permanen, rectificat, sau ters. n plus, relevana cunotinelor la un moment dat se schimb, la fel cum se ntmpl i cu aptitudinile angajailor. Astfel, un program de management al cunotinelor nu este nicidecum static. Preschimbarea informaiilor n cunotine. Organizaiile trebuie s fie vigilente n privina suprancrcrii cu informaii. elul unui program de management al cunotinelor este acela de a filtra i rspndi cunotinele cele mai de pre dintr-un adevrat ocean de informaie.
5.
Traseul managementului cunotinelor
Un plan strategic poate cluzi i asigura implementarea cu succes a managementului cunotinelor. Acesta poate ajuta o organizaie s demareze pe traseul potrivit i s nu devieze de la acest traseu n ciuda blocajelor care pot interveni pe parcurs. Paii eseniali pentru asigurarea unei implementri eficiente
Pagina 3 din 6
a managementului cunotinelor pot fi stabilii n cadrul urmtoarelor cinci etape descrise:
5.1 Etapa 1: Demararea

Primul lucru care trebuie fcut atunci cnd o organizaie se avnt n incursiunea implementrii managementului cunotinelor este acela de a crea o imagine clar a beneficiilor tangibile pentru managementul cunotinelor n relaie cu scopurile organizaiei. Este necesar folosirea definiiilor i limbajului simplu pentru explorarea problemelor reale, oportunitilor, i valorilor poteniale crora le este adresat managementul cunotinelor. Apoi, identificai celelalte pri care pot, vor, sau ar trebui s sprijine managementul cunotinelor. n special, identificai factorii motivaionali cu probabilitatea cea mai mare de a-i determina pe ceilali din cadrul organizaiei s participe n i s sprijine iniiativele de management al cunotinelor. Apoi, cutai oportunitile de a stabili beneficiile managementului cunotinelor. Identificai nivelurile n care managementul cunotinelor va fi valorizat cel mai mult comunicnd cu persoanele din cadrul organizaiei implicai n iniiativele strategice i grupurile interne de consultan i identificai persoanele pentru care managementul cunotinelor ar putea reprezenta un domeniu de interes. n cele din urm, valorificai avantajele pe care le ofer internetul i nsrcinai departamentul IT cu furnizarea de unelte i prezentarea unui expuneri echilibrate asupra managementului cunotinelor. Departamentul IT poate reprezenta catalizatorul pentru identificarea, crearea, i utilizarea noilor tehnologii de sprijin al managementului cunotinelor. La acest stadiu, eventualele blocaje pot surveni din cauza ignorrii culturii sau istoriei unei organizaii prin neluarea n calcul a chestiunilor care ar putea incomoda managementul cunotinelor; ncercarea de a vinde o abordare la nivel de organizaie fr construirea prealabil a probelor; i solicitarea unui buget mai mare nainte de a defini o propunere valoric riguroas.
5.2 Etapa a 2-a: Concepei o strategie

Formularea unei strategii de management al cunotinelor care s se plieze pe modelul afacerii reprezint adesea punctul decisiv al procesului de implementare. n cadrul acestui proces pot fi identificate oportunitile de afaceri i trasate iniiativele pilot aflate n raport cu acestea. Aceste activiti pot fi preluate de un grup operativ din partea organizaiei. Este esenial alctuirea grupului operativ chiar de la nceput. Prioritatea o constituie identificarea oportunitilor pentru modele i stabilirea standardelor pentru metodele care urmeaz s fie utilizate pe parcursul tuturor iniiativelor. Urmtorul pas presupune selectarea activitilor de testare sau identificarea iniiativelor curente care ar putea funciona pe post de activiti de testare. Acest lucru poate fi realizat fie prin selectarea de noi activiti de testare sau adoptarea eforturilor fundamentale aflate deja n desfurare. Este de asemenea necesar selectarea sponsorilor care dein resursele necesare pentru a susine mai departe iniiativa. Ultimul pas din cadrul acestei etape const n gsirea resurselor necesare pentru sprijinirea activitii de testare. Resursele precum membrii de personal pricepui, care pot facilita iniiativa i care sunt autorizai de management s aloce din timpul lor pentru aceast iniiativ, sau aplicaiile IT a cror achiziie, generare, sau modificare ar putea deveni necesar.
5.3 Etapa a 3-a: Proiectai i lansai iniiativele de managementul cunotinelor

La aceast etap, managementul cunotinelor ncepe s capete o form concret. Acesta este momentul oportun pentru a specula impulsul generat de primele dou etape i pentru axarea pe detalii. nceputul acestei etape este demarcat de sprijinirea financiar a activitilor de testare. Se recomand alctuirea unui comitet de organizare sau a unui grup operativ de unitate ncruciat pentru ca iniiativele de management al cunotinelor
Pagina 4 din 6
s furnizeze o vedere de ansamblu i s realoce resursele organizaionale, cum ar fi banii sau timpul.
Cel de-al doilea pas este acela de a construi metodologiile care s poat fi reproduse. Este important alctuirea unei comuniti active care s contribuie la acest efort i s stabileasc un proces pentru trierea, filtrarea, i validarea cunotinelor vehiculate n cadrul comunitii anterior prezentrii acestora ca fiind cunotine organizaionale. n plus, este important reinerea leciilor nvate pe parcursul acestui proces. Pentru finalizarea acestui ultim pas crucial, grupul de supraveghere trebuie s discute pe marginea leciilor nvate la ntrunirile regulate i s furnizeze un cadru comun destinat comunicrii rezultatelor.
5.4 Etapa a 4-a: Dezvoltarea i sprijinirea iniiativelor

La aceast etap, iniiativele de management al cunotinelor pot fi extinse rapid. Creterea acestora va fi uor observabil. Odat cu confirmarea iniierii procesului de extindere se contureaz i presiunea exercitat de ntmpinarea evalurilor formale de afaceri i furnizarea justificrilor n ceea ce privete termenii afacerii. n ciuda acestui fapt, la acest prag managementul cunotinelor este foarte aproape de a fi considerat o competen organizaional necesar. Dezvoltarea unei strategii de extindere reprezint primul lucru care trebuie ndeplinit n cadrul acestei etape. Aceasta poate fi obinut fie prin varianta aplicrii pe parcurs a criteriilor de selecie a activitilor de testare i pentru programele din alte departamente, sau prin dezvoltarea unei strategii de aciune simultan pentru implementarea universal a managementului cunotinelor. Resursele adecvate, tehnologiile necesare, i sprijinul pentru utilizator existent sunt necesare indiferent de abordarea aleas. Urmtoarele lucruri care trebuie ndeplinite sunt comunicarea i comercializarea strategiei. Este necesar publicarea iniiativelor de managementul cunotinelor la toate nivelurile organizaiei astfel nct toat lumea s fie implicat n proces. Administrarea creterii este ultimul i cel mai important lucru care trebuie pus n aplicare n cadrul acestei etape. Eliminarea confuziilor ntre multitudinea de iniiative de management al cunotinelor care rezult n mod normal pe durata acestei etape este critic pentru asigurarea succesului ntregului proces.
5.5 Etapa a 5-a: Instituirea managementului cunotinelor

Aceasta reprezint att un punct de destinaie, ct i unul de plecare pentru managementul cunotinelor. La acest stadiu, organizaia ncepe s neleag faptul c managementul cunotinelor reprezint o strategie de afaceri, i nu doar o baz de date, i c trebuie s constituie o parte integrant n modelul de afaceri al organizaiei. La acest nivel, managementul cunotinelor devine acceptat ca fiind o competen organizaional necesar cu potenial nelimitat de avantajare a fiecrei uniti a organizaiei. Primul pas n cadrul acestei etape este acela de a ngloba managementul cunotinelor n modelul de afaceri. Pentru aceasta este necesar obinerea de sprijin din partea managementului executiv. Urmtorul pas este de reajustare a structurii i bugetului organizaiei. Organizaia trebuie s reorganizeze responsabilitile legate de buget i cele departamentale n aa fel nct s faciliteze desfurarea ampl a managementului cunotinelor ca strategie de afaceri. Structura organizaional va evolua de la sine, ntr-o oarecare msur, pentru a se plia mai bine pe acest nou mod de lucru. Cel de-al treilea lucru care trebuie ndeplinit este monitorizarea integritii managementului cunotinelor. Desfurarea unui tablou de evaluare extern, conducerea de evaluri interne de maturitate, sau includerea feedback-ului managementului cunotinelor obinut n sondajele de personal pot fi folosite pentru verificarea regulat a iniiativelor de management al cunotinelor.
Pagina 5 din 6
Urmtoarea sarcin este aceea de a ajusta evaluarea performanei i recompensele cu strategia de management al cunotinelor. Revizuirea performanei managementului cunotinelor transmite un mesaj de importan major despre rolul acesteia deoarece aprecierile de performan constituie bazele pentru promovare i salarizare. Penultimii pai sunt introducerea mijloacelor de control localizat ca modalitate de echilibrare n cadrul principal al managementului cunotinelor i conectarea scopurilor de afaceri la nivel de organizaie cu activitile de management al cunotinelor n aa fel nct s fie furnizate coerena i consistena necesare. Grupurilor individuale trebuie s le fie permis dezvoltarea resurselor de management al cunotinelor care s ntmpine nevoile lor specifice. Cu toate acestea, politica managementului cunotinelor trebuie s fie ntotdeauna antrenat de nevoile de afaceri. Ultimul lucru care trebuie luat n calcul pe durata acestei etape este pregtirea pentru continuarea incursiunii de management al cunotinelor. n timp ce n cadrul acestei etape organizaia devine o adevrat organizaie de distribuie a cunotinelor, cererea pentru procesele de cunotine va continua s creasc, deoarece acestea vor economisi timp i bani. Pentru ca organizaia s poat ine pasul cu aceast cerere este necesar ca autoritatea executiv s i acorde n continuare sprijinul necesar. Pentru abordarea i completarea activitilor cheie ale fiecreia din aceste cinci etape, o organizaie va menine un sprijin solid pe ntreaga durat a procesului de implementare a managementului cunotinelor.
Pagina 6 din 6
Managementul informaiilor
1. Introducere
Informaia reprezint o parte integral a activitii de afaceri n cadrul oricrui departament sau agenii de guvernmnt. Totalitatea serviciilor pe care guvernul le furnizeaz ctre clieni, instituii de afaceri, precum i clienii interni sunt bazate pe informaii. Guvernul are la dispoziie o cantitate uria de informaii cu care s vin n sprijinul tuturor aspectelor programelor i serviciilor care sunt accesate de ctre public. Astfel, este important s fie asigurat fluxul liber de informaii ntre guvern, ceteni, i afaceri. Efectuat n mod corespunztor, managementul informaiilor reprezint fundamentul pentru desfurarea majoritii activitilor de guvernmnt.
2.
Funciile i elementele
Existena unui cadru de lucru pentru managementul informaiilor (CMI) n cadrul guvernului poate asigura ndrumarea integrat, autoritar, i practic pentru administrarea informaiilor prin propunerea de standarde i directive. Aceste directive vor reflecta legile informaionale i cerinele de politic, precum i de cunotine sau de abiliti practice, a cror valoare i utilitate sunt recunoscute la nivel general. Cadrul de lucru va conine de asemenea idei noi avnd rolul de a ntmpina nevoile legate de furnizarea de servicii electronice, aflate n continu cretere. Astfel, CMI are rolul de a asigura ndrumarea practic de tipul cum s. Acesta constituie de asemenea documentul doveditor care reflect mediul schimbtor din jurul fluxurilor de informaie. Cadrul de lucru pentru Managementul Informaiilor Guvernului Canadian (Figura 1.1) este structurat n trei elemente. Acestea reprezint Fundaia care furnizeaz o vedere de ansamblu a managementului informaiilor i stabilete viziunea, scopurile, i principiile pentru managementul informaiilor; aceasta descrie de asemenea perspectivele i punctele de interes ale acionarilor, precum i cerinele legislative i de politic. ndrumrile pentru managementul informaiilor orientate pe nevoile de roluri specifice n managementul informaiilor; acestea descriu rolurile i responsabilitile i asigur o perspectiv unificat i acces rapid la standardele i directivele care sunt relevante pentru un anumit public int sau rol. Standardele i directivele n sine furnizeaz ndrumarea pentru elementele specifice de managementul informaiilor, cum ar fi planificarea pentru ntmpinarea nevoilor de informaie, necesitilor de reinere a informaiilor, clasificarea metodelor informaionale, i considerentelor legate de confidenialitate.
Managementul informaiei
Figura 1.1 Cadrul de Lucru pentru Managementul Informaiilor Guvernului Canadian n vederea mbuntirii accesului cetenilor i satisfacia clienilor, CMI pune accent pe nevoile de informaie ale cetenilor, interesele, i drepturile din cadrul furnizrii de programe i servicii guvernamentale. Acesta asigur o surs unic de ndrumare pe probleme de management informaional pe ntreaga sa durat de valabilitate (Figura 1.2) precum i informaii privind conduita profesional de lucru n relaie cu accesul online la informaiile i serviciile guvernamentale. Acesta faciliteaz de asemenea adoptarea abordrilor comune de management asupra furnizrii de servicii informaionale n departamentele i ageniile guvernamentale.
Figura 1.2 Procesul de dezvoltare al informaiilor CMI ncurajeaz un mediu propice pentru utilizarea responsabil a informaiilor, asigurnd n acelai timp luarea de precauii legale n vederea meninerii unui bun nivel de ncredere i credibilitate n rndul publicului. n plus, acesta fixeaz criteriile pentru calitatea informaiilor i verificrilor de informaii ,sprijin scopurile de responsabilitate i transparen pentru toate funciile din cadrul guvernului, i asigur integritatea informaiilor care sunt utilizate n analiza de programe i servicii furnizate ctre ceteni i instituiile de afaceri.
Pagina 2 din 6
3.
Viziunea, scopurile i obiectivele pentru managementul informaiilor
Implementarea unui CMI constituie un angajament pe termen lung. Este vital deinerea unei viziuni clare, precum i a scopurilor i obiectivelor n vederea sprijinirii activitilor zilnice de luare a deciziilor i promovrii conduitei compatibile cu valorile comune. Viziunea trebuie s identifice n managementul informaiilor care sunt acele repere de viitor dorite pentru guvern. Realizarea viziunii reprezint un proiect pe termen lung, care presupune implicare i o bun cooperare ntre toate persoanele care lucreaz n cadrul departamentelor i ageniilor guvernamentale. Scopurile i obiectivele de management al informaiilor formuleaz o declaraie ampl a rezultatelor care se doresc a veni n ntmpinarea viziunii. n general, scopurile au rolul de a permite luarea de decizii bine informate, de a sprijini transparena i responsabilitatea n cadrul guvernului, i de a asigura accesul la informaii n armonie cu legislaia i politicile legate de confidenialitate i intimitate. Cele trei obiective existente sunt: 1. De asigurare a calitii informaiilor disponibile n cadrul guvernului; s se asigure de faptul c percepia informaiilor este aceea de resurs strategic valoroas pentru afacere care se pliaz pe legislaia, regulamentele i politice n vigoare. De asigurare ca toi cei a cror activitate profesional se intersecteaz cu activitatea guvernului s neleag exact care sunt responsabilitile lor i s fie contieni de faptul c performanele lor vor fi evaluate pe baza managementului pe care l creeaz, primesc, achiziioneaz, utilizeaz, abandoneaz sau pstreaz. De asigurare a punerii n aplicare la nivel general a principiilor i practicilor hotrte pentru managementul informaiilor i a acelora care se dovedesc a fi aplicabile pe perioada valabilitii managementului informaiilor.
2.
3.
Cadrul de Lucru pentru Managementul Informaiilor Guvernului Canadian sprijin conducerea guvernului, mbuntete rezultatele programelor i serviciilor i sprijin productivitatea forei de munc. De asemenea, acesta ntrete gradul de responsabilitate prin furnizarea de ndrumare pe probleme de management al informaiilor i mbuntete funciile de administrare prin ntrirea capacitii serviciilor publice de a proteja i de a spori valoarea informaiilor din custodia guvernului.
4.
Principiile pentru managementul informaiilor
Principiile pentru managementul informaiilor n cadrul guvernului furnizeaz valori concrete i convingeri necesare ndrumrii conduitei profesionale ctre realizarea viziunii stabilite. Lista cu cele mai importante principii pentru managementul informaiilor include: 1. Recunoaterea faptului c informaiile reprezint o parte integrant a activitii de afaceri din cadrul departamentelor i ageniilor guvernamentale, i sunt necesare pentru sprijinirea tuturor aspectelor activitilor guvernamentale. Informaia reprezint o resurs strategic de afaceri i utilizabil la toate nivelurile de guvern, aceasta fiind subordonat cerinelor legale i de politic. Informaia se afl n custodia guvernului, i este accesibil publicului, precum i subordonat cerinelor legale i de politic. Informaia de calitate nalt este esenial pentru guvern.
2.
3.
4.
5.
Managementul informaiilor constituie responsabilitatea tuturor celor care lucreaz pentru guvern.
Pagina 3 din 6
5.
Legislaia, reglementrile i politicile
Legislaia, reglementrile, i politicile furnizeaz o baz legislativ i direcie statutar pentru managementul informaiilor n cadrul guvernului. Acestea trebuie s fie utilizate ca referine n sprijinul planificrii i proiectrii listelor de verificare, pentru a se asigura luarea n calcul a tuturor cerinelor de management. n furnizarea de programe i servicii, departamentele i ageniile guvernamentale trebuie s se asigure de respectarea legilor i politicilor de informaii la toate nivelurile guvernamentale, precum i a legislaiei i politicilor aflate n relaie cu informaiile specifice mandatelor acestora. Este necesar luarea n calcul a ntocmirii de noi legislaii, precum i aducerea de modificri legislaiilor existente n vederea ntmpinrii nevoilor cetenilor sau ale instituiilor de afaceri i/ sau unei noi oportuniti sau ameninri. Cu toate acestea, regulamentele i politicile difer de la un stat la altul. Acestea pot s includ sau s se adreseze: Accesul la informaii, s asigure dreptul de accesare a informaiilor n cadrul departamentelor i ageniilor guvernamentale, i s garanteze regulamente eficiente i compatibile la toate nivelurile de guvernmnt. Drepturile de autor, s protejeze calitatea de deintor al drepturilor de autor i drepturile corespunztoare n relaie cu oricare form de material, i s se asigure c drepturile de autor pentru lucrrile protejate de legile drepturilor de autor sunt respectate n ntregime la nivelul tuturor aplicaiilor media. Protecia informaiilor personale, s limiteze colectarea i folosirea informaiilor personale, i s se asigure c informaiile personale aflate sub controlul guvernului sunt folosite numai n scopuri legitime. Confidenialitatea, s protejeze confidenialitatea indivizilor n ceea ce privete informaiile personale deinute de o instituie de guvernmnt i s le asigure indivizilor dreptul de a accesa aceste informaii. Documentele electronice, s faciliteze utilizarea alternativelor electronice pentru nregistrarea sau comunicarea informaiilor sau tranzaciilor, s permit utilizarea semnturii electronice pentru autentificarea tranzaciilor de afaceri i s furnizeze dovezi n procesele legale. Securitatea, s protejeze informaiile deinute de o instituie guvernamental mpotriva divulgrii lor ctre o persoan neautorizat, i s se asigure c msurile de protecie pentru ansamblul de informaii sensibile i bunuri deinute de guvern sunt pe poziie.
6.
Autoritatea i responsabilitatea informaiilor
Informaiile fac posibil i susin livrarea de programe i servicii guvernamentale. Acestea susin procesele de guvernmnt care se asigur de faptul c guvernul ntmpin nevoile cetenilor i instituiilor de afaceri ntr-o manier deschis, transparent, i responsabil; procesele de guvernmnt care de asemenea se asigur c informaiile dein responsabilitatea pentru obinerea rezultatelor ateptate. Toate instituiile guvernamentale dein responsabilitatea pentru managementul informaiilor aflate n custodia lor i pentru utilizarea eficient a informaiilor la nivelurile ntregii instituii sau ntregului guvern. Toate persoanele aflate n slujba guvernului sunt responsabile pentru vrednicia de care dau dovad, pentru calitatea rezultatelor, eficiena efortului, i respectarea politicilor i legislaiilor pentru informaii aflate n relaie cu responsabilitile care le revin. Cu toate acestea, instituiile guvernamentale trebuie s-i desfoare munca n regim de parteneriat ncheiat ntre acestea, mpreun cu alte niveluri sau jurisdicii guvernamentale, precum i cu organizaiile nonguvernamentale. Instituiile trebuie s participe n definirea i punerea n practic a unui cadru de lucru comun pentru managementul informaiilor care s furnizeze ndrumarea autoritar, cuprinztoare, i integrat pentru managementul informaiilor de-a lungul ntregului guvern al statului n cauz.
Pagina 4 din 6
7.
Perspectivele acionarilor
Acionarii reprezint indivizi, grupuri, sau organizaii care dein o dobnd sau procent n cadrul unui proiect sau relaii, n special n ceea ce privete rezultatul scontat pentru acesta/ aceasta. Ei pot s fie afectai de proiectul de afaceri, s exercite un anumit impact sau influen asupra lui, i ntr-o oarecare msur s dein responsabilitatea pentru acesta. Abordarea sistematic, de tip holistic n vederea identificrii i stabilirii de prioriti pentru perspectivele acionarilor va asista guvernul n furnizarea programelor i serviciilor care s ndeplineasc nevoile individuale ale clienilor, s respecte constrngerile operaionale, i s conserve interesele tuturor locuitorilor unei ri. Aceasta reprezint de asemenea un factor important n influenarea livrrii efective i eficiente de programe i servicii. Este necesar ca guvernul s recunoasc, s pun n balan, i s personalizeze nevoile i interesele tuturor grupurilor de acionari, inclusiv s ia n consideraie i s identifice toi potenialii acionari n cadrul unei livrri de servicii. O hart cu perspectivele acionarilor definite n mod clar poate s ajute guvernul s neleag att perspectivele acionarilor de amploare, ct i cele de tip granular. Astfel, drepturile de informaii ale acionarilor pot fi luate n calcul pentru fiecare etap a activitilor de management. Acionarilor trebuie s le fie atras atenia asupra responsabilitilor legate de livrarea i utilizarea informaiilor, indiferent dac este vorba despre un client care aplic pentru un serviciu guvernamental sau un angajat guvernamental care furnizeaz informaii interne. Contribuiile i reaciile acionarilor genereaz informaii valoroase pentru sprijinirea procesului de determinare a nevoilor acionarilor i msurare a gradului de satisfacie a acestora.
8.
Ghidurile de management al informaiilor
Se disting trei tipuri de ghiduri pentru managementul informaiilor, fiecare dintre acestea fiind adresat unui anumit public sau anumitor activiti specifice de management. Acestea sunt 1. Ghiduri de managementul informaiilor pentru livrarea de servicii. Acestea descriu activitile de management implicate n ntreg ciclul de via al informaiilor. inta cuprinde rolurile i responsabilitile, metodele de managementul informaiilor, i criteriile, listele de verificare, cazurile, exemplele, etc., care fac posibil livrarea de servicii. Ghiduri de managementul informaiilor pentru activitile de birou. Acestea descriu responsabilitile i obligaiile, abordrile practice, criteriile, listele de verificare, exemplele, etc. pentru a susine managementul informaiilor n cadrul guvernului. Acestea pot fi folosite pe post de agend de lucru pentru toi angajaii guvernului. Ghiduri de servicii de managementul informaiilor. Acestea asigur ndrumarea n ceea ce privete abordrile i practicile n sprijinul serviciilor de managementul informaiilor.
2.
3.
Urmtoarele puncte se adreseaz serviciilor i activitilor adiionale. Managementul arhivelor descrie procesele utilizate pentru a evalua i determina dac nregistrrile scrise sunt de valoare. Managementul serviciilor ATIP descrie procesele care asigur accesul la informaiile guvernamentale ntr-un mod adecvat, i compatibil cu interesele publice i confidenialitatea personal. Modelarea datelor descrie procesele folosite pentru managementul modelelor de date i standardelor de date, i este utilizat pentru intrarea n legtur cu grupurile de transformare a afacerilor i grupurile tehnologice.
Pagina 5 din 6
Managementul documentelor/ nregistrrilor scrise descrie procesele utilizate pentru managementul activitilor informaionale, (de ex., analiza, stocarea, identificarea valorii informaiilor, i proiectarea de sisteme de management al nregistrrilor scrise). Managementul bibliotecilor descrie procesele utilizate pentru managementul informaiilor n cadrul unei biblioteci a guvernului, (de ex. achiziionarea de cri i alte publicaii, acorduri de schimb, evaluri de servicii pentru clieni, i sisteme de biblioteci). Uneltele de descoperire pentru managementul informaiilor descriu procesele utilizate pentru uneltele de management al informaiilor care sprijin descoperirea informaiilor, (de ex. directoarele, uneltele de clasificare, i motoarele de cutare). Sistemele de managementul informaiilor nglobeaz procesele utilizate pentru administrarea ansamblului de sisteme informaionale. Managementul portalurilor descrie procesele utilizate pentru managementul portalurilor principale cu uneltele i tehnicile necesare pentru implementarea la nivelul ntregului guvern. Managementul publicaiilor pe Internet i al altor publicaii descrie procesele utilizate pentru managementul site-urilor web, (de ex. de revizuire i aprobare a coninutului); managementul legturilor ntre guvern i siteurile din sectorul privat; i arhivarea informaiilor. Alte ghiduri pentru managementul uneltelor i serviciilor de MI descriu procesele utilizate pentru managementul altor servicii/sisteme/unelte de MI precum corespondena, proiectarea formularelor, serviciile potale, etc.
9.
sunt:
Standardele i directivele CMI

Standardele i directivele CMI sunt clasificate n domenii complementare, acestea fiind prezentate n continuare. Ele
Standardele i directivele legate de management. Acestea asigur ndrumarea n ceea ce privete integrarea cerinelor i funciilor de management n scopul de a efectua managementul informaiilor sub forma unei resurse de afaceri. Acest lucru este necesar pentru a avea certitudinea c managementul informaiilor este sprijinit de o form de autoritate puternic i cadru de responsabilitate, iar consideraiile de managementul informaiilor sunt incluse n toate funciile managementului. Standardele i directivele pentru ciclul de via al informaiilor. Acestea se adreseaz consideraiilor i cerinelor de la fiecare stadiu al ciclului de via al informaiilor. Cerinele specifice sunt definite de natura i de modurile de folosire a informaiilor. Etapele principale din ciclul de via al informaiilor urmeaz de obicei nevoia de a planifica, colecta, crea, primi, capta, organiza, folosi i rspndi, menine i conserva aceste informaii, i n final de renunare la ele. Regulile i considerentele de baz care s ndrume managementul informaional trebuie s fie identificate n cadrul fiecrei etape n parte. Standardele i directivele comune de cerine legale i de politic. Este necesar ca cerinele comune legale i de politic s fie luate n calcul i impuse pentru toate etapele ciclului de via al informaiilor. Acest lucru include accesul la informaii, confidenialitatea i intimitatea, proprietatea intelectual, securitatea, rspunderea, limbile oficiale (atunci cnd este cazul), i comunicaiile. Toate aceste elemente pot proteja i asigura sigurana informaiilor folosite n activitile de guvern.
Pagina 6 din 6

Un Pan 044167

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Un Pan 044167

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Info-Structura: e-nregistrri (e-records) 1

1. Infrastructura i info-structura de e-Guvernare

3. Beneficii ale gestionrii de e-Records

4. Provocri pentru e-nregistrri

Info-structura: autentificarea i semntura digital

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

Figura 1.1 Arhitectur tradiional PKI

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

Figura 1.2 Ilustrarea CA Pod

Ce este o semntur digital?

7.1 Algoritmul semnturii digitale (DSA)

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

7.2 Algoritmul semnturii digitale RSA (RSA)

7.3 Algoritmul semnturii electronice n curb eliptic (ECDSA)

Cum lucreaz semntura digital?

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

Beneficiile i riscurile utilizrii semnturii digitale

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Info-Structura: Autentificarea i semntura digital

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Plata bazat pe internet

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Plata bazat pe telefonul mobil

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Cardurile prepltite / e-portofelul

Figura 1.1 Un exemplu de sistem de e-plat

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Regulile de desfurare a portalului

E-guvernare Ce ar trebui s tie un lider de guvern

Proiectele portalurilor de transmitere

E-guvernare Ce ar trebui s tie un lider de guvern

Rolul unui portal

E-guvernare Ce ar trebui s tie un lider de guvern

Cinci pai ctre organizaia n timp real

6.1 Stabilirea obiectivelor

6.4 Punerea n aplicare

6.5 Management continuu

Tendinele portalurilor guvernamentale

E-guvernare Ce ar trebui s tie un lider de guvern

E-guvernare Ce ar trebui s tie un lider de guvern

2.3 Timp insuficient pentru a nva tehnici noi

2.4 Tehnici de concuren

2.5 Mediu de compatibilitate

2.6 Sindromul uzurii ncorporate

Ce este managementul schimbrii?

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Beneficiile managementului schimbrii

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Procesul de management al schimbrii

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Sfaturi pentru administrarea managementului schimbrii

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern