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O sistema de controlo interno o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos adoptados pela administrao de uma entidade para auxiliar a atingir o objectivo de gesto de assegurar, tanto quanto for praticvel, a metdica e eficiente conduta dos seus negcios, incluindo a aderncia s polticas da administrao, a salvaguarda dos activos, a preveno e deteco de fraudes e erros, a preciso e plenitude dos registos contabilsticos e a atempada preparao de informao financeira fidedigna.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
Os Objectivos do Controlo Interno visam assegurar: A confiana e integridade da informao; A conformidade com as polticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos; A salvaguarda dos activos; A utilizao econmica e eficiente dos recursos; A realizao dos objectivos estabelecidos para as operaes ou programas
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
a definio de autoridade e delegao de responsabilidades; a segregao, separao ou diviso de funes; o controlo das operaes; a numerao dos documentos a adopo de independentes. provas e conferncias
Tem fundamentalmente a ver com a sequncia das mesmas, ou seja o ciclo autorizao / aprovao / execuo / registo / custdia, de acordo com os critrios estabelecidos.
Tem como objectivo no s actuar sobre o sistema implementado como tambm sobre o trabalho que cada pessoa executa de forma a se obter o mnimo de erros possvel.
DOCUMENTOS A ANALISAR DURANTE A RECOLHA DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Organigramas Manual de descrio de funes Manuais de polticas e procedimentos contabilsticos e das medidas de controlo interno Outras informaes relacionadas com os aspectos do controlo administrativo e do controlo contabilstico As leituras realizadas devero ser completadas com entrevistas e observaes.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
FORMAS DE RECOLHER E DE REGISTAR UM SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Questionrios padronizados Narrativas Fluxogramas Forma mista
QUESTIONRIOS PADRONIZADOS
Conjunto mais ou menos extenso de procedimentos contabilsticos e de medidas de controlo interno que se deseja estejam em efectividade numa empresa minimamente organizada. Todas as reas da empresa esto cobertas Cada procedimento tem trs hipteses de resposta: Sim, No e No Aplicvel. Incluem tambm uma coluna para observaes relevantes. a forma de registo menos vantajosa pela falta de viso global e rpida que proporciona.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
NARRATIVAS
Descrio relativamente detalhada dos procedimentos contabilsticos e das medidas de controlo interno existentes em cada uma das reas operacionais da empresa. Tem tendncia para uma demasiada pormenorizao e consequente perda de uma viso rpida e global do conjunto da rea descrita e dos seus aspectos mais significativos. Do lado esquerdo registam-se os procedimentos e medidas em vigor data do levantamento do sistema e do lado direito registam-se as alteraes efectuadas ao procedimento correspondente do lado esquerdo.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
FLUXOGRAMAS
Forma de representao grfica que se socorre de vrios smbolos para apresentar os diversos procedimentos contabilsticos e medidas de controlo interno existentes em cada uma das diferentes reas operacionais da empresa. O fluxograma vertical d nfase especial aos documentos em detrimento das seces em que os mesmos so originados ou por onde vo circulando. O fluxograma horizontal apresenta a sucesso dos procedimentos de forma horizontal os quais atravessam duas ou mais colunas cada uma delas representando as seces envolvidas.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
FORMA MISTA
Resulta do facto de algumas vezes ser bastante difcil representar uma operao atravs de um fluxograma ou, sendo possvel, o mesmo resultar de tal forma confuso que tornaria difcil a sua interpretao. Esta forma de registo socorre-se pois do fluxograma e da narrativa. A base de registo o fluxograma e quando sucede que se torna necessrio representar uma operao complexa o fluxograma cortado utilizando-se ento a narrativa para a respectiva descrio, a qual dever ser feita em folha especial, aps a concluso do fluxograma.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
SUGESTES PARA A MELHORIA DOS PROCEDIMENTOS CONTABILSTICOS E DAS MEDIDAS DE CONTROLO INTERNO Embora este no seja o objectivo principal do seu trabalho, o auditor costuma apresentar um management letter (relatrio) Administrao como forma de complementar o seu trabalho. Esse relatrio no dever incluir todos os pontos fracos de procedimento e controlo detectados mas apenas os mais significativos. Antes de ser apresentado Administrao o projecto deve ser discutido com os responsveis das seces em causa a fim de se ter a certeza de que os aspectos focados so pertinentes e actuais.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha
EXEMPLO DE NARRATIVA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. O cliente preenche o verbete de depsito Entrega ao caixa o verbete e o dinheiro a depositar O caixa conta o dinheiro Confere a sua contagem com o verbete Arrecada o dinheiro Regista o depsito Valida o verbete Separa as cpias do verbete Entrega uma ao cliente Arrecada a ou as restantes
FLUXOGRAMA
O fluxograma pressupe que a realidade a descrever est em movimento, envolve uma certa evoluo no espao e no tempo. O fluxograma torna-se til e ganha importncia quando a realidade a representar (o sistema ou processo ou uma parte dele) assume uma relativa complexidade. Visa ento descrever, explicar e transmitir de uma forma simples e facilmente apreensvel uma realidade por si complexa.