HOTRRE nr.

500 din 18 mai 2011 privind registrul general de eviden a salariailor EMITENT: GUVERNUL PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 372 din 27 mai 2011 Data intrarii in vigoare : 1 august 2011

n temeiul art. 108 din Constituia Romniei, republicat, precum i al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, Guvernul Romniei adopt prezenta hotrre. ART. 1 Prezenta hotrre stabilete metodologia de ntocmire i completare a registrului general de eviden a salariailor, denumit n continuare registru, nregistrrile care se efectueaz, precum i orice alte elemente n legtur cu acesta. ART. 2 (1) ncadrarea n munc a unei persoane se realizeaz, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, numai prin ncheierea unui contract individual de munc, n temeiul cruia persoana fizic, n calitate de salariat, se oblig s presteze munca pentru i sub autoritatea unui angajator, persoan fizic sau juridic, n schimbul unei remuneraii denumite salariu. (2) Fiecare angajator are obligaia de a nfiina i transmite la inspectoratul teritorial de munc un registru general de eviden a salariailor i de a-l prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora. (3) Angajatorii care au nfiinat sucursale, agenii, reprezentane sau alte asemenea uniti fr personalitate juridic, crora le-au delegat competena ncadrrii personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc, pot delega acestora i competena nfiinrii registrului. (4) Au obligaia de a nfiina i transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc i misiunile diplomatice i oficiile consulare ale altor state n Romnia, respectiv, dup caz, institutele culturale i reprezentanele comerciale i economice ale altor state n Romnia, pentru personalul angajat local care are cetenia romn sau reedina permanent n Romnia. (5) Completarea i transmiterea registrului se fac de ctre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scris de ctre angajator. (6) Angajatorii pot contracta serviciul de completare i transmitere a registrului prin ncheierea, cu respectarea dispoziiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare, de contracte de prestri servicii cu prestatori nregistrai la inspectoratele teritoriale de munc, care i desfoar activitatea n condiiile prevederilor legale n vigoare.

(7) Prestatorii prevzui la alin. (6) nu pot subcontracta, la rndul lor, serviciile de completare i transmitere a registrului ncredinate de angajator. (8) n situaia prevzut la alin. (6), angajatorul are obligaia informrii, n scris, a inspectoratului teritorial de munc despre ncheierea contractului de prestri servicii. (9) Contractarea serviciului de completare i transmitere a registrului nu exonereaz angajatorul de obligaiile stabilite de prezentul act normativ. (10) Angajatorii/prestatorii care opereaz efectiv n registru au obligaia s prelucreze datele cu caracter personal ale salariailor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare. (11) Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale. ART. 3 (1) Registrul se ntocmete n form electronic. (2) Registrul se completeaz n ordinea angajrii i cuprinde urmtoarele elemente: a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien - Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE; b) data angajrii; c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea; d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative; e) tipul contractului individual de munc; f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia; g) salariul, sporurile i cuantumul acestora; h) perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu excepia cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale; i) data ncetrii contractului individual de munc. ART. 4 (1) Completarea, respectiv nregistrarea n registru a elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) se face dup cum urmeaz: a) la angajarea fiecrui salariat, elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g) se nregistreaz n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre salariatul n cauz; b) elementul prevzut la art. 3 alin. (2) lit. g) se completeaz i pentru contractele individuale de munc deja nregistrate, n termen de 90 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei hotrri; c) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. h) se nregistreaz n registru n termen de maximum 20 de zile lucrtoare de la data suspendrii; d) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. i) se nregistreaz n registru la data ncetrii contractului individual de

munc/la data lurii la cunotin a evenimentului ce a determinat, n condiiile legii, ncetarea contractului individual de munc; e) pentru salariaii detaai, angajatorul de baz completeaz perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea, anterior nceperii detarii. (2) Orice modificare a elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)-g) se nregistreaz n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar mplinirii termenului de 20 de zile lucrtoare prevzut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003, republicat. Excepie fac situaiile n care modificrile se produc ca urmare a unei hotrri judectoreti sau ca efect al unui act normativ cnd nregistrarea n registru se face n ziua n care angajatorul se prezum, potrivit legii, c a luat cunotin de coninutul acestora. (3) Orice corecie a erorilor survenite n completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunotin de acestea. ART. 5 (1) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munc n format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmtoarele modaliti: a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspeciei Muncii; b) prin e-mail, pe baz de semntur electronic; c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc n format electronic, nsoit de o adres de naintare semnat de angajator. (2) Evidena registrelor, respectiv a datelor cuprinse n acestea, transmise de angajatori/prestatori de servicii, se ine ntr-o baz de date organizat la nivelul Inspeciei Muncii. (3) Procedura privind transmiterea registrului n format electronic se stabilete prin ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale, dup adoptarea soluiei tehnice a registrului n format electronic i n funcie de aceasta. ART. 6 (1) Angajatorii sau, dup caz, prestatorii de servicii au obligaia de a completa i transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i au angajatorii sediul sau domiciliul, dup caz, cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre primul salariat, cu obligaia completrii acestuia conform art. 3. (2) Unitile fr personalitate juridic care au competena nfiinrii registrului au obligaia de a completa elementele contractului individual de munc conform art. 3 i de a transmite registrul, n termenele prevzute la art. 4, la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i desfoar activitatea, cu ndeplinirea obligaiilor prevzute de prezenta hotrre. ART. 7 Registrul se pstreaz n form electronic la sediul angajatorului i, dup caz, la sediul sucursalei, ageniei, reprezentanei sau al altor asemenea uniti fr personalitate juridic, care au delegat competena nfiinrii registrului. ART. 8

(1) Angajatorul are obligaia de a ntocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariai, de a-l pstra n bune condiii la sediu, precum i de a-l prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora. (2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele documente: actele necesare angajrii, contractul individual de munc, actele adiionale i celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea contractelor individuale de munc, acte de studii/certificate de calificare, precum i orice alte documente care certific legalitatea i corectitudinea completrii n registru. (3) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat s i elibereze acestuia: a) copii ale documentelor existente n dosarul personal; b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind nscrierile referitoare la persoana sa i/sau un document care s ateste activitatea desfurat de acesta, durata activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate, astfel cum rezult din registrul general de eviden i din dosarul personal, n termen de cel mult 15 zile de la data solicitrii. (4) Documentele sunt eliberate n copie certificat de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana mputernicit de angajator pentru conformitate cu originalul. (5) Registrul electronic i dosarele personale ale fiecrui salariat se vor pstra n condiii care s asigure securitatea datelor, precum i pstrarea lor ndelungat i corespunztoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare. Angajatorul rspunde pentru asigurarea acestor condiii, precum i pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricrei alte persoane fizice sau juridice, prin nclcarea acestor obligaii. (6) n msura n care, din motive obiective, angajatorul se afl n imposibilitatea de a elibera documentele prevzute la alin. (3), salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munc din raza cruia angajatorul i desfoar activitatea eliberarea unei adeverine din care s rezulte elementele coninute n registru, astfel cum a fost ntocmit i transmis de ctre angajator. Inspectoratul teritorial de munc n cauz elibereaz documentul, n baza registrului electronic transmis de angajator, n termen de cel mult 15 zile de la data solicitrii. ART. 9 (1) Constituie contravenii urmtoarele fapte svrite de angajatori, persoane fizice sau juridice: a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munc prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g), cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre salariatul n cauz; b) refuzul de a pune la dispoziie inspectorului de munc registrul n format electronic, precum i dosarul personal al salariailor; c) necompletarea elementelor contractului individual de munc conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului n termenele prevzute la art. 4; d) completarea registrului de ctre alte persoane dect cele prevzute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6);

e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete; f) alterarea sau tergerea datelor din registru, precum i intervenia neautorizat asupra aplicaiei informatice a registrului. g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munc cu privire la prestatorii de servicii; h) refuzul angajatorului de a elibera copii dup documentele prevzute la art. 8 alin. (3), solicitate de ctre salariat; i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7); j) nerespectarea prevederilor art. 7. (2) Contraveniile prevzute la alin. (1) se sancioneaz dup cum urmeaz: a) cea prevzut la lit. a), cu amend de 10.000 lei pentru fiecare persoan primit la munc fr transmiterea la inspectoratul teritorial de munc a registrului completat cu toate elementele contractului individual de munc, fr ca amenda total cumulat s depeasc suma de 50.000 lei; b) cele prevzute la lit. b)-c), cu amend de la 5.000 lei la 8.000 lei; c) cea prevzut la lit. d)-f) i i) cu amend de la 3.500 lei la 5.000 lei; d) cea prevzut la lit. g) cu amend de la 2.000 lei la 5.000 lei; e) cea prevzut la lit. h) i j) cu amend de la 300 lei la 1.000 lei. (3) Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de ctre inspectorii de munc. (4) Contravenientul poate achita n cel mult 48 de ore jumtate din minimul amenzii contravenionale prevzute la alin. (2) lit. b)-e). (5) Aplicarea contraveniilor i sanciunilor prevzute la alin. (1) i (2) se face cu respectarea: a) art. 22 din Convenia de la Viena privind relaiile diplomatice, respectiv ale art. 31 din Convenia de la Viena privind relaiile consulare referitoare la inviolabilitatea localurilor misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare; b) art. 31 din Convenia de la Viena privind relaiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din Convenia de la Viena privind relaiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdicie a agenilor diplomatici, respectiv a agenilor consulari. ART. 10 Prevederile art. 9 se completeaz cu dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i completrile ulterioare. ART. 11 (1) Inspecia Muncii adopt soluia tehnic privind registrul n form electronic i aplicaia informatic pentru completarea i transmiterea registrului de ctre angajatori. (2) Inspectoratul teritorial de munc distribuie aplicaia informatic angajatorilor care au obligaia de a nfiina i transmite registrul. ART. 12

(1) Inspecia Muncii asigur accesul autoritilor i instituiilor publice la datele din registru, pe baza unor aplicaii de interogare specifice, cu asigurarea msurilor de protecie a datelor cu caracter personal. Condiiile, procedura de lucru i limitele accesului la informaii se stabilesc, n condiiile legii, de Inspecia Muncii prin protocoale de colaborare ncheiate cu autoritile i instituiile publice solicitante. (2) n scopul combaterii muncii nedeclarate materializat prin nenregistrarea contractelor individuale de munc n registru, Inspecia Muncii beneficiaz de accesul la bazele de date deinute de autoriti i instituii publice, privind evidena populaiei, declaraii i nregistrri fiscale/vamale, asigurri i prestaii sociale, precum i orice date i informaii utile activitii de control. (3) Pentru familia ocupaional de funcii bugetare "diplomaie", prevederile art. 4-6 se aplic n condiiile stabilite printr-un protocol de colaborare ncheiat ntre Ministerul Afacerilor Externe i Inspecia Muncii. ART. 13 Registrele nfiinate i nregistrate n conformitate cu prevederile Hotrrii Guvernului nr. 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de eviden a salariailor, cu modificrile i completrile ulterioare, se pstreaz i se arhiveaz de ctre angajatori, n condiiile legii. ART. 14 (1) Prezenta hotrre intr n vigoare la data de 1 august 2011. (2) La data intrrii n vigoare a prezentei hotrri se abrog Hotrrea Guvernului nr. 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de eviden a salariailor, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 172 din 22 februarie 2006, cu modificrile i completrile ulterioare. PRIM-MINISTRU EMIL BOC Contrasemneaz: --------------Ministrul muncii, familiei i proteciei sociale, interimar, Emil Boc Ministrul administraiei i internelor, Constantin-Traian Iga Ministrul afacerilor externe, Teodor Baconschi Ministrul finanelor publice, Gheorghe Ialomiianu Bucureti, 18 mai 2011. Nr. 500.