SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y situacin

legal. Por su Naturaleza: Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto, ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que adems no pueden ser inventariados en forma individual. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto ejemplo: Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples, desengrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc. Por su aprovechamiento: Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algn dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.) Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institucin. Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento. Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos. Por sus Condiciones Fsicas: Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con seguridad. Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mnimas de seguridad para su operacin. Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor de reposicin o que su mantenimiento es muy alto.

Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones fsicas prcticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitacin. Nota: Las ltimas tres clasificaciones de estos bienes necesariamente deben darse de baja, por lo que el usuario tendr que ponerlos a disposicin del Departamento de Servicios Generales para los trmites procedentes. Por su situacin legal: Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicacin por extravo, y cuya causa puede ser imputable a l. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufri un deterioro a causa de un accidente y que puede ser reclamada su indemnizacin a la compaa de seguros.

En la prctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de informacin que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones: por ejemplo, en una fbrica se tendran los siguientes sistemas principales: Funcin Sistema Almacn. Control de inventarlos. Produccin. Planeacin y control de la produccin. Compras. Proceso de rdenes y seguimiento de las compras. Ventas Facturacin y control de crditos. Contabilidad. Registro de afectaciones contables y emisin de informes. Personal. Nminas y administracin de personal. Por lo general, en estos sistemas los datos se registran en documentos fuente que representan las actividades y acontecimientos ocurridos durante el flujo de operaciones de la organizacin. Estos sistemas pueden pasar por un flujo que permita su procesamiento electrnico y con ello tratar de satisfacer las necesidades de informacin de la organizacin. Cabe hacer notar que estos sistemas normalmente estn relacionados unos con otros; las salidas de un sistema pueden ser transacciones de entrada de otro sistema y durante el diseo de sistemas es de vital importancia identificar estas relaciones. Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes: Determinsticos. Probabilsticas. Abiertos.

Cerrados. Hasta cierto punto la clasificacin no tiene mayor importancia, pero es imperativo que dentro de los sistemas exista la dinmica suficiente para responder a los cambios que emanan, ya sea de forma externa y/o interna. Esto es esencial en las organizaciones modernas, pues en la poca actual se registran cambios sustanciales, ya sean sociolgicos, tcnicos, econmicos o legales, que modifican las polticas y funciones de las organizaciones. El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno nuevo como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema se requiere cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con lo actual y no con los requerimientos histricos. Una organizacin se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: Subsistema administrativo. Subsistema operativo. Subsistema de informacin. stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin. El subsistema de informacin tiene una funcin muy importante dentro de la organizacin: Debe proporcionar informacin confiable y oportuna para que el subsistema administrativo tome un nivel adecuado de decisiones. Debe monitorear el subsistema operativo para conocer los resultados reales obtenidos y proporcionar informacin sobre las operaciones que da con da tiene que realizar la organizacin. Debe comparar los resultados reales con los planeados y proporcionar informacin que ayude a corregir las desviaciones incurridas. Tradicionalmente los sistemas computacionales de informacin se han desarrollado bajo metodologas distintas, producto de la experiencia del personal especialista; sin embargo, en los ltimos aos ha nacido una serie de nuevas disciplinas (tecnologa de informacin, ingeniera de software, etc.) que tienen como finalidad proporcionar una metodologa formal e ingenieril para desarrollar sistemas computacionales de informacin de manera eficiente y efectiva. 4.1.3 Tipos de sistemas de informacin. Aunque muchas compaas y organizaciones estn haciendo grandes esfuerzos para extender las aplicaciones de las computadoras fuera de las zonas que actualmente se consideran comprobadas y de rutina, de todos modos la gran mayora de los sistemas de informacin (ya

sean manuales o basados en computadoras) continan en las categoras que veremos a continuacin. Ordinariamente la obtencin y diseminacin de la informacin es el problema ms difcil de la compaa. La informacin es voluminosa, esparcida, y a menudo difcil de obtener. Si los gerentes quedan envueltos en el papeleo, no tendrn tiempo para llevar a cabo la valoracin, el planeamiento o la toma de decisiones. Su trabajo ser una constante bsqueda de informacin para manejar las diversas crisis que se presenten, adems del flujo normal del trabajo. Con el transcurso del tiempo las empresas tpicas han desarrollado los sistemas principales de informacin que muestra la tabla 11, para proporcionar informacin de planeamiento, de operacin y de control para los tomadores de decisiones de toda la organizacin. Esos sistemas principales son los siguientes: financiero, de produccin o de operaciones, de mercadotecnia, de personal, de control de proyectos y otros sistemas secundarios. Como lo veremos ms adelante, esos sistemas no son separados ni distintos, sino que conectan, interactan y renen los subsistemas de la organizacin con el medio de la informacin. Tambin hay que notar en la tabla 11 que aunque esos sistemas principales sirven para integrar las funciones bsicas de planeamiento, operacin y control, la mayor parte de los mismos se disean y utilizan primordialmente para una o dos de esas funciones. Aunque virtualmente toda la informacin de planeamiento puede usarse para el control posterior, aqu nos ocuparemos de los usos principales. Informacin financiera Todas las compaas tienen algn sistema de informacin financiera. Esta categora de la informacin es la que ahora se usa ms comnmente. La base del sistema es el flujo de dlares en toda la organizacin, y si estn diseados correctamente los sistemas de contabilidad, de costeabilidad y de responsabilidad, siguen la estructura de la organizacin. Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados primordialmente con informacin histrica e interna, aunque en algunas zonas del planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el planeamiento. La presupuestacin es totalmente futurista. En general la conversin de un sistema, financiero, manual a otro basado en computadoras, no podr tener tantas mejoras como mecanismo administrativo como ocurre en otros tipos de sistemas de informacin. Desde un punto de vista de manejo de datos y de costo, ordinariamente los* sistemas financieros son los que se prefieren para conversin, pero no hay

la misma oportunidad de mejorar el sistema de informacin debido a la naturaleza de sus operaciones, que ordinariamente se ocupan sobre todo del control presupuestal. La mejora consistir en la prontitud y la exactitud de los informes. Peridicamente la administracin aprueba algn tipo de plan financiero (el presupuesto principal), que asigna la responsabilidad del mantenimiento de ingresos, las inversiones y los costos dentro de los lmites normales. Luego ese plan se convierte en la base de los informes peridicos de actuacin comparados con el plan, y esos informes constituyen el mecanismo con el que se ejerce el control. En esa clase de sistemas los principales problemas son los siguientes: determinacin de normas equitativas de control, determinacin de la necesidad de accin, y obtencin de informacin rpida y actualizada, y de sus variaciones. No es probable que el automatismo de los registros financieros disminuya los problemas asociados con los dos primeros atributos, aunque sin embargo, ser de gran ayuda para acelerar la produccin de informes. Es probable que el sistema financiero sea el ms importante sistema de informacin aislado de la compaa, y en la mayor parte de las empresas, es el ms antiguo y el mejor desarrollado. La principal preocupacin de ese sistema consiste en las actividades necesarias de diseo para convertirlo en un importante instrumento para la operacin y el planeamiento.