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SIPLAFT Cooperativa Riachón Ltda. Página 1 de 81
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TABLA DE CONTENIDO   Pág. INTRODUCCIÓN 4 CAPITULO I: GENERALIDADES 7 1. Definiciones 7 2.
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TABLA DE CONTENIDO

 

Pág.

INTRODUCCIÓN

4

CAPITULO I: GENERALIDADES

7

1. Definiciones

7

2. Normas Aplicables

9

CAPITULO II: POLITICAS

12

CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

19

1.

Obligaciones Generales

19

2.

Requerimientos de Información por Autoridades Competentes

19

3.

Monitoreo Especial de las operaciones y/o de los Clientes de Mayor Riesgo y Reporte de los Resultados

20

4.

Mecanismos

22

4.1.

Conocimiento del Cliente

22

4.2.

Conocimiento del Mercado

30

4.3.

Detección de Operaciones Inusuales

33

4.4.

Identificación y Reporte de Operaciones Sospechosas

38

5.

Señales de Alerta

40

6.

Procedimientos para Aplicar las Sanciones por Incumplimiento de las Normas para Controlar el Riesgo de LA/FT

48

7.

Cumplimiento de las Obligaciones Relacionadas con Listas Internacionales Vinculantes para Colombia

50

8.

Procedimientos para la Conservación de Documentos

51

CAPITULO IV: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

54

1. Asamblea General

54

2. Consejo de Administración

54

3. Representante Legal

55

4. Oficial de Cumplimiento

55

5. Auditoria

57

6. Revisoría Fiscal

57

CAPITULO V: REPORTES 59 1. Reportes Internos 59 2. Reportes Externos 59 CAPITULO VI: CÓDIGO
CAPITULO V: REPORTES 59 1. Reportes Internos 59 2. Reportes Externos 59 CAPITULO VI: CÓDIGO
CAPITULO V: REPORTES 59 1. Reportes Internos 59 2. Reportes Externos 59 CAPITULO VI: CÓDIGO
CAPITULO V: REPORTES 59 1. Reportes Internos 59 2. Reportes Externos 59 CAPITULO VI: CÓDIGO
CAPITULO V: REPORTES 59 1. Reportes Internos 59 2. Reportes Externos 59 CAPITULO VI: CÓDIGO
CAPITULO V: REPORTES 59 1. Reportes Internos 59 2. Reportes Externos 59 CAPITULO VI: CÓDIGO

CAPITULO V: REPORTES

59

1. Reportes Internos

59

2. Reportes Externos

59

CAPITULO VI: CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA SIPLAFT

64

1. Objetivo

64

2. Alcance

64

3. Conocimiento del Código de Ética y Conducta SIPLAFT

64

4. Destinatarios

64

5. Obligación de cumplimiento de Normas Legales

64

6. Compromiso Ético

65

7. Sentido del Deber y la Responsabilidad

66

8. Uso de la Autoridad

66

9. Principios Generales

66

10. Principios Fundamentales de Actuación

67

11. Principios orientadores Frente a los Riesgos de LA/FT

70

12. Conflictos de Interés

72

13. Pautas de Comportamiento

74

14. Resolución de Conflictos de Interés

77

15. Faltas Graves

78

16. Políticas para sancionar el Incumplimiento del Manual

79

17. Políticas Sobre Conflictos de Interés

79

CAPITULO VI: CAPACITACIÓN

81

INTRODUCCIÓN El presente documento, denominado “Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del
INTRODUCCIÓN El presente documento, denominado “Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del
INTRODUCCIÓN El presente documento, denominado “Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del
INTRODUCCIÓN El presente documento, denominado “Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del
INTRODUCCIÓN El presente documento, denominado “Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del
INTRODUCCIÓN El presente documento, denominado “Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del

INTRODUCCIÓN

El presente documento, denominado “Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo”, integra las normas y procedimientos establecidos por Organismos de Supervisión, Vigilancia y Control, como la Superintendencia de la Economía Solidaria, la Unidad de Investigación y Análisis Financiero y la Superintendencia Financiera de Colombia, además de las mejores prácticas que aconsejan organismos como Felaban y Gafisud para que las entidades que desarrollan actividades financieras definan e implementen un Sistema de Prevención de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, denominado SIPLAFT.

En su diseño, el Manual incluye de acuerdo con las normas aplicables lo siguiente:

Las políticas que asume la entidad en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control del LA/FT,incluye de acuerdo con las normas aplicables lo siguiente: Los procedimientos que se desarrollarán para llevar

Los procedimientos que se desarrollarán para llevar a cabo el SIPLAFT, los cuales contemplan las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección, administración y control de la entidad en el adecuado cumplimiento del SIPLAFT.de las normas legales sobre prevención y control del LA/FT, Los mecanismos e instrumentos que se

Los mecanismos e instrumentos que se aplicarán para implementar el SIPLAFTde la entidad en el adecuado cumplimiento del SIPLAFT. Los órganos con funciones de control con

Los órganos con funciones de control con los cuales contará la cooperativa para implementar el sistema y vigilar su correcto funcionamientoe instrumentos que se aplicarán para implementar el SIPLAFT Los reportes relacionados con el SIPLAFT Documentación:

Los reportes relacionados con el SIPLAFTimplementar el sistema y vigilar su correcto funcionamiento Documentación: requisitos y conservación de la misma Todas

Documentación: requisitos y conservación de la mismafuncionamiento Los reportes relacionados con el SIPLAFT Todas las definiciones contenidas en el presente documento y

Todas las definiciones contenidas en el presente documento y las que directa o indirectamente refiera, con el fin de prevenir, detectar e informar actividades delictivas de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de que pudiera ser objeto la Cooperativa y para evitar que en desarrollo de nuestras operaciones nos puedan utilizar como instrumento para la adquisición, resguardo, custodia, administración, ocultamiento, manejo, inversión o legalización de bienes ilícitos o actividades delictivas, son de obligatorio cumplimiento por parte de las diferentes personas que integramos la Cooperativa, de acuerdo con las responsabilidades definidas y el alcance de las normas aplicables.

El sistema de prevención adoptado en la Cooperativa, busca asegurar el cumplimiento de las normas adoptadas nacional e internacionalmente para prevenir y controlar el Lavado de Activos

y la Financiación del Terrorismo con el propósito no sólo de contribuir a la realización
y la Financiación del Terrorismo con el propósito no sólo de contribuir a la realización
y la Financiación del Terrorismo con el propósito no sólo de contribuir a la realización
y la Financiación del Terrorismo con el propósito no sólo de contribuir a la realización
y la Financiación del Terrorismo con el propósito no sólo de contribuir a la realización
y la Financiación del Terrorismo con el propósito no sólo de contribuir a la realización

y la Financiación del Terrorismo con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de los sistemas cuyo control y vigilancia competen a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

MARCO LEGAL

En desarrollo de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1121 de 2006 que modificó el artículo 23 de la Ley 365 de 1997, la Cooperativa está sujeta al cumplimiento de lo previsto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero EOSF (Decreto 663 de 1993) y para ello deberá adoptar un Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, en adelante SIPLAFT, el cual desarrollamos en el presente documento.

DEFINICIÓN

El Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SIPLAFT, está constituido por las políticas, procedimientos, mecanismos, documentación, estructura organizacional, infraestructura tecnológica, divulgación y capacitación a través de los cuales la Cooperativa, responde a las amenazas de ser utilizada para la práctica de conductas delictivas por tales conceptos.

OBJETIVOS

Implantar medidas de control para la prevención de actividades delictivas no sólo con respecto a transacciones en efectivo en moneda legal o extrajera, sino también con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros que ofrezca la Cooperativa.de conductas delictivas por tales conceptos. OBJETIVOS Contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la

Contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector solidario, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones.o productos financieros que ofrezca la Cooperativa. Asegurar el estricto y oportuno cumplimiento de las normas

Asegurar el estricto y oportuno cumplimiento de las normas legales encaminadas a prevenir y detectar "el lavado de activos", particularmente de las contenidas en los artículos 102 a 105 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (E.O.S.F.), a efecto de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional del sistema cooperativo financiero.la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones. SIPLAFT Cooperativa Riachón Ltda. Página 5 de 81

Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización
Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización
Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización
Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización
Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización
Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización

Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización de bienes producto de conductas delictivas o de aquellos que estuvieren asociados a la materialización de ilícitos.Mitigar el riesgo de pérdida o daño que se pueda producir con la materialización de

Mitigar el riesgo de pérdida o daño que se pueda producir con la materialización de los riesgos asociados (Legal, reputacional, de contagio y operativo), a saber:que estuvieren asociados a la materialización de ilícitos. a. RIESGO LEGAL: Se materializa en la aplicación

a. RIESGO LEGAL: Se materializa en la aplicación de sanciones, multas, acciones de reparación de daños, entre otros, por el incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Igualmente se origina como producto de fallas en los contratos y operaciones derivadas de actuaciones mal intencionadas, negligencia o errores que impiden su correcta realización. Lo anterior, obliga a los destinatarios del presente Manual, a tener un conocimiento preciso de las normas y regulaciones, de los productos y sus riesgos y las políticas de la Cooperativa en materia de administración de riesgos.

b. RIESGO REPUTACIONAL: producido por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, originada en malas prácticas en los negocios que posibilitan el uso de los medios de la Cooperativa en actividades delictivas, con la probabilidad de causar graves daños por pérdida de Asociados, disminución de ingresos o quedar incursos en procesos judiciales.

c. RIESGO DE CONTAGIO: Se presenta como la posibilidad de pérdida que la Cooperativa puede sufrir directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado, con posibilidad de ejercer influencia sobre la Institución, por lo cual los destinatarios del presente Manual deben aplicar procesos de conocimiento del cliente, directivos, empleados y demás vinculados contractualmente

d. RIESGO OPERATIVO: Consiste en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

1.

1. CAPITULO I GENERALIDADES DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene,
1. CAPITULO I GENERALIDADES DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene,
1. CAPITULO I GENERALIDADES DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene,
1. CAPITULO I GENERALIDADES DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene,
1. CAPITULO I GENERALIDADES DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene,
1. CAPITULO I GENERALIDADES DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene,

CAPITULO I GENERALIDADES

DEFINICIONES

Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene, a continuación definimos algunos de los términos de mayor uso en el documento y de mayor relevancia especifica respecto al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

Lavado de Activos: denominado indistintamente también como lavado de dinero, blanqueo

o legitimación de capitales. Es un proceso mediante el cual se pretende ocultar o disfrazar la verdadera fuente o propiedad del dinero, en cualquier moneda o forma, ilícitamente obtenido, con el fin de hacerlo aparecer como legítimo.

Financiación del Terrorismo: Proceso mediante el cual se desvían dineros de origen lícito o ilícito para financiar grupos al margen de la ley en actividades terroristas. Los desvíos se presentan como aparentes operaciones legales entre negocios lícitos, pero su destinación final es la comisión de hechos terroristas.

Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la entidad por su propensión a ser utilizada directamente o

a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS

Obtención o recolección: Consiste en la recepción física de grandes cantidades de dinero, provenientes de actividades ilícitas.

Colocación: Corresponde a la inclusión que de los dineros de origen ilícito realizan los delincuentes, en el sistema financiero, apoyados en deficiencias normativas u operativas.

Estratificación o mezcla con fondos de origen ilegal: Consiste en la realización de sucesivas operaciones financieras, mediante la mezcla con dineros de origen legal, dirigidas a generar

un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero
un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero
un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero
un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero
un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero
un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero

un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero origen ilícito de los dineros.

Integración o Inversión: Es el proceso mediante el cual el dinero se convierte en bienes muebles o inmuebles o en negocios de fachada. Esto es, traspasar los fondos blanqueados a organizaciones o empresas legales, sin vínculos aparentes con el delito organizado. Este proceso de lavado sirve a tres propósitos sustanciales:

Formar un rastro de papeles y transacciones difícil de seguir.proceso de lavado sirve a tres propósitos sustanciales: Hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero.

Hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero.un rastro de papeles y transacciones difícil de seguir. Mezclar dineros ilegales con transacciones financieras

Mezclar dineros ilegales con transacciones financieras legítimas. Ejemplo: compra venta de finca raíz, cadenas hoteleras, vehículos costosos.de seguir. Hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero. Actividad ilícita: Corresponden a aquellas que

Actividad ilícita: Corresponden a aquellas que tienen origen en cualquier delito consagrado como tal en las normas penales de Colombia, tales como: narcotráfico, trata de personas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, piratería terrestre, violación de derechos de autor, asaltos bancarios etc.

Delito: Acción u omisión descrita en la ley, que acarrea responsabilidad penal al autor y a sus participes y por tanto, la imposición de una pena.

Segmentación del mercado: Proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos disponibles en una base de datos, en grupos homogéneos a su interior y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).

Producto: Corresponde a las operaciones que han sido legalmente autorizadas a la Cooperativa y que se formalizan mediante contratos.

Transferencias: son todas las operaciones que realiza un ordenante para un beneficiario, que puede ser el mismo, por medio de la Cooperativa y utilizando medios electrónicos, con lo que una suma de dinero es puesta a disposición del beneficiario. Clientes: Asociados.

Usuarios: Corresponden a aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser asociados, la Cooperativa les presta un servicio.

Señales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan
Señales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan
Señales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan
Señales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan
Señales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan
Señales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan

Señales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan la identificación oportuna y efectiva de los comportamientos atípicos que pueda presentar un asociado o usuario.

Operación inusual: corresponde a la operación que no guarda relación de causalidad con la información actualizada que la Cooperativa tiene del cliente o usuario que la realiza, se presenta normalmente cuando se produce una señal de alerta.

Operación sospechosa: Es aquella operación inusual respecto de la cual una vez efectuado

el análisis, la Cooperativa no la encuentra debidamente justificada.

Oficial de Cumplimiento: Empleado de la Cooperativa designado por el Consejo de administración, responsable de administrar el SIPLAFT.

Conflicto de interés: Situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad, se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguna de las cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales y contractuales.

FASES DEL SIPLAFT

Prevención: Busca disminuir la probabilidad de que se introduzcan recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo al sistema cooperativo.

Control: Busca identificar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al lavado de Dinero y/o a la financiación del terrorismo, estableciendo las medidas necesarias para tipificar comportamientos que impidan la ocurrencia de eventos similares en el futuro.

2. NORMAS APLICABLES

A continuación resumimos las normas vinculantes:

APLICABLES A continuación resumimos las normas vinculantes: DECRETO 663 DE 1993: Estatuto Orgánico del Sistema

DECRETO 663 DE 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Define entre otros:

obligaciones sobre el control de actividades delictivas, mecanismos de control, adopción de procedimientos, alcance y cobertura de control, el control de transacciones en efectivo, las transacciones sujetas a control, el control de múltiples transacciones en

efectivo, sobre información periódica; la reserva sobre la información reportada, la modificación de normas de
efectivo, sobre información periódica; la reserva sobre la información reportada, la modificación de normas de
efectivo, sobre información periódica; la reserva sobre la información reportada, la modificación de normas de
efectivo, sobre información periódica; la reserva sobre la información reportada, la modificación de normas de
efectivo, sobre información periódica; la reserva sobre la información reportada, la modificación de normas de
efectivo, sobre información periódica; la reserva sobre la información reportada, la modificación de normas de

efectivo, sobre información periódica; la reserva sobre la información reportada, la modificación de normas de control y las sanciones.

LEY 270 DE 1993la modificación de normas de control y las sanciones. LEY ESTATUTARIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

LEY ESTATUTARIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAde normas de control y las sanciones. LEY 270 DE 1993 LEY 190 DE 1995. ESTATUTO

LEY 190 DE 1995. ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

Esta Ley contempla un conjunto de normas en donde se establecen una serie de obligaciones para quienes laboran en entidades que realicen actividad financiera en lo relacionado con el Lavado de Activos, conducta esta que ha sido elevada a la categoría de delito.

LEY 526 DE 1999: Elimina el doble reporte que se hacía de operaciones sospechosas y le otorga a la Elimina el doble reporte que se hacía de operaciones sospechosas y le otorga a la Unidad Especial de Información y Análisis Financiero, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, naturaleza jurídica de Unidad Administrativa Especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Su objetivo principal es la detección, prevención y lucha contra el lavado de activos en todas sus actividades económicas centralizando, sistematizando y analizando para ello la información recaudada. Igualmente le corresponde evaluar y decidir sobre la pertinencia de enviar a la Fiscalía General de la Nación o a las demás autoridades información que conozca en el desarrollo de sus operaciones. También puede levantar la Reserva Bancaria dentro de las investigaciones que le sean propias de su objeto social y si la Fiscalía General lo considera pertinente la puede investir de funciones de policía judicial en forma transitoria en los términos que establece la Constitución Política de Colombia en su artículo 251.

LEY 599 DE 2000: Nuevo Código Penal, modificatoria de la Ley 365 de 1997, adiciona como delitos fuente en Nuevo Código Penal, modificatoria de la Ley 365 de 1997, adiciona como delitos fuente en relación con el Lavado de Activos el tráfico de armas, los delitos contra el sistema financiero, los delitos contra la administración pública y los vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir.

LEY 600 DE 2000: Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la
LEY 600 DE 2000: Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la
LEY 600 DE 2000: Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la
LEY 600 DE 2000: Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la
LEY 600 DE 2000: Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la
LEY 600 DE 2000: Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la

LEY 600 DE 2000: Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la Cancelación de personería jurídica Código de Procedimiento Penal, establece en su artículo 65 sobre la Cancelación de personería jurídica de sociedades u organizaciones dedicadas al desarrollo de actividades delictivas, o cierre de sus locales ó establecimientos abiertos al público.

DECRETO 1497 DE 2002: Mediante este Decreto, se reglamenta la Ley 526 de 1999 define entre otros que las Mediante este Decreto, se reglamenta la Ley 526 de 1999 define entre otros que las operaciones sospechosas deberán ser reportadas “en forma inmediata y suficiente” a la Unidad de Información y Análisis Financiero, U.I.A.F., eliminado los plazos que existían para ello; también determinó que los requerimientos realizados por la Unidad de Información y Análisis Financiero deben ser atendidos en el plazo otorgado por ellos so pena de las responsabilidad administrativa, institucional y personal de la entidad y del Empleado encargado.

LEY 747 DE 2002: Adiciona el Código Penal, tipificando las actividades de tráfico de migrantes y la trata de Adiciona el Código Penal, tipificando las actividades de tráfico de migrantes y la trata de personas como originadores del lavado de activos.

LEY 793 DE 2002: Extinción de dominio Extinción de dominio

LEY 795 DE 2003: Por la cual se ajustan algunas normas del estatuto orgánico del sistema financiero y se Por la cual se ajustan algunas normas del estatuto orgánico del sistema financiero y se dictan otras disposiciones.

LEY 1108 DE 2006: Por medio de la cual se aprueba la Convención Interamericana Contra el Terrorismo, suscrita en Por medio de la cual se aprueba la Convención Interamericana Contra el Terrorismo, suscrita en la ciudad de Bridgetown, Barbados, el 3 de junio de 2002, en el trigésimo segundo periodo ordinario de sesiones de la Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos

LEY 1121 DE 2006: Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.

DECRETO 4449 DE 2008: Eleva a la categoría de delito la omisión de reportes sobre transacciones en efectivo. Eleva a la categoría de delito la omisión de reportes sobre transacciones en efectivo.

LEY 1288 DE 2009 LEY DE INTELIGENCIA: Por medio de la cual se expiden normas para fortalecer el marco legal que permite Por medio de la cual se expiden normas para fortalecer el marco legal que permite a los organismos, que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia, cumplir son su misión constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones.

CAPITULO II POLÍTICAS Las políticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a
CAPITULO II POLÍTICAS Las políticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a
CAPITULO II POLÍTICAS Las políticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a
CAPITULO II POLÍTICAS Las políticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a
CAPITULO II POLÍTICAS Las políticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a
CAPITULO II POLÍTICAS Las políticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a

CAPITULO II

POLÍTICAS

Las políticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a implementar un sistema integral para la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, SIPLAFT.

Las políticas de la Cooperativa RIACHÓN LTDA., buscaran el eficiente cumplimiento de las normas aplicables, especialmente las definiciones contenidas en la Circular Básica Jurídica emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria en el capítulo 11 denominado Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos, SIPLAFT.

Es deber de todos los integrantes del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Gerencia y Empleados cumplir con las políticas, que a continuación enunciamos, para el efectivo y oportuno funcionamiento del SIPLAFT:

1. CON RESPECTO A LA GENERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA CULTURA DE PREVENCIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO.

a. La cooperativa por intermedio del su Comité de Educación y con la colaboración del Comité SIPLAFT, elaborará un plan anual de capacitación que garantice un conocimiento adecuado de todos sus integrantes (Asociado, Directivo, Empleado y Comunidad en General) sobre el tema de la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, estableciendo su intensidad horaria y necesidad de recursos tecnológicos y financieros.

b. La Cooperativa mantendrá programas de comunicación e información a sus asociados, empleados, directivos y la comunidad en general, respecto de las mejores prácticas de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Para el efecto desarrollará diferentes mecanismos como boletines, carteleras, periódicos, audiovisuales etc.

c. En la capacitación obligatoria que deben recibir todos los nuevos asociados, se incluirá obligatoriamente, la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

d. Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para
d. Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para
d. Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para
d. Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para
d. Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para
d. Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para

d.

Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para los asociados, directivos y empleados, para lo cual la Cooperativa desarrollará los programas y mecanismos, con base en los niveles de responsabilidad que a cada uno le corresponde.

2.

NUEVOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

a.

Para la adopción de un nuevo producto o servicio, se deben analizar los riesgos que esto implica en lo relacionado con nuevos asociados, mercados y recursos, valorando el impacto que se genera en el sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, vigente en la Cooperativa.

La oferta de un nuevo producto o servicio, estará condicionada a que los nuevos riesgos que se generen, no deterioren significativamente el sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, vigente en la Cooperativa.

3.

DEBER DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS DE LA COOPERATIVA DE ASEGURAR Y VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REGLAMENTOS INTERNOS Y DEMÁS DISPOSICIONES RELACIONADAS CON EL SIPLAFT.

a.

Todas las personas que integran la cooperativa, asociado, directivo, empleado y usuarios, deben atender y propender, por la observancia de todos los parámetros establecidos para asegurar un debido control del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

b.

Los entes directivos de la cooperativa como la Asamblea y el Consejo De administración, deben establecer escalas de sanciones para quienes desde las diferentes instancias violen las normas establecidas para el SIPLAFT.

4.

ADOPCIÓN DE CÓDIGO DE CONDUCTA.

La Cooperativa diseñará e implementará un código de ética, referido al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, de obligatorio cumplimiento para todos los que integran la Cooperativa.

5.

PREVENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS EN LA COOPERATIVA.

a.

La Cooperativa determinará los mecanismos de resolución de conflictos de interés, para que todos sus integrantes eviten colocarse en circunstancias que lleven o puedan llevar a un

conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la
conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la
conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la
conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la
conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la
conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la

conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la obtención para sí de un beneficio material diferente al que naturalmente emana de su nexo con ésta, o al aprovechamiento personal de una oportunidad o lucro que corresponde o debe corresponder a la Cooperativa.

6.

POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.

La Cooperativa, generará las condiciones que le permitan obtener la información necesaria, de conocimiento de sus asociados, de manera que sea posible tipificar el nivel de riesgo asociado, mediante una clara identificación de la actividad que desarrolla y las transacciones que de ella se derivan.

7.

POLÍTICA DE “RECHAZO” O ADMISIÓN DE CLIENTES.

a.

La Cooperativa Riachón respeta el derecho de libre adhesión y los principios de equidad e igualdad que pregona la filosofía solidaria, no obstante, es imperativo que se reserve el derecho de admisión para aquellos nuevos asociados que por su situación particular presentan altos niveles de riesgo para el proceso de prevención de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, lo que a su vez puede poner en riesgo la integridad misma de la Cooperativa y de todos sus miembros.

b.

Para aquellas personas que ya son asociados de la Cooperativa y que presenten niveles de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por encima de los límites aceptables, la Cooperativa cuenta en sus estatutos con recursos de sanción o exclusión, previo cumplimiento de los pasos allí establecidos.

8.

POLÍTICA DE ADMISIÓN Y CALIFICACIÓN DE RIESGOS PARA CLIENTES DE ALTO RIESGO.

a.

La Cooperativa adoptará procesos técnicos para evaluar los diferentes riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, determinando con base en los factores de riesgo presentes y la calificación que se asigne, la gestión especifica a desarrollar para controlar su nivel de exposición en cada segmento.

b.

En la Cooperativa serán establecidos los procedimientos y controles para la identificación de las personas públicamente expuestas, en atención al alto nivel de riesgo que pueden llegar a representar para la Organización, estableciendo adicionalmente procesos de monitoreo especial.

La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo
La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo
La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo
La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo
La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo
La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo

La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo de Administración y para ello debe recibir de la Gerencia la hoja de vinculación debidamente diligenciada y verificada, con los documentos de soporte necesarios y un memorando de presentación.

c.

CUENTAS INACTIVAS: Se consideran como de alto riesgo aquellos asociados que presentan cuentas de ahorros con una inactividad superior a seis (6) meses y es por ello que la cooperativa procederá a bloquearlas. Para el desbloqueo y activación de las cuentas, la

cooperativa designará un empleado determinado con su respectivo suplente para de manera exclusiva manejar este proceso, previa actualización de la información por parte del

asociado.

9.

POLÍTICA DE EXONERACIÓN DE CLIENTES, RESPECTO A LAS OPERACIONES EN EFECTIVO.

La Cooperativa Riachón NO EXONERARA a ninguno de sus clientes del reporte de operaciones en efectivo.

10.

POLÍTICA DE INFORMACIÓN A LAS AUTORIDADES, INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA BANCARIA Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN.

La entrega de información será:

a. Oportuna, precisa y clara disposiciones.

a las autoridades competentes, de acuerdo a sus diferentes

b. Periódica y didáctica para la gerencia, directivos y empleados de la cooperativa.

c. Abierta y precisa para los entes gubernamentales, judiciales y de policía que lo

defecto del Oficial de

requieran, previa autorización de la Gerencia o en Cumplimiento.

su

d. Negada para las personas naturales o jurídicas que no presenten órdenes judiciales para la entrega de información de otras personas, con el fin de salvaguardar la confidencialidad de la información.

e. Al amparo de la reserva bancaria es imposible que puedan llegar a resultar protegidas conductas criminales, abusivas o contrarias a la buena fe que ha de regir el mercado

financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor
financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor
financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor
financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor
financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor
financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor

financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor de la administración de justicia y de los organismos que con ella colaboran en la lucha por el imperio de la moral y del derecho y es por ello que cuando prime una orden judicial debidamente sustentada, la Cooperativa Riachón no esgrimirá este derecho constitucional para evadir su responsabilidad de colaborar con la justicia.

11. ANTEPONER CUMPLIMIENTO DE NORMAS AL LOGRO DE METAS COMERCIALES.

Tanto el Consejo de Administración, como la Gerencia y todos los demás empleados deberán asegurar el cumplimiento de todos los postulados normativos de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, antes de crear, reglamentar, exigir y cumplir una meta económica o social determinada. Para el efecto vale la pena aclarar que el fin no justifica los medios.

12. RÉGIMEN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE NORMAS.

La Cooperativa aplicará sanciones por el incumplimiento del manual SIPLAFT y del Código de Ética a todos sus empleados, directivos y asociados, de acuerdo a lo establecido en los reglamentos internos, código laboral, estatutos y legislación nacional al respecto, debido a que son normas de obligatorio cumplimiento. La aplicación de sanciones disciplinarias y sociales se harán sin perjuicio de que las autoridades competentes apliquen las acciones previstas en los códigos: civil, penal y similares.

13. POLÍTICAS

PARA

OPERACIONES

CON

CLIENTES

DE

RECOMENDACIONES GAFI Y GAFISUD.

PAÍSES

QUE

NO

APLICAN

La Cooperativa Riachón se abstendrá de establecer relaciones económicas con cualquier persona natural o jurídica que realicen operaciones en o con países que no apliquen las recomendaciones que sobre la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo establezcan los organismos internaciones encargados de regular este tema.

14. POLÍTICAS DE CONTROL Y CANALES DE COMUNICACIÓN ENTRE LA OFICINA PRINCIPAL Y SUS SUCURSALES Y AGENCIAS

La Administración de la Cooperativa designará un interlocutor válido, para que sea esta persona quien se encargue de todos los procesos de comunicación con la oficina principal en

los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial
los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial
los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial
los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial
los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial
los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial

los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial de Cumplimiento el receptor de este tipo de información.

15. INSTANCIAS DE REPORTE Y CONSULTA ENTRE EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA INSTITUCIÓN.

La Cooperativa diseñará un sistema de reportes internos y externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y que le permita cumplir con los requerimientos de las autoridades competentes.

16. POLÍTICAS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

a. La Cooperativa deberá llevar un archivo especial según el cual todos los elementos del SIPLAFT implementados por la entidad, consten en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

La documentación como mínimo deberá:

Contar con un respaldo físico.allí contenida. La documentación como mínimo deberá: Contar con requisitos de seguridad de forma tal que

Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.como mínimo deberá: Contar con un respaldo físico. Contar con los criterios y procesos de manejo,

Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados. La documentación deberá comprender por lo menos:

La documentación deberá comprender por lo menos:

Manual de procedimientos del SIPLAFTla misma. La documentación deberá comprender por lo menos: El Código de Conducta Los informes del

El Código de Conductapor lo menos: Manual de procedimientos del SIPLAFT Los informes del Consejo de Administración, el Gerente,

Los informes del Consejo de Administración, el Gerente, el Oficial de Cumplimiento y los órganos de control, en las que consten las actuaciones de cada una de estas instancias en torno de LA/FT.Manual de procedimientos del SIPLAFT El Código de Conducta Los documentos y registros que evidencien la

Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SIPLAFT, teniendo en cuenta lo siguiente:de cada una de estas instancias en torno de LA/FT.  Conservar en forma centralizada, con

Conservar en forma centralizada, con las debidas seguridades, todos los documentos que soportan lo concerniente a las operaciones identificadas como sospechosas, junto con los respectivos reportes a la UIAF, con el propósito de suministrar una información completa a las autoridades competentes, cuando estas los soliciten.

Tener el soporte de cada una de las operaciones inusuales detectadas, con los resultados del análisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecutó su estudio, archivadas en orden cronológico.

 Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo,
 Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo,
 Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo,
 Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo,
 Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo,
 Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo,

Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo, debidamente organizados por orden cronológico.

Archivar en orden cronológico los informes de la Gerencia, Revisor Fiscal y Oficial de Cumplimiento, junto con las fotocopias de las actas del Consejo de Administración y el Comité de Cumplimiento, donde conste la presentación de tales informes, así como los pronunciamientos y determinaciones adoptadas al respecto por dichos organismos.

b. La conservación de los documentos relativos al LA/FT debe realizarse por un término mínimo de 5 años, según lo establecido en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 22 de la ley 795 de 2003, con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

Que no exista solicitud de entrega de dicha información por parte de las autoridades competentes.siempre que se cumplan las siguientes condiciones: Que se conserven en un medio técnico que garantice

Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos números 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen.dicha información por parte de las autoridades competentes. 17. POLÍTICAS PARA LA RECEPCIÓN O VENTA DE

17. POLÍTICAS PARA LA RECEPCIÓN O VENTA DE BIENES RECIBIDOS EN DACIÓN DE PAGOS

Tanto para le recepción, como para la venta de bienes recibidos en dación de pago, obtendremos de quien entrega o del comprador, persona natural o jurídica, información similar a la que se obtiene para la vinculación como Asociado, desarrollando en este sentido similar proceso de verificación y confirmación de la información.

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL
CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL
CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL
CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL
CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL
CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

En atención a las definiciones normativas, la Cooperativa contará con los siguientes mecanismos e instrumentos, para la Prevención del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo.

1.

OBLIGACIONES GENERALES

1.1.

Todos los directivos, empleados y en general los asociados, en lo que corresponda, nos encontramos obligados a seguir detenidamente las definiciones y obligaciones contenidas en este Manual y demás normas aplicables a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

1.2.

Informar oportunamente, (una vez conocido el hecho), al Oficial de cumplimiento, de cualquier anomalía o incumplimiento, que se pueda traducir en lavado de activos o financiación del terrorismo.

1.3.

Todos los directivos y empleados estamos obligados a colaborar ante los requerimientos de las autoridades u organismos de vigilancia y control, en los términos que señala la ley y dentro de los parámetros fijados por la Institución.

2.

ATENCIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN QUE REALICEN LAS AUTORIDADES COMPETENTES.

Las solicitudes realizadas, sólo por escrito, por la autoridad competente, serán radicadas por la secretaria recepcionista, quien posteriormente las entregará al Oficial de cumplimiento quien se encargara de realizar los trámites y validaciones (consulta con asesor jurídico, Consejo, Gerencia, Revisoría Fiscal, Junta de Vigilancia o demás que considere necesarios), para proceder preparar la respuesta por escrito y posteriormente presentarla para su revisión y firma al Gerente.

Sin excepción alguna, Todos, lo requerimientos debe presentarse por escrito y en papelería con timbre de la entidad que la requiere.

Los requerimientos de información que realicen las autoridades a la Cooperativa, serán aceptadas únicamente sí
Los requerimientos de información que realicen las autoridades a la Cooperativa, serán aceptadas únicamente sí
Los requerimientos de información que realicen las autoridades a la Cooperativa, serán aceptadas únicamente sí
Los requerimientos de información que realicen las autoridades a la Cooperativa, serán aceptadas únicamente sí
Los requerimientos de información que realicen las autoridades a la Cooperativa, serán aceptadas únicamente sí
Los requerimientos de información que realicen las autoridades a la Cooperativa, serán aceptadas únicamente sí

Los requerimientos de información que realicen las autoridades a la Cooperativa, serán aceptadas únicamente sí se realizan por escrito y de acuerdo con las atribuciones que se les asignan, para lo cual en la Cooperativa se llevará a cabo, ante cualquier requerimiento, la validación respectiva.

Cuando se realice en debida forma una solicitud de información a la Cooperativa, validada por la instancia jurídica, designada para el efecto, quien autorizará con su firma la solicitud, dará traslado del documento al Oficial de Cumplimiento quien determinará el responsable de preparar la respuesta, la cual será evaluada de acuerdo con las normas y en los términos en ellas fijados por el mismo Oficial de Cumplimiento antes de presentarla para la firma del Gerente. En los casos que la respuesta sea de carácter meramente legal, la instancia jurídica, designada en la Cooperativa la proyectará y la entregará al Gerente General para la revisión y firma.

Sí la solicitud es realizada en forma personal, por algún representante de las autoridades, el empleado que recibe la solicitud debe informar a la Gerente de la Cooperativa o quien haga sus veces, para que lo atienda, le pida el documento de identificación y el carné de la institución que representa, confirme su vinculación con la institución, después de lo cual le informa que todas las solicitudes al respecto deben efectuarse por escrito y por la instancia competente, para luego seguir el procedimiento que al respecto tiene adoptado la Cooperativa.

De lo actuado al respecto, se dejara evidencia documental, llevándolo al archivo que para el efecto tenga establecido la Cooperativa.

3. MONITOREO ESPECIAL DE LAS OPERACIONES Y/O DE LOS CLIENTES DE MAYOR RIESGO Y REPORTE DE LOS RESULTADOS.

En la Cooperativa, desde la vinculación del asociado y por lo menos cada año, con base en la actualización de información se realizará la calificación de riesgo de los clientes, con base en la metodología que para el efecto se adopte, de manera que se identifiquen los perfiles de riesgo para cada uno de ellos y estableciendo los criterios de gestión aplicables.

La Cooperativa, con base en el análisis de la información de cada cliente, establecerá el nivel de riesgo para las personas naturales y jurídicas, y en los casos que determine un nivel de riesgo alto y los acepte como clientes, hará seguimiento diario de las operaciones, al igual

que para todas las personas públicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para
que para todas las personas públicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para
que para todas las personas públicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para
que para todas las personas públicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para
que para todas las personas públicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para
que para todas las personas públicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para

que para todas las personas públicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento:

Para todos los clientes calificados como de mayor riesgo, diariamente la aplicación generará un informe con las operaciones que no corresponden con el perfil de cada uno de estos clientes, el informe se genera en su totalidad para el Tesorero y el oficial de Cumplimiento.

Para realizar el monitoreo de las operaciones de los clientes que generan mayor exposición al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, la Cooperativa automatizará las señales de alerta que permitan consolidar las operaciones y validar los perfiles de riesgo de manera que una vez identificadas las operaciones inusuales y asignada la gestión a los cajeros, se determinen plazos para obtener los soportes o explicaciones, los cuales a su vez son monitoreados por el Oficial de Cumplimiento.

Los cajeros documentan cada caso gestionado, estableciendo sí la inusualidad fue explicada satisfactoriamente o no, emitiendo su concepto al respecto y remite los documentos al Oficial de Cumplimiento. Una vez gestionada la operación, el Oficial de Cumplimiento valida la calificación y sí está de acuerdo archiva los soportes y procede a realizar el reporte de operaciones sospechosas, cuando haya lugar a ello. Cuando no coincide su evaluación con la de los cajeros, devuelve el caso con sus anotaciones, para que realice los ajustes correspondientes y nuevamente remita al Oficial de Cumplimiento.

Cuando los cajeros no cumplan con los plazos fijados, el Oficial de Cumplimiento podrá reasignar las operaciones inusuales a otra instancia de la Oficina para su estudio, informando del incumplimiento a las instancias administrativas que correspondan para que se tomen las medidas disciplinarias a que haya lugar.

El monitoreo a desarrollar en la Cooperativa, incluirá por lo menos:

3.1. Segmentar los asociados por el ingreso y actividad declarada.

3.2. Activar mecanismos de alerta en el sistema que permitan monitorear cuando un

asociado realiza transacciones, en cualquier momento en el tiempo, superiores a tres veces

el ingreso declarado o mayores o iguales a Diez millones de Pesos.

3.3. Marcar en el aplicativo, los asociados de alto riesgo, para que genere un mensaje de

alerta cada vez que realice una transacción que no coincida con su perfil.

4. MECANISMOS 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del mercado 4.3. Operaciones
4. MECANISMOS 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del mercado 4.3. Operaciones
4. MECANISMOS 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del mercado 4.3. Operaciones
4. MECANISMOS 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del mercado 4.3. Operaciones
4. MECANISMOS 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del mercado 4.3. Operaciones
4. MECANISMOS 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del mercado 4.3. Operaciones

4.

MECANISMOS

4.1.

Conocimiento del Cliente

4.2.

Conocimiento del mercado

4.3.

Operaciones inusuales

4.4.

Operaciones sospechosas

Para desarrollar el conocimiento del cliente, base fundamental del control para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, la Cooperativa realizará los siguientes procedimientos:

4.1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Los procedimientos referidos al SIPLAFT, están inmersos en los macro procesos del negocio, con los cuales se sustenta el principal factor para la gestión del sistema, el conocimiento del asociado, empleado o proveedor, el cual surge desde el contacto inicial para la vinculación o en la interacción de las operaciones y los procesos de actualización de información con los actuales. Las actividades de vinculación o de actualización de información entonces, no corresponden a procesos específicos SIPLAFT, hacen parte de la operación ordinaria que comportan controles adicionales los cuales se complementan con los vigentes para garantizar la eficiencia del sistema.

Los procedimientos de conocimiento del asociado, empleado o proveedor, incluyen tanto a los actuales, como los que solicitan vinculación, para el efecto, desarrollamos mecanismos que nos permitan perfilar los asociados desde la solicitud de ingreso a la Institución y durante su permanencia en la misma y en el caso de quienes se pretendan vincular como empleados o proveedores, definimos rigurosos requisitos, en los procesos de vinculación del talento humano y en compras, de manera que se gestionen desde allí los riesgos que se producen.

Para garantizar la debida actualización de su base de datos, la Cooperativa incluyó en sus formatos de solicitud de ingreso y actualización de información, una cláusula, que establece la obligación para el asociado de entregar información veraz y verificable, además de actualizar sus datos por lo menos una vez al año, aportando los documentos exigidos por la Cooperativa según el tipo de asociado y el servicio contratado.

Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoración del estado general individual y familiar,
Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoración del estado general individual y familiar,
Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoración del estado general individual y familiar,
Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoración del estado general individual y familiar,
Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoración del estado general individual y familiar,
Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoración del estado general individual y familiar,

Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoración del estado general individual y familiar, valiéndose de consultas periódicas a las centrales de riesgo, debidamente autorizadas, visitas domiciliarias, por lo menos una vez al año, el análisis de la capacidad de ahorro y comportamiento crediticio, entre otros, tareas realizadas por el oficial de cumplimiento en la organización quien documenta en todos los casos lo actuado al respecto. Estas evaluaciones se realizan igualmente previas a la vinculación como empleado y en caso de presentar situaciones no explicadas y sin el debido soporte, la Cooperativa se abstendrá de contratarlo. Cuando esto suceda en las revisiones periódicas que realiza el oficial de cumplimiento, la Cooperativa podrá dar por terminado el contrato de trabajo, en todo caso documentará el hallazgo, el análisis realizado y la determinación tomada.

La Cooperativa cuenta con un banco de proveedores, debidamente estructurado, para el cual diseñó un reglamento que considera entre otros los requisitos de vinculación y retiro, entre los cuales se destaca la información de los propietarios, además de establecer criterios de medición, con base en calidad, precios y cumplimiento.

Para los proveedores, la Cooperativa realiza en el caso de los dueños de las empresas, la evaluación de su vinculación a listas de control y consulta a centrales de riesgo, debidamente autorizadas, documentación que hace parte del expediente que se elabora para cada uno de ellos.

El desarrollo eficiente del sistema, requiere entonces, de procedimientos complementarios, en cada una de las etapas que a continuación describimos:

Nuevos Asociados: La apertura de cuenta en la Cooperativa, requiere en todos los casos del desarrollo de entrevistas, debidamente documentadas, que llevan a cabo los asesores comerciales, en el Formato de Ingreso, ver Anexo No. 1, con el cual se determina la necesidad de efectuar una visita comercial, dependiendo del tipo de persona y el factor de riesgo asignado, con base en la información tomada en la entrevista.

Con el número de identificación del solicitante, autorizado o representante, según corresponda, los asesores comerciales realizan consulta en las listas de control adoptadas en la Cooperativa y de confirmarse algún registro se procede a informar al solicitante que no es aceptado, para lo cual en la Cooperativa, la administración diseñara e implementará un libreto.

Salvo en los casos en que el primer contacto para el ingreso de un asociado a la Cooperativa, se dé mediante una visita comercial, esto es empresas, empleados de empresas con las

cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a
cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a
cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a
cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a
cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a
cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a

cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a la vinculación, se debe desarrollar una entrevista, debidamente documentada, que permita identificar la correspondencia del asociado con el mercado objetivo definido para la Cooperativa y la calificación del nivel de riesgo, que para la Institución representa el asociado.

La visita se debe realizar en la ubicación del negocio.de riesgo, que para la Institución representa el asociado. Previo a la visita o durante ésta,

Previo a la visita o durante ésta, se solicita la documentación que soporte la actividad comercial:La visita se debe realizar en la ubicación del negocio.  Certificado de Cámara de Comercio,

Certificado de Cámara de Comercio, con vigencia inferior a 30 días.

Estados financieros de los últimos dos meses o los más recientes.

Estados financieros de los tres últimos años.

Documentos que soporten el volumen de operaciones del negocio.

Mediante observación del sitio, se verifica la existencia y estado de los bienes detallados por el asociado, adicionalmente, se obtiene información referida a los clientes y proveedores.

El formato de visita (Ver Anexo No. 2), se debe diligenciar en las instalaciones del nuevo asociado, se obtienen los documentos soportes necesarios para respaldar la información aportada, se debe tomar la firma del representante legal y su huella dactilar y se diligencia el formato de solicitud de ingreso, tanto para el representante legal como para las personas debidamente autorizadas para el manejo de la cuenta, esto en los casos en que la visita es previa a la entrevista y a la creación de la cuenta, en cuyo caso, ya estos formatos deben estar debidamente diligenciados.

En el formato de visita, el asesor comercial, dejará evidencia del análisis realizado de la información que recopila, además de las conclusiones respecto del solicitante y su concepto.

Con la información de la entrevista, se determina, de acuerdo con la segmentación de mercado adoptada y el nivel de riesgo asignado, sí se requiere efectuar visita comercial, no obstante esta es obligatoria en los siguientes casos:

Para todas las personas jurídicas.no obstante esta es obligatoria en los siguientes casos: Para todos los independientes con establecimiento de

Para todos los independientes con establecimiento de comercio.en los siguientes casos: Para todas las personas jurídicas. Para todos los solicitantes calificados de alto

Para todos los solicitantes calificados de alto riesgo.todos los independientes con establecimiento de comercio. Para todos los asociados, que cambie su perfil de

Para todos los asociados, que cambie su perfil de riesgo a la condición de alto riesgo.comercio. Para todos los solicitantes calificados de alto riesgo. SIPLAFT Cooperativa Riachón Ltda. Página 24 de

Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de
Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de
Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de
Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de
Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de
Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de

Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de persona, la información es ingresada por los asesores comerciales directamente al sistema, después de lo cual la debe imprimir para obtener la firma y huella del solicitante o puede tomarse del documento que el asociado diligencia, el cual también debe contar con su firma y huella, tomados al momento de la apertura.

Diligenciada la información básica los asesores comerciales debe obtener la Tarjeta de Registro de Firmas, (T.R.F.) debidamente diligenciada, de acuerdo con los procedimientos establecidos para el efecto, en los procedimientos del Área de Ahorro. El Formato de Solicitud de Ingreso, contiene un apartado, para la firma del Gerente, como evidencia de la aprobación de apertura de la cuenta, una vez confirmada la información, lo cual se desarrolla así:

Cuando el asociado potencial requiere de visita comercial, con los resultados de la misma, la cual debe reposar en la carpeta del asociado.vez confirmada la información, lo cual se desarrolla así: Con las llamadas de verificación de las

Con las llamadas de verificación de las referencias e información aportada.la misma, la cual debe reposar en la carpeta del asociado. Con análisis de los documentos

Con análisis de los documentos soportes de la información.de verificación de las referencias e información aportada. Para los asociados que no requieren visita comercial

Para los asociados que no requieren visita comercial la confirmación (efectuada por la instancia designada por el Consejo de Administración) se debe realizar por lo menos al día siguiente de la apertura de la cuenta, en los casos de asociados que requieren visita comercial, al día siguiente de la verificación.

Para los asociados que en razón de la entrevista o por definición, se requiera visita comercial, se debe proceder a la apertura de la cuenta, sujeta a los resultados de la visita, la cual se debe realizar entre los 3 días hábiles siguientes.

En los casos en que el asociado impide desarrollar la visita en el plazo definido o la información no está debidamente sustentada, de inmediato el Oficial de Cumplimiento solicita cancelar la cuenta, creando una cuenta por pagar a favor del titular, avisándole por escrito, mediante correo certificado o entrega personal de la decisión tomada e informando a los organismos de control correspondientes cuando las características de la operación permitan calificarla como operación sospechosa.

Las personas autorizadas en las T.R.F., para realizar operaciones a nombre del titular, deben diligenciar el formato de ingreso, el cual será verificado en iguales condiciones que la

información del titular de la cuenta. Esta documentación, se archivará en la carpeta del titular
información del titular de la cuenta. Esta documentación, se archivará en la carpeta del titular
información del titular de la cuenta. Esta documentación, se archivará en la carpeta del titular
información del titular de la cuenta. Esta documentación, se archivará en la carpeta del titular
información del titular de la cuenta. Esta documentación, se archivará en la carpeta del titular
información del titular de la cuenta. Esta documentación, se archivará en la carpeta del titular

información del titular de la cuenta. Esta documentación, se archivará en la carpeta del titular de la cuenta.

En el caso de personas jurídicas, el diligenciamiento del formato de información básica y los procesos de verificación, aplican tanto para la entidad, como para el representante legal y cada una de las personas debidamente autorizadas, para el manejo de la cuenta.

Una vez diligenciados los formatos de solicitud y de visita, cuando corresponda, se realiza la confirmación de la información aportada y soportada, por parte de la instancia debidamente designada por el Consejo de Administración, quien dejara evidencia de lo actuado, con su firma en el campo destinado para el efecto de la solicitud de ingreso, procediendo a su archivo en el expediente del asociado.

Cuando se rechace la solicitud por alguna de las causas previstas en la Cooperativa, la documentación será enviada al Oficial de Cumplimiento para que las registre en las listas de control de la Cooperativa.

El ingreso a la Cooperativa, en calidad de asociado, requiere en todos los casos cumplir con los siguientes requisitos, adicionales o complementarios a los definidos en los estatutos y otros reglamentos. Estos requisitos aplican para la constitución de aportes, cuentas de ahorro, depósitos a término y ahorro contractual y son exigibles para los solicitantes, autorizados en T.R.F y representantes.

El formato de solicitud de ingreso a la Cooperativa debe contener, por lo menos, los definidos en el Formato No. 5 la Circular Básica Jurídica, adicionalmente, los documentos que se solicitaran para la vinculación a la Cooperativa son los siguientes:

4.1.1. PARA PERSONAS NATURALES

Fotocopia del documento de identificaciónson los siguientes: 4.1.1. PARA PERSONAS NATURALES Constancia de ingresos (honorarios, laborales,

Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificación de ingresos y retenciones)NATURALES Fotocopia del documento de identificación Declaración de renta del último período gravable

Declaración de renta del último período gravable disponible, para los declarantes.laborales, certificación de ingresos y retenciones) 4.1.2. PARA PERSONAS JURÍDICAS Fotocopia del documento de

4.1.2. PARA PERSONAS JURÍDICAS

Fotocopia del documento de identificación del representante legalpara los declarantes. 4.1.2. PARA PERSONAS JURÍDICAS Constancia de ingresos (honorarios, laborales,

Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificación de ingresos y retenciones)del documento de identificación del representante legal SIPLAFT Cooperativa Riachón Ltda. Página 26 de 81

Declaración de Renta del último período gravable disponible Original del certificado de existencia y representación
Declaración de Renta del último período gravable disponible Original del certificado de existencia y representación
Declaración de Renta del último período gravable disponible Original del certificado de existencia y representación
Declaración de Renta del último período gravable disponible Original del certificado de existencia y representación
Declaración de Renta del último período gravable disponible Original del certificado de existencia y representación
Declaración de Renta del último período gravable disponible Original del certificado de existencia y representación

Declaración de Renta del último período gravable disponibleOriginal del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a 3 meses.

Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a 3 meses.de Renta del último período gravable disponible Fotocopia del RUT 4.1.3. PERSONAJES PÚBLICAMENTE EXPUESTOS

Fotocopia del RUTy representación legal con vigencia no superior a 3 meses. 4.1.3. PERSONAJES PÚBLICAMENTE EXPUESTOS PEPS Corresponden

4.1.3. PERSONAJES PÚBLICAMENTE EXPUESTOS PEPS

Corresponden a aquellas personas que por su perfil o en razón de las funciones que desempeñan, están expuestas y pueden exponer en mayor grado a la Cooperativa al riesgo de LA/FT.

4.1.3.1. PROCEDIMIENTO

En la Cooperativa, los asesores comerciales deben identificar sí el solicitante cumple con alguna de las características que más adelante se señalan para calificar a una persona como PEPS, determinando tal condición en el formato respectivo, haciendo la anotación en el campo de observaciones y registrándolo en el aplicativo, de manera que entre a conformar la lista que para el efecto diseñe la Cooperativa, con base en las siguientes características:

4.1.3.1.1 SE CONSIDERAN PEP´S

Los servidores públicos del orden Nacional, Departamental o Municipal, que ostenten cargos de dirección y control o tienen a su cargo el manejo de recursos públicos, entre estos están:

Senadores, Representantes, Diputados, Concejales, Presidente de la República, Gobernadores, Alcaldes, Ministros, Tesoreros y Secretarios de Despacho departamental y municipal, Gerentes y Directores de Instituciones Gubernamentales del orden nacional, departamental y municipal, los Magistrados de los Tribunales Superiores y las Cortes Estatales, Contralores y Procuradores.cargo el manejo de recursos públicos, entre estos están: Los Políticos de reconocida trayectoria en el

Los Políticos de reconocida trayectoria en el municipio.y las Cortes Estatales, Contralores y Procuradores. Los Jueces o Fiscales. Las personas que gozan de

Los Jueces o Fiscales.Los Políticos de reconocida trayectoria en el municipio. Las personas que gozan de un reconocimiento público

Las personas que gozan de un reconocimiento público por su actividad artística, deportiva, profesional o gremial.trayectoria en el municipio. Los Jueces o Fiscales. Los asesores comerciales, deben solicitar colaboración al

Los asesores comerciales, deben solicitar colaboración al Oficial de Cumplimiento, cuando surjan dudas en la calificación de una persona públicamente expuesta.

En todos los casos, el responsable de realizar la verificación, designado por el Consejo de
En todos los casos, el responsable de realizar la verificación, designado por el Consejo de
En todos los casos, el responsable de realizar la verificación, designado por el Consejo de
En todos los casos, el responsable de realizar la verificación, designado por el Consejo de
En todos los casos, el responsable de realizar la verificación, designado por el Consejo de
En todos los casos, el responsable de realizar la verificación, designado por el Consejo de

En todos los casos, el responsable de realizar la verificación, designado por el Consejo de

Administración, debe validar sí la información del solicitante corresponde a un PEP´S o no y

sí encuentra diferencias con lo actuado por el Tesorero, deberá ponerlo en conocimiento del

Oficial de Cumplimiento, quien a su vez evaluará la información y determinará su inclusión o

no como PEP´S.

La solicitud vinculación de una persona calificada como públicamente expuesta en las condiciones ya definidas, estará sujeta a la autorización del Consejo de Administración, por lo que en cada reunión de este organismo, la Gerencia les presentará las solicitudes que realicen quienes sean calificados como PEP´S.

Sobre las personas registradas como públicamente expuestas en la Cooperativa, se realizará un monitoreo continuo de sus operaciones, para lo cual el Oficial de Cumplimiento, diseñará los indicadores pertinentes. Estos indicadores deben producir resultados, por lo menos mensuales, con los cuales el Oficial de Cumplimiento determinará comportamientos acordes

o no con la condición informada de cada asociado.

En los casos en que producto del monitoreo, el Oficial de Cumplimiento identifique operaciones inusuales o sospechosas, informará de ello a Gerencia, para que proceda con su evaluación de acuerdo con los procedimientos definidos al respecto.

La condición de Persona Públicamente Expuesta, se mantendrá en el caso de los funcionarios públicos, hasta 6 meses después de la desvinculación de cargos que dan lugar a su registro como PEP´S, finalizando con ello los procesos de monitoreo especial asociados a esta condición. En los demás casos esta condición se mantendrá hasta que se evidencie disminución del reconocimiento público.

El retiro del control de los PEP´S, será ordenado por el la gerencia, quien una vez conozca hechos que le permitan concluir que el asociado no conserva las condiciones que llevaron a catalogarlo como públicamente expuesta, dirigirá carta motivada al Oficial de Cumplimiento, quien tomará la decisión de mantenerlo en el registro o retirarlo, en cuyo caso finalizan los procesos de monitoreo especial asociados a esta condición.

Adicionalmente, cuando se conozca o identifique, por algún empleado de la Cooperativa, en razón de procesos de actualización de información o por otra vía, que un asociado adquiere la condición de PEP´S, de acuerdo con los parámetros adoptados en la Cooperativa, informará por escrito de la situación a la gerencia, quien la validará y en caso de ser

necesario soportará la información, que será enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su
necesario soportará la información, que será enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su
necesario soportará la información, que será enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su
necesario soportará la información, que será enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su
necesario soportará la información, que será enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su
necesario soportará la información, que será enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su

necesario soportará la información, que será enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su inclusión en la lista PEP´S.

4.1.4 CONVENIOS DE RECAUDO

En los casos en que el solicitante corresponda a una entidad, con la cual se desarrollará un convenio de recaudo, se debe cumplir con el procedimiento descrito para la vinculación de personas jurídicas: entrevista, visita comercial, diligenciamiento del formato de ingreso, de la tarjeta de registro de firmas y obtención de la documentación soporte.

Adicionalmente, se debe firmar un contrato de recaudo, en el cual se fijen las condiciones que regirán la relación, determinando como requisitos, entre otros los siguientes:

La descripción detallada del origen de los fondos a consignar en la cuenta.determinando como requisitos, entre otros los siguientes: La obligación por parte de la entidad solicitante del

La obligación por parte de la entidad solicitante del servicio, de actualizar su información básica ante cambios en la misma, por lo menos 8 días después de ocurrido y cada seis meses en caso de que no se presenten cambios intempestivos.detallada del origen de los fondos a consignar en la cuenta. Relación de los valores promedio

Relación de los valores promedio y máximo de las facturas o cupones a recaudar.meses en caso de que no se presenten cambios intempestivos. Relación de los asociados para los

Relación de los asociados para los cuales se generan 5 ó más facturas o cupones por período.promedio y máximo de las facturas o cupones a recaudar. 4.1.5 ASOCIADOS ACTUALES Para el desarrollo

4.1.5 ASOCIADOS ACTUALES

Para el desarrollo de controles efectivos, referidos a la prevención y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, en la Cooperativa se instrumentará un proyecto de actualización de la información de los clientes actuales, para lo cual previamente adecuaremos el formato de vinculación a las exigencias de la norma establecidas en el Formato No. 5 de la Circular Básica Jurídica de Noviembre de 2008 de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Una vez adecuado el formato de vinculación, la administración validará la existencia de cada uno de los campos definidos en el aplicativo de misión crítica utilizado en la Cooperativa, ajustándolo en lo que corresponda.

Para el mantenimiento de la base de datos, la Cooperativa implementará ayudas automatizadas para que con el plazo que determine la Administración, mínimamente una vez al año, el sistema de información controle los tiempos de actualización de información

por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operación y ha
por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operación y ha
por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operación y ha
por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operación y ha
por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operación y ha
por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operación y ha

por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operación y ha

excedido el plazo fijado, se active un mensaje de alerta el cual sirve para indicar al asociado

o usuario que se debe acercar donde la persona responsable de la actualización de

información para que actualice datos y/o documentos antes de realizar la operación.

Para la adecuación de la base de datos de clientes, a las condiciones definidas para los nuevos, en la Cooperativa realizaremos para los clientes vigentes al momento de la implementación un proceso de segmentación de clientes y la consecuente calificación de los niveles de riesgo, de acuerdo con las metodologías adoptadas para el efecto.

Durante el proceso de actualización de la base de datos vigente, el Oficial de Cumplimiento, debe identificar los clientes o usuarios que de acuerdo con las definiciones de vinculación se les debe realizar visita, para hacer un cronograma de trabajo que permita complementar todos los expedientes.

La información contenida en las solicitudes de crédito de los asociados, siempre y cuando,

sea debidamente verificada y corresponda con las definiciones aplicables para la vinculación de clientes, será utilizada para realizar los procesos de actualización de información, y con

ello se entenderá surtido este proceso.

La actualización de información, también se realizará en todos los casos en que se pretenda

realizar una operación en una cuenta inactiva, de acuerdo con los procedimientos diseñados e implementados en la Cooperativa.

4.2. CONOCIMIENTO DEL MERCADO

Corresponde a la identificación que realiza la Cooperativa, con base en procesos de investigación, de sus clientes y usuarios, de las calidades de estos y de los principales factores de riesgo asociados, en cada caso, con las operaciones que realiza.

Para el efecto, la Cooperativa desarrolla con base en la segmentación de sus clientes y usuarios, una estratificación de la información que le permite tipificar la condición de riesgo en las operaciones que realizan con la Cooperativa, a partir de los siguientes factores de riesgo:

FACTOR DE RIESGO

SEGMENTACIÓN FACTORES

 

VARIABLES

Cliente Usuario

Actividad económica

1.

Asalariado

  Se debe identificar sí es persona natural o jurídica y el 2. Independiente  
  Se debe identificar sí es persona natural o jurídica y el 2. Independiente  
  Se debe identificar sí es persona natural o jurídica y el 2. Independiente  
  Se debe identificar sí es persona natural o jurídica y el 2. Independiente  
  Se debe identificar sí es persona natural o jurídica y el 2. Independiente  
  Se debe identificar sí es persona natural o jurídica y el 2. Independiente  
 

Se debe identificar sí es persona natural o jurídica y el

2. Independiente

 

3. Amas de casa

sector en

el

que

se

4. Estudiante

desenvuelven: industrial, servicios, agrícola, etc. Para las personas naturales se debe identificar en lo posible profesión y cargo.

5. Desempleado

6. pensionado

 

1. volumen mensual de

 

operaciones (retiro y consignación).

Volumen

frecuencia

2. Estadístico

de

transacciones

 

operaciones con base en los demás factores.

3. Saldos de ahorro de mayor cuantía.

 

1. Estadístico de Ingresos por actividad y profesión

Ingresos, egresos y patrimonio

2. Estadístico de egresos por actividad y profesión

3. Estadístico de patrimonio por actividad y profesión.

   

1. Captación

 

Naturaleza

2. Colocación

3. Recaudo

 

1. Titularidad

 

Individuales2. Colocación 3. Recaudo   1. Titularidad   Conjuntas Alternativas Productos – Servicios 2.

Conjuntas3. Recaudo   1. Titularidad   Individuales Alternativas Productos – Servicios 2. Condiciones

Alternativas  1. Titularidad   Individuales Conjuntas Productos – Servicios 2. Condiciones de manejo

ProductosServicios

2.

Condiciones de manejo

Características

 

TitularCaracterísticas    

 

Autorizadode manejo Características   Titular     3. Estadístico de plazos de captaciones por

 

3. Estadístico de plazos de captaciones por actividad.

4. Estadísticos de plazos de

 

colocaciones

por

actividad.

  Nicho de mercado Actividad económica       1. Atención en oficinas   2.
  Nicho de mercado Actividad económica       1. Atención en oficinas   2.
  Nicho de mercado Actividad económica       1. Atención en oficinas   2.
  Nicho de mercado Actividad económica       1. Atención en oficinas   2.
  Nicho de mercado Actividad económica       1. Atención en oficinas   2.
  Nicho de mercado Actividad económica       1. Atención en oficinas   2.
 

Nicho de mercado

Actividad económica

 
   

1. Atención en oficinas

 

2. Atención en empresas

Naturaleza

3. Servicios electrónicos

4. Internet

5. Otros

 

1. Servicio producto

 

2. Volumen

de

personas

Canales de

atendidas

 

distribución

3. Infraestructura (procesos, procedimientos,

Características

empleados,

 

tecnología,

oficinas)

4. Volumen

de

transacciones

 

5. Periodicidad

6. Seguridad

 
   

1. Urbana en el domicilio de la Cooperativa

2. Rural en el domicilio de la Cooperativa

3. Urbana en

donde

la

Cooperativa tiene oficinas

4. Rural en

 

donde

la

Ubicación

Cooperativa tiene oficinas

5. Urbana en

donde

la

Cooperativa

 

no

tiene

Jurisdicción

oficinas

6. Rural en

 

donde

la

Cooperativa

no

tiene

oficinas

 

1. Zona franca

 

2. Zona

de

influencia

Características

guerrillera

 

3. Zona

de

Influencia

paramilitar

 

4. Zona ganadera

 
  5. Zona agrícola 6. Zona comercial   1. Importaciones 2. Exportaciones Naturaleza
  5. Zona agrícola 6. Zona comercial   1. Importaciones 2. Exportaciones Naturaleza
  5. Zona agrícola 6. Zona comercial   1. Importaciones 2. Exportaciones Naturaleza
  5. Zona agrícola 6. Zona comercial   1. Importaciones 2. Exportaciones Naturaleza
  5. Zona agrícola 6. Zona comercial   1. Importaciones 2. Exportaciones Naturaleza
  5. Zona agrícola 6. Zona comercial   1. Importaciones 2. Exportaciones Naturaleza
 

5. Zona agrícola

6. Zona comercial

 

1. Importaciones

2. Exportaciones

Naturaleza

transacciones

de

las

3. Compra - venta

4. Cambio

 

5. Nomina

Al conjugar los resultados de la segmentación con los de riesgo, la Cooperativa puede tipificar los niveles de riesgo para cada una de las categorías identificadas, niveles que se deberán ajustar periódicamente, con base en los procesos de actualización de información que se realizarán por lo menos cada año.

4.3 DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES

Las operaciones inusuales, corresponden a aquellas que no guardan relación de causalidad con las actividades reportadas por el cliente o que pudiendo provenir de sus actividades, muestran un comportamiento atípico. La condición de inusualidad está vinculada con las señales de alerta que para el efecto adopta la Cooperativa, en un documento anexo, la cual será continuamente actualizada por el Oficial de Cumplimiento.

Las señales de alerta, nos muestran los comportamientos particulares de los clientes y los usuarios de servicios y las situaciones atípicas que presentan las operaciones y que pueden encubrir operaciones de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. Hay que tener en cuenta que no todas las operaciones que presentan comportamientos atípicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razón, el hecho de identificar señales de alerta no significa que la operación deba ser reportada de manera inmediata y automática a las autoridades como sospechosa.

4.3.1. CON RESPECTO A LOS ASOCIADOS: Son inusuales, aquellas operaciones cuya cuantía

o características, no guardan relación con su actividad económica.

4.3.2. CON RESPECTO A LOS USUARIOS: Son inusuales aquellas operaciones que por su

número, por las cantidades transadas o por las características particulares del producto o servicio, relacionadas con el asociado, se salen de los rangos preestablecidos e informados por la entidad con la que se firma un convenio.

Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, además del
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, además del
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, además del
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, además del
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, además del
Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, además del

Para la detección de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, además del monto y de la frecuencia de las transacciones, las señales de alerta definidas en el presente Manual.

Las operaciones inusuales determinadas para los asociados, con base en las señales de alerta, en todos los casos se deben evaluar integralmente, contando para ello con la información que reposa en los archivos electrónicos o físicos de la Cooperativa, de manera que el proceso de análisis que se debe desarrollar se realiza a partir en el conocimiento del asociado.

La señal de alerta, como herramienta de control, facilita el reconocimiento de una operación de lavado que corresponde a los procesos característicos de los diferentes métodos adoptados por la delincuencia para el lavado de activos.

Las señales de alerta, serán automatizadas en lo posible, para lo cual la Gerencia de la Cooperativa desarrollará las labores requeridas para el efecto y reportará las condiciones de automatización logradas.

Cuando la Cooperativa adquiera una aplicación para la Gestión de las operaciones asociadas al SIPLAFT, deberá igualmente automatizar las señales de alerta determinadas.

Las señales de alerta que adoptamos en la Cooperativa, están conformadas por aquellas que definimos en el presente manual de acuerdo con la metodología adoptada y las que en el futuro documente el Oficial de Cumplimiento y presente al Consejo de Administración para su aprobación, las cuales hacen parte integral del manual y responden al siguiente diseño:

Inicialmente se definen las señales, que corresponden a diferentes eventos que de presentarse, se constituyen en la condición atípica a evaluar por parte del Tesorero.parte integral del manual y responden al siguiente diseño: Una vez definida la señal, se determina

Una vez definida la señal, se determina la alerta correspondiente, que se constituye en la respuesta que debe proveer la aplicación, cuando se automaticen las señales o las acciones que debe desarrollar cada responsable designado al identificarlas.en la condición atípica a evaluar por parte del Tesorero. Con el conocimiento de la alerta

Con el conocimiento de la alerta correspondiente, se desarrollan las acciones que la Cooperativa defina. A continuación citaremos varios casos a manera de ejemplo, que servirán de base para desarrollar todo el esquema de señales de alerta en la Cooperativa:debe desarrollar cada responsable designado al identificarlas. SIPLAFT Cooperativa Riachón Ltda. Página 34 de 81

SEÑALES     ALERTAS ACCIONES     Sí la operación es en línea y se
SEÑALES     ALERTAS ACCIONES     Sí la operación es en línea y se
SEÑALES     ALERTAS ACCIONES     Sí la operación es en línea y se
SEÑALES     ALERTAS ACCIONES     Sí la operación es en línea y se
SEÑALES     ALERTAS ACCIONES     Sí la operación es en línea y se
SEÑALES     ALERTAS ACCIONES     Sí la operación es en línea y se

SEÑALES

   

ALERTAS

ACCIONES

   

Sí la operación es en línea

y

se realiza el bloqueo, se

debe proceder a evaluar la

operación y el cliente, para determinar sí situación tiene una debida explicación, en cuyo caso

la

inusualidad no da lugar a

reporte de operación sospechosa, de no ser satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza

el reporte de operaciones sospechosas, procediendo luego a desbloquear la cuenta.

Si

el

control es en

línea,

Consignaciones periódicas

pueden ser: Bloqueo de la cuenta e informe al responsable de evaluar las operaciones inusuales.

elevadas

y

retiros

Dentro de las acciones, se puede determinar un nivel de bloqueo, en caso de que queden documentos pendientes por aportar.

inmediatos.

 

Si es en Bacht, reporte de operaciones inusuales, identificando la causal.

la operación es en Bacht,

con el reporte generado por la aplicación, el responsable de analizar las operaciones inusuales,

evalúa la condición de inusualidad

para determinar sí situación tiene una debida explicación, en cuyo caso

la

inusualidad no da lugar a

reporte de operación sospechosa, de no ser

    satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas
    satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas
    satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas
    satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas
    satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas
    satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas
   

satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas

 

Cuando se produzcan

Con el reporte generado por la aplicación, el responsable de analizar las operaciones inusuales, evalúa la condición de inusualidad para determinar sí situación

abonos a cartera equivalgan a un porcentaje

Cancelación anticipada o inmediata de créditos.

X

de la obligación o que

tiene una debida explicación, en cuyo caso la inusualidad no da lugar a reporte de operación sospechosa, de no ser satisfactoria la explicación y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas

superen un parámetro definido en la Cooperativa,

 

la aplicación produce un reporte en Bacht.

   

La

situación

debe

El

sistema de información

comunicarse a la Gerencia,

debe reportar al operador cuando un asociado, vencido el plazo para actualizar la información, sin haber cumplido con ello, se presenta a realizar una operación.

para

que

obtenga

del

asociado

la

información,

Renuencia del asociado a actualizar su información.

en caso contrario, sí realiza

una

operación

sin

actualizarla, el sistema de

 

información

genera

reporte

de

operación

 

inusual,

que

se

debe

gestionar.

 

La gestión realizada sobre las operaciones inusuales que se determinen, se realiza, directamente en la aplicación, donde se dejará evidencia de las señales generadas, las alertas producidas y el resultado del análisis realizado, con la anotación por parte del responsable del análisis de sí la operación pasa a ser sospechosa o no.

Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien
Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien
Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien
Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien
Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien
Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien

Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien mediante un análisis de la información y con criterio prudente, evaluará tanto la información relacionada con la operación, como las alertas producidas; el análisis realizado por los cajeros, los documentos soportes provistos y la conclusión, a la que llegó quien hace el análisis inicial.

El reporte de operación inusual, bien sea en el sistema o en formato físico, deberá contener como mínimo la siguiente información:

Identificación de la persona o personas relacionadas con las señales de alerta.deberá contener como mínimo la siguiente información: El (los) motivo(s) por el (los) cual (es) la

El (los) motivo(s) por el (los) cual (es) la operación se declara como inusual.persona o personas relacionadas con las señales de alerta. Las señales de alerta adicionales identificadas en

Las señales de alerta adicionales identificadas en el análisis de la información.el (los) cual (es) la operación se declara como inusual. El análisis de los movimientos mensuales

El análisis de los movimientos mensuales del asociado vs. el nivel de ingresos reportado por el mismo, para determinar si estos guardan relación (indicar el valor total de operaciones débito y crédito en cada mes desde su vinculación o como mínimo del último año).identificadas en el análisis de la información. Fecha de última actualización de la información. Detalle

Fecha de última actualización de la información.mes desde su vinculación o como mínimo del último año). Detalle de sí fue reportado con

Detalle de sí fue reportado con anterioridad con operaciones inusuales y/o sospechosas, por parte de la Cooperativa.año). Fecha de última actualización de la información. Conclusiones del análisis realizado, por el responsable

Conclusiones del análisis realizado, por el responsable inicial de conocer la operación inusual.inusuales y/o sospechosas, por parte de la Cooperativa. Firma del responsable. Espacio para las anotaciones del

Firma del responsable.por el responsable inicial de conocer la operación inusual. Espacio para las anotaciones del Oficial de

Espacio para las anotaciones del Oficial de Cumplimiento y para su firma.de conocer la operación inusual. Firma del responsable. En tanto no se cuente con una aplicación

En tanto no se cuente con una aplicación y para las operaciones inusuales cuyas señales no se automaticen, se registrará igual información en el formato diseñado para el efecto, ver anexo No. 3, que contiene similares campos a los descritos para el sistema de información, además de la fecha y la identificación del asociado.

El Oficial de Cumplimiento, debe realizar seguimiento a todos los reportes de operaciones inusuales que se presenten en la Cooperativa, bien sea a través de funcionalidades del sistema o en el formato de registro de operaciones inusuales, dejando constancia de ello con su comentario en la aplicación o con su conclusión y firma del formato, procediendo luego a su archivo en debida forma o al reporte de operación sospechosa según corresponda.

Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de
Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de
Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de
Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de
Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de
Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de

Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de diferentes titulares, es decir, aquellas en las que no se materializa la entrega o el recibo físico del efectivo y/o cheque, la aplicación no deberá generar una alerta que dé lugar a la identificación de operación inusual, en tanto que sí la operación es de traslado entre cuentas de diferentes titulares y de acuerdo con las señales de alerta establecidas se identifica la inusualidad, el procedimiento a seguir será el mismo que para las demás operaciones inusuales.

Adicionalmente, Las negociaciones de cualquier índole que esté llevando a cabo la Cooperativa y que generen señales de alerta, que no puedan ser debidamente justificadas ante el Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa, no se formalizaran cuando medie concepto negativo de este, en caso de que ya se hubiesen formalizado, efectuará el reporte de operación sospechosa con destino a la UIAF.

Debe reconocerse también que es probable que la Cooperativa no pueda detectar el financiamiento del terrorismo como tal, aun contando con todas las definiciones, herramientas y mecanismos adoptados para el efecto. La única circunstancia en la que pudiera claramente identificar el financiamiento del terrorismo como una actividad distintiva con respecto al uso ilícito del sistema financiero, es cuando un terrorista u organización terrorista abre una cuenta.

La Cooperativa entonces, está en condición de detectar transacciones sospechosas que, si son reportadas, luego se puede demostrar que están relacionadas al financiamiento del terrorismo. Es en estos casos que la autoridad de ejecución competente o la UIAF quienes están en capacidad entonces de determinar si la transacción se relaciona o no con un tipo particular de crimen o actividad terrorista, y tomar una decisión en el curso de la acción.

4.4. IDENTIFICACIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

Son operaciones sospechosas, aquellas operaciones inusuales que no fueron debidamente explicadas y soportadas, de acuerdo con los procedimientos que para el efecto tiene establecidos la Cooperativa, o aquellas que aunque fueron explicadas, el responsable inicial de evaluar la operación inusual y/o el Oficial de Cumplimiento con base en sus análisis, determinan su reporte.

Cada responsable de evaluar las operaciones inusuales, antes de remitir la información relacionada a cada una de estas operaciones, debe calificar con base en el análisis que

realice, sí las operación es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada
realice, sí las operación es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada
realice, sí las operación es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada
realice, sí las operación es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada
realice, sí las operación es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada
realice, sí las operación es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada

realice, sí las operación es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada por el sistema de información o mediante el diligenciamiento del formato adoptado en la Cooperativa para el efecto, remite al Oficial de Cumplimiento quien verifica tanto el debido proceso, como la información y emite su concepto.

Sí está de acuerdo con el concepto del responsable en la Oficina de analizar la operación inusual, archiva la información sí corresponde a una operación inusual, debidamente explicada y sustentada, de ser una operación sospechosa procede al reporte mediante el diligenciamiento en la aplicación que para el efecto provee la Unidad de Investigación y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (UIAF), quienes además facilitan el instructivo para su diligenciamiento. En caso de no estar de acuerdo con el Concepto emitido por el responsable en la Oficina de analizar la operación inusual, el Oficial de Cumplimiento, devuelve el reporte con sus observaciones para que sí es preciso reconsidere, recalificando la operación, de mantenerse la diferencia, el Oficial de Cumplimiento procederá al reporte de la Operación Sospechosa.

Del reporte enviado a la UIAF, el Oficial de Cumplimiento debe recibir confirmación exitosa de carga del archivo y un número de radicado, los cuales debe archivar, tanto en forma magnética como física. De recibir reporte de carga errónea del archivo, debe proceder a solucionar los errores informados, reportar nuevamente, dentro de los plazos previstos y una vez reciba el reporte de carga exitosa del archivo y número de radicado, proceder a su archivo magnético y físico.

El informe de una operación sospechosa no es una denuncia penal de la existencia de un delito de lavado de activos. Con el reporte sólo se cumple con el deber de colaboración con las autoridades de informar situaciones anormales. Se informa sobre las inconsistencias en el manejo de una cuenta o producto con respecto de la actividad y el perfil financiero que le conoce al cliente.

Respecto de los reportes de operaciones sospechosas, que tienen el carácter de institucionales, las prácticas internacionales al respecto determinan para los mismos las siguientes características, que adoptamos en la Cooperativa:

QUE SE REPORTA?: Se reportan operaciones sospechosas, no clientes sospechosos. La entidad evalúa las operaciones realizadas por un cliente (o un conjunto de clientes) y si se salen de los parámetros de normalidad, las puede calificar como operaciones sospechosas.

En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las
En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las
En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las
En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las
En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las
En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las

En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las autoridades implica una acusación o denuncia por parte de la Cooperativa.

EL REPORTE IMPLICA DENUNCIA?: Al reportar una operación como sospechosa, la Cooperativa le hace llegar una información útil y pertinente a las autoridades, en el entendido que solamente las autoridades judiciales pueden definir si se trata de una operación de lavado de activos. Por esta razón, la eficacia de una política de prevención al lavado de activos nunca debe medirse por el número de reportes o la proporción de estos que se traducen en condenas. Igualmente, no estamos obligados, ni nos corresponde definir el delito que se cometió ni otras circunstancias de las operaciones que son competencia de los investigadores judiciales.

EL REPORTE NO ES INFALIBLE. El Reporte que realizamos se basa en la información disponible en la Cooperativa al momento de realizarlo; no poseemos toda la información sobre el cliente y sus negocios, tampoco tenemos facultades para solicitar pruebas o realizar pruebas, más allá de los soportes de las operaciones especificas, por lo tanto nuestra visión y entendimiento sobre los negocios de los clientes son limitados. Esto hace que algunas de las operaciones que reportamos como sospechosas no lo sean y que otras operaciones que nunca son detectadas puedan resultar siendo operaciones de lavado. Estamos seguros que ni el más desarrollado sistema de prevención al lavado de activos y el financiamiento de terrorismo puede garantizar que una entidad sea utilizada para el lavado de activos. Lo importante es que desarrollamos nuestro mejor esfuerzo para detectar las prácticas de lavado conocidas y aquellas que por sus características puedan ser detectadas.

LA OBLIGACIÓN DE DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES EN LA COOPERATIVA NO RECAE SOBRE UNA SOLA PERSONA EN LA ENTIDAD. Entre otros mitos referidos al control de las operaciones de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, se tiene que el Oficial de Cumplimiento es el único responsable de descubrir las operaciones inusuales, lo cual no es cierto y en nuestro caso, esta es una responsabilidad de todos los que hacemos parte de la Cooperativa.

5. SEÑALES DE ALERTA

Las señales de alerta corresponden a los comportamientos particulares de los clientes y las situaciones atípicas que presentan sus operaciones, que pueden encubrir operaciones de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.

Las señales de alerta, están asociadas a los métodos de lavado de activos ya identificados
Las señales de alerta, están asociadas a los métodos de lavado de activos ya identificados
Las señales de alerta, están asociadas a los métodos de lavado de activos ya identificados
Las señales de alerta, están asociadas a los métodos de lavado de activos ya identificados
Las señales de alerta, están asociadas a los métodos de lavado de activos ya identificados
Las señales de alerta, están asociadas a los métodos de lavado de activos ya identificados

Las señales de alerta, están asociadas a los métodos de lavado de activos ya identificados y variantes de los mismos, los cuales hacen referencia a la operación completa desarrollada por el delincuente, desde que empieza su actividad ilegal, pasa por la entidad financiera, hasta que concluye la operación; con el resultado que busca de dar apariencia de legalidad a los bienes o fondos obtenidos ilícitamente.

La “aparición” de una señal de alerta, por la condición de inusualidad que marca para la operación que la produce, no genera por esa misma situación la obligación de reportarla como sospechosa, estas señales cumplen con objetivos de activar los mecanismos de prevención en la Cooperativa, para que se surtan como corresponde los análisis respectivos y se determine con ello el nivel de riesgo asociado a la operación y sí corresponde o no realizar el reporte.

La documentación existente sobre señales de alerta, identifica una serie de señales de orden general aplicables en principio a cualquier tipo de negocio y otras particulares que aplicaran dependiendo de las operaciones autorizadas, a esto se le deben adicionar las que por las condiciones particulares de la Cooperativa se identifiquen.

Como estas señales tienen una condición de variabilidad vinculada con las modalidades de lavado ya identificadas y las que se identifiquen en el futuro, la Cooperativa determina:

1. Que la definición de las señales de alerta contenidas en este Manual, se realiza como una guía para la detección de operaciones inusuales,

2. Que las señales citadas, son una referencia, para el desarrollo de los controles aplicables a la Prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo no es el único instrumento o mecanismo a utilizar para el efecto,

3. Que se podrán actualizar en cualquier momento por el oficial de cumplimiento, informando al Consejo de Administración al respecto y capacitando a todos los empleados en su aplicación

Las señales de alerta definidas, son las siguientes:

SEÑAL

ALERTA

   

ACCION

 
   

Informar

al

cliente

del

Adicionan o cambian de beneficiarios de títulos valores en forma frecuente

escrita

fraccionamientos

Solicitud

de

o

fraccionamiento

máximo

cambios.

 

hasta

dos

(2)

títulos

y

el

cambio máximo 2 veces de

    beneficiario,   tratar como operación inusual.   Amenazan o intentan sobornar al
    beneficiario,   tratar como operación inusual.   Amenazan o intentan sobornar al
    beneficiario,   tratar como operación inusual.   Amenazan o intentan sobornar al
    beneficiario,   tratar como operación inusual.   Amenazan o intentan sobornar al
    beneficiario,   tratar como operación inusual.   Amenazan o intentan sobornar al
    beneficiario,   tratar como operación inusual.   Amenazan o intentan sobornar al
   

beneficiario,

 

tratar

como

operación inusual.

 

Amenazan o intentan sobornar al empleado de la entidad con el fin de que acepte información incompleta, falsa o para que no diligencie el formulario de registro de información

Informe o reporte del asesor de servicios de la situación.

Gestionar la transacción como operación inusual. Y rechazar la solicitud de ingreso de la persona

Inicialmente realizan transacciones por montos bajos, pero al corto tiempo las incrementan en altas cantidades

Reporte mensual de variaciones significativas en cantidad y volumen de operaciones de clientes que excedan los promedios de los últimos 12 meses.

Gestionar la transacción como operación inusual Diligenciar el formato de Origen y Declaración de Fondos

Invierten demasiado dinero, sin importar la rentabilidad y fingen ignorancia con respecto al mercado

Informe o reporte de la tesorería.

Diligenciar

el

formato

de

Origen

y

Declaración

de

Fondos

 

Diligenciamiento

 

Solicitud de referencias adicionales. Diligenciar el formato de Origen y Declaración de Fondos Marcar en base de datos.

Poseen gran solvencia económica y sin embargo les resulta difícil la consecución de referencias o codeudores

incompleto

de

los

formularios

en

la

parte

correspondiente

a

 

las referencias

 

Solicitud

escrita

de

 

cancelación

 

Cancelan anticipadamente títulos dándole muy poca o ninguna importancia a las pérdidas financieras

anticipada

de

los

Crear señal de alerta en el sistema. Permitir máximo 2 veces. Tratamiento como inusual.

títulos por causas no justificadas.

Reporte

del

sistema

 

de

títulos

pre

 

cancelados.

 

Permiten que una entidad remate sus bienes

Informe de la firma de cobranzas

Gestionar la transacción como operación inusual

    Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o
    Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o
    Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o
    Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o
    Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o
    Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o
   

Marcar la persona en la Base de Datos

Realizan operaciones en cantidades o valores no acordes con su actividad económica

Reporte cuando los depósitos mensuales excedan un 30% los ingresos informados

Reporte de inusualidad

 

Cambian frecuentemente sus datos, dirección, teléfono u ocupación.

Informe o reporte de actualización o cambio constante de datos

Marcar la persona en la Base de Datos cuando cambie mas de 3 veces en el año sus datos

Definen

su actividad

Reporte de asociados “independientes”, hacer monitoreo de las operaciones, con base en reportes por sectores a los que pertenecen.

 

como “independiente” y manejan

económica

Diligenciar

y

Fondos

Origen

el

formato

Declaración

de

de

grandes

cantidades de

 

dinero.

Se

niegan

a

soportar

una

Reporte o informe de

Actualización de información del cliente y análisis para determinar si corresponde a una operación inusual.

operación

y

a

actualizar

las asesoras

o

información.

tesorera

Diligencian los formularios o formatos con letra ilegible o amañada

Formulario

mal

Solicitar el diligenciamiento de un nuevo formato.

diligenciado

Solicitan que se les exonere del reporte individual sin tener derecho a ello.

Solicitud

verbal

o

Actualización de información del cliente y análisis para determinar si corresponde a una operación inusual.

escrita

de

la

exoneración

Exigen

ser

atendidos

o

 

Seguimiento al cliente y análisis para determinar si las operaciones que realiza son inusuales

manifiestan preferencia por

marcada

Solicitud

por determinado asesor

atendido

ser

para

un

asesor

específico

Suministran información falsa, de difícil verificación o insuficiente.

Imposibilidad para verificar datos o ausencia de ellos

Seguimiento al cliente y análisis para determinar si las operaciones que realiza son inusuales

Se

muestran

nerviosos

al

Actitud

nerviosa

o

Seguimiento

 

al

cliente

y

preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada.
preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada.
preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada.
preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada.
preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada.
preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada.

preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada.

respuestas

evasivas

análisis para determinar si las operaciones que realiza son inusuales

por

parte

del

asociado

 

SEÑAL

 

ALERTA

   

ACCION

 

Reporte mensual de

Con el reporte originado para los responsables, estos hacen seguimiento, bajo la condición de inusualidad, determina sí precisa de soportes para explicar y produce el reporte de inusualidad.

Depósitos por valores que excedan los ingresos informados.

los

depósitos

mensuales que excedan un 30% los ingresos informados

Consignación en diferentes oficinas de la ciudad del país, el mismo día , por parte de un cliente cuyo negocio no posee agencias ni sucursales

Reporte

diario

de

 

más

de

dos

operaciones

en

un

Tratamiento

como

operación

mismo día para una

inusual.

 

misma

cuenta

en

 

diferentes oficinas.

Consignación

en

Solicitud escrita de levantamiento de sello restrictivo o solicitud de cheque de gerencia

   

efectivo y

posterior con cheque de gerencia o sin cruce restrictivo

retiro

anteceden

consignaciones en efectivo o sí es una práctica reiterada, de ser así, tratar como operación inusual.

Verificar

si

Pago de cheques de valores similares girados a diferentes personas y cobrados por una sola que no es asociado.

Solicitud escrita

 

Solicitar soportes y giro de máximo dos cheques sin levantamiento de sello restrictivo

Transferencias electrónicas a cuentas diferentes a las del titular

Solicitud escrita de transferencias para dos o mas personas y retiros superiores a

Realizar transferencias hasta 2 personas (con cobro de transacción para la segunda operación) Gestionar la transacción como

CUENTAS DE AHORRO

  $5 millones operación inusual Traslados internos Solicitud escrita de transferencias para dos o más
  $5 millones operación inusual Traslados internos Solicitud escrita de transferencias para dos o más
  $5 millones operación inusual Traslados internos Solicitud escrita de transferencias para dos o más
  $5 millones operación inusual Traslados internos Solicitud escrita de transferencias para dos o más
  $5 millones operación inusual Traslados internos Solicitud escrita de transferencias para dos o más
  $5 millones operación inusual Traslados internos Solicitud escrita de transferencias para dos o más
 

$5 millones

operación inusual

Traslados

internos

Solicitud escrita de transferencias para dos o más personas y retiros superiores a $5 millones

Realizar

transferencias

hasta

2

entre

cuentas

de

personas

diferentes titulares

Gestionar

la

transacción

como

operación inusual

Fraccionamiento

 

Reporte por cedula y producto diario y mensual por valores equivalentes al 70% de las cifras de reporte

 
 

Gestionar

la

transacción

como

frecuente

operaciones

de

operación inusual

Depósitos cuentas inactivas

para

Solicitud

de

Reporte diario de cuentas activadas, y de las operaciones en ellas realizadas y análisis para determinar si corresponde a una operación inusual.

activación

Pagos

desde

Reporte mensual de cuentas incrementos significativos cuando exceda en un 50% al valor transado en el año

con

 

diferentes

cuentas

Gestión de inusualidad

para

un

mismo

beneficiario

 
 

Reporte

de

 

operaciones

en

Depósitos en efectivo

efectivo que excedan

Gestión de inusualidad

en promedio del último año.

un 70% el

Cobros de cheques girados con más de 90 días de expedición

Informe

del

Informar al cliente de la caducidad del título y documentar Gestión de inusualidad si corresponde

responsable

de

la

conciliación.

CDAT’S   SEÑAL ALERTA   ACCION   Solicitud de   Realización constante
CDAT’S   SEÑAL ALERTA   ACCION   Solicitud de   Realización constante
CDAT’S   SEÑAL ALERTA   ACCION   Solicitud de   Realización constante
CDAT’S   SEÑAL ALERTA   ACCION   Solicitud de   Realización constante
CDAT’S   SEÑAL ALERTA   ACCION   Solicitud de   Realización constante
CDAT’S   SEÑAL ALERTA   ACCION   Solicitud de   Realización constante

CDAT’S

 

SEÑAL

ALERTA

 

ACCION

 

Solicitud

de

 

Realización

constante

fraccionamientos de operaciones o

endosos de títulos.

Informar al

cliente del

de

endosos

o

fraccionamiento máximo hasta dos (2) títulos

fraccionamientos

Inversiones realizadas

   

por

personas

Reporte

de

expuestas públicamente que ostentan algún grado de poder manejan o autorizan, o gozan de reconocimiento

público

operaciones realizadas por PEP´S, que en el acumulado

Gestión como operación inusual.

 

del mes superan sus ingresos reportados.

 

Constitución del título mediante consignación en efectivo y luego utilización del título como garantía de un préstamo

Solicitud escrita para pignoración

Tratamiento como operación inusual, sí se atrasa en el pago de la obligación.

Endoso sin registro oportuno ante la entidad emisora, los cuales solo se conocen el mismo día en que se vence el titulo

 

Informar al asociado

de

la

Título

presentado por el titular o tenedor del título endosado

valor

imposibilidad de endosar el titulo y

tramitar liquidación asociado

directamente,

al

de

este

 

tratamiento

como operación

inusual.

OPERACIONES DE CREDITOS CON O SIN GARANTIA

SEÑAL

ALERTA

ACCION

Solicitud de créditos respaldados con activos de procedencia

Presentación de documentos de propiedad de activos

Gestionar la transacción como operación inusual Solicitar documentos que soporten

desconocida.   de dudosa la propiedad del activo y   procedencia procedencia
desconocida.   de dudosa la propiedad del activo y   procedencia procedencia
desconocida.   de dudosa la propiedad del activo y   procedencia procedencia
desconocida.   de dudosa la propiedad del activo y   procedencia procedencia
desconocida.   de dudosa la propiedad del activo y   procedencia procedencia
desconocida.   de dudosa la propiedad del activo y   procedencia procedencia

desconocida.

 

de

dudosa

la

propiedad

del

activo

y

 

procedencia

procedencia (certificado libertad, escrituras, entre otros)

de

No

pago

de

créditos

 

Reportar la obligación a la firma de cobranzas y cambiar el estado del crédito a “En cobro jurídico” Gestionar la transacción como operación inusual

intencionalmente, con el propósito de que se

Reporte o informe de morosidad de la cartera.

haga

efectiva

la

garantía

   

Baja

utilización

de

Reporte mensual de clientes con varias actividades comerciales, de ingresos significativos y sin créditos contratados con la Cooperativa.

 

fuentes

financiamiento

de

frente

y datos del asociado si es asociado

Verificación

de

actualización

con

establecimiento

comercial

se

al

volumen

de

realizara

visita

a

dicho

negocios

o

actividad

económica

establecimiento.

 

Reporte

de

Gestionar la transacción como operación inusual. Diligenciar el formato de Origen y Declaración de Fondos

Cancelación anticipada y/o inmediata de créditos u obligaciones de valores importantes

consignaciones para cancelación de créditos superiores a

$5.000.000.

Disminución acelerada

   

de

los

pasivos

Gestionar la transacción como operación inusual y diligenciar el formato de Origen y Declaración de Fondos

financieros

frente

a

Cancelación masiva de los créditos

fuentes

no

establecidas

de

 

financiamiento

 

EMPLEADOS DE LA ENTIDAD

SEÑAL

ALERTA

   

ACCION

Tramitan frecuentemente

operaciones

excepciones,

o aprobación establecidos

controles

con

los

de

evaden

internos

Informe

aleatoria

operaciones

formularios

de

revisión

de

o

Por la primera vez con la suspensión del trabajo hasta

un (1) día; por la segunda

por

vez, hasta por (8) días; por la tercera vez que tal infracción

 

o

incumplimiento ocurran

6.

6.     dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será hasta por dos (2)
6.     dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será hasta por dos (2)
6.     dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será hasta por dos (2)
6.     dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será hasta por dos (2)
6.     dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será hasta por dos (2)
6.     dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será hasta por dos (2)
   

dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será hasta por dos (2) meses.

Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario

Observación

de

Solicitud de explicaciones respecto a la procedencia de los recursos.

evidencias

de

condiciones atípicas

Impiden

que

otros

Observación de actitudes preferenciales frente a algunos asociados

     

compañeros

a

atiendan

clientes

trabajo

determinados

de

Llamado

escrito

explicaciones

de

y

atención

solicitud

por

de

Sean renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades

Reporte o informe de vacaciones

Obligarlos a salir a disfrutar las vacaciones y a aceptar los cambios de actividad.

pendientes

de

disfrutar

y

promociones

rechazadas

 
   

Por la primera vez con la

suspensión del trabajo hasta

   

por

un (1) día; por la segunda

Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia

Seguimiento

ausencias repetidas del lugar de trabajo sin justa causa y sin autorización.

a

vez, hasta por (8) días; por la tercera vez que tal infracción

incumplimiento ocurran

o

dentro del mismo mes, la suspensión del trabajo será