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....
. Sistemas
Antecedfmtes academkos de los autores
. ,
Administrativos.
I
Juan Jose Gilli , i
Doctor en Ciancias Econ6micasyUcenciado an Admlnistrad6n (U8A) can Tecnicas & Aplicaciones
especlalizaeionas de posgrado en lamas de'pedagogfa y psicologfa social.
rector del Departamento de Administraci6n y Protesor Asociado a cargo de la SlI
Catedra de Estructura y ProCeditnientos an la Facultad de Clandas Ec6inlcas
(UBA). Profesor Titular y Coordlnador Acadamico en la maestria de Economfa y
Administraci6n del ESEAOE. Presldente de la Comisl6n de Estudlos de
JUAN GILLr':
tTaci6n dalConselo ?rbtesional de Ciandes Ec6nomlcas.
Angel Oscar Arostegui
ANGEL O. AR.OSTEGUI
Ucenciado an Admin'lstraci6n y C&ntador Publico (UBA); cursala carre
.INEs DOVAL DE 'ANTOINE
ra de posgrado en Adm!pistraci6n Rnanelara an la mlsmaunlvarsidad y ha
i .
reallzado cursos deaspeclallzaci6n docante. Profesor Adjunto de Estructura y
ANTONlOiFOVAKIS
Procedlmienlosen la Facultad de Clanclas Econ6micas (USA) y Profesor
clado de Teona de la Administrae!6n en.la maestria de Derecho Empresario ALEJANDRA S. IESULAURO
del ESEADE. . ! !
.mes Maria Doval de Antoine
Ueenciada an Admin/strad6n (UNR) y Contadora Publica (UNL); agre
sada como Docenta Autonzadade la Carrera Docenta de la Facuttad de Clen
des Econ6mlcas (USA) y cursa actuaimente el Doctorado en Clendas Econ6
micas en la misma facultad. Protesora Titular de AdministraciOn en la Universi
dad da Entre. RIos, Profesora Adjunta de Estructura y Procedimientos
, en l.a.USA en e!.lNADH. .
I
:! .
Antonio Fovakis . .'.
Uceneiado en Administracion y (USA):profesor Ad
junto de Estructura y Procedlmientos en la'FacuHad deClencias Economicas
'I,
(USA), Profesor As.ociado snla Carrera de Posgrado enSindicatura COl1cursal
de la misma facultad y protesor Titular de Teana de la Administraci6n en la
I
i' I
: I,i
Maestria de Deracho Empresatio del ESEADEj:,Micapresidente de la Comisi6n
,:1.
de Estlfdios' an Mministraci6nc del Conssjo Prtifesional deCiericias Econ6micas .
. ' -'. .
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i
Susana 'esulauro '. . .
Y'
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Ucenciada en Adminlstraci"!1 egresada.dela Faculti'ld de CienclasEco

_;1
namicas (USA) donde ha realiiadocursosde especializaCi6n docente. Profe
.hnIlM16n
" sora Adjurlta de Estructuray Procedimientos en la Facultad de Ciencias EcO
Unlversldad a Dlstanela
namicas (UB.'\), colaboradora del Instituto. de Investigaciones A,!:tminlstrativas
'!'I ",',
'I" de la misma facultad y Jeta de TrebaJosPracticos de Admlnistraci60de Recur
-notnanftj'/.
Illll.,1 lill
sos Humanos y de Estructura de la Organizaciones en laUnivsFSiclad Teenolo-
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giea Nacional Regional Buenos Aires. . .
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....
," ,PreseniacioTi..'. ,' .............._'.,. .'....;.".; ,';.....'11
MOdulo!
.TECNICAS
,'.
1.EIenfoquedesisteI1las...............................15
.,). 'aspectos defenfoque "",' '.:':""'; ,:::...15
1.1. Un nuevo paradigma,' J.2. Una teorla ae la orgcmlt.ad6n" .
1.3. Unametodolog(ade la administraci6n. '. ....'
2. Elaportealaadministraci6n.".,:, ... ... :......,.,,..,,..,21
2.1. Definici6n,de losobjetivos;
2;3. EstructuracMnde.lossubsistemas;'2A.'EvaluaCion del
desempeiio; 2.5.Direcci6nydiseiiO de sistemas.
"3 Al 'ad' . " .. ' ,', ,i.'i'" . ' 24
. ". gunaspar Ojas..,... , ....;, ......"....,........... .. .
Parasuautoeyaluaci6n .'.'.... .................,'.." .. ':.',' 25
. ; '..- ::.
Unidad2.Sistemasadmiru,strati"{os.,.; '.' ":'" ", ...,; 27
Qu
' . d ,'. ".? .' 27
1 ... ... .. ...;......'.; .,:".l,
1.1.Elconcepto;1.2.Loselemintos. . . . ,
.<.' fu .. . I?'" '.. . , '. ,... ..... 30
2. l, QUc. nCIOne;s.Cll1'JlP e.,.','.','...,..', .. ,.;...,.'.,.....
2.1. 2j.lxz'relacion cos/o-
.;, 'beneficio; 2.3, El control intl!mo,: 2.4. Los.requerimientos de.
. fonnacioil..' -, . <,
estudio de lossisrettra'S-il'tiministnltiv()s...','i:......" ...,. ,: 36.'
3.1.'Erroldelanaliita:3.2.:1 perfilrequerido: "'"
4.l?amsuautoevaluaci6n .,,.....,..................,:';'.40
o Sistemas Administrativos
Unidad 3. Metodologia de , "': . 43
1. E1 recurso del metodo ",.............. ................ 43
2. Una metodoiogia tradicional ........................... , 45
Etapa I: Definicion del plan de trabaja. Etapa II: Relevamiento.
Etapa III: An(llisis. Etapc, rv Disefia. Etape v: Implementaci6n.
3. La'perspectiva dela reingeniena ......................... 50
Etapa I: MovilizaciOn. Etapa II: Antilisis. Etapa 1lI: Selecci6n.
Etapa N:. Rediseiio. Etapa V: Implementaci6n.
4. An8.1isis comparativo . . . . . . . . . . . . . . . .. ................ 56
5. Para su autoevaluaci6n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 57
Unidad.4. Herramientas usuales ................ ............. 59
1. Del uso de herramientas ............................... 59
2. Cuestionarios ................ _ ........................ 61
3. Diagramas ........... ; ... ' .... -........................ 64
fl: Dkl.gramas de programaciOn; 3.2. Diagramas de representaci6n.
4. .. .......................... " ............ 72
_ 4.1. Pautas para La elaboraci6n de un manual de procedimientos.
5. Para su autoevaluaci6n .......................... : ..... , 79
. M6duioU
SISTEMAS APLICADOS
Unidad 5. Subsistema de Compras ......... 83
1. Alcance .... :.; ...................................... ' .- .. 83
2. . ; ...... ................................ , 84
3. NQrmas especificas de control iritemo '. ;: ..... : ............ 85'
4. Informaci6n gerenciaJ ....... ; .. , ... " ................. " 88
5. Descripci6rrdelsubsistema ............ : ... ". : .......... 88
5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de los m6dulos;
. 5.3. Ejemplo de 'un circuito de Compras. .
6. Para su autoevaluaci6n ............. ; ......... ., ....... 101
. Unidad 6. Subsistema de Pagos ... ............. " ........... 105
1. Alcance ............................ '.' .... : ....... , ... 105
2, Modalidade_$ -........................................ 106

"
Sistemas Administmt.ivos 9
3. Normas de .",.,.,. " ........ , ..... .... 107
de ::r;Jl!ro( inYerfio para el movimiemo de
5'.2, i'io.71'!:lS de C;)mla: especificas del subsistema
Pagos.
4 In
J: '.- " .. 111
. !or.maClon , , .. ., ........ " ... .
.. ......... , ......... : ...... 112
5.1. Diagrama 5.2. Descripci6n de los m6dulos;
5.3. Ejemplo de un circuito depagos
'6. Para su autoevaluaci6n ...... , ......................... 120
Unidad 7. Subsistema de Produccion ............ 123
1. Aleance ............... , .. -................. ........ 123
2. Modalidades ................................. : ...... 124
3. Normas especfficas de control intemo .................... 125
'4. Informacion gerencial ................................. 127
5. Descripci6n del subsistema ...... , ...................... 127
. 5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de m6dulos; 5.3. Ejemplo
de un circuito de producci6n. . .
6. Para su autoevaluacion . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Unidad 8. SlilDsistema de Ventas ...... 0 0 0 '0 0 139
1. Alcance .......................................... '. 139
2. Modalidades ... ,' ............................ : ..... , . 140
3. Nonnas especificas de controUntemo .. '" .. , .. , .. , , .. :: . 141
4. Informacion gerencial ... , ................ , ... ' ......... 143
5. Descripci6n del subsistema: , .................. , ... " ... 143
.5.1. Diagrama global; 5.2. DescripeiOn de los mOdulos;
5.3. Ejemplo de un circuito de venta a credito. .
6. Pal'a-'Sll autoevalq,aci6n .... ..... , . , . , ................ 152
Unidad 9. Subsistema de Cobranzas ...... 0 155
1. y ............ , : ....................... 155'
2. ........................................ 156
3.Nofmas de'control intemo ... '" .......... , ... " ...... , '. '158
3.1. Normas de control interno generales para el nwvimiento de
Jomios; 3.2. Normas de control intemo espedficas del subsistema
. de Cobranzas. "'," ..' -
4. Informacion gerencial ................................. 160
10 Sistemo,s Administratlvos
5. Descripci6n del subsisterna ........................ ; .. : . 161
5.1. Diagrama globaL 5.2. Descripci6n de los,m6dulos,'
5.3. Ejemp[ode un circuito de cobranzas
6. Para su autoevaluaci6n ......................... ; ... '. .. 170
. ,
! ,
Unidad 10. La infonnatica y los sistemas administrativos.:. 173
1. La tecnologia informatica ...... , ............ '. . . . . . . .. .. 174
2. El impacto de la infonmitica sabre los procediritientos' . ,
adrninistrativos .................... , . ; .... : .. . . . . . . .176
3.l,C6mo se modifican los subsisternas basicos? .. '.' . ",' ... , 178
3.1. Subsistema de Compras; Subsisiema ie .
sistema de Produccion; 3.4. Subsistema de Ventas; 3.5. Subsiste-
ma de Cobranzas. .." ,
4. Lecturas .. ': . , ............ .' " .. .' ...... ':, ...... : .. '" .. '," ...... 185
5. Para su autoevaluaci6n ............... ; ................ 187
1. . u 189
NormaIRAM 34501 (octubre 1984). . ,,'
Simbolos para la representaci6n gr8.fica ..... " . ". " .. ',' .. , 189
O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto; 2. Condiciones generales.
NonnaIRAM34502(setiembnd985}.:, : ".
. Tecnicas para la representaci6n gnffica ........ , ............ , 192
, O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto: 2. Condiciones g'eneraies ..
Norma !RAM'34503 (mayo de 1974): .' ,
Lineamientos generales para el'disefio de furmulari6spam Iii
, representaci6n gnlfica ................ :'; . , i :"" , : 199
O. Normas par consultar; 1. Objeto; Condiciones generales ..
Nonna!RAM 34551 (diciembre 1986). Manual de
tos administrativos. Contenido y presentaci6n ..... :.' ...... : ... 201
o. Nor-mas por consultar; 1. Objeto y alcande;: 2. Dmtenido del
manual; 3. PresentacioTi del manuaL .' .
. . :." . " -',. .
Apendice 2. Regimen de facturacion y R.egistracion de 205
:' " " ,f
Apendice 3. Aplieacion de las berramientas a ,una
. . -. .. .'
Bibllogi-afia' Gener8I .... 4 .. " ............ 1'1 .. "....... " Co fI a ._ I) .(I ... 219
& _lEi -_
Presentacion
, Julian Marias declo, a poco de cumpUr sus
alios, que los proyectos son Ia vida. En esesentido, este libra es
ademas un proyecto compartido por u.n equipo 'quetrata de volcar
en el su experiencia projesionaly especialmente su trabajo docerl.te
en 'La C6.tedra de Estructura y Procedimientos de l,a Facultadde
Ciencias Econ6micas de la Universidad de Buenos Aires.
. La concreci6n del prop6sito enunciado se orienta hacia tres
objetivps centrales:
1) Integrarse al proyecto Hemandarias' de Educaci6n a Dis-
tan cia, como texto comun de las distintas carreras tecnicas.
2) Cubrrr un vacfo bibliografico sobre el tema de
ministrativos, especialmente sobre los aspectos tecnicos y la ejem-
plificaci6n de sus aplicaciones.
"I'frJ. Servir .una de para aquellos fj,u,e
.' traMlJan en el analzsls y aZ'senq de SIstemas. No pretende ser la uit!-
, ma palabra, solo intenta ser un aporte tecnico.
En cuanto a los contenidos del libro, podemos decir que el
analisis y diseiio de sistemas administrativos constituye una
dad muy difundida en nuestro medio, aunque no siempre adecuada-
mente comprendida y valorada en sus aspectos metodo16gicos.
La irrupci6n de la computaci6n crea en mucho! la idea mtigi-
ca de que su potencialidad permite, por sf sola, resolver todos los
problemas y lograr una administracion efectiva y eficiente. asegu-
"
12 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCrA"HERNANDARIAS
rando ademas informacion confiable y oportuna para la toma de
decisiones.
La realidad, por cierto, dista mucho de esta creencia. Los re-
sultados de los procesadores electronicos 0 humanos dependen del
programa que utilizan y estos no pueden definirse apropiadamente
sin un reconocimiento'metodico de la empresa y de sus problemas.
En esteultimo proposito se centra el desarrollo dellibro, que
se ha organizado en tomo ados modulOs tematicos:
En ez Modulo I, l?ajola denominacion:de Tecnicas, se intenta-
ra, partiendo de fa perspectivadel enjoque sistemico, caracterizar
a los sistemas administrativos as( como la metodologia y las herra-
mientas disponibles para su aiuilisis.
El Modulo IL Sistemas Aplicados, nos propondra la aplica-
cion prtictica de las tecnicas ya aprendidas a los cinco subsistemas
btisicos de toda empFesa: las compras, los pagos, la produccion,
las ventas y las .
Por ultimo, creemps que la expectativa y el esjUerzo puestos
. en este libro estarian iampliamente recompensadas, 'sf el.lector en-
cuentra en el un elem,ento utiZ para desarrollo profesionalyde
ap/icacion al de lao re;alidad administrativade empre"-
sas e institucionesde oSu m(!.dia. .' ..' .
. I
Juan Josl Gini

"
MOdulo.!
TECNICAS
......
Este M6d!,1lo tiene como objetivo lograr un acuerdo
acerca del concepto de sistemas adrninistrativos para, a partir de
allf, conocer la rnetodologfa y las herrarnientas disponibles para su
ammsis y diseiio. El desarrollo del modulo respondera a la siguiente
estructura:
La Unidad I, EI enfoque de sistemas, se inicia con e1 analisis
del enfoque de sistemas desde una tripleperspectiva, como paradig- .
rna cientIfico, como teorfa de la organizaci6n y como metodologia.
de la adrninistraci6n. La Unidad concIuye con un resumen de los
principales' aportes de este enfoque a la Administracion, que tiene el
objetivo de fijar conceptos y precisar terminos que se utIlizaran en
el resto del libro.
En la Unidad 2, Sistemas administrativos, se da respuesta a las
preguntas l.Que es un sistema administrativo y cuaJes son sus fun-
ciories? Esta ultima pregunta nos neva a tratar los conceptos de efi-
cacia, eficiencia, control interno e infonnacion gerencial. La Uni-
dad termina introduciendonos en la tarea del artalista administrati-
vo.
La Unidad 3, Metodologia de. analisis, tiene la intencion de
proporcionar una gufa practica para el analisis de sistemas adminis-
trativos. A tal fin se presentan dos,programas de trabajo, uno plan-
teado desdeun enfoque tradicional y otto desde una perspectiva de
reingenierfa. .
Con la Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Modulo
presentando algunas de las hyl!amientas mas comunes para realizar
las tare as previstas en elplan de trabajo del analista; es decir: cues-
tionarios, gnificos, diagramas y manuales.
:-;.

' ...... '::","'., .. : ..... :
.:;..
. . " :.
;:. ::,:,:,:": :',;,::" ':,:.,': {F-",.,:,,:_

..
"

'Unidad 1
EI de sistemas
P or de' que nada mas pnktico que una buena teo-
,.,ria, cornenzaremosnuestro trabajo, que trata de tecnicas y apliea-
ciones, hablando de la teorfa de sistemas. Pretendemos preeisar su
y ver emil es su aportea la administraeion y en particular a
nuestrotema de sistemas administrativos. '.
'" A partir de aquf, avanzaremosen las Unidades 2 y 3 sobre el
coneepto de sistema administrativo, y en la metodologfa para su
anaIiSis.,:' l .
1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas
Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda
provisoria la definici6n eorriente de sistema como conjunto de ele-
mentos relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per-
. son as 0 eonceptos y tambien distintas eombinaeiones entre los tres
. eomponentes.
Sobre la teorfa que se oeupa de los sistemas, dice Van Gigch
(l981) "euando hablamos de Teona de Sistemas a de Enfoque de
' ... Sistemll$, podemos referimos a muchas casas", entre atras, a un
16 FUNDACION
nuevo paradigmr:tdentfficr\. a una teona de la organizaci6n 0 a una
metodologia de ,,,jmimstraci6n.
l.L Un nuevo paradigma
O:lfienzaremos Ihablando de iaTeorfa de Sistemas como un
. nuevo paradigma eientffico, y para ella tenerr"o::; ;c.:rerimos,
concretamente, a la teoria general de sistemas y buscar sus antece-
dentes en los de Von Bertalanffy a partir de 1920, y funda-
11]30, C'i.:ianao pace su propuesta de un enfoque que
abarque el estudio de los tern as eomplejos.
Estas ideas toman forma en 1954 cuando Bertalanffy junto con
Boulding, Rapoport ,y Gherad eonstituyen la Society for General
Systems Theory, que tendril como objetivos fundarnentales la inves-
tigaci6n de iSOIIlorfiSJI10S entre 90nceptos y; teorias de distintos
campos del conoeimiento; el desarrollo de modelos te6ricos para
. aquellos campos del conocimiento que carecen de elIos (especial-
mente las ciencias sociales por sus problemas de cuantificaci6n) y
por ultimo; la unidad de la cienda, es decir 10 que Van Gigch llama
definir un "orden de 6rdenes" 0 una "ley de leyes".
. Cuando Van Gigeh estuvo en la Argentina, en 1982, hablaba
de una "metateona cientifica" y hacia referencia a la teona general
de sistemas. . . ' . . '
Veamos cuaIes son los. conceptos distintivos 0 basic os de esta
. teona general de sistemas: .
_ Interreldci6'le in.terdependencia entre los elementos del
sistema: los elementos no relacionados nofonmm parte del sistema.
Siconsideramos unsistema:.eI1.1presa, por ejemplo; es facil advertir
la iriterrelaci6nque existe entre vetltas y producci6n,o enu-epro-
ducci6n yfinanzas. ...... .
_ Totalidad: podrlamos llamar a este concepto de totalidad
;"gestaltico'\en .tanto enfoca sistema complejo. como una totali
dad yno trata de hip6tesis 9 de proponer soluciones a partir
. de una parte del siste):na 0 de un problema concreto.
.. . -Teleologia: es decir, que los sistemas buscan objetivos im-
.: plicitosy estos objetivos tienden ala supervivencia'. Todos los s!ste-
.. mas incluyencomponentes que iriteractUan, y la interacci6n hace
. que se alcance meta, un estado final 0 una posici6n de equi-
librio.. .. .
. '-Existencia de un ciclo:que tiene que vcr con insumos, pro-
cesbsy productos. Esta referido a materiai; primas;'mano:de obra,
i
!
EL ENFOQUE DE SISTEMAS 17
f;';"'"'t . F ... uu--
dinero e infomnicion.que ingresan, suffen una transformaci6n den-
tro de la organizaci6n.y vuelven a salir en tenninos de productos,
de servicios, de pagos, remuneracices etc. Este es. el ci-
cio 2;f::tividade. ilecesarias para c:oLsecuci6n de:las metas,
- Entropia: este concepto que en los sistemasflsicos
los elementos, si no se mantlenen ordenados, tienden a1 desorden.
En este sentido los sistemas compleJos, los sistemasisociales, tienen
Ia posibilidad de mantener elorden mediante la inoorporacion de
energia. . ii , i
. Cuando hablamos de incorporaci6Ii' de energia. est amos
. riendonos a la incorporaci6n deinformaci6n acercaqe]os resulta-
dos de sus actividades queJe permite realizar aJustes ycorreccio-
nes. ; i Ii
.. _1. Jerarqu(a ydiferenci{lcion: elterrhino impJicani-
. veles pe sisteinaso sub.sistemas. Por ejeipplo, un primer
nivel que es el de la empresa global y despues podernos diferenciar
subsistemas en un . segundo nivel; comopocirian ser ;108 de comer-
producci6n, fina.nzas, administrad6n de, personal. A su
vez, pbdriamos establecer uri tercer nivel desribsistemas dentro de
cada una de esasareaS: Sj tomamos ventas:teruiIfrurtos irivestiga-
mercado, operaciones deventas, sf)rviciqs publi-
Cidad,letc. . .. . . . . . ':.' . ..... ... 1 .' ...
Tambi6n tenem08 un concepto de. difereriCiaCiori para el curu
sirven, los ejerriplos que hemosdado, donde los subsistemas tienen
. que ver can areas de especialidad,con funeiones diferenciadas.
.; _I Regulad6n o control porretroacd6n:el conceptb de re-
tracci6ti, oretroalimentaci6n tiene que vet, c0111a infQtmaci6n aeer-
'ca de)as salidasque va a permitir ajustarel comportarniento de Ia
. empresa. paraellogrodelos objetivos. Esto iinplica;JoqIlular obje-
: tivos y planes para cumplirlos; eI l::ontrol nos permitira deterrninar
. desvfds en la ycorregirlos.. : ..
1.2. Una teoria de la organizacion
<
. . Si pasarnos ahora a analizar el eQ.foque del sistema como una
teoriaacerca deJas prganizaciones, tenemosque referirnos a: la evo-
Iuci6n' de los .modelos sabre Ia En primer lugar, ten-
driamos elmodelo formal 0" modele mecanlco que coincide oon .el
. enfoque chisico centrado bcisicame.nte en la divlsi6n de tareas por
especialidades y la estructuradon de la organizaciqn de acuerdo
con ciertos principios "cientfficos",
,,r "1\':.lt 1: .. t',
p.
18 FUNDACIONUNIVERSIDAD A OISTANCIA uHERNANDARIAS'
Para los clasicos, el modelo fonnal va a permitir predecir el
comportamiento de los participantes. Cuando estamos hablando de
este enfoque aparecen Taylor, Fayol y sus seguidores, pero tambien
Weber,porque en definitiva su modelo burocratico es un modelo
basado en Ia forrnalizacion para lograr el control del comporta-
miento.
Las disfunciones del modelo Weberiano, advertidas por Mer-
ton y Zelznick, provocanla reaccion contra el modelo clllsico des-
de la perspectiva de la socio\ogia a partir de E. Mayo.
E! segundo modelo, Hamado organicista, tiene que ver con el
enfoque sociol6gico de Parsons y Homans que tratan deestudiar la
organizacion a partir de una nueva analdgfa biologica.
Parsons habla de un mecanismo de homeostasis, mecanismo
que incorporado a las organizaciones sociales les perrnite 10grar
---como a los organismos. vivos- una estabilidad y perrnanencia a
traves del tiempo.
En cambio, Homans ya habla de un concepto de equilibrio
pnictico tal vez mas parecido a]concepto de la teona del equilibrio
de Simon donde la subsistencia de la organizacion depende del ba-
lance de compensaciones y contribuciones. .
Y, por ultimo, tenemos el modele de sistemas, que nos va a
proponer una vision distinta dela orgapizacion,sobre to do en cuan-
to aesta situacion de equilibrio ode autOlnantenirriiento.
SegUn este enfoque las organizaciones son sistemas caracteri-
zados por condiciones de:
- CompZejidad: aquf debemos hacer referenda a la escala de
sistemas de Boulding,donde ios tres primeros niveles de compleji-
dad estan referidos a sistemas f1sico-mecanlcos, los tres niveles si-
guientes a los sistemas bioJogicos y sus tres niveles de mayor com-
plejidad estiin:constituidos por el sistema humano, el sistema social
(niveI 8, donde encontramos a las organizaciones) y los sistemas
trascendentes.
- Artificialidad: es decir que'la interaccion. entre los cornpo-
nentes del sistema (personas, recursos ffsicos e informaci6n) no son
relaciones naturales, sino relaciones deliberadamente disefiadas par
el hombre. Esto nos acerca al concepto de Simon de la administra-
cion como ciencia de 10 artificial, como ciencia deldisefio.
. - Aperiura: esta condici6n se refiere al intercambio dclico
de energfa con elambiente, .<1: traves de la secuencia entradas-proce-
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
19
sos-salidas y realirnentacion que pociriamos graficar de la siguiente
manera:
Mercado Insumos
Empresa Mercado Productos
,-- ir-
Trabalo ~ ' - - . - ... ".-
. '. Materia prima i Entrada :_.: Pfoces. 0 ,--j Salida
Teenologla ; - :i I I
Capital :""'---r--
c
'_ .. _- - '------..--
I ,,_ Aetroalimentaclon
Productos
Servlcios
El sistema est a en .relation con su medio ambiente, pero Lque
vamos a entender par medio ambiente? No podemosutilizar una
definicion simplista de ambierite como todo aqueUo que no pertene-
ce al sistema. Schoderberk (1984) establece dos condiciones
caracterizar al ambiente: ..
1) Que este constituido por variables no controladas por la Of-
ganizacion .. _ .
2) Que los factores que constituyen el ambiente sean relevan-
tes para la organizaci6n. _
~ Y curu es la linea divisoria 0 lImite entre la organizacion y su
ambiente? Aqui parece apropiada Ia referencia de Katz y Kahn
(1981) quienes definen ellfmite como la zona donde el intercambio
de energia es mas bajo que en el resta del sistema.
Si volvemos a nuestro gnifico, tenemos mano de obra, mate-
rias primas, tecnologfa y capital como insumos que la organizaci6n
requiere de su amhiente y, por otro lado, un mercado constituido
por la poblacion en general y. mas especfficamente, por clientes y
competidores, hacia el eual se dirigen las salidas de productos 0
servicios. .
Es decir que del ambiente, considero como componentes rele-
vantes :para el analisis, aquellos que inciden sobre el funcionarnien-
to del sistema.
-lntencionalidad: significa que la organizacion funciona en
torna de determinados objetivos y sus actividades tienden a lacon-
secucion qe los mismos. Los objetivos sirven de orientacion al
comportamiento y la informacion acerca de su cumplimiento nos
20 FUNDAC!ON UNlVlERSJDAD A .DfSTANCfA 'HlERNANDARIAS'
.' ..
. peITIliteun controi po;' retroalimentaci6n . mantienti;;;;1
miento del de acuerd.ocml 10 planeado.
El tema 12.retroalimentaci6n da origen
bernetica como. 1m desprendimiento de la
mas. Tenemos U:2 mecanismomucho mSs
home6s':&Sls
!,"J.dodologfa de la admiS'tistracion
Ahoraque significa. el enfoquede sistema como una
metodologfa para Aa adrninistraci6ri.
Elconcepto desisterna se opone aJa ensefianza tradiciooal de
la administraci6n ya' que privilegiaelconocirniento del sistema to-
ial antes que la bUsqueda del funcionarniento de las partes.
. . . Usando las palabras de Yafl. Gigch que'existe una rne-
todologfa de disefio ge sistemas que se. opone a la metodologfa tra-
dicionalde mejoraIDierito de sistemas. Lasprincipales diferencias
entre a.mbos puedensintetizarseenel siguieritecuadro:
. . '. . . .
Vision
Interes .
Metodo
Objetivos .
RtSultado
M ejorfli del sistema',' ...
. . Para,precisar elcontenido delcuadrQ, podemos/agregar 'que,
en el primer vision es introspectiva,: haoiael interior, ha-
cia elsistema que se analizara. . . . . .
, . EI enfoque sisremico, en cambio, requiem una comprenSi6n en
. relaci6ncon sistemas\mayores externos a este;Javisi6n,entonces,
es extropectiva. '. . '.
EI int"eres drilenfoque tradicionai esta puesto en las 'causas' de
los desvios'o eirores, mientras que en el'enfoque de sistemas el in-
teres estapuesto en los aspectos estructurales y de CU3,Qdo
r . . '.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS' 21
::structurales, hacemos a
uenen ClUe ver,con la distribuci6n de
(..!.Ujj,,,,,,.>O.,., nos referimos al ci-
problema y
,=,.i:;;-;-(_liran su reso-
va ahlslar, sino
emasls en relaciones.
en el enfoque.tradjciomUI estan mal
, 'Ib"
qi,pUeSltOs; un ppros
tivos. . . .,'.
En cambio, en el enfoque de sistema importan los! objetivos
de los subsistemas, pero tambien su relaci6n con los objetivos del
sistema mayor. .. . .
. En cuapto al. resultado de ios: dos enfoques. decir que
eltradicionalnos permite-una mejorfadel sistemaexistel'ltej' en cainbio,
elsisternico nos proporciona el disefio de un nuevo sistema..! 1.
2. EI aporte' a la administracion
Luegc;> del anruisis de los ires aspectos del enfoque .
podemos decir que;.auo cuandQ lapretenci.6n de la Teorfa de Siste-
mas como imetateonafcientlfica (Ley db. Leyes)' ha side
es que la. misma ha un" cambio de iparadigilla
para la Adx;mnistraci6n .. ' . . . .. ' .' ., . i
1
.
Esto' se advierte.cIararnehte cuando vemos lasorganizaclones
a partir del modelo. sistemico ''1 tambien cuando utiliZamos la meto-
dologia deidisefiode,sistemas para -definir estructuras 'Y, procedi:'
mientos. . .' ," . '., ,
CUaJl'dohablarriosdelrnodelo.de sistemas
vimos c6mo, del mismo, se puede aprecia!r la'com-
plejidadde'iloque debemos admirtistrai. . .: . . .
Desde la' perspectiva' metodo16gica, 'resultam litil. resenar los
principaleSiaportes de'la teona de sistemas al administrador, que se
refierena las sigliientes areas:' ... ' . , .
2.1.' Definici6nde l!mites
El sistema que se aniiIiii riotetmina cuando se han identifica-
do:todos los elementos de una organizac!6n. Los limitesique sepa-
22 23

....
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA "HERNANDARIAS
ran al sistema de su ambiente no siguen las lfneas estabJecidas en
un organigrama; el sistema totalcomprende todos los sistemas que
se considera afectan ose yen afectados por las entradas y salidas de
organizaci6n.
Por exclusion, el media se estructura con todos los
elementos no incluidos en el sistema total, es decir aquellos sobre
los cuales el que toma las decisiones no tienecontrol.
. Esta conceptuaHzacion libera al administrador de encarar. su
tarea desde un estrecho punto de vista funcional y, de hecho, 10
obliga a considerar otros sistemas. que son entradas 0 salidas para
su sistema. Los proveedores, los financistas, los consu]tores, distri
buidores, etc. son extern os a la empresa pero afectan su funciona
mien to, y serequiere su cooperaci6n. . .
2.2. F ocalizaci6n en los objetivos
El establecimiento de lfmites esta unido a la necesidad de de
terminar metas y objetivos.La. tarea del administrador consiste en
comprender nos610 los objetivos, sino tambien la forma en que se
integran en objetivos mas amplios que convierten ala organizacion
-. en un sistema. . . . ".
Tratar a las organizaciones con referencia a su medio ambiente
-el enfoque de sisteI11as abiertos- implica una superaci6n clara
del tradicionalmente aceptado y bien defendido enfoque de la orga
nizaci6n como un sistema cerrado.
Desde la nueva perspectiva, el adminlstrador debe conciliar
los objetivosde la organizacion con las demandas del contexte: ac
ciomstas, acreedores, elientes, proveedores, sindicatos, competido
res, etc. y establecer 1a contribuci6n de los distintos subsistemas
para ellogro de los objetivos del sistema total. .
Cuando considerarnos el problema de de objeti
vos debemos tener en cuenta que:
Al ampliar nuestra vision, abarcando nuevos subsistemas los
objetivos cambian, seguramente se amplian y min pueden mostrarse
contradictorios con los anteriores.
La fijaci6n de objetivos esta relacionada con los diferentes
criterios seg6n los cuales losparticipantes juzgan los logros de un
sistema, raz6n por la cual eladministradordebe obtener consenso
suficiente para hacer viable a la organizaci6n.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS

2.3. Estructurad6n de los subsistemas
Una vez que se .han identificado los objetivos, pueden agrupar
se: las actividades que buscan objetivos comunes 0 que se refieren a
funciones relacionadas. A partir de alIi, se estructuraran,los subs is
temas de una manera coherente, concentrando la atenci6n enla in
terrelacion de las tareas que deben llevar a cabo los diferentes nive
les y sectores dela organizacion. . .
Mas especificamente, el enfoque de sistemas hace posible
aprovechar la especializaci6n en el interior del sistema y de los sub
sistemas, pero destacando a1 disefiar las subunidades que componen
'la organizacion, que su prop6sito es satisfacer los requerimientos
. del sistema total. .
En el mismo sentid6, Drucker nos propone tomar en cuenta los
objetivos para determinar cuates son las actividades fundamentales
de una empresa y tambien para clasificar las actividades' segl1n su
contribucion. De est a manera, diferencia las actividades de direc
cion, las que contribuyen a resultados, las de apoyo y las de mante
nimiento interno.
2.4.Evaluat:i6n del desempeiio
A partir del concepto de entropia, el enfoque de sistemas defi
ne un proceso de retroaccion 0 regulaci6n queptoporcionara al
ministrador la informacion necesaria para el control.
Cuando hablamos del ciclo insumos-procesos-salidas y retro
alimentacion nos estamos refiriendo a la evaluaci6n de la eficacia
organizativa pero, tambien, ala evaluacion de cada uno de los sub
sistemas que la componen.
Si bien el modelo de logro de objetivos puede ser cuestionado
por partir del supuesto implfcito de que las organizaciones tienen
objetivos_y que estos son identificables, 10 cierto,es que en la prac
tica la fijacion de objetivos y la evaluci6n de. su cumplimiento son
un hecho comente de administraci6n.
2 . .5. Direccion y diseiio de sistemas
Sj bienel termino administracion abarca tanto las funciones de
planeamientocomo las de organizaci6n y control, muchas veces se
estab1ece unachira separacion de la fund6n de disefio de sistemas.
No se puede distinguir a1 diseftador del administrador, debido
a que\as decisiones tomadas par uno afectan directamente al otro.
24
25
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTAt;JC/A -HERNANDARlAS
El disenador no puede separarse de las de plat;eamiento y
operacion deJ sistema y, a Stl vez, el admlUlstrador se mvolucra en
el diseiio cuando detennina los objetivos y alcances del sistema y
cuando asigna los recursos,
'Obviamente, eladministrador y el diseiiador trabajan en pas
del Inismo conjuntode objetiyos, aun cuando su punta de vista pue
diferir enenfoque y metodo, ya que generalmente sus funciones '
se asignan adiferentes personas separadas por tiempo yespado.
Con el enfoque de sistemas se busea minimizar esas diferen
cias ya que se que ambos toman decisionesque deben
optimizar el totaL En la pnktica, la es que todo
proyeeto'de dlseno tenga como hder aladIDlnIstratiyo responsable
del sistema y que el analista actile como soporte: tecnico y cataliza
dor de; la tarea.
3.. Algunas _______-,--_
Hemos visto qtt
e
Ja contribuci6n delenfoque sisternico a la
pnktica del administrador es significativa, especiaImente en 10' que
se refiere a la tarea de disefio, que es el tema central, de estelibro.
Pero no parece propio terminar esta Unidad sin mencionar dertas
paradojas que algunos autores encuentran en este enfoque y que re
seiiaremos a continuacion: ," .
- ComplejidadfversUs simplicidad:' . esta paradoja se refiere a
que, aun concibiendci a la organizacion como un sistema complejo,
muchas veces estamds tentados a actuarsobre el sistema desde un
enfoque 'simplista pot el uso deUrecetas" administrativas, oporque
debemos tomar decisiones parciales por cuesti6n de tiempoo de
economia de recursos, perdiendo de vista elsistema total. .
Orden versus desorden: la teona de sistemas "elorden de
ordenes" propone un imodelo de funCionarniento de la organizacion .
en torno a determinados: objetivos, 10 que'tambien supone -como
acabamos de ver- retroalimentaci6n de infonnaci6n' para el con
trol del desempefio. Sin embargo, sabemos queen la realidad rnu
chas veces coexisten d orden y el desorden. .,' '.'
Tendernos a pensar que el des orden aun el caos- no son
administrables, pero para muchos autores son administrables, aun- "
que de una manera distinta a la que estarrios acosrurnbrados.
. Optimizaci6n versus suboptimizaci6n: la bUsquecla del opti
mo parece en iun sistema orientado por objetivos y con in,
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
formaci6n para la autorregulaci6n, pero resulta util para superar la
paradoja, ila propuestade Thompson de diferentes grados. de apertu
ra del sistemasegtill el nivel de la organizacion. "
ASl, cuando focalizamos en el nivel de direcci6n, estamos en
frentando'la incertidumbre del ambiente y debemos pensar en la Of
gartizacioncomo 'un sistema abiertoy en deqisiones satisfactorias.
En cambio, cuando consideramos los niveles,Operativos; la incerti
dumbre ha sido acotada por las decisiones de los IDvcles poHtico y
gerehcial y, por 10 tanto, podnamos pensar en decisiones 6ptimas
propias de tin sistema cerrado.
- Adap1aci6n versus autoorganizaci6n:iel enfoque sistemico
supone que la organizaci6n se adapta a loscam,bios que fIe exige e1
contexto a traves de 1a retroalimentaci6n. Etkin (1989) dice que las
organizaciones no estlin adaptandose permanenternente a los crun
bios que les el contexto, sino que tienen sus propios mecanis
mos de regulaci6n. sus propias leyes de autoorganizaci6n. . .
4. Para sn autoevaluacion
1. De unadefinici6n del termino "sistema" eilustrela con a1
gunosejemplos provenientes de la vida diaria.'
2. Con referenda a una organiiaci6n con la que este familiari
zado(por:ejemplo: unafabrica, un banco, un!hospital 0 una escue
1a) enumere sus entradas, procesos, salidas y retrQaccion. i .
3. Compare el enfoque analitico (tradicional). con el enfoque
de sistemas.
4. Comente de manera breve los aportes ala administraci6n de
la Teona de Sistemas.
5. l.,Existe relaci6n entre la "focalizaci6n en los objetivos" y la
"evaluacionde1 desernpefio"? Fundamente su respuesta.
6. i,Que importancia tendria la "definicion de llmites" para el
disefio de:sistemas en administracion?
7. l. Cu81 de las paradojas del enfoque sistemico Ie parece mas
significativa tomando en cuenta 10 dicho enelpunto 2TFundamen
te de manera breve.
8. C<;>mpare el texto que se acompaiia a continuaci6n, tornado
de Elkin (1989), con 10 dicho en estaUnidad y enumere Ipor 10 me
nos tres reflexiones que surjan de la comparaei6n:
(
26 FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS'
En Administracion, en el niveJ de las descrlpciones, una de las
conceptual/zac/ones con mayores atractlvos es la que invita a conside
rar "el todo" en lugar de las partes, haciendo referencia a la presencia
de un sistema. Se adjudican a este concepto propiedades de compor
tamiento aut61l0mo que en realidad s610 son reconocibles en .indivi
duos y organismos concretos. El enunciado de /a organ/zaci6n como
sistema (no como diseno informatico), es valida como abstraccion,
como distincion en el plano de las ideas, como construcciones cuyos
bordes 0 limites son fijados pore! observador. Pera los sistemas soc/a
les . no tienen unarespuesta, salidas 0 conductas unitarias, ni persi
guen prop6sitos salvo las finalidades que surgen de la indagacion de
su histor/a y de sus interacciones con el entomo.
Decir que la organizacion es como un sistema vale como abor
daje 0 perspectiva. un recurso cognoscitivo cuando se trata depo
ner como figura a las relaciones e interacciones en la organizacion 0
para explicar por que se difundenJos camblos locales 0 la resonimcia
de las ace/ones. EI sistema es la unidad, pero este rasgo de coheslv;.
dad no es productor por sf mismo, no es una causa, n/ componente f(
sico, ni recurso distinguible de la organizacion.
La idea del. sistema esta asociada con la intencion de mostrar un
conjunto cohesionado,en un ambito determiriable. Se vihcula con fa
noci6n del orden. la sincronfa, el equilibrio, la complementariedad y es
tabiHdad de las relae/ones entre las partes. La idea de la existencia de.
este orden (natural, necesario) ell un organismo es el tundamento te6- .
rico para justificar acciones que 10 preserven. EJ resuJtado (cuando las
premisas son triviales) son las practicas prescriptivas, Comunicaciones
instructivas, actitudes inql,Jisitivas, programaci6n de las decisiones y
cambios s610 conseNadores. .
(Etkin, 1989: 13)
_ me iHmMia: AN ; t..
Unidad2
Sistemas administrativos
El enfoque de sistemas; como hemosvisto -mas aHa de
las limitaciones sefialadas- resulta un recurso cognitivo utH para
entender las relaciones e interdependencias dentro de una organiza
ci6n y nos proporciona pautas metodo16gicas a la hora de proponer
sistemas administrativos concretos.
. Comenzaremos esta Unidad con la presentacion del concepto
y los elementos de un sistema administrativo paraluego avanzar so
bre sus funciones y sobre la tarea de amilisis de sistemas.
1. ;,Que es un sistema
Iniciamos nuestro recorrido por la Unidad 1 con una defini
ci6n provisional de sistema c()moun conjunto de elementos interre
lacionados; pero esta definicion tan genericanos pemrite referinnm
tanto a un sistema economico como al sistema circulatorio y tam
bien aun sistema de transporte 0 aun autom6vi1.
Si repasamos la Unidad anterior, veremos que fuimos preci
sando el concepto para referirnos al sistema empresa, asi hemos ad
vertido como 1a interrelacion t.oma sentido si se orienta a 1a conse
28
29 FUNDACION UNIVERSfDAD A DISTANGIA "HERNANDARIAS'
cucion de ebjetivos, y que para Jegrarles el sistema realiza un ciele
de, entradas, proceses y salidas medianteel cuall interacttia con su
ambiente.
Ahera, estarnes en mejores cendicienes para en tender Ia em
presa ceme sistema y; sus caractedsticas de intencienaEdad, apertu
ra, complejidad y artificialidad. Esta ultima caracteristica que no. se '
refiere a']a interrelacion de elementos (personas,recursos ffsico.s e
infermacion) cemo. a una relaci6n natural, sine ceme al resultade
de un disefie deliberado,es una bl.).ena introducci6n al co.ncepto. de
sistemasadministratives. ," ' .'
1.1.EI concepto
concerto. de sistemas administratives est:!. estrechamente re
lacienado cen les. procesos;asf Frischknecht dice en e] pr610ge a
La Gerencia, de Peter Drucker (1975), que los sistemas administra
tives deben ser interpretades come programas para prescribir tareas.
Persu parte, Lardent (1976) define )es sistemas administrativos
ceme una red deprocedimientes relacienades de acuerde con un
esquema integrade, tendientes al ]egre de fines.
Sin duda, una empresa no. puede cumplirsus fines sin merca
do., producte 0. capit41, pero para que las funciepescomereiales, de
. prodticci6n y puedan Hevarse a cabo. en fonnacoordinada
y efectiva,. sera. necesario que multiples' actividades administrativas
se desarrollen' efkazhiente y surilinistren la infehnaci6n necesana
para la teina' de decisienes. ':' . ..
El iulrriinistrotivo es aplicable a teda actividad que re:':
qui ere deinferxnaci6no quela genera a traves.de la tennina! de una
computadeta 0., mas/simple aun;medianteun formularie; una neta
() un registro.Este es independiente del sector dende se realiza lei. '
actividad. es decir Jermara parte del sistemal administrativo tan
to el registro,de que. hace un' sllpervisqf 'de fahrica
o la emision de iaNota de Venta por un vendedor, como la registra
ci6n centable.efectuadaen Contaduda. . " .
" Esas, multiples permitininque el'preducte sea ela- ,
borade. y este. dispenible en cendiciones de cantidad y caUdad para '
ser entregado. alcliente;de manera.similar se:requerininactividades .
de cobianzas quepermitan con tar cen los fondos necesarios para
pagar por los insum,osquedebemes utilizar eIlla prodl.lcci6n. Sin
duda, el depor S1 no. puede el exito
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda exitesa . sirl ,un
bueri sistema administrativo.' " .' : .
. Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades
l
que com
, prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co
mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
en la centabilidady en los.requerimientqs informatives
gerel1cia. .: . ". '.... . .1 , : .
. En el siguiente grafico de cfrculos cenceritricos se representan
e,n.el cfrcu,Ie. exterier, los cinco. subsistemas en e1 si
, gukinte cfr:cule, aparece e1 centable"queconcentra lainfor
operativa d\! todos IQs subsistemas; y.per ultimQ,icomo .cen
tral tenemosel sistema deinfennaci6n gerencial con la illfonnaci6n
,resuinida y sistematizada de.acuerde cenles requerimientos de ese
itiveL .' , .' I '1 I'
Ahorflveamos el,gnifico; luege en elsegundoM,6dhle del Ii
. bro preselltaremos en forma detallada el funCicinamieqtp <:Ie cada
uno de losjsubsistemas basicos, . . . .,
compra$.
. "
.......... ......
Informacion
Gerencial
1.2. Los elementos
Un pro.verbio tradicional indentificaba la.administraci6n cen
"hacer que se hagan las cesas'.'. pero hoy esta obsoleto:ise ha pasa
de de admiI;ustrar las. cosas a administrar persenas y de ahi a admi
nistrar infennaci6n. Per -cuando hablames de ,les ele
"/.
30
31
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTMJQIA "HERNANDAR/AS
mentos que componen un sistema administrativo nos referimos a
personas, recursos fisicos e infonnaci6n.
EI funcionamiento de una empresa esta encuadrado por las de
cisiones estrategicas que establecen las pautas que se utilizaran en
el planeamiento y, a su vez, los planes establecen Ia decisiones que
se transformanin. en Ia ejecuci6n de deterrninados hechos ffsicos
(recibir materiales, transportarlos, elaborarlos, entregarlos a los
clientes, cobrar, pagar, contabilizar, etc.). La enumeraci6nanterior
nos pennite advertir los distintos elementos que confonnanlos sis
temas administrativos. ., ..
. - Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y
con distintas atribuciones:directivos, gerentes, empleados,obreros,
especialistas, etc. que tendnl.n competencia -por ejemplo--,,-,- sobre
temas comerciales, tecnicos, financieros 0 contablesy, que adem as
de las actividades especfficas de su nivel yespecialidad, dedicaran
tiempo a captar, procesat, conservar y transmitir infonnaci6n.
._. Un conjunto de recutsos ffsicos compuestopor edificios,
instalaciones, maquinarias;. computadoras, materia prima, herra
niientas, fondos, etc. Estos reCllrsos que la empresa podra tener dis
ponibles 0 los incorporara del ambiente (proveedores, financistas,
etc.) seran procesadosa traves de'Jos distintos subsistemas (com
pras, producci6n, ventas, pagos y cobranzas).
.- La informaci6n es eltercerelementoy, como vitnos, es el
elernento administrativo por 0, dichoen otras palabras,
la inforrnaci6n es In materia prima de Ia aaministraci6n. Sin ella no
result a posib1e latoma de decisionesqueinterrelacionan a los nive
les directivos, gerenciales y ni el control de las opera
cionesffsicas de 1a ernpresa. Es el que emplearan por
igualprocesadores hurnanos y 6Iectr6nicos;. .
. . 2. l.Que funciones cllmple? .
La idea cenIral de que un sistemaadministrativo es eI conjunto
integrado de los procedimientos necesarios concreqrr en activi
dades lqs 6bjetivos de una empresa y ademas generar la infonna
cion para el control de los resultados alcanzados, s610 nos propor
ciona una visi6n parcial desus mUltiples prop6sitos.
. . .. Ladefinici6n de. un sistema administrativo debe atendersimul
ala ejecuci6n de actividadesdn "fund6n de'ios objetivos
(eficacia); a1 costo de tales actividades (eficiencia); a Ia seguridad
SISTEMAS ADMIN/STRAT/VOS
dad de los bienes y vaJores invoiucrados (control interno); y a las
necesidades de infonnaci6n para la toma de decisiones (informa
ci6n gerencial).
Antes de entrar en elanfilisis de cada uno de estos propositos,
creemos necesario fotmular ciertas precisiones acerca del uso de los
t6rrninos eficaciaw eficiencia, porque si recorremos la literatura ad
ministrativa, la sensaci6n que nos sobre el tema es que sabe
mos cada vez menos.
En efecto, algunos autores no.advierten diferencia entre un ter
mino y otro. Para otros,.en cambio, esposible diferenciar ambos
conceptos; Drucker en expresa "Ia eficiencia se refiere
a hacer bien las COSllS, laeTicaCia consiste en hacer las cosas que
corresponde hacer", Cabrlauha tercera posici6n en la cual el con
cepto de eficacia incluye al de efjciencia, y nuestro analisis se com
plicarfa alin mas si entniramos a considerar un concepto tan abarca
tivo (por no decir ambiguo) como el de lacalidad tJtal.
Para el desarrollo siguiente resulta litilla significacion que usa
Drucker: eficacia, hacer las cosas quese deben hacer (enJoque
logro de objetivos) y eficiencia, hacerlas cosas bien (enfoque
uso de recursos). Pero acordemos queestablecerernos una diferen
ciaci6n de los prop6sitos solo aJosfines del am'ilisis; en la pnictica
1a definici6n de un sistema administrativo debe atender sirriultanea
mente la efectividad, la eficienciit, el control interne y losrequeri
miehtos de infonnaci6n; no se los considera por sepunldo ...
2.L Hacer las cosas quese deben hacer
Un sistema administrativo debe posibilitar que bs operaciones
se ejecuten en e! tiempo y eLi.!a forma pluneadapara lograr de esa
forma las rnetas establecidas. La empresa necesita aprovisionarse
de la materia prima que utiliz.ara ensu proceso productivo y debenl
tenerla en determinadas cantidadesy calidades, y en ciertos plazos .
Asimismo, reqtielir{.de determinadas operaciones para con
cretar laventa de las mercaderfas prciducidas, las que a su vez nece
sitaran ciertas acciones pu\:>licitarias previas. Seguidamente, deb en
efectuarse las cobranzas para disponer de fondoscon los cuales
atender pagos por sue!dos. compras y gastos.
Si.no disponeni.OS entiempo y forma de los insumos requeri
, dos, no podremos cumplir el program a de producci6n; si acumula
.. mas .stocks de materias primas 6 deproductos terminados mas
..
32
33
FUNDACION UN/VERS/DAD ADISTANCIA wHERNANDARIAS
.;;.;;;...._-.;......,c..
de 10 razonabne --en prevenci6n del deslasaje de compras-' segu
ramente f;5tarem:JS comprometiendo el presupuesto financiero. ,
otro case" si no concretamos las operadones de ventas pre
vist!l.S en programa respectivQ, 0 si las cobra:nzas se reaHzan mal
y tarde, seguramente:no contl1remos con los fondos para
atender los pagos, y as! sucesivamente. Pero, mas grave que las
ventas no por falta de esfuerzo 0 metodo, serla que los
clientes desechen nuestra oferta por falta de calidad de los produc
tos,incumplimientos,en los plazas de entrega 0 fallas enel servicio.
Los sistemas administrativos seran los encargados,de especifi
carlos pasos porseguir; las, nOITJ;1asque deben cumplirse.para,ase
gurar la caJidad,y la vinculaci6nentre los distintos procesos a fin de
cumplir con las metas establecidas: En la medida que tengamos en
cuenta 'el uso,cie,Josl recursos, estaremos atendiendotambien a la
eficiencia, comaveremos en elpunto siguiente.
Pero antes de pasar al pr6ximo tItulo, 'conviene aclarar que si
queremos la metas como referente deJa eficacia administrati
va, ,es bueno recordari algunos, requisitos:
-Unametaes un objetivo' definido operacionalmente y como
tal cuantificable.' '
-Deben,'definirse explfcitarn.ente ,en los niveles de decisi6n
'correspondientes. ,
, . ne'ben corn.patibiliiarse entresi e integtarseen 'Un orden de
preferencia.- .- J' " ,," ' " ", .
, ' Deben la relaci6n de la empresa, consu medio
(delcual recibe recursos y al cual aporta bienes y servicios).
2.2. La relf!,ci6n,costo-beneficio
.' ' .Partiremos'de uri eJemplo para mar:car daramente la diferentia
, 'entre ,un sistema efectivo y uno eficiente: en un Cuentas a
p,agar la'cargadiaria: de tarea es' emitit 20 Ordenesde ,Pago y se
asigna ados empleados. El primeroemite 10 6rdenes en 4 horas. '
mientrasqueel'segurtdo requiere toda lajornada (8 horns) para las
10 6rdehes. Losdos nan cumplidocon el objetivo asignado de emi
tit lO.6fdenes{han 'sitlo efectivos).pero ef primero ha sido el doble
de productivo que el y podo tanto mas eficiente. , ", ' .
", Claro que 'e1 ejef!1plo.se refiereala efiCienCia'de .quienes eje
cutan .1a tare a ' adnunlstratIva, 'vearnos 'ahara lao extensl6n del coc
. cepto a un sistema adinihistrativo. Si f' ara la emisi6n de la Orden de
Pago esrnn previstos 'cuatro pasos, a analizarlos encontramos que'
w '
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
, uno de elIos es innecesario y que Otr0 ejecutarse en. forma
mas simple; ,y ademas, qUe en lugar de.}ziginil y U?S capias
nos es suficiente con el original, la tare a rediscfiada .!His
ciente de po'r sf, independientemente h:. 'de
la realice ..
En sfntesis, un sistema sera mas eficiente que otro cuando pue
da ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar
con Imetodos
'
mas sir:nples 0 utilizar medios electi:6nicos, en la
relaci6n insumo-producto se, debenfcQnsiderar ademasdel tiempo,
el uso de otros recursos: como. el costo del elt:ctr6ni
co, del personal, de los formularios, del espacio dearchivos, !etc.
Si retomamos alguno de los ejemplos del punto .2.1., podrfa
mos:establec:er. unacantidaddetequisitos para las velltas ,a .cr6dito
con el fin deasegurarnos sucobro,pero seriarnos poco efiCientes si
eJ cos to deltramite Superase el de unriesgo nOrdIal de- incpbrabili
dad y aun podriamos perder en efectividaddesalentando alos po
tenciales clientes. ' ., ' . .
S,eguramentepodriamos encontrar otros muchos ejemplos en
que los pasos, con troles, documentos, archivos' oiregisttos requeri
dos hacen incompatiblesu costoconel beneficioquepretetiden ge
l
nerar; esta esiia critica mas frecuehte que,se hace ala buro:cracia y
'i
,
,
. que muchaS veces se generaliza inJustamente a todotipo de tarea 0
!
i
, normalizaci6n administrativa. " ., ' .! . .' '" ' , '
,
Porultimo I'una nota sobre esa mala 'palab,a: eficiencia" de
!
Mintzberg '( 1989).El autor nos ,dice que, en la practica,: ef,iciencia
I
;
,! esta asociada Icone] criteria de 10 medible, tangible y demoStrable,

como un concepto"cornpletamente neutral", perp que en realidad
emerge de una ideologfa que adora metas.econ6micas y muchas ve
ces ignora aspectos menos tangibles e identificables como la res
ponsabilidad social. ' , ,
i
,
i
!
2.3. El controlinterno
1
f
En el usC> profesional corriente, el termino control interno se
encuentra asoclado con laespecialidad,de.auditoria-y Como tal.se Ie
asignaen carader de objetivoprincipaiia pfOteccion
',f
es decidos valores y bienes involucradosen las operaciones una
empresa.
Desde la: perspectiva mas amplia dela administraci6n'pode
mas qecir control interno, como su.nombre 10 indica, POf
naturaleza intemoal sistema que integra ytiene como finalidad pre
34
35
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
lII"
venir y evitar condiciones propicias para Ia comisi6n de errores,
anomalfas 0 fraudes. En consecuencia, el control interne esta estre:
chamente Jigado con los sistemas administrativos, incorporado a su
disefio, y atiende simultaneamente a los siguientes objetivos:
Eficacia de los procedimientos ycontroles.
Eficiencia operativa.
Seguridad de los bienes y val ores involucrados.
Confiabilidad de la informacion.
Como vemos, el control interno dependeni de la cali dad de lOIs
. sistemas admillistrativos y de procesamiento de la infonnacion
:{personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema
administrativo en materia de control interno tendran en cuenta as
pectos tales como:
Separacion de funciones.
Asignacion de responsabilidades.
. de autorizacion.
Documentaci6n de los traslados de bienes y valores.
Recaudos deseguddad sobre bienes y valores.
Disefio deformularios y archivos.
. Control nurherico deluso de formularios.
Normas de seguridad irifonnatica.
Nonnas respecto del personal interviniente.
Puntos especfficos de control y controles cruzados.
Registros contables yestadisticos.
Ene} segundo Modulo del libro, completaremos este punto
con ejemplos denormas especfficas de Gontrolinterno para los sub
sistemas de Compra, Pagos, Producci6n, Ventas y Cobranzas.
'. 2.4. Los requenmientos de informacion
Una de las caractetfsticas de los sistemas administrativos es Ia
captura de datos sobre las operaciones -amedida que estas se rea
lizan- para luego procesarlos segiln los requerimientos de infor
macion de los distintos niveles deeisorios; de esta forma se va es
tructurando la piramide informativa.
. Hist6ricamente, y hastala decada de 1950 en Ia que aparece Ia
corp.putadora:; Hi' cdtitabilidad era prticti'camenteCefuruco 'sistema de
....:' . :'." ,
"..,:,,'
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
informacion empresaria. aparicion de Ia computadora ha permi
tido ampIiar Ia captura y el procesamiento de datos, produciendo un
profundo cambio en eI manejo y uso de Ia informacion que hoy
cede en mucho el esquema de Ia contabilidad.
La contabilidad, al registrar las transacciones de la empresa y
compilarlas en estados y balances al cabo de un perfodo de tiempo,
continua siendo un buen punto de partida para un sistema de infor
macion, especialmenteen las PYMES.Pero, Ia computadara elec
tr6nica no s610 hizo posible la automatizacion de operaciones y
procesos, sino que permitio captar infinidad de datos no registrables
en la contabilidad y ampli61a base del control operacional y geren
cial.
El ritmo vertiginoso del cambio tecnol6gico ha permitido, con
la difusi6n de las computadoras personales, que Ia captura y elpro
cesamiento de datos se distribuya a los propios usuarios,aumentan
do su potencial de caleulo y procesamiento ademas de permitirles
eliminar papeles y archivos ffsicos. Cuando las computadoras per
son ales se integran en redes permiten ademas la interconexi6n, Ia
transmisi6n electronica de datos en reemplazo de soportes ffsicos y
e] accesQ a bases comunes de datos.
, lmos que la inforrnacion de que sedebe disponer en un siste
'i

ma administrativo'debfasatisfacer distintos requerimientos: para el
control de las operaciones, para cumplir requisitos contables, para
J
r uso de Ia gerencia, etc. Ahora podriamos preguntarnos si debemos

,
capturar y procesar por separado los datos segun el requerimiento
t
de informaci6n 0 si, porel contrario, debemos captar los datos ne

J cesarios una sola vez y a traves de distintos tipos de procesos obte
ner las salidas para los distintos fines.
!
La primera altemativa se parece bastante a los procedimientos
I

, compartimentados, y poco integrados, donde cada sector lleva sus
pi-opios registros y archivos para obterier exclusivaniente ia infor
i

macion que necesita; es 10 menos parecido aun sistema. Nosotros
I
nos inclinamos por la segundaalternativa.
,
I
As!, por ejemplo, los datos sobre las ventas efectuadas en el
dia Ie permitini al Jefe de Veritas realizar el control de Ia tarea de
sus vendedores, pero esa rnisrria informacion recopilada, totalizada
por semanas 0 meses Ie facilitara al Gerente Comercial evaluar Ia
gesti6n global de su Departamento y esta ultima informacion com
parada con infonnaci6n extemapuede posibilitar un analisis estra
tegico de la Direcci6n;
37
36 FUNDA_CION UN/VERSIDAD A DmrANCIA __
Es importanteque a1 un . ten-
g<-'.n en: enema las saHdas de y ace mas que
se atienda (). li>. forma de presentaclOn d.e ::;.]ch:""
i"rornnef !lTlpresos como pam<:aha
'l.cce:;;ibles cualgllie.ra sea sa forma
tos). .
En el de la informacion para eM.i:, ademas,
debe ser resumid:::., esquematica y significativa., ejemplo, po
drfan tomar aIguna de las siguientes foooas:
-Analisis de los desv{os: se, sefialan las diferencias entre los
datos reales y los estandares 0 presupuestad.os y se agrega un breve
comentmo sobre las causas del desvfo.
. 'Ej.: Las ventas durante enero fueron un 20% menor de 10 pre-.
supuestado. La yariacion corresponde al porcentaje de recesi6n ob
servado en la ventas del sector.
"
-' Indicadores: miden elcomportarniento de ciertas variables
respecto de otrasa fill de evaluar la calidad del desempefio 0 detec
tar problemas. Pueden ser de distinto tipo:'
Comparativos: Indice deendeudarniento, compara el total de
pasivos con el capital propio. ..,
Evolutivos: evoluci6n deJa producci6n durante los ultimos
doce meses. ' .
Combinados: evoluci6n del Indice de endeudarniento duran
te los ultimos tres ejerciCios.
En la Unidlilles 5 a9, del segundo M6dulo dellibro, sedanin
ejemplos de informacion gerencial que puede obtenerse en cada
uno de los subsistemas analizados.
Por ultimo; si repasaI110s 10 dicho en este punto, es facil a:dver,..
tir que uri sistem,a que suministre informaci6n oportuna cumpliendo
con los decontrol interno, al controlar la gesti6n, nos peri
mite saber si las! actividades y metodos previstos en el mismo sis teL
rna han side efectivos yefieientes ..
, .
3. El.estudio de los sistemas administrativos
-A medida que una empresa 0 institucion crece y va adoptand0
divisiones del tI;abajo mas complejas (mayor especializaci6n, mas
nivelesdecisorios) surgen necesidades de coordinaci6n del trabajo
conjunto que exceden las formas tradicionales de la adaptaci6n mu-
S/sn;:!'.AAS ADMINISTRATIVOS'
-------.....;;..;..::...._-_....
tua y la supervision este punto se[equiere estudiar' la
trama de interrelacion'5s., se ha vuelto compleja, y establecer
nuevas fOnT13S f.nediante la estandariZ3.cion de los
puestos ycte
3.1. El d."et
La tarea orgamZCi.r una.empreEil. eSler:cialmente prescripti
va, se preocupa de normalizar el compoftamiento asegurar el
logro de sus prop6sitos. A tal fin los modelos mas usados:son dos;
uno de caractermas 0 menos estable, que define lasfuqciones y
responsabilidades de losparticipantes: la estructura; y otto de ca
racter din3.m.ico, que nos refierec6mo se realizanJas a.ctividades
necesarias para transformar los recursos queingresan en salidas: los
procesos.
EI especialista tendra a sucargo. esta tarea.es 10 que
Mintzberg denomina 'analista de la tecnoestructura" y qv.e asume
funciones antes detentadas por la direcci6n y losgerentes,: referidas
principalmente a la planificacion y ala normalizacionruiministrati
va.: ." .... " ".." .: .
Tradicionalmente, se denominaanalistas de' organizaci6n y
metodos a los responsables de estudiarla estmctura,yJoslflujos de
trabajo administrativo pero, tarnbien sonusuales otnls denornina
ciones como analista administrativo, analista y meto
dos, analista de sistemas y procedirnientos,Q simplemente analista
de sistemas. .
Con respecto a esta ultima denorninaci6n,de uso muy
te, cabe aclarar que si bien se considera al analista. de' sistemas
como un experto en temas adrninistrativos, la de la com
putaci6n hfJ. traido confusion en. el sentido de que muchqs la rela
ciCman coniia funcion analista de computacion. . .. : . .'
A entender, el de sistemas tanto los
sistemas donde las operaciones y el manejo derinformacion'son pu
ramente manu ales 0 estan paICialmente computarizados, como
aquellos. totalniente automatizados, pero los requerimientos de es
pecializaci{m difierencuando enfocamos los aspectos
y adlJ).inis't!ativos y cuando estarnos estudiando la auton;latizacion
de. un sistema. .,,
Como hoy es dificil pensar en organizaci6n 0 racionalizacion
disociadas Ide los medios electt6nicos. de procesarniento y comuni
cad6n, es faciladvertir que se requieren las dos especialidades.
..
'''.:';"
39
38 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS
Como no son faciles de encontraTreunidas en una misma persona,
la soluci6n es integrar equipos de trabajo.
A esta altura, aIguien podrfa preguntarse LPor que necesitamos
un especiaIista en sistemas administrativos, si los distintos puestos
(ventas, compras, finanzas, contabilidad, etc.) ya estiill en man os es
. peciaIizadas? lPor que aurnentar la n6mina con alguien que debera
comenzar su tare a interiorizandose de 10 que aquellos ya conocen a
1a perfecci6n?
Podemos cpntestarle que contar con perso.nal capacitado y ex
perimentado para cada una de las funciones basicasde una empre
sa, no evita que cada sector se conviertaen un compartirniento es
tanco no integradoal restoD que utilice procedimientos poco ade
cuados, que no cumplan con aspectos normativos, que no sean se
guros 0 que no proporcionen infonnaci6nconfiable y oportuna.
Aquf esdonde nuestro especialista, mediante adecuadas tecnicas de
analisis y disefio, realizara. su aporte. .
Asi concebido, el anaIista administrativo 0 analista de sistemas
adrninistrativosconstituye una fund6n permanente y diferenciada
como la de comprar 0 vender. A 61 se recurrira cuando aparezcan
problemas de coordinaci6nen las tareas, faltas de sincronizaci6n,
notorias disfunciones, demoras en la decisiones, costes administra
tivos excesivos, infonnaci6n insuficiente, no oportuna o poco fia
bIe, errores 0 fraudes. . .
Pero el cameter pennanente de 1a funci6n no implica que exis
tint un sector especializado dentro dela misma empresa, ya que po-.
demos recumr al asesorarniento externo; Para decidir entre estas
opdones debe tomarse en cuenta si disponemos de personal capaci
tOOo, si el tamafio de la organizacion justifica la incorporaci6n de
un analista permanente, si por e1 caricter de la !area conviene un es
pecialista que sea independiente y, en todos los casos, el costo.
Si sedecideencarar internamente el estudio de los sistemas
adrninistrativos, pueden darse des altemativas:
10 Que 1a tarea secentralice en un sector especializado (Organi
zad6n y Metodos 0 Sistemas) y. bajo la responsabilidad exclusiva
.. de los espeCialistas.
. Que se encargue la tarea a un equipo de proyecto integrado
por los analistas y personal de los sectores usuarios, asegurando de
ese modo 1a participacion de estos ultirnos y en buena medida la
utili dad y pertinencia del producto fmaL
SISTEMAS ADMINISTRATlVOS
Cuando se recurre a consu1tores extemos y. especia1mente,
cuando ademas se cuenta con especialistas propios, deben existir ra
zones de peso como el grado de especializaci6n y complejidad del
tenia a necesidad de independencia y objetividad. Sobre este
caSo, Schlemenson(1987) dice que independencia y colaboraci6n
van unidos para la comprension de los problemas y la bUsqueda de
soluciones apropiadas; e1 consultor para poder operar necesita aeOf
dar con el cliente objetivos y condiciones de trabajo, asf como me
canismos de deCisi6n eonjunta sobre los cambios que deben intro
ducirse.
3.2. El perfil requerido
Las multipIesfunciones que deben cumplir los sistemas admi
nistrativos, segUn vimos en e1desarrollo delpunto 2,.nos dan.idea
de los conocirnientos y condiciones personalesque debe reunir e1
anaJiista. En efeeto, su trabajo requiere esfuerzo inteleetual para
idear solueiones apropiadas, tenacidady perseverancia para veneer
la resistencia al cambio y tambien una dosis depaciencia para ver
concretadas sus propuestas.
En materia de conoCimientos,. debe poseer formacion y expe
riencia sobre variados- temas y tecnieas para enfrentar con exito los
desmos de su actividad. Dentro de los. temas desu incumbeneia po
demos mencionar: .
- Principios y conceptosgenerales deAdministraci6n.
- Procedimientos y metodosde trabajo.. .
- Metodologfa de anaIisis.
- Disefio de graficos y diagramas.
- Disefio de formularios y archives.
- Medias electr6nicos de procesarniento.
Sobre este ultimo aspecto, creemos que debeconocer los me
dios disponibles y su potencialidad, pero debern recurrir a un exper
to en sistemas de procesarnientocuando haya que decidir sobre e1
equiparniento 0 los programas que se utilizaran y, especialmente,
para el diseiio de programas de aplicaci6n. .
., , .
No creemos neeesario extendemos en la explicaci6n de los
. requisitosenuinerados yaque en la proxima Unidad trataremos la
metodologia que debeni seguir el anaIista. y en la Unidad 4 las
rramientas de que dispone para su tarea.
40 41 FUNOA'::iOi\} UNJVE:RSJDAD A DISTANCl4 HIER!'IANDAPfAS
--.'. . "" "'--'.--.__._-
CW:mt0 a condiciones personale::.:, a sus
'funciones, e! debe reunir, ademfu; de :cq,uerimientos
tecnicos, unE. combinaci6n de cualidades personales. Des-
que considerarnos importantes:
t",s dec1r valoraci6:n concepto sistemJco
""""'....""... til. la integracion de los disti,ntQs subsis
temas como p2l!.es un sistema mayor.
.-Predisposici6n para el cambio, mente abierta )'.receptiva.a
nuevas propuestaS y soluciones. .
- Creatividad, una condicion que esta estrechamente relacio
nada con la anterior y que tiene que ver con lacapacidad de generar
altemativas imaginativas e innovadoras.
-. Capacidad anaHtica para la observacion y la interpretacion
. de loshechos, pata verificar su validez yestablecer relaciones entre
la inforinacion relevada.
, .- ActitudaliStii, sentido comun y predisposicion para 10
pnictico Y cOQcret,O. . . . . ..
-' ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a
las dificultades ylas resistencias.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni
carse, habilidad negociadora ytacto para ideas y lograr
hesion al proyectd. .' . . '..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.
4. Para autoevaIuad6it
. .'1. Establezca dos coincidencias y dos. cliferencias entre 10 di
. cho en eLpunto 1.\1 sobre los sistemas administrativos y el conteni
do del siguiente p3,rrafo de Lardent: .
_ uLosprofundos eamblos experimentados en los ultimos aftosen
elambiente socio-politico-econ6mlco en que se desarrolla la empresa
modema, unido dsto a los avances de la tecnalogia, obligan a encarar
urgentemente sujremode.laci6n y adecuaci6nal concepto de sistema.
Es indudable que en la gesti6n empresarial sobreviven aquellos que
. " ..,.'
':. ', .. "
::-1: ._:'
;:w)cBdimientos emple&:; 1:12 medias
para aICa!:'2!'!), sus ,-,... _- "
1976: 15)
...,
ccmocimlento, se Ie una o
--- Selecdone un s;}b::;istema fundamental.
y dementos en el
mismo.. . .... .
3. En su opinion, y luego de leer todo el punto 2\ ,eual de la
tres acer.ca -del significado de los terminqs eficacia y efi
ciencia Ie parece mas apropiada Fundamente su respuesfa.
. 4. l.taeficacia de un sistema administrativo puede ser inde
pendiente1de su eficiencia?Complete su respuesta can un ejemplo
distinto de.1os dados en el texto. '
5. Teniendo en cuenta las contradicciones mencionadas en el
punto 3 de la unidad anterior. que comentario: podria sobre
el criterio Ide eficaciao enfoque dellogro de oi?jetivos.
6. Ewlique con sus palabras ell significado de la:crftica que
formula l\4intzberg al concepto usual de eficiencia yproponga un
ejemplo aclaratorio. .... . I .
7. "Que entiende par control intemo?l;A queobjbpvos debe
atender slmuluineamente? . . ' '.' I
8. "Que relaeionencuentraentre contabiiidady de in
fqrmacion:? "Que cambio se produce a partir de la incorppracion de
la computacion? .. .1 '. I
9. Resumaen tres frases el roldelanalista de sistetnasadmi
nistrativos'..
10. llQue relacion puede establecerseentre . las condiciones
person ales del analista y los conocimie.ntos I:equeridos: para 1a ta
. . ? .'
rea.
11'"
1aII;]11 ." em 1 _ =
Unidad3
Metodologia de anaIisis
En la Unidad 2 hemos vista cmiles son leis' prop6sitos
que orientan el analisis de los sistemas. administrativos y quienes
son los responsables de esa tarea, Sabemos que latarea requiere re
flexion,analisis y enfoque sistematico; en otras pa1abras, podemos
dedr que requiere de una metodologfa. -
Aquf nos ocuparemos de 1a metodologfa., sin la pretension de
a.gotar un tema sobre el que existe una profusa bibliograffa, s610
nos proponemos presentar una guia de acqi6n para la tarea de anaH
zar sistemas administrativos.
1. EI recurso delmetodo
Tomamosprestado este titulo de una novela de Alejo Carpen
tier, qui en a su vez evoca la obra de Descartes. En efecto, un meto
da 0 una metodologfa es una gula para el razonamiento y, como tal,
un recurso para la accion. ~
En el sentido expuesto rnasarriba, unametodologfa para el es
~ d i o de los sistemas aclministrativos es una descripcion 16gica y se
45
. ",.'. .' I" '-').)/0'" DE ANAL/SIS
cuencial de pasos cumplir la de tecnicas
y heIT!CImienta:..; utihzables :o:::ra 1:81 fin.
el propos ito este
Dn1ctica, relacionada con programa'J
teo Por 10 dicho, las metodologias que
objetivos, acliVldaCle
se UcV"",-",!,,",
,.." .. 3 esta unidad !lO prete::-tde.rt ser
txponen en fqrrn:l
una de lao:; etapas de un prograrnade ttabajo.
Disponer una metodologfa para el esmdio de sistemas
ministrativos nos sera utiiidad para: .
- Programar!el desarrollo del proyectoen terminos de tiem
pas y recursos que se emplearan y disponer de esta forma de una
estimaci6n de su cos to.
- Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas,in
dicando los pasos que se seguinin (actividades y productos) y los
plazos que deberanicumplirse. .
- Coordinar ila participaci6n del usuario en el proyecto, ya
sea como contraparte en el relevamiento, en la discusi6n del diag
n6stico 0 en la aprobaci6n del disefio.
- Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Perrnite el segui
miento del. ,proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas
como al cliente 0
Por ultimo,debe tenerse en cuenta que la metodologfa no
constituye un fin en sf mismo, es ;un elemento que sera util al ana
. lista en la medidaique 10 ayudeal logro del objetivo de su tarea.
Disponer de una metodologfa por mas apropiada que sea,no es su
ficiente, yaque latarea de analisis requiere ademas de la nonnaliza
ci6n del proceso db trabajo, ciertas habilidades y destrezas propias
de Ia fonnaci6n prPfesional del analista. Sin estas ultimas, la meto
dologfa sirvede muy poco ..
Sin duda unprofesional experimentado tendra en claro que, .
mas aHa de una secuencia' de pasos para seguir, es fundamental Ia
visi6n metodologica que leproporciona el enfoque sistemico y, en
consecuencia, tem;lra muyen cuenta, por ejemplo, las nociones de
objetivos y totalidad; de interdependencia de los elementos 0 de je
rarqufa de Unidad 1). En los puntos2 y 3 que siguen,
presentarernos dos' metodologfas y sus respectivos prograrnas; defl
niremos a una de ellas como el enfoquetrndicional y; a la otra,
como el enfoque de la reingenierfa deprocesos. Par ultimo, en el
punto 4, realizaremos un breve anaIisis comparativo entre arnbas.
2. Una metodologia tradicional
Se trata de unii<.m::[(I:.J.ologfa en uso desde la decada de 1970 y
,1.'1 desarrollado, entre es Alberto
del de siste
mas actuales,
esta propuesta es camidad
Es . para en que el pro
yecto conslste en 0 me.lorar un eXlstente ydonde los
requerimientos estan predefinidos, COlIiO el. (;a50 del estudio un
sistema en particular 0 de una. parte del mismo.
La metodologia comprende etapas bien definidas que deben
cumplirse en fonna sucesiva para el desarrollo de un proyecto. De
bemos precisar que las etapas no estan separadas por fronteras pre
cisas que indican donde finaliza una y se: inicia Iaotra; existe entre
elIas estrecha interrelaci6n y par lo tanto es admisible cierta super
posicion desde el punto de vista temporal, 10 cual no implica que
sea conveniente modificar la secuencia 0 eliminar etapas ..
La Jonna de estructurar el trabajo incluye las siguientes eta
pas:
Definici6n
del Plan de
IRem,-"tos-i rfm..oo J-tP!i:"". >.oM'.,
Trnbajo
Etapa I: Definicion de.l plan detrabojo
Objetivo
En esta etapa el responsable del proyecto debera establecer
claramente el objetivo y el alcancede la tarea por realizar y a partir
de alIi, el plan de acci6n que se desarrollani con indicacion de tiem
pos y de recursos disponibles
Actividades
1. Estudio preliminar
A traves de contactos con el nivel ejecutivo que encarg6 el tra
bajo y con los niveles jerarquicos involucrados en el proyecto se es
tablecera un acuerdo acerca de los objetivos y aIcances del mandato.
\"
;

':"':
::'
47
46 .. FUNDACION UN/VERS/DAD A "HERNANDAR/AS
2. Definicion del Plan de Trabajo
EI cronograma, con indicaci6n de las distintas etapas del pro
yecto, se definira atendiendo a minimizar el costa del proyecto
(tiempo y recurs os requeridos). Esta, planificacion se presenta
usualmente mediante diagramas de tipo Gantt 0 CPM.
. Productos a generar
- Proyecto que incluya objetivos, alcances y plan de trabajo.
Etapa 11: Relevamiento
Objetivo . .
Esta.es una etapa debusqueda e investigaci6n de la realidad
existente en materia de sistemas administrativos (caracteristicas de
los procedimientos, sectores involucrados,formularios y archivos
en uso, soportecomputacional, etc.) a fin de detectar problemas
existentes y obtener elementos para el proceso de aniilisis y disefio.
Actividades
El relevamiento comprendedistintas tareas que implican dis
tintas tecnicas, de uso alternativo 0 conjunto segan el caso, y quese
describen a continuaeion.
1. Recopilacion de antecedentes .
.. Obtener infonnacion de distintas fuentes documentales exis
tentes(manuaIes de procedimierito, cursogramas, normas de control
interno, informes operativos y de gestion, arGhivos, etc.)
. 2. Encuestas .
Permiten, mediante el uso de formularios especialmente disefia
dos, recopilar gran cantidad de informacion detal1ada .a los fines de su
compilaci6ny cornparaci6n y en un tiempo relativamente breve.
En todos aqueHos casos en que se decida Ia utilization de
cuestionarios se pondra especial cuidado en que sean breves, con
cretos, que su disefio faciIite las respuestas, y que incluyan instruc
ciones acercade c6modeben completarse.
3. Entrevistas
La toma de contacto directo del analista con elentrevistado
un. Inedio valioso para la obtencion de informacion cla
ve, espedaIrriehte de los nNeles jen'irquicos ytie"supervision.
\
METOOOLOG/A DE ANAL/SIS
Los temas que se tratanin con los entrevistados estarlln referi
dos a su opinion sobre los procedimientos en usc, asf como el plan
teo de alternativas y de sus requerimientos en cuanto a informacion,
seguridad y tiempo de respuesta.
Las entrevistas se realizaran atendiendo a una planificacion
previa acordada con el entrevistado para no interferir en su trabajo y
se conducin'in de forma orden ada sobre la base de unguia de temas
para tratar. .
4. Observacion directa
Esta actividad es compJementaria de las anteriormente descrip
tas y, a traves de la misma, el analista tDma conocimiento directo de
aspectos que no pudieron ser relevados en los pasos anteriores (ca
racterlsticas operativas y de control de Josprocedimientos en usa;
circulaci6n y volUmenes de informacion; visualizacion de soportes
y archivos; etc.) y corrobora y amplfala informacion obtenidad por
otros medios.
Productos a generar
- Antecedentes generales sobre normas de procedimiento y
de control interno.
- Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos
en uso.
- Soporte inform:hico utilizado (hardware y software) .
Etapa Ill: Analisis
objetivo
Se analizani Ia informacion recopilada en Ia etapa anterior a
fin de evaluar los sistemas administrativos vi gentes y elaborar un
diagn6stico de Ia situacion observada yde la que se intenta superar
mediante mejoras 0 un nuevo disefio.
Actividades
1. Compatibilizacion de ia informacion
Los datos relevados por los distintos metodos deben compati
bilizarse entre sf a fin de evitar informaci6n incompleta 0 inexacta,
para ella:
-- Seintegraran los datos obtenidQs de distintaspersonas que
intervienen en un mismo proceso. .
- Se establecen'i la consistencia de los datos entre sf.
48
"p"
FUNDACfON UN/VERS/Dim A DfSTANCfA 'HERNANDARfAS'
- Se confirmaron datos y secompletani la informacion fal
tante.
- Se sintetizani la informaci6n resultante en hojas de trabajo,
en forma clara y orden ada.
2. EvaluaciOn teeniea
Si bien durante 1a de relevamiento, en forma conciente 0
inconciente, se ha "efectuado alguna evaIuacion sobre la situacion
observada, esta tarea se realizani en fonna metodica sobre la infor
macion ordenada y completa en 10 que se refiere a aspectos
- Congruencia del sistema 0 procedimiento respecto de sus
objetivos. "i "
- Disponitlilidad de informacion operativa y gerencial.
- Pertinenciade la intervencion de puestos y sectores. "
- Crimplimiento de recaudos en materia de control interno.
- Cantidad. y grade de capacitaci6n del personal requerido.
- Adecua.ci6n de los formularios y archivos en uso.
3. Elaboradon del diagnostico
El diagnostico pondni de manifiesto los problemas detectados
en la etapa de anruisis y los Iineamientosde cambio sugeridos. Sera
presentado a lasiautoridades como" un documento escrito y en una
reunionseexplicaran sus aIcances y se escucharan las observacio
nes y sugerencias quepodnin ser incorporadas a la propuesta que
servini de base alnuevo disefio.
Productos agenerar
- Diagnostico.
- Presentacion ejecutiva.
Etapa IV: Diseiio
Objetivo '
" "En esta etapa se elaborara sobre la base de las conclusiones del
diagnostico, Ja solucion final que se presentara al diente, esdecir
los nuevos sistef;Ilas administrativos y rodos los elementos
rios para su puesta en funcionarniento.
METODOLOGIA DEANAL/SIS I. 49
Actividades
1. Diseno global
Este primer paso del diseno consistira en deIimitar ell campo
que aharcanl el sistema en consideraci6n, su propos ito es
sinteticamente mediante un esquema generaIde funcionamiento
(Entradas, Archivos, Procesos y Salidas). .
A partir de los requerimientos generales del sistema (salidas)
se definiran las necesidades de informacion con 'que
en el sistema (entradas y archivos) as! como lasecuenCiade activi
dades que se realizaran dentro del sistema (procesos). pro
posito util el diagrama de bloque(ver desarrono en ila Uni
dad 4 ....
:Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re
querimientos informaticos quedebenin sedncorporados (hardware
y software) y se reaIizara una estimaqion"de costas. ' I
2. Presentation delproyecto
'EI proyecto sera pre"sentado a las para la japroba
cion del disefio global yde la inversion necesaria. .' '. ',' .
3. Diseno detallado ' '
Latarea de disefio detallado se a partir dt?l disefio .
global aprobado y comprendenila elahoraci6n! de . cursogramas 0
diagramas de flujo del nuevo de,manuaIes de
procedimiento, eldiseno de formularios y .archivos y,:ep.e,licaso"de
requerirse apoyocomputacional,el sofnvarei respecti
vo.' .". "
'. 'La etapa de disenoconcluye cuando todos los elementos deta-
Hados se ponen formal mente a disposition del usuario. ; , ..
i:
Produttos a generar
- ManuaIes de procedimiento queinc1uyan:
Descripciones de,los
- Cursogramas.
,..' ;"",
-Formularios.
- Software de aplicaci6n reql,1erldo para la ejecucion delqs
procedirnieritos. . I' ,
51
FUNDACION UNIVERSIDA[jA DISTANCIA "HERNANDAR1AS 50
Etapa V: Implementacion
Objetivo
Esta etapa comprende lasactividades necesarias para la puesta
en funcionamiento del nuevo sistema en sustitucion del anterior.
Actividades
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
tipo Gantt 0 PERT, segun la cornplejidad de la tarea que deba enca
rararse.
2. Entrenamiento del personal
Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se
\'
'1 (
realizanila capacitaci6n del personal asignado conla finalidad de
expliear su contenido y fonna de uso. Esta tarea permite enearar .
preventivamente los problemas que puedan derivarse de la apliea- .
cion del nuevo sistema. .
Puesta en marcha:
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa
miento y software requeridos, 'se realizan las pruebas de funciona
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A
partir de allf, el sistema comenzani a operar bajo responsabilidad
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana
lista para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .
fueran necesarlos. . ,
. Productos a generar
- Nuevo sistema en condiciones de operar.
3. La perspectiva de la reingenieria
La reingenieria de procesos 0 de negocios, como tambien se llll
denomina, es una metodologta desarrollada por Michael Hammer y
James Champy en su the corporation para ar
monizar los cambios internos. en una empresa con los cambios en el
mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los
METODOLOGIA DE ANAL/SIS
clientes; es decir, reorgan izar las tareas de la empresa centrando la
atenci6n en el negocio.
Podrfamos definir la reingenierfa como repensar los funda
mentos de los procesos de un negocio (que y como) y redisefiarlos
radical mente para obtener una mejora drastica en el rendimiento
(costa, calidad y servicio). Paraampliar este concepto, resumiIemos
a continuaci6n los cuatro principios Msicos en que se apoya.
- En/Dca hacia el cliente
Toda la empresa debe estar imbuida del prop6sito de agregar
valor para el cliente a traves de productos de mayor calidad, meno
res costos y mejor servicio. Esto supone desechar el analisis centra
do en el puesto, que mide la habilidad del trabajador para realizar
tareas individulales pero pierde de vista el proceso completo.
- Se centra en procesos
La reingenierla propone ir mas ana de operaciones, tareas y es
truc:turas .para enfocar los procesos como una secuencia deactivida
des que cruza los Hmites funcionales. Para una mejor atenci6n del
proeeso debe pensarse en los tipos de tareas. que se realizan en te{
minos de estados iniciales y finales; probablemente puedan agru
parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
Rompe con las reglas
Debe pensarse en la reingenieria como un desafIo;en lugar
mejorar 10 que estamos haciendo debemos estar dispuestos a dese
char las pn'icticas aetuales y a empezar de cero. Analizar.las activi
dades de la empresa, no para ver sipueden modificarse sino con el
objetivo de determinar 5i hay alguna razon para: que existan.
- Usa creativamente fa tecnologfQ
Es un error comun pensar que podemos mejorar 10 que esta
mos haciendo s610 por incorporar nueva tecnologfa; corremos el
riesgo de automatizar un proceso ineficiente u obsoleto con la con
siguiente perdida de tiempo y dinero. La pr6puesta es pensar induc
tivamente, preguntandonos que nos ofrece la tecnologia para hacer
cosas que no esuibamos haciendo.
A continuaci6n se describen las etapas que comprende el cicio
del proyeeto en terminos de objetivos, actividades y productos de
cada una de ellas. gnifico siguiente muestra las etapas y la se
cuencia en que se desarrollaran:
------
53
52 FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' '
Implemen
tac!6n
Etapa I: MoviliZtlcifm
Objetivos
Esta: etapa inicial del proyecto tiene como prop6sito conocer
, quienes integraran el equipo de reingenierfa por parte del usuario,
para que conjuntamente con los especialistasacuerden pautas y pla
nes de trabajo.
l
Actividades
1. d equipo de trabajo
Se integrara el equipo con los especialistas asignados ,al pro
yecto y la: contraparte asignada por el sector usuario que aportani su
, . conocirniento del negocio y de los procesos sujetos a redisefio.
2. Acordar la metodoiogia y el pbm de tareas
. ", Se acordanin las actividades que seran desarrolladas, los com- ,
promisos de la contraparte y el metoda de adrninistraci6n y control .
'
Productos agenerar
. - Equipos de trabajo y plan definitivo de tareas.
,. ! .
Etapa 11.' Andlisis

La dave para esta f(!'se es confinnar la estrategia de Ul empre
sa, esdecir obtener una comprensi6n dara de que constituye su
. ventaja cbmpetitiva. Durante. esta etapa es necesario ademas obte':' .
I ner una vIsion global de los procesos clave, de. la estructura que los'
soporta y de los recursos humanos e informaticos inyolucrados.
METODOLOGIA DE ANALISIS
Actividades
1. Identificar la estrategia
Se toman'in en cuenta las instrucciones especffic.as emanadas
de la alta direcci6n y se analizanin las estrategias, y planes de nego
cios definidos. Para concretar esta tarea se realizaran entrevistas
con los Idirectivos y con quienes contribuyeron a la elaboraci6n de
planes.
Conocer Dos procesos
- Se identificaran los principales procesos existentes, as!
como los nuevos, requeridos por la estrategia de negodos.
-. Se realizanl un relevarniento global de los prqcesos identi
ficadoseri lenninos de flujo de trabajo, departamentos involucra
, dos, nonnas ypracticas administrativas. . :
.-.Se analizara el soporte informatica de los proc1esos identifi
cados.
- Se evaluani el perfil de los recursos existentes y
los principales requerirnientos que deben cubrirse.
-,Se realizaran los mapas de procesos.
3. Evaluar la performance. .
Se' analizara la perfonnance de los procesos en
nos de cantidades entradas y salidas;costo, tiempo, personal parti
cipantey calidad.
Pmductos a gellerar,
_. Mapas de los principales procesos actuales.
-' Sectores y niveles involucrados en los procesqs .
-, Petformance de los procesos existentes.
Etapa III: SelecciOn
Realizado el amilisis de los principales procesos, corresponde
detenninar aqu! -atendiendo allmpacto sobre el negocio-- sobre
cmUes se centrara el esfuerzo de reingeruerfa .
Al;tividades
1. Identificar las.transformaciones daves
. - Se preparanl una lista de los principales;prQcesos Que
ran ser disefiados 0 redisefiados, can indicaci6n de pedonnance
actual-;--en su caso-- y los cambios y desarrollos requeridos.
,7,'
55
54
FUNDACIONUNIVERSIDAD A DISTANCIA"HERNANDARIAS'
"..
- - Se estimani la magnitud de los cambios y desarrollos que
serfa cQnveniente introducir en desoporte inforrmitica, re
cursos human os y estructura otgamzahva.
2. Seleccionar procesos y metas
Sobre Ja base de la lista confeccionada y mediante un analisis
de costo-benefico que considere eI impacto, sobre el neo-ocio del re
disefio y la. esfuerzo de se un
orden de pnondades para someter a decISIon de la alta dlrecclOn.
3. Presentaci6nejecutiva ,
, ' , Se prevo pa,s,o como un punto de c;ontro] y revision por
parte de la alta dlrecclOn sobre el orden pnoridades elaborado y
I o?tener aprobacion formal sohre'el alcance de la tarea de
I
gemena.
'Productos a generar
I - Lista de procesos seleccionados para el diseno 0 rediseiio.
I,
"!i
Etapa IV: Rediseiio
Objetivo
E
ase se re
-
senD e
1
" ' n es
t'
a
f al"
lzara e
1eli
,seno re
ill - d
os procesos
clave negoc1? y se definiran los requerimientos en materia de
soporte mformatIco y recursos humanos, asf como las modificacio
, nes requeridas por laestructura que soportara los nuevos procesos.
Actividades
I
, 1. Analisisde detalle
""'.. El anruisis realizado en la fase II se completara con una serle
de pruebas adicionales a fin de determinar:
- Redundancias en actividades y procesos.
- Cuellos de botella existentes .en los flujos de trabajo.
- Operaciones ineficaces 0 inefiCientes.
-.Soluciones razonables a los problemas en operaciones de
negoclOs y de apoyo. '
- Validez y consistencia de las intetfases entre procesos.
- Usa pleno de Ia capacidad tecnoI6gica .
. 2. Definirprocesos altemativos
Esta actividad incluye:
METODOLOGIADE ANAL/SIS
-,La solucion de los problemas en el paso anterior
y el disefio de nuevas procesos alte:natlvos. .
_ Simulacion de las alternattvas de operac16n a fin de deter
minar cual es el mejor diseiio. ',' . .'
_ Elaboracion de los mapasde los procesos defimtlvos.
3. Definir los requerirnientos de los nuevos procesos
Al definir el nuevo proceso surgen nuevas necesidades en ma
' teria de sistemas de informacion para soportar los nuevos pr.o,cesos
' y suministrar la informacion requerlda para el control de gestlOn.
4. Determinar cambios en iaestructura . _ .
Para llevar al maximo el beneficio del nuevo dlseno se
ren adecuaciones ala estructura organizativa vigente,que de
terminarse en esta fase junto con los requerimientosen matena de
personaL.,
,5. Obtener la aprobaclOn ,
Los diseiios definitivos de los procesos, asf como las
caciones a la estructura organizativa y los defin!dos
en materia de sistemas de informacion y personal, se!an
i a la la alta direcci6n como paso prevlO a su Imple
" mentaclon.
'
Productos a generar
'
Disefio ,de los procesos, que incluye mapas y manuales de
procedimientos y norm as.
- Disefio actualizado de la estructura, que incluye arganigra
rna y descripciones de cargos. '
- Disefio de las apHcaciones de los sistemas de computaci6n
y comunicaciones.
Etapa V: ImplementaciOn
,Objetivo
,En esta ultima fase se programanila puesta enmarcha de los
cambios resultantes de la tarea de reingenieria, asf como los tiem
pos y costas estimados.
56
t i
FUNDACIONUNNERSIDADA QJSTANCIA "HERNANDARIAS'
Actividades
1. Elaborar el pRan de implementacion
La programaci6n que se elaborani comprendera, adem as de la
estimacion de tiempos, los siguientes elementos: '
- Implementaci6n de la nueva estructura organizativa"
- Implementaci6n del nuevo flujo de trabajo.
Compra de hardware y software (0 desarrollo de software a'
. .
- Cambios en la planta fisica.
- Pruebas del nuevo prqceso ..
- Planes contingentes de operaci6n.
- Entrenamiento. del personal. .
2. Detenninar costos .
La estimaci6n de los costos requeridos.para la implemantaci6n,
items como: ! .
- Costos de computaci6n y
- Adaptacion 0 6ambios en la planta fisica y los equipos. l
- Traslados e incorporaci6n de personal, as! como su capaci-l
taci6n. i.
. - Gastos generales de la implementaci6n (impresi6n de for-
mularios, manuales, etc.). r
Prod'uctos agenerar . I
. - Plan de implementaci6n. g
/,
- Nuevo proceso en condiciones de operar. .1'
4. AnaIisis comparativo
En 10 formal, los programasde trabajo desarrollados en los I
puntos 2 y 3, no muestran diferencias notables, pero si profundiza- i
mas podemos advertir diferencias en el enfoque de reingenieria n,
que creemos conveniente destacar. . .
-' En la etapa denominada de movilizaci6n, 1a reingenierfa
nos propone comopriQridad la integraci6n del equipo de trabajo en
treel analista y eI usuano (0 el consultor y el personal de la empre
sa), para pasar luego a ]a definici6n conjunta del plan de tareas. El
enfoque tradicional se.inicia con la elaboraci6n del plan a cargo ex
clusivo del analista. . '
METODOLOGIA DEANAL/SIS 57
..
-. La etapa de analisis en la reingenieria (induye tamlJlenre
levamientos) parte de la identificaci6n de la estrategia, es
una vision extropectiva del sistema, para luego< pasar a1 conoci
miento de los procesos.
- Otro aspecto referido a la etapa de anaIisis es qlie la reinge
nierfa evahla la performance (rendimiento) del sistema en USO" ya
-
. que su prqp6sito es lograr una mejora drastica en la misma. i
- La etapa cleselecci6n tambien marca Una ya que
en la metodologia tradicional el sistema 0 proceso sujeto a redisefio
estaba determinado inicialmente;aqui, decidkcurues son los prope
sos clave mediante unanruisis .de costo-beneficio ...
la de diserio es donde encontramos mayores sem.e ....
janzas, pero sin embargo, la exigencia de creatividad es mayor en ila <
reingeniena porque se deben generar soluciones altemativas y
diante simulaci6n decidir cual es la mejor.
Como conclusion podemos decir que la reingenieria, en tanto
metodologfa aplicable al estudio de los sistemas administrativos de.
una empresa, presenta los siguientes aspectos destacables:
- Parte de un enfoque del negocio, donde las actividades de
ben agregar valor.para el cliente.no s610 en terminos de costos sino
tambien de calidad y servicio ..
Se basa en un enfoqrie del:procesointegral, involucrando a
los analistas y a los responsablesde los :procesos (participaci6n'de
los usuarios en el equipo de
Excede el.diseiio de los sistemas administrati,:,os e itmpacta
sobre la estructura organizativa ya.que modifica 0 elimina sectores
.funcionales y niveles de supervisi6n.
5. Para s11. autoevaluacion
1. Identifique en las.distintas etapas de las metodologfas estu
diadas, ejemplos de laaplicaci6n de los conceptos que propone: el
enfoque sistemico (objetlvQsy totalidad, interrelacion;de elementos
y control por retroalimentacicm). .
Para La metodolog(r;t tradicionalsepregunta:.
2. i,Los distintas tecnicas de releyamierito son excluyentes en
tre sf? Fundamente su respuesta.
3. Seiiale por 10 menos tres diferencias< entre el disefio global y
el diseiio detallado.
'/
58 FUNDACION UN/VERS/DAD A,l)ISTANC/A HHERNANDARIAS"
. 4. l ClUil es el principal produeto de la etapa de analisis7 Sef\a
Ie por lamenos tres items que incluiria en dicho producto .
. 5.l.Que. diagram a es de usocomun en laprimera y la ultima
etapa del program a? l CuaIes el uso que se Ie da en eada easo?
- Sobre laprdpuesta de lareingenieria se Ie pregunta:
6. l,Cu:Hes son los principlos basicos en que se apoya?Descrf
balos brevemente.
7: i,Porque se debe determinar crial esla estrategia dela em
presa como primer paso de la Etapa 17
8. i., Cmil es el criterio basico que sirve para seleccionar los
procesos que se intenta disefiar? i.,Se procede del mismo modo que
en la rnetodologfa tradicional? . . . ..
.. . 9. lEs probable que un proyecto de reingenieria eonlleve cam
bios en la estruetura organizativa vigente? Justifique su respuesta
con referencias a la rnetodologfa.
\ :
10. Compare la metodologfa tradicional y la de la reingenierfa
y establezca tres semejanzas y tres diferencias sustanti vas.
i
I
I
I
MBU' Mil'. _M 'mMII,........i&&&&J4AWMiifiIIIM
Unidad4
""mfi1GlllVO === _ .....
Herramientas usuales
Los temas de esta Unidad se .eneuentran estrechamente
relacionados eon los de la anterior. Un analista . administrativo,
como en eualquicr otra actividad teeniea. necesita ciertos instru
mentos especffieos para realizar eada una de las tareas que Ie pres
cribe su metodologfa de trabajo ..
N?s proJ?onem?s presentar y describir aquf las hel!amientas de
uso comente, mdlcaJ.1do en easo la y forma
de utihzarlaspara el estudlo de los sistemas adnumstranvos. .
1. Del uso de herramientas
.. La pnktica de la administraci6n ha permitido el q.esarrollo de
un gran numero de instrumentos necesanos para coadyuvar can su
finalidad. pero tarnbien ha adoptado y adaptado dispositivos tecni
cos de otras disciplinas, como por ejemplo modelos graficos y ma
tematicos de la Investigaci6n Operativa.
Cuando las tecnicasy herramientas no se encuentran estableci
das con precision, existe. una tendencia natural a que cada analista
las utilice, e incluso las desarrolIe, de acuerdo con su criterio. Esto
60
61
FUNOACION UN/VERS/DAD A OISTANCIA "HERNANDARIAS"
.....
no esta mal, pero si las herramientas no estan adeeuadamente defi
nidas 0 no se aelara debidamente su aicanee, se crean malentendi
dos y dificultades de comunicaci6n con terceros (clientes 0 usua
rios) 0 dentro del mismo equipo de trabajo.
A este problema apunta el prop6sito del presente capitulo,
donde trataremos de, definir las herramientas mas usuales y su apli
cacion, para de esta forma disponer de un lenguaje comunque faci
lite la comprension entre especialistas y tambien con terceros, Las
herrarnientasque estudiaremos nossenln utnes para:
- Programar el proyecto ycontrolar su ejecuci6n.
- Recolectar informacion aeerea del sistema vigente (proce
dimientos, formularips, archivos, etc.) asf como los requerimientos
del usuario.
- Detectar erroces y faUas en .el sistema en uso.
- Fonnular la propuesta de un nuevo sistema.
- Servir de ap9Yo a la implementaci6n y a la capacitaci6n del
usuario. . .
Cuando entremos en eJ detalle de cada una de las herramien
tas veremos que, en la mayorfa de loscasos, pueden aplicarse a mas
de una etapa del.programa de amilisis de sistemas administrativos.
Asi por ejempl0, si tomamos como referencia la metodologia tradi
donal, vecemos que:
. -. Los. diagramas de programaci6n de actividades pueden
usarse en laelaboraci6ndelplan, pero tambienpara una programa
ci6nespedficaen elmomentode la implementaci6n. .
_. Los de interdependenc:ia sectorial 0 los cursogra
mas, pueden servir tanto para integrar la infonnaci6n relevada en el
. paso inicial de la eulpa de amUisis, como para el diseno detallado
. del nuevo sistema. .. . . .. . .
. - Los manuales que producto del di
seiiode detalle,.son_tarnbien un elemento imprescindible para capa
.. eitar a1 usuario durante la implementaci6n. .
Por 10 expuesto,' el siguiente se organizani segun el
tipode instrumento (cuestionarios,diagramas y manuales) y no por
su aplicaci6n. .
HERRAMIENTAS USUALES
2.
El cuestionario es un 'formulario. integrado por preguntas
cionadas con el!sistema 0 subsistema que se.investiga cuando es ne
cesario
r
relevar inforr.naci6n aeerca de la tarea especffica de emplea
dos 0 supervisqres dentro de un procedimiento y se ]0 utilizalpara
suplir la entrevi,sta personal (de tlpica aplicaci6n en los niveles ge
renciales y de jefatura).. .. .
Cuando no se buscan opiniones sino infonnaci6n aeerca de los
hechos, un cuestionario presenta como ventaja que:
- no requiere la presenc:ia del analista 0 a 10 sumo requiere
una presencia minima; .
. -. permiterecopilat grancantidad deinformaci6n en
po relat;ivamente breve. .. '. . .,
Pe,ro cuando se decidesu utiIizaci6n, tambien Ideben conside
rarse sus limitaciones:
- existira ,resistencia, a-contestar cuestionarios largos y tedio
sos, que signifiquen perdidade tiempo de. trabajo; . ;
- es diflcil obteneren fonna exacta la infonnaci6n deseacla;
-los encuestados pueden tardar en responder, comprometien
do los tiempos del proyecto. .
Para que los cuestionarios cumplan acabadamente con su fina
lidad debe ponerse especial cui dado en su elaborac:i6n. Este cuida
do tendra en cuenta: que laS preguntas sean c1aras y que
la extensi6n no sea excesiva (no olvidemos que disponemosde. tec
nicas complementarias);. que el diseno sea apropiado y que se iric1u
ya un breve instructivo de c6mo debe sercompletado.
Estructuralmente un fonnulario de encuesta deberfacontener,
como minimo:
- Un encabezamiento donde se completaran los datos refe
renciales del encuestado y del puesto .
- Un cuetpo central donde se especifiquen laspreguntas 0 as
pectosque deberan ser completados y que estaran referidos por
ejemplo a: informacion recibida, tramite 0 proceso, informacion
emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros:
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus
propuestas acerca del sistema objetodel anruisis.
L._.
.::'.. ,.;
_._--
I
62 63 FUNDACION UNIVERSJDArfA DISTANCIA "HERNANDARIAS" HERRAMIENTAS USUALES
Encuesta acerca del uso de un informe Formulario para descripcion de tareas
ApelUdo y Nombre Cuestlonarlo Ni': ......... .
de la persona.
consultada: ... h Fecha emlslon: ............................. .. .....................................
Cargo: ...... , ........................................... . Fecha cumpllmlento: .................... .
..Departamento: ................................... ..
Seccl6n: .............................................. ..
Tflulo dellnforme: ......: ...................................................... .
Se sollclta II Is persona Indlcada mas arriba, se slrva responder ellnterrogatOrlo
que se formula II contlnuaclOn(marque su .respuasta con una cruz; lea todas las pre
guntas antes de responder la prlmera): .
1. Consulta, Ud.este Informe:
Ii
Slempre 0 AvecesO NuncaO
2. SI ..lo oon.sUlta, 10 hece a efectos de mantenense informado 00 por necesldad de
contar con asa Informacl6n para Inlclar 0 contlnuar un proceso 0" ,
3. 'LUtlliza Ud. latotalldad dela lnformacl6n Do s610 una parte de ella D? En este
Illtlmo case Lque parte? .................................................................... .
4 ./,Reclbe Ud. aste Informe dentro de .1011 plazas prevlstos Do oon strasos slgnlfl

catlvos .que perjudlcan su tarea O? Comentarlos: .................................... ; .... : ............... .

5. Lle results mil en 'cuanta I'll contenh:ioy fOmlade presentacl6n? Sf 0 No O.
.'LSu9l!re alguns modlflcllci6n: en cuanto I'll cQntenldo a 10 en cuanto a 18 prasen
tacton0 ? Expllque su sugerenclu. '
. ' ,
6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be
laoo8O 10 concillaclon 0 ? Comentarlos: ... ............._...__....... _ .. _.................. .
7. La cantldad de capias que Ud. reclbe dellnforme, Les rt!almente necesarla? Sf 0
No O. LaUe otras personas utllizan los dupllcados?
8 . ./,Necesita Ud. informacion complementarla? S[ 0 No O.
Indlque cual: ..........................................................................
Sa 89r1'decera la devDlucl6n de estill cU8stlonario al Departamento de Organlzacl6n
y debldamente cUmplimentado, nQ despues del ...................... __.;
Cnrgo: Pmccdimiento ...,Icvado;
Noml,," cncuc!tado: DeparlllJ11enlo: Seclor:
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Peck..: !'irma:
(*).En este cspacio fonnul. su, aprec:i;>ci_ Ysug<:ml<!i;u; de cambia.
- ..... -_... --.... - ..... -_.
Firma del responsabki
Figum4.2
Figum4.1
I
____ _ _ _ _
FUNDACION UNIVERSIDAD A DIS1ANCIA"HERNANDARIAS 64
Para faciE tar las respuestas, es conveniente armar el cuestiona
rio con preguntas que puedan responderse por "si" 0 por "no", 0
cornpletarse con ,una "X" en ellugar correspondiente; a este modele
responde la encuesta que se reproduce en la figura 4.1 (Lardent,
1976: 152). Otra fonna de simplificacion pll.lede ser disefiar un for
mulario con columnas 0 casiJIeros a completar, del tipo del presen
, tado como figura4.2 para relevar en detalle las tareas.
3. Diagramas
EI usode tecnicas de diagramaci6n se encuentra suficiente
mente difundido; en el area de administraci6n ya que pennite, me
diante gnlficos ysfmbolos, la programaci6n de actividades (diagra
mas de Gantty CPM) y la modelizaci6n de sistemas administrati
vos (diagramas de bloque, de interdependencia funcional, cursogra
mas, etc.). '
Lo dicho no pone en duda la utili dad de relatar organizada
mente un proceso 0 un sistema,pero un diagrama' aportani clara
mente ventajas, yaque:
- Proporciona una vision y global del sistema 0 de los'
eventos representados., '
- Facilita la representaci6n de relaciories cornplejas.
-' Sistematiza -'mediante el uso de simbolos- Ia informa
ci6n que se exhibini.
-', Permiteiunafacil comparaci6n entre dos 0 mas sistemas
(actual y propueSto; distintas alternativas de disefio; etc.).
No obstante 10 dicho, cuando se decide su uso debep. recono';
cerse ciertas limitaciones como:
',-, La dificultad de representar gnmcarnente la multiplicidad
de situaciones y relaciones posibles.
-' EI riesgo de que, al simplificar,.la informacion sea incom
pIeta.
.3.1. Diagramas de,programacion
Estas tecnicas de diagramaci6n penni ten representar activida:
, des y de incluyen el tradiCional gnifico de
Gantt y las tecnicas de redes. Ambas formas son hoy facilmente
realizables y actualizables mediante el uso de software especffico.
,
USUALES' 65 '
Gantt
EI diagrama de Gantt tiene, segtin ei u.sc que aquf Ie daremos, el
objeto de programar en el tiempo las distintas actividades 0 tareas nece
sarias para Ia ct:mcrecion de un proyecto 0 de una etapa del rrllsmo y,
simultaneamente. permitir el control de los plazos de ejecuc!on.
Este grafieo de sencilla construccioh, se apoya en :las coorde
nadas cartesianas, cuyo eje horizontal representa el tiempo yel ver
tical las tareas' a actividades por realizar. En el interior del gnifico se
trazan, a partir de cada actividad del eje vertical, lineas honzontaIes que
indican la duraci6n de latarea, medida en el eje del tiempo.
Si las Hneas representativas de cada actividad se inician!todas
en el momento cero, el diagrarna s610 nos mostranl la duracion
comparativa de las distintas actividades. En cambio, si. se trazan a
partir delmomento en que' realmente ,se iniciari, el'diagrama nos
brindani mayor informacion, ya que podremos, observar la secuen
cia delas actividades y laduraCion total del proyecto. : !
Ademas, si utilizamosun detenninado trazo pararepresentru:
las tareas planeadas y otro distinto para indicarlos tiemposreales
de ejecuci6n, el grafico permitira efectuar,elseguimiento derlo pla
visualh;ar nipidamentelos des:vfos y detenmnarenque me
dida estos afectan el desarrollo del proyecto; , .." ' " ,
En la figp.ra siguiente,se< presenta, un ejemplo de, gr:ffi.co de
Ganttaplicado a.la programacionoel estudio de un sistema,admi
,nistrativo.
Estudio Prellmlnar '
c.
=
.!! Relevamienlo
2
..
!
Anlilisis
{!
H
s.j. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Impiementacioo
...
o 2 5 6 7 8 !I 1Q 11 ,12
TIempo {Meues}
Figura 43
-" -
OISEloo '
.l,
!
____
66 HERRAMIENTAS USUALES 67
FUNDACION UNIVERSIDADA"fJ/STANC/A #HERNANDARIAS
D' d d Para aplicar el.metodo CPM (camino crftico) ademas de defi
e Illgramas e re es , , ,. '1 d d 1 I
" ' . nir las actlvldades del proyecto y are:. 0 a:e a
;Las tecllIcas de tales como CP .y PERT parten_ las ci6n entre ellas, se requiere: 1) reahzar una estimaclOn de los, tl,em
de tareas 0 actlvldades y pos de cada actividad; 2) sumar los tiempos de cada, actlvldad
mformaclOn vahosa para meJo,rar eI usode recursos, espec,Ial- sabre sus respectivos caminos (ver figura 4.5); 3) determmar como
mente cuando la tram a de relaclOnes entre actlvldades es compleJa. camino crftico aque! can mayor duraci6n (en el ejemplo es B); y 4)
Un diagrama de red es un modelo grafieo que usa pequenos optimizar mediante laasignacion de recurs os eJ tiempo total del
cfrculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde ter- proyecto.
minan unas actividades y deben comenzar otras, y flechas (arcos)
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 serepresenta una red de actividades necesarias
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
diseiio de planta (1-2) debe terminarse antes de que puedan hacerse
otras tareas,en cambio la instalaci6n del generador (5-7) no puede
comenzar hasta que ellugar este preparado (3-5) y el generador este
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
nodo 1 y el 8. La preparaci6n del lugar y la fabricacion del genera
dor estan en distintos caminos, pero convergen en el node 5 y, en
consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasar la instalaci6n del
Camino Tiemoos
A: 1-2-3-5-7-8 12 + 8 + 12 + 4 + 6::: 42
B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6=44
c: 1-2-4-6-7-8 1 2 + 4 + 5 + 9 + 6 ::: 36
0: 1-2-6-7-8 12+3+9+6=30
Figura 4.5
,
generador. AIgo similar. oenrre can las tareas precedentes ala activi- EI PERT, como el CPM, es una herramienta deplaneamlento y
dad (6-7) adiestrar a operariosy luego con la obtenci6n de Ia paten- control vinculada con el tiempo. La diferencia basica entre ambos
te metodos reside en que el PERT .en la re:.d
ntilizando . tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas
probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representacion
Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra
tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es
quematica de Ia realidad, y el grado desimpliftcaci6n dependera del
grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra
remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar
: sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
el desarrollo de las Unidades 5 a 9.
Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples
, softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los
cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
Flow, entre otras. .
Diagrama de bloque
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin
Figura 4.4
retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri
,: '....
63 68 FUNDACfON UNfIfRSIDAD ADISTANCIA "HRNANDARIAS' .
.,. --_"_--, .,.....;:.....,""..
otra.s !:res
m- j':s:":no COlLi)
,"equerimientos
. f' ., "
:iihonnaClOD ; en Ie es
() latos aue. una vez dec:::ctadoE Y S08.
analista definira
nuaci6n espeCificara los
Aqul
en salidas.
EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro
ceso.
- En elrectangulo Izquierdo se enumeran las Entradas y en e[
derecho las Salidas; en ambos casos s6lo se mencionan los soportes
de infonnacion que corresponden a esos conceptos.
- EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre
los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi
dades para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la
disponible en ;archivo en salidas.
E p
s
, Tarlelas de
aslstencla. , f------+I
A
. Legalos
. E!;cala Aemunera
clones
; Aportas y Coolribu
clones
. Partas de novedades
.,"'"
HERRAMIENTAS U5UAi..cS
,-..
EI rectangulo , debajo
procesos y en e1 st: gnaT
quisieramDS
descomponer en Uu'1-tos
", , 1 bI' d I '
como en e oque e oS.proce
rorm"" de . sena meci1IDteel diagmma deta
1. Control
1-Tarjeta
,-HOrariOS
-PermisoS y
asistencia Reloj
autorizac.
data
2. Actualiza 1- Partes de
ci6n legajos; novedades "
1- Legajos de '
personal '
-lncorporar
novedades' 1- Legajos
- Cargiu' actualizados
datos
-Escala
3. Liquida
I-Datos
l-UQuidar
asistencia y
clones _ Emitir Ii
ci6n sueldos
novedades
__ yrecibos q.
Figura 4.7
Diagra111fl de interdependencia sectorial
Este tipo de diagrama -que puede. utilizarse como mapa de
proceso en la! reingeniena- es .de utilidad cuando se requiere una
vision global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu
ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es
similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcci6n son:
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe
zada por el nombre de un sector de los que intervienen. '
, ,
,"::
71
HERRAMIENTAS USUALES
70 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HERNANOARIAS"
!'".
- Rectangulos representativos de las operaciones que se desa
ITOnan en cada sector. Cuando las operaciones son heterogeneas po
demos diferenciarlas usando mas de un rectangulo dentro de cada
columna. Cada rectangulo podra incluir la descripcion de la opera
cion 0 del soporte utilizado.
- Lfneas de interconexi6n entre los rectangulos, que repre
sentan el traslado de informaci6n e indican la secuencia en que se
realizan las operaciones.
Como ejemplo de este diagrama se representa en la figura 4.8
un subsistema de compra. .
,. Cllrsogramas
El cursograma, tambien denominado diagrama de pro cedi- .
miento, cireuito 0 flujograma, es sin duda una tecnica analftiea que:
permite describir sistemas administrativos en forrnaclara y logica"
facilitando una impresion visual del movimiento 0 flujo de la infor-. ;
rnaci6n. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje, t.l
universal tanto para estudiar los sistemas vi gentes, como para el di-' i
sefio detal1ado de los sistemas que se proponen. Su usa tambien se. fl:i
ha extendido a otras profesiones, asf los auditores los utilizan para Ii!
relevar y evaluar e1 sistema de control interno de sus clientes.
Estos diagramas son dibujados mediante eonvenciones prees- .
tab1ecidas. En nuestro trabajo, adherimos a 1a norrnalizacion reali-
zada par el !RAM que, si bien no tiene aplicacion obligatoria en el;
ambito de la actividad privada, cumple condiciones de uniformidad .
y objetividad que la hacen aconsejable.
El IRAM, Instituto Argentino de Racionalizacion de Materia- '.
Ies, es una entidad civil a la cual el Estado Ie ha reconocido la facul-:
tad de dictar normas; originariarnente se dedieo a la normalizaci6n ';
de materiales, pero a partir de 1972 incluy6 la normalizacion de tec:- '
nicas y termino10gfa administrativas. Las norrnas IRAM se acompa-
nan como Apendice I al final del libro y en elIas encontraremos los:
elementos necesarios para 1a elaboraci6n de un cursograma, a saber: .
- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama
de interdependencia sectorial, segun las especificaciones de 1a nor- ,
rna 34503. '
- Un conjunto de sfmbolos para la representaci6n gr:ifica, es- :
tablecidos en el norma 34501.
- Linearnientos que deben seguirse en el diseiio, enunciados
Figrua4.8
en lanorrna 34502.
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.72 FUNDACIPN UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS . HERRAMIENTAS USUALES 7$
Como. ejempl0 de aplicaci6n de las normas mencionadas, pre
PAGO A PROVEEDORES .
sentaremos como figura 4.9 un cursograma del subsistema de pago
Eltterlor Dep6slto Contlldurla Tasorerlil Compras
a proveedores. A continuaci6n detallamos sus referencias:
1. Recibe, controla y finna remito.
2. Controla cantidades y verifica precios YcEtlculos.
3. Emits reclamo y retiene documentaci6n.
4. Verifica contestaci6n ("e& satisfactoria?).
5. Uquida factura y manda copia a Compras.
6. Emits orden de page.
7. Emite Recibo a firmar por el Proveedor.
B. Emite cheque y nota para enviarlo al Proveedor.
9.
10. Contabiliza y archiva.
11. Recibe recibo del proveedor y 10 archiva.
En e1. ap6ndice 3 usted encont:rara una aplicaci6n de las diferentes
herramientas donde se puede apreciar el grado de detalle de la informa
ci6n que nos proporciona cadauna de ellas, aSl mismo al final del ejem
plo se mencionan aspectos de control interne e infonnaci6n gerencial . .
4. Manuales
Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las
que deben ser 6umplidas por los miembros de una empresa oinstitu
.d6n, asicomolla forma en que las mismas deberanser realizadas, ya
sea conjunta 0 separadamente. El Manual de Procedimiento que trata:
remos aqul, constituye la expresi6n analftica de las retinas administrati
vas a traves de las cuales se canalizan las distintas operaciones; 10 que .
.Mintzberg denomina forma1izaci6n de la corriente de trabajo.
. En empresas estos aspectos son dlifundidos mediante
circulares, memorandos 0 instrucciones intern as que, numeradas ;
'Correlativamer\teu ordenadas crono16gicamente, vat! formando un .
cuerpo de si bien cumple en parte con el prop6- .
sito enunciadq mas arriba, no conforma un elemento organico y
completo que permita sustituir al manual. .
En realidad, ambos metodos no son exc1uyentes; se comple- ;
mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser
utiles para comunicar disppsiciones transitorias, los manuales com- _ ____':__l_"---......:....!
. pilan informaci6n de caracter masestable, referida a los procedi
Figum4.'
mientos adrninistrativos basicos.
L ..
.: ...
...
74 75
"".
FUNDACION UNIVRSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS
Los manuales de procedimiento 0 de procedimientos y nor
mas, como tambien se los denomina, constituyen, en el marco de
nuestra metodologia de trabajo, el producto por excelencia del dise
fio detallado, pero ademas, sirven de base para la capacitaci6n y
puesta en marcha durante la etapa de implementaci6n.
Debe quedar claro que el uso de estos manuales no es indiscri
minado,. se centrara en aquellos sistemas a sub:;istemas basicos des
de el punta de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre
damn sus principales ventajas, entre las cuales se destacan: .
_ Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas
administrativas. .
_ Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimien
tos.
Facilita la normalizaci6n y la fijaci6n de estandares.
_ Asegura continuidad y coherencia a las practicas a traves
del tiempo.
_ Constituye un valioso elemento de consulta, de capacita
cion y de resoluci6n de conflictos. .
. A estas razonesque justifican la elaboraci6n podemos agregar
que, actual mente, los manu ales constituyen un requisito indispensa
ble para la acreditaci6n de acuerdo con las normas internacionales
de calidad (ISO-serie 9000). Sin embargo, es conveniente que reco
nozcamos ciertas liInitaciones a su usc, por ejemplo:
_ Su confeccion y actualizaci6n puede requerir esfuerzo y
costa significativos.
_. Una redacci6n defectuosa a poco cui dada, a una extension
inadecuada; pueden dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado, limitala discrecionalidad Y
consecuentemente la iniciativa individuaL
_ Si no selo actualiza peri6dicamente, se carre el riesgo de
desactuaIizaci6n y obsolescencia.
4.1. Pautas para la elaboraciOn de un manual de
procedimiento
1. Estructura del manual
La Norma !RAM 34551 establece can cankter enunciativa
eual debe ser el contenido de un manual. Dentro de 10 establecido
por la nonna (que se acoriIpaiia para consulta en Apendice 1) pode-
HERRAMIENTAS USUALES
mos distinguir ciertos items que hacen a la introducci6n del manual
como:
- Objetivos y alcance.
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas 0 de la
forma de actualizaci6n.
El cuerpo central del manual estan'i sin duda constituido por
las normas propiamente dichas, presentadas a traves de:
- Cursogramas.
- Descripci6n de los procedimientos.
Formularios (modelos e instructivos sobre los soportes a
utilizar en el procedimiento).
Por ultimo, podrfamos incluir informacion adicional al manual
como, par ejemplo:.
- Glosario.
- Indice tematico.
Fechas de ernisi6n y de vigencia.
2.. PresentaciOn del manual
La norma 34551, a la que ya hicimos referencia, tambien estable
ce especificacrones acerca del formato (sugiere los formatos IRAM A4
y- AS) Ydel armado del manuaL Sobre este ultimo aspecto debe tenerse
en cuenta que la diagramaci6n permita su encuadernaci6n y que la ti
pografia y el espaciado del textofaciliten la lectura.
El manual tiene que ser una herramienta dimimica, susceptible
de actualizaci6n permanente, por 10 que es recomendable su anna
do como carpeta de hojas movibles, 0 directarnente como un dis
quete para su consulta por pantalla.
3. Redacci6n
La redacci6nes s610 un medio para transmitir informacion,
pero de ella depende la claridad y precision del mensaje. A tal fin,
proponemos ciertas premisas surgidas de 1a experiencia.
De forma:
- Las frases deben ser cortas, elaboradas mediante el ernpleo
de la menor cantidad posible de palabras. Lo ideal es la simplicidad
del mensaje telegrafica.
- EI lenguaje utiiizado debe ser claro y no .dejar Iugar a du
das. Deben evitarse las ambigUedades. .
76
------_:.
w-'
FUNDACION UN/VER$IDAD A DISTANC/A "HERNANDARJAS
- El estilo debe ser fOIrnal, pero no aburridlo. Debe eyitarse el
abuso de terminologfa tecnica 0 poco usuaL

-Las iridican, en todos los casos, una acci6n 0
decisi6n. Los terminos mas usuales son: emitir, completar, contro
lar, archivar,etc. ,
- Las haeen referenda a objetos, fonnullarios 0 ar
chivos. Estos deb en identifiearse con propiedad, indicando el mIme
ro de copias.
Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem
plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.
- E] enunciado de la accion debe completarse con la enume
racion de los datos que senin operados.
Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe
cha de apertura, corresponsal, localidad yvemcimiento.
-' Cada i
ll
strucci6n debe indicar los soportes 0 sectores que
proporcionan los datosnecesarios para producir 1a acci6n. , .
. ' J
Ejemplo: Recibe del cliente Solicitud de Credito 0 Solicita a Cre
ditos autorizacion .dela venta. '\,
.. ', ! '. '
- Debe menci on arse la oportunidad 0 circunstancia que de
termina el ' ,
Ejemplo: Quincenalmente recibe de Cuentas Corrientes Iistado
de saldos impagos 0 Cuando recibe la factura completa el legajo.
, - Cuando la accion que debe ser desarrollada es compleja, la
instrucci6nse en pas os con las especificacionesnecesarias.
Ejemplo: Autoriza al retiro de la doctJImentacion: - Embarque te
rrastre, mediante sello al dorsa del Conacimienta de Embarque; - Em
barque' aereo, mediante confe.cci6n de una autorizaci6n para el retiro
de la GufaAerea.
A continuaci6n Sf.'. presenta un ejempl0 de descripci6n del pro
cedimiento deLiquidaci6n y Paga, en sus pasos de. recepci6n de 1a
documentaci6n, autorizaci6n del pago y pago.
HERRAMINTA$ USUALS 77
1. Recibe de:
I
i Autorizacones y Reintegros: documentaci6n de afiliados por
au IDrizaciones a prestadores que no olDrgan cuentas cOirientes 'y por
reintegros un la mano".
, Afiliados: comprobantes del colegio de concurrencias diferenciales
mes'vencido.
..
Control Factumcl6n: el "Confonne" con original factura del
preslador y si corresponde copia de nota de debi ID 0 credito ...
..
Pernonal: In planiUa resumen de liquidacion de sue1dos y cargas
sociales. . , i
i .Distmtos Sedores: autorizaciones de pagos por compms y/o
"
servicios.
..
Delegaciones:las, SOlidtudesde reposici6nde fondo fijo y IIi
doclJ!llentacion con la caninila resumen de factums apagar por '
i preStaciones, honorarios y famiacin. ' ' "
2. En los casos que corresponde (Delegaciones, PersonalY0iros sectores) ingresa
los datos aI sistema; en losotrci casas controla por pantalla la doculTKintaci6n
eonIra los datos del sistema. '
3.
Emite: '.. . .' ,
..
Orden de Pago: par ailtOrizaciones de prestadores que no otorgan
cuentas corrientes por reintegrns a Ja mano, reintegros por
concurrencias diferenciales porpago' de sueJdos (por delegacipn, por
central y por cargllS sociaJes).
.. Listado diano de deuda (vencida y a veneer) por los c9nceptos.
4. Entrega las onlenes de pagoa afiJia<;los 0 a Jefe de Sector en caw de sueldos y
cargasi spciales.
5. de deuda aI Jefe del Sector.
--- 79
78 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A "HERNANDAR/AS'
Jefe de iiquidaciones
I. Pasa ellistarlo de deuda vendda y a veneer y/o Orden de Pago aI lefe del
Departamen ta.
Jeie de! departamento Contabilidadl y Finanzas
2. Recibe ellistado y Ordenes de Pago y de acuerdo con la disponibilidad de
fondos determina las prioridarles y el plan de pagos y abtiene aprobacion del
Gerente.
3. Pasa listado aI emplearlo con indicaci6n de los pagos autorizados.
Empleado de iiquidaciones
4. Emite Ordenes de Paga conforme allistru:lo autarizada y obtiene firma del Jefe.
5. Pasa Ordenes de Pago a Tesorerfa.
EmpJeado de Tesoreria
1. Recibe Ordenes de Pago y verifica que esten autorizadas.
2: Ingresa al sistema:
Q Numero de orden de pago
" Orden del cheque
G Banca I Cuenla
3. Confirma datos al sistema. emile comprobantes de pago y chequeS, las adjunta
aI expediente y obtiene del Jefe y Encnrgado de Tesoretia primera y segunda
firma del cheque.
4. Pasa al Jefe de Departamento.
Jete de departamento
5. Controla y firma cheques. Devuelve a Tesoreria.
Empleado de Tesoreria .
6. Archiva trnnsitoriamente los expedientes arden ados alfaMticamente hasta que
et presmdar se presenta it cobrar. .
7. AI presentarse el prestador paga, obuene firma en camprobante de pago y
recibo oficial.
8. Entrega copiade comprobante de pago firmada con constancia de retenci6n de
impuestos si comisponde..
9. lngresa datos del comprobanre de pago aI sistema.
10. AI final deJ dfa emite listado de pagos y 10 remite junto con los expedientes
para control contable.
HERRAM/ENTAS USUALES
5. Para Sll autoevaluacion
1. Utilizando el farmulario de relevamiento presentado en la
figura 4.2,. efecrue una encuesta a un empleado de una empresa 0
institucion de su conocimiento acerca de un procedimiento en el
eual intervenga. Tres 0 cuatro pasos del procedimiento son suficien
tes.
2. Sen ale brevemente dos similitudes y dos difereneias entre
los diagramas de Gantt y de redes.
3. Imagine que debe realizar el anruisis de un sistema y que los
tiempos estimados son los siguientes:
Can los datos proporcionados, confeccione un grafieo de red e
indique emil es el camino cntico.
4. Elabore un cuadra comparativo de la informacion que pro
porcionan respectivamente el diagrama de bloque, el de interdepen
dencia funcional y el cursograma.
Resuma las ventajas y limitaciones del uso de diagramas
como herramientas de amilisis de sistemas.
6. Con los datos del cursograma presentado como figura 4.9
elabore un diagrama de interdependencia sectorial.
7. Mencione por menos tres diferencias signjficatival) entre
el uso de manuales y diagramas como herramientas para el analisis
de sistemas.
80
p.
FUNDACION UNfVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
, 8. Realice el intento de redaetar por lamenos eineoinstruecio
nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagot a
Proveedores a ipartir de los datos del cursograma presentado como
figura 4.9. Tenga en cuenta las pautas de redacci6n eomentadas en
la unidad. '
9. Sobre el contenido del Apendice I sepregunta:
l,Cu31es son, segdn la Norma !RAM 34501, lossfmbolos
representativos: de: ' '
- actividades
- cursos de acci6n
- uni6n 0 vinculaci6n
'.' I
-, soportede informacion
;,Quees6ble'ce laNorma mAM 34502 sobre:
- direcci6n del diseno
- disposici6n de sfmbolos
, -nneas de traslado de informaci6n
- ubicaci6n de los sfmbolos
- e m i s i 6 ~ de rformulario 0 soporte de informaci6n
...,- descripciones
- simboloconector.
10. Conf<!ccione un cuadro donde se relacionen las ctapas de.
la metodologia tradicional (ver Unidad 3) con lasherramientas que, ,
utilizaria en eada una de ellas. '
ModUlo II
, SISTEMAS 'APLICADOS
,
1tI".
Este Modulo completa ellibro ytiene una finalidad
nentemente practica: ver en accion los conceptos y tecnicas explici U d 5
das en el Modulo [Para ello hemos subdividido el sistema adm ulda
nistrativo total en cinco subsistemas que se corresponden con h-------"""""'....,,""""'......"''''''''"""""""""""'......."""""......,-------
mas usuales de una empresa y que se tratan seglin el .!i
gUlente esquema:
5: de Compras. Subsistema de COD'lpras
-Umdad 6: Subslstema de Pagos.
-. Unidad 7: Subsistema de Producci6n.
,-Unidad 8: Subsistema deVentas.
-' Unidad 9: Subsistemade Cobranzas.
- Unidad 10: La automatizaci6n y los sistemas administrativoJ
A modo de introduccion comun a las Unidades 5 a 9, direm( E . , .,
que los subsistemas se pre sen tan en una version tipica y detallada,l I .Compras se. encarga de la de
que en cada Unidad se precis a el objetivo y el alcance del subsistilos recurs os (blenes y servlclos) l?ara el
rna, los aspectos especificos de control interne que se deben tent tQ nonnal de lao empresa en los osto es; a1 mInImO
en cuenta, los requerimientos de informacion gerencial y el desum cos to, en la cahdad adecuada y en el momenta oportuno.
Hodel subsistema a traves decada uno de los Modulos que 10 COTh
ejemplos y ejercicios utilizando hem 1. Alcance
rmentas VIstas en la Urudad 4 de la pnmera parte. ---------------
La Unidad 10, que cierra el Modulo y ellibro, analiza el iIi:' EI subsistema de Compras se pone en funcionamiento cuando
pacto de la autpmatizacion sobre los administrativos en gt. se detecta]a necesidad de aprovisionamiento, pudiendosefijar la fe
neral y luego trata'e.n como se 'modificari' practicamenl cepdon y contabiIizaci6li provisoria de los bienescomo lfmite su
cada uno de los subslstemas VistoS. ,'.. . . perior. "
el caso de los bienes, es el sectpr de Almacenes quien de
tecta la falta de un producto 0 material. mientras que el sector de
, Ingenierfa establece las especificaciones tecnicascuando correspon
da.
Si se tratara deservicios,' el pedido puede originarseen distin
tos sectores la empresa y, el requirente debe las espe
cificaciones del serviCio .solicitado .
,
...
r'
84 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS 85
El depart<L'l1ento de Compras es quien debe procurar la mejol ,. Compras norflllJles
'cotizaci6n del proveedor debido a su contacto directo y pennanente Se refierena compras de .bienes de consumo repetitivo y
con este y asegurar que las mercaderfas 0 el servicio sean para el desenvolvimientqnormal de la empresa relaciQnados
en elmomento oportuna de tal manera que no se genere una intecon el area?e produccion, comercializacion 0 administraci6n y que,
rrupcion en los, programas de actividades., .,' por estar ,,:mculados con la y c\?mercializa(:Ion,
Considc;:rando el amilisis efectuado por Drucker de los suceptlbles die , . '
que realizan lasactividades auna organizaci6n, la gestion de com En general son bames sobre los que se canoce el punto depe
pra puede ser 9lasifieadajunto con la fabricaci6ny la distribuciordido, stocks minifIlOs ymaximos. . . ,.
una adividad que Gontribuye a resultad?s,. h. Finalmente,este tipo de adquisiciones suelen centralizarse. en
IDlll1mlzaClOn del costo de los productos y Ia maxlmlzac16n de hun departamento especffico, . . .
calidad, la entrega y ]a satisfacci6n al c1iente. . . .
Henry Mintzberg, por su parte, ubica la funci6n de asegura: GllmportacJOnes, ."
los insumos para In produccion como una de las cuatro actividade! SO!1 aquel,las compras un proveedof,extnmjero, 10 que hace
principales del nucleooperativo. conslderar una de comosegurosde
cambIo, procediIDlentos especlales para el despacho .de
' ':;.11 ;:"led' d la rnercadena a plaz.a, derechos de hnportaci6n, etc. '.
2 M Ourul a es D b'd l' 1 .. 1 ..
. e 1 o. a as reg amentaclOnes vIgentes en e . comerclO mter
Compras menores na?ional; ser ,autorizaciones realizar
. . . ,la ImportaclOn. . . . ..' "
Se refie.rena blenes servlclos de.escaso valor y cuya necesl. 'Otro asp' ct 'q' , db t'" '." t ..... -' 1" 'd'-'
. 'al ' d ' d b 1 .' : e Ol uese e e enereneuenaesque,eprovee or
d d a puede ser Clfcunstancl ,es. eClr, que se etecta so re a mar .
n
ormalmente' eXl'ge la 'apertu'rad n' 'd't d' t'"
' 'd d ,,' .' 'bl . e u ere 1 0 ocumenano nTeVoca,
cha, 10 que hace.que.este tipo . e.a qmslclones .no sean prevlsl es. ble 10 que 're'qu"ere la ' . t d'" d .. t'. ,,' b .' -'
" ',' '. ...' . . . 1 . m erme laClOn e una ms ltuclon.
. Estas compras generalmente son abonadas en efectlvo medIan' .'
te la utilizaci6n de un fonda fijo. .' ,'" . . '. "', .".. ' .'
Resulta practico que no secentralicen en un departamentc . 3. Nonnas especfficasde control mterno
sino 'l.ue los responsables de lossectores que necesitan un bien! ." . "
serviclOs de las mencionadas caractensticas pu.edan decidir y auto junctones , .
rizar Ia adquisici6n. -. ' . --:La de, estar delmanejo fislco
Otras de.fndole.pnictica, como demoras en laentregtdelos blenes yo-eIa reglstraqon de los mlsmos: Compras,
para la utilizaci6n del-' ,bien y perdida de tiempo administrativa, hll tanto debe estar separada sectores de Almacenes, Recept10n,
cen, que Iosbienes comprados flO pasen par Almacenes. .,' Cuentas a Pagar y Contablbdad. "
II '. ' . ' .' "En empresas sin embargo, !pones deeconorrp:a
de uso . . . . cen que, a veces, las fun ClOnes de recepclon y el almacenamiento
, SC? bienes 11:0 requieren unarep?sicion penna de los materiales dependandd departame,nto de Compras, . , ,
c?mo. (odados, maqumal1as, motores, l)lstrua En Ia gran empresa se observa la separaci6n de funciones ,
ClOnes, mmuebles, etc, . ,ba menclonada, nos610 por razones ,de control interno, sino
. Debidq a lasignificp.ci6nque tienen estas inve(siones requit: bien por las ,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de
aU,tbriz!1-ci6n de, l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, productos para la producci6n, su inspecci6n,
mzaClones. .. , .' '. . naJe y mampulaci6n. . .

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narlOS ue UIS In os TIlve es
I
. SUBSISTEMA DE COMPRAS 87
86 FUNDACION UN/VERS/DAD A Dl'STANCIA ffHERNANDARIAS
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.. Pun,o de pedido y lote de I'umpra i
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La el respald??e un '. que .1a cantidad de productos que se soliciten
tPpr'pa,r!;e,;4e q'p':11mClonano responsable.AdlclOnal- sean las necesldades de consumo. Para ello, las
minimo, los materiales queentran sas puntos-defJe?i,do; esto es, la cantidad eJfcistencia a
e'deTproOt1tUf teririinado se adquieran en virtud de es- partIr de la cual se debesohcltar la compra de un artlcule. Se esta
que deben ser blece comp un minimo mas margen 'de segmida(!, teniendo
conclsasficoncretas: y completas, se descnbe exactamente elen cuenta el dane que la falta podrfa causar,. . .
!material y su? la persona de , . Unavez deterrninados los niveles raci()nalmente
que c?mpra Y.P?slblhtar la mS"'TI1as. adecuados c,orr:esponde establecer, conslderando los costos
matenales reclbldos. '.:asoCIados, el.lote optimo de compra, .. , .. ' . .. " . .
Las deben ser flexlbles Y' fi,l.ctores como el caracterperecedero,lla mcertl
deben perrnitir la consecucion 'dumbre a:erca del,a demanda futuTa, la falta de espacio para el al
se 'macenamlento, etcetera, pueden hacer que no 'se tenga en cnenta e]
\ pueden mencionar mas economic? No, convenjente sU,crueuI?, al me
producto, pIanos Y descnpclon nos J?ara las pnmas 111
as
dicho:cruculo se
del ; ",:, . conslderan dos tlpos de.gastos: los de gestl.On (necesanos para la
!.: . ... ta ! el es necesario coJocaciop de orden Y los vinculados con!'11manteni-' ..
las!.espectficaclOnes ongmales, estas de- IDIento de los blenes en eXIstenCIa. .' .
tfense.r de ese bien 0 servicio, . . (I Control de la mercaderia recibido. .
\. de(erminado de ,coRza.clones . Es' elcontro! ,de lacantidad;y' de
i, a un determinado monto de_duct?,S reclbldos yla confecclOnde reportes escntos con esta mfor
(l0ysuafes pedir porlo menos tres), , '. .' " _..,...,.
del responsabledel sec-' . el. control de. calldad reqUIere de conocmuentos tecrucos, Ia
tJr, :. . 'funclOo'sueleestar separada de Almacenes, que en el momento de
se realizan por escrito, per? i1a recepcion s610 da.conforrnidad porIa cantidad. ,
cuando no se llega al monto estaDleCldo, las consultas pueden reall-' Constitui:i6n deseguros sobre mercaderfa en trtinsito
zarse portelefono. En el caso_de compras menores podna efectuar- ,.,' ' .. , . .' .. . ....
>"'i' . . Se recomlenda la contrataclon de seguros para cubnr el nesgo
,
se Ia en lorm uireCLa, d tId dId t . . , .- .. . d 1
" i, c ," t: ; . e ras a 0 e os pro ue os que vlaJan por.cuenta y pesgo e a
-y,fI.. ". " ..empresa.' .,'
se debetomar en de ., Prenunerocwn
ser tomada por un funclOnano .,.,., '.
lec-Es{:on:yellientelclafijacion de atribucion entre funcio-. que la orga
'." "'1 ' .. . .., como aquellos que, sm .sahr.de la mlsma avalan el rno
. ,. "d b' db' . d '. I" . . f
I' . ' . e tenes, .cen ser numera os corte yen Of
:':lD de compra,1}men la tomo debe m- :ma preimpresa. , ,. .' . ..., .' '.
del proveedor 0 la orden de com- En este cireuito es conveniente,laprenumeraci6n de las soHci
pra':rnoJ eD tudes de compras, ordenes de compra, informes de reeepcion y de
de calidad..
P'
89
88 FUNDACION UN/VERSlDAD A DISTANClA -HERNANDARlAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS
Adicionalmente, es importante remarcar la necesidad de qUI
exista un control sobre la correlatividad de los formularios utiliza
dos y que. el mismo no sea una mera rutina burocratica.
- Proyeccion de deuda por OC colocadas y pendientes de re
comprn.
mnlerius primus existencinS. I compra. I
y mllterirues. - Reqllerimienlo
Ilcomprns .
4. gerenciai
. Los datos referidos a las operaciones de compras y que se en LL ---t-----t--::-:--:-:---t--:-:::---:----;
- Seieccion 1- Pedidos de
2. Selecci6n de \ - Solicitud de \ .,. Registro de
cuentran disponibles en registros y archivos (subdiario de compras
Cotizaci6n. proveedmes.
pr<lVeedores 'I Po- Comprn. proveedores.
-Emlsi6n de
c.
stock de materias primas y materiales, cuentas a pagar, solicitude!
dido de cotiza- -ClIliilogos.
pedidos.
de compra, etc.) constituyen labase de la informacion que se prepa l!on. I . I"
3. Adjudicaci6n ! - Cotimclones 1- SOliclrudes de \ - selecci6n -\ .:.. Plnnillus
ra para uso de la gerencia y entrelaque podemos mencionar, a titu
comprn, . ofurtus rccibidus. nnillisis de
de proveedores.
10 de ejemplo: colimciones.
-lnformede
pendienteS.
- Tiempo promedio de la gestion de comprn.
I
!Ji!!
-Qrdende - Emision Orden -lnforme de " !-Registro de. 4, Colocaci6n de
, . - Solicitudes de compra de mas de ... dias.
Comprno deComprno
III Orden de Com- Adjudicncion. provedores.
contrnto. contrnto.
.
-Ordenes de compra pendientes vencidas. - Antecedentes pm.
- Inmovilizacion de articulos en stock.
-Informede -Control de
5. Recepcion - Remilodel \ -Ordenes de
RecePci6n.
contrlltos
cUnlidll.d y - Ingreso de materiales enstock pOT tipo de producto: Proveedor. compm 0
culidnd.
- Monto decompras real vs. presq,puestado.
-" Remisi6n OJ pendientes,
Aimacenes. I
- Monto de compras comparativo de los ultimos 12 rneses.
- Vnloriz.aci6n J-Asienlo de
6. Registracion I -lnforme de \ - Ordenes de
- Cinco principales proveedores por monto de compra.
bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.
Recepeci6n Compra
pendienles. -. Cuentas apagar por mercaderfas recibidas.
cepci6n. . ,.
5.2. DescnpciOn de los modulos
Salvoespecific{lCio1), encontrario, estos informes se refieren
Modulo 1: Detection de la. neces"idad de compra
. periodos, seman ales omensuales, segun los requerimientos de h
gerencia. , Normalmente, si se trata de la de la compra de ma
terias primas, materiales utiles de consumo repetitivo! tiene lugar
..'" d lb t cuando el responsable de Almacenes despacha un (vale de
5 D
. eScnpCIOn Ie SU SIS ems. materiales) y determinaque ha aI de pedido 0 stock
.51 D' d ll.l minimo. En ese momento confecclOna la SOhCltud de compras y la
,. mgrama e u oqlle , 1 d ...... .
, enVla a epartamento respectlvo .
.' .En el siguiente diagnuna detallad? se un Este modulo implica una decision previa de determinacion de
subslstema de compras de matenaspnmas 0 matenales tlPlCO. punto de pedido y lote 6ptimo de compra sobre cuya base el res
uno de sus modulos sera desaIrollado en el siguiente pun to. ponsable de A1macenesdecide cuando solicitar sector de .Com
. pras la reposici6n de Ia materia prima 0 el y la canttdad a
.,.
reponer y confecciona la Solicitudde Compras (SC) .
"'
91
90
FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS-TANCIA uHERNANDARJAS'
Este formulario consiste en el pedido de compra de bienes 0
servicios efectuada por una persona autorizada al departamento de
Compras (ver disefio eli figura 5.1).'
Es recomendable emitirlo por duplicado. EI original se envfa a
Compras mientras queel duplicado es mantenido en Almacenes en
un archivo de pendientes para realizar el seguimiento de la gestion
de compras y efectuar los reclamos en caso de demoras.
Modulo 2: Selecci6n de proveedores y pedido de
cotizaci6n
Tiene lugar cuandoCompras, hiego de recibir la SC, veri fica
las firmas autorizadasy consulta el registro de proveedores a fin de
seleccionar aquellos mas aflnes al pedido y solicitarles cotizacion.
Las decisiones asociadas con este modulo incluyen el estable
cimiento de modalidades de compra y la seleccion de proveedores
que se consultanin de acuerdo con las caracteristicas del producto
solicitado, pero tambien es aconsejable tener en cuenta el compor
tamiento anterior del proveedor, que debe constar en el registro 0
archivo respectivo.
Es recomendable eI pedido de cotizaciones a un deterrndnado
numero de proveedores,como vimos al referirnos a control interno.
Pedido de cotizaci6n (PC) consiste en la solicitud por escri
to (ver figura 5.2) y en fanna simultanea de cotizaci6n de precios y
demas condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que
la eleccion del proveedoT quede librada al criterio personal del en
cargado deCompras. No obstante, algunas circuhstancias, como las
mencionadasa continuacion, puedenhacer que no resulte necesario
la emision del PC: .
G Compras de escasa significaci on.
o tiene. informacion actualizada sobreprecios reci
bida con anterioridad de proveedores.
. ;. Cuando los bienes se adquieren a traves _de' una orden' de
compra global que irnplique un aprovisionamjento pennanente.
Cl Cuando las adquisiciones se realicen a comparHa'i afiJiadas.
e. Cuando situaCiones extrema urgencia justifiquen pedidos
telef6nicos.
oCuando se trata de compras. muy significativas (equipos,
construsciones, etc.) la compra se organiza bajo la forma de
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privados (0 publicos) y donde existe un pliego de condi
5.1
92
FUNDACION UNIVERSfDAf'JA DfSTANCfA "HERNANDARIAS.
ciones emitido por la empresa y las ofertas se reciben en sobre ce-:
rrado.
Modulo 3.' Adjudicacion
. La seleccion de ofertas no es una tarea sencilla; es aconsejable
tener en cuenta no solo los precios cotizados, sino 'otra caUdad ofre;
cida, financiacion,plazo de entrega, etc.
Ademas, es convenienteconsiderar las provee
. dor, conocer su respon:;abiW:lad, solvencia, continuidad'de suminis":
tros, calid,ad de produccion, I:espeto de la fecha de entrega, etc.
Este m6dulorequiere del establecimiento de los parametros
para la evaluacion de las ,ofertas, 0 designacion de la persona que
cumpIini tal fund6n. ....
Para la selecci6n de la mejor oferta suele resultar conveniente .
. confeccionar una pIani1I a de anruisis de cotizaciones (ver figura.
,. 5.3). La tapulaci6n de los 'datos en una planilla perrnite tener un re,.
, sumeo utilde las cotizaciones presentadas por los proveedores. AI
gunas empresasoptan. por la utilizaci6n de tin ejemplar de la SC .
. para efectuar el en Iugar de ]a planilla filencioriada. .
. . En lamisma plarulla, 0 por se indiGani. la adjudica
ci6n, con 1a ifirma delfuncionario responsable. . ,
. ' . . . , "
.,Modulo 4: Colocad6n de la Orden de Compra
. se f6mialiZa mediante la emisi?n de la Orden;,
de Compra '(OC),', Este comprobante (ver figura 5.4) represeqtala.
. demanda efectuada a JlIl proveedor para que suministre los materia- '
'les especificados en-Ia misrna. . ., '. '. ...' .
ELnumero de copias que seemitan puedevariar deperidiendo '
de laS caractenstiCas de la organizaci6n de que se ttate,pero es
aconsejablenotificar alps sectores que efectuaran Ia recepti6n y la,
liquidaci6n para el pago,. Como ejemplo, en una gran empresa:pue- ;
de la OC por cuadripIicado con el sigllJentedestino;
.. Original: Para elproveedor.- . .
Duplicado:'Para Compras.
Triplicado: Para Recepci6n:
Cuadriplicado: 'Para Cuentas a Pagar.
E1 sector de Compras,tomando CQrn,o base aI Q.ela .
efecrua su requerimiento y evalua el cumplimiento del provee
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SUBSISTEMA DE COMPRAS
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Figura 5.2
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95 94 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA HERNANDAR/AS
.....
Contratos: en ciertas circunstancias, la opemcion de compra se
puede formalizar mediante la firma de un contrato. Es importante
que la redacci6n de sus dausulas sea clara, especialmente aqueUas
referidas al precio, la cantidad, las condiciones de pago, el plazo de
entrega, las indemnizaciones 'por incumplimiento y las garantias,.
Modulo 5: Recepci6n
En este momento Ia acci6n pasa al sector de Recepcion, dande
se produce el ingreso de la mercaderfa acompafiada por el original y
copia del remito'del proveedor. Lacopia se devuelve conformada.
En Ia Recepcion se decide aceptar 0 rechazar los efectos reci
bidos, Iuego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se
emite e] Informe de recepcion (IR). Este formulario (ver figura 5.5)
permite que el sector de Contabilidadde la empresa tenga la certezll
de que la mercaderia ingres6, conozca lacantidad de unidades reci
bidas y cuente con laaprobacion de calidad.
Este,documento se suele confeccionar por cuadruplicado, y se
distribuye de la siguiente manera:
Original: para Almacenes.
Duplicado: para Compras.
1:1 Triplicado: para Contadurfa.
, III Cuadriplicado: para Recepci6n.
Al recibir Almacenes las mercaderias con el IR controla ambos
~ ,
elementosy devuelve a Recepci6n una copia del informe con su
conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum
plida su gesti6n; y Contaduria integra la copia junto coil el remito
del proveedor allegajo de compra.
En el 'caso de servicios la conformidad debe prestarla por eg
crito el sector 0 departamento usuano y remitirla al sector que auto
rizanl el pago. .' . .
M6,dulo 6: Contabilizacion ..
La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13
organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe
realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, .
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre
ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segiln Ia ~ C . . . .
SUBS/STEMA DE COMPRAS
PILANILLA DE EVALUACION
'. Effi'
.DE PRESUPUESTOS. Foc"-
Sollcitud de Compras N: ........... .
Pedldo de Reaprovls. N: ........... .
Fecha: ...... .1 .....:I ......
Fecha: ... , .. / ... : .. I ......
Pedldos dll cnllzuddn ..mIIlt:Io&
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Malerlal requerido para: Jndlcar I.cha
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'Ar::larttcilln c/lJlirmas
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Fuente: Pungitore (1994: 29)
Figu.ra 5.3
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A..Q/STANCIA "HERNANDARfAS
Un asiento tipo podrfu ser:
Materias Primas 0 Materiales
a Cuentas a Pagar por Compras
El :importi! es el de la orden de exc1uido el IVA; luego,
'... al recibir 1a factura del proveedor se cancela Cuentas a Pagar, debi-'
tando .ademas' 1a cuenta del IVA contra la cuenta Proveedores por el
monto total de la factuni...
",' .
5.3. Ejemplo de uncircuito de Compras
A continuaci6n presentamos Ia descripci6n de un procedi-.
miento de compra de materiales de unaempresa industrial y eI res,..:
. pectivodiagrama. Como se trata de un sistema computadorizado,
. en eI cursograma se utilizan, como complemento de los sfmbolos.
del Apendice.ll, los siguientes: .'
c
Ingreso de Consulta por
Datos pantalla
Narrativo:
En Fabrica, tomando como base laotdende producci6n, Se
SUBS/STEMA DE COMPRAS.
[ ,ORDEN DE COMPRA I.
'1I'llOVE'IlOR' .
,-1_____.,--_
IIoiATl:III'>I. R!:QI.I[RIDO,
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N 0056.

..
CODIGO I CAlmOAt!' DIUCIIIPCION N\TlCUL.O I. PMCIQ U'UTARlO liTOT ..
I
I
I
leoNOlClCI<u III PAGa '11:. ......
emite el pedido de P?r duplicado y :nvian ambos a:
Almacenes. Se archlva pO.rrua la orden de producclOn. :. I It 6llfAQO 1.. 600 ro - lAM .\. I
' . .' '. ,. .. ., ALT1!:RNATIVM . . . .
2) En Almacenes eI operador ingresa a laterrninaly-consulta' aW,GO '.. .
el archivo de para versi hay existencia. . I . I '. ':.\HORARIO'
3) Encaso negativo, ingresa el pedid9 y'emite. Iasolicitud.de
compra por duplicado.. Envia eI original a Compras y archiva en fonna
provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se re:.:
mitetambien!el duplicado del pedido de. materiales.con sello "En tra
mite de coIIlPr.a" aFabrica\. . '" . ,
4) En Compras, tomando como base e1 original de la solicitud'
de compras se inicia el tnimite de compras, se ingresa a la .
se accede al archivo de proveedores y se emite e1 pedido de cotiza
, J .-.!:
ci6n. Se envfa una copia a cada proveedor. ,Figura 5.4
I'
.'. ' ..
", 4",
"/.
98
99
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANeIA HERNANDARIAS.
5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n original a la solicitud
de original, se arma e] legajo de compra en espera de la
cotizaci6n. Se archiva en forma provisoria, por mimero de SC.
6) En Compras, al recibir las cotizaciones se comparan y se
anota sabre cada cotizaci6n el motivo del rechazo 0 bien el motivo
de la aceptaci6n. .. .
Se ingresa a la terminal, se accede al archivo de compras pen
dientes y se indica el proveedor asignado. Se emite orden de compra
por cuadriplicado y se distribuye eloriginal para el proveedor, el dupli
cado para Conladuna y el triplicaao paraRecepcion. ". '.
7) En Comprasse adjunta al legajo el' cuadripIicado de la or-
den de.compra 'que quecia enel sector.' .
8) En Recepci6nse el triplicado de la orden de compra
que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n de la mercaderfa
9) En Contaduria se recibe el duplicado dela orden de compm
que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n del remito. .
10) En Recepci6nse tecibe Ia mercaderia, se control a y se da
elconforme.
. 11) Se archiva definitivamente eI triplicado de la orden de
compra y se devuelve el remito original alproveedor. Tomando
como base elduplicado'del remito se confecciona el parte de recep
cion por triplicadQi; Eloriginal y el duplicado se envian a
nes. EI triplicad() seremite a Cornprns. .
12) En Compras, Jornando como baseel triplicado del parte de .
. recepci6n, se ingresa a Ia terminal, se accede a1 arehivo de' cornptas
pendientesy se da de baja' a las mismas. .
. Se coloea el nurnerode parte de recepci6nen cada legajo y.se "
archiva definitivamente. . .... . ..' .
. ' 13) En AImacenes se controla el reInito con. e1 duplicado de)
parte de recepcion, el que se finna y se entrega a Recepcion como
sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla Ia mercaderia reci
bida con el duplicado de Ia solicitud de compra y el original del
pa,rte derecepcioll. Seenvfa a Contaduna el remito duplicado y a
Recepci6n eI.parte de 'recepcion duplicado. .
14) Tomando cOnio base el parte de recepci6n se ingresa ala
tenninal, se accede alarchivo de stockyse 10 actualiza.. Se arehiva
provisoriarnente" el p.edido de materiales recibido anteriormente. Se
archiva definitivamente Ia soIicitud de compra junto al parte de re
cepcion original, par tipo de mercadena.
SUBSISTEMADE CQMPRAS
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100
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FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA. "HERNANDAFlIAS' .
FIIIiRICA
SUBSISTEMA DE COMPRAS 101
,. I. 1
15) En Recepcion se recibe elparte de,recepcin duplicado y
se archiva definitivamentepor nUrriero de parte. ". , .
16) En Cont:aduria se recibe eFremito duplicadoy se ,adjurtta a
}il orden de compfa duplicado, , " ,
CursCigrama:
(Ver FIgura N 5.6)
, 6. 'Para autoevaluaci6n
1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- .
sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria
cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu
puestos de unaoficina del Estadonacional?, , ...
2. En su tarea de analista de, sistemas ha
informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la
sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: ' '. '
,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no
pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri
-nes, la confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La
urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan
,pedir poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10
que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si
recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef .
manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s de :que' rlQ co
metemos ningunerror. Alga con los partes de reoep
br6n. Muchas veces la urgencia a \a hies referencia anteS: hacs
que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes
, nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador GonJ,e,ccio
nar los partes de . '
.. '. '"
'. 'iauaI seria su propuesta paramejoraf. dichO proceso sin
cuidar las pautas decontrol intemo?,. ,: ,: '.
. con el relevamientoen'la empresa delcaSo an
, teriorencuentrdeste otro conientario'de una erripleada de Contadu
ria:' .


REcePc!i::w


,'. '" " . . ,,' ',,' i " i!
1 '
FiglU'tll 5.,6,
, funqi6n as corn:;iliar Pagar. misma' ap;arecen
, cr!f!ditos 'cl,landoen losdep6sItos cargan al sl;Ibslytema' de
102
103 FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANC!A "HERNANDAR!AS'
-- p. .
rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re
gistacion de la factura del proveedor. """ ."
Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es
muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum
definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre
sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10
gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales
me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can
celo las partidas pendientes contra resultados."
Redacte el parrafo de su infonne que se corresponderia con
relevada (Planteo y propuesta). .'
." 4. las pautas de control intemo mencionadas a continua
cion identifique aquellas relacionadas C(m el subsistema de com
pras:
- Arqueo sorpresivo de val ores
Inventarios fisicos
Obtenci6n de varias cotizaciones
. -. Existencia de "inventario permanente
- Constituci6n de seguros sobre productos terminados
- Pagos con cheques "
- Separaci6n de funciones entre quienes compran, reciben y
registran . "
Aprobaci6n de las compras por el njveladecuado.
5. l.Considera c.onveniente que Recepci6n reciba una copia de
la orden de compra? Fundamente su opinilSn.
6. l,Bajo que circunstancias se puede eliminar el pedido de co
tizaci6n? . .
7. Segun nuestro analista, del relevamiento del circuito de
abastecirniento de la empresa "Linema S.A." surge la siguiente in
formacion:
"EI Sr. Di6genes es el jefe de Almacenes de Unema SA EI Sr.
Matias, jefe de Produccion, es el mejor amigo del Sr. Di6genes. Los
dos comenzaron a trabajar.en la empresa el mismo ana. Por la gran
. canfianza que existe. entre ellos, Almacenesinicila la gesti6n' de reposi.
cion de los distintos items cuando los saldos en las fichas de stack son
flulos, ya que el Sr. Matfas Ie avisa al Sr. Di6genes con 15 dias de an
, ticipaci6n lanecesidad'que prevetendni'Produccion de un determi-
SUBS/STEMA DE COMPRAS
nado ftem. Tres anos atras
t
el Sr. Matras sufri6 unaccidente y fue
reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete
nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de
materias primas por parte Cle Almacenes."
Realice un comentarib entico de1a situaci6n
8. A partir de la despripcion del proceso expuesta en el libra
Reingeniena, de Michael ,Hammer y James Champy,que se trans
cribe a continuaci6n, usted debeni realizar un analisis comparativo
con el circuito desarrollado en el punto 5.3. de esta Unidad.
"EI nuevo proceso'9s mas 0 menosasf: un comprador del de
partamento de Compras Ie env(a una orden a un proveedor, y al mis
mo tiempa, lada entradaia esa orden a un banco de datos que esta en
Ifnea. Los'proveedores, 10 mismo que antes, despachan la mercaderra
al muelle de recibo, y cuando estallega. un empleado comprueba en
una terminal decomputaaorsi el despacho que se acaba de recibir co
rresponde a UAa orden de compra pendiente en 131 banco de datos.
Solo hay dosposibilidades: 0 corresponds El no. En el primer caso, el
empleado acepta 9\ despacho y oprime un bot6n del teclado de su ter
que Ie dice al banbo de datos que los bienes lIegaron. EI recibo
de los blenes quada, pues, registrado en el banco de datos, y el com
putador automaticamente gira un cheque y, a su deb ida tiempo S8 10
remits al proveedor. Sit por 131 contrario, los bienes no corresponden a
una orden de compra pendiente en el banco de datos, el empleado del
. muelle de recibo 10 rechaza yse 10 de"uelve al proveedor."
" 9. Los autores Hammer y Champy expresan en "su Hbro.que la
infonmitica"capacito a las otganizaciones para romper viejas reglas
y crear nuevos modelos de proceso,"perinitiendoles hacerel trabajo
en forma radicalmente diferente.
Haciendo usa de la informatica, l,de que manera se podrian re
plantear los m6duios 1 a 6 (inclusive) en el sistema de Compras'?
10. Ejercicio practico. _
Sobre la base del modelo de la figura 5.6 Ie pedimos que con
feccione un sencillo cursograma de compras menares de acuerdo
con el siguiente enunciado:
En e\ laboratorio "Aries
n
las compras menores, asf como aque
lias que deben sar abonadas necesariamente en efectivo S8 efectlian a
traVElS de un fondo Hjo que se halla bajo responsabilidad del asistente de
la oficina de Compras.
104
-t-'
:,1
:!7
.....
FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1AS"

Con la colaboraci6n de uno de losintegrantes 'de una nueva oft
cina de Sistemas en formad6n, S9 han implementado algunas normas
a los efectos de sistematizar en cierta forma el funcionamiento del
do.
Para la aprobaciori de las erogacianes que deben ser abonadas
par el fondo, 9/ cajero cuanta con una lista los nombres y firmas de
los responsables que se ihallan autorizados para soUaitar las
sacionesde gastcis rsspe.ctivos. . .'..'. ..
. Por ofro lada; isola! autoriza gast03 debidamente documentados .
que no supersn el importa maximo establecidq porelgerente de Com
pras, monto que es normalmente ajustado en forma mensual 0 bimes
tral. ':
. Sin estos requisitoselgasto esrecha:zadb y devue/to el compro
bante respectivo al sector
l
responsable del mismo.
Par el contralto, en casp de aprobaci6n el auxiliar reintegra el
importe respectivo y Icumplimenta la planilla de fondo flja en original y
copia indicando la fepha, -concepto,importe y el sector de dandepro
viene, asentando en el comprobants del gasto, elnumero de
hoja If el rengl6n en que tal gasto es registrado en dieha
AI registrar cit.da gastoabtiene-en una columna al margen el
saldo .existente en elifondo, archivando en forma.provisoria la planilla '
eon sus comprobantes respectivQs, enel caso de que el salda no sea
inferior al.punta de reposiqion.
. Si aSI ocurrieta,. el auxiliar obtiene la suma total de los gastos
reglstrados,y envfa original de la planilla con los comprobante5 de
'. gastos aJ sector de Contaduria para su.aprobacion.
Contadurfaverifica .Ia_coincidencia.entre la planilla y los compro
bantes de ga5tQS V, salvo en ej caso de existir diferencias, emite la or
den de pago par dupli,cado, guardando la capia en su podery enviando
61 original a Tesorerfa junto can los comprobantes y la planilia del fon
da fijo para I.a, confecci6n del. cheque yreposici6n del fando. ,
'. .
, ",.
..;; ';':." ,.
,
UiIidad 6
Subsistema dePagos, .
"
El de Pagos cancehici6n de
las obligaciones contraidas por la tie
nen su origen en una cornpra efectuada a un ja sea de
bienes 0 servicios, en los sueldos y jornales del impues
tos, obligaciones financieras, etc. '
1. Alcanee
EI subsisterna de Pagos, que empalt;na con el de Compras, vis
to en.1a Unidad anterior, comprende des-de el momento er que se
controla la obligaci6n' pendiente de cancelaci6n h3.$ta el. pago
,se-hace mediante la'entrega de los .valores al acreedor, se
recibe la constancia del, pago y se efecrua la contabilizaci6n' corres:,
'pondiente. ,: i' '
'El sector Cuent-as a Pagar (Hamado tambien Pago a Proveedo
res o. Liquidaciones) es quien reune la documentaci6tftelPTIda a
compras U otras obligaciones de 1a empresa,. yconforma
para su pago en termino. ," , " ",
---------------------------
....
106 FUNDACION UNIVRSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recursos finan
ciews de la organizflciOn, es guion el instrurnento de
pago y efecl:IJa la canceladon.
. la clasificaci6n de las actividades que realiza
Peter Drucker, los pagos son parte de la gesti6n financiera y como
tal los ubica dentro de las actividades que produceD resultados.
IVlodalidades
" Pago en sede del acreedor
El paga se efecrua directamente en el domicilio del acreedor y
en el mismo momenta se obtiene, elrecibo correspondiente. En es
tos casas es convenienteque la empresa cuellte con un seguro de
valores entra.nsito para la cobeitura de 'pcisibles riesgo3 pOl' el tras
.ladp de fondos por parte de
.. Pago a un cobrador
En este caso Ole avlsa al acreedor cUfu'1do esta e1 cheque dispo
y se 10 retiene en Tesorerfa.
EI acreedor se ocupa del cobra directamente en, e1 domicilio
del deudor, recibe los valor-es (dinero, cheques, pagares) y Ie extien- '
de un recibo provisorio 0 uno definitivo de acuerdo con la modali
dad de Stl empresa. .. . ,
"Pago'a 'reparlidores .'
Es una variante de la modalidad anterior. Cuando se redben
los productos, es el mismo repartidqr. e1 que efecrua la cobranza y
confecciona e1 recibo. Esta modalidad es comunen las empresas
qile se dedicana la venta de produttos alimentidos.
1!1 Pago por correspoluiencia
. E1 deudoI" eBvla 'por correo un cheque para quese aplique a 1a
cancelaci6n de su deuda y a vuelta de correa Ie envfan e1 recibo corres
pondiente. Es una de las formas. mas usuales :de pago a proveedores ..
, . dClldor tendci Ql1e. tomar los recaudos pertinerttes para queel
Uegue reaImente es etdestinatario,debiendo atender las
ltUj,U,U:..:>, de contrei .intemo que se refwren 11 Ia emisi6n de cheques.
.. f:''agv a traves de un banco
EJ. deuds.rde;posita en la cuenta del acreedor. el importe adeu
y lequeaa:ui}a, cQpia de la boleta dedep6sito como consta.\1cia
. '.... . "
SUBSISTEMA DE PAGOS
107
de haber efectuado el pago. Esta modalidad es utilizada
mente pOL que prestan ?ervicios ptiblicos y pororganis
mas fiscales y previsiona1es.
Este servicio puede ser contratado pOl' cl acreedor para
zar Sil recaudaci6n, pero tambien el deudor puede contratar en un
banco el servicio de pago a proveedores.,En este caso el a.creeclbr es
concurre al banco para col;lrar,
. Cuando. se. trata de importacibnes tambien participa una enti
dad bancaria puesto que el proveedor, norrnaluiente, exige In aper
tura de un cre.dito documentario irrevocable, a su favor.
.. Pago en efectivo por fonda fijo 0 caja chiea
CuandO se trata de compras menores, los pagos podran efec
tuars(') en efectivo mediante la utilizaci6n de un fondo fijo. El
fijo mantiene sie.mpre un mismo monto que estaraconfonnado
. comprobant6s y dinero en ..
" Pago de sueldos JI jornales
El pago de sneldos y jomales constituye una modalidad particular
del pago que requiere norrnas de control y procedimiento especfficas.
El pago de sue1dos' y jomales puede efectuarse en efectivo,
previa extracci6n de fondos del banco 0 a trave.s del banco, )la sea
mediimte ia entrega del cheque al personal paraque 10 haza efectivo
en la entidad bancaria 0 mediante la apertura de tma
a cada empleado donde se Ie deposita e1 importe del sueldo.
el dinero de 1a cuenta mediante boleLas habilitadas par el a
o,mediante taJjetaspara operar en cajeros automaticos.
. Elpago de sueldos y jomales, ademas de las modalidadcs ex
puestas mas arriba, puedeser complementado con 1a entrega de tic
kets para compra de comestibles, carga de combustible, etc. que son
comerciAli\0a<;ios pordistintasempresas que operan en e1 mercr,do.
3.
el
3.1. Normas de control
movimiento de jondos
" SeparaciOndejlmdones
El manejo de' los' fondo;; no debe estar a cargo de la misrr
que realiza 1a No esconveniente que el
to! FUNDACfON UNIVERSfDAD A DfSTANCfA Ur=RNANDAAIAS
realice la registraci6n contablede donde surge' el saldoporel cual
es responsable, aunque es posible que para S11 control y para con
feccionar las.rendiciones que elevaalarea con table tenga que
tuar a:1gunas anotaciones. , " . .,' , ' ,
En eI.caso particular de los Pagos,la 'Jiquidacion y autorizacion
debe ser por una persona responsab1e ajena aTesoreria.
Conceniracion de 1a responslibiiidad .
. Una solapersonasera la de la ,?lIstoqia ydel rna
nejo de fondos (tanto delos val ores coino de las chequeras y talo
narios de reCibos en blanco). EsaperSOn1.1SUeleserei .. EI
clarificarlas respOhsabiJidades imptilsa al, e.mpl.eado a realiiarlata- .
rea con mayor celo, pero se debe cO'mpiementar con otrasmedidas
que ayuden al responsable a manejary conti-oIar los bienes c'onfia
dos a su custodia;
.. Separacion total de los fondos .
Para un control eficaz de los fondos, es recomendal:Jle que los
provenientes de cobranzas esten separados de. los destinados apa
gos; POl' 10 tanto, los valores que tieneh odgen en las cobranzas se
depositaran en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y l.os pa
gos se efectuariin'mediante cheques e,mitidos, contra esacuenta ban
caria. Para los pagos men ores que se tealizaran en efectivo se puede
crear un fondo fijo 0 c:ya chica. . , ' . ' .
(I) Rotacwn del personal.
Es conveniente que el persona] que maneja fondosrote peri6
dicarnente"de manera que se. puedan detectar posibles errores en el
sistema. Aderrias, es aconsejabJe que este personal tome sus vaea
cionesanuales y que otta persona de,la organizacion este capacitada
para realizar su reempiazo, como ,as! tanibien encasos de eriferme
dad 0 egreso del personal. Los reemplazos serealizaran -cpreferen
temente- con personal ajeno al sector y que no tenganamistad. 0
subordinaci6n directa con el . , , 'i .' '
. ." . .: '.' '", . .
.. Contabilizacion de las operaciones
Las 'operaciones relacionadaS COli e1 movimiento 'defortdos se
registraran contablemente demanera que permitan el control de las
mismas y la consistencia con la informaci6n <ie otros sectores, por
ejemplo, total de debitos 0 creditos en cuentas de terceros'. La regis
traci6n estara respaldada por la documentaci6n correspondiente. .
"'-::: ".'." ;."",
. SUBSfST5MA DE PAGOS
t09
Aqlleos sorpresivos ,
Se para verificar 5i los valores en existencia coinCiden
con los que surgen dela registracioncontable. El' arqueodebe ser
sorpresivl) y realizado por persona ajena a Tesorerfa.
.. Canciliaci6n bancaria
Es un elemento de control muy efectiv(), tanto' para la organi
zaci6n como para el 'bailco, teniendo en cuenta que las cobranzas ' .
tienenqne ser,depositadas en su ,totalidad y que los pagos deben
. con cheques contra la misma cuenta. '.
. caso, tambien es conveniente que laconciliaci6n fa
practique personal ajeno al sector.
, 3.2. Normas de control interno especificas
del,subsistema'de Pagos ' .
if) . USQ del cheque
- Todos los pagos deben efe'ctuarse mediante la emisi6n de
cheque, pUdiendo ser una exc.epcion el pagodegastosmenores.,
Esta medida per'mite, por un lado, disminuir el riesgo que im
plica la tenencia de dinero en efectivo e'n la organizaci6n y, por otro
lado, ejercer un mejor control sobrelospagos debido a que se
dnin conciliar con elresumenbancario todas'las opetaciones
. rentes hI movimientO de fondos. " .' . " " .'. .
- Forma de emisi6n del cheque, Deben tomarse en cuenta
distintas modalidades que permite la legislaci6ri vigente ; si bien to
'
I. Ley sandonada el 8 de febrero de 1995. Esta ley dislingue dos clases de che
ques: los cheques comunes y los, cheques de pago diferidti.' ", .
I) Los cheques comunes puedell ser emitidoi;: , "
.II) a favor una person" 0 razon social detenninada; .
b) a favor de una persona 0 razon social determinada con la clausulil a laoroen",
c) al partador. '. ,
La emisi6n del cheque al,portador convierte en titular del misrno a,quien 10 posee, pudlcn
do deposita rio, transferirlo () hacerlci e.feclivo por'Ja simple entreg'a. por Io'cualliO cheque
emWdo de esta manem no siempre puede.llegar al acreedor pudiendo t1sufructuadopor
quien se ap.odeni de eL ' " _
En eJ caso del cheque emitido'''a filVor de.una persona 0 razon sochil detenninada",su be
neficiario es aquel a cuya orden se emili6 0 quien 10 recibi6por endoso; ,
Cabeaclarar que la pcisibilidad de tnlnsfeiirmediante el endoso los 'cheques emitidos a favor de
una person<, 0 raz6n social es una niodalidad introducida nuevamenle par la ley 24.452. '
EI eodosp.' puedeno designar el be'neiiciario, 10' que se denomlna, endoso en blanco. De
esta forma. el portador puede lIenar el blanco con su nombre 0 cOn eldi: otra persona OTll.
z6n social, endosar nuevamenie el cheque en biancO 0 a otta persOna 0 raz6n social 0 eo
tregar el cheque a Ull tercero sin lIena. e1 blanco,lli endosar:' , '. .
:'. ",.,... -
111

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA HHERNANDARIAS
110
.
das son validas, difieren en cuanto al grade de seguridad y a la
oportunidad de Stl uso.
_ Los cheques deb en ser firmados, por 10 menos, por dos
ponsab1es de Ia organizacion.
Con esta norma se persiguen dos finalidades. En primer
que exista un control redproco entre los firmantes y de esta manera"
detectar errores antes de- que el pago se haga efectivo. Esto implica
que los dos responsables' que finn an el cheque efect6en una revi
si6n de ladocumentaci6n respaldatoria y Ia inicialicen, puesto que
de 10 contrario esta norma no tendrfa sentido.
Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando
10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dicho cruzarniento puede.ser
geneml 0 especial. .
El rruzarniento geneml solo Iimita al p'oseedor del cheque a depositarlo en una cuenta ban
caria no pudiendo cobrarlo en venramlla. EI cruzamiento especial implica que entre las ba
rms paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, uniea
i : mente, en la euenta a cuya orden fue emitido. .
La forma menos riesgosa de emisi6n del cheque es cuando se to hact u a favor de una persona 0
raz6n social determinada can la ch'iusula no a In orden". De esta manera el cheque solo
!
ser cobrado pOl:la.persona 0 razon -social a cuya orden fue emitido, no pudiendo transferirse }
t
par endoso. Eli mas, para mayor garantia, tambien puede cruzarse en fonna especial. .
ellibrador de un chC9ue el paga ins
cnblendo al dorso la mdicaclon concreta y preClsa de su ImputllClon. De esta forma puede
I'
evitarse el reclarno posterior del acreedor.
r' 2) Los cheques de pago diferido son un instrumento de creditoy constituyen:'una orden
depago libmda a dfas vista a contar desde SII presentation para el registro en una entidild
autorizada, contra la misma u otro en la cual el librador a la fecha de su vencimiento debe
tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente 0 alltorizaci6n para'gi
rar en descubierto (ientro de los limices de registro que aurorice el girado."
Ello implica que el ejiente de una entidad bancaria (banco gimdo) debe solicitar:
- In aperture de una cuenta para operar bajo esta modalidad.
- ia provisi6n de los cheques habiIitados a tal efecto. 0
Estas cuentas tienen un limite de registro (montos a operar)-corio sin aval de! banco. Cdri'
. estos cheques pueden efectllarse pagos a un plll1.o comprendido entre los 30 y 360
El ilcreedor que recibe este ripo de cheque puede: . :-, ,'
- presentarl? para su registro ante el banco girado, quienJI?, retendm y,entregara un
ficado de fegtStro con su aval, para los chequesque avaleo'(1evolvern eI cheque de
diferido con la constancia del registro, su fecha de vencimiento y la firma del fllncionano
autorizado 0 devolveni eI cheque de pago diferido rtchazado con.laconstancia
dlente. . - ,
- depositarlo para su registro enel banco donde posee cuenta. quien reintegrara::a SII
cliente. con llvnl bancari0.csi se trata qe cheques avaJados) 0 el de
pugo dllferldo regtstrado con la: consmncla t:orrespondlenre 0 el cheque de pago dliendo're
chazado co.n la constand a "-.
- tronsferlrlo por endpso con In sola hrmu del endosante, antes y despues del registro. U.
fecha de In present.ru.;in pam el registro del chequ,e fija In iniciacion del plaza de
nmmto por el pagador (30 a 36() dIns).
-'11 \ ,,,.
SUBSISTEMA DE PAGOS
En segundo lugar, se evita que una sola persona pueda dispo
ner del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo
que e\Io implica.
Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la
breta de cheques 0, en 3U defecto, destruirse el angul0 inferior dere
cho donde el cheque se firma 0 en la parte donde figurasu numera
cion.
c> Pago amparado CDn fa totalwad de los comproiJantes y
anulaciotl de los mismos . . .
En el momento de confeccionarse el cheque, la persona res
ponsable tendra a Ia vista Ia documentaci6n respaldatoria que Ie da
origen (factura, remito conformado,orden de compra, y se Ie
colocara el sello de "Pagado" y elnumero del cheque con el que se
efectuo el pago con el objeto de que no vuelva a ser present ada para
justificar 0 respaldar otro pago. Quienes fiimen el cheque debe ran
contro1ar que se cumpla con estos aspectos.
//; Existenda de fondo ftjo ocaja chica
La caja chica 0 fondo fijo tenddun monto estipulado previa
mente para realizar los pagos menores en efectivo, ,estara a cargo de
una persona responsable y sureposicion se efectuara peri6dicamen
te mediante Ia emisi6n de un cheque previa presentaci6n de 105
comprobantes que respalden los pagos efectuados.
'" Pagos df! suelilos y jornales
Cuando se trate. del pago de los sueldos de la empresa es im
portante que exista una separacion de tareas entre quien controla la
asistencia, quien preparaJa liquidacion de los haberes y quien efec
ma . .
En este caso, es de especial interes ]a seguridad del movimien
to de fondos para el 'pago (seguros de dinero en transito, traslado
por empresas especializadas, etc.).
El pago al eropleado se realiza previa identificaci6n y contra
entrega del recibo firrnado.
4. Informacion _ ____
registros archivos utilizados en el subsistema de
(cuentas a pagar, de bancos, 6rdenes de.cpago, etc.) contienen
.los datos referidos a la operaci6n de pagos y constituyen la base
113
112 FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANaJA MHERNANDARIAS,
la informaci6n que se preparapara uso A timlo ejem
D()de:nos men(;ionar
cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a
veneer.
-. Detal1e de diez principales acreedores.
-' '., Broyecci6n qe pagos de la pr6xima semana.
.-Saldosdisponib1es en grulCQS.
-'Monto de cheques erfiitidos yuo entregados.
-'. Monto pagadovs. presupuestado.
-' Totales de pagados por pago fuera de termino.
-', Totalesde descuentos obtenidos.
- Saldo descubierto en banco no utilizado. .
-' Indice de IiqUidez (Disponibilidades vs. deudaa corto plazo).
: 5. Descripci6n del subsistema
5.1. Diagrama debloque
' I
, En el diagrama de bloque detallado de la siguiente pagina se
. d(;')scribe, un subsistema de Pagoa Proveedores.. eada uno de los
modulos sera desarrollado a continuaci6n;.
I
DescripciOn de los m6dul(}s.
M6dulo 1: Recepci6n dela Jactura delproveedor
lugar cmindo'el sector de Cuentas a Pagar reCibe la fac
tufa del proveedor Yiprocede a su verificaci6n mediante 1a compara
cion de la misma con el remito, el infonne de recepcion, orden de
compra,documentaei6n esta disponible en archivo.
El control debecontemplar los siguientes'aspectos:
..-. que, las mereaderfas 0 servicios factilrados respondan a los
requeridos por laempresa. . . . . . . "
-' que el remito se encuentre conformado por Recepcion en
cuanto a la cantidad de IpercaderiaS recibidas, y par Control de Ca
1idad en cuanto a lascaracterfsticas dedicha mercaderia. En el caso
de tratarse de la prestaci6n de servicios, tambien debe, existir un re
mite u otro fonnulario que de conforrnidad ala misma.. .
,___,__ DE PAGOS
lUS ',:)fecios
con los cotizados pre-
v'amente (';1 proveedoL
- que in factura !);:;
comprometidos porel II H
- que las condiciones pago .respondan a las preyi amente
pactadas.
- que, los totales .. y los impuestos pertinentes estell bien calcu
lados." i !
2. Liquidati6n
del,Pngo.
3. EmlsiOn de!
Cheque:.
4.Pngo -Of'
-Cheque
- Comprobnntes
relenciones'
5. RegistnlciOn i 1- Recibos.
- Orden de Pago.
,. En caso de que de] controlefectuado smjandiferencias, Cuen- .
tas a Pagrui Q.ebe decidir el tnimite a seguir pudiendo requerir, por
,- FactW'll Y
Legnjo
conlrolados.
'" Orden de Pago;
-Documentnti6n
de respalrlo.
-Comprobnntes
retenciones
impositivas.: .
- Cuentns a
Pngar.
- Ordenes de .
CO!llprn, Remito
e Infonne de .
Recepci6n.
(Legajode
Corrientes CuentaS :'
\ - CuentaS
Provecdores.
-Cuentas
Bancarias.
Control de In
Factum. Remito,
Inforrne de
Recepci6n. YIII
Onlende '
Compra.
..:. Registrnci61l
.. - Actualiznci6n
COrrientes.
" - Actuoliznci6n
Cuenllis;
-Factum y
LegnjcJ, .
- NotaS credito 0
debito,
- Subdiarios

115
",".
114 FUNOACION UNIVERSJOAD A DISTANCIA uHERNANOARIAS
ejemplo,la emisi6n de notas de credito y/o debito, segun
panda.
Unavezefectuado el control, se registra la factum (y]a nota
de eredito 0 d6lJitocorrepondierite) en la cuenta del proveedor, as!
como el eredito por IVA, caneelando Ia registracion provisoria efec
mada a1 irigresar la mercaderia:
Cuentas a Pagar
Credito fiscal IVA
a Proveedor XX
M6dldo 2.; Liquidaci6n del pago
. Tiene Iugar cuando el sector Cuentas a Pagar, en oportunidad
del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir
1a orden de pago y, de corresponder, a efectuar las retenciones im
positivas pertinentes.
Orden de Pago (OP): es el comprobante mediante el cual se
comunica a1 departamento Tesorerfa que prepare el pago.correspon
diente deJa/s facturafs del proveedor (ver figura 6.1).Elnumero de
copias en que se emite puede variar de acuerdo con las caracterfsti
cas de cada organizacion pero, basicamente, debe contemplar el nu
mero de copias que se a continuacion con el objeto de satis
facer con los siguientes destin os:
9 Original: para Contadurfa. Se archiva definitivamente junto
con la documentaci6n respaldatoria previo paso por Tesorerfa.
@ Duplicado: para Tesoreria. Se remite junto al origina11a do
cumentaci6n respaldatoria (factura, remito confonnado, orden
compra, informe de recepcion, etc.).
" TripIicado: para Cuentas a Pagar. Se mantiene archivado
transitoriamente a la espera de que el pago se concrete.
En este modulo es importante tener en cuenta que no obstante
el vencimiento que contengan las facturas, pueden estableeerse dis
tintas prioridades de pagos, teniendo en euenta aspectos de indole
financiero. Por 10 tanto, Ia orden de pago debe pasar a autorizacion
del nivel correspondiente.
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SUBSISTEMA DE PAGOS
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Figura 6.1
116 FUNoACION UNIVERSIDAD A DISTANcrA
Modulo 3: Emisi6n del cheque
Tiene lugar cuando eLdepartamento Tesoreria, en fund6n de la
orden de pago autorizilda y la documentaci6n respaldatoria, J?rocede
a ernitir el cheque correspondiente. EI cheque debe ser emil:1do res
petando la,snoimas vigentes. .
___Tesorerfa debe indicar enla orden de pago, en el espacio reser
vado a ex mirnerode cheque, el nornbre del banco: la fe';
cha chequey ellmportepor el cual se emIte.
- Tesorena colocru;a la prirnerafinna al cheque y luego 10
gars. junto conJoda 1a docurnentaci6n(previa anulaci6n de la rnis
rna con' e1. 'sello de "Pagado") y los comprobantes de retencion de
. impuestos, al funcionario responsable que controlara y fumaniel
cheque en segunda instancia.
Cumplido ell0, toda la documentaci6n junto cOIn el cheque
vuelve a Tesoreria. .
Modulo 4: Pago
Tiene Iugar cuando el departamento Tesoreda entrega 0 remite
los valoresal proveedor y, decorresponder, los comprobantes de re
tencion de impuestos.; Contra ello, el proveedor emite y entrega el
recibo depago pertinente. . .
Tesorerfa procede a archivar el dupUcado de la orden de pago
y entrega el opginal junto con la documeI;1tacion respaldatoria y el
recibo a Contaduria.
Modulo 5: Registracion
Sobre.1a base dela orden de pago, Contadurfa debita el pago
de la cuenta del proveedor'y acredita lacuenta de banco y retenci6n
de impuestos si corresponde, seglin eI siguiente esquema contable:
Proveedor XX
a! B ;o. YY --eta. Cte.
Retenciones Impnestos
sobre el pai,o de, sueldos yjomales:
Cuande en el punto 2 se comentaron las distintas medalidades
de pago; se mencionaron para el page de sueldos ciertas tareas pre
, vias a la liquidacion del pago prepiarnente dicha: el control de asis- .
17
tencia y lit liquidacion
brevemente a continuaci6n:
haberes. modulos, se describen
.. Control de asistenda
departamento de Personal es quien realiza esta Para
ella esnecesario que eada sector remita diaria,: quincenallo men
sualmente, la informacion referidaa ausencias, pennisos especiales,
'horas extras autorizadas, .etc. Asimismo, debe ..existir algurt medio
de control que permitaconfrontardiC:ha informacion tal como las
tatjetas reloj 0 planillas donde elpersonal ficha su horario de ingre
5.0 y egreso a Ia organizaci6n.
III LiquidaciOn de haberes
. Efectuw;l.o el control anterior, las tarjetas 0 plattillasdefiIma se re
miten a1 sector Liquidaciones para que"sobre la base de la infonnacion
contenida en esos elementos y en los registros. y novedades que,dispbne
el sector referidos a1 sueldo de cada empleado, asigmiciones familiares,
descuentos, etc., se efecttiela liquidaci6n correspondiente.
. I Para llevar a cabo esta tarea, nbrmalmente se cuenta. con soft
ware de aplicaci6n que realizaJos calculos pertinentese iniprime la
liquidacion. . . .
Come producto de las operaciones desarrolladasen este m6du
. 10, se obtiene: .
'.- planilla de liquldaciones.
-recibos.
- sobres. de los haberes.
-libro de sueldos y jomales.
,-planilla de cargas sociales. .' ...... .
- estad,isticas referidas a ausentismo, horns etc,
.' Las de liquidacion y de cargas sociales' que! rt:sultan
del proceso anterior, previe control y autorizaciondel jefe cle perso
nal, pasan al sector Cuentas aPagar, para que confeccionella orden
de pago. A de aUf, los modulos liquidacionde pago,
del cheque, pago yregistracionson basicamente similaresalos des
criptos para pago a proveedores. . .
I 5.3. Ejemplo de un circuito de pagos
A centinuaci6n presentarnos ladescripci6n de un iprocedi
miento de pago p. proveedores por correspondenciay el gclficores
pectivo. .
11 B FUNDACION UNIVERSIDAD A DIST>JrNCIA -HERNANOARIAS
Narrativo:
1) Contaduri'a recibe la siguiente documentaci6n:
- del departamento de Compras, el dupJicado de la orden de
compra,correspondiente;
. - de Recepcion, oi original del infonne de recepcion y el reM
mito, confonnado (original).
2) El Proveedor envfa la factura a Contadurfa.
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Remite 11 Tesore
ria los dos primeros ejemplares de la orden y archiva Ja ultima copia.
Envia a. Getencia Administrativa el resta de la documentacion
(legajQ: duplicado de laorden de compra y originales del infonne
de recepei6n; del remito y de, 1;. factum). ,
, 5) Tesorerfa prepara eI cheque de pago at proveedor, coJocan
dole laprimera firma y 10 envfa it Gerencia Administrativa junto
. con el duplicado de la orden de pago.
Archiva el original de In orden de pago.
6) Gerencia Administrativa controla la documentaCi6n (legajo)
con el cheque y ei duplicade de la orden de page.
InutiIiza la documentati6n con un seUo de "Pagado" para evi
tar una nueva presentacion.
7) Coloca )a segunda firma al cheque y 10 pasa a Secretarfa de
Gerencia. .
Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de
pago) a Contaduria. . .
8) Secretarfa de Gerencia envia el cheque al Proveedor.
9) El Proveedor emite el recibo y envia a Contadurla el originaL
. 10) Contaduria control a la documentaci6n (legajo y dupUcado
y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti
vamenre. Registra contablemente el pago.
Diagrama de Interdependencia Sectorial:
(Ver figura 6.2)
ISUBSISTEMA DE PAGOS 119
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Fip.ra6.1
120 FUNDACION,tJNlVERSIDAD
1;;/1, ...;.;.:;SUB.SIS!TEMAIIDE:.PA.GOS.. 121
. I
6. Para suautoevaluaci6n
9. Copfeccione el diagrama de.bloque correspondifinte ,w .
. .
sistema delliquidaeion y pago de sueldos,y jornales, identificando la
1. End eapftulo se han desarrollado una serie de modalidades .
informacion de entrada. el procesamiento de dicha infOrIilacion, los
que puede adoptar e1 subsistema; de Investigue aeerca de la .archivos y la informacion de salida.
existenciade algumi. modalidad nodesarrollada en esta Unidad y
10. Ejercicio practico: sobre 1a base delnarrativo
descrfbala brevemente; . " ' .
diente al subsistema de pagosdado COmo ejemplo en ell punto 5.3,
2. DeJas siguientes nonnas de control interno, l,cmiles son es- ,
Ie solicitamos que confeccione elcUfSograina cprrespondiente.
de Pagos?: '.
1.1
-' Utilizaci6n de Caja Chica
- Emision de cheque "noalaorden" ....
-. Inventarios ffsicos.
- Deposito Integro dl? las cobranzas.'
- Aprobacion de la campra por el niveI adecuado.
- Separaci6n de funciones entre quien ,autorizael pago Y el
que custodia los fondos. . .
- Constituci6n de seguro por dinero en transito.
-' Separacion de funciones entrequienliquida 10s,haberes,Y
quien efecrua el pago desUieldos.
3. Hacienda uso de la informatica, l.se modificarf:an los m6du
los descriptos queconfonrian el subsistema de pagos? Si la res:pues
ta es afirmativa, indiql;le de que manera se podrfan replantear dlChos
rn6dulos. . .' I . . . , .'.... '
, , 4. l,Por que es necesario que Cuentas aPagar redba una. copia
de la orden de compra, del! remito y delinformede recepci6n? '
5. l,CuaIes son losformularios que tienen origen en el subs is
tema de pagos? Indique la iinformacion quegeneran.
6. Investigue en empresas 0 instituciones desu conocimiento
acerca de los departamentos 0 sectores ,que.intervienen en el subs is
tema de pagos., Compare l;a informacion obtenida con 10 visto en e1
punto 5 de esta Unidad y saque susconclusionesal respecto.
, 7. En las empresas qonsultadas para responderelpunto ante
rior,observe cuantas se emiten de la Orden de Pago, con que
finalidad se emitecada UJ;1a, ,en que sector se ,archiva cadacopia Y
que ordenamiento tiene cadaarchlvo. ' ' , '
&. Si usted fuera gerilllte de finanzas de una empresa l,que in
formacion referente al subsistema de pagos Ie solicitarfa a1 analista
de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela? Fundamente su
pedido; ,
,:
p
.. ..9,,11. ... LS_MiM\'* ' "'I&&J1!
Unidad 7
Subsistema de Produccion
El subsistema de Producd6n se encargadel desarrollo e
implementaci6n de metodos y planes para 1a fabricaci6n de produc
tos, y del can junto de tnlbajos necesarios para concretar la elabora
cion de un bien nuevo a J?artir de los _
1. Alcance
El subsistema. de Producci6n abarca desde el p1anearniento
hasta laobtencion del producto terminado y su entrep a Alrnacenes
y su contabilizacion. - _ _
Analizar el subsistema de produccion implica hablar de un
conjunto de actividades t:iiversas.Asf, para Henry Mintiberglas de
fabricacion son funciones del coraz6n operativoya quetransfonnan
_los insumCis en productos. mientrasque e1. rnantenimiento y el in
ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a la funcion de
- produccion. Segun este auto(lbs capatacesde planta confonnan la
--linea media,rnientras que los analistas de metodos de trabajo (inge
nieros industriales) y los analistas de planearniento y control (pro
gramadores de la produccion) integran la tecnoestructura.
I
125
"':::::'..,
124 . FUNDACION UNiVERS/DADAD/STANCIA"HERNANDARIAS" .
Peter por su parte; ClaSifica la manufactura como tipi
ca entre lasactividadesproductorasde resultados, y TomPeters se-: .
nala que lafabricaci6ndebe convertirse en la principal arma de'
rnarketingde laempresa. .
2. Modalidades
'. . ,..1
Producci6n continua " '. ."
El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope ,
raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,'
noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul
tante de materi8:1 0 un conjunto de produ
7
tos provenien-.
tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso
tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza
dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .' ,
La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma
seeueneial en funci6n del proceso y el manejo de los
materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.
La industria continua; en general, produce para. inventario
grandes volumenes de articulos altamente estandarizados.
Dentro de esta clasificaci6n se encuentran, entre otros, los mo
, linos harineros, las refinerfas depetr6leo, las fabricasde papel y.la
industria cervecera. I '. .
, . 'i
producciOn por mpntaje
. A diferencia del anterior, elproducto terminado esta consti
tuido por unai:antidad de partes .que se ensamblanpara lograr el ar
tIculo. Es laindustria del "armado" ;Cadauna de las partes que for
man eL pioducto tiene un proceso productivo particular' que puede
afectar a.distintos depa'rtarQentos (estampado,tefiido, fresado, etce
.' f .', ,
tera.
)
' '. ' ,'. "
El en las distintas etapas que convergen
en 1a '. . . ". ,.;' ,
" ' Dentro deeste tip!? se encuentran la industria de eleetrodomes
autom6viles, motores,etcetera.
. 0 por 6rdenes
En esta clasifieaci6n se incluyenaguellas industrias en las que
laproducci6nse lleva acab:o cuando existe UDpedido espedfico del
. cliente. Este tipo de prQducci6n es, por 10 general" llevada a cabo en
SUBSISTEMA DE PRODuce/ON
talleres y se caracteriza por actividades de corta duraci6n; bajo vo
lumen y producto a medida. El equ1pc; y la mano de obm se organi
zan en centros de trabajo por tipos similaresdehabilidacies. Se uti
"lizan equipos disefiados para fines generales y lamano obm es
altamente calificada.
Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im
" prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera.
Producci6n por proyectos
Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge
nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable
. magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n
suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad
ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y
control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto.
Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un
concierto,un edificio y una pelfcula.
3. Normas especmcas de control iuterno
Existencia de im'entario pe111'Ul1iente 0 registros contabks
apropiados .', .. ..
Es reeomendable que el control de lasexistencias de bienes de
cambio se realice mediante el registro pennanente de mismas.
Esto permite tener actualizado elvalor y volumen de las, existencias
pennanentemente.
Realiwcwn de recuentos fisicos peri6dicos
Es importante que se efectlien recuentos peri6dicosde las, exis
tencias con la finalidad de ajustar 0 conciliar, a un momento dado,
los registros con tables y ficheros extracontables con los resultados
obtenidos .en esas tomas de inventario.
Para que los inventarios fisicos sean eficaces es conveniente
ql,le los mismos seansorpresivos y reaHzados por personas ajenas a
,quienes registni.n los movimientos pertinentes a los stocks o'deten
tan la custodia fisica de'los mismos. '
EI inventario contribuye a control<ri\y ajustar el resultado de
los movimientosfisicos en un perfodo de evaluar ila eficien
cia operativa en el manejo de las existencias y sus registraciones,
\ ,
.\
"

\
..,
126
127
"""
FUNDAC/ON UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HRNANDARIAS"
existencia f(sica y controlar Ia imputaci6n Y valuaci6n
constatar
contable....
Es importante tambien considerar el casto de la tarea de inven
tarios, asfcomoaquellos que se origin an porpermanecer inmovil
operativamente durante el inventario.
Respecto del alcance, es decir los .rubros que se deben inventa
si la prganizaci6n lleya inventariopermanente es posible que
i
sean parci"ales, esto es comprendan detenninados
items.:;' .
Si nO'se llevaran inventririos pennanentes se debera efectuar un
inventarioffsico total a fin de ano. '
Ajustes de inventario .
Los ajustespor diferencias de inventario debenin estarvalida
mente justificados, analizados y autorizados por un funcionario res
ponsable que sea ajeno a la custodia de.bienes.
Custodia de 'existencias
. La: responsabiliad par el control y custodia de los bienes en
existenciadebe recaer sobre un-a sola persona a quien se Ie deberan
asegurar toclas lasfacilidades de controL Ellocaldeslinado al dep6
sitodebepermitir una protecci6n fisica adecuada de los bienes.
Asiinismo, es importante que condiciones denocal. como .hu
medad, y ventilaci6n garanticen que no se produzcan
deteriorosen los prodiIctos. .
.,Documentacion de todD movimiento de existencias
Todomovimientode los bienes enAlrnacenes debe estar am:"
parado poi un comprQbante. . ." .
. En ercaso de.1as entradas, Almacenes recibede Recepci6n e1
duplicadodel informe de recepcion (ver modulo 5 del subsistema
. _ de, Compras) si se-trata de. materia') prima') 0 materialeso e1 dupli
cado 'del parte de prodiIcd6n para el caso de productos ehtborados:
Las salidas; en cambio, debenin estar amparadaspor un vale
de salida de almacenes 0 parte depedido de,materiales"el que debe
fa 'estar finnado por un responsable con atribucionespata realizar
pedidos. ..
SUBS/STEEMA DE. PRODUCe/ON
I'S Fijacion de stocks m'inimos y lote optimo
Se recomienda la fijaci6n de stocks nUnimos 0 punta optima
de reposici6n, asf como la determinaci6n del lote optimo que se
debe producir (vercomentario punto 3, Unidad 5).
e Contratacwn. deseguros ejicientes
Es aconsejableuna adecuada cobertura de posibles siniestros
mediante la contrataci6n de seguros para los bienes de cambio (en
. proceso y terminados)", .
4. Informacionlgerencial
Los datos referidos a las operaciones de produccion que se en
cuentran disponiblesen registros y archivos constituyen la base de
1a informaci6n que seprepara para uso de lagerencia. Como ejem
plo de la misma, podefi1oS mencionar:
- Producd6n en unidades por tipo de producto.
- Informe de calidatl (% de productos rechazados).
- Horas trabajadas por centros decostos.
- Haras de manteniimiento reales vs. programadas.
- Costos reales vs. tostos esmndares.
. Valuaci6n a costd total hist6rico de Ia producci6n del perio
do.
- Rotaci6n de invedtarios.
- Consumos realesde insumos VB. consumos presupuestados .
5. Descripcion del subsistema
. 5.1. Dillgramadeibloque
En e1 siguiente diab-ama de bloquedetal1ado se describe un
subsistema de producci6n tfpico. Cada tine de sus modulos sera de
san-oHado en el siguiente punto.
129
128 FUNDACION UNIVERSIDADA DISTAN(;.IA "HERNANDARIAS" '
2. Fabricaci6n.
3. Seguimiento. '
-Orden de
produccion.
. .,,---
_ Pane dlmio de
producci6n. Producci 6n.
4. COIitrol d., caii-I- PMe diooo de, 1-Espetificac'
dad.' producci6.n. lecnicllS del
5. Entregacle pro-l- PMC
ductos rermian
dos. .
- Emilllpedidti
de llIlIIerioles y
Parte dlutio de
..;.Control de
avance de In
proollCci6n
respecto de 10
-Control de
clilidlld.
5.2. Descnpci6n de m6dulos
J
, 'i" ' '
M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la "
produccion
La actividad de: se realiza con el objetivo de op
timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia,
se centra en la asignaci6q de'recursos, yJasincroniZaci6n (secuencia
ycronologia) de las pperaciones. Generalmente, el programa abarea
de uno a tres meses y se ,suele detallarpor semana. En estaactividad
se tiene en cuenta la informacion proveniente del plmi de producci6n,
las especificacionesde productos,. de tiexnposy movimientos.
El plan de prod1,lcci6n debe contemplar: ' ' '
_ obtenerseenese peri'odo, sin utilizar
mas, que ia. cantidad 'dlspomble de recursos. .
, _ ,La lista de prod,:!ctos que sehan' de fabricar para obtener la
. maximacontribuci6n. :
_ La cantidad de cada uno de los productos que se han de fa
bricar durante ese periodo.
" ...,'
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
I Orden de '.........--...-
Fecha deil1!cio: FechGl. terminaci6n:
Details del,Trabajo: ____,
Proceso Articulo Cantldad , Precio Imports
" I}Subtotal
Mano de Obra:
Proceso de horas ' Precio
'" II). SubtOtal
Gastos:
01) ,Subco't,;
I) +II} +111) ,

--,-

-"""--
Importe
i,
-,-'-
-
-

-
I
i
130 FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'
....
IVIlI1Ull., el departamento de
Produccion emite la Orden de pro
ducci6n (OP) (ver figura 7.1). Este formulario indica la discrirnina
cion de la materia prima que se utilizani segun figura en el
puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. Los
sectores productivos deben anotar las cantidades realmente utiliza
das y las horas trabajadas. Es conveniente el annado de dispositivos
de registro id6neos para lograr que a medida que una orden pasa de
un sectof,U otro se vayan anotando los consumos.
Suele emitirse por triplicado y distribuirse de las siguiente. ma
nera:
Original: para
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
TripJicado: para Costas.
Modulo 2: Fabricaci6n
Depended. del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de
industria que se considere (continua, intermitente 0 por montaje).
Los distintos sectores productivos, ]uego de analizar las nece
sidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a tra
del Pedido de Materiales (PM) (ver figura 7.2).
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
., Original: para Costos .
Duplicado: para Almacenes.
Go Triplicado: Contabilidad almacenes .
Cuadruplicado: para el sector que realiza el pedido.
Modulo 3: Seguimiento
Comprende el control cuantitativo de la producci6n, es dedr,
el control del avance de las actividades productivas.
Se emite el Parte de producci6n (ver figura 7.3) donde
constan las caracteristicas y las cantidades de los productos termi
nados. Puede realizarse par sector, al concluir el proceso producti
va, a en ambas instancias.
Este-comprobante suele emitirsepor
buirse de la siguiehte.manera: .. ... .
'" Original: para
"Duplicado: para
Triplicado:12ara
. '1',
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON iT
PECIDO DE
NomblOde REAP'lOVlSIONAMIENTO
!aempro:il&
o Aepetiliva C! Cpmpra de nuevo slock
o No repetitlva o Aeoosicion de slock
Aequerido para el ...... / ...... / ..... .
Cantidad I CanUdad
I. COd. d" DEseRJPCION
IIInlteflada /I'Ill"tW./ plld/elsa
I
ScVlcitdo
Aprobado par
ConJrotado
Aimacones Compru por
Ad....arflrmu
cumelldo
... FU8ple:pungitore (1994:38)
. . figura 7.2
-..,
132 . FUNDACJON UNlVER$IDAD A DlSTAN{;IA:HERNANDARIAS'
Cuadruplicado: para Fabrica.
Modulo 4: Controldecalidad .
el Gontro! cualitatlvo deja produccion,esto es, el.
control'del cumplimiento de.1asellp.ecificaciones de,calidadde dise:
no del product() elaborado. En este. in6dulose hace referencia ala
funcionjudicial asociada con realizada por el de.,
partamcl1t0,deControLde. Calidad. Dicha funci6n . noinvalida Qtras
. de caracter desempefiadaporIngenierfade Productoyde
caracterejecutivo a cargode Fabricaci6n. . ... .. .
Aunque enalgunas o,rganiza:c.ionesseewJte el Parte de control
de calicta.d,este comprobante puede obviarsCi? cuando el parte diana
de producci6n preve uri. espaCiopara reg!strar la conf()r:rn
idad
de
Control de Calidild.. . . .
Modulo 5: Entrega de productos ierminadosi:z
Almacenes
Finalizado el proceso de control de. calidad, .la merc.aderia se
remite a Almacenes junto conel duplicado del parte deprociuccion
donde se actualiza e! stock yse 10 archiva enforma definitiva.
Eltriplicado,con el confonne de Almacenes, se remite aCon
taduria para quevalorice producci6ny 10 regis tie c:ontablemente.
.5.3. EjemplQ de' un circuito deproducciOn:
Narrativo:
A continuaci6npresentarnos .el relato detallado, de un procedi
miento de producci6n. El mismo comprende los pasos desde la
emisi61'1 de la orden .de producci6n hasta la valorizati6n de la mis
rna por Costos. .
1 de la Produccion.emite la orden de
produccion por tripli,cado,. ArChiva 'por nUUiefode articulo, el origi
nal y envfa la copia 3.i:Fabrcadon y triplicadQ aCostqs; '
2) Ep F;'ibpca aJlalizan las necesidades de materia prima y
'se confecciona el pedido Ide El origi
nal dos ,seenvlaq a Almacenes queda en
archivo .ttanSltonoenel secto.r.que efecma 1a reqUlsIcI6n, , .
3) Cuando Alm'acenes rlos tres'ejemplares del pedido de
materiales, controla q1,le los mlsmos esten finnados porel responsa
ble del sector que efectU<l: 1a solicitud, los articulos y los
envfa con las copias del pedide,. de inateriales. Previamente anota 1a
. ".'
:..:: " ",:.: '" ;
SUBSISTEMA DEPROOUCCION 133
1
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.

135
134 FUNDACION UN/VERS/DADA DISTANtMA "HERNANDARIAS"
Almadnde P.i:
FigUra 7.4
Conbililiidaq
J\lrruil:tooas
c..l<I. .' Ca,lIibnld.
I
. SUBSISVEMA DE PRODUCe/ON
cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, 0
go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun
ta de pedido, confecciona Ia solicitudcorrespondiente. '.
, 4) E1' sector que recibe la mercaderfa controla que el envfo
coincida can 10 indicado PC)[ el encargado de deposito, firma las dos
copias, las devuelve a Almacenes y archiva el cuadruplicado.
5) Almacenes, por su parte, efecrua la registracion en sus fi
chas de stocks y arch iva el duplicado. El originaIy triplicado del
pedido de materiales los remitea Contabilidad Almacenes.
6) Contabilidad valoriza de niateriales,
archiva el triplicado y.envia eI origina1.a Costas. , '" '.
7) La orden de producci6ndrculapor los distintos se.ctoresde
Fabrica, donde cada sector compIeta .los datos, correspondientes a
esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fa
brica confecciona el parte (ie produccion por cuadruplicado, remite
la.s tres copiasa A1macenes junto can lamercaderia. '
. 8) En A1macenes 5e cbnform'a el triplicadqy cuadnipliCado, se
devuelven a Pabrica, y se archiva el duplicado en fonna:definitiva.
9) En Pabrica se archiva tambi6n el cuadruplicado y la orden
de fabIicacion en forma definitiva; y envia el oIiginal y triplicado a
Costas. I
10) Costos cierra la orden de producdon y valoriza las capias
del parte. Archiva el original del parte de produccion con la orden y
envia el triplicado a Contabilidad. ' , ". ; .
Cursograma:
(ver figura 7 A)
6. Para su autoevaluaci6n ,
. 1. Mencione tres tip(jlsde diferentes a los ejernplos
dados que se correspondan can cad a una de las rnodalidades de pro
duccion.'. " . .' , .
2. iEn qU,e se diferencia la prograrnacion de producci6n por
I proyectos, de la prograrmlcion de operaciones en una empresa con
un procesq. continuo? ,
. 3. Del relevamiento realizado par una cQnsultora surgela
,guiente informacion proveniente'del encargadode Alrnacenes:

137
136 FUNDACfON UNfVERSfOAD A D/STANCf....
"EI.Sr. ponald as e\ jefe de Almacenes deD.isney SA.; hace 25
ai'\os que oeupe. y la experiencia que ha acumuladolo \leva
a considerar ventajoso el sistema por elcual cada dos meses, al y sus
empleados reaUzan un in'l(entarioHsico de las existencias en Almac{m.
Cua\quie
r
.difereneia el'recuento Hsico y los saldosasentados en
la ficha. de stock de C:ada :Uno de los !terns, es ail.lstada por elroismo y
al finalliarel ejerciciq contable sa encatgade enviar fotoeopiasde las
fichas. destockdeeadaul'looelo$ items para que Contabilidad Gene-
e ralprQcaoaavaluar las e'fistencias firJales. .- , ... . .
EI$r; Oo('\ald:no lIeva I')lUY,bien Oef6 de
Ypor ella qada jVezquelos. saldoS de las flchas, de stock hart
Uegadaacero,adsnras de hacer el pedldocorrespondiente en forma;
telef6nica a Campras: emite par dup\icado uri Pedido de Reposici6nde
guedandqse 90n una:,c?pia la cual hace firmarala secreta-'
na del $r.'-Mlckey;Eieland91e el onglr:lal. ... .', .,,' .. ,,' .' .
. Ante laconsullaal! Sr. Donald de sisehancontralada seguras ..
paraeubrir'riesgos eh el su respL\esta fue quepor orden del.
Gerente de Fin.anzas (Sr. Guffy),se, han reducido las p6lizas en un
20% respecto del anp !lnteri9rj y quecad,B que los bombe- .
ros pasan par .allfse; les porhpra un;bbho. eontribuci6nde forma de te
ner uri? respuesta intnedl'ata ante un siniestro."
. ":.'" "I ...'
, Considerando pautas de control intarno Y procedimientos,
i., que opini6n Ie mereca ell presente comentario?
. 4. Realice un conientario crlticosobre los siguientes enuncia
dos: . . .. .,. I . ...
_ La nueva teenolcpgia automatizada con el uso'derobotsy
computadoras en a1 area de fabric a' permiten incrementar la produc
tividad Y.calidad sinl necFsidad de requerir operarios rouy
dos, trasladandose los problemas de recursos huroanos a la obten
ci6n de especialista en aquellos campos.. '
_ Los nuevos.enfoques de Justo a Hempo e invento cero
han demostrado 1a poca'utilidadde losestudios detiempO, movi
miefitos, metbd6s'y cmtles handejado de ser tecni
cas clave para el mejoramiento cieJaproductividad y la calidad. .
_ Aunque, tod.os debencompartir laresponsabilidad por e1 .
mejoramiento de 1a
i
proouctividad Y la calidad, los departamentos
de Contral daCalidad e, Ingenieda Industrial' denen la mayor res
pansabilid
ad
. I: . . .
5. Analice y 'm6dulos explicaldos.
en
el punta
5.2. en la producci6n de una abra teatral.
.
. , ..
,. . ..
'"
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
6. En e1 m6du10 1 del punta 5.2 se mencionaron
de 1a de producci6n. Ejemplifique una 'orden de producci6n
para las siguientes empresas: " .
a. Una agencia de turismo.
b. Una consultorfa en marketing.
c. Una fabric a de toal1as. .. '
7. Proceda a listar cinco ventajas asociadas con 1a ifijaci6nde
stocks mfnimos. .
8. Explique la distribuci6n y utilidad de las copias del parte
diano de producci6n mencionado en el m6dulo 3. Comparelo con
1a cantidad de capias del ejercicio practico cuya realizacipn se pro
pone a continuaci6n.
9. Mencione y expIique las clases de funciones in'io1ucradas
con la caUdad (m6dulo 4, punto 5.2.). :
10. Ejercicio practico. ., ,
A partir del enunciado que se exponea continuaci6nl usted de
bera confeccionar un diagrama de interrelaci6n: sectorial: I !
EI departamento de fabricaei6n emite el Parte diario de pro
ducci6n par duplicado y envfa losarliculos fabricadas junto con ambas
copias a Recepeion.
Reeepci6n reeibe los artrculos junto con el originally. duplicado
del parteidiario depradueci6n y controla .Ios artfculos can elimismo. Si
el control, es positivo, conforma el duplicado del parte 10 devuel
va a Fabrica. Posteriarmente, emlte la planilia resumen de entradas
par produccion par duplieado. Archiva definitivamente el :original del
parte diano de producci6n y envfa a Almacenes ,los artfculos junto con
at original y copla de la planilla resumen de entradas. "
Almacenes realizael control entre la documentaci6n que reei
be y los productos. En qaso de que, de positivo, asienta la entrada en la
ficha de stock, archiva definitivamente el dupiicado de la planilla resu
. men y envfa 81 original de esta a Contabilidad de Costos. I .
Contabilidadde costos reclbe el ariginal.de la planUla resumen
de entradas porpraduccion, realizael procesocorrespondieQte y envfa
la misma,a Contabilidad Almacenes.
Contabilidad.A1macenes con la planilla que'recibi6 de Contabi
lidad Costos realizael asiento en la ficha destoek valorizada, y contrala
al stock. Si el stock.esta bajo el mfnimo emite .una nota enioriginal so.
lamente y la envfa a Fabrica para.notificar la falta de stock: Fabrica re-
cibe ta nota y realiza el proceso eorrespondiente.
SI par el cantrario, el stoekesta sobre el mfnino) Coritabilidad
Almacaries archiva la planilla resumen de entradas de produccion par
. ,
f, ,".; .:" ., : __
~ -
138 jfUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA NHERNANDARIAS"
fecha,y a fin de mes emite el comprobante resumsn de entradas par
prm:!ueCian par dLiplieada. Areliiva -Por. tacha el duplicado y envfa el ori
ginal a Contabilidad General que reaHZb 61 proceso contable carres
pondiente.
.. Fcibrica arehiva definitivamente el duplicado del parte de pm
ducci6n.
..-;:::-.":::":::'" ~ A t U . 9 *WfH&fNL L &L2ELJJYid&ii&&i&it&&ili&&ii_
Unidad 8
Subsisterria de Ventas
EI subsistema de Ventas comprende una serie de opera
ciones mediante las cuales la empresallega a sus compradores, con
sumidores finales 0 sus canales de distribucion para colocar sus
productos y servicios.
1. Alcance
El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y
recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del
servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre
viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu
''; , I
raCIOn.
Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi
zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu
tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ
cen resultados.
141
140 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS'
Henry Mintzberg ubica la funci6nventas en e1 nueleo operati
va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro
duce los iparamantenerla viva .
.,: La venta tanto la1\lncion como el proceso, aqui
nos n ela,muis!is de,este ultimo, precisando los aspec
tos su organizaci6n.
,{,.,..,.
2. Modalidades
. "Las ventaS y'en cada caso las
variaciones se reflejanin eni el diseno del subsistema. A,continua
Ci6n mencionaremos las formas tnascomunes. .
., ' " -1." .' ., . .
Segun las del c.lien..te
Podemos distinguirentreventas locales 'y 'ex.portaciones. Las
primeras,. a su vez, podran tomar alguna de .las modalidades que ve- '
remos, peroel caso de\las exportaciones tiene caracteristicas pro
pias por estarsujetas alas !reglarilentaciones especificas, intenne
diaci6n bancaria. dereclJos exportacion,despacho aduanero. etc.
ala del cliente, podrfamos dis
, tinguir ventasmayoristas del minoristas. seglin se trate deJa venta a
una empresa .que actuan'i C9IDO interrnediariao distribuidora de
venta al publico en generli.lEn ambos casos habra diferencias en .
cuanto a las .cantidades rnfnimas quese compraian y a laS condicio-'
nes de venta ytipo de ctedito disponible. .
Segunla.recejlcwn de Iipedido '
Aqufpodemos distinguir:
lkntas en salon. cuando el vendedor atiende a'los c1ientes en
. su lOCal. donde generalmente eXPQIie:sus 0
muestras de 611os. EsUi.'fuodalidad aplicarse tanto a las' vent as .
maypristas comoa las minoristas. ..,.. ..' '.' '
lkntas por corredores,1 aquf,vendeciores de la empre
sa
visitan,
dir.ectamenteal. cliente! () a ofrecenel pro
ductoo s'ervicioy de cqncretarse laveQta taman e1 pedido..
,\kntas par telefonb.o dorTeo, en estecaso.el cOmP
rador
se cliri-.
je directamente, alvend,edoIlpara solicitarle y condiciones. y
luego concretarla operyt-ci6n. usual entre:
sasy en la actualidad puecf utilizar'medioscomo el fax y e1 mo
::,:., -.;.'
SUBS/STfMA Of VfNTAS
dem, y en algunos casas (par ejemplo las integrar redes
infonuaticas. . ' " , '., .
Segun las condiciones de '. I , .
Tenemos ventas at contado (en efectivo, cheque! 0 tarjeta de
crectito 0 compra) y ventas acredito. . . ",
.' .' En. esteultimo caso, puede, a,sumir.a distintas
par ejemplo cuenta cuotascon garahtia 0
sin ella, can pagares. con tarjetade credito 0 comprai(en cuotas),
. debito aut6iIuitico en cuenta bancaria,
Otras modalidades . ,,' ".
Seguramente pod(emos encontrar otras par
ejernp10 encuanto a'la entrega del producto hay entrega directa del
producto' a el servicio de la' organitacion .al cliente',o. can inter
mediarios ya sean transportistas; concesionarios,etc. .
. Si nos atenemos al pedido de cotizaci6n podrfaexistir no, y
asf enumerar ot1'as .c1asificaciones. La importante es,advertirla va
. riedad demodalidades que existen y las que podrfan crearse y tener
en cuenta, adermis;que no sonexcluyentes entre sf. ' '
3. Normas especificas de controlinterno'
. '. Separaci.oTi de funciones . .
Es un recaudo basico que )a persona que vendeno tenga acce
so a los, registros de stock y de cuentas de los dientt1s; pues esto
evitaque quien realiz(ila operaci6nde ventas intervengatambien
en el circuit6 de control. '
, : La venta debesepararse de la concesi6n delcredito, para que
nO.se otorguencreditos' a clientes que puedan ser insolventeso re
sultar morosos.
, ',: Ventas tiene que estaf'separada de facturaci6n, para poder con
trolar los precios que Ventas caleca en lanotade pedidoy .aplicar
los precios oficiales al confeccionar la factura; esto es facilmente al
canzable can la informatica. .
" ,. Aprobaci6n'd,la vento.
, Tienen 'poHticas (por'escrito) referentes a condi
ciones de vent a, otorgarniento de creditos, deterrhinaci6n de pre
cios. '
143
FUNDACfON UNIVERSIDAD A DISTANCIA "PTERNANDARIAS"
142 . - .
aprobaci6n tiene que estar a cargo de un funcionario res
ponsable de creditos que conocera. el saldo de la deuda del cliente,
las notas de pedido ya aprobadas pero no registradas y el importe
de la nota de pedido.
iI' IJo1'lijicaciones
Tienen que estar autorizadas por un funcionario que tenga las
atribuciones necesarias segun. Sil nivel jenirquico. Se puede auton
zar al vendedor a aplicar directamente un porcentaje de bonifica
ci6n, segun montospreestablecidos, Ysi 10 excede tendn'i que recu
rrir ala autorizaci6n deljefe de ventas.
III Movimiento de bienes
La circulaci6n de las mercaderias tendra que estar
pm comprobante finnado por el responsable del sector que recibe.
decir que cuando Despacho recibe mercaderias de almace
nes, debefirmar el remito correspondiente para que Ie quede como
constancia a Almacenes. la rnisma manera, el repartidor Ie fir
m:llli a Despacho, Y el cliente conformara el remito al repartidor.
En el remito constad e1 detaBe de cantidad y .caUdad de las
mercaderla5 entregadas.
Otro aspecto para considerar es cobertura por el riesgo de
traslado de Iii mercaderia fuera dela empresa, salvo que Ia condi
ci6n de ]a operaci6n sea que esta viaja "por cuenta y riesgo
comprador". .
Documentacwn
.. Las notas de pedido, remitos y facturas estanin prenumeradas,
se archivaran por orden nume-rico, y en caso de que se anuIen, se
conservaran todos los ejemplaresdeldocumento juntos. Se desig
nani a un responsable para el control de la correlatividad de In do
cumentacion. .
Esta norma toma canicter obligatorio por resoluci6n de Ia DGl
segun se detaUa en Apendice 2. .
. .
Control de lajacturacion
conveniente que un s'ector. ajenoa Almacenesy a'Pactura
efectueun control. cIUzado,correlacionl;l..lldo remitos yfactuni.s
y, asirnism.o, realicecomprobaciones selectivas sobre ca.lculos y
Contaduria sena el sec;tormas apropiado.

. datos :;1. operaciones de ventas se encuentran __
en los registros y archivos (subdiarios de ventas, cuentas a cobrar
y en las fichas de c1ientes .il otros) y son la base la informacion
que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establece los perfodos que abarcan"i la informa
Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y 10 referido a la fonna de
presentacion (diagramas de barras, estadfsticas, cuadros comparati
vos, gnificos). Como ejernplos de infonnes pueden citarse:
- Monto de vent as versus presupuestado.
- Manto de ventas comparativo de los ultimos 12 meses.
- Los cinco principales c1ientes por monto facturado.
- Totales de venta ddt mes pOI' tipo de producto.
-Totales vendidos )" corrnsiones pagadas por vendedor.
- Lista los ' COlli saMos vencidos en cuenta f'n'rMpntp
- Listado los habituales y que no han comprado
en el ultimo meso
- Listado de crecHtos importantes y condiciones
en que fueron otorgados.
- Tiempo promedio 'de demora entre el pedido y la entrega.
- Notas de pedido pemdientes de entrega.
5. Descripci6n del _______
s.l. Diagrama de hloque
En el diagrama de b10que detallado la pagina siguiente se
describe un subsistema de ventas a cr6dito tipico. Cada uno de sus
modulos sera desarrollado en siguiente punto.
5.2. Descripci6n. de .los modulos
lwtJ6dulo 1: Recepci6n del pedido
Tiene Iugar toda vez queexiste UD. requenrniento "de los pro
ductos a servicios comercializados por la organizad6n. Este reque
rimiento es captado por vendedor mediante una Nota de Pedido
y que luego sera valorizado en Administraci6n Ventas
hizo el vendedor),can. las condiciones de venita vi gentes.
""
145
144' FUNDACION UNIVERSfDAD A DIS"fANCIA "HEANANDARJAS'
3. Preptll'llcion
delPedido
4. Despacho
5. Pllcturacioo
6. R'egisUru::iou
- Nora de Pedido
nIIrorizocia.
-Il.emito.
-i'lil.cturllr
-Remiloj
Cllenta. .
'1 Co!riente'
Clientes.
. - Limite credito.
.,;. Regislro NP
. aprobndns y alin .
no futtumdllS.
- PiChllS stocl:: de
artlculos.
-Control eta..
Gte., NP
nprobadas: y no
faetllrlldllSY
limite de credito.
- AIllorizaci6n
del Pedido.
- Actualil:.

p!:ndientes de
-Control de
stock.
-Emision de
Remito. .
;... Actunliz..
-Envlode
- SulxilariQ de -Contnbilizacion
Vemas.. '. FIlCtunlS. .
- FllclUI1lS. . -Actuali4. Ctas.
- Remitos. Ctes. '
.., CIn. cie. cHenle - Descnrga .
- Stocll:. Helms Srock.
- Confecci6n A.
- NOla de Pedido
IlUtorizadll.
- Nota de Pedido.
- Remilo.
- Parte fallantes
de mercnderfllll.
- Hoja de RuUl.
'
-FlII:tura.
-Remilo.
;"N Dinrio.
Resumen.
implica varias' deciSiones prl?vias para 'establecer'
las condiciones jdeventa. 105 requisitosnecesarios para el otorga
. rniento: de y descuen,tos. y la detemiinaci6n dle los
plazos de entrega.' . . .
,.. _--
SUBSISTEMA DE VENTAS .
Nota de pedido 0 de venta (NP): es el comprobante que ernite
\
la parte vendedora al recibir los pedidos 0 encargos verbales de ca
lidad, cantidad y precio de mercaderias 0 servicios solieitados por
el cliente, con sus corresporidientes condiciones de pago (ver Figu7
ra 8.1). .
Es usual que se emita par cuadruplicado: E1 original se entre
ga al c1iente y el duplicado y triplicado quedan en la qrnpresa; el
vendedor puede archivar el cuadruplicado para control. Todo
esto sujeto;a las conveniencias y necesidades de cada ernpresa.
Modulo 2: Aprobaci6n del credito. .
Tiene lugar cuando el departamento Ci6ditos recibt: hi Nota de
pedido, con el objeto de detemtinar el otorgamiento pno;'delc,rectito
alcliente.' I
Las decisiones previas que deberan to-marse serm :ia
naci6n del limite de crectitos a otorgar a los clientes y la, fijad6n de
los panirnetrospara concederlos, par panc.afios,
ultimo balance, etc. EI limite fijado debe ser revisadq !periodiCa
mente.;. ' . ' ':. . '; , , ..', ..
Para .p.eterminar el.credito disponihle, debe compararse ellfmi
te de crectito asignado contra: '.
. ," , .
Saldos impagos a la fecha
+ Pedidospendientes de facturaci6n :
- Cobranzas recibidas pendientes de regiptracion..
Modulo 3: Preparacion del pedido ,
En el Almacenes reciben la nota de:pedido del
m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara
preparar las mercaderiasy los remitos'que enviaran a
Si hay se a !ai
de los articulos, y S1 son. mercadenas de reventa se efectuara ei pe
dido a compras. .. ...
El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-!que ernite
parte vendedora para entregar lO'vendido eldQmicUio indicado
par el comprador. Se lo.utilizapara.detallary m.erca
derias y para comprobar su entrega. (ya debe ser lfirrnado. de
confonnidad por quien reeibe el envfo). ' . "
. El rernito es importante para las dos'partes que interiienen.en
la venta, 11. Ia partevendedora lepermite controlar las de
147
11'".
146 FUNDACJON UNJVERSJDAD A DJSTANC1A "HERNANDARJAS
00
Documenlo no yaUda
soma factur'"
NOTA DE PEDIDO N
F..:hR: .......... / ...-..... 1..........
SMOrCl$: ......................................................................................................................__
DomlcIHQ: ............................................................... locaIId.bd: ..................................... .
PciIL! .................._............................................. Flllct\a do .nuega: ........ I ........ / ........
OIC N": ...... : ................... CUlT N" ................................. Sltuacl6n IVA: ................... .
Embalaje: ............................. Trlll'llSpOl1e: ............................ _ ...................................... .
Enireglll' an: .........................................................:.............-...........................................
Laa _.ta. ......- ... _ ...... -.. 11..._ ""'" ._.. pc< __.............,
__.,-""""',,'''''
[C:6d.1 CJlII'It ISlid. .IM.&d41 DESeRIPCIDN IPue:/:
UIIla: ...._ ....................................... ..
Obu"yaclcinell: ............................... _........... Condic:lonas de pego: ..... , ................ .
BonIficacl6n: ................................... .
[-1"""""1-- I
.. ............H........U...... ...... ...
lJ>I ....... .,.,.;,..
. OIl "".._ do .................. ".""'110'001 __.
Eoil. lujelO.1. 'jllo/:IGc:i6n data ........rdtodooa. .
OIUGl-. . . .

Fuente: Pungitore (1994: 79)
Figura 8.1
I
SUBSISTEMA DE VENTAS
Cantidad Detalle
Identificaci6n del emisor
lVA Responsable Inscripto
Seilor(es)
rVA
Documento no valida como fadtura
RECIBI CONFORME:
, Fecha de impresion: .
Fecha:
CUIT:
Ing. Brutot
ex-Caja Prevo Industria
y Comercio N.":
DomiciJio
Resp. No lnscrip. emT:
N' Habilitaciim
N' )Wxxx: al yyyyyy
Figura 8.2
148
149
FUNDA,cION UNIVERSIDAD,A DISTANCIA >lHfERNANDARIAS'
almacen, al encargado del transporte lepermite Of
ganizar end'egasy, unavez corifonnado".es la prueba .
de haber entregado 10, vendido y del derecho de cobrarIo, mediante ,
emisi6nde'Hdactura. ' '
EI con lanota de pedi
, do 0 cons1J:Oiden de compra y que luego, recibini. .
Es seaernhidoeon varias .copias. EI origi
nal y el dupifc(idose:entreganalapetsc)na encargada del
Esta persomtdebe jas mereaderias y el original del remito; "
haeer firma:fel. duplicado Icomo c:onstaricia y quedarse . can 61 para '
devolverlo','en el departamento Expedici6n. Otra copia del docu
.' mento permitira la de '10 vendido. .
A partir del renUto, :se efectua 1a bajaen his fichas de .
stock. .
Modulo 4: Despacho
Tiene Jugar cuando el departamento de ,Expedici6n'recibe las
mercaderfas' pendientes deentrega junto con e1 remitocorrespondiente
y procede aefectuar las ent):egas de las mercaderias a losclientes.
Tendni-que deeidir el recorrido y el mediode transporte que se
utilizanl enlas entreg!iS.
Se utiIiza un formulario denominado Haja de ruta (HR).
Modulo 5.; Facturaci6n ..
Tiene Iugar cuando el sector Facturaci6n, 0 directamente Con
taduria, a partir dela copiadel remito, procede a confeccionarlas
factums.
La Factura (Fe) (verfigura 8.3)es el comprobante de la ven
ta, que emite la vendedora cuando entrega las. mercaderias 0
luegode suenvfo can el correspondiente remito. Sirvecomo .detalle
de 10 vendido, para notificar 0 comunicar la deuda y elplazo en que
debe pagarse,segftn :10 pactadopreviamente. Cuando la venta es al
contado inrnediato se purde entregarun simple "ticket" .de la caja
registradora. . ,
La factilra sirve de base para registrarcontabl1ementela vt:mta
y, en el caso de ser a credito,-pataactualizar la ficha de cuenta co
mente del eliente. : . .'
Tanto para la emisi6n del remito como de la factura es necesa.-
rio tener en cuenta la Resoluci6n 3419 del 23/10/91 de laDirecci6n
"'.' ," .. '"
SUBSISTEA4A DE VENTAS
d]
AC11J!<'A:
Identificaci6n fe.::i1E:
X. CUlT:
dlel emisor
. Ing._B.ru!.Ds: _
Imprcnlll: NO Habllltaci6n
CUff:
N XlODCXX aI Y'IY'fI'I.
Fecim de impmillIC
Figura. 8.3
lYA ResponsabJe Illl!Crlpto
Sci!or(e!i)
IVA I
. Rcsp. Imcrlp. ."
Condiciones de ycnLa
Cantidad Deuillc
..
DescUCIllo %
..
Cl{-<";"J3 rrev. An
y Comercio N.":
. Domicillo
Rcsp. No Inscrip. CUlT:
RBMITON!
.Pn:cio uniLario' .Total... I
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I
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i
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I
I
Subtotall
I
I
mpucstoj
Subtotal:
IVA Insc. % i
IVA No Insc. % I
TOTAl:.
I
SUBSISTEMA DE VENTAS 151 150 FUNOAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA DHEANANoARIAS'
'"
General Impositiva y sus modificaciones. Una sfntesis de sus princi
pales aspectos se presenta en el Apendice 2.
Modulo 6: Registracion
La tarea de Registracion, a cargo de Contaduna, comprende
dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subdiario de
Ventas (c,on el detalle exigido por la legislacion vigente) y de actua
lizaci6n de 1a Cuenta Corriente del Cliente; y otm, mensual, consis
te en el asiento resumen de ventas, segun e1 siguiente esquema: .

a Ventas
a IVA-Debito Fiscal
53. Ejemplo de un circuito de Venta a creilito
A continuaCion presentamos detalladamente un proeedimiento
de venta a erMito y el grafieo respectivo.

1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec
dona 1a nota de pedido (NP) por cuadruplicado; el original y el tri
pliCado son enviados a Administracion de Ventas, el duplicado es
entregado al Cliente, el cuadruplicado queda en poder del vendedor
adherido a1 talonario.
2) Administraci6n de Ventas control a la nota de pedido con la
lista deprecios, ficha dearticulos yen fichas de c1ientes verifiea las
condiciones de venta ycorrige si es necesario. Si no la acepta, la
envla nuevainente al vendedor para que se 10 comunique al Cliente.
Si la autonza, el original de la NP debe ser enviado a Crc5ditos y
triplicado queda archivado definitivamente.
3) En Creditos se analiza y controla la infomiaci6n recibida
del Cliente y de los baneos, se consulta en laficha del cliente e1 sal
do de la deuda y si supera el monto de crMito disponible, 0 no reli
ne los requisitos necesarios, se envia la NP a Administracion de
Ventas y luego al vendedor para que 10 comunique al Cliente. Si se
'Rutoriza se envfa la NP a Almacenes.
4) En Almacenes se controla la NP con la ficha de stock en .
existencia. .
PiguraS.4
152 FUNDACION UN{VERSfDAD A DISTA#C/A"HERNANOARIAS'
I
5) Si hay existencias', confecciona el remito por triplicado y 10
envfa a Expedicio,n con las mercadedas. La NP onginal queda
demorada en espera del triplicado del remito conforrnado par Expe
dicion, para Iuego,ser pchivados definitivaIIlente.
6) Expedicion controla la mercaderfa con el remito y envfa eI
triplicado fiImado a A1macenes.
7) Emite la hpja de rota por duplicado.Prepara la rnercaderfa y
la entrega al con Iosremitos (original y duplicado) yIa
hoja de rota original, quedacon el duplicadode la hoja de ruta
frrmado por el transpotjtista. . ..'
8) EI transporte entrega la mercaderia. . ..'
9) Vuelve cori elloriginai delreD:tito' firrnado por el Cliente,
anota las observacioneS en la hoja de ruta y entrega en Expedici6n.
10) Expedicion Ia hoja de futa y los remitos. Destruye
el duplicadode la hojade rota y archiva definitivamente el original.
Finalmente,envfa aContadurfa los remitos conformados.
11) Contadurla, como base el remito conformada, con
.. fecciona lafactura por quadruplicado, envia el original al
Cliente, el triplicado a Creditos.
12) Con el cuadrujplicado y el remito se procede ala registra
cion contabJe y, posteriormente, al enVlO a Cobranzas.
13) Cr6ditos la ficha de los cHentes yarchiva defi
nitivamente la factura.,
Cursograma: (ver figura 8.4)
.6. Para SUI autoevaluaci6n ..
1. l, Cmiles son los limi tes del subsisteina de Yen.tas?
I
2. Ordene las mod",lidades .de venta partiendo de las mas usua
les a las menos usuales de acuerdo con sus canocirnientos.
I "
. 3. Enuna empresa:de su con6cimiento reconozca tres norrnas
de control a1 subsistema de ventas que se cumplan.
y mencione c6mo se apl1can. . .... .
4, En la misma orianizacion anterior entreviste al responsable
de ventas y soIicite quelle expliquecmll es Ia informacion que el
necesita regularmente para la toma de decisiones y de quemanera
se la presentan.
5. ['9
u6
informacion se captura en la nota de pedido y para
'.,
.'. '::.> , ..... : ,.': " -: :. }:.:-:'.:,y ,: :;-....
..":'
SUBSISTEMA DE VENTAS 153
6. Indique en que oportunidades se utiliza el remito ell el
subsistema de ventas
t
en que sectores queda archivado 'y con que
objetivo. .
7. Indique cuautas copias de factura se necesitan y! curu es el
destine yusa de cada una de ellas,' . I .
8. [, Cmil 0 curues son los soportes que dan origena la regis
traci6n contable? Indique cual es el procedimiemo de registro.
9. l,CuaIes son las decisionesque se toman para laaprobacion
del pedido'" ' .
10. Ejercicio pnictico. Dibujeel cursograJ.1;ta de Ventas al Con
tado de acuerdo con los siguientes. datos: .
1) Clients solicita al vendedor las mercaderfas.
2) Vendedor ofrocey vende.
3) Confecciona laboteta de venta al contado -nota die venta
. en original y tres copias. Entrega el original y el duplicado at cliente. La
ultima copia permanec8 adherida al talonario .
Una vez agrupadala mercaderfala envla a Empaque,junto con
la segunda copia. . .
4) Empaque verifioa y cotaja la marcaderia con el triplicado de la
nota de vanta que acompafia a asta y la.embala. . .: .
5) Cllante abona anla CaJa. . .
6) Caja recibe el importe de la y estampa al issUo "Pa
gado en los dos ejemplares de la nota de venta; :devuelve el'original al
cliante y retiene al , .' .. . i;
.. 7) ;1 cliante toma la nota da venta sellada-original-;- y)a pre
senta a Empaque. .' .... .
.. . 8) Empaque veiifica ef original de la" nota xenta qUIf recibe del
cllente con el triplicadoque estacon la rnercaderia. LaS sella "Retira
do y pone en poder de ,este la Mercader[a con el original de la nota de
venta. ArQhiva la copia mencionada. 1 i.
EI qliente sa lIeva su mercaderfa con al original de Is notal de venta.
AI terminar el dfa: ..
9) Caja entrega a Oontadur[a.eldinero,cobrado y la documenta
ci6n -las copias: duplicados--:-que habra consaryado. . I , I
10)iEmpaque ,entrsga las capias' archivadas provisoriamemte (tn
.' plicados) " '.' .
11); Contadurfa re.cibelos triplicados dei las notas que
.. permaneqieron .en Empaque, junto cbn al d.inero y los dupljcados de
Caja. Realiza la verificaci6n de las mismas con el,dinaro. .: .
12) Contadurfa asienta ventas.8 ingmso Archiva Vanta
13):Contadurraentraga efectivo con tnplicados aTesorerfa.

", "..
101'"'
154 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA uHERNANDARIAS"
En el apendice 3 encontrara resuelto un ejemplo similar con el
agregado de la infonnaci6n. gerencial que puede generar, las nonnas
de control interno que se aplican yalgunas que faltan en este caso
'wp@ *fiNtfHW
E
1!1IM'fMMM&M .A
Unidad9
de Cobranzas
.En el sUbsistbma de Cobranzas se integran todas las ac
dones necesarias para percepci6n efectiva de los derechos adqui
ridos par laempresa. Estos derechos tienen su origen en la<; ventas
efectuadas yestan repres6ntadospor una cuenta 0 documentoa cohrar,
segUn se trate de una en' cuerita comente 0 documentada.
1. Alcance
El subsistema de dobranzas comprende desde el momenta en
que se detecta que un eredito esta en condiciones de ser cobrado y
basta que los val ores ingresan en 1a empresa, par los
cuales se entrega a1 comprobante respectivo. Luego se
. efectiia la contabilizaci6p correspondiente.
El sector Cobranzals es quien detectaqueun creditose encuen
tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac
tufa a del documento. I
, sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recurs os finan
deros de la organizaci6n, es quien recibe los valores percibidos
p.
156 FUNDACION UN/VERS/DAD A DlSTANCIA "HERNANDARIAS
producto de la gestion de cobro y es su responsabilidad la custodia
de los wismos v SiU dep6sito en una euenta bancaria. ..
La gesti6n de Cobranzas es, en la clasificaci6n de laS activida
des que realiza Peter una actividad productora.de ingresos,
y como tal transfonna un: activo exigible (credito) en un activo 11
quido (disponibilidades). '
2. Modalidades
Los distintos tipG>s de cobranzas son la contrapartidade las for
mas de pago vistas en 1a Unidad 6. Los casos mas usriales se rese
nan brevemente a continuaci6n. . .
Cobranza en .
EI eliente se tr.J,lada para realizar el pago de su deuda. Esta
modalidades comun :en los comercios minoristas donde el cliente
puedeeancelar sti deuda con dinero en efectivo, cheque.o bien con .
tarjeta de eredito. I .'
Especialmente cuando se reciben cheques 0 efectivo, es conve
niente que 1a empresa cuentecon seguros para la cobertura de posi
bles riesgos sobre fos! fondos. El segura es contratado pOl' el monto
de riesgo eStimado por la empresa y quepodda estar dado por 1a to- .
tali dad de fondos confiad6s. a la custodia de Tesoreria ..
, ; I' .
.' . I
Cobranza por cobm4
ores
....
Un empleadQ de la cobro dirt!Ctamente en
et domieilio del cliente. Este recibe los valores (dinero, 'cheques,
pagares) y extiende un provisorio 0 definitivo, seg6n la mo
dalidad del procedimiento. .. . .
En este caso, la cobertura del dinero en tninsi
to; elrnonto del segl,iro estara determinado por el maximo que se
estirna reeaudar entre!dosipenodos de rendici6n.
Cobranza por rtrparlf.dores 0 prestmloresdel servicio .
De acuerdo con'las del producto vendido 0 del .
servicio prestado, ser e1. mismo repartidor 0 prestador del ser
vido quien efectua e! momento de entregar las mer
cadedas 0 prestar el servicio. Esta modalidadesuna variante de la
cobranza por cobradqres.
:,,,.l ::'-"
157 SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS
I. Co.branza por correspondencia
. l
EI cUente envia por correo un chequepilra aplicaral saldo de
sucuenta y a vuelta de correo Ie envfan el
Eneste caso la empresa debera tomar los reoaudos necesarios para
eI control de Ia recepci6n de los valores y la confecci6n
i
de los com
probantes respectivos.
. Cobranza a iraves de un banco
En la cuenta bancaria de la empresa se recaudael irnporte
adeudado. El deudor deposita y Ie queda.una copia 0 tal6n dela bo
leta como constancia de haber efectuado el pago. Esta modalidad,
. que es usual para recaudar impuestos 0 para el cobra de s.ervicios
publicos, ,tambien se ha extendido a otras empresas, especialmente
para el cobro de cuotas 0 mensualidades .
El banco, por su parte, tambien remitira a su cliente una copia
o ta16n de la boleta de.dep6sito para que se pueda notificar de la co
rrespondiente cobranza. .
Otra alternativa consiste en que el banco se ocupe de la co
branza depagares que su cliente puedeentregar parael y una
vez realizado el n:llsmo se Ie acredita el importe.directarnente en
cuenta comente. En caso de-no cobrarIo, el banco se puede ocupar
del protesto del mismo. .
Des.cuento documentos
Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas que la"diferencian
claramente de la operaci6n de eobranza, puede considenirsela como
tal ya que perrhite a la empresa transferir el credito aun tercero
(banco) y, de esta manera, disponer anticipadamentede dinero a co
brar, excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco
por el servicio que esta prestando.
Cobro de exportaciones
En eleaso de exportaciones tarn bien participa una entidad ban
caria donde el compradoJ efeerua la apertura de un credito docu:,:
mentarioa favor del vendedor y que oportunamente seracancelado
a traves del banco.
'Y
______
l>'".
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCJA "HERNANDARIAS"
158
- -----
3. Normas de control interno
Normas de control interno generales para movi
mientode fonaos
Estas nonnas han side explicadas cuando nos referimos al
sistema de Pages y, por 10 tanto,aqul solamente se enunciaran:
G . de funciones.
<'1l Concentraci6n de la. responsabilidad.
III Separacion total de fondos.
<iii Rotacion del ....<>rC'nn
<; Contabilizaci6n las operaciones.
Arqueos sorpresivos.
) bancaria.
Nonnas de control intenw espedjicas
subsistema de cobranzas
. . Control de los recibos
.. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y
es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua
dernados en talonarios, prenumerados, utilizarse en fonna corre1ati
va y quedar una copia adherida a1 talQnario; recibos tambien es
tan sujetos a las disposiciones de Ia DGI (verresena en Apendice 2).
_ Al concluirse 1a utilizaci6n de un talonario, debe verificarse
correlatividad de 105 recibos 0 constatar la misma automatica
mentealregistrar las cobranzas rendidas. Cabe ac1arar que, deexis
tir recibos anulados, todas sus copiasdeben quedar adheridas al ta
lonaTio de modo de evitar la utilizaci6n de alguna de ellas indebida
mente. .
'_. Tambien es importante elcontrol de los talonarios recibidos
de1a iniprenta y que se encuentren bajo custodia de unresponsable,
que podrfa ser elTesorero. Toda entrega de talonarios a quienes
utili zan debe hacerse mediante constancia escrita can e1 objeto de
responsabilidades y toda vez que se que el taIo
en USQ se encuentra proximo a conc1uir.
SUBSJSTEMA DE COBRANZAS
II Rendici6n dillrilJ de 10 cobranza
..... U.t1!1U\) las son realizadas mediante una gestion ex
terna, esta nonna tiene objeto evitar los val ores rec:auaa(10S
sean utilizados para fines aJenos q los empresa y,
mitir 1a pronta disponibilidad de los fondos.
De esta forma, los coBradores deben rendir diariamente sus co
d, en su defecto, dt;;;positar directamente en cuenta banca
la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza,
basicamf!nte, cuando cobrador debe gestionar 1a cobranza en
gares muy distantes la ernpresa.
de Ia correspomlencia
correspondencia, seguridad de los valores e mform
cion recibida, debe sel' un funcionario responsable 0 au
secretaria .
el caso Se dtilice esta modalidad
concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-
rrespondencia confecciona{a una planilla con el detalle los vaJo
res recibidos, y 1a emision del recibo quedaci a cargo Tesoreria .
esta manera, recibe los valores acompafiados de
una planilla de cobranza, en el caso de la cobranza efectuada
por un cobrador.
.. Control sobre los recibidos
- Para evitarque alguien pueda apoderarse de un cheque, es
importante que, aT momentb de su recepci6n, se Ie eoloque al dorso
una leyenda que restrinja st1 utilizaci6n, tal como "unicamente para
depositar en la cuenta de (nbmbre de fa empresa)".
. Si bien la norma adonseja no recibir valores postdatados, en
ciertas actividades es una tinktica comun. En estos casos es conve
niente que se organice un atleeuado registro y seguimiento sabre los
mismos. Ademas, cabe ac1q.rar que la ley 24.452, sancionada el 8 de
febrero de 1995, introduce leI cheque de pago diferido cuya utiliza
cion esta mOdalidfd. .
. - Las transferencias de dinero 0 valores deben respaldarse
un comprobante f:lue permita deslindar responsabilidades
con respecto a su custodia y, adernas, realizarse entre 1a menor
cantidad de sectores Dosibles .para facilitar el seguimiento.
161
Wi'"
160 FUNDACION UN/V5AS{DADA DISTANCIA 'HERNANDARIAS'
Para un mej9I: control de las cobranzas y de los fon
dos ingresados, resulta,imprescindibledepositar diariarnente los va
lores recibidos., ' , l ','
.. Conceswnde por pronto pago ' ' "
Can elobjeto de fraucles que pudieran cometer
se mediante de importes interiores a los re- ,
almente cobrados, JustIfical1do la diferencia con un descuento con- '
cedido, la concesion tipo de descuentos debe estar autoriza
da por un funcionarib CJ:,ueIiueda deesta atribuci6n.
En caso de que la co*ranza sea reahzada fuera de la' ernpresa,
se autorizar al aaplicar y calcular los descuentos '
siempre ueelIo, este documentado
(podra estar estlpulado en ,a factura 0 bIen establecldo en una nOT
, rna de cobranzas). '
4. Informacipn
Los registros, de y los archivos
yen la base de lainformacipn de Cobranzas queseeleva a1, nive1 ge
rendal. Comoejemph:fpoqemos mencioIlar: '" ,,'. '
. _ Res'umen deltotalide cobranzas realizadas, detallando efec
tivo, cheques a 24 y 48hs. ,I documentos, etc. " , . '
_ Listadode losprintipales deudores con sus saldos.' ,
-:- Cuadro comparatfo de cobranzas reales vs. presupuesta
das. " ',' " .
Cuadro comp*rati+o entre totales de y de cobranzas.
_. Listado de a. cobrar vencidas con' fundamentad6n '
de las mismas. I l,
_ Totalesde deseuerJtos concedidos.
_ CuadrlJ de de cobranzas.
_ Totales,de do6umentos encartera y descontados.
, De acuerdo con ilas particuhiridades de cad a 'einpresa, esta in-,
formacion puede desagregarseporlrhea de J?roductoo servieio; par
por zona: gepgnlp,ca, par tipo de chente, ,.
, > J \
". 0.. .'
SUBSIST5MA DE COBRANZAS
------:--
5. Descripci6n del subsistema
S.L Diagrama de bloque
I'
En el siguiente diagrama de bloque detallado se idescribe un
subsist em a de cobtanza por cobradores. Cada uno de lqs modulos
, sera desarrollado en el siguiente punta. '
2. Cobra
3. Rendicion.de
In CobrlmZll
- Li:itoollde
cobrnnzllS.
-: Factums y
documenl:Ol! II.
cobrar.
- Vlllore.s y
documentos.
- Reciboo.
- Comprob. de
,fetenciooes
impositivllS.
-Listado de
cobrnnzas.
- FactUms y
documentos no
cobmdas. '
-Recibos
-,Comprob.Oe
rewncioJles
imptisitivUs:
, ..: Plnnilll1 de
0 caja.
- Boletlllple .
-: Registro,de 'j' - R.egiS!,TO de In ':
lIencimientos de: gesti6n de cobro
documenlos. . en ellistado de
-Cuentas
,conientes,
- Documenters n
cobnil' (cuentas)
. - CUenw

cobrnnzas.' '
-Control de
vniores; recibos y
IlstadO; de '
cobrania.s.
-Confecclon
pillllill!lingresos
o caja.'
- Dep6sitos (Ie ,
valores.en la
cuenta. bllllcaria.
-ActUllliznci6n
de etas. Qes.
- ActualiZacl6n
de documenloli n
t;obrir (cuentas)
- Actualizacion '
C1leIluls bnDl:aiias,
-;Valores y
documentos.
,
..,Uomprob.de
retenciones
impositiVIlS.

cobrOJlzas,
"';Facturas y
no
dpeumentos no
cobrndas:
JPncturns
cobradas..
-Listado de
cobrant.nS.
JRecibas
-i Flanilla de
, ingresoso
-',Boletas
--------
163
.....
162 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
5.2. Descnpcion de los m6dulos
Modulo 1: Organizaci6n de la cobranza
Tlene lugar cuanda el departamento Cobranzas realiza, diaria
mente, el control de vencimientos de las facturas pendientes de co
bra y de los documentos a cobrar, a recibe un detalle de los venci
mientos del dia siguiente.
Sabre la base de esta infonnaci6n procede a clasificar las fac
turas y documentos en situaci6n de cobra por cabradar y emite
eWos listado/s de cobranzas pertinentes.
Listado de Cobranzas (Le): es el fonnulario en el eual el de
partamento de Cobranzas detalla a los ccibradores las cobranzas que
deben gestionar. Su emisi6n es diana y su contenido basico, que
puede apreciarse en la figura 8.1, cornprende:
III Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas:
Datos del c1iente (nombre, domicilio, TE)
- Nroo de lals facturals y/o documento/s a cobrar
Importe
- Descuentos concedidos
-.Importe neto a cobrar.
fi Datos a cumplimentar por el cobrador:
- Descripcion de los val ores recibidos
- Ntimero de recibo emitido.
- Observaciones (en este punto el cobrador podra sefialar
aquellos aspectos que considere relevantes de su gesti6n e indican!.,
por ejemplo, las circunstancias Dor las cuales e1 cobio no se hizo
efectivo).
El numero de copias en que se emite debe contemplar:
- origInal: para el cobradar. Se Ie entrega junto con las factu
ras y docurnentos en el detallados.
-- duplicado: para el departamento de Cobranzas. Se mantiene
archivado transitoriamente a la espera de la rendici6n del cobrador.
Esta copia es firmada par el cobrador como constancia de haberse
notificado de la gesti6n que debe realizar y de la documentacion re
(facturas,documentos a cobrar). .
-'------------'"-"...
SUBS/STEMA DE COBRANZAS
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. Figura 8.1
165
164 FUNDACION UNIVEF1SIDAD A DfSTA.NCIA nHERNANDARIAS'
Modulo 2: Cobra
Tiehe lugar cuando t;l ccibrador visita alos'clientes para gestio
nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso de que el
cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunstancia en el
listado de cobranzaslen el espacio reservado a tal efecto. Si el cHen
te abona, eIcobrador a emitir el recibo, efectuando, de
corresporider, el, caleulo dpl descuen to concedido.
Si se trata de la cobranza de un documento no esnecesaria la
ernisi6n del recibo queelpropio documento esentregado aI"
c\iente como constancia Ide Sti pago, pero tambienes l,lsual, para
mayor control, entregar elrecibo y luego de acreditados los valores
recibidosremitir el docuJTiento., '
de facturas y/o documentos, tambien
se consignanin en ellistado de cobranzas, indicando en cada caso
los valores recibidos .. , .
EI Recibo (Rbo.) el cornprobante mediante el eual se deja
constancia.de la cobranzfl, realizada (ver figura 8.2). En algunas or
ganizaciones' se utilizan dos tipns de reeibos, provisorios y definiti
vas. El recibo pr6visorio esel que utiliza el cobrador y,' posterior
mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo definitivo. En
realidad, se trata de un innecesario puesto que el recibo pro
visorio tiene la misma validez que un recibo defiriitivo.
En este formulario 61 cobradorconsignara el concepto cancela
do por el cliente, eI descuento efectuado, si 10 hubiera; y los valores
recibidos junto can la mention de las retenciones irnpositivas reali
zadas par, el cliente. Si'se trata de un pago parcial el cobrador debe
ra consignar que se trata!de un pago "A cuenta".
El ni.1rnerode copias en que se emite puede variar de acuerdo
con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicamente, debe
contemplar el numero (:opias que se detalla a continuaci6n con el
objeto de satisfacer los si gui entes destinos:
_' Original: para eI Cliente.
_ Duplicado:
_ Triplicado: para! Cobranzas. ".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del cobra
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departamento
de Cobranzas. .


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SUBS1STEMA DE COBRANZAS
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Fuente: Pungitore(1994: 120)
Figura 8.2
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II
166 PUNEJACION UNiVERSfDAD A DISTANeJA "HERNANDARfAS"
Modulo 3: Rendicion de La cobranza
Comprende basicamente los pasos siguientes:
1) Finalizada su gesti6n de cobra, el cobrador asentara en el
listado de
- sf el cooro ,lie hizo efectivo: los valores y/o documentos re
cibidos, junto con las retenciones impositivas que pucta haber efec
tuado el clientB yel numerode recibo emitido.
- gi el cobro se hizo efectivo en fonna parcial: los valores y/o
documentos junto con las retenciones impositivas que
pudo haber efectuado el cliente, los motivos por los cua]es el cobra
es parciaJ y el mhnero de re.cibo emitido.
- si el cobro no se hizo efectivo: los motivos por los cuales el
cliente no abon6.
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregara los
valores recibldo; en Tesorerfa junto con el duplicado de los: redbos
I:'
y ellistado de cobnmzas.
En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificar que los val ores
entregado!l por el cobrador coincidan con 10 asentado en el listacto
de cobranzas y el total de dichos valores concuerde con el total
de los reciboj;,
Si. todo esta correcto, el cajero firma y sella ellistado de co
branzascomo constancia de 1a recepcion de los valores y 10 devuel
ve al cobrador.
En se confeccionara posteriormente una planilla de
ingresos Q caji!. dande se asentaran los ingresos habidos y sepro:
ceded. It)s mismos en la cuenta bancaria. Los duplicados
los reeibo/) )It:: archivan en el sector como constancia de los ingre
sos y una copiade la pJanilla de ingresosse remite a Contaduna.
3) Con el1istado de cabranzas firmado y sellado por Tesorerfa.
el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co
branzas. A talefecto, entregani eI listado de cobranzas, las facturas
cobradas y no cobradas.las retenciones impositivas practicadas par
los clientes y el triplicado de los recibos. . ..
Can todo ella, el departamento de Cobranzas procedem a veri
floar Iadocumentaci6n reQibida, debiendo contemplar los siguientes
aspectos: ... .. . ,.
--'que ellistado decohranzas este firmado y sellado por Teso
rena. ' .
..
.".'
- que los valones entre,gados a Tesorerfa, ma.s las fllctul'as y
docUlmentos no cobratlos, mas las retenciones impQsHivas practica
das Dor los cHentes cQincidan con e] total del listado de cobranzas,
.108 triplicados de los recibos tengan numeraoi6n corre
lativa. En caso de que exista algun recibo anulado verlficanl en el
talonario del cobrador que se encuentren todas las copias adheridas
y anuladas. Adernas, i1erificani la correlatividad con el ultimo
bo de la rendici6n anterior efectuada por e] cobrador.
. Si todD esta corretto, entrega a1 cobrador el duplicado del listado
de cobranzas firrnado pbr el y que rnantenfa archivado trlU1sitoriamente,
como constancia de la rendici6n efectuada por el cobradof.
EI departamento de Cobranzas procedenl a:
- archivar las fachlras cobradas junto con el Ustado ae co
branzas. i
I
- archivar las fa!l:turas no cobradas para seguir reclamando su
pago 0 detenninar I;U al departamento legal.
- remitir los de los recibos a Contaduriapara ac
tualizar las cuentas de !los clientes. (En caso cobranzas de
curnentos y que no se fhaya emitido Tecibo, debeni emitir un com
probante para que se efectuar los descargos pl.'lrtinentes).
- remitir los cOn1probantes de retenciones impositivas a
taduria. I
ModulO' 4: y Control
Sobre Ia base del Itriplicado del recibo, Contaduria acredita el
importe de Ia cuenta del c1iente.
Asimismo, con el, cornprobante rernitido pOl' el departamento
de Cobranzas por los dOCllrnentos cobrados acredita el lmporte en
la euenta de documentols a cobrar del cliente.
. La contabilizaci6n de las operaciones Uevadas a cabo en este
subsistema dependera qeI sistema contable que posea cada ernpresa.
No obstante ello, un tipo podrfa ser:
- Al actualizar las
de los Al registrar las planillas de
clientes:
greso 0 caja
Cobranzas
Valores a Depositar
Retenciones Irupositivas (*)
a Cobranzas
a Deudores V
. n de corresponder
168 FUNDACJON UNIVRpJDAD ADISTANC4A "HERNANDARIAS
. I
Finalmente, . ContadtMa controlan'i que el saldo de su cuenta
cobranzas sea cero Yi el seguimiento de depositos
contra la euenta val ores a f!epositar.
. 5.3. Ejemp.lo de u1 circuito de cobranzas ....
. A continuation pres
1
ntamos el relato detaIl ado de Ull pracedi
miento de par Cjobradores y el grafico respectivo. .
.... II' .
Narrativo: 1 '. I' . . . . . . .
,1) Enel sector!Coqranzas' sedispone de loslegajos de los,
clientes cuyas deudas dentro de la proxima semana. Cada.
legajo contiene el remitodonfonnado por el clientey la factura pen
diente de cobro. . :. I .' .',
2) En el sector sle cortrolan diariarnente estos comprobantes y
se confecciona un listadol de cobranzas por duplicado que se entre
gani a1 cobrador con ftcturas yremitos. correspondientes. ,
3) Elcobrador ifirma el duplicado del listado de cobranzas
como de recibido y 10 entrega en cobranzas don
de.quedadernorado. :.. .... .
4) El cobrador los valores que Ie entrega .el client(; y
confecciona el cuadruplicado y entrega eloriginal al
cliente. A] final del dfa presenta en Tesoreria donde entrega.los
valores recibidos, las! de los recibos con las facturas y los re
mitos correspondientes los cobros efectuados y. ellistado de co
branzas. .' . I ., .'
5) Tesorena controlill. el listado de cobranzas con los val ores,
losrecibos, facturas a1 cobrador eI list'ado' de
sellado y yl se guard a el cuadruplicadode .los re
cibos. 'I'. . .. ', . . . ' .'. .,.. . '
6) El cobrador enel sector Cobranzas ellistado' de 60
firTnadp, de los recibos duplicados. y
. las Y los Temlto,s. . .
EI1'.<;:obranzas sel control a el duplicado de los recibos con el
listado de cobranzas: selliado por Tesorerfa y entrega al cobrador .e]
recibo tripUcado vis;:ldo fpor el sector y . ellistado de cobranzas du
plicado. Archiva eJ listado,de cobranzas. Envia los recibos.a, Conta
duria para su registracion, junto a los legajos .con factUras
y remitos parasu arohivd. . '. ,'...,'.
8) EI cobrador l:iesttuye ellistado de cobranzas duplicado y ar
" chiva los triplicados de rtcibos por orden correlativo ..
IlMico
Figura 11.3
>
170 FUflJDACfON UN1VERSfDAD A
---.--..- - - - - - ~ - - -
""
el en Tesorerfa se confecciona una UHUJUW
por duplicado tomando como los
y cuadruplicados de los recibos que luego
vamente como constancia de val ores recibidos. valores son
depositados en el banco con una boleta de deposito. Cuanda se
la copia de Ia bo]eta de deposito como constancia del deposito,
se envfa a Contadurfa junto con la planilla de caja original y dupli
cado.
En Contadurfa serecibe Ia planilla diaria de caja y 1a bo1e
ta de dep6sito y se control an can ellegajo y el recibo que estaban
en espera. Se firma 1a copia de 1a planilla diaria y se devuel
ve a Tesoreria donde se archiva defini tivamente.
11) Se efectUa la registraci6n con table en los subdiarios co-
rrespondientes y se archivan definitivarnente los comprobantes.
Cursograma:
(ver figura 8.3)
6. Para sa autoevaluac:i6n
1. la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades
puede adoptar el subsisterna de cobranzas. Investigue acerca de
existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas en la mis
rna.
2. LPor que es necesario que elcobrador efectUe la rendici6n
de su gesti6n de cobro primero ante Tesoreria y luego ante el depar
tamento de Cobranzas?
3. Haciendo uso de la informatica l,se modificarIan los m6du
descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta esafirmativa, indique de que manera se podrian rep1an
tear dichos m6dulos.
4. l,CuaIes son los formularios que tjenen origen en elsubsis
terna de Cobnmzas? Indique la informaci6n que generan.
5. Investigue en ernpresas o.instituciones de su conocimiento
acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co
branza. Compare la informaci6n obtenida can 10 vistoen esta
y saque sus conclusiones.
6. En las organizaciones consultadas para responder el punto
, anterior. observe cuantas copiasse emiten del recibo, can que fina
----------------- 171
en que sec!:or se archiva
v
archivo.
7. En las organizaciones consultadas las normas
control interno descIlptas para el subsistema Cobranzas? eJ
caso de que alguna/sno se apliquen, ~ q u e recaudos se toman para
suplirlas?
8. usted fuefa' gerente de finanzas de una empresa l,que in
formacion referente al subsistema de Cobranzas Ie solicitarfa al
analista de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela?
mente su respuesta.
9. Confeccione un diagrama bloque correspondiente al
sistema de cobranza<; !donde se reciben los vaIores por correspon
dencia, sintetizanda: la informacion de entrada, el procesamiento de
dicha informaci6n, los archivos y la informacion de salida (recordar
10 dicho en el punta 3.12. sobre este tema).
10. Ejercicio prac;tico.
Sobre la base del narrativo correspondiente al subsistema
Cobranzas dado como ejemplo en el punta 5.3, Ie solicitamos que
confeccione el diagrama de interdependencia sectorial correspon
diente.
.....
i.
. "
.-"","'-'rr;"
.. 't we jllm' Wi_,' ,
UnidadlO
. i i
. La informatica y
los sistemas administrativos
.En la Unidad 2, dijhrios que el termind administrativo
era aplicable 'a toda actividad que creao lltiliza informacion. Poste
rionnente, agregarnosque la informacion era la prima de 10
administrative; se genera a partiride (in
formacion operativa) y luego se recopilaysintetiza como fuente de
informacion gerencia1. '. . !
En cada uno de los subsistemas basicos de una! empresa, desa
rrollados en este Modulo dellibro, vimos ese concep
to {eJ]Jisiori, de formularios y su reinisi6n ia archivos; consulta de ar
anotaciones en registros, totales o'resurrienes de la informa
cion registrada,etc.). Ahora, nos proponemos ver como impacta la
esas operatorias y los que se produ
cen en los subsistemas. .
------- - - - ----
175
-----
jIP-.
"174 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDAR1AS
1. La teclllologia informatica
afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como
Ula era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es
que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos
toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad
vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso:
infonnacion.
La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi
cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun
do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si
analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso
fitma con que se ha producido eil cambia.
En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores
centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de
transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y
reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi
dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con
el computador central, permitio ingresar los datos directamente des
de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac
ceso a archivos tambien en linea.. .
La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per
mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios
usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento
ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la
relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan
do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario
tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica
de datos. .
Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica,
excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero es interesante serialar
que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa
sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta
rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi
carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni
te transfonnar el negocio.
'\'I'''.: "
,
LA INFORl'"rA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
La tecnologfa nos esta. permitiendo construir Siste
mas cada vez mayores iy mas complejos, y segtin Benjamin y
(1993) seguin! de tal n?anera involucrada en un proceso de cambio
que, al mismo tiempo,jseni mas COffiplejo. El proceso se complica
de varias maneras: sedesplaza el centro del conocimiento y, por
tanto, del poder, cambia la dimension temporal de Jos procesos y de
las deciSiones, y se reqtiieren nuevas estructuras organizativas.
'":
Por su parte, Hammer y Champy (1993) al hab]ar del papel ca
pacitador de Ia informatica, proponen pensar inductivamente, es
cirreflexionar sobre 1& tapacidad de ]a tecnologia para romper con
la forma de hacer nues.tro trabajo. De las tecnologfas destructivas
que mencionan estos autores, comentaremos las siguientes:
- Bases de datos la informacion esta disponibJe
en lugares como es 1a in
formaclOn era sOportada! par eI papeI y archlVada en blbllOratos, Jas
tareas que requerfan esa tendfan a estructurarse secuen
cialmente; ahara varias personas pueden usar Ja infonnaci6n en for
ma simultanea. I
- Redes de telecorl:Junicaciones: las operaciones pueden obte
nel' simultaneamente los Ibeneficiosde la centralizacion y de ]a des
centralizacion. Cuando sedisponia del correo 0 del teJefono
para interconectar a ]a central con una oficina dis
. buena desce?tralizar para efi
CJenCla; ahora 1a admmls!tracIOncentral dIspone de la nusma mfor
macion que (ienen las sUqUfsales, y vice versa.
-- Sistemas de apoyo a las decisiones: las decisiones pueden
trasladarse hacia fQ 1a jerarquia. Cuando la informacion y la
vision necesaria solo estaban disponibles en Jo alto de Ja piramide,
era aUf donde se Jas' decisiones; ]a disponibiJidad de
software de modeJos que[ ayudan a decidir y el acceso a bases
datos permiten transferir decisiones hacia los niveles operativos.
- Identificaci6n y c'aptura automtitica de datos: los datos son
capturados en forma oportuna y segura. Antes, la captura
dato era realizada por un Ioperador que debia Jeer e introducir los
datos al computador; hoy se dispone de un conjunto de tecnologfas
(caracteres 6pticos 0 magheticos, banda magnetica, codigo de ba
rras, tarjeta inteligente, redonocimiento de imagenes 0 de 1a voz hu
mana, etc.) que permiten Iia captura automatica de datos y hacen
reaIidadel concepto de prdcesamiento en tiempo real.

177
176 FUNDACION UN/VERS/DAD ADIS fAf'JliiA 'HI:.:Hl'IJf"VL)/'Inll1;;,)
_ Computadoras de alta performa1'fCe: la notable patencia
nuevos que son ala vez mis accesibles, penniten
manejar en tiempo real gran cantidad de informacion; por ejemp\o,
un computador central alimentado can datos trnsmitidos desde ter
minales en distintos puqtos deventa y mere ados de productos pri
marios, y quiza prqnosticos economicos, permitira revisar ins
tantaneamente planes p*ra ponerlos a tono con las necesidades .en
tiempo real, Y no c01jl1paracion can datos historicos.
Estos.ejemplos, entre otros muchos, de los avances de la tec
nologia con la mejora de la relad6n costo-bene
ficio. por el abaratamie!1lto de equipos y. prograrnas" nos penni ten
apreciar la que se produce, nos610 en Jos procesos,
sino tarnb ien , en los negpcios.
2. EI impacto pe la informatica sobre los
pr,ocedimient,s administraiivos .
I
Vimos que del los propositos de los sistemas
vos era. lacapturade sabre las. para luego proce
'sarlos y transformar!os b mformaclOn para dlstmtos usos, des de el
contf!;>l de 1::s de la. direcci0r:.
apreclar el Impacto de mforrnatlca,anahzaremos esta actlvldad
. en cada una de sus tapas. ,..,.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingresan,como dijimos, esUlln
referidosa que se llevan a cabo en la
presa (ventas, pagos, productos, mantenimiento de
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 pero a1 utilizar la computaci6n se
elimina el soporte fisico ya que un empleado los introducira por el
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico 0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iritervenci6n humanaganando en
rapidez y seguridad; aqicionalmente, mediante la interconexi6n de
puestos la captura de datos a distancia.
. _ Archivoi: los ingresados a fin de serutilizabJes poste
rionnente deben identificarse. clasificarse y acumularse. Cuando el
proceso
es
manual la tarea puede hacerse guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas por tipo a tema y con un de
temiinado orden cronologico, alfabetico, otra for
ma sena registrar los datos en un.libro 0 en una ficha, 10 que permi
tina adem;is de clasifica,rlos, acumularlos.
; i .
I
," ",,' :.: ...
LA INFORMATICA YLOS SISTEMAS ADMIN/STRAT/VaS
Cuando ]a acumulacion de datos se reallza contando con la
memoria del computador, las posibilidades de c1asificaci6n y de
acumulaci6n se potencian y ademas se obtienenventajas extraordi
narias en cuanto al tiempo de recuperacion y a las posibilidades de
interoperacion. Evidenternente, la6portunidad y caIidao de la
, maci6n'mejoran notablemente. ;
- Procesos: los datos ,de las operaciones que !il1gresan, mas
los disponibles en archivo, son .la materia, prima que debeni ser
transfonnada con el objeto de obtener Ia informacion necesaria para
e] control de ]as operaciones, para decidir sobre nuevas operacio
nes, asf.como paranutrirla contabilidad y la informaqi6n gerenciaI.
Las funciones tfpicas oel proceso son: incorporar,loperar mate
maticarnente, comparar, clasificar, enviar a archivo, recuperar de ar
chivo, 'confeccionar soportes, producir informes, etc. Ffic;il es adver
tir la diferencia de ejecutar estas funciones manualmente (aun con
]a ayuda de una calculadora 0 de una maquina de escribir, segun el
caso) 0 por media de un computador, en .materia de
dJcuio f'j de velocidad y de precision de procesamiento. .
-iSalidas: en este punto los. datos han cobrado significado y
convirtiendose en la informacion que requeriamos para
: distintos fines: una consuJta puntual, un informe por .e!Xcepcion, un
informe' contable 0 un infomle para: la gerencia.Como In informa
cion a obtener es el resultado del proceso descripto mas arriba, se
HiD notables las mejoras en cuanto a lacalidad, confiabilidad y
; oportunidad que proporcionara la infonnatica. .
A modade resumen, podnamos decirque las principales mo
dificaciones a los sistemas adrriinistrativos por eluso ,de la tecno]o
i gia infotmatica son las siguientes:
- Eliminaci6n de formularios y soportes fisicos que ya no se
requieren para transferir informacion entre :distiritos sectores. S610
quedan aquellos soportes imprescindibles por estar destinados a ter
ceros 0 por exigencias legales (por ejemplo la Factura).:
de archivos fisicos por archiv:os magneticos,
uso corriun por seraccesibles desde los distintos puestos de trabajo.
,Aquf conviene diferenciar aquellos que contienen informaci6n rela
tivamente estable y que ,se denominan maestros (por ejemplo, bases
de' clientes 0 de proveedores), de aqueHos canicter transitorio
(por ejetnplo de pedidos pendientes, compras del' mes, !ingresos par
cobranzas, etc.).
178 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCI4,."HERNANDARIAS"
Ejecucion sirnultanea de varias operaciones en un solo pro
ceso, los prograrnas de cornputaci6n permiten simultaneamente to-.
mar informacion de distintos' archivos, efectuar comparaciones,
clasificaciones y calculos aritmeticos, todo en fracciones de segun-
Antes, la misma tarea requerfa varios pasos sucesivos de una ()
varias personas ..
- Modificaci6n en la distribuci6n y carga de tareas; como
consecuencia directa las modificaciones vistas mas arriba desa
pareee la carga de tareas repetitivasyprograrnables y, consecuente
mente, pierdensentido puestos e;jncluso, sectores completos. Por
ejempl0, un sector de estadfsticas que recopilaba manualmente,o ' .
min con el auxilio de planillas ded.lculo, datos de con sumo por afi
en una' obra social, desapare;ce puestoque los datos se obtie- .
nen como una salida mas del prograrria que procesa las facturas de
los prestadores ..
3. Como se modificall.los subsistemas
b
" ?
aSlCOS.
Pensemos ahora en apoyar los subsisternas vistos en las Unida
des 5 a9 mediante el uso de la computaci6n, sin variar los objetivos
y alcances de los mismos. Un simplificado nos dina que las
operaciones que se estan realizarido manualmente (confecci6n de
un formulario, anotaci6n de transacciones en un registro, elabora
cion de inforrnes, etc.) se realizaran utiIizando la computadora;
pero, si queremos aprovechar al maximo las posibilidades que .nos
brinda la cornputaci6n, deberemos rograr la interconexi6n de
distintos subsisternas.
A continuaci6n,. analizaremos -m6dulo por m6dulo-:-' las
modificaciones que se producirfan en cada uno de los subsistemas
vistos. .
Subsistema de Compras
Los principalesarchivos a los que tendran los distihtos
sectores intervinientes y que, en algunos casOS, tambien seran
zados por el subsistema de pagos, son: proveedores, cuentas co
rrientes de proveedores, stock de materia primas, solicitudes pen.;.
dientes de entrega, facturacion, etc.
LA INFORM A TlCA Y LOS SISTEMAS ADMIN/STRA TIVOS 179
I
. M6dulo 1: La necesidad de compra
. . Los pedidos de matehales de Fabrica y los requerimientos
otressectores de la empJesaas'f como las solicitudes de compra
.gue envfa Almacenes,' pddrf;n emitirse automaticamente,' con 10
eual Ia informacion sobre Irequetimientos y pedidos queda archiva
da en el computador sin ndtesidad detranscripci6n manual y con la
consiguiente simplificacj6h se!!Uimiento y actualizaci6n. Podrfa
mas ademas, con tar directament: en el stock Ia informacion
pedidos pendientes.
Modulo 2: Selecciolf: de p;oveedores y pedido de
cotizaci6n . i
I
sector Compras simpEficada 511 tarea P?r:
acceder a11tornaticarnente a1 archivo de pedldos de compra
(independientemente de formularios).
- seleccionar proveedores a traves del computador, consultando
respec.tivo, en ell eual contara con inforrnaci6nacerca
operaclOnes antenores y del comportamiento del proveedor.
. - ernitir ]05 pedidos Ide cornputaci6n automaticamente apro
vechando los datos disponibles en los dos archivos ya menciona
dos; y sin necesidad de trankcribirlos nuevamente..
!
Modulo 3: Adjudica4i6n
Adernas del acceso ahtornatico a] archivo de solicitudes de
compra con la darga de datos de las recibi
se puede emltlr por corhputador la planilla comparatlVa de pre
ClOS y el informe de
I
Modulo 4: Colocaci6n de la orden de compra .
Sobre la base de los .dalos disponibles en la memoria, como re
sultado del pr.oceso antenor1 se irnprime Ia 'de compra al pro
veedor No se
r
requerira enviar cOplas documento a
RecepcIon nI a euentas a Piagar, ya que la dispondran por el
rna. '
I
Modulo 5: Recepcion.
,Se cargan los datos del los productos recibidos para ,a
traves del comp?tador el infonne de recepcion, que estara dlspom
en la memona para la tninsferencia a Almacenes y fundamental
mente par euentas a Pagnr 'J Contadurfa.
iI!'"'
180 FUNDACfON UNfVI;RSfDAD ADISTANCIA "HERNANDARIAS'
Modulo 6: Contatilizacion
Al contar con losclatos delas mercaderfas recibidas, ya ingre
sados en e1 m6dulq anttpriOl', s610 se requiere acceder al arcbivo de
6rdenes de compraiparaila valorizacion y el registro auto matico del
ingreso dela Posterionnente, de 105 datos disponibles .
en archivo, Contadl1rfa pbtendrae:l asiento contable mensual y toda
la infonn(lci6nrequ,erldt por lagerencia. .
3.2. Subsistema de Jl'agos
. I '
Las tarea central de control de la Jactura delproveedor, tal
como la hemQs planteado, es esenciaJmente humana y no gana de
masiado con la El responsable accedera directa
mente a los archivos delordenes de compra y de mercaderfas recibi
das, generados en el de compras; como archivo propio de
este subsistema se crear,a archivo de 6rdenes de pago. '
Modulo 1: R'f!ceJci6n de'lajactura del proveedor
En el sector a Pagar se I'dalizan'i el control de las can
tidades y tipo' de con la informaci6n de Recepci6n y los
valores y condiciones de pago con el archivo de ordenes de compra
(ambas informaciones, Forno vimos, disponib1es en el sistema). Ca
bria laposihilidad :de clbntar con un programa que permitiese cargar
los datos de la factura$, efectuar los cotejosautorruiticarnente y de
1a misma forma emitirlnota de debito 0 credito ent.caso de corres
ponder.
Modulo 2: Liquidaci6n del pago
El sistema Ie iindiani alempleado de Cuentas aPagar las fac
turas a pagar agrupadaS por fecha de vencimiento; can 1a antelaci6n
necesaria a cada vendmiento, accedera al sistemay dispondni e1
pago can 1a consiguierite infonnacion a traves del sistema para
sorerfa yla emision del formulario de orden de pago con que acom
panara
,I
respaldatoria.
.
Modulo 3.; del cheque
I
CuandQ Tesoreria recibe la Orden de Pago con Ia docrimenta
ci6n respectiva, ingresara al computador, indicara el banco sobre el
eual. girar y ordenr.ua irnpresion. del cheque por el mismo compu
tador. Una variante mas automatizada sena 1a transferencia' directa
caria electronica (en la actualidad, en nuestro pais se pueden reali
zar por este medio pagos ala DGI y ala Aduana). .
M6dp.lo 4: Pago
I . . .
En el caso de pagarse con cheque, no se observan modificacio
neS respecto del sistema manual. Si el pago se efectuo par transfe
renCia, s610 resta'esperar el recibo como constancia del paga.
Modulo 5: Registraci6n
En o,portunidad del ingreso de la' faetura al subSisterna
cuentas a ,pagar, esta. informacion se mantendta en un archivo tran
sitorio hasta .el momento de emitir el subdiario respectHIO, acredi
tando las cuentas de los Proveedores, y luego se el asiento
resumen Ipensual que descargara las 'Cuentas a Pagar ;contra Pro
veedores. . .
el sistema guardanila informacio1l1 de cheques
emitidos y, a partir de ella, .emitinl el subdiario de bancosi y el asien
to resumen mensual con debito a hi cuenta ProveedoreS y erectito a
Bancos. Adicionalmente, Contaduriapodria disponer de lun progra
rna que con los datos de las operaciones .de bancos (cheques y de
positos) efectuase automaticamente la conciliaci6n dell extracto de
cuenta rernitido por el banco.
Nota sobre el pago de sueldos yjomales: ,
. Aquf contaremos can un archivo maestro de persQ'pal, de no
v:edades ep materia de cargas de familia y tambien que res
pondan a Jas necesidades del registro exigi do por la Ley 20744 y de
la liquidaci6n mensual de retenciones y aportes, , '
EI control de asistencia, de hacerse por tarjetasllllagneticas,
captar y almacenar los datos sobre asistencia *1 personal
para 1a posterior liquidad6n de haberes que realizani tel computa
dar mediante un programa que tomeJa informaci6n de! q,sistencia y
'las novedades, y realice los ciilculos del bruto a pa,gar"asi como de
'las retenciones y aportes respectivos.
computador tambien permitira imprimir los recibos suel
dos y Ia liquidacion respectiva,asi como, ellibro de ley \y las decla
de retenciones y aportes (estas t11tirnas 5e remitf:n ala
l}1ediante! disquete). . . I
,
del importe a pagar a l:a cuentadel proveedor. utilizando la red ban
.J
': ,... : r" :". ,," "
182
FUNDAC/ON UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERIVANDARIAS'
w'
Subsistema de Produccion
Modulo 1: Planeamiento y programacion de la
produccion '
Aqullos prineipales arehivos para cUTIsuitar-son-1fJs,demate
rias primas y materiales que se l1tilizaran en 1a producci6n y el pro
grama deproducci6n; a partir de:.este ultimo se pueden obtener
tomaticamente las 6rdenes de produccion, a 1a que aceederan
sectoTes de,Fabricacion, Control deCalidad yCostos. .."
Modulo 2: Fabricaci6n .
con los requ;timientos de la de produi::ci6n,
el sector solicitara aAlmacenes los materiales necesarios; este pedi
podrfa transmitirse a travesde1 computador y ser atendido por
Almacenes previaconsulta deIarchivo de stock. Posteriormente,
los materiales eonsumidos senin ineorporados a 1a orden de produc
ci6n al igual que lamancide obra utilizada.
Modulo 3:, Seguirhiento '
responsable de Fabricadon disponcira en el sistema de to
dos los datos de 1a producci6n en curso; cornpletada
corporara las unidades 0 cantidades producidas y procederaa emitir
parte de produeci6n. .. ' .
Modulo 4. Control
productos tewrinados, y verifieada la calidad, el
sector accedeni al sistema (can el debido resguardo) para dar su
confonnidad 0 no al parte de produccion. .
Modulo 5. Entrega de productos terminados a Almacenes\.
. Cuando Almacenes recibe el parte de produccion con e1 con- i.'.
. forme de caUdad y los productos, luego del control fisico, les dara
ingreso en el archivode productos terminados.
Por suparte; Costos procedera con la informacion disponible en
el sistema a valorizar la producciony a registrarla contablemente.
3.4. Subsistema de Ventas
principales archivos a los que accederan los sectores que
en este subsistema y, en algunos casos, tmnbien los sec-
LA INFORMA '1821
tores relacionados con el circuito de Cobranzas, son: maestro de
clientes, cuenta corriente, stock de productos
precios, vendedores, pendientes, etc.
el
de donde obtendremos sus
datos identificatorios, y a los que solo habra que agregar la
cantidad y especificacion del producto solicitado. Si se Jrata de un
cliente nuevo, se ingresanin todos los datos necesarios a nuestro ar
chivo maestro (Nombrel domieilio, situaci6n ante el IVA, N de
CDIT, etc.) y tambien la iinformaci6n necesaria para e1 otorgarnien
tode eredito.!
'A partir de ese morrlento el programa automaticamente:
zara.el pedido de. preci?s), si hay nroducto en
'tencla (stock) y Sl el chente tlenecredlto para
eI pedido es rechazado, sistema indica la causa para que el ven
dedor informe al caSo de que se haya excedido en el ere
dito 0 de que aun no 10 acordado, el vended or puede pasar e1
pedido en consulta al ' .,
Modulo 2: Aprobdcion del.credito
Como vimas, en este paso, la intervenci6n del sector Creditos
espor excepci6n en los casos. ..
- Cuando se trata de uncliente nuevo: recibira por separado los
antecedentes requeridos luego de analizarlos, aprobara 0 no la
tura de una cuenta coniente con ellfmite de erectito otorgado.
- Cuando se truta Ide un cliente ex.istente que ha !ill
lfmite de eredito; en este! easo, luego de analizar la
bani 0 rechazara el
En ambas situacionbs eI empleado interacma con el al
aDarecer en Dantalla la solicitud ingresada por e1 vendedor y, segun
de creditoconcedido, autorizani 0 recha
zara. Luego en la pantalIa vendedor apareceni la decision toma
da por Creditos para dar curso al pedido 0 informar al cliente.
Modulo 3: Prepanpcion del pedido
\.
En el easo en que el pedido ha sido aprobado (habla
y eI cliente tenIa creditb) automaticamente el sistema
Remitos en e1 sector Alpacenes (sin necesidad de
. , .
,..: .
."."
185
P',
j
FUNDACfON UN/VERS/DAD AD/STANC/A
184
/
LA INFORMATICA Y LOS S/STEMAS ADMIN/STAAT/VOS
A/Dduia 3: Rendicion de la cobranza
Efectuado el control de los valores cobrados con el detalle del
Listado de Cobranzas, Tesorerfa ingresanl al sistema los datos que
Ie pennitiran emitir automaticamente los Recibos oficiaJes (en este
caso los cobradores solo han entregado reci.bo, Con
esta captura de datos reemplaza la plamlla .de IcaJa y pas'a dlrecta
, mente al siguiente paso. '
A-f6duio 4: Registracion y control
Con los datos capturados por Tesoreria, e] sistema!. elabora e!
diarioide cobranzas y actualiza 1a cuenta cornente de los c1ientes.
Posteriormente, Contaduria a1 introducir al sistema los datos
de los, depositos, podnl actualizar!os saldos de las c,llentas de ban
CQS, como la proyecci6n financie,a. Tambienpodni generar la
infonnaci6n gerencial sobre cobranzas y disponibilidades,
Como recomendaci6n final diremos que se deqe cuidar espe
cialmente que el acceso a las opcionespara generar Listados de Co
branzp.s, Recibos y partes de caja, solo este disponitlJle para el per
sonal iautorizado de los sectoresde Cobranzas y de Tesoreria res
pectiv amente.
'1
4. Leduras
A continuacion transcribiremos fragmentos de tres articulos
aparecidos en el diana La Nadon en 10 que va de 1995 y que mues
tran distintos aspectos del avance de la tecnologia informatica y de
su impacto sabre la organizaciondel trabajo. .
. ,Los dos primeros corresponden a notas de !The Wall Street
Journal Americas y el tercero, mas reciente,a Horacia C. Reggini.
.' I
Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso
podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa
dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a /a calle. La
informatica puede, ser la otra via que evite los embatellamientos. Se
abriran as! nuevas "autopistas" de fibra 6ptica, de coaxll. de ondas de
, '
",' "
187
186 FUNDACfON UN1VERS/DAD A DISTANCIA 'HERNANDARlAS
radio 0 vl,a satelite q!.l8, a diferencia de las"Oe noalteran la
\i son mucho mas rapidas.
en las ciudades del futuro habra mas
que carreteras. f\lo s610 serviran para
81
vado costo de! transporte. En 6ste nuevas propuest8s
Ie; crisis deberan ser mas ias avenldas y correr par los C2t
rriles de Ie capacidad tecrlologfa e imaginacion,
cOlas, sin hm:arios, sin problemas
/..HabrallegadQ definitivamente la hora de fa computadora?
Temerosos del quedarse atras, muchos bancos de los Estadas
Unidos avanzan a t$do vapor hacia la realizaci6n de transacciones
bancarias desde casa.
EI problema es que la mayar(a de los clientes no los sigue.
Los bancos s<;Iben que en los Estados Unidos el ana pasadQ se
vendieron mas personales que teievisores de color y
que el software de firianzas personales prolifera par todas partes. Ade
mas, el intento de Microsoft Corp. de comprar a Intuit Inc., fabricante
de los programas de ifinanzas personales mas populares, mU8stra que
las compan fas de otrps sectores padrian robarse el mercado de banca
desde casa 5i los bancos no S8 mueven con rapidez.
"La revoluci6ridel conocimiento y de la informaci6n destruiran 0
modificaran radicalmemte las instituciones financierasque han existido
durante los ultimos 100 anos", dice William Randle, jefe de marketing y
planificaci6n estrategica de Huntington Bancshares Inc.fun banco de
Columbus, Ohio. "Creoque los se estan dandocuenta que
este yque necesitan participar". ' .
Las tial1sacci6nes bancatias desde casa se realizan hoy por te
lefonoomediarits';i.Jqa computadora..personaL Los corisumidores pue-'
den usar el telEHopp !la,ra,verificai"$aI90S, solicitar tarj!3tas de credito 0
prestamosy,e.n:algljnos. casos; .. Ii;1I(jsopagar factu ra.s;. Muchosban
cos ofrecenserViciOefielei6nicoslas24 horas.. ' "/>i. '.
" ..' ... , 1 '.. ..... ':." ...... .. '" '- .. ' .'
Atraves de 'unaPC,los cons.4midores pueden\lerlficar suesta
do de e,lectronicamente.
Los electr6nk:os a cual-.
quiera que un41cu lnta gnjpo Cfvico hasta la
.
companla de ',. ..... .
. . .,\', .. ;Atrapado$.enla red
. ,:" :;':,',,:., ,,' :" ,: "+ ", -," ,",'. -" ,
EntodQs los fr6ulos se
red de
la creaCion_del\i:redlif .
.'
:::,
LA /NFORMA riCA i' LOS SISTEMAS ADMIN/STAAT/VaS
---'--
vincularfa a todas las personas del plane!a. La palabra internet pwvie
ne de "networl( interconnection" (interconexi6n de. redes) y se acuf'!o ell
los Estados Uni-:::DS neDra", cuando comenzaron a comunicarse
entre 51 los de existenles en las universidades y
(.(>::,:<;)S de
E:';'ie:: \",,(;,"3 c'C
h
:""itli8nte a miles' de rades que
cigrJPan 0 lh,uan:!E'm los parses del mundo. Cada
tier;;;; uri? cl
t
ecci6n eiecrronica perfectamente definida, y el sis
se (leupp de encaminar IOf; mensajes a traves de diversos cen
tro::.: que 10 \far transfiffsndo de red efl red hasta ilegar a su destino fi
nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desde hace va
rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad
cientffica internacional. ora tras dla se incarporan nuevos servicjos y
posibilidades, as! como nuevas clases de usuarios -comerciales, gu
bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue
vas caracterlsticas y modalidades. Gracias a los avances tecnol6gicos,
en un tiempo no muy Isjano, en esta red electr6nica podrfan converger
todos los medias de comunicaci6n actuales (libras, diarios, revistas, ra.
dio, television, teler-ona). Esta conjunci6n de formas de expresi6n or
questadas par computadoras producirfa un supermedio de riqueza inu
sitada.
La super red informatica en formaci6n nos promele un sistema
en el cual todos podremos participar y crear en ambientes donde esta
remos comunicados con cualquier persona 0 instituci6n de! mundo.
Promete nuevas formas de trabajo, de producci6n, de aprendizaje, de
diversion. Pera para que estas promesas se hagan realidad siguiendo
una orientaci6n deseable sera necesario algo mas que posibilidades
tecnicas.
5. Para su autoevaluacion
1. Le6mo ha evolucionadoeluso la tecnolog1a infonmitica
en la tarea administrativa. .
2. De las tecnologias destructivas que mencionan Hammer y
Champy, l,curu considera usted'que tendni mas imp acto sobre
sistemas administrativos?De Stlsrazones.
3. l,Cual es, en su de importancia de mo
dificaciones en los sistemas aciministrativos como consecuencia
informatizaci6n? Tome 10 dicho en el punto 2
.' esta Unidad y
Con referenda ala ITkititficacion en la distribuci6n y
de tare as , proponga tres ejemplqs distintos del mencionado en el
<texto. ',7'>/

188 FUNDACJON UN/VcRS/DAD AO:STANCfA "HE:HNANWUiIPiO
5. Compare Jas res,puestas que oportunamente elaboropara la
pregunta 9 de laUnidad 5, y para la pregunt2r3 de Unidad 6, can
las modificacionesa los subsisternas respectivosque sepresentan
en est a Unidad."Senale ras principales diferencias.
6. iCambia la entre los subsistemas de Ventas y de
Cobranza a partir de Ill. informatizaci6n? Fundamente su respuesta.
, 7. iEn cuatde subsistemas las modifiCaciones por la
! introducci6n delcomputador son mas significativas?Fundamente
su opinion. ..". I " ,
8.iQue'elemento tecnologico.coIDun encuentra en innova
ciones a que los, tres articulos periodfsticos que ha Ieido
en el 4? Explique: brevemente. . '
9. iQue posibilidades y que dificultadesve en la aplicaci6n de
las "innovaciones tecnol6gicas que se han comentado en la Unidad.
a su realidad local? i " . . ,
10. Reflexione a partirde loqueha"lefdo en esta Unidad; so
bred futuro 'deltrabajp humano'- Sintetice su respuesta en tres as
pectos que considere mas relevantes. "
::. ,..

1
lIiI?I'R '.
: Procedimierttos Administratirvos
I
i
. I >
N,onna IRAM 3t501 !984),,1
Snnbolos para
!
O. Normas por
I '
0.1. Para la de. esta nonnano es necesaria la con
sulta de ninguna otra. I
1.0bjeto" ! "
1,1. Establecer los' sftbbolos por utilizar en la irepresentaci6n
, grafiea de procedimientos
2. Condiciones genrrales .
I
>
'
Corresponde a la revision de If edici6n de noviembl-e de 1973.
1
!
--
APENDICE 1. PROCED!MIENTOS ADMINISTRATIVOS
190 FUNDACION UNiVERS!DAD A DISTANC'rA "HERNANOARIAS"
SIlVlBOLO \ DENOJ\iU-\ SIGNIFICADO Y
Ii I CONTENIDO
i
Contiene Ja denominaci6n abreviada y
la cantidad de ejemp lares; esto tlUllbien
puede representarse mediante la
l
\1
superposici6n de figuras. Se utiliza ][Jiocllmento
cuando se representa un documento y
se deben numerar los ejemplares,
I
0
Represenm toda acci6n de elaboraci6n,
modificaci6n 0 incorporaci6n de
informacion 0 decision,
Operacion
I
"
2
I
I
Representa teda accion de verificaci6n.
\
t
i
Control
3
Representa. toda detencj6n transitoria
0
del proceso en espera un
!
acontecirniento determinado.
Demon!.
4
V
Represenra el almacenlUlliento
sistematico en forma temporaria de
Archivo elementos portadores de,informacion.
5
transitorio
Representa elalmacenlUlliento
sistematico en forma permanente de
Archivo elementos portadores de informacion:
6
defwitivo
Representa la eliminaci6n de la
I
X
I
! informacion, se destrilya 0 no el
ID""",,,16. I p'""",, do" mi,ma
7 I
-,I
N
8
SKMBOLO i
.
I
DENOMI
NACION
Alternativru
SIGNIDCADO Y
cOl\! .0. .R!,NiU(}
Se uti liza pam indicar que en el
procedimiento pueden originarse
distintos cursos de accion.
9
:1
Proceso no
! representado
Representa el conjunto de acciones que
se desconocen 0 que, definidas, no
interesa representar. I
I
I
Representa el desplazamiento ffsico del
elemento portador de informacion.
I
10
,I
Trnslado
',1
,

I
Representa eI desplazamiento de la

I'
informaci6n, sin desplazamiemo ffsico I;
Traslado de
de los elementos que intervienen en el
- - - . 11
informacion
proceso.
Represt:llta el nexo entre
V
procedimientos, procesos y entre
paginas en un mismo procedimiento.
12 Conectol"
Indica el cruce de dos comunicaciones
independientes entre sf.

13 Puente ---f L.
1
i;
f
"

193
. ; ..... , -::1 ' .
.....
Norma IRAM 34502 (setiembre 1985),1
. Ttknicas para lalrepresentacion gr-atica
. . I
O. Normas por consultar
mAM
,
! TEMA
i
4502 tfneilS ,
j
4503 letras I
I
34501 Simbolps para In representacion gnifica
I
34503
l:.inearn'entos generales para el diseiio del j
tonnulClrio para in representacion gnUica
. ,
1. Objeto :
1.1. Establecer las, tecniicas a u(ilizar en la representacion gr:Hi
ca de procedirnientos adrnif\lstrativos.
,
2. Condiciones generales
. 2.1. Direccion disieno, La representaci6n gnffica del pro
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
que reptesentancada una, unidad crsector.
. 2:3. Linea de'tl'asladb 0 de toma de informaci6n. Se indica
ni el sentido con una que no seni necesaria para llneas d;es
cendentes y horizontales COin sentido de izquierda a derecha.
2.4. Cruce de lfneasJ La representacion gd.fica delprocedi
miento se realizara. evita.ndp trilo posible que las Hneas de secuen
cias verticales y horizontales se crucen. Cuando sea imprescindible
un cruce de lineas, se utilizaran puentes de media circunferencia.
Los trazarse de forma que Ia concavidad tenga el
mismo sentidO'de la linea a: la que corta. .
l. Corresponde a la revisi6n de \0. edici6n de mayo de 1974.
APENOICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
2.5, Uniones de lfneas de secuencia. Se efectuanin formanda
un lingulo retto.
2.6. Entrada y salida de lineas
2,6.1. La entrada de lfneas a los sfmbolos podra efectuarse par
la parte superior 0 lateral y su salida por la parte interior o lateral,
con excepcion del sfmbolo de altemativa, en el que la lineaentrani
unicamente por el vertice superior. .
2.6.2. Los sfmbolos se c1asificaran en funcion de la entraday
salida de lfneas de acuerdo con los apartados siguientes:
a) Simbolo inidal. Aquel del cual parten una 0 mas! lineas,
pero ninguna }lega a 61. .
b) Simbolo medio. Aquel al cual Uegan y del que parten 1
neas.
. c) Simbolo final.. Aquel a1cual llegan una 0 mas Hneas de en
trada pero deI,que no hay salida.
2.63. De acuerdo con los apartados indicados en 2.6.2, los
sfmbolos establecidos en la norma lRAM 34 501 podrani ser em
pleados en la fonna que se indica en el titulo siguiente:
195
lP<
194 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
Titulo
_.
r-
Sfmbolo (ver norma lRAM 34501) Inicial
-
lOperacion X
12 Control X
3 Dernoro
f-!<
4 Archivo transitorio
X
5 Archivo definitivo X
- -
6 Destrucd6n
\\
I 7 Alternativa
II
8 Formulario y otro soporte de informacion
!9 ProcC!so no representado
I
X
<I 0 Traslado
II Toma de informacion <1'
<12 Conector X
Medio
X
X
X
X
X
X
X
X
- -
X
X<
Final
X
X
.
X
X
X
I
X
I
\
,
2.7. Diseiio de ejemplares superpuestos. Se dibujaran super
puestas y desplazadas tantas figuras como ejemplares intervengan
en la aedan. La superposicion se realizara preferentemente hacia
abajo y dereeha; el usa ,de
las tres dlreCClOnes restantes, cuando !lSl. 10 JUstrflqueuna meJor
representaci6n grafica.
OJLl D L------J'1
2;8. Identificacion de varios ejemplares de un mismo for <
l11\flario..$e.jdeptificara cada uno de los ejemplares, mediante un
numero, una letra;tin color u otro simbolo.
-'
.- .......
APENOICE 1. PAOCED/{\;IfENTOS A OMINfSTRA T/VOS
2.9: Representacioh de la emision del farmulario
2.9.1. Formulario kmico. Se representara can el simbolo de
operaci6n, consignandose a continuaci6n la designacion delformu
1
lana. '
Q
o
2.9.2. Emision de
'I
P()s 0 mas f{Jrlnularios con recalco siron!
taneo. Cuanda dos a mas formularios se emitan simultaneamente
se indicara la cantidad ejemplares de cada uno de eUos.
I,
I
Nota: El dibujo fepresenta un conjunto de 4 ejemplares y 2
fonnularios (de 2 ejemplares cada uno de ellos).
2.1 O. Representa:cion sobre 130 distribucion de ejemplares.
Se dibujaran las Hneas ide salida partiendo de eada uno de los ejem
plares a de cada grupo de elios.
_, l .... :} .:-' r::l:
\ 'I'; ,'J:',,:<: .'
. I f
197
I .
196 FUNDAclON UNIVEfrSfDADA DlSTANCIJ! "HEANANDARIAS" .
2.11. la opera cion sobre un ejemplmr de
UIIl formulario. Se reprefel1tara Gonsignando el sfmbolo correspon
diente sabre la Hneade secuencia del ejemplar afectado, uniendose
luego las lfne:as. .
. del fraccionamiento de un ejemplar.
Se indicara can lfneas de secuencias divergentes, que parten del
sfmbol0 de. operaci6n, a continuaci6n de estas los
documentos correspondlJntes.
I
. 2.13. de la operaci6n y.contj0l. euando
reahce una operaclOn y un control en forma: slmultanea, se podran
representar en 1a forma slguiente:
2.14. Indication de las descripdones en fonnulanos que no
tienen columna de descripcion:
I
" :','/
I
I'
APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
2.14.1. Simbolos de operacion,
proceso no representado.Se indicara junto al SlmDOJO, en
sintetica, el tipo de operaci6n, .control, demora, coneotor,o proceso
no representado"segtin se trate. '., .
o
2.14.2. Sfmbolo de archivo transitorio y archlvo definiti
VO. Se indicara junto al sfmbol0, en fonna sintetica,lsu forma de
ordenamiento. ..'.
2. t4.3. 8imbolode destruction. No es indispensable especifi
car descripci6n. .
, 2.14.4. Simbolo de alternativa. El tipo de se indi
cara cercano a1 borde superior izquierdo del.simbolo, ,y junto a cada
una de las llneas. de salida, la altemativa de que se trate. Las lineas
de salida se indicaran: . . .' ' ,
a) ,hasia tres opciones, mediante el trazado de lineas como
salidas haya, desde cadauoo delos vertices haci,a los
b)imas de tres opciones, mediante el'trazado sola
desde el simbolo, la cualse reunifica en forma horizontal 0 vertical.
con el mlmero de lfneas necesarias .
.$2,
A
A D C 0
9
c
__I)
199
198 FUNDAG/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA'II"HERNANDARIAS.
2.14.5. SimboJo deformulario U otro soporte de informa
cion. Se indicaniladenominaci6n del formulario u otro soporte de
informacion JUN0 aI simholo,en forma sintetica 0 codificada.
factura, nota de cn!dito, etc. La denominaci6n del
tipo de 61emento pCirtadorde infonnacion se indicant dentro del
siinbolo.,Ejemplo:''Cinta magnetica, taljeta perrorada, etc. Cuando
. se trate un fonnullirid no identifiCar el tipo. .
Oaud""", 8
Moroa"" Clnta.
perlorada
2.15. Indkacion de Jadescrjpcion en formularios con co
.. lumna de descripcion. Se indicant dentro de los mlmeros cardi
nales, describiendose el tipo de operaci6n, control, etc., en las co
lumnas correspondientes. No es indispensable en el simbolo de des
. trucdon.
2.16. Identificacion del simbolo conector. Siempre se identi
ficars. el conectorcon un c6digo.
2.17. Caracteristicas c:Je laslirieas. E1 grosor delos trazos a
utilizar enla diagramaci6n, seran de 0,5 mm. para los sfmbolos y
de 0,8 mm. para lostraslados.
2.18. Distancia de los simbolos entre sl: y de los sfmbolos y
los traslados. Seestablece comodistallcia mfnima5 rom., salvo en
el caso de los simpolos deejemplares superpuestos.
"0',:"'::;7.,_ """,,,,,, .. '," '",

1. '. :';yoS'. .; i: ",,_. '. , ;'J , ...... ;;,: .;. ,...".......,.
;
.','f;."
i:',
APEND/GEt. PRobEDIMIENT;S ADMINISTRATIVOS
.'. ..! "
"-'''Norma'IRAM 1914).1
Lineamientos para eldiseiiode
formularios para la representaciongrafica
I
,
f). Marmas por
IRAM

TEMA
3001 Formktos de la serie A
34502 Tecnlcas para iii'representaci6ng!1ifica
1. Objeto
i
1.1, Establecer los generales para el diseiio de
formularios para represerHaci6n gnlfica de procedimientos admi
nistrativos. '
2. Condiciones generales
2.1. Formato de forhmlarios. Los format as podran ser los si
guientes: (!RAM 3001)
IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
IRAM A3 de 297 mm x 420 nun
IRAM 3 A4 de 297 :rpm x 630 min
IRAM 4 A4 de 297 mm x 840nun .
Las hojas podran utilizarse en forma vertical 0 apaisada, preti
riendoseen el fOTI1ll;ltQ lRLAM A4 la colocacion vertical y en el for
mata IRAM A3 la apaisada. .
2,2. Margenes. Se un' margen de sujecion, no me
nor de 25 mm y lateraIes apropiados a las necesidades y
presentacion. i.
2.3.PJegado de fonbularios. Setendran presentes los requisi
tos siguientes: i
a) que quede libre elimargen de sujecion;
que. en el fonnuaariO':Plegado quede .visible el encabeza
miento quesirve para al forrnulario; .
.... ce)que.el fonnato fonnulario plegadosea.el A4.
f .. mcluye IIlOdificaciOil de de 1978 YFe de errata de setiembre de 1980.
200 FUNDACION, UN/VERS/DAD AD/STANG!). HERNANDARIAS
I , " .
2.4. formulario
2.4.1. Se'colocanl en el angulosuperior iz
quierdo 0 en,'el mruigen podni contenerlos datos si
guientes: denomina0i6n de laentidad, denominaci6n delprocedi
miento, caracterfsticas del relevado, propuesto 0 aprobado, identifi
caci6n y fecha corresponqiente a lacaracteristica deltrabajo,
2.4.2. Acdones. Lal inclusion deesta columna sera optativa,
quedando a criterio de quien disefie 0 use el fonnulario. .
Datos .. Seraconveniente un
espaclO 'para los datqscomplementapos. Preferentementese utihza
nm los angu]os libres.: .' .
2.5. Diseiio del forijC1ulario; El. diseiio del formulario.' seajus
tara a los indicados la figura L ' ,
Encabezamiento UnldadflS funclonales
-....
-I
,
/'
,
I
I
'- "",,-
-r
r--l
1
I
,
funclonales
Encabeza
.
'.- .... , :... , ".. ... ...:.
-,'
\.
I
,
\
. I
I .--,

p-- .
ru
I ' I
.;' . I
APENDIGE 1. PROGEDIMIENTOS ADMINISTRAT/VOS 201'
Norma !RAM 34551, (diciembre 1986),1
'Manual'de ProcedimientoslAdmimstrativos.
Contenido y presentadon I
O. NOm1.as por consultar
WMI
3001.
Parte I
32101
34501
34502
34503
34504
34512
TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
A.___________-I
resentaci6n de fechas calendario
am e! inteJ:'Cambio de informacion.
,1. Objeto y alcance
1.1. Establecer eLcontenido'Y la presentaci6n de un manual de
procedimientos administrativos. . .
1.2. Elcontenido establetido tiene canicterenunciativo.
2. Contenido del manual
2.1. Contenido. Contendra' la emmciaci6n de la codificaci6n,
la depominaci6n y la de paginas de cadanbrma de
dimiento 0 parte del manual,
2.2. Objetivos. Contendra la explicaci6n de prop6sitos de
la aplicaci6n del manual y. cuando fuese necesario,i de los motivos
que Ie dieron origen. .
2.3. Responsabilldad. Contendn'i la indicaci6n de la unidad
organic a responsable del cumplimiento. .
2.4. Mcanee de los procedimientos. Contendni la indicaci6n
de los entes en los cuales se aplicanin los procedimientos y
cunstancias en que deben emplearse 0, por via de excepci6n, cuales
son los lfmites en quecesa la aplicabilidad de los procedimientos.
1. Corresponde a la revisi6n de la edici6n de diciembre de 1979.
203
111'"'
202 FUNDACION UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARlAS"
2.5. Instruccionies. Contendnln las concernientes a:
2.5 .1. Codificacion. Explicara el sistema utilizado.
2.5.2. Adi.llalizadon. Indican'ila fonna de identificar las revi
siones, modificaciones 0 actua1i+aciones, quienes. pueden generar
.las YpOl' que,medios, y como introducir el nuevo material 0 destruir
, , el material invalidado.
.3. Criterio de cumplimiento. Enuncianl. expHcitamente
criterios que penni ten discernir el cumplimiento 0 incumpli
miento de los fines para los que se estab1ecen los procedimientos
del manual.
2.6. Nonnas de procedimientos. Estaran integradas y ordena
das en 1a fonna siguiente:
2.6.1. Cursogramas. Representaran graficamente los procedi
rnientos administrativos (IRAM 34501; !RAM 34502 e IRAM
34503) comprendidos en 1a norma.
2.6.2. NOrInas de tramite. Describirahla secuencia de los pa
sos en los procediruientos administrativos.
2.6.3. ForIDuiarios. Contendnin las instrucciones y
rencias para la utiLizaci6n de todos los documentos y comprobantes
circulan dentro de los distintos sectores de una organizaci6n,
sus disefios y especificaciones y mode10s de llenado.
, 2.6.4. Anexos. Podran contener las tablas, cuadros, grJicos,
ejemplos de aplicaci6n nonnal de los procedimientos, anaIisis de
casas Ifmites para 1a aplicaci6n de los procedimientos, y demas ele
mentos que se consideren necesarios. '
2.7. Glosario. Contendn'i 1a definicldn de los tenninos no tec
nicos utilizados. " .
2.8 ..lndke tematlco, Contendni la enumeraci6n de los distin
tos temas que comprende el manual,ordenados alfabeticamente.
Cuando los temas esten inc1ujdos
referel1cias cruZadas. ,.
2.9. Refe:rencias cruzadas. Contendra 1a infortnaCi6n necesa
ria para 1a ubicaci6n de lol'l temas que comprende el manual y que
se hallan d;.,f)lTollados en otros manua1es 0 aparecen can otras de
, , .'. .'
", " '2.1 O,:;Wiificacion y ase.soramiento. ContenQra los datos de la
para verificar el Y
:,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos. .
, ,.: Indicaci6nde'fecbas ' ' ", ",:"
APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T1VOS
2.11.1. Fecha de ernision
2.11.1.1. Se indicani en cada pagina de las nonnas de procedi
miento y de las partes del manual, a los efectos de poder identificar
las distintas ediciones 0 tmodificaciones de la nonna .
2.11.1 Expresanlla fecha en que se aprob6 manual.
2.11 Fecha de v.g:enda
2.1 j .2.1. Se en fa nota de distribucion que acompafta ala
nonna de procedirnientoslo a las correspondientes rnodificaciones.
11.2.2. Indicara fechadesde la eua] es obligatorio el cum
plimiento del contenjdo del manual 0 una modificaci6n.
2. paginas. Cada nonna de procedirniento
y cada parte del manual!tendra ennrneradas sus paginas correlativa
mente a partir del N 1, indicandose en cada una de elJas la cantidad
total de paginas despues de una barra.
3/20 (es pagina 3 sabre un total
3, Presentacion manual
3.1. Formato. ,adoptanl alguno los estahlecidos en la
norma IRAM 3 001 Parte I, preferentemente los formatos
(210 mm x 297 mm) e IRAlvl AS (1 mm x 210
3.2. Armario. Con el objeto facilitar la consulta
la parte corresponcjliente a normas de proceclirniento se
en 1a forma siguiente: '
3.2.1. extremo derecho del anverso de los cursogramas
adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverse de 1a hoja del titu
lo la no:rma (fig. 1 Y 2), manera que, al desplegarlos hacia 1a
quierda, qu.eden visibles los cursogramas, facilifandose de esta fonna la
consu1ta simultanea los cursogramas y del texto de la norma.
3.2.2. '7\ continuaci6n del texto de la norma detramite, se
corporara. la secci6n formularios. EI diseno de los formularios
estani adherido a1 borde lateral derecho del anverso la ultima
hoja de instrtIcciones cada uno de formularios que interven
gan en la norma, facilitandose, de eita forma, la consulta simulta
nea de loscursograrnas (ver 3.2.1), del texto de norma y del di
sefio de los formularios.
; '
3.2.3. Los pueden, convenga, adherirse de
.,....;_ .. ,' forma losdisenos de los formularIas. _,.,,'., '.
, 3.2.4.Para faCilitat la actualizaci6n del manual es conveniente
"""qmnafnoJas'''sean removibles. '
204
,
FUNDACION UNIVERS!fiJAD A DISTANCIA "F{ERNANDARIAS"
Hajasde Inslrucclcries,
reielSncias yespedflca
clonas de fonnutarios A./fl
Anverso del fonnUlilriof.:.A.f
!\
, /'/" FOlll'lUlano A
\" if Revarso de la hoJa del Anverso del fomlUlarlo
litulo .
,

Hojf!l5 de lnstrucclones. lit
ferenclas Vaspecilicado
nas de fonnularios B. FIgura 1, DlsposlclOn de part1s
.....
-..........
"
,
..... I
,,:
i '.
. I
,Figura. 2. Direcclon para el
"
Figura 3. Plegada
Nota: Cortes desde III
..... ..';.:'.. "" ... .,:"
Apendice 2
. PMl!iil"LLUW4h!I'''f!Q .. ;;:aaWtwiGLLLJ iFJI'Lififii'MiifiUl1iQi M iiill
Regimen de fa.cturaciou y
Registracion de
, . I I
, A traves Ja R.O. 3419 (B.0.29/1O/9]), 3434 (B.O.
05/12191) Y 3803 (B.O. 04103/94),la una serle de
. disposiciones' aeerca de laemisi6n de cQmprobantes y la registra
cion de operaciones. !
, Este regimen norrmltivo ha provocado modificaciones en los
sistemas administrativos e incluso ha afectado pnicticas co
merciaJes.
A continuaci6n se muestra una serie de euadros (Fuente:
verso, Eeon6mico - CPCE) con los aspectos' mas de
estas resoluciones.
I
I
.....
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

JIi'llicturadol!1l
ManualeS

EJectronicos
, Electromecanicos
MeciOicos
- Numero de ejemplares a emitir y
des!ino(Art. 50
.....::... Requisitos que deben contener los
comprobantes (Art, 6j
--' Documentacion relativa al trasJado y
reg a productos (Art. 7) .
rr1.. de factums (Art. 8j
minimas del comprobante y
datos
1'=-
__ .207'
2. I. Elllis"r ('1)
2.1.1. Nombre y apellido 0 razon sodn!.
2.1.2. Domicilio comercial (10)
2.U. CUIT(7)
2.1.4. No inscripci6n Imp. Ing. Bru!QS (0 cOlldidon no
y denominacioll de C.ya de Previsicn
o en su defecto el numo=ro de cuenta.
"l.V.A. resoonsable inscripto", "l.V.A.
responsable l.V.A.", 0 "I.V.A.
tlxento".
2.1.7. illicio actividades (en los casos de
0 He",
2,2. Cumpri,bllnre
2.2.1. Pecha de emisi6n.
2.2.2. Numeracion conseclltiva y progresivll. (l}
2.2.3. N" de remitos vinculados con la operncidn.
'2.3.Adijllireiue.\ .
2.3. (. Sujt!tos inscriptos. no inscriplos, no ,t!cWlzados 0
exeotos.deIJ.\f,A.
2.3. !. I. Nombre y. apellido 0 ruzon social.
2:3: 1.2. DomiciliI). comercia!.
2_1. !.3" i;:.U:!:T. (7)
2. Datos que ileben con':
2.3.1.4. 'camcterque reviste en ell. V.A.:
teller los comoroi1:mto.'s
-"I.V.A> Rcsponsab!e [nscii pto" .
..;"I8.A:RespOnsable no InsCl;pto".
':"'!I:YA:':Nun,esponsable".
;
:2:3:2.:ConsiJiii!cloresfinales
; 2.3.2..l:t>p;;rnc\6n igum 0 superior n $ 1.000.
,; 2.3.2. L IU\peUidoy nombre .
. :2.3.2.1.2; Dgmicilio.
:1:3.2. q;:C:l[JT.
De 1)0 p<iseer; .
. diddocl1menro de identidad
.::1 ca:ioqe'ettranjeros (P,.....,,,...
"A (
'2..3;2.2:c!!peniCion inferior a $ 1.000.
S610 FINAL".
3. (R)
<3;L objeto(bien vendido, etc;). (2)
:t2.:Canrici;jQesQe:bienes er.ajenados .
.4:'itilporiii.'ge,/-11 iip-eracitln.
4. L Prei:iOs:uni.l.ooios y 'orales. .
I 4.2. TodQ otfoconcepto que incida ctlantitativnmente en e!
. I. .

.J_' _____
'c
.
J
i ,...
FUNDACION UNWEREjIDAD ADISTANCIA "HEANANDARIAS
208
I
APENDICE2. REGIMEN DE fACTURACIONY AGISTBACION... 209
:
I
2.. Datos que deben con
tener los cOlDproblllltes
(cootinuacion) '.
3. IdentifiCicioD de fac
tures 0 docmnentos equi.
valente! (9) (13);
5. l y.A. opt1:llCirln
SUjetos. Responsllhle
irente snble

exenlos 0 no no illScripto. i IIIscnpto.
I . -, .
a1canZlldos.
Consumidores I .
finales.
-Alfeuot:a
Erin' enante
Nose Idem.. Idem
discrimina
, -Impone
(adt:'IIJas I.VA
acrecen
(4)
-Restantestri
tamiento l.V.A.
I.V.A.).
(3) butosque no
Responsable : Integran base
. impOIIible,
-Ilripone
perception

I.V.A.y
normn
aplicuble.
Resp<losable No COrresPOIlde efectunr discriminncion del
no illSFripto I.V.A.
6.ldeiuificacitlll dtI qllUn imprimio el cumprobante (14) (15).
6.1. 1'1a'nbre y apellido 0 nu.6n socilll.
6.2.q.U.I.T. .
6,3. J1echll de iillpresi6n.
6.4.l'f de hllbiJiUli::i6n del estllblecimilmlo.
6.5. EI primero yel 61limo de los N" de los documenlos que
compnde la impJ'llSl6n.
3:1. L4rra "A H (5)
Resptlnsables inscriplos enel!'V.A. que realicen
oper:!9iones coo:
OtIT1s responsables inscriptos.'
- Responsables noinscriplos.
:3.2. L:;/TCI "8" (5) .
i ResponsobJes inscriptos COil slljetos exentos 0 no
iresponsables \) cOnsumidores fmales.
'3.3. Utra "e"
) el responsable sen:
1 Resptlnsable 00 inscripto.
: - Sujefo aenlo 0 no IIlcanmdo.
:3.4. ui.. Remiw,f. Nolas Pedido y documentos muiltlgo.'
Ideb,ml" esttlr itkntifioockl.' crill la/etm "X" y Us lqenJa
i"DOCfJMENTONO VAUDO.COMO FAcruRA".
I', i
t
I
,
, ,
4. Resumen de letras y
ejempiares
5.Forma de 3eredita
cion 0 inscrip
cion en eI LV.A.
i
6. Documentacion. tras- '.
lado y produc- .
tos primmOl"omanufac
turados
.' 'I
'. Responsable II Sujetos
no inscripto., : Exentos 0 no
/ ,'[ mscnpto.
a1canzados,
COlJSumidores
Vendedor finales.
. Responsable
A B
.illScripro.
(Trip\icado) (Duplicado)
Responsllble
no inscripto.
(Duplicado) c
Sujetos
Exentos 0 no
alcttnzados.
Solamente COil:
Certificado'o cOIlstancia de inscripci6n.otorgoon por In D.G.!.
Para ello el ndquirente padro optlf enlre:
1. E;o;bibir original y entregar fqtocopia de los a1udidos
comprobantes. .
2. Aponac futocopia :wtenticadade los mismos.;con III fmna
original del cOIlmbuyeme, presidente, gerenle 0 persona
..debidamente DUlorimda. " I I
I
6.1.0bligucifHuI i. '. '1 . ! i
6; 1.1. :rodo tmsIAAo y entre&a de prodUCIOS debem efectuarse
con,respnldodOC!lIDentario gilfu, etc.)
S.e ConiideranUl voIlidos los Con,iprobllllleS (gufai, etc.) que se
eniitllll en cumpliroiento de otniS oormns nllCiorulles.
provillcimes 0 mnnic:ip.ulesque regiamenten el trnslndo y/o
emreg;t bienes, s\eropreque los mismos los
datos mdu:lldos. . . ..' . '
6.1.2. Tal oblignci6n rige Il\ln en los cases de troSlados 0
entregas que se reWicen II un tlnilo distinlo de III ctlmJirn
venti!. consignaciOIles. muestms,dep6sitos, n:misiones entre
fiibricas y sucw-saieS), ..
6.2. Datmi conJenido . en la ducummtacillit
6.2.1. Druos mfnimos.
Los .mismos 'elemenlOs mendonados pam III de los
camprtibantes. con e;o;cepci6n de In indicaci6n de;los remitos
(pumo 2 de esle .cuaaro). (II) (12)
.6:2.2. Empresa trlIIISportista (de.col'TeSponder. en eso de
InUisporte por lerceros). {6) .
6.2.2.1. Apellido y. oombres <) ramI! social.
6.2.2.2. C.Ul.T. .
Num importanJe: Pam quienes tmsladen In mercaderfn
acompaiiadn por factum en lugar de lemilo, los requisilos y
contenido son los mismos con excepcion'de que debe
idellrificruse ala e.mpresa transportiSlIl.
.;;.
"'" ",:"':
----
210 FUNDACIOJV UNIVERS/DAD A "HERNANDARIAS
p.
7. I. lflilillll.:hitl ClmjllIllcl de .<islenllls de emisi')Jl
i Podrtin uCilizarse. en fOlTllll complementaria e altel1llltiva,
. sistemas mantmles y computariznrlos, con numeraci6n
indepenciiente.
7.2. OpeJ'{fci(Jlles de exporlilcitin
Deben emitirse factums 0 documentos equivalemes
idenrificados mediante llU c6digo !lSignado e infonnado a la
7. SitI.Jllciorne eSlPecillJes
D.O.I. (Fonn. 446JA) bajo III leyendo "Operaciones
exportaci6n" .
7.3. Now.\' de debito y/o credilo. COfllpmbwIlesailerllariv(js.
Podnin ser confeccionrulos en los'mismos catenaries'o
listados continuos milizados respectocle In eperaci6n .
. originalia.
Notas
1. Estos datoS.deben ser preimpresos. Tnl requisito se cumplimentado,en to
dos los ca'iOS, s610 cuando los datos ifldicados hubiernn side cOflsignndos en los compw
bantes en oportunldad de su impresi6n par imprenta y no en el momenta de su utilizacion.
La condid6n de preim... l presi6n.flo se apJica respecto de las.pal.abras.. "ORIGINA.L", "DU- :
PLICADO" y "TRIPUCADO" fli de las letras "A", HE" Y"C",' .
Tratafldose de sistemas computarizados, electr6flicos, electromednicos 0 de
ben cumplir igualrequisito, con excepcion de los responsables que se encuentren en)a Di
recci6n Grandes'Contribuyentes Nacionales a los que revistanel caracterde"grandes can
, que pOdr'clfl requerir ala D.G.1. y estn autorizar-en forma expresa. que tales
se considerencumplirncfltados a traves de los empleados.. .
En dicha se debe informal' si. el sistema es a un
tcrcero ("a medla.a' )o'porcompras (software comercml) y la mdlVlduallzaClOn del. res
ponsable del iirea'de sistemas y de la empresa respectiva. .'.
2. El requisit'ode la ideotiticaci6n se entefldera cumplimentado .por lautllizaci6n de
sistemas de c6digoscuando los mismos se encuentren incorporadosa Josprocesos deemi
si6n de comprobaliks"utilizados y se pueda disponer -cunndo un cat:i1o
go fimmd9 por persona debidamentc autorizada, indicativo de lacoditicaci6n ernpleada en
la.operaclofl. ..".. .'. .... "':,'
3. Cuando hisoperaciones corresponden a ventas de bienes de Liso (art 60 del decreta
reglamentario), se insertara la leyenda "ACONSUMIDOR FfNAL", noc;orrespcindiendo
oi la discriminaci6!ldel impuesto fli el acrecentamit;nto del LV.A. .... ." ' ..
4. Cuando disposiciones legales establezcan un tratamiento especfficodel LV.A. en
materia de factumci6ndeoperaciones, debera tenerse efl cuenta.. ..' ..
5. Se debernnutilizar talonarios por separado para cOOa una correl.aci6rj nu
meriea indepefldiente. ..' '.' '., .
6. Efllos cas()s eo que no se pueda precisar el des tifl at wio' delos productoslll momen
to de la salida de fiibrica, dep6sito, local de venta, etc., el comprobame de salida deben't
emitirse a nombre.del quien 10 mantendra en su pader junto cOfllcs duplica- .
dos entregue comoconstanCla de descarga .
,. La iflfonnaci6n de III C.U.LT. deber.a cumplimentarse siempre que elsnjeto respec
tivo se encuentre obligado a poseeria. De no existir tal obligatoriedady en.caso de no po
seerla, debera consignarse expresamente la siguienteleyenda "C.U.LT.: no se p6see".
8. Cunndo una misma operaciofl el uso<le mas de un ejemplar del mismo tipo
de comprobante, sedebera trasladar ellmporte parcial obtenido eli cada uno de ellosal 0
los siguientes ejemplares,: no correspofldiendo totalizar cada ejemptar' en
pendieflte. . ...... .."\:
9. Dehenfigurar.obligatoriamente efl las facturas 0 documeptoseqtiivalenteS, no sien
do flecesario que cmnplan la condition de preimpresl6n, '. .
A PEND ICE 2. REGIN1EN DEFACTURACION Y REGISTRACION... 217
10. Sera el correspondiente al establecimiento 0 lugar fisico en donde teflga Jugar la
emision del comprobante, con Iprescindencia del procedimieflto utilizado para la asigna
cion de los primeros cuatro c6digos.
De tramrse de operaciones efel!:tuadas a traves de viajaflte. corredores, etc., el domicilio
comercial estani referido al establecimiento 0 lugar ffsico de entrega del
1I. EI domicilio comercial [l cOflsiderar es aquel en que se enCucfltra ublcado el
cle expedici6n de los biefles (alnhacefl 0 deposito).
12. Los remitos 0 documentos equivalefltes deben contener la clescripci6fl, comenido y
cantidad de los biefles transportados.
Cuando por III modalldllu opcrativa no se.a posible detemiiflar la c"ntidad de los
primarios (p.ej. cereales, leche, :etc.) tal requisito se entendera cumplirnentado con la des
cripci6n y contenido (estimado) Ide los bienes trnnsportados .
13. En el caso de intermediarios, III identificaci6n de las letras "A". "B" Y "C" "stura.
detenninada por el cameter que, respecto del LV.A., reviste el comprador, cooperariva 0
'"",",,pdi ario.
Si Ia impresiOfl la realiz:a el contribuyente en propi05 0 efl el extra!1jero, se
debem indicar los datos del contribuyenre 0, en su caso, los de la empresa del extrafljero.
15. Cuando la impresi6n fuera eflcargada a un tercero en cameter de intermediario, )3
idcntificaci6n se refiere ala cmpresa que tuvo a su cargo la correspondiente ;mm"dnn
.\
!II'-

r
Apendice 3
.,., wewn' S& ii2l2ii!i06CIi&
Aplieacion de las berramientas a una
situacion particular,
Ventas al contado en el mostrador
., .
Cliel1te: Solicita al vendedor informacion s6bre las.mercade
nas, precios, calidad, condiciones de P'l-go.
Vendedor: Informa y vende. Confecciona la factura de venta
al contado en.original y tres copias.En):rega el ottiginal y el duplica
do: al cliente. La Ultima copia'pennanece adheriq.a a1 talonario por
ordennumerico. Envia la mercadenaaJ empaque Junto con la segun
.da copia de la faetura. '. I
Empaque: Verifiea y coteja la mercaderia q;:m el triplicado de
laJactura que acompafia a esta y la embala. . .
Cliente: Abonaenla Caja.
.,' "" ... :'
"- "
" ,: .. ,.
215
21' 4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/,
HHERNANDARIAS ..
--c----
Caja: Recibe el impotte de
"pagado" en los dos ejemplares de . .Devuelve eI: original
al cliente y retiene eldupJicado en arc!i'iyotransitbrio, "':.
C1iente: Torna lafactum sellada y la
Empaque: factuia que recibedel
cliente con el triplicado que esta conlII'fuercaderia. Las selli:J."en':'
tregado" y pone en poder de.este la metcaderia con el origInal de la
factura, Archiva 18. copia mencionada pororden .
Cliente: Se Ileva su mercaderia Ia factura.
AI final del dis: ... .
Caja: Confecciona planilJa de argueo por tiiplicado ycontrola
cone! total de facturas dupJicado y cOllIns valores. Envlaarqu.eo
(original y duplicado) a tesorerfa junto cOn los. vaIores. Entrega a
contadurfa duphcados de facturas y triplicados de argueo.
Tesoreria: Devuelve a caja el duplicado del argueo 'firmado
previo control y arcruvaoriginal del arqueo. .
C-aja: archiva definitivamente el aiqueo firmado.
Empaque: Entrega las copias de facturas archivadas proviso
riamente (triplicados) a contaduria.
Omtaduria: Recibe los tripllcadosde las facturas que.perrna
necieron en empague, junto can losduplicados de caja.
control cruzado de las mismas; Contabiliza las ventas y eI.dinero
entrada. Archiva los duplicClqos de las facturas ydestruye los tripli- .
cados de las facturas y elarq.ueo..
Parateneren cuenta
..
.
-. . . ",
.....
.
-. .' _ '.1"-, .. ':" \
1. Vedas sectoresque
. ....
auierdo delsfmbolo, debe utilizarseunacolu-rhna adidonal a1' efeeto.
.... ' . " . '" . -,
3, Los sectores exfel110s a1 subslstemaql1e . se esta diseftwo se
colocan en los extremos (a 1a derecha 0 alaizquierda).
4, El disefio es deizquierda aderecha.
. Lo que circula en los diagramas es infoiEpaci6n.
'" .:
" I: "
."
. ,,' -, .';: ..... '.. :
." -:
Diagrama de bloque global
Proceso
Entrada ,
Venta y emisi6n de facturas
1 Cobro
contrOI de: mercaderlll con factura,
empllque, sello y entrega
-u
Pedido del . ContrOl. de va.lores y arqueo
cliente Reglstracl6n contable
. ..,'.
.' II'
t
Salida
Filctura
original
Cuadnlplicado Yduplicado de facturas
Arqu!'Iq original
Registros contllbles de Ingresos YVantas
Diagrama
Cliente
Vendedor Empaque
Caja Tesoreria
1
. \

I
Vend" y r
. ControlII'
amlle j
me,cader{a
lactur. Y <!mpaca
lactura
. I
Sellz
tacluras
I
I
le<l17;;
':" .
. \" ..1....
1 P.ago. 'I:
1
Cont,ola
. lactura I
.
valores
ll',erc,S:'darfas'
A,QUB] con
SeU_ .' a'quao
lactur.
l. \ I
,
I
'I Contadurl!!
rconlroll
' cruzado
1\ registro \
t
1
\
r;
l
1
I
I
.,
i
APENDICE3
21.7
216
FUNDACION UNlVERSlDAD ADfSTANCIA :/;:/ERNANDARfAS
Cursograma
Diagrama de bloque
detallado
Salidas !
I
J\rr.hivos l'rocesos Entrada!; M6dulll dal
simms
L Atencion a1
Facturas
publico y venia
Emisi6n factum Pedicla del ! Facturas
cliente 1
Factura con sello -Cobra Factura I Factura 2. Cobro
'Pagado" -Sella factura 'Pagado' I
Factura selJada
mercaderla
Facturas dsello . Transltorio de -Control mercadeda con 3. Enlrega de la
Pagaoo" y facturas factura "Pagado'
"Entregado"
-Verilica sello "Pagaoo' en
Factura
-Ernbalaje ..
i
I
-Sella factura "Enlregw"
-Enlrega Mercaderias'
I
.Arqucoy
-COlllro! faclural y Va10ces
-EmisiO n pbmilla arque 0 ArlJ!ifo firmado 4 . .Arqueo
faclural
-f'uma P1anilla Arqueo
FacturaJ -Control =00 facturas
Faclurase1lada !
Arqueoy i
5. Registraci6n
Arqueos ~ 1 i c a : l a y Irip1icada
'Pagado" y i Regi$tro. contlbilira iDgreso de
"Entreg1ldu" codles dinero V venia
'\
cuam! lIENOeDOR I E""AQUE
l
CAJA TESORERiA r CONTAOOR'A I REFERENC'"
i..
1- Raaliza la venta y
emitefactura
2- Control .. m .... caderla
ron factura y'llmpaca
l- Selllll "E.nb-egado
4- Cobra y sella
5- Cmlrola factura
original con eI
triplieado y 0<>1,,,
e. Controla valores con
sum, de facturas y
emit,:, ar<jU1IO
7 Cantrola y dlMlelva
arqueo firmado
I
8- Control cn.tZado de
facturas y registra
-'; .'
..... '
..,,;..lAD A DISTANC{Jl "HERNANDARIAS"
k"lOrmaS interno
Que se aplican:
_ Separacion de funciones entre quien vende, quien cobra,
entrega y quien registra.
.... -:;- -:::r",." ______ ;
_ La mercaderHt circula con la factura.
I
j
_ Los valores clrculan con el arqueo.
. i
_ Las facturas dstan prenumeqldas.
, I
I Que no se ap lean:
_ FaJ.ta el deposito en el banco de los valores.
_ Falta actuaii21aci6n registros de stock.
Informacio:p gerencial
Para gerente deli pentas:
Totales de venta,s mensuales por tipo de producto
Totales de ventas mensuales pOf"'lendedor
'>'.
C6mparaci6n de mantos de ventas:
con el presupuesto
--.-con: los des *ltimos meses
_ COb el misnio mes del ano anterior.
i
,7';'-:"""'
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-,
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