Sei sulla pagina 1di 267

CAPITOLUL II. A.

DECIZIA I MODELE DE DECIZII


DECIZIA este un instrument de exercitare a managementului i reprezint elementul esenial al activitii manageriale, fiind cel mai important instrument specific de exprimare al acesteia. Decizia managerial reprezint hotrrea care are urmri imediate asupra activitii personalului din subordine, fiind n final, un act cu caracter obligatoriu, normativ, prin care organismele i persoanele investite cu autoritate i responsabilitate decizional stabilesc direcia unei aciuni i modul ei de realizare, cu asigurarea resurselor corespunztoare. Legat de activitatea bibliotecii colare, n fiecare unitate de nvmnt trebuie s existe cel puin urmtoarele tipuri de decizie: decizie pentru constituirea comisiei de organizare i desfurare a concursului pentru ocuparea postului de bibliotecar colar; decizie pentru constituirea comisiei de predare-primire a gestiunii bibliotecii colare; decizie pentru constituirea comisiei pentru desemnarea bibliotecarului colar ca gestionar al fondului de carte al bibliotecii colare; decizie privind aprobarea regulamentului de organizare i funcionare a bibliotecii colare; decizie privind numirea comisiei pentru elaborarea, verificarea i aprobarea procedurilor operaionale n biblioteca colar; decizie pentru constituirea nomenclatorului de documente de bibliotec i a responsabilului cu ntocmirea acestora; decizie pentru numirea responsabilului cu verificarea, ntocmirea, numerotarea filelor, nuruirea i gestionarea RMF i RI; decizie privind numirea bibliotecarului responsabilul cu ntocmirea evidenei, pstrarea, actualizarea circuitului documentelor bibliotecii colare; decizie pentru constituirea comisiei de achiziii de publicaii pentru biblioteca colii, necesare desfurrii actului educaional; decizie pentru constituirea comisiei pentru alegerea auxiliarelor i manualelor colare alternative; decizie pentru constituirea comisiei de inventariere i recepie a publicaiilor nou achiziionate; decizie pentru constituirea comisiei de casare a publicaiilor deteriorate; decizie pentru constituirea comisiei de analizare a aciunilor de sustragere sau distrugere a unor publicaii din fondul de carte al bibliotecii colare; decizie pentru constituirea comisiei de recuperare valoric a publicaiilor pierdute sau deteriorate; decizie pentru constituirea comisiei de evaluare a riscurilor din biblioteca colar; decizie pentru constituirea comisiei pentru arhivarea i reconstituirea documentelor de bibliotec; decizie pentru activiti educative extracolare n care este implicat biblioteca colii; decizie pentru constituirea comisiei de consiliere i orientare profesional a elevilor unitii colare din care va face parte i bibliotecarul colar; decizie pentru constituirea comisiei pentru perfecionare metodico-tiinific a cadrelor didactice i auxiliare; decizie pentru constituirea comisiei pentru proiecte de integrare european din care va face parte i bibliotecarul colar; decizie pentru constituirea comisiei de asigurare a imaginii colii (biblioteca unei coli este cartea de vizit a acesteia). Dup adoptarea deciziei, urmeaz n mod necesar o etap de control al tuturor elementelor ce au stat la fundamentarea deciziei; aceasta reprezint o analiz care supune unei examinri de ansamblu factorii, mprejurrile i raiunile care au condus la decizia luat. Analiza se ncheie cu stabilirea n detaliu a planului de aplicare, identificarea, cu mult atenie a tuturor dificultilor posibile precum i a cilor de rezolvare. Aceast analiz final este deosebit de important i nu se recomand a fi neglijat. n cazul n care consecinele deciziei nu sunt n concordan cu expectanele, sau dac dificultile de aplicare sunt

importante, se impune o reconsiderare total; aceasta poate conduce la reluarea ciclului de la nceput, respectiv iniierea unui nou proces de analiz a deciziei. 1. Caracteristici ale actului decizional Actul decizional are la baz urmtoarele caracteristici: criteriile de decizie; obiectivul; decidentul; mulimea alternativelor; mulimea strilor posibile; mulimea consecinelor; utilitatea ateptat de decident n baza realizrii unei anumite consecine. 2. Factori determinani Factorii determinani n luarea deciziei se pot mpri n dou mari categorii: factori interni; factori externi. Factori interni (tehnici, economici, sociali): Factorul decident reprezentat de calitile, cunotinele i capacitile individuale ale persoanelor sau ale grupului antrenate n luarea deciziei; Motivarea ca aciune de depistare i de satisfacere a factorilor de stimul pentru participarea la procesul conducerii i la aciunea de materializare a lui n practic; Responsabilitatea ca atitudine fa de coninutul i consecinele deciziei; Volumul informailor aflate la dispoziia factorilor decideni care se refer att la fenomene cunoscute, ct i la unele necunoscute, dar a cror probabilitate i sens se pot predetermina; Mediul intern reprezentat de nivelul i complexitatea elementelor de dotare material a unitilor, influena continu exercitat de revoluia tehnico-tiinific, nivelul de pregtire al personalului, stadiul la care au ajuns mijloacele de informare, climatul de munc. Factori externi (tehnici, economici, sociali) Sensul i ritmul de dezvoltare a ramurii sau domeniului de activitate; Informaiile referitoare la valorificarea cercetrilor tehnice, economice i sociale; Restriciile cu caracter funcional, de structur, dimensiune i cele cu caracter normativ-legislativ; Cadrul de relaii reprezentat de ansamblul controlat al relaiilor cu alte organisme. Cadrul legislativ. 3. Clasificarea deciziilor n procesul decizional, situaiile decizionale se manifest n: condiii de certitudine (probabilitatea de a realiza obiectivul este maxim); condiii de incertitudine (probabilitatea de a realiza obiectivul este apreciabil, spre medie); condiii de risc (probabilitatea de a realiza obiectivul este redus). Dup orizontul activitilor, deciziile pot fi: strategice (pentru perioad mai mare de un an); tactice (vizeaz o activitate sau o subactivitate, pentru perioade mai reduse dect intervalul de un an); curente (sunt cele mai frecvente i vizeaz realizarea de obiective individuale, specifice, constnd n sarcini i atribuii; perioadele de referin sunt mai scurte, respectiv cteva sptmni). n raport cu palierul la care este situat managementul, deciziile sunt: la nivel superior; la nivel mediu; la nivel inferior. Dup frecvena lor, deciziile pot fi:

periodice (la anumite intervale definite); aleatorii (la intervale neregulate); unice (au caracter de excepie). Posibilitatea anticiprii clasific deciziile n: anticipate; imprevizibile. In raport cu competena decizional, exist: decizii integrale; decizii avizate. Sfera de cuprindere evideniaz existena deciziilor: individuale; colective. Realizarea unei decizii se face cu respectarea procedurii de ntocmire a deciziilor.

B. Modele de decizii Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru concursul de angajare a bibliotecarului colar Profesor __________________________, director al ________________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliului de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Art. 10, Art. 11, Art. 12 din Codul Muncii aprobat prin Legea nr. 53 din 24 ianuarie 2003, cu completrile i modificrile ulterioare; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Art.5 i anexa 13 (CONDIII privind angajarea i avansarea personalului n funcii) din Hotrrea Guvernului nr.281 din 17 iunie 1993 cu privire la salarizarea personalului din unitile bugetare; - H.G. 749 / 1997 din 23 octombrie 1998 privind aprobarea Metodologiei pentru stabilirea normelor de evaluare a performanelor profesionale individuale i de aplicare a criteriilor de stabilire a salariilor de baza ntre limite; - Contestaia nr. _____ din_________; DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unitii de nvmnt comisia pentru concursul de angajare a bibliotecarului colar, n urmtoarea componen: Preedinte:___________ Secretar:_____________ Membru:_____________ Membru:_____________ Art. 2. Comisia se va ntruni pentru analizarea i soluionarea contestaiilor n data de _______ la ora____. Art. 3. Comisia va analiza contestaiile, le va soluiona i le va comunica petenilor n termen de ________ de la ntrunire; Art. 4. Comisia va ncheia un proces verbal n care vor fi nscrise rezultatele analizei i l va preda conductorului unitii; Art. 5. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisie de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea gestionarilor de valori materiale la nivelul bibliotecii colii Profesor ___________________________, director al ____________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliului de Administraie din data _______ i aplicat in baza decizia nr._____ din__________. - LEGEA nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor; - Legea bibliotecilor 334 (R1) din 31/05/2002 - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de__________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________. DECID: Art. 1. ncepnd cu data de_____________ urmtoarea/ele persoan/e vor prelua gestiunea bibliotecii colii dup cum urmeaz: 1____________________ va prelua gestiunea de ________________ 2____________________ va prelua gestiunea de ________________ Art. 2. Preluarea gestiunii se va face prin efectuarea inventarului de predare-primire de la vechiul gestionar de valori materiale i ntocmirea listelor de inventariere semnate de cei doi respectiv de predtor i de primitor. Art. 3. Rezultatele inventarului de predare primire vor fi nscrise ntr-un proces verbal care va fi naintat conducerii unitii n termen de 7 zile de la finalizarea acestei operaiuni. Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

n cazul n care gestiunea bibliotecii este preluat de doi bibliotecari

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru alegerea auxiliarelor i manualelor colare alternative; Profesor ________________________, director al _____________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - OMECT 5913/ 2008 privind regimul manualelor colare; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliului de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________; - Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare; - Ordinul M.E.C.T. nr. 5913 din 13.XI.2008 privind regimul manualelor colare n nvmntul preuniversitar; - art.79, art. 80, art. 81, art. 82, art. 86 (1) i (2), art. 115 (1) i (2) din METODOLOGIA privind regimul manualelor colare n nvmntul preuniversitar, Anex la Ordinul M.E.C.T. nr. 5913 din 13.XI.2008 privind regimul manualelor colare n nvmntul preuniversitar; - art. 31, lit j din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005. DECID: Art. 1. La nivelul uniti de nvmnt, evidena i gestionarea manualelor colare este coordonat de o comisie de eviden i gestionare a manualelor colare, alctuit din: a) preedinte: directorul unitii/ directorul adjunct al unitii _____________; b) vicepreedinte: bibliotecarul unitii de nvmnt/ responsabilul cu manualele colare_____________________; c) secretar: un informatician din cadrul unitii de nvmnt/administratorul de reea/ un profesor cu abiliti de operare pe calculator_______________; d) membri permaneni: diriginii/ nvtorii fiecrei clase: prof._______________________ prof._______________________ prof._______________________ nv.________________________ Art. 2. Comisia de eviden i gestionare a manualelor colare, constituit la nivelul unitii de nvmnt, are urmtoarele atribuii: a) ntocmete i pstreaz evidena manualelor colare existente n unitatea de nvmnt; b) monitorizeaz corectitudinea ntocmirii evidenei manualelor colare la nivel de clas; c) ntocmete/actualizeaz anual propria baz de date, n conformitate cu formularul-tip de comand a manualelor colare, primite de la Comisia judeean de eviden i gestionare a manualelor colare; d) completeaz formularul-tip de comand a manualelor colare; e) monitorizeaz gestionarea manualelor colare n unitatea de nvmnt; f) ntocmete raportul anual ctre Comisia judeean de eviden i gestionare a manualelor colare, cu privire la situaia manualelor colare existente n unitatea de nvmnt;

g) ntocmete baza de date privind deficitul de manuale colare n vederea redistribuirii, de ctre I.S.J. a manualelor colare ntre unitile de nvmnt; h) propune conducerii unitii casarea manualelor colare care nu mai pot fi utilizate, din cauza gradului de uzur fizic i/ sau moral, precum i a celor a cror valabilitate a expirat. Art. 3. Se numete responsabilul cu primirea i distribuirea manualelor colare n persoana domnului (doamnei)______________ bibliotecarul unitii Art. 4. Gestionarea manualelor colare se realizeaz la nivelul uniti de nvmnt, prin bibliotecile proprii. Art. 5. La nceputul fiecrui an colar, bibliotecarul/ responsabilul cu manualele colare din unitatea de nvmnt preia, pe baza documentelor justificative, manualele colare noi i manualele colare retiprite, de la depozitul de carte colar. Art. 6. La nivelul unitii de nvmnt, manualele colare sunt identificate prin coduri, n condiiile prezentei metodologii. Art. 7. Manualele colare distribuite elevilor din nvmntul obligatoriu, respectiv manualele colare pentru elevii din nvmntul secundar superior care beneficiaz de gratuitate, se recupereaz la sfritul fiecrui an colar. Art. 8. Responsabilul cu primirea i distribuirea manualelor colare va ntocmi la nceputul fiecrui an necesarul de manuale i va solicita inspectoratului numrul de manuale necesare; Art. 9. La finele anului colar se va ocupa cu recuperarea manualelor colare predate la nceputul anului colar. Art. 10. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate persoanei sus menionate, de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din _______ Director, _______________

Unitatea de nvmnt ___________________ DECIZIE pentru numirea comisiei de promovare n grade profesionale a bibliotecarului colar Profesor ______________________________, director al ____________________, judeul _____ numit prin _______________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin OMEC nr. 4925/8.09.2005; - Legea Bibliotecilor nr. 334/2002, cu modificrile i completrile ulterioare; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de ______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________; - Codul Muncii aprobat prin Legea nr. 53/2003 cu completrile i modificrile ulterioare; - H.G . 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de eviden salariailor; - H.G. 749/1997 din 23 octombrie 1998 privind aprobarea Metodologiei pentru stabilirea normelor de evaluare a performanelor profesionale individuale i de aplicare a criteriilor de stabilire a salariilor de baz ntre limite; - Hotrrea Consiliului de Administraie din data de____________. DECID: Art. 1 Se numete comisia de promovare n grade profesionale a a bibliotecarului colar, n urmtoarea componen: - ____________, director - preedinte; - ____________, director adjunct membru; - ____________, profesor membru; -_____________, secretar (ef) secretar al comisiei; -_____________, contabil ef - membru. Art.2 . Comisia de angajare va verifica documentele personale ale candidailor stabilind persoanele care sunt acceptate pentru prezentarea la concursul pentru ocuparea posturilor vacante; Art. 3. Comisia va nota lucrrile de la proba scris cu note de la 1-10 admis fiind candidatul cu nota cea mai mare; Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat. Nr. ______ din ________ Director, _________________

Unitatea de nvmnt ________________ DECIZIE pentru numirea responsabilului cu gestionarea, ntocmirea i completarea registrelor de bibliotec Profesor ____________________________, director al ______________________, judeul _________ numit prin __________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002 Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. DECID: Art. 1 Se numete, ncepnd cu data de ________, responsabil cu gestionarea, ntocmirea i completarea registrelor de bibliotec pe dl (d-na) bibliotecar ________. Art. 2 Compartimentul secretariat va duce la ndeplinire prevederile prezentei decizii. Nr. ____ din ______ Director, _________________

Unitatea de nvmnt ________________ DECIZIE privind numirea comisiei pentru analizarea cauzelor privind pierderea, sustragerea sau distrugerea publicaiilor aflate n fondul bibliotecii Profesor _____________________________, director al _____________________, judeul _________ numit prin ________________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: art.19, lit.d din Regulamentul de organizare si funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Metodologia din 21/07/2005, de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate i de taxare a serviciilor i a nerespectrii termenelor de restituire a publicaiilor mprumutate din bibliotecile cuprinse n reeaua nvmntului; - Legea nr. 16 din 1996 privind arhivele naionale, cu completrile i modificrile ulterioare; - LEGE nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - ORDIN nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. DECID: Art. 1 Se constituie, la nivelul unitii de nvmnt, comisia pentru analizarea cauzelor privind pierderea, sustragerea sau distrugerea publicaiilor aflate n fondul bibliotecii, n urmtoarea componen: ______________, preedinte; ______________, secretar; ______________, membri. Art. 2 Comisia va analiza, n termen, cauzele privind pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile i va dispune msurile necesare, n cel mult 3 zile de la data ntiinrii i efectuarea cercetrii pentru reconstituirea documentelor. Art. 3 Compartimentul secretariat va duce la ndeplinire prevederile prezentei decizii. Nr. ____ din ______ Director, _________________

DECIZIE privind aprobarea regulamentului intern al bibliotecii colare Profesor ______________, director al _______________________, judeul _________ numit prin ________________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - art.3. din Regulamentul de organizare i funcionare a bibliotecii colare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Avizul Consiliului Profesoral ntrunit n edina din data de___________; - Hotrrea Consiliului de Administraie ntrunit n edina din data __________; - art. 257- art. 262 din Legea nr. 53 din 24 ianuarie 2003 de aprobare a Codului muncii cu completrile i modificrile ulterioare, DECID: Art. 1. ncepnd cu data de _______________ intr n vigoare Regulamentul intern al bibliotecii colare; Art. 2. Regulamentul intern al bibliotecii colare a fost elaborat cu consultarea organizaiei sindicale/reprezentanilor salariailor. Art. 3. Regulamentul intern va fi adus la cunotina salariailor instituiei de nvmnt pn la data de __________; Art. 4. Regulamentul intern va fi afiat la sediul instituiei de nvmnt; Art. 5. Prevederile prezentei decizii vor fi duse la ndeplinire de ctre serviciul secretariat. Nr. ____ din ______ Director, _________________

Unitatea de nvmnt ______________ DECIZIE privind sancionarea cu avertisment a utilizatorilor care nu restituie la timp publicaiile mprumutate Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin ________________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: art.19,lit.d din Regulamentul de organizare si funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - art. 264 alin. 1 lit. a, precum i a art. 268 din Codul muncii, avnd n vedere: - referatul d-lui __________, angajat pe postul de bibliotecar, din care reiese svrirea abaterilor de ctre salariatul/elevul _____________, DECID: Art. 1 Se sancioneaz cu avertisment scris cadrul didactic / elevul/a Art. 2 Decizia va fi comunicat celui n cauz n termen de cel mult 5 zile de la data emiterii i produce efecte de la data comunicrii, cu semntur de primire, ori, n caz de refuz, prin scrisoare recomandat, la domiciliul sau reedina comunicat de acesta. Art. 3 Prezenta decizie poate fi contestat n termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicrii la Tribunalul ________ Secia Litigii de Munc. Art. 4 Compartimentul secretariat va duce la ndeplinire prevederile prezentei decizii. Nr. ____ din ______ Director, ______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei de perfecionare metodico-tiinific, cercetare i dezvoltare profesional a cadrelor didactice i auxiliare Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin ________________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 i 160 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. Avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaional pentru bibliotecarul colar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat in baza deciziei nr._____ din__________; - Ordinul M.E.C. nr. 3770 din 19.05.1998 privind aprobarea Metodologiei formrii continue a personalului didactic din nvmntul preuniversitar, - art. 32 alin .(4) i alin (5) si art.33 din Statul personalului didactic (Legea nr. 128/1997, cu modificrile i completrile ulterioare), - Hotrrea Consiliului Profesoral din data ______; DECID: Art.1. Se constituie comisia pentru perfecionare metodico-tiinific, cercetare i dezvoltare profesional a cadrelor didactice i auxiliare, n urmtoarea componen: 1. Preedinte _______________ 2. Membrii- R.C.A.3. Membri: efii de catedr: Art. 2 Atribuiile Comisiei: a) meninerea permanent a contactului cu I.S.J., cu scopul informrii prompte a personalului didactic cu privire la modificrile ce pot aprea n planuri de nvmnt, curriculum, programe colare, modaliti de evaluare i a modului de aplicare a acestora; b) meninerea permanent a contactului cu instituiile abilitate cu formarea i perfecionarea continu, cu centrele de cercetare ale universitilor / instituiilor ; c) implicarea n proiecte de cercetare n colaborare cu profesorii cu titlul tiinific de doctor existeni n instituie; d) elaborarea unor materiale de sintez pe diferite teme (curriculum, evaluare, metode i strategii didactice, manuale alternative, consiliere i orientare etc.); e) sprijinirea personalului didactic prin stagii de formare n activitatea de perfecionare i susinere a examenelor de grade didactice; f) sprijinirea personalului didactic n aplicarea reformei sistemului educaional cu scopul mbuntirii activitii didactice; g) sprijinirea, din punct de vedere metodic, a profesorilor aflai la nceputul activitii didactice; h) organizarea de seminarii, lecii deschise, discuii pe diferite probleme.

Art. 3 Cu ducere la ndeplinire a prezentei decizii este desemnat Consiliul de administraie al unitii colare. Art. 4 Prezenta decizie se ncredineaz spre executare membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat din cadrul instituiei publice. Nr. ____ din ______ Director, _________________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea Comisiei pentru activiti educative colare i extracolare Profesor _________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005, - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. DECID: Art.1 - Se constituie la nivelul unitii pentru anul colar __________, Comisia pentru activiti educative colare i extracolare, n urmtoarea componen: 1. Coordonator - ________________; 2. Secretar - ________________; 3. Membri - _______________ (bibliotecarul colar). Art. 2 Atribuiile Comisiei: a) propunerea, organizarea i centralizarea activitilor educative colare i extracolare; b) organizarea de zile festive i aciuni de caritate; c) propunerea i organizarea unor activiti cu prilejul diferitelor srbtori (naionale, religioase etc.), comemorri sau zilelor internaionale dedicate unor evenimente sau fenomene; d) propunerea unor activiti pentru petrecerea timpului liber (spectacole, tabere, seri distractive etc.); e) organizarea activitii diferitelor formaii din coal (cor, formaie de dansuri, echipe sportive, trup de teatru etc.); f) coordonarea organizrii i desfurrii serbrilor colare, balului bobocilor, concursurilor colare; g) centralizarea i monitorizarea desfurrii programelor cercurilor propuse de ctre fiecare Comisie Metodic/Catedr. Art. 3 Prezenta decizie se ncredineaz spre executare membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat din cadrul instituiei publice. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru organizarea concursurilor colare i a competiiilor Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaional pentru bibliotecarul colar aprobat COSA la data de 07-01-1999; - Regulamentul de organizare i funcionare a bibliotecii colare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - art. 19, lit. u) din Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________. DECID: Art.1 Se constituie la nivelul unitii colare, Comisia pentru organizarea concursurilor colare, n urmtoarea componen: 1. Preedinte ______________; 2. Membri responsabilii Comisiilor Metodice i bibliotecarul colar. Art. 2 Atribuiile Comisiei: a) planificarea i organizarea programelor de pregtire ale elevilor pentru examene i concursuri / olimpiade colare b) propunerea i stabilirea obiectelor la care se vor susine probe de evaluare formativ / predictiv / sumativ etc. c) nscrierea colii la diferite concursuri/competiii colare, monitorizarea rezultatelor i diseminarea acestora pe site-uri educaionale. Art.3. Prezenta decizie se ncredineaz spre executare membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat din cadrul instituiei publice. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru comunicare i promovare a imaginii colii i implicarea instituiei n proiecte i programe educaionale Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________________________________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaional pentru bibliotecarul colar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare i funcionare a bibliotecii colare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - art. 56 i art. 57 din Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________. DECID: Art. 1 - Se constituie comisia pentru comunicare i promovare a imaginii colii i implicarea instituiei n proiecte i programe educaionale, n urmtoarea componen: 1. Coordonator __________________________; 2. Membri _____________________________ (bibliotecarul colar) Art. 2 Atribuiile Comisiei: a) promovarea imaginii colii n cadrul comunitii locale (prin articole de pres, emisiuni radio i tv., site-uri educaionale, participarea la diferite evenimente ale comunitii locale); b) ntocmirea, prezentarea i difuzarea de materiale informative elevilor n vederea unei bune informri i orientri colare i profesionale n ceea ce privete admiterea n licee i coli de arte i meserii; c) prezentri ale liceului n diverse coli din zon; d) actualizarea site-ului colii. Art.3 Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________

Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisia de aprare mpotriva incendiilor Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de___________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________; - Legea nr. 307 din 12 iulie 2006, privind aprarea mpotriva incendiilor; - Standard ocupaional pentru bibliotecarul colar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare i funcionare a bibliotecii colare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - ORDIN nr.163 din 28 februarie 2007 al ministrului administraiei i internelor pentru aprobarea Normelor generale de aprare mpotriva incendiilor; - Norme de prevenire i stingere a incendiilor specifice unitilor cu profil de nvmnt i educaie emise de Ministerul Educaiei Naionale martie 2000. DECID: Art.1 Se constituie comisia de aprare mpotriva incendiilor, n urmtoarea componen: 1. Preedinte _____________________; 2. Membri ___________________ (reprezentani ai profesorilor), _____________ (contabil ef), ______________ (secretar ef), _________________ (administrator), _____________ (bibliotecar), _____________ inginer de sistem) , ________________ (muncitor). Art. 2 Atribuiile Comisiei: a) organizarea activitii de prevenire i stingere a incendiilor prin planul anual de munc; b) monitorizarea realizrii aciunilor stabilite; c) prezentarea periodic a normelor i sarcinilor de prevenire i stingere a incendiilor ce revin personalului i elevilor, precum i a consecinelor diferitelor manifestri de neglijen i nepsare; d) ntocmirea necesarului de mijloace i materiale PSI i solicitarea conductorului unitii a fondurilor necesar achiziionrii acestora; e) difuzarea n slile de clas, laboratoare, cabinete, etc., a planurilor de evacuare n caz de incendiu i a normelor de comportare n caz de incendiu; f) elaborarea materialelor informative i de documentare pentru dirigini, bibliotecar, profesori, laborani, n activitatea de prevenire a incendiilor. Art.3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei/comitetul de securitate i sntate n munc Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de___________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________; - Legea securitii i sntii n munc nr. 319 din 14 iulie 2006; - HG. nr. 1091/2006 privind cerinele minime de securitate i sntate pentru locul de munc; - H.G. nr. 1048/2006 privind cerinele minime de securitate i sntate pentru utilizarea de ctre lucrtori a echipamentelor individuale de protecie la locul de munc; - Art. 31, lit (j) din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaional pentru bibliotecarul colar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare i funcionare a bibliotecii colare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Hotrrea Consiliului de Administraie din data de______________; - Art. 179 din Codul Muncii aprobat prin Legea nr.53/2003 cu modificrile cu completrile ulterioare. DECID: Art.1 Se constituie comisia/comitetul de securitate i sntate n munc, n urmtoarea componen: 1. Preedinte ______________ 2. Secretar _________________ 2. Membri _________________ (efii de catedr ai disciplinelor, cei care folosesc biblioteca, laboratoare, sli de sport), diriginii claselor, _________________ (secretar ef), ________________ (administrator). Art. 2 Atribuiile Comisiei: a) elaborarea normelor de protecie a muncii pe diferite compartimente i activiti, innd cont de riscurile i accidentele ce pot interveni; b) organizarea instructajelor de protecie a muncii pe activiti; c) organizarea instructajelor de protecie a muncii pentru activiti extracurriculare, de ctre conductorii activitilor; d) elaborarea de materiale informative cu privire la riscurile de accidente ce pot aprea n coal i n afara colii, e) asigurarea condiiilor normale de desfurare a activitilor colii n colaborare cu administraia. Art. 3 Comisia este constituit i funcioneaz n conformitate cu Legea securitii i sntii n munca nr. 319 din 14 iulie 2006; Art.4 Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat.

Nr. _____ din ________

Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru protecie civil i aprare n caz de dezastre Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaional pentru bibliotecarul colar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare i funcionare a bibliotecii colare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de___________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________; - LEGE nr. 481 din 8 noiembrie 2004 privind protecia civil republicat n Monitorul Oficial nr. 554/22 iulie 2008 cu completrile i modificrile ulterioare. DECID: Art.1 Se constituie la nivelul unitii comisia pentru protecie civil i aprare n caz de dezastre: 1. Preedinte __________________; 2. Membru - ___________________; 3. Membru - ___________________; 4. Membru - ___________________; Art. 2 Atribuiile Comisiei: a) pregtirea anual a cadrelor didactice, elevilor i personalului administrativ pe linie de protecie civil prin organizarea de instruiri, convocri, exerciii i aplicaii de pregtire de protecie civil; b) organizarea i asigurarea strii de operativitate i a capacitii de intervenie a formaiunilor de intervenie n aciunile de gestionare a situaiilor de urgen; c) informarea i pregtirea salariailor i elevilor cu privire la pericolele la care sunt expui, la msurile de autoprotecie ce trebuie ndeplinite, la mijloacele de protecie puse la dispoziie, la obligaiile ce le revin i la modul de aciune pe timpul situaiei de urgen; d) realizarea sistemului informaional decizional, ntiinarea, avertizarea i alarmarea salariailor i elevilor n situaie de urgen;

e) asigurarea bazei tehnico-materiale necesare pentru pregtirea n domeniul proteciei civile i a interveniei n situaii de urgen. Art.3 Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ NOT: Comisia este format din preedinte (director adjunct de regul), un secretar i membri. Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei de inventariere i recepie a publicaiilor nou achiziionate Profesor _________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin OMEC nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de___________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________; - Legea nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii si rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor; - Ordonan de urgen nr. 34 din 19 aprilie 2006 (*actualizat*) privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; - Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilitii republicat cu completrile i modificrile ulterioare; DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul uniti de nvmnt, comisia de inventariere i recepie a publicaiilor nou achiziionate n biblioteca colii, n urmtoarea componen: - membru __________________ - membru ___________________ - membru (bibliotecar colar) ___________________ Art.2 . Comisia va participa la verificarea cantitativ a materialelor intrate n unitate de nvmnt, semnnd n locul stabilit din nota de intrare recepie i constatare de diferene; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ Decizia de organizare i desfurare a inventarierii a patrimoniului bibliotecii __________________________, director al ____________________________, numit prin Ordinul M.E.C.nr.4412/19.06.2006, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; Metodologia din 21/07/2005, de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate i de taxare a serviciilor i a nerespectrii termenelor de restituire a publicaiilor mprumutate din bibliotecile cuprinse n reeaua nvmntului; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din __________. - art. 5 i art. 6 alin (1) din Ordinul nr. 2861 din 09/10/2009i pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii; art. 7 i art. 8 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002, cu modificrile i completrile ulterioare; Avnd n vedere referatul bibliotecarului colar al (entitatea public), nregistrat la data de _____ sub nr. ______, privind declanarea operaiunii de inventariere anual a patrimoniului i numirea comisiei de inventariere; DECID: Art. 1. Cu data prezentei se constituie comisia de inventariere anual a fondului de carte al bibliotecii pentru anul ______, n urmtoarea componen: Preedinte: _________________ Membru: _________________ Membru: _________________ Membru: _________________ Art.2. Contabilul ef _____________ se va ocupa de instruirea comisiei de inventariere, n baza procedurii operaionale, ntocmindu-se un proces verbal cu semnturile de luare la cunotin. Art.3. Prezenta comisie va desfura inventarierea fondului de carte al bibliotecii, iar valorificarea inventarierii se va face n perioada ________. Art.4. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se va face prin ____________ (se va meniona modul i metodele folosite), pentru urmtoarele gestiuni (gestiune): _____________; Art.5. Evaluarea rezultatelor inventarierii i propunerile pentru casare vor fi naintate de ctre comisia de inventariere, conductorului unitii, cu proces verbal, pn la data de _______ (7 zile de la data finalizrii inventarierii). Art.6. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei i compartimentului contabilitate de ctre serviciul secretariat. Director, Unitatea de nvmnt _____________
i

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 704 din 20/10/2009

DECIZIE pentru numirea comisiei de casare a publicaiilor din fondul bibliotecii, deteriorate sau perimate moral Profesor _____________________________, director al _____________________, judeul ____ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - hotrrea Consiliului de Administraie din data de_________; - LEGE nr. 246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funciune, casare i valorificare a activelor corporale care alctuiesc domeniul public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Metodologia din 21/07/2005, de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate i de taxare a serviciilor i a nerespectrii termenelor de restituire a publicaiilor mprumutate din bibliotecile cuprinse n reeaua nvmntului; - Ordonana Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funciune, casare i valorificare a activelor corporale care alctuiesc domeniul public al statului i al unitilor administrativteritoriale; - Ordonana nr. 81 din 28 august 2003 privind reevaluarea si amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice; - ORDONAN nr. 3 din 13 ianuarie 2005 pentru modificarea Ordonanei Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice; - LEGE nr. 80 din 7 aprilie 2005 privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 3/2005 pentru modificarea Ordonanei Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice; - Ordinul nr. 2861 din 09/10/2009ii pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natur a activelor, datoriilor i capitalurilor proprii; - art. 7 i art. 8 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002, cu modificrile i completrile ulterioare; - ORDIN nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile. DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unitii de nvmnt comisia de casare pentru publicaiile deteriorate sau perimate din fondul bibliotecii, n urmtoarea componen: Preedinte - _____________; Secretar - _____________; Membru - _____________; Membru - _____________ Membru - bibliotecar colar. Art. 2. Comisia va ntocmi procesul-verbal de casare a publicaiilor de bibliotec deteriorate fizic i va prezenta conducerii instituiei colare pentru aprobare; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________
ii

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 704 din 20/10/2009

Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei de achiziii a publicaiilor pentru bibliotec Profesor ___________________________, director al _______________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare, avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de i aplicat n baza deciziei nr._____ din________. - Ordonana de urgen 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii aprobata prin Legea nr. 337/2006; - LEGE nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice si a contractelor de concesiune de servicii; - Ordonana de Urgen nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public; - Hotrrea Guvernului nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006; - Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006 ; - Hotrre nr. 1337/27.09.2006 privind completarea HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006 ; - Hotrre nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 ; - Ordonana de urgen nr. 94 din 26 septembrie 2007 pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; - Ordin nr. 26/29.01.2007 pentru aprobarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziie public; - Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziie public ; - HOTRRE Nr. 198 din 27 februarie 2008 pentru modificarea i completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 1.660/2006, - ORDONAN DE URGEN nr. 19 din 7 martie 2009 privind unele msuri n domeniul legislaiei referitoare la achiziiile publice,

DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unitii de nvmnt comisia de achiziii a a publicaiilor pentru bibliotec, n urmtoarea componen: Preedinte - ___________- director adj; Secretar ___________; Membru - ___________; Membru - ___________; Membru - bibliotecar colar. Art. 2. Sarcinile comisiei de achiziii a valorilor materiale sunt cele prevzute de normele legale n vigoare. Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________ Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru numirea responsabilului cu evidena documentelor reconstituite i gestionarea dosarelor de reconstituire a documentelor pierdute, distruse sau sustrase din fondul bibliotecii Profesor _____________________________, director al _____________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002 - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________; - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de__________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________. - LEGE nr.16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Naionale cu completrile i modificrile ulterioare; - LEGE nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - Legea contabilitii nr. 82 /1991 republicat cu completrile i modificrile ulterioare; - ORDIN nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile. DECID:

Art. 1. Prin prezenta se numete responsabilul cu eviden documentelor reconstituite i gestionarea dosarelor de reconstituire a documentelor pierdute, distruse sau sustrase, n persoana domnului (doamnei) . Art. 2 . Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de ctre serviciul secretariat, comunicate celui n cauz i serviciului financiar contabil. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru aprobarea nomenclatorului documentelor de arhiv a bibliotecii Profesor ____________________________, director al ____________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19,lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de__________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________. - LEGE nr. 16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Naionale; - LEGE nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - ORDONAN DE URGEN nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - LEGE nr. 474 din 12 decembrie 2006 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - Hotrrea Consiliului de Administraie din data de________; - Avizul Direciei Arhivelor Naionale, nregistrat la registratura unitii sub nr.______ din_____________. DECID: Art. 1. Se aprob ncepnd cu data prezentei decizii, nomenclatorul documentelor de arhiv a bibliotecii. Art. 2. Nomenclatorul documentelor de arhiv a unitii, prezentat n anex la prezenta decizie va fi supus spre avizare Direciei Arhivelor Naionale; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de ctre serviciul secretariat.

NOT: Anexa la decizie cuprinde nomenclatorul arhivistic al documentelor cu specificarea serviciului pentru fiecare act n parte, denumirea acestuia, termenul de pstrare i eventual observaii. Nr. _____ din _______ Director, __________________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE pentru constituirea comisiei de selecionare anual a documentelor de bibliotec Profesor ______________________________, director al ____________________, judeul _____ numit prin _______, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioar avizat de Consiliul de Administraie n data de_________ i aprobat de Consiliul Profesoral n data de___________ i aplicat n baza deciziei nr._____ din________. - LEGE nr. 16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Naionale; - LEGE nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - ORDONAN DE URGEN nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - LEGE nr. 474 din 12 decembrie 2006 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - Hotrrea Consiliului de Administraie din data de________; - Avizul Direciei Arhivelor Naionale, nregistrat la registratura unitii sub nr.______ din_____________. DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unitii comisia de selecionare anual a documentelor de bibliotec, compus din : Preedinte _____________; Secretar _______________; Membru _______________; Membru _______________; Membru bibliotecar colar.

Art. 2. Comisia de selecionare anual a documentelor create, se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric, hotrrea luat consemnndu-se ntr-un proces verbal (model anexa nr. 5 la lege); Art. 3. Procesul verbal de selecionare, mpreun cu inventarele documentelor propuse pentru eliminare, precum i inventarele documentelor care se pstreaz permanent se nainteaz spre avizare Direciei Arhivelor Naionale; Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de ctre serviciul secretariat. NOT: Numrul membrilor din comisia de selecionare anual a documentelor create este impar. Nr. _____ din _______ Director, __________________

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE privind numirea comisiei pentru programe i proiecte educative colare i extracolare Profesor _______________________________, director al ___________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____din__________. - Hotrrea Consiliul de Administraie ntrunit n edina din data de______; - Art. 19, lit (f) , art. 26, alin. (3) din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Standard ocupaional pentru bibliotecarul colar aprobat COSA la data de 07-01-1999; - Ordin Nr. 3337 din 08.03.2002 privind activitatea desfurat de consilierul pentru proiecte i programe educative colare i extracolare n cadrul unor uniti de nvmnt preuniversitar. DECID: Art. 1. Se numete comisiei pentru programe i proiecte educative colare i extracolare n persoana domnului (doamnei) prof._________ , , bibliotecar. Art. 2. Directorul/directorul adjunct avizeaz activitatea coordonatorului pentru proiecte i programe educative colare i extracolare;

Art. 3. Fia postului pentru consilierul/coordonatorul pentru programe i proiecte educative colare i extracolare este prevzut n anex, parte integrant a Ordin Nr. 3337 din 08.03.2002 privind activitatea desfurat de consilierul pentru proiecte i programe educative colare i extracolare n cadrul unor uniti de nvmnt preuniversitar; Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din _______ Director, __________________ NOT: - Este numit din rndul cadrelor didactice angajate ale colii; - Se poate acorda o recompens lunar din fondul de premiere constituit lunar prin aplicarea cotei de 2 % asupra fondului de salarii prevzut n bugetul de venituri i cheltuieli;

Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE privind numirea comisiei pentru ntocmirea situaiilor statistice de bibliotec Profesor ______________________________, director al __________________, judeul _________ numit prin _________, n temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. avnd n vedere prevederile: - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002 - Regulamentul intern emis n baza Codului Muncii, discutat n Consiliul de Administraie din data _______ i aplicat n baza deciziei nr._____ din__________; - Hotrrea Consiliului Profesoral din data _________________ - art.19, lit. (h), din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; DECID: Art. 1. Se numete la nivelul unitii de nvmnt comisia pentru ntocmirea situaiilor statistice de bibliotec, format din: Preedinte: prof._________________ Membru: prof___________________ Membru: prof___________________ Membru: prof___________________ Membru: bibliotecar___________________ Art. 2. Atribuiile comisiilor sunt de: - ntocmire a situaiilor statistice; - Redactare a situaiilor statistice;

- nregistreaz la registratura unitii situaiile statistice; - Supun spre aprobare conductorului instituiei de nvmnt, a situaiilor statistice; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de ctre serviciul secretariat. Nr. _____ din _______ Director, __________________ Unitatea de nvmnt _____________ DECIZIE DE IMPUTARE Nr. ...... din data de ......... Avnd n vedere actul de constatare (proces-verbal, referat etc.) nr. ...... din data de ......... ntocmit de ....... n calitate de ...... din care rezult c s-a produs o pagub n valoare de lei ................................ reprezentnd .......................... Paguba s-a produs n perioada ....... fiind adus la cunotina conducerii prin actul de constatare susartat. Rspunztoare pentru producerea pagubei se fac persoanele care, n perioada analizat, au lucrat la gestiunea verificat ................................................................................ ................................................................................ ............................................................................... Avnd n vedere temeiurile de drept i de fapt care determin angajarea rspunderii materiale, valoarea total a pagubei de ....... lei se suport de persoanele vinovate, dup cum urmeaz: lei .......... de domnul(a) ................. lei .......... de domnul(a) ................. lei .......... de domnul(a) ................. Calculul s-a fcut aa cum rezult din actul de constatare. n nota(ele) explicativ(e) dat(e) cu ocazia constatrii pagubei, domnul(a) ........................................... a susinut c ........................................................................................................................... Susinerile s-au dovedit nentemeiate deoarece: ................................................................... In baza prevederilor legale ............................................................................................ DECIDE: Se imput d-lui (d-nei) ............, avnd funcia de ........... locul de munc ......... domiciliat n ............, suma de ......... lei, adic .................. Conductorul unitii, Viz de control Viz financiar preventiv, Viz Compartiment juridic,

DOVADA DE COMUNICARE Subsemnatul ........... domiciliat n ................... am primit decizia de imputare nr. .......... din data de ........ emis de ......... n valoare de lei ....../(n cifre i litere) ..... Data .......... Semntura, ANGAJAMENT DE PLAT (Cod 14-8-2/a) 1. Servete ca: - angajament de plat a unei sume ce reprezint o pagub adus unitii; - titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; - titlu executoriu pentru executarea silit, n caz de nerespectare a angajamentului. 2. Se ntocmete ntr-un exemplar, de ctre persoana care i ia angajamentul, n condiiile n care exist documente din care rezult pagube sau alte obligaii de plat (proces-verbal de control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente). 3. Circul pentru semnare, la persoana n faa creia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate n acest scop). 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. ANGAJAMENT DE PLAT Subsemnatul ....... domiciliat n ............ str. ........... nr. ..... bloc .... sc. .... et. .... apart. ..... jud./sector ....... posesor al actului de identitate seria ....... nr. .... emis de ..................... sub nr. ...... n anul ...... avnd funcia de ........................... la unitatea ........... lund cunotin de faptul ca prin ............................................... s-a constatat c din vina mea am produs unitii .......... o pagub de lei .......... provenit din ............ mi iau angajamentul de a plti aceast sum unitii pgubite astfel ........................................................................ Prezentul angajament l-am luat n conformitate cu .................. n cazul nerespectrii angajamentului de plat, se va proceda la executarea silit. Dat astzi .......... Semnat n faa noastr, Semntura, Calitatea ............... Semntura ...............

CAP. IV. MODELE DE PRODEDURI OPERAIONALE N BIBLIOTECA COLAR

Bibliotecile colare, indifferent de gradul de dotare, de tipurile de activiti i complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedur operaional n forma prezentat, n forme completate i mbuntite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dup modelul altor ghiduri ntlnite n practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma adoptat, trebuie avute n vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri". Conditiile eseniale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, c acestea trebuie s fie scrise i formalizate pe suport hrtie i/sau electronic, simple i specifice pentru fiecare activitate, actualizate n mod permanent i aduse la cunotina executanilor i celorlalti factori interesati. n msura n care dotarea tehnic i pregtirea personalului permit, operaiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaionale, se pot derula i prin utilizarea sistemelor informatice.

1. PROCEDURA OPERAIONAL ACHIZIII PUBLICAII DE BIBLIOTEC

COD: P.O. BIII Ediia NTI Revizia .................. Entitatea public Procedura operaional ACHIZIII BIBLIOTEC Cod: P.O. BIII PUBLICAII Ediia NTI DE Nr. de ex. 7 EXEMPLARE Revizia Nr. de ex. . Pagina 1 din EDIIA I Exemplar nr.

COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

1. Nr. crt. 1.1 1.2 1.3

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT

NUMELE I PRENUMELE 2

FUNCIA 3 BIBLIOTECAR CONTABIL EF DIRECTOR ADJ.

DATA 4

SEMNTUR 5

2. Nr. crt. 2.1 2.2 2.3 . 2.n

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 1 Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediia a II-a Revizia 1 Componenta revizuit 2 x Modalitatea reviziei 3 X Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4

3. Nr. crt. 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7, 3.8. 3.9, 3.10. 3.11.

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul difuzrii 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare eviden arhivare alte scopuri Exemplar Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 3 Compartiment 4 Administraie Secretariat Financiar contabil Personal didactic Conducere Biblioteca Personal nedidactic Consiliul de administraie Secretariat Secretariat Secretariat Funcia 5 Administrator Secretar ef Contabil ef Director Director Bibliotecar Administrator Preedintele CA Secretar ef Secretar Secretar ef Numele i prenumele 6 Data primirii 7 Semntura 8

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.n.

Scopul procedurii operaionale

Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; Stabilete sarcini ale circuitului documentelor necesare acestei activiti; Stabilete reguli privind alegerea operaiunii adecvate ; Stabilete legislaia ce st la baza realizrii activitii, compartimentelor i persoanelor implicate; Alte scopuri specifice procedurii operaionale

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; - procedura operaional se refer la modalitatea n care se desfoar activitatea de cumprare de publicaii de bibliotec necesare desfurrii activitii instituiei de nvmnt; - stabilete modalitatea prin care se face selecia furnizorilor pentru achiziionarea de produse sau a prestatorilor de servicii pentru efectuarea unor lucrri; 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de instituia colar; - Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului bibliotec, cu aprobarea ordonatorului de credite i este supervizat de contabilul ef din unitate; 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; a) Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Biblioteca; Conducere; Personal didactic (membri ai comisiei); Financiar contabil (membri ai comisiei); b) De aceast activitate depind n cadrul desfurrii activitii, compartimentele: Biblioteca; Administraie; Personal didactic; Conducere; Personal didactic auxiliar. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. a) Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Financiar contabil; Bibliotec. b) De aceast activitate beneficiaz compartimentele: Administraie; Financiar contabil; Personal didactic; Conducere ; Personal didactic auxiliar - bibliotecar;

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale: - Standardele internaionale de contabilitate; - Standardele internaionale de management / control intern; - Ordin nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; 6.2. Legislaie primar: - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avndu-se n vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum i urmtoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - LEGEA nr. 277/2006, privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Ordin privind regimul manualelor colare n nvmntul preuniversitar nr. 5913 / 13.XI. 2008 - Ordonana de urgen 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii aprobat prin Legea nr. 337/2006; - LEGEA nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; - Ordonana de Urgen nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public; - Hotrrea Guvernului nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006; - Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006; - Hotrre nr. 1337/27.09.2006 privind completarea HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie publica din OUG nr. 34/2006 ; - Hotrre nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 ; - Ordonana de urgen nr. 94 din 26 septembrie 2007 pentru modificarea i completarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; - Legea arhivelor naionale nr.16/1996 modificrile i completrile ulterioare; 6.3. Legislaie secundar - Nomenclator din 14/12/2004 i modelele i normele de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de nscriere i numerotare; - Norme privind evidena documentelor i a bunurilor culturale din patrimoniul bibliotecilor colare i universitare - Norme metodologice de aplicare a legii nr.15/1994, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 909/1997 modificate i completate

- Norma metodologic din 14/12/2004 de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil; - Ordin nr. 26/29.01.2007 pentru aprobarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziie public; - Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziie public ; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice 1) Circuitul documentelor; 2) Regulamentul intern; 3) Ordine i metodologii emise de M.E.C.T.; 4) Alte acte normative. 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1. Definiii ale termenilor Nr. crt. Termenul 1. Procedura operaional 2 3. 4. 5 6. Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate

Ediie a unei operaionale Revizia n cadrul unei ediii

7.2. Abrevieri ale termenilor

NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I S.

Termenul abreviat Procedura operaional Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare

8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti: Procedura operaional se refer la modalitatea de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare privind achiziiile publice. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista i proveniena documentelor Documentele utilizate sunt : Informaii generale: denumirea contractului, procedura aplicat, data lansrii procedurii, persoana responsabil de actualizarea elementelor dosarului i referatul de necesitate; Opis al documentelor; Programul anual al achiziiilor publice; Calendarul procedurii; Copie fila de buget sau orice alt document care dovedete existena fondurilor; Nota de calcul privind determinarea valorii estimate, fr TVA; Nota justificativ privind alegerea criteriilor de selecie; Nota justificativ privind alegerea criteriului de atribuire; Notificarea MFP privind verificarea procedurat; Actul administrativ denumire a comisiei de evaluare; Not justificativ privind cooptarea de experi externi; nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de participare; Anunul de participare; Documentaia de atribuire: 1. Caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv; 2. Clauzele contractuale obligatorii; 3. Fia de date a achiziiei; 4. Formulare i modele a. Declaraiile de confidenialitate i conflictul de interese; b. Proces verbal - edina de deschidere; c. Rspuns la solicitrile de clarificri; d. Raportul procedurii de atribuire; e. Contestaii la atribuirea achiziiei publice; f. Contractul de achiziie publica /acordul cadru, semnate; g. nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de atribuire; h. Anunul de atribuire;

i. j.

Garania de buna execuie; Publicare anun de atribuire;

De reinut! Pe parcursul derulrii contractului, dosarul achiziiei se poate completa cu: Dovada ndeplinirii obiectului contractului procese-verbale de recepie preliminare i finale; Dovada efecturii plilor; Dovada nregistrrii n contabilitate a rezultatului derulrii contractului. 8.2.2. Coninutul, proveniena i rolul documentelor: 1. Informaii generale: denumirea contractului, procedura aplicat, data lansrii procedurii, persoana responsabil de actualizarea elementelor dosarului i referatul de necesitate; - conine informaii generale privind coninutul dosarului de achiziie public i referatul de necesitate a aprovizionrii sau a contractrii unor servicii i sunt ntocmite de persoanele responsabile cu achiziiile publice din cadrul unitii; 2. Opis al documentelor; - este documentul centralizator al filelor din dosarul de achiziie public i este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii; 3. Programul anual al achiziiilor publice. - documentul este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii colare i cuprinde informaii despre: 1) obiectul contractului /acordului-cadru; 2) cod CPV; 3) valoarea estimat fr TVA (lei i euro); 4) procedura care urmeaz s fie aplicat; 5) data estimat pentru nceperea procedurii; 6) data estimat pentru finalizarea procedurii; 7) responsabilul achiziiei publice ce urmeaz a fi fcut. 4. Calendarul procedurii. documentul este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii; i la elaborarea calendarului procedurii se va ine seama de: termenele prevzute n ordonana pentru publicare anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru depunerea candidaturilor/ofertelor; durata previzionat pentru examinarea i evaluarea candidaturilor/ ofertelor; perioada de ateptare; orice alte termene ce pot influena procedura. 5. Copie fila de buget sau orice alt document care dovedete existena fondurilor. conine fondurile alocate de la bugetul de stat, local sau venituri proprii aprobate de ordonatorul de credite i este pus la dispoziie de compartimentul financiar contabil din cadrul instituiei publice;

6. Nota de calcul privind determinarea valorii estimate, fr TVA. situaie privind calcul cu determinarea valorii estimate, fr TVA a publicaiilor ce urmeaz s fie achiziionate i pentru care urmeaz s nceap procedura de achiziie publicaii pentru bibliotec i este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii colare; 7. Nota justificativ privind alegerea criteriilor de selecie. Not care s cuprind motivul care a stat la baz alegerea criteriilor de selecie a ofertelor i este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii; 8. Nota justificativ privind alegerea criteriului de atribuire. Not care s cuprind motivul care a stat la baz alegerea criteriilor de atribuire a ofertelor i este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii; 9. Notificarea MFP privind verificarea procedurat; Autoritatea contractant anun Ministerul Finanelor Publice cu privire la atribuirea contractelor, documentul este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii; 10. Actul administrativ denumire a comisiei de evaluare; Decizia de numire a comisiei de evaluare este aprobat de ordonatorul de credite i este semnat de luare la cunotin, la primire de fiecare membru al acesteia; Actul administrativ decizia - de numire a comisiei de evaluare trebuie s conin cel puin urmtoarele date: 1) numele i prenumele, actul de numire a celui care emite actul administrativ; 2) normele juridice care stau la baza emiterii deciziei; 3) enumerarea comisiei de evaluare; 4) data la care se vor deschide plicurile cu ofertele depuse ; 5) data la care se va face evaluarea ofertelor i va fi hotrt oferta ctigtoare; 6) numrul actului administrativ, data i semntura emitentului actului administrativ; 7) tampila unitii. 11. Not justificativ privind cooptarea de experi externi; Not privind necesitatea cooptri de tere persoane n comisia de evaluare a ofertelor i este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii; 12. nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de participare; Document privind justificarea transmiterii anunurilor de participare la procedur; 13. Anunul de participare; Anunul de participare trebuie s conin cel puin informaiile prevzute de anexa nr. 1 la hotrre, dar de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte i este ntocmit de personalul responsabil cu achiziiile publice din cadrul unitii.

Anunul de participare la licitaia deschis A. Achiziia de publicaii de bibliotec 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante; 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a crui ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat; 3. a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie utilizat un sistem dinamic de achiziie; d) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etapa suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonana). 4. Locul de livrare a publicaiilor; 5. Natura publicaiilor care urmeaz s fie furnizate preciznd totodat dac achiziionarea se va realiza prin cumprare, cumprare n rate, nchiriere sau orice combinaie a acestora; codul/codurile CVP; 6. Numrul de publicaii care trebuie furnizat; 7. Opiunea de achiziionare a unui numr suplimentar; 8. n cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a publicaiilor care urmeaz a se livra pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 9. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative; 12. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax i adresa de e-mail a biroului de la care se poate solicita documentaia de atribuire; 13. Daca este cazul, costul i condiiile de plat n vederea obinerii documentaiei de atribuire; 14. a) Termenul limit de primire a ofertelor; b) Adresa la care se transmit ofertele; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate ofertele. 15. Data, ora i locul deschiderii ofertelor; 16. Dac este cazul, garaniile solicitate; 17. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz; 18. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul; 19. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm; 20. Criterii de calificare privind situaia economic-financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici. 21. Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse; 22. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru;

b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 23. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil; 24. Criteriul de atribuire a contractului; 25. Alte informaii. B. Achiziia de servicii 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante; 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a crui ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat; 3. Procedura de atribuire aplicat: a) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie utilizat un sistem dinamic de achiziie; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit.a) din ordonana]. 4. Locul prestrii serviciilor; 5. Categoria si descrierea serviciilor care urmeaz s fie prestate; codul/codurile CVP; 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate; 7. Opiunea de achiziionare a unor servicii noi similare; 8. In cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a serviciilor care urmeaz a se presta pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 9. Se precizeaz dac prestarea serviciului este rezervat unei profesii specifice (se indic actul / actele normative n temeiul cruia / crora se impune rezervarea); 10. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 11. Termenul de finalizare sau durata contractului; 12. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative; 13. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax i adresa de e-mail a biroului de la care se poate solicita documentaia de atribuire; 14. Dac este cazul, costul i condiiile de plat n vederea obinerii documentaiei de atribuire; 15. a) Termenul limit de primire a ofertelor; b) Adresa la care se transmit ofertele; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate ofertele; 16. Data, ora i locul deschiderii ofertelor; 17. Dac este cazul, garaniile solicitate; 18. Modaliti principale de finanare i de plat i / sau referiri la prevederile care le reglementeaz; 19. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul; 20. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm; 21. Criterii de calificare privind situaia economica - financiara precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici;

22. Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse; 23. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani; 24. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil; 25. Criteriul de atribuire a contractului.; 26. Alte informaii. C. Achiziia de lucrri 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de lucrri rezervat atelierelor protejate sau a crui executare este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat. 3. Procedura de atribuire aplicat: a) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie utilizat un sistem dinamic de achiziie; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonan). 4. Locul execuiei lucrrilor; 5. Natura i dimensiunea lucrrilor, caracteristicile generale ale lucrrii; codul/codurile CVP; 6. Opiunea de achiziionare a unor lucrri noi similare; 7. n cazul n care contractul este divizat n mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; 8. Informaii privind obiectivul lucrrii sau contractului, n cazul n care acesta implic i proiectare; 9. In cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a lucrrilor care urmeaz a se executa pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 10. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, indicaii referitoare la posibilitatea operatorilor economici de a se preciza dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 11. Termenul de finalizare sau durata contractului; 12. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative: 13. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax i adresa de e-mail a biroului de la care se poate solicita documentaia de atribuire; 14. Daca este cazul, costul i condiiile de plat n vederea obinerii documentaiei de atribuire: a) Termenul de primire a ofertelor; b) Adresa la care se transmit ofertele; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate ofertele. 15. Data, ora i locul deschiderii ofertelor; 16. Dac este cazul, garaniile solicitate; 17. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz;

18. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul; 19. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm; 20. Criterii de calificare privind situaia economic - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; 21. Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse. 22. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 23. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil; 24. Criteriul de atribuire a contractului; 25. Alte informaii. Anunul de participare la licitaia restrns A. Achiziia de publicaii de bibliotec 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante; 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a crui ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat; a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie utilizat un sistem dinamic de achiziie; d) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonan). 3. Locul de livrare a publicaiilor 4. Natura produselor care urmeaz s fie furnizate preciznd totodat dac achiziionarea se va realiza prin cumprare, cumprare n rate, nchiriere, leasing sau orice combinaie a acestora; codul/codurile CVP. 5. Numrul de publicaii care trebuie furnizat. 6. Opiunea de achiziionare a unor cantiti suplimentare. 7. n cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a produselor care urmeaz a se livra pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 8. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, indicaii referitoare la posibilitatea operatorilor economici de a se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi. 9. Termenul de finalizare sau durata contractului. 10. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative. 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile;

c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 12. Modaliti principale de finanare i de plat i / sau referiri la prevederile care le reglementeaz. 13. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul. 14. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 15. Criterii de calificare privind situaia economic - financiara precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 16. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 17. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz s fie selectai; b) criteriile de selecie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 18. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil. 19. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 20. Alte informaii. B. Achiziia de servicii 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a crui ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat. 3. a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie utilizat un sistem dinamic de achiziie; d) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit.a) din ordonana]. 4. Locul prestrii serviciilor. 5. Categoria i descrierea serviciilor care urmeaz s fie prestate; codul/codurile CVP. 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate. 7. Opiunea de achiziionare a unor servicii noi similare. 8. n cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a serviciilor care urmeaz a se presta pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 9. Se precizeaz dac prestarea serviciului este rezervat unei profesii specifice (se indic actul / actele normative n temeiul cruia / crora se impune rezervarea). 10. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi. 11. Termenul de finalizare sau durata contractului. 12. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative.

13. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 14. Modaliti principale de finanare i de plat i / sau referiri la prevederile care le reglementeaz. 15. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul. 16. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 17. Criterii de calificare privind situaia economico - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 18. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 19. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz s fie selectai; b) criteriile de selecie aplicabile (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 20. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil. 21. Criteriul de atribuire a contractului (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 22. Alte informaii. C. Achiziia de lucrri 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de lucrri rezervat atelierelor protejate sau a crui executare este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat. 3. Procedura de atribuire aplicat; 4. Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; 5. Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie utilizat un sistem dinamic de achiziie; 6. Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonan). 7. Locul execuiei lucrrilor 8. Natura i dimensiunea lucrrilor, caracteristicile generale ale lucrrii; codul / codurile CVP (codul / codurile CPSA). 9. Opiunea de achiziionare a unor lucrri noi similare. 10. n cazul n care contractul este divizat n mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; 11. Informaii privind obiectivul lucrrii sau contractului, n cazul n care acesta implic i proiectare. 12. n cazul ncheierii unui acord-cadru: 13. a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a lucrrilor care urmeaz a se executa pe durata acordului-cadru, c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 14. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, indicaii referitoare la posibilitatea operatorilor economici de a se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi.

15. Termenul de finalizare sau durata contractului. 16. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative. 17. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 18. Modaliti principale de finanare i de plat i / sau referiri la prevederile care le reglementeaz. 19. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul. 20. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (in cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Criterii de calificare privind situaia economico - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 22. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 23. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz s fie selectai; b) criteriile de selecie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 24. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil. 25. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 26. Alte informaii. Anunul de participare la negociere A. Achiziia de publicaii de bibliotec 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a crui 3. ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat. a) Procedura de atribuire aplicata; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonan). 4. Locul de livrare a publicaiilor de bibliotec 5. Natura produselor care urmeaz s fie furnizate preciznd totodat dac achiziionarea se va realiza prin cumprare, cumprare n rate, nchiriere sau orice combinaie a acestora; codul/codurile CVP. 6. Cantitatea de produse care trebuie furnizat. 7. Opiunea de achiziionare a unor cantiti suplimentare. 8. In cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord;

b) valoarea total estimat a produselor care urmeaz a se livra pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 9. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi se precizeaz daca operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi. 10. Termenul de finalizare sau durata contractului. 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 12. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz. 13. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul. 14. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 15. Criterii de calificare privind situaia economico - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 16. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 17. Dac este cazul, se precizeaz derularea negocierilor n runde/etape succesive, pentru reducerea numrului de oferte preliminare care urmeaz sa fie negociate. 18. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz s fie preselectai; b) criteriile de preselecie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil. 20. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Alte informaii. B. Achiziia de servicii 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a crui ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat. 3. a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizata o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonan). 4. Locul prestrii serviciilor; 5. Categoria i descrierea serviciilor care urmeaz s fie prestate; codul/codurile CVP; 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate; 7. n cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a serviciilor care urmeaz a se presta pe durata acordului-cadru;

c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 8. Se precizeaz dac prestarea serviciului este rezervat unei profesii specifice (se indic actul/actele normative n temeiul cruia/crora se impune rezervarea); 9. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi, 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 12. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz. 13. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (in cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaia economico-financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 17. Dac este cazul, se precizeaz derularea negocierilor n runde/etape succesive, pentru reducerea numrului de oferte preliminare care urmeaz s fie negociate. 18. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz s fie preselectai; b) criteriile de preselecie aplicabile (n cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil. 20. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Alte informaii. C. Achiziia de lucrri 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de lucrri rezervat atelierelor protejate sau a crui executare este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat; 3. a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; 4. Locul execuiei lucrrilor; 5. Natura i dimensiunea lucrrilor, caracteristicile generale ale lucrrii; codul/codurile CVP; 6. In cazul n care contractul este divizat n mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; 7. Informaii privind obiectivul lucrrii sau contractului, n cazul n care acesta implic i proiectare; 8. n cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a lucrrilor care urmeaz a se executa pe durata acordului-cadru,

c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite; 9. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, se precizeaz daca operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului. 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 12. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz; 13. Dup caz, forma juridic n pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul. 14. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (in cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaia economico - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 17. Dac este cazul, se precizeaz derularea dialogului n runde/etape succesive, pentru reducerea numrului de soluii care urmeaz s fie discutate; 18. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz s fie preselectai; b) criteriile de preselecie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil. 20. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Alte informaii. Anunul de participare la negociere A. Achiziia de publicaii de bibliotec 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a crui ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat. 3. a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizata o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonan). 4. Locul de livrare a publicaiilor de bibliotec; 5. Natura publicaiilor care urmeaz s fie furnizate preciznd totodat dac achiziionarea se va realiza prin cumprare, cumprare n rate, nchiriere sau orice combinaie a acestora; codul/codurile CVP; 6. Numrul de publicaii care trebuie furnizat; 7. Opiunea de achiziionare a unor cantiti suplimentare;

8. n cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a publicaiilor care urmeaz a se livra pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 9. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 12. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz; 13. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (in cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaia economico - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 17. Daca este cazul, se precizeaz derularea negocierilor in runde/etape succesive, pentru reducerea numrului de oferte preliminare care urmeaz s fie negociate; 18. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz sa fie preselectai; b) criteriile de preselecie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil; 20. Criteriul de atribuire a contractului (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 21. Alte informaii. B. Achiziia de servicii 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante. 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a crui ndeplinire este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat. 3. a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizat o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonan); 4. Locul prestrii serviciilor; 5. Categoria i descrierea serviciilor care urmeaz s fie prestate; codul/codurile CVP; 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate;

7. In cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a serviciilor care urmeaz a se presta pe durata acordului-cadru; c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 8. Se precizeaz dac prestarea serviciului este rezervat unei profesii specifice (se indic actul/actele normative n temeiul caruia/crora se impune rezervarea); 9. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 12. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz; 13. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaia economico - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 17. Daca este cazul, se precizeaz derularea negocierilor in runde/etape succesive, pentru reducerea numrului de oferte preliminare care urmeaz sa fie negociate; 18. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz sa fie preselectai; b)criteriile de preselecie aplicabile (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 19. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil; 20. Criteriul de atribuire a contractului (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55).; 21. Alte informaii. C. Achiziia de lucrri 1. Denumirea, adresa, numrul de telefon i de fax, adresa de e-mail, ale autoritii contractante; 2. Dup caz, se precizeaz dac este vorba de un contract de lucrri rezervat atelierelor protejate sau a crui executare este prevzut n cadrul unui program de angajare protejat; 3. a) Procedura de atribuire aplicat; b) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie ncheiat de un acord-cadru; c) Dac este cazul, se precizeaz dac urmeaz s fie organizata o etap suplimentar de licitaie electronic (conform prevederilor de la art. 161 lit.a) din ordonana); 4. Locul execuiei lucrrilor;

Natura i dimensiunea lucrrilor, caracteristicile generale ale lucrrii; codul/codurile CVP; In cazul n care contractul este divizat n mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; Informaii privind obiectivul lucrrii sau contractului, n cazul n care acesta implic i proiectare; In cazul ncheierii unui acord-cadru: a) durata prevzut pentru respectivul acord; b) valoarea total estimat a lucrrilor care urmeaz a se executa pe durata acordului-cadru, c) n msura n care este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor subsecvente care urmeaz s fie atribuite. 9. n cazul n care contractele sunt divizate n loturi, se precizeaz dac operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile n care trebuie redactate candidaturile. 12. Modaliti principale de finanare i de plat i/sau referiri la prevederile care le reglementeaz; 13. Dup caz, forma juridic pe care trebuie s o ia asocierea grupului de operatori economici crora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaia personal a operatorilor economici care pot atrage dup sine excluderea acestora din urm (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaia economico - financiar precum i capacitatea tehnic i profesional, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacitilor minime impuse (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numrul sau, dup caz, numrul maxim de operatori economici cu care se va ncheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dac este cazul, motivele care justific o durat a acordului-cadru mai lung de patru ani. 17. Dac este cazul, se precizeaz derularea negocierilor in runde/etape succesive, pentru reducerea numrului de oferte preliminare care urmeaz s fie negociate; 18. a) Numrul minim i, dup caz, numrul maxim de candidai care se intenioneaz s fie preselectai; b) criteriile de preselecie aplicabile (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp n care ofertantul trebuie s i menin oferta valabil; 20. Criteriul de atribuire a contractului (n cazul n care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 21. Alte informaii. 14. Documentaia de atribuire; Caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv este ntocmit de personalul rspunztor cu achiziiile publice din unitate; Caietul de sarcini conine, n mod obligatoriu, specificaii tehnice. Specificaiile tehnice definesc, dup caz: - caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan; - cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor; - sigurana n exploatare; - dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare, marcare i instruciuni de utilizare produs, tehnologii i metode de producie;

5. 6. 7. 8.

- sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standarde relevante sau altele asemenea. n cazul contractelor pentru lucrri, specificaiile tehnice pot face referire i la: prescripii de proiectare i de calcul a costurilor, la verificarea, inspecia i condiiile de recepie a lucrrilor sau la verificarea, inspecia si condiiile de recepie a tehnicilor, procedeelor i metodelor de execuie; orice alte condiii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractanta este capabil s le descrie, n funcie i de diverse acte normative i reglementri generale sau specifice, n legtur cu lucrrile finalizate i cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrri. Specificaiile tehnice se definesc: fie, prin referire, de regul, n urmtoarea ordine, la: standarde naionale care adopt standarde europene; omologri tehnice europene; standarde internaionale; alte referine de natur tehnic elaborate de organisme de standardizare europene; alte standarde, omologri sau reglementri tehnice naionale privind utilizarea produselor sau proiectarea, calculul si execuia lucrrilor. Documentaia descriptiv conine: descriere a necesitailor, obiectivelor si constrngerilor autoritii contractante, orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor viabile, n cazul dialogului competitiv, dac s-a hotrt astfel, primele care vor fi acordate participanilor la dialog, posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a reduce numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte; clauzele contractuale obligatorii. Clauzele contractuale obligatorii: sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achiziie public trebuie s le conin referitor la: obiectul principal al contractului; preul contractului; durata contractului; sanciuni ale neexecutrii culpabile a obligaiilor; documentele contractului; obligaiile principale ale prilor. n formularele nr. 3 Contract de furnizare, nr. 4 Contract de servicii, nr. 5 Contract de lucrri sunt prezentate modelele de contracte de achiziie public. n formularele nr. 6 Acord-cadru de furnizare, nr. 7 Acord - cadru de servicii, nr. 8 Acord-cadru de lucrri sunt prezentate modelele de acord- cadru. Fia de date a achiziiei; Fia de date a achiziiei cuprinde informaii i instruciuni privind: autoritatea contractant, in special cu privire la adresa inclusiv telefon, fax, e-mail persoane de contact, mijloace de comunicare etc.; adresa de unde se poate achiziiona, descrca documentaia de atribuire; activitatea autoritii contractante; faptul c se achiziioneaz n numele altei autoriti (dac este cazul);

modul de obinerea de clarificri i alte informaii; soluionarea litigiilor; Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor, inclusiv adresa, telefon, fax, e-mail; obiectul contractului de achiziie public i durata acestuia; modul n care se va finaliza procedura; dup caz, acordul-cadru, durata acestuia, numr de operatori, valoarea minim i maxim a unui contract subsecvent; existena loturilor i modul de abordare; acceptarea / neacceptarea de oferte alternative; codul CPV; cantitatea produselor; despre garanii; termene de valabilitatea ofertei; procedura aplicat i dac aceasta are ca etap final licitaia electronic; cerinele minime de calificare precum i documentele care urmeaz s fie prezentate pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de calificare si selecie, dac sunt solicitate; data limit de depunere (ora / zi / lun / an), locul de depunere i ce alte formaliti trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire; informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii tehnice i financiare; informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei; informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire. Modelul de Fia de date este prevzut in Formularul nr. 9 Fia de date a achiziiei. Documentaia de atribuire trebuie s conin urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei; Formularul de ofert; Formularul de contract; Formularul de scrisoare de garanie, dac se solicit. Modelul de formular de ofert este prevzut in Formularul nr. 10 A, B, C Formular de ofert. 15. Declaraiile de confidenialitate i conflictul de interese; Declaraia de confidenialitate i imparialitate este ntocmit de fiecare membru al comisiei de evaluare i cuprinde numele i prenumele ca membru / expert cooptat n comisia de evaluare / juriul pentru achiziia de....... (se insereaz numele produsului, serviciului sau lucrrii i codul CPV) ...................................., la procedura (se insereaz denumirea procedurii / modalitii de atribuire a contractului de achiziie public) organizat de ................ (se insereaz denumirea autoritii contractante), i n temeiul art.75 din HG nr.925/2006, pe proprie rspundere, sub sanciunea falsului n declaraii urmtoarele meniuni : a. nu dein pri sociale, pri de interes, aciuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertani / concureni /candidai sau subcontractani b.nu fac parte din consiliul de administraie / organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertani / concureni /candidai sau subcontractani;

c. nu am calitatea de so / soie, rud sau afin, pn la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul de administraie / organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertani / candidai; d. nu am nici un interes de natur s afecteze imparialitatea pe parcursul procesului de verificare / evaluare a candidaturilor / ofertelor. Totodat, m angajez ca voi pstra confidenialitatea asupra coninutului ofertelor / candidaturilor, precum i asupra altor informaii prezentate de ctre operatorii economici a cror dezvluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-i proteja proprietatea intelectual sau secretele comerciale, precum i asupra lucrrilor comisiei de evaluare / juriului. neleg ca n cazul n care voi divulga aceste informaii sunt pasibil de nclcarea prevederilor OUG nr.34/2006, a legislaiei civile i penale. Documentul este semnat si datat. 16. Proces-verbal pentru edina de deschidere; Este ntocmit de comisia de evaluare numit la nivelul instituiei publice prin act administrativ i nregistrat la registratura unitii. Cuprinde data deschiderii ofertelor depuse n vederea atribuiri contractului de achiziie public sau a ncheierii acordului cadrul, obiectul achiziiei, cod CPSA/CPV a acesteia, componena comisiei, numrul deciziei de numire a acesteia, data i ora, sediul autoritii contractante, care procedeaz la deschiderea ofertelor depuse. Meniunea Preedintele comisiei de evaluare declar deschis edina de deschidere a ofertelor i d citire componenei comisiei. De asemenea mai cuprinde meniunea cu privire la temeiul legal ce st la baza atribuirii contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii i procedura aleas. Se mai trece denumirea / numele candidailor / ofertanilor i a ofertelor alternative denumirea operatorilor economici respini i motivul respingerii. Se declar cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned . Se nscrie meniunea Preedintele comisiei de evaluare deschide plicurile ce conin: - documentele de calificare; - propunerea tehnic; - propunerea financiar. Se trec preurile ofertelor, durata ofertelor, documentele de calificare prezentate de ctre ofertani, La final se nscrie meniunea Preedintele comisiei de evaluare declar nchise lucrrile edinei de deschidere a ofertelor, urmnd ca membrii comisiei s analizeze n detaliu ofertele depuse n conformitate cu prevederile documentaiei de atribuire i s stabileasc oferta ctigtoare. Documentul este semnat de COMISIA DE EVALUARE i de REPREZENTANII OFERTANILOR 17. Rspuns la solicitrile de clarificri; - Clarificrile privind documentaia de atribuire / selectare / preselectare sunt fcute de comisia de evaluare de la nivelul instituiei publice. 18. Raportul procedurii de atribuire; Raportul procedurii de atribuire este ntocmit de comisia de evaluare numit de conductorul instituiei publice prin act administrativ i trebuie s cuprind: - denumirea i sediul autoritii contractante; - obiectul contractului de achiziie publicaii/acordului-cadru sau sistemului de achiziie dinamic; - dac este cazul, denumirea/numele candidailor participani la procedur; - dac este cazul, denumirea/numele candidailor selectai i neselectai, precum i motivele care au stat la baza selectrii sau neselectrii respectivilor candidai; - denumirea/numele ofertanilor participani la procedur; - denumirea/numele ofertanilor respini i motivele care au stat la baza acestei decizii; - dac este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerrii preurilor prezentate ca fiind neobinuit de sczute;

- denumirea/numele ofertantului/ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat ctigtoare i motivele care au stat la baza acestei decizii; - n cazul ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din contract pe care acesta/acetia au declarat c o subcontracteaz mpreun cu denumirea/numele subcontractanilor; - dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a procedurii de atribuire. Raportul procedurii de atribuire se nainteaz spre aprobare conductorului instituiei. Modelul de Raport al procedurii de atribuire se regsete n Formularul 14 Raportul procedurii de atribuire 19. Contestaii la atribuirea achiziiei publice; - trebuie s cuprind urmtoarele: Antet /contestator, persoana subscris, sediul, cod unic de nregistrare, reprezentat legal, calitate de ofertant / candidat la procedura de atribuire a contractului de, organizator de autoritate contractant cu sediul, motivele care stau la baza contestaiei sunt: n fapt sau n drept, mijloace de prob i semntura / tampila reprezentant legal (nume / prenume n clar) i este ntocmit de unul sau mai muli ofertani. 20. Contractul de achiziie publicaii /acordul cadru, semnate; Contractul de achiziie public este ntocmit de unitatea contractant i este semnat n original de ctre pri, este nregistrat i conine: preambul; clauze contractuale obligatorii; clauze contractuale specifice. Contractele de subcontractare se constituie n anexe la contractul de achiziie public Preambulul reprezint partea introductiv a contractului i conine informaii despre: temeiul legal n baza cruia se semneaz contractul de achiziie public; denumirea prilor contractante; definiii aplicabile; interpretare. Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achiziie public trebuie s le conin referitor la: obiectul principal al contractului; preul contractului; durata contractului; sanciuni ale neexecutrii culpabile a obligaiilor; documentele contractului; obligaiile principale ale prilor. Clauze contractuale specifice sunt acele prevederi contractuale specifice fiecrui contract de achiziie public care se stabilesc, de regul, prin acordul parilor n funcie de necesitile obiective ale autoritii contractante i de coninutul ofertei declarat ctigtoare. Clauzele contractuale specifice pot face referire la: subcontractori, garania de bun execuie, garania de calitate,

modalitatea de ajustare a preului, termene de executare a obligaiilor prilor, recepie, inspecii, teste, ambalare, marcare, transport, asigurri, alte condiii de executare a contractului, .a. n formularele nr. 3 Contract de furnizare, nr. 4 Contract de servicii, nr. 5 Contract de lucrri sunt prezentate modelele de contracte de achiziie public. 21. nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de atribuire; - document care s ateste transmiterea anunului de atribuire; 22. Anunul de atribuire; - este ntocmit de personalul rspunztor cu achiziiile publice din unitate; Anunul de atribuire A. Achiziia de publicaii de bibliotec: 1. Denumirea i adresa autoritii contractante; 2. Procedura de atribuire aplicat. n cazul aplicrii procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare, se prezint motivele justificative; 3. Contractul de furnizare: natura i cantitatea produselor furnizate, dup caz, pe furnizor; codul/codurile CVP; 4. Data atribuirii contractului de furnizare; 5. Criteriul de atribuire a contractului de furnizare, 6. Numrul de oferte primite; 7. Denumirea i adresa ofertantului/ofertanilor ctigtor/ctigtori; 8. Preul sau gama preurilor pltite; 9. Data publicrii anunului de participare; 10. Alte informaii. B. Achiziia de servicii 1. Denumirea i adresa autoritii contractante; 2. Procedura de atribuire aplicat. n cazul aplicrii procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare, se prezint motivele justificative; 3. Categoria, descrierea i cantitatea serviciilor prestate; codul/codurile CVP; 4. Data atribuirii contractului de servicii; 5. Criteriul de atribuire a contractului de servicii; 6. Numrul de oferte primite; 7. Denumirea i adresa ofertantului/ofertanilor ctigtor/ctigtori; 8. Preul sau gama preurilor pltite; 9. Data publicrii anunului de participare; 10. Alte informaii.

C. Achiziia de lucrri 1. Denumirea i adresa autoritii contractante; 2. Procedura de atribuire aplicat. n cazul aplicrii procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare, se prezint motivele justificative; 3. Contractul de lucrri: natura i dimensiunea prestaiilor, caracteristicile generale ale lucrrii; 4. Data atribuirii contractului de lucrri; 5. Criteriul de atribuire a contractului de lucrri; 6. Numrul de oferte primite; 7. Denumirea i adresa ofertantului/ofertanilor ctigtor/ctigtori; 8. Preul sau gama preurilor pltite; 9. Data publicrii anunului de participare; 10. Alte informaii.

Anunuri pentru concursul de soluii Anunul de participare la concurs 1. Denumirea, adresa, numrul de fax, adresa de e-mail a autoritii contractate i ale biroului de la care se pot obine documentele suplimentare; 2. Descrierea proiectului; 3. Tipul de concurs: deschis sau restrns; 4. n cazul unui concurs deschis: termenul de depunere a proiectelor; 5. n cazul unui concurs restrns: a) numrul de participani care vor fi selectai; b) criterii de selecie a participanilor; c) termenul de depunere a cererilor de participare. 6. Dup caz, se precizeaz dac participarea este rezervat unei profesii specifice; 7. Criteriile care urmeaz s fie aplicate la evaluarea proiectelor; 8. Numele membrilor juriului, 9. Se precizeaz dac decizia juriului are caracter obligatoriu pentru autoritatea contractant; 10. Dup caz, numrul i valoarea premiilor; 11. Se precizeaz dac, n urma concursului, contractul/contractele va/vor fi sau nu atribuite ctigtorului sau ctigtorilor concursului; 12. Alte informaii. Anunul privind rezultatul concursului 1. Numele, adresa, numrul de fax, adresa de e-mail a autoritii contractante; 2. Descrierea proiectului.; 3. Numrul total de participani; 4. Numrul de participani strini;

5. Ctigtorul (ctigtorii) concursului; 6. Dup caz, premiul (premiile) acordate; 7. Referine privind publicarea anunului de participare la concurs; 8. Alte informaii. 23. Garania de buna execuie: Trebuie s conin: suma constituit ca garanie; s conin n clar denumirea autoritii contractante n favoarea creia s-a constituit s aib nscris valabilitatea pentru care a fost constituit care trebuie s corespund cu cea nscris n documentaie; s conin parafa lizibil a bncii emitente i/sau semntura autorizat. Modelul scrisorii de garanie de bun execuie este prevzut de Formularul nr. 18 Scrisoare de garanie de bun execuie i este prezentat de ctre unitatea contractant: 24. Publicare anun de atribuire: Actul justificativ care st la baza achitrii sumei pentru publicarea anunului i anunul publicat; 25. Dovada ndeplinirii obiectului contractului procese verbale de recepie preliminare i finale; - factura, nota de intrare recepie sau procesul verbal de recepie a lucrrilor sau serviciilor; 26. Dovada efecturii plilor; - Ordinul de plat ctre furnizori; 27. Dovada nregistrrii in contabilitate a rezultatului derulrii contractului. - nota contabil 8.2.3. Circuitul documentelor a. Referatul de necesitate prin care se solicit introducerea reperelor n programul anual al achiziiilor publice se ntocmete de conductorii compartimentelor, se avizeaz de ctre contabilul-ef, se aprob de ctre director i se centralizeaz la persoana responsabil n vederea elaborrii, pe baza lor a programului anual al achiziiilor publice; Referatul de necesitate pentru acordarea de materiale se ntocmete, n 2 exemplare, de ctre conductorii compartimentelor, se avizeaz de ctre contabilul-ef i se aprob de ctre director. Un exemplar se nainteaz Biroului administrativ n vederea soluionrii, cel de-al doilea exemplar fiind pstrat de ctre compartimentul solicitant; b. Programul anual al achiziiilor publice se elaboreaz de ctre persoana responsabil, se avizeaz de ctre contabilul-ef, se aprob de ctre director i se arhiveaz la persoana responsabil. Orice modificare ce intervine n cuprinsul su pe parcursul anului va urma aceeai procedur de avizare i aprobare. c. Anunul de intenie se public n cadrul SEAP, persoana responsabil completnd formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro; d. Nota justificativ privind stabilirea cerinelor minime de calificare i selecie se elaboreaz de ctre persoana responsabil i se aprob de ctre director. Se arhiveaz la dosarul achiziiei. e. Nota justificativ privind stabilirea criteriilor de atribuire se elaboreaz de ctre persoana responsabil i se aprob de ctre director. Se arhiveaz la dosarul achiziiei. f. Nota justificativ privind selectarea procedurii de atribuire se elaboreaz de ctre persoana responsabil, se avizeaz de ctre consilierul juridic i se aprob de ctre director. Se arhiveaz la dosarul achiziiei.

g. Documentaia de atribuire se elaboreaz de ctre persoana responsabil, se aprob de ctre director, un exemplar rmne la dosarul achiziiei, iar celelalte se transmit/nmneaz operatorilor economici solicitani; h. Anunul de participare se public n SEAP, persoana responsabil completnd formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro; i. Solicitarea de transmitere a documentaiei de atribuire se formuleaz de ctre operatorii economici, se nregistreaz la secretariat i se transmite persoanei responsabile n vederea soluionrii sale; j. Solicitarea de clarificare se formuleaz de ctre operatorii economici, se nregistreaz la secretariat i se transmite persoanei responsabile n vederea soluionrii sale; k. Rspuns la solicitarea de clarificare se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i se transmite, prin grija secretariatului, operatorilor economici; l. Scrisoarea de naintare se formuleaz de ctre operatorii economici, se nregistreaz la secretariat i se transmite persoanei responsabile; m. Declaraia de confidenialitate i imparialitate se completeaz de ctre membrii comisiei de achiziii i se ataeaz dosarului achiziiei; n. Procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de achiziii i, dac este cazul, de reprezentanii ofertanilor i se transmite, prin grija secretariatului, tuturor operatorilor economici care au depus ofert; o. Solicitarea de completare a documentelor se redacteaz de ctre persoana responsabil, se aprob de ctre director, i se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv; p. Solicitarea de clarificare/ndreptare a erorilor aritmetice se redacteaz de ctre persoana responsabil, se aprob de ctre director, i se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv; q. Raportul procedurii se ntocmete de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de achiziii i se aprob de ctre director; r. Procesul-verbal de evaluare a ofertelor se ntocmete de persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de achiziii i se ataeaz dosarului achiziiei; s. Comunicarea privind acceptarea ofertei ctigtoare se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i se transmite, prin pot i fax, de ctre secretariatul instituiei, ofertantului desemnat ca fiind ctigtor; t. Comunicarea privind rezultatul procedurii se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i se transmite, prin pot i fax, de ctre secretariatul instituiei, ofertanilor desemnai ca fiind nectigtori; u. Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i de reprezentantul ofertantului ctigtor, n dou exemplare, un exemplar rmnnd la dosarul achiziiei, cellalt exemplar revenindu-i ofertantului contractant; v. Anunul de atribuire se public n SEAP, persoana responsabil completnd formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro; w. Procesul-verbal de recepie se completeaz/redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de recepie i de reprezentanii contractantului, se nregistreaz la secretariat, un exemplar rmnnd la dosarul achiziiei, iar cellalt revenindu-i contractantului; x. Certificat constatator privind modul de ndeplinire a obligaiilor contractuale de ctre ofertantul ctigtor se transmite contractantului n cauz i la ANRMAP; y. Raportul anual se ntocmete de persoana responsabil, se avizeaz de ctre contabilul-ef, se aprob de director, i se transmite la ANRMAP. 8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: calculator; acces la SEAP i Internet;

imprimant alb-negru; copiator, fax; consumabile: hrtie, toner, folii de ndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului contabilitate, de ctre persoana responsabil, n colaborare bibliotecarul colar; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfurrii activitii de achiziii publice sunt urmtoarele: - costul multiplicrii documentaiei de atribuire; - costul transmiterii prin fax a diferitelor documente ce fac obiectul comunicrii pe parcursul derulrii activitii; - costul transmiterii prin pot a comunicrilor privind rezultatul procedurii de achiziie. 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea achiziiei publice; - procedura de atribuire selectat; - incidentele intervenite pe parcursul derulrii procedurii, care fac necesar solicitarea de clarificri i transmiterea rspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de achiziii publice sunt stabilite prin legislaia aplicabil i prevzute orientativ prin programul anual al achiziiilor publice i prin calendarul procedurii.

8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii Etapa 1 ntocmirea programului anual al achiziiilor publice Operaiune 2 - conductorul unitii, prin act administrativ va desemna persoana rspunztoare de achiziiile publice; - decizia de numire va fi vizat de eful compartimentului financiar contabil; - nmnarea unui exemplar din decizie, sub semntur privat, persoanei desemnate cu activitatea de achiziii publice din unitate; - ntocmirea referatului de necesitate de persoana care solicit achiziionarea unor valori materiale; - nregistrarea la registratura unitii a referatului de necesitate; - aprobarea referatului de necesitate de conductorul instituiei publice; - persoana responsabil cu achiziiile publice va face identificare necesiti - estimare valoare i modaliti de obinere; - persoana responsabil cu achiziiile publice va ntocmi referatul justificativ privind alegerea procedurii de achiziie; - persoana responsabil cu achiziiile publice va trece la punerea n corespondena cu CPV a valorilor materiale ce urmeaz a fi achiziionate; - persoana responsabil cu achiziiile publice va trece la ierarhizare produselor ce vor fi achiziionate; - se va alege procedura de achiziionare a valorilor materiale de persoana responsabil cu achiziiile publice; - persoana responsabil cu achiziiile publice va ntocmi referatul de justificare privind alegerea procedurii de achiziie public; - persoana responsabil cu achiziiile publice va trece la identificare fondurilor necesare pentru achiziia public respectiv dac sunt prevzute n bugetul pe anul n curs sumele necesare; - elaborarea calendarului achiziiei de persoana responsabil cu achiziiile publice; - definitivarea programului anual de achiziie de persoana responsabil cu achiziiile publice; - nregistrarea programului anual de achiziiei la registratura instituiei publice; - aprobarea programului anual de achiziiei public de conductorul instituiei publice i vizarea lui de titularul vizei de control financiar preventiv; - dac se impune, elaborarea i transmiterea anunului de intenie de persoana responsabil cu achiziiile publice; Elaborarea - persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili specificaii tehnice sau documentaia descriptiv; documentaiei de - persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili clauze contractuale; atribuire / de - persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili cerine minime de calificare, dac este cazul, criterii selectare de selectare; - persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili criteriu de atribuire; - persoana responsabil cu achiziiile publice va solicita, dac este cazul, garanie de participare;

4.

5.

6.

- persoana responsabil cu achiziiile publice va completa Fiei de date a achiziiei; - persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili formulare i modele; - persoana responsabil cu achiziiile publice va trimite anun ctre Ministerul Finanelor Publice privind verificarea procedural; - persoana responsabil cu achiziiile publice va definitiva documentaia de atribuire; Chemare la - persoana responsabil cu achiziiile publice va trimite spre publicare anunul de participare; competiie - unitatea contractant va pune la dispoziia celor interesai documentaia de atribuire; - persoana responsabil cu achiziiile publice va rspunde la solicitrile de clarificri; - unitatea va stabili reguli de participare i de evitare a conflictului de interese; Derulare - dac este cazul, primirea candidaturii i selectarea candidailor; procedur de - dac este cazul, derularea rundelor de discuii; atribuire - unitatea va stabili termenul pentru elaborare oferte; - primire de oferte de la persoanele juridice interesate s participe ca parte la achiziia public; - nregistrarea ofertelor primite la registratura unitii cu menionarea orei la care s-a depus oferta; - conductorul instituiei publice va dispune i aproba emiterea actului administrativ, respectiv deciziei de constituire a comisiilor de evaluare; - stabilirea prin act administrativ a orei i a datei deschidere a ofertelor; - stabilirea prin act administrativ a da datei de evaluare a ofertelor; - completarea de cei din comisia de evaluare a declaraiilor de confidenialitate i conflict de interese (dac este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare n cazul n care se constat un conflict de interese) comisia de evaluare va trece la data i ora stabilit la deschiderea ofertelor depuse la registratura instituiei publice; - ntocmirea, nregistrarea i semnarea procesulu-verbal de deschidere a ofertelor de comisia de evaluare numit la nivelul instituiei publice; - comisia de evaluare va trece la examinarea i evaluarea ofertelor; - ntocmirea, nregistrarea i semnarea procesului-verbal de evaluare a ofertelor, de ctre comisia numit la nivelul instituiei publice; - stabilirea ofertei ctigtoare printr-o hotrre emis de comisia de evaluare; - comisia va anula procedur de achiziie public, dac este cazul; Atribuire contract - unitatea contractant va notifica n scris fiecare participant la procedura de achiziie cu privire la rezultat acesteia; de achiziie - dup notificarea privind rezultatul procedurii de achiziie va fi stabilit perioada de ateptare n care se public sau primesc un exemplar din contestaiile naintate comisiei, dac este cazul; ncheiere acord - dac este cazul, se ateapt soluionare contestaiilor; cadru - semnarea contractului/ncheiere acord-cadru de ctigtoarea procedurii de achiziie i partea contractant; - unitatea va transmite spre publicare anun de atribuire i ofertanilor dac este cazul; ncheiere dosar - persoana rspunztoare cu achiziiile publice va trece definitivarea dosarului de achiziie public; de achiziie - persoana rspunztoare cu achiziiile publice va trece la numerotarea filelor din dosarul de achiziie i

public ntocmirea opisului; 7. Derulare - dac este cazul, constituirea garaniei de bun execuie a firmei contractante; contract/acord - intrare n efectivitate a contractului de achiziie public; cadru - ndeplinirea obligaiilor asumate de prile contractante i ntocmirea recepiilor pariale, dac este cazul: 8. Finalizare - comisia de recepie din unitate va efectua recepia final; contract - dac este cazul, unitatea va elibera garania de bun execuie; 9. Analiza - concluzii procesului - msuri de mbuntire a procedurii de achiziie public; 8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii: Etapa Operaiunea 1 2 1 ntocmirea conductorul unitii, prin act programului administrativ va desemna persoana anual al rspunztoare de achiziiile publice; achiziiilor publice decizia de numire va fi vizat de eful compartimentului financiar contabil; nmnarea unui exemplar din decizie, sub semntur privat, persoanei desemnate cu activitatea de achiziii publice din unitate; ntocmirea referatului de necesitate de persoana care solicit achiziionarea unor valori materiale; nregistrarea la registratura unitii a referatului de necesitate; aprobarea referatului de necesitate de conductorul instituiei publice; persoana responsabil cu achiziiile publice, va face identificare necesitilor, estimarea valorii i modaliti de obinere; persoana responsabil cu achiziiile publice va ntocmi referatul justificativ privind alegerea procedurii de achiziie; Activitile desfurate 3 - conductorul instituiei publice va desemna persoana care va fi responsabil cu achiziiile publice prin decizie; - decizia va fi semnat de conductorul unitii,va fi nregistrat ntr-o eviden special i datat; - decizia de numire a responsabilului cu achiziiile publice va fi vizat de eful compartimentului financiar contabil; - un exemplar din decizia de numire va fi nmnat sub semntur privat persoanei desemnate cu achiziiile publice din unitate de serviciul secretariat; - elaborarea i ntocmirea referatului de necesitate de ctre administratorul unitii sau alt persoan care solicit achiziionarea unor valori materiale; - referatul de necesitate trebuie nregistrat la registratura unitii nainte de a fi trimis conductorului unitii pentru aprobare; - aprobarea de ordonatorul de credite i vizarea C.F.P. a referatului de necesitate; - se va trece la estimarea valorii achiziiei publice conform normelor legale i se va stabili modalitatea de obinere a acesteia; - se va ntocmi nota justificativ privind estimarea valori produsului ce este propus pentru achiziionare; - referatul va fi nregistrat la registratura unitii i aprobat de conductorul unitii; persoana responsabil cu achiziiile - stabilirea codului CPV conform normelor legale pentru publice va trece la punerea n produsele sau activitile ce urmeaz a fi achiziionate;

coresponden cu CPV a valorilor materiale ce urmeaz a fi achiziionate; persoana responsabil cu achiziiile - ierarhizare produselor n funcie de necesitile instituiei publice va trece la ierarhizarea produselor publice (urgene) i apoi se va trece la adugarea valorilor ce vor fi achiziionate; materiale care sau stabilit ulterior dar nu mai trziu de luna noiembrie a anului n curs; se va alege procedura de achiziionare a - n funcie de valoarea estimat se va alegere procedura de valorilor materiale de ctre persoana urmat dintre urmtoarele: responsabil cu achiziiile publice; - licitaie deschis; - licitaie restrns; - cerere de oferte; - negociere; - dialog competitiv; persoana responsabil cu achiziiile - ntocmirea referatului de justificare n care se menioneaz de publice va ntocmi referatul de justificare ce s-a ales procedura respectiv pentru achiziia public; privind alegerea procedurii de achiziie - nregistrarea referatului de justificare la registratura unitii; public; - aprobarea referatului de conductorul unitii; - vizarea referatului de ctre contabilul ef; persoana responsabil cu achiziiile - ntocmirea i respectiv aprobarea bugetului pentru anul n curs publice va trece la identificarea fondurilor de ctre ordonatorul de credite principal sau secundar dup caz; necesare pentru achiziia public respectiv - identificarea sumelor n buget necesare pentru achiziionarea dac sunt prevzute n bugetul pe anul n valorilor materiale; curs sumele necesare; elaborare calendarului achiziiei de - ntocmirea calendarului de desfurare a achiziiei publice, persoana responsabil cu achiziiile publice; stabilindu-se datele fiecrei etape n desfurarea acesteia definitivarea programului anual de - ntocmirea programului de achiziie public conform modelului achiziie de persoana responsabil cu din Anexa 1, la norme; achiziiile publice; - semnarea programului de persoana rspunztoare cu achiziiile publice; nregistrarea programului anual de - programul anual va fi nregistrat la registratura unitii; achiziia la registratura instituiei publice; aprobarea programului anual de achiziii - aprobarea acestuia de ordonatorul de credite respectiv publice de conductorul instituiei publice conducerea unitii; i vizarea lui de titularul vizei de control - vizarea programului de contabilul ef al unitii; financiar preventiv; dac se impune, elaborarea i transmiterea - se va ntocmi anunul de intenie i va fi transmis conform anunului de intenie de persoana normelor legale pentru publicare;

responsabil cu achiziiile publice; 2 Elaborarea stabilirea specificaiilor tehnice sau documentaiei de documentaia descriptiv de persoana atribuire /de responsabil cu achiziiile publice; va selectare stabili specificaii tehnice sau documentaia descriptiv; stabilirea clauzelor contractuale; persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili clauze contractuale; stabilirea cerinelor minime de calificare, dac este cazul, criterii de selectare persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili cerine minime de calificare, dac este cazul, criterii de selectare; persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili criteriu de atribuire; dac este cazul, solicitarea garaniei de participare persoana responsabil cu achiziiile publice va solicita, dac este cazul, garania de participare; persoana responsabil cu achiziiile publice va completa Fia de date a achiziiei; persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili formularele i modelele pentru depunerea ofertelor; persoana responsabil cu achiziiile publice va trimite anun ctre Ministerul Finanelor Publice privind verificarea procedural; persoana responsabil cu achiziiile publice va definitiva documentaia de atribuire; 3 Chemare la persoana responsabil cu achiziiile competiie publice va trimite spre publicare anunul de participare; punerea la dispoziie a documentaiei de

- se va stabili i se va ntocmi situaia privind specificaiile tehnice ale achiziiei publice, specificaii ce vor fi puse la dispoziie odat cu caietul de sarcini; - se vor stabili clauzele contractuale generale i specifice ce vor sta la baza ntocmirii contractului de achiziie public; - se vor stabili cerinele minime de calificare, dac este cazul, se vor stabili i criteriile de selectare a ofertelor depuse pentru achiziia public;

- se vor stabili criteriile de atribuire, care sunt n special preurile cele mai mici, a achiziiei publice; - dac este cazul, se va solicita garania de participare;

- se va ntocmi formularul Fia de date a achiziiei conform modelului din Anexa 1 la normele metodologice (ghid); - se vor stabili formularele i modelele ce se vor folosi pentru achiziia public (dintre cele din Anexa 1 din Ghidul achiziiilor publice); - se va ntocmi i se va trimite un anun ctre Ministerul Finanelor Publice privind verificarea procedural; - se va finaliza ntocmirea documentaiei de atribuire a achiziiei publice; - se va ntocmi i se va publica anunul de participare; - se pune la dispoziia celor interesai, documentaia de atribuire,

4 Derulare . procedur de atribuire

atribuire unitatea contractant va pune la dispoziia celor interesai documentaia de atribuire; persoana responsabil cu achiziiile publice va rspunde la solicitrile de clarificri; unitatea va stabili reguli de participare i de evitare a conflictului de interese; dac este cazul, primirea candidaturilor i selectarea candidailor; dac este cazul, derularea rundelor de discuii unitatea va stabili termenul pentru elaborare oferte; primirea ofertelor de la persoanele juridice interesate s participe ca parte la achiziia public; nregistrarea ofertelor primite la registratura unitii cu menionarea orei la care s-a depus oferta; conductorul instituiei publice va dispune i aproba emiterea actului administrativ respectiv decizia de constituire a comisiilor de evaluare; stabilirea prin act administrativ a orei i a datei de deschidere a ofertelor; stabilirea prin act administrativ a datei de evaluare a ofertelor; completarea de cei din comisia de evaluare a declaraiilor de confidenialitate i conflict de interese (dac este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare n cazul n care se constat un conflict de interese); comisia de evaluare va trece la data i ora stabilit, la deschiderea ofertelor depuse la registratura instituiei publice; ntocmirea, nregistrarea i semnarea

respectiv a caietului de sarcini; - se vor ntocmi rspunsuri la solicitrile privind unele neclariti i se vor trimite celor care le-au solicitat; - se vor ntocmi reguli de participare i de evitare a conflictului de interese; - se va trece dac este cazul, primirea candidaturilor i selectarea candidailor - se va trece dac este cazul, la derularea rundelor de discuii - se va stabili termenele pentru elaborarea ofertelor de achiziie public; - se vor primi i se vor nregistra toate ofertele depuse, n plic sigilat, sau cele care nu au venit prin pot vor fi puse n plic se vor sigila i se vor nregistra la primire; - ofertele primite de la diferii ofertani vor fi nregistrate la registratura nainte s fie predate comisiei de achiziie din cadrul unitii; - directorul unitii va emite decizia cu privire la componena comisiei de evaluare a ofertelor depuse; - se va emite decizia n care se va meniona data i ora la care se vor deschide ofertele; - se va emite decizie n care se va meniona data i ora la care se va emite hotrrea privind selectarea ofertei ctigtoare; - se va trece la completare de cei din comisia de evaluare a declaraiilor de confidenialitate i conflict de interese (dac este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare n cazul n care se constat un conflict de interese); - se va trece la deschiderea plicurilor cu ofertele depuse pn la data i ora menionat n caietul de sarcini; - se va ntocmi Procesul-verbal de deschidere a ofertelor

procesului-verbal de deschidere a ofertelor, de comisia de evaluare numit la nivelul instituiei publice; comisia de evaluare va trece la examinare i evaluare oferte; ntocmirea, nregistrarea i semnarea procesului-verbal de evaluare a ofertelor de comisia numit la nivelul instituiei publice; stabilirea ofertei ctigtoare printr-o hotrre emis de comisia de evaluare; comisia va anula procedura de achiziie public, dac este cazul; 5. Atribuire contract de achiziie public sau ncheiere acord cadru

acest document este semnat obligatoriu de membrii comisiei, participani(ofertani) l pot semna sau nu acest document; - se vor examina toate ofertele depuse pn la data i ora menionat n caietul de sarcini; - comisia de evaluare va ntocmi procesul verbal de evaluare conform modelului prezentat n Anexa nr. 1 din Ghidul aprobat prin Ordinul nr. 155/2006; - se va trece la stabilirea ofertei ctigtoare se va emite o hotrre a comisiei de evaluare i se va ntocmi raportul procedurii conform modelului din formularul nr. 15 din Anexa nr. 1 la ghid; - se va trece la anularea procedurii dac nu sunt ndeplinite reglementrile prevzute n normele legale de pre sau de nr. de participani de exemplu; - se va ntocmi o adres, care va fi trimis ctre ofertani, cu privire la rezultatele evalurii ofertelor depuse pentru achiziia public; - dup notificarea privind rezultatul procedurii de achiziie se va stabili o perioad de ateptare pentru depunerea i soluionarea contestaiilor naintate comisiei de contestaie de la nivel naional, dac este cazul;

unitatea contractant va notifica n scris fiecare participant la procedura de achiziie, cu privire la rezultatul acesteia; dup notificarea privind rezultatul procedurii de achiziie va fi stabilit perioada de ateptare n care se primesc un exemplar din contestaiile naintate comisiei, dac este cazul; dac este cazul, soluionarea contestaiilor; - se va trece la soluionarea contestaiilor n termenele stabilite de normele legale n vigoare; semnare contract/ncheiere acord-cadru - ntocmirea contractului sau a acordului cadru, semnarea i de ctigtoarea procedurii de achiziie i stampilarea acestora de reprezentaii prilor contractante; prile contractante; unitatea va transmite spre publicare anun - unitatea va ntocmi anunul de atribuire i se va trimite de atribuire i ofertanilor dac este cazul; ofertanilor i spre publicare; 6. ncheiere dosar de persoana rspunztoare cu achiziiile - se vor anexa toate actele ntocmite pe timpul derulrii achiziiei achiziie public publice va trece definitivarea dosarului de publice la dosarul acesteia; achiziie public; persoana rspunztoare cu achiziiile - se va trece la numerotarea dosarului de execuie i la ntocmirea publice va trece la numerotarea filelor din opisului; dosarul de achiziie i ntocmirea opusului;

7. Derulare contract/acord cadru

8. Finalizare contract

dac este cazul, constituirea garaniei de - se va constitui garania de bun-execuie la solicitarea bun execuie; contractantului; intrare n efectivitate; - se va trece la derularea contractului de achiziie public cu respectarea termenelor menionate n contract; ndeplinirea obligaiilor asumate i - se va urmri ndeplinirea obligaiilor asumate prin contractul de recepii pariale, dac este cazul; achiziie public i periodic se vor efectua recepii pariale ale prestrilor de servicii sau ale lucrrilor de investiii ntocminduse proces verbal de recepie parial; comisia de recepie din unitate va efectua - se va efectua la finele lucrrilor la recepia final a achiziiei recepia final; publice ntocmindu-se procesul verbal de recepie; dac este cazul, unitatea va eliberare - se va trece la eliberarea garaniilor n cazul n care au fost garanie de bun execuie; depuse; concluzii msuri de mbuntire a procedurii de achiziie public; n cazul achiziiilor care nu depesc pragul valoric impus de lege, n funcie de natura produselor/serviciilor/lucrilor respective, se procedeaz la cumprare direct. Aceast procedur se aplic n urma cercetrilor de pia efectuate pentru aflarea nivelului curent al preurilor i a nivelului calitativ al produselor/ serviciilor/ lucrilor necesare. De asemenea, persoana responsabil procedeaz i la consultarea catalogului de produse/servicii/lucrri existent n SEAP, n vederea identificrii oportunitilor de contractare n sistemul electronic. Desfurarea achiziiei - unitatea va lua msuri de mbuntire a procedurii de achiziie public. Aceast estimare se efectueaz de ctre persoana responsabil, eventual cu sprijinul compartimentului solicitant, rezultatul acesteia fiind concretizat n nota justificativ privind selectarea procedurii de atribuire, creia i se ataeaz ofertele obinute n urma studiului pieei. n funcie de modalitatea de achiziie selectat, cumprarea direct se desfoar astfel: - direct, prin emiterea unei comenzi ferme ctre operatorul economic selectat, pe baza ofertelor primite, n vederea atribuirii achiziiei respective; - prin intermediul SEAP, prin transmiterea de notificri operatorilor economici care ofer produsele /serviciile/lucrrile n cauz

9. Analiza procesului Achiziia prin cumprare direct

8.4.3.

Valorificarea rezultatelor activitii mbuntirea cunoaterii legislaiei activitii privind achiziiile interne; Cunoaterea modului de derulare a pailor privind achiziiile interne; Pe baza rezultatelor obinute, se vor face propuneri de mbuntire a prezentei proceduri operaionale

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii: I. Matricea responsabilitilor: Nr. Crt. 1 Compartimentul (postul)/aciunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII (operaiunea) conductorul unitii, prin act A administrativ va desemna persoana rspunztoare de achiziiile publice; decizia de numire va fi vizat A de eful compartimentului financiar contabil; nmnarea unui exemplar din E decizie, sub semntur privat, persoanei desemnate cu activitatea de achiziii publice din unitate; ntocmirea referatului de E necesitate de persoana care solicit achiziionarea unor valori materiale; nregistrarea la registratura E unitii a referatului de necesitate; aprobarea referatului de necesitate de conductorul instituiei publice; persoana responsabil cu achiziiile publice va face identificarea necesitilor, estimarea valorii i modalitii de obinere; persoana responsabil cu A E

2 3

6 7

10

11

12

13

14 15 16

achiziiile publice va ntocmi referatul justificativ privind alegerea procedurii de achiziie; persoana responsabil cu achiziiile publice va trece la punerea n coresponden cu CPV a valorilor materiale ce urmeaz a fi achiziionate; persoana responsabil cu achiziiile publice va trece la ierarhizarea publicaiilor ce vor fi achiziionate; se va alege procedura de achiziionare a valorilor materiale de persoana responsabil cu achiziiile publice; persoana responsabil cu achiziiile publice va ntocmi referatul de justificare privind alegerea procedurii de achiziie public; persoana responsabil cu achiziiile publice va trece la identificare fondurilor necesare pentru achiziia publicaiilor, respectiv dac sunt prevzute n bugetul pe anul n curs sumele necesare; elaborarea calendarului achiziiei, de persoana responsabil cu achiziiile publice; definitivarea programului anual de achiziie, de persoana responsabil cu achiziiile publice; nregistrarea programului anual

E E A

17

18

de achiziiei la registratura instituiei publice; aprobarea programului anual de achiziii publice, de conductorul instituiei publice i vizarea lui de titularul vizei de control financiar preventiv; dac se impune, elaborarea i transmiterea anunului de intenie de persoana responsabil cu achiziiile publice;

II. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V VI VII VIII IX Crt. 1 stabilirea specificaiilor tehnice sau documentaia descriptiv de persoana responsabil cu A achiziiile publice; va stabili specificaii tehnice sau documentaia descriptiv; 2 stabilirea clauzelor contractuale persoana responsabil cu achiziiile publice; va stabili A clauze contractuale; 3 stabilirea cerinelor minime de calificare, dac este cazul, criterii de selectare de persoana A responsabil cu achiziiile publice; va stabili cerine minime de calificare, dac este cazul, criterii de selectare; 4 persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili criteriile de atribuire; A 5 dac este cazul, solicitarea garaniei de participare; persoana responsabil cu achiziiile E publice va solicita, dac este cazul, garania de participare; 6 persoana responsabil cu achiziiile publice va completa Fia de date a achiziiei; E 7 persoana responsabil cu achiziiile publice va stabili formularele i modelele pentru E depunerea ofertelor; 8 persoana responsabil cu achiziiile publice va trimite anun ctre Ministerul Finanelor E Publice privind verificarea procedural; 9 persoana responsabil cu achiziiile publice va definitiva documentaia de atribuire; E III. Matricea responsabilitilor:

Nr. Crt. 1 2 3 4

Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) persoana responsabil cu achiziiile publice va trimite spre publicare anunul de participare; punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire; unitatea contractant va pune la dispoziia celor interesai documentaia de atribuire; persoana responsabil cu achiziiile publice va rspunde la solicitrile de clarificri; unitatea va stabili reguli de participare i de evitare a conflictului de interese;

I E

II III E E

IV

IV. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV Crt. 1 dac este cazul, primirea candidaturilor i selectarea E candidailor dac este cazul; 2 dac este cazul, derularea rundelor de discuii E 3 unitatea va stabili termenul pentru elaborare oferte; E 4 primirea ofertelor de la persoanele juridice interesate s E participe ca parte la achiziia public; 5 nregistrarea ofertelor primite la registratura unitii, cu A menionarea orei la care s-a depus oferta; 6 conductorul instituiei publice va dispune i aproba A emiterea actului administrativ respectiv deciziei de constituire a comisiilor de evaluare; 7 stabilirea prin act administrativ a orei i a datei deschidere a A ofertelor; 8 stabilirea prin act administrativ a datei de evaluare a E ofertelor; 9 completarea de cei din comisia de evaluare a declaraiilor de E confidenialitate i conflictul de interese (dac este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare n cazul n care se constat un conflict de interese); 10 comisia de evaluare va trece la data i ora stabilit, la V deschiderea ofertelor depuse la registratura instituiei publice; 11 ntocmirea, nregistrarea i semnarea procesului verbal de A deschidere a ofertelor de comisia de evaluare numit la nivelul instituiei publice;

12 13 14 15

comisia de evaluare va trece la examinarea i evaluarea ofertelor; ntocmirea, nregistrarea i semnarea procesului-verbal de evaluare a ofertelor de comisia numit la nivelul instituiei publice; stabilirea ofertei ctigtoare printr-o hotrre emis de comisia de evaluare; comisia va anula procedura de achiziie public, dac este cazul;

A E E A

V. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V Crt. 1 unitatea contractant va notifica n scris fiecare participant la procedura de achiziie cu privire la E rezultatul acesteia; 2 dup notificarea privind rezultatul procedurii de achiziie va fi stabilit perioada de ateptare n care E se primesc contestaiile, ce vor fi naintate comisiei; 3 dac este cazul, soluionare contestaii; E 4 semnarea contractului/ncheierea acordului-cadru de ctigtoarea procedurii de achiziie i prile A contractante; 5 unitatea va transmite spre publicare anun de atribuire i ofertanilor dac este cazul; E VI. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) Crt. 1 persoana rspunztoare cu achiziiile publice va trece definitivarea dosarului de achiziie public; 2 persoana rspunztoare cu achiziiile publice va trece la numerotarea filelor din dosarul de achiziie i ntocmirea opisului; VII. Matricea responsabilitilor Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) Crt. 1 dac este cazul, constituirea garaniei de bun execuie 2 intrarea n efectivitate 3 ndeplinirea obligaiilor asumate i recepii pariale VIII. Matricea responsabilitilor Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) Crt. 1 comisia de recepie din unitate va efectua recepia final; 2 dac este cazul, unitatea va eliberare garanie de bun execuie; I E E E I E E II II III I E E II

10. Anexe, nregistrri, arhivri. Nr. anex 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Arhivare Denumirea anexei 1 Referat de necesitate PAAP Anun intenie Note justificative Document. atribuire Anun participare Corespondena furnizorii. Declaraie confidenialitate PV deschidere oferte PV evaluare oferte Raportul procedurii cu de Elaborator Aprob 2 Bibliotecar PR PR PR PR PR PR comisia comisia comisia comisia 3 Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Numr de ex. 4 1 3 1 1 n funcie de solicitri 1 2 1 n funcie de numrul de ofertani 1 2 2 SFC SFC, UVCAP SEAP Cons. jur. Oper. econ. SEAP Oper. econ. Oper. econ. Oper. econ. Difuzare 5 Loc Perioad 6 7 Alte elemente 8

SFC 10 ani PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP

Comunicri privind PR rezultatul procedurii

13 14 15

Contract achiziie public Anun atribuire PV recepie

PR PR PR

Dir. Dir. Dir.

2 1 2 2

Oper. econ. SEAP Oper. econ. ANRMAP

PR PR PR PR

10 ani 5 ani 5 ani 5 ani

Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP Se ataeaz dosarului AP

16 Raport anual PR PAAP programul anual al achiziiilor publice SFC Serviciul Financiar. Contabilitate PR persoana responsabil Dir. Director Oper. econ. operator economic PV proces-verbal AP achiziie public 11. Cuprins Nr. Componentei n cadrul procedurii operaionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale) Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedurii operaionale Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

Pagina

Anex Antet....... Nr............. Nota justificativ privind selectarea procedurii de ACHIZIIE DIRECT

Aprobat, Director

1. Categoria de produse/servicii/lucrriiii: ................................................................................................... 2. Codul de clasificare CPV : ..................................................................................................................... 3. Valoarea achiziiei: ........................... lei (fr TVA) 4. Procedura de achiziie conform legii: ACHIZIIE DIRECT 5. Justificarea achiziiei : Exemplificarea situaiei concrete, conform referatului anexativ i a notei de fundamentare In conformitate cu reglementrile legale privind achiziiile publice din OUG 34/2006 i n conformitate cu modificrile ulterioare ale acesteia, propunem spre aprobarea, procedura ACHIZIIE DIRECTA conform pragului valoric de 15000 Euro/cod CPV/an financiar. In baza celor precizate mai sus, rugm dispunei, achiziionarea de ____________________________________ Director Contabil ef Persoana autorizat s cerceteze piaa pentru realizarea achiziiei este bibliotecarul..................................

iii iv

Se va specifica denumirea produsului, serviciului sau lucrarii ce urmeaza a se achizitiona Referatul de necesitate s aib viza Compartimentului Contabilitate, cu "Disponibil fonduri"

Aprobat, Director Antet....... Nr............. Not de fundamentare Privind achiziia direct de ___________________ Menionm c produsul / serviciul / lucrarea ___________________________ achiziionat prin acest contract nu depete pe codul CPV pe anul 2009 valoarea de 15000 EURO conform OUG 34 / 2006 cu modificrile ulterioare, acest fapt determinndu-ne s alegem procedura de achiziie direct. Menionm c acest produs este necesar pentru ______________________________________ (se va trece necesitatea/oportunitatea/ justificarea achiziiei). Director Persoana autorizat s cerceteze piaa pentru realizarea achiziiei este bibliotecarul.................................. Contabil ef

Antet. Nr.. Referat de necesitate Unitatea colar _________________________________________________________________________________________ Catedra/Serviciu/Contract __________________________________________________________________________________ Linie bugetar ______________________________ Contract purttor de TVA : Da Nu Adresa beneficiar (locaie exacta de livrare) ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ Persoana de contact __________________________Telefon ______________________________________________________ Tip Produse Papetrie Hrtie Tonere Sanitare Feronerie Electrice Aparatura IT Materiale curtenie Protecia muncii Mobilier Altele________________ Sursa de finanare Buget Venituri Venituri sponsorizri Fonduri structurale Articolul de cheltuial bugetar __________________________________________________________ Necesitatea / oportunitatea achiziiei: ___________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________ ____

V rugm s ne aprobai procurarea urmtoarelor produse:


Nr. Crt 1. 2. 3. TOTAL Denumire produs U.M. Cant. Pre unitar estimat lei cu TVA Valoare estimat lei cu TVA Caracteristici

Director, bibliotecar____________ (nume, prenume, semntura) semntura) Data: ________________________

ntocmit:

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2. PROCEDURA OPERAIONAL INTRRI DE VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC


COD: P.O. B010 Ediia NTI
132

Revizia .................. Entitatea public Procedura operaional Intrri de valori materiale n bibliotec COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC Cod: P.O. B010 Ediia NTI Nr. de ex. 7 EXEMPLARE Revizia ................ Nr. de ex. ............. Pagina 1 din EDIIA I Exemplar nr. ...........

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale; Elemente privind responsabilii/ operaiunea 1 Elaborat Verificat Aprobat Numele i prenumele 2 Funcia 3 Bibliotecar Contabil ef Director Data 4 Semntur 5

1.1 1.2 1.3


132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2.

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Componenta revizuit 2 x Modalitatea reviziei 3 X Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4

Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 1 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 . 2.n Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Revizia Revizia Ediia a II-a Revizia 1

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul difuzrii 2 aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare informare eviden arhivare Alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 Financiar contabil Secretariat Administraie Personal didactic Conducere Bibliotec Personal nedidactic Consiliul de administraie Secretariat Secretariat Secretar ef Funcia 5 Contabil ef Secretar ef Administrator Director adjunct Director Bibliotecar Administrator Preedintele consiliului de administraie Secretar ef Secretar ef Secretar Numele i prenumele 6 Data primirii 7 Semntura 8

1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Scopul procedurii operaionale 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; 4.5. Stabilete sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activiti de bibliotec; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale.
132

4.

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

5.

Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; Stabilirea activitilor ce se desfoar n momentul primirii de valori materiale n gestiunea bibliotecii; 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului bibliotec i se refer la activitatea desfurat de bibliotecarul-gestionar; 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; a. Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Financiar contabil; Bibliotec. b. De aceast activitate depind n cadrul deplasrilor efectuate n ar compartimentele: Administraie; Personal didactic; Conducere; Bibliotec. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate Listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. a. Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Financiar-contabil; Bibliotec. b. De aceast activitate beneficiaz n cadrul deplasrilor efectuate n ar urmtoarele compartimente: Administraie; Personal didactic;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Conducere; Bibliotec.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6.

Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate:

6.1. Reglementri internaionale: - Standardele internaionale de contabilitate; - Standardele internaionale de management / control intern; 6.2. Legislaie primar: - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avndu-se n vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum i urmtoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea nr. 277/2006, privind aprobarea O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Ordin privind regimul manualelor colare n nvmntul preuniversitar nr. 5913/ 13.XI. 2008 - Legea contabilitii nr.. 82/1991 republicat , cu modificrile i completrile ulterioare; - H.G. nr.704/1993 pentru aprobarea unor msuri de executare a Legii contabilitii nr. 82/199; - Regulamentul de aplicare a legii contabilitii nr. 82/1991 cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor,constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor; - Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor; - Legea 571/2003 privind aprobarea Codul fiscal cu completrile i modificrile ulterioare; - Legea finanelor publice nr.500/2002 privind finanele publice cu completrile i modificrile ulterioare; - Ordonana nr. 81/2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice; - Legea nr. 493/2003 pentru aprobarea O.G.nr. 81/2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice - Hotrrea guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i contabil i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- OMFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat; - Legea nr. 16/1996 a arhivelor naionale; - Legea nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996; - Legea nr. 15 din 24 martie 1994 *** Republicat , privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale; - Hotrre nr. 568 din 3 iulie 2000 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 15/1994*) privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, cu modificrile ulterioare, aprobate prin H.G. nr. 909/1997; 6.3. Legislaie secundar - Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; - Norme metodologice de ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile; - Norme metodologice din 30 octombrie 2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice i al persoanelor juridice fr scop patrimonial; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice - decizii interne ale conducerii instituiei; - Manualul de utilizare a Sistemului Electronic de Achiziii Publice; - notificrile ANRMAP;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.

Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

7.1. Definiiile termenilor Nr.crt. 1 2 3 n


132

Termenul Procedura operaional

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Ediie a unei proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, operaionale aprobat i difuzat Revizia n cadrul unei ediii Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate .

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.2. Abrevieri ale termenilor Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I. S. . P. V. D. Pr. Ev. Termenul abreviat Procedura operaional Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare nregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.

Descrierea procedurii operaionale:

8.1. Generaliti: 8.2. Documente utilizate: 8.2.1. Lista documentelor: documentele utilizate sunt : 1) Nota de recepie i constatare de diferene ; 2) Procesul-verbal de recepie; 3) Procesul-verbal de casare; 4) Lista de inventariere; 5) Factura; 6) Avizul de expediie; 8.2.2. Coninutul, proveniena documentelor i rolul documentelor Nota de recepie i constatare de diferene: 1) a) Servete ca: - document pentru recepia publicaiilor achiziionate; - document justificativ pentru ncrcare n gestiune; - act de proba n litigiile cu cruii i furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie; - document justificativ de nregistrare n contabilitate. b) Se folosete ca document distinct de recepie n cazul: - publicaiilor cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiune; - publicaiilor primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare; - publicaiilor procurate de la persoane fizice; - publicaiilor care sosesc nensoite de documente de livrare; - publicaiilor care prezint diferene la recepie;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

n alte cazuri dect cele menionate la lit. b), recepia i ncrcarea n gestiune, dup caz, i nregistrarea n contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care nsoete transportul (factura, avizul de nsoire a mrfii etc.). 2. Se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare, pe msura efecturii recepiei; n situaia n care la recepie se constat diferene, Nota de recepie i constatare de diferene se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie legal constituit. n cazul n care publicaiile sosesc n trane, se ntocmete cte un formular pentru fiecare tran, care se anexeaz apoi la factura sau la avizul de nsoire a mrfii. Datele de pe verso formularului se completeaz numai atunci cnd se constat diferene la recepie. 3. Circul: - la bibliotec, pentru ncrcarea n gestiune a publicaiilor recepionate (toate exemplarele); - la compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind reglementarea diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare (factura sau avizul de nsoire a mrfii); - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4. Se arhiveaz: originalul la compartimentul financiar-contabil, iar copia rmne la cotor, la bibliotecar. 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: a) pentru formularul cod 14-3-1A - denumirea unitii; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - numrul facturii/avizului de nsoire al publicaiilor; - numrul curent; denumirea publicaiilor recepionate; U/M; cantitatea conform documentelor nsoitoare; cantitatea recepionat, preul unitar i valoarea; - numele, prenumele i semntura membrilor comisiei de recepie; data primirii n gestiune i semntura gestionarului; b) pentru formularul cod 14-3-1/aA, pe lng informaiile de la lit. a) (mai puin preul unitar i valoarea), sunt obligatorii i informaiile urmtoare. - preul de achiziie al cantitii recepionate; adaosul comercial unitar i total; preul de achiziie unitar plus adaosul comercial; valoarea la pre de vnzare, inclusiv tva.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Factura: Formular cu regim intern de tiprire i numerotare. 1. Servete ca; - document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a publicaiilor livrate i a serviciilor prestate; - document de nsoire a publicaiilor pe timpul transportului, dup caz; - document de ncrcare n gestiunea bibliotecii; - document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului; - alte situaii prevzute expres de lege. 2. Se ntocmete, n dou sau mai multe exemplare pentru livrri de bunuri i/sau prestri de servicii. n situaia n care factura nu se ntocmete n momentul livrrii, bunurile livrate sunt nsoite pe timpul transportului de avizul de nsoire a mrfii. In vederea corelrii documentelor de livrare, numrul i data avizului de nsoire a mrfii se nscriu n formularul de factur. 3. Circul, dup caz; - la furnizor: - la compartimentul bibliotec, n vederea nregistrrii n evidenele operative; - la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate; - la cumprtor: - la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plii, precum i pentru nregistrarea n contabilitate. 4. Se arhiveaz, dup caz: - la furnizor; - la compartimentul bibliotec; - la compartimentul financiar-contabil; - la cumprtor: - la compartimentul financiar-contabil Norme privind regimul intern de numerotare a facturii 1. Persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2. Factura va avea un numr de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, numr ce trebuie s fie secvenial, stabilit de instituie, astfel nct s se asigure necesarul n funcie de numrul de facturi emis. Anual, se stabilete numrul de la care se va emite prima factur 3. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, vor emite proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere prin care se va meniona, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul de la care se emite prima factura. Factura cuprinde n mod obligatoriu urmtoarele informaii: a)numrul de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, care identific factura n mod unic; b)data emiterii facturii; c)denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, dup caz, ale persoanei impozabile care emite factura; d)denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, ale reprezentantului fiscal, n cazul n care furnizorul/prestatorul nu este stabilit n Romnia i i-a desemnat un reprezentant fiscal, dac acesta din urm este persoana obligat la plata taxei; e)denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, ale comprtorului de bunuri sau servicii, dup caz; f) numele i adresa cumprtorului, precum i codul de nregistrare n scopuri de TVA, n cazul n care cumprtorul este nregistrat, conform art. 153, precum i adresa exact a locului n care au fost transferate bunurile, n cazul livrrilor intracomunitare de bunuri prevzute la art. 143 alin. (2) lit. d); g)denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, ale reprezentantului fiscal, in cazul n care cealalt parte contractant nu este stabilit n Romnia i i-a desemnat un reprezentant fiscal n Romnia, n cazul n care reprezentantul fiscal este persoana obligat la plata taxei; h)codul de nregistrare n scopuri de TVA, furnizat de client prestatorului, pentru serviciile prevzute la art. 133 alin. (2) lit. c)- f), lit. h) pct. 2 i lit. i) i) codul de nregistrare n scopuri de TVA cu care se identific cumprtorul n celalalt stat membru, n cazul operaiunii prevzute la art. 143 alin. (2) lit. a); j) codul de nregistrare n scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat n alt stat membru i sub care a efectuat achiziia intracomunitar n Romnia, precum i codul de nregistrare n scopuri de TVA, prevzut la art. 153 sau 153^1, al cumprtorului, n cazul aplicrii art. 126 alin. (4) lit. b);

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

k)denumirea i cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum i particularitile prevzute la art. 125 alin. (3) n definirea bunurilor, n cazul livrrii intracomunitare de mijloace de transport noi; l) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui avans, cu excepia cazului n care factura este emis nainte de data livrrii/prestrii sau ncasrii avansului; m) baza de impozitare a bunurilor i serviciilor, pentru fiecare cot, scutire sau operaiune netaxabil, preul unitar, exclusiv tax, precum i rabaturile, remizele, riturnele i alte reduceri de pre; n)indicarea, n funcie de cotele taxei, a taxei colectate i a sumei totale a taxei colectate, exprimate n lei, sau a urmtoarelor meniuni: 1. n cazul n care nu se datoreaz taxa, o meniune referitoare la prevederile aplicabile din acest titlu sau din Directiva a 6-a, ori meniunile - scutit cu drept de deducere, - scutit fr drept de deducere , - neimpozabil n Romnia sau, dup caz, - neinclus n baza de impozitare; 2. n cazul n care taxa se datoreaz de beneficiar n condiiile art. 150 alin. (1) lit. b) - d) si g) sau ale art. 160, o meniune la prevederile prezentului titlu sau ale Directivei a 6-a ori meniunea - taxare invers -; o)o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeai operaiune; p)orice alt meniune cerut de acest titlu. Avizul de expediie: 1. Servete ca: - document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, dup caz; - document ce st la baza ntocmirii facturii, dup caz; - dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta; - document de primire n gestiune, dup caz. 2. Se ntocmete, n dou sau mai multe exemplare, de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii publicaiilor, mrfurilor sau altor valori materiale, precum i n alte situaii stabilite prin procedurile proprii ale societii. In cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea "Fr factur".

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Pe avizul de nsoire a mrfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri, se face meniunea "Pentru prelucrare la teri". In celelalte situaii dect cele prevzute mai sus, se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura. 3. Circul, dup caz: - la bibliotecar; - la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; - la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea facturii; - la compartimentul financiar-contabil; - la cumprtor: - la bibliotec, pentru ncrcarea n gestiune a publicaiilor primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor; - la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic. 4. Se arhiveaz, dup caz: - la furnizor: - la compartimentul financiar-contabil; - la compartimentul bibliotec: 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al avizului de nsoire a mrfii este urmtorul: - seria i numrul intern de identificare a formularului; - data emiterii formularului; - datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscal); - datele de identificare ale cumprtorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscal); - denumirea i cantitatea bunurilor livrate; - date privind expediia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numr), numrul mijlocului de transport, ora livrrii, semntura delegatului; - semntura expeditorului.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.2.3. Circuitul documentelor: a) Referatul de necesitate prin care se solicit introducerea reperelor n programul anual al achiziiilor publice se ntocmete de conductorii compartimentelor, se avizeaz de ctre contabilul-ef, se aprob de ctre director i se centralizeaz la persoana responsabil n vederea elaborrii, pe baza lor a programului anual al achiziiilor publice; Referatul de necesitate pentru acordarea de materiale se ntocmete, n 2 exemplare, de ctre conductorii compartimentelor, se avizeaz de ctre contabilul-ef i se aprob de ctre director. Un exemplar se nainteaz Biroului administrativ n vederea soluionrii, cel de-al doilea exemplar fiind pstrat de ctre compartimentul bibliotec. b) Programul anual al achiziiilor publice se elaboreaz de ctre persoana responsabil, se avizeaz de ctre contabilul-ef, se aprob de ctre director i se arhiveaz la persoana responsabil. Orice modificare ce intervine n cuprinsul su pe parcursul anului va urma aceeai procedur de avizare i aprobare. c) Anunul de intenie se public n cadrul SEAP, persoana responsabil completnd formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro. d) Nota justificativ privind stabilirea cerinelor minime de calificare i selecie se elaboreaz de ctre persoana responsabil i se aprob de ctre director. Se arhiveaz la dosarul achiziiei. e) Nota justificativ privind stabilirea criteriilor de atribuire se elaboreaz de ctre persoana responsabil i se aprob de ctre director. Se arhiveaz la dosarul achiziii. f) Nota justificativ privind selectarea procedurii de atribuire se elaboreaz de ctre persoana responsabil, se avizeaz de ctre consilierul juridic i se aprob de ctre director. Se arhiveaz la dosarul achiziiei. g) Documentaia de atribuire se elaboreaz de ctre persoana responsabil, se aprob de ctre director, un exemplar rmne la dosarul achiziiei, iar celelalte se transmit/nmneaz operatorilor economici solicitani. h) Anunul de participare se public n SEAP, persoana responsabil completnd formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro. Solicitarea de transmitere a documentaiei de atribuire se formuleaz de ctre operatorii economici, se nregistreaz la secretariat i se transmite persoanei responsabile n vederea soluionrii sale. j) Solicitarea de clarificare se formuleaz de ctre operatorii economici, se nregistreaz la secretariat i se transmite persoanei responsabile n vederea soluionrii sale. k) Rspuns la solicitarea de clarificare se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i se transmite, prin grija secretariatului, operatorilor economici.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

l) Scrisoarea de naintare se formuleaz de ctre operatorii economici, se nregistreaz la secretariat i se transmite persoanei responsabile. m) Declaraia de confidenialitate i imparialitate se completeaz de ctre membrii comisiei de achiziii i se ataeaz dosarului achiziiei. n) Procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de achiziii i, dac este cazul, de reprezentanii ofertanilor i se transmite, prin grija secretariatului, tuturor operatorilor economici care au depus ofert. o) Solicitarea de completare a documentelor se redacteaz de ctre persoana responsabil, se aprob de ctre director, i se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv. p) Solicitarea de clarificare/ndreptare a erorilor aritmetice se redacteaz de ctre persoana responsabil, se aprob de ctre director, i se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv. q) Raportul procedurii se ntocmete de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de achiziii i se aprob de ctre director. r) Procesul-verbal de evaluare a ofertelor se ntocmete de persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de achiziii i se ataeaz dosarului achiziiei. s) Comunicarea privind acceptarea ofertei ctigtoare se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i se transmite, prin pot i fax, de ctre secretariatul instituiei, ofertantului desemnat ca fiind ctigtor. t) Comunicarea privind rezultatul procedurii se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i se transmite, prin pot i fax, de ctre secretariatul instituiei, ofertanilor desemnai ca fiind nectigtori. u) Contractul de achiziie public se redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre director i de reprezentantul ofertantului ctigtor, n dou exemplare, un exemplar rmnnd la dosarul achiziiei, cellalt exemplar revenindu-i ofertantului contractant. v) Anunul de atribuire se public n SEAP, persoana responsabil completnd formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro. w) Procesul-verbal de recepie se completeaz/redacteaz de ctre persoana responsabil, se semneaz de ctre membrii comisiei de recepie i de reprezentanii contractantului, se nregistreaz la secretariat, un exemplar rmnnd la dosarul achiziiei, iar cellalt revenindu-i contractantului.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

x) y)

Certificat constatator privind modul de ndeplinire a obligaiilor contractuale de ctre ofertantul ctigtor se transmite contractantului n cauz i la ANRMAP. Raportul anual se ntocmete de persoana responsabil, se avizeaz de ctre contabilul-ef, se aprob de director, i se transmite la ANRMAP.

8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la SEAP i Internet; - imprimant alb-negru; - copiator, fax; - consumabile: hrtie, toner, folii de ndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului contabilitate, de ctre persoana responsabil, n colaborare bibliotecarul colar; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfurrii activitii de achiziii publice sunt urmtoarele: - costul multiplicrii documentaiei de atribuire; - costul transmiterii prin fax a diferitelor documente ce fac obiectul comunicrii pe parcursul derulrii activitii; - costul transmiterii prin pot a comunicrilor privind rezultatul procedurii de achiziie. 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea achiziiei publice; - procedura de atribuire selectat; - incidentele intervenite pe parcursul derulrii procedurii, care fac necesar solicitarea de clarificri i transmiterea rspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de achiziii publice sunt stabilite prin legislaia aplicabil i prevzute orientativ prin programul anual al achiziiilor publice i prin calendarul procedurii.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4. Modul de lucru: Nr. crt. 1. Etapa Operaiunea Intrri de valori - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de conductorul instituiei publice; materiale, prin achiziie; - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecarul care le va prelua n gestiune; - verificarea documentelor de nsoire a mrfurilor de ctre bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziionate de ctre bibliotecarul care le va prelua; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a mrfurilor i cele primite de ctre bibliotecar; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecarul-gestionar ; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii; Intrri de valori mate- - numirea comisiei de inventariere prin act administrativ emis de conductorul instituiei publice; riale provenite din - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de inventariere; plusuri de inventar; - instruirea comisie de inventariere de ctre conductorul compartimentului financiar contabil;

132

2.

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3.

Intrri n bibliotec a valorilor materiale produse n unitate;

- efectuarea inventarierii i stabilirea stocurilor faptice de comisia de inventariere; - ntocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat aceast activitate; - semnarea listelor de inventar de ctre bibliotecar i de comisia de inventariere pe fiecare fil n parte; - nscrierea stocului scriptic i compararea cu cel faptic de ctre bibliotecar; - stabilirea de ctre comisia de inventariere a plusurilor ce ar putea s intervin; - nscrierea plusurilor constatate n listele de inventare la termenele stabilite de normele legale n vigoare, de ctre bibliotecar ; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate, n vederea nregistrrii; - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de conductorul instituiei publice; - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisie de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - ntocmirea documentelor de predare la magazie a valorilor materiale produse n unitate; - primirea documentelor de predare a valorilor materiale neconsumate de ctre bibliotecarul care le va prelua; - verificarea documentelor de nsoire a publicaiilor de ctre bibliotecar; - recepia valorilor materiale achiziionate de comisia de recepie i de ctre bibliotecar; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor biblioteconomice; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

4.

Intrri de valori materiale provenite din casri;

- numirea comisie de recepie prin act administrativ emis de conductorul instituiei publice; - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - ntocmirea procesului-verbal de casare de ctre comisia de casare din unitate; - nregistrarea procesului-verbal de casare la registratura instituiei publice; - semnarea procesului-verbal de casare de comisie; - primirea documentelor de predare a valorilor materiale de ctre bibliotecarul care le va prelua; - verificarea documentelor de predare a publicaiilor de ctre bibliotecar; - recepia valorilor materiale provenite din casare prin numrare de ctre comisia de recepie i gestionarul unitii; - evaluarea valorilor materiale, la valoarea just, provenite din casare, de ctre comisia de casare i bibliotecar; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor biblioteconomice intrate de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii; - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de conductorul instituiei publice; - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces verbal semnat

132

5.

Intrri de valori materiale n bibliotec provenite din transferuri;

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6.

Intrri de valori materiale n bibliotec din schimb interbibliotecar, donaii, sponsorizri

de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de ctre bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziionate de ctre gestionarul unitii i comisia de recepie; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a publicaiilor i cele primite n unitate; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor biblioteconomice de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii; - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de conductorul instituiei publice; - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisie de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale , dac este cazul, de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; - verificarea valorilor materiale primite de ctre bibliotecar; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a publicaiilor i cele primite de ctre bibliotecar i comisia de recepie; - recepia valorilor materiale primite de ctre bibliotecarul unitii i comisia de recepie; - evaluarea dac este cazul a valorilor materiale primite de comisia de recepie; - ntocmirea unui proces verbal de evaluare, dac este cazul, de ctre comisia de recepie; - semnarea procesului verbal de membrii comisiei de recepie, dac este cazul;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- nregistrarea procesului verbal, dac este cazul, la registratura instituiei publice; - aprobarea procesului verbal de conductorul unitii, dac este cazul; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor biblioteconomice de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii;
132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Nr. crt. 1

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii: Compartimentul (postul)/aciunea Activitile desfurate (operaiunea) - numirea comisie de recepie prin act - conductorul unitii la propunerea conductorului compartimentului administrativ emis de conductorul financiar contabil va numi comisia de recepie prin act administrativ vizat de instituiei publice; compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil; - comisia de recepie numit prin act administrativ va fi format din cel puin trei membri; - comunicarea sub semntur privat a - nmnarea deciziei privind numirea comisiei de recepie fiecrui membru al coninutului actului administrativ, comisiei acesteia sub semntura privat a acestora; de recepie ; - instruirea comisie de recepie de ctre - comisia de recepie va fi instruit de conductorul compartimentului financiar contabilul unitii i ntocmirea unui contabil; proces-verbal semnat de toi membrii - la final se va ntocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toi participani i nregistrat la registratura participanii la instruire ; instituiei publice; - procesul-verbal de instruire va fi nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a - bibliotecarul va primi documentele de nsoire a valorilor materiale valorilor materiale de ctre bibliotecarul achiziionate; care le va prelua; - verificarea documentelor de nsoire a - bibliotecarul va verifica documentele de nsoire a valorilor materiale; mrfurilor de ctre bibliotecar verificarea valorilor materiale - bibliotecarul va verifica existena i de asemenea va trece la verificarea achiziionate de ctre bibliotecarul care le cantitativ a publicaiilor; va prelua; - verificarea cantitativ a valorilor materiale se va face prin numrarea acestora; - verificarea concordanei dintre cantitile - bibliotecarul va trece la verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n nscrise n actele de nsoire a mrfurilor i documentele de nsoire a valorilor materiale i cantitile existente faptic;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2.

cele primite de ctre bibliotecar; - n cazul existenei unor diferene se va nscrie cantitatea existent; - completarea formularului not de intrare- - completarea notele de intrare recepie a valorilor materiale conform indicatorilor recepie de ctre bibliotecar; formularului respectiv; - nscrierea cantitilor de valori materiale recepionate n notele de intrare recepie; - semnarea notei de intrare-recepie de - bibliotecarul va semna pe fiecare fil n parte a notei de intrare recepie bibliotecar; ntocmite; - semnarea notei de intrare-recepie de - toi membrii comisiei de recepie vor semna pe fiecare fil n parte a notei de comisia de recepie; intrare recepie ntocmite; - depozitarea valorilor materiale n spaii - bibliotecarul va prelua publicaiile recepionate i le va depozita n bune special amenajate de ctre bibliotecar; condiii; - nregistrarea publicaiilor de ctre - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar n RI i RMF, conform normelor bibliotecar, conform normelor bibliote- biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; conomice, intrate la locul de depozitare; - transmiterea documentelor privind - att documentele privind recepia ct i cele care au stat la baza efecturii recepia valorilor materiale ctre recepie valorilor materiale, vor fi transmise ctre compartimentul contabil al contabilitate n vederea nregistrrii; instituiei publice n vederea nregistrrii; - numirea comisie de inventariere prin act - conductorul unitii la propunerea conductorului compartimentului administrativ emis de conductorul financiar contabil va numi comisia de inventariere prin act administrativ vizat instituiei publice; de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar-contabil; - comisia de inventariere, numit prin act administrativ, va fi format din cel puin trei membri; - comunicarea sub semntur privat a - nmnarea deciziei privind numirea comisiei de inventariere, fiecrui membru coninutului actului administrativ, comisiei al acesteia sub semntura privat a acestora; de inventariere; - instruirea comisiei de inventariere de - comisia de inventariere va fi instruit de conductorul compartimentului ctre conductorul compartimentului financiar contabil; financiar contabil; - la final se va ntocmi un proces verbal, care va fi semnat de toi participanii.

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- efectuarea inventarierii i stabilirea stocurilor faptice de comisia de inventariere; - ntocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat aceast activitate; - semnarea listelor de inventar de gestionar i de comisia de inventariere pe fiecare fil n parte; - nscrierea stocului scriptic i compararea cu cel faptic de ctre persoana mputernicit cu evidena acestora; - stabilirea plusurilor ce ar putea s intervin, de ctre comisia de inventariere; - nscrierea plusurilor constatate n listele de inventar la termenele stabilite de normele legale n vigoare, de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii; 3 - numirea comisiei de recepie prin act administrativ, emis de conductorul instituiei, pentru intrri n bibliotec a valorilor materiale produse n unitate;

(procesul verbal va fi nregistrat); - efectuarea inventarierii elementelor de activ de ctre comisia de inventariere, prin numrare n prezena bibliotecarului; - ntocmirea listelor de inventariere prin nscrierea valorilor materiale faptice constatate; - numerotarea listelor de inventar; - la finele inventarierii att comisia de inventariere ct i gestionarul de valori materiale va semna listele de inventar pe fiecare fil n parte; - contabilul unitii va compara i va repara eventualele erori intervenite n evidenele tehnic-operative; - contabilul unitii va nscrie n listele de inventar stocurile scriptice i le va compara cu cele faptice, stabilind diferenele; - stabilirea de ctre comisia de inventariere a plusurilor i evaluarea acestora la valoarea just, dup efectuarea compensrilor; - nregistrarea plusurilor n evidenele contabile dup aprobarea procesului verbal de inventariere de conductorul unitii; - nscrierea plusurilor n termenele legale n RI bibliotecii; - att documentele privind recepia ct i cele care au stat la baza efecturii recepie valorilor materiale, vor fi transmise ctre compartimentul contabil al instituiei publice n vederea nregistrrii; - conductorul unitii, la propunerea conductorului compartimentului financiar-contabil, va numi comisia de recepie prin act administrativ vizat de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil; - comisia de recepie numit prin act administrativ va fi format din cel puin trei membri;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisie de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei; - ntocmirea documentelor de predare la bibliotec a valorilor materiale produse n unitate; - primirea documentelor de predare a valorilor materiale produse n unitate, de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de nsoire a publicaiilor de ctre bibliotecar - recepia valorilor materiale achiziionate de comisia de recepie i de ctre bibliotecar; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie, de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie;

- nmnarea deciziei privind numirea comisiei de recepie fiecrui membru al acesteia sub semntura privat a acestora; - comisia de recepie va fi instruit de conductorul compartimentului financiar contabil; - la final se va ntocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toi participanii la instruire ; - procesul verbal de instruire va fi nregistrat la registratura instituiei publice; - conductorul compartimentului va ntocmi documentele de predare a valorilor materiale produse n unitate n care se va consemna denumirea produsului, cantitatea, preul unitar rezultat din calculaia costurilor i valoarea produselor predate; - bibliotecarul va primi documentele de nsoire a valorilor materiale achiziionate; - bibliotecarule va verifica documentele de nsoire a valorilor materiale;

132

- comisia de recepie mpreun cu bibliotecarul va face recepia final a valorilor materiale existente; - bibliotecarul va prelua publicaiile recepionate i le va depozita n bune condiii; - toate valorile materiale, la locurile de depozitare, vor nregistrare n evidenele bibliotecii; - att documentele privind recepia ct i cele care au stat la baza efecturii recepie valorilor materiale, vor fi transmise ctre compartimentul contabil al instituiei publice n vederea nregistrrii; - depozitarea valorilor materiale n spaii - bibliotecarul va prelua publicaiile recepionate i le va depozita n bune

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii; - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de con-ductorul instituiei publice pentru intrri de valori materiale provenite din casri; - comunicarea sub semntur privat a coni-nutului actului administrativ, comisiei de recepie; - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - ntocmirea procesului verbal de casare de ctre comisia de casare din unitate; - nregistrarea procesului verbal de casare la registratura instituiei; - semnarea procesului verbal de casare de comisie; - primirea documentelor de predare a publicaiilor casate, de ctre bibliotecar;

condiii; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar n RI i RMF, conform normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; - att documentele privind recepia ct i cele care au stat la baza efecturii recepiei valorilor materiale, vor fi transmise ctre compartimentul contabil al instituiei publice n vederea nregistrrii; - comisia de recepie va fi instruit de conductorul compartimentului financiar contabil; - la final se va ntocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toi participanii la instruire ; - procesul-verbal de instruire va fi nregistrat la registratura instituiei publice; - comisia de casare va ntocmi i nregistra procesul-verbal de casare care va cuprinde valorile materiale recuperate n urma efecturii activitii de casare;

132

- primirea documentelor de casare de ctre bibliotecar de la comisia de casare din unitate; - verificarea documentelor de predare a mrfurilor respectiv a procesului-verbal de casare de ctre bibliotecar; - semnarea procesului-verbal de casare de comisie; - recepia valorilor materiale provenite din casare prin numrare conform procesului verbal de casare;

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- verificarea documentelor de predare a publicaiilor de ctre bibliotecar; - recepia publicaiilor provenite din casare prin numrare de ctre comisia de recepie i bibliotecar; - evaluarea valorilor materiale, la valoarea just, provenite din casare, de ctre comisia de casare i bibliotecar; - ntocmirea notelor de intrare-recepie de ctre bibliotecar;
132

- bibliotecarul semneaz de primire a valorilor materiale n gestiune, provenite din casri de la alte compartimente ale unitii; - recepia publicaiilor provenite din casare prin numrare de ctre comisia de recepie i bibliotecar; - valorile materiale provenite din casare vor fi evaluate la valoarea just de comisia de casare i bibliotecar;

5.

- completarea notele de intrarerecepie a valorilor materiale conform indicatorilor formularului respectiv; - nscrierea cantitilor de valori materiale recepionate n notele de intrare recepie; - semnarea notei de intrare-recepie de - bibliotecarul va semna pe fiecare fil n parte a notei de intrare recepie bibliotecar; ntocmite; - semnarea notei de intrare-recepie de - toi membrii comisiei de recepie vor semna pe fiecare fil n parte a notei de comisia de recepie; intrare recepie ntocmite; - depozitarea publicaiilor n spaii special - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor intrate la - bibliotecarul va nregistra publicaiile recepionate i le va depozita n bune bibliotec, de ctre bibliotecar; condiii; - transmiterea documentelor privind - att documentele privind recepia ct i cele care au stat la baza efecturii recepia valorilor materiale ctre conta- recepiei valorilor materiale, vor fi transmise ctre compartimentul contabil al bilitate n vederea nregistrrii; instituiei publice n vederea nregistrrii; - numirea comisiei de recepie prin act - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de conductorul administrativ emis de conductorul instituiei publice; instituiei publice;

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisie de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de ctre bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziionate de ctre gestionarul unitii i comisia de recepie; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a publicaiilor i cele primite n unitate; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor

- comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisie de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de ctre bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziionate de ctre gestionarul unitii i comisia de recepie; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a publicaiilor i cele primite n unitate; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor biblioteconomice; de ctre bibliotecar, conform normelor

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

biblioteconomice; - transmiterea documentelor privind recep- - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre ia valorilor materiale ctre contabilitate, n contabilitate, n vederea nregistrrii; vederea nregistrrii; 6. - numirea comisiei de recepie prin act administrativ, emis de conductorul instituiei publice, pentru intrri de valori materiale n bibliotec provenite din intrri de valori materiale n bibliotec din schimb interbibliotecar, donaii, sponsorizri,; - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; verificarea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; - verificarea valorilor materiale primite de ctre bibliotecar; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a publicaiilor - conductorul unitii la propunerea conductorului compartimentului financiar contabil va numi comisia de inventariere prin act administrativ vizat de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil; - comisia de inventariere numit prin act administrativ va fi format din cel puin trei membri; - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale , dac este cazul, de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar, dac este cazul; - la primirea valorilor materiale gestionarul bibliotecar va proceda la verificarea acestora prin numrare. - verificarea valorilor materiale primite de ctre bibliotecar;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

i cele primite n unitate; - recepia valorilor materiale primite, de ctre bibliotecar unitii i comisia de recepie; - evaluarea, dac este cazul, a valorilor materiale primite, de comisia de recepie; - ntocmirea unui proces verbal de evaluare, dac este cazul, de ctre comisia de recepie; - semnarea procesului-verbal de membrii comisiei de recepie, dac este cazul; - nregistrarea procesului-verbal, dac este cazul, la registratura instituiei publice; aprobarea procesului-verbal de conductorul unitii, dac este cazul; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar - nregistrarea publicaiilor n RI i RMF de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n

- la primirea valorilor materiale membri prezeni vor trece la recepia publicaiilor sosite i aranjarea acestora dup coduri, denumire etc.; - comisia de recepie mpreun cu gestionarul bibliotecar vor evalua valorile materiale primite (dac este cazul), conform normelor legale n vigoare; - dup evaluare comisia mpreun cu gestionarul va trece la ntocmirea unui proces verbal n care s fie consemnat valoarea materialelor recepionate; - dup ntocmirea procesului verbal de recepie membrii comisiei i cu gestionarul-bibliotecar vor semna acest document i l vor data; - procesul-verbal de recepie semnat i datat va fi nregistrat la registratura instituiei de nvmnt; - procesul-verbal de recepie semnat, datat i nregistrat la registratura instituiei de nvmnt va fi aprobat de conductorul unitii; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a publicaiilor i cele primite de ctre bibliotecar i comisia de recepie; - recepia valorilor materiale primite de ctre bibliotecar unitii i comisia de recepie; - evaluarea dac este cazul a valorilor materiale primite, de comisia de recepie; - ntocmirea unui proces-verbal de evaluare, dac este cazul, de ctre comisia de recepie; - nregistrarea publicaiilor n RI i RMF de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

vederea nregistrrii; 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii 1. mbuntire a cunoaterii legislaiei activitii privind INTRRI DE VALORI MATERIALE; 2. Cunoaterea modului de derulare a pailor privind INTRRILE DE VALORI MATERIALE din cadrul instituiilor publice;

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii: I. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII Crt. 1 - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de A conductorul instituiei publice pentru intrri de valori materiale, prin achiziie; 2 - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului E administrativ, comisiei de recepie ; 3 - instruirea comisie de recepie de ctre contabilul unitii i I ntocmirea unui proces verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; 4 - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de P ctre bibliotecar; 5 - verificarea documentelor de nsoire a mrfurilor de ctre V bibliotecar; 6 - verificarea valorilor materiale achiziionate de ctre V bibliotecarul care le va prelua; 7 - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de V nsoire a publicaiilor i cele primite de ctre bibliotecar; 8 - completarea formularului not de intrare recepie de ctre E bibliotecar; 9 - semnarea notei de intrare recepie de bibliotecar; S 10 - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie; S 11 - depozitarea publicaiilor n spaii special amenajate de ctre D

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

12 13

bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor intrate n bibliotec, conform normelor biblioteconomice, de ctre bibliotecar; transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate, n vederea nregistrrii;

E PR

II. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X Crt. 1 - numirea comisiei de inventariere prin act administrativ emis de conductorul A instituiei publice; 2 - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului administrativ, E comisiei de inventariere; 3 - instruirea comisiei de inventariere de ctre conductorul compartimentului I financiar-contabil; 4 - efectuarea inventarierii i stabilirea stocurilor faptice de comisia de V inventariere; 5 - ntocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat E aceast activitate; 6 - semnarea listelor de inventar de gestionar i de comisia de inventariere pe Ap fiecare fil n parte; 7 - nscrierea stocului scriptic i compararea cu cel faptic de ctre persoana E mputernicit cu evidena acestora; 8 - stabilirea plusurilor ce ar putea s intervin de ctre comisia de inventariere; E 9 - nscrierea plusurilor constatate n listele de inventar la termenele stabilite de E normele legale n vigoare, de ctre bibliotecar; 10 - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre PR

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

contabilitate n vederea nregistrrii; III. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X Crt 1 - numirea comisiei de recepie prin act administrativ A emis de conductorul instituiei, pentru intrri n bibliotec a valorilor materiale produse n unitate; 2 - comunicarea sub semntur privat a coninutului E actului administrativ, comisiei de recepie ; 3 - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul I unitii i ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei; 4 - ntocmirea documentelor de predare la bibliotec a E valorilor materiale produse n unitate; 5 - primirea documentelor de predare a valorilor P materiale produse n unitate, de ctre bibliotecar; 6 - verificarea documentelor de nsoire a publicaiilor V de ctre bibliotecar 7 - recepia valorilor materiale achiziionate de V comisia de recepie i de ctre bibliotecar; 8 - completarea formularului not de intrare recepie E de ctre bibliotecar; 9 - semnarea notei de intrare-recepie, de bibliotecar; S 10 - semnarea notei de intrare-recepie de comisia de S recepie; 11 - depozitarea publicaiilor n spaii special amenajate XI XII XIII

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

12 13

de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor intrate la bibliotec, de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii;

E PR

IV. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea I II III IV V VI VII VIII IX Crt. (operaiunea) 1 - numirea comisiei de recepie prin act A administrativ emis de con-ductorul instituiei publice, pentru intrri de valori materiale provenite din casri; 2 - comunicarea sub semntur privat a coniE nutului actului administrativ, comisiei de recepie ; 3 - instruirea comisiei de recepie de ctre I contabilul unitii i ntocmirea unui procesverbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; 4 - ntocmirea procesului-verbal de casare de E ctre comisia de casare din unitate; 5 - nregistrarea procesului-verbal de casare la registratura instituiei; 6 - semnarea procesului-verbal de casare, de S comisie; 7 - primirea documentelor de predare a P

XI XII XIII XIV XV XVI

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8 9 10 11 12 13 14 15 16
132

publicaiilor casate, de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de predare a publicaiilor de ctre bibliotecar; - recepia publicaiilor provenite din casare prin numrare, de ctre comisia de recepie i bibliotecar; - evaluarea valorilor materiale, la valoarea just , provenite din casare, de ctre comisia de casare i bibliotecar; - ntocmirea notelor de intrare-recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepie de comisia de recepie; - depozitarea publicaii n spaii special amenajate de ctre bibliotecar; - nregistrarea publicaiilor intrate la bibliotec, de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii;

V V EV E S S D E PR

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

V. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII Crt. 1 - numirea comisiei de recepie prin act administrativ emis de A conductorul instituiei publice; 2 - comunicarea sub semntur privat a coninutului actului E administrativ, comisiei de recepie ; 3 - instruirea comisiei de recepie de ctre contabilul unitii i I ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura instituiei publice; 4 - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre P bibliotecar; 5 - verificarea documentelor de ctre bibliotecar; V 6 - verificarea valorilor materiale achiziionate de ctre gestionarul V unitii i comisia de recepie; 7 - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de V nsoire a publicaiilor i cele primite n unitate; 8 - completarea formularului not de intrare-recepie de ctre E bibliotecar; 9 - semnarea notei de intrare-recepie de bibliotecar; S 10 - semnarea notei de intrare-recepie de comisia de recepie; S 11 - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre D bibliotecar; 12 - nregistrarea publicaiilor de ctre bibliotecar, conform normelor E biblioteconomice; 13 - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale PR

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

ctre contabilitate n vederea nregistrrii; VI. Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul Crt (postul)/aciunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX . (operaiunea) 1 - numirea comisiei de A recepie prin act administrativ emis de conductorul instituiei publice pentru intrri de valori materiale n bibliotec provenite din intrri de valori materiale n bibliotec din schimb interbibliotecar, donaii, sponsorizri; 2 - comunicarea sub E semntur privat a coninutului actului administrativ, comisiei de recepie ; 3 - instruirea comisiei de I recepie de ctre contabilul unitii i ntocmirea unui proces-verbal semnat de toi membrii participani i nregistrat la registratura

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6
132

9 10

instituiei publice; - primirea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; - verificarea documentelor de nsoire a valorilor materiale de ctre bibliotecar; - verificarea valorilor materiale primite, de ctre bibliotecar; - verificarea concordanei dintre cantitile nscrise n actele de nsoire a publicaiilor i cele primite n unitate; - recepia valorilor materiale primite de ctre bibliotecarul unitii i comisia de recepie; - evaluarea, dac este cazul, a valorilor materiale primite de comisia de recepie; - ntocmirea unui proces verbal de evaluare, dac este cazul, de ctre comisia

E E

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

de recepie; 11 12 - semnarea procesului verbal de membrii comisiei de recepie, dac este cazul; - nregistrarea procesului verbal, dac este cazul, la registratura instituiei publice; - aprobarea procesului verbal de conductorul unitii, dac este cazul; - completarea formularului not de intrare recepie de ctre bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepie de comisia de recepie; - depozitarea valorilor materiale n spaii special amenajate de ctre bibliotecar S E

13
132

Ap

14

15 16

S S

17

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

18

19

- nregistrarea publicaiilor n RI i RMF de ctre bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepia valorilor materiale ctre contabilitate n vederea nregistrrii;

PR

132

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

10. Anexe, nregistrri, arhivri Nr. anex 1. 2. 3. 4.


132

Denumire anex Circuitul documentelor Lista de inventar Bugetul pe anul Statul de funcii

Elaborator BIBLIOTECA

Aprobat DIRECTOR

Nr. Exemplare 1 1 1 1

Difuzare personal bibliotecar personal personal

Arhivare Loc. Perioada Secretariat Perm. Secretariat Secretariat Secretariat 3 ani 3 ani

Alte elemente

COMISIA DE DIRECTOR INVENTARIERE BIBLIOTECA DIRECTOR RESURSE UMANE DIRECTOR i IJ

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INTRRI VALORI MATERIALE N BIBLIOTEC Cod: P.O B010

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

11. Cuprins Nr. componentei n cadrul procedurii operaionale 1 2 3


132

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale) Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedurii operaionale Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

Pagina

4 5 6 7 8 9 10 11

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3. PROCEDURA OPERAIONAL IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECA COLAR


COD: P.O. B011 Ediia NTI
168

Revizia .................. Procedura operaional Entitatea public Ieiri de valori materiale din biblioteca colar COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC Cod: P.O. B011 Nr. de ex. ............. Nr. de 7 EXEMPLARE Revizia ................ Ediia NTI

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale: Nr. crt. 1.1 1.2 1.3 ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT NUMELE I PRENUMELE 2

FUNCIA 3 BIBLIOTECAR CONTABIL EF DIRECTOR ADJ.

DATA 4

SEMNTUR 5

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2. Nr. crt. 2.1 2.2 2.3 . 2.n

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale: Componenta revizuit 2 X Modalitatea reviziei 3 X Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4

Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 1 Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediia a II-a Revizia 1

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale: Scopul difuzrii 2 aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare informare eviden arhivare Alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 Bibliotec Secretariat Administraie Personal didactic Conducere Bibliotec Personal nedidactic Consiliul de adm. Secretariat Secretariat Secretar ef Funcia 5 Bibliotecar Secretar ef Administrator Director adj. Director Bibliotecar Administrator Preedintele CA Secretar ef Secretar ef Secretar Numele i prenumele 6 Data primirii 7 Semntura 8

1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11.

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

4. Scopul procedurii operaionale: 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; 4.5. Stabilete sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activiti; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale.

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Domeniul de aplicare a procedurii operaionale: 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; Modul de desfurare a operaiunii de scoatere din evidena contabil a valorilor materiale. 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului bibliotec i contabilitate cu aprobarea consiliului de administraie sau ordonatorului de credite care asigur finanarea de baz a unitii; 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; a. Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Financiar-contabil; Bibliotec. b. De aceast activitate depind n cadrul deplasrilor efectuate n ar compartimentele: Secretariat; Personal didactic; Conducere; Bibliotecar. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. a. Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Financiar contabil; Bibliotec. b. De aceast activitate beneficiaz n cadrul deplasrilor efectuate n ar urmtoarele compartimente: Secretariat; Personal didactic ; Conducere ;

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Bibliotecar.

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale - Standardele internaionale de contabilitate; - Standardele internaionale de management / control intern; 6.2. Legislaie primar - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avndu-se n vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum i urmtoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea nr. 277/2006, privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Ordin privind regimul manualelor colare n nvmntul preuniversitar nr. 5913/ 13.XI. 2008 - Legea finanelor publice nr. 500 din 11 iulie 2002; - Legea arhivelor naionale nr. 16/1996; - Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat , cu modificrile i completrile ulterioare ; - Legea nr. 246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funciune, casare i valorificare a activelor corporale care alctuiesc domeniul public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale; - Ordonanei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funciune, casare i valorificare a activelor corporale care alctuiesc domeniul public al statului i al unitilor administrativteritoriale; - Ordonana nr. 81 din 28 august 2003 privind reevaluarea si amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice; - H.G. nr.704/1993 pentru aprobarea unor msuri de executare a Legii contabilitii nr. 82/1991; - Regulamentul de aplicare a legii contabilitii nr. 82/1991 cu modificrile i completrile ulterioare ; - Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor,constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor;

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor. 6.3. Legislaie secundar: - Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; - Norme metodologice de ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile; - Norme metodologice din 30 octombrie 2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor publice i al persoanelor juridice fr scop patrimonial. 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice - Circuitul documentelor.

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

5.

Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

7.1. Definiiile termenilor Nr. crt. 1 2


168

Termenul Procedura operaional Ediie a unei proceduri operaionale Revizia n cadrul unei ediii .

3 n

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.2. Abrevieri ale termenilor NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I. S. . P. V. D. Pr. Ev. Termenul abreviat Procedura operaional Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare nregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista documentelor: documentele utilizate sunt : - registrul inventar; - nota justificativ privind descrierea degradrii publicaiilor; - lista de inventar; 8.2.2. Coninutul, proveniena i rolul documentelor: Registrul de inventar; Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a publicaiilor grupate dup natur. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a fondului de carte existent. n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea publicaiilor inventariate faptic la acea dat. n coloana 1 se nscrie data. n coloana 2, numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n ordine cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii. n coloana 3 se fac nsemnri pentru fiecare verificare a fondului de carte;
168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

n coloana 4 se trece autorul i titlul publicaiei; n coloana 5 se trece nr. ediiei publicaiilor; n coloana 6 se menioneaz locul apariiei publicaiei; n coloana 7 se trece anul apariiei publicaiei; n coloana 8 se trece preul publicaiei; n coloana 9 se specific preul legatului, dac este cazul; n coloana 10 se trece numrul de ordine din RMF; n coloana 11 se trece cota crii sau clasificarea zecimal; n coloana 12 se menioneaz date privind ieirea crilor, a actelor nsoitoare; n coloana 13 se trec observaii legate de circulaia publicaiei. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul bibliotec, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Nota justificativ privind descrierea degradrii bunurilor materiale Document care este obligatoriu de ntocmit, n situaia degradrii publicaiilor din fondul de carte al bibliotecii, de ctre bibliotecar i prin care propune conducerii, stabilirea anumitor criterii pe baza crora s poat fi stabilit situaia; Lista de inventariere: 1. Servete ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunea bibliotecii; - document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de nregistrare n evidena depozitelor bibliotecii i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registrului-inventar; - document centralizator al operaiunilor de inventariere. Se ntocmete n dou exemplare, la locurile de depozitare, anual sau n situaiile prevzute de dispoziiile legale, de comisia de inventariere, la data inventarierii i se semneaz de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre bibliotecarul gestionar.

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

n cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate att de persoana (sau persoanele) care predau gestiunea, ct i de gestionarul (gestionarii) care primete gestiunea. Listele de inventariere ntocmite pentru publicaiile aparinnd altor uniti trebuie s conin, pe lng elementele de identificare biblioteconomice, numrul i data actului de predare-primire. Pentru publicaiile de calitate necorespunztoare, depreciate, fr desfacere asigurat, se ntocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaz procesele-verbale n care se arat cauzele nefolosirii, caracterul i gradul deteriorrii, dac este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum i persoanele vinovate, dup caz. 3. Circul: - la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor i a deprecierilor constatate la inventar, precum i pentru consemnarea n procesul-verbal al rezultatelor inventarierii; - la gestionar, prin semnarea fiecrei file, menionnd pe ultima fil a listei de inventariere c numrul total de uniti de bibliotec au fost stabilite n prezena sa, c bunurile respective se afl n pstrarea i rspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenelor valorice i semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum i pentru verificarea calculelor efectuate; - la conductorul compartimentului financiar-contabil i la compartimentul juridic, mpreun cu procesele-verbale cuprinznd cauzele degradrii sau deteriorrii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum i cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute de comisia de inventariere; - la conductorul unitii, mpreun cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluionrii propunerilor fcute; - la unitatea creia i aparin valorile materiale primite n custodie, pentru prelucrare etc, n scopul comunicrii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; - data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

denumirea unitii; - gestiunea; - locul de depozitare; - numrul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - codul sau numrul de inventar; - unitatea de msur; - cantiti: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferene n plus, diferene n minus; - pre unitar; - valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus; - valoarea de inventar; - degradarea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele i prenumele, semntura; - gestionar: numele i prenumele, semntura; - contabilitate: numele i prenumele, semntura. 8.2.3. Circuitul documentelor a) Comisia de casare ntocmete procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza notei privind starea fizic a publicaiilor aflate n gestiunea bibliotecii, semneaz procesul-verbal cu propunerile i l nainteaz secretariatului. b) Secretariatul aloc numr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare i nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii spre avizare; c) Conductorul unitii colare avizeaz procesulverbal cu propunerile pentru casare i le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite. d) Compartimentul contabilitate verific i nregistreaz operaiunile privind scoaterea din gestiune a publicaiilor i arhiveaz procesul verbal cu propunerile. e) Comisia analizeaz starea fizic a publicaiilor i propune casarea n funcie de gradul de uzur, nainteaz procesulverbal, cu propunerile conductorului unitii. f) Compartimentul contabilitate analizeaz propunerile de casare ale comisiei.

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

g) Conductorul instituiei colare decide asupra soluionrii propunerilor fcute cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziiilor legale. h) Comisia constituit n baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a urmtoarelor O.B.I. n folosin care au un grad de uzur avansat, stabilete materialele i deeurile rezultate, elaboreaz Procesulverbal pentru scoaterea din gestiune a publicaiilor de bibliotec i nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii. i) Conductorul unitii decide asupra soluionrii propunerilor fcute cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziiilor legale. j) Compartimentul contabilitate i administrativ pred cantitatea deeurilor rezultate la unitile specializate, ntocmind avizul de expediie, nregistreaz rezultatele casrii n evidena tehnico-operativ i contabil, urmrete ncasarea contravalorii deeurilor predate, vireaz sumele la bugetul pe surse de finanare (bugetul statului/buget local) k) Comisia elaboreaz Procesul-verbal de casare publicaiilor: Comisia numit prin ordinul (decizia) nr. ----din ----- pe baza documentelor anexate -------- propune casarea urmtoarelor MF ----------- i declasarea urmtoarelor mijloace materiale -------.- procedeaz la operaiunea de casare a publicaiilor de bibliotec deteriorate, nainteaz procesulverbal cu propunerile, conductorului unitii. l) Conductorul unitii, cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale (transfer, licitaie, predare deeuri). m) Compartimentul contabilitate i administrativ, transfer bunurile (dac este cazul), liciteaz bunurile (dac este cazul), pred cantitatea deeurilor rezultate la unitile specializate, ntocmind avizul de expediie, nregistreaz rezultatele casrii n evidena tehnico-operativ i contabil, urmrete ncasarea contravalorii deeurilor predate, vireaz sumele la bugetul pe surse de finanare (bugetul statului/buget local). 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la Internet; - imprimant alb-negru; - copiator, fax;

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

consumabile: hrtie, toner, folii de ndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului contabilitate, de ctre bibliotecar, n colaborare contabilitatea. 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfurrii activitii de ieire valori materiale din bibliotec sunt urmtoarele: - costul multiplicrii documentaiei; 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea procedurii; - incidentele intervenite pe parcursul derulrii procedurii, care fac necesar solicitarea de clarificri i transmiterea rspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de casare sunt stabilite prin legislaia aplicabil i prevzute orientativ prin calendarul procedurii.

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4.1.

Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii: Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) Efectuarea casrii valorilor materiale uzate fizic sau deteriorate; - identificarea valorilor materiale uzate fizic sau deteriorate; - ntocmirea unor liste separate pentru toate valorile materiale uzate fizic sau deteriorate, cu ocazia inventarierii; - ntocmirea notelor privind starea fizic a valorilor materiale; - stabilirea unor seturi de ntrebri pentru determinarea cauzelor privind starea actual a valorilor materiale; - ntocmirea unor note explicative de ctre bibliotecar, unde s-au constatat valori materiale deteriorate; - solicitarea de la bibliotecar a notelor explicative privind cauzele care au dus la uzura prematur sau deteriorarea valorilor materiale; - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre aprobare a casrii; - ntocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; - nregistrarea referatului la registratura unitii; - naintarea referatului ctre ordonatorul de credite; - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; - ntiinarea comisiei de casare; - naintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraie; - discutarea listelor n consiliul de administraie i aprobarea

Nr. crt. 1 Ieirile de valori materiale prin casare; 2 3 4


168

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

15 16 17 18 19 20
168

21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Ieirile de valori materiale prin transfer cu titlu gratuit ctre alte uniti donaie, transfer

acestora; - aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite; - ntrunirea comisiei de casare; - casarea valorilor materiale uzate fizic sau deteriorate; - ntocmirea procesului-verbal de casare; - nregistrarea la locul de depozitare, n evidena tehnicooperativ a valorilor materiale rezultate n urma topirii publicaiilor casate; - nregistrarea n bibliotec i n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale; Ieirile de valori - stabilirea stocurilor supranormative sau fr micare a valorilor materiale prin transfer materiale din unitate; cu titlu gratuit ctre alte - aprobarea n consiliul de administraie a operaiunii de donaie a uniti prin donaie; valorilor materiale din cadrul instituiei colare; - stabilirea destinatarului donaiilor sau a sponsorizrilor; - ntocmirea avizului de expediie a valorilor materiale transferate; - semnarea documentelor de expediie; - expedierea valorilor materiale; - nscrierea valorilor materiale expediate n listele de inventar de la bibliotec; - ntocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului, a documentelor privind operaiunile de consum de valori materiale;

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.


168

Ieirile de valori materiale prin vnzare (provenite din casare sau din producie proprie);

38. 39. 40. 41.

- semnarea borderoului de ctre bibliotecar; - nregistrarea n bibliotec i n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale; - primirea notei de comand pentru vnzarea valorilor materiale; - aprobarea notei de comand; - ntocmirea dispoziiei de livrare a valorilor materiale transferate; - semnarea documentelor de livrare; - expedierea valorilor materiale; - nscrierea valorilor materiale expediate, n borderou, de la locul de depozitare a valorilor materiale expediate; - ntocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului, a documentelor privind operaiunile de consum de valori materiale; - semnarea borderoului de ctre bibliotecar. - nregistrarea n bibliotec i n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale;

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) crt. 1 Efectuarea casrii - identificarea publicaiilor de bibliotec publicaiilor deteriorate; deteriorate fizic sau 2 - ntocmirea unor liste separate pentru toate perimate moral, cu publicaiile uzate fizic sau perimate moral prilejul inventarierii; cu ocazia inventarierii; 3 - ntocmirea notelor privind starea fizic a publicaiile uzate fizic sau perimate moral; 4 - stabilirea unor seturi de ntrebri pentru determinarea cauzelor privind starea actual a valorilor materiale; 5

Activitile desfurate

- comisia de inventariere va identifica publicaiile uzate fizic sau perimate moral; - n timpul efecturii inventarierii comisia de inventariere va ntocmi liste separate pentru toate publicaiile uzate fizic sau perimate moral; - se va ntocmi formularul nota justificativ privind starea de degradare a publicaiilor de bibliotec. - comisia de inventar va stabili un set de ntrebri pentru determinarea cauzelor privind starea actual a publicaiile uzate fizic i pentru stabilirea listei finale a valorilor materiale propuse pentru casare; - ntocmirea unor note explicative pentru - ntrebrile stabilite de comisie vor fi nscrise n fiecare gestionar n parte, unde s-au note explicative care vor fi naintate gestionarilor de constatat valori materiale deteriorate; valori materiale unde s-au constatat publicaiile uzate fizic sau perimate moral. - solicitarea de la gestionar a notelor - comisia de inventariere va solicita de la bibliotecar, explicative privind cauzele care au dus la note explicative privind cauzele care au dus la uzura publicaiilor; prematur sau deteriorarea valorilor materiale constatate cu ocazia inventarierii; - stabilirea listelor cu valorile materiale - dup primirea notelor explicative i dup propuse spre aprobare a casrii; analizarea acestora comisia de inventariere va stabili cauza care a dus la deteriorarea publicaiilor i va trece la stabilirea listelor finale cu valorile materiale

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8 9 10 11 12
168

- ntocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; - nregistrarea referatului la registratura unitii; - naintarea referatului ctre ordonatorul de credite; - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; - ntiinarea comisiei de casare;

13 14 15

- naintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraie; - discutarea listelor n consiliul de administraie i aprobarea acestora; - aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite;

propuse spre aprobare a casrii; - contabilul-ef din unitate va ntocmi un referat pentru numirea comisiei de casare de ctre conducerea instituiei publice; - referatul ntocmit de contabilul unitii va fi nregistrat la registratur; - referatul ntocmit de contabilul ef i nregistrat la registratur va fi naintat ordonatorului de credite; - dup primirea referatului ordonatorul de credite va emite decizia pentru numirea comisiei de casarea publicaiilor deteriorate; - comisia de casare va fi ntiinat prin nmnarea unui exemplar din decizia de numire a comisie de ctre ordonatorul de credite; - la primirea deciziei, membrii comisiei vor face meniunea, pe exemplarul care va rmne la secretariat, c au primit un exemplar din decizia de numire a comisie de casare i au luat la cunotin de coninutul acesteia; - nregistrarea, semnarea i naintarea listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraie; - discutarea i aprobarea valorilor materiale propuse pentru casare de ctre consiliul de administraie; - ntocmirea unei adrese de naintare i trimiterea listelor pentru aprobare la ordonatorul de credite (principal sau secundar n funcie de finanare i de

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

16 17 18 19
168

- ntrunirea comisiei de casare; - casarea publicaiilor de bibliotec uzate fizic sau moral; - ntocmirea procesului-verbal de casare; - nregistrarea n evidena tehnico operativ a valorilor materiale rezultate n urma topirii publicaiilor de bibliotec casate; nregistrarea n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale; - stabilirea stocurilor supranormative sau fr micare a valorilor materiale din unitate; - aprobarea n consiliul de administraie a operaiunii de donaie a valorilor materiale sau fr micare din cadrul instituiei colare; - stabilirea destinatarului donaiilor; - ntocmirea avizului de expediie a valorilor materiale transferate;

20 21 22 Ieirile de valori materiale prin transfer cu titlu gratuit ctre alte uniti, prin donaie;

23 24

subordonarea financiar); - aprobarea listelor cu valorile materiale propuse pentru casare; - ntrunirea comisiei pentru finalizarea operaiunii de casare a valorilor materiale; - comisia va trece la casarea valorilor materiale prin dezmembrare sau distrugere; - valorile materiale casate vor fi nscrise n procesulverbal ntocmit de comisie i aprobat de ctre conducerea instituiei publice; - nregistrarea n evidena tehnico-operativ a valorilor materiale rezultate n urma topirii publicaiilor de bibliotec casate; - nregistrarea n contabilitatea instituiei publice a valorilor materiale rezultate n urma casrii; - comisia de inventariere a publicaiilor de bibliotec va stabili i va ntocmi o list care s cuprind stocurile supranormative sau fr micare; - consiliul de administraie va aproba ca stocurile supranormative sau fr micare s fie supuse operaiunii de donaie ctre alte uniti colare care au nevoie de valorile materiale sus menionate; - conducerea unitii mpreun cu eful de compartiment i cu eful contabil vor stabili destinatarul donaiilor ; - bibliotecarului va ntocmi avizul de expediie a publicaiilor donate l va semna i l va preda

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

24 25 26 27
168

- expedierea valorilor materiale; - semnarea documentelor de expediie; - nscrierea valorilor materiale expediate n borderoul de transfer a valorilor materiale expediate; - ntocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului, a documentelor privind operaiunile de consum de valori materiale; semnarea borderoului de ctre bibliotecarul care primete documentele nregistrarea n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale; - primirea notei de comand sau a procesului verbal ncheiat n urma licitaiei, pentru vnzarea valorilor materiale de bibliotec; - aprobarea notei de comand sau procesul verbal ncheiat n urma licitaiei;

28 29 30 31 Ieirile de valori materiale prin vnzare (provenite din casare sau din producie proprie) ;

32.

contabilului; - bibliotecarul de valori materiale va expedia valorile materiale supuse donaiilor; - att bibliotecarul gestionar ct i primitorul vor semna documentul de expediie a valorilor materiale; - dup nscrierea i eliberarea valorilor materiale din bibliotec, gestionarul va nscrie n borderoul de transfer cantitile eliberate; - bibliotecarul va ntocmi periodic un borderou n care s fie menionate toate documentele i anexele la acestea, care stau la baza efecturii operaiunilor, la predarea la contabilitate a actelor privind eliberarea din bibliotec a valorilor materiale,; - periodic, bibliotecarul, va preda la contabilitate, actele justificative care au stat la baza nregistrri operaiunilor de eliberare din bibliotec a valorilor materiale; - bibliotecarul primitor, va inventaria i verifica documentele primite i va semna de confirmare pe borderoul de predare a documentelor; - nregistrarea n contabilitatea instituiei publice a valorilor materiale rezultate n urma casrii; - conductorul instituiei publice va primi spre aprobare nota de comand sau procesul verbal ncheiat n urma licitaiei, pentru vnzarea valorilor materiale deinute de bibliotecarul gestionar; - conductorul instituiei colare va aproba nota de comand sau procesul verbal ncheiat n urma

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

33 34 35 36 37
168

38

39

40

licitaiei; - ntocmirea dispoziiei de livrare a bibliotecarul va ntocmi dispoziia de livrare a valorilor materiale (publicaiilor de valorilor materiale transferate cu titlu gratuit, l va bibliotec) transferate; semna i l va preda contabilului; - semnarea documentelor de livrare; - att bibliotecarul gestionar ct i bibliotecarul primitor, vor semna documentul de expediie a valorilor materiale ; - expedierea valorilor materiale; - bibliotecarul va expedia materiale nscrise n dispoziia de livrare i supuse transferului; - nscrierea valorilor materiale expediate n - dup nscrierea i eliberarea valorilor materiale borderoul de expediie; gestionarul va nota n borderoul de expediie; - ntocmirea borderoului de predare a - periodic, bibliotecarul, va preda la contabilitate, documentelor pentru operaiunile de actele justificative care au stat la baza nregistrri eliberare de valori materiale; operaiunilor de eliberare din bibliotec a valorilor materiale; - predarea pe baza borderoului a - periodic sau la finele lunii, bibliotecarul, va preda documentelor privind operaiunile de la contabilitate, actele justificative care au stat la consum de valori materiale; baza nregistrri operaiunilor de eliberare din magazie a valorilor materiale; semnarea borderoului de ctre - bibliotecarul primitor va prelua actele de la bibliotecarul primitor< bibliotecarul gestionar, va inventaria i verifica documentele primite i va semna de confirmare pe borderoul de predare a documentelor; - nregistrarea n contabilitate a operaiunilor - nregistrarea n contabilitatea instituiei publice a de ieire de valori materiale transferate; valorilor materiale transferate;

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii mbuntire a cunoaterii legislaiei activitii privind casarea valorilor materiale; Cunoaterea modului de derulare a pailor privind decontarea casarea valorilor materiale; Pe baza rezultatelor obinute, se vor face propuneri de mbuntire a prezentei proceduri operaionale

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.

Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii:

I Matricea responsabilitilor: Compartimentul Nr. (postul)/aciunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX XX XXI Crt. (operaiunea) 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 1 - identificarea E publicaiilor de bibliotec deteriorate; 2 - ntocmirea unor E liste separate pentru toate publicaiile uzate fizic sau perimate moral cu ocazia inventarierii; 3 - ntocmirea notelor E privind starea fizic a publicaiile uzate fizic sau perimate moral; 4 - stabilirea unor E seturi de ntrebri pentru determinarea cauzelor privind

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

starea actual a valorilor materiale; 5 - ntocmirea unor note explicative pentru fiecare gestionar n parte, unde s-au constatat valori materiale deteriorate; 6 - solicitarea de la gestionar a notelor explicative privind cauzele care au dus la publicaiilor; 7 - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre casare; 8 - ntocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; 9 - nregistrarea referatului la registratura unitii; 10 - naintarea referatului ctre ordonatorul de

168

E E

E E

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

credite; 11 -emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; 12 -ntiinarea comisiei de casare; 13 -naintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraie; 14 -discutarea listelor n consiliul de administraie i aprobarea acestora; 15 -aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite; 16 -ntrunirea comisiei de casare; 17 -casarea publicaiilor de bibliotec uzate fizic sau moral; 18 -ntocmirea E E E

168

AP

E E E

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

19

20
168

21

22

procesului-verbal de casare; - nregistrarea n evidena tehnico operativ a valorilor materiale rezultate n urma topirii publicaiilor de bibliotec casate; - nregistrarea n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale; -identificarea publicaiilor de bibliotec deteriorate; - ntocmirea unor liste separate pentru toate publicaiile uzate fizic sau perimate moral cu ocazia inventarierii;

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

II Matricea responsabilitilor: Nr. Crt. 0 1 Compartimentul (postul)/aciunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII (operaiunea) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 - stabilirea stocurilor E supra-normative sau fr micare a valorilor materiale din bibliotec; - aprobarea n consiliul E de administraie a operaiunii de donaie a valorilor materiale sau fr micare din cadrul bibliotecii colare; - stabilirea E destinatarului donaiilor; - ntocmirea avizului de E expediie a valorilor materiale transferate; -expedierea valorilor E materiale; -semnarea E documentelor de

168

3 4 5 6

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

10

11

12

expediie; -nscrierea valorilor materiale expediate n borderoul de transfer a valorilor materiale expediate; - ntocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului a documentelor privind operaiunile de consum de valori materiale; - semnarea borderoului de ctre bibliotecarul care primete documentele -nregistrarea n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale; -stabilirea stocurilor supranormative sau fr micare a valorilor

168

AP

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

13

14 15
168

16 17 18

mate-riale din unitate; - aprobarea n consiliul de administraie a operaiunii de donaie a valorilor materiale sau fr micare din cadrul instituiei colare; - stabilirea destinatarului donaiilor; - ntocmirea avizului de expediie a valorilor materiale transferate; -expedierea valorilor materiale; - semnarea documentelor de expediie; -nscrierea valorilor materiale expediate n borderoul de transfer a valorilor materiale expediate;

E E E E E

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

III Matricea responsabilitilor: Nr. Compartimentul I II III IV V VI VII VIII IX X XI Crt. (postul)/aciunea (operaiunea) 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 - primirea notei de comand sau a E procesului-verbal ncheiat n urma licitaiei, pentru vnzarea valorilor materiale de bibliotec; 2 - aprobarea notei de comand sau E procesul-verbal ncheiat n urma licitaiei; 3 - ntocmirea dispoziiei de livrare E a valorilor materiale (publicaiilor de bibliotec) transferate; 4 - semnarea documentelor de E livrare; 5 -expedierea valorilor materiale; E 6 - nscrierea valorilor materiale E expediate n borderoul de expediie; 7 - ntocmirea borderoului de E predare a documentelor pentru operaiunile de eliberare de valori materiale; 8 - predarea pe baza borderoului a E documentelor privind operaiunile

XII 13

XIII XIV XV XVI XVII 14 15 16 17 18

168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

9 10 11

12
168

13 14 15 16 17

de consum de valori materiale; - semnarea borderoului de ctre bibliotecarul primitor; - nregistrarea n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale transferate; - primirea notei de comand sau a procesului-verbal ncheiat n urma licitaiei, pentru vnzarea valorilor materiale de bibliotec; - aprobarea notei de comand sau procesul-verbal ncheiat n urma licitaiei; - ntocmirea dispoziiei de livrare a valorilor materiale (publicaiilor de bibliotec) transferate; - semnarea documentelor de livrare; -expedierea valorilor materiale; - nscrierea valorilor materiale expediate n borderoul de expediie; - ntocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaiunile de eliberare de valori materiale;

E AP E

E E E E E E

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8. Nr. Anex 1 2 3 4
168

Anexe, nregistrri, arhivri: Elaborator Bibliotecar Aprobat Director Numr Ex. 1 1 1 i 1 Difuzare personal gestionar personal personal Arhivare Loc. Per. Secret Perm. Secret Secret Secret 3 ani 3 ani Alte el.

Denumire anex Circuitul documentelor Lista inventar Bugetul pe anul ... Statul de funcii

Comisia de Director inventariere Financiar contabil Contabil Resurse umane Director ISJ

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional IEIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTEC Cod: P.O B011

Ediia NTI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

9.

Cuprins: Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale) Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedurii operaionale Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins Pagina

Nr. componentei n cadrul procedurii operaionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11


168

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

4. PROCEDURA OPERATIONAL INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC


COD: P.O. B001 Editia NTI
212

Revizia ...............................

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR Cod: P.O.B00l

Ediia NTI Nr.de 7 EXEMPLARE Revizia Nr. de ex. Pagina din EDITIA I Exemplar nr.

172

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT

Nr. crt.

NUMELE I PRENUMELE

FUNCIA

DATA

SEMNTURA

2.

1.1 1.2 1.3

3. BIBLIOTECAR DIRECTOR DIRECTOR

4.

5.

212

173

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Nr. crt. 0. 2.1 2.2 2.3 2.n Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 1. Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediia I Revizia 1 Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4.

Componenta revizuit 2. x

Modalitatea reviziei 3. x

212

174

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale: Nr. crt. 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7, 3.8. 3.9, 3.10. 3.11. Scopul difuzrii 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare Exemplar Nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 Compartiment 4 Administraie Secretariat Financiar contabil Personal didactic Conducere Personal didactic auxiliar Personal nedidactic Consiliul de diministraie Secretariat Secretariat Secretariat Funcia 5 Administrator Secretar ef Contabil ef Director Director Bibliotecar Administrator Preedintele CA Secretar ef Secretar Secretar ef Numele i prenumele 6 Data primirii 7 Semntura 8

212

eviden 9 arhivare 10 alte scopuri 11

175

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

4. Scopul procedurii operaionale: 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager n luarea deciziei; 4.5. Stabilete sarcini privind circuitul documentelor necesare acestei activiti; 4.6. Alte scopuri specifice procedurii operaionale 4.6.1. Toate aceste operaii se efectueaz cu scopul evalurii elementelor inventariate i punerii de acord a datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat. 4.6.2. Se realizeaz evidena global i individual a documentelor, n sistem tradiional i/sau automatizat, cu respectarea standardelor bibliografice de constituire a acestora n uniti de nregistrare; 4.6.3. Biblioteca este obligat s-i dezvolte continuu coleciile de documente, prin achiziionarea periodic de titluri din producia editorial curent, dar i prin completarea retrospectiv, pentru a asigura o rat optim de nnoire a coleciilor de 10-25 de ani, ce reprezint raportul dintre totalul documentelor existente n coleciile bibliotecii i totalul documentelor achiziionate. Astfel, n urma inventarierii se pot stabili golurile din colecia de documente din bibliotec. 4.6.4. Stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor componente ale coleciei bibliotecii unitii.

212

176

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; Procedura operaional se refer la modalitatea n care se desfoar activitatea de inventariere a coleciilor bibliotecii necesare derulrii bunei desfurrii activitii instituiei publice; Procedura operaional include aciunea de stabilire a modaliti prin care se face selecia membrilor comisiei de inventariere i deciziile luate de acetia n urma finalizrii inventarierii. Inventarierea coleciilor bibliotecii reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor integrante, cantitativ-valoric sau numai valoric, dup caz, la data la care aceasta se efectueaz. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei uniti, precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlu, aparinnd altor persoane juridice sau fizice, n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei unitii pentru respectivul exerciiu financiar. 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului Bibliotec, cu aprobarea direciunii i este supervizat de comisia de inventariere. 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; a. Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Biblioteca; Conducere; Personal didactic (membri ai comisiei); Financiar-contabil (membri ai comisiei); b. De aceast activitate depind n cadrul activitii efectuate urmtoarele compartimente : Biblioteca; Administraie; Personal didactic; Conducere;

212

177

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Personal didactic auxiliar. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; Listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. a. Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Financiar contabil; Bibliotec; Secretariat. b. De aceast activitate beneficiaz n cadrul activitilor efectuate urmtoarele compartimente: Administraie; Financiar-contabil; Personal didactic; Conducere; Personal didactic auxiliar - bibliotecar.

212

178

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale: - Standardele internaionale de contabilitate; - Standardele internaionale de management/control intern; 6.2. Legislaie primar: - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avndu-se n vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum i urmtoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea nr. 277/2006, privind aprobarea O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea i completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat cu modificrile i completrile ulterioare; - Ordin nr. 2861 din 09/10/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii 6.3. Legislaie secundar: - Norme din 22 noiembrie 2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv; - Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; - Norme metodologice de ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice: 1) Circuitul documentelor; 2) Regulamentul intern; 3) Ordine i metodologii emise de M.E.C.T.; 4) Alte acte normative.

212

179

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

7. Definiiile i abrevierile termenilor utilizai n procedura operaional 7.1. Definiiile termenilor Nr. crt. 1. 2 3.
212

Termenul

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

4. 5

6.

Procedura operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Ediie a unei proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat operaionale Revizia n cadrul unei Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai ediii multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate Inventariere Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitii, comun i altor tiine economice, care reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena cantitativ-valoric sau numai valoric, dup caz, a elementelor de activ i de pasiv aflate n gestiunea bibliotecii la data la care aceasta se efectueaz. Registrul de inventar. Este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate publicaiile aflate n fondul bibliotecii pe baza listelor de inventariere sau alte documente justificative care atest coninutul fiecrui post din bilanul contabil. ................................................................................................................................................................ Casare Aciune prin care se efectueaz toate operaiile privind scoaterea definitiv din folosin i din inventar a unei publicaii;

180

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

7.2. Abrevieri ale termenilor NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I S. In. P. V. D. Pr. IA. Termenul abreviat Procedura operaional Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare nregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

212

181

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti: Procedura operaional se refer la modalitatea de inventariere a coleciilor bibliotecii colare. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista documentelor Documentele utilizate sunt: decizia de iniiere a activitii de inventariere; declaraia de nceput de inventariere; lista de inventariere; registrul de inventar; registrul de micare a fondului. proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii 8.2.2. Coninutul, proveniena i rolul documentelor: Decizia de iniiere a activitii de inventariere: ntocmirea deciziei de inventariere trebuie s cuprind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de inventariere a fondului de carte al bibliotecii care conine temeiul legal care st la baza efecturii operaiunii, componena comisiei, perioada desfurrii operaiunii respective, termenele de predare a procesului-verbal conductorului instituiei publice i are rolul de a iniia nceperea activitii de efectuare a operaiunii de inventariere a elementelor de activ i de pasiv. Declaraia de nceput de inventariere; Completarea declaraiei de inventariere de ctre gestionarul de valori materiale din care s rezulte dac: gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; n afara bunurilor unitii respective, are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente; are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate sau valoare are cunotin; are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele aferente; a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale; deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa;

212

182

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul, va meniona n declaraia scris felul, numrul i data ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n / din gestiune. Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere, care atest c a fost dat n prezena sa; Lista de inventariere; 1. Servete ca: document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunii bibliotecii; document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri i a altor valori (elemente de trezorerie etc.); document justificativ de nregistrare n evidena bibliotecii i n contabilitate, a plusurilor i minusurilor constatate; document pentru ntocmirea registrului-inventar; document centralizator al operaiunilor de inventariere. Se ntocmete n dou exemplare, la locurile de depozitare, anual sau n situaiile prevzute de dispoziiile legale, de comisia de inventariere, la data inventarierii etc. i se semneaz de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre bibliotecarul-gestionar. n cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate att de persoana (sau persoanele) care predau gestiunea, ct i de gestionarul (gestionarii) care primete gestiunea. Listele de inventariere ntocmite pentru publicaiile aparinnd altor uniti trebuie s conin, pe lng elementele de identificare biblioteconomice, numrul i data actului de predare-primire. Pentru publicaiile de calitate necorespunztoare, depreciate, fr desfacere asigurat, se ntocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaz procesele-verbale n care se arat cauzele nefolosirii, caracterul i gradul deteriorrii sau deprecierii, dac este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum i persoanele vinovate, dup caz.

212

3. Circul:

183

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor i a deprecierilor constatate la inventar, precum i pentru consemnarea n procesul-verbal al rezultatelor inventarierii; - la gestionar, prin semnarea fiecrei file, menionnd pe ultima fil a listei de inventariere c numrul total de uniti de bibliotec au fost stabilite n prezena sa, c bunurile respective se afl n pstrarea i rspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenelor valorice i semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum i pentru verificarea calculelor efectuate; - la conductorul compartimentului financiar-contabil i la compartimentul juridic, mpreun cu procesele-verbale cuprinznd cauzele degradrii sau deteriorrii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum i cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute de comisia de inventariere; - la conductorul unitii, mpreun cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluionrii propunerilor fcute; - la unitatea creia i aparin valorile materiale primite n custodie, pentru prelucrare etc., n scopul comunicrii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil i un exemplar la bibliotec. 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: denumirea formularului; data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; denumirea unitii; gestiunea; locul de depozitare; numrul curent; denumirea bunurilor inventariate; codul sau numrul de inventar; unitatea de msur; cantiti: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferene n plus, diferene n minus; pre unitar;

212

184

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus; valoarea de inventar; degradarea: valoarea, motivul; comisia de inventariere: numele i prenumele, semntura; gestionar: numele i prenumele, semntura; contabilitate: numele i prenumele, semntura. Registrul de inventar; 1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii fondului de carte al bibliotecii colare. 2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a publicaiilor aflate n fondul bibliotecii. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrulinventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct, la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a fondului de carte existent. n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea publicaiilor inventariate faptic la acea dat. n coloana 1 se nscrie data. n coloana 2, numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n ordine cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii. n coloana 3 se fac nsemnri pentru fiecare verificare a fondului de carte; n coloana 4 se trece autorul i titlul publicaiei; n coloana 5 se trece nr. ediiei publicaiilor; n coloana 6 se menioneaz locul apariiei publicaiei; n coloana 7 se trece anul apariiei publicaiei;

212

185

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

n coloana 8 se trece preul publicaiei; n coloana 9 se specific preul legatului, dac este cazul; n coloana 10 se trece numrul de ordine din RMF; n coloana 11 se trece cota crii sau clasificarea zecimal; n coloana 12 se menioneaz date privind ieirea crilor, a actelor nsoitoare; n coloana 13 se trec observaii legate de circulaia publicaiei. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 3. Se arhiveaz la compartimentul bibliotec, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. 8.2.3. Circuitul documentelor: - conform situaiilor anexate; 8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la Internet; - imprimant alb-negru; - copiator, fax; - consumabile: hrtie, toner, folii de ndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului bibliotec, de ctre bibliotecar, n colaborare contabilul unitii; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfurrii activitii de achiziii publice sunt urmtoarele: - costul multiplicrii documentaiei; - costul diferitelor documente ce fac obiectul comunicrii pe parcursul derulrii activitii; 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea procedurii operaionale;

212

186

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- incidentele intervenite pe parcursul derulrii procedurii, care fac necesar solicitarea de clarificri i transmiterea rspunsurilor necesare. 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii: - Bibliotecarul unitii va ntocmi un referat care va fi nregistrat la registratura unitii privind aprobarea componenei comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii; - Aprobarea referatului de ctre conductorul unitii; - Conductorul unitii va dispune ntocmirea decizie de inventariere, care s cuprind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii. - Aprobarea deciziei de conductorul unitii i vizarea acesteia de compartimentul juridic sau dup caz de eful compartimentului financiar contabil; - Predarea unui exemplar din decizie sub semntur privat fiecrui membru al comisiei de inventariere; - Instruirea comisiei de inventariere de ctre conductorul compartimentului financiar contabil; - ntocmirea i nregistrarea procesului verbal cuprinde etapele instruirii comisiei de inventariere; - Predarea comisiei de inventariere a unui exemplar din procedurile operaionale folosite la inventariere; - Completarea declaraiei de inventariere de ctre gestionarul de valori materiale; - Comisia urmeaz s identifice toate locurile (ncperile) n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate; - Semnarea ultimului document de intrare de valori materiale n gestiune de un membru al comisiei de inventariere; - Semnarea ultimului document de ieire de valori materiale din gestiunea inventariat de un membru al comisiei de inventariere; - Sigilarea uilor de acces la magaziile ce urmeaz a fi inventariate dac gestionarul are mai multe spaii de depozitare; rmnnd nesigilat doar depozitul la care se desfoar operaiunea de membrii comisie de inventariere; - ntocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uilor i dac se constat ulterior violarea acestor sigilii; - Comisia de inventariere va stabili stocurile faptice prin numrare, n prezena gestionarului; - Comisia de inventariere va nscrie n listele de inventar cantitile faptice constatate cu ocazia efecturii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii

212

187

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- Valorile materiale inventariate se vor evalua de ctre comisia de inventariere i le va nscrie n listele de inventariere, la valoarea contabil (valoarea de nregistrare); - Comisia va inventaria i valorile materiale aflate n curs de expediie; - Semnarea i numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de ctre bibliotecar; - Semnarea i numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de ctre toi membrii comisiei de inventariere; - Pe ultima fil a listei de inventariere, bibliotecarul trebuie s menioneze dac toate publicaiile i valorile bneti ale acestora din gestiune, au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa; de asemenea se menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii; n acest caz comisia de inventariere este obligat s analizeze obieciile, iar concluziile la care s-a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere; - Compartimentul contabilitate va analiza toate stocurile nscrise RI i RMF, precum i a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate; - Gestionarul de valori materiale va face corectarea operativ a erorilor constatate cu ocazia analizei RI i RMF; - Compartimentul contabilitate va stabili rezultatul inventarierii prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena tehnico-operativ i din contabilitate; - Comisia va inventaria toate coleciile (att a obiectelor de inventar (publicaii) ct i a mijloacelor fixe, n cazul crilor de patrimoniu); - Comisia de inventariere va ntocmi liste separate ce cuprind valorile materiale depreciate ce fac obiectul propunerii pentru casare i de asemenea se vor ntocmi liste separate cu materiale fr micare; - Pentru toate plusurile, minusurile i degradrile constatate la publicaii, comisia de inventariere va primi explicaii scrise de la bibliotecar; - Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor i a deprecierilor constatate, precum i caracterul plusurilor, propunnd n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice rezultate n urma inventarierii; - n situaia constatrii unor plusuri n gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea just;

212

188

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- n cazul unor lipsuri n gestiune, imputabile, directorul unitii colare mpreun cu comisia de inventariere, va lua msura imputrii acestora la valoarea de nlocuire; - Comisia de inventariere va avea n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventuale plusuri, n cazul n care lipsurile din gestiune nu sunt infraciuni, n conformitate cu legislaia bibliotecilor; - Directorul unitii colare va aproba referatul ntocmit de ctre bibliotecar i nregistrat la secretariat, de acordare a procentului de 0,3% pierderi naturale pentru care sunt acceptate sczminte din gestiunile de valori materiale; - Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal; - Semnarea procesului-verbal al comisiei de inventariere i nregistrarea acestuia la secretariatul unitii; - Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint n termen de 7 zile de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, conductorului unitii; - Directorul unitii colare va aproba procesul-verbal de valorificare a inventarului n termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de inventariere; - Rezultatele procedurii de inventariere vor fi nregistrate de ctre bibliotecar n RI i RMF n termen de cel mult 7 zile de la data aprobrii procesului-verbal de casare, de ctre ordonatorul de credite; - compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi nregistrate n evidenele contabile ale unitii colare; - componentele coleciilor bibliotecii se nscriu n RI i au la baz listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere i situaiile analitice, dup caz, care justific coninutul fiecrui post din bilan de persoana desemnat.

212

189

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii Nr. Compartimentul (postul) / aciunea crt. (operaiunea) 1. Bibliotecarul unitii va ntocmi un referat care va fi nregistrat la registratura unitii privind aprobarea componenei comisiei precum i desfurrii operaiunii de inventariere a fondului de carte existent 2. Aprobarea referatului de ctre conductorul unitii; 3. Directorul unitii va dispune ntocmirea deciziei de inventariere, care s cuprind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de inventariere a fondului de carte existent; 4. Aprobarea deciziei de ctre conductorul unitii i vizarea acesteia de compartimentul financiarcontabil; 5. Predarea unui exemplar din decizie sub semntur privat fiecrui membru al comisiei de inventariere; 6. 7. Activitile desfurate

ntocmirea unui referat de ctre bibliotecarul unitii colare i nregistrat la registratur, privind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii i naintat conducerii instituiei. Referatul ntocmit de bibliotecarul unitii colare privind componena comisiei de inventariere va fi aprobat de conductorul unitii. ntocmirea deciziei de inventariere care s cuprind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii unitii colare, care conine temeiul legal care st la baza efecturii operaiunii, componena comisiei, perioada de desfurare, termenele de predare a proceselor-verbale. Conductorul unitii va aproba decizia de derulare a activitii de inventariere, decizie care va fi vizat de eful compartimentul financiarcontabil. Cte un exemplar din decizie va fi predat, sub semntur privat fiecrui membru al comisiei de inventariere, pentru a lua la cunotin etapele ce vor fi parcurse privind desfurarea activitii de inventariere a coleciilor bibliotecii. Instruirea comisiei de inventariere de ctre Instruirea comisiei de inventariere de ctre contabilul-ef cu privire la conductorul compartimentului financiar-contabil desfurarea activitii de inventariere, precizndu-se i termenele care vor fi respectate. ntocmirea i nregistrarea procesului-verbal care ntocmirea unui proces-verbal care s cuprind etapele instruirii comisiei

212

190

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

cuprinde etapele instruirii comisiei de inventariere de inventariere de ctre contabilul unitii colare. Semnarea procesului-verbal de toi membrii Att contabilul care a fcut instruirea comisiei ct i membrii acesteia vor comisiei participani la instruire semna procesul-verbal. 9. Completarea declaraiei de inventariere de ctre gestionarul de valori Completarea declaraiei de inventariere de ctre materiale din care s rezulte dac: gestionarul de valori materiale - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - are plusuri sau minusuri n gestiune despre a crui nr. sau valoare are cunotin; - are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit actele aferente; - a primit sau eliberat bunuri fr documente legale; - deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; - are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; de asemenea bibliotecarul va meniona n declaraia sa felul, numrul i data ultimului document de intrare / ieire a bunurilor n / din gestiune. Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre bibliotecar i de ctre comisia de inventariere, care atest c a fost dat n prezena sa. 10. Comisia urmeaz s identifice toate depozitele de Identificarea tuturor ncperilor n care exist publicaii ce urmeaz a fi cri ce urmeaz a fi inventariate; inventariate, pentru a nu fi omise unele valori materiale. 11. Bararea i semnarea listelor de inventariere de un Se bareaz i se semneaz fiecare din listele de inventariere de un membru membru al comisiei de inventariere al comisiei, dup ce s-a verificat dac au fost nregistrate toate documentele de intrare/ieire. 12. Semnarea ultimului document de intrare valori Se trece la semnarea ultimului document de intrare de valori materiale n materiale n gestiune, de un membru al comisiei gestiune, de ctre un membru al comisiei. de inventariere; 8.

212

191

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

13. Semnarea ultimului document de ieire de valori materiale din gestiunea inventariat de ctre un membru al comisiei de inventariere; 14. Trecerea datei i orei pe listele de inventar de ctre un membru al comisiei de inventariere 15. Semnarea chitanelor cu regim special de ctre membrii comisiei. 16. Sigilarea uilor de acces la depozitele de cri ce urmeaz a fi inventariate, dac gestionarul are mai multe spaii de depozitare, rmnnd nesigilat doar depozitul n care se desfoar operaiunea de inventariere. 17. ntocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uilor dac se constat ruperea acestora 18. n prezena bibliotecarului, comisia de inventariere va stabili stocurile faptice prin numrare. 19. Comisia de inventariere va nscrie n listele de inventar cantitile faptice constatate cu ocazia efecturii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii. 20. Valorile materiale inventariate se vor evalua de ctre comisia de inventariere i le va nscrie n listele de inventar, la valoarea contabil (valoarea de nregistrare); 21. Semnarea i numerotarea listelor de inventar pe toate filele de ctre membrii comisiei de

Se trece la semnarea ultimului document de ieire de valori materiale n gestiune, de ctre un membru al comisiei. Se trece la nsemnarea datei i orei pe toate listele de inventar de ctre un membru al comisiei. Semnarea de membrii comisiei a chitanelor cu regim special care se afl predate de bibliotecar. Se va trece sigilarea uilor de acces la depozitele de cri ce urmeaz a fi inventariate dac gestionarul are mai multe spaii de depozitare, rmnnd nesigilat doar depozitul n care se desfoar operaiunea de inventariere. Se va trece la ntocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uilor dac se constat ruperea acestora Se va trece la stabilirea n prezena bibliotecarului a stocurile faptice, prin numrare. Se nscriu n listele de inventar cantitile faptice constatate cu ocazia efecturii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii. Dup efectuarea inventarierii, se va trece la evaluarea de ctre comisia de inventariere i le va nscrie n listele de inventar la valoarea contabil (valoarea de nregistrare). Dup nscrierea listelor de inventar se va trece i numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de ctre bibliotecar.

212

192

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

inventariere; 22. Semnarea listelor de inventar, pe toate filele, de Dup nscrierea i numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de ctre membrii comisiei de inventariere; ctre bibliotecar, se va trece la semnarea de ctre toi membrii comisiei de inventariere. 23. Pe ultima fil a listei de inventariere, bibliotecarul La ncheierea operaiunii de inventariere, dup semnarea i numerotarea trebuie s menioneze dac toate bunurile i listelor de inventar de ctre bibliotecar i de comisia de inventariere, valorile bneti din gestiune au fost inventariate i bibliotecarul trebuie s menioneze pe ultima fil a listei de inventariere consemnate n listele de inventariere n prezena dac toate bunurile i valorile bneti din gestiune au fost inventariate i sa. De asemenea, acesta menioneaz dac are consemnate n listele de inventariere n prezena sa. De asemenea acesta obiecii cu privire la modul de efectuare a menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. n acest caz, comisia de inventariere inventarierii. n acest caz, comisia de inventariere este obligat s analizeze este obligat s analizeze obieciile, iar obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la sfritul listelor concluziile la care a ajuns se vor meniona la de inventariere. sfritul listelor de inventariere; 24. Compartimentul contabilitate va analiza toate Dup finalizarea inventarierii faptice a valorilor materiale se va trece la stocurile nscrise n fiele de magazie i a analiza tuturor stocurile nscrise n listele de inventariere i a soldurilor din soldurilor din contabilitate pentru bunurile contabilitate pentru bunurile inventariate; dup efectuarea analizei inventariate; contabilitatea va semna listele de inventariere. 25. Compartimentul contabilitate va stabili rezultatul Se va trece la stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea datelor inventarierii prin compararea datelor constatate constatate faptic i nscrise n listele de inventariere, cu cele scriptice din faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele evidena tehnico-operativ i din contabilitate. din evidena tehnico-operativ i din contabilitate; 26. Comisia de inventariere va nscrie n listele Dup efectuarea inventarierii se va trece la ntocmirea unor listele separate separate ce cuprind valorile materiale degradate ce cuprind valorile materiale degradate ce fac obiectul propunerii de casare ce fac obiectul propunerii de casare i de i de asemenea se vor ntocmi liste separate cu materiale fr micare. asemenea se vor ntocmi liste separate cu materiale fr micare;

212

193

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

27. Pentru toate plusurile, lipsurile, degradrile constatate la cri, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie, comisia va primi explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestiunii; 28. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete caracterul pierderilor, lipsurilor, pagubelor precum i plusurilor, propunnd n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice, rezultate n urma inventarierii; 29. n situaia constatrii de plusuri n gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea corect.

Pentru toate plusurile, lipsurile, degradrile constatate la cri, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie, comisia va primi explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestiunii. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete caracterul pierderilor, lipsurilor, pagubelor precum i plusurilor, propunnd n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice, rezultate n urma inventarierii. n situaia constatrii de plusuri n gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea just.

212

30. n situaia constatrii unor lipsuri n gestiune n situaia constatrii unor lipsuri n gestiune imputabile, conductorii imputabile, conductorii instituiei vor lua msura instituiei vor lua msura imputrii acestora la valoarea lor de nlocuire, de imputrii acestora la valoarea lor de nlocuire. la persoanele care se fac rspunztoare de producerea acestora, dar nu nainte de a avea un titlu executoriu sau de obinerea unor nelegeri cu persoana respectiv. 31. La stabilirea valorii de debit, comisia de La stabilirea valorii de debit, comisia de inventariere va avea n vedere inventariere va avea n vedere posibilitatea posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventuale plusuri n conformitate cu compensrii lipsurilor cu eventuale plusuri n legile n vigoare. conformitate cu legile n vigoare.

194

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

32. Conductorul instituiei va aproba referatul ntocmit i nregistrat la registratura unitii de ctre bibliotecar, de acordare a degradrii pentru care sunt acordate sczminte din gestiune de valori materiale; 33. Comisia de inventariere, la stabilirea valorii debitului, n cazurile n care lipsurile n gestiune nu sunt considerate infraciuni, va avea n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate; 34. Diferenele constatate n plus sau minus, s priveasc aceiai perioad de gestiune i aceeai gestiune; 35. Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal; 36. Semnarea procesului-verbal de ctre comisia de inventariere i nregistrarea acestuia la registratura unitii 37. Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint, n termen de 3 zile de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, directorului unitii;

Se va trece la evaluarea gradului de degradare pentru toate publicaiile constatate lips, care sunt acceptate cu sczminte din gestiune de valori materiale, prin aplicarea coeficienilor corespunztori fiecrei publicaii n parte, dup aprobarea acestora de ctre conductorul unitii. Pentru bunurile la care sunt acceptate sczminte, n cazul compensrii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, sczmintele se calculeaz numai n situaia n care cantitile lips sunt mai mari dect cantitile constatate n plus pentru diferena dintre minusul i plusul constat n urma inventarierii. Diferenele constatate n plus sau minus, s priveasc aceiai perioad de gestiune i aceiai gestiune Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal. Semnarea procesului-verbal de ctre comisia de inventariere i nregistrarea acestuia la registratura unitii Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint, n termen de 3 zile de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, directorului unitii.

212

38. Directorul unitii va aproba procesul-verbal de Directorul unitii va aproba procesul-verbal de valorificare a inventarului valorificare a inventarului n termen de 7 zile de n termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de inventariere la data primirii de la comisia de inventariere;

195

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

40. Directorul unitii colare cu avizul conductorului compartimentului financiarcontabil, decide n termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale; 41. Rezultatele procedurii de inventariere vor fi nregistrate de ctre bibliotecar n RI i RMF n termen de cel mult 7 zile de la data aprobrii procesului-verbal de casare de ctre ordonatorul de credite; 42. Compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi nregistrate n evidenele contabile ale unitii colare. 8.4.3.

Directorul unitii colare cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil, decide n termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale Rezultatele procedurii de inventariere vor fi nregistrate de ctre bibliotecar n RI i RMF n termen de cel mult 7 zile de la data aprobrii procesuluiverbal de casare de ctre ordonatorul de credite Compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi nregistrate n evidenele contabile ale unitii colare.

212

Valorificarea rezultatelor activitii mbuntirea cunoaterii legislaiei activitii privind inventarierea coleciei bibliotecii unitii colare; Cunoaterea modului de derulare a pailor privind inventarierea coleciilor bibliotecii.

196

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii 9.1. Responsabiliti Nr. crt. 1.


212

2. 3.

Compartimentul (postul)/aciunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX (operaiunea) Bibliotecarul unitii va E ntocmi un referat care va fi nregistrat la registratura unitii privind aprobarea componenei comisiei precum i desfurarea operaiunii de inventariere a fondului de carte existent; Aprobarea referatului de A ctre conductorul unitii; Directorul unitii va E dispune ntocmirea deciziei de inventariere, care s cuprind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de inventariere a fondului de carte existent

197

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

4.

5.

6.
212

7.

8.

9.

Aprobarea deciziei de ctre conductorul unitii i vizarea acesteia de compartimentul financiarcontabil; Predarea unui exemplar din decizie sub semntur privat fiecrui membru al comisiei de inventariere; Instruirea comisiei de inventariere de ctre conductorul compartimentului financiar contabil; ntocmirea i nregistrarea procesului-verbal care cuprinde etapele instruirii comisiei de inventariere; Semnarea procesuluiverbal de ctre toi membrii comisiei, participani la instruire; Completarea declaraiei de inventariere de ctre gestionarul de valori materiale;

198

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

10.

11.

12.
212

13.

14.

15.

Comisia urmeaz s identifice toate depozitele de cri ce urmeaz a fi inventariate; Bararea i semnarea listelor de inventariere de un membru al comisiei de inventariere; Semnarea ultimului document de intrare valori materiale n gestiune de un membru al comisiei de inventariere; Semnarea ultimului document de ieire de valori materiale din gestiunea inventariat de un membru al comisiei de inventariere; Trecerea datei i orei pe listelor de inventar de un membru al comisiei de inventariere; Dac este cazul, predarea numerarului la casieria unitii;

199

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

16. 17.

18.

19.

Semnarea chitanelor cu regim special de ctre membrii comisiei; Sigilarea uilor de acces la depozitele de cri ce urmeaz a fi inventariate dac gestionarul are mai multe spaii de depozitare, rmnnd nesigilat doar depozitul n care se desfoar operaiunea de inventariere; ntocmirea unor proceseverbale pentru sigilarea uilor i dac se constat ruperea acestora; Comisia de inventariere va nscrie n listele de inventar cantitile faptice constatate cu ocazia efecturii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii;

E E

212

200

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

9.2 Matricea responsabilitilor Nr. crt. 1. 2.


212

Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea)

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII

3. 4. 5. 6.

7.

Comisia de inventariere va stabili n prezena bibliotecarului a stocurile V faptice, prin numrare; Comisia de inventariere va nscrie n listele de inventar cantitile E faptice constatate cu ocazia efecturii operaiunii de inventariere a coleciilor bibliotecii; Valorile materiale inventariate se vor evalua de comisia de inventariere Ev i le va nscrie n listele de inventariere la valoarea contabil (val. de nregistrare); Semnarea i numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de ctre E bibliotecar; Semnarea i numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de ctre membrii comisiei de inventariere; Pe ultima fil a listei de inventariere, bibliotecarul trebuie s P menioneze dac publicaiile inventariate au fost consemnate n prezena sa; de asemenea se menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii, n acest caz, comisia de inventariere este obligat s analizeze obieciile, iar concluziile la care s-a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere; Compartimentul contabilitate va analiza toate stocurile nscrise pe listele de inventariere a soldurilor din contabilitate pentru bunurile

V E

Ev

201

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

inventariate; 8. Bibliotecarul va face corectarea operativ a erorilor constatate cu ocazia analizei listelor de inventar; 9. Compartimentul contabilitate va stabili rezultatul inventarierii prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena tehnico-operativ i din contabilitate; 10. Comisia va inventaria toate coleciile bibliotecii; 11. Comisia de inventariere va ntocmi liste separate ce cuprind valorile materiale degradate ce fac obiectul propunerii de casare i de asemenea se vor ntocmi liste separate cu materialele fr micare.
212

V Ev V E

9.3 Matricea responsabilitilor Nr. Compartimentul (postul)/aciunea I crt. (operaiunea) 1. Pentru toate plusurile, minusurile sau Ev degradrile constatate la coleciile bibliotecii, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie sau din alte cauze, comisia va primi explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestiunii, respectiv a urmririi creanelor; 2. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete caracterul

II

III IV V VI VII VIII IX

XI XII XIII XIV XV XVI

Ev

202

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

3.

4.

5.

lipsurilor, pierderilor, pagubelor i degradrilor constatate, precum i caracterul plusurilor, propunnd n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice rezultate n urma inventarierii; n situaia constatrii unor plusuri n gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea just (donaii); n cazul constatrii unor lipsuri n gestiune, imputabile, directorul unitii va ntocmi un referat care va fi nregistrat la registratura unitii privind aprobarea componenei comisiei precum i desfurrii operaiunii de inventariere a fondului de carte existent, va lua msura imputrii acestora la valoarea lor de nlocuire; Comisia de inventariere va avea n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, la stabilirea valorii debitului, n cazurile n care lipsurile n gestiune nu sunt considerate

Ev

212

Ev

203

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

6.

7.

infraciuni, dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii: s nu existe riscul de confuzie ntre -stocurile identice de publicaii; -diferenele constatate n plus sau minus s priveasc aceiai perioad de gestiune i aceiai gestiune; Directorul unitii va ntocmi un referat care va fi nregistrat la registratura unitii privind aprobarea componenei comisiei precum i desfurrii operaiunii de inventariere a fondului de carte existent; va aproba referatul ntocmit i nregistrat la registratura instituiei de ctre bibliotecar; Comisia de inventariere pentru bunurile la care sunt acceptate sczminte, n cazul compensrii lipsurilor cu plusurilor stabilite la inventariere, va avea n vedere ca sczmintele s se calculeze numai n situaia n care cantitile lips sunt mai mari dect cantitile constatate n plus. n aceast situaie, cotele de sczminte se aplic n primul rnd la bunurile la care s-au constatat lipsurile

212

204

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

8.

9.
212

10.

11.

12.

13.

Diferena stabilit n minus, n urma compensrii i aplicrii tuturor cotelor de sczminte, reprezentnd prejudiciu pentru unitate, se recupereaz de la persoanele vinovate, n conformitate cu dispoziiile legale; Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal; Semnarea procesului-verbal de ctre comisia de inventariere i bibliotecar i nregistrarea acestuia la registratura unitii; Propunerile cuprinse n procesulverbal al comisiei de inventariere se prezint, n termen de 7 zile de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, directorului unitii; Directorul unitii va aproba procesul-verbal de valorificare a inventarului n termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de inventariere; Directorul unitii, cu avizul conductorului compartimentului financiar-

E A

205

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

contabil, decide n termen de cel mult 7 zile de la primirea procesuluiverbal de inventariere, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dis-poziiilor legale; 14. Rezultatele procedurii de inventariere vor fi nregistrate de ctre bibliotecar n RI i RMF n termen de cel mult 7 zile de la data aprobrii procesuluiverbal de casare de ctre ordonatorul de credite 15. Compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi nregistrate n evidenele contabile ale unitii colare

212

206

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

10. Anexe, nregistrri arhivri Nr. anex 1. 2. 3. 4.


212

Denumire anex Circuitul documentelor Lista de inventar Bugetul pe anul Statul de funcii

Elaborator BIBLIOTECA COMISIA DE INVENTARIERE BIBLIOTECA RESURSE UMANE

Aprobat DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR i IJ SV

Nr. Exemplare 1 1 1 1

Difuzare personal bibliotecar personal personal

Arhivare Loc. Perioada Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat

Alte elemente

207

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

11. Cuprins Nr. componentei n cadrul procedurii operaionale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


212

Denumirea componentei n cadrul procedurii operaionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale Definiii i abrevieri ai termenilor utilizai n procedurii operaionale Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

Pag. 1

208

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Anexe: ntiinarea membrilor comisiei de inventariere Se convoac domnii: Numele, prenumele, Semntura 1.-----------------------------------------------------------------------2.-----------------------------------------------------------------------3.-----------------------------------------------------------------------4.-----------------------------------------------------------------------5.-----------------------------------------------------------------------pentru data de -----------------------------, orele -------------------------, la Compartimentul contabilitate pentru a fi instruii de ctre contabilul-ef, n vederea efecturii inventarierii anuale a patrimoniului bibliotecii conform Legii L 22/1969, Legii 82/91 republicat, OMFP 1753/2004.

212

Director,

Contabil ef,

209

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Proces-verbal de instruire Antetul entitii publice Compartiment Nr. ____ din ________ Proces-verbal de instruire ncheiat azi --------------------, orele ------------------------, cu ocazia instruirii comisiei de inventariere anual a patrimoniului, bibliotecii colare stabilite prin Dispoziia nr. ----din---,de ctre (conductorul entitii publice). La instruire particip toi membrii comisiei i sunt prezentate atribuiunile fiecruia, conform Legii L 22/1969, L 82/1991, OMFP 1753/2004. Desfurarea etapelor inventarierii anuale a patrimoniului bibliotecii este propus pentru perioada ---------, iar evaluarea rezultatelor se desfoar n perioada_____. Odat cu evaluarea rezultatelor se vor nainta i propunerile pentru casare. Contabil ef,

212

Au luat la cunotin, (Componena comisiei)

210

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Declaraia de inventar Antetul entitii publice Compartiment Nr. ____ din ________ Declaraia de inventar Subsemnatul -------------------------------------- gestionar la ------------------------------------------------------ declar urmtoarele: - dac are cunotin c are plusuri de valori bneti sau materiale n gestiunea sa: (DA sau NU) - dac are n pstrare i alte valori aparinnd terilor; (DA sau NU) - dac a primit sau eliberat valori materiale fr documente legale; (DA sau NU) 25 26 - existena n gestiune a unor bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit documentele respective; (DA sau NU) - existena unor documente de primire eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; (DA sau NU) - dac gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare dect acelea cu privire la care se ia declaraia i unde anume; (DA sau NU) - dac deine numerar rezultat din vnzarea mrfurilor din gestiune; (DA sau NU) - numrul i data ultimelor documente de intrare i ieire a valorilor materiale; (DA sau NU) - alte date i elemente pe care organul de control sau gestionarul le consider necesare, pentru buna funcionare a inventarierii gestiunii. Semntura ----------------------------Data -----------------------Dat n faa noastr, (Componena comisiei)

212

211

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Aviz pentru ncredinarea unei gestiuni mai multor persoane Antetul entitii publice Nr. ______ din _________ Aviz pentru ncredinarea unei gestiuni mai multor persoane Subsemnatul -----------------------------------------------avnd funcia de gestionar la --------------------------------------------------------------------------------------------------, menionez c n conformitate cu prevederile art. 7 din Legea 22/1969, sunt de acord s gestionez bunurile ncredinate mpreun cu urmtorii gestionari: 1. ----------------------------------------------2. ----------------------------------------------3. ----------------------------------------------Data, Semntura, 23 Not: Obinerea avizului este necesar i n cazul n care n subordinea unui gestionar se ncadreaz sau se trece o anumit persoan, indiferent de calitatea acesteia.

212

212

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

DECIZIE DE IMPUTARE (Cod 14-8-2) (n cazul n care se constat pagube) 1. Servete ca: - document de imputare a valorii pagubelor produse; - titlu executoriu din momentul comunicrii; - document de nregistrare n contabilitate. 2. Se ntocmete n dou exemplare sau n mai multe exemplare, n funcie de numrul persoanelor rspunztoare pentru paguba produs, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) i se semneaz de ctre conductorul unitii, cu viza de control financiar preventiv i viza compartimentului juridic. 3. Circul: - la persoana desemnat pentru acordarea vizei de control financiar - preventiv (toate exemplarele); - la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalitii i realitii; - la conductorul unitii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana (sau persoanele) rspunztoare de paguba adus unitii, pentru semnare de luare la cunotin i de imputare (ambele exemplare). 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

212

213

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

ANGAJAMENT DE PLAT Subsemnatul ....... domiciliat n ............ str. ........... nr. ..... bloc .... sc. .... et. .... apart. ..... jud./sector ....... posesor al actului de identitate seria ....... nr. .... emis de ..................... sub nr. ...... n anul ...... avnd funcia de ........................... la unitatea ........... lund cunotin de faptul ca prin ............................................... s-a constatat c din vina mea am produs unitii .......... o pagub de lei .......... provenit din ............ mi iau angajamentul de a plti aceast sum unitii pgubite astfel ........................................................................ Prezentul angajament l-am luat n conformitate cu .................. n cazul nerespectrii angajamentului de plat, se va proceda la executarea silit.
212

Dat astzi ......... Semnat n faa noastr Semntura Calitatea Semntura

214

Entitatea public COMPARTIMENTUL BBIBLIOTEC

Procedura operaional INVENTARIEREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC Cod: P.O. B00l

Ediia NTI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii ncheiat azi --------------------------------------Subsemnaii ---------------- membrii ai comisiei operative de inventariere numii prin ----------------------------------------------------am procedat la inventarierea faptic a --------------------------------------------------------------------------------------------------Inventarierea s-a efectuat n prezena bibliotecarului-------- prin numrare. Toate publicaiile au fost cuprinse n listele de inventariere de la pagina -----la pagina ---------------------------------------------------n urma inventarierii efectuate s-a constatat: Plus de inventar n valoare de lei ------------------------------ . Minus de inventar n valoare de lei ---------------------------- . Att plusurile ct si minusurile constatate se datoresc : -------------------------------------------------------------------------------------------Menionm c au fost propuse pentru casare, bunuri n valoare ---------------Drept pentru care am ncheiat prezentul proces verbal. COMISIA OPERATIV DE INVENTARIERE FAPTIC Bibliotecar,

212

215

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

5. PROCEDUR OPERAIONAL CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC


COD: P.O. B111 Ediia NT Revizia

263

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B001

Ediia nti Nr. de ex. 7 exemplare Revizia Nr. de ex. Pagina .. din EDIIA I Exemplar nr.

216

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale ELEMENTE PRIVIN RESPONSABILII / OPERAIUNEA 1. ELABORAT VERIFICAT APROBAT NUMELE I PRENUMELE 2. FUNCIA 3. BIBLIOTECAR DIRECTOR DIRECTOR DATA 4. 12.03.2007 12.03.2007 12.03.2007 SEMNTURA 5.

1.1 1.2 1.3


263

217

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 1. Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediia I Revizia 1 Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4.

Componenta revizuit 2. x

Modalitatea reviziei 3. x

0. 2.1 2.2 2.3 2.n

263

218

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul difuzrii 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare eviden arhivare alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 administraie secretariat financiar contabil Personal didactic conducere Personal didactic auxiliar Personal nedidactic Consiliul de administraie secretariat secretariat secretariat Funcia 5 administrator secretar contabil-ef director-adjunct director bibliotecar administrator Preedinte CA secretar secretar secretar Numele i prenumele 6 Data primirii 7 Semntura 8

1 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

263

219

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

4. Scopul procedurii operaionale 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; 4.5. Stabilete sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activiti; 4.6. Alte scopuri specifice procedurii operaionale 4.6.1. Toate aceste operaii se efectueaz cu scopul evalurii publicaiilor propuse pentru casare i punerii de acord a datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat. 4.6.2. Se realizeaz listele cu propunerile de casare. 4.6.3. Biblioteca este obligat s-i verifice i s-i ordoneze periodic coleciile de documente prin casarea publicaiilor degradate fizic sau perimate moral; 4.6.4. Stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor componente ale coleciei bibliotecii unitii.

263

220

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional: Casarea documentelor de bibliotec reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat starea fizic sau moral a unor publicaii din fondul de carte a unei biblioteci colare, i msurile luate n urma acestor constatri, la data la care aceasta se efectueaz. Casarea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor publicaiilor de bibliotec n vederea ntocmirii situaiilor financiare care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei unitii pentru acest exerciiu financiar. 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public: n temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991 i Legii nr.334 din 31 mai 2002, republicate, cu modificrile i completrile ulterioare, unitile colare au obligaia s efectueze casarea periodic a documentelor de bibliotec perimate fizic i moral, n cazul fuziunii sau ncetrii activitii, precum i n urmtoarele situaii: a. la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului, sau a altor organe prevzute de lege; b. ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau publicaii degradate n gestiune, care nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere; c. ori de cte ori intervine o predare-primire de gestiune; d. ca urmare a cazurilor de for major sau calamiti naturale; e. n alte cazuri prevzute de lege. 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat: a. Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Bibliotec; b. De aceast activitate depind n cadrul activitii efectuate urmtoarele compartimente: Conducere; Personal didactic auxiliar (bibliotec); Personal nedidactic.

263

221

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii: a. Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Bibliotec; Financiar - contabil; Secretariat; Administrativ. b. De aceast activitate beneficiaz n cadrul activitilor efectuate, urmtorul compartiment: Bibliotec.
263

222

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale Standarde internaionale de contabilitate Standarde internaionale de management/control intern. 6.2. Legislaie primar Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avndu-se n vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum i urmtoarele acte: - O.G. nr. 26/2006; - Legea nr. 277/2006; - Legea 82/1991, a contabilitii, republicat cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea 22/1969, a gestionarului, actualizat prin Legea 54/1994; - Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor; - Ordin nr.2.861 din 9 octombrie 2009 al ministrului finanelor publice pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii - Legea nr.334 din 31 mai 2002 cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea nr.246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funciune, casare i valorificare a activelor corporale care alctuiesc domeniul public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale; 6.3. Legislaie secundar Norme Metodologice din 9 iunie 2000 privind evidena, gestionarea i inventarierea documentelor Hotrrea Guvernului nr. 966/1998 pentru modificarea i completarea Hotarrii Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fr plat i de valorificare a bunurilor aparinnd instituiilor publice, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 525 din 31 decembrie 1998; Hotrrea Guvernului nr. 1.546/2003 pentru aprobarea Normelor de conservare i restaurare a bunurilor culturale mobile clasate;

263

223

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

Hotrrea Guvernului nr. 2139/30 noiembrie 2004, pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea i duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe; Hotrrea Guvernului nr. 411 din 05/05/2005, privind modificarea i completarea Hotrrii Guvernului nr.461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr.60/2001 privind achiziiile publice i pentru modificarea art.3 din Hotrrea Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fr plat i de valorificare a bunurilor aparinnd instituiilor publice, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr.424 din 19 mai 2005M Ordin nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 al ministrului economiei i finanelor privind documentele financiarcontabile. 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice Regulamentul de Organizare i Funcionare a bibliotecilor colare; Regulamentul-cadru al bibliotecilor colare; Regulamentul Intern a bibliotecii colare; Legea patrimoniului.

263

224

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1. Definiii ale termenilor Nr.crt. 1. 2.
263

3. 4. 5. 6.

Definiia i / sau, dac este cazul, actul care definete termenul Procedura operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii cu privire la aspectul procesual; Ediie a unei proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i operaionale difuzat; Revizia n cadrul unei ediii Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate; ..... ..... ..... Termenul

225

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

7.2. Abrevieri ale termenilor Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. . n Abrevierea P.O. E V A Ap. Ah. Ev. Termenul abreviat Procedur operaional Elaborare Verificare Aprobare Aplicare Arhivare Evaluare . .

263

226

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti Procedura operaional face referire la activitile de casare a publicaiilor deteriorate sau perimate, aflate n gestiunea bibliotecii, din cadrul unitilor colare; 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista i proveniena documentelor: - documentele utilizate sunt: Decizia de iniiere a casrii Constatrile comisiei de casare; Lista cu propunerile de casare; Not privind starea publicaiilor de bibliotec propuse pentru casare; Proces-verbal de casare; Registrul de inventar; Registrul de micare a fondului. 8.2.2. Coninutul i rolul documentelor Registrul de inventar; 1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii fondului de publicaii a bibliotecii colare.. 2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere a publicaiilor aflate n fondul bibliotecii;. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a publicaiilor. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data

263

227

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a fondului de carte existent. n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea publicaiilor inventariate faptic la acea dat. n coloana 1 se nscrie data. n coloana 2, numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n ordine cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii. n coloana 3 se fac nsemnri pentru fiecare verificare a fondului de carte; n coloana 4 se trece autorul i titlul publicaiei; n coloana 5 se trece nr. ediiei publicaiilor; n coloana 6 se menioneaz locul apariiei publicaiei; n coloana 7 se trece anul apariiei publicaiei; n coloana 8 se trece preul publicaiei; n coloana 9 se specific preul legatului, dac este cazul; n coloana 10 se trece numrul de ordine din RMF; n coloana 11 se trece cota crii sau clasificarea zecimal; n coloana 12 se menioneaz date privind ieirea crilor, a actelor nsoitoare; n coloana 13 se trec observaii legate de circulaia publicaiei; Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul bibliotec, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Registrul R.M.F.(micare a fondului), este documentul contabil obligatoriu n care publicaiile de bibliotec sunt nregistrate pe baza actului nsoitor specificndu-se i sursa de provenien a acestora, n rubrica special destinat. Acest tip de registru ofer, n primul rnd, o eviden valoric la zi a tuturor publicaiilor existente n bibliotec, precum i repartizarea acestora pe principalele domenii C.Z.U. Registrul ofer, de asemenea, posibilitatea totalizrii i cunoaterii pe trimestre calendaristice a numrului de documente intrate n bibliotec i, bineneles, structurarea lor pe principalele domenii C.Z.U. Proces-verbal de scoatere din gestiune a publicaiilor de bibliotec, deteriorate fizic 1. Servete ca:

263

228

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

document de constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din gestiune a publicaiilor de bibliotec, deteriorate fizic i de declasare a acestora, potrivit dispoziiilor legale; - document de consemnare a scoaterii efective din funciune a gestiune a publicaiilor de bibliotec, deteriorate fizic; - document justificativ de nregistrare n evidena bibliotecii i n contabilitate. 2. Se ntocmete n dou exemplare, separat pentru mijloace fixe (publicaiile de patrimoniu), pe baza documentaiei prevzute n normele legale (nota justificativ privind descrierea degradrii bunurilor materiale, specificaia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.) Formularul se completeaz astfel: - capitolele I si II, de ctre comisia constituit n acest scop, dup caz (la unitile cu capital privat responsabilitatea revine administratorilor), cu constatrile i concluziile rezultate din analiza documentaiei primite i din verificarea strii publicaiilor propuse a fi scoase din gestiune i propuse pentru declasare, se semneaz de membrii comisiei; - capitolul III, dup aprobarea propunerilor i efectuarea scoaterii din gestiune, de ctre comisia de analiz i avizare a propunerii de declasare a publicaiilor sau de delegaii numii de conducerea unitii care semneaz pentru realitatea operaiunilor; servete i ca document de predare la bibliotec. Se menioneaz c, n cazul scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, numrul de inventar se va trece la cap. II n coloana "Denumirea". n situaia n care capitolul III se completeaz n alte exerciii financiare, este necesar s se ntruneasc o noua comisie care s ntocmeasc un nou proces-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe /de declasare a unor bunuri materiale, care s confirme datele completate n acest capitol. 3. Circul: - la persoana autorizat s aprobe scoaterea din gestiune a publicaiilor aflate n gestiunea bibliotecii (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea i nregistrarea operaiunilor privind scoaterea din gestiunea bibliotecii, - la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din gestiune (bibliotec, pentru nregistrare (exemplarul 2). 4. Se arhiveaz: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul bibliotec (exemplarul 2). 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:

263

229

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

263

denumirea unitii; denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; aprobat; data; predtorul; constatrile i concluziile comisiei; publicaiile scoase din funciune sau bunurile materiale declasate; - numrul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preul unitar; valoarea; numrul i data (ziua, luna, anul) documentului; primitorul; numele, prenumele i semntura membrilor comisiei i a gestionarului pentru primire.

Lista de casare; 1. Servete ca: - document pentru casarea publicaiilor de bibliotec aflate n gestiunea bibliotecii; - document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri publicaii din fondul de carte al bibliotecii, precum i a altor valori; 2. Document justificativ de nregistrare n evidena bibliotecii i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registrului-inventar; - document centralizator al operaiunilor de casare. Se ntocmete ntr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau n situaiile prevzute de dispoziiile legale, de comisia de casare, pe gestiunea bibliotecarului i se semneaz de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. n cazul unei gestiuni colective, cu mai muli angajai n compartiment, listele de casare se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate att de persoana (sau persoanele) care pred gestiunea, ct i de gestionarul (gestionarii) care primete gestiunea. n listele de casare a bunurilor aflate n ambalaje originale intacte, a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin numrare i ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataa notele de calcul privind inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor.

230

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

Publicaiile de bibliotec ce urmeaz s fie casate se nscriu n listele de casare dup nr. de inventar, cot i format. Pentru stocurile fr micare, de calitate necorespunztoare, depreciate se ntocmesc liste de casare separate, la care se anexeaz procesele-verbale n care se arat cauzele nefolosirii, caracterul i gradul deteriorrii sau deprecierii i cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum i persoanele vinovate, dup caz. 3. Circul: - la comisia de casare, pentru stabilirea deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea n procesulverbal a rezultatelor casrii; - la gestionar, prin semnarea fiecrei file, menionnd pe ultima fila a listei de casare, c toate cantitile au fost stabilite n prezena sa, c bunurile respective se afl n pstrarea i rspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenelor valorice i semnarea listei de casare privind exactitatea soldului scriptic, precum i pentru verificarea calculelor efectuate; - la conductorul compartimentului financiar-contabil i la compartimentul juridic, mpreun cu procesele-verbale cuprinznd cauzele degradrii sau deteriorrii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum i cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute de comisia de inventariere; - la conductorul unitii, mpreun cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluionrii propunerilor fcute; Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 8.2.3. Circuitul documentelor: a) Comisia de casare ntocmete procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza notei privind starea fizic a publicaiilor aflate n gestiunea bibliotecii, semneaz procesul-verbal cu propunerile i l nainteaz secretariatului. b) Secretariatul aloc numr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare i nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii spre avizare; c) Conductorul unitii colare avizeaz procesulverbal cu propunerile pentru casare i le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite. d) Compartimentul contabilitate verific i nregistreaz operaiunile privind scoaterea din gestiune a publicaiilor i arhiveaz procesul verbal cu propunerile.

263

231

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

e) Comisia - Analizeaz starea fizic a publicaiilor i propune casarea n funcie de gradul de uzur, nainteaz procesulverbal cu propunerile conductorului unitii; f) Compartimentul contabilitate analizeaz propunerile de casare ale comisiei; g) Conductorul instituiei colare decide asupra soluionrii propunerilor fcute cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziiilor legale. h) Comisia constituit n baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a urmtoarelor O.B.I. n folosin care au un grad de uzur avansat, stabilete materialele i deeurile rezultate, elaboreaz Procesulverbal pentru scoaterea din gestiune a publicaiilor de bibliotec i nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii; i) Conductorul unitii decide asupra soluionrii propunerilor fcute cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziiilor legale; j) Compartimentul contabilitate i administrativ pred cantitatea deeurilor rezultate la unitile specializate, ntocmind avizul de expediie, nregistreaz rezultatele casrii n evidena tehnico-operativa i contabil, urmrete ncasarea contravalorii deeurilor predate, vireaz sumele la bugetul pe surse de finanare (bugetul statului/buget local); k) Comisia elaboreaz Procesul-verbal de casare publicaiilor: Comisia numit prin ordinul (decizia) nr. ----din ----- pe baza documentelor anexate -------- propune casarea urmtoarelor MF ----------- i declasarea urmtoarelor mijloace materiale -------.- procedeaz la operaiunea de casare a publicaiilor de bibliotec deteriorate, nainteaz procesul-verbal cu propunerile, conductorului unitii; l) Conductorul unitii, cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.(transfer, licitaie, predare deeuri); m) Compartimentul contabilitate i administrativ, transfer bunurile (dac este cazul), liciteaz bunurile (dac este cazul), pred cantitatea deeurilor rezultate la unitile specializate, ntocmind avizul de expediie, nregistreaz rezultatele casrii n evidena tehnico-operativ i contabil, urmrete ncasarea contravalorii deeurilor predate, vireaz sumele la bugetul pe surse de finanare (bugetul statului/buget local).

263

232

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la Internet; - imprimant alb-negru; - copiator, fax; - consumabile: hrtie, toner, folii de ndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfoar n cadrul compartimentului bibliotec, de ctre bibliotecar, n colaborare contabilitatea; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfurrii activitii de achiziii publice sunt urmtoarele: costul multiplicrii documentaiei. 8.3.4. Resurse de timp Variabile: complexitatea procedurii; incidentele intervenite pe parcursul derulrii procedurii, care fac necesar solicitarea de clarificri i transmiterea rspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de casare, sunt stabilite prin legislaia aplicabil i prevzute orientativ prin calendarul procedurii.

263

233

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) crt. 0 1 1 Bibliotecarul unitii va ntocmi un referat ntocmirea unui referat de ctre bibliotecarul unitii colare i nregistrat n justificativ. registrul de intrri i ieiri, privind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de casare a publicaiilor bibliotecii i naintat conducerii instituiei. 2 Referatul va fi nregistrat la registratura unitii. Referatul ntocmit de bibliotecarul unitii colare privind componena comisiei de casare va fi aprobat de conductorul unitii. 3 Decizia privind aprobarea componenei comisiei ntocmirea deciziei de casare care s cuprind componena comisiei precum i precum i desfurrii operaiunii de casare a perioada desfurrii operaiunii de casare a coleciilor bibliotecii unitii fondului de carte existent colare, care conine temeiul legal care st la baza efecturii operaiunii, componenta comisiei, perioada de desfurare, termenele de predare a proceselor-verbale. 4 Aprobarea referatului de ctre conductorul Conductorul unitii va aproba decizia de derulare a activitii de casare, unitii; decizie care va fi vizat de eful compartimentul financiar-contabil. 5 Directorul unitii va dispune ntocmirea deciziei de casare, care s cuprind componena comisiei precum i perioada desfurrii operaiunii de casare a publicaiilor din fondul de carte existent Aprobarea deciziei de ctre conductorul unitii i vizarea acesteia de compartimentul financiarcontabil; Cte un exemplar din decizie va fi predat, sub semntur privat fiecrui membru al comisiei de casare pentru a lua la cunotin etapele ce vor fi parcurse privind desfurarea activitii de casare a publicaiilor de bibliotec. Instruirea comisiei de casare de ctre contabilul ef cu privire la desfurarea activitii de casare, precizndu-se i termenele care vor fi respectate.

263

234

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
263

ntocmirea i nregistrarea procesului-verbal care cuprinde etapele instruirii comisiei de casare; Semnarea procesului-verbal de toi membrii comisiei participani la instruire; Completarea notei justificative de ctre bibliotecar;

ntocmirea unui proces-verbal care s cuprind etapele instruirii comisiei de casare de ctre contabilul ef al unitii colare.

Att contabilul care a fcut instruirea comisiei ct i membrii acesteia vor semna procesul-verbal. Completarea notei justificative de ctre bibliotecar, dup care se dateaz i se semneaz de ctre acesta i de ctre comisia de casare, care atest c a fost dat n prezena sa. Comisia urmeaz s identifice toate depozitele Identificarea tuturor ncperilor n care exist publicaii ce urmeaz a fi casate, de cri n care urmeaz s fie casate publicaii; pentru a nu fi omise unele valori materiale. Verificarea i semnarea listelor de casare de un Se verific i se semneaz fiecare list de casare de un membru al comisiei membru al comisiei de casare; Semnarea ultimului document de ieire de valori Se trece la semnarea ultimului document de ieire de valori materiale n materiale din gestiunea bibliotecii, de un bibliotec, de ctre un membru al comisiei. membru al comisiei de casare; Trecerea datei i orei pe listelor de casare de un Se trece la nsemnarea datei i orei pe toate listele de casare, de ctre un membru al comisiei de casare; membru al comisiei. Semnarea de membrii comisiei a chitanelor cu Semnarea de membrii comisiei a chitanelor cu regim special predate de regim special; bibliotecar. ntocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea Se va trece la ntocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uilor dac se uilor dac se constat ruperea acestora; constat ruperea acestora Comisia de casare va stabili n prezena Se va trece la stabilirea n prezena bibliotecarului stocurile faptice prin bibliotecarului stocurile faptice prin numrare; numrare Comisia de casare va nscrie n listele de casare Se nscriu n listele de casare, cantitile faptice constatate cu ocazia efecturii cantitile faptice constatate cu ocazia efecturii operaiunii de casare a publicaiilor bibliotecii.

235

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

operaiunii de casare publicaiilor bibliotecii. 18 Valorile materiale casate se vor evalua de ctre comisia de casare i le va nscrie n listele de casare la valoarea contabil (valoarea de nregistrare); Semnarea i numerotarea listelor de casare pe toate filele de ctre membrii comisiei de casare; Semnarea listelor de casare pe toate filele de ctre membrii comisiei de casare; Meniunea de pe ultima fil a listei de casare, dac toate publicaiile de bibliotec deteriorate au fost casate i consemnate n listele de casare n prezena bibliotecarului precum i meniunea dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a casrii; Comisia de casare va analiza obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de casare; Compartimentul contabilitate va analiza toate stocurile nscrise n listele de casare i a soldurilor din contabilitate pentru bunurile casate; Comisia de casare stabilete caracterul deteriorrii publicaiilor, n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele Dup efectuarea casrii se va trece la evaluarea de ctre comisia de casare i le va nscrie n listele de casare la valoarea contabil (valoarea de nregistrare). Dup nscrierea listelor de casare se va trece i numerotarea listelor de casare pe toate paginile de ctre bibliotecar. Dup nscrierea i numerotarea listelor de casare pe toate paginile de ctre bibliotecar se va trece la semnarea de ctre toi membrii comisiei de casare. La ncheierea operaiunii de casare, dup semnarea i numerotarea listelor de casare de ctre bibliotecar i de comisia de casare, pe ultima fil a listei de casare, bibliotecarul trebuie s menioneze dac toate publicaiile de bibliotec deteriorate au fost casate i consemnate n listele de casare n prezena sa. De asemenea acesta menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a casrii. n acest caz, comisia de casare este obligat s analizeze obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de casare. Se va trece la stabilirea rezultatelor casrii prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de casare cu cele din evidena tehnico-operativ i din contabilitate. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de casare stabilete caracterul deteriorrii publicaiilor n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice, rezultate n urma casrii.

19 20 21
263

22.

236

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

faptice, rezultate n urma casrii; 23 La stabilirea valorii de debit, comisia de casare va avea n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventuale plusuri n conformitate cu legile n vigoare; Conductorul instituiei va aproba referatul ntocmit i nregistrat la registratura unitii de ctre bibliotecar, de acordare a deprecierii pentru care sunt acordate sczminte din gestiune de valori materiale; Diferenele constatate n plus sau minus s priveasc aceiai perioad de gestiune i aceiai gestiune; Rezultatele casrii se nscriu de ctre comisia de casare ntr-un proces-verbal; Semnarea procesului-verbal de ctre comisia de casare i bibliotecar i nregistrarea acestuia la registratura unitii; Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de casare se prezint directorului unitii; Directorul unitii va aproba procesul-verbal de valorificare a casrii n termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de casare; Directorul unitii colare cu avizul conductorului compartimentului financiarLa stabilirea valorii de debit, comisia de casare va avea n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventuale plusuri n conformitate cu legile n vigoare. Se va trece la acordarea deprecierii pentru toate publicaiile constatate lips, care sunt acceptate cu sczminte din gestiune de valori materiale, prin aplicarea coeficienilor corespunztori fiecrui produs n parte dup aprobarea acestora de ctre conductorul unitii. Diferenele constatate n plus sau minus s priveasc aceiai perioad de gestiune i aceiai gestiune Rezultatele casrii se nscriu de ctre comisia de casrii ntr-un proces-verbal Semnarea procesului-verbal de ctre comisia de casare i bibliotecar i nregistrarea acestuia la registratura unitii Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de casare se prezint, n termen de 7 zile de la data ncheierii operaiunilor de casare, directorului unitii Directorul unitii va aproba procesul-verbal de valorificare a casrii n termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de casare. Directorul unitii colare cu avizul conductorului compartimentului financiarcontabil, decide n termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de

24

25 26 27 28 29 30

263

237

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

31

32

contabil, decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale; Rezultatele procedurii de casare vor fi nregistrate de ctre bibliotecar n RI i RMF n termen de cel mult 7 zile de la data aprobrii procesului-verbal de casare de ctre ordonatorul de credite; Compartimentul contabilitate va prelua procesul verbal cu rezultatele casrii ce vor fi nregistrate n evidenele contabile ale unitii colare;

casare, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale Rezultatele procedurii de casrii vor fi nregistrate de ctre bibliotecar n RI i RMF n termen de cel mult 7 zile de la data aprobrii procesului-verbal de casare de ctre ordonatorul de credite. Compartimentul contabilitate va prelua procesul verbal cu rezultatele casrii ce vor fi nregistrate n evidenele contabile ale unitii colare.

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) crt. 1 Efectuarea - identificarea publicaiilor de bibliotec casrii deteriorate; publicaiilor 2 - ntocmirea unor liste separate pentru deteriorate fizic toate publicaiile uzate fizic sau perimate sau perimate moral; moral; 3 - ntocmirea notelor privind starea fizic a publicaiile uzate fizic sau perimate moral; 4 - stabilirea unor seturi de ntrebri pentru determinarea cauzelor privind starea actual a valorilor materiale; 5 Activitile desfurate - comisia de casare va identifica publicaiile uzate fizic sau perimate moral; - n timpul efecturii casrii comisia de casare va ntocmi liste separate pentru toate publicaiile uzate fizic sau perimate moral; - se va ntocmi formularul nota justificativ privind starea de degradare a publicaiilor de bibliotec. - comisia de casare va stabili un set de ntrebri pentru determinarea cauzelor privind starea actual a publicaiile uzate fizic i pentru stabilirea listei finale a valorilor materiale propuse pentru casare; - ntocmirea unor note explicative pentru - ntrebrile stabilite de comisie vor fi nscrise n note fiecare gestionar n parte, unde s-au explicative care vor fi naintate gestionarilor de valori

263

238

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

constatat valori materiale deteriorate; 6 7 - solicitarea de la gestionar a notelor explicative privind cauzele care au dus la publicaiilor; - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre aprobare a casrii; - ntocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; - nregistrarea referatului la registratura unitii; - naintarea referatului ctre ordonatorul de credite; - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; - ntiinarea comisiei de casare;

8 9 10 11 12
263

13

- naintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare,

materiale unde s-au constatat publicaiile uzate fizic sau perimate moral. - comisia de casare va solicita de la bibliotecar, note explicative privind cauzele care au dus la uzura prematur sau deteriorarea valorilor materiale; - dup primirea notelor explicative i dup analizarea acestora comisia de casare va stabili cauza care a dus la deteriorarea publicaiilor i va trece la stabilirea listelor finale cu valorile materiale propuse spre aprobare a casrii; - contabilul-ef din unitate va ntocmi un referat pentru numirea comisiei de casare de ctre conducerea instituiei publice; - referatul ntocmit de contabilul unitii va fi nregistrat la registratur; - referatul ntocmit de contabilul-ef i nregistrat la registratur va fi naintat ordonatorului de credite; - dup primirea referatului, ordonatorul de credite va emite decizia pentru numirea comisiei de casare a publicaiilor deteriorate; - comisia de casare va fi ntiinat prin nmnarea unui exemplar din decizia de numire a comisiei de ctre ordonatorul de credite; - la primirea deciziei, membrii comisiei vor face meniunea, pe exemplarul care va rmne la secretariat, c au primit un exemplar din decizia de numire a comisiei de casare i au luat la cunotin de coninutul acesteia; - nregistrarea, semnarea i naintarea listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de

239

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

14 15

consiliului de administraie; - discutarea listelor n consiliul de administraie i aprobarea acestora; - aprobarea listelor de ordonatorul principal sau secundar de credite;

16 17 18 19
263

20 8.4.3.

administraie; - discutarea i aprobarea valorilor materiale propuse pentru casare de ctre consiliul de administraie; - ntocmirea unei adrese de naintare i trimiterea listelor pentru aprobare la ordonatorul de credite (principal sau secundar n funcie de finanare i de subordonarea financiar); - aprobarea listelor cu valorile materiale propuse pentru casare; - ntrunirea comisiei de casare; - ntrunirea comisiei pentru finalizarea operaiunii de casare a valorilor materiale; - casarea publicaiilor de bibliotec uzate - comisia va trece la casarea valorilor materiale prin topire fizic sau moral; sau distrugere; - ntocmirea procesului verbal de casare; - valorile materiale casate vor fi nscrise n procesul verbal ntocmit de comisie i aprobat de ctre conducerea instituiei publice; - nregistrarea n evidena tehnico- - nregistrarea n evidena tehnico operativ a valorilor operativ a valorilor materiale rezultate n materiale rezultate n urma topirii publicaiilor de bibliotec urma topirii publicaiilor de bibliotec casate; casate; - nregistrarea n contabilitate a - nregistrarea n contabilitatea instituiei publice a valorilor operaiunilor de ieire de valori materiale; materiale rezultate n urma casrii; Valorificarea rezultatelor activitii mbuntirea cunoaterii legislaiei activitii privind casarea coleciilor bibliotecii; Cunoaterea modului de derulare a pailor privind casarea publicaiilor degradate din coleciile bibliotecii.

240

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

Pe baza rezultatelor obinute, se vor face propuneri de mbuntire a prezentei proceduri operaionale.

263

241

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Matricea responsabilitilor I Nr. Crt. 0 1 2


263

Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) 1 - identificarea publicaiilor de bibliotec deteriorate; - ntocmirea unor liste separate pentru toate publicaiile uzate fizic sau perimate moral; - ntocmirea notelor privind starea fizic a publicaiile uzate fizic sau perimate moral; - stabilirea unor seturi de ntrebri pentru determinarea cauzelor privind starea actual a valorilor materiale;

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX XX 2 3 E E 4 5

242

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

- ntocmirea unor note explicative pentru fiecare gestionar n parte, unde sau constatat valori materiale deteriorate; 6 - solicitarea de la gestionar a notelor explicative privind cauzele care au dus la degradarea publicaiilor; 7 - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre aprobare a casrii; 8 - ntocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; 9 - nregistrarea referatului la registratura unitii; 10 - naintarea referatului ctre ordonatorul de credite; 11 - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; 12 - ntiinarea comisiei de casare; 13 - naintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru

E E E E E E Ev

263

243

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

14 15 16 17
263

18 19

20

casare, consiliului de administraie; - discutarea listelor n consiliul de administraie i aprobarea acestora; - aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite; - ntrunirea comisiei de casare; - casarea publicaiilor de bibliotec uzate fizic sau moral; - ntocmirea procesului verbal de casare; - nregistrarea n evidena tehnico operativ a valo-rilor materiale rezultate n urma topirii publicaiilor de bibliotec casate; - nregistrarea n contabilitate a operaiunilor de ieire de valori materiale;

E AP E E E I

244

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

10. Anexe, nregistrri arhivri Nr. anex 1. 2. 3. 4.


263

Denumire anex Circuitul documentelor Lista de casare Bugetul pe anul Statul de funcii

Elaborator BIBLIOTECA

Aprobat DIRECTOR

Nr. Exemp.

Difuzare personal bibliotecar personal personal

Arhivare Loc. Perioada Secretariat Perm. Secretariat Secretariat Secretariat 3 ani 3 ani

Alte elemente

COMISIA DE DIRECTOR CASARE BIBLIOTECA DIRECTOR RESURSE DIRECTOR i IJ UMANE

245

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

11. Cuprins: Nr. componentei n cadrul procedurii operaionale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


263

Denumirea componentei n cadrul procedurii operaionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale Definiii i abrevieri ai termenilor utilizai n procedurii operaionale Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

Pag. 1

246

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

6. PROCEDURA OPERAIONAL
Elaborarea deciziilor COD: P.O. A009 Ediia NTI
263

Revizia .................. Entitatea public COMPARTIMENTUL Cod: P.O. A009 RESURSE UMANE Nr. de ex. ............. Procedura operaional Elaborarea deciziilor Ediia NTI Nr. de ex. 7 EXEMPLARE Revizia ................ Pagina.. din EDIIA I Exemplar nr. .....

247

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale: ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT NUMELE I PRENUMELE 2 FUNCIA 3 SECRETAR DIRECTOR ADJ. DIRECTOR DATA 4 SEMNTUR 5

1.1 1.2 1.3


263

248

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale: Nr. crt. 0. 2.1 2.2 2.3 2.n Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 1. Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediia I Revizia 1 Componenta revizuit 2. x Modalitatea reviziei 3. x Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4.

263

249

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale: Scopul difuzrii 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7, 3.8. 3.9, 3.10. 3.11. 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare eviden arhivare alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 Administraie Secretariat Financiar contabil Personal didactic Conducere Personal didactic auxiliar Personal nedidactic Consiliul de administraie Secretariat Secretariat Secretariat Funcia 5 Administrator Secretar ef Contabil ef Director Director Bibliotecar Administrator Preedintele consiliului de administraie Secretar ef Secretar Secretar ef Numele i prenumele 6 Data primirii 7 Semntura 8

263

250

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

4. Scopul procedurii operaionale: 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; 4.5. Stabilete sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activiti; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale

263

251

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale: 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional. - Modul de desfurare a operaiunii de emitere a deciziilor la nivelul instituiei de nvmnt. 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; - Operaiunea se desfoar n cadrul activiti de management cu colaborarea compartimentelor din cadrul instituiei publice. 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; a. Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Secretariat; Personal didactic ; Conducere ; Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotec); Personal nedidactic; Administrativ; Financiar contabil; b. De aceast activitate depind n cadrul operaiunilor efectuate compartimentele: Secretariat; Bibliotec; Personal didactic ; Conducere ; 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. a. Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Secretariat; Bibliotec ; Conducere ; Personal didactic; Financiar contabil; b. De aceast activitate beneficiaz, urmtoarele compartimente: Secretariat; Personal didactic ; Conducere ;

263

252

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

Personal didactic auxiliar - bibliotecar; Financiar contabil;

263

253

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale - Standardele internaionale de contabilitate; - Standardele internaionale de management/control intern; 6.2. Legislaie primar Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avndu-se n vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum i urmtoarele acte: O.G. nr. 26/2006; Legea nr. 277/2006; art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. 6.3. Legislaie secundar - Nomenclator din 14/12/2004 i modelele i normele de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de nscriere i numerotare; - Norma metodologic din 14/12/2004 de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil; - art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. NR.4925 din 08.09.2005; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice 1) Circuitul documentelor; 2) Regulamentul intern; 3) Ordine i metodologii emise de M.E.C.T.; 4) Alte acte normative. 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1. Definiii ale termenilor Nr. crt. Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

263

254

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

1. 2 3. 4. n.

Procedura operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Ediie a unei proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat operaionale Revizia n cadrul unei Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai ediii multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate ........ .............

263

255

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

7.2. Abrevieri ale termenilor NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I S. In. P. V. D. Pr. IA.

Termenul abreviat Procedura operaional Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare nregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

263

256

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti Procedura operaional se refer la modalitatea de elaborare a deciziilor la nivelul instituiei de nvmnt. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista documentelor: Documentele utilizate sunt : -referat de necesitate; -proces-verbal de constatare, de cercetare administrativ; -alte referate. 8.2.2. Coninutul, proveniena i rolul documentelor: Referatul de necesitate: - prin referatul de necesitate se propun soluii tehnice i organizatorice menite s duc la mbuntirea muncii sau la buna desfurare a unor aciuni, a bibliotecii n cazul de fa. Ele se redacteaz din dispoziia conduceri sau din oficiu i se prezint sub form scris, original. Referatele de necesitate sunt specifice corespondenei interne, ele neputnd fi utilizate n raporturile unei autoriti cu mediul exterior; este cel mai important instrument de coresponden al administraiei publice. Din punct de vedere relaional, n interiorul unei autoriti administrative, referatul face legtura ntre sfera execuiei i cea a deciziei. Procesul-verbal: - procesul-verbal este este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, aciuni, discuii i hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri; exist mai multe tipuri: de constatare (pe formulare tipizate), de predare-primire a unei gestiuni, de consemnare a unei edine. innd cont de aceast clasificare, procesul-verbal poate avea form i coninut diferit. Procesul-verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe persoane mputernicite de un organ de stat, inspectorate i inspecii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administraia public (IJ etc) Acestea pot aplica sanciuni administrative, n baza proceselor-verbale ncheiate. 8.2.3. Circuitul documentelor: conform anexei 8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - conform listei de inventar anexat 8.3.2. Resurse umane: - conform statelor de funcii anexate 8.3.3. Resurse financiare: - conform bugetului anual aprobat

263

257

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

8.4. Modul de lucru: 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea crt. (operaiunea) 0 1 1 Decizii programate decizii repetitive i de rutin; 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Activitile desfurate 2 - ntocmirea referatului i luarea la cunotin despre unele acte normative;

- nregistrarea referatelor la registratura instituiei publice; - aprobarea referatelor de conductorul instituiei publice; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; - ntocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; - semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; - nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. Decizii neprogramate n condiii - ntocmirea proceselor-verbale de constatare i luarea la cunotin despre unele nestabilite sau n situaii unice; acte normative; - nregistrarea proceselor verbale la registratura instituiei publice; - semnarea proceselor- verbale de comisii; - predarea proceselor- verbale de constatare, conductorului instituiei publice; - conductorul instituiei publice, n termenele prevzute de dispoziiile legale decide; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei;

263

258

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

21 22 23 24 25 26 27 28
263

- ntocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; - semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; - nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. 8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii:

Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) crt. 0 1 1 Decizii programate - ntocmirea referatului i - angajaii vor ntocmi referate n vederea emiterii unor decizii; decizii repetitive luarea la cunotin despre - n momentul apariiei i lurii la cunotin a unor acte normative, i de rutin; unele acte normative; conductorul unitii, solicit referate de la compartimentele de specialitate; 2 - nregistrarea referatelor la - referatele ntocmite de angajai, vor fi nregistrate la registratura registratura instituiei publice; instituiei publice; 3 - aprobarea referatelor de - referatele nregistrate la registratura instituiei vor fi naintate spre conductorul instituiei publice; aprobare conductorului unitilor; - conductorul instituiei publice, dup luarea la cunotin a coninutului referatelor, va proceda la aprobarea acestora; 4 - stabilirea temeiului legal ce - conductorul unitii mpreun cu compartimentele de specialitate impune emiterea deciziei; va stabili temeiurile legale ce se impun pentru emiterea deciziei; 5 - stabilirea persoanei, a - conductorul unitii mpreun cu compartimentele de specialitate persoanelor sau a comisiilor vor stabili persoana, persoanele sau comisiile nsrcinate s duc la nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziilor ce urmeaz a fi emise; ndeplinire prevederile deciziei; 6 - ntocmirea i redactarea - compartimentele de specialitate mpreun cu persoana desemnat deciziei propriu-zise; cu redactarea i evidena deciziilor vor trece la ntocmirea acestora;

259

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

7 8 9

vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; - semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; - nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia;

10
263

11 12

- semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei;

13 14

15 16

- predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. - n momentul emiterii unei noi decizii, formularul iniial va fi predat spre arhivare; Decizii - ntocmirea proceselor verbale - angajaii vor ntocmi procese verbale de constatare n baza crora neprogramate n de constatare i luarea la urmeaz a fi emise deciziile; condiii nestabilite cunotin despre unele acte - n momentul apariiei i lurii la cunotin a unor acte normative, sau n situaii unice; normative; conductorul unitii, solicit referate de la compartimentele de specialitate; - nregistrarea proceselor ver- - procesele verbale de constatare ntocmite de comisii, vor fi bale la registratura instituiei nregistrate la registratura instituiei publice; publice; - semnarea proceselor verbale - toi membrii comisiilor vor semna procesele verbale de constatare; de comisii;

- dup redactarea deciziei eful compartimentului de specialitate va aviza pentru legalitate; - dup redactare i avizare, decizia se nregistreaz de ctre persoana desemnat cu evidena acestora ntr-un registru special ntocmit; - dup avizare i nregistrare, decizia va fi predat spre semnare conductorului instituiei publice; - dup luarea la cunotin a coninutului deciziei, conductorul instituiei publice va trece la semnarea acesteia; - persoana desemnat cu eviden deciziilor emise va trece la predarea unui exemplar persoanelor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acestora; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va primi un exemplar; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va lua la cunotin de coninutul acesteia; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei, va semna pe formularul care va rmne n cadrul compartimentului de specialitate de primire i luare la cunotin; - persoana nsrcinat s duc la ndeplinire prevederile deciziei va preda un exemplar semnat de primire i luare la cunotin, angajatului desemnat cu evidena, pstrarea i actualizarea acestora;

260

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

17 18 19 20
263

21 22 23 24

- predarea proceselor verbale de constatare, conductorului instituiei publice; conductorul instituiei publice, n termenele prevzute de dispoziiile legale decide; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; - ntocmirea deciziei propriuzise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate;

- procesele verbale nregistrate i semnate vor fi predate n termen conductorului instituiei publice; - dup analiza procesului verbal constatare, cu compartimentele de specialitate, va decide n termele legale msurile ce urmeaz a fi luate; - conductorul unitii mpreun cu compartimentele de specialitate va stabili temeiurile legale ce se impun pentru emiterea deciziei; - conductorul unitii mpreun cu compartimentele de specialitate vor stabili persoana, persoanele sau comisiile nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziilor ce urmeaz a fi emise; - compartimentele de specialitate mpreun cu persoana desemnat cu redactarea i evidena deciziilor vor trece la ntocmirea acestora; - dup redactarea deciziei eful compartimentului de specialitate va aviza pentru legalitate;

- nregistrarea n registrul - dup redactarea i avizare, decizia se nregistreaz de ctre persoana special a deciziei ntocmite; desemnat cu evidena acestora ntr-un registru special ntocmit; - semnarea deciziei, de - dup avizare i nregistrare, decizia va fi predat spre semnare conductorul instituiei publice; conductorului instituiei publice; - dup luarea la cunotin a coninutului deciziei, conductorul instituiei publice va trece la semnarea acesteia; - nmnarea deciziei ctre - persoana desemnat cu eviden deciziilor emise va trece la persoanele nsrcinate s duc la predarea unui exemplar persoanelor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; ndeplinire prevederile acestora; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va primi un exemplar; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va lua la cunotin de coninutul acesteia; - semnarea de primire i luare - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor

25

26

261

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

la cunotin a deciziei; 27 28 8.4.3.


263

deciziei va semna pe formularul care va rmne n cadrul compartimentului de specialitate de primire i luare la cunotin; - predarea unui exemplar per- - persoana nsrcinat s duc la ndeplinire prevederile deciziei va soanei desemnate s gestioneze preda un exemplar semnat de primire i luare la cunotin, i s actualizeze deciziile emise; angajatului desemnat cu evidena, pstrarea i actualizarea acestora; - arhivarea deciziei. - n momentul emiterii unei noi decizii, formularul iniial va fi predat spre arhivare; Valorificarea rezultatelor activitii - mbuntire a cunoaterii legislaiei activitii privind elaborarea deciziilor.

262

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii: 9.1. Responsabiliti Nr. Crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


263

Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) 0

I 1

II 2

III 3

IV 4

V 5

VI 6

VII 7

VIII IX 8 9

X 1 0

XI 11

XII 12

XIII 13

ntocmirea referatului i luarea la cunotin E despre unele acte normative; nregistrarea referatelor la registratura instituiei E publice; Aprobarea referatelor de conductorul instituiei publice; Stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; Stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; ntocmirea deciziei propriu-zise; Vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; Semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; Semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; Predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise;

A E E E V E A E E E

263

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

13

Arhivarea deciziei.

AH

Matricea responsabilitilor II: Nr. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV Crt. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 ntocmirea proceselor-verbale de constatare i luarea E la cunotin despre unele acte normative; 2 nregistrarea proceselor-verbale la registratura E instituiei publice; 3 semnarea proceselor-verbale de comisii; E 4 predarea proceselor-verbale de constatare, E conductorului instituiei publice; 5 conductorul instituiei publice, n termenele A prevzute de dispoziiile legale, decide; 6 stabilirea temeiului legal ce impune emiterea E deciziei; 7 stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor E nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; 8 ntocmirea deciziei propriu-zise; E 9 vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; E 10 nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; E 11 semnarea deciziei, de conductorul instituiei AP publice; 12 nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s P duc la ndeplinire prevederile acesteia; 13 semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; P 14 predarea unui exemplar persoanei desemnate s P gestioneze i s actualizeze deciziile emise; 15 arhivarea deciziei. AH

263

264

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

10. Anexe, nregistrri, arhivri: Nr. Anex 1 2 3 4


263

Denumire anex Circuitul documentelor Lista inventar Bugetul pe anul Statul de funcii

Elaborator Financiar contabil Comisia de inventariere Financiar contabil Resurse umane

Aprobat Director Director Director i OPC Director i ISJ SV

Numr Ex. 1 1 1 1

Arhivare Difuzare personal gestionar personal personal Loc. Secret Secret Secret Secret Per. Perm. 3 ani 3 ani

Alte el.

265

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

11. Cuprins: Nr. componentei n cadrul procedurii operaionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11


263

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale) Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedurii operaionale Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

Pagina

266

Entitatea public COMPARTIMENTUL BIBLIOTEC

Procedura operaional CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTEC COD: P.O. B111

Ediia nt Nr. de 7 exemplaree Revizia Nr. de ex.

Pagina... EDIIA I Exemplar nr.

A. REFERAT DE NECESITATE SE APROB, ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE Antetul instituiei....................... REFERAT DE NECESITATE Subsemnata(ul) ------------------------------------ angajat la --------- n cadrul ----------------v rog a-mi aproba achiziionarea urmtoarelor produse* ------------------------------------necesare pentru-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DATA EFUL IERARHIC SUPERIOR NTOCMIT NUME I PRENUME NUME SI PRENUME SEMNTURA ___________________ * Poziia din planul anual de achiziii publice Codul CPV SEMNTURA ______________________

263

267