DocCF 1.9.5 Software de Gestión Escolar

MANUAL DE USUARIO
Noviembre de 2008
Manual de Usuario
DocCF Software de Gestión Escolar 1
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
Grupo CF Developer
CARACTERÍSTICAS
QUE PUEDE HACER DocCF
REQUERIMIENTOS DE HARDW ARE
CONDICIONES DE USO DEL MANUAL
ACCESO A DocCF
ENTORNO GRAFICO DocCF VERSIÓN 1. 9
1. DocCF
 APARIENCIA
- TEMAS
- MINIMIZAR
 USUARIO
- FICHA
- PERMISOS
 MANTENIMIENTO BD
- COMPACTAR
- COPIA DE SEGURIDAD
- RED
2. Institución
 INFORMACION
- FICHA
 PREPARACION
- SALONES
- AREAS
- ASIGNATURAS
 GRUPOS Y CURSOS
- GRUPOS
- CURSOS
- ASIGNACION DE CURSOS
3. Docentes
 INFORMACION
- FICHA
- DIRECTORIO
- HORARIO
- AUSENTISMO
- DIRECCION DE CURSO
 EVALUACION
- EDICION
- EVALUAR
 HORARIOS
- ASIGNACION ACADEMICA
- ASISTENTE
- CONTROL
4. Alumnos
 PREPARACION
- PARAMETROS
- MATRICULAR
 INFORMACION
- FICHA
- DIRECTORIO
- HORARIO
- AUSENTISMO
Manual de Usuario
 DISCIPLINA
- REGISTRO
5. Académico
 PREPARACION
- NORMATIVIDAD
- METODO
 CALIFICACIONES
- REGISTRO
- BOLETINES
- CONVERSION
6. Biblioteca
 ADMINISTRACION
- TEMAS
- TITULOS
- RUTAS Y UBICACIONES
- CONSULTA
 PRESTAMOS
- REGISTRO
- HISTORICO
7. Económico
 PREPARACION
- PARAMETROS
- GRUPOS
- CONCEPTOS
 ORDENES DE PAGO
- APLICAR
- CANCELAR
 PAGOS
- APLICAR
- CANCELAR
 DEVOLUCIONES
- APLICAR
- CANCELAR
 CONSULTA
- DOCUMENTOS
- ESTADO DE CUENTA
- RESUMEN GENERAL
 INVENTARIO
- CATEGORIAS
- ARTICULOS
- CONTROL
8. Herramientas
 AGENDA
- PROGRAMADOR
- PROGRAMADOR CORPORATIVO
- ANOTACIONES
 INTERNET
- EMAIL EXPRESS
- FAVORITOS
 INFORMES
- INFORMES
9. Ayuda
 AYUDA
- AYUDA
- SOPORTE TECNICO
 GRUPO CF DEVELOPER EN INTERNET
Manual de Usuario
- SITIO WEB
- NOTICIAS
- PREGUNTAS FRECUENTES
- ENVIAR COMENTARIOS
 ACERCA DE
- DOCCF 1.9
SOPORTE Web
PREGUNTAS FRECUENTES
INDICE
Manual de Usuario
INTRODUCCIÓN
 Grupo CF Developer
Grupo CF Developer es un grupo tecnológico dedicado a desarrollar productos y servicios informáticos

originales destinados al sector educativo. De capita l 100% Colombiano somos una empresa independiente.
Durante 6 años nuestras acciones fundamentales se han encaminado en soluciones y oferta de servicios
educativos, siempre siendo desarrolladores de productos originales en continua evolución.
Nuestro personal pluridisciplinar esta formado por ingenieros con amplia experiencia en diversos entornos y
plataformas de desarrollo, técnicos y asesores comerciales capacitados para ofrecer la mejor asesoría y
servicio a nuestros clientes, visión que nos ha permitido ofrecer productos punteros y únicos para la gestión
de centros educativos, soluciones que se adaptan a las situaciones más especiales de las necesidades de
nuestros clientes.
Cada cliente es único, en su gestión y objetivos, por ello es fundamental e im portante aportar nuestra
experiencia y conocimiento en el sector, para desarrollar soluciones específicas para obtener resultados
óptimos que satisfagan sus necesidades.
Manual de Usuario
CARACTERÍSTICAS
 QUE PUEDE HACER DocCF
DocCF cuenta con un amplio número de características de gestión para centros educativos permitiéndole
desarrollar mecanismos de control que amplían y mejoran la funcionalidad y desarrollo educativo, incidiendo
también en un manejo todavía más fácil y sólido.
La nueva versión 1.9 incluye una nueva interfaz, nuevas funciones y herramientas que le permitirán
automatizar los procedimientos administrativos, académicos y comerciales de su Institución, optimizando sus
recursos ahorrándole tiempo y diner o.
De esta manera, presentamos la mejor forma de administrar los procesos de gestión interna, y facilitar la
coordinación entre docentes y cargos directivos, con la utilización de una única y completa aplicación de
gestión académica: DocCF.
Bienvenido a DocCF, encuentre la solución a todas sus necesidades, gestione fácilmente su Institución y
proyecte su nivel académico ya!
 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE
Windows 2000/XP/2003/Vista
Espacio en disco 200MB
Memoria RAM 128MB
Conexión a Internet (No es indispensable para trabajo local)
Tarjeta de Red (Para trabajo en Red)
Manual de Usuario
CONDICIONES DE USO DE ESTE MANUAL
Este manual de usuario no podrá ser modificado o reprodu cido sin previa autorización de Grupo CF
Developer.
Manual de Usuario
ACCESO A DocCF
Presione doble clic sobre el icono de acceso directo en el escritorio.
DocCF iniciara la carga de sus componentes y hará una copia de seg uridad de los datos, luego aparecerá una
ventana de acceso al programa.
Ingrese su Nombre de Usuario y su Clave (s i es la primera vez que ingresa , el usuario será CF y la clave AS)
Luego seleccione una Jornada pa ra la cual visualizará todos los datos mientras trabaja en DocCF.
Presione Enter en el campo Clave para acceder al Menú Principal .
Antes de empezar a trabajar e ingresar información al programa debe empezar a conocer el entrono grá fico
de DocCF; ahora acompáñese de este manual y realice un re corrido por cada menú.
Manual de Usuario
ENTORNO GRAFICO DE DocCF VERSIÓN 1.9
DocCF consta de 9 menús temáticos que le permitirán acceder a la información que necesite al instante.
MENU FUNCIONES
DocCF Opciones de configuración, administració n y mantenimiento del programa .
Institución Definición de la estructura académica de la Institución.
Docentes Funciones de Gestión de Docentes .
Alumnos Funciones de Gestión de Alumnos .
Académico Funciones de Gestión Acad émica: Calificaciones
Biblioteca Funciones de Administración de la Biblioteca Escolar
Económico Funciones de Gestión Económica: Control de Pagos, Adeudos e inventario de
Artículos.
Herramientas Herramientas y Utilidades de Gestión del Programa
Ayuda Ayuda General, resolución de duda s y soporte en línea.
Manual de Usuario
MENU DocCF
Manual de Usuario
MENU DocCF
Opciones de configuración, administración y mantenimiento del programa.
APARIENCIA
TEMAS
Es la combinación de colores que son utilizados para mostrar los elementos en la ventana de operación del
Usuario.
DocCF cuenta con 3 Temas similares al estilo de Microsoft Office 2007 : Azul, Plata y Negro.
Cada Usuario puede seleccionar el Tema de su preferencia.
Tema Azul
Tema Plata
Tema Negro
Manual de Usuario
MINIMIZAR
Permite minimizar la Ventana Principal a un ícono flotante en el Escritorio que muestra las ventanas activas .
USUARIO
FICHA
Permite administrar los Usuarios.
Los Usuarios en DocCF se clasifican en 3 tipos:
Administrador: Tiene acceso a todas las opcione s del programa. Son usuarios con la capacidad técnica y
operativa para realizar cualquier configuración y procesos especiales dentro del sistema. Algunas Instituciones
otorgan el control total del sistema a este Usuario quien se encargará de administrarlo para su correcto
funcionamiento.
Restringido: Tiene acceso restringido a algunas opciones de programa. Son los Usuarios normales que pueden
tener acceso a algunas opciones y tienen restricciones en otras, de acuerdo a su ámbito de competencia
dentro de la Institución.
Docente: Tiene acceso únicamente al menú Académico. Son usuarios especiales que solo tendrán acces o a
calificaciones de sus Cursos .
PROCEDIMIENTOS
Crear un Usuario
1. Presione en el botón NUEVO.
2. Seleccione el Tipo de Usuario.
Si selecciona Tipo de Usuario Docente entonces deberá seleccionar un Docente de la Lista de
Docentes registrados.
Manual de Usuario
3. Complete la información.
4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.
Borrar un Usuario
1. Seleccione un Usuario de la Lista.
2. Presione en el botón BORRAR.
Modificar un Usuario
1. Seleccione un Usuario de la Lista.
2. Modifique la información.
3. Presione en el botón MODIFICAR.
PERMISOS
Privilegios o derechos, que le son asignados a cada Usuario por el administrador del sistema. Estos permisos
le servirán como acceso a las diferentes opciones del programa, a la vez serán un mecanismo de protección.
PROCEDIMIENTOS
Asignar Permisos a un Usuario
1. Seleccione un Usuario
2. Seleccione un Menú y una Categoría.
3. Seleccione los Ítems que desea restringir o permitir . El icono significa que el Usuario tiene acceso a
Ítem seleccionado. El ícono significa que el Usuario tiene restringido el acceso al Ítem seleccionado.
MANTENIMIENTO BD
COMPACTAR
Permite reducir el tamaño de la Base de Datos eliminando datos incompletos e inusuales.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Compactar la Base de Datos
1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF
2. Presione en el botón COMPACTAR para iniciar el proceso de mantenimiento.
COPIA DE SEGURIDAD
Se refiere a la copia de datos de tal forma que estas copias adicionales puedan restaurar la Base de Datos del
Programa después de una pérdida o el daño de los datos causados por errores de disco, interrupciones de
fluido eléctrico, infecciones de vi rus u otros sucesos potencialmente dañinos.
PROCEDIMIENTOS
Realizar una Copia de Seguridad de la Base de Datos
1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF
2. Seleccione la opción Realizar Copia de Seguridad
3. Presione en el botón INICIAR para iniciar el pro ceso de Copia. Si desea restaurar la Copia de
Seguridad realizada, repita el procedimiento seleccionando la opción Restaurar Copia de Seguridad
del día DD/MM/AAAA HH:MM:SS
RED
DocCF es un software desarrollado bajo la filosofía Cliente/Servidor. Opera en sistemas de Red Windows NT o
Windows 2000/2003 Server en puestos de trabajo Windows 2000/XP/2003/Vista y permite usar base de
Datos Microsoft Access, MS SQL Server o MySql.
Manual de Usuario
En la figura se muestra un ejemplo de 3 PCs conectados a un Servidor. Cada PCs puede representar un área de
la institución. El número máximo de PCs que pueden conectarse a un Servidor en una Red depende de la
capacidad del sistema operativo y limitaciones del hardware de cada PCs y principalmente del Servidor. A
continuación veremos los requerimientos mínimos para la instalación de DocCF en una Red Cliente/Servidor.
Configuración de un PC Servidor
Manual de Usuario
Configuración de un PC Cliente
PROCEDIMIENTOS
Instalar DocCF en una Red Cliente/ Servidor
1. Ingrese a DocCF en el PC usado como Servidor, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.
2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (Servidor)
3. Especifique la ubicación de la Base de Datos.
4. Presione en el botón Validar para verificar la conexión a la Base de Datos.
5. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.
6. Ingrese a DocCF en el PC usado como Cliente , seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.
7. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (PC Cliente)
8. Especifique la ubicación de la Base de Datos en el Servidor.
9. Presione en el botón Validar para verificar la conexión a la Base de Datos en el Servidor.
10. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.
Instalar DocCF en un PC
1. Ingrese a DocCF, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red.
2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (Servidor)
3. Especifique la ubicación de la Base de Datos.
4. Presione en el botón Validar para verificar la conexión a la Base de Datos.
5. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los c ambios.
Manual de Usuario
MENU Institución
Manual de Usuario
MENU Institución
Definición de la estructura académica de la Institución.
INFORMACION
FICHA
Permite definir la información de la Institución y su Logo.
PROCEDIMIENTOS
Modificar información de la I nstitución
1. Adicione o Modifique la información de la Institución.
2. Presione en el botón MODIFICAR para actualizar la información.
Cambiar Logo de la Institución

1. Presione en el botón CAMBIAR
2. En el Cuadro de Diálogo Localice la nueva imagen y selecciónela.
3. Presione en el botón ABRIR para asignar la imagen como logo.
PREPARACION
SALONES
Permite identificar y describir los salones de clases.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear una Descripción de un Salón.
3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información .
Borrar un Salón
1. Seleccione un Salón de la Lista.
Modificar un Salón
1. Seleccione un Salón de la Lista.
AREAS
Permite definir categorías para agrupar las Asignaturas afines.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Área
Borrar un Área
1. Seleccione un Área de la Lista.
Manual de Usuario
Modificar un Área
1. Seleccione un Área de la Lista.
ASIGNATURAS
Permite la edición de Asignaturas.
PROCEDIMIENTOS
Crear una Asignatura
Borrar una Asignatura

1. Seleccione una Asignatura de la Lista.
Modificar una Asignatura

1. Seleccione una Asignatura de la Lista.
GRUPOS Y CURSOS
GRUPOS
Permite la creación de Grupos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear un Grupo
Borrar un Grupo
1. Seleccione un Grupo de la Lista.
Modificar un Grupo
CURSOS
Permite crear Cursos automáticamente según un número especificado.
PROCEDIMIENTOS
Crear Cursos
1. Seleccione un Grupo de la Lista .
2. Complete la información .
3. Presione en el botón CREAR para crear el número de Cursos definidos .
Borrar Cursos
Manual de Usuario
Modificar Cursos
ASIGNACION DE CURSOS
Permite asignar Alumnos por Curso según promedio de Alumnos matriculados por Grup o. Esta asignación es
automática y puede sugerirse Alfabéticamente o Aleatoria mente.
PROCEDIMIENTOS
Asignar Alumnos a Cursos
1. Seleccione el Tipo de Asignación.
2. Presione en el botón ASIGNAR .
Borrar Asignación de Alumnos a Cursos

Manual de Usuario
MENU Docentes
Manual de Usuario
MENU Docentes
Funciones de Gestión de Docentes.
INFORMACION
FICHA
Permite visualizar toda la información del Docente, datos personales, información académica, perfil
profesional y experiencia en otras Instituciones.
PROCEDIMIENTOS
Crear un Docente
Borrar un Docente
1. Seleccione un Docente de la Lista.
Modificar un Docente
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Agregar una Fotografía a un Docente
1. Seleccione un Docente de la Lista
2. Presione en el botón FOTOGRAFIA
3. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.
4. Presione en el botón ABRIR pa ra asignar la Imagen como fo tografía.
DIRECTORIO
Permite hacer una búsqueda de Docentes a través de la letra inicial de su Nombre.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Buscar en el Directorio
1. Presione en el botón con la letra inicial del nombre del Docente. Para visualizar todos los Docentes
presione en el botón TODOS
HORARIO
Visualiza el horario asignado a cada Docente.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Visualizar el horario de un Docente
AUSENTISMO
Permite hacer un registro de las ausencias de cada Docente.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar una Ausencia
Borrar una Ausencia

2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias.
DIRECCION DE CURSO
Permite asignar a cada Docente un C urso para su dirección.
PROCEDIMIENTOS
Asignar la Dirección de un Curso
1. Seleccione un Docente
2. Seleccione un Curso.
EVALUACION
EDICION
Permite la edición de un cuestionario de 16 preguntas para evaluar a cada Docente . Puede Definir preguntas
según 4 tipos de criterios identificados por un color : Presentación Personal, Metodología y Enseñanza, Uso de
Ayudas Didácticas, Respeto y Disciplina.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear una Evaluación
2. Escriba un Nombre para la nueva evaluación .
4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la informaci ón.
Borrar una Evaluación

1. Seleccione una Evaluación.
Modificar una Evaluación

1. Seleccione una Evaluación.
EVALUAR
Visualiza el cuestionario para evaluar a cada Docente .
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Responder una Evaluación
1. Presione en el botón REGISTRO.
2. Escriba su Código de Alumno.
3. Seleccione un Docente y Evalúe.
4. Presione sobre las flechas para evaluar un nuevo Docente.
HORARIOS
ASIGNACION ACADEMICA
Permite definir la asignación académica por Docente (Programación de horas por Clase en la Semana)
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Asignación Académica de Docentes
2. Seleccione una Asignatura.
3. Seleccione el rango de Cursos al cual va a aplicar la asignación académ ica.
4. Seleccione el número de horas .
ASISTENTE
Permite la asignación de horarios a Docentes y Cursos a partir de la asignación a cadémica.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Asignar horarios
1. Presione sobre un Docente.
2. Seleccione una etiqueta de la lista de horas para asignar .

3. Use el método Arrastrar y Soltar para ubicar la etiqueta.
Modificar horario (Mover)

1. Seleccione en el Panel de Horarios la etiqueta que desea mover . Use el método Arrastrar y Soltar
para ubicar la etiqueta
Modificar horario (Borrar)

1. Presione sobre un Docente.
2. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre la etiqueta que desea Borrar.
3. En el menú emergente presione en el botón BORRAR.
4. En el menú emergente presione en el botón CERR AR.
Visualizar horario del Docente

1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta que desea Borrar.
2. En el menú emergente presione en el botón VER DOCENTE.
3. En el menú emergente presione en el botón CERRAR.
Visualizar horario del Curso

1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta del Curso que desea visualizar.
2. En el menú emergente presione en el botón VER CURSO.
3. En el menú emergente presione en el botón CERRAR.
CONTROL
Manual de Usuario
Permite realizar búsquedas en los horarios de Docentes y Cursos según el día que transcurre.
PROCEDIMIENTOS
Visualizar horario de un Docente
2. Presione en el botón MOSTRAR para visualizar el horario.
Visualizar horario de un Curso

1. Seleccione un Curso de la Lis ta.
2. Presione en el botón MOSTRAR para visualizar el horario.
Manual de Usuario
MENU Alumnos
Manual de Usuario
MENU Alumnos
Funciones de Gestión de Alumnos.
PREPARACION
PARAMETROS
Permite establecer los parámetros para la edición de Matriculas Acadé micas.
PROCEDIMIENTOS
Definir parámetros
1. Seleccione los Grupos a los cuales definirá la M atrícula.
2. Defina los documentos que exigirán en la M atrícula.
3. Si desea que se imprima una constancia de la M atricula active la opción IMPRIMIR CONSTANCIA DE
MATRICULA
MATRICULAR
Permite el registro de la Matrí cula Académica del Alumno.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Matricular un Alumno nuevo
1. Presione en el botón MATRICULA.
2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Nuevo
Matricular un Alumno existente

1. Presione en el botón MATRICULA.
2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Existente
3. Escriba el Código del Alumno.
Imprimir Constancia de Matrícula

1. Presione en el botón IMPRIMIR .
2. Escriba el Código del Alumno.
3. Presione IMPRIMIR en la ventana de Vista Previa
INFORMACION
FICHA
Permite visualizar toda la información del Alumno.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Retirar un Alumno (Marcar como Retirado)
1. Seleccione un Alumno de la Lista .
2. Presione en el botón MARCAR RETIRO
3. En el cuadro emergente seleccione el motivo del retiro del Alumno.
Borrar un Alumno
1. Seleccione un Alumno de la Lista.
2. Presione en el botón BORRAR
Modificar un Alumno
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Agregar una Fotografía a un Alumno
5. Seleccione un Alumno de la Lista
6. Presione en el botón FOTOGRAFIA
7. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.
8. Presione en el botón ABRIR pa ra asignar la Imagen como fotografía .
DIRECTORIO
Permite hacer una búsqueda de Alumnos a través de la letra inicial de su primer Apellido.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Buscar en el Directorio
1. Presione en el botón con la letra inicial del primer Apellido del Alumno . Para visualizar todos los
Alumnos presione en el botón TODOS
HORARIO
Visualiza el horario asignado a cada Curso .
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Visualizar el horario de un Curso
1. Seleccione un Curso de la Lista.
AUSENTISMO
Permite hacer un registro de las ausencias de cada Alumno.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar una Ausencia
Borrar una Ausencia

2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias.
DISCIPLINA
REGISTRO
Permite hacer un registro de las faltas y menciones de honor a cada Alumno.
PROCEDIMIENTOS
Registrar Nota de Disciplina
3. Seleccione el Tipo de Nota (Disciplina o Falta)
Borrar una Nota de Disciplina

2. Seleccione una Nota de Disciplina del cuadro histórico de disciplina.
Modificar una Nota de Dis ciplina

2. Seleccione una Nota de Disciplina del cuadro histórico de disciplina.
Manual de Usuario
MENU Académico
Manual de Usuario
MENU Académico
Funciones de Gestión Académica: Calific aciones
PREPARACION
NORMATIVIDAD
Permite definir los parámetro s para el proceso de Evaluación, Criterios de Evaluación, Periodos Académicos y
Listas.
PROCEDIMIENTOS
Definir parámetros para el Criterio de Evaluación Numérico
1. Seleccione el Criterio de E valuación Numérico
Borrar el Criterio de Evaluación Num érico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico .
Modificar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico .
Definir parámetros para el Criterio de Evaluación Alfabético

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético
Manual de Usuario
Borrar el Criterio de Evaluación Alfabético.

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético.
2. Seleccione un Criterio de la Lista
Modificar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético.
2. Seleccione un Criterio de la Lista
PROCEDIMIENTOS
Crear un Periodo Académico

1. Presione en el botón CREAR.
2. Seleccione el número de Notas o Ítems que se van a evaluar.
3. Defina su Estado.
4. Presione en el botón ACEPTAR.
Modificar un Periodo Académico

1. Seleccione un Periodo Académico de la Lista.
Crear Listas de Calificación.

1. Seleccione un Periodo Académico.
2. Seleccione un Grupo.
4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas sin Lista de Calificación).
5. Presione en el botón CREAR.
Borrar Listas de Calificación.

4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas con Lista de Calificación).
METODO
Permite definir el Método de Evaluación para cada Asignatura en cada Grupo.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Definir el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético.
1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético.
5. Seleccione una Nota.
6. Escriba la descripción del Ítem.
8. Repita el paso 5, 6 y 7 (para cada Nota)
Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético

5. Seleccione un Ítem de la Lista .
Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Numé rico o Alfabético.

5. Seleccione un Ítem de la Lista.
Manual de Usuario
Definir el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.

1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1.
5. Escriba el Código del Ítem.
7. Defina el Concepto asociado al Ítem.
8. Defina la calificación asociada al Ítem.
10. Repita el paso 5, 6, 7, 8 y 9 (según el numero de códigos de Ítems )
Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.


5. Escriba el Código del Ítem.
7. Defina el Concepto asociado al Ítem.
9. Repita el paso 5, 6, 7 y 8 (según el numero de códigos de Ítems)
Borrar el Método de Evalu ación en el Sistema Ítems Tipo 2 .


Manual de Usuario

5. Defina el número del Ítem.
6. Escriba la descripción del Ítem, la descripción de la Fortaleza, la descripción de la Debilidad y la
descripción de la Recomendación.
8. Repita el paso 5, 6 y 7 (según el numero de Ítems)
Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 3.

5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS.

5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS.
CALIFICACIONES
REGISTRO
Permite el registro de Notas según el Método de Evaluación definido para cada Asignatura en cada Grupo.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar Calificaciones a un Curso
1. Seleccione un Docente de la Lista
2. En la ventana de Parámetros seleccione un Periodo, Curso, Asignatura y Sistema de Evaluaci ón.
3. Registre las Calificaciones según el método definido.
BOLETINES
Proceso de generación de Boletines Académicos según el Método e Evaluación aplicado para cada Asignatura
en cada Grupo
PROCEDIMIENTOS
Manual de Usuario
Procesar Boletines Académicos
1. Seleccione un Periodo.
2. Seleccione un Grupo
3. Seleccione el Método de Evaluación.
4. Presione en el botón PROCESAR.
CONVERSION
Manual de Usuario
MENU Biblioteca
Manual de Usuario
MENU Biblioteca
Funciones de Administración de la Biblioteca Escolar
ADMINISTRACION
TEMAS
Permite crear Temas para clasificar cada titulo de la B iblioteca.
Crear un Tema
Borrar un Tema
1. Seleccione un Tema de la Lista.
Modificar un Tema
1. Seleccione un Tema de la Lista.
TITULOS
Permite el registro de títulos, revistas y equipos audiovisuales al inventario de la Biblioteca.
Manual de Usuario
Registrar un Titulo
Borrar un Titulo
1. Seleccione un Titulo de la Lista.
Modificar un Titulo
1. Seleccione un Titulo de la Lista.
Ver Inventario de Títulos por Tema o Tipo

1. Seleccione un Tema o Tipo
RUTAS Y UBICACIONES
Define la ubicación de cada Titulo en el espacio físico de la Biblioteca.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Definir ubicación para cada Titulo.
1. Seleccione un Titulo de la Lista
3. Presione en el botón ACTUALIZAR.
Borrar ubicación
1. Seleccione un Titulo de la Lis ta
Modificar una ubicación

3. Presione en el botón ACTUALIZAR.
CONSULTA
Permite realizar búsquedas de Títulos en el inventario de la Biblioteca determinado por 4 criterios de
búsqueda:
Autor: Muestra los Títulos coincidentes al Autor especificado.
Titulo: Muestras los Títulos coincidentes al Titulo de especificado.
Palabras: Muestra los Títulos coincidentes al la(s) palabra(s) especificada(s).
Búsqueda Avanzada: Muestra l os Títulos coincidentes a varios criterios específicos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Realizar una búsqueda por criterios
1. Presione en el botón que se ajuste a su tipo de búsqueda .
2. En el cuadro de dialogo escriba la(s) palabra(s) relacionadas al criterio de búsqueda seleccionado.
3. Seleccione un Titulo de la Lista para ver más información.
PRESTAMOS
REGISTRO
Permite registrar el préstamo de Títulos de la Biblioteca.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Registrar un Préstamo.
2. Seleccione un Titulo de la L ista
Borrar un Préstamo.
2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos.
Modificar un Préstamo.
Registrar Devolución de un Titulo.

3. Marque la opción MARCAR RETIRO .
REGISTRO
Manual de Usuario
HISTORICO
Permite visualizar el histórico de préstamos registrados por Alumno o por Titulo.
PROCEDIMIENTO
Visualizar el Historial de Prestamos de un Alumno
1. Seleccione el criterio Alumno.
2. Seleccione un Alumno de la Lista
3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas.
4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA.
Visualizar el Historial de Pres tamos de un Titulo

1. Seleccione el criterio Titulo.
3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas.
4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA .
Manual de Usuario
MENU Económico
Manual de Usuario
MENU Económico
Funciones de Gestión Económica : Control de Pagos, Adeudos e I nventario de Artículos.
PREPARACION
PARAMETROS
Definición de parámetros de los Documentos Contables que se utilizará n en la gestión de la Institución.
Tipo de Documentos Contable s en DocCF:
Orden de Pago: El documento de tipo Orden de Pago es un soporte que contiene la descripción de los
servicios y/o artículos ofrecidos especificando las condiciones de pago en una fecha determinada.
Recibo de Caja: El documento de tipo Recibo de Caja es un soporte contable que contiene la descripción de
los servicios y/o artículos vendidos según las condiciones de pago. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes por conceptos diferentes de ventas al contado, ya qu e para ellas el soporte
es la Factura.
Factura: El documento de tipo Factura es un soporte contable que contiene la descripción de los servicios y/o
artículos vendidos, detalles e impuestos que se causen según las condiciones de pago.
PROCEDIMIENTOS
Crear un nuevo Prefijo para Órdenes de Cobro
2. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago.
4. Si desea definir el prefijo como vigente marque la opción DOCUMENTO VIGENTE .
5. Presione en el botón GUARDAR.
Borrar un Prefijo para Órdenes de Cobro

2. Seleccione un Prefijo de la Lista
Manual de Usuario
Modificar un Prefijo para Órdenes de Cobro

Crear un nuevo Prefijo para Recibos de Caja

2. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja.
Borrar un Prefijo para Recibos de Caja

1. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja
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GRUPOS
Permite definir los grupos en los cuales se clasificara n los conceptos de cobro aplicados en la institución.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear un Grupo
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CONCEPTOS
Permite definir los Conceptos de Cobro y clasificarlos de acuerdo a un Grupo.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
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ORDENES DE PAGO
APLICAR
Genera Órdenes de Pago por Conceptos .
PROCEDIMIENTOS
Generar Orden de Pago
3. Presione en el botón APLI CAR para generar las Órdenes.
CANCELAR
Cancela una Orden de Pago generada.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Cancelar una Orden de Pago
1. Seleccione una Orden de Pago de la Lista.
2. Presione en el botón CANCELAR.
PAGOS
APLICAR
Permite aplicar Pagos por Conceptos.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Aplicar un Pago
Manual de Usuario
1. Seleccione un Alumno de la Lista .
2. Seleccione una Orden de Pago de la Lista.
3. Complete la información .
4. Presione en el botón APLICAR para aplicar el pago.
CANCELAR
Cancela un Pago aplicado.
PROCEDIMIENTOS
Cancelar un Pago
1. Seleccione un Recibo de Caja de la Lista.
2. Presione en el botón CANCELAR.
DEVOLUCIONES
APLICAR
Permite aplicar una Devolución por venta de un Artículo .
CANCELAR
Cancela una Devolución.
CONSULTA
DOCUMENTOS
Permite realizar consultas de los Documentos regist rados.
Manual de Usuario
PROCEDIMENTOS
Consultar los Documentos registrados.
1. Presione en el botón FILTRO.
2. Seleccione el Filtro que desee aplicar.
Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta.

3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventanas de operaciones.
ESTADO DE CUENTA
Permite consultar el Estado de Cuenta de un Alumno .
Manual de Usuario
PROCEDIMENTOS
Consultar Estado de Cuenta de un Alumno.
1. Seleccione un Alumno de la List a.
Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta.

3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventana de operaciones.
RESUMEN GENERAL
Permite consultar el Resumen General de la Gestión Económica de la Institución.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Consultar Resumen General con Detalles
1. Defina el rango de fechas.
2. Marque la opción MOSTRAR DETALLES .
3. Defina el Tipo de Detalle.
4. Defina el Nivel de Agrupamiento.
5. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta.
Consultar Resumen General Sin Detalles

1. Defina el rango de fechas.
2. Desmarque la opción MOSTRAR DETALLES .
3. Defina el Nivel de Agrupamiento.
4. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta.
INVENTARIO
CATEGORIAS
Permite definir las categorías en las cuales se clasificaran los Artículos que se venden en la I nstitución.
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear una Categoría.
1. Presione el botón NUEVO.
Borrar una Categoría.

1. Seleccione una Categoría de la Lista.
Modificar una Categoría.

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ARTICULOS
Permite crear los Artículos que de venden en la Institución .
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Crear un Artículo
1. Presione el botón NUEVO.
Borrar un Artículo.
1. Seleccione un Artículo de la Lista.
Modificar un Artículo.
1. Seleccione un Artículo de la Lista.
CONTROL
Permite registrar el movimiento de Inventario de Artículos .
PROCEDIMIENTOS
Registrar una Entrada al Inventario .
2. Seleccione un Articulo de la Lista.
3. Marque la opción ENTRADA.
4. Escriba la cantidad de Artículos.
Manual de Usuario
Registrar una Salida del Inventario.
2. Seleccione un Articulo de la Lista .
3. Marque la opción SALIDA.
5. Escriba la cantidad de Artículos.
6. Complete la Información.
Manual de Usuario
MENU Herramientas
Manual de Usuario
MENU Herramientas
Herramientas y Utilidades de Gestión del Programa .
AGENDA
PROGRAMADOR
Permite al Usuario programar recordatorios de actividades en el tiempo.
PROCEDIMIENTOS
Programar una actividad.
1. Seleccione un día en el Calendario.
3. En el cuadro de dialogo escriba un titulo para la actividad.
4. En la ventana de Parámetros complete la información .
5. En la ventana de Parámetros p resione en el botón ACEPTAR.
Borrar una actividad

2. Seleccione una Actividad de la Lista.
Manual de Usuario
Borrar todas las actividades.

2. Presione en el botón BORRAR TODOS.
Modificar una actividad.

2. Seleccione una Actividad de la Li sta.
4. En la ventana de Parámetros c omplete la información.
5. En la ventana de Parámetros p resione en el botón ACEPTAR.
Cambiar el Titulo de una actividad.

2. Presione doble clic sobre una Actividad de la Lista.
3. En el cuadro de dialogo escriba un nuevo titulo para la actividad.
PROGRAMADOR CORPORATIVO
Permite programar recordatorios de actividades en el tiempo para todos los Usuarios de la Red .
Manual de Usuario
PROCEDIMIENTOS
Programar una actividad.
2. En la ventana de Parámetros presione en el botón NUEVO.
Borrar una actividad

2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista.
Modificar una actividad.

2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista.
4. Presione en el botón MODIFICAR .
ANOTACIONES
Permite hacer anotaciones rápidas ( post-tips) mientras trabaja en DocCF.
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