Factores Crticos Para xito Del Proyecto

Es importante que el emprendedor conozca con certeza cules son estos factores que hacen nico su proyecto porque sino los identifica no puede saber cmo va a competir en el mercado, ni porque los clientes preferirn sus productos o servicios. Se dice que es crtico cuando es necesario su cumplimiento para los objetivos de la organizacin. Rockart, 1982), define a los factores crticos de xito como: las reas clave en las que son absolutamente necesarios los resultados favorables para que un gerente en particular alcance sus metas. Similar a esta definicin, pero ms simple, (Grant, 1996) definen a los factores crticos de xito como: los elementos que hacen que una empresa sea exitoso. La metodologa de los factores crticos de xito sigue los siguientes pasos, segn Fragoza (1994): 1. Definicin de la meta. El xito del proceso depende fuertemente de la buena descripcin, alcance y tiempos de la meta. Se debe de ser lo ms especfico, incluyendo cantidades si es posible. 2. La descomposicin de la meta en un grupo de factores. Este paso no debe de decir nada de acciones a realizar, por lo tanto los factores no deben de contener verbos. Los factores describen cosas o entidades que deben de ser obtenidas en el orden para alcanzar un objetivo. Lo ms ptimo es separar al grupo de factores en forma de que sean independientes uno de otros. Este paso no finaliza hasta la separacin en la definicin de los factores de lo esencial a lo bueno de obtener, con el fin de no perder el enfoquen y evitar la realizacin de actividades redundantes en el paso siguiente. Finalmente se logra la correcta definicin de los factores si tan solo la falta de alguno de estos impide lograr la meta. 3. Definicin de actividades. En contraste con el punto anterior, las actividades siempre deben de contener verbos para expresar el trabajo que debe de ser desarrollado para satisfacer uno o varios factores. 4.-Construir y validar una matriz de los factores crticos de xito. Los factores y las actividades que los soportan son introducidas en la matriz correspondiente, la que muestra cuales actividades soportan a cada factor. La matriz de factores crticos de xito puede servir como un ingrediente para la administracin de proyectos en el diseo y reajuste de actividades haciendo relacin entre el xito y las metas que conducen a este. Clasificacin de los factores crticos de xito: Eberhagen y Naseroladl (1992) han encontrado que los factores crticos de xito provienen de cinco fuentes principales: La industria. Cada industria posee un conjunto de factores crticos de xito los cuales son definidos por las mismas caractersticas de la industria.

 Estrategia competitiva y posicional. Cada compaa se encuentra en una posicin individual dentro de la industria en que se desenvuelve, la cual depende de su historia, su situacin geogrfica y su estrategia competitiva actual. Ambiente. Son todos los factores ambientales exceptuando aquellos donde la organizacin posee poco o nada de control, como son las fluctuaciones econmicas o las polticas nacionales. La organizacin debe cumplir su misin mientras se estabilizan los efectos de los cambios en el ambiente. Algunas otras son sensibles al crecimiento demogrfico, a las regulaciones y a los recursos energticos. Fuentes temporales. Son reas dentro de la organizacin que se tornan crticas por algn periodo de tiempo y luego pierden importancia dentro de la empresa. Normalmente estas reas no generan factores crticos de xito. Gerencia. Dependiendo de la situacin funcional de los administradores se generan diferentes factores crticos de xitos. Si un administrador est enfocado a la parte econmica de la organizacin, ciertamente no le importara lo que le concierne al administrador de la produccin. Identificar Factores Crticos Para El xito FACTORES CRITICOS PARA EL XITO DEL PROYECTO: El nmero limitado de reas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarn un funcionamiento competitivo y exitoso para la organizacin La tcnica implica, para su aplicacin, los siguientes puntos bsicos: Definir los objetivos globales de la organizacin. Definir una unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la Organizacin con respecto a esos objetivos. Identificar los factores claves que contribuyen a ese funcionamiento. Identificar las relaciones causa-efecto entre objetos y factores clave. DESCRIPCIN DE LA TCNICA Se trata en definitiva de identificar reas y factores cuyo funcionamiento permitirn la implantacin de una estrategia determinada. Deben considerarse factores internos y externos de la Organizacin, como actividades dentro de la organizacin que se deben realizar con especial atencin, sucesos externos sobre los cuales la organizacin puede tener o no control y reas de la organizacin cuyo funcionamiento debe situarse a un nivel competitivo. Debemos distinguir entre FE (Factores de xito) y FCE (Factores Crticos de xito). OBJETIVOS: Fines hacia los cuales se dirige el esfuerzo de la Organizacin. FE: Factor de xito: es algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir un objetivo. FCE: Factor Crtico de xito: Un Factor de xito se dice que es crtico cuando es necesario su cumplimiento para los objetivos de la organizacin. Debemos tener en cuenta que: Es ms efectivo separar la consideracin de los FE, de la evaluacin de cuales son FCE. Un nmero elevado de FCE, desvirta el sentido de esta tcnica. Los objetivos son fines en s mismos, si un objetivo sirve para obtener otros objetivos, se considera entonces un Factor de xito. PROCEDIMIENTOS DE DEFINICIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE XITO: Determinar cules van a ser los FCE corresponde, por una parte al equipo del proyecto, que recoger informacin de los gestores de la misma. El procedimiento a seguir se basa en obtener 2

una lista de Factores inicial e ir refinando y depurando esta lista hasta obtener una seleccin final de los FCE, y por ltimo se asignarn los recursos necesarios. El procedimiento a seguir consta de los siguientes pasos: 1) Elaborar una lista de los objetivos de la Organizacin. Determinar la misin, metas y objetivos. Es conveniente ser explcitos. 2) Depurar la lista de los objetivos. Revisar la lista de objetivos para asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en s mismos y no son medios para conseguir otros objetivos 3) Identificar los Factores de xito. Para cada objetivo se obtendr una lista de Factores de xito, contemplando factores externos e internos. 4) Eliminar Factores de xito no relevantes. Si el FE est dentro del control de la organizacin, se sigue el siguiente criterio: Es el FE esencial para cumplir objetivos? Requiere recursos especialmente cualificados? Si el FE est fuera del control de la organizacin: Es el FE esencial para cumplir objetivos? Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra? Si no ocurre el FE podran alterarse las formas de actuar para que la no ocurrencia del FE tenga consecuencias mnimas? Si alguna respuesta de estas preguntas es NO, eliminamos el FE. 5) Agrupar los FE de acuerdo con los objetivos. Al analizar cada objetivo por separado puede que los FE estn repetidas o sean sinnimos de un objetivo. 6) Identificar los componentes de estos Factores de xito. Descomponemos los FE en otros FE necesarios para conseguir ese FE. 7) Seleccionar los Factores Crticos de xito. De los FE obtenidos de la descomposicin de los FE, aplicamos los criterios del paso 4 y eliminamos aquellos que no cumplan los criterios. 8) Asignacin de Recursos. Para los FCE internos de la Organizacin, se asignan los recursos para su realizacin. Para los FCE externos que no controla la organizacin se deben establecer procedimientos que informen sobre su estado, para establecer planes alternativos en caso de su no ocurrencia ALCANCE DEL PROYECTO: Es todo el trabajo que se tiene que realizase con el fin de que el cliente quede satisfecho de que las entregas (el producto o los artculos a proporcionarle), cumplan con los requisitos o los criterios de aceptacin acordados al inicio del proyecto. EL COSTO DE UN PROYECTO: Es la cantidad que se ha convenido de pagar, el cliente por las entregas aceptables del proyecto. Se basan en un presupuesto que incluye un estimado de los costos, relacionado con los diversos recursos que se usaran para realizar el proyecto. Pudiera incluir los sueldos de las personas que trabajaran en el proyecto, los materiales y suministros, el alquiler de equipos e instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o asesores que realizaran algunas de las tareas del proyecto. 3

EL PROGRAMA DE UN PROYECTO: Es la relacin de tiempos que especifica cuando se debe de iniciar y terminar cada actividad, por lo general el objetivo del proyecto, expresa el tiempo en el cual se tiene que contemplar en el alcance del proyecto en trminos de una fecha especfica, acordada entre el cliente y la persona o la organizacin que realiza el trabajo. SATISFACCIN DEL CLIENTE: El objetivo de cualquier proyecto es completar el alcance dentro del presupuesto para una fecha determinada. Para ayudar el logro de este objetivo, es importante desarrollar un plan antes del inicio del proyecto; este debe incluir todas las tareas de trabajo, los costos relacionados y los estimados del tiempo necesario para terminarlos. Algunos de los factores determinantes para el xito de este tipo de proyectos son: a).- Educacin y Publicidad en el sentido de que el usuario no debe sentirse intimidado por el uso y debe tener certeza de su confiabilidad y seguridad. b).- Entrar en la economa digital o del conocimiento digital. c).Aceptacin por parte de la poblacin. d).- Definicin de componentes de valor agregado que justifiquen el cambio. Evaluacin Monitoreo De Proyectos La evaluacin, entonces, sirve de marco de referencia para la formulacin de un programa o proyecto, permitiendo medir los costos y el impacto (o los beneficios) del mismo, as como las relaciones existentes entre ambos. Existen dos tipos de evaluacin segn el momento que se realiza y el objetivo perseguido: a. La evaluacin ex-ante, que se realiza antes de la inversin y la operacin. Ella permite estimar tanto los costos como el impacto (o beneficios) y as adoptar la decisin (cualitativa) de implementar o no el proyecto. A partir de ella resulta posible priorizar distintos proyectos e identificar la alternativa ptima para alcanzar los objetivos de impacto perseguidos. b. La evaluacin ex-post se lleva a cabo tanto en la etapa de operacin como una vez finalizado el proyecto. Tiene dos funciones: i. una cualitativa, que permite decidir si debe continuarse o no con el proyecto - cuando se realiza durante la operacin-, o establecer la conveniencia de formular otros proyectos similares -cuando se realiza despus que ste ha terminado-. ii. otra cuantitativa, que surge en proyectos que se encuentran operando y posibilita tomar la decisin de si es necesario o no reprogramar. El monitoreo se relaciona directamente con la gestin administrativa y consiste en un examen continuo o peridico que se efecta durante la implementacin del proyecto, en las etapas de inversin y/u operacin. Se realiza con el objeto de hacer un seguimiento del desarrollo de las actividades programadas, medir los resultados de la gestin y optimizar sus procesos, a travs del aprendizaje que resulta de los xitos y fracasos detectados al comparar lo realizado con lo programado, algn estndar (promedio u ptimo) y/u otros programas o proyectos.

El monitoreo se desarrolla en distintos niveles de la gestin, con el objeto de conocer sobre los insumos, actividades, procesos y productos, cuyos principales indicadores se relacionan con el tiempo, la cantidad, la calidad y el costo que tiene cada uno. Aun cuando la evaluacin ex-post y el monitoreo se realizan durante la operacin, el segundo se preocupa del anlisis de los distintos componentes de la gestin interna (terminando en los productos), mientras que la evaluacin ex-post centra su atencin en la relacin entre los productos y el logro de objetivos. En el monitoreo, el centro del anlisis est en la eficacia, la eficiencia y la focalizacin (lo interno a la gestin del proyecto), en la evaluacin ex-post se incorporan los efectos y el impacto (lo externo, en la poblacin objetivo). La eficacia dice relacin con el volumen de produccin, la cantidad de productos que genera y distribuye el proyecto, en un perodo determinado. A mayor produccin, mayor eficacia. La eficiencia relaciona el volumen de produccin con los recursos utilizados para ello. La eficiencia incluye a la eficacia y la asocia a alguna unidad de recurso (dinero, horas/persona, horas/equipo, etc.). A menor costo de produccin, mayor eficiencia6. Metodologas de evaluacin La evaluacin compara informacin para la toma de decisiones. Requiere investigar, medir y comparar. Las diferencias terico-metodolgicas radican en los universos de anlisis y las variables, indicadores e instrumentos de medicin utilizados. Existe una tradicin evaluativa que proviene del anlisis econmico y otra de la investigacin social. Hay un continuo entre quienes ponen acento en los costos y los que lo hacen exclusivamente en el logro de los objetivos de impacto. As, evaluar puede significar distintas cosas y tener distintos alcances. En el anlisis de proyectos se pueden distinguir tres metodologas que buscan comparar los costos con el logro de objetivos de impacto. La forma de medir los costos es la misma, lo que vara es la medicin del impacto. a. Anlisis Costo Beneficio (ACB): consiste en comparar los costos con los beneficios econmicos del proyecto. Si stos son mayores que los costos, existe una primera indicacin de que el proyecto debera ser, en principio, aprobado. Un requisito bsico es que los costos y beneficios sean expresados en unidades monetarias, por lo tanto, es una metodologa adecuada para el anlisis de proyectos que tienen fines productivos. En el caso de los proyectos sociales, los beneficios difcilmente pueden expresarse en moneda, por lo que la utilizacin del ACB queda severamente limitada. Esta metodologa se utiliza casi exclusivamente en la etapa ex-ante, para tomar una decisin respecto a la ejecucin, rechazo o postergacin de un proyecto.

b. Anlisis del Costo Mnimo (ACM): compara los costos-monetarios (tanto en una evaluacin exante como ex-post), con el nivel de produccin y distribucin de los bienes y servicios que entrega el proyecto. El ACM deja de lado el anlisis de los objetivos de impacto. Acepta que ellos derivan de una decisin poltica, y se dedica a asegurar que los mismos sean alcanzados incurriendo en los costos mnimos. Se limita a garantizar la eficiencia, pero nada dice respecto al impacto del proyecto. ste se presume igual en las distintas alternativas de intervencin. c Anlisis Costo-Impacto (ACI): compara, al igual que el ACM , los costos (monetarios) con el logro de los objetivos de impacto. El ACI, no se restringe a considerar la eficiencia sino que tambin su impacto determinando en qu medida el proyecto alcanzar (o ha alcanzado sus objetivos), qu cambio producir (o ha producido) en la poblacin destinataria y cules son sus efectos secundarios. El ACI se debe aplicar tanto en la evaluacin ex-ante como en la ex-post. Evaluacin de proyectos En gestin de proyectos, la evaluacin de proyectos es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparacin entre el estado actual y el estado previsto en su planificacin. Es decir, se intenta conocer qu tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qu tanta capacidad poseera para cumplirlos. En una evaluacin de proyectos siempre se produce informacin para la toma de decisiones, por lo cual tambin se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relacin con sus fines, adems de promover mayor eficiencia en la asignacin de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluacin no es un fin en s misma, ms bien es un medio para optimizar la gestin de los proyectos. Tipos de evaluacin Segn el nivel de gestin La evaluacin de proyectos la podemos clasificar de la siguiente manera:

Poltica-Estratgica: La parte poltica ver la parte social y poltica, su consistencia para trascender en el tiempo y que sea en cierta forma equitativo. Administrativa: En el caso administrativo, el fin siempre es la mayor racionalizacin de todos los recursos, el logro de sus planes, objetivos, metas, actividades, programas; expresin de la eficiencia y eficacia en su mayor expresin. Tcnica: Lo tcnico es una mezcla de lo anterior y lo propio, ya que incide hoy en da al mejor logro de los dos puntos anteriores, por el avance en los descubrimientos, su rapidez, medicin y precisin. Ya depender de cada ciencia que enfoque cientfico y tcnico aplicarn. 6

Segn la naturaleza de la evaluacin La evaluacin de proyectos puede ser vista de dos pticas diferentes:

Evaluacin privada: Que incluye a la "evaluacin econmica" que asume que el proyecto est totalmente financiado con capital propio, por lo que no hay que pedir crdito, y por otro lado la "evaluacin financiera", que incluye financiamiento externo. Evaluacin social: En la evaluacin social, tanto los beneficios como los costos se valoran a precios sombra de eficiencia. Aqu interesa los bienes y servicios reales utilizados y producidos por el proyecto.

Segn el momento en que se realiza

La evaluacin en el ciclo de proyectos. Los distintos tipos de evaluacin varan segn el momento en que se realicen. Los tipos de evaluacin son: ex-ante, de proceso, ex-post y de impacto.

Evaluacin ex-ante: Se efecta antes de la aprobacin del proyecto y busca conocer su pertinencia, viabilidad y eficacia potencial. Este tipo de evaluacin consiste en seleccionar de entre varias alternativas tcnicamente factibles a la que produce el mayor impacto al mnimo costo. Este tipo de evaluacin supone la incorporacin de ajustes necesarios en el diseo del proyecto, lo cual podra generar incluso el cambio del grupo beneficiario, su jerarqua de objetivos y el presupuesto. Evaluacin de proceso, operativa, de medio trmino o continua: Se hace mientras el proyecto se va desarrollando y guarda estrecha relacin con el monitoreo del proyecto. Permite conocer en qu medida se viene logrando el logro de los objetivos (Resultados en caso de marco lgico); en relacin con esto, una evaluacin de este tipo debe buscar aportar al perfeccionamiento del modelo de intervencin empleado y a identificar lecciones aprendidas. Las fuentes financieras suelen requerir la realizacin de este tipo de evaluacin para ejecutar los desembolsos peridicos. Evaluacin ex-post, de resultados o de fin de proyecto: Se realiza cuando culmina el proyecto. Se enfoca en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos (Propsito y Resultados en caso de marco lgico) asimismo busca demostrar que los cambios producidos son consecuencia de las actividades del proyecto (exclusivamente o en interaccin con otras fuentes); para esto suele recurrir a un diseo experimental. No solo indaga por cambios positivos, tambin analiza efectos negativos e inesperados. Evaluacin de impacto: Es la que indaga por los cambios permanentes y las mejoras de la calidad de vida producida por el proyecto, es decir, se enfoca en conocer la sostenibilidad de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o negativos). En caso de diseo con marco lgico, se enfoca en la evaluacin del Fin de la jerarqua de objetivos. Esta evaluacin necesariamente debe ser realizada luego de un tiempo de culminado el 7

proyecto y no inmediatamente ste concluya; el tiempo recomendado para efectuar la evaluacin de impacto es de 5 aos. Cabe considerar que las evaluaciones ex-ante y de proceso son consideradas como evaluaciones formativas debido a que se producen mientras se da la preparacin y/o ejecucin del proyecto y sus conclusiones sirven para optimizar la ejecucin del mismo; en tanto que las evaluaciones de resultados y de impacto vienen a ser evaluaciones sumativas que ocurren al culminar el proyecto e incluso un tiempo despus de haber culminado, ocurriendo que sus conclusiones servirn para ser transferidas a otras experiencias pero ya no podrn tener una aplicacin directa en el proyecto que ha concluido. Las evaluaciones de resultados y de impacto requieren asumir un diseo especfico de investigacin, como se ver ms adelante. Criterios utilizados para evaluar proyectos La evaluacin de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En funcin del campo, empresa u organizacin de que se trate, es que se emplearn una serie de criterios u otros que guarden relacin con los objetivos estratgicos que se persigan. No existen criterios nicos, por lo general los criterios surgen en funcin de la naturaleza de cada proyecto pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los proyectos.

Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades identificadas y los intereses de la poblacin e instituciones (consenso social). Se observa especialmente en la evaluacin ex-ante pero tambin en los dems tipos de evaluacin. Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se observa en las evaluaciones de tipo continuas y ex-post. Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado los recursos disponibles en la implementacin del proyecto. Este criterio es usual en el anlisis costo-beneficio realizado en la evaluacin ex-ante. Sostenibilidad: Establece que es la medida en que la poblacin y/o las instituciones mantienen vigentes los cambios logrados por el proyecto una vez que este ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de impacto.

Es fundamental considerar la evaluacin desde las propias necesidades, y alcances de las acciones para con la poblacin meta.

Requisitos que debe cumplir una buena evaluacin de proyectos Toda evaluacin cumpla algunos requisitos metodolgicos para garantizar que la informacin que genere puede ser usada en la toma de decisiones. As, se espera que todo proceso de evaluacin sea:

Objetivo: Debe medirse y analizarse los hechos definidos tal como se presentan. Imparcial: La generacin de conclusiones del proceso de evaluacin debe ser neutral, transparente e imparcial. Quienes realizan la evaluacin no deben tener intereses personales o conflictos con la unidad ejecutora del proyecto. Valido: Debe medirse lo que se ha planificado medir, respetando las definiciones establecidas. En caso el objeto de anlisis sea demasiado complejo para una medicin objetiva, debe realizarse una aproximacin cualitativa inicial. Confiable: Las mediciones y observaciones deben ser registradas adecuadamente, preferentemente recurriendo a verificaciones in-situ. Creble: Todas las partes involucradas en el proyecto deben tener confianza en la idoneidad e imparcialidad de los responsables de la evaluacin, quienes a su vez deben mantener una poltica de transparencia y rigor profesional. Oportuno: Debe realizarse en el momento adecuado, evitando los efectos negativos que produce el paso del tiempo. til: Debe ser til y elaborarse en un lenguaje conciso y directo, entendible para todos los que accedan a la informacin elaborada, los resultados de una evaluacin no deben dirigirse slo a quienes tienen tienen altos conocimientos tcnicos sino que debe servir para que cualquier involucrado pueda tomar conocimiento de la situacin del proyecto. Participativo: Debe incluirse a todos los involucrados en el proyecto, buscando de reflejar sus experiencias, necesidades, intereses y percepciones. Retroalimentador: Un proceso de evaluacin debe garantizar la diseminacin de los hallazgos y su asimilacin por parte de los involucrados en el proyecto (desde las altas esferas hasta los beneficiarios), para as fomentar el aprendizaje organizacional. Costo/eficaz: La evaluacin debe establecer una relacin positiva entre su costo (econmico, de tiempo y recursos) y su contribucin en valor agregado para la experiencia de los involucrados en el proyecto.

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