Resabs Gamea - 2012

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GOBIERNOAUTONOMOMUNICIPALDEELALTO
REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL DE EL ALTO
I. ASPECTOS GENERALES. 1. OBJETIVO. Implantar en el Gobierno Autnomo Municipal de El Alto, las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentacin, identificando a las Unidades y cargos de los servidores pblicos responsables de la aplicacin y funcionamiento del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en la entidad, as como de los procedimientos inherentes a procesos de contratacin, manejo y disposicin de bienes. 2. MBITO DE APLICACIN. El presente Reglamento Especfico es de aplicacin obligatoria para todo el personal y unidades del Gobierno Autnomo Municipal de El Alto. 3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO. La Base Legal del presente Reglamento Especfico es: a) La Constitucin Poltica del Estado Plurinacional. b) Ley N 2028, de 28 de octubre de 1999, de Municipalidades. c) Ley N 031, de 19 de julio de 2010, Marco de Autonomas y Descentralizacin Andrs Ibez. d) La Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales. e) Ley N 004, de 31 de marzo de 2010, de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento Ilcito e Investigacin de Fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz. f) Ley N 2341, de 23 de abril de 2002, del Procedimiento Administrativo. g) El Decreto Supremo N 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Funcin Pblica y Decreto Supremo N 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica. h) El Decreto Supremo N 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS). i) El Decreto Supremo 0956, del 10 agosto del 2011, que modifica el D.S. 0181/2009. j) La Resolucin Ministerial N 262, de 15 de julio de 2009, que aprueba los Modelos de Documento Base de Contratacin (DBC). k) La Resolucin Ministerial N 263 de 15 de julio de 2009, que aprueba el Modelo de Reglamento Especifico del SABS. l) La Resolucin Ministerial N 341, de 7 de septiembre de 2009, que modifica el modelo de DBC para la Adquisicin de medicamentos en la Modalidad de licitacin pblica y aprueba el modelo de DBC para la Adquisicin de medicamentos en la modalidad ANPE. m) Otras disposiciones conexas. 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD. Gobierno Autnomo Municipal de El Alto (GAMEA).
Direccin de Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento Institucional
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5. MXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE). La Mxima Autoridad Ejecutiva del Gobierno Autnomo Municipal de El Alto es el Alcalde Municipal. 6. ELABORACIN Y APROBACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO. El responsable de la elaboracin del presente RE-SABS es la Direccin de Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento Institucional, dependiente de la Oficiala Mayor de Planificacin Para el Desarrollo. El presente RE-SABS ser aprobado mediante Resolucin Tcnica Administrativa (RTA) emitida por la Mxima Autoridad Ejecutiva (MAE), para su posterior homologacin por el Honorable Concejo Municipal. 7. PREVISIN En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretacin del presente Reglamento Especfico, stas sern solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en el Decreto Supremo N 0181 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentacin. 8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento u omisin de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dar lugar a las responsabilidades por la funcin pblica segn lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales y disposiciones conexas. II. SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES 9. ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) El PAC ser elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinacin con las Unidades Solicitantes. II.I. MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR 10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN MENOR Se designar como Responsable del Proceso de Contratacin Menor a: SECRETARIO GENERAL DIRECTORES SUB ALCALDES DE LOS DISTRITOS MUNICIPALES El servidor pblico designado por la Mxima Autoridad Ejecutiva, mediante Resolucin Tcnica Administrativa (RTA), es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la modalidad de Contratacin Menor (hasta Bs.20.000.-), cuyas funciones son las siguientes: a) Verificar que la solicitud de inicio de proceso de contratacin cuente con certificacin presupuestaria. 2
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b) Autorizar el inicio del proceso de contratacin. c) Adjudicar la contratacin. 11. PROCESOS DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN MENOR Las contrataciones menores hasta Bs 20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan segn el siguiente proceso: a. Solicitud de Inicio Proceso de Contratacin: La Unidad Solicitante en forma escrita, solicitar al RPA el inicio del Proceso de Contratacin, adjuntando segn sus necesidades los siguientes requisitos: a.1. PARA OBRAS Especificaciones Tcnicas, formularios y planos del Proyecto debidamente firmado por el profesional colegiado responsable del mismo y firma de su inmediato superior. Adjuntando todo lo sealado en medio magntico. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. Plazo de Ejecucin de la Obra. a.2. PARA BIENES Especificaciones Tcnicas y Formulario de Requerimiento de Material y/o Equipos debidamente llenado, con las firmas autorizadas, con informacin referente a las caractersticas del bien a contratarse. El Formulario de Requerimiento de Materiales y/o Equipos, debe portar el sello SIN EXISTENCIA, estampado y firmado por la jefatura de Almacn Central para bienes fungibles y por la Jefatura de la Unidad de Activos Fijos para bienes no fungibles. Estos documentos debern ser elaborados de acuerdo al clasificador de materiales, agrupando los bienes, segn su naturaleza y objeto de gasto. Plazo de entrega y/o ejecucin. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. a.3. PARA SERVICIOS GENERALES Especificaciones Tcnicas y Formulario de Solicitud de Servicios a Terceros debidamente llenado, con las firmas autorizadas, con informacin referente a las caractersticas y especificaciones tcnicas del servicio a contratarse. Plazo de entrega y/o ejecucin. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. a.4. PARA SERVICIOS DE CONSULTORIA Trminos de Referencia y Formulario de Servicios a Terceros con firmas autorizadas, deber especificarse el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin. Plazo de ejecucin. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. b. Autorizacin Inicio del Proceso de Contratacin: A requerimiento de la Unidad Solicitante el RPA autorizar el inicio del Proceso de Contratacin.
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c. Inicio del Proceso de Contratacin. La Unidad Administrativa, en mrito a la autorizacin del RPA, iniciar el proceso de contratacin, previa verificacin de la documentacin requerida. d. Base de datos de empresas y/o personas naturales. La Unidad Administrativa podr recurrir a la base de datos de empresas, microempresas o personas naturales registradas en la Entidad o apersonarse directamente ante ellas, a objeto de obtener la propuesta ms conveniente a los intereses del GAMEA. e. Informe de recomendacin. Si corresponde la Unidad Solicitante mediante Informe Tcnico dirigido al RPA recomendar la Adjudicacin. f. Adjudicacin. Cumplido lo sealado precedentemente, el RPA emitir Nota de Adjudicacin, solicitando al proponente adjudicado cuando corresponda, presente documentacin para la elaboracin del contrato, orden de compra u orden de servicio. g. Elaboracin de Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio. La Unidad Jurdica emitir informe de compulsa de documentos, a fines de elaboracin de: Orden de Compra u Orden de Servicio, solo en caso de que el bien o el Servicio deba ser entregado o prestado en un plazo no mayor a 15 das calendario, a ser elaborada por la Unidad Administrativa. Contrato, en caso de que el bien o servicio deba ser entregado o prestado en un plazo mayor a 15 das calendario, a ser elaborado por la Unidad Jurdica. h. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio. i. Recepcin de Bienes y Servicios: Cuando corresponda, la Comisin de Recepcin o el responsable de recepcin, proceder a la recepcin de los bienes y servicios adjudicados, cumpliendo los procedimientos establecidas en el Art. 39 del D.S. 0181 y desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad. II.II. MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO - ANPE 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO RPA) Se designar como RPA a: OFICIALES MAYORES SECRETARIO GENERAL DIRECTORES SUB ALCALDES El RPA designado por la MAE, mediante Resolucin Tcnico Administrativas (RTA) es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo ANPE, sus funciones estn establecidas en el Artculo 34 de las NB SABS. 13. PROCESOS DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCION Y EMPLEO. 13.1 CONTRATACIN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS. Se realizar mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones desde Bs. 20.000 (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs. 1.000.000.- (UN MILLN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso ser el siguiente:
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a. Solicitud Inicio Proceso de Contratacin: La Unidad Solicitante en forma escrita solicitar al RPA el inicio del Proceso de Contratacin, adjuntando segn sus necesidades los siguientes requisitos: a. 1. PARA OBRAS. Especificaciones Tcnicas, con descripcin de precios referenciales de la obra, plazo de ejecucin, cmputos mtricos y planilla de volmenes, planos y otros formularios requeridos, debidamente firmados por el profesional colegiado responsable del mismo e inmediato superior. Adjuntando todo lo referido en medio magntico. Especificar el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Precio Referencial. Certificacin presupuestaria. a. 2. PARA SERVICIOS DE CONSULTORIA. Trminos de Referencia, en el que la Unidad Solicitante deber describir el servicio a efectuarse, el objeto y alcance, formacin requerida del personal para la ejecucin del servicio, plazo de realizacin de la consultora, forma de pago entre otros. Adjuntando todo lo referido en medio magntico. Formulario de Solicitud de Servicios a Terceros, otros formularios y formatos requeridos para el proceso de contratacin, debidamente firmados por el responsable de la elaboracin y el Jefe Inmediato Superior. Precio Referencial. Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Certificacin presupuestaria. a. 3. PARA BIENES. Especificaciones Tcnicas, en el que la Unidad Solicitante deber describir las caractersticas tcnicas del bien a adquirirse, lugar y plazo de entrega de los bienes, forma de pago, garantas y manuales (cuando corresponda) entre otros aspectos. Formulario de Requerimiento de Materiales y/o Equipos, debe portar el sello de SIN EXISTENCIA, estampado y firmado por la Jefatura de Almacn Central para bienes fungibles, y por la Jefatura de la Unidad de Activos Fijos para bienes no fungibles. Sealar el o los Precios Referenciales del bien o bienes a adquirirse. Especificar el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Certificacin presupuestaria. a. 4. PARA SERVICIOS GENERALES. Especificaciones Tcnicas, en el cual la Unidad Solicitante deber describir las caractersticas tcnicas del servicio a contratarse, plazo de ejecucin, forma de pago, personal requerido con el que tendra que efectuarse el servicio cuando corresponda, maquinaria, seguros (cuando corresponda), entre otros aspectos. Adjuntando todo lo referido en medio magntico. Formulario de Solicitud de Servicios a Terceros, otros formularios y formatos requeridos para el proceso de contratacin, debidamente firmados por el responsable de la elaboracin y el Jefe Inmediato Superior. Sealar el precio referencial. Especificar el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Certificacin presupuestaria.
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b. Autorizacin Inicio del Proceso de Contratacin: En base a requerimiento de la Unidad Solicitante, el RPA autorizar el inicio del Proceso de Contratacin a la Unidad Administrativa pertinente. c. Inicio del Proceso de Contratacin: Con autorizacin del RPA, la Unidad Administrativa iniciara el Proceso de Contratacin, en esta modalidad, cuando se solicite propuestas la entidad deber elaborar el DBC utilizando obligatoriamente el Modelo de DBC emitido por el rgano Rector. En caso de que se solicite cotizaciones, no ser necesario utilizar el Modelo de DBC, debiendo la entidad crear un DBC de acuerdo con la naturaleza y caractersticas de la contratacin, incorporando las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia elaborados por la Unidad Solicitante. d. Aprobacin del DBC: El RPA aprobar el DBC, rubricando la nota de solicitud de aprobacin del DBC, elaborada por la Unidad Administrativa. e. Publicacin en SICOES y Mesa de Partes: La Unidad Administrativa mediante el Responsable usuario del SICOES, publicar la Convocatoria Modalidad ANPE y el DBC en el Sistema de Contratacin Estatales (SICOES) y paralelamente en la Mesa de Partes. f. Inspeccin Previa: Cuando corresponda y est establecido en el DBC, ser la Unidad Solicitante la encargada de llevar adelante esta actividad. g. Recepcin de Consultas Escritas: Cuando corresponda, las consultas escritas sern recepcionadas por la Unidad Administrativa, hasta la fecha y hora establecidos en el cronograma de plazos estipulado en el DBC; las respuestas sern absueltas por escrito o en la Reunin Informativa de Aclaracin conjunta por la Unidad Solicitante en cuanto a aspectos tcnicos y la Unidad Administrativa en cuanto a detalles de la convocatoria se refiere. h. Reunin Informativa de Aclaracin: Cuando corresponda y siempre que este establecido la Reunin Informativa de Aclaracin en el DBC, la Unidad Administrativa convocar a la Unidad Solicitante y Asesor Legal de la Unidad Jurdica, en el lugar, fecha y hora sealado en el DBC; al final se levantar un acta que deber estar firmada por los funcionarios que participaron y los asistentes que as lo deseen. Se entregar copia o fotocopia de dicho documento a cada uno de los potenciales proponentes, que as lo requieran. i. Designacin de Responsable de Evaluacin y Comisin de Calificacin: El RPA designar mediante Memorndum al Responsable de Evaluacin o a los representantes de la Comisin de Calificacin, la que estar compuesta mnimamente por un representante de la Unidad Solicitante, Unidad Administrativa y cuando corresponda por tcnicos especialistas. j. Recepcin de Propuestas o Cotizaciones: La Recepcin de propuestas o Cotizaciones ser efectuada en la hora, fecha y lugar indicados en el DBC, datos que sern registrados en libro de actas por el Responsable de Recepcin de Propuestas, concluida la recepcin se proceder al cierre del libro con las firmas pertinentes. k. Apertura de propuestas o cotizaciones: La Apertura de Propuestas o Cotizaciones, ser efectuada en acto pblico en la hora, fecha y lugar establecido en el DBC, aunque hubiere una sola propuesta o cotizacin, dando lectura de la verificacin de la documentacin, formularios solicitados en el DBC y propuesta econmica; bajo la modalidad de PRESENTA/NO PRESENTA, debiendo abstenerse de emitir criterios o juicio de valor sobre el contenido de las propuestas; de dicho acto, deber elaborarse el Acta de Apertura, a ser suscrita por el Responsable de Evaluacin o por los integrantes de la Comisin de Calificacin y representantes de los proponentes que as lo deseen, a quienes se les entregar una copia o fotocopia del Acta, cuando as lo requieran. En caso de no existir propuestas, el Responsable de Evaluacin o la Comisin de Calificacin suspender el acto y recomendar al RPA, que la convocatoria sea declarada desierta. l. Remisin lista de Proponentes al RPA: En forma inmediata a la conclusin del acto de apertura, el Responsable de Evaluacin o la Comisin de Calificacin, elevara a conocimiento del RPA la lista proponentes que presentaron sus propuestas, a efectos de eventual excusa.
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m. Custodia de Propuestas: La Unidad Administrativa custodiar las propuestas o cotizaciones y Garantas de Seriedad de Propuestas recepcionadas, a efectos de su devolucin, debiendo quedar copia simple en su lugar. n. Evaluacin de Propuestas: La evaluacin y anlisis de propuestas o cotizaciones ser realizada por el Responsable de Evaluacin o la Comisin de Calificacin en sesin reservada, con asesoramiento del Asesor Legal de la Unidad Jurdica, en lo que corresponde a formalidades y documentos legales que tendran que presentar los proponentes dando cumplimiento a lo establecido en el DBC. Cuando se requiera la aclaracin de una o ms propuestas o cotizaciones, podr citar a todos los proponentes a fin de aclarar una o mas propuestas. Asimismo el Responsable de Evaluacin o la Comisin de Calificacin identificar a los proponentes impedidos de participar en el proceso de contratacin de conformidad a lo establecido en el Art. 43 del D.S. 0181. Se aclara que el Asesor Legal de la Unidad Jurdica no forma parte de la Comisin de Calificacin. o. Informe Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin al RPA: Concluida la evaluacin de propuestas o cotizaciones, la Comisin de Calificacin o el Responsable de Evaluacin emitir y remitir al RPA, el informe de evaluacin y recomendacin de Adjudicacin o Declaratoria Desierta, debidamente firmado por todos sus miembros, considerando mnimamente lo establecido en el DBC y otros aspectos que la comisin de calificacin considere pertinente. p. Aprobacin o complementacin de Informe de Recomendacin: El RPA en mrito a Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin o Declaratoria Desierta podr aprobar, solicitar su complementacin o sustentacin de dicho Informe, recibida la complementacin o sustentacin podr apartarse del mismo, elevando a la MAE y a la Contralora General del Estado un informe fundamentado bajo su exclusiva responsabilidad. En caso de aprobacin instruir la elaboracin de los siguientes documentos: Para montos mayores a Bs. 20.000.- hasta Bs. 200.000.- simplemente una Nota de Adjudicacin o Declaratoria Desierta (no impugnable), con los requisitos establecidos en el DBC y otros aspectos, para su ulterior firma. Para montos mayores a Bs. 200.000.- hasta Bs. 1.000.000.- el Asesor Legal de la Unidad Jurdica elaborar la Resolucin Administrativa (RA) de adjudicacin o declaratoria desierta (sujeto a impugnacin). Con los requisitos establecidos en el DBC y otros aspectos que consideren necesario, para su ulterior firma. q. Adjudicacin o Declaratoria Desierta: Para montos hasta Bs. 200.000.- el RPA emitir la Nota de Adjudicacin o Declaratoria Desierta y para montos mayores a Bs. 200.000.- se emitir la Resolucin de Adjudicacin o Declaratoria Desierta y posterior publicacin en el SICOES. r. Firma de la Nota o RA: El RPA proceder a la firma de la Nota de Adjudicacin o RA, instruyendo a la Unidad Administrativa su notificacin, s. Notificacin de la RA a Proponentes: vencido el plazo para la interposicin de recursos Administrativos de Impugnacin, se proceder de la siguiente forma: En caso de ser declarada desierta la Unidad Administrativa proceder a su publicacin en el SICOES. En forma previa a la publicacin de la siguiente convocatoria, las Unidades Solicitante y Administrativa, analizarn las causas por las que se hubiera Declarado Desierta, a fin de ajustar las especificaciones tcnicas o trminos de referencia, los plazos de ejecucin del contrato, el precio referencial u otros aspectos que permitan viabilizar la contratacin. En caso de adjudicacin el RPA solicitar al proponente adjudicado, mediante nota, la presentacin de documentos establecidos en el DBC, tomando en cuenta lo establecido en el Art. 51 par. I del D.S. 181. t. Presentacin de Documentos, Elaboracin de Contrato, ODC u ODS: El proponente adjudicado deber presentar la documentacin establecida en el DBC, a fines de la elaboracin de:
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Orden de Compra u Orden de Servicio, a ser elaborado por la Unidad Administrativa (previa compulsa de documentos elaborado por el Asesor Legal de la Unidad Jurdica) siempre y cuando los bienes deban ser entregados y el servicio prestado en un plazo no mayor a 15 das calendario. Para bienes, obras, servicios generales y servicios de consultora, con plazo de entrega o prestacin mayores a 15 das calendario, previa compulsa de documentos, deber elaborarse el contrato correspondiente, por el Asesor Legal de la Unidad Jurdica, para su posterior suscripcin. u. Remisin de Procesos de Contratacin al Honorable Concejo Municipal: Cuando corresponda, la Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, con nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. v. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio. w. Recepcin de Bienes, Obras, Servicios Generales y de Consultora: La Comisin de Recepcin designada para el efecto, proceder a la recepcin de lo adjudicado cumpliendo las formalidades establecidas en el Art. 39 del DS. 0181, y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad. II.III. MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA. 14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE LICITACIN PBLICA (RPC) Se designar como RPC a: OFICIALES MAYORES DIRECTOR DE LICITACIONES Y CONTRATACIONES El RPC, designado por la MAE mediante Resolucin Tcnico Administrativa (RTA), es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitacin Pblica, sus funciones estn establecidas en el Artculo 33.- de las Normas Bsicas. 15. PROCESO DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA. La Licitacin Pblica aplica cuando el monto de contratacin es mayor a Bs. 1.000.000 (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente: a. Solicitud Inicio del Proceso de Contratacin: La Unidad Solicitante, enmarcndose al PAC solicitara en forma escrita al RPC el inicio de proceso de Contratacin, adjuntando segn sus necesidades los siguientes requisitos: a. 1. PARA OBRAS Especificaciones Tcnicas, con descripcin de precios referenciales de la obra, plazo de ejecucin, cmputos mtricos y planilla de volmenes, planos y otros formularios requeridos, debidamente firmados por el profesional colegiado responsable del mismo e inmediato superior. Adjuntando todo lo referido en medio magntico. Certificacin que indique que el precio referencial no tiene una antigedad mayor a cuatro meses y que cuenta con la documentacin respaldatoria correspondiente. Precio Referencial.
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Especificar el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Certificacin presupuestaria. Certificado de Inversin emitido por la Unidad de Programacin del POA (solo para proyectos con cronograma de ejecucin mayor a un ao). Plazo de ejecucin. a. 2 PARA SERVICIOS DE CONSULTORIA. Trminos de Referencia, en el que la Unidad Solicitante deber describir el servicio a efectuarse, el objeto y alcance, formacin requerida del personal para la ejecucin del servicio, plazo de realizacin de la consultora, forma de pago entre otros. Adjuntando todo lo referido en medio magntico. Formulario de Solicitud de Servicios a Terceros, otros formularios y formatos requeridos para el proceso de contratacin, debidamente firmados por el responsable de la elaboracin y el Jefe Inmediato Superior. Precio referencial. Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Certificacin presupuestaria. Certificado de Inversin emitido por la Unidad de Programacin del POA (solo para proyectos con cronograma de ejecucin mayor a un ao). Plazo de ejecucin. a. 3. PARA BIENES. Especificaciones Tcnicas, en el que la Unidad Solicitante deber describir las caractersticas tcnicas del bien a adquirirse, lugar y plazo de entrega de los bienes, forma de pago, garantas y manuales (cuando corresponda) entre otros aspectos. Formulario de Requerimiento de Materiales y/o Equipos, debe portar el sello de SIN EXISTENCIA, estampado y firmado por la Jefatura de Almacn Central para bienes fungibles, y por la Jefatura de la Unidad de Activos Fijos para bienes no fungibles. Sealar el o los Precios Referenciales del bien o bienes a adquirirse. Especificar el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Certificacin presupuestaria. Certificado de Inversin emitido por la Unidad de Programacin del POA (solo para proyectos con cronograma de ejecucin mayor a un ao). Plazo de entrega. a. 4. PARA SERVICIOS GENERALES. Especificaciones Tcnicas, en el cual la Unidad Solicitante deber describir las caractersticas tcnicas del servicio a contratarse, plazo de ejecucin, forma de pago, personal requerido con el que tendra que efectuarse el servicio cuando corresponda, maquinaria, seguros (cuando corresponda), entre otros aspectos. Adjuntando todo lo referido en medio magntico. Formulario de Solicitud de Servicios a Terceros, otros formularios y formatos requeridos para el proceso de contratacin, debidamente firmados por el responsable de la elaboracin y el Jefe Inmediato Superior. Sealar el precio referencial del servicio a contratarse Especificar el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Certificacin presupuestaria. Certificado de Inversin emitido por la Unidad de Programacin del POA (solo para proyectos con cronograma de ejecucin mayor a un ao). Plazo de ejecucin.
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b. Autorizacin Inicio del Proceso de Contratacin: En base a requerimiento de la Unidad Solicitante, el RPC autorizar el inicio del Proceso de Contratacin a la Unidad Administrativa pertinente. c. Inicio Proceso de Contratacin: Con autorizacin del RPC, la Unidad Administrativa iniciar el proceso de contratacin, elaborando el Documento Base de Contratacin (DBC) incorporando las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia elaborados por la Unidad Solicitante, en base al modelo emitido por el rgano Rector. d. Publicacin en SICOES y Mesa de Partes: El Responsable usuario del SICOES publicar la Convocatoria de Licitacin Pblica y el Documento Base de Contratacin en el Sistema de Contrataciones Estatales SICOES y paralelamente en la Mesa de Partes. e. Inspeccin Previa: Cuando corresponda y est establecido en el DBC, ser la Unidad Solicitante la encargada de llevar adelante esta actividad. f. Recepcin de Consultas Escritas: Cuando corresponda, las consultas escritas sern recepcionadas por la Unidad Administrativa, hasta la fecha y hora establecidos en el cronograma de plazos estipulado en el DBC; las respuestas se darn a conocer en la Reunin de Aclaracin, y sern absueltas por la Unidad Solicitante en cuanto a aspectos tcnicos y la Unidad Administrativa en cuanto a detalles de la convocatoria se refiere. g. Reunin de Aclaracin: Cuando corresponda y siempre que este establecido la reunin de aclaracin en el DBC, la Unidad Administrativa convocar a la Unidad Solicitante y Asesor Legal de la Unidad Jurdica, en el lugar, fecha y hora sealado en el DBC; al final de la reunin se levantar un acta que deber estar firmada por los funcionarios que participaron y los asistentes que as lo deseen. Se entregar copia o fotocopia de dicho documento a cada uno de los potenciales proponentes, que as lo requieran. h. Enmiendas a Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia: Si Producto de la reunin de aclaracin, existiere modificaciones a las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia, la Unidad Solicitante y la Unidad Administrativa efectuarn los ajustes requeridos al DBC, debidamente sustentado en informe escrito, el RPC mediante Resolucin Administrativa, dispondr la ampliacin de plazo de presentacin de propuestas o la ampliacin de plazo de presentacin de documentos para la suscripcin del contrato. i. Elaboracin de la Resolucin Administrativa de aprobacin del DBC: En Mrito a los resultados de la Reunin de Aclaracin, la Unidad Jurdica elaborar la RA (Resolucin Administrativa) que aprueba el DBC. j. Aprobacin del DBC y Notificacin: El DBC ser aprobado mediante RA por el RPC, conforme el cronograma de plazos establecido. La Resolucin ser notificada a los potenciales proponentes de acuerdo con lo establecido en el Artculo 51 de las NB-SABS, paralelamente se publicar la RA en la pgina del SICOES, a los fines de cmputo de plazos para la presentacin de Recursos Administrativos de Impugnacin. k. Designacin de la Comisin de Calificacin: El RPC designar mediante Memorndum a los integrantes de la comisin de calificacin, que estar compuesta mnimamente por un representante de la Unidad Solicitante y Unidad Administrativa, cuando corresponda por tcnicos especialistas. l. Recepcin de Propuestas: La recepcin de propuestas ser efectuada hasta la hora, fecha y lugar establecido en el DBC, datos que sern registrados en el Libro de Actas por el Responsable de Recepcin de Propuestas, concluida la recepcin se proceder al cierre del libro con las firmas pertinentes. m. Apertura de Propuestas: La apertura de propuestas, ser efectuada por la Comisin de Calificacin en acto pblico en la hora, fecha y lugar establecido en el DBC, aunque hubiere una sola propuesta, dando lectura de la verificacin de la documentacin, formularios solicitados en el DBC y propuesta econmica; bajo la modalidad de PRESENTA/ NO PRESENTA, debiendo abstenerse de emitir criterios o juicios de valor sobre el contenido de las propuestas. Las propuestas aperturadas debern ser rubricadas por la Comisin de Calificacin, asimismo de dicho acto, deber elaborarse el Acta de Apertura, a ser suscrita
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s. t. u.
v.
por todos los integrantes de la Comisin de Calificacin y representantes de los proponentes que as lo deseen, a quienes se les entregara una copia o fotocopia del Acta. En caso de no existir propuestas, la Comisin de Calificacin suspender el acto y recomendar al RPC, que la convocatoria sea declarada desierta. Remisin lista de Proponentes al RPC: En forma inmediata a la conclusin del acto de apertura, la Comisin de Calificacin, elevara a conocimiento del RPC la lista proponentes que presentaron sus propuestas, a efectos de eventual excusa. Custodia de Propuestas: La Unidad Administrativa custodiar las propuestas o cotizaciones y Garantas de Seriedad de Propuestas recepcionadas, a efectos de su devolucin, debiendo quedar copia simple en su lugar. Evaluacin de Propuestas: La evaluacin y anlisis de propuestas ser realizada por la Comisin de Calificacin en sesin reservada, con asesoramiento del Asesor Legal de la Unidad Jurdica, en lo que corresponde a formalidades y documentos legales que tendran que presentar los proponentes y dando cumplimiento a lo establecido en el DBC. Cuando se requiera la aclaracin de una o ms propuestas se citar a todos los proponentes. Asimismo la Comisin de Calificacin en base a los informes tcnico y legal, identificar a los proponentes impedidos de participar en el proceso de contratacin de conformidad a lo establecido en el Art. 43 del D.S. 0181. Se aclara que el Asesor Legal de la Unidad Jurdica no forma parte de la comisin de calificacin. Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin al RPC: Concluida la evaluacin de propuestas, la Comisin de Calificacin emitir y remitir Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin o Declaratoria Desierta, debidamente firmado por todos sus miembros, al RPC considerando mnimamente lo establecido en el DBC y otros aspectos que la comisin de Calificacin considere pertinente. Aprobacin o complementacin de informe de recomendacin: El RPC en mrito a Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin o Declaratoria Desierta podr aprobar, solicitar su complementacin o sustentacin de dicho Informe, recibida la complementacin o sustentacin podr apartarse del mismo, elevando a la MAE y a la Contralora General del Estado un informe fundamentado bajo su exclusiva responsabilidad. En caso de aprobacin instruir al Asesor Legal de la Unidad Jurdica, la elaboracin de la Resolucin Administrativa (RA) de adjudicacin o Declaratoria Desierta, con los requisitos establecidos en el DBC, u otros aspectos necesarios, para su ulterior firma. Elaboracin de RA (Resolucin Administrativa): El Asesor Legal de la Unidad Jurdica, previa compulsa de documentos, elaborar la RA de adjudicacin o declaratoria desierta. Firma de la RA: El RPC, elaborada la RA de adjudicacin o declaratoria desierta, proceder a su firma, instruyendo su notificacin a los proponentes. Notificacin de la RA a Proponentes: La Unidad Administrativa a travs de su personal ser responsable de notificar con la Resolucin Administrativa de Adjudicacin o Declaratoria Desierta a travs de la pgina del SICOES, fax o correo electrnico a los proponentes que presentaron sus propuestas, a los fines de cmputo de plazos para la presentacin de Recursos Administrativos de Impugnacin. Adjudicacin o Declaratoria Desierta: Vencido el plazo establecido para que los proponentes interpongan Recursos de Impugnacin, se proceder de la siguiente forma: En caso de ser declarada desierta la Unidad Administrativa proceder a su publicacin en el SICOES, en forma previa a la publicacin de la siguiente convocatoria, las Unidad Solicitante y Administrativa, analizarn las causas por las que se hubiera Declarado Desierta, a fin de ajustar las especificaciones tcnicas o trminos de referencia, los plazos de ejecucin del contrato, el precio referencial u otros aspectos que permitan viabilizar la contratacin. En caso de adjudicacin el RPC solicitar al proponente adjudicado, mediante nota, la presentacin de documentos establecidos en el DBC, tonando en cuenta lo establecido en el Art. 51 par. I del D.S. 181. 11
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w. Presentacin y compulsa de Documentos: La presentacin de documentos por el proponente adjudicado deber ser efectuado en el plazo establecido en el DBC. El Asesor Legal de la Unidad Jurdica, proceder a la emisin del informe de compulsa. x. Elaboracin de Contrato: El Asesor Legal de la Unidad Jurdica elaborar la Minuta de Contrato, para su posterior suscripcin. y. Remisin de Proceso de Contratacin al Honorable Concejo Municipal: La Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, con nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. z. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato. aa. Recepcin de bienes, Obras, Servicios Generales y de Consultora: La Comisin de recepcin designada para el efecto, proceder a la recepcin de lo adjudicado cumpliendo las formalidades establecidas en el Art. 39 del DS. 0181 y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad. II.IV. MODALIDAD DE CONTRATACION POR EXCEPCION. 16. RESPONSABLE DE CONTRATACION POR EXCEPCION. El Responsable de la Contratacin por Excepcin es el Alcalde Municipal. 17. PROCESO DE CONTRATACION POR EXCEPCION. El proceso de Contratacin por Excepcin ser realizado conforme dicte la Resolucin que autoriza la Contratacin por Excepcin. Una vez suscrito el contrato, la informacin de la contratacin ser presentada a la Contralora General del Estado y registrada en el SICOES. II.V. MODALIDAD DE CONTRATACION POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS. 18. RESPONSABLE DE CONTRATACION POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS. El Responsable de la Contratacin por Desastre y/o Emergencias es el Alcalde Municipal. 19. PROCESO DE CONTRATACION POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS. Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias ser realizado conforme dicte la Resolucin de Declaratoria de Desastre y/o Emergencia. II.VI MODALIDAD DE CONTRATACION DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS. 20. RESPONSABLE DE CONTRATACION DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS. El responsable de la Contratacin Directa de Bienes y Servicios es el RPC o RPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 12 y 14 del presente Reglamento Especfico. La Contratacin Directa de Bienes y Servicios ser realizada de acuerdo con el siguiente proceso: 20.1. PARA ADQUISICIN DE GASOLINA, DIESEL.
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a. Requisitos: La Unidad Solicitante, presentar a la Unidad Administrativa la siguiente documentacin (requisitos): Nota de solicitud de Inicio de Proceso de Contratacin Directa dirigida al RPA o al RPC. Formulario de Contratacin Directa conteniendo; Especificaciones Tcnicas, en el que la Unidad Solicitante deber describir las caractersticas tcnicas del bien, lugar y modo de entrega, forma de pago, del proponente sugerido debidamente justificado, entre otros aspectos. El Formulario de Requerimiento de Materiales y/o Equipos, debe portar el sello SIN EXISTENCIA, estampado y firmado por la jefatura de Almacn Central. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. b. Elaboracin de Nota de Invitacin: La Unidad Administrativa elaborar la Nota de Invitacin dirigida al proponente sugerido por la Unidad Solicitante, para su posterior remisin al RPA o RPC. c. Autorizacin y aprobacin: En atencin al requerimiento efectuado por la Unidad Solicitante y la documentacin descrita en los incisos a) y b) el RPA o RPC autorizar la contratacin directa. d. Entrega de Invitacin: La Unidad Administrativa conjuntamente la Unidad Solicitante procedern a la entrega de la invitacin al proponente sugerido, dando a conocer, las especificaciones tcnicas y dems documentacin pertinente. e. Recepcin de respuesta: La respuesta y la documentacin requerida al proponente en la Nota de Invitacin sern recepcionadas en el plazo y lugar sealados. f. Elaboracin de Contrato u ODC: El Asesor Legal de la Unidad Jurdica emitir informe de compulsa de documentos, a fines de elaboracin de: Orden de Compra, a ser elaborada por la Unidad Administrativa solo en caso de que el bien sea entregado en un plazo no mayor a 15 das calendario. Contrato, a ser elaborado por el Asesor Legal de la Unidad Jurdica en caso de que el bien sea entregado en un plazo mayor a 15 das calendario. g. Remisin Proceso de Contratacin al H. Concejo Municipal: Cuando corresponda, la Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, mediante nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. h. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato u Orden de Compra. i. Recepcin de Bienes: La Comisin o el Responsable de Recepcin proceder a la recepcin del bien contratado cumpliendo las formalidades establecidas en el Art. 39 del DS. 0181 y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad. 20.2. PARA CONTRATACIN MEDIOS DE COMUNICACIN TELEVISIVA, RADIAL, ESCRITA Y OTROS MEDIOS DIFUSIN (televisiva, radial, escrita u otros medios de difusin) a. Requisitos: La Unidad Solicitante, presentara a la Unidad Administrativa la siguiente documentacin (requisitos): Nota de solicitud de Inicio de Proceso de Contratacin Directa dirigida al RPA o al RPC.
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Formulario de Contratacin Directa conteniendo; Especificaciones Tcnicas, en el que la Unidad Solicitante deber describir el servicio a ser desarrollado, el objeto, alcance, tiempo de servicio, y el proponente sugerido debidamente justificado y forma de pago entre otros. Formulario de Solicitud de Servicios a Terceros. Precio referencial. Certificacin presupuestaria.
b. Elaboracin de Nota de Invitacin: La Unidad Administrativa elaborar la Nota de Invitacin dirigida al proponente sugerido por la Unidad Solicitante, para su posterior remisin al RPA o RPC. c. Autorizacin y aprobacin: En atencin al requerimiento efectuado por la Unidad Solicitante y la documentacin descrita en los incisos a) y b) el RPA o RPC autorizar la contratacin directa. d. Entrega de Invitacin: La Unidad Administrativa conjuntamente la Unidad Solicitante procedern a la entrega de la invitacin al proponente sugerido, dando a conocer, las especificaciones tcnicas y dems documentacin pertinente. e. Recepcin de Propuesta: La Recepcin de la Propuesta y la documentacin requerida al proponente en la nota de invitacin ser efectuada en el plazo y lugar indicado, dejando constancia de la recepcin. f. Informe Tcnico: La Unidad Solicitante efectuar la revisin de la propuesta, emitiendo un Informe Tcnico. g. Nota de Adjudicacin: En mrito al Informe Tcnico, el RPA o RPC si corresponde emitir Nota de Adjudicacin. h. Entrega de nota de adjudicacin: La Unidad Administrativa conjuntamente la Unidad Solicitante convocarn al proponente adjudicado para la entrega de la Nota de Adjudicacin. i. Presentacin de Documentos, Elaboracin de Contrato u ODS: El Asesor Legal de la Unidad Jurdica emitir informe de compulsa de documentos, a fines de elaboracin de: Orden de Servicio, a ser elaborado por la Unidad Administrativa solo en caso de que el servicio sea prestado en un plazo no mayor a 15 das calendario. Contrato, a ser elaborado por el Asesor Legal de la Unidad Jurdica en caso de que el servicio sea prestado en un plazo mayor a 15 das calendario. j. Remisin de Proceso de Contratacin al H. Concejo Municipal: Cuando corresponda, la Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, con nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. k. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato u Orden de Servicio. l. Recepcin del Servicio: El Responsable de Recepcin proceder a efectuar la recepcin del servicio y dar su conformidad, cumpliendo las formalidades establecidas en el Art. 39 del DS. 181 y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad.
20.3. PARA ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PARA FUNCIONAMIENTO DE CENTROS EDUCATIVOS O DE SALUD a. Requisitos: La Unidad Solicitante, presentara a la Unidad Administrativa la siguiente documentacin (requisitos): Nota de solicitud de Inicio de Proceso de Contratacin Directa dirigida al RPA o al RPC.
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Formulario de Contratacin Directa conteniendo; Especificaciones Tcnicas, en el que la Unidad Solicitante deber describir el inmueble a ser arrendado, el objeto, alcance, tiempo de arrendamiento y forma de pago entre otros. Precio referencial. Certificacin presupuestaria.
b. Elaboracin de Nota de Invitacin: La Unidad Administrativa elaborar la Nota de Invitacin dirigida al proponente sugerido por la Unidad Solicitante, para su posterior remisin al RPA o RPC. c. Autorizacin y aprobacin: En atencin al requerimiento efectuado por la Unidad Solicitante y la documentacin descrita en los incisos a) y b) el RPA o RPC autorizar la contratacin directa. d. Entrega de Invitacin: La Unidad Administrativa conjuntamente la Unidad Solicitante procedern a la entrega de la invitacin al proponente sugerido, dando a conocer, las especificaciones tcnicas y dems documentacin requerida. e. Recepcin de respuesta: La respuesta y la documentacin requerida al proponente en la Nota de Invitacin sern recepcionadas en el plazo y lugar sealados. f. Informe Tcnico: La Unidad Solicitante efectuar la revisin de la respuesta, emitiendo un Informe Tcnico, que ser puesto en conocimiento del RPC o RPA para su aprobacin. g. Elaboracin de Contrato: El Asesor Legal de la Unidad Jurdica previa compulsa de documentos, elaborar el Contrato correspondiente. h. Remisin Proceso de Contratacin al H. Concejo Municipal: Cuando corresponda, la Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, mediante nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. i. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato j. Recepcin del bien inmueble: El Responsable de Recepcin proceder a efectuar la recepcin del bien inmueble, dando su conformidad y verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas, y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad.
20.4. PARA ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PARA FUNCIONAMIENTO DE OFICINAS DE ENTIDADES PUBLICAS a. Requisitos: La Unidad Solicitante, presentar a la Unidad Administrativa la siguiente documentacin (requisitos): Nota de solicitud de Inicio de Proceso de Contratacin Directa dirigida al RPA o al RPC. Formulario de Contratacin Directa conteniendo; Especificaciones Tcnicas, en el que la Unidad Solicitante deber describir el inmueble a ser arrendado, el objeto, alcance, tiempo de arrendamiento y forma de pago entre otros. Certificado de que la entidad no cuenta con infraestructura propia expedida por el SENAPE. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. b. Elaboracin de Nota de Invitacin: La Unidad Administrativa elaborar la Nota de Invitacin dirigida al proponente sugerido por la Unidad Solicitante, para su posterior remisin al RPA o RPC.
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c. Autorizacin y aprobacin: En atencin al requerimiento efectuado por la Unidad Solicitante y la documentacin descrita en los incisos a) y b) el RPA o RPC autorizar la contratacin directa. d. Entrega de Invitacin: La Unidad Administrativa conjuntamente la Unidad Solicitante procedern a la entrega de la invitacin al proponente sugerido, dando a conocer, las especificaciones tcnicas y dems documentacin pertinente. e. Recepcin de respuesta: La respuesta y la documentacin requerida al proponente en la Nota de Invitacin sern recepcionadas en el plazo y lugar sealados. f. Informe Tcnico: La Unidad Solicitante efectuar la revisin de la respuesta, emitiendo un Informe Tcnico, que ser puesto en conocimiento del RPC o RPA para su aprobacin. g. Elaboracin de Contrato: El Asesor Legal de la Unidad Jurdica previa compulsa de documentos, elaborar el Contrato correspondiente. h. Remisin Proceso de Contratacin al H. Concejo Municipal: Cuando corresponda, la Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, mediante nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. i. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato j. Recepcin del bien inmueble: El Responsable de Recepcin proceder a efectuar la recepcin del bien inmueble, dando su conformidad y verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas, y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad.
20.5. ADQUISICIN DE REPUESTOS DEL PROVEEDOR: PARA PRESERVAR LA GARANTA Y CALIDAD DEL EQUIPO Y/O MAQUINARIA. a. Requisitos: La Unidad Solicitante, presentara a la Unidad Administrativa la siguiente documentacin (requisitos): Nota de solicitud de Inicio de Proceso de Contratacin Directa dirigida al RPA o al RPC. Formulario de Contratacin Directa conteniendo; Especificaciones Tcnicas, en el que la Unidad Solicitante deber describir las caractersticas tcnicas del bien, lugar y modo de entrega, forma de pago, nombre o razn social de la persona natural o jurdica sugerida debidamente justificado, entre otros aspectos. El Formulario de Requerimiento de Materiales y/o Equipos, debe portar el sello SIN EXISTENCIA, estampado y firmado por la jefatura de Almacn Central. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. b. Elaboracin de Nota de Invitacin: La Unidad Administrativa elaborar la Nota de Invitacin dirigida al proponente sugerido por la Unidad Solicitante, para su posterior remisin al RPA o RPC. c. Autorizacin y aprobacin: En atencin al requerimiento efectuado por la Unidad Solicitante y la documentacin descrita en los incisos a) y b) el RPA o RPC autorizar la contratacin directa. d. Entrega de Invitacin: La Unidad Administrativa conjuntamente la Unidad Solicitante proceder a la entrega de la invitacin al proponente sugerido, dando a conocer, las especificaciones tcnicas y dems documentacin si corresponde.
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e. Recepcin de respuesta: La respuesta y la documentacin requerida al proponente en la Nota de Invitacin sern recepcionadas en el plazo y lugar sealados. f. Elaboracin de Contrato u ODC: El Asesor Legal de la Unidad Jurdica emitir informe de compulsa de documentos, a fines de elaboracin de: Orden de Compra, a ser elaborado por la Unidad Administrativa solo en caso de que el bien deba ser entregado en un plazo no mayor a 15 das calendario. Contrato, a ser elaborado por el Asesor Legal de la Unidad Jurdica en caso de que el bien deba ser entregado en un plazo mayor a 15 das calendario. g. Remisin de Proceso de Contratacin al H. Concejo Municipal: Cuando corresponda, la Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, mediante nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. h. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato u Orden de Compra. i. Recepcin de Bienes: La Comisin o el Responsable de Recepcin proceder a la recepcin del bien contratado cumpliendo las formalidades establecidas en el Art. 39 del DS. y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad.
20.6. PARA CONTRATACIN DE ARTISTAS, LOCALES Y OTROS SERVICIOS RELACIONADOS CON EVENTOS DE PROMOCIN CULTURAL, EFEMRIDES Y ACTOS CONMEMORATIVOS. a. Requisitos: La Unidad Solicitante, presentar a la Unidad Administrativa la siguiente documentacin (requisitos): Nota de solicitud de Inicio de Proceso de Contratacin Directa dirigida al RPA o al RPC. Informe de justificacin de la contratacin, el objeto, alcance, tiempo de servicio y forma de pago entre otros. Formulario de Solicitud de Servicios a Terceros. Precio referencial. Certificacin presupuestaria. b. Elaboracin de Nota de Invitacin: La Unidad Administrativa elaborar la Nota de Invitacin dirigida al proponente sugerido por la Unidad Solicitante, para su posterior remisin al RPA o RPC. c. Autorizacin y aprobacin: En atencin al requerimiento efectuado por la Unidad Solicitante y la documentacin descrita en los incisos a) y b) el RPA o RPC autorizar la contratacin directa. d. Entrega de Invitacin: La Unidad Administrativa conjuntamente la Unidad Solicitante procedern a la entrega de la invitacin al proponente sugerido, dando a conocer, las especificaciones tcnicas y dems documentacin requerida. e. Recepcin de respuesta: La respuesta y la documentacin requerida al proponente en la Nota de Invitacin sern recepcionadas en el plazo y lugar sealados. f. Informe Tcnico: Si corresponde la Unidad Solicitante efectuar la revisin de la respuesta, emitiendo un Informe Tcnico, que ser puesto en conocimiento del RPC o RPA para su aprobacin. g. Elaboracin de Contrato u ODS: El Asesor Legal de la Unidad Jurdica emitir informe de compulsa de documentos, a fines de elaboracin de:
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Orden de Servicio, a ser elaborado por la Unidad Administrativa solo en caso de que el servicio bien deba ser prestado en un plazo no mayor a 15 das calendario. Contrato, a ser elaborado por el Asesor Legal de la Unidad Jurdica en caso de que el servicio deba ser entregado en un plazo mayor a 15 das calendario. h. Remisin Proceso de Contratacin al H. Concejo Municipal: Cuando corresponda, la Mxima Autoridad Ejecutiva va Secretaria General, mediante nota de atencin, remitir la Minuta de Contrato conjuntamente la carpeta del Proceso Administrativo de Contratacin al H. Concejo Municipal para su aprobacin o rechazo, en merito a disposiciones emanadas por dicho Ente Legislativo. i. Suscripcin: La MAE o autoridad delegada para tal efecto suscribir el Contrato u ODS. j. Recepcin del Servicio: El Responsable de Recepcin proceder a efectuar la recepcin del servicio, dando su conformidad y verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas, y procedimientos desarrollados en el Manual de Procedimientos de la Entidad. Una vez suscrito el contrato, ODC u ODS, la informacin de la contratacin ser presentada a la Contralora General del Estado y registrada en el SICOES. 21. UNIDAD ADMINISTRATIVA. La Unidad Administrativa del Gobierno Autnomo Municipal de El Alto es la Oficiala Mayor Administrativa Financiera cuyo mximo Ejecutivo es el Oficial Mayor Administrativo Financiero. Para mayor funcionalidad la MAE podr delegar las atribuciones de la Unidad Administrativa mediante RTA a las siguientes reparticiones: Direccin Administrativa (Unidad de Compras y Adquisicin de Pavimentos). Direccin de Licitaciones (Unidad de Contrataciones de Obras Menores y Unidad de Licitaciones). Direccin de Capital Humano (Unidad de Dotacin de Personal). Sub Alcaldas (Oficialas Menores Administrativa Financiera). El Oficial Mayor Administrativo Financiero o las autoridades delegadas al efecto, velarn por el cumplimiento de las Funciones establecidas en el Articulo 36.- de las NB-SABS. 22. UNIDADES SOLICITANTES. En el Gobierno Autnomo Municipal de El Alto, las Unidades Solicitantes de acuerdo con el Organigrama vigente son: a) b) c) d) SECRETARIA GENERAL OFICIALIAS DIRECCIONES SUB ALCALDIAS
Los requerimientos de las Unidades dependientes de las Unidades Solicitantes sealadas, canalizaran sus requerimientos a travs de las mismas. Las Unidades solicitantes cumplirn estrictamente con las funciones establecidas en el Art. 35.de las NB-SABS. 23. COMISIN DE CALIFICACIN.
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23.1 COMISIN DE CALIFICACIN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO (ANPE). La Comisin de Calificacin para la modalidad ANPE, ser designada por el RPA mediante memorndums de designacin, dentro de los 4 (cuatro) das hbiles previos a la presentacin de cotizaciones o propuestas. La Comisin de Calificacin deber conformarse con servidores pblicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante segn el objeto de la contratacin y cuando corresponda por tcnicos especialistas. Alternativamente, segn el objeto de la contratacin, el RPA, mediante memorndum, designar un Responsable de Evaluacin, dentro de los 4 (cuatro) das hbiles previos a la presentacin de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumir las funciones de la Comisin de Calificacin. La Comisin de Calificacin o el Responsable de Evaluacin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 38.- de las NB-SABS. 23.2 COMISIN DE CALIFICACIN PARA LICITACIN PBLICA. Ser designada por el RPC, mediante memorndum dentro los 4 (cuatro) das hbiles previos a la presentacin al acto de apertura de propuestas, y estar integrada por servidores pblicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante, y cuando corresponda por tcnicos especialistas. La Comisin de Calificacin cumplir las funciones establecidas en el Art. 38.-de las NB-SABS. 24. COMISIN DE RECEPCIN. Ser designada por la MAE o por el responsable delegado por sta (RPC o RPA), por la MAE mediante Resolucin Tcnica Administrativa; o por el responsable delegado mediante Memorndum dentro de los 5 das hbiles previos a la recepcin de bienes y servicios. La Comisin de Recepcin deber conformarse con servidores pblicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante segn el objeto de contratacin. Alternativamente, slo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por sta (RPA), designar un Responsable de Recepcin, mediante Resolucin Tcnica Administrativa o Memorndum, que asumir las funciones de la Comisin de Recepcin. La Comisin de Recepcin y el Responsable de Recepcin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 39.- de las NB-SABS. III. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES. 25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES. Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administracin de Almacenes. b) Administracin de Activos Fijos Muebles. c) Administracin de Activos Fijos Inmuebles.
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26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES. El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Oficial Mayor Administrativo Financiero (OMAF). 27. ADMINISTRACIN DE ALMACENES El Gobierno Autnomo Municipal de El Alto cuenta con 1 (un) Almacn Central y 2 (dos) sub Almacenes. a) El Almacn Central est bajo responsabilidad del Jefe de Unidad de Almacenes a travs del tcnico encargado del manejo de Almacn Central. b) Los Sub Almacenes, estn bajo responsabilidad del jefe de Unidad de Almacenes a travs de los tcnicos encargados del manejo de los sub almacenes. I. Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes: a) Las funciones del Responsable de Almacn Central: 1. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el Captulo II Administracin de Almacenes del Ttulo II Subsistema de Manejo de Bienes, art. 122 al 140 del DS. 0181. As mismo dar cumplimiento a los subsiguientes numerales. 2. Verificar mediante recuento fsico las existencias de materiales para su posterior reposicin, a fines de contar con un stock razonable de materiales para el normal desarrollo de las actividades de las dependencias de la Entidad. 3. Realizar cortes cada cuatrimestre, semestre y al cierre del ejercicio de la gestin u otras cuando as lo requiera el caso. 4. Realizar la conciliacin peridica con la Unidad de Contabilidad del ingreso y salida de los materiales para uniformar los saldos. 5. Suscribir el formulario de Nota de Ingreso de material a Almacenes. 6. Autorizar la salida de materiales a travs del formulario de Pedido de Materiales. 7. Organizar y almacenar los bienes segn, su identificacin, codificacin, clasificacin y catalogacin correspondiente. 8. Bajo el principio de austeridad, adoptar polticas y tcnicas de control de salidas de material de Almacenes. 9. Efectuar un eficiente control en el proceso de recepcin basada en documentos que autoricen su ingreso. 10. Registrar el ingreso y salida de todos y cada uno de los bienes existentes en el almacn a travs de sistema informtico pertinente, cuyos resultados generen Kardex fsico y valorado. 11. Previa recepcin de material, verificar que el material adquirido cumpla con las especificaciones tcnicas. 12. Efectuar inspecciones peridicas a los sub almacenes. 13. Realizar la toma de inventarios fsico peridicos a los sub almacenes y almacn central. 14. Otras actividades inherentes al cargo y a requerimiento del inmediato superior, en el marco del DS. 0181. b) Las funciones de los responsables de los Sub Almacenes:
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1. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el Captulo II Administracin de Almacenes del Ttulo II Subsistema de Manejo de Bienes Art.122 al 140 del DS..Asi mismo dar cumplimiento a los subsiguientes numerales. 2. Recepcin de materiales. 3. Registro de entrada y salida de materiales, de los Sub Almacenes. 4. Organizar y almacenar los bienes segn, su identificacin, codificacin, clasificacin y catalogacin correspondiente. 5. Despacho de materiales previo cumplimiento de formalidades. 6. Llevar en forma minuciosa el control de inventarios. 7. Elevar informes peridicos sobre el movimiento del sub Almacn. 28. ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES La Administracin de Activos Fijos Muebles e Inmuebles est a cargo de la Unidad de Activos Fijos cuyo responsable es el Jefe de Unidad de Activos Fijos. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son: a) Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el Captulo III Administracin de Activos Fijos Muebles del Ttulo II Subsistema de Manejo de Bienes art. 141 al 170 del DS.. Asimismo dar cumplimiento a los subsiguientes numerales: b) En el marco de la disposicin citada elaborar procedimientos relativos al ingreso asignacin, mantenimiento, salvaguarda, registro, registro y control de los bienes del GAMEA. c) Fortalecer permanentemente los controles de Salvaguarda de Activos Fijos Muebles. Solicitar contratacin de seguros para prevenir riesgos de prdida econmica del GAMEA. d) Realizar la inventariacin, registro, codificacin y control de los activos fijos. e) Recepcionar y verificar los activos adquiridos y/o donaciones, realizando los controles de calidad de acuerdo a las especificaciones tcnicas. f) Dotar de activos a las diferentes Unidades Organizacionales del GAMEA. g) Firmar las notas de ingreso de activos. h) Supervisar y controlar la asignacin de cdigos. i) Instruir la incorporacin al Sistema de Registros de Control de los Activos Fijos Muebles, de los activos que ingresen formalmente a la Unidad. j) Asignacin de Activos fijos Muebles. k) Codificacin. l) Velar por el mantenimiento, reparacin y cambio de repuestos de Activos Fijos Muebles. m) Realizar la conciliacin peridica con la Unidad de Contabilidad para uniformar los saldos a exponerse en los estados financieros. n) Verificacin Fsica peridica, sorpresiva de los activos asignados. Mantenimiento de Inmuebles. o) Registro de Derecho Propietario de los bienes muebles e inmuebles en coordinacin con la Direccin General de Asesora Jurdica y la Unidad de Bienes Inmuebles. p) Custodiar documentos originales de los activos fijos muebles y bienes inmuebles. 29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADOS DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES. El Gobierno Autnomo Municipal de El Alto, por el momento no cuenta con estos bienes por esa razn no se desarrolla el proceso que regula su manejo. IV. SUBSISTEMAS DE DISPOSICIN DE BIENES.
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30. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOCICIONES DE BIENES. Los tipos y modalidades de disposicin de bienes son los siguientes: a) Disposicin temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento. 2. Prstamo de Uso o Comodato. b) Disposicin Definitiva, con las modalidades de: 1. Enajenacin. 2. Permuta. 31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICION DE BIENES. El responsable por la disposicin de bienes es el Alcalde Municipal de El alto, debiendo precautelar el cumplimiento de lo establecido en el subsistema de disposicin de Bienes. 32. BAJA DE BIENES. La Baja de Bienes que no constituye en una modalidad de disposicin; consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de la entidad, cuyo procedimiento, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Art. 235 de las NB-SABS son los siguientes: 1.- Disposicin definitiva de Bienes. a) La Unidad de Activos Fijos va Direccin Administrativa en un plazo no mayor a 10 das hbiles despus de haber concluido el proceso de disposicin definitiva de bienes del municipio enviara un ejemplar con toda la documentacin a la Direccin de Finanzas para la baja contable correspondiente. b) Mediante nota dirigida al SENAPE, informar sobre la disposicin definitiva de los inmuebles, vehculos, maquinaria y equipo. c) Informe a la Contralora General del Estado, sobre la disposicin de bienes ejecutada. d) La Unidad de Activos Fijos actualizara los registros de informacin fsica de los bienes de la entidad. 2.- Hurto, Robo o Prdida Fortuita. a) El responsable de la custodia de los bienes asignados, deber informar en forma escrita va su inmediato superior a la Unidad de Activos Fijos, inmediatamente ocurrido el hecho (hurto, robo o prdida fortuita) con los bienes asignados a su persona. b) La Unidad de Activos Fijos una vez enterado del hecho, previo conocimiento de la Direccin Administrativa, proceder a la denuncia ante el Ministerio Publico a travs de la DGAJ (Direccin General de Asesora Jurdica). A la vez iniciara un proceso de investigacin interna, complementaria o coadyuvante a efectuarse por las instancias judiciales, adems de notificar a la Compaa Aseguradora del hecho acaecido. c) Si producto de la investigacin existieren suficientes indicios de responsabilidad, la DGAJ iniciara las acciones legales que correspondan a efectos de la reparacin del dao. d) La Unidad de Activos Fijos gestionar la reposicin del activo asegurado a la Compaa de Seguros. e) En caso de que no hubiere responsabilidad funcionaria, la MAE en merito al Informe Tcnico circunstanciado de la Unidad de Activos Fijos e Informe Legal de la DGAJ, emitir Resolucin Tcnica Administrativa (RTA) disponiendo la baja del bien que ser ejecutado
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por la Direccin de Finanzas, contablemente y por la Unidad de Activos Fijos, fsicamente, con la actualizacin de los registros de informacin de los bienes de la entidad, liberando al responsable de la custodia del bien de todo cargo. 3.- Mermas. Vencimientos, Descomposiciones, Alteraciones o Deterioros. a) La Unidad de Activos y/o la Unidad de Almacenes, una vez verificado las Mermas, Vencimientos, Descomposiciones, Alteraciones o Deterioros; proceder a emitir un Informe tcnico circunstanciado a la Direccin Administrativa, recomendando con fundamentacin tcnica la baja de los productos. b) La Direccin Administrativa, previa inspeccin y verificacin de lo sealado en el Informe tcnico circunstanciado emitir informe pertinente, va su inmediato superior a la MAE a fines de que se viabilice la emisin de la RTA que disponga la baja del (los) bien(es). Asimismo, cuando ocurran vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros de alimentos, medicamentos y/o reactivos de laboratorio, la RTA a emitirse deber determinar la destruccin y/o incineracin de los mismos. c) En merito a Informe Tcnico circunstanciado e Informe legal de la DGAJ, la MAE emitir la RTA disponiendo la baja del bien. d) El cumplimiento de las disposiciones de la RTA, deber ser ejecutado por la Direccin de Finanzas contablemente, y por la Unidad de Activos Fijos, fsicamente, liberando al responsable de la custodia del bien de todo cargo. Asimismo, cuando corresponda la destruccin y/o incineracin, deber ser realizada conjuntamente la DGAJ, en la que podr participar un Notario de Fe Publica. 4.- Desmantelamiento Total o Parcial de Edificaciones. a) La Unidad de Activos y/o la Unidad de Servicios Generales, observara el estado de las edificaciones, har conocer inmediatamente con Informe circunstanciado a la Direccin Administrativa. b) La Direccin Administrativa, conocido el Informe solicitara mediante nota a OMOMA (Oficiala Mayor de Obras y Medio Ambiente) la evaluacin tcnica de las edificaciones a desmantelarse, a fines de evitar riesgos mayores. c) Recepcionado el Informe Tcnico circunstanciado de evaluacin de OMOMA, la direccin Administrativa emitir informe pertinente, va su inmediato superior a la MAE, a efectos de que se viabilice la emisin de la Resolucin Tcnico Administrativa correspondiente. d) En merito a Informe Tcnico circunstanciado por las instancias sealadas en los incisos precedentes e Informe legal de la DGAJ, la MAE emitir RTA correspondiente. e) Emitida la RTA que dispondr el desmantelamiento total o parcial de edificaciones y cumplida dicha instruccin, la Direccin de Finanzas proceder a la baja contable de las edificaciones al igual que la Unidad de Activos Fijos. Asimismo, la Direccin Administrativa instruir a la Unidad de Activos Fijos verificar los bienes obtenidos del inmueble desmantelado y la emisin del correspondiente informe a efectos de determinar el uso especifico que se los podra dar a los mismos. 5.- Inutilizacin, Obsolescencia y Siniestro. a) El servidor pblico responsable del bien, con la autorizacin de su inmediato superior, informara sobre la inutilizacin, siniestro u obsolescencia de activos a su cargo y solicitara la baja respectiva a la Unidad de Activos Fijos. b) La Unidad de Activos Fijos a travs de sus tcnicos, constatara la inutilizacin u obsolescencia de los bienes y autorizara, si corresponde el retiro del bien del lugar original y
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c)
d)
e) f)
g)
su remisin a un depsito de activos fijos para su posterior baja, previo conocimiento de la Direccin Administrativa. La Unidad de Activos Fijos, una vez constatado la inutilizacin u obsolescencia del o los bienes, emitir Informe Tcnico circunstanciado a la direccin Administrativa recomendando la baja pertinente. La Direccin Administrativa previa verificacin objetiva de los activos en cuestin elevara Informe pertinente, va su inmediato superior a la MAE, a fines de que se viabilice la emisin de la RTA que autorice la baja correspondiente en base a los informes obtenidos. En merito a Informe tcnico circunstanciado de la Unidad de Activos Fijos e Informe Legal de la DGAJ, la MAE emitir RTA disponiendo la baja del bien. En cumplimiento a lo dispuesto en la RTA, la Direccin de Finanzas proceder a la baja contable y la Unidad de Activos Fijos a la baja fsica y ulterior traslado de los bienes dados de baja a un depsito del GAMEA. Segn corresponda tcnica y financieramente la baja deber considerar la recuperacin de las partes, accesorios y componentes que sean tiles para la entidad y/o que signifique un retorno econmico, para posteriormente disponer del bien donndolo, rematndolo como chatarra o simplemente considerando como desperdicio (basura) y desecharlo como tal. En caso de desecharlo como basura, se levantar un acta que ser firmada por el Director Administrativo, Jefe de la Unidad de Activos Fijos y Director de la Direccin General de Asuntos Jurdicos. ---------------------- 0 -------------------
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