Directrices para la disposicin final de los documentos

Integrantes:

Yuleinis caballero ortega

Ana Karina Hernndez manga

Mara torres pinto

Naymar padilla lvarez

Disposicin final de los documentos

Es la decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a la conservacin total, eliminacin, seleccin y /o reproduccin (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la informacin)

Conservacin total
se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Criterios:
Es preferible un documento rico o ampliado en cautelas diplomticas de autenticidad sobre el que es pobre en ellas. Las particularidades artsticas (miniaturas, emblemas grabados ) o las peculiaridades paleogrficas o meramente graficas de un documento pueden realizar su valor de conservacin. En relacin con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservacin aquellos que presenten mayor garanta y durabilidad.

Eliminacin

Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

 La decisin de eliminar documentos, si no esta establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comit de archivo de cada entidad.

Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos que deben eliminarse corresponden a lo sealado en las tablas de retencin documental o en los asuntos de las tablas de valoracin documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y este al histrico. En todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectivo inventario.

Criterios para la eliminacin:

Criterios de procedencia y evidencia: Normalmente son mas valiosos los documentos que proceden de una institucin o seccin de un rango superior, que los de las instituciones delegadas o perifricas; son mas importantes los documentos referidos al ejercicio de las funciones especificas, que los relativos alas comunes de cualquier administracin.

Criterios de contenido: Es mejor conservar los documentos que contienen la informacin comprimida, que extendida es decir pueden suprimirse en principio los documentos cuyos datos esenciales se encuentren en otros documento que los compile, sobre todo si este ltimo est impreso.

Seleccin
Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.

Criterios:
La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.

La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservacin total.
Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs de muestreo.

Tcnicas de seleccin de registro

Dentro de las primeras menciona: Toma de ejemplares al azar.

Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas series con fines de investigacin. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visin sesgada o tergiversada de la serie.

Dentro de las segundas menciona las siguientes:

Muestreo sistemtico que tiene como gua la cronologa, es decir, guardar ciertos aos, eliminar otros; conservar la produccin de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la produccin correspondiente al segundo. Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadstica.

Mtodos archivsticos de seleccin:

Muestreo aleatorio: considerado de fcil compresin pero de difcil aplicacin.
Muestreo sistemtico: esta basado en una progresin aritmtica de un numero aleatorio en funcin del tamao de la muestra a seleccionar.

microfilmacin

Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.

Ventajas de la digitalizacin
Velocidad y facilidad de consulta.

Distribucin en red.
Capacidad de mejorar imgenes documentos en mal estado. de

Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentacin.

Consulta de una misma informacin por varios usuarios a la vez.

Desventajas de digitalizacin
Conservacin: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseados con miras a una larga permanencia. Requieren personal altamente calificados para adelantar procesos de digitalizacin exitosos. Vertiginoso obsolescencia tecnolgica. Dependencia tecnolgica: los diseadores programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para mejorar el rendimiento. Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso. de

Aspectos legales

la ley 527 de 1999 ley de comercio electrnico y la ley 594 de 2000 la ley general de archivo , utilizacin de nuevas tecnologas en el manejo de los documentos contables: obligacin de garantizar la autenticidad, integridad y la inalterabilidad de la informacin all consignada.