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Objetivos
Proporcionar pautas para la gestin de los documentos electrnicos mas comunes en las oficinas.
Buenas prcticas administrativas y archivo electrnico
CREACIN
GESTIN
DOCUMENTOS OFIMTICOS
CONSERVACIN ARCHIVADO
Otorga mayor consistencia de los documentos producidos por la organizacin. Facilita la identificacin de los distintos tipos de documentos. Refuerza la imagen corporativa.
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Conservar: Los documentos modelo, formularios y plantillas. La ltima versin de los documentos de actualizacin peridica. Versiones definitivas o relevantes de los documentos complejos o compuestos. Eliminar: Borradores y notas. Documentos cuyo original se tramite en papel. Duplicados
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Reglas de conservacin
Las REGLAS DE CONSERVACIN son elaboradas por el AUG, tras el correspondiente estudio de la serie documental.
Si el plazo es corto (inferior a 5 aos desde su produccin) puede guardarse en el formato propietario en que se cre.
Si el plazo de conservacin es medio/largo, deberemos: Utilizar formatos abiertos; Optar por la migracin/conversin peridica a formatos Buenas prcticas administrativas y abiertos. 10 archivo electrnico
Correo electrnico
El uso del correo electrnico ha mejorado las comunicaciones en la administracin y entre esta y sus administrados. Eliminan el papeleo y automatizan las rutinas de trabajo. Ser necesario definir con claridad CRITERIOS y PROCEDIMIENTOS para seleccionar, clasificar, archivar y conservar los documentos que evidencien las actividades de la organizacin.
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Poltica de utilizacin: conservar obligatoriamente utilizacin: mensajes que documenten transacciones y actividades. Proporcionar criterios para seleccionar los mensajes que constituyen documentos de archivo
polticas y directrices
circulares correspondencia o memorandos planes de trabajo agendas actas borradores de documentos (para comentar o aprobar) documentos que inicia, autoriza o completa una transaccin informes finales o recomendaciones.
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Bases de datos
Son muy utilizadas en la Administracin para gestionar multitud de conjuntos de datos. Debe establecerse una poltica de gestin adecuada sobre las mismas.
Inventario exhaustivo, registrando: ttulo, unidad exhaustivo, productora, actualizacin, requisitos tcnicos, datos estadsticos, etc. Procedimiento de captura, para aquellas que sean captura, declaradas documentos de archivo: Bases cerradas: transferir una copia ntegra documentada al Archivo. Bases dinmicas: envos peridicos.
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Sitios web
Constituyen un medio fundamental de informacin y comunicacin interna y externa, que testimonian la imagen, las actividades y la vida e historia de las organizaciones. La complejidad de los medios tecnolgicos disponibles y la progresiva implantacin de las transacciones va web en sustitucin de la tramitacin de los asuntos en formato papel, han generado sitios web dinmicos, cuya preservacin total o parcial requiere soluciones complejas y diversas.
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