ISSN: 2176-5804 - Vol. 5 - N.

1 - DEZ/2011

REVISTA ELETRNICA

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
NCLEO DE DOCUMENTAO E INFORMAO HISTRICA REGIONAL - NDIHR

A TRAJETRIA DA ARQUIVOLOGIA: TRS VISES SOBRE OS ARQUIVOS

Eliezer Pires da Silva eliezerpires@gmail.com

RESUMO
Apresenta-se uma reviso de literatura sobre a trajetria da Arquivologia destacando o reconhecimento de trs vises sobre os arquivos (histrica gerencial e informacional). Considera-se que h uma viso histrica dos arquivos que se estabelece com o modelo de instituio arquivstica tpica do sculo XIX, que privilegia a dimenso patrimonial de acervos custodiados, para servirem produo historiogrfica. O quadro histrico da primeira metade do sculo XX o elemento de fundo para a identificao do surgimento de uma viso gerencial dos arquivos. A demanda de eficincia estatal, frente aos problemas da "exploso documental" por parte dos pases desenvolvidos, no perodo chamado entre - guerras, e o ambiente de difuso das idias de administrao cientfica, delineariam o surgimento do conceito e das prticas de gesto de documentos. O outro enfoque a viso informacional dos arquivos. O discurso da importncia da informao como recurso estratgico do ponto de vista do desenvolvimento e da orientao de sucesso das organizaes, se faz presente, por exemplo, nas aplicaes dos sistemas de recuperao de informao aos arquivos. Uma necessidade de atualizao das prticas arquivsticas relacionada aos discursos, difundidos no final do sculo XX, que concedem a informao uma condio de elemento fundamental na constituio da realidade. Observa-se o surgimento de movimentos de normalizao das prticas arquivsticas na direo de sua aproximao de iniciativas internacionais para a interoperabilidade dos sistemas informacionais. Palavras-chave: arquivologia; arquivos; gesto de documentos.
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RESUMEN
El presente trabajo presenta una revisin bibliogrfica sobre la trayectoria de la Archivistica con base en tres perspectivas sobre los archivos (histrica, gerencial e informacional); considera que hay una visin histrica de los archivos que se establece con el modelo de la tpica institucin archivstica del siglo XIX y privilegia la dimensin patrimonial de los acervos custodiados para que contribuyan a la produccin historiogrfica; seala el marco hist-

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rico de la primera mitad del siglo XX como teln de fondo para identificar el surgimiento de una visin gerencial de los archivos; propone que la demanda de una mayor eficiencia estatal por parte de los pases desarrollados ante los problemas de "explosin documental" surgidos durante el perodo de entreguerras, as como el ambiente de difusin de las ideas de administracin cientfica, son los puntos de partida para el surgimiento del concepto de gestin de documentos y sus prcticas; analiza la formacin de la perspectiva informacional en los archivos; discute la importancia de la informacin como recurso estratgico en lo que respecta al xito y desarrollo de las organizaciones; observa el surgimiento de movimientos de normalizacin de las prcticas archivsticas en las iniciativas internacionales para la interoperatividad de los sistemas de informacin. Palabras clave: archivistita; archivos; gestin de documentos

INTRODUO

status disciplinar para a Arquivologia ainda no um consenso em torno do objeto arquivo. De acordo com Martn-Pozuelo Campillos (1998, p.155), o objeto de estudo da Arquivologia so os arquivos. A Arquivologia encontrase num processo histrico com um momento de surgimento recortado. Na literatura da rea, indica-se um marco fundador.
A partir do estabelecimento do Manual dos Holandeses como marco fundador da codificao da disciplina arquivstica podem ser apontados alguns tpicos importantes na anlise das caractersticas de configurao da rea, tanto do ponto de vista de suas bases tericas e conceituais quanto de sua insero histrica e geogrfica (FONSECA, 2005, p. 33).

A reconstruo de uma histria dos arquivos extrapolaria os objetivos de configurar a existncia de perspectivas e enfoques relacionados com o saber arquivstico. Assim, optou-se pela classificao genrica de vises arquivsticas como um modo de sistematizar os principais deslocamentos da Arquivologia desde a criao das instituies arquivsticas, a partir do sculo XVIII, at as atuais discusses de normalizao das boas prticas arquivsticas. Pretende-se apresentar uma reviso de literatura sobre a trajetria da Arquivologia destacando o reconhecimento de trs vises sobre os arquivos, que no abrangem a totalidade do pensamento arquivstico, mas so, ao menos, representativas de parcela significativa dos entendimentos neste campo de saber. Para indicar a unidade de cada uma das vises, recorreu-se estruturao dos argumentos na descrio de prticas e discursos, historicamente referenciados, configurando perspectivas especficas em cada uma das vises. Alm da caracterizao interna das trs vises, buscou-se tambm a contextualizao de sua emergncia num quadro mais amplo. Ao se admitir que ocorram possveis intersees entre essas vises dos arquivos (histrica, gerencial e informacional), acreditase na utilidade didtica dessa estruturao para a apresentao da trajetria da Arquivologia presente na literatura da rea. No se pretende representar um percurso de evoluo por meio das vises. Entende-se que essas perspectivas no esto em evidente rompimento umas com as outras; podem apresentar convivncia complementar em algumas situaes; permitem uma identificao entre as escolas, em outros casos; estabelecem categorias profissionais em contextos especficos e sistematizam os principais deslocamentos do saber arquivstico no percurso de sua formao.

A VISO HISTRICA DOS ARQUIVOS

Naturalizou-se, facilmente, identificar arquivo nas diversificadas prticas de registro e tratamento da acumulao, remontando ao surgimento da escrita. Isso sugere que o objeto da Arquivologia

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estivera, desde ento, em algum espao institucional recebendo uma abordagem com o mnimo de tcnicas acumuladas na prtica. ao aparecimento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da arquivstica, bem como as novas ocupaes, entre as quais a de arquivista. A escrita permitiu produzir obras literrias mas tambm serviu a administrao (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 29). Contudo, a partir do sculo XIX, essa viso histrica dos arquivos relaciona-se com o projeto historiogrfico de inveno das tradies nacionais como via explicativa para a constituio do modelo de instituio arquivstica para a custdia de acervos culturalmente importantes de um pas. Um movimento significativamente reproduzido durante o sculo XIX no Ocidente. Nesse sentido, a condio emblemtica da experincia francesa na formulao de argumentos conceituais sobre elementos constitutivos da totalidade reivindicada por cada arquivo enquanto conjunto de documentos. A contribuio do Manual dos Holandeses ressaltada pela estruturao conceitual das prticas de classificao e descrio nos arquivos.

res desempenharam um papel importante a esse respeito e, com freqncia, tinham a custdia, ao mesmo tempo em que eram os consultantes, das suas colees (SCHELLENBERG, 1980, p. 22, grifo nosso).

O modelo de instituio arquivstica no sculo XIX projeta a exclusividade dos seguintes objetivos: preservar e dar acesso aos documentos pblicos sob sua custdia. Estabelece-se o direito de acesso aos documentos pblicos; o reconhecimento da responsabilidade do Estado sobre o patrimnio documental; e a institucionalizao de uma administrao nacional dos arquivos.
Durante o sculo XIX, a consolidao dos ideais revolucionrios proclamados no final do sculo anterior e a consolidao de uma viso positivista da Histria contriburam para aumentar a abertura, ainda que gradual, dos acervos dos arquivos pblicos. Ganhava espao e tornavase um generalizado a idia de que os arquivos constituam a base da pesquisa, e que, desse modo, os Estados tinham a obrigao de mantlos acessveis (FONSECA, 1998, p. 39).

O MODELO DE INSTITUIO ARQUIVSTICA DO SCULO XIX

Os registros preservados pela coletividade tm funes sociais estreitamente relacionadas com a emergncia de objetos do saber arquivstico. Isto est presente no comentrio de Couture e Rousseau (1998, p. 31): O sculo XIX, com o desenvolvimento do nacionalismo, atribui ao documento um valor de testemunho, j no num sentido jurdico, mas para reconstituir a histria. Descrevendo o percurso americano da Arquivologia, Schellenberg demonstra com clareza a localizao prxima da Histria.
Durante a primeira metade do sculo XIX [as sociedades histricas] colecionavam assiduamente livros, jornais, folhetos, papis privados e curiosidades de todos os tipos [...] os historiado-

A experincia francesa de constituio de um arquivo de abrangncia nacional possui tanto encadeamentos que justificam tal criao, como tambm desdobramentos. Quanto aos encadeamentos que justificam a criao do Arquivo Nacional da Frana, em 12 de setembro de 1790, logo se estabelece direta relao com a Revoluo de 1789, portanto no ano anterior. Os autores canadenses tecem comentrios:

Os artesos da Revoluo Francesa compreendem o poder que os arquivos encerram e a sua importncia no exerccio do governo, criando os Archives Nationales de France [...] e querendo

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conservar, desde incio do mandato, todos os documentos produzidos sob a nova administrao (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 33).

Schellenberg (2002, p. 26) observa o desdobramento: Foi o primeiro arquivo nacional criado no mundo. Nele deveriam ser guardados os documentos da Nova Frana, documentos esses que traduziam suas conquistas e mostravam suas glrias. A elevao da Revoluo Francesa ao status de signo divisor de modelos de sociedade no Ocidente se deve s rupturas que podem ser caracterizadas no ps-1789: movimentos em torno da idia de nao. Conseqentemente a necessidade de uma histria que identifique a coletividade em torno de um Estado. nessas circunstncias de mudanas estruturais no modelo de organizao da sociedade que o arquivo entra na agenda das transformaes de propores mundiais ocorridas a partir do sculo XIX. Frank B. Evans, prefaciando a obra de Couture e Rousseau, descreve um movimento de deslocamento na funo dos arquivos no seio das mudanas sociais. Segundo ele, houve
[...] o desenvolvimento da Histria como disciplina [...] em que fontes originais so utilizadas como materiais de apoio investigao, os depsitos de arquivo, outrora considerados, sobretudo como arsenais de leis, transformaram-se agora em arsenais da histria (1998, p. 17).

bm objetos com carcter fundador muito acentuado: os selos da Repblica, os tipos de moedas, os padres dos pesos e medidas (SANTONI apud COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 37).

No contexto de relevncia institucional que assume essa centralizao dos arquivos, destaca-se, sobretudo, a importncia do papel de subsidiar a construo de uma memria nacional. Esta seria um empreendimento realizado a partir da concentrao dos documentos.
Foi o que sucedeu notadamente em Paris, quando a Revoluo Francesa concentrou em um nico depsito, denominado Archives Nacionales, documentos os mais diversos, tais como o Tesouro de Cartas Reais, os arquivos do Parlamento de Paris, os das Abadias e conventos da regio parisiense, os dos ministrios do governo real, os dos prncipes emigrados etc., aos quais se juntaram, logo depois, os papis provenientes das novas assemblias e administraes criadas pela Revoluo (DUCHEIN, 1983, p. 15).

O Arquivo Nacional criado pelos revolucionrios fazia parte de um projeto de nao, reunindo ali os principais smbolos.
Os arquivos da Revoluo Francesa agrupam, em primeiro lugar, os documentos das instncias governamentais da Revoluo. So tambm constitudos pelo ncleo duro da nova ordem. Eles so no s o receptculo de documentos em sentido comum; recebem tam-

Na Inglaterra institui-se, em 1838, o Public Record Office. Neste mesmo ano se cria o atual Arquivo Nacional no Brasil. Para Schellenberg (2002, p. 31), as razes para instituir esse modelo de arquivo pblico encontram-se na ordem de ser uma fonte cultural, dentro de objetivos do projeto historiogrfico do sculo XIX, considerando a evidncia dos direitos das novas relaes de cidadania e governo que estavam surgindo e, tambm, da ordem oficial que caracterizava o trabalho governamental. Dentro desse quadro, com o modelo de instituies arquivsticas dirigidas aos objetivos de pesquisa histrica, apresenta-se a experincia francesa de formulao da abordagem do respeito pela totalidade de cada arquivo.

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O ENUNCIADO FRANCS
No contexto da Revoluo Francesa, ocorreu a reunio dos arquivos no Arquivo Nacional, que se manifestou, radicalmente, contrria ao mnimo do que j havia sido desenvolvido sobre a relao entre o acmulo dos documentos e a atividade geradora deste.
No se trata j da absoro ou da transferncia de arquivos por parte de outro servio prtica que se tornou vulgar a partir do sculo XVI mas, efectivamente, da quebra da unidade estrutural dos arquivos. Mais do que a nacionalizao e mudana forada dos documentos, importa salientar o fato de, pela primeira vez na histria dos arquivos, se defender a desarticulao metdica dos acervos de origem, tudo em nome de valores estranhos ao critrio que presidiu sua concentrao por parte das entidades produtoras. o colapso da estrutura sistmica concebida e desde sempre praticada pelos responsveis e profissionais de arquivo. Estava-se, assim, a desferir um golpe num modelo milenar, cuja razo de ser assentava no respeito pela rede de ligaes entre os documentos que integram um mesmo sistema de informao (SILVA et al., 1998 p. 101, grifos nossos).

subseqente reordenao dos arquivos, baseada em concepes ideolgicas atingiram tais propores em Frana, que a situao se tornou de certo modo incontrolvel e alarmante, do ponto de vista arquivstico. Face a esse estado de coisas, surgiu a necessidade de impor ordem no caos que se gerara, o que levou formulao de umas instructions pour la mise en ordre et le classement des archives dpartementales et communales (SILVA et al., p. 107, negrito nosso).

O problema demandou soluo que ao seu tempo foi pragmtica. O fato de ser objeto de uma circular despacho administrativo sintomtico. A soluo veio por meio de instrues promulgadas pela direo do Ministrio do Interior, inspiradas no que prope o ento chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais, Natalys de Wally em 24 de abril de 1841. A ambincia administrativa dessa resoluo poderia tornar tal diretriz exclusivamente pragmtica, no fossem os posteriores lampejos de inteno de justificar o enunciado. Percebe-se, assim, na idia de fundo de arquivo uma totalidade descaracterizada quando numa classificao por assunto.
A classificao geral por fundos uma nica verdadeiramente capaz de assegurar o pronto cumprimento de uma ordem regular e uniforme [...] Se, em lugar desse mtodo, fundamentado, por assim dizer, na natureza das coisas, se prope uma ordenao terica [...], os arquivos cairo em desordem difcil de remediar [...] Em qualquer outro tipo de classificao que no seja por fundos corre-se o grande risco de no se saber onde encontrar um documento (WALLY, 1890, apud DUCHEIN, 1983, p. 16).

O desmonte que comea ser realizado nos arquivos trouxe conseqncias negativas de imediato. No entanto, no percurso da adulterao da noo orgnica j existente em torno do conceito de arquivo, os franceses trazem uma contribuio para a questo que surge da prtica com o caos gerado na incorporao de diferentes arquivos pelo Arquivo Nacional.
A poltica de incorporaes em massa e a

Schellenberg reconhece as razes pragmticas do respeito

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aos fundos de arquivo. Um de seus argumentos sobre a importncia do princpio : O princpio confere ao arquivista orientao prtica e econmica para o arranjo, descrio e consulta dos documentos em sua custdia. Antes de formulado o princpio, os arquivistas, como vimos, reordenavam, em relao aos assuntos [...] Tal reajustamento era muito complicado [...] To moroso se revelava que absorvia, em geral, todo o tempo do arquivista. [...] O princpio de provenincia suplantou o processo de dispor os papis em conformidade com os assuntos. Destarte, um mtodo de arranjo de todo dificultoso viu-se substitudo por outro de carter prtico (SCHELLENBERG, 1980, p. 110, grifos nossos). O fundamental na circular de 1841 que determina que no haja mistura das provenincias e que os documentos de instituies diferentes no podem ser mesclados.
O respeito deste primeiro grau essencial para que os documentos de arquivo conservem a sua plena utilidade administrativa, uma vez que os documentos activos e semiactivos de uma unidade formam uma entidade prpria que no pode ser misturada com os documentos de uma ou de vrias outras unidades. Por outro lado, este primeiro grau tambm indispensvel plena existncia do valor de testemunho do documento de arquivo, visto que o prprio fundo de arquivo, de que depende esse valor, procede diretamente desse respeito (SCHELLENBERG, 1980, p. 83).

Schellenberg comenta:
Conquanto o princpio do respect des fonds no haja sido adotado consistentemente na Frana, depois de sua formulao em 1841, deu-se, contudo, um importante passo frente. O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral (2002, p. 245).

O trabalho de Martn-Pozuelo Campillos presta um servio de crtica monumentalizao em torno de 1841, quando apresenta experincias durante a Idade Mdia em que a documentao de um dado reinado, por exemplo, era tratada como uma unidade; ou seja, sombras da noo de fundo, posteriormente, formulada na Frana do sculo XIX.
La formulacin del Principio de Procedencia no es resultado de un nico momento ni sucede en un nico lugar. Mostrar lo que ha sido su evolucin, sealando de forma muy particular todas aquellas formulaciones que representan verdaderamente una novedad y que suponen, de alguna manera, un hito en su evolucin terica. (1998, p. 25, grifo nosso).

Nesse sentido, busca-se a preservao da construo de um conjunto de documentos acumulados no entorno de uma atividade, consolida-se a noo de fundo em que a prpria existncia pressupe no desmont-lo em outros. Em outro trabalho,

O enunciado francs do respeito pelos fundos de arquivo tem sido reconhecido como um marco importante na formao do saber arquivstico. Essa experincia teria formulado os traos essenciais do conceito de arquivo. A partir de ento haveria uma compreenso objetivada dessa unidade lgica formada pelo conjunto de documentos acumulados no exerccio de uma atividade, tendo em vista suas funes de testemunhar o passado. Essa seria uma contribuio ao trabalho arquivstico que foi

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ampliada na publicao do Manual dos Holandeses, aproximadamente 50 anos depois da enunciao do respeito aos fundos de arquivo pelos franceses.

O MANUAL DOS HOLANDESES

O Manual dos Holandeses a forma como se conhece, no Brasil, o Manual de arranjo e descrio de arquivos. Essa obra foi publicada pela Associao dos Arquivistas Holandeses em 1898. Alm de marco fundador da Arquivologia na literatura da rea, , tambm, nas palavras de Couture e Rousseau, estandarte do segundo grau do princpio da provenincia:
No segundo grau, o princpio da provenincia exige que todos os documentos em um fundo de arquivo ocupem um determinado lugar que tem de ser respeitado ou restabelecido, caso a ordem primitiva ou a ordem original tenha sido modificada por qualquer razo (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 83).

Parece ntido, desde o prefcio, a construo de diretrizes em detrimento da suposta rigidez de uma normatizao de procedimentos. Enganar-se-ia redondamente, porm, quem nos atribusse o desejo de colocar as regras no presente Manual como um jugo aos ombros dos nossos colegas (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p. 11). Ao exporem sobre a estrutura do inventrio, demonstra-se, em sua essncia, o quanto eles ultrapassaram os parmetros de meramente regrar o tratamento dos arquivos, no sentido de que revela o quanto este espao de saber aplicado tende a conduzir-se por princpios.
O ponto de vista a partir do qual cumpre ordenar o arquivo h de ser definido pelo julgamento do arquivista, que deve levar em conta, nessa matria, a natureza do acervo. [...] como j foi observado, cada arquivo reclama o seu prprio arranjo e, por muito desejvel que fosse estatuir regras gerais a esse respeito, h que renunciar a semelhante propsito (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p. 111, grifo nosso).

O Manual dos Holandeses absolutamente inovador ao seu tempo com as enunciaes emitidas, incluindo discusses conceituais, apesar de ser um manual com todo o pragmatismo que porventura possa sugerir. estruturado no formato de cem pargrafos, designao adotada pelos prprios autores. O contedo est desenvolvido na conduo dos comentrios de cada uma das normas. Existe um aspecto em que a obra fica datada. So questes especficas de tipologia documental, prticas de acondicionamento e modelos institucionais, que so caractersticas de uma poca. A produo foi coletiva, ao se discutir, na Associao dos Arquivistas, a proposio em apreo, houve, num ponto, divergncia de opinies (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p. 48).

O pargrafo 16 e seu comentrio so emblemticos no tocante perspectiva que est sendo apresentada aqui. Inicia-se com o reconhecimento da existncia de um mtodo na disposio arranjada dos arquivos: h relaes entre os documentos constituindo o todo. A organizao da administrao que produziu o arquivo est refletida na acumulao por ela feita.
O sistema de arranjo deve ser baseado na organizao original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do rgo administrativo que o produziu. [...] Esta regra, adotada pela Associao de Arquivistas, , de todas, a mais importante, porque nela se formula o princpio fundamental, do qual derivam as demais (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES,

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1973, p. 44, grifo nosso).

Os mesmos arquivistas acreditavam que

A organizao original de um arquivo deve corresponder naturalmente, nas suas linhas principais, antiga estrutura da entidade administrativa que o produziu. Isso dispensa demonstrao. A antiga organizao no se formou arbitrariamente, no resultou do acaso, mas a conseqncia lgica do modo por que se constituiu a unidade administrativa, de cujas funes o arquivo resultado. Esse rgo construiu, por assim dizer, o seu arquivo e, ao faz-lo, tomou em considerao a sua prpria constituio e necessidades (p. 47, grifos nossos).

No pargrafo seguinte desenvolve-se a positividade de uma reconstituio da ordem original de conjuntos recolhidos a uma instituio centralizadora.
No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada, restabelecer o quanto possvel a ordem original. Somente ento ser possvel julgar-se se conveniente, ou no, e at que ponto, dela apartar-se. [...] faz ressaltar o fato de que, via de regra, aquele arranjo se estabeleceu em consonncia com os requisitos da organizao passada e se acha a eles estreitamente vinculado (p. 49 e 50).

Os arquivistas holandeses criaram mesmo uma espcie de sacralidade da ordenao imposta na ocasio da acumulao administrativa dos documentos, e nisso estaria a existncia do que arquivo, compreenso evidente no seguinte comentrio: O arquivo um todo orgnico, que se veio criando durante certo

perodo de tempo e no algo feito mais tarde, em determinada data fixa (p. 117). interessante como o pargrafo 38 assevera a mentalidade da abordagem arquivstica dos documentos observando o elemento catalisador do conjunto fazendo do grupo unidade orgnica. Antes de descrever-se um volume ou um amarrado cumpre conceber-se claramente a idia dominante que presidiu formao (p. 80). Encontra-se no pargrafo 21 a constatao da perspectiva de anlise documental fundamentalmente original da disciplina arquivstica sobre seu objeto. No o assunto do documento, mas a sua destinao, o que deve determinar o lugar que lhe cabe ocupar no arquivo (p. 58, grifo nosso). O fio condutor do olhar arquivstico reside no perguntar sobre a atividade institucionalizada que foi fator gerador da acumulao; e, nesta relao, visualizar a constituio do arquivo. Martn-Pozuelo Campillos (1998) aprofunda essa viso histrica dos arquivos apresentando os enunciados tericos sobre o Princpio da Provenincia: o alemo em 1819, o francs em 1841 e o holands em 1898. Percebe-se a tentativa de identificar uma relao entre o surgimento desse Princpio e o desenvolvimento da Arquivologia assentados no modo de classificar os documentos segundo os motivos de agir que deram existncia aos mesmos no contexto da entidade produtora do arquivo. Prope, ainda, definir os elementos bsicos para a formulao terica do Princpio da Provenincia. Ela investiga o conceito de instituio, bem como o fenmeno da institucionalizao, na perspectiva de ser tal conceituao o primeiro elemento para o enunciado da Provenincia. Buscam-se parmetros conceituais nas definies do termo instituio, estabelecidas pela Sociologia papel social , pelo Direito institucionalidade legal e pela Poltica exerccio do poder. Na Sociologia, a instituio visualizada como fenmeno social em que o mesmo se d na reunio humana em torno de um fim demandado pela necessidade legitimada pelo coletivo. Postas

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as implicaes sociais, conseqentemente a institucionalidade objeto da ordem legal. Aspecto no qual o ordenamento jurdico regula o funcionamento. O Direito constitui-se fonte de definio para o conceito de instituio. E sobre a faceta Poltica, a instituio se revela como ferramenta de exerccio do poder. O que faz a autora analisar o conceito de instituio a partir do conceito de Estado. Este como pacto, fundamento divino, contrato social, todos esses esquemas vistos sob os recortes tradicionais da historiografia: Idades Mdia, Moderna e Contempornea. Para a autora, na contemporaneidade, a conceituao de instituio torna-se cada vez mais complexa quando se encontra, ento, a consolidao de noes de poder e de servio pblicos implicados. Esse percurso sobre o conceito de instituio logo se revela estreitamente relacionado com a proposta de apontar que as principais relaes de poder acabam materializadas a partir da escritura documental. Portanto, constata-se ser a instituio o primeiro elemento na formulao da existncia de uma organicidade entre a acumulao documental e a atividade que a gerou.
Entendemos por Institucin a partir del anlisis precedente y desde la perspectiva archivstica, el sujeto productor de conjuntos orgnicos de documentos [...] la Archivstica se encuentra, fundamentalmente, interesada en aquella documentacin producida, emanada o generada por aquellas organizaciones que poseen una base legal. Base que es, en definitiva, la que legitimndolas les concede la va por la cual va a transcurrir su existencia y que definir igualmente la produccin documental y el tratamiento posterior de la misma en el seno del archivo (MARTN-POZUELO CAMPILLOS, 1998, p. 86 e 87).

ciao do Princpio da Provenincia enfatizado na proximidade do conceito de instituio e a sua produo documental. no evidente cumprimento de sua funo, razo primeira da existncia institucional, que acontece a produo documental, servindo-lhe ao prprio funcionamento. Essa autora trabalha conceituaes genricas sobre documento como ferramenta de transmitir conhecimentos, idias e testemunho. Importa, sobretudo, a sinalizao da relao diretamente proporcional entre documento de arquivo e instituio que agencia tal produo documental.
Considero documento de archivo el documento que resulta de un proceso administrativo o jurdico, as como todos aqullos que hacen posible tal proceso, recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyndose por otros de prueba e informacin (MARTN-POZUELO CAMPILLOS, 1998, p. 98).

A autora transita por vrios espaos disciplinares que elegem o documento como objeto de estudo reas como a Diplomtica, o Direito, a Histria e a Documentao , para, ao fim do percurso, expor uma quase contingncia diferenciadora do que documento de arquivo.
Ser, pues, el origen el elemento que determine la diferencia entre el material de archivos y el de bibliotecas y en consecuencia el elemento diferenciador de ambas instituciones, en suma aquel que convierte a bibliotecas y archivos en instituciones profundamente diferentes (MARTNPOZUELO CAMPILLOS, 1998, p. 101).

O segundo elemento documento de arquivo para enun-

Quanto aos elementos conceituais que trazem especificidade ao documento de arquivo, ela emite observaes sobre cinco aspectos. Aponta o contexto de criao como determinante na configurao de circunstncias produtoras de um acmulo auto-

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maticamente encadeado na atividade. Uma unicidade derivada de uma realidade singular de gnese e/ou localizao reivindicada por cada documento. A autenticidade vinculada com a capacidade de testemunhar momentos e situaes com fidelidade. Uma multiplicidade informativa ou heterogeneidade de contedo no sentido de que se pode extrair informao de coesividades para alm da circunscrio documental e isso tambm ser elemento conceitual determinante para especificar documento de arquivo. E a quinta observao toca com bastante propriedade numa necessidade de satisfao de cada um dos quatros quesitos elementares: contexto, unicidade, autenticidade e multiplicidade informativa. O terceiro elemento para enunciao terica do Princpio da Provenincia o arquivo. Aqui Martn-Pozuelo Campillos discute em que medida a definio de conjunto de documentos acumulados organicamente na conduo de uma atividade institucional representa esse conceito. Aponta trs requisitos imprescindveis nessa caracterizao de uma acumulao documental ser arquivo: 1. la existencia de una organizacin (institucin) con unas funciones cuyo ejercicio se plasmar en una serie de documentos 2. la decisin expresa de que stos sean conservados 3. el orden que posibilita la localizacin de los mismos (1998, p. 108). A autora faz um esforo na direo de identificar a delimitao do espao disciplinar arquivstico fundamentalmente nutrido pela construo terica sobre a organicidade dos arquivos, noo elementar para enunciao da Provenincia que estabelecida na perspectiva histrica de valorizao dos arquivos. Salienta, ainda, a dualidade complementar do enunciado francs e o Manual dos Holandeses.
Dos son los hitos histricos en el desarrollo teri-

co de este principio: el 24 de abril de 1841, fecha en que se formula el principio francs de fondo, y el 1898, ao en que tiene lugar la aparicin de la obra de los holandeses, donde se establece la especfica ordenacin de los fondos en el seno del que hoy se conoce como principio de respeto al orden original de los documentos. Cada uno de estos dos principios representan, a mi juicio, la significacin terica de aquellos dos valores que antes he considerado y representan una doble significacin de un principio ms general, esto es el de Procedencia (MARTNPOZUELO CAMPILLOS, 1998, p. 34, grifo nosso).

Torna-se pertinente caracterizar a especificidade de cada contribuio, a de 1841 e a de 1898. Couture e Rousseau enfatizam a dualidade em forma de vertentes de definio; apresentam dois graus do Princpio da Provenincia.
H um primeiro grau do princpio da provenincia que permite isolar e circunscrever a entidade que constitui um fundo de arquivo no que respeita ao modo como este se distingue de qualquer outro. Alm disso, h um segundo grau que visa ao respeito ou reconstituio da ordem interna do fundo (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 83, grifos nossos)

Por essa viso histrica dos arquivos, os autores canadenses reconhecem que o saber arquivstico ganha sua formalizao no sculo XIX junto aos movimentos de inveno dos Estados nacionais. O caso emblemtico foi o francs. Nessas iniciativas de reunir todos os documentos pblicos em arquivos nacionais ficaria estabelecido o discurso da naturalidade formadora dos arquivos, o que se articula com a idia de que o Princpio da Provenincia combate arranjos temticos, porque quer preservar a disposio documental estabelecida pela intencionali-

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dade originalmente produtora desse conjunto de documentos. Isso permitiria uma produo historiogrfica com um privilegiado conhecimento sobre o passado. O arquivo enquanto herana cultural para a posteridade. A viso histrica dos arquivos se distingue por esses elementos de valorizao das entidades custodiadoras de acervos para a pesquisa, fundamentalmente, historiogrfica. Aponta-se para o surgimento, no sculo XIX, de um modelo de instituio arquivstica que concentra documentos deslocados do lugar em que foram administrativamente acumulados para ocuparem espao num depsito centrado em servir a pesquisa histrica. No entanto, at a chamada exploso documental, na primeira metade do sculo XX, no se colocava o problema de guardar todos os documentos produzidos pelas administraes. A emergncia de uma viso gerencial para suprir a demanda de racionalizao da produo, do uso administrativo e da eliminao de documentos associa-se perspectiva que vai se estabelecendo de no se poder guardar tudo.

A VISO GERENCIAL DOS ARQUIVOS

Na primeira metade do sculo XX delineia-se uma realidade na qual as necessidades da administrao pblica encampam uma possvel agenda da Arquivologia, num movimento de aproximao da funo social dos arquivos s demandas de eficincia e transparncia administrativas do Estado. As iniciativas governamentais nos Estados Unidos, entre 1905-1909, de instalar um comit presidencial para aprimorar mtodos departamentais sobre os documentos; a criao no perodo de 1910 a 1933 de comisses, planos e conselhos para busca de eficincia por parte do governo federal, bem como os trabalhos desenvolvidos pelas Comisses Hoover, em 1947-1949 e em 19531955, para a organizao do ramo executivo do governo em relao sua produo documental, foram fatos que colocaram em evidncia o surgimento de uma viso gerencial dos arquivos

(SCHELLENBERG, 1959) Assim, com a denominada exploso documental, a partir da Segunda Guerra Mundial, as demandas por uma eficcia da ao administrativa e para uma eficiente gesto econmica crescem e exigem das comisses governamentais nos EUA solues para o volume de documentos do Estado. O controle sobre a seleo de documentos a conservar e o processo de reduzir a propores manipulveis a massa documental caracterstica da administrao moderna, buscando a conservao permanente daquela que tem valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa, configurariam uma renovao epistemolgica no universo da Arquivologia, assinalada pela adoo do conceito de gesto de documentos (INDOLFO, 2008). Nessa perspectiva os arquivos so fundamentalmente instrumentos auxiliares da administrao, so os espaos para preservar a memria institucional, conservando direitos estabelecidos em processos administrativos. Portanto, o arquivo entendido como o conjunto de documentos, a sua organizao e o servio estruturado em torno do seu uso. O arquivo reconhecido nos processos de documentao das transaes de seu produtor. Os documentos so entendidos como possibilidade de consignao do ato, para um eventual retorno ao registrado nesse contexto de controle, de prova e de tomada de deciso. Na viso gerencial dos arquivos, enfatiza-se a perspectiva da gesto administrativa. Tm-se os objetivos de sustentar direitos da instituio servindo-lhe de memria para uma continuidade assentada nos atos registrados. De modo geral, surge um modelo de compreenso das funes arquivsticas no controle documental desde o planejamento da criao at a sua destinao final. De acordo com Jardim (1995), a viso gerencial seria menos uma rejeio viso histrica do que sua ampliao em novas bases. Supe-se que as instituies arquivsticas, especialmente as anglo-saxnicas, alm de ampliar suas funes, renovem sua voca-

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o como lugar de memria.

A GESTO DE DOCUMENTOS
Para Evans (1994), a Gesto de Documentos coloca os fundamentos para um enfoque global da administrao de arquivos e documentos. Ele afirma que os registros e os arquivos so ferramentas (instrumentos) e subprodutos dos processos administrativos. Portanto, os documentos, independentemente de sua forma fsica ou caractersticas, so aqueles gerados ou recebidos e mantidos por uma instituio ou organizao, na administrao de suas atividades. O documento entendido na condio oficial e legal, de acordo com seu contexto institucional e organizacional. A administrao de documentos identificada como rea da gerncia administrativa geral, relacionada com o aumento da economia e eficincia na preparao, na manuteno e na recuperao dos registros documentais. O ciclo de vida dos documentos compreendido desde sua produo ou recepo por qualquer repartio, passando pela sua manuteno e sua recuperao na administrao de uma organizao, at sua reteno como parte dos arquivos da instituio ou sua destruio final. Essa compreenso das funes arquivsticas tem a finalidade de efetivar um controle eficiente da administrao, com a aplicao de princpios e tcnicas para reduzir a quantidade e melhorar a qualidade dos documentos; para manter (processamento e arquivamento) e utilizar os documentos no exerccio das atividades dessas instituies; para assegurar a transferncia sistemtica para depsitos intermedirios dos documentos de uso no corrente e para efetuar a avaliao dos documentos preservando aqueles que tm valor permanente para a instituio. Na publicao Gesto de Documentos: conceitos e procedimentos bsicos (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p. 15) encontrase a estruturao das fases que vm sendo entendidas como momentos bsicos desse planejamento, controle e organizao

para os documentos no escopo gerencial das organizaes. Elas seriam: a produo de documentos racionalizada para evitar o no essencial, ampliar a utilizao dos documentos necessrios e aplicar adequadamente recursos tecnolgicos (reprografia, automao); a utilizao dos documentos priorizando a disponibilidade rpida dos documentos necessrios; utilizao a baixo custo dos documentos e mobilizao de recursos de armazenamento de acordo com a freqncia e natureza das consultas; e a destinao dos documentos realizando a identificao dos documentos por classes, a classificao destas classes com vistas a sua conservao ou eliminao e eliminao peridica de documentos no permanentes. A eficcia de um programa de gesto de documentos dependeria da adequao de mtodos de classificao dos documentos, da criteriosa avaliao documental em suas temporalidades e a integrao do servio de arquivo. Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde sua produo guarda permanente ou eliminao. Associa-se a esse programa de gesto de documentos a idia das trs idades dos arquivos em que se estabelecem estgios do tratamento dos documentos arquivsticos em funo das necessidades de seus usurios. Os arquivos so considerados correntes, intermedirios e permanentes, de acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrios (administrativo, jurdico e fiscal) e secundrios (testemunho e informao). Nesse sentido, produziram-se argumentos na direo de um ciclo vital para os documentos: na fase inicial so produzidos corporificando o exerccio de atividades, em seguida utilizados no contexto administrativo das organizaes e depois destinados a eliminao ou preservao para dar testemunho sobre o que aconteceu no passado. Dessa forma, a partir da emergncia da gesto de documentos, h a ampliao das funes arquivsticas para alm da custdia de acervos em instituies arquivsticas, isso na direo dos

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servios de arquivo estruturados junto aos processos de trabalho dentro das administraes. O surgimento de instrumentos de trabalho, como um esquema de classificao, que ordena a disposio dos documentos em funo das atividades e transaes desse organismo produtor do arquivo, e uma tabela de temporalidade, que materializa a avaliao em termos de uma indicao dos prazos de guarda e de destinao final (eliminao e preservao permanente) permitem o estabelecimento de programas de gesto de documentos para auxiliar o funcionamento das organizaes. A viso gerencial dos arquivos, com o estabelecimento de normas para o tratamento documental, auxilia a tomada de deciso. A implementao do controle sobre os trmites documentais um modo de assegurar a localizao dos documentos na conduo administrativa das transaes. Essa perspectiva da gesto de documentos tem na avaliao que estabelece temporalidade e destinao aos documentos uma referncia essencial.

A AVALIAO E A TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS

As prticas arquivsticas sob a orientao do conceito de Gesto de Documentos evidenciam a condio essencial da avaliao documental na sustentao da buscada racionalizao do ciclo vital dos documentos. O conceito de arquivo precisaria, segundo Schellenberg (2002), incorporar dinmicas seletivas para formar a parte da massa documental que apresentasse valores para alm das razes pelas quais os documentos vieram a existir. Os motivos de ordem administrativa, e no a disponibilidade tecnolgica para proliferao dos documentos, caracterizariam a produo documental resultante das aes de trabalho dentro das organizaes. Desse modo, desenvolvem-se argumentos para racionalizar a formao dos arquivos. Inicialmente um controle da produo de documentos com a simplificao dos

mtodos de trabalho envolvendo rotinas de padronizaes das formas de documentar. Da a importncia da classificao para avaliar e estabelecer temporalidade aos documentos. No contexto dos arquivos, essa classificao seria entendida a partir da lgica orgnica entre a natureza da ao que gera o documento e a forma conferida a este. A classificao arquivstica demarcaria a estrutura do produtor do arquivo em suas funes na totalidade das responsabilidades e das finalidades dessa entidade; e em atividades enquanto aes referidas nos documentos que as efetivam. Nesse horizonte de funes, atividades e atos, configuradores da produo documental, busca-se determinar temporalidade aos documentos por meio da avaliao. A valorao dos documentos arquivstivos teria como pressuposto a classificao destes em relao ao exerccio das atividades desta entidade produtora. A tabela de temporalidade dos documentos objetiva o registro da anlise da documentao e estabelece prazos de guarda e destinao final de conjuntos de documentos de acordo com parmetros jurdicos, fiscais, legais e de memria administrativa. diante da impossibilidade de guardar tudo que se colocaria a avaliao de documentos. Uma primeira sistematizao dos argumentos em torno dessa atividade de valorao seria a distino de valores que marcam os documentos na contemporaneidade: valores primrios e secundrios. Os documentos nasceriam no cumprimento das atividades exercidas pela entidade produtora do arquivo com implicaes administrativas, fiscais, legais e executivas, que impem os traos caracterizadores do valor primrio, uma categorizao do ambiente originrio do acervo. Os valores secundrios teriam de ser identificados nas formas documentais seriadas que representam a origem, o desenvolvimento e o funcionamento do produtor do arquivo, servindo-lhe de testemunho sobre a existncia e as atividades exercidas. Alm disso, uma

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importncia informativa atribuda aos documentos de contedo com elevado grau de concentrao de informao no recapitulada. A viso gerencial ecoa as compreenses da Administrao. Aponta-se para o florescimento de filosofias da Administrao na perspectiva da mediao burocrtica da racionalidade corporificada no documento. Este passa ser visto como imbudo do atributo racional dentro do funcionamento das organizaes. Do ponto de vista da gesto, o documento mais do que algo decorrente dos procedimentos administrativos contendo privilegiado testemunho do que aconteceu, o prprio fundamento e razo dos processos de trabalho nas organizaes. A viso gerencial dos arquivos privilegia a entidade documental para a implementao de programas de gerenciamento arquivstico dentro das administraes. No entanto, nota-se que ocorrem alteraes nesse contexto a partir da emergncia de uma chamada era da informao com o advento das tecnologias de informao e de comunicao, o que promoveria uma abordagem informacional dos arquivos.

A VISO INFORMACIONAL DOS ARQUIVOS

Ao final do sculo XX inicia-se uma reformulao de domnio na Arquivologia. Nesse perodo emerge o estabelecimento da associao da finalidade dos arquivos de informao como uma responsabilidade assumida pela rea. Para Thomassem (2006), arquivo o conceito central nos estudos da Arquivologia. Esse autor identifica a presena da noo de arquivo a partir da vida cotidiana at s configuraes governamentais e empresariais, em que o modo arquivstico de agir tem o intuito de dar suporte memria dos produtores de arquivo. Nessa demonstrao de um fenmeno arquivstico colocada a composio informacional dos arquivos no sentido de informaes serem produzidas e estruturadas na dinmica dos

processos de trabalho. Quer dizer, o arquivo formado por informaes que so geradas no curso das tarefas realizadas, por isso informaes profundamente relacionadas a esses processos de trabalho. A mediao informacional instituidora do arquivo teria a forma de registros relacionados com o encadeamento de aes enquanto processos de trabalho geradores e estruturadores de informao. A funo dos arquivos estaria na perspectiva das possveis reutilizaes da informao gerada e estruturada por processos de trabalho, que lhes impem uma interpretao contextual. O primeiro momento dessa lgica o apoio operacional dos arquivos para continuidade administrativa. A tomada de deciso munida de referncias anteriores, a validao dos compromissos envolve os arquivos, os ideais de prestao de contas demandam a evidncia arquivstica confivel. Essas seriam as funes primrias do arquivo caracterizadas pela intencionalidade da entidade produtora no desempenho de processos de trabalho. A funo secundria do arquivo seria a de herana cultural, numa outra ordem de intencionalidade, que identifica o que representativo para a posteridade. A forma registrada da informao, na perspectiva arquivstica, estabeleceria uma compreenso a partir dos elementos que constituem os documentos. A noo de forma material da informao, com aspectos fsicos e intelectuais, entendida como instituidora de uma unidade lgica envolvendo carregador fsico dessa informao e a funo na criao do registro. O acesso rpido s informaes para desempenho de tarefas institui a funcionalidade dos arquivos, reproduzindo a estrutura organizacional do seu produtor. Alm da forma material da informao registrada, a partir de processos de trabalho, e da sua estruturao lgica pela estrutura funcional da entidade produtora, o fenmeno informacional nos arquivos teria o atributo de contexto. Os fatores ambientais de gerao e estruturao da informao formariam a base interpretativa dos contedos, formas e estrutura de registros nos arquivos. Esse contexto arquivstico incluiria

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elementos de ambiente organizacional, do ente produtor, contexto de administrao e uso das informaes. A dinmica das tarefas dentro de uma organizao seria o fator de estruturao da informao para o contexto arquivstico. Na prtica, essa informao gerada com uma finalidade pode ser reutilizada em outros processos de trabalho, desde que haja instrumentos de gerncia sobre os metadados (informao sobre a informao), para permitir a recuperao informacional demandada na execuo de outras tarefas. Os servios de arquivo configurariam uma interpretao organizacional do ente produtor sobre a estruturao das informaes geradas e utilizadas na lgica de seus processos de trabalho, o que significa apenas uma representao da estrutura de trabalho da organizao. O carter processual da informao gerada e estruturada no contexto arquivstico apresentaria adicionamentos nas suas relaes com as tarefas do ente produtor, na medida em que so reutilizadas. A Arquivologia teria na informao relacionada aos processos de trabalho de uma entidade produtora de arquivo, o seu objeto privilegiado. Este seria uma informao gerada e estruturada nas circunstncias executivas das tarefas. Os objetivos desse saber arquivstico repousariam nos processos informacionais que so produtos e produtores da realizao de uma funo. A preservao de uma estrutura informacional que serve de evidncia para transaes efetuadas. A metodologia da Arquivologia estaria apoiada nos aspectos de forma material, de estrutura organizacional e de contexto administrativo, caracterizadores do fenmeno informacional nos arquivos. Nessa abordagem, defendida por Thomassen, pretendese que o trabalho arquivstico seja de anlise da misso, da funo e das tarefas do produtor do arquivo, visando a configurar uma instncia de interveno para o arquivista, na perspectiva de ser este um agente na otimizao de fluxos informacionais.

A pesquisa arquivstica estaria interessada em estudar as relaes entre a informao e os elementos de contexto de sua gerao e estruturao. Angelika Menne-Haritz (1998), autora que se dedica aos estudos da avaliao e da provenincia em ambientes eletrnicos, coloca o paradoxo que s a destruio de partes dos registros abre acesso informao potencial da situao original. Usa a metfora de uma floresta que no pode ser vista, porque h muitas rvores. Nessa perspectiva, insere a relevncia da avaliao para promover o acesso s informaes no contexto do arquivo. Essa autora recoloca o Princpio da Provenincia para caracterizar o elemento que permite uma diferenciao entre informaes genericamente consideradas e as informaes arquivsticas. O cenrio da escrita eletrnica estaria oferecendo outras funcionalidades para essa tecnologia cultural de produzir registros, o que agora permite novas formas de comunicao. Estas experincias indicam que novas ferramentas e instrumentos so possveis e s precisam ser moldados para demandas arquivsticas. No arquivo, a gerao de informao considerada como parte das atividades, no s de produzir textos ou informaes. A viso informacional do arquivo instrumentalizada para analisar e compreender as estruturas de produo de documentos e sua composio em seriaes. A perspectiva informacional colocaria a necessidade de compreenso dos arquivos para alm da forma isolada da dimenso de comunicao ou da tcnica de arquivamento. Coloca o observador diante de relaes que formam um cenrio para visualizao das razes e partes envolvidas nas aes formadoras dos arquivos. Esta posio estabelece um ponto de vista sobre a administrao, vendo-a assessorada pelo saber arquivstico para a orientao de sucesso de seus negcios. Reconhece-se que os processos decisrios ocorrem num intervalo de tempo no qual so constitudos por seqncias de atividades inter-relacionadas. Nessa lgica, a escrita organizacional

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institui a ligadura temporal e espacial na efetivao de funes, produzindo uma escritura informacional que tanto pode ser referncia de aes ocorridas como tambm media a ocorrncia de outras. A produo informacional nesse ambiente cumpre funes organizacionais com intenes visveis. Existiria uma unidade na inteno estruturadora de informaes registradas para os processos de trabalho. Essa apreciao da dinmica de gerao informacional nas organizaes demonstraria os condicionamentos de significado das informaes registradas no contexto dos arquivos. Para Menne-Haritz, os processos de trabalho so realizados junto da estabilidade de vestgios de operaes como referncia sobre o que aconteceu. A atividade gera evidncia que oferece conectividade para novas operaes. Essa viso informacional dos arquivos tem sido apresentada, na literatura da rea, na perspectiva da gesto da informao dentro das organizaes.

ser verbal ou registrada num suporte como o papel, a fita magntica, o vdeo, o disco ptico ou o microfilme. Pode ser ou orgnica, isto , elaborada, enviada ou recebida no mbito da sua misso, ou no orgnica, isto , produzida fora do mbito desta. A produo de informaes orgnicas d origem aos arquivos do organismo.

A GESTO DA INFORMAO ARQUIVSTICA

O papel da informao no contexto administrativo assinalado como recurso estratgico, to importante como os recursos materiais e financeiros. Segundo Couture e Rosseau (1998, p. 65), as organizaes apresentam necessidades de acesso rpido a informaes. Esses processos informacionais so entendidos como redes de comunicao por onde circula informao de caractersticas afetas ao mbito profissional do arquivista.
Todos os membros do organismo tm necessidade de informao para desempenharem as suas respectivas funes. Arranjam informao necessria tanto no exterior como no interior do organismo. Essa informao pode

Para Ketelaar (2002), na viso informacional, a idia de arquivo continua sendo o potencial de servir para compreender o passado, como enfatizado pela perspectiva histrica. O arquivo est no valor atribudo pela sociedade manuteno de evidncia do passado para o futuro. Entende-se que a gesto, sobre as atividades dentro de uma organizao, apreende um processo de gerao de informao vinculada ao contexto de andamento das tarefas dessa organizao. Nesse sentido, percebe-se a formao distribuda da produo informacional, que deve ser gerida na perspectiva de serem processos comunicativos, alm de evidncia do funcionamento da organizao, servindo-lhe de memria. Ketelaar enxerga as prticas dirias das organizaes na produo informacional s vezes indefinida entre o oficial e a formao paralela de arquivamentos de convenincia relacionados s tarefas organizacionais. As atividades de criao e utilizao da informao estariam orientadas transmisso da ao e da experincia atravs do tempo, um fenmeno individual e coletivo. De acordo com Terry Cook (1998), o arquivo deve ser reconhecido como um ambiente informacional. Haveria um complexo de aes envolvidas na realizao de um trabalho numa dinmica de usos da informao. As tecnologias de informao e de comunicao so vistas como o fator de impacto para as mudanas na direo de uma viso informacional das prticas arquivsticas. Assim, observa-se que, tanto na viso histrica como na gerencial, o objeto do trabalho arquivstico abordado do ponto de vista de ser uma entidade, nesse caso a documental. Quanto a

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viso informacional, nota-se, fundamentalmente, a nfase nas aes de informao, ou seja, abordar relaes ou processos de comunicao no quadro das interaes intersubjetivas. Para Rodrigues (2006, p. 21) exigncias informacionais da sociedade atual tanto na perspectiva dos servios governamentais quanto dos negcios tero colocado mudanas nas funes e atividades dos arquivistas com necessidades de tratamento e recuperao da informao que redefine os objetivos e o corpo conceitual da Arquivologia. Santos (2007, p. 175-219), ao tratar da prtica arquivstica em tempos de gesto do conhecimento, apresenta a viso informacional dos arquivos nas prticas arquivsticas inseridas nas discusses sobre gerir o conhecimento nas organizaes. O arquivista entendido como profissional da informao. Nesta perspectiva, a gesto do conhecimento definida como busca pela eficincia e eficcia dos processos organizacionais, intervenes realizadas por meio da inovao. Identifica-se o saber arquivstico relacionado com o uso das tticas de mapeamento do conhecimento organizacional, gesto de competncias e controle do ciclo dos processos de trabalho. Os objetivos da gesto da informao nos arquivos estariam no interesse de contribuir com a eficcia administrativa das organizaes considerando, tambm, os outros usos em termos de permitir um conhecimento histrico das sociedades. Esse gerenciamento da informao estaria no
[] estabelecimento de um sistema de informao [] que permita a organizao, o tratamento e recuperao das informaes arquivsticas de maneira eficaz, adequada e confivel, como suporte ao processo de tomada de deciso, ao controle da organizao, ao apoio das aes, bem como a preservao da histria e da memria institucional (MORENO, 2006, p. 93).

Para Campos (2006), o tratamento e a recuperao das informaes so questes, atualmente, colocadas no mbito das atividades arquivsticas na forma da gesto da informao arquivstica, envolvendo os processos de descrio de pontos de acesso passveis de serem recuperados em conjuntos documentais. Essa descrio arquivstica, em vias de padronizao, tambm configuraria um processo de tratamento da informao no contexto dos arquivos.

A NORMALIZAO ARQUIVSTICA
As iniciativas de normalizao da descrio arquivstica tm sido apresentadas como uma preocupao com uma melhor recuperao da informao nos arquivos. Para Leo (2006, p. 24), do ponto de vista arquivstico, ter acesso informao significa a construo de um acesso informao contextualizada, de acordo com suas condies de produo. A descrio arquivstica buscaria identificar os elementos de informao dos arquivos para a instaurao de sistemas de recuperao da informao arquivstica. De acordo com Fonseca (2001), ao fim da dcada de 1980, o Conselho Internacional de Arquivos iniciou o processo de construo de normas de descrio de documentos arquivsticos a serem propostas comunidade arquivstica internacional. Em janeiro de 1992, foi elaborada a primeira verso da ISAD(G) Norma geral internacional de descrio arquivstica, que estabelece reas de informao para a descrio arquivstica padronizada. Em 1996 foi concluda a ISAAR (CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias, que prope o registro de autoridade para entidades produtoras de arquivo. Nesse quadro, aponta-se, ainda, para as iniciativas do Conselho Internacional de Arquivos, por meio do atual Comit de Boas Prticas Arquivsticas, que vem elaborando normas para o trabalho arquivstico. o caso da ISIAH, em discusso, para regrar os elemen-

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tos de descrio das instituies custodiadoras de acervos arquivsticos, e a ISDF, tambm em discusso, para a descrio das funes de produtores de arquivo. Santos (2007, p. 65), em artigo sobre a representao da informao em arquivos, trata da viabilidade de uso de padres utilizados na biblioteconomia e seu impacto na Arquivologia.
Tem-se como certo que a palavra de ordem da era da globalizao o compartilhamento de informaes visando economia de recursos. Para que isso ocorra de forma eficiente e eficaz, necessrio se faz que a padronizao da representao da informao seja estruturada de forma mais coerente, atendendo s necessidades de buscas de usurios, no s de bibliotecas, mas, tambm, de arquivos.

Os movimentos de normalizao das prticas arquivsticas representariam uma abordagem informacional dos arquivos. O que vai ao encontro da proposta de uma gesto da informao na perspectiva do saber arquivstico inserir-se nesse quadro de interveno profissional sobre o domnio informacional no mundo contemporneo. A viso informacional tem sido apresentada, na literatura da rea, em associao com as transformaes socioculturais a partir da emergncia das tecnologias da informao e comunicao. Nesse sentido, a atualizao das prticas arquivsticas em relao aos discursos das novas tecnologias, difundidos no final do sculo XX, concederia informao uma condio fundamental no territrio da Arquivologia. Isto se soma ao surgimento de movimentos de normalizao das prticas arquivsticas na direo das iniciativas internacionais de padronizao da informao visando interoperabilidade dos sistemas informacionais. Nessa normalizao, objetiva-se uma descrio arquivstica que estrutura informao para servir de ponto de acesso. Abre-se uma esfera de apreciao do impacto das novas

necessidades impostas pelo quadro das tecnologias da informao e da comunicao no mbito do desenvolvimento do pensamento arquivstico. Essa viso informacional dos arquivos foi apresentada dentro de um esquema que reconhece trs perspectivas diferentes sobre a Arquivologia e os arquivos presentes na literatura da rea (histrica, gerencial e informacional), tendo em vista o interesse de apontar especificidades nas finalidades das prticas arquivsticas nas circunstncias sociais e histricas que deram forma a cada um desses enfoques. No conceito de arquivo, alguns aspectos esto contemplados: conjuntos de documentos guindados ao status de bens culturais, que so preservados por seu valor histrico, fundamentalmente na viso histrica; condio estruturada de um servio tcnico dentro das organizaes, contando com locais onde os documentos so controlados em sua utilizao administrativa, basicamente indicando uma perspectiva gerencial dos arquivos; e estruturas de recuperao de informao sobre a dimenso comunicativa do funcionamento das organizaes nas relaes que esto estabelecidas, essencialmente na viso informacional.Essas vises no so, necessariamente, excludentes ou um processo evolutivo.

CONSIDERAES FINAIS
Considera-se que h uma viso histrica dos arquivos que se estabelece com o modelo de instituio arquivstica tpica do sculo XIX, que privilegia a dimenso patrimonial de acervos custodiados, para servirem produo historiogrfica. Nesse sentido, h o reconhecimento da importncia da experincia francesa na criao dos arquivos nacionais, alm de enunciar a abordagem contextual que caracteriza o saber arquivstico. O quadro histrico da primeira metade do sculo XX o elemento de fundo para a identificao do surgimento de uma viso gerencial dos arquivos. As relaes entre os arquivos e a administrao teriam sido em alguma medida, negligenciadas no cenrio da

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formao dos Estados nacionais. Os arquivos eram, na viso histrica, vistos enquanto instituies para a sustentao de identidades nacionais. A viso gerencial estabeleceria uma ampliao das funes arquivsticas. A demanda de eficincia estatal, frente aos problemas da exploso documental por parte dos pases desenvolvidos, no perodo chamado entreguerras, e o ambiente de difuso das idias de administrao cientfica, delineariam o surgimento do conceito e das prticas de gesto de documentos. O outro enfoque a viso informacional dos arquivos. De acordo com Rodrigues (2006), considera-se que as aes institucionais da Unesco, a partir dos anos de 1980, envolveram estudos acerca do impacto das tecnologias de informao e comunicao na ordem da cultura e dos parmetros tcnicos de interveno sobre os documentos. A divulgao de estudos aproximando a formao profissional dos arquivistas e dos bibliotecrios um trao dessa tendncia. O discurso da importncia da informao como recurso estratgico do ponto de vista do desenvolvimento e da orientao de sucesso das organizaes, se faz presente, por exemplo, nas iniciativas de sistemas nacionais de informao recomendados pela Unesco e, tambm, nas aplicaes dos sistemas de recuperao de informao aos arquivos. Nesse sentido, ocorre um deslocamento das funes arquivsticas, at ento mais associadas aos elementos contextuais da entidade documental, e ampliando-se frente aos potenciais da representao temtica, numa interface com a Cincia da Informao. Essa abordagem informacional tambm estaria presente em recentes exerccios, a partir de meados da dcada de 1990, de insero do saber arquivstico nas tticas organizacionais de gerir conhecimento.

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REFERNCIAS

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