SISTEMA DE DOCUMENTACION CONTABLE

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la informacin necesaria para el registro contable de una operacin, y tiene la funcin de comprobar razonablemente la realidad de dicha operacin. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumpli con los ordenamientos jurdicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad. Comprobante : Es el instrumento fsico de carcter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad econmica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. El diseo de los documentos fuente implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantacin, determinar su costo y estudiar su operacin. La caracterstica de este documento es que asienta un hecho, y ste es el que registra la contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una Compra, una factura propia implica una Venta, etc. El Documento Fuente captura los datos clave de cada transaccin comercial que se produce. Incluye los hechos bsicos del movimiento, su fecha, el propsito y su cuanta. Adems, durante las auditoras los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transaccin que se produjo. La realizacin del Documento Fuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor). Por ejemplo puede ser una factura que entreg un proveedor a quien se le compr mercadera o una factura propia, que indique una venta. Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irn realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa. Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crdito para un cliente de devolucin o la cinta de la caja registradora.

De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la empresa debe asignar a cada documento fuente una identificacin nica. Lo ms comn es que se indique a cada uno con un cdigo numrico o alfanumrico, que ayuda a clasificar las transacciones o documentos por tipo o categora. Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar un determinado documento fuente, no haya que revisar en cada carpeta o archivador, sino que se tenga un conocimiento exacto de dnde encontrar cada uno. Formato. El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrnico. De hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la informacin general de la compaa. Pero tambin hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una funcin de formularios en la que se insertan los datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes electrnicos, con el mismo valor que el original. Firma. Adems de incluir los requisitos de fecha, propsito y valor, es deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la direccin de las partes que participaron en la transaccin.

ASIENTOSCONTABLES Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un dbito y un crdito; compuesto cuando se emplean ms de dos cuentas ComprobantesdeContabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

Contenido del comprobante.

Fecha Origen Descripcin Y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripcin de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que corresponda. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden Usuarios de Gerencie.com nos han planteado una inquietud relativa a la diferencia que pueda existir entre comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad. Pues bien, la primera diferencia es que el comprobante de contabilidad es eminentemente un documento interno, en tanto que el soporte de contabilidad es por lo general externo como el caso de las facturas de compra. Un comprobante de contabilidad no es un soporte de contabilidad, es simplemente un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones econmicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad, esto es por una factura o documento equivalente. Un soporte de contabilidad, es aquel documento que con el cumplimiento de ciertos requisitos legales respaldan una operacin econmica. As, por ejemplo, contablemente y principalmente desde el punto de vista fiscal, el soporte vlido es la factura con el cumplimiento de los requisitos establecidos por el artculo 617 del estatuto tributario. Los comprobantes de contabilidad, como ya se hizo mencin, contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre los hechos econmicos registrados en la contabilidad y no requieren el cumplimiento de requisitos especiales, ni requieren solemnidad alguna, y por lo general, no constituyen prueba de nada, solo indicio y solo son utilizados internamente por la empresa.

Por ejemplo, un comprobante de contabilidad puede ser una nota dbito o crdito, documento que no tiene la virtualidad de constituir prueba irrefutable como el caso de una factura. Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho econmico, como el caso de la factura o inclusive una letra que se ha firmado como respaldo de un crdito. Libros de contabilidad Libro diario El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, da a da, los hechos econmicos de una empresa. La anotacin de un hecho econmico en el libro Diario se llama asiento; es decir en l se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de dbito en una o ms cuentas y crdito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los crditos. Se garantiza as que se mantenga la ecuacin de contabilidad. As mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables. Un asiento de diario incluye como mnimo: 1. 2. 3. 4. 5. La fecha de la transaccin o contabilizacin o ambas. Los nombres o cdigos de las cuentas que se debitan. Los nombres o cdigos de las cuentas que se acreditan. El importe de cada dbito y crdito Una explicacin de la operacin que se est registrando

Libro Mayor Es el libro de contabilidad en el que cada pgina se destina para cada una de las cuentas de la entidad financiera. Cada pgina va foliada y consta de 5 columnas, la primera columna es para la fecha, la segunda columna es para el concepto, la tercer columna el la columna del DEBE, la cuarta columna es la del HABER y la ltima columna es la del saldo. Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas, por ejemplo: Los distintos proveedores que seran llevados en los Libros Auxiliares cada uno por separado se concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la pgina dir: PROVEEDORES y as por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin importar de cuantas subcuentas se conformen cada una de las CUENTAS, en

el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES El artculo 52 del Cdigo de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al ao los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compaa o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripcin mayor a la que se encuentra en los dems libros principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar. Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no significa que la sociedad pueda considerar la posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la respectiva Cmara de Comercio del domicilio social, debe registrarse al cierre de cada periodo contable, el balance general y el estado de resultados de cada ejercicio contable, detallando la composicin de sus bienes muebles e inmuebles, crditos, activos y pasivos a nivel de auxiliares. Ahora bien, en cuanto a su pregunta de qu pasa si el libro se lleva a nivel de total general por cuenta y a su vez el detalle se soporta en libros auxiliares en papel o medio magntico y cul es la norma que habla de la forma de llevar el libro de inventario y Balances. Como ya se dijo el propsito de este libro es el de mostrar en detalle todos los bienes, derechos y obligaciones por lo menos una vez al ao al cierre del ejercicio contable y por lo tanto solo es posible su adecuado registro a nivel de auxiliares. En cuanto a la norma que establezca la forma de llevar este libro, ello solo atiende al desarrollo de la tcnica contable, pues como ya se dijo el legislador no fij la obligatoriedad de llevar dicho libro y menos la forma de llevarse. Al respecto se transcribe lo aseverado por el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica en su concepto CTCP 076 de febrero 13 de 1997: "Finalmente, el Decreto 2649 ya citado considera dentro de los estados financieros de propsito especial el estado de inventario, que de acuerdo con el artculo 28 "...es aqul que debe elaborarse

mediante la comprobacin en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general". De lo antes expuesto, podemos concluir que si bien es cierto que existe la obligacin de preparar un estado de inventario, y de conformidad con el artculo 125 del Decreto 2649 ya citado los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes, tambin lo es que la ley hasta el momento no ha sealado como libro obligatorio el de Inventarios y Balances y por ende tampoco ha reglamentado cual sera el contenido de los registros en los mismos. En consecuencia, queda a criterio de cada uno de los entes econmicos, definir y decidir si de acuerdo a sus necesidades debe llevar el libro tantas veces mencionado, as como la forma de diligenciarlo para atender las exigencias de carcter legal vigentes.".