OPERACIN DEL SISTEMAS DE COSTOS DEFINICION: Es el conjunto de datos los cuales se utilizan para conocer el patrimonio o los resultados

de la operacion de algun negocio. DEFINICION El Costo o Coste es el gasto economico que representa la fabricacion de un producto o la prestacion de un servicio. Dicho en otras palabras, el costo es el esfuerzo economico (el pago de salarios, la compra de materiales, la fabricacion de un producto, la obtencion de fondos para la financiacion, la administracion de la empresa, etc.) que se debe realizar para lograr un objetivo operativo. Cuando no se alcanza el objetivo deseado, se dice que una empresa tiene perdidas. CLIENTES (USUARIOS) DE LA INFORMACION FINANCIERA Y SUS NECESIDADES CLIENTE (USUARIO) Fisco NECESIDADES CRITERIOS DE CALIDAD

Tener una base para recaudar dinero Disposiciones contenidas para el sostenimiento del gasto publico. en la ley del I.S.R. y otras Verificar si los montos recibidos son los normas impositivas. correctos. - Definir alternativas - Planear - Costear - Controlar - Evaluar - Etc. La informacion se debe adecuar especificamente a las necesidades.

Administrador

- Evaluar calidad de la administracion Accionistas y otras - Capacidad de pago fuentes de - Rentabilidad PCGA financiamiento - Potencial para generar efectivo - Etc. Todos los sistemas de contabilidad son diseados para proporcionar informacion a las personas que toman decisiones. De cualquier manera, es conveniente clasificar los sistemas de contabilidad basandonos en el usuario primario de la informacion. Inversionistas (o inversionistas potenciales), acreedores, agencias de gobierno, autoridades de impuestos y demas estan fuera de la organizacion. Los gerentes estan dentro de la organizacion. La clasificacion de sistemas de contabilidad en sistemas financieros y de costos (o gerenciales) capta estan distincion entre las personas que toman decisiones. CONTABILIDAD FINANCIERA

La informacion de la contabilidad financiera esta diseada para los que toman decisiones y que no estan envueltos en la administracion diaria de la empresa. Estos usuarios de informacion son comunmente externos a la empresa. La informacion, al menos para empresas publicas, es publica y tipicamente esta disponible en el sitio de internet de las compaias. Los gerentes en la compaia estan severamente interesados en los reportes que se generan de la contabilidad financiera, pero de cualquier manera, la informacion no es suficiente para la toma de decisiones operativas de la empresa. Los individuos tomando decisiones usando la informacion de la contabilidad financiera estan comunmente interesados en compara firmas, y por ejemplo, decidir si invertir en la empresa Computadoras Apple o en Microsoft. Una caracteristica importante de la informacion de la contabilidad financiera es que puede ser comparable entre empresas. Esto significa que, es importante que cuando un inversionista mira a, por decir, los ingresos de Computadoras Apple, estos representen la misma cosa para Microsoft. Como resultado, los sistemas de contabilidad financiera estan caracterizados por una serie de reglas que definen como debe ser tratadas las transacciones. CONTABILIDAD DE COSTOS O GERENCIAL La informacion de la contabilidad de costos esta diseada para los gerentes. Debido a que los gerentes estan tomando decisiones solo para su propia organizacion, no hay necesidad de que la informacion sea comparable a informacion similar de otras organizaciones. En lugar, el criterio importante es que la informacion debe ser relevante para las decisiones que los gerentes que operan en un ambiente de negocio en particular con una estrategia particular hacen. La informacion de la contabilidad de costos es comunmente usada en la informacion de la contabilidad financiera, pero primeramente estamos concentrados en su uso por los gerentes para tomar decisiones. Los contadores que manejan la contabilidad de costos y generan la informacion agregan valor proporcionando buena informacion a los gerentes que estan tomando decisiones. Entre mejores son las decisiones, mejor es el desempeo de tu organizacion, independientemente si es una compaia de manufactura, un banco, un hospital no-lucrativo, una agencia de gobierno, un club de escuela, o incluso una escuela de negocios. El sistema de contabilidad de costos es el resultado de las decisiones que hacen los gerentes de una organizacion y el medio ambiente en el cual las hacen. CONTABILIDAD DE COSTOS Y LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS El proposito principal de la contabilidad financiera es proveer a los inversionistas (por ejemplo, accionistas) o acreedores (por ejemplo, los bancos) informacion en cuanto a la compaia y al desempeo de la administracion. La informacion financiera preparada para este proposito esta gobernada por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los cuales proporcionan consistencia en la informacion contable usada para propositos de reporte de una compaia a otra. Esto significa que la informacion de la contabilidad de costos usada para calcular el costo de los bienes vendidos, valuacion de inventarios, y otra informacion de contabilidad financiera usada para reportes externos debe ser preparada de acuerdo a los PCGA. En contraste de la informacion de costos para reportes financieros a los accionistas, la informacion de costos para uso gerencial (es decir, entre la organizacion) no necesita estar

de acuerdo con los PGCA. La administracion es libre de establecer sus propias definiciones para la informacion de costos. En realidad, la informacion contable usada para reportes externos es la mayoria de las veces inapropiada para la toma de decisiones gerencial. Por ejemplo, las decisiones gerenciales tratan del futuro, entonces los costos estimados a futuroson tienen mas valor en la toma de decisiones que los costos historicos o actuales que son reportados externamente. A menos que se establezca lo contrario, asumimos que la informacion de costos es desarrollada para uso interno por los gerentes y no tiene que estar de acuerdo con los PGCA. Esto no significa que no hay una manera "correcta" o "incorrecta" de contabilizar los costos. Esto significa que la mejor, o correcta, contabilizacion de los costos es mediante el metodo que proporcione informacion relevante para el tomador de decisiones para que el o ella hagan la mejor decision. CLIENTES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS De todos los participantes en un negocio a quienes la administracion debe considerar, el mas importante es el cliente. Sin clientes, la organizacion pierde su habilidad y razon de existir; los clientes proporcionan el enfoque a la organizacion. La informacion de costos en si misma es un producto con sus propios clientes. Los clientes son los gerentes. Al nivel de produccion, donde los productos son ensamblados o los servicios son desempeados, la informacion es necesitada para controlar y mejorar las operaciones. Esta informacion es proporcionada frecuentemente y es usada para monitorear la eficiencia de las actividades desempeadas. Por ejemplo, si la tasa promedio de defectos es 1% en un proceso de manufactura y la informacion del sistema de contabilidad de costos indica una tasa de defecto de 2% en el dia anterior, los empleados de produccion deben usar esta informacion para identificar que cause que la tasa de defecto incrementara y asi corregir el problema. En un nivel medio de administracion, donde los gerentes supervisan el trabajo y toman decisiones de operacion, la informacion de costos es usada para identificar problemas haciendo ver cuando algun aspecto de la operacion es diferente de lo que se esperaba. En el nivel ejecutivo, la informacion financiera es usada para valorar el desempeo general de la compaia. Esta informacion es estrategica por naturaleza y es tipicamente proporcionada mensualmente, por cuarto o anualmente. Los contadores de costos deben trabajar con los usuarios (o clientes) de la informacion de contabilidad de costos para proporcionar la mejor informacion posible para propositos gerenciales. Los problemas mas serios con los sistemas de contabilidad ocurren cuando los gerentes usan informacion contable que fue desarrollada para reportes externos para la toma de decisiones. La toma de decisiones comunmente requiere informacion diferente que la que se proporciona a los accionistas en los estados financieros. Es importante que las compaias entiendan que los diferentes usos de la informacion contable requieren diferentes tipos de informacion contable. CONTABILIDAD DE COSTOS Y ETICA El diseo de sistemas de costeo es ultimamente acerca de la asignacion de costos a varias actividades, productos, proyectos, unidades corporativas, y gente. La manera en que esto se hace afecta los precios, reembolsos, y el pago. como algunos ya sabemos en base a sucesos

ocurridos, el diseo de sistemas de contabilidad de costos tiene el potencial para ser mal utilizado y hacer fraude a los clientes, empleados, o accionistas. Como usuario o preparador de la informacion de costos, necesitas estar conciente de lo que implica la manera en que la informacion es usada. Y mas importante, necesitas estar consciente de cundo el sistema tiene potencial para ser abusado.
Las organizaciones y los gerentes casi siempre estan interesados en y preocupados por los costos. El control de los costos del pasado, presente y futuro es parte del trabajo de todos los gerentes de una empresa. En las companias que tratan de tener utilidades, el control de los costos afecta directamente a las mismas. El conocimiento del costo de los productos es indispensable para la toma de decisiones en cuanto a la asignacion de precios o a la mezcla de productos y servicios. Los sistemas de contabilidad de costos pueden ser importantes fuentes de informacion para los gerentes de una empresa. Por esta razon, los gerentes entienden las fuerzas y debilidades de los sistemas de contabilidad de costos, y participan en la evaluacion y evolucion de la medicion de costos y sistemas de administracion. A diferencia de los sistemas de contabilidad que ayudan en la preparacion de reportes financieros periodicamente, los sistemas y reportes de la contabilidad de costos no estan sujetos a reglas y estandares tales como los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como resultado, hay mucha variedad en los sistemas de contabilidad de costos de las diferentes companias y algunas veces hasta en diferentes partes de una misma compania u organizacion.

USOS DE LA INFORMACION DE COSTOS La informacion de costos es usada para dos propositos en la mayoria de las organizaciones: 1) los sistemas de contabilidad de costos proveen informacion para evaluar el desempeno de una unidad organizacional o su gerente, y 2) tambien proveen los medios para estimar los costos de unidades de producto o servicio que la organizacion pueda manufacturar o proveer a otros. a) Medicion del desempeno. Esta medicion se puede hacer comparando los costos actuales con aquellos que eran esperados -costos estandar o costos presupuestados- al grado de saber cuales de ellos han sido controlados. Las desviaciones de lo esperado con lo actual varianzas- pueden ser identificadas, evaluadas y discutidas por los gerentes. b) Costo de los productos y servicios. En las companias de manufactura, los costos de los productos deben ser medidos para determinar el costo de los articulos transferidos del trabajo en proceso al inventario de productos terminados. Para satisfacer las demandas de informacion, un sistema de costos debe medir todos los costos del proceso de manufactura y asignar una parte de esos costos a cada unidad de producto. Los costos de obtener, mantener y manejar la planta o edificio de manufactura deben ser agregados a los costos de material y labor productiva que cada unidad requiere. A los primeros se les llama costos indirectos y a los dos ultimos se les llama costos directos. c) Analisis de utilidades. La informacion de los costos es indispensable para analizar la utilidad de un producto o linea de productos. La informacion del costo de un producto

permite a los gerentes evaluar el margen de contribucion -la diferencia entre el precio y el los costos variables- y el margen bruto -la diferencia entre el precio y el costo total del producto-. d) Mezcla de productos. En las companias que ofrecen mas de un producto o servicio, la informacion de costos es clave para manejar la mezcla de productos o servicios ofrecidos a los clientes. Con informacion de costo-utilidad, un gerente puede dirigir el esfuerzo de las ventas y la publicidad a los productos que generan mayor utilidad. Los productos que no genera utilidad pueden ser eliminados, tener una reasignacion de precio, o atados con productos que tengan una mayor utilidad. e) Asignacion de precios. Independiemente de que los precios son determinados por las fuerzas de demanda del mercado, la diferenciacion y publicidad de productos ofrecen a muchos gerentes algun tipo de idea para asignar los precios a los productos o servicios. Los costos de los productos y las tendencias comunmente ofrecen senales a los gerentes de que los precios deben ser cambiados. Un ejemplo podria ser el cambio en el costo de un material o componente critico -indispensable- esto puede dar una senal de reevaluar el precio de un producto o servicio. f) Costo de servicio. Muchos productos requieren que el vendedor provea servicios adicionales a los clientes. En tales casos, la informacion acerca del costo de servicio es tan importante para los gerentes como el costo de produccion. Lo mismo para las companias que ofrecen solo servicios, a menos que el costo del servicio sea medido, no hay manera de saber si proveer el servicio es rentable o no, ni tampoco si cambios en precios o publicidad son necesarios. Visto desde otro angulo, los usos que la administracion de una empresa puede dar a los costos los podemos agrupar en 4 categorias, especificandolas a continuacion: COSTOS PARA COSTEAR COSTOS PARA PLANEAR COSTOS PARA CONTROLAR COSTOS PARA TOMAR DECISIONES Proporciona informes relativos a costos para medir utilidades y valuar el inventario. Definir objetivos y seleccionar los caminos economicos-financieros, que conduzcan a la empresa a su logro, a partir de donde se encuentra. Permite conocer si se estan alcanzando los objetivos establecidos y a su vez, sirve como base para tomar medidas correctivas. Proporciona informacion para poder seleccionar la mejor alternativa.

* COSTOS PARA COSTEAR Como ya se menciono antes, "costos para costear" significa que se proporcionara informes

relativos a costos para medir utilidades y valuar inventario. Ilustracion sencilla:

* COSTOS PARA PLANEAR Los "costos para planear" se utilizan para definir objetivos y seleccionar los caminos economicos-financieros, que conduzcan a la empresa a su logro, a partir de donde se encuentra. Ilustracion sencilla:

CLASIFICACION GENERAL DE LOS COSTOS

DICOTOMIA Costo Relevante Costo de Oportunidad Costo Irrelevante Costo Erogable

BASE PARA IDENTIFICARLOS Se ve o no afectado por la decision Naturaleza del sacrificio

Costo Historico Costo Variable

Costo Futuro Costo Fijo

Grado de anticipacion en su determinacion Relacion con el volumen de actividad Identificacion con una unidad de operacion Relacion con un flujo inmediato de efectivo Relacion a un incremento de actividad Grado de control Momento de la valuacion

Costo Identificable Costo Comun Costo Desembolsable Costo Incremental Costo Evitable (Discrecional) Costo de Reposicion Costo Virtual Costo Sumergido Costo Comprometido Costo Historico

CLASIFICACION DE LOS COSTOS DE ACUERDO AL COSTO DE PRODUCCION Materia Prima Mano de Obra Directa (MOD) Gastos Indirectos de Fabricacion (GIF)

De acuerdo al costo de produccion

CLASIFICACION DE LOS COSTOS DE ACUERDO AL VOLUMEN DE ACTIVIDAD Fijo De acuerdo al volumen Variable de actividad COSTOS DIFERENTES PARA PROPOSITOS DIFERENTES

Establecimiento de Precios

Precio de Venta = Costos del mes anterior / (1 - % de Margen de Contribucion) Precio de Venta = 2.5 / (1 - .4) = 4.16

Costos de la ultima compra X Valuacion de Inventarios Monto del Inventario = 2.65 X (Metodos) 100 = 265 Costo de Ventas Presupuesto de desembolso de efectivo. Presupuestos de Compra Evaluacion del desempeo Monto de unidades vendidas X Costo de produccion por unidad = 500 X 2.53 = 1,265 Monto de unidades a comprar X Costos futuros = Desembolso de efectivo = 200 X 2.75 = 550 Costo esperado 2.25 Costo real = 2.50 Variacion desfavorable = 0.25

Los inventarios estan considerados por muchas empresas como un activo circulante muy significativo. La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos: 1) el costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y 2) dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido. A continuacion se presentaran 4 metodos de valuacion de inventarios que son los que comunmente se utlizan en las empresas: METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS. DETERMINACION DEL COSTO DE LO VENDIDO Identificacion Cada articulo vendido y cada unidad que queda en especifica el inventario estan individualmente identificadas El flujo fisico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que los primeros articulos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de produccion). El inventario final esta formado por los ultimos articulos que entraron a formar parte de los inventarios. El flujo fisico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que los ultimos articulos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse (costos de ventas) o

PEPS

UEPS

en consumirse (costo de produccion). El inventario final esta formado por los primeros articulos que entraron a formar parte de los inventarios. Este metodo requiere calcular el costo promedio unitario de los articulos en el inventorio inicial mas los compras hechas en el periodo contable. En base a este costo promedio unitario se determina tanto el costo de ventas (produccion) como el inventario final del periodo.

Promedio

EJEMPLO DE VALUACION DE INVENTARIOS Y DETERMINACION DE COSTO DE LO VENDIDO FLUJO DE COSTOS COMPANIA " METALES", S.A. DE C.V. PEPS PROMEDIO UEPS Broches, Inventario 129 X $5.00 Ene-1999 Compras, 1999 Disponible para la venta, 1999 Broches, 31-Dic-1999 Inv. Final 50 X $10.50 = $525 $561 4 X 9.00 = 36 54 X $7.96 29 X $5.00 = $145 25 X 6.00 = 150 Broches, Costo de lo Vendido, 1999 $1,659 $1,790 $430 $295 $145 2,075 $2,220 $145 2075 $2,220 $145 2075 $2,220

$1,925

Conocer el comportamiento de los costos es muy util en la administracion de una empresa para una variedad de propositos. Por ejemplo, conocer como se comporatn los costos, permite a los gerentes o administradores predecir las utilidades cuando el volumen de ventas y produccion cambia. Conocer el comportamiento de los costos tambien es util para estimar costos. A su vez, los costos estimados afectan diferentes decisiones de la administracion como por decir, si se deberia de usar capacidad de maquinaria excedida para producir y vender un producto a un precio reducido.

El comporatmiento de un costo se refiere a la manera en la cual un costo cambia al momento que una actividad relacionada cambia. Para entender el comportamiento de los costos, los siguientes dos factores deben ser considerados: Primero, se deben identificar las actividades que se piensa causan que el costo sea incurrido. Dichas actividades son llamadas bases de actividad (o conductores de actividad). Segundo, se debe especificar el rango de actividad sobre el cual los cambios en el costo son de interes. A este rango de actividad se le llama rango relevante. COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS VARIABLES Cuando el nivel de actividad es medido en unidades producidas, los materiales directos y los costos de mano de obra directa son generalmente clasificados como costos variables. Los costos variables son costos que varian en total proporcion a los cambios en el nivel de actividad. Por ejemplo, asuma que la compaia Sound, Inc. produce sistemas de sonido bajo la marca "Loud" Las partes para el sistema de sonido son compradas de proveedores externos por $10 USD por unidad y son ensambladas en la planta Sound, Inc. en San Benito, EUA. Los costos de los materiales directos para el modelos Loud-10 para un rango relevante de 5,000 a 30,000 unidades de produccion se muestran a continuacion:

Numero de Unidades Producidas (Modelo Loud10) 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000

Materiales Directos Costo por Unidad $10 10 10 10 10 10

Costo Total de Materiales Directos $50,000 100,000 150,000 200,000 250,000 300,000

El costo variable por unidad es el mismo, mientras que el costo total variable cambia en proporcion a los cambios en la base de actividad. Para el modelo Loud-10, por ejemplo, el costo de materiales directos para 10,000 unidades ($100,000) es el doble del costo de materiales directos para 5,000 unidades ($50,000). El costo total de materiales directos varia en proporcion al numero de unidades producidas porque el costo de materiales directo por unidad ($10) es el mismo para todos los niveles de produccion. Entonces, producir 20,000 unidades adicionales del producto Loud-10 incrementaria el costo de materiales directos por $200,000, producir 25,000 unidades adicionales incrementaria el costo por $250,000 y asi sucesivamente.

COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS FIJOS Cuando las unidades producidas es la medida de actividad, ejemplos de costos fijos incluyen la depreciacion en linea recta del equipo de una fabrica, seguro de maquinaria y equipo de la planta, salarios de supervisores, etcetera. Los costos fijos son costos que continuan igual en su monto total aun y que el nivel de actividad cambie. Como ejemplo, asuma que Hana Inc. produce y distribuye pasteles de queso en su planta de Los Angeles, EUA. El supervisor general de produccion en la planta de Los Angeles es Vicente Fernandez, a quien se le paga un salario de $75,000 USD por ao. El rango relevante de actividad para un ao es de 50,000 a 300,000 pasteles de queso. El salario de Vicente es un costo fijo que no varia con el numero de unidades producidas. Independientemente del numero de pasteles producidos entre el rango de 50,000 a 300,000, Vicente recibe un salario de $75,000. Aun y que el costo fijo se mantiene igual cuando el numero de pasteles producidos cambia, el costo fijo por pastel cambia. Entre mas pasteles son producidos, los costos totales fijos son distribuidos entre mas pasteles, y entonces el costo por pastel disminuye. Esta relacion se puede ver abajo en el ejemplo del salario de $75,000 de Vicente Fernandez: Numero de Pasteles Producidos 50,000 100,000 150,000 200,000 250,000 300,000 SalarioTotal de V. Fernandez $75,000 75,000 75,000 75,000 75,000 75,000 Salario por Pastel Producido $1.500 0.750 0.500 0.375 0.300 0.250

Visto en graficas seria de la siguiente forma: COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS MIXTOS Un costo mixto tiene las caracteristicas tanto de un costo fijo como de uno variable. Por ejemplo, en un rango de actividad dado, el costo mixto total puede permanecer igual. Entonces se comporta como un costo fijo. Sobre otro rango de actividad diferente, el costo mixto puede cambiar en proporcion a los niveles de actividad. Entonces se comporta como un costo variable. Los costos mixtos son algunas veces llamados costos semivariables o semifijos. Por ejemplo, assuma que la compaia Taps Inc. produce rotafolios, usando maquinaria rentada. Los cargos de renta son de $15,000 USD por ao, mas $1 por cada hora maquina usada arriba de 10,000 hours. Si la maquina es usada 8,000 horas el cargo de renta total es de $15,000. Si la maquinaria es usada 20,000 horas, el cargo total de renta seria de $25,000 [$15,000 + (10,000 horas X $1)], y asi sucesivamente. Entonces si el nivel de actividad es medido en horas maquina y el rango relevante es de 0 a 40,000 horas, el cargo por renta es un costo fijo hasta las 10,000 horas y variable despues de las 10,000 horas. El comportamiento de este costo mixto se puede notar mejor en la grafica siguiente:

El objetivo de un sistema de contabilidad de costos o sistema de costeo es acumular los costos de los productos o servicios. La informacion del costo de un producto o servicio es usada por los gerentes para establecer los precios del producto, controlar las operaciones, y desarrollar estados financieros. Tambien, el sistema de costeo mejora el control proporcionando informacion sobre los costos incurridos por cada departamento de manufactura o proceso. DEPENDIENDO DE "COMO" SE ACUMULAN LOS COSTOS PARA COSTEAR LA PRODUCCION, LOS SISTEMAS DE COSTEO SE CLASIFICAN EN: COSTEO POR ORDENES: Un sistema de costeo por ordenes proporciona un registro separado para el costo de cada cantidad de producto que pasa por la fabrica. A cada cantidad de producto en particular se le llama orden. Un sistema de costeo por ordenes encaja mejor en las industrias que elaboran productos la mayoria de las veces con especificaciones diferentes o que tienen una gran variedad de productos en existencia. Muchas empresas de servicios usan el sistema de costeo por ordenes para acumular los costos asociados al proporcionar sus servicios a los clientes. Algunas caracteristicas de los sistemas de costeo por ordenes se mencionan a continuacion: - Se acumulan por lotes - Produccion bajo pedidos especificos - No se produce normalmente el mismo articulo - Ejemplos: Despacho contable, constructora, editora, envases con diseno especifico. COSTEO POR PROCESOS: En un sistema de costeo por procesos, los costos son acumulados para cada departamento o proceso en la fabrica. Un sistema de procesos encaja mas en las compaias de manufactura de productos los cuales no son distinguibles unos con otros durante un proceso de produccion continuo. Algunas caracteristicas de los sistemas de costeo por procesos se mencionan a continuacion: - Se acumulan por departamento - Produccion continua y homogenea - Ejemplos: Refineria de petroleo, refrescos, medicinas, lamina, cubetas, juguetes, pantalones. "Cuando" determinar los costos de produccion??? - Antes de iniciar el proceso - Costos predeterminados (estimados o estandar) - Despues o al mismo tiempo del proceso - Costos reales (actuales o historicos). Los Costos Estandar se desarrollan en base a los costos directos e indirectos presupuestados. El Costo Estandar es una medida de que tanto debe costar producirse o entregarse una unidad de producto o servicio. El Costo Estandar de un producto esta hecho de los costos de los componentes requeridos para producir dicho producto. Por ejemplo, el costo estandar de una chaqueta de piel incluye:

- Costo de Materiales (piel, zipper, botones, etc.), - Costo de Mano de Obra (el tiempo requerido para cortar el diseo, coserlo, etc. a la tarifa de produccion de los empleados que influyen en el proceso), y - Costos indirecto o de fabricacion relacionados al producto (depreciacion de la maquina cortadora de piel, electricidad, renta de la fabrica, etc.). Una vez que el costo estandar es establecido, este provee las bases para la toma de decisiones, para analizar y controlar los costos, y para medir el inventario y el costo de los bienes vendidos (ver valuacion de inventarios). Los costos estandar sirven como punto de referencia contra el cual los costos actuales son comparados. A las diferencias entre los costos actuales y los costos estandar se les llama varianzas. Los costos actuales pueden diferir de los costos estandar debido a diferencias en el precio, diferencias en cantidad, errores, u otras condiciones poco ideales. Determinar las razones de las varianzas puede sugerir una accion correctiva o demostrar que los productos estan costando actualmente mas o menos que lo anticipado. COSTOS DIRECTOS Los costos directos, como el material y la mano de obra, son los costos que pueden ser especificamente atribuidos a una unidad de productos. El costo estandar para los costos directos de un producto involucra dos componentes: el componente precio y el componente cantidad. El costo estandar para una unidad de produccion se calcula multiplicando la cantidad estandar a ser usada por el precio estandar por unidad de medida. Ejemplo: Asuma que nuestra chaqueta de piel contiene un promedio de 2 metros de piel con un costo de $16.00 por metro, un zipper con un costo de $5.00 por metro y dos botones con un costo de $0.50 cada uno. Basandonos en un estudio de tiempo hecho recientemente por la administracion, una chaqueta requiere un promedio de 5 horas de tiempo dedicado de un empleado para producirse. A los trabajadores de produccion se les paga en promedio a $10 la hora de trabajo, incluyendo los beneficios. El costo estandar para los costos directos (el de los indirectos se vera mas adelante en esta seccion) sera el siguiente: Cantidad X Precio = Costo Estandar Materiales: Piel Zipper Botones Costo Total de Material Costo de Mano de Obra COSTO DIRECTO TOTAL 5 horas X $10.00 2 metros X $16.00 1 zipper X $5.00 2 botones X $0.50 $32.00 $5.00 $1.00 $38.00 $50.00 $88.00

A lo largo del ao, nuestra compaia de chaquetas de piel comprara piel, zippers y botones, y tambien contratara y les pagara a los empleados de produccion. Pero que pasaria 1) si la compaia encontrara piel a un precio mas barato con un nuevo proveedor, el cual le esta ofreciendo un descuento; 2) una maquina nueva ha sido adquirida por la compaia para

minimizar la cantidad de material requerida por cada chaqueta reduciendo el scrap del material; 3) debido a una orden muy especial, la compaia tuvo que pedir a sus trabajadores que la produjeran en horas extra, las cuales deben ser pagadas a tiempo y medio de la tarifa normal, es decir al 150%; 4) la nueva maquina mejoro la productividad, y ahora se usan solo 4.8 horas para producir una chaqueta. Dichas diferencias daran lugar a variaciones entre el costo actual y los costos estandar presupuestados de la siguiente forma: Cantidad X Precio = Costo Estandar Materiales: Piel Zipper Botones Costo Total de Material Costo de Mano de Obra COSTO DIRECTO TOTAL 4.6 horas X $15.00 1.5 metros X $12.00 1 zipper X $5.00 2 botones X $0.50 $18.00 $5.00 $1.00 $24.00 $69.00 $93.00

Ahora es facil ver como ahora las chaquetas costaron $5.00 mas que lo que se habia presupuestado. Para entender una varianza o variacion, esta debe ser analizada y quebrada en sus partes que la componen. El analisis de una varianza en materiales seria: Materiales Piel: Presupuesto Actual Varianza en material Varianza en precio Varianza en cantidad Varianza en material El analisis de una varianza en mano de obra seria el siguiente: Mano de Obra M.O.: Presupuesto Actual Varianza en M.O. Varianza en precio Varianza en cantidad ($10.00 - $15.00) X 4.6 metros (5.0 - 4.6) X $10.00 5 horas X $10.00 4.6 metros X $15.00 $50.00 $69.00 $19.00 Desfavorable $23.00 Desfavorable $4.00 Favorable Cantidad X Precio = Total ($16.00 - $12.00) X 1.5 metros (2.0 - 1.5) X $16.00 2 metros X $16.00 1.5 metros X $12.00 $32.00 $18.00 $14.00 Favorable $6.00 Favorable $8.00 Favorable $14.00 Favorable Cantidad X Precio = Total

Varianza en M.O. La varianza total es sumada de la siguiente forma: Costo Estandar Costo Actual Varianza Total Varianza en materiales Varianza en M.O. Varianza Total $88.00 $93.00

$19.00 Desfavorable

$5.00 Desfavorable $14.00 Favorable $19.00 Desfavorable $5.00 Desfavorable

Las formulas para analizar varianzas pueden ser expresadas de la siguiente forma: Varianza en precio Varianza en cantidad Varianza Total Donde: PE = Precio Estandar PA = Precio Actual CE = Cantidad Estandar CA = Cantidad Actual COSTOS INDIRECTOS Los costos directos varian en relacion al volumen de unidades producidas. Los costos indirectos o gastos geneerales, sin embargo, tienen elementos que varian directamente con el volumen (costos variables) y otros elementos que no (costos fijos). Presupuestos de Costos Indirectos. Una manera de presupuestar el costo indirecto es ignorando los efectos del volumen. A este enfoque se le llama presupuesto de costos fijos. Bajo este enfoque, la administracion determina el monto de costos indirectos que se deben tener en base a un nivel de produccion deseado o normal. Este gasto total viene a ser el presupuesto contra el cual el desempeo de costos es medido, independientemente del nivel de produccion actualmente logrado. Ejemplo de esto seria el siguiente: Costo Indirecto Permitido (en miles) Renta Depreciacion de Maquinaria Supervision $500 500 1,000 (PE - PA) X CA (CS - CA) X PE (PE X CE) - (PA X CA)

Material Indirecto Electricidad TOTAL

800 800 $3,600

El desempeo al final del ao podra ser medido contra los $3,600,000 totales. Sin embargo, el no tomar en cuenta la verdadera naturaleza de los costos, puede llevar a un gerente a tomar conclusiones inexactas acerca del desempeo. Por decir, asuma que este presupuesto esta basado en una nivel de produccion "normal" de 160,000 chaquetas de piel. Tambien assuma que los costos de electricidad, que representan en parte las maquinas de cortar y de coser, varian con el nivel de produccion. Entonces, si 200,000 chaquetas son producidas durante el ao, los costos de electricidad se excederan de $800,000, digamos que estos fueron en total $1,000,000. Comparando esto con un presupuesto fijo, el gerente puede decir que el supervisor de la bodega hizo su trabajo mal en cuanto al manejo de los costos de electricidad, cuando en realidad, el exceso de gasto se debio solamente a las 40,000 chaquetas extra que se produjeron. El otro enfoque para presupuestar los costos estandar indirectos es llamado presupuesto flexible. Un presupuesto flexible especifica un costo permisible a cada nivel de produccion posible. Una vez que el periodo es completado y el volumen de produccion conocido, el presupuesto estandar es determinado por referencia al presupuesto flexible para el nivel actual de produccion. Este es un metodo paralelo a la manera en que se determina el presupuesto de materiales y mano de obra directos. Ejemplo de un presupuesto flexible simplificado: Cantidades en Miles Capacidad de Utilizacion Costo de Mano de Obra (tarifa por pieza) Costo Indirecto Permitido Renta $500 Depreciacion 500 Supervision 500 Material Indirecto 400 Electricidad TOTAL 600 $500 500 $500 500 $500 500 1,000 800 800 $500 500 1,500 1,000 900 $4,400 40% 60% 70% 80% 100% (Normal)

$4,000 $6,000 $7,000 $8,000 $10,000 Comportamiento del Costo Sin variaciones o Fijo Sin variaciones o fijo Costo escalonado Variable al 10% de M. de Obra Semivariable: $400 + 5% de M.O.

1,000 1,000 600 700 700 750

$2,250 $3,300 $3,450 $3,600

Un presupuesto flexible nos permite analizar mas inteligentemente el gasto indirecto variable. Absorcion de Costo Indirecto. Ahora que nuestro presupuesto flexible esta establecido, necesitamos establecer la manera en que vamos a asignar los costos indirectos a nuestros productos. El costo total de un producto debe incluir todos los costos indirectos que se generaron para traer dicho producto a su forma completa. Entonces aparte de la mano de obra y los materiales directos, el costo estandar de un producto incluye costos indirectos tambien. Pero, la mano de obra y el material son faciles de medir y de asignar a sus productos. Es mucho mas dificil determinar cuanta renta, material indirecto, o depreciacion fue consumida (o) por un producto en particular. Los contadores resuelven este problema mediante el uso de un metodo de asignacion de costos indirectos. A esto se le llama absorcion de costo indirecto. Primeramente los costos indirectos son recolectados en conjuntos de costes. Un conjunto puede incluir toda la renta, otro todos los costos relacionados con la inspeccion, otro todos los costos de supervision, etc. Despues, los conjuntos de costos son asignados a los productos utilizando un conductor de costo. Por simplicidad, en el resto de esta nota vamos a asumir que todo el costo indirecto es agregado en un solo conunto de costes para su asignacion. En compaias que producen un solo producto, el conjunto de costes puede ser asignado en base a unidades, utilizando las unidad producidas en el periodo como conductor de costo. El total de costo indirecto presupuestado ($3.6 millones usando el ejemplo anterior) seran dividos entre el volumen de produccion planeado (asumiendo 200,000 chaquetas). Entonces para cada chaqueta producida, $18.00 ($3.6 millones entre 200,000) seran aplicados como costo indirecto. El costo estandar por chaqueta bajo este metodo seria entonces: Costo Estandar Materiales Mano de Obra Costo Indirecto Costo Estandard Total $38.00 $50.00 $18.00 $106.00

En firmas de multi-productos, es necesario usar un metodo de asignacion o conductor de costes diferencete al de numero de unidades producidas, y asi poder hacer una distribucion mas justa del costo indirecto entre los productos. Por ejemplo, si nuestra compaia hace guantes de piel ademas de chaquetas, y los guantes pueden ser manufacturados en un cuarto de tiempo del que toma para producir una chaqueta, seria injusto cargarle a cada par de guantes el mismo costo indirecto que se le carga a cada chaqueta. Algun otro metodo de capacidad de utilizacion debe ser usado, tal como las horas de mano de obra, la cantidad en moneda pagada por la mano de obra (llamese dolares, pesos, pesetas, etc) o las horas maquina. La eleccion para un negocio en particular debe estar basada en cual variable es la que mejor mide el nivel de utilizacion de capacidad para ese negocio. Por ejemplo, el conjunto de costos de la depreciacion de maquinaria puede ser asignado en base al numero de horas maquina por producto como conductor de costo. El conjunto del costo de supervision puede ser distribuido usando las horas de mano de obra directa como conducto

de costo. Como nuestro proceso de produccion de chaquetas es justamente mas intenso en mano de obra directa, usaremos el costo monetario de la mano de obra como metodo de asignacion (en este ejemplo usaremos la moneda dolares americanos). Usando los dolares de mano de obra directa, el costo estandar de overhead para una chaqueta seria de $0.45 para cada dolar de mano de obra directa ( $3.6 millones de costo indirecto total presupuestado dividido entre $8.0 millones de presupuesto de mano de obra). Entonces, para una chaqueta $22.50 serian aplicados por costo indirecto ($50.00 dolares por chaqueta multiplicados por los $0.45 de tarifa de costo indirecto por dolar de M.O.). El costo total estandar para una chaqueta seria el siguiente: Costo Estandar Materiales Mano de Obra Costo Indirecto Costo Estandard Total $38.00 $50.00 $22.50 $110.50

Este seria el monto a ser acumulado como inventario por cada chaqueta producida. Sin embargo, las diferencias entre lo planeado y el volumen actual haran que surga una varianza en volumen. La varianza en volumen su puede explicar de la siguiente forma: Plan M. de Obra / chaqueta Tarifa de costo indirecto Costo Ind. / chaqueta Numero de chaquetas producidas Absorcion total de costo indirecto $50.00 x $0.45 $22.50 160,000 Actual $50.00 x $0.45 $22.50 140,000

$3,600,000 $3,150,000

Si el plan era producir 160,000 chaquetas y actualmente solo se produjeron 140,000, y si asumimos que los $3.6 millones de costo indirecto son fijos y que al final del ao se muestra que $3.15 millones de absorcion por producto terminado, los costos actuales que fueron de $3.6 millones comparados con dicha absorcion han originado una varianza en volumen de $450,000. El analisis de Costo-Volumen-Utilidad es la examinacion sistematica de las relaciones entre los precios de venta, ventas, volumen de produccion, costos, gastos, y utilidades. Este analisis proporciona informacion muy util para la toma de decisiones a la administracion de una empresa. Por ejemplo, el analisis puede ser usado en el establecimiento de precios de venta, en la seleccion de mezcla de productos a vender, en la decision para escoger estrategias de mercado, y en el analisis de los efectos en las utilidades por cambios en

costos. En el medio ambiente actual de los negocios, la administracion de un negocio debe actuar y tomar decisiones de una manera rapida y precisa. Como resultado, la importancia del analisis de Costo-Volumen-Utilidad se sigue incrementando conforme para el tiempo. MARGEN DE CONTRIBUCION Una relacion entre el costo, volumen y la utilidad es el margen de contribucion. El margen de contribucion es el exceso de ingresos por ventas sobre los costos variables. El concepto de margen de contribucion es especialmente util en la planeacion de los negocios porque da una vision del potencial de utilidades que puede generar una empresa. A continuacion se presenta el estado de resultados de la compaia Fusion, Inc. el cual ha sido preparado para mostrar su margen de contribucion Ventas (-) Costos Variables = Margen de Contribucion (-) Costos Fijos = Ingreso de Operaciones $1,000,000 600,000 $ 400,000 300,000 $ 100,000

PORCENTAJE DE MARGEN DE CONTRIBUCION El margen de contribucion puede tambien ser expresado en porcentaje. La razon de margen de contribucion, que algunas veces es llamada razon de utilidad-volumen, indica el porcentaje de cada unidad de moneda vendida (dolar, peso, euro, etc) disponible para cubrir los costos fijos y proveer un ingreso operativo. Para la compaia Fusion, Inc. la razon de margen de contribucion es 40%, que se calcula de la siguiente manera: Ventas - Costos Variables Porcentaje de Margen de Contribucion = ------------------------Ventas Porcentaje de Margen de Contribucion = ($1,000,000 - $600,000) / $1,000,000 = 40% El porcentaje de margen de contribucion mide el efecto, en el ingreso de operacion, de un incremento o reduccion en el volumen de ventas. Por ejemplo, asuma que la administracion de Fusion, Inc. esta estudiando el efecto de agregar $80,000 en ordenes de venta. Multiplicando el porcentaje de margen de contribucion (40%) por el cambio en el volumen de ventas ($80,000) indica que el ingreso de operacion se incrementara $32,000 si las ordenes adicionales son obtenidas. Para validar este analisis a continuacion se presenta el estado de resultados de la compaia incluyendo las ordenes adicionales:

Ventas (-) Costos Variables ($1,080,000 X 60%) Margen de Contribucion ($1,080,000 X 40%) (-) Costos Fijos Ingreso de Operaciones

$1,080,000 648,000 $ 432,000 300,000 $ 132,000

Los costos variables como porcentaje de ventas son igual al 100% menos el porcentaje de margen de contribucion. Entonces en el estado de resultados anterior, los costos variables son 60% (100% - 40%) de las ventas, o $648,000 ($1,080,000 X 60%). El margen de contribucion total, $432,000, tambien puede ser calculado directamente por multiplicar las ventas por el porcentaje de margen de contribucion ($1,080,000 X 40%). MARGEN DE CONTRIBUCION UNITARIO El margen de contribucion unitario tambien es util para calcular el potencial de utilidades de proyectos propuestos. El margen de contribucion unitario es la cantidad monetaria (dolares, pesos, euros, etc.) de cada unidad de ventas disponible para cubrir los costos fijos y proporcionar utilidades de operacion. Por ejemplo, si el precio de venta unitario de la compaia Fusion, Inc. es $20 y el costo variable unitario es $12, el margen de contribucion unitario es $8 ($20 - $12). El porcentaje de margen de contribucion es mas util cuando el incremento o reduccion en el volumen de ventas es medido en unidades vendidas (cantidades). Para ejemplificar lo anterior, asuma que la compaia Fusion, Inc. vendio 50,000 unidades. Su ingreso de operaciones es $100,000, como se muestra en el estado de resultados y margen de contribucion siguiente: Ventas (50,000 u's X $20) (-) Costos Variables (50,000 X $12) Margen de Contribucion (50,000) X $8 (-) Costos Fijos Ingreso de Operaciones $1,000,000 600,000 $ 400,000 300,000 $ 100,000

Si las ventas de la compaia Fusion, Inc. hubieran sido incrementadas por 15,000 unidades, de 50,000 a 65,000 unidades, su ingreso de operacion se habria incrementado por $120,000 (15,000 u's X $8), como se muestra abajo: Ventas (65,000 u's X $20) (-)Costos Variables $1,300,000 780,000

(65,000 u's X $12) Margen de contribucion (65,000 $ 520,000 X $8) (-)Costos Fijos 300,000 Ingreso de Operaciones $ 220,000 El punto de equilibrio es el nivel de operaciones al cual los ingresos de una empresa y los costos incurridos son exactamente los mismos. En el punto de equilibrio, una empresa no tendria ni un ingreso operativo ni tampoco incurriria en una perdida operativa. El punto de equilibrio es util en la planeacion de la empresa, especialmente cuando hay una expansion o reduccion de operaciones. Para ejemplificar el calculo del punto de equilibrio, asuma que los costos fijos para la empresa America, S.A. de C.V. son estimados en $90,000. El precio de venta unitario, costo variable unitario, y margen de contribucion unitario para la empresa mencionada son los siguientes: Precio de venta unitario $25 Costo variable unitario 15 Margen de contribucion unitario $10 El punto de equilibrio en ventas son 9,000 unidades, las cuales se calculan usando la siguiente ecuacion: Costos Fijos Punto de equilibrio (unidades) = ---------------------------------Margen de Contribucion Unitario Punto de equilibrio (unidades) = ($90,000 / $10) = 9,000 unidades El siguiente estado de resultados confirma el calculo anterior: Ventas (9,000 u's X $25) (-) Costos Variables (9,000 X $15) Margen de Contribucion (-) Costos Fijos $ 225,000 135,000 $ 90,000 90,000

Ingreso de Operaciones $ 0 El punto de equilibrio es el nivel de operaciones al cual los ingresos de una empresa y los costos incurridos son exactamente los mismos. En el punto de equilibrio, una empresa no tendria ni un ingreso operativo ni tampoco incurriria en una perdida operativa. El punto de equilibrio es util en la planeacion de la empresa, especialmente cuando hay una expansion o reduccion de operaciones. Para ejemplificar el calculo del punto de equilibrio, asuma que los costos fijos para la empresa America, S.A. de C.V. son estimados en $90,000. El precio

de venta unitario, costo variable unitario, y margen de contribucion unitario para la empresa mencionada son los siguientes: Precio de venta unitario $25 Costo variable unitario 15 Margen de contribucion unitario $10 El punto de equilibrio en ventas son 9,000 unidades, las cuales se calculan usando la siguiente ecuacion: Costos Fijos Punto de equilibrio (unidades) = ---------------------------------Margen de Contribucion Unitario Punto de equilibrio (unidades) = ($90,000 / $10) = 9,000 unidades El siguiente estado de resultados confirma el calculo anterior: Ventas (9,000 u's X $25) (-) Costos Variables (9,000 X $15) Margen de Contribucion (-) Costos Fijos $ 225,000 135,000 $ 90,000 90,000

Ingreso de Operaciones $ 0 En el punto de equilibrio, las ventas y los costos son exactamente iguales. Aun asi, el punto de equilibrio no es la meta en la mayoria de todas las empresas. A diferencia, los gerentes de una empresa buscan maximizar las utilidades. Modificando la ecuacion de puntoequilibrio, el volumen de ventas requerido para ganar un monto deseado o esperado de utilidad puede ser estimado. Para este proposito, un factor de utilidad deseada es agregado a la ecuacion de punto-equilibrio como se muestra a continuacion: Costos Fijos + Utilidad Deseada Ventas (unidades) = ---------------------------------Margen de Contribucion Unitario Para ilustrar, asuma que los costos fijos son estimados en $200,00, y la utilidad deseada es $100,000. El precio de venta unitario, costo variable unitario, y margen de contribucion unitario serian asi: Precio de venta unitario $75 Costo variable unitario 45 Margen de contribucion unitario $30

El volumen de ventas necesario para ganar la utilidad deseada de $100,000 son 10,000 unidades. Esto se calcula de la siguiente manera: $200,000 + $100,000 Ventas (unidades) = ---------------------------------- = 10,000 u's $30 El siguiente estado de resultados verifica lo anterior: Ventas (10,000 u's X $75) (-) Costos Variables (10,000 X $45) Margen de Contribucion (10,000 X $30) (-) Costos Fijos $ 750,000 450,000 $ 300,000 200,000

Ingreso de Operaciones $ 100,000 Un presupuesto traza el rumbo de una empresa con la describiendo los planes del negocio en terminos financieros. Como un mapa de camino, el presupuesto puede ayudar a la compaia a navegar durante el ao y reducir los resultados negativos. Un Presupuestar involucra 1) establecer metas especificas, 2) ejecutar planes para lograr las metas, y 3) periodicamente comparar los resultados actuales con las metas. Estas metas incluyen tanto las metas generales de la empresa como las metas especificas de cada unidad individual en la empresa. Establecer metas especificas para operaciones en el futuro es parte de la funcion de planeacion de la administracion, mientras que ejecutar las acciones para llegar a las metas es parte de la funcion de direccion de la empresa. La comparacion periodica de los resultados actuales con estas metas y tomar las acciones apropiadas es parte de la funcion de control de la administracion. PLANEACION DEL PRESUPUESTO Planear no solamente motiva a los empleados a ir en busca de las metas, sino que tambien mejora en una manera general la toma de decisiones. Durante la fase de planeacion del presupuesto, todos los puntos de vista son considerados, las opciones identificadas, y las oportunidades de reduccion de costo asesoradas. Este esfuerzo conduce a una mejor toma de decisiones para la organizacion. Como resultado, el proceso de presupuesto puede revelar oportunidades o amenazas que no eran conocidas antes del proceso de planeacion del mismo presupuesto. DIRECCION DEL PRESUPUESTO Una vez que los planes del presupuesto estan puestos, estos pueden ser usados para dirigir y coordenar las unidades del negocio y sus operaciones, buscando con esto lograr las metas establecidas. Las unidades presupuestarias de una empresa son llamadas centros de

responsabilidad. Cada centro de responsabilidad es dirigido por un gerente quien tiene la autoridad sobre, y responsabilidad de, el desempeo de la unidad. Si hay algun cambio en el ambiente externo, el proceso de presupuesto puede ser usado por los gerentes de unidad para reajustar las operaciones. CONTROL DEL PRESUPUESTO Conforme pasa el tiempo, el desempeo actual de una operacion puede ser comparado contra las metas planeadas. Esto porporciona una pronta retroalimentacion a los empleados acerca de su desempeo. Si es necesario, los empleados pueden usar ese desempeo para ajustar sus actividades en el futuro. Comparar los resultados actuales contra el plan tambien ayuda a prevenir gastos no planeados. El presupuesto alienta a los empleados a establecer sus prioridades de gasto. SISTEMAS DE PRESUPUESTO Los sistemas de presupuesto varian entre las empresas debido a diferentes factores tales como la estructura organizacional, la complejidad de las operaciones, y la filosofia de administracion. El periodo presupuestario para las actividades de operacion normalmente incluye el ao fiscal de una empresa. De cualquier manera, para lograr un control mas efectivo, los presupuestos anuales son la mayoria de las veces subdivididos en periodos de tiempo mas cortos, como cuartos de ao, meses o semanas. El desarrollo de presupuestos para el siguiente ao fiscal usualmente empieza varios meses antes de terminar el ao en curso. Esta responsabilidad es normalmente asignada a un comitee de presupuestos. Dicho comitee normalmente consiste en el director de presupuestos y ejecutivos de alto nivel como el contralor, el tesorero, el gerente de produccion, y el gerente de ventas. Una vez que el presupuesto ha sido aprovado, el proceso de presupuesto es monitoreado o sumarizado por el departamento de contabilidad, el cual reporta al comitee. Existen varios metodos para desarrollar los estimados del presupuesto. Uno de los metodos, llamado presupuesto base-cero, que los gerentes estimen las ventas, produccion, y otra informacion operativa, como si las operaciones fueran a ser empezadas por primera vez. Este metodo tiene el beneficio de tomar una vista fresca de las operaciones cada ao. Un metodo mas comun es el de empezar con el presupuesto del ao anteriory revisarlo con los resultados actuales y cambios esperados para el siguiente ao. Dos tipos de presupuesto usando este metodo son el presupuesto estatico y el presupuesto flexible.
PRESUPUESTO ESTATICO

Un presupuesto estatico muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un nivel de actividad solamente. Una vez que el presupuesto ha sido determinado, no es cambiado, aun y si la actividad cambia. El presupuesto estatico es usado en muchas compaias de servicio y en algunas funciones administrativas de las compaias de manufactura, como compras, ingenieria, y contabilidad. Por ejemplo, el gerente del departamento de ensamble de la compaia de manufactura Colt, Inc. preparo el presupuesto estatico para el ao siguiente, mostrado en la tabla siguiente:

Compaia de Manufactura Colt, Inc. Presupuesto: Departamento de Ensamble Para el Ao a Terminar en Julio 31, 2008 Mano de obra directa Electricidad Salario de supervisores Costo Total del Departamento $40,000 5,000 15,000 $60,000

Una desventaja de los presupuestos estaticos es que estos no se ajustan a los cambios en la actividad. Por ejemplo, asuma que el monto actual gastado por el departamento de ensamble de la compaia Colt, Inc. totalizaron $72,000, los cuales son $12,000 o 20% ($12,000 / $60,000) mas que lo que se habia presupuestado. Son estas buenas o malas noticias?? A primera vista usted puede pensar que esto es un mal resultado, pero esta conclusion puede no ser valida, ya que el presupuesto estatico puede ser dificil de interpretar. Para ilustrar, asuma que el gerente de ensamble construyo su presupuesto basandose en el ensamble de 8,000 unidades durante el ao. Sin embargo, 10,000 unidades fueron actualmente producidas, lo que representa un 25% (2,000 / 8,000) mas de lo esperado. Entonces, deben ser los $12,000 gastados de mas considerados una mala noticia?? Tal vez no, ya que el departmento de ensamble proporciono 25% mas de produccion con solo 20% mas de costo.
PRESUPUESTO FLEXIBLE

A diferencia de los presupuestos estaticos, los presupuestos flexibles muestran los resultados esperados de un centro de responsabilidad para varios niveles de actividad. Usted puede pensar en un puresupuesto flexible como una serie de presupuestos estaticos para diferentes niveles de actividad. Dichos presupuestos son especialmente utiles en estimar y controlar costos de fabrica y gastos de operacion. La siguiente tabla muestra el presupuesto flexible para el gasto de manufactura anual en el departamento de ensamble de la compaia de manufactura Col, Inc. Compaia de Manufactura Colt, Inc. Presupuesto: Departamento de Ensamble Para el Ao a Terminar en Julio 31, 2008 Unidades de produccion Costo variable: Mano de obra directa ($5 por unidad) Electricidad ($0.50 por unidad) Costo variable total Costo fijo: $40,000 $45,000 $50,000 4,000 4,500 5,000 8,000 9,000 10,000

$44,000 $49,500 $55,000

Electricidad Salarios de supervisores Costo fijo total Costo total del departamento

$1,000 $1,000 $1,000 15,000 15,000 15,000 $16,000 $16,000 $16,000 $60,000 $65,500 $71,000

Cuando se construye un presupuesto flexible, primero tenemos que identificar el nivel relevante de actividad. En el ejemplo anterior hay 8,000, 9,000, y 10,000 unidades de produccion. Bases alternativas de actividad, como las horas maquina u horas de mano de obra directa, pueden tambien ser usadas en la medicion del volumen de actividad. Segundo, identificamos los componentes del costo fijo y variable de los costos que estan siendo presupuestandos. Por ejemplo, en la tabla, el costo de electricidad es separado en su costo fijo ($1,000 por mes) y costo variable ($0.50 po unidad). Para finalizar, preparamos el presupuesto de cada nivel de actividad multiplicando el costo variable unitario por el nivel de actividad y despues se le agrega el costo fijo mensual. Con un presupuesto flexible, el gerente del departamento puede ser evaluado por comparar sus gastos actuales con el monto presupuestado para su actual actividad. Por ejemplo, si el departamento de ensamble de la compaia Colt, Inc. gasto actualmente $72,000 para producir 10,000 unidades, se considera que el gerente estuvo por arriba de su presupuesto por $1,000 ($72,000 - $71,000). Bajo el presupuesto estatico en la primer tabla, el departamento estaba arriba del presupuesto por $12,000. Como conclusion tenemos que el presupuesto flexible para el departamento de ensamble es mas eacto que el presupuesto estatico porque presupuesto montos ajustados para cambios en la actividad. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------ESTO NO ES NECESARIO Los presupuestos de hojas de balance son usados por los gerentes para planear los objetivos de financiamiento, inversiones y flujo de efectivo para la empresa. Los presupuestos de hoja de balance de la empresa Accesorios Vista, S.A. que son presentados a continuacion son el presupuesto de efectivo y el presupuesto de gastos de capital.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO
El presupuesto de efectivo es uno de los elementos mas importantes en la hoja de balance presupuestada. El presupuesto de efectivo presenta los recibos de dinero esperados y los pagos o desembolsos de efectivo para un periodo de tiempo. Informacion de los diferentes presupuestos operativos tales como el presupuesto de ventas, el presupuesto de compras de materiales directos, y el presupuesto de gastos de venta y administrativos afectan el presupuesto de efectivo. El presupuesto de gastos por capital, las politicas de dividendos, los planes de capital social y el financiamiento por deuda a largo plazo tambien afectan el presupuesto de efectivo. A continuacion se presenta el presupuesto de efectivo de Enero, Febrero y Marzo del ao 2008 para la empresa Accesorios Vista, S.A. Para empezar se determina la porcion de los recibos y los desembolsos de efectivo estimados:

Recibos de efectivo estimados Los recibos de efectivo estimados son adiciones planeadas al efectivo por ventas u otras fuentes, tales como emision de valores o intereses cobrados. Un programa de soporte puede ser usado para determinar los recibos de efectivo por ventas. Para ilustrar lo anterior, asuma la siguiente informacion para Accesorios Vista, Inc.: Cuentas por cobrar al 1/Ene/2008 ........................ $370,000 Enero Febrero Marzo Ventas presupuestadas $1,080,000 $1,240,000 $970,000 La empresa Accesorios Vista, S.A. espera vender 10% de su mercancia por efectivo. Del otro 90% de las ventas a cuenta, un 60% se espera que sea cobrado en el mes de la venta y el resto en el siguiente mes. Usando esta informacion se podra preparar el programa de recibos de efectivo por ventas, que se muestra en la siguiente tabla. Los recibos de efectivo por ventas pendientes de cobrar son determinados sumando los montos recibidos de las ventas a credito ganadas en el periodo actual (60%) mas los montos provisionados por ventas en el periodo anterior como cuentas por cobrar (40%).

Accesorios Vista, S.A. Programa de Recibos de Efectivo por Ventas Para Tres Meses, Terminando en Marzo 31, 2008
Enero Recibos por ventas en efectivo: Ventas en efectivo (10% X Ventas actuales del mes -Nota A) Recibos por ventas pendientes de cobrar: Cobros por ventas de meses anteriores (40% de ventas a $370,000 $388,800 $446,400 credito de meses anteriores -- Nota B) Cobros por ventas del mes actual (60% de 583,200 ventas a credito del mes actual -- Nota C) 669,600 523,800 $108,000 $124,000 $97,000 Febrero Marzo

Total de recibos de $953,200 $1,058,400 $970,200 efectivo por ventas a

cuenta NOTA A: $108,000 = $1,080,000 X 10% $124,000 = $1,240,000 X 10% $97,000 = $970,000 X 10% NOTA B: $370,000, Balance de Cuentas por Cobrar al 1/Ene/2008 $388,800 = $1,080,000 X 90% X 40% $446,400 = $1,240,000 X 90% X 40% NOTA C: $583,200 = $1,080,000 X 90% X 60% $669,600 = $1,240,000 X 90% X 60% $523,800 = $970,000 X 90% X 60% Pagos o desembolsos en efectivo estimados Los pagos en efectivo estimados son reducciones en efectivo planeadas por los costos de manufactura, gastos de venta y administrativos, adquisiciones de capital, u otras fuentes, tales como la compra de valores o el pago de intereses o dividendos. Un programa de soporte puede ser usado en la estimacion de los pagos en efectivo por costos de manufactura. Asuma la siguiente informacion de la empresa Accesorios Vista, S.A. Cuentas por pagar al 1/Ene/2008 ........................ $190,000 Enero Febrero Marzo Costos de Manufactura $840,000 $780,000 $812,000 El gasto por depreciacion de maquinaria es estimado en $24,000 por mes y esta incluido en los costos de manufactura. Las cuentas por pagar se generaron por costos de manufactura. Accesorios Vista, S.A. espera pagar el 75% de los costos de manufactura en el mismo mes en que se han incurrido y el balance el siguiente mes. Usando esta informacion se puede preparar el programa de pagos por costos de manufactura, que se muestra en la siguiente tabla:

Accesorios Vista, S.A. Programa de Pagos por Costos de Manufactura Para Tres Meses, Terminando en Marzo 31, 2008
Enero Pagos por costos de manufactura del mes anterior: 25% X Costos de manufactura del mes $190,000 $204,000 $189,000 Febrero Marzo

anterior (menos depreciacion) -- Nota A) Pagos por costos de manufactura del mes actual: 75% X Costos de manufactura del mes actual (menos depreciacion) -- Nota B) Total de pagos en efectivo

612,000 567,000 591,000

$802,000 $771,000 $780,000

NOTA A: $190,000, Balance de Cuentas por Pagar al 1/Ene/2008 $204,000 = ($840,000 - $24,000) X 25% $189,000 = ($780,000 - $24,000) X 25% NOTA B: $612,000 = ($840,000 - $24,000) X 75% $567,000 = ($780,000 - $24,000) X 75% $591,000 = ($812,000 - $24,000) X 75% Completando el presupuesto de efectivo Para completar el presupuesto de efectivo de Accesorios Vista, S.A, asuma que la empresa espera lo siguiente: Balance de Efectivo al 1/Enero $280,000 Impuestos pagados cada 3 meses (31/Marzo) $150,000 Gasto por intereses pagado c/3meses (10/Enero) $22,500 Ingresos por intereses recibidos c/3 meses (21/Marzo) $24,500 Equipo de corte comprado en Febrero $274,000 Agregado a lo anterior, los gastos mensuales de venta y administracion, los cuales son pagados en el mes en que se incurrieron, son estimados de la siguiente forma: Enero Febrero Marzo Gastos de Administracion y Ventas $160,000 $165,000 $145,000 Podemos comparar el balance de efectivo estimado al final del periodo con el balance minimo requerido por las operaciones de la empresa. Asumiendo que el balance minimo de efectivo para la empresa Accesorios Vista, S.A es de $340,000, podemos determinar cualquier exceso o deficiencia. El balance de efectivo minimo proteje contra variaciones en estimados y contra emergencias por flujo de efectivo. Para un manejo efectivo, gran parte del balance de efectivo minimo debe ser depositado en valores que generen ingresos, y que puedan ser

convertidos en efectivo facil y rapidamente. Bonos y notas de credito son ejemplos de dichos valoes. En la siguiente tabla se presenta el presupuesto de efectivo para la empresa Accesorios Vista, S.A.:

Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Efectivo Para Tres Meses, Terminando en Marzo 31, 2008
Enero Recibos de efectivo estimados: Efectivo por ventas Cobro de cuentas por cobrar Ingresos por intereses $108,000 953,200 $124,000 1,058,400 $97,000 970,200 24,500 Febrero Marzo

Total de recibos $1,061,200 $1,182,400 $1,091,700 en efectivo Pagos en efectivo estimados: Costos de manufactura Gastos de venta y administrativos Adiciones de capital Gasto por intereses Impuestos Total de pagos en efectivo Incremento (decremento) en efectivo Balance inicial de efectivo Balance final de 22,500 150,000 $984,500 $1,210,000 $1,075,000 $76,700 280,000 $356,700 ($27,600) 356,700 $329,100 $16,700 329,100 $345,800 802,000 160,000 771,000 165,000 274,000 780,000 145,000

efectivo Balance minimo de efectivo Exceso (deficiencia) 340,000 $16,700 340,000 ($10,900) 340,000 $5,800

PRESUPUESTO DE GASTOS DE CAPITAL

El presupuesto de gastos de capital incluye los planes de adquisiciones de activos fijos. Estos gastos son necesarios cuando los activos fijos terminan de usarse, se vuelven obsoletos, o por otras razones necesitan ser reemplazados. Ademas de lo anterior, la expansion de las instalaciones pueden ser necesarias para satisfacer la demanda creciente del producto de alguna empresa. La vida util de muchos activos fijos se extiende en largos periodos de tiempo. Ademas, el monto de los gastos por tales activos puede variar ao con ao. Es normal proyectar los planes para un numero de periodos en el futuro en la preparacion del presupuesto de gastos de capital. La siguiente tabla muestra un presupuesto de capital por cinco aos para la empresa Accesorios Vista, S.A.

Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Gastos de Capital Para Cinco Aos, Terminando en Diciembre 31, 2008
Articulo 2000 2001 2002 2003 2004 Maquinaria Departamento $400,000 de corte

$280,000 $360,000

Maquinaria Departamento 274,000 $260,000 $560,000 200,000 de coser Equipo de oficina Total 90,000 60,000

$674,000 $350,000 $560,000 $480,000 $420,000

El presupuesto de gastos de capital debe ser considerado en la preparacion de otros presupuestos operativos. Por ejemplo, la depreciacion estimada de equipo nuevo afecta el presupuesto de overhead de la fabrica y el presupuesto de gastos administrativos y de venta. Los planes de financiamiento de gastos de capital pueden tambien afectar el presupuesto de efectivo.

HOJA DE BALANCE PRESUPUESTADA

La hoja de balance presupuestada estima la condicion financiera al final del periodo presupuestado. La hoja de balance presupuestada asume que que todos los presupuestos

operativos y planes de financiamiento son logrados. Es similar a una hoja de balance basada en informacion actual en las cuentas. Por esta razon, no se ejemplificara una hoja de balance presupuestada para la empresa Accesorios Vista, S.A. Si la hoja de balance presupuestada indica una debilidad en la posicion financiera, puede ser necesario revisar los planes financieros y otros planes de la empresa. Por ejemplo, un monto muy alto de deuda a largo plazoen relacion al capital de los accionistas puede requerir la revision de los planes de financiamiento para gastos de capital. Dichas revisiones pueden incluir la emision de capital social en lugar de la adquisicion de deuda.