COMUNICARE {iN AFACERI CAPITOLUL 4 COMUNICAREA SCRISA IN AFACERI 4.1. Caracteristicile comunicarii scrise in afaceri Comunicarea scrisi ocup’ un loc important in viafa moderna: in afaceri, in politica, in administraie, mass-media, educatie, cercetare stiintifica ete. In activitatea de afaceri, comunicarea scrisi ocupa un loc semnificativ. Pentru a-si atinge scopul propus, scrierile de afaceri trebuie si indeplineascé cateva caracteristici mai relevante: - sii aibé un caracter pragmatic, - si aiba un caracter obiectiv; - si asigure accesibilitatea lor. Caracterul_pragmatic al unei scrieri de afaceri este dat de faptul ci aceste inscrisuri se intocmese in legatura cu indeplinirea unor sarcini de munca. Scrierea documentelor are rolul de a asigura informatiile necesare ludrii deciziei, a executarii si controlului operatiunilor, Comunicarea scrisé contribuie la indeplinirea tuturor functiilor manageriale (de conducere) - planificare si previziune — rapoarte despre mediul exten; - organizarea — rapoarte privind stabilirea structurii organizatiei, restructurare; - coordonarea ~ rapoarte despre coordonarea activitatii; ~ conducerea — rapoarte despre strategiile firme; - controlul — rapoarte legate de activitatea intreprinderii. Caracterul obiectiv al scrierii de afaceri. Obiectivitatea comunicarii scrise poate fi asiguratit prin abordarea sistematicd, deschisi si sincera a principalelor activititi ale scrierii de afaceri, de la colectarea faptelor pana la transmiterea informatiilor. Accesibilitatea_scrierii_de_afaceri, Autorul unor documente de afaceri nu trebuie sa fie un maestru in arta scrierii. ceea ce conteazi mai mult este ca mesajele si fie clare si accesibile pentru destinatar. Accesibilitatea este dati de modul in care autorul planificd, codified si transmite mesajele esentiale avand la bazi doud elemente: modul in care gandeste si modul in care structureaza textul. Din punctul de vedere al celui care transmite mesajul scris, ideile ce se dorese transmise trebuie exprimate cu claritate, concise si corecte pentru ca ideea si devina clara si in mintea celorlalti Structurarea trebuie si se bazeze pe organizarea sistematica si logica a informatiilor, respectand anumite modele uzitate de organizatia in care acest inscris este folosit. Lipsa abilititii de a scrie corect poate deveni un handicap pentru orice angajat afectand nu numai comunicarea, dar si propria sa imagine. O lucrare prost intoemit — inaccesibili — este asociata imediat cu deficiente in modul de a gandi si de practici de mune incorecta. Pe de alta parte, datorita legaturii intrinseci dintre gandire si scriereaceasta din urma devine un exercijiu care ne poate ajuta sa imbunatatim chiar modul nostru de a gandi. 4.2. Tipurile de comunicare scrisa in afaceri Formele comunic&rii scrise in organizatie sunt variate, depinzand in primul rand de tipul sarcinii de muned careia li se asociazi - pentru cele programate nevoia de informatii este in principiu mai mica decat in cazul sarcinilor neprogramate. O mare parte a documentelor scrise vizeazi transmiterea de informafii de rutin la intervale regulate de timp. Din aceasta cauz o parte a documentelor prin intermediul c&rora se realizeazi comunicarea sunt tipizate — pretiparite sub forma de formulare. Documentele distincte comunicarii externe sunt guvernate de principii si reguli ce rezulté in mod expres sau implicit din anumite acte normative, din uzane interne si intemationale. Indeplinirea sarcinilor de munca neprogramate reclama alte forme de comunicare serisé, al carei confinut nu este standard, asa cum sunt scrisoarea comerciala (cu exceptia scrisorii tip), brosura si nota interna sau raportul. Chiar dac& scrierea acestora nu se supune in general unor reguli stricte, oficializate de forma si confinut totusi acestea trebuie si se conformeze cerinjelor generale de profesionalism legate de conceperea si prezentarea acestor documente. A. Brosura Exista doua tipuri principale de brosuri ~ brosura destinata tuturor partenerilor intreprinderii; - brosura destinaté unor parteneri anume, deci special elaborata pentru fiecare din partenerii vizati 1. Brosura generala Brosura general are ca obiect prezentarea intreprinderii, confinand informatii despre obiectivele acesteia, mijloacele ei, realizirile, politica sa sau punctarea anumitor aspecte sau probleme. Obiectivele brosurii generale sunt: ~ sii fie citita; - si prezinte intreprinderea si activitatile ei in maniera completa; - sii exprime imaginea intreprinderii; ~ si fie memorati. Este clar c& o brosura foarte completa, chiar daci este redactat si ilustrata perfect, va fi rar citita, cu exceptia celor interesafi personal sau din punet de vedere profesional. ‘Timpul acordat lecturii acestui tip de brosura este foarte redus; de aceea aspectul vizual este fundamental. Fotografiile, prezentarile, mesajele continute de legende si tiflurile sunt cele care sunt de obicei refinute. 2. Brogurile destinate unor parteneri specific a. Brogura destinata celor din domeniul invétamdntului — poate fi destinata profesorilor sau elevilor/studentilor. Ea permite atragerea atentiei elevilor asupra intreprinderii, direct sau indirect; b. Brosura destinaté mediilor financiare — trebuie si reuseasca si acopere lipsa de informatii a mediilor financiare despre tot ceea ce inseamna informatie financiarapropriu-zisa. O brogura bine intocmité va permite stabilirea unei legaturi intre cifre gi tehnici, cercetari, produse sau oameni si completarea in acest fel a imaginii intreprinderii, atrégand atenjia asupra unui aspect particular al domeniului financiar: c. Brosura destinaté consumatorilor — brogurile publicitare sau tehnice de utilizare a unui produs nu fin de relafiile publice. In schimb, brosurile de informatii sunt publicate in fiecare an de marci sau de intreprinderi pentru consumator. Alte tipuri de brosuri sunt mult mai elaborate, neavand legatura cu produsul, ci cu intreprinderea; d. Brosura destinata personalului; ©. Brosura elaboraté in scopul recrutérii de personal; f. Brosura destinaté unor prescriptori Difuzarea brosurii este fundamentala, intrucat experienta demonstreaza ca, in lipsa unor strategii adecvate, o parte importanté a tirajului rise si rimana stocat& si apoi repede si devind perimata. B. Raportul Raportul este o forma de prezentare care se realizeaza de regula in cadrul unei organizatii si care are in vedere un anumit subiect ce trebuie cunoscut si de alte persoane pentru a-si indeplini in mod corespunzator sarcinile de munca. In functie de obiectivele urmarite de autor se pot distinge mai multe tipuri specifice de rapoarte. Acestea au ca principale obiective atat informarea tertilor cat si de comunicare in legaturé cu un anumit subject. Rapoartele de informare si de activitate inclind spre componenta ,,infirmare”, iar cele de justificare sau propunerile spre cea de convingere in timp ce rapoartele de analizi prezinti 0 combinare aproape echilibratit acelor doua aspecte. In practica comercial contemporani regisim mai multe tipuri de rapoarte: = scurt raport de informare sau document de mica dimensiune care prezinta interes pentru destinatar — legat de sarcinile sale de munedi; - raportul de justificare - prin care este justificaté 0 actiune, o schimbare de procedura, un eveniment pe baza unor argumente pertinente: - raportul de activitate — informeazi asupra stadiului indeplinirii unei anumite activitati sau asupra rezultatelor acesteia. Acesta trebuie s& puna in evidenta stadiile de realizare a activitafilor curente; = raportul de analiza — analizeaza si interpreteaza faptele relevante legate de o anumita situafie, eveniment sau proces, - propunerea — raportul propune o solufie la o problema existentd sau o cale de valorificare a unei oportunitati. Parfile formale de bazi ale raportului sunt - introducerea, - corpul raportului, - concluziile, - propunerile sau recomandatile daca este cazul Introducerea — pregiteste cititorul, mentionand pe de o parte termenii de referint&, iar pe de alti parte trecerea in revisti a problemelor ce vor fi abordate in ordinea in care sunt prezentate in corpul rapoartelor. Aceasta prima parte a raportului poarta de regula, chiar titlul ,,iniroducere” si la un raport de cateva pagini nu poate depasi mai mult de 3 — 4 fraze. Desi este plasata la inceput, cei mai multi autori prefera sa o serie (redacteze) dupa ce au incheiat intregul material, deoarece numai