Manual de Auditoria de Gestion-G-5

ELABORACIN DE MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
BSQUEDA DE INFORMACIN PARA LA CREACIN DE UN MANUAL DE AUDITORA DE GESTIN
Integrantes: Almeida Juan Almeida Mayra Bernal Andrs Caldern Carla Guamanzara Fernanda Perugachi Diego Coordinador Rosero William Profesor: Dr. Marco Quintanilla
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NDICE
I. 1. FASE 1 CONOCIMIENTO PRELIMINAR ....................................................................................... 9 VISITA DE OBSERVACION A LA ENTIDAD ................................................................................ 9 1.1. SEGN NIA 30 ............................................................................................................................ 9 1.1.1. Introduccin .................................................................................................................... 9 1.1.2. Obtencin del conocimiento ........................................................................................ 9 1.1.3. Uso del conocimiento .................................................................................................. 11 1.2. ENTREVISTA PRELIMINAR, PARA OBTENER LA INFORMACIN . .................................................... 12 1.2.1. Informacin acerca de los antecedentes de los clientes ...................................... 12 1.2.2. Comunicacin con los auditores anteriores ........................................................... 13 1.2.3. Visita a la planta Fsica y las oficinas ...................................................................... 14 1.2.4. Arreglos preliminares con los clientes ..................................................................... 15 1.3. PLANIFICACION. ................................................................................................................... 16 1.3.1 PLAN PREVIO DE AUDITORIA. .................................................................................. 16 1.3.2. INVESTIGACION DE NUEVOS CLIENTES: ............................................................... 17 1.3.3. RAZONES DEL CLIENTE PARA UNA AUDITORIA:................................................. 18 1.3.4. OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS: ................................................... 18 1.4 REVISIN ARCHIVOS Y PAPELES DE TRABAJO ............................................................ 18 1.4.1. ACTA CONSTITUTIVA:................................................................................................. 18 1.4.2 MINUTAS DE LAS JUNTAS: ........................................................................................ 18 1.4.3. CONTRATOS: ................................................................................................................ 19 1.4.4 PAPELES DE TRABAJO: ............................................................................................. 19 1.4.5 BASE PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA: .......................................... 19 1.4.6 REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE PRUEBAS: ...................................................................................................................................... 19 1.4.7. DATOS PARA DETERMINAR EL TIPO ADECUADO DE INFORME DE AUDITORIA: .................................................................................................................................... 20 1.4.8 BASE DE ANALISIS PARA SUPERVISORES Y SOCIOS: ...................................... 20 1.5 DETERMINAR INDICADORES ....................................................................................................... 29 1.5.1 Criterios .......................................................................................................................... 29 1.5.2 Medible: .......................................................................................................................... 30 Esto significa que la caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad. ................................................................................................. 30 1.5.3 Entendible:..................................................................................................................... 30 El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo usan. ......... 30 1.5.4 Controlable: ................................................................................................................... 30 El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin. ........................... 30 1.6. DEFINICION DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE AUDITORIA .................................... 30 1.7. EVALUACION DE ESTRUCTURA Y CONTROL INTERNO ............................................... 33 1.8. DETECCION DE FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS (MATRIZ FODA) .................................................................................................................................. 35 1.9. PRESENTACIN DEL PRESUPUESTO, COPIA DEL CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONFORMACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO. ............................................................................................ 35
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1.9.1. II. 2.
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Carta de la gerencia ratificando la contratacin de los servicios profesionales 38
FASE II PLANIFICACIN .............................................................................................................. 40 PLANIFICACIN ............................................................................................................................ 40 2.1. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 40 2.2. ACTIVIDADES ............................................................................................................................. 40 2.3. PRODUCTOS: ............................................................................................................................. 41 2.3.1. Flujo de Actividades..................................................................................................... 42 2.3.2. MEMORANDO DE PLANIFICACION ........................................................................... 43 2.3.3. PROGRAMAS DE TRABAJO....................................................................................... 48
III. 3.
FASE III EJECUCION ................................................................................................................ 50 EJECUCIN .................................................................................................................................... 50
3.1. RESULTADOS: ........................................................................................................................... 50 3.1.1. APLICACIN DE PAPELES DE TRABAJO ............................................................... 52 3.1.2. PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO........................................................... 56 3.2. ANLISIS DE LOS PROCESOS ..................................................................................................... 72 3.2.1. Descripcin de hallazgos ............................................................................................ 72 3.3. HERRAMIENTAS APLICABLES EN LA EJECUCION DE LA AUDITORA DE GESTIN. 72 3.3.1. Diagrama Causa-Efecto ............................................................................................... 73 3.3.2. Diagrama de Flujo......................................................................................................... 74 3.3.3. Tcnica de Tascoi ......................................................................................................... 74 3.3.4. Evaluar indicadores de gestin - CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI): ........ 75 IV. 4. FASE IV: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS ............................................................ 77 COMUNICACIN DE RESULTADOS .......................................................................................... 77 4.1. CARTA DE PRESENTACIN DEL INFORME ................................................................................... 77 4.2. PREPARACIN DEL INFORME ..................................................................................................... 77 4.3. EJEMPLO DE COMUNICACIN DE RESULTADOS ......................................................... 77 4.3.1. CARTA DE PRESENTACIN....................................................................................... 81 4.3.2. ESTRUCTURA DEL INFORME .................................................................................... 84 4.3.3. RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE ............................................... 91 4.3.4. La estructura y contenido del memorando de antecedentes ser el siguiente: 95 V. 5.7. FASE V SEGUIMIENTO........................................................................................................................ 97 PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES. .......................... 97
5.1. ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL SEGUIMIENTO......................................................... 97 5.2. DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y OPORTUNIDAD DEL SEGUIMIENTO DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS ................................................................................................................. 97 5.3. ELABORAR EL PLANEAMIENTO DEL OPERATIVO DE SEGUIMIENTO ........................ 97 5.4. EJECUCIN DE LA AUDITORA DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES. 101 5.4.1. CONTROL DE IMPLANTACIN DE LAS RECOMENDACIONES .......................... 101 5.4.2. VERIFICACIN ............................................................................................................ 101
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5.4.3. PRUEBA GLOBAL........................................................................................................ 101 5.4.4. CONFECCIN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y LAS RECOMENDACIONES......................................................................... 102 5.5. ESTRUCTURA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES ............ 102 5.6. CONTROL DE CALIDAD DEL INFORME FORMAS DE IMPRESIN Y ACCIONES PREVIAS A LA REMISIN DEL INFORME DEFINITIVO ............................................................... 104 5.7. GUA DE LA FASE DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES ....................... 104 5.7.1 OBJETIVOS.................................................................................................................. 104 5.7.2 ACTIVIDADES .............................................................................................................. 104 5.7.3 RESULTADOS DEL OPERATIVO ............................................................................. 105 VI. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................ 106
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El presente trabajo de investigacin consiste en la recoleccin de informacin para
la elaboracin del Manual de Auditora de Gestin; El cual contiene los procedimientos y tcnicas aplicables para una auditora de gestin en sus cinco fases para alcanzar la consecucin de los objetivos de una manera eficaz efectiva y econmica para la Institucin donde se aplique el presente manual elaborado. Permitiendo de esta manera a los usuarios tanto interno como externo conocer el comportamiento y utilizacin de cada uno de ellos, para evaluar y tomar decisiones con la finalidad de alcanzar el entendimiento en los temas planteados.
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A mi profesor y compaeros que diariamente estuvimos apoyndonos para recolectar la informacin necesaria para elaborar el manual, por la gran amistad que hemos demostrado. Y especialmente a ese ser sublime, Dios, por darnos la oportunidad de realizar el presente trabajo
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Primeramente a nuestro padre celestial por bendecirnos y dotarnos de sabidura diariamente lo cual nos ha permitido seguir escalando por el camino de la superacin. A nuestro profesor una persona de gran calidad humana y conocimiento quien con su experiencia nos ha ayudado al desarrollo del presente trabajo.
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Antes de comenzar a desarrollar esta auditora es muy importante mencionar algunos conceptos para tener un conocimiento ms profundo acerca de lo que representa efectuar una Auditoria de Gestin en una empresa de servicios, tema principal de este trabajo en grupo, para luego comenzar con la metodologa y procedimientos aplicando la normatividad que establece la Contralora General del Estado. En este examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organizacin o entidad pblica, que hemos escogido mediante la recopilacin de informacin a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilizacin de los recursos pblicos en forma econmica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurdicas involucradas en cada caso. Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economa estn indisolublemente asociados a esta clase de auditora. En las Auditorias de Gestin, a diferencia de las Auditorias Contables, no existen normas de aplicacin general, tales como las Normas de Auditoria vigentes para la revisin de los estados contables. Se hace necesario en consecuencia definir criterios de auditora de gestin, es decir normas razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes. Para pronunciarse, la ciudadana, necesita conocer y estar enterada de los resultados de la gestin de sus mandatarios, ya que las distintas opciones, la variedad de alternativas y las prioridades, implican decisiones que involucran atencin parcial o global de las necesidades empresariales .
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I.
FASE 1 CONOCIMIENTO PRELIMINAR
1. VISITA DE OBSERVACION A LA ENTIDAD 1.1. Segn NIA 30
1.1.1. Introduccin 1. El propsito de esta Norma Internacional de Auditoria (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre lo que significa un conocimiento del negocio, porque es importante para el auditor y los miembros del personal de una auditoria que desempean un trabajo, porque es relevante para todas las fases de una auditoria, y como obtiene y usa el auditor dicho conocimiento. 2. Al desempear una auditoria de estados financieros, el auditor debera tener u obtener un conocimiento del negocio suficiente para que sea posible al auditor identificar y comprender los eventos, transacciones y prcticas que, a juicio del auditor, puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros o en el examen o en el dictamen de auditora. Por ejemplo, dicho conocimiento es usado por el auditor al evaluar los riesgos inherentes y de control y al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora. 3. E nivel de conocimiento del auditor para un trabajo incluir un conocimiento general de la economa y la industria dentro de la que la entidad opera, y un conocimiento ms particular de cmo opera la entidad. El nivel de conocimiento requerido por el auditor ordinariamente seria, sin embargo, menor que el osado por la administracin. En el Apndice se expone una lista de asuntos a considerar en un trabajo especfico. 1.1.2. Obtencin del conocimiento 4. Antes de aceptar el trabajo, el auditor debera obtener el conocimiento preliminar de la industria y de los dueos, administracin y operaciones de la entidad que va a ser auditada, y considerara si puede obtenerse un nivel d conocimiento del negocio adecuado para desempear la auditoria. 5. Enseguida de la aceptacin del trabajo, se obtendra informacin adicional y ms detallada. Al grado que sea factible, el auditor obtendra el conocimiento requerido al principio del trabajo. Al avanzar la auditoria, esa informacin seria evaluada y actualizada y se obtendra ms informacin.
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6. Obtener el conocimiento requerido del negocio es proceso continuo y acumulativo de recoleccin y evaluacin de la informacin y de relacionar el conocimiento resultante con la evidencia de auditora e informacin en todas las etapas del a auditoria. Por ejemplo, aunque la informacin se rene en la etapa de plantacin, ordinariamente se afina y se aumenta en etapas posteriores de la auditoria al ir sabiendo ms los auditores y auxiliares sobre el negocio. 7. Para trabajos continuos, el auditor actualizara y revaluara la informacin reunida previamente, incluyendo informacin de los papeles de trabajo del ao anterior. El auditor tambin desempeara procedimientos diseados para identificar cambios importantes que hayan tenido lugar desde la ltima auditora. 8. El auditor puede obtener un conocimiento de la industria y de la entidad de un nmero de fuentes. Por ejemplo: Experiencia previa con la entidad y su industria. Discusin con personas de la entidad (por ejemplo, directores, y personal operativo seor). Discusin con personal de auditora interna y revisin de dictmenes de auditora interna. Discusin con otros auditores y con asesores legales o de otro tipo que hayan proporcionado servicios a la entidad o dentro de la industria. Discusin con personas enteradas fuera de la entidad (por ejemplo, economistas de la industria, reglamentado de la industria, clientes, abastecedores, competidores). Publicaciones relacionadas con la industria por ejemplo, estadsticas de gobierno, encuestas, textos, revistas de comercio, reportes preparados por bancos y corredores de valores, peridicos financieros). Legislacin y reglamentos que afecten en forma importante a la entidad. Visitas a los locales de la entidad y a instalaciones de sus plantas.
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Documentos producidos por la entidad (por ejemplo: minutas de juntas, material enviado a accionistas, o presentado a auditores reglamentados, literatura promocional, informes anuales y financieros de aos anteriores, presupuestos, informes anuales y financieros de aos anteriores, presupuestos, informes internos de la administracin, manuales de sistemas de contabilidad y control interno, catlogo de cuentas, descripciones de puestos, planes de mercadotecnia y de ventas). 1.1.3. Uso del conocimiento 9. Un conocimiento del negocio es un marco de referencia dentro del cual el auditor ejerce su juicio profesional. Comprender el negocio de usar esta informacin apropiadamente ayuda al auditor para: Evaluar riesgos e identificar problemas. Planear y desempear la auditoria en forma efectiva y eficiente. Evaluar evidencia de auditora. Proporcionar mejor servicio al cliente. 10. El auditor hace juicios sobre muchos asuntos a lo largo del curso de la auditoria en los que el conocimiento del negocio es importante. Por ejemplo: Evaluar el riesgo inherente y el riesgo de control. Considerar los riesgos del administracin al respecto. negocio y la respuesta de la
Desarrollar el plan global de auditora y el programa de auditora. Determinar un nivel de importancia relativa y evaluar si el nivel de importancia relativa que se escogi sigue siendo apropiado. Evaluar la evidencia de auditora para establecer si es apropiada y la validez de las aseveraciones relacionadas de los estados financieros. Evaluar las estimaciones contables y las representaciones d la administracin.
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Identificar reas donde pueden ser necesarias una consideracin y habilidades de auditora especiales. Identificar partes relacionadas. relacionadas y transacciones de partes
Reconocer informacin conflictiva (por ejemplo, representaciones contradictorias). Reconocer circunstancias inusuales ( por ejemplo, fraude e incumplimiento con leyes y reglamentos, relaciones inesperadas de datos estadsticos de operacin con los resultados financieros reportados). Hacer investigaciones informadas y evaluar la razonabilidad de las respuestas. Considerar lo apropiado de las poticas contables y de las revelaciones de los estados financieros. 11. El auditor debera asegurarse que los auxiliares asignados a un trabajo de auditora obtengan suficiente conocimiento del negocio para ser capaces de desarrollar el trabajo de auditora delegado a ellos. El auditor se asegurara tambin que comprenden la necesidad de estar alertas para informacin adicional y la necesidad de compartir esa informacin con el auditor y otros auxiliares. 12. Para hacer un uso efectivo del conocimiento del negocio, el auditor deber considerar como afecta a los estados financieros tomados como un todo y si las aseveraciones de los estados financieros son consistentes con el conocimiento del auditor del negocio. 1.2. Entrevista preliminar, para obtener la informacin.
1.2.1. Informacin acerca de los antecedentes de los clientes La ola reciente de litigios en que los auditores se ven involucrados ha dado un nuevo inters a la necesidad de que los contadores investiguen a los prospectos de auditora antes de hacerse cargo de esta. Los contadores debern investigar la historia del cliente en perspectiva, incluyendo temas tales como las lneas de productos, su clasificacin de crdito, la posicin de su capital de trabajo, y las identidades y reputacin de los accionistas principales, los directores, los funcionarios y los asesores legales. Muchos contadores prefieren evitar trabajos
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que impliquen un grado relativamente altos de riesgos, consecuencia de resultados operativos abultados o de fraude administrativo; otros pueden aceptar esos trabajos, pero reconoceran la necesidad de ampliar los procedimientos de auditora para compensar el nivel anormal de riesgo. Siempre es importante que los auditores descubran porque un nuevo cliente desea una auditoria, y que resultados especficos espera alcanzar. Los procedimientos de auditora no son los mismos para todos los tipos de trabajo; el trabajo de auditora que se haga depender en un alto grado de cualesquiera objetivos especiales, tales como: a) presentacin de declaraciones ante la SEC. b) la venta del negocio, o, c) el cambio en un convenio social. En algunos casos los auditores pueden descubrir que la compaa cliente tiene necesidad de servicios muy diferentes a los que tena en mente al contratar a los auditores independientes. Los auditores disponen de varias fuentes de informacin acerca de los clientes en prospecto. Las publicaciones comerciales, las de las dependencias gubernamentales, y las guas para auditoria de la industria del AICPA son tiles para tener una orientacin acerca de la industria del cliente. Los dictmenes de auditora previos, los informes anuales a los accionistas, las declaraciones ante la SEC, y la declaracin de impuestos de aos anteriores son fuentes excelentes de informacin sobre antecedentes financieros. Las plticas informales entre el auditor jefe y los funcionarios clave del cliente en prospecto pueden suministrar informacin acerca de la historia, el tamao, las operaciones, los registros contables y los controles internos de la empresa. 1.2.2. Comunicacin con los auditores anteriores Una fuente excelente de informacin acerca de un cliente en perspectiva a quien previamente le han practicado auditoria es el auditor anterior. El examen del auditor sucesor puede facilitarse grandemente si consulta con los auditores anteriores, y si revisa los papeles de trabajo del predecesor. La comunicacin con los auditores anteriores puede suministrar a los nuevos contadores la informacin en cuanto a los antecedentes del cliente, detalles acerca del sistema de su control interno, y evidencia en cuanto a los saldos de las cuentas al principio del ao que se audita. En ocasiones el cliente puede buscar el cambio de auditores por desacuerdo con los auditores anteriores sobre principios de contabilidad o procedimientos de auditora. Por esta razn, la Declaracin No 7 de Normas de Auditoria requiere a
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los auditores sucesores hacer ciertas investigaciones con los auditores predecesores antes de aceptar el trabajo. Estas investigaciones debieran incluir preguntas sobre desavenencias relativas a los principios de contabilidad con la gerencia, la integridad de la misma y otras cuestiones que ayudaran a los auditores sucesores a decidir si aceptan el trabajo. A los auditores se les prohbe, por razones de tica, revelar la informacin confidencial que reciban en el curso de una auditoria sin el consentimiento del cliente. Por ello los auditores sucesores debieran obtener el consentimiento del cliente en prospecto antes de hacer investigaciones acerca de los auditores anteriores. Debern adems pedir al cliente que autorice a los auditores anteriores a contestar plenamente. Si el cliente en prospecto esta renuente a autorizar la comunicacin con los auditores predecesores, los contadores sucesores debieran considerar las implicaciones de la situacin antes de decidir si aceptan el trabajo. 1.2.3. Visita a la planta Fsica y las oficinas Es til para conocer mejor la empresa del cliente y sus operaciones, por lo que representa una oportunidad-ad para observar las operaciones y conocer personal importante. Otro paso preliminar til para los auditores es el de arreglar un recorrido de inspeccin de la planta y las oficinas de un cliente en prospecto. Esta visita dar a los auditores una comprensin de la distribucin de la planta, el proceso d fabricacin, los productos principales y las salvaguardas fsicas que rodean a los inventarios. Durante el recorrido, los auditores debern estar alerta para detectar posibles problemas. La herrumbre en el equipo puede indicar que los activos de la planta han estado ociosos; el polvo excesivo en las materias primas o en las mercancas terminadas pueden sealar un problema de obsolescencia. El conocimiento de las instalaciones ayudara a los auditores a planear el nmero de auditores miembros del personal que se necesitara para participar en la observacin del inventario. La visita da a los auditores la oportunidad de observar directamente que tipos de documentacin interna se usan para registrar actividades tales como el recibo de materias primas, el traslado de materiales a la produccin, y el embarque de las mercancas terminadas a los clientes. Esta documentacin es esencial para el estudio y evaluacin del control interno por parte de los auditores. Al pasar por las oficinas los auditores conocern la localizacin de varios registros contables. Pueden tambin determinar cuntas subdivisiones de deberes son
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prcticamente necesarias en la organizacin del cliente mediante la observacin de los empleados de oficina. Adems en la visita dar una oportunidad para conocer al personal clave, cuyos nombres figuran en el cuadro de la organizacin. Los auditores registraran la informacin acerca de los antecedentes del cliente en un archivo permanente disponible para consulta en trabajos futuros. 1.2.4. Arreglos preliminares con los clientes El enfoque de los auditores a un trabajo no es el de los detectives que buscan evidencias de un fraude; es el de reunir pruebas positivas, constructivas, para probar lo razonable y lo valido de los estados financieros del cliente. Una conferencia con el cliente antes de empezar el trabajo es un paso til para evitar malos entendidos. La conferencia deber incluir la naturaleza, el propsito y los alcances de la auditoria, y cualesquiera cuestiones que concebiblemente puedan producir friccin. Puesto que los honorarios estn generalmente en la mente tanto del cliente como de los auditores, deber tratarse el asunto con toda franqueza, pero sin dar impresin de que el principal inters de los auditores esta en ganar altos honorarios. Como una base para una conferencia que valga la pena antes del trabajo, los auditores pueden hacer un estudio preliminar d los registros contables y los estados mensuales del cliente, determinando la existencia posible de cualesquiera problemas especiales. Generalmente el costo del estudio no es grande; normalmente este costo se incluye en el honorario total de la auditoria. Un entendimiento claro entre el cliente y los auditores, relativo al alcance del examen y la condicin de los registros contables en la fecha de iniciacin, es un paso esencial en la planeacin de una auditoria. De otro modo los auditores pueden llegar a iniciar un examen para encontrar solamente que las transacciones correspondientes al periodo que se va a examinar no estn todava completamente registradas. No es el trabajo de los auditores bosquejar los asientos de ajuste rutinarios o balancear los libros auxiliares con las cuentas de control. Hacer este tipo de trabajo para un cliente de auditora violara la definicin independencia de la SEC. Un nuevo cliente deber estar informado en cuanto al grado de investigacin de los saldos inciales de cuentas tales como las de la planta y el equipo y los inventarios. Para determinar lo adecuado del gasto por depreciacin durante el ao en curso, y los saldos correctos de las cuentas de planta y el equipo a la fecha del balance general, los auditores deben investigar la validez de las cuentas de propiedad al principio del periodo. Si los auditores no pueden tener una prueba
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satisfactoria en cuanto al inventario inicial, puede ser necesario negar una opinin del estado de resultados en la primera auditoria de un nuevo cliente. En algunos casos, la auditoria satisfactoria del negocio en aos anteriores por otras firmas de auditora de prestigio puede capacitar a los auditores para aceptar los saldos iniciales del ao en curso con un mnimo de trabajo de comprobacin; en otros casos, en los que no se haya hecho auditoria satisfactoria recientemente, ser necesario un anlisis extenso de las transacciones de los aos anteriores para establecer los saldos los saldos de las cuentas al principio del ao en curso. En estas ltimas situaciones debiera hacerse entender al cliente que el alcance y el costo de la auditoria inicial puede ser mayor que el trabajo ya realizado y que no requerir anlisis de las transacciones de aos anteriores. 1.3. PLANIFICACION.
La primera norma de auditora generalmente aceptada del trabajo de campo requiere de una planificacin adecuada. La auditoria se debe planificar de forma adecuada y los ayudantes, si es que se tienen se deben supervisar en forma correcta. Existen tres razones por las cuales el auditor planea adecuadamente sus compromisos : para permitir que el auditor obtenga las evidencias suficientes y competentes y suficientes para las circunstancias, ayudar a mantener los costos a un nivel razonable y evitar malos entendidos con el cliente. Hay 7 partes importantes de la planificacin de la auditoria: Plan previo Obtencin de antecedentes de el cliente Obtener informacin sobre las obligaciones legales del cliente Realizacin de procedimientos analticos preliminares Evaluacin de la importancia y el riesgo Conocimiento de la estructura del control interno Evaluacin del riesgo de control 1.3.1 PLAN PREVIO DE AUDITORIA. La mayor parte de la planificacin previa ocurre al principio de la auditoria con frecuencia en la oficina del cliente, en la medida de lo posible. Implica decidir si se acepta o contina haciendo la auditoria para el cliente, evaluar las razones del cliente para la auditoria, obtener una carta de compromiso y seleccin al personal de la auditoria. 1.3.1.1.
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Planes de auditoria
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La primera norma del trabajo en el terreno establece que: El trabajo debe planearse adecuadamente, y los ayudantes, si los hay, debern ser supervisados adecuadamente. El uso de una carta de compromiso no se limita a trabajos de auditora; la documentacin del entendimiento mutuo entre los contadores y el cliente es conveniente antes de prestar cualquier tipo de servicio profesional. Para realizar una auditora e conformidad con esta norma, el auditor que la tiene a su cargo debe desarrollar un plan de accin organizar, coordinar y programar las actividades del personal de auditora. Esta planeacin por anticipado se lleva generalmente a cabo por medio de la preparacin de planes de auditora, programas de auditora, y presupuestos del tiempo. Un plan de auditora es una perspectiva del compromiso. Aun cuando los planes de auditora difieren en cuanto a su forma y contenido entre estas firmas de contadura pblica, un plan tpico incluye detalles sobre lo siguiente: 1. Descripcin de la compaa cliente, su estructura, negocio y organizacin. 2. Objetivos de la auditoria. 3. Naturaleza y amplitud de los servicios, tales como la preparacin de declaraciones de impuestos que debe llenar el cliente. 4. Fecha y programacin del trabajo de auditora. 5. El trabajo que har el personal del cliente. 6. Requerimientos del personal durante el compromiso. 7. Fechas meta para terminar con los segmentos principales de compromiso, tales como el estudio y evaluacin del control interno, las declaraciones del impuesto, el dictamen de la auditoria, y las declaraciones ante la SEC, 8. Cualesquiera problemas especiales que tengan que resolverse en el transcurso del compromiso. 1.3.2. INVESTIGACION DE NUEVOS CLIENTES: Antes de aceptar a un nuevo cliente, la mayora de los despachos de contadores pblicos investigan la CIA para determinar Su aceptabilidad. Deber evaluarse la posicin del posible cliente en la comunidad empresarial, estabilidad financiera y las relaciones con los despachos de contadores pblicos anteriores. En el caso de los clientes que han sido auditados anteriormente por otro despacho de contadores pblicos el nuevo auditor debe comunicarse con el auditor anterior. El propsito de esto es ayudar al auditor sucesor si debe de aceptar o no el compromiso. Esto ayuda al sucesor a conocer si el cliente no tiene integridad o si ha habido problemas con principios de contabilidad, los procesos de auditora o los inventarios.
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La responsabilidad de iniciar la comunicacin es del auditor sucesor. Aun cuando un cliente posible haya sido auditado por otra firma de contadores pblicos, a menudo se hacen otras investigaciones. Las fuentes de informacin incluyen abogados locales, otros despachos de contadores, bancos y otras empresas. 1.3.2.1. CLIENTES CONTINUOS:
Los contadores pblicos evalan sus clientes existentes cada ao para determinar si existen razones para no continuar realizando una auditoria. En conflictos anteriores sobre como poder dar un alcance adecua-do a la auditoria, el tipo de opinin que se va a emitir o los honorarios son causas por las cueles el auditor suspende Su relacin con el cliente. Se determina si al cliente le falta integridad y por, lo tanto ya no debe de ser Su cliente. Si existe un litigio contra un despacho de contadores pblicos por parte del cliente o una demanda contra el mismo por parte del despacho de contadores pblicos, el despacho no puede hacer una auditoria. La investigacin de clientes nuevos y la reconsideracin de los existentes es parte esencial para decidir sobre el riesgo de una auditoria aceptable. 1.3.3. RAZONES DEL CLIENTE PARA UNA AUDITORIA: Los usos ms probables de los estados financieros pueden determinarse a partir de la experiencia previa con el cliente y de plticas con la direccin. A lo largo del trabajo el auditor obtiene informacin adicional del porque se quiere realizar una auditora y los probables usos de los estados financieros. 1.3.4. OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS: Las operaciones con partes relacionadas son importantes para los auditores porque manifestaran en los estados financieros si son importantes. Las normas internacionales de contabilidad, requieren la manifestacin de la naturaleza de la relacin que se tiene con una tercera parte, una descripcin de las operaciones, incluyendo montos en dlares y montos vencidos y con partes relacionadas. 1.4 REVISIN ARCHIVOS Y PAPELES DE TRABAJO 1.4.1. ACTA CONSTITUTIVA: El acta constitutiva es otorgada por el estado en el cual se constituye la compaa y es el documento legal necesario para reconocer a una empresa como entidad independiente. En ella se incluye el nombre exacto de la compaa, la fecha de Su constitucin, los tipos y montos social que emite la compaa y los tipos de Montos de capital social que emite la compaa y los tipos de actividades empresariales que puede realizar. 1.4.2 MINUTAS DE LAS JUNTAS:
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Son el registro oficial de las juntas del consejo directivo y accionistas. Estas incluyen resmenes de los te-mas ms importantes que se analizaron en estas juntas y las decisiones que tomaron los directores y accionistas. Las minutas incluyen 2 tipos de informacin pertinente: 1. Autorizaciones y debates del consejo directivo que afectan el riesgo inherente, como compensacin a funcionarios, nuevos contratos y convenios, adquisicin de propiedades, prstamos y pagos de dividendos. 2. La informacin incluida en las minutas que afecta la evaluacin que hace el auditor del riesgo inherente. 1.4.3. CONTRATOS: La mayora de los contratos son de sumo inters para las partes en la auditoria, y en la prctica reciben especial atencin durante las pruebas detalladas. 1.4.4 PAPELES DE TRABAJO: Los papeles de trabajo son los archivos que guarda el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria. El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un registro de la auditora realizada. No existe una forma estndar para los papeles de trabajo. No deber ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo. Ms bien los papeles de trabajo se disearan para satisfacer las preferencias del auditor relativas a conceptos tales como planeacin, ndices y formas de la cedula. 1.4.5 BASE PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA: Los papeles de trabajo incluyen informacin sobre planificacin diversa como puede ser informacin descriptiva sobre la estructura de control interno, un presupuesto de tiempo para cada una de las areas de la auditoria, un programa de auditora y los resultados de la auditoria del ao anterior. 1.4.6 REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE PRUEBAS: Los papeles de trabajo son el principal medio de documentacin en la realizacin de la auditoria. Si se presenta una necesidad el auditor debe ser capaz de demostrar a las dependencias regulatorias y a los tribunales que la auditoria estuvo bien planeada y adecuadamente supervisada, los datos fueron convenientes y oportunos y el informe de auditora fue adecuado considerando sus resultados.
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1.4.7. DATOS PARA DETERMINAR EL TIPO ADECUADO DE INFORME DE AUDITORIA: Los papeles de trabajo son una fuente importante de informacin que ayuda al auditor a decidir el informe adecuado de auditora que va a emitir en determinadas circunstancias. 1.4.8 BASE DE ANALISIS PARA SUPERVISORES Y SOCIOS: Son el principal marco de referencia que utiliza el personal de supervisin para evaluar si se reunieron datos suficientes y competentes para justificar el informe de la auditoria. 1.4.8.1 ARCHIVOS PERMANENTES:
Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presente auditoria. Son una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro en estos se incluye lo siguiente: 1. Resmenes o copias de documentos de la compaa que son de importancia contina como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisin y compra de bonos y los contratos. 2. Anlisis de aos anteriores de cuentas que tienen importancia continua para el auditor. 3. Informacin relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno de la compaa 4. Los resultados analticos de de auditorias de aos anteriores. 1.4.8.2 ARCHIVOS PRESENTES:
Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est aplicando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para el ao de la auditoria. Composicin: 1.4.8.2.1. PROGRAMA DE AUDITORIA:
Comnmente se conserva el programa de auditora en archivo separado a fin de mejorar la coordinacin en todas las partes de la auditoria. Informacin general:
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Incluyen memorandos de planificacin de auditora, resmenes o copias de las minutas de las juntas del c-consejo directivo, resmenes de contratos o convenios, notas sobre platicas con el cliente y comentarios o anlisis. Balanza de comprobacin de trabajo: Es la tcnica que utiliza el auditor para analizar los montos de las cuentas en la auditoria que le permite a el auditor ahorrar tiempo. Cada cuenta analizada es respaldada por una cedula secundaria. Cedulas de apoyo: Se clasifican en: Anlisis: tiene por objetivo mostrar la actividad de una cuenta del balance durante un periodo determinado. Pruebas de razonabilidad: Contiene informacin que permite a el auditor evaluar si hay un error considerando los resultados de la auditoria. Resumen de procedimientos: En esta se resumen los resultados de un procedimiento de auditora especfico realizado. Informacin: Este tipo de cedula contiene informacin en relacin a evidencias de auditoria Documentacin externa: Consiste en la documentacin externa que renen los auditores tales como contestaciones de confirmacin y copias de convenios. Propiedad de los papeles de trabajo: Los papeles de trabajo son de la propiedad exclusiva del auditor. La nica vez que otra persona, incluyendo al cliente tiene derechos legales para examinar los papeles de trabajo es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Se conserva en los despachos como fuente de consulta. Definicin Papeles de Trabajo Los papeles de trbalo, son el conjunto de documentos en que el auditor registra los datos e informes obtenidos durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripcin de las mismas. En un sentido amplio puede definirse como todos los documentos que fundamentan y respaldan su informe, recibidos de terceros ajenos a la entidad, de la propia entidad y elaborados por el auditor en el transcurso de su examen y hasta el momento de emitir su informe. Los papeles de trabajo tambin pueden definirse como el conjunto de cedulas y documentos en los cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenida, as como los resultados de las pruebas realizadas durante el curso de la auditoria, y que respaldan su informe.
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Caractersticas Los papeles de trabajo, deben reunir las siguientes caractersticas: a) Preparase en forma ntida, clara, concisa y precisa, para utilizara una ortografa correcta, lenguaje entendible, limitacin de abreviaturas, referencias lgicas, marcas y explicacin de las mismas. b) Se elaboraran con el mayor cuidado, de tal forma que se incluya en ellos los datos necesarios exigidos por el buen criterio del auditor. c) Deben ser previamente planeados, de tal forma que evidencien la labor efectuada por el auditor y sustenten los comentarios vertidos en el informe de auditora. d) Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, por lo que se adoptaran las medidas oportunas para garantizar su custodia y confiabilidad. Estructura General Los papeles de trabajo deben tener la siguiente estructura: a) ENCABEZAMIENTO: Que contendr la siguiente informacin mnima: El nombre de la entidad La identificacin del ejercicio o periodo de examen Una descripcin precisa del contenido del papel de trbalo Fecha de corte de operaciones Fechas de preparacin Los nombres y/o inciales de las personas responsables de su preparacin El auditor debe adquirir el hbito de encabezar un papel de trabajo con la informacin antes de referida, previa la ejecucin del anlisis que se trate. b) ANLISIS ESPECIFICO O CONTENIDO: Trata la siguiente informacin bsica. - Objeto de su preparacin - Naturaleza, momento y extensin de las pruebas - Hechos relevantes y materiales
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- Fuentes de informacin - Conclusiones alcanzadas La informacin contenida en los anlisis especficos no concluir copias extensas de los asientos que figuran en los registros contables, ni de las cifras que constan en los estados financieros o sus anexos. Antes de describir su contenido tendr en cuenta las indicaciones que se dan al respecto, en la Planeacin de papeles de trabajo. c) INDICES, MARCAS Y REFERENCIAS: Que contendrn las siguientes condiciones: - Cuando se empleen marcas y smbolos en lugar de descripciones, para indicar la ejecucin de una operacin de auditora, se deber escribirse su significado. - Todos los papeles de trabajo sern identificados a travs de un ndice, el mismo que servir para su ordenamiento. - Las referencias mostraran en forma objetiva, a travs de los papeles de trabajo, las conexiones correspondientes entre cedulas, anlisis, etc, y su correspondiente relacin con los estados financieros y el contenido del informe de auditora. Los papeles de trabajo recibidos de terceros o preparados por la entidad, no tendrn necesariamente esta estructura, sin embargo, en ellos se incluir las marcas, ndices y referencias que sean necesarias, as como la identificacin de su origen. Ejemplo: Documento preparado por la empresa y/o entidad. Documento preparado por el Banco. 1) ndices. Referencias y Marcas ndices: Son nmeros o letras asignadas a los papeles de trabajo realizados por el auditor para facilitar su archivo y ubicacin. Los ndices debern ser escritos con lpiz de color rojo e irn incluidos en el margen superior derecho de cada pagina, donde sean mas visibles. Los ndices en los papeles de trabajo se realizaran en el curso de la auditoria o al concluirse la misma. Existen diferentes alternativas para la inclusin de ndices
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Marcas: Las marcas del auditor, llamadas tambin claves de auditoria, son signos convencionales y distintivos que realiza el auditor para sealar el tipo de trabajo y las pruebas efectuadas, de tal manera que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido en los registros y documentos de la entidad bajo examen asi como en los papeles de trabajo. Adems permiten conocer los procedimientos de auditora que se aplicaron y cual no. Las marcas se escribirn con lpiz de color rojo. Utilizacin de las marcas de la auditoria Las marcas de la auditoria se clasifican en: Marcas con significado uniforme y a criterio del auditor. Marcas con significado uniforme Son aquellas cuyos smbolos identifican a ciertos procedimientos de auditora de manera uniforme, de tal forma que tienen el mismo significado, por lo tanto cualquier auditor que mira este tipo de marcas entiende la accin realizada Ejemplo: SIMBOLO S rastreada. SIGNIFICADO Documentacin sustentadora, transaccin Comprobacin de sumas Ligado, indagado Chequeo, comprobado Comparado Analizado Comparado Observado Conciliado Inspeccionado Rastreado Circularizado, confirmado Notas explicativas No autorizado
C N
Marcas con significado a Criterio del auditor
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Son aquellos que el auditor, crea en un momento determinado, pero se requiere que su significado sea explicitado por el auditor que lo creo. Ejemplo: SIMBOLO T N SIGNIFICADO Sumas comprobadas No Circularizado
Referencias: Las referencias indican en forma objetiva, las conexiones entre cedulas sumarias y analticas, etc., y su correspondiente relacin con el contenido del informe de auditora. Ejemplo: La Hoja de Trabajo Principal. tendr el ndice HP La sumaria Caja-Bancos, llevara el ndice B y en la referencia para la cuenta Bancos B1 La subsumaria o subcedula de bancos, llevara el ndice B1 y en las referencias para los bancos sern Banco Pichincha B1.1 y Banco Amazonas B1.2 La cedula analtica del Banco Pichincha llevara el ndice B1.1 la cual adems contiene un numero quebrado, para indicar el numero de hojas que contiene esta analtica. El numerado: es igual al nmero cronolgico de hojas utilizadas El denominador: corresponde al nmero total de hojas utilizadas En el presente ejemplo, la cedula analtica del Banco Pichincha est compuesta de tres hojas, por lo que su ndice es B1.1 a B1.1 1/3 3/3 Archivo de los Papeles de Trabajo a. Archivo permanente: Contiene informacin de inters y utilidad para ms de una auditoria o necesaria para auditorias subsiguientes. La mayor parte de este archivo se obtiene en la primera auditoria, en las prximas solamente se requiere ir actualizando. Ejemplo: 100 Instrucciones permanentes sobre auditorias o informes 01- 10 Programa de auditoria para el archivo permanente
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11 30 31 40 41 50 100 200 101 110 111 120 121 130 131 140 141 150 151 160 201 300 201 210 subsidiarias 211 220 221 230
Instrucciones sobre auditorias o informes Vista preliminar a la entidad papeles de auditoria de inters permanente Organizacin interna de la entidad Escritura de constitucin y estatutos Lista de mximas autoridades Lista de niveles directivos Lista de principales funcionarios Organizacin general de la entidad Actas de sesiones Actividades Comerciales e Industriales Relaciones comerciales con las empresas Contratos de mercaderas a consignacin Convenios de crdito
301 400 Organizacin Contable 301 310 Manual especifico de Contabilidad 311 320 Descripcin del departamento de contabilidad y su personal 321 330 Descripcin de procedimientos, mtodos y prcticas contables 331 340 Lista de firmas o iniciales de personas que autorizan Documentos o firmas cheques. 341 350 Procedimientos de control previo Flujogramas 351 360 Libros y registros utilizados 361 370 Plan de cuentas 401 500 401 410 financiera 411 420 resultados 421 430 efectivo 431 450 501 600 501 510 511 520 Historia Financiera Resumen por aos del estado de situacin Resumen por aos del estado de Resumen por aos del estado de flujo de Anlisis financieros Informacin Presupuestaria Presupuestos anuales Cedulas presupuestarias
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601 700 escrituras 601 610 611 620 621 630 631 640 fijos 641 650 651 660 661 670 701 800 701 710 711 720 721 730
Sntesis o copias de contratos o Contratos de trabajo Contratos de obra Contratos de compra-venta Contratos de arrendamiento de activos Escrituras de propiedades Hipotecas Escrituras de aumento de capital Asuntos varios Catlogos y listas de previos Listas de proveedores Flujos de operaciones
b. Archivo Corriente: Est compuesto por papeles de trabajo relacionados con la auditoria especifica de un periodo. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este archivo, varia de una auditoria a otra, aun tratndose de una misma entidad o empresa. A su vez este archivo se divide en: Papeles de trabajo de uso general Papeles de trabajo de uso especfico Papeles de trabajo de uso general: Estn constituidos por papeles de trabajo de la auditoria pero independientes de aquellos que se elaboran o reciben de terceros o envan en el anlisis de los rubros que se examinen. Ejemplo: A.1 A.1.1 A.1.2 interno A.2 A.2.1 A.2.2 A.2.3 A.2.4 A.3 A.3.1 A.3.2
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Visita Preliminar Informacin bsica de conocimiento de la entidad Resultado de la evaluacin preliminar de control
Planificacin del trabajo Memorando de la Planificacin Planificacin preliminar Planificacin especifica Informes de auditoras anteriores Notas Importantes Notas recordatorias Notas del auditor sobre asuntos pendientes
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A.4 A.4.1 A.4.2 A.5 A.5.1 A.5.2 A.5.3 A.5.4 accionistas A.6 A.6.1 A.6.2 A.6.3 A.7 A.7.1 A.7.2 A.7.3 A.8 entidad A.8.1 A.8.2 A.8.3 A.8.4 A.8.5 A.8.6 A.9 A.9.1 A.9.2 A.10 BZ analticas y otros
Revisin de Papeles de Trabajo Gua de la revisin de los papeles de trabajo Hojas de supervisin Contingencias y otras informaciones Carta de representacin Certificados de actas Correspondencia relacionada con el cliente Extractos de actas de directorios o Juntas de
Carta a Gerencia Carta A gerencia Borrador de carta a gerencia Cuestionarios de control interno Programacin presupuestaria Programas de trabajo Distribucin de trabajo Reportes de actividades Estados Financieros preparados por la Estado de situacin Financiera Estado de Prdidas y Ganancias Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de cambios en la Situacin Financiera Notas a los estados Financieros Anexos a los Estados Financieros Hojas principales de trabajo Estado de situacin Financiera Estado de Prdidas y Ganancias Hojas de ajuste y re clasificaciones Cedulas sumarias, Subsumarias, cedulas
Papeles de trabajo especficos de anlisis. Papeles de trabajo de uso especifico: El ndice de los papeles de trabajo especficos constaran de letras mayscula simples para las cedulas sumarias y letras seguidas de nmeros correlativos para las Subsumarias, cedulas analticas y otros papeles de trabajo relacionados con el anlisis de las cuentas examinadas.
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Ejemplo: B Caja Bancos C Inversiones D Documentos por cobrar y provisin para Cuentas Incobrables E Cuentas por Cobrar y Provisin para Cuentas Incobrables F Inventarios G Gastos y Pagos anticipados H Otros Activos Corrientes I Activos Fijos y Depreciacin Acumulada J Activos Intangibles K Cargos Diferidos L Otros Activos M Prestamos y Sobregiros Bancarios N Documentos por Pagar O Cuentas por Pagar P Impuesto a la Renta Q Gastos Acumulados R Otros pasivos a Corto Plazo S Obligaciones a Corto Plazo T Patrimonio U Ventas W Costo de Ventas X Gastos Operacionales Y Otros Ingresos Z Otros Gastos 1.5 Determinar indicadores Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. En otras palabras es un instrumento de medicin de las variables asociadas a las metas, los pueden ser cualitativos o cuantitativos. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios econmicos y rpidos de identificacin de problemas. El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeo del rea mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecucin de la meta fijada. 1.5.1 Criterios Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios:
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1.5.2 Medible: Esto significa que la caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad. 1.5.3 Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo usan. 1.5.4 Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin. 1.6. DEFINICION DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE AUDITORIA
Analizar la situacin actual por la que atraviesa la empresa, para determinar sus verdaderas capacidades y proyectar un camino de accin. Implementar programas contables computarizados que permitan obtener de manera oportuna cualquier tipo de informacin. Contratar un experto en esta rea para que de manera optima y oportuna permita conocer el estado de la empresa.
Efectuar un estudio minucioso de la oferta y demanda del mercado local que ayude a tomar decisiones enfocadas a la ampliacin de las nuevas sucursales. Realizar encuestas a clientes y en lugares de mayor concurrencia. Contar con el personal necesario para realizar de manera rpida y eficiente este trabajo.
Incrementar las ventas para mantener solvencia en la empresa. Realizar publicidad ya sea en radio, televisin, vallas publicitarias, etc., de manera que estas nos permitan ser ms conocidos. Implementar el servicio pre-venta y posventa para tener una mejor captacin de clientes y hacer que este se sienta satisfecho y siempre regrese.
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Ofrecer precios justos al cliente. Contactar canales de distribucin de mercadera directos los cuales permitan llegar a su destino con precios accesibles. Tomar como referencia el volumen de ventas, mas no de precio.
Mantener un integro control con el stock de mercaderas. Delegar responsabilidades al personal de bodega con respecto al ingreso y salida de la mercadera. Contar con los implementos necesarios y un programa especializado, el cual facilite y no permita fallos en el registro de mercadera.
Optimizar recursos. Implementar un sistema de reciclaje interno. Concienciar al personal sobre todo lo que puede causar desperdicio y cmo afectara a todos quienes integran la empresa.
Incorporar la tecnologa necesaria que permita facilitar el trabajo a los empleados. Determinar un porcentaje anual, para la compra de tecnologa y maquinaria, con el fin de realizar de forma rpida y eficiente el trabajo. Contar con proveedores que distribuyan tecnologa y maquinaria de calidad.
Encontrar la manera ms eficiente para entregar un mejor servicio. Capacitar habitualmente al personal sobre relaciones humanas, las maquinarias que utilizan etc., para de esta forma actuar de forma eficiente y mantener al cliente satisfecho. Adecuar el ambiente de la empresa, de manera que el cliente se sienta cmodo.
Realizar planes estratgicos para el mejor desempeo de la empresa. Contar con personal capacitado para esta rea. Realizar un anlisis FODA para determinar sus fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas. Crear un cronograma de actividades para la mejor organizacin del personal.
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Utilizar lineamientos adecuados sobre la labor que desempea cada empleado. Establecer el tiempo exacto para la ejecucin de cada tarea encomendada. Realizar diariamente un trabajo ptimo con el cual el cliente se sienta totalmente satisfecho. Controlar oportunamente el empleado. Crear un buzn de sugerencias para el cliente. Cumplir acertadamente con las metas propuestas. Otorgar bonos trimestrales tomando en cuenta el porcentaje de la meta cumplida. Concienciar al personal, dndole a conocer que el desarrollo de la empresa, ser para beneficio de todos quienes la conforman. Contar con personal de calidad que contribuya al crecimiento de la empresa. Instalar programas de contratacin para la seleccin del nuevo personal. Elaborar pruebas psicolgicas en las cuales se pueda medir su capacidad. Diversificar tanto nuestros productos como nuestro servicio para beneficio del cliente y de la empresa. Instruirnos por medio del Internet la actualidad en productos y servicios. Mantener una excelente comunicacin con el consumidor. Fortalecer el manejo del rea administrativa. Crear manuales administrativos por escrito, que permitan regular los procesos de la empresa. Contar con profesionales de excelencia para el manejo de esta rea. desempeo de las labores de cada
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1.7.
EVALUACION DE ESTRUCTURA Y CONTROL INTERNO
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
GERENTE GENERAL
ADMINISTRATIVO
COMERCIAL
FINANCIERO
-RECURSOS HUMANOS -CONTABILIDAD
-COMPRAS -VENTAS
-FINANZAS
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
GERENTE GENERAL
APROBACION DE BALANCES DETERMINA POLITICAS Y

OBJETIVOS
TOMA DE DECISIONES
ADMINISTRATIVO PLANIFICAR ACTIVIDADES ORGANIZAR SU CUMPLIMIENTO DIRIGIR SU EJECUCION
COMERCIAL
RELIZAR UNA BUENA

PROMOCION
FINANCIERO
REALIZAR UNA BUENA

COMERCIALIZACION OFERTA DEL PRODUCTO
CONTROLAR PRESUPUESTOS CONTROLAR LA LIQUIDEZ DE

LA EMPRESA
-RECURSOS HUMANOS -CONTABILIDAD
-COMPRAS -VENTAS
-FINANZAS
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ORGANIGRAMA DE POSICIN
1 GERENTE GENERAL 1 ASISTENTE 1 SECRETARIA
GERENTE GENERAL
1 JEFE DE RECURSOS HUMANOS 1 CONTADOR
ADMINISTRATIVO
1 JEFE DE COMPRAS 1 JEFE DE VENTAS
COMERCIAL
1 JEFE FINANCIERO
FINANCIERO
-RECURSOS HUMANOS 2 ASISTENTES 1 SECRETARIA -CONTABILIDAD 1 CONTADOR 3 AUXILIARES 1 SECRETARIA
1 ASISTENTE
-VENTAS 1 ASISTENTE
-COMPRAS
2 AUXILIARES 1 SECRETARIA
-FINANCIERO
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1.8. DETECCION DE FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS (MATRIZ FODA) F *Cultura y clima Organizacional. *rea de Marketing O *Tasa de inters activa *PIB *Crecimiento poblacional *Competencia *Diferenciacin *Liderazgo en precios *Poder de negociacin clientes *Poder de negociacin proveedores *Industria a la que pertenece A *Filosofa Empresarial Principios y valores, visin, misin, objetivos, estrategias, polticas. *rea Administrativa planificacin, organizacin, control, coordinacin , evaluacin *rea de Servicios preventa y postventa Factores econmicos generales y condiciones de la industria que afectan al negocio de la entidad. Caractersticas importantes de la entidad, su negocio, su desempeo financiero y sus requerimientos. 1.9. Presentacin del presupuesto, copia del contrato de servicios profesionales y conformacin del equipo de trabajo. *Inflacin *Aspectos polticos *Cultura *Aspectos Tecnolgicos , maquinaria *Aspectos Legales *Diversificacin
Presupuestos de tiempo para trabajos de auditoria Generalmente las firmas de contadura pblica cobran a los clientes sobre una base de tiempo, y por lo tanto deben llevarse registros detallados del tiempo empleado en cada trabajo de auditora, un presupuesto de tiempo para una
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auditoria se prepara estimando el tiempo el tiempo requerido para cada paso del programa de auditora en relacin con cada una de las categoras de auditores, y totalizando estas cantidades estimadas. Los presupuestos de tiempo son tiles para otras funciones, adems de suministrar una base para la estimacin de los honorarios. El presupuesto de tiempo es un recurso importante del auditor en jefe, quien lo usa para medir la eficiencia de los ayudantes de la auditoria y para determinar en cada etapa del compromiso si el trabajo est progresando en una proporcin satisfactoria. Siempre hay presin para terminar una auditoria dentro del tiempo estimado. Los ayudantes que requieren ms tiempo normal para una tarea no es probable que sean del agrado de los supervisores, o que logren ascensos rpidos. La habilidad para desempear un trabajo satisfactorio cuando se dispone de tiempo abundante no es un requisito suficiente, pues el tiempo nunca abunda en la contadura pblica. El desarrollo de los presupuestos de tiempo se facilita en el caso de trabajos repetidos, recurriendo a los registros detallados de tiempo del ao anterior. Algunas veces los presupuestos de tiempo no son posibles de cumplir porque los registros del cliente no se encuentran en situaciones satisfactorias, o por otras circunstancias especiales que se presentan. Aun cuando los tiempos estimados se excedan, no debe haber compromiso con los estndares cualitativos en la ejecucin del trabajo en el terreno. La reputacin profesional de la firma del contador, y su compromiso legal para con los clientes y los terceros no permiten ningn descuido u omisin de los procedimientos de auditora orientados a cumplir una predeterminada estimacin de tiempo. Informes a la gerencia Cuando se descubran deficiencias serias en el control interno, los auditores debern formular una carta de recomendacin para el cliente que contenga sugerencias para superar las ineficiencias. Esta carta a la gerencia no solamente proporciona al cliente ideas valiosas para mejorar el control interno, sino que tambin sirve para minimizar la responsabilidad de los auditores en caso de que posteriormente se descubra un desfalco o perdida seria. La carta a la gerencia deber entregarse tan pronto como sea posible despus de que los auditores terminen la evaluacin del control interno. Si la evaluacin del control interno se termina antes de la fecha del balance general, las recomendaciones de los auditores pueden implementarse con la rapidez suficiente para contribuir a la confiabilidad de los estados financieros por el ao que se audita.
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Honorarios Cuando un negocio contrata los servicios de contadores pblicos independientes, generalmente pedir una estimacin del costo de la auditoria al proporcionar esta estimacin despus de haber sido contratados, los contadores se ocuparan preferentemente del tiempo que probablemente se requerir para la auditoria. El tiempo del personal es la unidad base para evaluar los honorarios de la auditoria. Cada firma de contadores pblicos desarrolla un programa de cuotas por hora o por da para cada categora de personal de auditora, basado en los salarios directos y en aquellos costos totales como los impuestos y los seguros. A continuacin la cuota directa se aumenta con los costos indirectos y el elemento de utilidad. Adems de las cuotas bsicas por da o por hora, se cargan a los clientes los costos directos en que incurre la firma de contadores pblicos por concepto de viajes del personal, informes de proceso y otros desembolsos. As la estimacin de honorarios de una auditoria implica generalmente la aplicacin de las cuotas por da o por hora de la firma de contadores durante el tiempo requerido que se estima. Puesto que el nmero exacto de das no puede determinarse por anticipado, los auditores pueden simplemente dar clculo aproximado de los honorarios o pueden multiplicar las tarifas por el tiempo estimado, agregar una cantidad por problemas imprevistos y cotizar un grupo o margen de cantidades dentro de los que quedara el honorario total. Una vez que los auditores han dado una estimacin del honorario a un cliente, naturalmente siente cierto apremio por conservar los cargos dentro de los lmites. Adems de fijar los honorarios sobre la base de tarifas por da o por hora, muchas firmas atienden algunos clientes mediante contratos de iguala. Un honorario anual como iguala (a menudo pagada por cantidades iguales mensuales) se carga sin fijarse en la cantidad de servicios prestados en un mes determinado. Los tipos de servicios que abarcan estos contratos por iguala pueden incluir auditoria, preparacin de declaraciones del impuesto, planeacin del impuesto, estados mensuales y servicios de auditora administrativa. Uso del personal del cliente Otra cuestin que debe tratarse en la conferencia preliminar es lo que el personal del cliente puede hacer para preparar la auditoria. Como se menciono anteriormente el personal del cliente deber tener los registros contables al corriente para cuando llegan los auditores. Puede adems preparase muchos otros papeles de trabajo para los auditores por el personal del cliente, reduciendo
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as el costo de la auditoria, y liberando a los auditores del trabajo de rutina. Los auditores pueden fijar los encabezados de las columnas para estos papeles de trabajo, y dar instrucciones al personal del cliente en cuanto a la informacin que habr que reunir. Estos papeles de trabajo debern llevar membrete preparado por el Cliente o P.P.C.-, y tambin las inciales del auditor que revisa el trabajo ejecutado por el personal del cliente. Nunca debern aceptarse los papeles de trabajo preparados por el cliente tal como este las formulas; tales papeles deben revisarse y comprobarse por los auditores, a fin de que la firma de contadores mantenga su situacin de independencia. Entre las tareas que pueden asignarse a los empleados del cliente esta la preparacin de la balanza de comprobacin del mayor general, la preparacin de una balanza de comprobacin de cuentas por cobrar por antigedad de los saldos, un anlisis de las cuentas por cobrar canceladas, una lista de aumentos a la propiedad, los retiros durante el ao, y un anlisis de las diversas cuentas de ingresos y gastos. 1.9.1. Carta de la gerencia ratificando la contratacin de los servicios profesionales Cartas de compromiso Este entendimiento preliminar con el cliente deber registrarse en una carta compromiso de los auditores, en la que quede aclarada la naturaleza del trabajo, cualesquiera limitaciones al alcance de la auditoria, el trabajo que llevara a cabo el personal del cliente, y la base para calcular el honorario del auditor. El comit de auditora de una junta de directores de una gran compaa, nombra generalmente los accionistas. Los arreglos para una auditoria de un negocio pequeo o de tamao medio se hacen a menudo con el propietario, un socio, o un ejecutivo, tales como el presidente, el tesorero, o el contralor. Comits de auditoria El AICPA y la SEC han recomendado que las empresas propiedad del pblico nombren comits compuestos por directores ajenos a la empresa (los que no son funcionarios o empleados) para designar a los auditores independientes. Estos comits de auditora debern tratar con los auditores el alcance del examen y solicitar recomendaciones para el control interno. Esta prctica da al pblico inversionista una mayor seguridad de que los estados financieros se han preparado objetivamente. Cuando se acepta la carta compromiso por el
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funcionario autorizado del cliente, aquella representa un contrato formal entre el auditor y el cliente. Las cartas compromiso no siguen una forma estndar.
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II.
FASE II PLANIFICACIN
2. PLANIFICACIN Considerando la estructura orgnica con la que cuenta la empresa, bsicamente distribuida en tres reas principales como son: Administrativa, Financiera y de Comercializacin se pone de manifiesto lo siguiente: 2.1. Objetivos
Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parmetros e indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los responsable, y las fecha de ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin de recursos necesarios tanto en nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. 2.2. Actividades
Las tareas tpicas en la fase de planificacin son las siguientes: 1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditora de gestin. 2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta evaluacin los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimacin de los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para
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concluir la auditora y presentar el informe, y despus de la evaluacin tendr informacin suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control. La evaluacin implica la calificacin de los riesgos de auditora que son: a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades); b)De Control (procedimientos de control y auditora que no prevenga o detecte); y c)De Deteccin (procedimientos de auditora no suficientes para descubrirlos). Los resultados obtenidos servirn para: a) Planificar la auditora de gestin; b) Preparar un informe sobre el control interno. 3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor ms experimentado del equipo o grupo de trabajo preparar un Memorando de Planificacin que contendr: 4. Elaboracin de programas detallados y flexibles, confeccionados especficamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 3 E (Economa, Eficiencia y Eficacia), por cada proyecto a actividad a examinarse. 2.3. Productos:
- Flujo de Actividades - Memorando de Planificacin - Programas de Auditora para cada componente (proyecto, programa o actividad)
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2.3.1.
Flujo de Actividades
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2.3.2. MEMORANDO DE PLANIFICACION Entidad: EMPRESA LLANTA SPORT Ca. Ltda. 1. ANTECEDENTES: El Gerente General de la Empresa Llanta Sport Ca. Ltda. Dedicada a la comercializacin de todo tipo de llantas para vehculos, al trmino del periodo contable decide realizar una Auditora de Gestin para evaluar la gestin empresarial y el Control Interno en dicho perodo.
2. OBJETIVOS: GENERAL Evaluar la gestin gerencial y empresarial, as como el Sistema de Control Interno de la empresa.
3. ALCANCE: Se realizar la revisin de los archivos papeles de trabajo, del ltimo ao del ejercicio econmico del ao 2009. 4. LIMITACIN DEL ALCANCE: El Gerente General ha manifestado el impedimento para revisar la cartera de clientes y los prstamos de la empresa.
5. POSIBLES REAS CRTICAS: El auditor ha detectado que las posibles reas crticas de esta empresa son: personal, clientes y cuentas por pagar.
6. BASE LEGAL: Para dicha auditora se tomar en cuenta las resoluciones emitidas por la Contralora General del Estado, La Ley de Compaas, estatutos, reglamentos y polticas de la empresa.
7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La estructura organizacional de la empresa sta conformada por la Junta General de Accionistas y se basa en unidades de mando y autoridad como el Gerente General que lleva a su cargo unidades dependientes como:
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Dpto. de Produccin, Comercializacin y Publicidad, a stas unidades le asisten secretara, archivo, administracin y finanzas. 8. FUNCIONARIOS PRINCIPALES: Los funcionarios principales que mantendrn relacin directa con el auditor sern: Gerente General, Gerente Financiero, Contador General, supervisores o coordinadores de rea.
9. METODOLOGA DE TRABAJO: El auditor en base a una planificacin ha determinado que trabajar utilizando tcnicas como la entrevista a los gerentes de rea, supervisores y al personal si fuese el caso; tambin se aplicar la observacin directa para verificar como se llevan a cabo ciertos procesos en la empresa. En la auditora revisar las cuentas de mayor trascendencia para la empresa como caja, bancos, clientes, inventarios. En cuanto a la Cuenta Bancos har revisiones aleatorias de las conciliaciones bancarias y constatacin de saldos con el banco. Lo que corresponde a inventarios es necesario estar presente en la toma fsica de los mismos para detectar posibles anomalas. Entre otras acciones que sea necesario de realizarlas en el transcurso de la auditora.
10. RECURSOS: Humanos: equipo conformado por 7 auditores. Tecnolgicos: computadores, fax, telefona celular, internet Financieros: $30,00 Materiales: papeles de trabajo y dems documentacin requerida.
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MEMORANDO DE PLANIFICACIN Entidad: EMPRESA LLANTA SPORT Ca. Ltda. Auditora de Gestin a: Perodo: 2010 Preparado por: (Jefe de Equipo) Fecha: 05//04/10 Revisado por: (Supervisor) Fecha: 20/04/10 1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA Informe Largo de Auditora, Memorando de Antecedentes y Sntesis del Informe: 2. FECHA DE INTERVENCION Fecha estimada - Orden de Trabajo - Inicio del trabajo en el campo - Finalizacin del trabajo en el campo - Discusin del borrador del informe con funcionarios - Presentacin del informe a la Direccin - Emisin del informe final de auditora 3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO (Nombres) - Coordinador - Supervisor - Jefe de Equipo - Auditor Operativo - Auditor Operativo: - Auditor Operativo: - Auditor Operativo: - Auditor Operativo: - Tcnico Informtico - Abogado (Jurdico) - Abogado (Contratacin Pblica) - Ingeniero o Arquitecto - Siclogo Educativo - Mdico - Trabajadora Social - Especialista Recursos Humanos 4. DIAS PRESUPUESTADOS - 60 Das laborables, distribuidos en las siguientes fases: - FASE I, Conocimiento Preliminar - FASE II, Planificacin - FASE III, Ejecucin - FASE IV, Comunicacin de Resultados - FASE V, Seguimiento 5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES 5.1 Materiales 5.2 Viticos y pasajes 6. ENFOQUE DE LA AUDITORIA 6.1 Informacin General de la Entidad
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- Misin - Visin - Objetivo - Actividades principales - Estructura orgnica - Financiamiento - Principales fuerzas y debilidades - Principales oportunidades y amenazas - Componentes escogidos para la fase de ejecucin 6.2 Enfoque a: (Auditora Gerencial-Operativa y de Resultados) (Auditora orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades) (Auditora orientada hacia la eficiencia y economa en el uso de recursos) (Auditora orientada hacia el grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios) 6.3 Objetivo: 6.3.1 Objetivo General 6.3.2 Objetivos Especficos por cada uno de los componentes NOTA: Precisar el objetivo general y los objetivos especficos de acuerdo a la realidad institucional y basndose en los propsitos y objetivos delineados en la metodologa 6.4 Alcance: (Identificacin de los componentes con su correspondiente perodo a examinarse) 6.5 Indicadores de Gestin: - Indicadores de rendimiento - Indicadores de productividad - Indicadores de cantidad - Indicadores de efectividad - Indicadores de eficiencia - Indicadores de impacto - Indicadores financieros NOTA: Aqu deber sealar si existen o no en la entidad auditada los indicadores mencionados, en caso de no existir, es necesario esboce los indicadores con sus lineamientos generales que espera proponer el equipo multidisciplinario a la institucin. 6.6 Resumen de los Resultados de la Evaluacin del Control Interno. NOTA: Sobre la estructura y por cada componente a examinarse, tanto de los auditores como obtenidos por cada uno de los especialistas.
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6.7 Calificacin de los Factores de Riesgo de Auditora NOTA: Por cada componente a examinarse. 6.8 Grado de Confianza Programado y Controles Claves de Efectividad y Eficiencia NOTA: Por cada componente a examinarse.
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6.9 TRABAJO A REALIZAR POR LOS AUDITORES EN LA FASE DE EJECUCION NOTA: Por cada componente a examinarse. 6.10 TRABAJO DE LOS OTROS PROFESIONALES A REALIZAR EN LA FASE DE EJECUCION NOTA: Por cada componente a examinar y por cada uno de los especialistas. 7. COLABORACION DE LA ENTIDAD AUDITADA: 7.1 Auditores Internos 7.2 Otros Profesionales 7.3 Otra colaboracin 8. OTROS ASPECTOS - Se anexa programas de trabajo y cuestionarios de control interno por cada componente (Preparados en forma conjunta por auditores y otros profesionales) - El archivo permanente fue creado y organizado en la presente auditora de gestin. - El presente plan de trabajo fue elaborado a base del conocimiento de la entidad y de la informacin obtenida en la Fase de Conocimiento Preliminar 9. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACION NOTA: Suscriben el Supervisor y Jefe de Equipo por parte de los Auditores y los Otros Profesionales que integran el equipo multidisciplinario, precisando fechas. FIRMAS DE APROBACION DE LA PLANIFICACION NOTA: Suscriben el Director y Subdirector de Auditora 1, precisando fechas .
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2.3.3. PROGRAMAS DE TRABAJO EMPRESA LLANTA SPORT Ca. Ltda.
OBJETIVO GENERAL: 1. Establecer el grado de confianza del sistema de Control Interno de la empresa. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Determinar si los procedimientos de la empresa se estn llevando a cabo en base a polticas, principios y marco legal vigente. 2. Examinar el manejo de sistemas administrativos de informacin dentro de la empresa. 3. Verificar que los recursos humanos, financieros, materiales y tecnolgicos sean aprovechados ptimamente.
PROCEDIMIENTOS: ACTIVIDADES 1. Entrevista directa con los respectivos Jefes de rea para conocer las funciones que realizan dentro de la organizacin. 2. Observacin de Campo para conocer los procesos que se llevan a cabo dentro de la misma. 3. Anlisis de reas crticas. 4. Aplicacin de pruebas de cumplimiento. 5. Preparacin de papeles de trabajo. 6. Hojas de resumen componentes. de hallazgos por TIEMPO H/H 1 hora RESPONSABLE Auditor Jefe de equipo
3 horas
2 horas 2 horas 3 horas 1 hora
7. Estructura del Informe borrador 8. Presentacin del informe a los directivos

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2 horas 1 hora
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9. Entrega de Comunicacin de Resultados 10. Seguimiento.
1 hora 3 hora
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III.
FASE III EJECUCION
3. EJECUCIN En sta fase es donde se ejecuta la auditoria propiamente dicha; es aqu donde se desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria, la misma que debe ser suficiente, competente y relevante; basada en criterios de auditoria y procedimientos definidos en cada programa con el fin de sustentar la opinin del auditor que se vera plasmada en el respectivo informe de auditoria. En el desarrollo de dicha fase es necesario realizar los siguientes procedimientos: 1. Aplicacin de programas detallados y especficos para cada componente significativo y seleccionado para examinarse, que comprenda la aplicacin de tcnicas de auditoria tradicionales como: inspeccin fsica, observacin, clculo, indagacin, anlisis, comparacin y confirmacin entre otras; es necesario tambin la utilizacin de estadsticas de operaciones como base para detectar tendencias, variaciones y dems contempladas para investigacin. Parmetros e indicadores de economa, eficiencia y eficacia, tanto reales como estndar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializados, entidades similares, organismos internacionales y otros. 2. Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante. 3. Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios. 4. Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones. En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor ms experimentado. 3.1. Resultados:
Papeles de trabajo Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.

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Considerando la estructura orgnica con la que cuenta la empresa, bsicamente distribuida en tres reas principales como son: Administrativa, Financiera y de Comercializacin se pone de manifiesto lo siguiente. El alcance de la auditoria esta dado en base a las tres reas de la organizacin, ya que se pretende evaluar el sistema de Control Interno con el que cuenta la organizacin en sus procesos. Sin embargo la auditora se fundamentar en unidades de trabajo como Recursos Humanos, Administracin de los Sistemas de Informacin, Administracin de Bienes, Comercializacin y Administracin de Archivo y Documentacin. Dicha auditora esta apoyada con las diferentes tcnicas aplicadas para el efecto como la observacin, entrevista, indagacin, anlisis y confirmacin detallados en los programas de auditora. As tambin se realizar los papeles de trabajo, los mismos que constituirn evidencia de trabajo, respecto de los procedimientos de auditoria aplicados, las pruebas de informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas durante la auditora. Se procede previo a la planificacin de auditora a realizar la ejecucin de los programas y planes establecidos en la misma.
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3.1.1. APLICACIN DE PAPELES DE TRABAJO PROGRAMA DE TRABAJO EMPRESA LLANTA SPORT Ca. Ltda. AREA: RECURSOS HUMANOS OBJETIVO GENERAL: 2. Determinar el grado de confianza del sistema de Control Interno en la administracin de Recursos Humanos. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 4. Verificar el cumplimiento de polticas, principios y procedimientos. 5. Determinar el nivel de responsabilidad en las funciones de la empresa. PROCEDIMIENTOS: ACTIVIDADES 1. Entrevista directa con el jefe de RRHH 2. Aplicacin de cuestionario para conocer las funciones que realiza el personal de la empresa. 3. Observacin para conocer como se llevan a cabo los procedimientos. 4. Anlisis de la documentacin respectiva como manuales, polticas, y otros. 5. Anlisis de reas crticas 6. Preparacin de Papeles de Trabajo TIEMPO H/H 1h 45m 2h 1h RESPONSABLE Gerente de Auditoria Jefe de Equipo Auditor encargado Auditor Junior Auditor encargado Auditor encargado
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OBSERVACIONES
Revisin de Manual Orgnico Funcional y de Procedimientos.
5h 2h
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7. Deteccin de hallazgos 8. Preparacin del Informe- Borrador.
3h 1h
Jefe de Equipo Auditor encargado
Basado en tcnicas de auditoria.
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PROGRAMA DE TRABAJO EMPRESA LLANTA SPORT Ca. Ltda. AREA: SISTEMAS DE INFORMACION OBJETIVO GENERAL: 1. Determinar el grado de confianza del sistema de Control Interno en la administracin de Sistemas de Informacin. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Verificar el manejo de la informacin de la empresa. 2. Determinar el funcionamiento de los sistemas operativos de la empresa. PROCEDIMIENTOS: ACTIVIDADES 1. Entrevista directa con el jefe de Sistemas 2. Aplicacin de cuestionario para conocer el proceso de administracin de la informacin. 3. Observacin para conocer sistemas informticos con los que cuenta la empresa para el procesamiento de datos. 4. Anlisis de la documentacin respectiva como manuales, polticas, y otros. 5. Anlisis de reas crticas TIEMPO H/H 1h 45m 2h 1h 5h RESPONSABLE Gerente de Auditoria Jefe de Equipo Auditor encargado Auditor Junior Auditor encargado Auditor encargado OBSERVACIONES
Revisin de Manual de Procedimientos de TIC
6. Preparacin de Papeles de Trabajo
2h
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7. Deteccin de hallazgos 8. Preparacin del Informe- Borrador.
3h 1h
Jefe de Equipo Auditor encargado
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3.1.2.
PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO
Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante, existen ciertas categoras generales de las cuales se podra agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo, como lo son: Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar. Son preguntas orientadas a conocer lo relativo al desarrollo de las actividades de la unidad y adicionalmente, conocer acerca del control del rea. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento. Cuestionarios con evaluacin de controles. Asientos de ajustes y de reclasificaciones. Planillas, hojas de anlisis y otros papeles de soporte. Extractos de actas y otros papeles narrativos. Certificaciones y confirmaciones. Escrituras de constitucin y reformas. Borradores del dictamen de los Estados Financieros y de las notas. EVALUACION ESPECFICA DE CONTROL INTERNO EMPRESA: LLANTA SPORT S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTIN COMPONENTE: RECURSOS HUMANOS ORGANIZACIN DE LA UNIDAD Se pretende hacer un anlisis de metas y objetivos, estructura organizativa, polticas, programas y procedimientos establecidos en materia de administracin de recursos humanos. PREGUNTAS SI NO N.A OBSERVACIONES 1. La empresa cuenta con manuales para la Administracin de RRHH? 2. El Reglamento Orgnico- Funcional vigente, define claramente la estructura organizativa de la unidad? Describa en hojas adicionales: Cul es la estructura organizativa de la Unidad de Recursos Humanos? Cul es la misin, objetivos y estrategias de la unidad?
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Est acorde con el Reglamento Orgnico-Funcional? Responde a la realidad? Solicite un Organigrama estructural y de posicin. Describa en hojas adicionales: Las funciones actuales de la unidad de recursos humanos. Las funciones que realizan los funcionarios de la misma. 3. La Unidad de Recursos Humanos administra en funcin de planes y programas? Ha establecido objetivos de corto o largo plazo? Los objetivos planteados son de conocimiento del personal? Se transmiten a los empleados? Se controla con regularidad el desarrollo de recursos humanos y se confronta con las metas y objetivos determinados? En caso afirmativo, obtenga informacin o que describa en hojas adicionales. 4. El plan de recursos humanos: - Quin coordina? - Quin (s) participa (n)? - Quin lo aprueba? - Qu fuentes de informacin se utilizan para su elaboracin? Se identifican personas responsables por cada actividad? Los Analistas de Personal preparan planes y programas de trabajo especficos? 5. Se ha definido polticas para la administracin de personal respecto a: - Contratacin de personal - Seleccin y Reclutamiento - Formacin y Capacitacin - Evaluacin del Desempeo
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- Promociones (carrera administrativa) - Remuneraciones y otros beneficios - Asignacin de funciones segn formacin y experiencia. - Rotacin de personal (traslados y/o movilizacin) 6. Se ha determinado parmetros e indicadores que le permitan evaluar su gestin y el impacto del servicio que presta? En caso afirmativo indique: - Se cuenta con datos estadsticos o histricos. - Encuestas o cuestionarios para medir la satisfaccin de las necesidades. Obtenga documentacin al respecto. 7. Se hacen previsiones de personal? Si la respuesta es afirmativa: - Se relacionan con los objetivos y necesidades institucionales? - Se ligan a los planes anuales? Explique Cmo se interrelacionan las actividades de la unidad con el proceso de formulacin presupuestaria? 8. Se han definido sistemas de control y evaluacin? 9. Se hace o existe control de gestin en la unidad? 10. Hay un plan de accin para corregir desviaciones en los objetivos, polticas y procedimientos? 11. Se hace el seguimiento de esos planes? EJECUCION Son preguntas orientadas a conocer lo relativo al desarrollo de las actividades de la Unidad y adicionalmente, conocer acerca del control gerencial del rea. 12. Tienen la Unidad de Recursos Humanos, manuales de procedimientos para guiar la gestin que realiza en los
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diferentes subsistemas de personal? - Cules? - Se encuentran aprobados? Fechas - Tiene aplicacin en la prctica 13. Se examina con regularidad los manuales, reglamentos, procedimientos, polticas y dems normas en materia de administracin de personal? 14. Se dispone de un manual ocupacional que defina las funciones de cada uno de los servidores y los niveles de autoridad y responsabilidad? - Fecha de aprobacin - Ha sido actualizado? Fecha: - Es de conocimiento del personal? Tiene aplicacin en la prctica 15. El personal est cumplimiento funciones segn el puesto para el cual fue nombrado? Si no lo hace, explique porqu Ha determinado algunos casos? Describa en hoja adicional 16. Qu Rgimen de Remuneraciones se aplica? - Institucional? - Sujeto a leyes de Escalafn Profesional? 17. Existe rotacin de personal? - Cul es el ndice de rotacin? Alto-Medio-Bajo - Cules las causas? - Cules las reas de mayor rotacin? Existen estadsticas al respecto? 18. Que actividades de motivacin se encuentran vigentes? Descrbalos La institucin le ofrece algn sistema de incentivos? En caso afirmativo describa cules son? 19. Son bajas las tasas de ausentismo en la entidad?
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En caso afirmativo documentacin probatoria.
adjuntar
20. Cuenta la institucin con un sistema de Evaluacin de Desempeo? - Qu parmetros utiliza? - Con qu frecuencia se aplica? - Qu fin da a sus resultados? 21. Existe un plan de carrera administrativa? En caso afirmativo adjuntar documentacin probatoria. 22. Cuenta la institucin con un Cdigo de tica? 23. Se han establecido procedimientos para presentar quejas y/o reclamos? 24. Existen polticas disciplinarias en la entidad? SISTEMATIZACION Polticas, prcticas y mtodos de registro para ejecutar las actividades de administracin de recursos humanos. As mismo, analizar el grado de sistematizacin para obtener el nivel de satisfaccin que el sistema de informacin brinda. 25. Cules son los informes principales que general la unidad respecto al manejo de recursos humanos? - Con qu frecuencia se emiten? - A quienes se dirigen? 26. Que archivos y registros de informacin sobre recursos humanos lleva la unidad descrita: - Cul es el soporte de mantenimiento? - Cules son las polticas o normas en materia de tiempo y mantenimiento de esos registros o archivos? - Existe un expediente por empleado y que elementos incluye? 27. Mantiene la institucin una base de datos desde la cual puede desarrollar anlisis de recursos humanos cuando surge la necesidad? Explique.
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28. Considera usted que el sistema de informacin de recursos humanos provee en tiempo y forma la informacin que necesita para la planificacin, toma de decisiones y control. 29. ANALISIS DEL FODA 30. Que propuesta hara para cambiar la forma como est funcionando el rea de Recursos Humanos? Describa en una hoja adicional: Polticas - Estrategias - Metas - Acciones EVALUACION ESPECFICA DE CONTROL INTERNO EMPRESA: LLANTA SPORT S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTIN COMPONENTE: INFORMATICA SUBCOMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIN PREGUNTAS SI NO 1. Existe un Plan informtico que proyecte y determine el desarrollo informtico de la organizacin? 2. Este documento fue elaborado a base de una metodologa previamente definida? 3. Se expresan claramente las necesidades de informacin de acuerdo a los objetivos organizacionales? 4. Se ha estudiado la factibilidad de las soluciones informticas propuestas y stas han sido adecuadamente aprobadas? 5. El Plan Informtico est de acuerdo con la poltica informtica de la empresa? 6. Los equipos informticos de la empresa cuentan con los respectivos permisos y licencias de funcionamiento? 7. Estos sistemas cuentan con las respectivas seguridades para el manejo de la informacin? 8. Existe algn manual o procedimiento que trate sobre la seguridad fsica de estos sistemas? 9. El Plan Informtico contiene un programa de capacitacin permanente
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N.A
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para el personal informtico? 10. En ste se definen los sistemas de informacin que requiere la empresa? 11. El Plan contiene un cronograma de Implementacin informtica? Asigna prioridades para la implementacin? Asigna los recursos humanos y tcnicos? Incluye la asignacin de responsabilidades en cada fase? Administracin de seguridades Fsicas Confidencialidad, niveles de acceso a la informacin. 12. Existe definido algn procedimiento de aprobacin tcnica en la adquisicin de hardware y software por parte de la Unidad Informtica de la entidad? 13. Existen manuales de procedimientos para las funciones informticas? 14. Existen polticas para la obtencin de respaldos de la informacin almacenada? 15. Existen polticas para el cambio de claves en los sistemas? 16. Se verifican los requisitos de formacin profesional y experiencia requeridos? 17. Disponen de un plan de contingencias? 18. Se verifica la implementacin de las seguridades fsicas y lgicas para los sistemas y los datos? 19. Se mantiene actualizado un inventario del recurso informtico tanto del hardware como del software? 20. Las herramientas tcnicas de desarrollo de sistemas fueron seleccionadas con un adecuado estudio de necesidades y de acuerdo a la tecnologa moderna? 21. La metodologa definida para el desarrollo de sistemas de informacin incluye la estandarizacin de: Formato de la documentacin del sistema Codificacin de datos Codificacin de programas Simbologa en modelamiento y diagramas Definicin de presupuestos y costos Descripcin de los sistemas
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Diccionario de datos Especificaciones de programacin Descripcin de archivos y registros Formatos de entrada Formatos de reportes de salida Instrucciones de operacin 22. La documentacin de los sistemas se encuentra actualizada y completa? 23. Existen definidos controles operativos para la explotacin de los sistemas? AMBIENTE INFORMATICO 1. Existe una planificacin estratgica para el rea informtica? 2. Qu controles de auditora y/o pistas de auditora se han incorporado en los sistemas? 3. La unidad de auditora interna supervisa los sistemas de informacin en explotacin o interviene en el desarrollo de los mismos? 4. Qu polticas y estndares se han definido para el rea informtica? 5. Que sistemas de informacin automatizados funcionan en la entidad? 6. Como est organizada la plataforma tecnolgica? 7. Qu controles operativos se encuentran implantados en el rea de produccin y administracin de sistemas?
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Empresa LlantaSport Ca. Ltda. Auditora de gestin Fase III Aplicacin de cuestionario rea: Ventas N Preguntas SI N O N/A Comentarios
1.
2.
3. 4. 5.
El Reglamento Orgnico- Funcional vigente, define claramente la estructura organizativa de la unidad? Cul es la estructura organizativa del rea de ventas Cul es la misin, objetivos y estrategias de la unidad Las funciones actuales de esta unidad Tienen la Unidad de Ventas, manuales de procedimientos para guiar la gestin que realiza el personal? - Cules? - Se encuentran aprobados? Fechas - Tiene aplicacin en la prctica Se hace o existe control de gestin en la unidad Hay un plan de accin para corregir desviaciones en los objetivos, polticas y procedimientos Que actividades de motivacin se encuentran vigentes? - Descrbalos La institucin le ofrece algn sistema de incentivos? En caso afirmativo describa cules son? Espacio fsico adecuado?
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Realizan proceso de atencin al cliente, preparan facturas, despachan los pedidos. X X X
Las funciones asignadas son para todo el persona de ventas no hay segregacin de funciones.
X X X
Se debe implementar un control de la gestin de departamento Si se implementa el control se debe poner atencin en este punto El personal no tiene la motivacin necesaria para ser una fuerza en ventas
6.
7.
El nico incentivo son las comisiones s logran cierto punto de ventas en este caso es de ventas superiores a $2500.00 al mes El espacio es amplio
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Espacio fsico adecuado? Condiciones apropiadas de seguridad e higiene? Comodidad y seguridad para clientes en espera? Existe un mostrador de los productos? 8. - se cuenta con un proceso especifico para atender a clientes insatisfechos X
No existen extinguidores en caso de incendios El cliente no tiene un espacio de espera ya que todo el espacio fsico est ocupado con la exhibicin de mercadera Se noto que los vendedores atienden los reclamos de acuerdo a su criterio
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Empresa LlantaSport Ca. Ltda. Auditora de gestin Fase III Examen profundo de reas criticas rea: Ventas N Procedimientos Referencia P/T Objetivo: establecer el cumplimiento de ventas V-1 segn disposiciones legales y sugerir mejoras si fuera el caso Procedimientos: Obtenga del departamento de ventas la lista V-1 oficial de precios de Los tamaos estndares en pulgadas de las llantas de: 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 Obtenga al azar 100 comprobantes de venta de V-1 los ltimos meses Hecho por DP Revis . Observacin
1.
DP
Se obtuvo la lista y se verifico los precios.
2.
DP
3.
4. 5. 6. 7.
Establezca el precio facturado y su V-1 razonabilidad matemtica entre el lo facturado y los precios oficiales Determine el mtodo de aproximacin de V-1 fracciones de precio. Analice el sistema de facturacin V-1 Prepare una entrevista para el personal de V-1 atencin al cliente que resuelve los reclamos. Realice una visita al rea de ventas y verifique: V-1
DP
DP DP DP DP
Los comprobantes cuentan con firmas de aprobacin y la firma del cliente, no se encuentran correctamente registrados los datos de los compradores La empresa tiene un margen de utilidad dentro del parmetro del 15% de utilidad en cada unidad vendida Se aplican el redondeo a dos decimales
No se obtuvo acceso al sistema de facturacin est integrado al sistema contable
Se realizo la visita y se concluye que se debe
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Espacio fsico adecuado? Condiciones apropiadas de seguridad e higiene? Comodidad y seguridad para clientes en espera? Existe un mostrador de los productos?
distribuir mejor el espacio puesto que mercadera no tiene un orden especifico
la
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Empresa LlantaSport Ca. Ltda. Auditora de gestin Fase III Examen profundo de reas criticas Anlisis: Cuentas Por Cobrar N Procedimientos Objetivo: establecer el anlisis de crdito, las condiciones de crdito y las polticas de cobro. Y sugerir mejoras de darse el caso. Procedimientos: Seleccione una muestra representativa de clientes no menor del 10% del total de la cartera dando prioridad en la seleccin a los contratos de clientes eventuales. Revise la custodia y archivo del modelo factura comercial en banco y su numeracin consecutiva, as como las facturas canceladas y definir la causa de su cancelacin Efectu confirmacin de cobros con clientes seleccionados, que incluya saldos y detalles de los a productos vendidos Compruebe si las devoluciones de ventas estn debidamente aprobadas por la autoridad facultada y el destino final de los productos devueltos. Compruebe que los cobros anticipados estn debidamente controlados y sustentados por los documentos correspondientes, as como su Referencia P/T CC-1 Hecho por DP Revis . Observacin
1.
CC-1
DP
La Ca. cuenta con una cartera de 30 clientes asi que se procedi con el anlisis de tres clientes
2.
CC-1
DP
La numeracin consecutiva del archivo se encuentra incompleta.
3.
CC-1
DP
4.
CC-1
DP
Se encontr devoluciones sin documentos de respaldo. Se lleva un control por computadora de lso cobros anticipados
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envejecimiento y causas. 5. Revise la custodia y archivo correcto de los expedientes de clientes y la evidencia documental de las gestiones de cobros efectuados. CC-1 DP
Se reviso el archivo encontrndonos con facturas desaparecidas, y otras en mal estado.
6.
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Empresa LlantaSport Ca. Ltda. Auditora de gestin Fase III Aplicacin de cuestionario V-1 rea: Ventas N Preguntas SI N O N/A Comentarios
1.
2.
3. 4. 5.
El Reglamento Orgnico- Funcional vigente, define claramente la estructura organizativa de la unidad? Cul es la estructura organizativa del rea de ventas Cul es la misin, objetivos y estrategias de la unidad Las funciones actuales de esta unidad Tienen la Unidad de Ventas, manuales de procedimientos para guiar la gestin que realiza el personal? - Cules? - Se encuentran aprobados? Fechas - Tiene aplicacin en la prctica Se hace o existe control de gestin en la unidad Hay un plan de accin para corregir desviaciones en los objetivos, polticas y procedimientos Que actividades de motivacin se encuentran vigentes? - Descrbalos La institucin le ofrece algn sistema de incentivos? En caso afirmativo describa cules son? Espacio fsico adecuado?
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Realizan proceso de atencin al cliente, preparan facturas, despachan los pedidos. X X X
Las funciones asignadas son para todo el persona de ventas no hay segregacin de funciones.
X X X
Se debe implementar un control de la gestin de departamento Si se implementa el control se debe poner atencin en este punto El personal no tiene la motivacin necesaria para ser una fuerza en ventas
6.
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El nico incentivo son las comisiones s logran cierto punto de ventas en este caso es de ventas superiores a $2500.00 al mes El espacio es amplio
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Espacio fsico adecuado? Condiciones apropiadas de seguridad e higiene? Comodidad y seguridad para clientes en espera? Existe un mostrador de los productos? 8. - se cuenta con un proceso especifico para atender a clientes insatisfechos X
No existen extinguidores en caso de incendios El cliente no tiene un espacio de espera ya que todo el espacio fsico est ocupado con la exhibicin de mercadera Se noto que los vendedores atienden los reclamos de acuerdo a su criterio
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3.2.
Anlisis de los procesos
Se pretende hacer un anlisis de metas y objetivos, estructura organizativa, polticas, programas y procedimientos establecidos en materia de administracin con todas las reas que cuenta la entidad. 3.2.1. Descripcin de hallazgos Los hallazgos se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor, por lo que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin confiable y consistente, en relacin con las aseveraciones efectuadas por la administracin. Se elaborarn las hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios y se indicar para cada hallazgo la condicin, criterio, causa, efecto o conclusin y la recomendacin que resulta del hallazgo. Las recomendaciones son medidas que a juicio del grupo de auditora permitirn al ente lograr ms eficaz, econmica y eficientemente sus objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y aprovechando al mximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen. 3.3. HERRAMIENTAS APLICABLES EN LA EJECUCION DE LA AUDITORA DE GESTIN. Cuando ms de una persona interviene en la auditoria, los papeles de trabajo pasan a constituir un medio para comunicar informacin y, por tanto, debern ser lo suficientemente explcitos por s mismos sin necesidad de realizar aclaraciones de tipo verbal. Requisitos: a. Quien prepara el papel de trabajo debe iniciarlo o firmarlo. b. Quien lo revisa tambin tiene que firmarlo. c. Quien supervisa tiene que dejar constancia en los papeles de su opinin sobre aspectos o problemas planteados. d. Los puntos o materias importantes deben ser resumidos para ser revisados por otros auditores de ms experiencia. e. Debe utilizarse un sistema de referencias muy riguroso y preciso para que se puedan identificar los papeles con rapidez y eficacia.
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Entre algunas de las herramientas que utiliza el auditor para realizar su trabajo de auditora tenemos las siguientes: 3.3.1. Diagrama Causa-Efecto Utilizacin del Diagrama Causa-Efecto o tambin llamado espina de pescado. Este diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron origen a un problema o efecto. La cabeza del pescado estara representada por el efecto y sus posibles causas estarn en las ramas principales del cuerpo del pescado. Estas ramas principales tpicamente son las siguientes: Personas Equipos Mtodos Materiales Ambientes EL CE es una buena herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qu buscar cuando est ejecutando la auditora como tambin le ensea la interrelacin entre cada una de las caractersticas del proceso (ramas principales) con el efecto. Esta herramienta es un complemento del conocimiento que pueda tener el auditor en el proceso auditado. Mediante la aplicacin del Diagrama de Causa Efecto Espina de Pescado es posible determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por ende emprender la bsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende: Representar visualmente las causas probables del problema o efecto. Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o efectos. Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.
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3.3.2. Diagrama de Flujo Es una representacin reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en trminos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes. Muestra el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por tuberias y depsitos de datos, y permite describir el movimiento de los datos a travs del sistema. Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son sometidos los datos- lugares en los que se almacenan los datos dentro del sistema- los canales por donde circulan los datos. Las tcnicas del diagrama de flujo de datos, es una representacin grfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la informacin en la organizacin bajo estudio, permitiendo as comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejndolos en el sistema propuesto. 3.3.3. Tcnica de Tascoi Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organizacin, con el propsito de determinar Qu hace realmente la entidad?, Cmo lo hace?, Para qu lo hace?, Quines son sus propietarios? Y Cules sus clientes? La informacin para su construccin la obtiene el auditor a travs de entrevistas con los directivos de la entidad auditada. La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente: a. Transformacin: Se refiere a las actividades que la organizacin hace en el da a da para producir sus bienes y/o servicios.
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b. Actores: Son las personas o funcionarios de la organizacin que hacen la transformacin. c. Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, informacin e insumos para hacer la transformacin. d. Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organizacin. e. Owners o Dueos: Son quienes pueden decidir cambios en la transformacin de la organizacin, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos. f. Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor 3.3.4. Evaluar indicadores de gestin - CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI): El Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) es una tcnica moderna que traduce la visin y estrategia de una empresa en un conjunto coherente de indicadores ayudando a las organizaciones a encaminarse hacia la consecucin de sus objetivos: El CMI influye sobre la direccin estratgica del negocio. En el CMI permite evaluar el proceso a travs de indicadores antes, durante y despus de su ejecucin. Ayuda a cultivar el capital intelectual que necesitan las empresas para un crecimiento sostenido de las organizaciones. El CMI provee de seales de alerta gerencial para los directivos de las empresas. El diseo de los Indicadores de Gestin es la base para que esta herramienta cumpla sus propsitos en la organizacin. Unos indicadores efectivos permitirn la revisin y proporcionarn un rpido FEEDBACK a los que toman decisiones o planifican estrategias. Para disear indicadores se deben responder las siguientes preguntas: Que se quiere medir?, es decir el objetivo que se pretende alcanzar. A qu nivel de profundidad se quiere llegar?, De donde se obtendr la informacin? para que sta est orientada a resultados numricos Para que los indicadores sean efectivos, deben reunir las siguientes caractersticas: Ser relevante o til para la toma de decisiones Factible de medir Conducir fcilmente informacin de una parte a otra.
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Ser altamente discriminativo. Verificable Libre de sesgo estadstico o personal Aceptado por la organizacin, de preferencia entre los involucrados y evaluadores Justificable en relacin Costo-Beneficio Fcil de interpretar Utilizable con otros indicadores Tener precisin matemtica si se trata de indicadores cuantitativos Tener precisin conceptual en caso de indicadores cualitativos Medicin de los indicadores: Los indicadores deben ser medidos su nivel de: economa eficiencia efectividad Las Normas Tcnicas de Control Interno distinguen 2 tipos de indicadores: Indicadores de Gestin o Eficiencia e Indicadores de Logro o Eficacia. Al realizar la medicin de resultados se determinan las desviaciones entre indicador y estndar para determinar las causas a travs de la evaluacin de control interno. De esta manera se presentan conclusiones y hallazgos de auditora con sus elementos: condicin, criterio, causa, efecto y recomendacin. Alcanzar la visin: Si se han definido objetivos estratgicos con las caractersticas antes mencionadas, se disean indicadores efectivos y se aplican las correcciones de las desviaciones encontradas en el proceso de control del Sistema de Control Interno y de Gestin, se logra alcanzar la visin de la organizacin en el tiempo establecido en la planificacin estratgica.
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IV.
Fase IV: Comunicacin de los resultados
4. Comunicacin de Resultados El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la auditora financiera, el correspondiente dictamen. El informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas. El informe de una auditora de gestin constituye una oportunidad para poder captar la atencin de los niveles gerenciales de la entidad auditada, as como para mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece. Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas: Comunica los resultados de la auditora de gestin; y, Alinea a la gerencia para adoptar determinadas acciones, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. 4.1. Carta de presentacin del informe
Es la primera hoja del informe y est dirigida a las directivas de la entidad, firmada por el seor auditor donde se resume los aspectos de mayor relevancia encontrados en el desarrollo del trabajo, estableciendo si el uso de los recursos ha sido manejado con eficiencia econmica. Asimismo, la ptima utilizacin de los recursos como la eficacia social en el cumplimiento de su finalidad y el impacto en la sociedad por medio de una distribucin equitativa del bien o servicio prestado. 4.2. Preparacin del informe
El informe de auditora constituye el producto final del trabajo del auditor en el cual se presentan las observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos, y en el caso de auditora financiera, el correspondiente dictamen sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros, los criterios de evaluacin utilizados, las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin del mismo, claro esta sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el anlisis realizado por el auditor. 4.3. EJEMPLO DE COMUNICACIN DE RESULTADOS
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INDICE FASE IV COMUNICACIN DE RESULTADOS ESTRUCTURA DEL INFORME
Cartula Carta de Presentacin
CAPITULO I .- Enfoque de la auditora Motivo Objetivo Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados
CAPITULO II.- Informacin de la entidad Misin Visin Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas Base Legal Estructura Orgnica Objetivo Financiamiento Funcionarios Principales CAPITULO III.- Resultados Generales Comentarios Conclusiones Recomendaciones
CAPITULO IV.- Resultados Especficos por componente Presentacin por cada uno de los componentes a) Comentarios b) Conclusiones c) Recomendaciones
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CAPITULO V.- Anexos y Apndice Anexos - Detalles o informacin que requiere anexos, similar a la auditora tradicional. - Resumen de la Eficiencia, Eficacia y Economa, y la comparacin de los parmetros e indicadores de gestin. - Cronograma acordado con los funcionarios de la entidad para la aplicacin de recomendaciones y correctivos. Apndice -Memorando de Antecedentes con similar contenido de la auditora tradicional, pero que contenga un resumen de las deficiencias por los daos materiales y perjuicios econmicos ocasionados, con la identificacin del tipo de responsabilidades y los sujetos de las mismas. - Sntesis de la auditora de gestin similar al de auditora tradicional, con los cambios introducidos en esta nueva actividad de control. - Constancia de la notificacin de inicio de examen. - Convocatoria y Acta de la conferencia final de comunicacin de resultados.
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EMPRESA xxxx
COMUNICACIN DE RESULTADOS
INFORME DE AUDITORIA
AUDITOR: DRA.CPA.CRISTINA TORRES
CONTENIDO: REDACCION DE INFORME CONFERENCIA FINAL PARA LECTURA DEL INFORME OBTENCION CRITERIOS DE ENTIDAD EMISION DEL INFORME FINAL
PERIODO: 2009
DIRECCIN: ANTONIO HERRERA N26-100 Y HUMBERTO ALBORNOZ (LAS CASAS) TELFS: 023203-765 CEL: 093340-916
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4.3.1. CARTA DE PRESENTACIN Quito, 30 de marzo del 2010 Seor: Pedro Luzn Gerente General Presente De mi consideracin: Hemos efectuado la auditora de gestin a la empresa .. al 30 de marzo del 2010, de conformidad a lo previsto en el Art. de auditoria Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Privado. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables. Se analizaron como componentes a la Administracin General con los subcomponentes de Recursos Humanos, Financiero, Informtica, Contratacin de Personal, Marketing, Mercadera y Bienes de la entidad Se cumple parcialmente con lo dispuesto en el artculo ---------- pues existe la inadecuada contratacin de personal, no existe confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos de la informacin, un examen fsico de los bienes como es la mercadera y un mercado objetivo y potencial mediante el marketing y publicidad de la entidad. En cuanto a Recursos Humanos, no dispone de toda la documentacin referente al personal que labora en la Institucin as es el caso de los trabajadores del nivel operacional quienes en sus expedientes no constan todos los documentos que permitan verificar los niveles acadmicos que sustentan; en otros casos, no existe la informacin de datos personales ni domiciliarios. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe. Atentamente,
____________________ Dra.CPA Cristina Torres GRUPO N 5 Pgina 81 de 106
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FASE IV COMUNICACIN DE RESULTADOS
Objetivos Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues no slo que revelar las deficiencias existentes como se lo haca en las otras auditoras, sino que tambin, contendr los hallazgos positivos; pero tambin se diferencia porque en el informe de auditora de gestin, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondr en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto econmico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de recursos de la entidad auditada. Actividades En esta fase la Empresa llevar a cabo las siguientes actividades: 1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario. En esta tarea debe considerarse lo siguiente: 2. Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la Gestin y los funcionarios de ms alto nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa. Productos Informe de Auditora, sntesis del informe y memorando de antecedentes Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditora
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FLUJO DE ACTIVIDADES PASO Y DESCRIPCION

1. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el borrador del informe, sntesis y memorando de antecedentes.
2. Subdirector revisa el borrador de informe. 3. Director revisa informe y autoriza realizacin de conferencia final
4. Jefe de Equipo convoca a involucrados a la lectura de borrador de informe.
5. Equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados.
6. Supervisor y Jefe de Equipo receptan puntos de vista y documentacin de funcionarios y terceros relacionados. 7. Supervisor y Jefe de Equipo redactan el informe final, sntesis y memorando antecedentes 8. Subdirector revisa el informe, sntesis y memorando de antecedentes. 9. Director de Auditora previa revisin suscribe el informe.
10. La Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional realiza control de calidad del informe, sntesis y memo de antecedentes.
11. Gerente y Presidente aprueban el informe.
12. Director de Auditora remite el informe a la entidad auditada; y el informe, sntesis y memorando de antecedentes a la Direccin de Responsabilidades.
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4.3.2. ESTRUCTURA DEL INFORME
CAPITULO I ENFOQUE DE LA AUDITORIA Motivo La auditoria de gestin aplicada en la empresa ser por los siguientes motivos: Los problemas administrativos y las dificultades operacionales pueden detectarse antes de que suceda por lo que le permite a la organizacin evitar mayores costos a causa de las deficiencias detectadas. Representa otra herramienta administrativa para auxiliar a la organizacin en el cumplimiento de los objetivos deseados ya que una de las causas del fracaso en los negocios se debe a una pobre administracin. Le permite a la empresa recomendar ciertas medidas para mejorar la situacin presente. Asegura informacin detallada y objetiva. Habita a los empleados trabajar con orden y mtodos.
Objetivos Medir y comparar logros alcanzados por la organizacin con las metas y objetivos previstos, lo cual permitir promover la aplicacin de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Econmicos, Eficiencia y Eficacia. Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la organizacin, la deteccin temprana de desviaciones o reas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicacin de las medidas que sean necesarias de manera oportuna. Difundir la necesidad de poseer sistema integral de informacin que faciliten la medicin del desempeo de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas.
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Alcance En la Auditoria de Gestin se incluye una evaluacin detallada de cada aspecto operativo de la organizacin. El alcance debe tener presente: - Satisfaccin de los objetivos institucionales. - Nivel jerrquico de la empresa - La participacin individual de los integrantes de la institucin. De la misma forma sera oportuno considerar la revisin de: - Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica y procedimientos establecidos por los rganos y organismos estatales. - Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener mximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible - Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos. - Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustracciones obsolescencia y uso indebido. - Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la informacin, tanto operativa como financiera.
Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como: - Procedimientos que son ineficaces o ms costosos de los justificables - Duplicacin de esfuerzos de empleados u organismos - Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatizacin de procesos manuales. - Exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar - Fallos en el sistema de compras y acumulacin de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros. - En la etapa de exploracin y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditora, y ste, en buena medida, podr delimitar el tamao de las pruebas, por tanto la seleccin de la muestra en buena medida, podr delimitar el tema que someta el auditor.
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Enfoque La auditora de gestin aplicable en a organizacin LLANTA SPORT ser enfocada a precisar el nivel de desempeo y oportunidades de mejora ya que a nivel empresarial, cada da adquiere ms importancia el enfoque de la administracin estratgica como elemento clave para el xito de una empresa lo cual, a su vez, ha facilitado el enfoque de la auditora de gestin al disponer de un marco conceptual de las caractersticas y el proceso de una buena direccin empresarial.
Componentes auditados - Recurso Humanos - Medicin de las competencias distintivas en Marketing, Tecnologa , Produccin, Finanzas, Organizacin - Medicin del Desempeo Organizativo, Control Interno
Indicadores utilizados Los indicadores financieros permiten medir las consecuencias econmicas de las acciones y decisiones tomadas en la entidad. Las medidas de actuacin financiera indican s la estrategia de la entidad, su puesta en prctica y ejecucin, estn contribuyendo realmente a su gestin. - Clientes o Beneficiarios: Identifican los segmentos de clientes o beneficiarios y las medidas de actuacin de la entidad en los segmentos seleccionados o por los que le corresponden por ley. - Procesos Internos: Las medidas se centran en los procesos internos vinculados con la innovacin, operativos y de entrega o servicios posventa, que tienen mayor imparto en la satisfaccin del cliente o beneficiarios y en la consecucin de los objetivos y metas de la entidad. - Formacin y Crecimiento: Proceden por tres fuentes principales: las personas, los sistemas y los procedimientos de la organizacin.
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CAPITULO II INFORMACIN DE LA ENTIDAD
Misin La misin es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una empresa u organizacin porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que acta, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quin lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas
Visin La visin se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratgicas de crecimiento junto a las de competitividad Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas Situacin interna:
Fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organizacin, estos constituyen los recursos para la consecucin de sus objetivos. Ejemplos de fortalezas son: Objetivos claros y realizables, constitucin adecuada, capacitacin obtenida, motivacin, seguridad, conocimientos, aceptacin, decisin, voluntad, etc. Debilidades: Son los factores negativos que posee la persona y que son internos constituyndose en barreras u obstculos para la obtencin de las metas u objetivos propuestos.
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Ejemplo de debilidades son los siguientes: Carencia de objetivos, falta de recursos para la accin, falta de motivacin, mal manejo de situaciones, mal manejo de recursos, desorden, fallas en la capacitacin. Un elemento importante es que las debilidades no es poner las fortalezas en negativo, ya que muchas debilidades pueden no coincidir con los aspectos positivos, en este como en todos los ejercicios lo adecuado es hacerlos de manera concienzuda y tratando de ser lo ms veraz posible, en todo caso dar informacin errnea o falsa solo le dar resultados inadecuados y poco prcticos.
Situacin externa:
Oportunidades: Son los elementos del ambiente que la persona puede aprovechar para el logro efectivo de sus metas y objetivos. Pueden ser de tipo social, econmico, poltico, tecnolgico, etc. Algunos ejemplos seran: afiliacin, apoyo de otras organizaciones, oferta de capacitacin, paz social, nueva tecnologa, tecnologa apropiada. Amenazas:
Son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un peligro para el logro de los objetivos. Entre estas tenemos: falta de aceptacin, antipata de otros hacia lo que se hace, malas relaciones interpersonales, competencia, rivalidad, falta de apoyo y cooperacin.
Base Legal Se sealar el instrumento legal en el cual consta la creacin o constitucin de la entidad y se presentarn las disposiciones legales que tienen vinculacin con la Unidad Administrativa, reas, rubros o componentes examinados y .otras normas reglamentarias. La empresa especificar sus sustentos legales como son: Conformacin de socios o accionistas Capital de integracin Escritura pblica Afiliaciones a las distintas Cmaras Inscripcin en el Registro Mercantil
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Estructura Orgnica La empresa deber indicar su conformacin estructural: Junta de accionistas Gerente Jefe de planta Departamento de Auditoria y control: Contador, Auxiliar de Contabilidad Departamento Administrativo: Secretara, recepcionista y guardia Departamento de Ventas: Jefes de Ventas, Ejecutivos de Ventas
Objetivo El objetivo de la empresa es el que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propsitos y metas.
Funcionarios Principales Socio o accionista 1 Socio o accionista 2 Jefes departamentales Supervisores Auditor
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CAPITULO III RESULTADOS GENERALES
COMENTARIOS La auditoria de gestin permite a la organizacin: - Lograr un mayor ndice de xito de sus productos en sus mercados objetivos - Reducir costes de almacenamiento, produccin y comerciales. - Mejorar y definir la imagen de la empresa y de sus productos.
CONCLUSIONES - En cuanto al desempeo de los trabajadores de la empresa, se encontraron diversos problemas, como son: duplicacin de funciones, incumplimiento de los horarios de trabajo, no hay adecuado control de la medicin de la eficacia y eficiencia - La tecnologa incorporada en la organizacin, no permite llevar a cabo una seguridad adecuada, en cuanto a salvaguadar la informacin. No existen claves ni manuales de manejo de los programas - La administracin de la informacin, es un activo de la empresa, valioso, el cual debe darse importancia y seguridad, para su manejo adecuado RECOMENDACIONES - Se deben incorporar normas de seguridad que garanticen la seguridad de los bienes, como es la mercadera en bodega - Se debe incorporar programas actualizados, y las instrucciones para su buen manejo. - Se debe incorporar una norma de control interno que garantice la seguridad de la informacin y de los documentos que la respaldan
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CAPITULO IV 4.3.3. RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE
Recursos Humanos - Comentario: La empresa debe tomar en cuenta, que su personal es parte fundamental para el desarrollo de la organizacin. - Conclusin: El sistema de control del personal no esta siendo cumplido, en cuanto a las a supervisiones y controles de sus funciones. Existe inadecuada seleccin del personal - Recomendaciones: Debe incorporarse mtodos de control como son: tarjetas de entrada y salida, etc. Como resultado medir la eficiencia de los empleados de la entidad, para un mayor rendimiento en las actividades establecidas. Establecer incentivos como tambin multas en las inadecuadas conductas de los trabajadores. Establecer funciones y responsabilidades a cada trabajador, para una distribucin adecuada de actividades
Medicin de las competencias distintivas en Tecnologa, Produccin, Finanzas, Organizacin. - Comentario: La empresa conoce que su informacin es un activo para la organizacin, que es la base y respaldo de las operaciones de la empresa. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. - Conclusin: El sistema empleado para el registro de las operaciones, no cuenta con el manejo adecuado, ya que todo el personal lo puede manejar. El sistema no es dinmico y flexible
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- Recomendacin: Implementar normas de seguridad en los programas contables, como las ISO, y claves, para que solo personal calificado y asignado pueda manipular la informacin Efectuar un recorrido por las reas que conformen la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto. Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos de la informacin. Bienes y Mercadera de la Organizacin - Comentario.- La mercadera siempre debe estar bajo la vigilancia constante de un bodeguero que informe las existencias y controle la mercadera con mucha responsabilidad - Conclusin: Los bienes de la entidad deben ser controlados por personas especficas que tengan acceso a estos bienes, para un mejor control. - Recomendacin: Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los estados financieros
Marketing - Comentario: El marketing es el medio por el cual se da a conocer la empresa, a lo que se dedica, para captar consumidores en el mercado de llantas y accesorios - Conclusin: La falta de inters en el marketing, han disminuido el porcentaje de ventas, referente al ao anterior - Comentario: Aumentar el presupuesto para publicidad y propaganda Contratar personal capacitado para que de a conocer el producto por el medio ms efectivo
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CAPITULO V ANEXOS Y APNDICES ANEXOS
Anexo 1: Nmina de funcionarios principales: Se incluir los nombres completos y cargos de los funcionarios y ex funcionarios cuya gestin es examinada, con indicacin del perodo en el que desempearon sus funciones. Anexo 2: Cronograma acordado con los funcionarios de la entidad para la aplicacin de recomendaciones y correctivos.
CRONOGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE APLICACION DE RECOMENDACIONES EMPRESA AO 2010 ABRL RECOMENDACIONES RECOMENDACIN 1 Recursos Humanos x x x x x MAYO JUNIO JULIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
RECOMENDACIN 2 Control Interno x x x x x
RECOMENDACIN 3 Tecnologia e Informacion x x x x x x
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APNDICES
Apndice 1: Memorando de Antecedentes El memorando de antecedentes debe ir dirigido al Director de Responsabilidades de la Empresa y contendr lo siguiente: En el prrafo de introduccin sealar el ttulo del examen, identificacin de la entidad, alcance del examen, motivo del examen, nmero y fecha de la orden de trabajo, citar los artculos de la LOCGE correspondientes de acuerdo al tipo de responsabilidades Responsabilidades administrativas culposas: Expresin del acto Descripcin de los hechos Identificacin de los responsables Cuadro de imposicin de sanciones Responsabilidades civiles culposas: Expresin del acto Descripcin de los hechos con cuantificacin del " perjuicio econmico Identificacin de los responsables Indicios de responsabilidad penal: Expresin del acto Descripcin de los hechos con indicacin del monto del perjuicio Identificacin de los responsables Detalle de acciones tomadas Informacin anexa: Copias certificadas de la documentacin de respaldo. Opinin tcnica y/o jurdica. Constancia de la notificacin de inicio de examen. Convocatoria a la conferencia final de comunicacin de resultados. Acta de conferencia final. Detalle de los sujetos de responsabilidad, con especificacin clara y precisa de nombres y apellidos completos, perodo de actuacin, cargos, direccin domiciliaria, telfono, ciudad, nmero de cdula de ciudadana y lugar habitual de trabajo.
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4.3.4. La estructura y contenido del memorando de antecedentes ser el siguiente: Memorando No. Para: Director de Responsabilidades. De: Auditor General de... Asunto: Antecedentes para el establecimiento de responsabilidades. Fecha: Del examen especial efectuado a.....de la entidad...... por el perodo comprendido entre el.... y el...., realizado en cumplimiento del Plan Anual de Control para el ao...., de conformidad con la orden de trabajo... de..... Suscrita por el Auditor General, hemos determinado hechos" que a nuestro criterio ameritan el establecimiento de responsabilidades de conformidad con lo dispuesto en los artculos 45, 53 y 66 de la LOCGE (Cuando existan las tres clases de responsabilidades), por lo que de acuerdo con lo sealado en los artculos 15 y 16 del Reglamento de Responsabilidades, me permito poner en su conocimiento. 1. RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS Responsabilidad administrativa culposa No. 1 1.1 Expresin del acto Ttulo del comentario (informe pgina) 1.2 Descripcin de los hechos Parte pertinente del comentario, con indicacin de nombres y cargos de los responsables; no incluye las conclusiones y recomendaciones. Identificacin de los responsables De conformidad con los artculos 45, numerales... y 46 de la LOCGE, a base de los hechos comentados, se consideran sujetos de responsabilidad administrativa culposa las siguientes personas: Nombres y apellidos Cargo Perodo Sueldo bsico Causales (Art. 45) Sancin (Art. 46) 2. RESPONSABILIDADES CIVILES CULPOSAS Glosa No. 1 2.1 Expresin del acto Ttulo del comentario (Informe pgina) 2.2 Descripcin del hecho Parte pertinente del comentario, con indicacin de nombres y cargos de los responsables; no incluye las conclusiones y recomendaciones.
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2.3 Identificacin de los responsables De conformidad con el artculo 53 de la LOCGE, a base de los hechos comentados, sesugiere la determinacin de responsabilidad civil en contra de las siguientes personas: Nombres y apellidos Cargo Perodo Tipo de responsabilidad Valor US $ 3. INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Descripcin objetiva del indicio, con monto del perjuicio, informacin exacta de los responsables y estado de la causa judicial instaurada de conformidad con los artculos 65, 66 67 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.
Apndice 2: Acta de Conferencia Final Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborar una Acta de Conferencia Final que incluya toda la informacin necesaria y las firmas de todos los participantes. Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentar la razn del hecho en la parte final del documento. El acta se elaborar en original y dos copias; el original se anexar al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluir en los papeles de trabajo. Participarn en la conferencia final: La mxima autoridad de la entidad auditada o su delegado. Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades estn vinculados a la materia objeto del examen. El mximo directivo de la unidad de auditora responsable del examen, el supervisor que actu como tal en la auditora. El jefe de equipo de la auditora. El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y, Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen. La direccin de la conferencia final estar a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.
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V.
5.7.
FASE V SEGUIMIENTO
PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES.
5.1. ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL SEGUIMIENTO
El objetivo de toda auditora integral, es lograr que las recomendaciones incluidas en el informe sean implantadas. Esto dar como resultado mejoras en los niveles de eficacia, eficiencia y economa en la gestin del auditado y un fortalecimiento de su sistema de control interno. Con el propsito de evaluar en forma continua, metdica y detallada, se incorporarn en el Planeamiento Anual de Actividades de la AG-LLANTA SPORT, proyectos que permitan el seguimiento de la implantacin de las recomendaciones formuladas. Ello con independencia de los operativos especficos se sean requeridos por el Sr. Miguel Loza P. Para realizar un seguimiento eficaz de las recomendaciones la AG-LLANTA SPORT programar las Unidades o Dependencias a auditar en funcin de la evaluacin del sistema de control interno y el nivel de riesgo inherente que surja del anlisis de la informacin.
5.2. DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y OPORTUNIDAD DEL SEGUIMIENTO DE
LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Los objetivos del seguimiento son: a. Verificar el grado de cumplimiento de las acciones correctivas sobre las recomendaciones u observaciones. b. Evaluar el impacto de la recomendacin implantada en la remediacin de la observacin que le dio origen. c. Promover la actividad de control a efectos de lograr una alta eficacia de la auditora. d. Retroalimentar el proceso continuo del control interno de la entidad. e. Constatar la efectividad de las decisiones adoptadas por la autoridad de la entidad para corregir los problemas sealados por el auditor. Adicionalmente, podr aprovecharse la oportunidad para efectuar una prueba global de ingresos y egresos del auditado al momento de efectuarse el seguimiento.
5.3. ELABORAR EL PLANEAMIENTO DEL OPERATIVO DE SEGUIMIENTO
El planeamiento para la ejecucin del seguimiento de las recomendaciones deber contemplar e indicar, lo siguiente:
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El seguimiento ser realizado por las unidades de supervisin de la empresa durante un tiempo estimado de 6 meses desde la finalizacin de nuestra auditoria. Objetivos y alcance del seguimiento: El seguimiento plantea los siguientes puntos, con el objeto de mejorar la gestin de la entidad entre las cuales podemos citar: Eliminacin de funciones consideradas innecesarias en el estudio de la auditoria y examinar la delegacin de funciones de acuerdo a las aptitudes del personal. Establecimiento de multas al personal que incumpla los horarios de trabajo establecidos en las polticas de la empresa, y control riguroso del cumplimiento de los mismos con el fin de evitar el desperdicio de recursos. Realizar un inventario de los bienes de propiedad de la entidad, para garantizar la seguridad de los mismos. Aplicacin de una poltica para el tratamiento de los bienes de la entidad Implantacin de polticas que permitan mejorar el flujo de la informacin de la entidad. Mejoramiento de poltica de marketing, para mejorar las ventas y obtener una ventaja sobre nuestros competidores. Creacin de un archivo permanente de la informacin de la entidad, en un lugar adaptado para el caso, para garantizar su intacta permanencia. Metodologa general de revisin que ser aplicada. Se llevara un control peridico de cada una de las unidades que intervienen en la entidad para garantizar el cumplimiento de los objetivos del seguimiento. Criterios que se aplicaron para efectuar la evaluacin. Los criterios se aplicaron en relacin a un anlisis minucioso de las reas crticas de la entidad, encaminado a mejorar su gestin basados en: o Marketing y el mejoramiento continuo o Identificar los puntos crticos o riesgos asociados a la realizacin de la auditora. o Identificar los instrumentos del anlisis econmico y financiero que permitan anticipar los puntos ms conflictivos de la revisin o examen. o Identificar las fuentes de informacin que podran incrementar los conocimientos preliminares de la empresa dados en el supuesto. o Describir la funcin de la carta propuesta. o Explicar y representar en un diagrama de flujo el proceso de auditora, sealando objetivos, tcnicas y procedimientos aplicables, informacin necesaria, tiempo estimado y momento ms oportuno de realizacin, en cada fase del proceso.
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o Indicadores de gestin: Los Indicadores deben ser utilizados en diferentes sistemas de medicin de desempeo, gestin y administracin estratgica de servicios. El diseo
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Indicadores del Gobierno Regional Junn debe sujetarse a los siguientes principios: 1. Claridad de propsito: Es importante entender quin utilizar la informacin, y cmo y para qu ser utilizada la misma. Se debe identificar a los ciudadanos que tengan inters o necesidad de estar informados sobre el desempeo del Gobierno Regional; y los indicadores deben estar diseados para ayudarlos a tomar mejores decisiones o a responder sus preguntas. 2. Focalizadas: La informacin del desempeo debe estar centrada en las prioridades del Gobierno Regional (sus principales objetivos y las necesidades de mejora identificadas). Esto se debe complementar con informacin sobre actividades cotidianas. Debemos aprender cmo es que los Indicadores afectan el comportamiento organizacional, y, a partir de ello, comprometer a nuestro personal para el diseo y desarrollo de los Indicadores de Gestin. 3. Alineacin: El sistema de medicin de desempeo debe estar alineado con los procesos de establecimiento de objetivos y revisin de desempeo. Deben existir coincidencias entre los Indicadores de Desempeo utilizados por los Gerentes para objetivos estratgicos, y los Indicadores utilizados para monitorear el desempeo organizacional. Todos debemos estar conscientes de la importancia de validar los Indicadores. 4. Balance: El conjunto de indicadores debe proporcionar una fotografa real del desempeo organizacional, reflejando los principales aspectos, incluyendo los resultados y la perspectiva del usuario de nuestros servicios. Este conjunto de indicadores debe reflejar el balance entre el costo de colectar data para el indicador y el valor de la informacin que se genera. 5. Actualizacin peridica: Los Indicadores de Desempeo deben actualizarse para adecuarse a las circunstancias cambiantes del entorno. La informacin que se genere a travs de los indicadores debe ser consistente, de tal manera que nos permita monitorear los cambios en el desempeo a lo largo del tiempo, tomar ventaja de informacin nueva o mejorada, y reflejar las prioridades actuales. 6. Indicadores de Desempeo sostenibles: Los Indicadores deben ser sostenibles para su propsito. La evaluacin independiente, interna o externa, ayuda a asegurar que los sistemas que producen la informacin son confiables. Una definicin cuidadosa y detallada es esencial; donde sea posible, la informacin generada debe ser utilizada para mejorar el desempeo diario.
Los usuarios de esta informacin pueden ser:
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Usuarios de nuestros servicios: directos (Personas en general, etc.) e indirectos (parientes y amigos). Pblico en general, incluyendo grupos de inters y medios de comunicacin. Gobiernos Locales, Regionales y Central. Polticos. 5.4. EJECUCIN DE LA AUDITORA DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES. ETAPAS
5.4.1. CONTROL DE IMPLANTACIN DE LAS RECOMENDACIONES Se deber verificar, si los responsables directos han tomado conocimiento de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditora. Si as fuera se comprobar, que se hubieren adoptado las correspondientes medidas correctivas. Caso contrario requerir a los responsables directos el o los motivos por los cuales no se han implantado.
5.4.2. VERIFICACIN De acuerdo al resultado de la etapa anterior se ejecutarn las actividades necesarias para verificar la implantacin de las recomendaciones efectuadas y se evaluar la efectividad que la misma produjo en la remediacin de la observacin oportunamente efectuada. Cabe destacar que la verificacin debiera hacerse sobre el 100% de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditora anteriores, no obstante, si esto demandara mucho tiempo en el campo se priorizarn aquellas recomendaciones que mayor beneficio produzcan al control interno y a la gestin del la entidad.
5.4.3. PRUEBA GLOBAL Es recomendable aprovechar la oportunidad de la verificacin sobre la implantacin de las recomendaciones para efectuar una prueba global de ingresos y egresos en la Unidad o Dependencia auditada
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5.4.4. CONFECCIN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y LAS RECOMENDACIONES Una vez finalizada la ejecucin del seguimiento, se deber presentar un Informe que incluya: El grado de cumplimiento de las acciones correctivas. Los logros ms importantes obtenidos con las medidas adoptadas, a fin de que puedan servir de modelo para otras entidades. Las recomendaciones que no hayan sido implantadas, detallando por cada una de ellas; Las causas que aduce el Auditado como justificacin de la falta de implantacin. En caso que la recomendacin estuviera parcialmente implantada, se har una lista de las acciones pendientes y se explicarn los motivos por los que no fueron cumplidas. El impacto conjunto que ocasiona la falta de su implementacin. Un detalle del plan de accin que deber ejecutar el Organismo auditado para regularizar la situacin relevada.
5.5. ESTRUCTURA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Destinatario: Gerente General LLANTA SPORT Sr. Miguel Loza P. Objetivo del Examen: Verificar el grado de regularizacin, enmienda o subsanacin de las deficiencias que originaran las observaciones de informes anteriores y la implantacin de las recomendaciones efectuadas. Alcance del examen: Debe dejarse constancia que el examen realizado implic verificar exclusivamente los aspectos relacionados con las deficiencias detectadas oportunamente, las cuales originaron las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditora. (Se deber individualizar el informe a que se refiere)
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El mismo ha sido realizado de conformidad con las Normas de Auditora Interna General de la Empresa LLANTA SPORT, habiendo practicado los siguientes procedimientos: Conocimiento inicial de las actividades y operaciones de la unidad o dependencia a auditar Anlisis macro de la dependencia y plan de revisin preliminar. Planeamiento Formulacin del diagnostico general y plan de auditoria Preparacin del programa de auditora Aplicacin de pruebas y obtencin de evidencias Ejecucin Interpretacin y presentacin de los resultados Confeccin del informe de auditoria Hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones Aprobacin del informe de auditora y remisin a la entidad auditada Confeccin del informe Seguimiento de la implantacin de las medidas correctivas Seguimiento Por cada Recomendacin deber puntualizarse: Deficiencia Detectada: 1. 2. 3. 4. Duplicacin de Funciones Delegacin de funciones Incumplimiento de horarios de trabajo Inexistencia de polticas que permitan un control seguro de los bienes de la entidad 5. Inexistencia de una poltica para el manejo de la informacin 6. Deficiente Poltica de marketing 7. Inexistencia de un archivo permanente. Recomendacin Realizada: 1. Eliminacin de funciones consideradas innecesarias en el estudio de la auditoria y examinar la delegacin de funciones de acuerdo a las aptitudes del personal. 2. Establecimiento de multas al personal que incumpla los horarios de trabajo establecidos en las polticas de la empresa, y control riguroso del cumplimiento de los mismos con el fin de evitar el desperdicio de recursos.
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3. Realizar un inventario de los bienes de propiedad de la entidad, para garantizar la seguridad de los mismos. 4. Aplicacin de una poltica para el tratamiento de los bienes de la entidad 5. Implantacin de polticas que permitan mejorar el flujo de la informacin de la entidad. 6. Mejoramiento de poltica de marketing, para mejorar las ventas y obtener una ventaja sobre nuestros competidores. 7. Creacin de un archivo permanente de la informacin de la entidad, en un lugar adaptado para el caso, para garantizar su intacta permanencia. Opinin: Regularizada: El equipo de auditores ha expuesto sus puntos de vista con relacin a las deficiencias detectadas en el anlisis por lo cual ha generado sus respectivas recomendaciones y sugerencias para mejorar su gestin. Comentarios: De acuerdo al anlisis crtico de nuestra auditoria podemos decir, en el caso de ese tipo de empresa hemos descubierto procesos que realmente proporcionan una utilidad en mayor medida. Puede suceder que las utilidades al reinvertirse se desperdicien en actividades poco convenientes.
5.6.
CONTROL DE CALIDAD DEL INFORME FORMAS DE IMPRESIN Y ACCIONES PREVIAS A LA REMISIN DEL INFORME DEFINITIVO
Para los temas del acpite es de aplicacin lo prescrito para la etapa de confeccin del informe de auditora. 5.7. GUA DE LA FASE DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES
5.7.1
OBJETIVOS
Contribuir al planeamiento de futuras auditoras. Planificar el seguimiento, para verificar el grado de cumplimiento del plan de accin correctiva, respecto a las recomendaciones efectuadas. Contribuir a mejorar el ambiente de control de la LLANTA SPORT. 5.7.2 ACTIVIDADES
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Planificar el operativo de seguimiento de las recomendaciones. Ejecutar la auditora de seguimiento de las recomendaciones. Elaborar el Informe sobre implantacin de las medidas correctivas, que debe contener la descripcin del estado de situacin relevado y el detalle de nuevas recomendaciones. Reunirse con la mxima autoridad de la Entidad para consensuar el estado de situacin relevado respecto a la implantacin de las recomendaciones. Elaborar el informe definitivo de seguimiento. Controlar la calidad definitiva con el Auditor General Adjunto o con el Auditor General. Actualizar el archivo permanente de la Unidad o Dependencia 5.7.3 RESULTADOS DEL OPERATIVO Programa de trabajo de la etapa de seguimiento, que comprenda, objetivos y alcance de la revisin. Conocer las acciones correctivas emprendidas por el auditado, para mejorar el grado de cumplimiento de sus objetivos y metas: Obtener el Informe de seguimiento. Mantener actualizado el archivo permanente.
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VI.
BIBLIOGRAFIA
Principios de Auditora; Meigs, Walter B Auditora de Gestin; Maldonado, Milton CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditora de Gestin. www.monografias.com www.gestiopolis.com www.metabase.net
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