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MM (MATERIAL MANAGMENT)
MM Gesto de Materiais
NDICE
OBJETIVO........................................................................................................3 ENTRANDO NO SISTEMA.................................................................................3 II.1 CDIGO DE TRANSAO............................................................................................................................................4 REQUISIO DE COMPRA................................................................................7
Fluxo Operacional..................................................................................................................................................8
III.1 CRIAO DE REQUISIO DE COMPRA......................................................................................................................10 III.1.1 Requisio de Compra para item de estoque............................................................................................12 III.1.2 Requisio de Compra de Servio.............................................................................................................17 III.1.2 Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno).................................................20
III.1.2.1 - Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno) para vrios centro de custo................22
III.1.3 Requisio de Compra de Ativo Fixo.......................................................................................................24 III.2 EXIBIO DE REQUISIO DE COMPRA.....................................................................................................................27 III.3 IMPRESSO DA REQUISIO DE COMPRA.................................................................................................................29 III.4 LIBERAO DA REQUISIO DE COMPRA..................................................................................................................30 SOLICITAO DE COTAO...........................................................................33 IV.1 CRIAO DE SOLICITAO DE COTAO ..................................................................................................................34 IV.2 MODIFICAO DE SOLICITAO DE COTAO ..........................................................................................................43 IV.3 IMPRESSO/ENVIO DE SOLICITAO DE COTAO......................................................................................................44 IV.4 ATUALIZAO DE SOLICITAO DE COTAO...........................................................................................................46 IV.5 COMPARAO DE COTAES...................................................................................................................................54 IV.5.1 Gravao de preo de mercado.................................................................................................................56 IV.5.1 Rejeio de cotaes..................................................................................................................................58 IV.5.1 Aceitao de cotaes................................................................................................................................60 A1 NDICE REMISSIVO...............................................................................62
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Objetivo
O Sistema R/3 consiste de uma srie de mdulos que se integram completamente. Esta integrao permite que vrios departamentos e divises de uma empresa compartilhem e atualizem as mesmas informaes. Compras um componente do mdulo de Administrao de Materiais (MM). O mdulo MM totalmente integrado com outros mdulos do Sistema R/3. Ele suporta todas as fases da administrao de materiais: planejamento e controle de materiais, compras, recebimento de mercadorias, administrao de estoques e conferncia de faturas. Uma boa comunicao entre todos os participantes no processo de suprimento necessria para que Compras funcione sem problemas. Compras se comunica com outros mdulos no Sistema R/3 para assegurar um fluxo constante de informaes. Por exemplo, trabalha lado a lado com os seguintes mdulos: Contabilidade de custos (CO) Contabilidade Financeira (FI) Vendas e Distribuio (SD)
Entrando no Sistema
Clique no cone do SAP que se encontra no seu computador para iniciar o sistema. A seguinte tela aparecer:
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Mandante: este campo no necessrio preencher. Ele deve trazer automaticamente o nmero 650. Caso no aparea este nmero, neste campo, digite-o. Depois, atravs da tecla TAB ou atravs do mouse, posicione o cursor nos campos de usurio e senha, entrando com seus dados. Usurio: entre com o seu nome de usurio. Senha: entre com sua senha para o SAP. Idioma: este campo deve trazer por default o valor PT, que identifica o idioma portugus para a apresentao das telas do SAP. Voc pode escolher o seu idioma de preferncia. Teremos ento a primeira tela aps o login:
A partir desta tela voc poder navegar pelos menus e sub-menus a que estiver autorizado.
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Portanto, para ir diretamente tela de trabalho, digitar o cdigo da transao no campo de comando:
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Requisio de Compra
Uma requisio de compra define uma necessidade de um material ou servio. Possui as seguintes caractersticas: o instrumento bsico para a identificao de materiais ou servios que devem ser supridos. Autoriza o departamento de compras a efetuar o suprimento de quantidades especificadas de materiais dentro de um tempo especificado. um documento interno: no utilizada fora da empresa. As requisies podem ser criadas das seguintes maneiras: indiretamente, via planejamento e controle de materiais. O componente do SAP Planejamento de necessidades com base no consumo sugere materiais que necessitam ser pedidos com base no consumo passado ou ndices de utilizao e nveis de estoque existentes. A quantidade do pedido e a data de remessa so determinadas automaticamente. Para tal as condies do mestre de material devem estar todas preparadas para que o MRP possa gerar as requisies. diretamente. Algum do departamento requisitante entra uma requisio de compra manualmente. A pessoa que est criando a requisio determina o que, e quanto deve ser pedido e a data de remessa. O cdigo de criao na requisio mostra se, a requisio foi criada direta ou indiretamente. Esse cdigo exibido na anlise de requisies e nos dados estatsticos de um item de requisio. As requisies de compras podem ser sujeitas a um procedimento de liberao (compensao ou aprovao). Este manual focar mais em detalhe o processo de criao de requisies de compra do modo direto. Abaixo detalhamos como dever ser o fluxo operacional entre as diversas reas solicitantes, rea de compras e as gerncias de aprovao da requisio. Os tipos possveis de requisio so:
Tipo de Necessidade Material ou servio para um centro de custo Material ou servio para uma ordem Ativo Fixo Material para estoque Tipo Tipo Tipo Tipo Classificao K F A (planta 0080) Z (plantas 0081 a 0086)
As requisies no SAP permitiro que seja possvel incluir a solicitao do mesmo material para vrios centro de custo. Ou seja, no ser necessrio a emisso de vrias requisies quando o centro de custo ou a conta contbil diferir. O mesmo vale para o nmero de ordem e para o ativo. Mas importantssimo que no se misturem tipos diferentes de classificao numa mesma requisio, ou seja, importante que todos os itens de uma mesma requisio tenham a mesma classificao contbil (todos do tipo K, ou todos do tipo F, por exemplo).
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Cotao necessria?
No
Sim
No
Sim
Gerente do solicitante aprova no sistema a requisio Solicitante envia requisio com todas as assinaturas para rea de compras
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Manual de Procedimentos de Compras Etapa 1 Solicitante emite a requisio de compras. Nos captulos seguintes ser detalhado o preenchimento dos dados para cada tipo de requisio de compra. Etapa 2 Liberao para cotao. Se a planta tiver a funcionalidade de liberao eletrnica via SAP, o solicitante deve liberar a requisio para cotao. Este processo ser detalhado posteriormente. Etapa 3 Impresso da requisio Se a requisio deve ter um processo de cotao, o solicitante pode imprimir diretamente na impressora da rea de compras (que no caso na planta 0080 a impressora zlg1). Compras assumir que esta requisio deve ser cotada. Se a requisio no precisa passar pelo processo de cotao, o solicitante deve imprimir na impressora que estiver mais prxima e dar andamento ao restante do processo, ou seja, enviar para a contabilidade. Etapa 4 Cotao Compras efetua a cotao, utilizando ou no o processo de cotao via SAP (vide captulo IV). Aps, devolve o processo para o solicitante. Etapa 5 Preenchimento dos dados de contabilidade A rea de contabilidade tambm responsvel pela assinatura da Requisio de compra. Se esta requisio for do tipo K, necessrio que seja preenchido a conta do Razo, obrigatoriamente. Ento, o responsvel de contabilidade deve, atravs da transao ME52 (modificao da requisio de compra), verificar ou inserir a conta do razo apropriada. Etapa 6 Liberao da Requisio para emisso de pedidos de responsabilidade do solicitante colher a assinatura de todos os responsveis para a liberao de compra. Se a planta no tiver a funcionalidade de liberao eletrnica, o solicitante deve enviar a solicitao com todas as assinaturas para a rea de compras. Se a planta tiver a liberao eletrnica o gerente do solicitante deve liberar eletronicamente no SAP a requisio. A partir deste momento a rea de compras estar apta a emitir o pedido.
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da
Nome Campo
do Descrio requisio de
Comentrios A empresa atualmente trabalha somente com o NB, que o default do SAP. Gerado pelo sistema
Ctg. de item
Marcar o campo se existir LOF LOF - lista de fornecedores, e se deseja que seja usada autorizados e bloqueados. Deve estar previamente cadastradas Selecionar: branco normal branco estoque Z imobilizado (somente para centros 0081 a 0086) A imobilizado (somente para centro 0080) K centro de custo F ordem de servio
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de Grupo de compras responsvel pelo tipo de mercadoria. Grupo de Chave para agrupamento mercadorias de mercadorias na viso de compras
N de referncia acompanhamento
para
Nome da pessoa ou rea que efetua a requisio Centro da mesma compania que fornece o material
Centro fornecedor
Note que o preenchimento da quase totalidade destes campos no obrigatrio, pois eles aparecero novamente no detalhe da requisio. A vantagem do preenchimento nesta tela que, se a requisio contiver mais de um item e os dados destes campos forem comuns a todos os itens, no ser necessrio o preenchimento individual para cada um.
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III.1.1
Para passar tela seguinte, tecle enter ou clique Digite os dados do material: cdigo, qtde. necessria, data e depsito.
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Cuidado, existem campos que podem no aparecer de imediato, procurar usando as setas de deslocamento . Tecle enter ou clique e o sistema preencher os outros campos, bem como far a consistncia dos mesmos. A seguir o sistema mostrar a tela do detalhe do item:
Estes dois campos no so obrigatrios, mas so interessantes para o acompanhamento da requisio, cotao e at pedido de compra
Este campo preenchido pelo prprio usurio ou automaticamente pelo sistema quando o material j est cadastrado
Note que existem campos obrigatrios a serem preenchidos para o 1 item da requisio. Como est a primeira vez que este material ser comprado, o sistema necessita de alguns dados adicionais. No caso, o preo mximo (por unidade de medida) que o requerente deseja que o material tenha. Ou ento, uma idia para balizar o comprador. Preencha o campo e tecle enter.
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Manual de Procedimentos de Compras Note que a prxima tela no detalha o 2 item da requisio. Ele passa automaticamente para a tela seguinte pois, como este item j foi comprado anteriormente, o sistema busca o ltimo preo praticado, ou o valor mdio de estoque. Se o requerente quiser colocar alguma informao a respeito do material a ser comprado, selecionar o material e clicar no boto sntese do texto :
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Se quiser observar algum detalhe do item, selecionar qual o item e o clicar no cone Salvar a requisio de compras:
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III.1.2
A requisio de compra para um servio, ou para um material de consumo, tem em comum que no so destinadas para estoque, em conseqncia devemos estar atentos para a 1 tela de criao da requisio.
F ou K
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Preencha os dados de valor e tecle enter. O sistema pede a classificao contbil por item da requisio.
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No caso de ser uma requisio para um centro de custo (K), este campo deve ser preenchido com o nmero do centro de custo
Preencha o centro de custo (se for do tipo K) para o qual est sendo solicitada a compra. A conta do razo deve ser colocada pela rea de contabilidade, no esquecer de avisar o setor de contabilidade. Colocar os dados e teclar enter. No caso de requisio tipo F: Se for uma requisio para projeto colocar o nmero do projeto no campo do Elemento PEP e se for para uma ordem colocar do no campo Ordem.
Para ambos os casos deve ser colocado tambm o nmero de projeto (somente os nmeros, sem pontos ou vrgula) no campo Local de Descarga.
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Preencha o centro de custo (se for do tipo K) para o qual est sendo solicitada a compra. A conta do razo deve ser colocada pela rea de contabilidade. Colocar os dados e teclar enter.
Salvar
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III.1.2.1 - Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno) para vrios centro de custo
Um mesmo material pode estar sendo requisitado para vrios centro custo.
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III.1.3
A requisio de compra de ativo fixo segue o mesmo princpio da requisio para material que no de estoque, a diferena que a Categoria de classificao contbil deve ser A ou Z. A categoria A deve ser utilizada somente para o centro 0080 Continental Teves, pois este centro possui o controle de ativo fixo. A categoria Z deve ser utilizada para os demais centros.
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Tipo Z
(*) Estes dados so importantes para emisso de relatrios de controle. A partir deste ponto seguem-se os mesmos passos descritos no item III.1.2 Requisio de Compra de Material no Estocvel (sem cdigo interno).
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Escolha por quais destes critrios ser feita a pesquisa. Se deixar tudo em branco, o sistema trar todas as requisies.
Utilizar, por exemplo, o campo status de processamento para verificar em qual situao se encontra a Req. Compra: em aberto, em pedido, concluda.
_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 27/62 Data alterao:15/05/00
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Clique no cone
Esta lista pode ser impressa, basta que na tela anterior seja entrada a funo:
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III.3
Para a impresso da requisio de compra utilizar a transao ZM10. Selecionar qual impressora deseja imprimir a requisio. Se a requisio j estiver liberada para cotao, pode ser usada a impressora da rea de compras.
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Selecione qual o critrio de seleo, por exemplo requisio para compra de ativo.
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Retornar para a tela de liberao. No menu Logstica Admin. Materiais Compras, selecionar Requisio de compra Liberar
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Digite o seu cdigo de liberao Tecle enter e clique no boto Liberar e gravar.
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Solicitao de Cotao
Uma solicitao de cotao um convite a um fornecedor para indicar seus termos e condies (preo) para o fornecimento de um material ou prestao de um servio atravs da apresentao de uma cotao. Assim como no caso de uma requisio de compra, a solicitao de cotao identifica o material, quantidade e data de remessa. Alm disso, a solicitao de cotao contm informaes sobre o fornecedor para o qual a solicitao de cotao enviada (por exemplo, o nome e endereo do fornecedor) e datas importantes para a solicitao de cotao (como a data de encerramento das aplicaes ou a data de pr-qualificao e os prazos de entrega para a proposta). A solicitao de cotao organizada do mesmo modo que os outros documentos de compra. O cabealho contm informaes gerais sobre a solicitao de cotao, como o endereo do fornecedor. Cada item identifica os materiais individuais para os quais um preo solicitado ao fornecedor. Uma diferena bsica entre as solicitaes de cotao e os outros tipos de documentos de compra o fato do usurio no poder entrar classificaes contbeis para os itens das solicitaes de cotao. Uma cotao contm os preos e as condies do fornecedor para o fornecimento do material ou servio definido na solicitao de cotao. No componente SAP MM Compras, a solicitao de cotao e a cotao so um nico documento. O usurio entra os preos e as condies do fornecedor na solicitao de cotao original. Em seguida, o usurio pode: utilizar a lista de comparao de preos para ajud-lo a determinar a melhor cotao enviar cartas de rejeio aos fornecedores apropriados armazenar os preos e condies de entrega para determinadas cotaes no registro info para referncia futura O usurio faz o seguinte ao processar solicitaes de cotao e cotaes: 1. Cria uma solicitao de cotao manualmente ou atravs da referncia a uma requisio de compra existente. 2. Especifica que fornecedores devem receber a solicitao de cotao. Um documento separado criado para cada destinatrio. 3. Entra os preos e as condies da cotao do fornecedor na solicitao de cotao. 4. Pode monitorizar o status do documento de solicitao de cotao/cotao medida que modificado no decorrer de outros processamentos. (Pode ser preciso expedir a cotao. Ela pode ser rejeitada ou usada como a base para a criao de um pedido ou contrato bsico com prazo maior.)
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Preencher estes campos antes de passar ao sub-menu Criar com referncia Por ReqC.
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Marcar os itens desejados e clicar sobre o cone: Aceitar + detalhe, para carregar os itens selecionados.
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Prazo de entrega da cotao Data que o material deve ser entregue ou o servio deve estar terminado
Nome Campo
Comentrios
1 Reclamao
N acomp
Nmero Acompanhamento
de
Nmero de dias para a 2 reclamao N material atribudo pelo fornecedor Nmero de dias para a 3 reclamao
Um valor negativo significa que um lembrete deve ser enviado ao fornecedor N dias antes do prazo de entrega da cotao, um valor positivo significa que uma carta de urgncia deve ser enviada N dias aps o prazo para a entrega da cotao. Se o nmero de Note que o sistema traz o acompanhamento no foi valor atribudo na cotao. adotado no momento da criao da requisio, pode ser atribudo neste momento. Digitar o nmero de dias Idem da 1 reclamao. Digitar o part number til quando se quer referenciar o n do material do fornecedor. Idem da 1 reclamao.
3 Reclamao
Clicar em divises
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Importantssimo o preenchimento deste campo, pois o nmero de cotao que ser a referncia para todos os fornecedores que participarem da licitao, ou do processo de cotao. Usar como conveno: ccc_aa_nnn, onde ccc indica o grupo de compras, aa indica o ano da solicitao, nnn indica o n seqencial de solicitaes de cada comprador.
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Selecionar o fornecedor e teclar enter que o sistema trar todas as informaes no mesmo
Note que foi criado um n de solicitao para o fornecedor 850024 e o sistema voltou tela para ai ncluso de novo fornecedor, mantendo os dados do material.
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Clicar no cone
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e salvar
Note que o sistema atribui um outro nmero de solicitao de cotao e voltou tela para a insero de novo fornecedor. Entrar como nmero do prximo fornecedor, teclar enter.
Salvar esta solicitao e verifique que o sistema cria outro nmero de solicitao. Se desejar atribuir algum texto, proceder como nos passos anteriormente descritos, antes de salvar.
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Teclar enter e voc entrar nas mesmas telas e ter as mesmas funcionalidades das telas de criao. No esquecer de salvar antes de sair do processo de modificao.
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Neste momento o sistema oferece 3 opes: - O sistema exibe na tela como a solicitao ser impressa. - O sistema envia a solicitao para o dispositivo de sada pr-configurado, que pode ser um impressora, fax ou sistema de EDI. - possvel fazer uma impresso, para aferio ou arquivamento, antes de enviar para o dispositivo de sada.
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Selecionar o item e clicar no cone de detalhe. Lembre-se a lista pode conter mais de um item com detalhes diferentes.
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Passemos agora ao prximo fornecedor, onde na cotao ser fornecido preo bruto, com ICMS de 18% e IPI de 10% e prazo de pagamento de 45 dias.
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Selecionar os impostos aplicveis e inserir o valor bruto (Valor lquido mais ICMS) e teclar enter. Voltar para a tela anterior
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O sistema antes de voltar para a tela anterior, mostra este pequeno quadro de advertncia onde ele coloca: Preo efetivo: R$ 1,23, que no exemplo representa o preo lquido (R$1,10) mais o valor do IPI. IPI = 0,10 x [R$ 1,10/(1-18%)] Preo do material: o preo registrado no info record do material ou na requisio de compra. Teclar enter, entrar com os demais dados e clicar no cone cabealho .
Entrar com a condio de pagamento e outros dados, teclar enter para confirmar as condies. Salvar a atualizao .
Passemos agora a inserir a cotao do 3 fornecedor onde o mesmo enviou a cotao com o preo lquido do material por 100 gramas e pagamento vista.
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Selecionar os valores de comparao a serem usados. Cotao de referncia. O usurio pode comparar as cotaes dentro da lista com uma cotao modelo. O sistema exibe o desvio de porcentagem entre cada cotao na lista e a cotao modelo.
_________________________________________________________________________________ File:81612089.doc 54/62 Data alterao:15/05/00
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Cotao de valor mnimo/mdio A lista de comparao de preos tambm pode exibir uma cotao "fictcia" que reflete o valor mnimo ou mdio de todas as cotaes. Selecionar o campo de cotao "Valor mdio" ou "Valor mnimo" para selecionar o tipo de cotao fictcia. Base de porcentagem A lista de comparao de preos exibe a porcentagem de cada item em relao ao preo mximo, mnimo ou mdio. Para determinar o tipo de exibio, entrar uma das seguintes opes: + "_" o valor mais alto para cada item de 100% o valor mais baixo para cada item de 100% o valor mdio para cada item de 100%
Determinao de tarifas Selecionar o campo apropriado para determinar quais das opes abaixo devem ser includas na determinao do preo de comparao: descontos custos de aquisio (custos diversos de suprimentos) preo efetivo
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Salvar a cotao
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Neste momento o sistema oferece 3 opes: - O sistema exibe na tela como a solicitao ser impressa. - O sistema envia a solicitao para o dispositivo de sada pr-configurado, que pode ser um impressora, fax ou sistema de EDI. - possvel fazer uma impresso, para aferio ou arquivamento, antes de enviar para o dispositivo de sada.
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A1 ndice remissivo
aceitar.......................................................................60 Base de porcentagem................................................55 campo de comando.....................................................5 cartas de rejeio......................................................33 Categoria de item......................................................10 classificao contbil..........................................10, 18 cdigo da transao....................................................5 Cdigo IVA..............................................................46 comparao de preos........................................33, 54 condies..................................................................46 condies de pagamento...........................................48 cotao......................................................................33 Cotao de referncia...............................................54 Cotao de valor mnimo/mdio..............................55 Determinao de tarifas............................................55 dispositivo de sada..................................................45 divises.....................................................................37 exibio....................................................................27 impostos....................................................................50 impresso..................................................................45 login............................................................................4 mandante....................................................................4 material de consumo...........................................17, 20 Nmero coletivo.......................................................34 observao................................................................41 prazos de entrega......................................................34 preo bruto................................................................46 preo de mercado......................................................56 preo lquido.............................................................46 Reclamao..............................................................37 rejeio.....................................................................58 Salvar a requisio....................................................15 senha...........................................................................4 servio......................................................................17 solicitao de cotao...............................................33 Tela inicial..................................................................4 unidade de medida....................................................13 usurio........................................................................4 ( Liberar....................................................................31