TAKLIMAT

PENGURUSAN
MAJLIS RASMI

Oleh;

Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP.

Penolong Pengarah (Naik Pangkat),
Pengurusan Sumber Manusia,
Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan,
Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

1
 PENGURUSAN
MAJLIS RASMI SEKOLAH

2
 ISI KANDUNGAN

1. Definisi Majlis Rasmi

2. Pekeliling Majlis Rasmi Sekolah
3. Perancangan Awal
4. Pengendalian Majlis
Sambutan Di Luar Dewan
Sambutan Di Dalam Dewan
5. Atur Cara Sambutan
6. Penutup Majlis
7. Kesimpulan

3
1. DEFINISI MAJLIS RASMI

Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan

di sekolah / pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan
atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok,
bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program,
pertuturan, pakaian dan sebagainya.

4
 1 PEKELILING MAJLIS RASMI

2.1. Pekeliling Iktisas Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988

Tajuk : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT
Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah

Perenggan 1 menerangkan……
“Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian
Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian
Sekolah”.

Perenggan 2 menyebutkan……
“Ada di antara program berkenaan di hadiri oleh DYMM Sultan / Raja
/ TYT Di Pertua Negeri dan Orang-Orang Kenamaan, oleh kerana itu
pihak sekolah perlu mengambil kira segala persiapan dalam
memenuhi apa-apa juga tuntutan protokol dan istiadat”.

5
2.2. Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991
Tajuk :Permohonan Mengundang Orang-Orang
Kenamaan ke Upacara Sekolah / Institusi
Pendidikan.

Perenggan 2 menyebut……..
Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin mengundang
Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan dan
perasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapat
kelulusan daripada Kementerian Pendidikan. Undangan untuk upacara
lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.

Perenggan 3 menerangkan………
Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah Pendidikan
Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi Kementerian lainnya
hendaklah dibuat melalui Pengarah Pendidikan Negeri.

6
2.3.Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989
Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah

Perenggan 1 menyebut……..
Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja
i. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah
ii. Pengetua / Guru Besar
iii. Tetamu Kehormat

Perenggan 2 pula menyatakan ……

Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT Maka
Penyampaian Ucapan Seperti berikut;
i. Pengetua / Guru Besar
ii. Wakil Kementerian Pendidikan
iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

7
1. PERANCANGAN AWAL

3.1. Mendapatkan pandangan dan persetujuan daripada Pegawai

Pelajaran Daerah dan juga Pengarah Pelajaran Negeri sekiranya
Tetamu Kehormat terdiri daripada;

i. DYMM Sultan
Tuan Yang Terutama

ii. YAB Perdana Menteri

YAB Timbalan Perdana Menteri
YAB Menteri Besar

iii. YB Menteri Pelajaran

iv. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

8
3.2. Kebenaran daripada Kementerian Pelajaran sekiranya Tetamu
Kehormat ialah Pembesar Negeri / Orang Kenamaan (Rujuk
Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 Permohonan Mengundang Orang
Kenamaan) untuk tujuan Perasmian Sekolah sahaja. Bagi
program lain mengikut peraturan seperti yang sedia ada.

3.4. Menyediakan surat jemputan kepada Tetamu Kehormat

berkenaan (setelah dipersetujui oleh Pegawai Pelajaran
Daerah dan Pengarah Pelajaran Negeri) melalui;
(Jemputan untuk PM / MB / M)

* Pegawai Pelajaran Daerah

* Pengarah Pelajaran Negeri

* Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

9
 Contoh Surat Jemputan Kepada YB Menteri Pelajaran Malaysia

………………………………
………………………………
___________________________________________________________________
Ruj.Kami:
Tarikh :
Yang Berhormat Menteri Pelajaran,
Pejabat Menteri Pelajaran,
Kementerian Pelajaran Malaysia,
Aras 10, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62604 PUTRAJAYA.

Melalui dan salinan,

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,

Pejabat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,
Kementerian Pelajaran Malaysia,
Aras 8, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62604 PUTRAJAYA.

10
……..sambungan,

Melalui dan salinan,

Pengarah Pelajaran Negeri ………

………………………………………
………………………………………

Melalui dan salinan,

Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pendidikan Daerah ………
………………………………………….

Yang Berhormat Datuk,

JEMPUTAN MERASMIKAN DAN MENYAMPAIKAN HADIAH

HARI ANUGERAH CEMERLANG SMK…………………… 2006

11
……….sambungan,

Dengan segala hormantnya saya merujuk kepada perkara di atas, sukacita

dimaklumkan bahawa pihak sekolah telah merancang untuk mengadakan Hari
Anugerah Cemerlang bagi tahun 2006 ini pada masa dan tempat seperti berikut;
Tarikh :
Masa :
Tempat :

2. Sehubungan itu, sukacita saya bagi pihak Jawatankuasa Hari

Kecemerlangan Sekolah ini menjemput Yang Berhormat Datuk hadir ke majlis
berkenaan untuk merasmikan dan seterusnya menyampaikan hadiah kepada
pelajar-pelajar cemerlang bagi tahun 2006. Kesudian Yang Berhormat Datuk
hadir akan memeriahkan lagi majlis yang akan diadakan ini.

3. Bersama ini disertakan atur cara majlis pada hari tersebut.

Sekian dimaklumkan, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menurut perintah,

t.t. Pengetua / G.Besar

12
 HARI ANUGERAH CEMERLANG
SEKOLAH ………………………………2006

ATUR CARA MAJLIS

2.00 petang - Ketibaan dif-dif jemputan

2.30 petang - Ketibaan Yang Berhorma Menteri
Pendidikan Malaysia
- Memeriksa Perbarisan
- Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG
- Bacaan Doa
- Persembahan Koir
- Ucapan Yang Di Pertua PIBG
- Ucapan Pengetua / Guru Besar
- Ucapan Perasmian oleh YB Menteri Pendidikan
Malaysia
_ Persembahan Murid
- Penyampaian Hadiah
- Lawatan Pameran
- Sesi Bergambar
- Minum Petang
- Sidang Media
- Bersurai
13
 Contoh Jemputan Untuk DYMM Sultan;

(SURAT IRINGAN)

……………………..
……………………..
Ruj.Kami :…………………….
Tarikh :…………………….
Setiausaha Sulit Kepada
DYMM Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan,
Pejabat DYMM Paduka Seri Sultan Perak,
33007 Kuala Kangsar,
Perak.

Yang Berbahagia Dato’,

JEMPUTAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIA

PADUKA SERI SULTAN PERAK UNTUK MERASMIKAN
SEKOLAH………………………………………………………

14
……sambungan dari m.s.sebelah,

Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas dan bersama ini
disertakan surat jemputan untuk diangkat sembah memohon limpah perkenan
Kebawah DYMM Paduka Seri Sultan Perak, mencemar duli berangkat
merasmikan majlis tersebut pada……………, jam ………………. bertempat di …
………………………………………………………………………………………

2. Sehubungan itu, bersama-sama ini juga disertakan atur cara majlis dan
draf titah ucapan DYMM Tuanku untuk panduan dan tindakan yang berbahagia
Dato’.

Sekian, terima kasih.

‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menurut perintah,

…………………………………
( )
s.k. 1. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan
2. Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan

15
 Jemputan untuk DYMM Paduka Seri Sultan

.……………….
………………..
Ruj.Kami:
Tarikh :
Yaazima-al-uzamak,

Mengadap Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Darul
Ridzuan, Sultan Azlan Shah yang bersemayam pada masa ini di Istana
Iskandariah, Kuala Kangsar dengan beberapa kemuliaan dan kebesarannya.

Ampun Tuanku Beribu-ribu Ampun,

Adalah patik dengan segala hormat dan takzimnya merafakkan sembah dan
memaklumkan bahawa sempena Perayaan Ulang Tahun Hari Keputeraan
Duli Yang Maha Mulia Tuanku Yang ke- ……, Majlis Perasmian ………………
………………………………………………………………………….
oleh Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku akan di adakan pada …………
….. hari…………..bersamaan …………………….
16
…….. sambungan;

Patik dengan sukacita dan besar hati memohon sudi apalah jua kiranya
Kebawah Duli Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak,
Tuanku Bainun mencemar Duli berangkat untuk menyempurnakan perasmian
sekolah tersebut pada jam ………Pakaian ‘Luonge Suit’ bersongkok.

Sekian sahaja patik sembah maklum, diiringi dengan salam takzim jua adanya.

Adalah patik dengan hormatnya

Yang Menjunjung Titah,

……………………………………
( )

17
3.5. PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN
Berikut ialah perkara yang perlu di nyatakan di dalam kertas
cadangan;

i. Pendahuluan
ii. Senarai Jawatankuasa Induk
iii. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja
iv. Atur Cara Majlis
v. Senarai Jemputan
vi. Anggaran Perbelanjaan
vii. Senarai Peralatan / Perkhidmatan
viii. Kekangan
ix. Jadual Kerja
x. Aturan Pentadbiran
xi. Pelan Lakaran Perjalanan Majlis

18
3.6. PERSIAPAN AWAL

Setelah mendapat kelulusan daripada Jabatan Pendidikan Negeri dan

Kementerian Pendidikan Malaysia maka;

* Mesyuarat Jawatankuasa Induk dengan melibatkan semua agensi

yang berkaitan (perbincangan “kertas cadangan” untuk persetujuan)

* Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola / Kerja di peringkat sekolah dengan

melibatkan semua guru, kakitangan serta PIBG.

* Mengambil semua tindakan segera sebagaimana yang dipersetujui

dalam Mesyuarat JK Induk dan Mesyuarat JK Pengelola / Kerja.

* Persiapan yang perlu diberi perhatian dalam perancangan awal;

(khemah / pentas / Kerusi Tetamu Kehormat (ikut kesesuian) /
Kerusi tetamu jemputan / tempahan makan / Hadiah dan cenderamata
/ Fizikal sekolah / kebersihan dan keceriaan / Persembahan / Peralatan
/Siaraya / seranta / rakaman / pengacara majlis / pembaca doa / buku
atur cara)

19
 3.7. PELAN LAKAR PENTAS
Susunan utama atas pentas;

LATAR BELAKANG
BARISAN BENDERA PENTAS BARISAN BENDERA

MEJA HADIAH

4 2 1 3 5

MEJA

2
1 RUANG BERI
HADIAH

LALUAN PENERIMA HADIAH

20
21
22
 3.8. BENTUK SUSUNAN MEJA DI DEWAN
MAKAN
a. Bentuk Panjang-Panjang b. Bentuk Panjang Bulat

1 1

23
l Bentuk Bulat-Bulat d. Bentuk Bulat Panjang

1 1

24
4. PENGENDALIAN MAJLIS

4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN

a. Penyambut Tetamu Utama
b. Upacara sambutan
* Pembuka pintu kereta
* Penyemat rozet
* Jambangan bunga (tetamu bawa isteri)
* Penyampai bunga ( -sda- )
* Bunga manggar,bunga pahar, sireh
junjung, kompang, silat dll (ikut keperluan)
* Perbarisan (ikut keperluan)
* Pentas menerima tabik hormat
* Barisan guru, kakitangan dan PIBG
* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)
* Pancaragam (ikut keperluan)
* Koir
* Menandatangani buku pelawat
( tempat / peralatan / buku pelawat )

25
4.2. SAMBUTAN DI DALAM DEWAN

a. Penyambut tetamu di dewan

b. Pengiring ke pentas utama
c. Pengiring ke tempat duduk bawah pentas
d. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat
e. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas
f. Persiapan di atas pentas;
` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh,
masa dan tempat diadakan)
` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja
` Alas kerusi dan meja
` Gelas, air mineral dan penutup gelas
` ‘Taging’ kerusi utama
` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas
` Susunan bendera negeri (jika ada)
` Meja hadiah, hadiah, ‘tray’ dan alas
` Hiasan pentas (bunga, lampu dll)
` Karpet

26
5. ATUR CARA SAMBUTAN

* Ketibaan dif-dif jemputan

* Ketibaan Tetamu Kehormat
* Ucapan aluan pengerusi majlis
* Bacaan doa (ikut kesesuian)
* Ucapan 1
*. Ucapan 2
* Ucapan perasmian
* Upacara perasmian
* Persembahan
* Penyampaian hadiah (kepada murid)
* Penyampaian Cenderamata (Tetamu Kehormat)
* Lawatan ke pameran (jika ada)
* Bergambar (jika perlu)
* Jamuan
* Sidang Akhbar (jika ada)
* Bersurai

27
6. PENUTUP MAJLIS

* Penyediaan tempat kenderaan rasmi tetamu kehormat dan jemputan

khas.

* Semua penyambut tetamu utama mengiringi tetamu kehormat ke

kenderaan rasmi.

* Tetamu Kehormat meninggalkan majlis dan diikuti jemputan khas

mengikut kekananan.

* Bersurai

* Menyediakan surat penghargaan dan terima kasih.

* Mesyuarat penutup.

* Menyediakan laporan penilaian.

28
 CONTOH SURAT PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH

C. SURAT KEPADA PETUGAS/ JAWATANKUASA

…………………………..
…………………………..
_________________________________________________________________
Ruj. Kami :
Tarikh :
…………………………..
…………………………..
…………………………..

Tuan,

RAKAMAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH

SEMPENA …………………………………………………

Dengan segala hormatnya saya bagi pihak Jawatankuasa Pengelola Majlis ……..

29
………..sambungan,
Ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas
sumbangan tuan dan sekalian Jawatankuasa dalam menjayakan majlis tersebut
yang telah disempurnakan oleh D.Y.M.M. Paduka Seri Sultan Perak Darul
Ridzuan pada ……………, bertempat di ………………………………………
dengan jayanya.

2. Atas kerjasama tuan dan dan sekalian Jawatankuasa yang telah

menjayakan majlis ini, saya ingin merakamkan jutaan terima kasih. Semoga
segala jasa baik tuan dan sekaliannya akan mendapat keberkatan daripada
Allah S.W.T.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

………………………………..
( Pengetua / G.Besar )

s.k. 1. Pengarah Pendidikan Perak.

2. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan. 30
 A. CONTOH SURAT MENJUNJUNG KASIH

……………………………..
……………………………..
_________________________________________________________________
Ruj.Kami :
Tarikh :
Mengadap Duli Yang Maha Mulia
Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan
Sultan Azlan Muhibbuddin Shah Ibni Almarhum
Sultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullahu-Lah
Yang Bersemayam Di Istana Iskandariah
Kuala Kangsar, Perak Darul Ridzuan.

UCAPAN MENJUNJUNG KASIH

Duli Yang Maha Mulia Tuanku.

Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Ehwal adalah patik dengan segala penuh hormat dan takzimnya merafakka sembah

31
……sambungan,

Menjunjung kasih atas limpah perkenan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku
dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Darul Ridzuan, Tuanku
Bainun berrangkat ke Majlis ……………………………………………………………
………., pada …..……..
Sesungguhnya atas limpah perkenan Duli-Duli Yang Maha Mulia Tuanku
berangkat menceemar Duli telah memeriahkan lagi majlis …………………yang
dianjurkan oleh Kerajaan Negeri Perak Darul Ridzuan dengan kerjasama
Kementerian Pendidikan Malaysia.

Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Adalah patik dengan hormatnya

Yang Menjunjung Titah,

…………………………………
( Pengetua / G.Besar )

32
 7. KESIMPULAN

Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait

rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan;

a. Persiapan dan persediaan awal.

b. Keperluan-keperluan yang berkaitan.
c. Cara pengendalian.

Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepada

pengurusan majlis rasmi ini amat perlu kerana ia dapat membantu
kelancaran perjalanan majlis itu.

Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan

panduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan
seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.

Disediakan oleh,
Hassan bin Ibrahim PPT

33
 Sekian
Terima kasih

34